Luận văn Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)

tiền ăn giữa ca, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng, chi khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý, các khoản thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền. TK 642 được mở 7 tài khoản cấp hai: TK 6421: Chi phí quản lý vật liệu TK 6422: Chi phí quản lý vật liệu TK 6423: Chi phí quản lý công cụ dụng cụ, đồ dùng TK 6424: Chi phí quản lý khấu hao tài sản cố định. TK 6425: Chi phí quản lý thuế, phí và lệ phí TK 6427: Chi phí quản lý dịch vụ mua vào. Mở chi tiết 3 tiểu khoản TK 64271: Chi phí quản lý điện thoại - Fax TK 64272: Chi phí quản lý, điện nước. TK 64273: Chi phí quản lý sửa chữa tài sản, nhà TK 6428: Chi phí bằng tiền mặt Mở chi tiết các tiểu khoản sau TK 64282: Chi phí quản lý hành chính chung TK 64283: Chi phí quản lý công tác phí TK 64284: Chi phí quản lý thiết kế, lắp đặt TK 64285: Chi phí quản lý đào tạo cán bộ TK 64286: Chi phí quản lý nhập khẩu, dịch vụ, ngân hàng. TK 64287: Chi phí quản lý thuế giá trị gia tăng TK 64288: Chi phí quảng cáo tiếp khách b. Trình tự hạch toán Để đảm bảo việc hạch toán lương một cách chính xác và chặt chẽ, Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) thực hiện hạch toán lương theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK 641 Sổ cái TK 338, 334, 642 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Khi tính lương và các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn phải tra cho nhân viên bán hàng, nhânviên quản lý doanh nghiệp, kế toán định khoản: Nợ TK 642 (6421): Có TK 334, 338 (2, 3, 4): Kế toán Công ty vào thực đơn, kế toán tổng hợp sau đó lập bút toán định kỳ. Số liệu cập nhật vào phầm mềm dựa trên cơ sở bảng phân bổ tiền lương và các khoản boả hiểm. Việc định khoản Nợ, Có sẽ hỗ trợ cho kế toán trong quá trình cập nhật số liệu sau đó chương trình tự động lên sổ: Nhật ký chung, Sổ chi tiết chi phí quản lý. Từ đó chuyển số liệu vào sổ cái TK 642, TK 334, TK 338 và bảng tổng hợp chi tiết chi phí quản lý. Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền ăn giữa ca, tạm ứng lương cho cán bộ công nhân viên, thủ quỹ lập phiếu chi. Kế toán căn cứ vào chứng từ: phiếu chi sẽ tiến hành cập nhật số liệu vào máy. Kế toán vào thực đơn kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau đó vào chi phí. Chương trình sẽ tự động lên sổ kế toán liên quan và báo cáo tài chính. Khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng: Nếu giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng xuất kho có giá trị không lớn, kế toán Công ty tiến hành phân bổ toàn bộ vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nếu giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng có giá trị lớn, kế toán phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo phương pháp phân bổ hai lần (phương pháp phân bổ 50%). Trình tự hạch toán: Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK 641 Sổ cái TK 642, 142 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, đồ dùng kế toán căn cứ vào chứng từ: giấy đề nghị xuất tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 2 liên lưu tại phòng kế toán, 1 liên tại kho. Toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến vật tư, công cụ, dụng cụ, đồ dùng kế toán Công ty đều hạch toán vào TK 642 nếu giá trị xuất kho không lớn. Nếu giá trị xuất kho có giá trị lớn, kế toán tiến hành phân bổ thông qua TK 142 (1421): chi phí trả trước. Kế toán vào thực đơn kế toán hàng tồn kho sau đó vào phiếu xuất kho. Kế toán cập nhật số liệu. Tại khâu cập nhật số liệu kế toán sẽ định khoản. Với trường hợp xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp có giá trị không lớn: Nợ TK 642 (6422, 6423) Có TK 152, TK 153 Nếu giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng xuất kho mà lớn thì Nợ TK 142 (1421) Có TK 152, TK 153 Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu (bằng 50% giá trị vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng) vào chi phí quản lý: Nợ TK 642 (6422, 6423) Có TK 142 (1421) Khi báo hỏng, báo mất hoặc hết thời gian sử dụng theo quy định, kế toán tiền hành phân bổ giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ vào chi phí quản lý theo công thức: Số phân bổ lần 2 = Giá trị công cụ xuất dùng - Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có) - Khoản bồi thường vật chất (nếu có) 2 Nợ TK 152: Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có) Nợ TK 138: Số tiền bắt bồi thường Nợ TK 642: Số phân bổ lần 2 Có TK 142 (1421) Bên cạnh việc định khoản, kế toán còn vào số liệu cho mã khách hàng, tên khách hàng, diễn giải, số lượng xuất, đơn giá xuất, thành tiền xuất…. Với nghiệp vụ (*) kế toán vào thực đơn kế toán tổng hợp sau đó vào phiếu kế toán và tiến hành cập nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Sau khi đã cập nhật xong, chương trình tự động chuyển sang các thực đơn khác có liên quan và chuyển vào thực đơn tổng hợp rồi lên các sổ: sổ nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí quản lý. Từ đó chuyển sang sổ cái TK 142, TK 642 và bảng tổng hợp chi tiết chi phí quản lý. Khi mua vật tư, công cụ, dụng cụ, đồ dùng sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng hoặc bộ phận quản lý doanh nghiệp. Kế toán Công ty vào thực đơn kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau đó vào phiếu chi. Cập nhật số liệu từ chứng từ chứng minh nghiệp vụ mua vật tư, công cụ, dụng cụ, đồ dùng đã phát sinh vào phần mềm kế toán. Sau khi cập nhật số liệu xong, kế toán Công ty vào thực đơn mua hàng và công nợ phải trả sau đó vào hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị thanh toán. Kế toán công ty cập nhật số liệu vào máy. Việc định khoản có cho từng nghiệp vụ sẽ gắn liền với khâu cập nhật số liệu. Với trường hợp mua vật tự, công cụ, dụng cụ, đồ dùng sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng hay bộ phận quản lý, giá trị hàng mua không lớn: Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK 111 Nếu giá trị hàng mua lớn, kế toán tiến hành tập hợp chi phí trên tài khoản TK 142 (1421): Chi phí trả trước Nợ TK 142 (1421) Nợ TK 133 Có TK 111 Đồng thời kế toán tiến hành phân bổ 50% trị giá hàng mua vào chi phí quản lý: Nợ TK 