Luận văn Hoàn thiện kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện Tử Sao Mai

iếu xuất kho của hàng hoá bán ra, Hợp đồng bán đã ký với khách hàng và các chứng từ thanh toán, Kế toán mở Sổ chi tiết thanh toán với từng khách hàng (Biểu số 26). Cuối kỳ, Kế toán tổng hợp số liệu trên các Sổ chi tiết này để xác định tổng số nợ phát sinh trong kỳ, tổng số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ và tổng số nợ chưa thanh toán, phục vụ cho công tác quản trị nội bộ trong đơn vị. Ví dụ: Để theo dõi tình hình công nợ và thanh toán công nợ của khách hàng là Cửa hàng điện lạnh Thái Dương trong tháng 01 năm 2004, Kế toán mở Sổ chi tiết thanh toán với Cửa hàng này như sau: Biểu số 26 Trên cơ sở các Sổ chi tiết thanh toán với từng khách hàng được lập, cuối kỳ, Kế toán tiến hành vào Sổ tổng hợp theo dõi công nợ của khách hàng toàn Công ty (Biểu số 27) và Sổ cái TK 1311 (Biểu số 28). Để đảm bảo việc quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán với khách hàng, cuối kỳ, Kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên 2 loại sổ này sao cho phải khớp đúng. Thông qua hệ thống sổ trên (Sổ chi tiết và Sổ cái), đơn vị có thể theo dõi chặt chẽ việc thanh toán của khách hàng, nhằm mục tiêu quản trị nội bộ và cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, Công ty cần chú ý tới công tác thu hồi nợ. Bởi vì, doanh thu bán hàng có thể rất lớn nhưng thực sự doanh nghiệp chưa thu được số tiền lớn như vậy từ khách hàng. Điều này có thể gây khó khăn về tài chính cho doanh nghiệp, thậm chí nếu doanh nghiệp không đôn đốc việc thanh toán này có thể dẫn đến phá sản doanh nghiệp. Mặc dù, khách hàng của Công ty chủ yếu là các bạn hàng lâu năm và có uy tín, nhưng khi mua hàng của đơn vị, phương thức thanh toán chủ yếu được lựa chọn là trả chậm theo thời gian được ghi rõ trong Hợp đồng đã được ký kết giữa khách hàng và Công ty. Do đó, để tránh thất thoát vốn, Công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi. Tuy nhiên, Công ty cũng không nên trích lập quá nhiều khoản dự phòng phải thu khó đòi. Biểu số 27Biểu số 28: Sổ cái TK 1311 Sổ cái Tháng 01 năm 2004 TK 1311: Phải thu của khách hàng NTGS CTGS Nội dung TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 30 30 30 … 30 30 … 243 243 243 … 243 243 … 30 30 30 … 30 30 … Số dư đầu kỳ PT từ xuất bán MG WM 370S cho TD PT từ xuất bán MG 5036 cho TD PT từ xuất bán MG 5036 cho TD ……. TD thanh toán tiền mua MG WM 370S TD thanh toán tiền mua MG 5036 ……. 5111, 33311 5111, 33311 5111, 33311 … 1111 1111 … 2.811.345.352 75.244.400 77.497.200 21.553.620 ….. 75.244.400 77.497.200 ….. Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ 5.587.056.885 4.905.782.648 3.492.619.589 Như vậy, thời gian qua, kế toán tiêu thụ hàng hoá đã đóng góp rất lớn vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Nó trở thành công cụ sắc bén để đánh giá thực trạng tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh thông qua việc đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, nhiệm vụ và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế liên quan. Trên cơ sở số liệu và thông tin do kế toán cung cấp, Ban lãnh đạo cân nhắc và đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời để chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh như: có tiếp tục sản xuất kinh doanh những mặt hàng này nữa hay không? Mặt hàng nào có khả năng cạnh tranh và phát triển? Phương hướng cụ thể để thúc đẩy sản xuất kinh doanh các mặt hàng đó, ... 2.2.