Luận văn Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng

quản trị, song phải đảm bảo tính hợp lý, thống nhất và đúng chế độ kế toán quy định. 1.3.4.4. Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng. Quản trị người dùng là một vấn đề quan trọng khi tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính, giúp cho DN về tính bảo mật dữ liệu. Do đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện phân quyền nhập liệu cũng như quyền in sổ sách, báo cáo kế toán cho các nhân viên kế toán, quyền khai thác thông tin của giám đốc điều hành, các nhân viên khác trong DN một cách rõ ràng để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót và đảm bảo sự bảo mật về số liệu. Như vậy, ngoài việc quản lý đối tượng liên quan trực tiếp đến chu trình bán hàng theo các danh mục đặc thù cũng như các phần hanh kế toán khác, việc quản lý, sử dụng chứng từ, tài khoản, sổ kế toán trong kế toán máy cũng rất khác so với kế toán thủ công. Tuy nhiên nội dung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn phải tuân theo chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính và chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành. Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty . Công ty vât tư kỹ thuật xi măng là doanh nghiệp của nhà nước, thành viên của Tổng công ty xi măng Việt Nam, vốn kinh doanh thuộc sở hữu của Nhà nước. Công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập. Tên giao dịch chính thức của công ty: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Add : 348 Giải Phóng - Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội. Tel : 8643660 – máy lẻ 202 Fax : (84-4) 8642586 Số TK : 10201-000001801-0-NHCT Hai Bà Trưng- Hà Nội Mã số thuế : 0100105694 Tổng CB.CNV là 720 người trong đó khối kinh doanh 580 người và khối vận tải 140 người Hoạt động chủ yếu là kinh doanh xi măng . Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng ( Xí nghiệp VTKTXM ) trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng - Bộ xây dựng . Xí nghiệp được thành lập theo quyết định số 203A/BXD-TCLĐ ngày 12 tháng 02 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng. Ngày 30/9/1993, Bộ xây dựng ra quyết định số 445/BXD- TCLĐ đổi tên xí nghiệp VTKTXM thành Công ty vật tư kỹ thuật xi măng ( Công ty VTKTXM), lúc đó công ty có nhiệm vụ là : + Quản lý nguồn vốn góp tham gia liên doanh nghiền và sản xuất xi măng. + Tổ chức bán lẻ xi măng tại địa bàn Hà Nội . + Là lực lượng dự bị tăng cường cung ứng xi măng cần thiết trên địa bàn Miền Bắc ( từ Vinh trở ra ). Ngày 10/7/1995, Chủ tịch HĐQT Tổng công ty XMVN đã quyết định số 833/TCT-HĐQT, về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên hai chi nhánh tại HN của CTXM Bỉm Sơn và công ty xi măng Hoàng Thạch cho công ty VTKTXM quản lý kể từ ngày 1/8/1995 với chức năng nhiệm vụ: +Tổ chức kinh doanh, lưu thông tiêu thụ xi măng và trên thị trường HN. +Làm Tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho hai công ty xi măng Hoàng Thạch và xi măng Bỉm Sơn. +Các hoạt động tham gia liên doanh của công ty được bàn giao lại cho các thành viên khác trong Tổng công ty XMVN. Ngày 23/5/1998 Chủ tịch HĐQT Tổng công ty xi măng VN đã ra các quyết định sau : +Quyết định số 605/XMVN-HĐQT về việc chuyển giao tổ chức, chức năng nhiệm vụ, tài sản và lực lượng CBCNV hai Trung tâm tiêu thụ xi măng phía bắc Sông Hồng và một số Công ty VTKTXM cho Công ty vật tư vận tải xi măng quản lý kể từ ngày 01/6/1998. +Quyết định số 606/XMVN-HĐQT về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng CBCNV hai chi nhánh tại Hà Tây và Hòa Bình của công ty XMBS và công ty VTKTXM quản lý từ ngày 01/6/1998. Đổi tên chi nhánh công ty XMBS thành chi nhánh công ty VTKTXM. Chuyển phương thức làm Tổng đại lý sang mô hình mua đứt bán đoạn Đến thời điểm này, địa bàn hoạt động của công ty đã được mở rộng từ Hà Nội (phia Nam), Hà Tây và Hòa Bình. Ngày 21/3/2000 theo quyết định số 97/XMVN-HĐQT của Chủ tịch HĐQT-Tổng công ty XMVN về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng CBCNV làm nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ xi măng của công ty VTKTXM quản lý từ ngày 01/4/2000 bao gồm: Các chi nhánh tại Thái Nguyên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Lào Cai và hai trung tâm tiêu thụ xi măng phía Bắc Sông Hồng và một số công nhân của công ty VTKTXM trước đây chuyển sang. Ngày 27/3/2002, tại quyết định số 85/XMVN-HĐQT của Chủ tịch HĐQT- Tổng công ty XMVN về việc chuyển giao tổ chức, chức năng nhiệm vụ, tài sản và lực lượngCBCNV ở hai Chi nhánh Công ty VTKTXM tại Hà Tây, Hòa Bình cho công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kể từ ngày 01/04/2002. Như vậy kể từ khi thành lập đến nay, Công ty VTKTXM đã trải qua nhiều biến động, do thay đổi mô hình tổ chức, chức năng nhiêm vụ vì vậy đã ít nhiều ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Mặc dù vậy Công ty vẫn nhanh chóng sắp xếp ổn định tổ chức, với địa bàn hoạt động ở hầu hết các tỉnh phía Bắc như: Hà Nội, Hà Tây, Hòa Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Yên Bái, Thái Nguyên… SXKD hiệu quả và dảm bảo đời sống thu nhập cho CBCNV và đươc thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tốc độ tăng(%) Năm 2005, diễn biến thị trường phức tạp: ảnh hưởng thời tiết, giá xăng dầu tăng cao…đặc biệt là mức độ cạnh tranh gay gắt của các chủng loại, đối tác tham gia kinh doanh xi măng trên thị trường. Do vậy, dù rất cố gắng song sản lượng tiêu thụ xi măng của công ty mới ở mức hoàn thành kế hoạch song vẫn thấp hơn năm 2004. Dù doanh thu thuần ở mức thấp song lợi nhuận sau thuế đã tăng cao hơn so với 2004 là do chi phí bán hàng năm 2004 quá cao, cao hơn gần 20 tỷ so với năm 2005. Trước tình hình đó, năm 2006 công ty đã đề ra các phương hướng, biện pháp nhằm đạt các mục tiêu trong kinh doanh, đảm bảo công ăn việc làm cho CBCNV: Bám sát nhiệm vụ Tổng công ty giao, nắm chắc nhu cầu thị trường. Luôn đảm bảo đủ chân hàng đáp ứng nhu cầu xi măng của thị trường và giữ bình ổn giá xi măng tại địa bàn được phân công. Khắc phục mặt còn yếu kém, tồn tại trong năm 2005, nêu cao vai trò cán bộ, củng cố cửa hàng và cải tiến phương thức bán hàng…để tiêu thụ 2,2 triệu tấn xi măng trở lên. Nhanh chóng ổn định hoạt động sản xuất của xí nghiệp bao bì Vĩnh Tuy đảm bảo sản lượng