Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820

ề tính đầy đủ của các yếu tố trên chứng từ, tính pháp lý, tính chính xác của các thông tin và nội dung trên chứng từ, phân loại sắp xếp, nhập dữ liệu và ghi sổ kế toán, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán theo quy định. Thông qua quá trình xử lý, lập, luân chuyển, kiểm tra va quản lý chứng từ có thể ngăn chặn những hành vi kinh tế trái nguyên tắc, quy định như chi tiền mặt, nhập - xuất nguyên vật liệu không đúng trình tự, thủ tục, không hợp lý, không đúng quy định. Các chứng từ gốc tại Công ty bao gồm: - Giấy đề nghị thanh toán công tác phí hoặc tiếp khách kèm theo các chứng từ, giấy tờ liên quan. - Tờ trình về mua sắm tài sản kèm theo Hóa đơn mua hàng. - Hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn mua hàng. - Giấy đề nghị tạm ứng. - Bảng lương, các khoản phụ cấp và ăn trưa. - Phiếu nhập kho nguyên vật liệu kèm theo Hóa đơn mua hàng nếu có. - Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu. - Các phiếu thu, chi tiền mặt. - Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng. - Các chứng từ khác (nếu có). Về hệ thống sổ kế toán: sổ kế toán của Công ty được áp dụng theo hình thức “Nhật ký chung”. Theo hình thức này kế toán mở những sổ sau: Sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cố định, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng và sổ chi tiết các tài khoản. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh. Để kiểm tra các số dư trên tài khoản của bảng cân đối kế toán, cần có sự đối chiếu số liệu giữa các báo cáo quản trị nội bộ, tiền mặt yêu cầu phải có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng yêu cầu phải có biên bản đối chiếu số dư với ngân hàng, công nợ yêu cầu phải có phân tích chi tiết tài khoản và biên bản đối chiếu công nợ. Về hệ thống báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh: Hệ thống báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty được lập theo định kỳ tháng, quý, năm gồm: Bảng tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo vụ việc. Tuy nhiên Công ty chưa chú trọng đến việc lập các báo cáo phân tích về chi phí sản xuất xây lắp nhằm so sánh, đánh giá chi phí sản xuất xây lắp với các định mức về chi phí của Công ty, từ đó có sự điều chỉnh định mức chi phí và đề ra các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả nhất. 1.2.3 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty được thực hiện dựa trên ba nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn. Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm: mỗi bộ phận, đơn vị trong Công ty được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và từng thành viên trong mỗi bộ phận lại được phân công những nhiệm vụ cụ thể, phù hợp. Phòng Tài chính - Kế toán đã lựa chọn được người phù hợp với công việc quản lý tài chính kế toán theo các tiêu chí lựa chọn do Ban Giám đốc đưa ra. Các công việc kế toán khác nhau yêu cầu các trình độ chuyên môn, kỹ thuật khác nhau. Việc phân công công việc kế toán về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của từng công việc, tạo sự chuyên môn hóa trong công việc. Do đó, hiệu quả của công tác kế toán được nâng cao, tránh sai sót nhầm lẫn trong quá trình thực hiện, xử lý công việc, đồng thời tạo sự kiểm tra chéo giữa các cá nhân, nhanh chóng khắc phục hiện tượng sai sót xảy ra nếu có. Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này được Ban Giám đốc đặc biệt coi trọng và có những quy định cụ thể về trách nhiệm trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí. Cá nhân đã thực hiện việc bảo quản tài sản thì không được thực hiện công việc của người kế toán; cá nhân là người bảo quản tài sản thì không được làm nhiệm vụ có quyền phê chuẩn trong các nghiệp vụ có liên quan; cá nhân là người thực hiện ghi sổ thì không giữ việc điều hành tại bộ phận đó. Thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, nguyên vật liệu và kế toán vật tư chỉ phụ trách kiểm tra, đối chiếu, hạch toán chứng từ, kiểm kê nguyên vật liệu và đối chiếu số liệu kế toán với số liệu thực tế tại kho. Theo quy định của Công ty, giữa người phê chuẩn nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụ cũng có sự cách ly trách nhiệm. Về nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn: tại Công ty mọi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn hợp lý. Tuy nhiên việc ủy quyền còn rất hạn chế. Mọi vấn đề đều do Giám đốc phê duyệt, không có quy định những vấn đề có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc, chỉ khi Giám đốc đi vắng mới viết giấy ủy quyền cho Phó Giám đốc giải quyết. Điều này đã gây nên sự quá tải trong công việc của Giám đốc và làm giảm hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí đều phải có sự phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thể hiện thông qua việc xây dựng các chính sách về các hoạt động cụ thể có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh chi phí như: Bảng định mức chi phí nguyên vật liệu, các quy định về chi phí hành chính, bảng khoán đơn giá tiền lương… Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh liên quan đến chi phí sản xuất xây lắp của Công ty như phê chuẩn các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu nhập kho, các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu… 1.2.4 Kiểm soát trên một số phần hành Dưới góc độ quản lý về chi phí sản xuất xây lắp, kiểm soát nội bộ tại Công ty về chi phí sản xuất xây lắp trên các khoản mục: chi phí như kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp, kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công và kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung. 1.2.4.