Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam

h trả nợ của khách hàng. Xử lý đơn hàng được phê duyệt. Khi phiếu bán hàng được thông qua, xác nhận lại các thông tin về địa chỉ giao hàng và phương thức giao hàng, địa chỉ ghi hóa đơn … Chuyển sang các bước thực hiện đơn hàng. d. Thực hiện đơn hàng In hóa đơn và phiếu giao hàng Tùy thuộc vào số lượng hàng hóa được thỏa thuận giao cho khách hàng - đại lý, bộ phận kế toán sẽ in ra hóa đơn VAT cho đúng số hàng hóa sẽ được giao cho khách hàng. Lúc này một phiếu bán hàng có thể được giao nhiều lần. Có nhiều hóa đơn, mỗi hóa đơn tương ứng với một lần giao hàng. Khi xuất hóa đơn 53 cho khách hàng là lúc ghi nhận công nợ của khách hàng (hạn thanh toán, ngày hóa đơn…). e. Giao hàng Xuất hàng và giao hàng Sau khi hóa đơn được in, bộ phận kho tiến hành xuất hàng khỏi kho và chuyển cho bộ phận giao nhận. Xác nhận giao hàng - Khi bộ phận giao nhận giao hàng về sẽ cập nhật lại thông tin về thực tế số hàng hóa được giao nhận. Thông tin do bộ phận giao nhận cần đảm bảo cung cấp được các thông tin như: + Nếu không giao được hàng. Hàng hóa được đưa vào một kho tạm chờ xử lý và thông báo cho bộ phận bán hàng để liên hệ xác nhận với khách hàng. + Nếu giao được một phần (Do xe khách hàng đầy, không nhận được hết). Hàng hóa chưa giao hết cần đưa vào một kho tạm và thông báo cho bộ phận bán hàng để liên hệ xác nhận với khách hàng và chủ động liên hệ để giao số hàng chưa giao được. + Các hàng hóa trong kho tạm này có thể được thể hiện trong các báo cáo liên quan. Phản hồi của khách hàng. - Trong các trường hợp cần sự phản hồi của khách hàng rồi mới chính thức ghi nhận việc xuất hàng khỏi kho của công ty. Còn trước khi khách hàng xác nhận thì hàng hóa coi như hàng hóa đi đường và chưa chính thức xuất khỏi kho công ty thì cần thực hiện bước này. Nếu không cần xác nhận thì có thể bỏ qua và việc xác nhận chỉ là việc liên hệ trao đổi giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng. Đối chiếu và xác nhận công nợ. 54 Bộ phận bán hàng sẽ định kỳ hoặc sau mỗi lần giao hàng sẽ in biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng - đại lý để làm cơ sở thanh toán và đồng thời nhắc nợ đối với đại lý - khách hàng. Kế toán phải thu. Kế toán phải thu dựa vào dữ liệu đã được các bộ phận khác thông tin lên hệ thống thông tin về công nợ khách hàng và quản lý tuổi nợ, hạn mức công nợ quản lý cả quá trình, và tiến độ thu tiền dựa trên lệnh thu, thông báo trả tiền từ phía đại lý. * Nhận lại hàng bán a. Tiếp nhận yêu cầu - Khách hàng yêu cầu đổi, trả hàng. - Bộ phận bán hàng tạo yêu cầu đổi, trả hàng. b. Kiểm tra, phân loại - Bộ phận bán hàng trao đổi thông tin với khách hàng về yêu cầu trả, đổi hàng hóa. Nếu khách hàng vẫn tiếp tục thực hiện đổi trả hàng, nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng - đại lý tiến hành lập yêu cầu đổi trả hàng và các thông tin liên quan để gửi giám đốc kinh doanh phê duyệt. - Nếu yêu cầu không được chấp nhận, quy trình kết thúc, nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng - đại lý sẽ thông báo và trao đổi lại với khách hàng - đại lý. Nếu yêu cầu được chấp nhận, hàng hóa sẽ được nhập vào kho chờ kiểm tra. - Bộ phận kiểm nghiệm kiểm tra tình trạng hàng được trả lại, thông tin được gửi lại cho bộ phận bán hàng để trao đổi với phía khách hàng - đại lý. - Bộ phận bán hàng trao đổi thông tin với khách hàng - đại lý và thống nhất phương án xử lý. Phương án xử lý này được giám đốc kinh doanh phê duyệt. c. Nhập kho 55 - Tùy vào phương án được phê duyệt, hàng hóa trả - đổi được nhập vào các kho tương ứng hoặc trả lại khách hàng - đại lý. Nếu đổi hàng: cập nhật số mã của hàng nhập kho và hàng xuất kho. d. Xử lý công nợ - Hàng hóa sau khi được nhập kho, bộ phận bán hàng và phòng kế toán sẽ tiến hành xem xét lại các khoản công nợ của khách hàng: + Xuất đổi hàng: Việc đổi hàng không phải xuất hoá đơn thay thế hoặc phía muốn đổi trả hàng không xuất hoá đơn hàng bán trả lại. Việc ghi nhận công nợ không thay đổi. + Trả hàng: Việc trả hàng phải huỷ hoá đơn và xuất hoá đơn thay thế, hoặc khách hàng xuất hoá đơn trả lại. Kế toán sẽ có những bút toán điều chỉnh hợp lý để ghi nhận công nợ. 3.2.1.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự Bộ phận nhân sự đảm nhận công việc quan trọng trong việc tổ chức nhân sự nhằm đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty. Để tạo sự khách quan và tránh tình trạng thắc mắc trong nhân viên cần ghi rõ trong thỏa ước lao động tập thể các điều khoản về các kênh tuyển dụng; lựa chọn nhân sự và tuyển dụng; chế độ đãi ngộ và lương thưởng; chính sách đào tạo và phát triển nhân sự; kỹ luật và việc đánh giá năng lực của nhân viên hàng năm. a. Kênh tuyển dụng: doanh nghiệp lựa chọn một trong các kênh tuyển dụng sau để tìm các ứng viên thích hợp: -Tuyển dụng thông qua văn phòng hoặc công ty giới thiệu việc làm. -Tuyển dụng thông qua nguồn nhân lực nội bộ trong công ty hoặc qua sự giới thiệu của nhân sự trong công ty. - Đăng thông tin trên báo tuyển dụng. - Tuyển dụng thông qua hội chợ việc làm. b. Lựa chọn và tuyển dụng nhân sự 56 - Dự báo nhu cầu tuyển dụng hằng năm trên cơ sở những qui trình sản xuất kinh doanh đã được lập kế hoạch, những thay đổi và những nhân tố khác. Để xây dựng các chương trình và kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty. - Thông qua các kênh tuyển dụng tiếp nhận, sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên. - Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết. - Sử dụng bảng mô tả công việc. - Kiểm tra kinh nghiệm và năng lực chuyên môn của ứng viên thông qua bài kiểm tra và bằng cấp của ứng viên. - Chọn những ứng viên có kinh nghiệp và năng lực chuyên môn phù hợp với công việc. Tiến hành phỏng vấn ứng viên thông qua bảng câu hỏi kiểm tra tâm lý. - Những hồ sơ ứng viên đạt trình Giám đốc ký duyệt. - Ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới. - Lập chương trình hội nhập cho nhân viên mới. - Đăng ký lao động theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng. c. Xây dựng chế độ đãi ngộ và lương thưởng Xây dựng chế độ đãi ngộ và lương thưởng cho công ty cần chú ý tới các điểm sau nhằm đạt được mục tiêu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp: - Lương thưởng trả cho lao động cạnh tranh so với thị trường. - Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc. - Mức lương dựa vào năng lực yêu cầu đối với từng vị trí. - Đảm bảo việc thực hiện thống nhất các quy định về tiền lương, thưởng do công ty ban hành. - Rà soát đề nghị và thực hiện việc nâng lương, nâng bậc cho người lao 57 động Theo quy định (Theo dõi tiến độ, thông báo cho trưởng bộ phận,tiến hành các thủ tục cần thiết). - Áp dụng các chính sách khuyến khích nhân viên làm việc (tổ chức đi du lịch, thưởng sáng kiến…). d. Xây dựng chính sách đào tạo và phát triển nhân sự - Phòng nhân sự cần căn cứ vào mục tiêu phát triển và tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp để lập ngân sách hàng năm cho hoạt động đào tạo. - Đồng thời khuyến khích nhân viên tự cập nhật những kiến thức mới để cải tiến công việc thông qua các cuộc thi nâng cao tay nghề nhằm nâng cao năng suất cho công ty. - Xây dựng môi trường văn hóa mọi người cùng chia sẻ, học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm quý báu lẫn nhau nhằm giúp mọi cá nhân hoàn thành tốt công việc được giao. e. Đánh giá nhân sự - Hàng năm cần tổ chức đánh giá nhân sự được thực hiện bởi người quản lý trực tiếp. - Đánh giá nhân sự cần dựa theo các tiêu chí hay thang điểm cụ thể tránh việc đánh giá theo ý kiến chủ quan của người quản lý trực tiếp. Phòng nhân sự cần chủ trì việc đánh giá nhân sự được thực hiện công bằng và khách quan. 3.2.1.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý các thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính a. Ủy quyền tiếp cận các thông tin của công ty Phần mềm được được thiết kế mà chỉ có những người được trao quyền mới có thể tiếp cận được dữ liệu. Công ty nên ghi rõ quy định này bằng văn bản và việc này được kiểm soát bởi quản lý IT hoặc người có thẩm quyền. b. Bảo vệ cơ sở dữ liệu 58 Các tập tin cần được lập bản sao dự phòng. Các bản sao dự phòng được cất ở những chỗ an toàn khác nhau. Nhằm tránh hư hỏng, hỏa hoạn, mất cắp, phá hoại sẽ mất tất cả thông tin. Các dữ liệu nên được lưu giữ ở máy chủ trung tâm hoặc hệ thống lưu giữ mạng. Máy chủ cần được bảo quan ở nơi an toàn và hạn chế người tiếp cận. c. Bảo quản hệ thống máy tính Công ty nên cài các phần mềm diệt virus trên hệ thống máy tính và mặc định khoảng thời gian quét virus và cập nhật tự động phần mềm này. Công ty nên quy định nhân viên không được tự cài đặt các phần mềm mà không có phê duyệt bằng văn bản của bộ phận IT và cấp quản lý. Chỉ có bộ phận IT mới có quyền cài đặt các phần mềm vào các máy tính. Cần thiết kế và cài đặt bức tường lửa cho hệ thống máy tính phù hợp nếu có kết nối Internet. 3.2.1.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định a. Quản lý hàng tồn kho - Cần tách biệt chức năng kế toán hàng tồn kho, chức năng giữ hàng tồn kho (Thủ kho) và chức năng mua hàng. Nên quy định thủ tục đối chiếu giữa số lượng thực tế hàng trong kho với ghi nhận trong sổ sách kế toán. - Thủ kho chỉ nhận hàng khi số hàng đó phù hợp với đơn đặt hàng. Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự từ trước và được ký nhận giữa 2 bên (thủ kho và nhà cung cấp) khi nhận hàng. - Biên bản nhận hàng sau khi đã được xác nhận cần gửi 1 liên cho nhân viên kế toán kho làm căn cứ hoạch toán; và 1 liên nhân viên mua hàng làm bằng chứng cho việc mua hàng đã hoàn thành. - Hàng xuất ra khỏi kho chỉ khi có sự xét duyệt của người có thẩm quyền và quy định này phải được thể hiện bằng văn bản. 59 - Cần có sơ đồ kho theo dõi vị trí hàng hóa có trong kho. Phải tuân thủ quy tắc nhập trước xuất trước hạn chế hàng quá hạn sử dụng. - Hàng tồn kho phải được dán nhãn và theo dõi ở quy mô lô hàng nhỏ nhất có thể được. - Hàng hư, kém chất lượng cần để ra một khu vực riêng và tiến hành thanh lý khi có thể được. - Cần lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy ở khu vực kho và đảm bảo hệ thống này vẫn hoạt động khi cúp điện. - Hàng tồn kho được cất giữ nơi an toàn và chỉ có những người có liên quan mới được tiếp cận khu vực kho. - Hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê, đối chiếu số liệu sổ kho và sổ sách kế toán. Phải tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý nếu có khoản chênh lệch. b. Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ - Phòng kế toán mở sổ phụ ghi chi tiết từng hạn mục tài sản cố định và công cụ dụng cụ: nguyên giá, giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế, mã số, bộ phận sử dụng, ngày mua, thời hạn thanh lý, nhà cung cấp, chi phí sửa chữa của tài sản đó. - Hàng năm cần kiểm kê và đối chiếu số lượng thực tế với số lượng đang theo dõi trên sổ sách. - Nên gửi cho phòng hành chính và bộ phận sử dụng các chứng từ liên quan đến tài sản nhằm lên kế hoạch bảo dưỡng bảo trì kịp thời. - Đối với tài sản tự chế tạo cần có hệ thống cập nhật bản đăng ký tài sản kịp thời thông qua các bộ phận liên quan và phòng kế toán. - Cần tách biệt chức năng mua sắm tài sản cố định với chức năng nghiệm thu và sử dụng chúng. Bộ phận kỹ thuật chỉ nên đưa các thông số kỹ 60 thuật về tài sản cần mua, bộ phận thu mua sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành các thủ tục mua hàng cần thiết. 3.2.1.6 Giải pháp cho quản lý công nợ Quản lý công nợ là một việc hết sức quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến dòng tiền về của doanh nghiệp. Nếu bán hàng mà không thu hồi được công nợ, doanh nghiệp có thể bị mất cân đối thu chi, làm ảnh hưởng tới các mục tiêu sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần có những chính sách để giảm thiểu các rủi ro trong quy trình này: - Trong thực tế kinh doanh các công ty tín nhiệm nhau qua quá trình hợp tác lâu dài là điều phải có. Tuy nhiên các công ty chỉ có thể xem xét việc thanh toán đúng hạn trong quá khứ của đối tác như là một trong những tiêu chí đánh giá khả năng thanh toán. Ngoài ra phải thường xuyên tìm hiểu tình hình tài chính của đối tác để có phương hướng phù hợp và kịp thời. - Việc cấp hạn mức tín dụng cho các đại lý cần phát triển phải có các thủ tục kiểm soát hợp lý hơn: Phòng kế toán lập bảng phân tích tuổi nợ và thường xuyên xem xét số dư. Các thông tin này sẽ là căn cứ để ra quyết định trong việc xét duyệt