theo kế hoạch, hạn chế lỗ tới mức thấp nhất. Thực hành triệt để công tác tiết kiệm, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty * Lĩnh vực kinh doanh: - Tổ chức lưu thông, kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn : Hà Nội, Hà Tây, Hòa Bình, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Phú Thọ, Lào Cai, Bắc Cạn, Sơn La, Lai Châu, Cao Bằng, Hà Giang, Tuyên Quang, Yên Bái.. Tổ chức hệ thống bán buôn và mạng lưới bán lẻ thông qua đại lý, cửa hàng. - Thực hiện mua xi măng từ các nhà máy thuộc tổng công ty theo kế hoạch - Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng hiệu quả tại các địa bàn theo kế hoạch - Tổ chức tốt công tác tiếp thị để bán hàng và nắm bắt nhu cầu tiêu thụ xi măng từng tháng, quý và năm trên địa bàn được giao phụ trách, lập kế hoạch nguồn hàng đúng, sát nhu cầu. - Tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo đủ lượng hàng dự trữ hợp lý trong kinh doanh, đặc biệt vào mùa xây dựng. - Tổ chức và quản lý lực lượng, phương tiện vận tải, bốc xếp của đơn vị. Khai thác sử dụng hiệu quả lực lượng vận tải để đưa xi măng đến các đầu mối giao thông, ga, cảng, đến chân công trình… * Đặc điểm mặt hàng của công ty: Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng, xi măng Tam Điệp…với các chủng loại rất phong phú, có chất lượng cao, uy tín trên thị trường như: PC30, PC40,PCB30,PCB40… Trong đó, xi măng Hoàng Thạch chiếm tỷ trọng lớn nhất khoảng 40%, xi măng Bút Sơn 25%, xi măng Bỉm Sơn 20%, xi măng Hải Phòng 10% và các loại xi măng khác. Như vậy xi măng Hoàng Thạch được người tiêu dùng cả nước tín nhiệm, thường được sử dụng cho các công trình trọng điểm của cả nước. Do đó, công ty rất quan tâm chú trọng kinh doanh mặt hàng này. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Bộ máy của công ty đươc thực hiên theo mô hình trực tuyến chức năng. Mỗi đơn vị, phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng, nhưng kết hợp chặt chẽ hài hòa cho mục tiêu chung của công ty . * Giám đốc công ty: Là người đứng đầu, do HĐQT của Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc. Đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và pháp luật về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc chịu trách nhiêm chung, trực tiếp đảm nhận các lĩnh vực tổ chức nhân sự, tài chính kế toán và quản trị văn phòng. * Phó Giám đốc kinh doanh ( PGĐ kinh doanh ) : - Phụ trách các nghiệp vụ kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh. - Phụ trách về hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiện toàn vật tư hàng hóa, công tác nội chính, thanh tra kiểm tra. * Phó giám đốc phụ trách vận tải (PGĐ phụ trách vận tải ): - Phụ trách đơn vị vận tải hàng hóa bằng các phương tiện vận chuyển hàng nội bộ DN từ đầu nguồn. - Làm công tác định mức trong khâu vận tải. - Phụ trách công tác đào tạo, cải tiến kỹ thuật và công tác đầu tư, sửa chữa lớn. Các phòng ban của Công ty có chức năng nhiêm vụ chủ yếu sau: *Phòng Tổ chức lao động ( P.TCLĐ): + Xây dựng kế hoạch nhân sự, quy hoạch cán bộ, đào tạo nhận xét, đánh giá cán bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, đề xuất nâng cao bậc lương, tham mưu giải quyết tranh chấp về lao động tiền lương trong Công ty. + Tổ chức lao động hợp lý, và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như nghỉ phép, nghỉ hưởng chế độ BHXH, theo dõi quyết toán thu, nộp BHXH, báo cáo tăng giảm BHXH. Phòng Kinh tế kế hoạch (P.KTKH): Xây dựng kế hoạch, giao kế hoạch cho các phòng ban. Lập dự thảo hợp đồng kinh tế mua, bán xi măng; hợp đồng thuê phương tiện vận tải; hợp đồng thuê kho dự trữ xi măng. Công tác xây dựng sửa chữa lớn. Phòng Kế toán tài chính (P.KTTC): Xây dựng đơn giá, chi phí lưu thông, kế hoạch tài chính. Chỉ đạo lập chứng từ ban đầu và lập sổ hạch toán theo đúng quy định của Nhà Nước, cấp trên. Quản lý vốn tiền hàng, sử dụng vốn có hiệu quả, không để thất thoát vốn và tiền hàng. Chỉ đạo về công nợ và thu hồi công nợ, không để tiền hàng đọng lại khó đòi Giám sát các chứng từ, chỉ tiêu, đảm bảo theo đúng chế độ quy định của Nhà Nước. Thực hiện tốt công tác kế toán tài chính của công ty, đảm bảo không bị ách tắc trong sản xuất kinh doanh. Phối hợp với các phòng ban như: phòng Kế hoạch, phòng TCLĐ, phòng tiêu thụ để xây dựng dự thảo hợp đồng kinh tế mua bán, vận chuyển, bốc xếp xi măng. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước: kê khai nộp thuế GTGT, thuế thu nhập DN, thuế thu nhập cá nhân…trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo quyết định của Nhà Nước. Thực hiện các chế độ báo cáo của Nhà Nước, cấp trên một cách kịp thời, trung thực. Lưu trữ chứng từ kế toán của công ty. Phòng Điều độ quản lý kho (P.ĐĐQLK): Xây dựng mạng lưới kho tàng. Đảm bảo nhập, xuất xi măng được đầy đủ, liên tục. Đảm bảo mức dự trữ hợp lý. Thực hiện chế độ báo cáo số liệu kịp thời, chính xác. Phòng Quản lý thị trường (P.QLTT): Giúp Giám đốc nắm bắt nhu cầu xi măng tiêu thụ trên thị trường Hà Nội. Theo dõi về sự biến động giá cả xi măng. Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong kinh doanh tiêu thụ xi măng. Phòng tiêu thụ (P.TT): Tổ chức và quản lý mọi hoạt động của các cửa hàng đại lý của công ty. Theo dõi tình hình biến động giá cả xi măng, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong kinh doanh tiêu thụ xi măng. Kiểm tra nguồn xi măng cung cấp cho các cửa hàng đại lý . Kiểm tra sổ sách, hóa đơn chứng từ của cửa hàng xuất. Phòng Kỹ thuật đầu tư (P.KTĐT): Quản lý công tác xây dựng cơ bản và đầu tư. Văn phòng: Phụ trách các hoạt động: Văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu. Công tác bảo vệ an ninh chính trị, tài sản công ty, phòng cháy chữa cháy. Công tác quản trị, mua sắm văn phòng phẩm, in ấn. Quản lý nhà đất, các công cụ lao động. Công tác tạp vụ, y tế, phương tiện công tác. Các Xí nghiệp vận tải: thực hiện công tác tiếp nhận xi măng từ trạm giao nhận của các công ty sản xuất, nhà ga, cảng về các kho dự trữ, cửa hàng hoặc chân công trình. Các chi nhánh: thực hiện việc kinh doanh, tiêu thụ xi măng đảm bảo bình ổn giá cả, đáp ứng mọi nhu cầu của xã hội thông qua mạng lưới các cửa hàng và đại lý tại chi nhánh. Xuất phát từ các yêu cầu, nhiệm vụ được giao kết, với đặc điểm ngành nghề, mặt hàng kinh doanh và những đặc thù của địa bàn được phân công phụ trách, bộ máy điều hành của công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ: Bộ máy điều hành của công ty Giám đốc PGĐ phụ trách kinh doanh PGĐ phụ trách vận tải Phòng Kỹ thuật đầu tư Phòng Điều độ quản lý kho Xí nghiệp vận tải P. KTTC P. TCLĐ P. TT Đội xe Cụm kho Trạm điều độ Trung tâm Cửa hàng Đại lý Các chi nhánh Phòng Kinh tế kế hoạch Phòng tiêu thụ Văn phòng Xưởng sửa chữa 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty. 2.1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu kế toán. Phòng kế toán của công ty bao gồm 14 thành viên, mỗi thành viên có nhiệm vụ khác nhau, nhưng tất cả đều nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung. * Kế toán trưởng: - Chịu trách nhiệm chung trong công tác kế toán tài chính của công ty. - Giúp giám đốc trong công tác quản lý tài chính. - Theo dõi mọi biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. * Phó phòng kế toán: - Giúp kế toán trưởng trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt. - Quản lý trực tiếp bộ phận kế toán xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn. * Kế toán tổng hợp: - Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán, vào Sổ cái và lập Báo cáo tài chính. - Giúp kế toán trưởng trong phân tích hoạt động kinh doanh. * Kế toán xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn ( KT.XDCB và SCL ) ( 1 người ): theo dõi, thanh toán, quyết toán các hạng mục công xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn. * Kế toán TSCĐ,CCDC và tiền mặt ( 1 người ): - Theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ, CCDC. - Trích khấu hao và phân bổ khấu hao. - Đánh giá lại TSCĐ, CCDC. - Theo dõi thu chi tiền mặt. * Kế toán hàng hóa và tiền gửi ngân hàng ( 1 người ): - Theo dõi nhập, xuất, tồn kho hàng hóa. - Tính giá thực tế nhập, xuất kho hàng hóa. - Theo dõi số dư tiền gửi ngân hàng và công nợ. * Kế toán bán hàng ( 1 người ): - Theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa. - Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, đã thu, tạm ứng, nhận ký quỹ ký cược. * Kế toán chi phí kinh doanh (KT.CFKD) ( 2 người ): - 1 người theo dõi, tập hợp, thanh toán cước phí vận tải. - 1 người theo dõi, tập hợp, thanh toán cước bốc xếp và công tác văn thư lưu trữ. * Kế toán thanh toán ( 1 người ): theo dõi tình hình thanh toán với Nhà Nước về các khoản thuế và các khoản phải nộp khác. * Thủ quỹ ( 3 người ): - 1 người chiu trách nhiệm thu, chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty và vào Sổ quỹ. - 2 người chịu trách nhiệm thu tiền hàng từ các trung tâm và nộp ngân hàng số tiền ngoài định mức dự trữ tiền mặt. Ngoài ra, các chi nhánh, xí nghiệp, phòng tiêu thụ và các trung tâm đều bố trí thủ quỹ, cán bộ thống kê theo dõi báo số tiền hàng ngày về P. TCKT của công ty. Từ các chức năng, nhiệm vụ đó, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ : Cơ cấu kế toán của công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp KT XDCB và SCL KT TSCĐ,CCDC KT hàng hóa KT bán hàng KT CPKD KT thanh toán KT chi nhánh Thủ quỹ 2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty VTKTXM. Mô hình kế toán áp dụng tại công ty là mô hình kế toán tập trung. Mọi hoạt động đều tập trung tại công ty. Các chi nhánh, xí nghiệp chỉ tập hợp chứng từ ban đầu, thống kê và xử lý chứng từ gốc rồi luân chuyển về công ty. Hàng tháng vào máy tính chuyển về công ty kèm theo các báo cáo. Đây là hình thức báo sổ. Tại công ty, các bộ phận kế toán tập hợp, kiểm nghiệm các báo cáo các hoạt động kinh doanh của các chi nhánh, xí nghiệp vận tải và lập các Báo cáo tài chính theo quy định của Nhà Nước. 2.1.4.3. Hình thức kế toán - Hệ thống sổ kế toán. * Hình thức kế toán mà công ty sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty. Đồng thời, công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại công ty: Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Hệ thống sổ kế toán Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công ty sử dụng hệ thống sổ sau: Sổ tổng hợp: + Nhật ký chung + Sổ cái các TK: 1561,1562,131,511,632,641,642,911 Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết các TK: 131 + Thẻ kho 2.1.5. Đặc điểm phần mềm kế toán công ty sử dụng. Tiến bộ hơn các DN áp dụng kế toán thủ công, công ty VTKTXM đã ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán SAS. Với phần mềm kế toán SAS, người sử dụng chỉ cần cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương trình SAS sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo kế toán theo mẫu biểu đã được Nhà Nước quy định; đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin, các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và Ban giám đốc công ty. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tập hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải ghi chép, cộng dồn, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin trên các sổ được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối quý mới có số liệu tổng hợp, khi cần có thể xem, in các sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào. Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán SAS: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy vi tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.2.1. Các phương thức bán hàng ở công ty VTKTXM Công ty VTKTXM sử dụng cả hai phương thức bán hàng đó là phương thức bán trực tiếp và phương thức gửi hàng. Cụ thể Phương thức bán hàng trực tiếp: Trong phương thức này, công ty sử dụng các hình thức sau: Bán buôn trực tiếp: Đây là hình thức chủ yếu, chiếm phần lớn doạnh thu bán hàng và được tiến hành ở tất cả các bộ phận kinh doanh của công ty trên cơ sở Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa công ty và khách hàng. Theo hình thức này, bên mua cử đại diện trực tiếp đến kho của công ty nhận hàng theo thời gian và địa điểm trong Hợp đồng. Phòng KTKH và phòng TT chịu trách nhiệm soản thảo, triển khai thực hiện, theo dõi hợp đồng, thiết lập hóa đơn chứng từ và các loại báo cáo như: + Viết Hóa đơn GTGT loại 3 liên Liên 1: lưu ở cuống Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: do nhân viên điều độ xuất hàng giữ để lập bảng kê xuất hàng hàng ngày tại các kho, ga, cảng sau đó tổng hợp gửi về phòng TCKT. + Cuối ngày: Căn cứ Hóa đơn GTGT, phòng KTKH và phòng TT