Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Rresins VIệt Nam

do moät nhaân vieân logistic phuï traùch. Neáu nhaân vieân coù vieäc caù nhaân phaûi nghæ ñoät xuaát thì khoâng coù nhaân vieân khaùc thay theá taïm thôøi do khoâng ñöôïc huaán luyeän nghieäp vuï. Vì vaäy coù khaû naêng gaây khoù khaên cho coâng ty, laøm vieäc giao haøng chaäm treã. Töông töï, haøng thaùng coâng ty xuaát khoaûn 150-200 phieáu thu4, neáu nhaân vieân keá toaùn phaûi thu nghæ ñoät xuaát, thì vieäc thu tieàn khoâng coù chöùng töø ghi nhaän, coù khaû naêng nhöõng khoaûn thu ñoù bò chieám duïng bôûi nhaân vieân trong coâng ty hoaëc khaùch haøng. 2.4.2 Ñoái vôùi hoaït ñoäng kieåm soaùt 2.4.2.1 Chu trình mua haøng – traû tieàn Vieäc yeâu caàu mua haøng khoâng coù phieáu yeâu caàu mua haøng, khoâng coù döï toaùn ngaân saùch, töï boä phaän mua haøng laäp ñôn ñaët haøng, neân coù khaû naêng vieäc mua haøng vöôït keá hoaïch hoaëc thieáu huït so vôùi nhu caàu saûn xuaát. 3 Caâu hoûi 74, phuï luïc 1, trang v 4 Caâu hoûi 93, phuï luïc 1, trang v - 57 - Trong qui trình mua haøng, khoâng coù xeùt duyeät ñôn ñaët haøng, ngöôøi laäp ñôn ñaët haøng kieâm luoân ngöôøi löïa choïn nhaø cung caáp, coù theå daãn ñeán vieäc mua haøng vôùi muïc ñích caù nhaân vaø haøng keùm chaát löôïng, giaù cao. Boä phaän nhaän haøng nhaän coù ñöôïc thoâng tin veà soá löôïng haøng ñaët mua vaø hoùa ñôn cuûa ngöôøi baùn, coù theå thoâng ñoàng vôùi ngöôøi giao haøng chæ laäp phieáu nhaäp kho theo chöùng töø neáu coù tröôøng hôïp haøng thöøa thì coù theå chieám giöõ soá haøng naøy. Vieäc giao nhaän chöùng töø giöõa caùc phoøng ban khoâng coù thuû tuïc kyù nhaän, neân vieäc thaát laïc chöùng töø khoâng bieát qui traùch nhieäm cho ai, aûnh höôûng tôùi coâng taùc keá toaùn. 2.4.2.2 Chu trình saûn xuaát Do caùc hoaït ñoäng saûn xuaát ñöôïc ñieàu khieån töø maùy tính neân coâng ty coù theå gaëp ruûi ro laø heä thoáng phaûi ngöng saûn xuaát khi coù söï coá veà ñieän, nöôùc. Ngoaøi ra, treân thöïc teá, thuû kho ñaõ giao nguyeân vaät lieäu caàn thieát keøm quyeàn sôû höõu vaø traùch nhieäm cho xöôûng saûn xuaát. Nhöng treân heä thoáng keá toaùn, khoâng coù nghieäp vuï naøo ghi nhaän söï chuyeån giao naøy. Do ñoù, khi kieåm keâ haøng toàn kho, vieäc maát maùt taøi saûn khoù xaùc ñònh ñöôïc traùch nhieäm cuûa ai. 2.4.2.3 Chu trình baùn haøng – thu tieàn. Maëc duø coâng ty coù chính saùch quaûn lyù haïn möùc tín duïng ñoái vôùi töøng khaùch haøng, nhöng boä phaän baùn haøng laïi khoâng nhaän thoâng tin veà tình hình thanh toaùn töø boä phaän keá toaùn vaø khoâng chòu traùch nhieäm trong vieäc thu hoài nôï. Do ñoù, vì muïc tieâu taêng doanh soá ñeå coù thöôûng, coù khaû naêng boä phaän baùn haøng lieân tuïc baùn cho nhöõng khaùch haøng chaäm treã chi traû, laøm aûnh höôûng hieäu quaû kinh doanh cuûa coâng ty. - 58 - Trong chính saùch veà giaù baùn, coâng ty chæ ñöa ra möùc lôïi nhuaän toái thieåu laø 30% treân moãi saûn phaåm. Do ñoù moät saûn phaåm coù theå coù nhieàu giaù baùn tuøy thuoäc vaøo moãi nhaân vieân. Ñieàu naøy coù theå daãn ñeán söï thoâng ñoàng giöõa nhaân vieân baùn haøng vôùi khaùch haøng, baùn haøng vôùi giaù thaáp ñeå nhaän “ôn nghóa” töø khaùch haøng, laøm maát doanh thu cuûa coâng ty. Khi laäp leänh baùn haøng, nhaân vieân baùn haøng coù theå tham chieáu soá löôïng toàn kho coù theå giao haøng cuûa thaønh phaåm. Nhöng khoâng ñoái chieáu vôùi keá hoaïch saûn xuaát, neân coù khaû naêng chaáp nhaän ngaøy nhaän giao haøng vôùi moät soá löôïng maø beân saûn xuaát khoâng ñaùp öùng ñöôïc. Hieän taïi, vieäc noäp tieàn maët vaøo quyõ ñöôïc thöïc hieän theo leänh cuûa giaùm ñoác taøi chính, khoâng coù moät lòch trình cuï theå. Ñieàu naøy coù theå daãn ñeán vieäc tieàn maët taïi quyõ bò chieám duïng baèng hình thöùc goái ñaàu. 2.4.3 Ñoái vôùi thoâng tin vaø truyeàn thoâng Caùch thöùc caøi ñaët phaàn meàm Accpac treân maùy chuû taïi UÙc vaø maùy con keát noái vaøo maùy chuû ñeå chaïy caùc öùng duïng Accpac thoâng qua phaàn meàm Citrix laøm cho vieäc xöû lyù döõ lieäu phuï thuoäc vaøo toác ñoä xöû lyù cuûa citrix. Hieän taïi ñoä lôùn cuûa cô sôû döõ lieäu nhoû, neân coâng ty Nuplex vaãn chöa gaëp truïc traëc trong vieäc truyeàn döõ lieäu giöõa maùy con vaø maùy chuû. Nhöng trong töông lai, khi ñoä lôùn cuûa cô sôû döõ lieäu taêng leân, cuøng vôùi soá löôïng ngöôøi söû duïng cuõng taêng leân theo söï phaùt trieån cuûa coâng ty, coù khaû naêng citrix xöû lyù khoâng kòp, laøm cho soá lieäu ñang treân ñöôøng truyeàn bò maát. Ñieàu naøy seõ daãn ñeán cô sôû döõ lieäu bò hoûng. Beân caïnh ñoù, vôùi caùch caøi ñaët Accpac theo kieåu söû duïng Citrix, khi nhaân vieân vaän haønh ñoùng (close) chöông trình Accpac khoâng ñuùng caùch thì nhaân vieân naøy khoâng theå laøm vieäc tieáp tuïc treân Accpac cho ñeán khi coù moät ngöôøi naøo ñoù coù quyeàn vaøo maùy chuû ñeå khôûi ñoäng laïi taùc vuï Accpac cho nhaân - 59 - vieân (user ID ) naøy. Ñieàu naøy laøm cho coâng vieäc taïi coâng ty Nuplex bò ngöng treä neáu khoâng coù ngöôøi coù quyeàn thao taùc treân maùy chuû. 2.5 Nguyeân nhaân ñe doïa söï höõu hieäu heä thoáng kieåm soaùt noäi boä Qua tìm hieåu, söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex bò ñe doïa laø do moät soá nguyeân nhaân chuû quan vaø khaùch quan sau: ™ Nguyeân nhaân chuû quan − Coâng ty ñaõ khoâng trang bò thieát bò tích ñieän cho heä thoáng maùy tính ôû khu vöïc vaên phoøng vaø xöôûng saûn xuaát trong khi caùc khu vöïc naøy ñöôïc tin hoïc hoùa hoaøn toaøn. − Chính saùch qui ñònh chi tieát caùc xöû lyù nghieäp vuï coøn sô saøi. − Trong vieäc ghi nhaän hoaït ñoäng saûn xuaát vaøo heä thoáng phaàn meàm, coâng ty ñaõ chæ quan taâm tôùi caùch thöùc taäp hôïp chi phí vaø tính giaù thaønh cuûa heä thoáng maø queân ñi söï khaùc nhau trong phöông thöùc xuaát kho caùc daïng nguyeân vaät lieäu. − Nuplex laø coâng ty coù qui moâ vöøa, neân coù söï kieâm nhieäm laø taát yeáu, nhöng hieän taïi coâng ty quaûn lyù chuû yeáu döïa vaøo yù thöùc cuûa caùc nhaân vieân. − Coâng ty ñaõ döïa vaøo söï trôï giuùp cuûa coâng ty cung caáp phaàn meàm keá toaùn khi moät nhaân vieân cuûa hoï nghæ pheùp. ™ Nguyeân nhaân khaùch quan Theo chính saùch cuûa coâng ty