có cho mua nợ tiếp tục hay không, đồng thời đôn đốc việc thu nợ tới hạn. - Đối với tiền tạm ứng nhân viên, Phòng kế toán cần nghiêm chỉnh thực hiện theo chính sách công ty đã đề ra. Ngoài ra công ty nên có biện pháp là không giao nhiệm vụ cho nhân viên không thực hiện đúng chính sách công ty và không cho tạm ứng bất kỳ khoản nào kể cả lương trong một khoảng thời gian cố định. - Đối với việc thu tiền tại đại lý cần triển khai các thủ tục: + Hàng tháng phòng kinh doanh phải nộp về công ty biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng. 61 + Có sự kiểm tra đột xuất về hàng hóa công ty ở các đại lý để xác định tính trung thực số liệu do nhân viên bán hàng cung cấp. 3.2.1.7 Giải pháp trong kiểm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Để giảm rủi ro trong việc nhân viên đi thu tiền tại các đại lý nên thực hiện các biện pháp sau: + Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản. Nên chọn ngân hàng có chi nhánh ở tất cả các huyện để khách hàng có thể chuyển tiền dễ dàng. + Giấy nộp tiền vào ngân hàng thay cho phiếu thu. Khi tiền chuyển vào tài khoản của công ty, giấy báo có của ngân hàng là chứng từ để ghi giảm công nợ. - Công ty nên tiến hành kiểm kê độc lập về tiền mặt tại quỹ so với số tiền trên sổ sách của thủ quỹ. - Sử dụng máy phát hành hóa đơn tại các điểm bán hàng, các máy này cần đảm bảo in ra phiếu thu cho khách hàng và bản ghi nội dung về giao dịch trên tập tin máy tính được khóa trong máy. - Cần phải tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán tiền vào sổ sách. - Cần kiểm tra và đối chiếu độc lập số dư tài khoản tiền gửi với sổ phụ ngân hàng. Và có biện pháp xử lý chính xác khi có sự chênh lệch. - Cần đăng ký dịch vụ xác nhận qua điện thoại hoặc qua mạng Internet của Giám đốc khi có nghiệp vụ rút tiền với ngân hàng. 3.2.1.8 Giải pháp trong kiểm soát chi phí - Công ty cần lập bảng dự toán ngân sách cũng như các báo cáo hiệu quả hoạt động của từng bộ phận để cắt giảm các khoản chi phí vượt quá định mức cũng như chi phí không mang lại hiệu quả. 62 - Công ty nên áp dụng chính sách cần có ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập mỗi khi mua hàng đột xuất hay mỗi khoản mua trên một mức nào đó. - Định kỳ tổ chức đánh giá lại các nhà cung cấp truyền thống và nên xem xét tham khảo và tìm kiếm các nhà cung cấp mới. - Cần ghi nhận các thông tin phản hồi của các bộ phận đề nghị mua hàng về chất lượng, số lượng, thời gian cung cấp hàng, thời gian sử dụng hàng hóa. - Công ty nên ghi rõ trong thỏa ước lao động tập thể chi phí hoa hồng nhân viên không được hưởng, mà phải nộp về công ty. - Ngoài ra công ty nên định kỳ kiểm tra việc nhận hoa hồng không được phép và có biện pháp kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận hoa hồng. 3.2.2 Kiểm soát phát hiện 3.2.2.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng - Cần có hệ thống báo cáo đối với hàng hư nhập lại kho. Phân tích nguyên nhân hàng hư: do người sử dụng làm hư hay do hàng không đúng yêu cầu chất lượng. Sau đó kiểm tra nguồn gốc của số hàng hư này nhằm xác định nhân viên nào phụ trách mua hàng và nhà cung cấp nào, để có biện pháp xử lý thích hợp. - Phân tích vòng quay hàng tồn kho nhằm phát hiện những vật tư, hàng hóa nào lưu kho quá lâu. Từ đó xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp. - Tạo hệ thống phản hồi thông tin từ các bộ phận yêu cầu vật tư về quá trình mua hàng của phòng thu mua. - Đột xuất kiểm tra độc lập ngẫu nhiên hoặc chọn những lô hàng có giá trị lớn, về giá cả, số lượng, chất lượng khi nhập kho. 63 - Khi thanh toán phòng kế toán phải có đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và biên bản đối chiếu có xác nhận của nhà cung cấp. 3.2.2.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng - Định kỳ đối chiếu hóa đơn bán hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và tổ chức kiểm kê định kỳ chặt chẽ, giúp phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không ghi nhận doanh thu. Việc phát hiện này sẽ làm giảm động lực nhân viên cố tình chiếm dụng vốn của công ty . - Định kỳ đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của bộ phận kinh doanh. - Xem xét kỹ báo cáo số dư phải thu quá hạn. - Mỗi khi công ty có kế hoạch tăng giá bán, phòng kinh doanh và phòng kế toán cần phối hợp, cử nhân viên giám sát việc xuất nhập và tiến hành kiểm kê hàng tồn kho. Nhằm xác nhận số lượng trung thực của thông tin đã khai báo. 3.2.2.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự - Tới kỳ xét duyệt tăng lương cho nhân viên, các trưởng bộ phận lập danh sách. Cần tổ chức đối chiếu danh sách này với danh sách phòng nhân sự đang theo dõi. - Thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên ở từng khâu, từng công việc và mức độ phát triển cũng như khả năng gắn bó lâu dài với công ty. Từ đó phân loại và đưa ra nhận xét về sự thiếu hụt về nhân sự. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng bộ phận phù hợp với tốc độ phát triển của công ty. Việc xét chọn người cần công khai và dân chủ. 3.2.2.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý các thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính - Đối với hệ thống mạng cần duy trì nhật ký ghi người sử dụng máy tính và chương trình phần mềm. Những người sử dụng không được có chức 64 năng vào xem, xóa, sửa sổ này, chỉ có nhân viên bộ phận IT được giao nhiệm vụ, mới vào được chức năng này. Định kỳ công ty nên kiểm tra độc lập về sổ ghi này để xác định những người sử dụng không được phép. - Đối với các tập tin được làm trên những mảng riêng biệt nên giao trách nhiệm quản lý thông tin cho từng người trong bộ phận. Nếu thông tin bị mất hay truyền ra ngoài thì người đó sẽ chịu trách nhiệm. 3.2.2.