lập bảng kê bán hàng theo dõi số lượng xuất trong ngày, sau đó lập bảng kê bán hàng hàng ngày theo hợp đồng kinh tế chuyển về phòng TCKT tổng hợp chung toàn công ty. + Cuối tháng: Tổng hợp hàng xuất bán trong tháng( theo dõi về lượng, chủng loại ) và đối chiếu với phòng ĐĐQLK, sau đó tổng hợp bảng kê bán hàng theo dõi về lượng-tiền trong tháng nộp về phòng TCKT để tổng hợp chung toàn công ty. + Mở sổ theo dõi công nợ đối với từng khách hàng đồng thời chịu trách nhiệm đôn đốc thu hồi công nợ. Cuối mỗi ngày và cuối mỗi tháng đều phải lập báo cáo chi tiết công nợ nộp về phòng TCKT tổng hợp toàn công ty Phòng ĐĐQLK có trách nhiệm cung cấp thông tin nhanh về lượng hàng tồn kho hàng ngày đồng thời điều phối cung cấp nguồn hàng và phương tiện vận tải. Mặt khác, viết hóa đơn kiêm vận chuyển nội bộ 3 liên ( liên 1 lưu ở cuống, liên 2 giao khách hàng, liên 3 kèm theo bảng kê, hóa đơn bán hàng và cuối tháng nộp cho phòng TCKT tổng hợp. Phòng TCKT: Bộ phận kế toán bán hàng có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chung toàn bộ báo cáo bán hàng, báo cáo chi tiết công nợ toàn công ty và chuyển cho kế toán tổng hợp phản ánh vào máy. Bán hàng trả chậm. Căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa khách hàng và công ty, công ty chuyển hàng đến nơi tiêu thụ, khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc mua chịu. Theo quy định của công ty trong 30 ngày khách hàng phải trả hết số nợ thì mới được tiếp tục mua hàng. Trong thời gian trả chậm đó công ty không tính lãi trả chậm nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng công ty. Hình thức này được thực hiện tương tự hình thức bán buôn trực tiếp ở trên, chỉ khác là phòng KTKH không tham gia hình thức này. Bán lẻ. Công ty tiêu thụ hàng hóa thông qua các trung tâm, mỗi trung tâm lại quản lý khối cửa hàng, đại lý trực tiếp làm nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa. Tại cửa hàng: Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Lưu ở cuống. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Luân chuyển trong nội bộ. Cuối mỗi ngày, cửa hàng lại lập Bảng kê Hóa đơn bán lẻ (Biểu 1), Bảng kê nhập-xuất-tồn, Báo cáo bán hàng trong ngày (Biểu 2) nộp về trung tâm. Tại trung tâm: Sau khi nhận được các chứng từ từ khối cửa hàng do trung tâm quản lý, kế toán trung tâm tiến hành tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn (theo dõi về lượng) (Biểu 3) và Báo cáo bán hàng (theo dõi cả về lượng và giá trị) (Biểu 4) kèm các Báo cáo từ khối cửa hàng nộp về phòng TT công ty. Tại phòng TT: Sau khi tập hợp đầy đủ các loại báo cáo của Trung tâm gửi về, kế toán phòng TT tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn và Báo cáo bán hàng trong ngày (mẫu tương tự) chuyển về phòng TCKT công ty. Tại phòng KTTC: Kế toán bán hàng lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội (Biểu 5) hàng ngày và lũy kế theo tháng. Các chi nhánh trực thuộc công ty cũng lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng hàng ngày và lũy kế theo tháng gửi về công ty. Thủ quỹ các Trung tâm thu tiền các cửa hàng trong ngày và cuối ngày nộp về bộ phận thủ quỹ - phòng TCKT công ty. Các địa bàn còn lại do các chi nhánh Thái Nguyên, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Lào Cai trực tiếp thực hiện, hình thức báo cáo, sổ sách tương tự như phòng TT. Hàng tháng vào đầu tháng sau kế toán các chi nhánh về công ty đối chiếu sổ sách, tiền hàng với các đơn vị liên quan và quyết toán tài chính với phòng TCKT công ty. Phương thức gửi bán đại lý Theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và điều kiện để làm đại lý cho công ty, căn cứ vào khoản ký quỹ đại lý của chủ đại lý với công ty, công ty điều chuyển hàng cho đại lý. Và các cửa hàng đại lý phải thực hiện đúng các quy định về chế độ báo cáo tiền hàng, nội quy, quy định của công ty và được hưởng hoa hồng đại lý tính trên doanh thu bán ra hàng tháng. Hoạt động bán hàng của cửa hàng đại lý tương tự như các cửa hàng bán lẻ của công ty, chỉ khác ở chỗ: Các đại lý phải nộp một khoản ký quỹ tương ứng với số lượng hàng dự kiến bán ra trong tháng trước khi đi vào hoạt động. Nhân viên bán hàng của đại lý không phải là cán bộ công nhân viên của công ty. Các đại lý tự mua và quản lý hóa đơn bán hàng của mình. Khi mua hàng của công ty, khách hàng có thể thanh toán theo các phương thức như thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, UNC. 2.2.2. Các đối tượng quản lý liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. * Đặc điểm hàng hóa: mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là các loại xi măng, trong đó bao gồm cả xi măng rời. Vì vậy, không tránh khỏi hao hụt trong quá trình vận chuyển. Do đó, công ty phải giảm tới mức tối thiểu chi phí hao hụt đó bằng việc bố trí các kênh tiêu thụ, các phương tiện chuyên chở phù hợp nhất. * Đặc điểm về tiêu thụ hàng hóa: Việc tổ chức tiêu thụ hàng hóa của công ty được phối hợp chặt chẽ giữa phòng KTKH, phòng TT, phòng ĐĐQLK và phòng TCKT nhằm đảm bảo thủ tục nhanh gọn, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Công ty ngoài việc trực tiếp tổ chức tiêu thụ hàng hóa còn xây dựng cho mình 4 chi nhánh: Vĩnh Phúc, Lào Cai, Phú Thọ, Thái Nguyên, nên hàng hóa của công ty được phân phối rộng khắp các tỉnh ở Miền Bắc trong đó Hà Nội là thị trường chính. Tất cả những đặc điểm trên đã tác động tới việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty trong điều kiện áp dụng kế toán máy. Đó là việc tổ chức danh mục tài khoản, danh mục chứng từ cho phù hợp. Cụ thể với từng công tác kế toán: 2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng, thuế GTGT, theo dõi thanh toán với khách hàng tại công ty VTKTXM. 2.2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng. * Nguyên tắc kế toán doanh thu bán hàng tại công ty VTKTXM: Công ty chỉ phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng số doanh thu của khối lượng hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kỳ tức được khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Hàng hóa của công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng được phản ánh theo giá bán chưa có thuế GTGT. Khi phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 511”Doanh thu bán hàng”, không sử dụng TK 512”Doanh thu tiêu thụ nội bộ”, 521”Chiết khấu thương mại”, TK531”Hàng bán bị trả lại”,TK 532”Giảm giá hàng bán” do không phát sinh. Đồng thời, kế toán sử dụng TK131”Phải thu của khách hàng” làm tài khoản trung gian thanh toán nên tài khoản đối ứng của TK 511 luôn là TK 131 cho dù khách hàng đã thanh toán ngay tại thời điểm mua hay mới chỉ chấp nhận thanh toán. Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng một lần vào cuối tháng ( không hạch toán riêng theo từng hóa đơn bán hàng ), không hạch toán riêng theo từng ngày và không chi tiết cho từng loại hàng hóa. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 5111”Doanh thu bán hàng hóa” để phản ánh doanh thu về bán hàng hóa, đồng thời mở chi tiết để hạch toán doanh thu kinh doanh xi măng (TK 511111). Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK131, TK911” Xác định kết quả kinh doanh “. Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng. Tại phòng KTTC: Cuối tháng, kế toán bán hàng trên cơ sở các báo cáo từ các bộ phận nộp về, tiến hành lập Báo cáo doanh số bán hàng tại văn phòng công ty và Bảng kê hạch toán doanh thu cho tất cả các phương thức bán hàng(Biểu 6). Căn cứ vào Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng và Báo cáo bán hàng, kế toán hạch toán doanh thu bán hàng trên máy theo trình tự: Từ màn hình giao diện chung, kế toán vào mục “Nhập chứng từ”, khi đó sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu “Sửa đổi nội dung chứng từ”. Kế toán đánh dấu vào mục Tổng hợp và tiến hành khai báo các thông số cần thiết: Ô “ Tháng ‘ : Nhập tháng. Ô “ Ngày CT “ : Nhập ngày, tháng của chứng từ. Ô “ Ngày GS “ : Nhập ngày, tháng ghi sổ nghiệp vụ. Ô “ Số hiệu “ : Nhập số hiệu chứng từ. Ô “Diễn giải” : Nhập chú thích nghiệp vụ. Ô “ Tài khoản “ : Nhập số hiệu tài khoản. Ô “ Diễn giải “ : Máy tự chú thích cho nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Nợ” : Nhập số tiền phát sinh, ấn enter. Sau đó lại quay lại nhập số hiệu tài khoản tại ô “ Tài khoản”,và nhập số tiền phát sinh Có vào ô “ Phát sinh Có” và ấn Enter. Máy sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ cái, sổ chi tiết TK 511 và hệ thống sổ các Tài khoản đối ứng của TK511. Để in ra các sổ sách, báo cáo, sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành các thao tác sau: Từ màn hình giao diện chung, chọn mục Kế toán tổng hợp, xuất hiện màn hình in sổ sách báo cáo (mẫu), kế toán tùy theo nhu cầu muốn xem sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết hay các loại báo cáo thì đánh dấu vào các mục tương ứng và nhấn In. Cuối tháng, theo Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng và Báo cáo bán hàng toàn công ty, để hạch toán doanh thu bán xi măng tại trung tâm 1, kế toán vào máy theo trình tự: Từ màn hình giao diện chung, kế toán vào mục “Nhập chứng từ”, xuất hiện màn hình nhập liệu”Sửa đổi nội dung chứng từ”, đánh dấu chuột vào ô Tổng hợp. Tiến hành khai báo các thông số: Ô “Tháng”: :Nhập 12. Ô “Ngày CT” : Nhập 31/12/05. Ô “Ngày GS” : Nhập 11/01/06. Ô “Số hiệu” : Nhập VTKTXM01. Ô “Diễn giải” :Nhập doanh thu bán xi măng tại công ty tháng 12/05: TT1=32.277,7 tấn. Ô” Tài khoản” :Nhập 131. Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô”Phát sinh Nợ” : Nhập số tiền 24.185.592.250,ấn enter. Ô “Tài khoản” : Nhập 511111. Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Có” :Nhập số tiền 21.986.902.050,ấn Enter. Ô “Tài khoản” :Nhập 33311111. Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô” Phát sinh Có” :Nhập 2.198.690.200. ấn Enter. Máy sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết, sổ cái TK 511, 33311, 131. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK5111 kế toán thực hiện kết chuyển sang TK9111 để xác định kết quả kinh doanh. 2.2.3.2. Kế toán thuế GTGT. * Nội dung và phương pháp tính: Hàng hóa của công ty chịu thuế GTGT 10% và công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi bán hàng hóa, cùng với việc ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp như sau: Thuế GTGT đầu ra phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Trong đó: Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoá chịu thuế bán ra * Thuế suất Thuế GTGT đầu vào = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn thuế GTGT mua hoá đơn Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK33311 “Thuế GTGT đầu ra” để phản ánh số thuế GTGT phải nộp cho hàng bán ra. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan như :TK111”Tiền mặt”, TK112”Tiền gửi ngân hàng”, TK 131”Phải thu của khách hàng”… Cuối tháng khi nhập dữ liệu vào máy để hạch toán doanh thu bán hàng, đồng thời với việc làm này số liệu về thuế GTGT đầu ra cũng được chuyển tới Sổ chi tiết TK33311. Cuối tháng, kế toán thuế lập Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa bán ra (Biểu 7) và Tờ khai thuế GTGT để nộp cho cơ quan thuế (Biểu 8). 2.2.3.3. Kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng. Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, việc hạch toán khoản thanh toán với khách hàng trở nên đơn giản hơn rất nhiều do có máy tính hỗ trợ. Công tác kế toán các khoản phải thu phải thường xuyên theo dõi công nợ từng khách hàng để thu hồi vốn kịp thời. Tài khoản sử dụng: TK 131 “Phải thu của khách hàng”. Đối với TK này, công ty xây dựng hệ thống danh mục tài khoản theo quy tắc: TK1311: Phải thu các DN thuộc nội bộ TCT. TK1314: Phải thu các DN thành phần kinh tế khác. Đồng thời, tài khoản này được mở chi tiết cho từng thành phần kinh tế khác: TK1314101 : Các trung tâm bán xi măng. TK1314102 : Văn phòng công ty. ….. Ngoài ra, còn các tài khoản liên quan khác như: TK5111, TK111 “Tiền mặt”, TK112 “Tiền gửi ngân hàng”,TK9111… Trình tự kế toán phải thu của khách hàng. Hàng ngày, kế toán bán hàng phải theo dõi cập nhật sổ sách tình hình bán hàng toàn công ty và mở Sổ chi tiết theo dõi công nợ đối với từng khách hàng. Cuối tháng, khi hạch toán doanh thu bán hàng, máy sẽ chuyển số liệu phản ánh khoản phải thu khi bán hàng vào Sổ cái và Sổ chi tiết của TK 131. Trong tháng, khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán tiền mặt lập phiếu thu hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng nhận giấy báo Có của ngân hàng. Căn cứ vào các chứng từ đó, hai bộ phận kế toán này phản ánh số đã thu vào máy theo quy trình sau: Phiếu thu Nhập dữ liệu vào máy Máy chuyển số liệu tự động (Giấy báo Có) theo trình tự trên vào Sổ cái và Sổ chi tiết TK131 Theo TG250 ngày 29/12/05, ngày ghi sổ 31/12/05, thu tiền xi măng (UNC) công ty cổ phần Xuân Sơn do trung tâm 1 bán hàng số tiền 150.000.000. Kế toán vào máy: Từ màn hình giao dịên chung, chọn “Nhập chứng từ”, đánh dấu vào mục Tổng hợp và tiến hành khai báo các thông số: về Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu, Diễn giải. Ô “Tài khoản” :Nhập 1121. Ô “Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Nợ” :Nhập số tiền 150.000.000, ấn Enter. Ô “Tài khoản” :Nhập 1314101. Ô “Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Có”: Máy sẽ tự hiện số liệu. Âna Enter. Máy sẽ tự kết xuất số liệu sang sổ chi tiết TK1314101 và sổ cái TK131. Cuối tháng, kế toán in ra sổ chi tiết và sổ cái để theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng và của toàn công ty. 2.