meï, cô sôû döõ lieäu cuûa caùc coâng ty con phaûi ñöôïc ñaët taïi maùy chuû cuûa coâng ty meï. Moãi coâng ty con trong taäp ñoaøn Nuplex ñeàu chæ saûn xuaát moät loaïi ngaønh haøng. Rieâng coâng ty Nuplex Vieät Nam ra ñôøi sau cuøng nhöng saûn xuaát taát caû caùc ngaønh haøng (3 ngaønh haøng). Do ñoù, coâng ty meï ñaõ khoâng löu yù tôùi ñoä lôùn cuûa cô sôû döõ lieäu cuûa coâng ty Nuplex Vieät Nam. - 60 - KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 2 Qua nghieân cöùu thöïc teá coâng taùc kieåm soaùt noäi boä cuûa coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam, coù theå noùi coâng ty ñaõ thieát laäp ñöôïc heä thoáng kieåm soaùt noäi boä nhöng vaãn coøn toàn taïi nhieàu khuyeát ñieåm laøm cho heä thoáng chöa ñaït hieäu quaû. Trong quaù trình hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, coâng ty Nuplex ñaõ coù moät soá thuaän lôïi ban ñaàu. Coù theå khaùi quaùt caùc thuaän lôïi tieâu bieåu sau: − Ban laõnh ñaïo coâng ty coù yù thöùc veà taàm quan troïng cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. − Coâng ty ñaõ coù qui trình hoaït ñoäng ñaõ ñi vaøo qui cuõ vaø ñöôïc laøm thaønh vaên baûn. − Coâng taùc laäp keá hoaïch saûn xuaát ñöôïc thöïc hieän nghieâm tuùc vaø ñeàu ñaën theo chu kyø 6 thaùng vaø coù söï caäp nhaät laïi moãi thaùng. − Söï quaûn lyù vaø coâng taùc keá toaùn ñöôïc söï raát nhieàu söï hoã trôï töø phaàn meàm Accpac vaø heä thoáng ñieàu khieån saûn xuaát. Heä thoáng naøy giuùp haïn cheá ñöôïc ruûi ro khi coù söï kieâm nhieäm. Ñoàng thôøi heä thoáng cuõng cung caáp caùc chöùng töø löu chuyeån vôùi soá lieäu ñaùng tin caäy. - 61 - CHÖÔNG 3: MOÄT SOÁ GIAÛI PHAÙP HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM. 3.1 Muïc tieâu vaø caên cöù xaây döïng caùc giaûi phaùp Trong quaù trình hoaït ñoäng, doanh nghieäp gaëp khoâng ít ruûi ro chuû quan vaø khaùch quan ñe doïa ñeán söï ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu. Do vaäy moãi moät doanh nghieäp phaûi töï xoay sôû ñoái phoù vôùi caùc ruûi ro ñoù. Vaø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu laø moät coâng cuï giuùp nhaø quaûn lyù ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu. Hay noùi caùch khaùc, taäp hôïp caùc bieän phaùp giuùp giaûm thieåu hay ngaên ngöøa caùc ruûi ro ñe doïa söï ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu cuûa doanh nghieäp ñöôïc coi laø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa doanh nghieäp noùi chung. Caùc bieän phaùp naøy coù theå laø ngaên ngöøa hoaëc phaùt hieän gian laän vaø sai soaùt. Muïc tieâu cuûa caùc doanh nghieäp laø muoán ñaït ñöôïc hieäu quaû mong muoán vôùi chi phí boû ra laø thaáp nhaát. Do vaäy vieäc xaây döïng vaø hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuõng bò chi phoái bôûi muïc tieâu naøy. Treân cô sôû ñoù, keát hôïp vôùi vieäc tìm hieåu, ñaùnh giaù nhöõng thuaän lôïi vaø nguy cô gaëp ruûi ro trong heä thoáng KSNB cuûa coâng ty Nuplex ñöôïc trình baøy ôû chöông 2, taùc giaû ñeà xuaát moät soá giaûi phaùp nhaèm giuùp coâng ty Nuplex hoaøn thieän heä thoáng KSNB cuûa mình. Giaûi phaùp taäp trung vaøo caùc vaán ñeà sau: − Hoaøn thieän moâi tröôøng kieåm soaùt − Hoaøn thieän moät soá hoaït ñoäng kieåm soaùt trong töøng chu trình hoaït ñoäng. − Hoaøn thieän thoâng tin vaø truyeàn thoâng. − Caùc giaûi phaùp phuï trôï töø ñoái töôïng lieân quan. - 62 - 3.2 Giaûi phaùp veà hoaøn thieän heä thoáng KSNB taïi coâng ty Nuplex Resins. 3.2.1 Giaûi phaùp hoaøn thieän moâi tröôøng kieåm soaùt 3.2.1.1 Thieát laäp cô caáu toå chöùc vaø söï phaân chia traùch nhieäm hôïp lyù. a) Cô caáu toå chöùc Thieát keá cô caáu toå chöùc döïa vaøo chöùc naêng, ñaëc ñieåm coâng vieäc cuûa töøng boä phaän. Ñoäi baûo veä neân tröïc thuoäc boä phaän nhaân söï. Neân toå chöùc ñoäi xe thaønh 1 boä phaän rieâng bieät, chòu traùch nhieäm vaän chuyeån haøng. b) Söï phaân chia traùch nhieäm hôïp lyù Söï phaân chia traùch nhieäm caàn phaûi toân troïng 2 nguyeân taéc laø uûy nhieäm giöõa quyeàn haïn vaø traùch nhieäm vaø söï taùch bieät giöõa caùc chöùc naêng. UÛy nhieäm giöõa quyeàn haïn vaø traùch nhieäm: caàn phaûi taäp trung vaø qui traùch nhieäm trong vieäc ñieàu haønh cho caùc caù nhaân ñöùng ñaàu boä phaän. Nhöõng hoaït ñoäng maø khoâng ai chòu traùch nhieäm deã bò xem thöôøng vaø khoâng ñöôïc qua taâm ñuùng möùc seõ coù taùc ñoäng khoâng toát ñeán hoaït ñoäng cuûa nhöõng boä phaän khaùc. − Ñoái vôùi coâng ty Nuplex, laø moät doanh nghieäp nhoû vôùi soá löôïng nhaân vieân töông ñoái ít, ngoaøi vieäc qui ñònh traùch nhieäm cho tröôûng boä phaän, coâng ty caàn xaùc ñònh roõ traùch nhieäm cho töøng caù nhaân cuï theå. Vieäc giao haún traùch nhieäm cho moät caù nhaân naøo ñoù, buoäc ngöôøi naøy phaûi coù yù thöùc ñeán coâng vieäc mình ñang laøm, gia taêng khaû naêng hoaøn thaønh toát coâng vieäc vôùi ít gian laän vaø sai soùt. − Söï vaän haønh cuûa moät coâng ty laø keát hôïp nhöõng hoaït ñoäng, nhöõng coâng vieäc rieâng leõ laïi vôùi nhau. Do ñoù, trong vieäc uûy nhieäm vaø phaân ñònh traùch nhieäm caàn bao goàm caû traùch nhieäm phoái hôïp coâng vieäc giöõa caùc boä phaän vaø caùc caù nhaân laïi vôùi nhau. - 63 - Taùch bieät giöõa caùc chöùc naêng: Qui taéc naøy ñoøi hoûi coâng ty phaûi giao nhöõng phaàn vieäc khaùc nhau cho nhöõng caù nhaân hoaëc boä phaän rieâng bieät vì nhöõng phaàn vieäc naøy neáu ñeå cho cuøng moät caù nhaân hoaëc boä phaän ñaûm nhaän seõ deã xaûy ra khaû naêng phaùt sinh sai soùt hoaëc gian laän: − Chöùc naêng baûo quaûn taøi saûn vôùi chöùc naêng haïch toaùn caùc nghieäp vuï lieân quan. Ví duï: thuû quyõ khoâng theå laø ngöôøi haïch toaùn caùc nghieäp vuï thu chi tieàn. − Chöùc naêng baûo quaûn taøi saûn vaø chöùc naêng pheâ chuaån caùc nghieäp vuï lieân quan ñeán taøi saûn. − Chöùc naêng pheâ chuaån caùc nghieäp vuï vaø chöùc naêng haïch toaùn caùc nghieäp vuï. Ví duï, moät nhaân vieân khoâng ñöôïc pheùp vöøa tìm kieám nhaø cung caáp vaø vöøa pheâ chuaån ñôn ñaët haøng gôûi tôùi nhaø cung caáp. Noùi caùch khaùc, taùch bieät caùc chöùc naêng coù nghóa laø khoâng neân giao cho cuøng moät ngöôøi hoaëc cuøng moät boä phaän phuï traùch moät nghieäp vuï qua taát caû khaâu. Hieän