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định - Cần cử giám sát kiểm kê chọn mẫu đột xuất hàng hóa, tài sản cố định và công cụ theo hai cách: chọn những hàng hóa, tài sản hiện có và đối chiếu với mã hàng đó, mã tài sản đó có được ghi nhận trong sổ sách kế toán hay không; chọn những mã hàng, mã tài sản có trên sổ sách kế toán và yêu cầu thủ kho, bộ phận quản lý tài sản, kiểm kê loại hàng đó để xác nhận các loại hàng hóa, tài sản là có thực. 3.2.2.6 Giải pháp trong kiểm soát chi phí - Công ty thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí để có cách ứng xử thích hợp với nhân viên về việc kiểm soát chi phí, cũng như đưa ra các chế độ thưởng phát hợp lý. - Nên cung cấp thông tin về chi phí với từ ngữ dễ hiểu và được nêu lên tại nơi phát sinh chi phí và ngay khi chi phí sắp phát sinh. - Cung cấp thông tin về ý kiến đóng góp tiết kiệm chi phí của nhân viên cho doanh nghiệp. Đồng thời thống kê giá trị chi phí tiết kiệm được của nhân viên để cho thấy rằng công ty ghi nhận những nổ lực của họ và họ tiếp tục nhiệt tình quan tâm đến việc kiểm soát chi phí của công ty. 3.2.3 Kiểm soát bù đắp 3.2.3.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng - Có quy định cụ thể để xử lý thích đáng trong trường hợp bộ phận thu mua không hoàn thành nhiệm vụ. 65 - Tạo lập hệ thống nhà cung cấp truyền thống và gửi tới họ thông điệp giá trị đạo đức của công ty là nhân viên không được nhận hoa hồng dưới bất kỳ hình thức nào, nếu nhà cung cấp nào vi phạm nguyên tắc này thì công ty sẽ chấm dứt việc mua hàng. 3.2.3.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng - Huấn luyện cho nhân viên bán hàng các quy tắc khi tiếp xúc với khách hàng. Sử dụng các câu khẩu hiệu phù hợp trong việc bán hàng để nhắc nhở nhân viên bán hàng phải hành xử thích hợp khi tiếp xúc những khách hàng khó tính. - Việc bán hàng, thu tiền giao cho một nhân viên nên giao luôn cho họ trách nhiệm bảo quản tiền hàng. Để bảo đảm tiền hàng không bị biển thủ công ty nên buộc họ phải thế chấp tài sản và có chế độ chiết khấu rõ ràng. 3.2.3.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự Đưa ra quy định quản lý chặt chẽ đối với chi phí cho nhân viên đi học. Công ty chỉ thanh toán học phí với các khóa học mà công ty quy hoạch trước và nhân viên phải hoàn thành đúng thời hạn. Các trường hợp nhân viên học xong phải gửi bằng cấp liên quan về công ty để công ty sắp xếp bố trí lại công việc cho phù hợp. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Trên cơ sở nguyên cứu cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và phân tích thực trạng tại những công ty khảo sát, tác giả đã đưa ra các giải pháp cần thiết nhằm giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ giảm thiểu các rủi ro hiện hữu cũng như các rủi ro tiềm tàng. Hy vọng qua việc xây dựng hệ thống kiểm sóat nội bộ, các công ty vừa và nhỏ sẽ hoàn thiện và thực hiện được các biện pháp kiểm soát đáp ứng được các mục tiêu phát triển công ty đã đề ra. 66 KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ giúp các doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã hoạch định. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Và đây cũng là một trong những nguyên nhân đã gây ra những hạn chế trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động khi lãnh đạo đơn vị thiết lập các thủ tục hoạt động cho nó; đảm bảo sự hỗ trợ nhất định về tài chính cho các kiểm soát phòng ngừa phác huy tác dụng; tăng cường các thủ tục kiểm soát phát hiện hay nói cách khác doanh nghiệp thực sự quan tâm tới công tác kiểm soát. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ được lập trên cơ sở quán triệt nguyên tắc và phương pháp. Thông qua phân tích thực trạng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bên cạnh những thành tựu đã đạt được cần phát huy hơn nữa, các doanh nghiệp cũng cần khắc phục những hạn chế để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự là lá chắn cho các công ty. Trên cơ sở cũng cố cơ sở lý luận và các vấn đề liên quan đến việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời phân tích thực trạng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tác giả đã đưa ra những nhận xét, đánh giá điểm mạnh điểm yếu còn tồn tại từ đó mạnh dạn đề xuất các giải pháp, lấy ngăn chặn và phòng ngừa là chính. Để góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong quá trình nguyên cứu do vẫn còn nhiều hạn chế, nên bài viết còn nhiều thiếu soát và giới hạn. Vì vậy rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu từ quý Thầy Cô và các bạn. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ môn kiểm toán, khoa kế toán – kiểm toán, trường Đại học Kinh Tế TP.HCM, Kiểm toán (tái bản lần thức sáu), NXB Lao động xã hội, 2009. 2. Luật Doanh nghiệp 60/2005/QH 11, ngày 29/11/2005 của Quốc Hội. 3. Vũ Hữu Đức, Kiểm soát nội bộ, bài giảng môn kiểm toán (Hệ cao học), trường Đại học Kinh Tế, TP.HCM. 4. Vũ Hữu Đức, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy,Kiểm toán nội bộ - khái niệm và quy trình, NXB thống kê, 1999. 5. Huỳnh Hữu Thọ (2000), Hệ thống kiểm soát nội bộ - Các doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu Cần Thơ, Luận văn thạc sỹ kinh tế, trường Đại Học Kinh Tế, TP.HCM. 6. Trần Thụy Thanh Thư (2009), Định hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam, Luận văn thạc sỹ kinh tế, trường Đại Học Kinh Tế, TP.HCM. 7. Trang web: www.tapchiketoan, www.tuoitre.com.vn, www.kiemtoan.com.vn. DANH SÁCH CÁC ĐƠN VỊ KHẢO SÁT STT Tên đơn vị Loại hình doanh nghiệp Địa chỉ Tên Giám Đốc Tên người khảo sát Chức vụ người khảo sát 1 Cty TNHH SX- TM Đại Việt Hương Thương mại 111 Nguyễn Trãi , P.Bến Thành, Q.1, HCM Ngô Trung Quân Hồ Đắc Nguyễn Duy Kế toán trưởng 2 Cty Cổ Phần KIDO Sản xuất – thương mại KCN Tây Bắc, Củ Chi, Ấp Cây Sộp, Xã Tân An Hội, H.Củ Chi, HCM Trần Quốc Nguyên Trần Thị Thùy Linh Kế toán trưởng 3 Cty cổ phần tư vấn và giao nhận Vạn Hạnh Dịch vụ - tư vấn giao nhận vận tải 273/5 Nguyễn Trọng Tuyển, P.10, Q.Phú Nhuận, HCM Nguyễn Văn Sáng Trần Thị Thu Thủy Kế toán trưởng 4 Cty cổ phần hóa dược Đông Dương Thương mại 225/2 Điện Biên Phủ, P.15, Q.Bình Thạnh, HCM Trịnh Hoài Đức Phan Thị Phương Trang Kế toán trưởng 5 Cty cổ phần Kết Nối Nhân Tài Dịch vụ tuyển dụng, tư vấn nhân sự 33 Mạc Đĩnh Chi, P.