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty 2.2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ và dịch vụ trong kỳ. Tại Công ty Điện Tử Sao Mai hiện nay, chi phí bán hàng bao gồm các nội dung sau: chi phí nhân viên; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hoa tài sản cố định; chi phí bảo hành sản phẩm; chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. Mặc dù kinh doanh là một trong những mặt hoạt động chính của đơn vị, nhưng Công ty không có bộ phận bán hàng riêng, hoạt động này do phòng thị trường đảm nhận. Với đặc điểm hàng hoá của đơn vị là các mặt hàng Điện tử - Điện lạnh - Điện gia dụng có thời gian sử dụng dài. Để tăng uy tín và thu hút ngày càng nhiều khách hàng, Công ty nên thực hiện bảo hành sản phẩm, dịch vụ của mình – hiện nay doanh nghiệp chưa làm được. Với mục tiêu tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế, Công ty đã chi tiết TK này ra để quản lý đến từng đối tượng tập hợp chi phí. Khi phát hiện thấy nội dung chi phí nào đột biến tăng, Ban lãnh đạo xác định nguyên nhân và kịp thời đưa ra các biện pháp nhằm quản lý hiệu quả chi phí này. Cụ thể, TK 641 bao gồm các TK chi tiết sau: TK 6411 – Chi phí nhân viên TK 64111 – Chi phí tiền lương TK 64112 – Chi BHXH, BHYT, KPCĐ TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415 – Chi phí bảo hành sản phẩm TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, Kế toán lập CTGS tập hợp các khoản chi phí này (Biểu số 29). Từ CTGS này, số liệu được Kế toán nhập vào máy để tự động lên Sổ chi tiết TK 641 theo từng khoản chi phí và Sổ cái TK 641 (Biểu số 30) theo chương trình được cài sẵn trong máy. Trình tự kế toán tổng hợp chi phí bán hàng như sau: Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội trong tháng 01 năm 2004, chi phí nhân viên được Kế toán ghi: + Đối với khoản tiền lương: Nợ TK 64111: 3.265.400 Có TK 3341: 3.265.400 + Đối với khoản BHXH, BHYT, KPCĐ: Nợ TK 64112: 620.426 Có TK 3383: 489.810 Có TK 3384: 65.308 Có TK 33821: 32.654 (KPCĐ nộp cấp trên) Có TK 33822: 32.654 (KPCĐ để lại DN) Biểu số 29: CTGS phản ánh chi phí bán hàng Chứng từ ghi sổ Số: 221 Ngày 30 tháng 01 năm 2004 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Trích 19% BHXH, BHYT, KPCĐ của bộ phận bán hàng T01/04: - 15% BHXH - 2% BHYT - 1% KPCĐ - 1% KPCĐ 64112 3383 3384 33821 33822 620.426 489.810 65.308 32.654 32.654 Tổng 620.426 620.426 Căn cứ vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong tháng 01 năm 2004, chi phí vật liệu và dụng cụ được, Kế toán ghi: + Đối với chi phí vật liệu, bao bì Nợ TK 6412 Có TK 152 (chi tiết) + Đối với chi phí dụng cụ và đồ dùng: Nợ TK 6413 Có TK 153 (chi tiết) Căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ trong tháng 01 năm 2004, chi phí khấu hao TSCĐ được Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6414 Có TK 214 Đồng thời, Kế toán ghi: Nợ TK 009 Căn cứ vào các Hoá đơn dịch vụ mua ngoài tập hợp được trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi: Nợ TK 6417: 541.723 Nợ TK 1331: 54.172 Có TK 111, 112: 595.895 Căn cứ vào các chứng từ được tập hợp cho các khoản chi bằng tiền khác cho bán hàng phát sinh trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi: Nợ TK 6418 (Nợ TK 1331) Có TK 111, 112 (chi tiết theo ngân hàng) Xuất phát từ đặc điểm của Công ty là trong Quý I năm 2004 hoạt động kinh doanh chiếm chủ yếu trong hoạt động của đơn vị, do đó, chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được phân bổ cho hoạt động kinh doanh là chủ yếu. Để xác định chính xác chi phí bán hàng cho số hàng hoá được tiêu thụ trong kỳ (loại trừ hàng hoá nhập khẩu về chưa tiêu thụ được, còn tồn ở trong kho), cuối kỳ, Kế toán phân bổ chi phí bán hàng cho từng mặt hàng tiêu thụ trong kỳ theo giá vốn của chúng: Chi phí bán hàng phân bổ cho từng mặt hàng tiêu thụ trong kỳ = Tổng chi phí bán hàng Phát sinh trong kỳ * Giá vốn của từng mặt hàng đã tiêu thụ Tổng giá vốn hàng bán trong kỳ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng được phân bổ cho kinh doanh vào TK 9111 để xác định kết qủa tiêu thụ hàng hoá trong kỳ. Phần còn lại, kết chuyển vào TK 1422 – Chi phí chờ kết chuyển. Khi có hàng hoá được tiêu thụ, chi phí bán hàng đã được kết chuyển vào TK 1422 sẽ được kết chuyển toàn bộ vào TK 9111. Tuy nhiên, nghiệp vụ này ít xảy ra do tồn kho hàng hoá của Công ty là không đáng kể. Biểu số 30: Sổ cái TK 641 Sổ cái Tháng 01 năm 2004 TK 641: Chi phí bán háng NTGS CTGS Nội dung TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 30 30 … 30 30 … 30 221 221 … 224 226 … 274 30 30 … 30 30 … 30 Trích 15% BHXH cho BP bán hàng Trích 2% BHYT cho BP bán hàng ……. Phải trả tiền ăn ca cho BP bán hàng Phân bổ tiền lương kỳ I T01/04 cho BP bán hàng ……. KC chi phí bán hàng phân bổ cho KD T01/04 3383 3384 … 3342 3341 … 9111 489.810 65.308 ….. 