taïi coâng ty Nuplex coù 2 söï kieâm nhieäm coù khaû naêng gaây thaát thoaùt taøi saûn, laøm aûnh höôûng ñeán hieäu quaû kinh doanh5. Nhöng laø moät coâng ty nhoû, söï kieâm nhieäm laø moät ñieàu khoâng traùnh khoûi ñeå tieát kieäm chi phí. Ñeå haïn cheá taùc ñoäng tieâu cöïc cuûa caùc söï kieâm nhieäm treân, coâng ty Nuplex neân thöïc hieän: − Haïn cheá quyeàn truy caäp vaøo cô sôû döõ lieäu cuûa giaùm ñoác taøi chính. Chæ cho nhaân vieân naøy quyeàn ñoïc thoâng tin treân cô sôû döõ lieäu. Khi phaùt hieän sai soùt treân heä thoáng caàn phaûi chænh söûa ngay treân cô sôû döõ lieäu thì nhaân vieân naøy phaûi giaûi trình roõ lyù do thì môùi ñöôïc giaùm ñoác boä phaän IT cuûa coâng ty meï cho pheùp chænh söûa treân cô sôû döõ lieäu vaø coù löu laïi daáu veát chænh söûa. 5 Muïc 2.4.1.1 - 64 - − Haïn cheá vieäc caäp nhaät khoaûn traû tieàn töø nhaø cung caáp cuûa keá toaùn nôï phaûi traû kieâm thuû quyõ. Chuyeån coâng vieäc in phieáu chi vaø caùc leänh chuyeån tieàn qua nhaân vieân keá toaùn ngaân haøng vaø coù qui ñònh soá tieàn maët toái thieåu treân phieáu chi caàn coù söï pheâ chuaån cuûa caáp coù thaåm quyeàn. 3.2.1.2 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc cuûa nhaân vieân. Boä phaän nhaân söï trong coâng ty caàn goùp phaàn ñaøo taïo nhöõng nhaân vieân coù naêng löïc, giaûm nguy cô phaùt sinh caùc sai soùt vaø gia taêng möùc ñoä hieäu quaû cuûa caùc nghieäp vuï thöïc hieän. Coâng ty caàn ban haønh chính saùch khuyeán khích nhaân vieân naâng cao trình ñoä chuyeân moân nghieäp vuï nhö hoã trôï kinh phí, thôøi gian hoïc taäp, khen thöôûng cho nhöõng ngöôøi coù thaønh tích hoïc taäp toát. Caùc khoùa ñaøo taïo, huaán luyeän naâng cao nghieäp vuï caàn ñöôïc toå chöùc vaøo thôøi gian linh hoaït ñeå moïi nhaân vieân coù lieân quan ñeàu coù theå tham döï. Trong tröôøng hôïp vieäc huaán luyeän do toå chöùc beân ngoaøi thöïc hieän, caàn thieát phaûi coù söï tham gia cuûa ngöôøi chòu traùch nhieäm chính. Ngöôøi naøy coù traùch nhieäm huaán luyeän laïi cho caùc nhaân vieân coù lieân quan vaøo thôøi ñieåm thích hôïp. Ñieàu naøy seõ tieát kieäm ñöôïc chi phí do khoâng phaûi keùo daøi thôøi gian hoïc taäp. Ñònh kyø luaân phieân coâng vieäc giöõa caùc thaønh vieân trong boä phaän vaø giöõa nhöõng boä phaän coù lieân quan nghieäp vuï ñeå traùnh tình traïng coâng vieäc bò ngöng treä khi nhaân vieân phuï traùch nghæ vieäc ñoät xuaát. Ngoaøi phuùc lôïi cho nhaân vieân, coâng ty caàn quan taâm ñeán phuùc lôïi cho ngöôøi nhaø cuûa nhaân vieân. Ví duï nhö coâng ty coù chính saùch trôï caáp vaø hoã trôï ngaøy pheùp cho nhaân vieân khi thaân nhaân (cha, meï, con, vôï, choàng) cuûa hoï bò ñau oám, hoaëc toå chöùc chuyeán du lòch daõ ngoaïi haøng naêm cho nhaân vieân vaø thaân nhaân, …Coù nhö vaäy nhaân vieân seõ an taâm laøm vieäc vaø naêng suaát coâng vieäc ñöôïc taêng cao. - 65 - 3.2.1.3 Quan ñieåm vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. Theo khaûo saùt, caáp quaûn lyù cuûa coâng ty Nuplex coù quan taâm ñeán kieåm soaùt noäi boä. Chính ñieàu naøy aûnh höôûng ñeán taát caû caùc nhaân vieân, buoäc hoï khoâng ñöôïc lô laø vôùi nhöõng nguyeân taéc vaø thuû tuïc maø coâng ty ñaët ra. Tuy nhieân, ñeå naâng cao tính höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, nhaø quaûn lyù phaûi khoâng ngöøng hoaøn thieän naêng löïc quaûn trò thoâng qua vieäc tieáp caän thöôøng xuyeân caùc thoâng tin kinh teá xaõ hoäi treân caùc phöông tieän thoâng tin ñaïi chuùng, ñaëc bieät laø caùc vaên baûn phaùp quy môùi cuûa nhaø nöôùc Vieät Nam ban haønh coù lieân quan ñeán moâi tröôøng hoaït ñoäng cuûa coâng ty, hoaëc tham döï caùc khoùa ñaøo taïo veà KSNB. a) Thieát laäp moâi tröôøng vaên hoùa cuûa coâng ty. Vaên hoùa coâng ty laø moät heä thoáng caùc chuaån möïc vaø giaù trò ñöôïc hình thaønh, gaén vôùi quaù trình thaønh laäp vaø hoaït ñoäng cuûa coâng ty. Vôùi tö caùch laø nhöõng chuaån möïc, vaên hoùa coâng ty laøm nhöõng tieâu chuaån ñieàu tieát caùc hoaït ñoäng cuûa töøng thaønh vieân trong coâng ty, goùp phaàn hình thaønh yù thöùc chaáp haønh nghieâm chænh kyû luaät, taêng cöôøng nieàm tin vaøo giaù trò ñaïo ñöùc. Caùc caáp quaûn lyù caàn thöïc hieän tieát kieäm, khen thöôûng caùc nhaân vieân tieát kieäm taøi nguyeân coâng ty nhöng vaãn ñaït ñöôïc hieäu quaû vaø chaát löôïng. b) Döï kieán vaø phoøng choáng moät vaøi ruûi ro. Coâng ty phaûi nghieâm tuùc thöïc hieän an toaøn lao ñoäng, phoøng chaùy chöõa chaùy. Caùc ñôït taäp döôït phoøng chaùy chöõa chaùy khoâng ñöôïc baùo tröôùc cho nhaân vieân. Ñoàng thôøi tính toaùn thôøi gian thöïc hieän cuûa taát caû caùc nhaân vieân, xöû phaït nhöõng nhaân vieân leà meà ñeå buoäc taát caû caùc thaønh vieân trong coâng ty ñeåu phaûi tuaân thuû nghieâm chænh. Coâng ty neân thöïc hieän bieän phaùp chia seû ruûi ro nhö mua baûo hieåm cho nhaø maùy. - 66 - Hieän nay, coâng taùc quaûn lyù hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa coâng ty Nuplex gaàn nhö tin hoïc hoùa toaøn boä, töø nhaø xöôûng cho ñeán vaên phoøng. Do ñoù coâng ty caàn phaûi xaây döïng caùc bieän phaùp ngaên ngöøa viruùt phaù hoûng döõ lieäu hay laép caép döõ lieäu, cuï theå: − Caùc maùy tính thaønh vieân keát noái vôùi maùy chuû chæ ñöôïc söû duïng chöông trình gôûi mail coù söï haïn cheá treân caùc loaïi taäp tin gôûi ñính keøm, ngaên caám vieäc truy caäp caùc trang web vaø caùc chöông trình chat. Tuy nhieân caàn phaûi thieát laäp moät maùy tính rieâng, khoâng keát noái vaøo maïng noäi boä nhöng coù theå truy caäp internet ñeå nhaân vieân coù theå tìm kieám nhöõng thoâng tin caàn thieát. − Loaïi boû chöùc naêng caøi ñaët caùc öùng duïng ôû caùc maùy thaønh vieân. Chæ coù ngöôøi quaûn trò heä thoáng thoâng tin môùi ñöôïc pheùp caøi ñaët caùc öùng duïng khi caàn thieát. − Ngöôøi quaûn trò heä thoáng thoâng tin phaûi thöôøng xuyeân caäp nhaät phieân baûn môùi nhaát cuûa chöông trình dieät viruùt, caäp nhaät thoâng tin caûnh baùo cuûa caùc cô quan phoøng choáng viruùt maùy tính. − Thoâng baùo cho taát caû caùc nhaân vieân hieän töôïng bò nhieãm virut ñeå moãi nhaân vieân phaùt hieän vaø thoâng baùo xöû lyù kòp thôøi. 