ĐaKao, Q.1, HCM Tiêu Yến Trinh Nguyễn Thị Hải Phượng Kế toán tổng hợp 6 Cty TNHH TM-DV Thiên Bảo Dịch vụ ăn uống Số 2 Mạc Thị Bưởi, P.Bến Nghé, Q.1, HCM Hoàng Phi Phi Hà Thị Mai Trâm Kế toán tổng hợp STT Tên đơn vị Loại hình doanh nghiệp Địa chỉ Tên Giám Đốc Tên người khảo sát Chức vụ người khảo sát 7 Cty TNHH DV thực phẩm và giải khát Đông Dương Dịch vụ ăn uống Số 2-4 lầu 8, tòa nhà Sailing Tower, 11A Pasteur, P.Bến Nghé, Q.1, HCM Lê Kiên Quang Đỗ Chi Lan Kế toán trưởng 8 Cty TNHH xây dựng Võ Đình Sản xuất và xây dựng 104 Phan Xích Long, Q.Phú Nhuận, HCM Võ Văn Lộc Trịnh Thị Chi Hòa Kế toán tổng hợp 9 Cty TNHH DV GN VT Quyền Năng Dịch vụ giao nhận vận tải Lô C, Tòa nhà Broadway, Nguyễn Lương Bằng, PMH, HCM Bùi Quang Huân Nguyễn Thị Ái Hoa Phó Giám Đốc 10 Cty Cổ phần Hòa Bình Sản xuất hàng trang trí nội thất KP.8, P.Long Bình, TP.Biên Hòa Quách Huỳnh Long Nguyễn Anh Lân Giám Đốc tài chính PHỤ LỤC Kết quả bảng câu hỏi của 10 doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ của Việt Nam trong mẫu khảo sát như sau: 1. Công ty TNHH SX – TM Đại Việt Hương. 2. Công ty cổ phần KIDO. 3. Công ty cổ phần tư vấn và giao nhận Vạn Hạnh. 4. Công ty cổ phần hóa dược Đông Dương. 5. Công ty cổ phần Kết Nối Nhân Tài. 6. Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thiên Bảo. 7. Công ty TNHH dịch vụ thực phẩm và giải khát Đông Dương. 8. Công ty TNHH xây dựng Võ Đình. 9. Công ty TNHH dịch vụ giao nhận vận tải Quyền Năng. 10. Công ty cổ phần Hòa Bình. VẤN ĐỀ NGUYÊN CỨU SỐ DOANH NGHIỆP TRẢ LỜI “CÓ” A. Câu hỏi tổng quát 1. Công ty có sơ đồ tổ chức toàn công ty không? 10/10 2. Công ty có sơ đồ tổ chức cho từng phòng ban không? 5/10 3. Công ty có bảng mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí không? 6/10 4. Ban lãnh đạo có quan tâm đến việc thiết lập và việc thực hiện các nghiệp vụ theo quy trình đã được thiết lập? 8/10 5. Ban lãnh đạo có thường xuyên đề cập đến vấn đề giá trị đạo đức trước toàn thể nhân viên không? 8/10 6. Các giá trị đạo đức có được ban hành chính thức bằng văn bản nhằm hướng dẫn cho nhân viên thực hiện không? 2/10 7. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh có được thực hiện theo quy trình đã được phê duyệt trước không? 9/10 8. Tất cả nhân viên có hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong tổ chức không? 6/10 9. Tất cả các bút toán trong sổ sách kế toán có được hoạch toán theo đúng trên chứng từ hợp lệ? 10/10 10. Có tồn tại những chứng từ thanh toán không phù hợp với chế độ kế toán do nhà nước ban hành không? 7/10 11. Các chứng từ có được sắp xếp, lưu trữ khoa học, dễ dàng truy cập khi cần thiết không? 5/10 12. Nhân viên ở tất cả các vị trí có đủ kinh nghiệm và kiến thức để thực hiện công việc không? 4/10 13. Ban kiểm soát và Hội đồng quản trị có tham gia vào hoạt động kiểm soát của công ty không? 2/10 14. Sổ sách kế toán và báo cáo tài chính có được ghi chép và lập theo đúng chế độ kế toán do nhà nước ban hành không? 10/10 15. Công ty có lập các báo cáo quản trị khác, ngoài báo cáo lãi lổ không? 2/10 16. Bộ phận kế toán có được phân quyền giám sát các thủ tục kiểm soát của các phòng ban khác thông qua chức năng kiểm tra không ? 7/10 B. Câu hỏi về quy trình kiểm soát I. Quy trình mua hàng 1. Công ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình mua hàng không? 3/10 2. Đơn đặt hàng có được lập, xét duyệt và gửi cho nhà cung cấp trước khi tiến hành việc mua không? 10/10 3. Đơn đặt hàng có được đánh số liên tục và tham chiếu đến số của 10/10 phiếu đề nghị mua hàng không? 4. Nhà cung cấp có ký xác nhận (chấp nhận các điều khoản giao hàng, quy cách, chất lượng của hàng hóa) lên trên đơn đặt hàng không? 5/10 5. Các liên của đơn đặt hàng có chuyển đến bộ phận nhận hàng, phòng kế toán, và bộ phận kiểm tra chất lượng của hàng hóa không? 7/10 6. Thông tin thay đổi giá của nhà cung cấp có được cập nhật vào dữ liệu của bộ phận mua hàng không? 3/10 7. Công ty có thiết lập các thủ tục lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp không? 2/10 8. Công ty có lập dự toán ngân sách, kế hoạch mua hàng và đơn đặt hàng được lập dựa trên các dữ liệu này không? 4/10 9. Công ty có ghi nhận các ý kiến phản hồi từ bộ phận đề nghị mua hàng hay của khách hàng về hoạt động mua hàng hay chất lượng của hàng hóa không? 2/10 II. Quy trình bán hàng và giao hàng 1. Công ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình bán hàng và giao hàng không? 1/10 2. Công ty có định kỳ tổ chức huấn luyện nghiệp vụ bán hàng cho nhân viên kinh doanh tiếp thị không? 6/10 3. Nhân viên bán hàng có nhận được sự phê duyệt của bộ phận kế hoạch sản xuất – bộ phận quản lý hàng tồn kho trước khi cam kết về lịch giao hàng? 3/10 4. Đơn đặt hàng (SO) có được làm trên mẫu và mẫu này có được đánh số trước không? 7/10 5. Đơn đặt hàng (SO) có được chuyển cho bộ phận kế toán và bộ phận kho vận không? 4/10 6. Đơn đặt hàng (SO) có được phê duyệt bởi bộ phận độc lập 3/10 không? 7. Có xét duyệt tín dụng đối với khách hàng khi bán chịu không? 3/10 8. Công ty có quy định bằng văn bản hạn mức bán chịu cho khách hàng không? 3/10 9. Phiếu giao hàng có được lập dựa trên đơn đặt hàng (SO) và có số tham chiếu đến đơn đặt hàng, đã được phê duyệt không? 5/10 10. Trước khi vận chuyển hàng hóa, phiếu giao hàng có được kiểm tra với phiếu đóng gói không? 3/10 11. Phiếu giao hàng có được khách hàng ký xác nhận và chuyển về cho bộ phận kế toán không? 5/10 12. Bảng liệt kê giá bán sản phẩm có được cập nhật kịp thời và chuyển đến các bộ phận liên quan không? 7/10 13. Hóa đơn có được lập trên cơ sở các phiếu giao hàng và có các thủ tục kiểm tra nhằm đảm bảo tất cả hàng hóa đã giao được lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu không? 5/10 14. Nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt có được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh không? 6/10 15. Công ty có sự kiểm tra độc lập (đột xuất hoặc định kỳ) việc ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt không? 3/10 16. Khi thay đổi giá bán, công ty có kiểm tra trước hàng tồn kho tại các đại lý hay cửa hàng không? 2/10 III. Quy trình tổ chức nhân sự 1. Công ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự không? 3/10 2. Công ty có ưu tiên tuyển dụng nguồn nhân sự từ người quen biết trước không? 6/10 3. Công ty có các chương trình đào tạo nội bộ không? 7/10 4. Công ty có dành ngân sách đào tạo bên ngoài cho từng phòng ban 3/10 và từng vị trí không? 5. Công ty có xây dựng bảng tiêu chí đánh giá nhân sự (năng lực, tinh thần làm việc, thái độ đối với đồng nghiệp…) trong thời gian thử việc cũng như trong quá trình làm việc không? 