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty. Vì vậy, việc quản lý và kiểm soát tốt khoản mục chi phí nguyên vật liệu có tác dụng quan trọng trong việc kiểm soát chi phí sản xuất sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Theo đó, đặt ra yêu cầu về tổ chức, quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu tại Công ty gồm: Thứ nhất, quản lý nguyên vật liệu về số lượng, chủng loại, giá trị. Quản lý nguyên vật liệu theo từng chủng loại, theo từng đối tượng sử dụng, từng hạng mục công trình. Thứ hai, tổ chức việc tập hợp, ghi chép và hạch toán việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Tổ chức việc theo dõi lập hồ sơ chứng từ, xử lý, luân chuyển và lưu hồ sơ, lập báo cáo định kỳ theo dõi nguyên vật liệu. Kiểm tra việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu và phương pháp tính giá nhập, giá xuất kho, giá trị hàng tồn kho một cách thống nhất, phù hợp với các quy định nhằm bảo đảm việc tính và hạch toán giá thành sản phẩm một cách chính xác, đầy đủ. Thứ ba, kiểm soát việc lập các báo cáo theo dõi nguyên vật liệu định kỳ nhằm bảo đảm việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho người quản lý, Ban Giám đốc và phục vụ việc xây dựng kế hoạch công tác, điều chỉnh kế hoạch phù hợp với tình hình thực tế. Do vậy, kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu của Công ty gồm: Một là, kiểm soát nội bộ về thủ tục mua và nhập kho nguyên vật liệu: Trước hết, định kỳ bộ phận kho sẽ có báo cáo về việc sử dụng nguyên vật liệu và số lượng, chủng loại nguyên vật liệu còn tồn kho. Phòng Vật tư sẽ căn cứ trên các báo cáo định kỳ của bộ phận kho và phối hợp với phòng Kinh tế kế hoạch lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu trong tháng và báo cáo Ban Giám đốc. Giám đốc sẽ trực tiếp xem xét và phê duyệt, khi đó phòng Vật tư soạn thảo đơn đặt mua hàng, hợp đồng mua vật tư, nguyên vật liệu đối với các vật tư, nguyên vật liệu sử dụng cho các hạng mục công trình xây lắp do Công ty thi công. Bên cạnh đó, phòng Vật tư sẽ phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán trong việc thực hiện hợp đồng mua vật tư với các nhà cung cấp nhằm kiểm soát về giá thành, số lượng, chủng loại cung cấp và thời gian giao hàng. Thứ hai, phòng Tài chính - Kế toán căn cứ vào đơn đặt mua hàng, hợp đồng mua vật tư để thực hiện việc tạm ứng một phần giá trị hợp đồng theo phương thức chuyển khoản hoặc viết phiếu chi chi tiền tạm ứng dựa trên giấy đề nghị tạm ứng có sự phê duyệt của Giám đốc. Căn cứ vào phiếu chi đã được phê duyệt, thủ quỹ thực hiện việc chi tiền mua vật tư, nguyên vật liệu. Thứ ba, phòng Vật tư tiến hành mua vật tư, nguyên vật liệu theo yêu cầu, kiểm tra biên bản giao nhận vật tư. Bộ phận mua vật tư tiến hành kiểm tra về số lượng, chủng loại và chất lượng vật tư dựa trên đơn đặt mua hàng và ký vào biên bản giao nhận vật tư và chuyển lại để thủ kho thực hiện nhập kho nguyên vật liệu, vật tư. Thủ kho lập phiếu nhập kho và ghi chép sổ sách theo dõi kho. Phòng Vật tư tập hợp các chứng từ về việc mua vật tư, nguyên vật liệu và chuyển lại phòng Tài chính - Kế toán để làm cơ sở thanh toán với nhà cung cấp. Cuối cùng, phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra chứng từ và các giấy tờ liên quan và xử lý, hạch toán và nhập dữ liệu vào máy tính. Cuối tháng, phòng Tài chính - Kế toán lập báo cáo về nhập kho nguyên vật liệu, sổ chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với Thủ kho và phòng Vật tư về số lượng nguyên vật liệu nhập kho trong tháng. Hai là, kiểm soát nội bộ về xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất: bộ phận kho chịu trách nhiệm quản lý về hàng hóa trong kho, do vậy để nguyên vật liệu được xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất thì đều phải có Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền. Thủ kho căn cứ vào Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, lập Phiếu xuất kho, giữ lại một liên để làm cơ sở ghi chép theo dõi kho. Kế toán tại các đội xây dựng có nhiệm vụ tập hợp chứng từ và gửi về phòng Tài chính - Kế toán hạch toán, nhập dữ liệu vào máy tính. Cuối tháng, phòng Tài chính - Kế toán in sổ chi tiết nguyên vật liệu, báo cáo xuất kho nguyên vật liệu và đối chiếu với Thủ kho về tình hình nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Ba là, kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, thi công hạng mục công trình: trong phạm vi công việc, đội trưởng các đội xây dựng có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, quản lý số lượng sản xuất, nguyên vật liệu xuất dùng, phế liệu, kiểm soát về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu trong quá trình tiến hành thi công. Định kỳ, kế toán tại các đội thi công lập báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu để kế toán kiểm tra, đối chiếu với sổ sách và hạch toán chi phí nguyên vật liệu một cách đầy đủ và chính xác. 1.2.4.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp tại đội xây dựng được thực hiện như sau: Thứ nhất, dựa vào từng hợp đồng thi công hạng mục công trình, phòng Kinh tế kế hoạch sẽ tiến hành lập Hợp đồng giao khoán cho các đội trưởng đội xây dựng. Sau khi hợp đồng giao khoán được phê duyệt, sẽ được chuyển sang phòng Tài chính - Kế toán để kiểm tra, đối chiếu. Thứ hai, các đội trưởng đội xây dựng sẽ theo dõi, giám sát thời gian làm việc của công nhân trong đội, lập bảng chấm công hàng tháng. Cuối mỗi tháng, kế toán đội sẽ dựa trên bảng chấm công hàng tháng để lập bảng thanh toán lương dựa trên đơn giá giao khoán trong Hợp đồng giao khoán, sau đó chuyển lại phòng Tài chính - Kế toán. Thứ ba, kế toán tiền lương có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu giữa hợp đồng giao khoán và bảng thanh toán tiền lương trình Giám đốc duyệt. Xử lý dữ liệu, nhập dữ liệu vào máy tính và hạch toán chi phí nhân công trực tiếp; lập phiếu chi tiền lương. Phiếu chi sau khi được duyệt, chuyển cho Thủ quỹ tiến hành chi tiền cho các đội trưởng để thanh toán cho công nhân. Thứ tư, đội trưởng sẽ tiến hành chi lương cho công nhân theo bảng lương, kế toán đội sẽ tập hợp chứng từ chuyển lại phòng Tài chính - Kế toán để lưu trữ. 1.2.4.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công: bao gồm chi phí cho các máy thi công nhằm thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy. Máy móc thi công là loại máy trực tiếp phục vụ xây lắp công trình. Do đặc thù của ngành sản xuất xây lắp là địa điểm xây dựng luôn thay đổi trong quá trình thực hiện theo yêu cầu của chủ đầu tư nên Công ty không tiến hành tổ chức các đội máy thi công riêng biệt, đồng thời phương pháp thực hiện thi công vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy nên các chi phí liên quan đến hoạt động của đội máy thi công được tính vào khoản mục chi phí sử dụng máy thi công. Sau đó tính phân bổ chi phí sử dụng máy thi công thực tế cho từng công trình, hạng mục công trình. Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công được thực hiện như sau: Thứ nhất, dựa vào từng hợp đồng thi công công trình, hạng mục công trình, phòng Kinh tế kế hoạch cùng với các đội trưởng đội thi công tiến hành lập Dự toán chi tiết về chi phí sử dụng máy thi công. Sau khi Dự toán chi tiết về chi phí sử dụng máy thi công được phê duyệt, sẽ được chuyển đến các đội trưởng đội thi công để thực hiện và chuyển sang phòng Tài chính - Kế toán để kiểm tra, đối chiếu. Thứ hai, căn cứ trên Dự toán chi tiết về chi phí sử dụng máy thi công, đội trưởng đội thi công sẽ giao kế toán đội lập “Phiếu theo dõi hoạt động xe máy thi công”. Hàng ngày, kế toán đội sẽ theo dõi và ghi chép sổ sách các “Phiếu theo dõi hoạt động xe máy thi công”. Định kỳ hàng tuần, kế toán đội sẽ tổng hợp và báo cáo đội trưởng về việc sử dụng máy thi công. Thứ ba, cuối mỗi tháng kế toán đội sẽ chuyển các chứng từ liên quan và “Phiếu theo dõi hoạt động xe máy thi công” về phòng Tài chính - Kế toán để kế toán tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công. Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu với Dự toán chi tiết về chi phí sử dụng máy thi công để nhập dữ liệu vào máy tính và hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. Thứ tư, sau khi tập hợp và hạch toán chi phí sử dụng máy thi công trên tài khoản 623, kế toán sẽ phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho từng hạng mục công trình theo tiêu chí khối lượng kết cấu hoàn thành trong tháng. 1.2.4.4 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là các chi phí phục vụ hoạt động sản xuất chung tại các đội xây dựng gồm: chi phí nhân viên của đội, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi khác bằng tiền. Chi phí sản xuất chung của Công ty được kế toán tập hợp trên tài khoản 627 và được phân bổ cho từng hạng mục công trình theo tiêu chí khối lượng kết cấu hoàn thành trong tháng. Đối với từng khoản mục chi phí sản xuất chung, Công ty sẽ có những quy định về tổ chức, quản lý và kiểm tra cụ thể, phù hợp với đặc điểm của từng loại chi phí. Luận văn này xin được đề cập đến kiểm soát nội bộ về chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi khác bằng tiền tại Công ty. Kiểm soát nội bộ chi phí khấu hao tài sản cố định: việc trích lập khấu hao tài sản cố định là một phần rất quan trọng trong kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, gồm các nội dung sau: Thứ nhất, hàng năm căn cứ theo tờ trình về lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho tài sản cố định, Giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt theo Quy chế Tài chính. Trong bản kế hoạch do phòng Kinh tế kế hoạch lập có chỉ ra các vấn đề có liên quan đến việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán các tài sản và nguồn vốn sử dụng cho kế hoạch, đồng thời cũng dự tính mức chi phí khấu hao cho các loại tài sản, chi phí sửa chữa lớn cho các loại tài sản đã hỏng… Thứ hai, sau khi có sự phê duyệt của Giám đốc về việc đầu tư mua sắm tài sản cố định, phòng Kinh tế kế hoạch sẽ phối hợp với phòng Tổ chức hành chính tiến hành mua sắm, tìm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng mua bán. Việc mua bán hoàn tất được thể hiện trên biên bản thanh lý hợp đồng và hóa đơn mua hàng. Thứ ba, các tài sản cố định tại Công ty sẽ được lập hồ sơ riêng để theo dõi, gồm hợp đồng mua tài sản cố định, biên bản giao nhận tài sản cố định, hóa đơn mua hàng, thời gian đưa vào sử dụng và các chứng từ khác có liên quan. Tài sản cố định phải được phân loại, có số hiệu quản lý và được theo dõi chi tiết trong sổ theo dõi tài sản cố định. Kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi nguyên giá, mức khấu hao trích trong kỳ, số khấu hao lũy kế, giá trị còn lại của từng tài sản cố định trên sổ kế toán. Ngoài việc theo dõi thường xuyên quá trình sử dụng tài sản cố định, hàng năm Công ty đều tiến hành kiểm kê tài sản cố định để so sánh, đối chiếu với sổ sách, đồng thời đánh giá thực trạng tài sản cố định của Công ty. Thứ tư, tất cả các tài sản cố định của Công ty có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải trích khấu hao. Mức trích khấu hao tài sản cố định được kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Công ty dựa theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài chính để xác định thời gian sử dụng của tài sản cố định. Hàng tháng kế toán xác định mức trích khấu hao của từng tài sản cố định. Khấu hao tài sản cố định phục vụ hoạt động sản xuất sẽ được phân bổ vào chi phí sản xuất xây lắp của từng hạng mục công trình theo tiêu chí khối lượng kết cấu hoàn thành trong tháng. Kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi khác bằng tiền: chi phí dịch vụ mua ngoài chủ yếu của Công ty là chi phí vận chuyển. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng Vật tư sẽ tiến hành lập kế hoạch vận chuyển, hợp đồng vận chuyển, phiếu báo vận chuyển trình ký duyệt và chuyển phòng Tài chính - Kế toán. Khi đó, phòng Tài chính - Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu hóa đơn vận chuyển với các chứng từ có liên quan, xác định công nợ với các đơn vị vận chuyển và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, luân chuyển và lưu trữ chứng từ theo quy định. Đối với các khoản chi khác bằng tiền phục vụ cho việc thực hiện công việc sẽ căn cứ trên chi phí thực tế phát sinh. Phòng Tài chính - Kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ có liên quan trên cơ sở thực tế phát sinh. Riêng các khoản chi phí về điện thoại, công tác phí, xăng xe được thực hiện theo quy định khoán riêng cho từng khoản mục chi phí này. 1.