3.2.2 Giaûi phaùp hoaøn thieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt 3.2.2.1 Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn Chu trình mua haøng, nhaän haøng vaø thanh toaùn nhaèm cung caáp caùc yeáu toá ñaàu vaøo cho quaù trình saûn xuaát, coù yù nghóa quyeát ñònh ñeán chaát löôïng saûn phaåm ñaàu ra. Qua nghieân cöùu thöïc traïng kieåm soaùt noäi boä cuûa chu trình muøa haøng – thanh toaùn, ñeå hoaït ñoäng cuûa chu trình naøy ñaït hieäu quaû toát hôn, coâng ty Nuplex caàn thöïc hieän moät soá bieän phaùp hoaøn hieän nhö sau: - 67 - a) Laäp ñôn ñaët haøng. − Ban haønh chính saùch taát caû caùc ñôn ñaët haøng gôûi nhaø cung caáp phaûi coù phieáu yeâu caàu mua haøng ñeå traùnh tình traïng mua haøng vöôït quaù hoaëc thieáu huït so vôùi nhu caàu. Ví duï ñôn ñaët haøng mua nguyeân vaät lieäu, bao bì ñoùng goùi phuïc vuï cho saûn xuaát phaûi coù yeâu caàu töø boä phaän saûn xuaát thay vì boä phaän naøy gôûi nguyeân lòch saûn xuaát nhö hieän taïi. Maãu phieáu yeâu caàu mua haøng coù theå ñöôïc thieát keá nhö sau: Trong ñoù, soá phieáu yeâu caàu ñöôïc qui ñònh caùch ñaùnh soá: <2 kyù töï ñaàu cuûa boä phaän> − Treân ñôn ñaët haøng coù tham chieáu soá phieáu yeâu caàu mua haøng vaø ngaøy nhaän phieáu yeâu caàu. − Laäp döï toaùn ngaân saùch naêm cho boä phaän mua haøng. − Boä phaän mua haøng chòu traùch nhieäm veà soá löôïng, chaát löôïng haøng mua vaø tình hình thöïc hieän ñôn ñaët haøng cuûa nhaø cung caáp ñeå ñaùp öùng kòp thôøi nhu caàu. - 68 - b) Löïa choïn nhaø cung caáp − Ban haønh chính saùch öu tieân ñaët mua nguyeân vaät lieäu do caùc coâng ty trong cuøng taäp ñoaøn cung caáp. − Laäp danh saùch nhöõng nhaø cung caáp uy tín, coù chaát löôïng ñaûm baûo döïa vaøo baùo caùo cuûa boä phaän kieåm tra chaát löôïng vaø döõ lieäu haøng bò traû laïi trong heä thoáng. − Qui ñònh möùc giaù trò toái thieåu cuûa ñôn ñaët haøng phaûi caàn coù ñính keøm baûng baùo giaù ít nhaát töø 3 nhaø cung caáp. − Ñònh kyø ñaùnh giaù laïi vieäc giao haøng cuûa nhaø cung caáp veà soá löôïng, chaát löôïng, thôøi gian giao haøng ñeå caäp nhaät danh saùch nhaø cung caáp uy tín, phuïc vuï cho vieäc löïa choïn sau ñoù. − Vieäc mua haøng phaûi ñöôïc mua töø ít nhaát 2 nhaø cung caáp ñeå traùnh söï leä thuoäc vaøo moät nhaø cung caáp naøo ñoù. c) Nhaän haøng − Boä phaän mua haøng chæ gôûi baûng keâ caùc ñôn ñaët haøng vôùi thoâng tin chi tieát maët haøng vaø ngaøy nhaän haøng thay vì gôûi ñôn ñaët haøng cho boä phaän naøy. Nhö vaäy, boä phaän nhaân haøng seõ khoâng bieát tröôùc ñöôïc soá löôïng nhaän cho moãi ñôn haøng laø bao nhieâu. Baûng keâ ñöôïc ñaùnh soá lieân tuïc. Maãu baûng keâ kieán nghò nhö sau: - 69 - − Söûa ñoåi laïi chu trình mua vaø nhaän haøng. - 70 - Theo caùch naøy, coù 4 boä phaän lieân quan ñeán vieäc mua vaø nhaän haøng nhöng ñoäc laäp vôùi nhau. Trong ñoù, phoøng keá toaùn coù taát caû caùc chöùng töø mua haøng nhöng khoâng tieáp caän vôùi taøi saûn neân khoâng theå höôûng lôïi töø vieäc chænh söûa chöùng töø ñeå che daáu gian laän. Boä phaän nhaän haøng tieáp caän vôùi taøi saûn nhöng khoâng bieát ñöôïc soá löôïng haøng ñöôïc ñaët mua tröôùc ñoù. − Vieäc giao nhaän chöùng töø giöõa caùc boä phaän phaûi kyù nhaän vaøo soå giao chöùng töø vaø ghi roõ ngaøy giôø giao ñeå chöùng töø ñöôïc giao kòp thôøi vaø traùnh tình traïng thaát laïc chöùng töø. − Boä phaän nhaän haøng laäp phieáu nhaäp kho vaø ghi soá phieáu nhaäp kho leân baûng keâ haøng ñaët mua. − Treân phieáu nhaäp kho do boä phaän nhaän haøng laäp caàn tham chieáu theâm soá hoùa ñôn ngöôøi baùn vaø gôûi toaøn boä chöùng töø (hoùa ñôn, phieáu nhaäp kho) sang boä phaän kho. − Thuû kho caàn kieåm tra, ñoái chieáu soá löôïng vaø chuûng loaïi haøng thöïc nhaän vaøo kho vôùi phieáu nhaäp kho tröôùc khi kyù nhaän leân phieáu nhaäp kho vaø cho boä phaän keá toaùn. d) Ghi nhaän coâng nôï vaø thanh toaùn vôùi ngöôøi baùn − Keá toaùn caàn ñoái chieáu soá hoùa ñôn, phieáu nhaäp kho vôùi soá löôïng haøng nhaäp kho ñöôïc ghi nhaän trong heä thoáng tröôùc khi caäp nhaät coâng nôï phaûi traû ngöôøi baùn. − Taùch bieät chöùc naêng laäp phieáu chi vaø chi tieàn (thuû quyõ). Phaân coâng vieäc laäp phieáu chi cho keá toaùn giao dòch ngaân haøng ñeå tieát kieäm chi phí. - 71 - − Vieäc laäp phieáu chi phaûi coù phieáu yeâu caàu thanh toaùn töø boä phaän mua haøng vaø caùc boä phaän coù söû duïng dòch vuï mua ngoaøi. Maãu phieáu yeâu caàu thanh toaùn coù theå ñöôïc thieát keá nhö sau: − Qui ñònh soá tieàn toái thieåu treân phieáu chi caàn phaûi coù söï pheâ duyeät cuûa giaùm ñoác taøi chính. − Qui ñònh soá dö coâng nôï phaûi traû toái thieåu phaûi caàn ñoái chieáu vôùi nhaø cung caáp haøng thaùng. 3.2.2.2 Chu trình saûn xuaát. Maëc duø qui trình saûn xuaát gaàn nhö ñöôïc töï ñoäng hoùa hoaøn toaøn nhöng khi ñoù noù laïi phuï thuoäc vaøo maùy moùc vaø thao taùc cuûa ngöôøi vaän haønh. Do ñoù, ngoaøi haïn cheá tieàm taøng cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, qui trình saûn xuaát cuõng coøn gaëp phaûi moät soá haïn cheá caàn phaûi ñöôïc khaéc phuïc ñeå naâng cao hieäu quaû cuûa noù. Moät soá giaûi phaùp naâng cao hieäu quaû ñieån hình coù theå ñöôïc khaùi quaùt nhö sau: − Trang bò thieát bò löu ñieän cho heä thoáng ñieàu khieån ôû xöôûng saûn xuaát cuõng nhö ôû vaên phoøng. Coù nhö vaäy khi coù söï coá maát ñieän ñoät ngoät, - 72 - caùc döõ lieäu maùy tính vaãn ñöôïc truyeàn, xöû lyù vaø löu trong maùy tính tröôùc khi nguoàn ñieän bò caét. − Vôùi chöùc naêng chuyeån kho coù saún trong heä thoáng Accpac, coâng ty caàn giao nhieäm vuï ghi nhaän naøy cho thuû kho khi hoï chuyeån nguyeân vaät lieäu töø kho sang xöôûng vaøo phaàn meàm Accpac. Song song vôùi vieäc taêng coâng vieäc cho thuû kho laø vieäc taêng löông hoaëc phuï caáp töông öùng. Ñieàu naøy giuùp cho khaâu kieåm keâ haøng toàn kho, ñaëc bieät laø vieäc xaùc ñònh traùch nhieäm trong vieäc thaát thoaùt haøng toàn kho ñöôïc roõ raøng. − Ban haønh chính saùch luaân phieân vaø chia giôø giaûi lao cho nhaân vieân xöôûng. Ñieàu naøy giuùp haïn cheá xaûy ra sai soùt do söï meät moûi gaây ra nhö nhaäp lieäu sai caùc thoâng soá saûn xuaát laøm aûnh höôûng tôùi chaát löôïng loâ haøng. 