6/10 6. Công ty có xây dựng mức lương cho từng vị trí có cạnh tranh với thị trường không? 4/10 7. Công ty có quy chế khuyến khích các sáng kiến đóng góp từ nhân viên không? 3/10 8. Công ty có đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên không? 8/10 9. Quy chế khen thưởng, nâng bậc lương cũng như kỹ luật có được ghi rõ trong thỏa ước lao động tập thể và có được thực hiện đúng như thỏa ước không? 5/10 10. Công ty có xây dựng môi trường văn hóa mọi người cùng chia sẽ kinh nghiệm làm việc cũng như giúp đỡ nhau hoàn thành tốt công tác không? 6/10 IV. Quy trình quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính 1. Công ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính không? 3/10 2. Công ty có sử dụng một phần mềm quản lý chung cho toàn bộ hoạt động của tất cả các phòng ban, từ đầu vào cho đến đầu ra không? 1/10 3. Dữ liệu đầu vào trên chứng từ có được kiểm soát chặt chẽ không? 10/10 4. Công ty có ban hành văn bản những quy định bảo mật dữ liệu hệ thống thông tin không? 2/10 5. Nhân viên vận hành có bị hạn chế quyền truy cập vào toàn bộ hệ thống thông tin không? 10/10 6. Khi truy cập vào hệ thống thông tin có cần sử dụng mật khẩu hay các chương trình nhận diện không? 10/10 7. Máy chủ có lưu lại bằng chứng về cập nhật, chĩnh sửa, xóa dữ liệu trên hệ thống máy tính không? 7/10 8. Nhân viên có được tự ý cài đặt các phần mềm vào máy tính của công ty không? 5/10 IV. Quy trình kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định. 1. Công ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định không? 2/10 2. Các phiếu nhập kho, xuất kho có được đánh số liên tục không? 7/10 3. Khi nhập hàng thủ kho, bộ phận kiểm tra chất lượng hàng có căn cứ, đối chiếu với đơn đặt hàng không? 5/10 4. Kế toán kho có kiêm nhiệm thủ kho không? 2/10 5. Phiếu xuất kho có được lập dựa trên phiếu yêu cầu xuất hàng không? 7/10 6. Hàng hóa đem ra ngoài công ty có được duyệt bởi cấp có thẩm quyền không? 7/10 7. Xử lý hàng tồn kho quá hạn, hàng hư hỏng, kém chất lượng có được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền không? 4/10 8. Có thiết kế sơ đồ kho nhằm theo dõi từng lô hàng để đảm bảo nguyên tắc nhập trước xuất trước không? 2/10 9. Hàng hóa có được cất giữ nơi an toàn không? 7/10 10. Có hệ thống báo cháy và chữa cháy trong kho không? 4/10 11. Có treo thẻ kho để nhận dạng tên, mã hàng tồn kho cho mỗi loại có trong kho không? 4/10 12. Thủ kho và kế toán kho có thường xuyên đối chiếu số liệu không? 3/10 13. Định kỳ hàng tháng có tổ chức kiểm kê hàng tồn kho không? 7/10 14. Kết quả kiểm kê có được thông báo bằng văn bản chính thức cho cấp có thẩm quyền không? 4/10 15. Có mở sổ theo dõi công cụ dụng cụ của các bộ phận sử dụng không? 1/10 16. Các hóa đơn nhận được có đối chiếu với phiếu nhập kho và đơn đặt hàng không? 5/10 17. Có định kỳ phân tích vòng quay hàng tồn kho không? 1/10 18. Bộ phận quản lý tài sản có kiêm việc mua sắm tài sản không? 3/10 19. Định kỳ đối chiếu danh sách TSCĐ giữa bộ phận kỹ thuật và kế toán không? 0/10 20. TSCĐ có được dán tên, mã để nhận dạng và có kế hoạch bảo trì không? 4/10 21. Có mở sổ cập nhật, theo dõi chi phí sữa chữa, bảo trì cho từng loại tài sản không? 3/10 V. Quản lý công nợ 1. Công ty có định kỳ đối chiếu khoản phải thu với giá trị xuất hàng tồn kho trong kỳ không? 2/10 2. Các hóa đơn có được ghi chép đầy đủ trong sổ doanh thu và số tổng cộng có được cập nhật tương ứng vào sổ cái doanh thu, sổ phải thu khách hàng không? 10/10 3. Tất cả hàng bán trả lại đều có chứng từ chứng thực không? 4/10 4. Nợ phải thu của từng khách hàng trên sổ chi tiết công nợ có được đối chiếu với bảng kê nợ phải thu của phòng kinh doanh tiếp thị và bảng đối chiếu này có được sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền không? 2/10 5. Có định kỳ lập bảng phân tích tuổi nợ và bảng này có được xem xét bởi người có thẩm quyền không? 2/10 6. Định kỳ có đối chiếu và ký xác nhận số dư nợ phải thu với khách 5/10 hàng không? 7. Công ty có cử nhân viên xuống đại lý hoặc cửa hàng để kiểm tra lượng hàng bán ra để kịp thời thu tiền không? 3/10 8. Các khoản tạm ứng có được thường xuyên được thực hiện theo nguyên tắc phải hoàn ứng khoản củ rồi mới được ứng khoản mới không? 7/10 VI. Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 1. Tiền mặt có được cất giữ nơi an toàn và độc lập bởi thủ quỹ không? 10/10 2. Phiếu thu, phiếu chi có được đánh số liên tục không? 10/10 3. Sau khi thu tiền hay chi tiền thủ quỹ có đóng dấu “Đã thu tiền” hay “Đã chi tiền” lên phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn không? 6/10 4. Định kỳ kế toán thanh toán và thủ quỹ có đối chiếu số liệu không? 7/10 5. Tiền mặt tại quỹ có được kiểm kê độc lập định kỳ không? 10/10 6. Tiền mặt có được kiểm kê đột xuất không? 2/10 7. Tất cả các nghiệp vụ thu, chi có được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền không? 10/10 8. Công ty có quy định hạn mức duyệt chi tiền mặt cho các cấp có thẩm quyền không? 3/10 9. Công ty có quy định mức tồn quỹ tối đa và tối thiểu hay không? 8/10 10. Hàng tháng kế toán ngân hàng có đối chiếu số liệu với sổ phụ ngân hàng không? 10/10 11. Chủ tài khoản có đăng ký dịch vụ xác nhận các khoản rút sec của công ty qua điện thoại hay qua mạng internet không? 5/10 VII. Kiểm soát chi phí 1. Ban lãnh đạo có thực hiện việc cắt giảm chi phí không? 8/10 2. Ban giám đốc có biện pháp nhằm khuyến khích nhân viện tự 4/10 nguyện tiết kiệm chi phí không? 3. Công ty có lập bảng đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban nhằm đánh giá hiệu quả của chi phí không? 2/10 4. Công ty có lập bảng dự toán ngân sách không? 3/10 5. Công ty có định kỳ đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí kế hoạch không? 3/10 6. Công ty có định kỳ đối chiếu chi phí thực tế phát sinh giữa kỳ này với kỳ trước không? 3/10 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC ................................................................................................................................. 1 1.1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ............................................ 1 1.2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. ..................... 