255.000 1.900.000 ….. 8.998.890 Cộng phát sinh 8.998.890 8.998.890 Thông qua hệ thống sổ trên (Sổ chi tiết và Sổ cái), đơn vị có thể theo dõi chặt chẽ chi phí bán hàng theo từng nội dung, từ đó, xác định chính xác chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, góp phần quan trọng phản ánh đúng kết quả kinh doanh trong kỳ và đưa ra được các biện pháp kịp thời quản lý khoản chi phí này, phục vụ cho công tác quản trị nội bộ của doanh nghiệp. 2.2.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp. Hiện nay, tại Công ty Điện Tử Sao Mai, khoản chi phí này là khá lớn, bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế – phí – lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. Để quản lý chặt chẽ các nội dung chi phí này, Công ty chi tiết TK 642 theo từng đối tượng cần quản lý. Cụ thể, TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý TK 64211 – Tiền lương TK 64212 – BHXH, BHYT, KPCĐ TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý TK 64221 – Xăng, vật tư sữa chữa xe TK 64222 – vật liệu khác TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng TK 64231 – Văn phòng phẩm TK 64238 – Chi phí đồ dùng khác TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí TK 64251 – Thu sử dụng vốn TK 64252 – Phí và lệ phí ngân hàng TK 64253 – Thuế đất và các loại thuế khác TK 6426 – Chi phí dự phòng TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 64271 – Chi phí điện nước TK 64272 – Chi phí điện thoại TK 64278 – Chi phí dịch vụ mua ngoài khác TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác TK 64281 – Chi phí tiếp khách TK 64282 – Lãi vay ngân hàng TK 64288 – Chi phí bằng tiền khác Khi phát sinh các khoản chi phí này, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, Kế toán lập CTGS tập hợp các khoản chi phí này (Biểu số 31). Việc tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ tiến hành tương tự như chi phí bán hàng trong kỳ. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ vào TK 9111 để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ. Phần còn lại, kết chuyển vào TK 1422 – Chi phí chờ phân bổ. Khi số hàng hoá còn tồn kho này được tiêu thụ, toàn bộ chi phí quản lý đã được kết chuyển vào TK 1422 sẽ được kết chuyển vào TK 9111. Hiện nay, các đơn vị thành viên của Công ty hoạt động độc lập nhưng vẫn sử dụng TSCĐ của Công ty và vẫn phải thông qua Công ty để tiến hành các hoạt động giao dịch vì các đơn vị này không có tư cách pháp nhân. Vì thế, các đơn vị này phải nộp một khoản phí nhất định trên tổng quỹ lương của đơn vị và được coi như một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Khoản này, Kế toán ở Công ty hạch toán như một khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Trình tự kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp: Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương và BHXH trong tháng 01 năm 2004, chi phí nhân viên quản lý được Kế toán ghi như sau: + Đối với khoản tiền lương: Nợ TK 64211: 53.176.900 Có TK 3341: 53.176.900 + Đối với các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ: Nợ TK 64212: 10.103.611 Có TK 3383: 7.976.535 Có TK 3384: 1.063.538 Có TK 33821: 531.769 Có TK 33822: 531.769 Căn cứ vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong tháng 01 năm 2004, chi phí vật liệu và đồ dùng văn phòng quản lý được Kế toán ghi: + Đối với chi phí vật liệu: Nợ TK 6422 (chi tiết) Có TK 152 (chi tiết) + Đối với chi phí đồ dùng văn phòng: Nợ TK 6423 (chi tiết) Có TK 153 (chi tiết) Căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ trong tháng 01 năm 2004, chi phí khấu hao TSCĐ được Kế toán ghi: Nợ TK 6424: 11.130.500 Có TK 2141: 11.130.500 Biểu số 31: CTGS phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ ghi sổ Số: 216 Ngày 30 tháng 01 năm 2004 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Trích khấu hao TSCĐ trong T01/04: - BP quản lý DN - BP sản xuất vôi ……. 