3.2.2.3 Chu trình baùn haøng – thu tieàn Theo nhö ñaõ trình baøy ôû chöông 2, qui trình vaø caùc thuû tuïc kieåm soaùt chu trình baùn haøng – thu tieàn töông ñoái chaët. Tuy nhieân coøn moät soá thuû tuïc xin kieán nghò ñeå hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt. a) Laäp leänh baùn haøng − Coâng ty neân ban haønh baûng giaù baùn thoáng nhaát vaø coù söï caäp nhaät laïi ñònh kyø. Taän duïng chöùc naêng kieåm soaùt treân giaù baùn cho töøng leänh baùn haøng cuûa phaàn meàm Accpac ñeå chæ cho nhaân vieân baùn haøng thay ñoåi giaù trong bieân ñoä dao ñoäng cho pheùp. Nhö vaäy, moät saûn phaåm coù theå coù nhieàu giaù khaùc nhau tuøy vaøo khaùch haøng nhöng seõ khoâng xaûy ra tình traïng thoâng ñoàng giöõa nhaân vieân baùn haøng vôùi khaùch haøng. − Boä phaän keá toaùn haøng thaùng phaûi chuyeån baùo caùo tuoåi nôï khaùch haøng cho boä phaän baùn haøng. Boä phaän naøy khi laäp leänh baùn haøng, - 73 - ngoaøi haïn möùc tín duïng, coøn phaûi caên cöù vaøo tình hình thanh toaùn nôï cuûa khaùch haøng. − Khi laäp leänh baùn haøng, boä phaän baùn haøng phaûi caên cöù vaøo keá hoaïch saûn xuaát vaø nhaäp kho thaønh phaåm do boä phaän saûn xuaát gôûi sang haøng thaùng ñeå xaùc ñònh ngaøy giao haøng hôïp lyù. b) Theo doõi tình hình thanh toaùn caùc khoaûn phaûi thu cuûa khaùch haøng. − Trong ñieàu kieän söû duïng maùy tính hieän nay, coâng ty caàn ban haønh chính saùch veà möùc dö nôï quaù haïn toái thieåu cuûa khaùch haøng maø seõ bò ngöøng giao dòch. Tröôøng hôïp khi caàn phaûi giao dòch vôùi khaùch haøng naøy phaûi coù söï pheâ chuaån cuûa giaùm ñoác baùn haøng vaø chuyeån sang ñieàu khoaûn thanh toaùn ngay, ñoàng thôøi ghi nhaän laïi soá laàn giaùm ñoác baùn haøng pheâ chuaån. − Chuyeån traùch nhieäm thu hoài nôï cho boä phaän baùn haøng ñeå traùnh tình traïng nhaân vieân baùn haøng chaïy theo lôïi nhuaän, baùn cho nhöõng khaùch haøng nôï quaù laâu, laøm aûnh höôûng tôùi hieäu quaû kinh doanh. c) Phaàn thu tieàn − Taêng ñieàu khoaûn baùn chòu ngaén ngaøy ñoàng thôøi yeâu caàu khaùch haøng thanh toaùn qua ngaân haøng ñeå vöøa giaûm ñeán möùc toái thieåu vieäc thu tieàn maët vaø vöøa khuyeán khích taêng doanh soá. − Coâng ty caàn kieåm quyõ tieàn maët vaøo cuoái ngaøy. Nhaân vieân keá toaùn toång hôïp caàn laäp baûng keâ phieáu thu vaø phieáu chi laäp trong ngaøy vaø ñoái chieáu soá dö tieàn maët trong heä thoáng vôùi quyõ trong keùt saét. Neáu coù cheânh leäch thì phaûi tìm nguyeân nhaân vaø xin yù kieán ngöôøi coù thaåm quyeàn ñeå xöû lyù. - 74 - − Caàn noäp ngay tieàn maët thu nôï khaùch haøng vaøo ngaân haøng vaøo ngaân haøng vaøo ñaàu ngaøy hoâm sau. 3.2.3 Giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng thoâng tin Thay ñoåi caùch thöùc giao tieáp giöõa maùy chuû vaø maùy con cuûa heä thoáng Accpac. Trang bò maùy chuû taïi coâng ty Nuplex Vieät Nam, caøi ñaët heä thoáng Accpac theo kieåu Server-Client. Theo kieåu naøy, caùc maùy con seõ ñöôïc caøi öùng duïng Accpac vaø chia seõ chung moät cô sôû döõ lieäu ñaët treân maùy chuû. Vôùi caùch toå chöùc kieåu naøy toác ñoä caäp nhaät döõ lieäu nhanh vaø döõ lieäu khoâng bò ñöùt ñoaïn do döõ lieäu chæ ñöôïc truyeàn ñi trong maïng noäi boä coâng ty Nuplex Vieät Nam vaø khoâng phuï thuoäc vaøo phaàn meàm hoã trôï (third party). 3.2.4 Caùc giaûi phaùp phuï trôï töø ñoái töôïng lieân quan Coâng ty meï caàn thay ñoåi chính saùch quaûn lyù cô sôû döõ lieäu nhö hieän giôø ñoái vôùi coâng ty Nuplex Vieät Nam. Cô sôû döõ lieäu cuûa coâng ty Nuplex Vieät Nam caàn ñöôïc ñaët treân maùy chuû taïi vaên phoøng cuûa coâng ty Nuplex vaø coâng ty meï taïi UÙc vaãn coù quyeàn truy caäp vaøo côû sôû döõ lieäu naøy. Vieäc kieåm soaùt ñònh kyø cuûa ban kieåm soaùt cuûa coâng ty meï caàn ñöôïc tieán haønh ñoät xuaát, khoâng neân laäp lòch kieåm soaùt coá ñònh vaøo thaùng 5 haøng naêm ñeå hoaït ñoäng kieåm soaùt, ñaëc bieät trong saûn xuaát, cuûa coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam khoâng mang tính ñoái phoù vôùi ban kieåm soaùt naøy. Cô quan nhaø nöôùc caàn ban haønh vaên baûn höôùng daãn veà vieäc trieån khai, ñaùnh giaù heä thoáng KSNB cuõng nhö vai troø vaø traùch nhieäm cuûa nhaø quaûn lyù doanh nghieäp ñoái vôùi heä thoáng naøy. Coù nhö vaäy môùi naâng cao ñöôïc yù thöùc vaø traùch nhieäm cuûa nhaø quaûn lyù trong vieäc duy trì heä thoáng KSNB trong coâng ty. - 75 - KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 3 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø saûn phaåm vaø laø traùch nhieäm cuûa caáp quaûn lyù coâng ty. Nhöng noù ñoøi söï noå löïc cuûa taát caû caùc thaønh vieân trong coâng ty ñeå laøm cho noù trôû neân höõu hieäu. Vaø moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu khoâng theå ñöôïc xaây duïng moät laàn trong ngaén haïn, moät sôùm moät chieàu. Xaõ hoäi phaùt trieån, moâi tröôøng kinh doanh thay ñoåi keùo theo söï thay ñoåi cuûa caùc ruûi ro. Do ñoù, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong coâng ty caàn phaûi ñöôïc hoaøn thieän lieân tuïc ñeå phuø hôïp vôùi moâi tröôøng môùi. Vì vaäy, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa caùc doanh nghieäp noùi chung vaø cuûa coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam noùi rieâng, luoân toàn taïi nhöõng yeáu toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu laø ñieàu taát yeáu. Caùc nhaø quaûn lyù doanh nghieäp caàn phaûi thöôøng xuyeân caäp nhaät nhöõng thay ñoåi aûnh höôûng tôùi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, ñaùnh giaù heä thoáng ñeå tìm ra nhöõng yeáu toá chöa phuø hôïp, nhöõng nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu. Töø ñoù ñeà ra caùc giaûi phaùp ñeå hoaøn thieän noù. Theo moät qui trình nhö vaäy, trong chöông 3 taùc giaû ñaõ ñeà xuaát moät soá giaûi phaùp nhö ñaõ trình baøy ñeå khaéc phuïc caùc ñieåm yeáu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam. Coù theå caùc ñieåm yeáu naøy chöa aûnh höôûng tôùi coâng ty, nhöng vieäc khaéc phuïc noù ñeå hoaøn thieän heä thoáng laø caàn thieát ñeå giaûm thieåu thieät haïi trong töông lai. Caùc giaûi phaùp taùc giaû ñöa ra höôùng ñeán muïc tieâu ngaên ngöøa gian laän vaø sai soùt. Neáu nhö chæ taäp trung vaøo caùc thuû tuïc ñeå phaùt hieän vaø xöû lyù gian