2 1.2.1 Môi trường kiểm soát ............................................................................... 2 1.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý ................. 3 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức ....................................................................................... 3 1.2.1.3 Phương pháp ủy quyền .......................................................................... 4 1.2.1.4 Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát .......................... 4 1.2.1.5 Trình độ và phẩm chất của cán bộ nhân viên ...................................... 4 1.2.1.6 Các chính sách về nguồn nhân lực ....................................................... 4 1.2.1.7 Sự trung thực và các giá trị đạo đức ..................................................... 4 1.2.2 Đánh giá rủi ro .......................................................................................... 5 1.2.3 Hoạt động kiểm soát ................................................................................. 6 1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ .............................................................. 7 1.2.3.2 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động ........................... 8 1.2.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin ...................................................... 8 1.2.3.4 Kiểm tra độc lập .................................................................................... 9 1.2.3.5 Phân tích rà soát .................................................................................. 10 1.2.4 Thông tin và truyền thông ...................................................................... 10 1.2.4.1 Chứng từ kế toán ................................................................................. 11 1.2.4.2 Sổ sách kế toán ..................................................................................... 12 1.2.4.3 Báo cáo kế toán trong đơn vị: ............................................................. 12 1.2.5 Việc giám sát ........................................................................................... 12 1.2.5.1 Giám sát thường xuyên ....................................................................... 12 1.2.5.2 Giám sát định kỳ .................................................................................. 12 1.3. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT......................................................................... 13 1.3.1 Phân loại theo mục tiêu .......................................................................... 13 1.3.1.1 Kiểm soát phòng ngừa ......................................................................... 13 1.3.1.2 Kiểm soát phát hiện ............................................................................. 13 1.3.1.3 Kiểm soát bù đắp ................................................................................. 13 1.3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát .......................................................... 13 1.3.2.1 Kiểm soát chung .................................................................................. 13 1.3.2.2 Kiểm soát trực tiếp .............................................................................. 14 1.4 CÔNG TÁC TỔ CHỨC HT KSNB TẠI DOANH NGHIỆP.......……………..14 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ................................................................................ 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ .................................................................................................. 16 2.1. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI .................. 16 2.2. NỘI DUNG KHẢO SÁT .......................................................................... 17 2.3. PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT ................................................................. 18 2.4. KẾT QUẢ KHẢO SÁT ............................................................................ 18 2.4.1. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .......................................................................................................................... 18 2.4.1.1 Môi trường kiểm soát .......................................................................... 18 2.4.1.2 Đánh giá rủi ro ..................................................................................... 20 2.4.1.4 Thông tin và truyền thông ................................................................... 21 2.4.1.5 Giám sát ............................................................................................... 22 2.4.2. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT ...................................................................... 24 2.4.2.1. Kiểm soát phòng ngừa ........................................................................ 24 2.4.2.2 Kiểm soát phát hiện ............................................................................. 33 2.4.2.3. Kiểm soát bù đắp ................................................................................ 38 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ................................................................................ 42 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ ............................................... 43 3.1. GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ..................................................................... 43 3.1.1 Môi trường kiểm soát ............................................................................. 43 3.1.2 Đánh giá rủi ro ........................................................................................ 44 3.1.3 Các hoạt động kiểm soát ........................................................................ 45 3.1.4 Thông tin liên lạc .................................................................................... 45 3.2. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT......................................................................... 46 3.2.1 Kiểm soát phòng ngừa ............................................................................ 46 3.2.1.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng ........................................ 46 3.2.1.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng ......................................... 51 3.2.1.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự .............................................. 55 3.2.1.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý các thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính ..................................................................................... 57 3.2.1.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định ..................... 58 3.2.1.6 Giải pháp cho quản lý công nợ ............................................................ 60 3.2.1.7 Giải pháp trong kiểm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng ................ 61 3.2.1.8 Giải pháp trong kiểm soát chi phí ....................................................... 61 3.2.2 Kiểm soát phát hiện ................................................................................ 62 3.2.2.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng ........................................ 62 3.2.2.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng ......................................... 63 3.2.2.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự .............................................. 63 3.2.2.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý các thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính ..................................................................................... 63 3.2.2.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định ..................... 64 3.2.2.6 Giải pháp trong kiểm soát chi phí ....................................................... 64 3.2.3 Kiểm soát bù đắp .................................................................................... 64 3.2.3.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng ........................................ 64 3.2.3.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng ......................................... 65 3.2.3.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự .............................................. 65 KẾT LUẬN ............................................................................................................................. 66 LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp luôn luôn tồn tại những rủi ro hiện hữu và rủi ro tiềm tàng. Những rủi ro này xuất phát từ chính bên trong nội bộ của doanh nghiệp hay từ các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài. Bên cạnh đó cuộc khủng hoảng tài chính thế giới trong những năm gần đây và tình hình cạnh tranh toàn cầu gay gắt đã thúc đẩy các gian lận xảy ra. Vì vậy, bất cứ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển cũng cần phải xây dựng cho mình hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Tùy vào loại hình doanh nghiệp, mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành khác nhau. Hiện nay, trong nền kinh tế của Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang hoạt động. Đây là một thành phần kinh tế quan trọng và góp phần không nhỏ vào việc đóng góp GDP, tạo ra công ăn việc làm cho người lao động và là nguồn thu của ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, các doanh nghiệp này chưa đặt sự quan tâm đúng mức đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Chính yếu tố này đã làm cho hoạt động của doanh nghiệp kém hiệu quả và giảm tính cạnh tranh bền vững. Hệ thống kiểm soát nội bộ được coi như là một công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý điều hành nhằm đạt được các mục tiêu đề ra thông qua việc kiểm soát, ngăn chặn và phát hiện các hành vi thiếu trung thực và gian lận trong nội bộ doanh nghiệp. Vì vậy, thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ chung trong phạm vi bài nguyên cứu, tác giả muốn đem đến một số giải pháp trong việc ”Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam” 2. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và thực tế khảo sát tại một số công ty vừa và nhỏ để đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các công ty có quy mô này. 3. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp chủ yếu được áp dụng đó là phương pháp duy vật biện chứng. Đây là phương pháp được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn. Ngoài ra, thông qua khảo sát thực tiễn luận văn đi sâu phân tích, hệ thống, để chọn lọc các vấn đề lý luận và thực tiễn phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. 4. Những đóng góp mới của luận văn Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết và khảo sát thực tiễn, đưa ra các chu trình hoạt động cụ thể và công tác tổ chức một hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp vừa và nhỏ. 5. Phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nguyên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ tập trung tại địa bàn TP. Hồ Chí Minh. 6. Bố cục luận văn Luận văn gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát trong tổ chức. Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các công ty vừa và nhỏ. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. LỜI CAM ĐOAN “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ” là công trình nguyên cứu khoa học, độc lập của tôi. Đây là luận văn Thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình thức nào. Tác giả: Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy Cô trường Đại học Kinh Tế đã truyền đạt cho tôi kiến thức trong những năm học ở trường. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, các trưởng bộ phận của các công ty đã nhiệt tình tạo điều kiện cho tôi khảo sát trong quá trình thực hiện luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn TS Phạm Châu Thành đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành tốt luận văn này. Và xin cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ tinh thần và tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành luận văn này. Học viên Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT COSO: Committee Of Sponsoring Organizations. KSNB: Kiểm soát nội bộ. TSCĐ: Tài sản cố định