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán tại công ty VTKTXM. * Đặc điểm hạch toán giá vốn hàng bán tại công ty. Công ty tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh tức khi xuất kho hàng hóa thì căn cứ vào số lượng hàng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho. Công ty phản ánh giá vốn hàng bán là giá mua thực tế của hàng hóa tại các công ty sản xuất và chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, lưu kho, bảo quản…) phân bổ cho số hàng đã bán. Giá vốn hàng bán được hạch toán một lần vào cuối tháng, không hạch toán hàng ngày theo từng hóa đơn mà hạch toán giá vốn chung cho tất cả các phương thức bán hàng( bán buôn, bán lẻ, đại lý). *Tài khoản sử dụng: Để phản ánh giá vốn hàng bán công ty sử dụng TK632”Giá vốn hàng bán” và mở chi tiết TK63211”Giá vốn kinh doanh xi măng” trong đó: TK632111:” Giá mua hàng hóa”. TK632112: “ Chi phí mua hàng hóa”. Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan: TK1561”Giá mua hàng hóa”, TK1562”Chi phí thu mua hàng hóa”, TK9111… *Trình tự kế toán giá vốn hàng bán: Cuối tháng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, kế toán bán hàng tổng hợp trị giá vốn xuất bán các loại xi măng vận chuyển bằng các đơn vị ( bộ, sắt, thủy) và phản ánh vào Bảng tổng hợp giá vốn(Biểu 10). Đồng thời, kế toán bán hàng tính toán phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng tồn cuối tháng theo công thức: Chi phí thu mua phân = ồ{ khối lượng * đơn giá thanh toán Bổ cho hàng tồn hàng tồn cước thực tế } Phần chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối tháng được phản ánh trên Bảng phân bổ chi phí hàng tồn. Sau khi xác định được chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho, kế toán bán hàng xác định được chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo công thức: Chi phí thu mua Chi phí vận Chi phí vận Chi phí thu mua Phân bổ cho = chuyển tồn + chuyển phát - phân bổ cho hàng Hàng bán đầu kỳ sinh trong kỳ tồn cuối kỳ Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán vào máy theo trình tự chung. Cuối tháng, theo XK1201, ngày 31/12/05, ngày ghi sổ 16/01/05, xuất bán xi măng giá vốn tháng 12/05 80.591,62 tấn xi măng các loại vận chuyển bằng đường bộ, kế toán vào máy theo trình tự: Từ màn hình giao diện chung, chọn “Nhập chứng từ”, kích chuột vào mục Tổng hợp và tiến hành khai báo về Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu và Diễn giải. Ô” Tài khoản” :Nhập 632111. Ô” Phát sinh Nợ” : Nhập 48.240.593.331, ấn Enter. Tiếp tục quay về khai báo số hiệu tài khoản đối ứng (TK1561) ở ô “Tài khoản” và máy sẽ tự ghi số tiền tương ứng với giá vốn. ấn Enter. Máy sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở các Sổ chi tiết TK632 để kết chuyển vào TK9111. 2.2.5. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty VTKTXM. 2.2.5.1. Kế toán chi phí bán hàng. *Nội dung: Chi phí bán hàng là tất cả các chi phí phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa của công ty. Trên cơ sở hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT, đồng thời căn cứ vào đặc điểm ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, công ty mở chi tiết tới cấp 3,4 theo từng đối tượng chi phí trong chi phí bán hàng để quản lý. Cụ thể TK6411: Chi phí nhân viên bán hàng. TK64111: Tiền lương, tiền công và phụ cấp khác. TK64112 đến 64114 :phản ánh BHXH, BHYT, KPCĐ. TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì. TK64121: Nhiên liêu, vật liệu. TK 64122: Chi phí bao bì đóng lại. TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 64141: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 64142: Chi phí sửa chữa lớn. TK 6416: Chi phí hao hụt. TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. Trong tài khoản cấp 2 này, mở chi tíêt từ TK64171 đến 64177, trong đó TK 64171: chi phí hoa hồng trả cho đại lý bán hàng. TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK111, TK112, TK9111. Trình tự kế toán chi phí bán hàng. Đối với những khoản chi bán hàng phát sinh hàng ngày, khi phát sinh, kế toán lập các phiếu chi, nhận giấy báo Nợ ngân hàng và các chứng từ phải trả khác…,căn cứ vào các chứng từ đó, kế toán hạch toán chi phí bán hàng phát sinh vào máy. Đối với những khoản chi bán hàng hạch toán một lần vào cuối tháng: Trích khấu hao TSCĐ, trả hoa hồng đại lý; cuối tháng kế toán căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, Báo cáo bán hàng đại lý, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Để tăng sức cạnh tranh và tăng thị phần của công ty, công ty đã sử dụng thêm phương thức gửi bán đại lý. Tuy nhiên công ty không sử dụng TK 157 “ Hàng gửi đi bán” để hạch toán đối với hàng gửi bán đại lý mà hạch toán như phương thức bán lẻ tại cửa hàng. Do đó, khi hàng giao đại lý được xác định tiêu thụ thì ngoài bút toán phản ánh doanh thu bán hàng hóa như trên, kế toán còn phản ánh khoản hoa hồng đại lý phải trả một lần vào cuối tháng. Cuối tháng, theo HHĐL01, ngày 31/12/05, ngày ghi sổ 16/1/06, chi phí hoa hồng phải trả đại lý của phòng TT tháng 12/05 : 269.115.050. Kế toán vào máy theo trình tự: Từ màn hình giao diện chung, chọn “Nhập chứng từ”, kế toán kích chuột vào ô Tổng hợp và khai báo các thông số: Tháng, ngày CT, Ngày GS, số hiệu. Ô “ Diễn giải”: Nhập Chi phí hoa hồng phải trả đại lý P.TT T12/05. Ô “ Tài khoản” : Nhập 641741. Ô “ Diễn giải “ : Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “ Phát sinh Nợ ” : Nhập số tiền 269.115.050. ấn Enter. Ô “ Tài khoản ” : Nhập 3352 Ô “ Diễn giải “ :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “ Phát sinh Có “: Máy sẽ tự cho số tiền tương ứng. ấn Enter. Máy sẽ tự kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết và sổ cái TK641, TK335. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK64174 thực hiện kết chuyển chi phí bán hàng sang TK9111 để xác định kết quả kinh doanh. Hay theo KH1201, ngày 31/12/05, ngày ghi sổ 31/12/05, trích khấu hao TSCĐ T12/05- Nhà cửa, kho tàng..:29.139.889 đồng. Kế toán vào máy theo trình tự như trên. Máy sẽ tự kết chuyển số liệu vào sổ cái và sổ chi tiết TK 641. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK64141 để kết chuyển vào TK9111. 2.2.5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. * Nội dung: Chi phí quản lý DN là tất cả các chi phí phục vụ cho công tác quản lý chung và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung toàn DN. Công ty tập hợp chi phí quản lý DN trên TK642 và chi tiết tới các tài khoản cấp 2 theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành. Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý, từ các tài khoản cấp 2 DN mở chi tiết ra tới cấp 3,4 theo từng đối tượng chi phí trong chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý ( tài khoản này được mở chi tiết từ 64211 đến TK64215 để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương). TK6422: Chi phí vật liệu quản lý (mở chi tiết từ TK64221 đến TK64223) TK6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. TK6424: Chi phí khấu hao TSCĐ ( chi tiết TK64241, TK64242 phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ và chi phí sửa chữa lớn TSCĐ) TK6425: Thuế, phí, lệ phí (chi tiết từ TK64251, TK64252 để phản ánh thuế đất, thuế môn bài và lệ phí). TK6426: Chi phí dự phòng (chi tiết TK64261 và TK64262 để phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi). TK6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài ( chi tiết từ TK64271 đến TK64278 để phản ánh các khoản chi như:tiền điện, tiền nước…) TK6428: Chi phí bằng tiền khác (chi tiết từ TK64281 đến TK64289 để phản ánh các khoản chi bằng tiền ngoài các khoản kể trên). Đồng thời, công ty sử dụng các TK liên quan khác như: TK111, TK112, TK9111. Trình tự kế toán chi phí quản lý DN. Cũng như công tác kế toán chi phí bán hàng, đối với các khoản chi phục vụ công tác quản lý của DN phát sinh hàng ngày, thì khi phát sinh, kế toán căn cứ vào các phiếu chi, giấy báo Nợ ngân hàng và các chứng từ phải trả khác sẽ nhập dữ liệu vào máy. Đối với những khoản chi hạch toán 1 lần vào cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp chung 1 lần và căn cứ vào Bảng tổng hợp đó để phản ánh vào máy. Trình tự nhập liệu tương tự như đối với kế toán chi phí bán hàng. Tại công ty VTKTXM, chi phí nhân viên quản lý chiếm tới 73% trong tổng chi phí quản lý DN. Hàng tháng, khi xác định được sản lượng tiêu thụ xi măng trong tháng của toàn công ty, phòng TCLĐ lập Bảng chi tiết phân phối quỹ tiền lương phải trả cho các bộ phận trong toàn công ty( mẫu 11) và chuyển cho phòng TCKT hạch toán. Căn cứ vào Bảng chi tiết phân phối quỹ tiền lương tháng 12 năm 2005, kế toán phản ánh chi phí nhân viên quản lý DN theo trình tự: Từ màn hình giao diện chung, chọn “Nhập chứng từ” và tiến hành khai báo để hạch toán chi phí. Ô Tháng: Nhập 12. Ô Ngày CT: Nhập 31/12/05. Ô Ngày GS: Nhập 09/1/06. Ô Số hiệu: Nhập TL01. Ô Diễn giải: Nhập trích lương T12/05: khối văn phòng công ty và dự phòng. Ô Tài khoản : Nhập 6421. Ô Diễn giải: Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô Phát sinh Nợ: Nhập số tiền 1.080.819.201. ấn Enter và quay lại nhập từ ô Tài khoản, và ô Phát sinh Có. ấn Enter. Máy sẽ tự động chuyển dữ liệu vào sổ cái và sổ chi tiết TK642. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK6421 để kết chuyển sang TK9111. 2.2.6. Kế toán xác định kết quả bán hàng tại công ty VTKTXM. Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động bán hàng, là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng và các chi phí bỏ ra trong quá trình bán hàng. Tại công ty chỉ tiến hành xác định kết quả bán hàng của tất cả các loại xi măng, cho tất cả các phương thức bán hàng mà không xác định riêng cho từng loại xi măng, từng phương thức bán hàng. Để xác định kết quả bán hàng, công ty sử dụng TK9111”Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh”. Bên cạnh đó còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK511,TK632,TK641,TK642. Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng. Để xác định kết quả bán hàng trong tháng, cuối tháng, kế toán phải tiến hành các bút toán kết chuyển về doanh thu và chi phí vào TK9111. Các thao tác kết chuyển về cơ bản được thực hiện như trình tự nhập liệu các công tác kế toán ở trên. Cụ thể: Từ màn hình giao diện chung, kế toán chọn “Nhập chứng từ”, xuất hiện màn hình nhập liệu. Kích chuột để đánh dấu vào mục “Kết chuyển” Sau đó kích chuột vào nút “€” ở góc phải của mục kết chuyển để chọn các loại kết chuyển tương ứng như: kết chuyển chi phí bán hàng, kết chuyển giá vốn hàng bán, kết chuyển doanh thu bán hàng… Sau khi tiến hành chọn loại kết chuyển, kế toán tiến hành bút toán kết chuyển tương tự như bút toán hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Cụ thể, để kết chuyển doanh thu kinh doanh xi mãng tháng 12/05 là 129.161.773.934 sang TK9111, kế toán thực hiện các thao tác như trên và tiến hành khai báo các thông số về: Tháng, ngày CT, ngày GS, số hiệu và Diễn giải. Ô Tài khoản: Nhập 5111 Ô Diễn giải: Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô Phát sinh Nợ: Nhập số tiền 129.161.773.934. ấn Enter. Và quay lại nhập từ ô Tài khoản đến ô Phát sinh Có. ấn Enter. Máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào sổ cái TK9111. Khi có nhu cầu xem sổ cái TK9111 kế toán từ màn hình giao diện chung, chọn Kế toán tổng hợp, xuất hiện màn hinh in sổ sách báo cáo và kích chuột vào mục Sổ cái… Hóa đơn Mẫu số: 01 GTGT-3LL Giá trị gia tăng HC/2004B Liên 3: Nội bộ Ngày 02 tháng 12 năm 2005 0095601 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng 69 Giải Phóng Địa chỉ:………………………………. Số tài khoản:…………………………. Điện thoại……………..MS Họ tên người mua hàng: Chị Trang Tên đơn vị: Công ty TNHH Địa chỉ: Số tài khoản…………………… Hình