laäp thì doanh nghieäp seõ toán chi phí gaáp nhieàu laàn cho söï thaát thoaùt taøi saûn vaø cho caùc kieåm soaùt. - 76 - KEÁT LUAÄN Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ngaøy caøng coù vai troø quan troïng trong doanh nghieäp. Noù hoã trôï cho kieåm toaùn trong giai ñoaïn laäp keá hoaïch kieåm toaùn. Noù ñöôïc coi laø moät trong nhöõng yeáu toá quan troïng cuûa heä thoáng quaûn lyù doanh nghieäp. Moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu giuùp caùc muïc tieâu cuûa doanh nghieäp ñöôïc thöïc hieän. Moät nhaø quaûn lyù gioûi khoâng theå chæ baûn thaân ngöôøi ñoù laøm nhieàu vieäc vaø laøm tích cöïc maø hoï caàn phaûi thieát laäp moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu ñeå caùc nhaân vieân cuøng laøm vieäc tích cöïc vôùi hieäu suaát cao. Qua quaù trình nghieân cöùu veà tình hình hoaït ñoäng ôû coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam, qua baùo chí vaø caùc taøi lieäu vieát lieân quan ñeán hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä, taùc giaû ñaõ ruùt ra ñöôïc moät soá nhaän xeùt chung veà kieåm soaùt noäi boä vaø töø ñoù ñöa ra caùc ñeà xuaát trong hoaøn caûnh hieän taïi nhaèm töøng böôùc naâng cao hieäu quaû cuûa kieåm soaùt noäi boä trong coâng ty. Vôùi kieán thöùc vaø khaû naêng nghieân cöùu coøn coù haïn, taùc giaû chæ ñeà xuaát caùc yù kieán veà nhöõng thuû tuïc kieåm soaùt vaø moâi tröôøng kieåm soaùt, khoâng toán keùm chi phí nhieàu so vôùi hieäu quaû chuùng mang laïi. Theo thôøi gian, cuøng vôùi söï phaùt trieån cuûa neàn kinh teá, kieåm soaùt noäi boä cuõng phaùt trieån theo thì caùc thuû tuïc seõ coøn phaûi ñöôïc tieáp tuïc cuûng coá vaø hoaøn thieän daàn leân thaønh moät heä thoáng chaët cheõ. Vaø noù seõ laø coâng cuï ñaéc löïc khoâng theå thieáu cuûa heä thoáng quaûn lyù trong coâng ty. - i - TAØI LIEÄU THAM KHAÛO 1. Baùo ñieän töû Baûn Tin Moâi tröôøng kinh doanh, 2. Baùo ñieän töû veà kieåm soaùt noäi boä, 3. Baùo ñieän töû Dieãn Ñaøn Doanh Nghieäp, 4. Boä moân Kieåm Toaùn, Khoa Keá Toaùn – Kieåm Toaùn, Tröôøng Ñaïi Hoïc Kinh Teá TP. Hoà Chí Minh, Kieåm Toaùn, NXB Lao Ñoäng Xaõ Hoäi, 2007 5. Commonwealth of Massachusetts, Second edition 7/1/2004, Internal Control Guide For Manager 6. Department of Finance and Management, Internal Control Standards. 7. Ñaïi hoïc quoác gia TP HCM – Tröôøng ñaïi hoïc Kinh Teá, Heä Thoáng Thoâng Tin Keá Toaùn, Nhaø xuaát baûn Taøi Chính – 1998. 8. Internal Control - Integrated Framework Executive Summary, 9. Luaän vaên veà kieåm soaùt noäi boä cuûa caùc khoùa tröôùc. 10. PGS. TS. Ñoaøn Thò Hoàng Vaân, Quaûn Trò Ruûi Ro Vaø Khuûng Hoaûng, Nhaø xuaát baûn Thoáng Keâ, 2003. 11. PriceWaterHouseCooper, Key Elements Of Antifraud Programs And Controls. 12. State of Oregon, November 2004, The Internal Control Guidebook. - ii - Phuï luïc 1: Baûng caâu hoûi khaûo saùt heä thoáng KSNB coâng ty Nuplex Resin Vieät Nam Traû lôøi Caâu hoûi Coù Khoâng Ghi chuù Muïc tieâu 1 Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Xem sô ñoà toå chöùc 2 Coâng ty coù baûn baùo caùo nhieäm vuï roõ raøng khoâng? x Moâi tröôøng kieåm soaùt 3 Coâng ty coù vaên baûn veà qui ñònh noäi boä khoâng? x 4 Söï can thieäp nhaát thôøi cuûa caáp quaûn lyù veà kieåm qui ñònh kieåm soaùt coù ñöôïc ghi laïi taøi lieäu khoâng? x 5 Söï sai leäch so vôùi caùc chính saùch ñaõ thieát laäp coù ñöôïc ñieàu tra vaø ghi laïi taøi lieäu khoâng? x 6 Coâng ty coù taøi lieäu moâ taû coâng vieäc chi tieát khoâng? x 7 Coâng ty coù taøi lieäu chöùng minh naêng löïc chuyeân moân cuûa nhaân vieân khoâng? x 8 Coâng ty coù chính saùch phaân tích ruûi ro vaø lôïi nhuaän cuûa 1 döï aùn tieàm naêng khoâng? x 9 Taøi saûn voâ hình coù giaù trò nhö thoâng tin coù ñöôïc baûo veä caån thaän khoâng? x 10 Caáp quaûn lyù coù thöôøng xuyeân thaêm nhaø maùy vaø toå chöùc caùc cuoäc hoïp vôùi nhaân vieân khoâng? x Cô caáu toå chöùc 11 Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty coù keøm theo moâ taû coâng vieäc vaø nôi nhaän baùo caùo khoâng? x 12 Traùch nhieäm vaø quyeàn lôïi coù ñöôïc thoâng baùo ñeán ngöôøi chòu traùch nhieäm khoâng? x 13 Coâng ty coù ñònh kyø xem laïi cô caáu toå chöùc hieän haønh khoâng? x 14 Coâng ty coù chính saùch nhaân söï vaø ñöôïc vieát thaønh vaên baûn khoâng? x 15 Caùc nhaân vieân ñang laøm vieäc hieän nay coù traûi qua qui trình tuyeån duïng vaø ñaøo taïo cuûa coâng ty khoâng? x 16 Caùc nhaân vieân hieän nay coù bieát traùch nhieäm cuûa hoï vaø kyø voïng cuûa nhaø quaûn lyù ñoái vôùi hoï khoâng? x 17 Tính chính tröïc coù phaûi laø ñieàu kieän quan troïng trong ñaùnh giaù nhaân söï khoâng? x 18 Kieán thöùc cô baûn cuûa nhaân vieân coù ñöôïc kieåm tra tröôùc khi nhaän vaøo laøm khoâng? x Ñaùnh giaù ruûi ro 19 Muïc tieâu cuûa coâng ty coù ñöôïc thoâng baùo cho toaøn theå nhaân vieân hay khoâng? x 20 Khi ñaët caùc muïc tieâu coâng ty coù xem xeùt ñeán ngaân saùch vaø nguoàn löïc khoâng? x 21 Coâng ty coù thieát laäp muïc tieâu chi tieát töø muïc tieâu toång quaùt khoâng? x 22 Coâng ty coù xaùc ñònh thöù töï quan troïng cuûa caùc muïc tieâu x - iii - khoâng? 23 Taát caû caùc quaûn lyù coù tham gia thieát laäp caùc muïc tieâu khoâng? x 24 Coâng ty coù thöôøng xuyeân caäp nhaät thoâng tin môùi veà ñieàu kieän kinh doanh, ñoái thuû, luaät phaùp… x 25 Caáp quaûn lyù coù nhaän ñöôïc baùo caùc caùc baát lôïi töø nhaân vieân x Truyeàn thoâng 26 Caùc phöông tieän truyeàn thoâng trong coâng ty laø nhöõng gì? Email, Baûng Thoâng Tin 27 Nhaân vieân coù bieát ñöôïc muïc tieâu cuûa coâng ty khoâng? x 28 Coâng ty coù nhaän ñöôïc thoâng tin phaûn hoài töø khaùch haøng, nhaø cung caáp, nhaø ñaàu tö khoâng? x 29 Caùc than phieàn ñoái vôùi nhaø cung caáp, khaùch haøng coù ñöôïc kieåm tra nguyeân nhaân vaø chænh söûa khoâng? x 30 Quaûn lyù caáp cao coù bieát veà tính chaát vaø möùc ñoä xaûy ra cuûa caùc than phieàn ñoái vôùi nhaø cung caáp vaø khaùch haøng khoâng? Tuøy möùc ñoä 31 Coâng ty ñònh kyø coù ñoái chieáu soá lieäu keá toaùn treân heä thoáng maùy tính vôùi soá lieäu taøi saûn thöïc teá khoâng? x 32 Ñònh kyø coâng ty coù ñaùnh giaù naêng löïc vaø haønh vi laøm vieäc cuûa nhaân vieân khoâng? x 33 Vieäc ñaùnh giaù nhaân