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 820 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý doanh nghiệp đang dần được khẳng định nhất là khi nền kinh tế của Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý đòi hỏi ngày càng cao, xu thế hội nhập diễn ra hết sức mạnh mẽ. Qua quá trình nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820 có thể rút ra mấy nhận xét sau: Về môi trường kiểm soát: Quá trình hình thành và phát triển Công ty cũng là quá trình nhận thức của Ban Giám đốc về vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Qua thực tế, sự thay đổi về nhận thức và cách thức tổ chức, quản lý dẫn đến các thay đổi trong đường lối, phương hướng hoạt động. Điều này là hết sức quan trọng và là điều kiện thuận lợi để ban hành và triển khai các quy định về kiểm soát nội bộ thuộc các lĩnh vực hoạt động của Công ty. Về hệ thống kế toán: Thực hiện tin học hóa hệ thống thông tin kế toán đã nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ kế toán, giúp cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo được cải thiện một cách đáng kể so với trước đây. Công tác lập kế hoạch, lập dự toán, dự trù nguyên vật liệu, lập phương án sản xuất kinh doanh được thực hiện khá sát với thực tế, do công tác lập kế hoạch được dựa trên từng công trình cụ thể, và được điều chỉnh ngay khi có những biến động nhất định. Bên cạnh đó, công tác lập kế hoạch còn được thực hiện hàng tháng và tùy theo năng lực sản xuất thực tế của Công ty tại mỗi giai đoạn. Hệ thống kế toán và sổ sách kế toán được xây dựng khá phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty, các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính phục vụ công tác kiểm soát chi phí đã phát huy vai trò trong việc kiểm tra, đối chiếu, phát hiện sai sót và điều chỉnh chi phí sản xuất trong hoạt động xây lắp của Công ty. Việc phối hợp, luân chuyển và quản lý chứng từ đã được thực hiện một cách chặt chẽ và nghiêm túc. Các cán bộ của phòng Tài chính - Kế toán luôn phát huy vai trò, trách nhiệm cá nhân trong công việc, đồng thời đưa ra những ý kiến đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ trong Công ty. Về thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát nguyên vật liệu được thực hiện chặt chẽ ngay từ khâu mua vào, nhập kho, theo dõi, quản lý và xuất kho nguyên vật liệu. Do đó đã giảm thiểu được thất thoát, lãng phí, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm do chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản, bảo vệ nguyên vật liệu được thực hiện nghiêm ngặt và chặt chẽ, hệ thống kho, quỹ, các thủ tục kiểm kê tài sản, thủ tục đối chiếu công nợ… các nghiệp vụ được thực hiện hợp lý, đúng quy định. Công tác kiểm soát nội bộ đã phần nào thực hiện được mục đích bảo vệ tài sản, kiểm soát đối với các tài sản cố định, máy móc và nguyên vật liệu trong Công ty. Các quy định cũng như quy trình kiểm soát chi phí nhân công trong Công ty đã hạn chế tối đa việc ghi khống chi phí tiền lương, bảo đảm độ tin cậy, chính xác của số liệu về chi phí tiền lương; giúp bộ phận kế toán tiền lương kiểm soát, tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các chi phí phát sinh của các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất xây lắp của Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là có hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Quy trình kiểm soát nội bộ kết hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán nghiêm ngặt, chặt chẽ đảm bảo hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh những kết quả đạt được, hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất xây lắp của Công ty còn bộc lộ nhiều điểm hạn chế, thể hiện qua một số điểm sau: Thứ nhất, công tác kế hoạch chưa chú trọng đến việc lập các kế hoạch cụ thể về mức sử dụng vốn, các nguồn và cách thức huy động vốn cho hoạt động sản xuất cho cả năm của Công ty. Thứ hai, hệ thống kế toán chưa thực sự phục vụ trực tiếp cho việc đưa ra các quyết định cho Ban Giám đốc. Hiện nay Công ty chưa có hệ thống báo cáo nội bộ hàng tháng phục vụ công tác điều hành của Ban Giám đốc. Công tác lập báo cáo tài chính quyết toán năm còn chậm, làm ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch tài chính và phân tích tình hình tài chính chung của Công ty. Đồng thời các báo cáo kế toán chưa thể hiện được được sự phân tích chi phí, các thông tin về sự biến động chi phí so với kế hoạch, chưa phân tích được các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của từng khoản mục chi phí, từ đó giúp các nhà quản lý, các cán bộ xây dựng kế hoạch đưa ra các giải pháp nhằm giảm thiểu chi phí, quản lý chi phí một cách có hiệu quả, xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh cho Công ty. Thứ ba, công tác quản lý, kiểm soát và hạch toán chi phí còn gặp nhiều khó khăn do văn phòng và các công trình thi công ở các tỉnh với nhiều địa điểm khác nhau. Các loại chi phí thực tế phát sinh tại các công trình thi công, tại các đội sản xuất, nhưng chứng từ và báo cáo lại được hạch toán và tổng hợp tại Văn phòng. Vì vậy việc đối chiếu số liệu thường gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian. Do đó, việc sai sót về chứng từ, số liệu là việc khó tránh được, từ đó ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu trong các báo cáo về chi phí của Công ty. Thứ tư, việc kiểm soát, quản lý đối với chi phí vận chuyển còn nhiều bất cập. Cụ thể vào các ngày cuối tháng, phòng Vật tư mới lập các phiếu báo vận chuyển và gửi cho phòng Tài chính - Kế toán để hạch toán, do việc vận chuyển hàng tháng phát sinh nhiều cộng với việc vận chuyển có thể phát sinh ngoài kế hoạch trong trường hợp cần phải vận chuyển gấp. Do vậy, không thể tránh được trường hợp bị sót trong kê khai chi phí vận chuyển, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu trong việc tổng hợp các chi phí sản xuất và báo cáo chi phí sản xuất hàng tháng của Công ty. Ngoài ra việc kiểm soát đối với chi phí mua hàng hóa dịch vụ ngoài được thực hiện theo quy định của Nhà nước là khá tốt, song lại không có sự kiểm tra ngược lại đối với chứng từ hàng hóa dịch vụ mua ngoài đã mua. Thứ năm, Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ nên việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với hệ thống kế toán là chưa chặt chẽ. Ngoài những nguyên nhân khách quan từ đặc thù hoạt động, quan hệ cung cầu trên thị trường, sự biến động về giá của nguyên vật liệu đầu vào, sự thay đổi chính sách của Nhà nước cũng cần phải kể đến một số nguyên nhân sau: Một là, Công ty chưa có phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ; Hai là, Công ty chưa thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí sản xuất xây lắp trong nội bộ Công ty. CHƯƠNG II PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 820 2.