thức thanh toán: CK+TM MS 0100105574 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Xi măng PCB30 Hoàng Thạch Tấn 10 690.909 6.909.090. Cộng tiền hàng : 6.909.090 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT : 690.909 Tổng tiền thanh toán : 7.599.999 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu năm trăm chín mươi chín nghìn chín trăm chín mươi chín đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội Tháng 12 năm 2005 Stt Diễn giải Số lượng (tấn) Doanh số bán có thuế GTGT Doanh số bán chưa thuế GTGT Thuế GTGT (10% DT) I. Phòng tiêu thụ 144.331,370 107.622.945.000 97.839.036.396 9.783.908.604 1. Trung tâm 1 32.277,7 24.185.592.250 21.986.902.050 2.198.690.200 2. Trung tâm 3 15.700,25 11.764.994.500 10.695.449.099 1.069.545.401 3. Trung tâm 5 34.365,64 25.331.558.900 23.028.685.837 2.302.873.063 ………. II. Khối gián tiếp 115.610,58 10.988.503.490 9.989.548.626 998.954.864 6. XNVT 2.290.5 2.477.900.000 2.252.636.363 225.263.637 7. Phòng KTKH 6.763,08 6.444.788.490 5.858.898.627 585.889.863 8. Tổ HĐKT 2.457 2.065.815.000 1.878.013.636 187.801.364 Cộng 158.841,96 118.611.448.490 107.828.585.022 10.782.863.468 Chương 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 3.1. Một số nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 3.1.1. Mặt tích cực. 3.1.1.1. Về công tác kế toán nói chung. * Về hình thức tổ chức kế toán tại công ty. Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Việc lựa chọn hình thức công tác kế toán này thuận tiện cho công ty trong quá trình kiểm tra sổ sách, báo cáo. Đội ngũ các nhân viên kế toán có nghiệp vụ, chuyên môn vững vàng, được phân công công việc phù hợp với năng lực, trình độ đảm bảo thực hiện được đầy đủ công tác kế tóan của công ty. Về hình thức kế toán tại công ty. Công ty lựa chọn hình thức kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Đây là hình thức ghi sổ phù hợp với đặc điểm và quy mô của công ty. Mẫu biểu của sổ phù hợp với quy định của Bộ tài chính. Ưu điểm của hình thức này là:giảm bớt khối lượng công việc ghi chép, giảm bớt số lượng sổ sách. Hình thức kế tóan này tương đối đơn giản, thuận tiện cho việc vi tính hóa công tác kế toán của đơn vị. 3.1.1.2. Về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. * Kế toán giá vốn hàng bán. Hiện nay, công ty xác định trị giá vốn xuất kho của hàng hóa theo phương pháp thực tế đích danh. Phương pháp này có thể coi là phù hợp vì công ty chỉ kinh doanh một số loại xi măng. Hàng hóa của công ty có giá trị lớn, dễ kiểm đếm nên phù hợp với phương pháp kê khai thường xuyên mà công ty lựa chọn để kế toán hàng tồn kho. Công ty tập hợp chi phí thu mua hàng hóa trên TK1562 và phân bổ vào giá vốn hàng bán theo quy định của Bộ tài chính. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Để tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng TK641 và TK642. Đồng thời, hai TK này được công ty mở chi tiết tới cấp 2,3.. phản ánh từng khoản chi cụ thể, nên những khoản chi này được phản ánh và theo dõi rất chi tiết, từ đó công ty có những điều chỉnh phù hợp trong công tác quản lý các khoản chi. Kế toán doanh thu và xác định kết quả. Các công tác kế toán nàyvề cơ bản là đúng chế độ, quy định hiện hành. * Việc sớm áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán cho thấy công ty đã có những nhìn nhận rất chính xác về sự hữu ích của máy vi tính. Và thực tế công tác kế toán của công ty đã được đơn giản, thuận tiện, gọn nhẹ đi rất nhiều mà vẫn đảm bảo được tính chính xác khi có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán SAS. 3.1.2. Mặt hạn chế. Bên cạnh những mặt tích cực đó, trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty còn tồn tại một số điểm chưa thực sự phù hợp. Cụ thể: 3.1.2.1. Về hệ thống sổ sách kế toán tại công ty. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, được coi là hình thức đơn giản, phổ biến và phù hợp trong điều kiện vi tính hóa công tác kế toán trong DN. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng công ty đã không mở Sổ Nhật ký chuyên dùng. Hoạt động mua, bán hàng hóa và thu tiền của công ty diễn ra thường xuyên hàng ngày với nghiệp vụ phát sinh nhiều, nên công ty nên mở Sổ Nhật ký chuyên dùng để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý. 3.1.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN và xác định kết quả. Doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN và xác định kết quả bán hàng tại công ty được tổng hợp một lần vào cuối tháng cho tất cả các loại xi măng và cho tất cả các phương thức bán hàng. Việc hạch toán này có ưu điểm giảm bớt khối lượng công tác kế toán bán hàng. Tuy nhiên, không phản ánh kịp thời về doanh thu tiêu thụ, không phản ánh chi tiết đượ các khoản chi phí và doanh thu của từng loại xi măng. để có cơ sở đánh giá hiệu quả kinh doanh từng loại hàng và từng phương thức bán hàng. 3.1.2.3. Kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng. Công ty sử dụng TK131 làm TK trung gian để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng. Mọi nghiệp vụ liên quan đến bán hàng đều hạch toán qua TK131 dù khách hàng thanh toán ngay tại thời điểm mua hay chỉ mới chấp nhận thanh toán. Việc hạch toán này không phản ánh thực chấp nghiệp vụ kinh tế khi phát sinh các khoản thanh toán ngay. 3.1.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán. Cũng như doanh thu và các chi phí, gía vốn hàng bán tại công ty được hạch toán 1 lần vào cuối tháng cho tất cả các loại xi măng, các phương thức bán hàng do đó không phản ánh được chính xác giá vốn của từng loại hàng hóa. Mặt khác, khi hạch toán hàng gửi đi bán, công ty không sử dụng TK157 mà hạch toán như phương thức bán lẻ. Điều này chưa phù hợp với quy định của Bộ tài chính. 3.1.2.5. Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty. Chính vì sớm đưa máy vi tính vào công tác kế toán, nên phần mềm kế toán của công ty còn một số hạn chế dù đã có nhiều lần cải tiến. Cụ thể là phần mêm kế tóan này chưa thực hiện công tác quản trị người dùng. Vì vậy, công tác bảo mật chưa thật sự chặt chẽ. Đồng thời, công ty chưa khai báo các danh mục để phục vụ cho công tác kế tóan trên máy được nhanh chóng và thuận lợi hơn nữa. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế tóan bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty VTKTXM. Mục lục Trang