642 (6422, 6423) Có TK 142 (1421) Sau đó chương trình tự động lên sổ nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí quản lý. Định kỳ lên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết chi phí quản lý. Khi tính khấu hao tài sản cố định sử dụng phục vụ cho bán hàng hoặc cho quản lý doanh nghiệp. Tài sản cố định là cơ sở vật chất không thể thiếu được đối với mỗi doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động kinh doanh. Kế toán căn cứ vào nguyên giá TSCĐ, thời gian sử dụng ước tính của TSCĐ để tính khấu hao của TSCĐ. Để hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định. Đểcó được bảng này hàng ngày kế toán vào thực đơn kế toán TSCĐ sau đó mở thẻ TSCĐ. Việc cập nhật số liệu trên thẻ TSCĐ dựa trên cơ sở các chứng từ tăng giảm TSCĐ: biên bản bàn giao công trình và quyết toán công trình, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, chứng từ mua TSCĐ. Cuối tháng, máy lên bảng tính, và phân bổ khấu hao TSCĐ, Dựa vào bảng, kế toán xác định được mức khấu hao và ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc định khoản: Nợ TK 642 (6424): Chi phí quản lý Có TK 214: Hao mòn TSCĐ được kế toán phản ánh trong quá trình cập nhật số liệu. Kế toán công ty vào thực đơn kế toán tổng hợp sau đó lập bút toán định kỳ và cập nhật số liệu từ chứng từ bảng tínhvà phân bổ khấu hao. Máy tự động lên sổ chi tiết chi phí quản lý, sổ nhật ký chung. Sau đó số liệu được chuyển vào sổ cái TK 214, TK 642 và bảng tổng hợp chi tiết phí quản lý. Đối với chi phí bảo hành, thuế phí và lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngài vàchi phí khác bằng tiền mặt phát sinh tại doanh nghiệp. Tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT), chi phí phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bảo hành, thuế, chi phí và lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền, kế toán Công ty tiến hành hạch toán theo trình tự sau: Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK 641 Sổ cái TK 642, 142 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Kế toán Công ty vào thực đơn kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau đó vào phiếu chi, giấy báo nợ. Kế toán tiến hành cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán từ các chứng từ liên quan đến chi phí; phiếu bảo hành, phiếu chi, giấy báo nợ, biên lai nộp thuế, hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán. Sau đó kế toán Công ty vào thực đơn kế toán mua hàng và công nợ phải trả từ đó vào hóa đơn mua hàng dịch vụ, giấy đề nghị thanh toán. Trong quá trình cập nhật số liệu, kế toán định khoản nợ, có từng nghiệp vụ phát sinh chi phí. Đối với việc tính thuế, chi phí và lệ phí. Nợ TK 642 (6425) Có TK 333 (8, 9) Khi phát sinh chi phí bảo hành Nợ TK 642 (6427) Có TK 111, 112 Khi chi trả các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 642 (6427) Có TK 113 Khi phát sinh các chi phí khác bằng tiền Nợ TK 642 (6428) Nợ TK 133 Có TK 111, 112 Sau khi đã cập nhật xong chứng từ, chương trình tự động chuyển số liệu sang các thực đơn kế toán khác có liên quan và chuyển vào thực đơn kế toán tổng hợp. Phần mềm kế toán tự động lên các sổ: sổ nhật ký chung, sổ chi itết chi phí quản lý. Số liệu từ sở nhật ký chung chuyển sang sổ cái TK 642, TK 111, TK 112. Số liệu từ sổ chi tiết chi phí quản lý được vào tổng hợp chi phí quản lý. Cuối kỳ Kết chuyển 1/2 chi phí sửa chữa tài sản năm 2002 sang năm 2003 Nợ TK 64273 Có TK 142107 Kết chuyển phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng năm 2002 sang năm 2003 Nợ TK 64286 Có TK 142106 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 642 Kết chuyển lại chi phí lãi vay năm 2003 sang năm 2004 Nợ TK 142109 Có TK 64283 Kết chuyển lại phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng năm 2003 sang năm 2004 Nợ KT 142406 Có KT 64286 Điều chỉnh chênh lệch giá TK 131, TK 331 vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nếu chênh lệch giá có lợi cho Công ty thì ghi giảm chi phí quản lý Nợ TK 131, TK 331 Có TK 642 Nếu chênh lệch giá làm tăng nợ phải trả và giảm nợ phải thu thì ghi tăng chi phí quản lý. Nợ TK 642 Có TK 131, TK 331 Tại Công ty chi phí lãi vay cho từng dự án được tập hợp trên TK 642 và kết chuyển vào TK 911. Khi dự án được thực hiện trong kỳ, nếu dự án chưa thực hiện được sẽ tiến hành kết chuyển lại chi phí lãi vay của dự án đó cho ký sau: Đối với phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng: các khoản chi phí này được phân bổ cho lượng hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Công ty tiến hành phân bổ chi phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng theo công thức sau: Phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng phân bổ cho hàng hóa tồn kho cuối kỳ = Phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ + Phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ Trị gía hàng hóa đã bán trong kỳ + Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng, phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ = Phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ + Phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng phát sinh trong kỳ - Phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng phân bổ cho hàng hóa tồn kho cuối kỳ Phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng phân bổ cho hàng hóa dịch vụ tiêu thụ trong kỳ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Phần còn lại kết chuyển sang TK 142 (1421) Đối với các tài khoản phản ánh công nợ ngoại tệ. Công ty tiến hành điều chỉnh chênh lệnh giá cho chi phí quản lý theo công thức sau: Khoản chênh lệch giá x Lượng hàng xuất Tổng lượng hàng tồn và lượng hàng nhập kho Để phần mềm kế toán thực hiện được viết kết thúc chuyển tự động, người sử dụng vào thực đơn kế toán tổng hợp và lập bút toán phân bổ kết chuyển. Sau đó khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng bút toán để xác định kết quả kinh doanh. 