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 820 Cũng với xu thế phát triển, hội nhập mạnh mẽ, các công trình giao thông ngày càng trở nên cấp thiết đối với đời sống xã hội, đặc biệt là nước ta đang trong quá trình nâng cao và phát triển cơ sở hạ tầng. Việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820 trong quy luật phát triển có thể thấy được tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống này qua các khía cạnh chủ yếu sau: Thứ nhất, hệ thống kiểm soát nội bộ đang dần trở nên phổ biến cả về lý luận và thực tiễn. Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ngày càng được khẳng định, đặc biệt trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp các nhà quản lý Việt Nam xây dựng, hoàn thiện và điều hành hệ thống tại đơn vị của mình một cách có hiệu quả nhất, phù hợp với năng lực, tình hình thực tế của mỗi đơn vị. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là việc làm cần thiết, thường xuyên, liên tục không chỉ riêng đối với một loại hình doanh nghiệp nào mà là với tất cả các tổ chức, các đơn vị. Thứ hai, theo Báo cáo gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đến năm 2018 Việt Nam sẽ trở thành nước có nền kinh tế thị trường. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực phấn đấu của toàn Đảng, toàn dân trong công cuộc hội nhập kinh tế quốc tế. Cũng như các doanh nghiệp xây dựng cơ bản khác, Công ty xây dựng công trình giao thông 820 cũng nỗ lực phấn đấu, thực hiện đổi mới và cải cách mạnh mẽ với mục tiêu tăng trưởng, tạo việc làm, cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty trước sức ép của sự phát triển các cơ sở hạ tầng, phục vụ đời sống xã hội, góp phần phát triển nền kinh tế nước nhà. Để thích ứng và đứng vững trong môi trường cạnh tranh hiện nay, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp là điều kiện cần thiết trong quá trình đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế. Thứ ba, với mục tiêu trở thành một trong những công ty uy tín, vững mạnh trong lĩnh vực xây dựng các công trình giao thông, Công ty phải có những chiến lược đầu tư về vốn, công nghệ, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, về hệ thống kế toán, về hệ thống các thủ tục, quy chế kiểm soát… Để hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao, phát triển bền vững, vấn đề cấp bách, thiết thực là Công ty cần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Thứ tư, hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận không thể tách rời của hệ thống quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nếu như hệ thống quản lý của doanh nghiệp chưa tốt. Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, người quản lý doanh nghiệp nên bắt đầu từ công tác quản lý tài chính, đặc biệt là công tác quản lý chi phí. Do đặc thù của doanh nghiệp là xây dựng công trình giao thông nên chi phí sản xuất thường chiếm tỷ lệ lớn, nên cần ưu tiên chú trọng về công tác quản lý chi phí, bao gồm kiểm soát các chi phí về nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. Ngoài ra cần kiểm soát về công tác lập dự toán, lập kế hoạch (kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư, kế hoạch vay vốn…), công tác quản lý kho, quản lý vật tư, phương tiện, máy thi công, công tác thu mua nguyên vật liệu, các báo cáo tài chính, hệ thống các báo cáo nội bộ… Thứ năm, hệ thống kiểm soát nội bộ là sản phẩm của quá trình nhận thức và quan điểm của nhà quản lý doanh nghiệp. Các nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra các thủ tục, các quy định về kiểm soát nhằm ngăn chặn tình trạng gian lận, sai sót, lạm dụng vị trí chức vụ, đồng thời có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời dựa trên hệ thống các báo cáo nội bộ. Do vậy, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết, đòi hỏi được thực hiện thường xuyên liên tục nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, kiểm soát chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, mở rộng và phát triển thị trường. Tính tất yếu của quá trình phát triển, cũng như đòi hỏi của chính doanh nghiệp thì cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820. 2.2 NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 820 Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu, phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau: Một là, tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của Nhà nước, xây dựng các quy định của doanh nghiệp trên cơ sở các quy định của Nhà nước ban hành. Nguyên tắc này đòi hỏi việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải tuân thủ nghiêm ngặt theo hiến pháp và pháp luật của Nhà nước, không được làm trái với chỉ thị, nghị định của Chính phủ, không trái với thông tư, văn bản hướng dẫn của các bộ, ngành có liên quan. Hai là, phù hợp với quá trình hội nhập và phát triển. Theo nguyên tắc này, việc xây dựng, bổ sung, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thực hiện theo các xu thế phát triển và hội nhập chung đang diễn ra. Các chính sách, thủ tục, quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được xây dựng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với cơ chế thị trường, với môi trường sản xuất kinh doanh theo hướng mở cửa, hội nhập và cạnh tranh lành mạnh. Ba là, kế thừa và phát huy tối đa những nhân tố hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nguyên tắc kế thừa không có nghĩa là phủ nhận sạch trơn hệ thống kiểm soát nội bộ cũ. Trên cơ sở những yêu cầu thực tiễn đối với hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại, cần chọn lọc những nhân tố tích cực, phát huy tối đa những nhân tố hợp lý, tận dụng những ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ trước đó, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với yêu cầu quản lý, với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Bốn là, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải có định hướng rõ ràng, có kế hoạch thực hiện cụ thể. Nhiệm vụ hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải có định hướng, lập kế hoạch cụ thể để thực hiện. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thực hiện một cách nhất quán và đồng bộ, nhằm đáp ứng yêu cầu về quản lý trong Công ty, tuy nhiên việc thực hiện này không được gây ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Năm là, hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo được tính hiệu quả. Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là vấn đề cấp bách và cần thiết. Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải đạt được sự thống nhất giữa các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các quy trình, thủ tục kiểm soát cần xem xét cả về quy trình nghiệp vụ và khả năng thực thi của nó. Một thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng được xây dựng quá rườm rà, việc thực thi mất nhiều thời gian và tốn kém về mặt chi phí sẽ không được coi là thủ tục kiểm soát hiệu quả. Do vậy, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải bảo đảm hệ thống này là có hiệu quả, có tính kinh tế và có khả năng thực thi nhằm đem lại hiệu quả quản lý tốt nhất, nâng cao năng suất lao động, đưa hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đạt mục tiêu kế hoạch đề ra. 2.3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 820 2.3.1 Điều chỉnh cơ cấu tổ chức và công tác quản lý nhân sự Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ bảo đảm cho các hoạt động của Công ty được thông suốt và có hiệu quả, có khả năng ngăn ngừa các vi phạm, loại bỏ những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai sót, gian lận. Do vậy, cơ cấu tổ chức của đơn vị sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách cũng như các thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Một trong những mảng kinh doanh quan trọng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của Công ty là việc tham gia các gói thầu thuộc các dự án, công trình liên quan đến lĩnh vực xây dựng công trình giao thông. Do vậy việc quản lý, kiểm soát các gói thầu này cần được tập trung về một đầu mối bằng việc lập thêm một phòng Dự án và Đấu thầu hoặc là một bộ phận Dự án và Đấu thầu thuộc phòng Kinh tế kế hoạch. Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận này là quản lý các dự án, các gói thầu mà Công ty có tham gia từ khâu chuẩn bị hồ sơ dự thầu, triển khai xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán và triển khai thực hiện khi Công ty trúng thầu, thực hiện thanh quyết toán công trình nhằm tránh tình trạng phân tán như hiện nay làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty cần tiến hành rà soát theo định kỳ và xây dựng quy chế về quản lý nhằm cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trực thuộc Công ty, tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây lãng phí nhân lực, tốn kém thời gian và tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong công việc có liên quan đến phạm vi xử lý của nhiều phòng ban, tổ đội khác nhau trong nội bộ Công ty. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Việc rà soát năng lực quản lý của đội ngũ lãnh đạo các phòng ban, tổ đội trong Công ty cần được thực hiện thường xuyên và có kế hoạch triển khai cụ thể, nhằm mục đích đào tạo nâng cao năng lực quản lý, năng lực chuyên môn hoặc chuyển công tác sang những bộ phận phù hợp hơn. Đối với các cán bộ kỹ thuật phải không ngừng học tập, tìm hiểu nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật kiến thức mới nhất về xây dựng cơ bản tránh bị lạc hậu với tình hình phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực xây dựng cơ bản ngày nay. Xây dựng môi trường làm việc bình đẳng, công bằng, tạo cơ hội như nhau cho tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty nhằm khuyến khích phát huy tính sáng tạo, cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất lao động mang lại những lợi ích, hiệu quả trong họat động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngoài ra Công ty cần thực hiện tốt chính sách khen thưởng đối với cá nhân, tập thể đơn vị trong Công ty có thành tích lao động xuất sắc, tạo ra động lực, nỗ lực cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho Công ty; đồng thời cũng phải xử lý nghiêm những trường hợp sai trái gây tổn thất cho Công ty. 2.3.2 Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ Kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất xây lắp được thiết lập và vận hành dựa trên các mục tiêu cơ bản: Thứ nhất, giám sát quy trình lập, xét duyệt kế hoạch, dự toán, định mức thi công đến các quá trình thực hiện, giám sát kịp thời và đầy đủ, có hiệu quả, ngăn ngừa các hành vi gian lận, sai sót trong quá trình xử lý và trong cả hệ thống. Thứ hai, quản lý, kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra trong công tác xây dựng thi công công trình giao thông nhằm ngăn chặn sự lãng phí, thất thoát tài sản và vật tư, xây dựng dự phòng rủi ro hợp lý. Thứ ba, kiểm soát quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp và chuyển giao các dữ liệu một cách đầy đủ, chính xác, giúp cho việc ra quyết định kịp thời và đúng đắn. Thứ tư, giám sát và quản lý quy trình bảo quản tài liệu, hồ sơ, sổ sách, chứng từ của Công ty được bảo đảm an toàn và cẩn mật. Để đạt được các mục tiêu nêu trên, việc xây dựng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản là mọi lĩnh vực hoạt động đều phải được kiểm tra, kiểm soát. Công ty xây dựng công trình giao thông 820 thực hiện thi công nhiều công trình xây dựng tại các địa điểm, tỉnh thành khác nhau trong cả nước. Tuy nhiên việc tập hợp chứng từ hạch toán lại do các kế toán đội đảm nhiệm và tập hợp chứng từ gửi về phòng Tài chính - Kế toán hạch toán, trong khi đó nghiệp vụ kinh tế thi công các gói hợp đồng lại phát sinh nhiều, phức tạp và đa dạng, do đó không thể tránh trường hợp bị sai sót. Đồng thời chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp lại có những nét đặc trưng riêng, đa dạng và phức tạp. Từ yêu cầu cần thiết phải có sự chuyên môn hóa công tác kiểm soát độc lập theo hướng chuyên nghiệp và theo thực tế quản lý tại Công ty đòi hỏi cần phải thành lập Bộ phận kiểm toán nội bộ. Do quy mô tổ chức của Công ty không quá lớn, nên Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ cần 2 người để thực hiện việc kiểm tra, giám sát công tác kế toán của Công ty. Bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ hoạt động độc lập với các bộ phận phòng ban, tổ đội khác trong