vieân ñöôïc tieán haønh bôûi ai? Quaûn lyù tröïc tieáp 34 Coâng ty coù taøi lieäu veà phöông phaùp vaø tieâu chính ñaùnh giaù nhaân vieân khoâng? x 35 Neáu coù, bao laâu taøi lieäu ñoù ñöôïc xem xeùt vaø ñieàu chænh laïi? Haøng naêm 36 Coâng ty coù chính saùch khen thöôûng hay xöû phaït döïa treân ñaùnh giaù khoâng? x Chính saùch vaø qui trình 37 Coâng ty coù soå tay veà chính saùch vaø caùc qui trình khoâng? x 38 Soå tay ñoù coù ñöôïc xem laïi vaø caäp nhaät ñònh kyø khoâng x 39 Coâng ty coù soå tay veà nhöõng nhieäm vuï vaø traùch nhieäm chuû choát khoâng? x 40 Coâng ty coù coâng taùc huaán luyeän laøm vieäc khoâng? x Keá toaùn taøi chính 41 Taát caû caùc khoaûn muïc cuûa coâng ty a. Coù ñöôïc ñoåi chieáu vôùi soå keá toaùn toång hôïp haøng thaùng khoâng? x b. Nhöõng ñoái chieáu coù ñöôïc vieát thaønh taøi lieäu? x c. Vieäc ñoái chieáu coù ñöôïc moät ai khaùc xem laïi ngoaøi ngöôøi laøm coâng taùc ñoái chieáu hay khoâng? x d. Ñònh kyø toång giaùm ñoác coù xem laïi caùc ñoái chieáu vaø taøi lieäu coù lieân quan? x 42 Toång giaùm ñoác coù giaùm saùt hieäu quaû tình hình taøi chính cuûa coâng ty? x a. Nhöõng loaïi baùo caùo taøi chính naøo phaûi chuaån bò cho ban quaûn lyù? B/S P&L Cash Flow b. Coâng ty coù laäp döï toaùn ngaân saùch naøo khoâng? x 43 Caùc loaïi doanh thu cuûa coâng ty laø gì? Baùn haøng Chu trình mua haøng - iv - 44 Caùc khoaûn chi coù ñöôïc cho pheâ chuaån vaø xem xeùt laïi ôû caáp baäc thích hôïp khoâng? x 45 Ñôn ñaët haøng coù ñöôïc ñaùnh soá thöù töï khoâng? x 46 Coù laäp phieáu yeâu caàu cho taát caû caùc haøng mua khoâng? x 47 Ñôn ñaët haøng coù tham chieáu döï toaùn mua haøng khoâng? x 48 Caùc lieân cuûa ñôn ñaët haøng coù gôûi cho - Boä phaän nhaän haøng x - Boä phaän keá toaùn x 49 Coù hoà sô theo doõi nhöõng ñôn ñaët haøng chöa hoaøn thaønh khoâng? x 50 Ñoái vôùi coâng taùc phí, coâng ty coù quaûn lyù vieäc bao laâu thì coù chuyeán coâng taùc xa? x 51 Taát caû caùc khoaûn nhaän haøng mua ñeàu phaûi qua boä phaän nhaän haøng? x 52 Ngöôøi nhaän haøng ñoäc laäp vôùi ngöôøi mua haøng? x 53 Coù laäp chöùng töø nhaän haøng cho taát caû caùc haøng nhaän veà: x 54 Chöùng töø nhaän haøng coù tham chieáu soá ñôn ñaët haøng? x 55 Chöùng töø nhaän haøng coù ñöôïc - Ngöôøi nhaän haøng kyù teân? x - Ngöôøi giao haøng kyù teân? x - Ghi thôøi gian? x - Ñaùnh soá lieân tuïc? x 56 Caùc lieân cuûa chöùng töø tieáp nhaän coù ñöôïc gôûi tôùi - Boä phaän keá toaùn? x - Kho? x 57 Coù baùo caùo ngay veà haøng hoûng hoaëc thieáu huït? x 58 Moät lieân cuûa chöùng töø nhaän haøng coù ñöôïc löu laïi boä phaän nhaân haøng? x 59 Caùc vaät tö coù ñöôïc caân, ño, ñong, ñeám taïi boä phaän nhaän haøng x 60 Hoùa ñôn coù do boä phaän keá toaùn tröïc tieáp nhaän? x 61 Coù ñoái chieáu hoùa ñôn, chöùng töø nhaän haøng vaø ñôn ñaët haøng khi ghi nhaän coâng nôï khoâng? x 62 Caùc khoaûn traû tröôùc cho ngöôøi baùn coù ñöôïc theo doõi vaø ñöôïc caán tröø khi traû cho hoùa ñôn coù lieân quan? x 63 Coù thöôøng xuyeân so saùnh soá dö chi tieát cuûa taát caû caùc nhaø cung caáp vôùi taøi khoaûn toång hôïp phaûi traû khoâng x 64 Ngöôøi theo doõi taøi khoaûn phaûi traû coù ñoäc laäp vôùi ngöôøi laäp phieáu chi khoâng? x 65 Ngöôøi laäp phieáu chi coù ñoäc laäp vôùi thuû quyõ khoâng? x 66 Hoùa ñôn ñaõ thanh toaùn coù ñöôïc ñaùnh daáu hieäu khoâng? x 67 Vieäc chi tieàn coù caên cöù vaøo chöùng töø yeâu caàu thanh toaùn hay khoâng? x 68 Caùc khoaûn chi tieàn maët coù ñöôïc pheâ chuaån bôûi ban laõnh ñaïo khoâng? x 69 Coâng ty coù caùc qui trình so saùnh caùc khoaûn chi vôùi döï toaùn ngaân saùch khoâng? x 70 Caùc khoaûn chi coù tính chaát ñeàu ñaën coù ñöôïc quaûn lyù haøng thaùng ñeå phaùt hieän nhöõng ñieàu baát thöôøng khoâng? x 71 Vieäc ñaët haøng, nhaän haøng, traû tieàn coù ñöôïc taùch bieät x - v - 72 Caùc nhaân vieân coù bò caám thöïc hieän caùc cuoäc goïi ñöôøng daøi coù tính chaát caù nhaân baèng caùch söû duïng heä thoáng maõ. x 73 Caùc hoùa ñôn ñieän thoaïi coù ñöôïc a. Xem xeùt laïi haøng thaùng khoâng? x b. Vieäc xem xeùt coù laäp thaønh taøi lieäu vaø caùc cuoäc goïi ñöôøng daøi coù ñöôïc kieåm tra laïi bôûi caáp quaûn lyù? x Xuaát hoùa ñôn vaø caùc khoaûn phaûi thu 74 Haøng thaùng coâng ty xuaát khoaûn bao nhieâu hoùa ñôn. 300 75 Caùc ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng coù ñöôïc xem xeùt bôûi boä phaän baùn haøng tröôùc khi chaáp nhaän ñôn haøng ñoù khoâng? x 76 Coù xem xeùt khaû naêng thanh toaùn cuûa khaùch haøng tröôùc khi chaáp nhaän ñôn haøng khoâng? x 77 Coù xaùc ñònh haïn möùc tín duïng cho khaùch haøng khoâng? x 78 Coù moät nhaân vieân coù traùch nhieäm xaùc ñònh haïn möùc tín duïng cuûa khaùch haøng? x 79 Boä phaän keá toaùn phaûi thu coù nhaän ñöôïc 1 lieân hoùa ñôn töø boä phaän laäp hoùa ñôn khoâng? x 80 Hoùa ñôn coù ñöôïc ngöôøi phuï traùch vaø löu tröõ theo thöù töï khoâng? x 81 Haøng thaùng coù ñoái chieáu toång doanh soá töø boä phaän laäp hoùa ñôn vôùi toång soá phaùt sinh nôï phaûi thu ôû boä phaän keá toaùn khoâng? x 82 Taát caû haøng baùn bò traû laïi coù ñöôïc chöùng thöïc khoâng? x 83 Ñieàu chænh giaûm giaù coù ñöôïc vaø pheâ chuaån khoâng? x 84 Coù söï phaân nhieäm ñaày ñuû giöõa nhaân vieân xuaát hoùa ñôn, xöû lyù khoaûn thu tieàn vaø caùc chöùc naêng ñoái chieáu? x 85 Caùc khoaûn thu töø cung caáp dòch vuï coù nhöõng chöùng töø keøm theo? x 86 Coâng nôï phaûi thu khaùch haøng coù ñöôïc caäp nhaät ngay khi thu tieàn? x 87 Ñònh kyø coâng ty coù in baùo caùo tuoåi nôï khaùch haøng vaø xem xeùt laïi x 88 Haøng thaùng coù ñoái chieáu coâng nôï vôùi khaùch haøng? x 89 Coâng ty coù chính saùch baèng vaên baûn veà vieäc xoùa nôï phaûi thu vaø xaùc ñònh caùc khoaûn döï phoøng phaûi thu khoù ñoøi? x 90 Coâng ty coù qui trình theo doõi nôï phaûi thu treã haïn khoâng? x 91 Vieäc xoùa caùc khoaûn nôï khoâng ñoøi ñöôïc coù ñöôïc pheâ chuaån bôûi caáp baäc thích hôïp khoâng? x 92 Nhöõng khoaûn hoài laïi cho khaùch haøng coù ñöôïc pheâ chuaån bôûi caáp thaåm quyeàn thích hôïp khoâng? Coù taïi lieäu hoã trôï keøm theo khoâng? x 93 Coâng ty coù caùc khoaûn thu tieàn maêt naøo? Moãi thaùng coâng ty coù bao nhieâu phieáu thu? 150 - 200 (thu baùn haøng) 94 Coâng ty coù