2.3. Hệ thống sổ kế toán Tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) để phản ánh và tập hợp các khoản chi phí phát sinh trong kỳ phục vụ cho quá trình tiêu dùng hàng hóa và quản lý doanh nghiệp, kế toán Công ty sử dụng các sổ kế toán sau: Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết chi phí bán hàng Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Sổ cái chi phí bán hàng TK 641 Sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 Kế toán của Công ty sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong 1 niên độ kế toán theo trìnhtwj thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ nhật ký chung phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của các tài khoản kế toán sử dụng ở đơn vị. Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK 641 và sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 được mở theo dõi và quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục chi phí. Sổ cái chi phí bán hàng TK 641 và sổ cái chi phí quản lý TK 642 được mở để tập hợp số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của TK 641, TK 642 và đối ứng với các tài khoản liên quan như TK 334, TK 338, TK 111, TK 112. Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán đặc biệt là thuận lợi khi ứng dụng máytính trong xử lý các thông tin kế toán trên sổ. Việc Công ty ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán góp phần giảm bớt khối lượng công việc của kế toán đồng thời nâng cao chất lượng thông tin kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý và là điều kiện thuận lợi cho cơ quan thuế cũng như các đối tượng kiểm tra kiểm soát hoạt động của Công ty. Nhật ký chung Từ ngày 01/3/2008 đến ngày 31/3/2008 Ngày Số Diễn giải Số hiệu tài chính Số phát sinh Nợ Có 01/3 12504 Thanh toán tiền công tác phí đi bảo hành Unix cho BV HCM 642 11111 2.843.428 2.843.428 05/3 12511 Thanh toán tiền chi phí thuê nhà 23 Quang Trung 12/2003 642 11111 7.000.000 7.000.000 05/3 12514 Thanh toán tiền chi phí phí đồ dùng văn phòng 11/2003 cho HIDC 642 133 11111 2.296.000 229.600 2.525.600 05/3 12512 Thanh toán tiền chi phí vận chuyển cho Công ty HITC 6418 11111 24.090.000 24.090.000 24/3 12635 Thanh toán tiền cước vận chuyển Nhận hàng nhập khẩu 6418 11111 1.560.000 1.560.000 31/3 KH03 Trích chi phí khấu hao TSCĐ năm 2003 vào chi phí kinh doanh 6424 2141 287.044.471 287.044.471 31/3 BHXH Q4 Trích lương CBNV tínhvào chi phí sản xuất kinh doanh QIV- 2003 6421 3341 285.780.000 285.780.000 31/3 BHXH Q4 Trích BHXH tính vào chi phí sản xuất kinh doanh quý 4 năm 2003 6421 3383 25.302.150 25.302.150 Sổ chi tiết chi phí bán hàng Từ ngày 1/12/2004 đến ngày 31/01/2005 TK 641 - Chi phí bán hàng Ngày Số Diễn giải Số hiệu tài chính Ghi nợ TK 641 chi phí bằng tiền khác 03/3 12506 Thanh toán tiền công tác phí nhận hàng nhập khẩu hợp đồng P1011 11111 672.370 05/3 12512 Thanh toán tiền chi phí thuê xe vận chuyển cho Công ty HIDC 11111 240.900.000 24/3 12634 Thanh toán chi phí nhận hàng hợp đồng P1008 11111 4.772.363 24/3 12635 Thanh toán tiền chi phí phí nhận hàng nhập khẩu (Cty HIPT) 11111 156.000 26/3 12708 Thanh toán tiền chi phí nhận hàng nhập khẩu hợp đồng P1101/07/08 (Cty HIPT) 11111 1.795.000 26/3 12709 Thanh toán tiền cước phí thuê xe vận chuyển 12/2003 (Cty HID) 11111 24.090.000 Sổ chi tiết chi phí bán hàng Từ ngày01/3/2008 đến ngày 31/3/2008 TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngày Số Diễn giải Tài khoản đối ứng Ghi nợ TK 642 Nhân viên Vật liệu Công cụ Khấu hao Thuế phí DV mua ngoài Bằng tiền khác 05/3 12514 Thanh toán tiền CF đồ dùng 11111 2296 08/3 4211 Chi phí ngân hàng 11214 100 09/3 4212 Phí chuyển tiền 11214 3300 09/3 12526 Thanh toán CF điện 11111 4181 31/3 Kh03 Trích CF KHTS 2141 2870 31/3 BHXH Trích lương NV 3341 2857 31/3 KC142 KCTK 142 142 2359 Sổ cái tài khoản Từ ngày 01/3/2008 đến ngày 31/3/2008 TK 641: Chi phí bán hàng Ngày Số Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có 03/3 12506 Thanh toán phí nhận hàng nhập khẩu hợp đồng P1011 11111 372370 05/3 12512 Thanh toán chi phí thuê xe vận chuyển cho Công ty HIDC 11111 24090000 24/3 12634 Thanh toán tiền chi phí vận chuyển nhận hàng nhập khẩu 11111 1560000 26/3 12708 Thanh toán tiền chi phí nhận hàng nhập khẩu hợp đồng P1101/07/08 11111 1795000 26/3 12709 Thanh toán tiền chi phí thuê xe vận chuyển tháng 12/2003 11111 24090000 Sổ cái tài khoản Từ ngày 01/3/2008đến ngày 31/3/2008 TK 641: Chi phí bán hàng Ngày Số Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có 02/3 12504 Thanh toán chi phí đi bảo hành Unix cho Bảo Việt 11111 2843428 05/3 12511 Thanh toán tiền chi phí thuê nhà 23 Quang Trung 11111 7000000 05/3 12514 Thanh toán tiền chi phí đồ dùng văn phòng 11/2003 cho HIDC 11111 2296000 08/3 4211 Phí ngân hàng Chủ đầu tư bảo lãnh thực hiện hợp đồng 283 11111 10000 09/3 4212 Phí chuyển tiền thanh toán BHXH QIII và QIV cho BHXH 11111 3300 09/3 12526 Thanh toán chi phí điện nước 9, 10, 11/2003 2141 4181456 31/3 KH03 Trích chi phí khấu hao tài sản năm 2003 vào CPKD 2141 287044471 31/3 BHXH QIV Trích lương CBNV tính vào chi phí sản xuất kinh doanh QIV 3341 285780000 Chương III Các giải pháp nhằm hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT 1. Nhận xét chung về tình hình tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty HIPT Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) qua khảo sát tình hình thực tế, em đã phần nào thấy được công tác tổ chức hạch toán chi phí kinh doanh nói chung và công tác hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng, kết hợp với những kiến thức đã học ở trường cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Hưng em xin có một số nhận xét như sau: 1. Đánh giá chung về tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty HIPT Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, Công ty HIPT đã trưởng thành và ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong và ngoài nước. Để có những thành công đó chính là nhờ sự cố gắng hết mình của ban lãnh đạo cùng tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trong quá trình phát triển đó, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ và hợp lý, về cơ quản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán cung cấp thông tin kế toán tương đối đầy đủ và chính xác. Với đặc điểm là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động tập trung nên việc tổ chức công tác kế toán tập trung là hoàn toàn phù hợp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp cho lãnh đạo Công ty nắm được kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động của toàn doanh nghiệp. Sự chỉ đạo công tác kế toán được thống nhất, chặt chẽ: việc tổng hợp số liệu và thôngtin kinh tế kịp thời; phân công lao động, chuyên môn hóa lao động hạch toán, ứng dụng phương tiện máy tính trong công tác kế toán được thuận tiện. Việc sử dụng hệ thống chứng từ ban đầu được quy định một cchs thống nhất trong phạm vi toàn Công ty. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát, đối chiếu số liệu kết quả. Ngoài các mẫu chứng từ theo các mẫu quy định của Bộ Tài chính, công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ tự lập đơn giản, dễ sử dụng mà vẫn bảo đảm được nội dung cần thiết, đáp ứng nhu cầu thông tin nội bộ cho toàn Công ty. Hệ thống chứng từ ban đầu như vậy sẽ giúp cho quá trình luân chuyển chứng từ được dễ dàng, tạo điều kiện cho việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác. Kế toán tại văn phòng chính của công ty cũng như tại đơn vị trực thuộc, cửa hàng đã lựa chọn và xây dựng hệ thống tài khoản cáp một theo quy định chung của Bộ Tài chính. Bên cạnh các tài khoản một cấp, do nhu cầu theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh của công ty, nên kế toán công ty sử dụng thêm tài khoản cấp hai và tài khoản cấp ba. Nhìn chung là hệ thống tài khoản sử dụng phù hợp với yêu cầu quản lý nội bộ cũng như các thông tin bên ngoài về tình hình nguồn vốn, tài sản và sự biến động của chúng trong toàn Công ty. Về hệ thống sổ kế toán mà Công ty sử dụng tương đối hợp lý phù hợp với hình thức kế toán mà Công ty áp dụng - hình thức Nhật ký chung. Mẫu sổ hình thức kế toán Nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán và đảm bảo phản ánh đầy đủ nội dung kinh tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin chính xác kịp thời. Việc Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) ứng dụng công nghệ tin học vào công việc kế toán đã góp phần quan trọng trong việc đảm bảo vai trò, chức năng của hạch toán kế toán. Thông tin kế toán cung cấp đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời những biến động hàng hóa của Công ty tại mọi thời điểm của chu kỳ kinh doanh cũng như cung cấp những căn cứ xác đáng cho việc phân tích hoạt động đã đề ra được những quyết định kinh doanh kịp thời, phù hợp với tình hình thực tiễn kinh doanh đặt ra cho Công ty, từ đó góp phần giúp công ty đứng vững và phát triển. 2. Những ưu điểm và hạn chế trong việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệm tại Công ty HIPT 2.1. Ưu điểm Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một bộ phận cấu thành nên chi phí kinh doanh thương mại. Chúng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận cụ thể làm giảm bớt lợi nhuận song lại đóng vai trò không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Chúng tác động lớn đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty cũng như sự tồn tại và phát triển của công ty. Thông qua chỉ tiêu này ta có thể đánh giá được trình độ quản lý kinh doanh của bộ phận lãnh đạo và hiệu quả hoạt động của công ty. Do đó tổ chức hợp lý quá trình quản lý và kế toán chi phí hoạt động kinh doanh là một yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp. Đó là cơ sở để đơn vị tìm ra các biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh nói chung, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Kế toán công ty theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý theo từng khoản mục chi phí. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán đánh giá tính hợp lý của các khoản chi phí phát sinh. Đồng thời giúp cho kế toán kiểm tra, giám sát cụ thể từng loại chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh. Công ty sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Vì thế sẽ giảm bớt được khâu vào sổ sách kế toán, lên báo cáo tài chính. Các mẫu sổ của Công ty đơn giản, dễ hiểu và đảm bảo được chất lượng thông tin kế toán. Kế toán Côngty theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trên các sổ chi tiếtvà sổ tổng hợp theo đúng quy định hiện hành. Việc ứng dụng máy tính trong công tác kế toán tạo điều kiện cho kế toán Công ty dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu, cung cấp thông tin cho các nhà quản lý một cách nhanh chóng, kịp thời, giảm bớt được khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm được thời gian và công sức. Mặt khác, việc sử dụng hệ thống chứng từ ban đầu được quy định một cách thống nhất và đồng bộ trong phạm vi toàn Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán cập nhật số liệu từ chứng từ vào máy, đảm bảo được tính chính xác các số liệu phản ánh trên sổ sách và báo cáo tài chính. 2.2 Hạn chế Do tácđộng của các yếu tố khách quan lẫn chủ quan, quá trình hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) không tránh khỏi một số hạn chế sau: Về việc vận dụng tài khoản sử dụng của Công ty là chưa hợp lý. Công ty hạch toán một số khoản chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng vào tài khoản TK 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm. Việc hạch toán như vậy sẽ không tách bạch được hai khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, gây khó khăn cho việc quản lý chi phí và không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Trong quá trình kinh doanh, đẩy đẩy mạnh tiêu thụ công ty thường xuyên phải bán chịu hàng hóa của mình trong một thời gian nhất định. Đối với các nhà quản lý, công tác theo dõi các khoản phải thu khách hàng nhằm xác định đúng thực trạng tài chính của khách hàng là một công việc khó khăn. Mặt khác trong nền kinh tế thị trường, do sự chi phối khắc nghiệt của quy luật cạnh tranh và các quy luật kinh tế vốn có của thị trường thì sự ra đời, tồn tại và phát triển hoặc là sự tiêu vong, phá sản của doanh nghiệp là tất yếu. Liệu Công ty dám khẳng định chắc chắn rằng:toàn bộ các khoản phải thu khách hàng trong tương lai là sử có khả năng đòi được. Vì vậy việc Công ty không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là không đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán và khi khoản này phát sinh sẽ làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó tăng đột biến và ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh. Công ty chỉ tiến hành phân loại chi phí theo nội dung kinh tế. Cách phân loại này giúp cho nhà quản trị kiểm soát, quản lý chi phí theo từng khoản mục, từ đó là cơ sở cho việc lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng thuyết minh báo cáo tài chính phục vụ cho việc cung cấp thông thin cho các đối tác bên ngoài doanh nghiệp như cơ quan quản lý chức năng, các tổ chức tín dụng ngân hàng, các nhà đằut hiện tại và tương lai. Tuy nhiên, những thông tin thu được từ cách phân loại này không đủ để nhà quản trị đề ra các quyết định thích hợp trong việc lập kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí. Nhà quản trị sẽ không thấy được sự biến động của chi phí có phù hợp hay không với sự biến động của mức độ hoạt động và đưa ra được các biện pháp hữu hiệu nhằm quản lý tốt các chi phí. Việc trích lập cac khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn tại Công ty chưa đồng bộ và thống nhất. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế được trích lập theo mức quy định trên lương cơ bản trong khi đó chi phí công đoàn lại trích lập trên lương thực tế. Việc tính toán như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến việc kết chuyển chi phí và xác định kết quả kinh doanh. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và cho chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT Trong nền kinh tế thị trường, mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế, Việt Nam gặp nhiều khó khăn và thử thách. Sự phát triển của kinh tế đất nước phụ thuộc phần lớn vào các doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp: để tồn tại và phát triển vững chắc, các doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một phương thức kinh doanh phù hợp với sự biến động của nền kinh tế thị trường. Trong quá trình phát triển tiến hành hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi phí nhất định. Các chi phí này phát sinh hàng ngày, hàng giờ, đa dạng và phức tạp, chúng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Vì vậy, để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh và đảm bảo là các khoản chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đưa ra cácbiện pháp: lập kế hoạch về chi phí, cải tiến quá tình hạch toán chi phí kinh doanh. Điều này góp phần không nhỏ hạ thấp các khoản chi phí phát sinh, tăng lợi nhuận, đồng thời đảm bảo sự tồn tại, phát triển và vị thế của Công ty trong nền kinh tế thị trường. Trong những năm qua, hoạt động của Công ty đạt được những kết quả đáng mừng. Tuy nhiên mức độ chi phí bỏ ra còn cao có ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Điều này phản ảnh việc quản lý chi phí kinh doanh tại Công ty chưa được tốt. Vì vậy để đạt được kinh doanh ngày một cao, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt chi phí kinh doanh. Muốn được như vậy thì công việc đầu tiên phải làm là Công ty phải tổ chức hạch toán đúng đắn chi phí kinh doanh của đơn vị mình. Xuất phát từ yêu cầu trên và qua tìm hiểu thực tế của quá trình tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT), em mạnh dạn xin nêu ra những ý kiến đề xuất riêng của mình nhằm khắc phụ những mặt còn hạn chế. Thứ nhất: Về việc vận dụng tài khoản của Công ty. Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán (tài sản, nguồn vốn và các quá trình kinh doanh) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lýcảu các chủ thể quản lý khác nhau. Công ty hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp và một số khoản chiphí bán hàng như chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấuhao tài sản cố định của bộ phận bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí dịch vụ mua ngoài vào TK 642 - Chi phí quản lý. Việc hạch toán như vậy sẽ không phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng tại bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý. Như ta đã biết, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời kỳ, chúng phát sinh hàng ngày, hàng giờ, phức tạp, khó kiểm soát và ảnh hưởng trực tiếp sẽ không đủ để cho nhà quản trị doanh nghiệp phát hiện được các khoản chi phí bất hợp lý phát sinh và đưa ra các quyết định thích hợp cho việc quản lý nội bộ Công ty một cách kịp thời. Nhà quản lý doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát chi phí từng bộ phận. Đồng thời việc hạch toán chi phí tại Công ty sẽ không đúng với quy định của Nhà nước. Theo em, Công ty nên phản ánh toàn bộ các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng vào TK 641 - chi phí bán hàng và sử dụng TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ phản ánh các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận quản lý để tách bạch 2 khoản chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này sẽ đảm bảo cho việc hạch toán chi phí của Công ty đúng với quy định của Nhà nước đã ban hành và nhà quản lý doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm soát chi phí từng bộ phận từ đó đưa ra các quy định đúng đắn trong quá trình điều hành, quản lý công ty. Vậy TK 641 - chi phí bán hàng sẽ mở thêm các tiểu khoản sau: TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: Chi phí công cụ, dụng cụ TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6415: Chi phí dịch vụ mua ngoài. Công ty sẽ tiến hành định khoản các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh như sau: - Khi tính lương và các khoản trích theo lương phải trả nhân viên ở bộ phận bán hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 641 (6411) Có TK 334 Có TK 338 (3382, 3383, 3384) - Khi xuất bao bì, vật liệu sử dụng cho bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6412) Có TK 152 - Khi mua vật liệu, bao bì sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6412) Nợ TK 133 Có TK 111 - Khi xuất công cụ, dụng cụ sử dụng phục vụ cho bán hàng: + Loại phân bổ một lần: Nợ TK 641 (6413) Có TK 153 + Đối với trị giá công cụ, dụng cụ xuất kho có giá trị lớn, công ty tiến hành phân bổ hai lần: Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 Nợ TK 641 (6413) Có TK 142 (1421) - Khi mua công cụ, dụng cụ sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng: + Nếu trị giá công cụ, dụng cụ mua co giá trị không lớn, công ty hạch toán vào chi phí bán hàng: Nợ TK 641 (6431) Nợ TK 133 Có TK 111 + Nếu giá trị công cụ, dụng cụ mua có giá trị lớn, công ty tiến hành phân bổ làm hai lần: Nợ TK 142 (1421) Nợ TK 133 Có TK 111 Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu Nợ TK 641 (6413) Có TK 142 (1421) - Khi trích khấu hao tài sản cố định sử dụng ở bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6414) Có TK 214 Đồng thời, ghi: Nợ TK 009 - Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm: Nợ TK 641 (6415) Có TK 111 - Khi phát sinh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641 (6417) Nợ TK 133 Có TK 331, TK 111 Thứ hai là: Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại (mua, bán hàng hóa) được thực hiện dưới nhiều hình thức, bán buôn, bán lẻ, bán đại lý. Và có nhiều hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán ngay, thanh toán chậm. Công ty HIPT cũng như nhiều doanh nghiệp khác dù kinh doanh thế nào chăng nữa không phải lúc nào cũng trả nợ được khách hàng ngay, mua hàng có tiền thanh toán luôn. Bạn hàng của Công ty cũng vậy, để tiêu thụ được nhiều hàng hóa. Công ty phải chấp nhận hình thức thanh toán chậm. Trong thời gian chờ thu hồi công nợ, Công ty không tránh khỏi rủi ro từ phía bạn hàng đem lại. Ví dụ như bạn hàng đang hoạt động kinh doanh tốt nhưng do sự chi phối khắc nghiệt của quy luật cạnh tranh và các quy luật kinh tế vốn có của kinh tế thị trường, bạn hàng kinh doanh thu lỗ kéo dài dẫn đến phá sản hoặc bạn hàng có khả năng thanh toán song lại không muốn thanh toán nợ, cố tình kéo dài trong nhiều năm hoặc bạn hàng có tình hình tài chính yếu kém, Công ty đánh giá không chính xác thực trạng tài chính của bạn hàng. Vì vậy việc Công ty không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là không đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán và khi Công ty gặp phải rủi ro từ phía bạn hàng đem lại sẽ làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó tăng đột biến, ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Theo em, Công ty nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để tránh những tổn thất, rủi ro không đáng có và đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán. Khi có nghiệp vụ nợ phải thu khó đòi phát sinh, doanh nghiệp chủ động điều tiết chi phí làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó không bị tăng lên một cách đột biến và như vậy sẽ không ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ đó. + Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thát do không đòi được các khoản nợ của khách hàng có tình hình trạng tài chính khó khăn. Cuối năm tài chính, căn cứ vào tình hình tài chính của từng con nợ, kế toán xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cho từng khoản nợ. Tổng mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi trên tài khoản TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi. Tài khoản này dùng để phản ảnh việc lập và xử lý các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối niên độ hạch toán. Nội dung phản ánh trên tài khoản TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi như sau: Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi. Bên có: Trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Dư có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ. Can cứ vào số dự phòng còn lại trên số dư của TK 139 so với số dự phòng còn phải trích lập cho năm tiếp theo. Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dự khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập năm trước, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm sau với số dư dự phòng và trích lập năm trước. Bút toán ghi sổ: Nợ TK 642 Số trích lập dự phòng cho năm tới Có TK 139 Ngược lại, nếu số dự phòng phải trích lập cho năm sau thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước so với số dự phòng phải trích lập cho năm sau: Nợ TK 139 Số dự phòng được hoàn nhập Có TK 642 Xử lý các khoản nợ không thu hồi được - Giá trị tổn thất thực tế của các khoản nợ không thu hồi được cho phép xóa nợ doanh nghiệp hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Nợ TK 139 : Số nợ xóa sỏ đã được lập dự phòng Nợ TK 642 : Số nợ xóa sổ chưa được lập dự phòng. Có TK 131 : Số nợ phải thu của khách hàng được xóa. Có TK 138 : Số nợ phải thu khác được xóa. Đồng thời ghi Nợ TK 004: Số nợ khó đòi đã xử lý. - Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xóa nợ, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi riêng trên TK 004 - nợ khó đòi đã xử lý trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ đi các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác. Nợ TK 111, 112 Số nợ đã xóa sổ thu hồi được Có TK 711 Đồng thời ghi: Có TK 004: Số nợ đã thu hồi. Thứ ba là việc hạch toán chi phí về các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Hàng tháng, Công ty tiến hành tính lương cho nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp và thanh toán lương thông qua ngân hàng mà Công ty quyết định. Nhưng việc tính các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn không thống nhất trên một loại hình tính lương cụ thể. Các khoản bảo hiểm thì tính trên tiền lương cơ bản còn kinh phí công đoàn tính trên tiền lương thực tế. Làm như vậy sẽ khiến cho chi phí tăng và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy Công ty nên hạch toán các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn trên tiền lương cơ bản và hàng tháng phải trích lập các khoản này. Khi tính trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn cho nhân viên bán hàng theo tỷ lệ quy định trên tiền lương cơ bản: Kinh phí công đoàn: Nợ TK 641 (6411) Có TK 3382 Bảo hiểm xã hội: Nợ TK 641 (6411) Có TK 3383 Bảo hiểm y tế: Nợ TK 641 (6411) Có TK 3384 Khi tình hình các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán tiến hành hạch toán tương tự như trên. Thứ tư là: Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà quản trị. Chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn lợi nhuận, tài sản, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức, tiên liệu một cách đúng đắn, khoa học về chi phí là tiền đề để các nhà quản trị đi đến các quyết định hợp lý. Hiện tại, Công ty chỉ tiến hành phân loại chi phí theo nội dung kinh tế. Theo cách phân loại này, doanh nghiệp dễ dàng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bằng những chứng cứ cụ thể và các đối tác bên ngoài cũng kiểm tra tình hình chính xác, tính trung thực thông tin công khai, phù hợp với lĩnh vực của báo cáo chi phí của kế toán tài chính. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là khi gia tăng doanh thu, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ không biết được dòng chi phí sẽ biến động như thế nào, lợi nhuận sẽ thay đổi như thế nào, những dòng chi phí nào liên quan trực tiếp đến sự biến động doanh thu để có những giải pháp điều chỉnh, dự báo chi phí thích hợp. Theo em, Công ty nên phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lượng hoạt động. Những thông tin thu nhận từ cách phân loại này sẽ giúp cho nhà quản trị lập kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí cho phù hợp. Nhà quản trị biết được khi mức độ hoạt động biến động thì chi phí sẽ biến động như thế nào. Từ đó doanh nghiệp xây dựng kế hoạch về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm quản lý tốt chi phí. Đồng thời nhà quản trị dễ dàng nhận biết mối quan hệ chi phí - khối lượng - doanh thu - lợi nhuận từ đó tạo điều kiện tốt hơn cho việc hoạch định các mức độ chi phí, khối lượng, doanh thu để đạt được lợi nhuận mong muốn. Hình thức phân loại chi phí theo cách này giúp cho nhà quản trị hoạch định cơ cấu chi phí - biến phí - định phí thích hợp trong cách môi trường kinh doanh khác nhau để đạt được mục tiêu kinh doanh tốt hơn. Khi doanh nghiệp đặt mục tiêu kinh doanh cho kỳ tới là gia tăng lợi nhuận, doanh nghiệp sẽ đưa ra giải pháp gia tăng doanh thu, dòng biến phí gia tăng tỷ lệ theo doanh thu và dòng định phí không thay đổi. Đây chính là những hưu ích của cách phân loại này đối với nhà quản trị khi ra quyết định điều hành kinh doanh mà cách phân loại chi phí nội dung kinh tế không giải quyết được những thông tin cho nhà quản trị. Thứ năm là: Trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh (mua, bán hàng hóa), tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán công nợ bằng ngoại tệ. Vào cuối năm tài chính, Công ty tiến hành đánh giá lại các số dư nợ phải trả và dư nợ phải thu có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàngNhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Công ty hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại số dư các khoản nợ có gốc ngoại tệ vào TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hạch toán như vậy không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Theo em Công ty nên hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái từ việc đánh giá lại số dư các khoản nợ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính vào chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tại chính. Điều này sẽ đảm bảo cho Công ty hạch toán đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Sau khi việc đề xuất được thực hiện, trình tự kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK 641 TK 334 TK 911 Chi phí tiền lương TK 338 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ TK 111 Chi phí Bảo hành TK 152, 153 Chi phí vật liệu, CCDC TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 111, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 133 TK 111 VAT khấu trừ Chi phí bằng tiền khác Cuối kỳ kết chuyển CPBH Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 TK 334 TK 911 Chi phí tiền lương TK 338 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ TK 142 Trích trước CP sửa chữa tài sản TK 314 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 333 Các khoản thuế, phí và lệ phí TK 111, 331 CP dịch vụ mua ngoài, CP khác bằng tiền TK 133 TK 111 VAT khấu trừ Chi phí dự phòng Cuối kỳ kết chuyển CPQLDN TK 152, 153 Chi phí vật liệu, CCDC Cuối cùng là sổ sách kế toán của Công ty Có thể thấy rằng sổ sách kế toán của Công ty mà kế toán sử dụng tương đối phù hợp với hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị xử lý thông tin kế toán trên sổ. Các mẫu sổ và trình tự ghi chép vào sổ kế toán tương đối phù hợp với hệ thống tài khoản, phương pháp hạch toán và các báo cáo kế toán được ban hành đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý. Song để theo dõi, quản lý các chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chặt chẽ hơn cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu được dễ dàng hơn. Kế toán Công ty nên sử dụng bảng tính và phân bổ khấu thao TSCĐ, sổ chi tiết chi phí bán hàng theo mẫu sau: Chi tiết chi phí bán hàng TK 641 - Chi phí bán hàng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK 641 Số Ngày Nhân công Vật liệu Công cụ, dụng cụ Khấu hao TSCĐ Bảo hành Dịch vụ mua ngoài Bằng tiền khác Bảng tính và phân bổ khấu hao tscđ STT Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao (%) hoặc thời gian sử dụng Nơi sử dụng toàn doanh nghiệp TK 641 toàn doanh nghiệp TK 642 chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Số KH đã trích tháng trước II. Số KH TSCĐ tăng III. Số KH TSCĐ giảm IV. Số KH phải trích tháng này III. ý nghĩa của việc hoàn thành kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đối với Công ty HIPT Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi hàng ngày. Chúng rất đa dạng, phức tạp và khó kiểm soát. Để quản lý tốt chi phí, đảm bảo các koản chi phí chi ra là hợp lý từ đó tăng lợi nhuận cho đơn vị, các nhà quản lý doanh nghiệp cần sử dụng các thông tin do kế toán cung cấp. Kế toán là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý tài chính, có chức năng tổ chức, thu nhập, xử lý tổng hợp và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở từng đơn vị, kiểm soát các nghiệp vụ tài chính, đảm bảo đúng pháp luật, đúng chế độ Nhà nước, ngăn chặn tham ô lãng phí. Qua đó chúng ta có thể thấy rằng: quá trình hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là yêu cầu cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi kế toán phải hạch toán một cách chính xác, đầy đủ từ khâu hạch toán ban đầu đến khâu vào sổ kế toán. Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và công tác kế toán tại Công ty HIPT. Nó góp phần hoàn thiện hệ thống kế toán chung toàn Công ty phát huy vai trò hạch toán kế toán trong quản lý, nâng cao chất lượng thông tin kế toán giúp cho các nhà quản lý đưa ra được những đánh giá đúng đắn về hiệu quả kinh doanh, từ đó có biện pháp, phương hướng quyết định đúng đắn nhất trong công việc kinh doanh của công ty trong thời gian tới. Việc vận dụng tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý sẽ giúp cho kế toán Công ty quản lý chặt chẽ từng khoản mục, từng yếu tố chi phí. Khi có khoản mục chi phí phát sinh không hợp lý, kế toán Công ty dễ dàng phát hiện và ngăn chặn kịp thời. Nhờ vậy, Công ty tiết kiệm được chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo được chất lượng hoạt động kinh doanh. Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi sẽ giũp cho việc hạch toán các khảon chi phí một cách chính xác, vừa đúng, vừa đủ, tránh sự biến động đột ngột của chi phí trong kỳ có nghiệp vụ đó phát sinh. Khi đó khoản nợ phải thu khó đòi không đòi được kế toán Công ty dễ dàng xử lý và điều này không làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty. Việc trích lập các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định trên lương cơ bản sẽ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh giữa các tháng được ổn định, chi phí không bị phụ trội vào tháng cuối quý. Cùng với việc hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý là việc sử dụng đúng hệ thống sổ sách kế toán cần thiết. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho kế toán Công ty trong việc kiểm tra tổng hợp số liệu, đối chiếu số liệu và cung cấp thông tin chính xác cho quản lý - một trong những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Như vậy trong điều kiện thực tế hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế toán Công ty, em xin nêu ra một biện pháp như trên. Điều đó phần nào có thể giúp cho doanh nghiệp khắc phục hạn chế đang tồn tại, mặt khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi phát huy được năng lực của nhân viên kế toán khi mà doanh nghiệp ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Kết luận Để tiếp tục sự nghiệp đổi mới kinh tế, đẩy mạnh công nghiệp, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội trong những năm trước mắt là phát huy cao nhất các nguồn lực, các tiềm năng, lợi thế, khắc phục khó khăn và những vấn đề mới nảy sinh, tạo sự phát triển nhanh và bền vững. Với tư cách là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý tài chính trong nền kinh tế thị trường, mở cửa hội nhập, kế toán cần tiếp tục hoàn thiện, phát triển. Để thu được ngày càng nhiều lợi nhuận trong quá trình hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều phải tìm cho mình biện pháp hữu hiệu nhất nhằm hạ thấp chi phí và tăng doanh thu. Như vậy nhu cầu về thông tin để thực hiện biện pháp đó là quan trọng. Việc hoàn thành kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp có được những thông tin chính xác và rõ ràng. Từ đó các nhà quản lý có thể đánh giá đúng đắn quá trình hoạt động kinh doanh trong kỳ và đề ra các phương hướng cho hoạt động kinh doanh kỳ tới. Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT), em mạnh dạn đưa ra những nhận xét và phương hướng nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do kiến thức và khả năng nghiên cứu thực tế còn hạn chế, luận văn này không tránh khỏi sai sót, rất mong được sự chỉ bảo đóng góp của các thầy, cô và các bạn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các anh, chị trong phòng kế toán Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) và sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Quang Hưng đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Hà Nội, ngày ... tháng..năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thành Luan Mục lục Lời mở đầu Chương I: Những vấn đề lý luận chung về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và hạch toán chi phí. I. Lý luận cơ bản về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và hạch toán chi phí. 1. Khái niệm và vai trò của chi phí đối với doanh nghiệp. 2. Nội dung, phạm vi và phân loại chi phí. 2.1. Nội dung và phạm vi của chi phí. 2.2. Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.2.1. Phân loại theo nội dung. 2.2.2. Phân loại theo mối quan hệ khối lượng hoạt động. 2.2.3. Phân loại theo bản chất kinh tế. 3.Yeu cau va nhiem vu cua ke toan 3.1. Yêu cầu quản lý. 3.2. Nhiệm vụ của kế toán. II. Kế toán chio phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo chế độ hiện hành. 1. Kế toán chi phí bán hàng. 1.1. Hạch toán ban đầu. 1.2. Tài khoản sử dụng 1.3. Phương pháp kế toán 1.4. Sổ kế toán 2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 2.1. Hạch toán ban đầu 2.2. Tài khoản sử dụng 2.3. Phương pháp kế toán 2.4 Sổ kế toán III. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý. 2. Nội dung hoàn thiện. 2.1. Về hạch toán ban đầu. 2.2. Về vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán. 2.3. Về vận dụng hợp lý sổ kế toán. 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện. Chương II: Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) I. Đặc điểm và tình hình chung của Công ty HIPT. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. 2.1 Chức năng của công ty. 2.2. Nhiệm vụ của Công ty II. Tình hình tổ chức công tác kế toán của Công ty 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 2. Hình thức kế toán áp dụng III. Tình hình tổ chức công tác hạch toán kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT 1. Nội dung, phạm vi của chi phí. 2. Thực tế tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT 2.1. Hạch toán ban đầu 2.1.1. Chi phí bán hàng 2.1.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2. Tài khoản và vận dụng tài khoản 2.2.1. Chi phí bán hàng 2.3. Hệ thống sổ kế toán Chương III: các giải pháp nhằm hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty HIPT I. Nhận xét chung về tình hình tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty HIPT 1. Những ưu điểm và hạn chế trong việc kế toán tại Công ty HIPT 2. Những ưu điểm và hạn chế trong việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT. 2.1. Ưu điểm 2.2. Hạn chế II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT. III. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đối với Công ty HIPT. Kết luận