Công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và có nhiệm vụ giúp Giám đốc thực hiện các công việc chủ yếu sau: Một là, kiểm tra đánh giá mức độ đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. Hai là, kiểm tra đánh giá hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin tài chính, các quy trình thủ tục kiểm soát. Ba là, kiểm tra, giám sát tính chính xác, đầy đủ, trung thực và kịp thời của hệ thống các báo cáo kế toán và báo cáo tài chính. Bốn là, kiểm tra các biện pháp bảo đảm an toàn tài sản, quy trình sửa chữa, bảo dưỡng đối với tài sản của Công ty. Năm là, kiểm tra sự tuân thủ các quy định của pháp luật, các quy chế nội bộ của Công ty. Sáu là, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng nhân lực, sử dụng vốn, đưa ra các ý kiến nhận xét về mức độ thực hiện kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu kế hoạch đề ra. Bảy là, đề xuất và kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót để thường xuyên hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận kiểm toán nội bộ đối với kiểm soát chi phí sản xuất trong Công ty: Bộ phận kiểm toán nội bộ đối với kiểm soát chi phí sản xuất trong Công ty gồm các chức năng: chức năng kiểm tra, chức năng đánh giá và chức năng tư vấn. Chức năng kiểm tra: là sử dụng các quy trình kỹ thuật để xem xét về mức độ trung thực, tin cậy, chính xác của các chứng từ, tài liệu sổ sách và tính hợp pháp khi xử lý các nghiệp vụ phát sinh chi phí. Chức năng đánh giá: trên cơ sở kiểm tra, cán bộ kiểm toán nội bộ đưa ra những đánh giá về tính trung thực, chính xác, độ tin cậy của các số liệu, báo cáo quản trị nội bộ về tài liệu sổ sách của nghiệp vụ chi phí sản xuất của Công ty. Chức năng tư vấn: dựa theo kết quả của quá trình đánh giá, phát hiện những tồn tại trong quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan chi phí sản xuất, cán bộ kiểm toán nội bộ đưa ra đề xuất giải pháp và tư vấn cho các cán bộ có liên quan biện pháp khắc phục sai sót, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất xây lắp của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả về kiểm soát chi phí trong Công ty. Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động độc lập với các đơn vị khác trong Công ty, thực hiện các nhiệm vụ chính sau: Một là, cập nhật và cung cấp kịp thời các quy định, thông tư, văn bản hướng dẫn về chi phí mới nhất của Bộ Tài chính, của ngành, lĩnh vực xây dựng. Hai là, tiến hành kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy trình thủ tục về kiểm soát chi phí trong Công ty. Ba là, giám sát, kiểm tra tính đầy đủ, trung thực, kịp thời, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ về chi phí phát sinh hàng ngày, hàng tháng của Công ty, kiểm tra việc thực hiện lập chứng từ, định khoản các nghiệp vụ phát sinh đến việc tập hợp các tài liệu chứng từ liên quan. Bốn là, nếu phát hiện sai sót, gian lận trong quá trình xử lý các thông tin, nghiệp vụ phát sinh chi phí, cán bộ kiểm toán nội bộ cần nhắc nhở các cán bộ kế toán ngay để có sự điều chỉnh kịp thời, ngoài ra đối với những vấn đề phức tạp phải báo cáo ngay với Giám đốc để có biện pháp giải quyết kịp thời. Năm là, qua công tác kiểm tra, giám sát thực tế các hoạt động về chi phí sản xuất xây lắp, cán bộ kiểm toán viên nội bộ phải đánh giá được thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi phí theo mỗi giai đoạn, đưa ra những ưu điểm và những điểm hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất xây lắp của Công ty, giúp Ban Giám đốc có thể bao quát được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhất là đối với vấn đề chi phí sản xuất của Công ty và từ đó đưa ra các biện pháp quản lý và điều hành tốt hơn đối với chi phí, giảm thiểu các sai sót, gian lận trong quản lý chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.3.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát mua - nhập kho nguyên vật liệu Để tránh sai phạm khi cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp, Giám đốc Công ty hoặc ủy quyền cho Phó Giám đốc kỹ thuật cùng với phòng Vật tư tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí do Công ty xây dựng như giá cả, chất lượng và uy tín trong bán và giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, phòng Kinh tế kế hoạch căn cứ vào biên bản dự trù vật tư đối chiếu với dự toán để lập đơn đặt hàng. Định kỳ, phòng Vật tư tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp và báo cáo lại cho Ban Giám đốc về việc có nên tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp với các tiêu chí loại bỏ do Công ty xây dựng. Công ty cũng nên chuyển đổi vị trí của các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài, dễ dẫn đến việc thông đồng trong quá trình mua nguyên vật liệu, nhập kho nguyên vật liệu kém chất lượng hoặc mua nguyên vật liệu với mức giá quá cao, gây thất thoát tài sản của Công ty. Khi tiến hành giao nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, cung ứng vật tư phải kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại… và so sánh đối chiếu với đơn đặt hàng. Đại diện phòng Vật tư phải tiến hành kiểm tra chất lượng đối với vật tư và lập biên bản kiểm tra chất lượng, xác nhận số lượng. Nếu vật tư được nhà cung cấp giao đúng theo các yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại… thì mới tiến hành giao nhận. Khi giao nhận cung ứng vật tư phải lập biên bản bàn giao nhận vật tư có sự xác nhận của hai bên. Thủ kho sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại… nguyên vật liệu cho nhập kho rồi tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho trước hết phải có chữ ký của cung ứng vật tư, thủ kho để chuyển giao trách nhiệm đối với vật tư từ cung ứng vật tư sang thủ kho. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát xuất kho sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu Để kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu, sau khi xét duyệt giấy đề nghị cấp vật tư, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc kỹ thuật sẽ phê duyệt phiếu xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho này để xuất nguyên vật liệu. Sau khi xuất nguyên vật liệu, thủ kho và người nhận phải ký vào phiếu xuất kho để chuyển giao trách nhiệm đối với vật tư từ thủ kho sang người nhận. Khi xuất vật tư ra sử dụng cho sản xuất cần có biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chủng loại, quy cách… có đúng với dự toán và yêu cầu xuất nguyên vật liệu không, tránh trường hợp xuất nhầm vật tư làm thất thoát chi phí, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. Kiểm soát tồn kho vật tư ở mức tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Do tất cả các hoạt động sản xuất của Công ty đều dựa trên dự toán nên Công ty có thể sử dụng phương pháp lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Để thực hiện được phương pháp này, Công ty cần lập lịch trình sản xuất một cách chi tiết cho từng tuần. Ngoài ra, Công ty cần xây dựng các báo cáo phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định mức biến động về lượng hay đơn giá nguyên vật liệu từ đó xác định nguyên nhân và có biện pháp kiểm soát kịp thời. 2.3.4 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Công ty phải thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm và kế hoạch sản xuất và tránh được sự lãng phí về nguyên vật liệu do trình độ tay nghề của công nhân thấp. Kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của công nhân bằng hệ thống thẻ từ, nghiêm cấm tình trạng người này quẹt thẻ thay cho người khác. Thống kê tổ đội kiểm tra việc chấm công hàng ngày đối với công nhân phải kiểm soát được thời gian dành cho từng công việc. Các đội trưởng thuộc các đội thi công phải kiểm soát được chất lượng công việc, bố trí công việc phù hợp với tay nghề (bậc thợ) của từng công nhân trong đội. Để kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc và chất lượng công việc, Công ty nên bố trí thêm cán bộ kỹ thuật để giám sát công việc của công nhân. Công ty cần thiết lập các báo cáo phân tích chi phí nhân công trực tiếp để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng tìm ra các nguyên nhân gây nên sự biến động chi phí nhân công trực tiếp để từ đó có các biện pháp kiểm soát thích hợp. Công ty nên sử dụng dịch vụ của ngân hàng để phát lương cho công nhân thông qua hệ thống thẻ ATM. 2.3.5 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung Tiến hành phân tích chi phí sản xuất chung theo tổng số chi phí và theo từng yếu tố để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi giữa thực tế so với dự toán. Phân tích tổng số chi phí sản xuất chung, ngoài việc tìm ra chênh lệch và nguyên nhân đưa tới những chênh lệch chi phí sản xuất chung giữa thực tế so với dự toán thì cần phải xác định đâu là định phí đâu là biến phí để có biện pháp quản lý thích hợp. Để quản lý chặt chẽ hơn các khoản chi phí phát sinh như chi phí bằng tiền, dịch vụ mua ngoài… thì phải kiểm tra, đối chiếu, so sánh kết hợp với các khoản mục liên quan: chi phí bằng tiền với khoản mục tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, dịch vụ mua ngoài với khoản mục phải trả người bán, tạm ứng… Đồng thời để kiểm soát tốt chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền phục vụ cho sản xuất, Công ty cần xây dựng định mức chi phí, cơ chế khoán chi nội bộ hợp lý để tạo động lực tăng cường công tác kiểm soát, đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí. Công ty cần xây dựng các báo cáo phân tích sự biến động của biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng dẫn đến sự biến động của khoản mục chi phí này, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát thích hợp. KẾT LUẬN Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820 nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sức cạnh tranh của Công ty trong xu thế hội nhập hiện nay. Chuyên đề “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820” đã nêu ra và giải quyết được một số vấn đề sau: Một là, phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820, qua đó đưa ra được những đánh giá cụ thể về thực trạng công tác này. Hai là, trên cơ sở lý luận và thực tế, đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820 để phục vụ cho yêu cầu công tác hiện nay của Công ty. Kết quả nghiên cứu của Đề tài có thể được ứng dụng tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820 nhằm hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất xây lắp, giúp Ban Giám đốc Công ty đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời, nâng cao chất lượng quản lý và đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Mặc dù đã có rất nhiều nỗ lực và cố gắng nhưng do trình độ nhận thức của Tác giả Đề tài còn hạn hẹp, nên chắc chắn Đề tài còn nhiều thiếu sót và hạn chế. Tuy nhiên với sự hướng dẫn tận tình của TS. Nguyễn Thị Phương Hoa cùng với những kiến thức thực tế tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820, Tác giả mong muốn được đóng góp một phần ý kiến vào việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bùi Hoàng Anh (2006), Chi phí sản xuất trong ngành kinh doanh xây lắp, www.tapchiketoan.com 2. Công ty xây dựng công trình giao thông 820 (2003), Quy chế Tài chính của Công ty xây dựng công trình giao thông 820, Tài liệu nội bộ. 3. Vũ Thị Dịu (2006), Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh xây lắp, www.tapchiketoan.com 4. Vũ Thị Dịu (2006), Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong doanh nghiệp xây lắp, www.tapchiketoan.com 5. TS. Phan Đức Dũng (2006), Kế toán Kiểm toán, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh. 6. Học viện Tài chính (2006), Giáo trình Lý thuyết Kiểm toán, NXB Tài chính. 7. Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2004), Kiểm toán, NXB Thống kê, Thành phố Hồ Chí Minh. 8. Mekong Capital, Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ, website: 9. PGS. TS. Nguyễn Năng Phúc, Trường Đại học Kinh tế quốc dân (2007), Kế toán quản trị doanh nghiệp, NXB Tài chính. 10. Thúy Phượng (2006), Đặc điểm sản xuất xây lắp có ảnh hưởng đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp, www.tapchiketoan.com 11. GS. TS. Nguyễn Quang Quynh, TS. Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình Kiểm toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế quốc dân. 12. Trường Đại học Kinh tế quốc dân (2001), Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh, NXB Thống kê. 13. Victor Z. Brink and Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại, NXB Tài chính.