phaân nhieäm ñaày ñuû giöõa ngöôøi laäp phieáu thu vaø thu tieàn vaø ñoái chieáu vôùi phoøng keá toaùn x 95 Coâng ty coù ñaûm baûo moïi khoaûn thu tieàn maët ñeàu ñöôïc nhaäp quó vaø theo doõi? x 96 Tieàn maët coù ñöôïc baûo quaûn baèng caùch söû duïng keùt saét. x - vi - 97 Caùc soá phieáu thu coù ñöôïc ñaùnh soá tröôùc x a. Caùc phieáu thu coù laäp thaønh nhieàu lieân? x 2 lieân b. Coù so saùnh giöõa soå thu tieàn maët vôùi tieàn maët trong quyõ x Haøng toàn kho 98 Phoøng thí nghieäm gaàn ñaây coù ñöôïc kieåm tra bôûi sôû y teá vaø taøi nguyeân moâi tröôøng? x 99 Coâng ty coù haøng toàn kho ñeå thanh lyù khoâng? x 100 Haøng toàn kho coù ñöôïc baûo veä khoûi troäm caép vaø söû duïng khoâng coù quyeàn khoâng? Baûo veä baèng caùch naøo? x 101 Haøng toàn kho ñònh kyø coù ñöôïc kieåm keâ vaø ñoái chieáu khoâng? x 102 Caùc nhaân vieân baûo quaûn haøng toàn kho coù ñöôïc huaán luyeän nghieäp vuï? x 103 Caùc taùch bieät giöõa thuû kho vaø nhaân vieân keá toaùn kho? x 104 Vieäc tieáp nhaän ôû kho haøng coù ñöôïc kieåm soaùt? x 105 Vieäc xuaát kho coù döïa treân yeâu caàu hoaëc chöùng töø xuaát haøng ñaõ ñöôïc ñaùnh soá khoâng? x 106 Baùo caùo tieáp nhaän coù ñöôïc laäp moät caùch ñoäc laäp khoâng? x 107 Thuû kho coù baùo caùo haøng khoâng duøng ñöôïc, haøng toàn laâu ngaøy khoâng? x Baûo maät döõ lieäu 108 Vieäc truy caäp vaøo maùy tính ñöôïc xaùc ñònh nhö theá naøo? Coù ñöôïc pheâ chuaån ôû caáp baäc thích hôïp khoâng? x 109 Nhaân vieân coù ñöôïc huaán luyeän veà chính saùch vaø baûo maät maùy tính khoâng? x 110 Maät maõ coù ñöôïc söû duïng khi ñaêng nhaäp vaøo maùy tính khoâng? x 111 Caùc maät maõ coù ñöôïc chia seõ vôùi ngöôøi khaùc khoâng? x 112 Caùc maät maõ ñònh kyø coù ñöôïc thay ñoåi? x 113 Caùc taäp tin maùy tính quan troïng coù ñöôïc back-up ñònh kyø khoâng? x 114 Döõ lieäu ñöôïc back up coù ñöôïc löu taïi nôi baûo maät khaùc nôùi ñeå taäp tin nguoàn khoâng? x 115 Maùy chuû coù ñöôïc baûo veä khoûi söï truy caäp baát hôïp phaùp khoâng? x 116 Coâng ty coù ñaûm baûo döõ lieäu treân oå cöùng ñöôïc xoùa tröôùc khi thanh lyù thieát bò ñoù khoâng? x Phaàn meàm 117 Caùc phaàn meàm söû duïng coù giaáy pheùp khoâng? x 118 Coâng ty coù xem xeùt ñònh kyø ñeå ñaûm baûo chæ nhöõng phaàn meàm coù baûn quyeàn môùi ñöôïc caøi ñaët leân maùy tính khoâng? x 119 Heä thoáng phaàn meàm goác coù ñöôïc baûo quaûn ôû nôi an toaøn khoâng? x Döõ lieäu caù nhaân 120 Döõ lieäu caù nhaân coù ñöôïc baûo quaûn theo töøng nhaân vieân khoâng? Vieäc truy caäp vaøo thoâng tin caùc nhaân coù bò haïn cheá trieät ñeå khoâng? x 121 Coâng ty coù chính saùch phaân loaïi ñeå ñaùnh giaù nhaân vieân khoâng? x - vii - Phuï luïc 2: Sô löôïc phaàn meàm Main System vaø Accpac 5.3A Main System Main system (MS) laø moät phaàn meàm tích hôïp goàm caùc chöùc naêng keá toaùn, quaûn lyù saûn xuaát, quaûn lyù mua haøng, quaûn lyù baùn haøng vaø quaûn lyù kho. Noù laø phaàn meàm do giaùm ñoác taøi chính hieän taïi xaây döïng rieâng cho coâng ty Nuplex. Main system ñöôïc vieát baèng Visual Basic vaø hoaït ñoäng treân heä quaûn trò cô sôû döõ lieäu laø Microsoft Access. Ban ñaàu MS chæ ñôn thuaàn laø phaàn meàm keá toaùn. Sau ñoù noù ñöôïc phaùt trieån theâm caùc tính naêng tích hôïp khaùc. Moái quan heä giöõa caùc phaân heä nhö sau: Phaân heä toång hôïp Phaûi thu khaùch haøng Phaûi traû ngöôøi baùn Phaân heä mua haøng Phaân heä saûn xuaát Phaân heä baùn haøng Phaân heä toàn kho Sô ñoà PL2.1 – Moái quan heä trong Main System Theo sô ñoà treân taát caû caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh ñeàu ñöôïc haïch toaùn vaøo taøi khoaûn ñaõ ñöôïc xaùc ñònh tröôùc theo töøng loaïi nghieäp vuï treân phaân heä toång hôïp. Moät ñaëc ñieåm noåi baät cuûa heä thoáng MS laø ngöôøi söû duïng caùc phaân heä chi tieát (keå caû nhaân vieân keá toaùn chi tieát) khoâng caàn bieát ñeán taøi khoaûn. Hoï chæ bieát choïn nhöõng nghieäp vuï coù dieãn giaûi töông öùng ñeå ghi nhaän. Thöïc teá chöùng minh laø khi chuyeån sang söû duïng phaàn meàm môùi vôùi yeâu caàu phaûi naém ñöôïc taøi - viii - khoaûn haïch toaùn ñeå ñoái chieáu vaø ghi moät soá nghieäp vuï ñaëc bieät thì caùc nhaân vieân keá toaùn toû ra luùng tuùng. Phaàn meàm ñöôïc xaây döïng ñeå chaïy theo yeâu caàu hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa coâng ty. Do ñoù, khi nhu caàu saûn xuaát kinh doanh môû roäng, coâng ty phaùt sinh nhieàu nghieäp vuï ñaëc thuø maø ngöôøi söû duïng khoâng coù maøn hình öùng duïng ñeå nhaäp lieäu. Khi ñoù, hoï phaûi baùo vôùi giaùm ñoác taøi chính ñeå ngöôøi naøy caäp nhaät döõ lieäu tröïc tieáp vaøo côû sôû döõ lieäu. Do ñoù thoâng tin cuûa coâng ty Nuplex khoâng ñöôïc xuyeân suoát vaø bò phuï thuoäc vaøo giaùm ñoác taøi chính. Vieäc phaân quyeàn treân heä thoáng MS chæ ôû caáp ñoä cuûa töøng phaân heä. Coù nghóa laø moät ngöôøi söû duïng moät phaân heä chi tieát naøo thì coù toaøn quyeàn treân phaân heä ñoù. Accpac 5.3A Accpac 5.3A (Accpac) cuõng laø moät phaàn meàm tích hôïp cuûa Canada goàm nhieàu phaân heä lieân keát vôùi nhau. Ñaây laø phaàn meàm ñöôïc vieát saún vôùi heä thoáng môû, coù theå hoaït ñoäng treân 4 heä quaûn trò cô sôû döõ lieäu: Microsoft SQL, Pervasive, IBM DB2 vaø Oracle. Hieän taïi thì coâng ty Nuplex söû duïng Accpac treân heä quaûn trò Microsoft SQL. So vôùi Microsoft Access thì Microsoft coù tính baûo maät hôn. Accpac ñöôïc caøi ñaët leân moät maùy chuû rieâng bieät ñöôïc ñaët ôû Vieât Nam nhöng do coâng ty meï beân UÙc quaûn lyù. Tuy nhieân rieâng giaùm ñoác taøi chính ñöôïc toaøn quyeàn truy caäp vaøo cô sôû döõ lieäu cuûa Accpac. Moái quan heä giöõa caùc phaân heä cuûa Accpac töông töï nhö MS nhöng söï phaân quyeàn cuûa noù chi tieát hôn, phuø hôïp vôùi thöïc teá qui trình saûn xuaát kinh doanh cuûa doanh nghieäp. Ngoaøi ra Accpac coøn cung caáp chöùc naêng daáu ñi moät soá nuùt leänh ñeå ngöôøi söû duïng khoâng ñöôïc pheùp thöïc hieän moät soá thao taùc naøo ñoù. Noù hoã trôï tích cöïc trong tröôøng hôïp caùc tuøy choïn phaân quyeàn coøn thieáu so vôùi nhu caàu kieåm soaùt cuûa coâng ty. - ix - Sô ñoà PL2.2 – Moái quan heä trong heä thoáng Accpac Hình PL1 – Caùc tuøy choïn phaàn quyeàn trong phaân heä baùn haøng