6424 6274 … 2141 11.130.500 3.450.000 ….. 29.498.500 Tổng 29.498.500 29.498.500 Căn cứ vào các chứng từ có liên quan như: Giấy báo nợ, thông báo nộp thuế,... Kế toán ghi các khoản thuế, phí và lệ phí: Nợ TK 6425 (chi tiết) Có TK 111, 112 (chi tiết) Ví dụ: Căn cứ vào Giấy báo nợ số 2240 của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Cầu Giấy báo nợ phí chuyển tiền, Kế toán ghi: Nợ TK 64252: 3.000 Nợ TK 1331: 300 Có TK 11212: 3.300 Căn cứ vào các Hoá đơn, chứng từ của dịch vụ mua ngoài trong tháng 01 năm 2004, chi phí dịch vụ mua ngoài được Kế toán ghi: Nợ TK 6427 (chi tiết) (Nợ TK 1331) Có TK 111, 112 (chi tiết theo ngân hàng) Ví dụ: Căn cứ vào Giấy báo nợ số 2245 của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển CầuGiấy về phí dịch vụ internet, Kế toán ghi: Nợ TK 64272: 309.000 Nợ TK 1331: 30.900 Có TK 11212: 339.900 Căn cứ vào các Hoá đơn, chứng từ về chi phí bằng tiền khác trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi: Nợ TK 6428 (chi tiết) (Nợ TK 1331) Có TK 111, 112 (chi tiết theo ngân hàng) Từ các CTGS trên, Kế toán tiến hành nhập liệu vào máy tính để theo chương trình được cài sẵn, tự động lên Sổ chi tiết TK 642 theo từng khoản chi phí và Sổ cái TK 642 (Biểu số 32). Biểu số 32: Sổ cái TK 642 Sổ cái Tháng 01 năm 2004 TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp NTGS CTGS Nội dung TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 30 30 30 30 … 30 216 223 223 223 … 276 30 30 30 30 … 30 Trích khấu hao BP Quản lý DN Trích 15% BHXH cho BP quản lý DN Trích 2% BHYT cho BP Quản lý DN Trích 1% KPCĐ cho BP Quản lý DN ……. KC chi phí quản lý DN Phân bổ cho KD T01/04 2141 3383 3384 33821 … 9111 11.130.500 7.976.535 1.063.538 531.769 ….. 104.070.695 Cộng phát sinh 104.070.695 104.070.695 Như vậy, việc theo dõi chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng nội dung chi phí thông qua hệ thống các Sổ sách trên giúp cho đơn vị xác định đúng khoản chi phí này phát sinh trong kỳ, từ đó xác định chính xác kết quả kinh doanh, đồng thời giúp cho Ban lãnh đạo Công ty đưa ra được các biện pháp kịp thời và hiệu quả nhằm quản lý chặt chẽ chi phí quản lý doanh nghiệp của đơn vị. 2.2.3.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Kết quả hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: kết quả hoạt động kinh doanh (kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính) và kết quả hoạt động khác. Luận văn này chỉ xin đề cập đến kết quả tiêu thụ hàng hoá của Công ty. Đó là chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp – kết quả tài chính cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời gian nhất định, là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp rất quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Cuối tháng, trên cơ sở các CTGS, Sổ chi tiết và Sổ cái các TK đã được lập ở trên, kế toán xác định được doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ thông qua việc sử dụng các TK sau: TK 911 – Xác định kết quả Đơn vị chi tiết TK này ra TK 9111 để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ. TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối Đơn vị đã chi tiết TK này để quản lý kết quả hoạt động tiêu thụ và việc sử dụng kết quả này thông qua 2 TK: TK 42112 – Lợi nhuận chưa phân phối của việc tiêu thụ hàng hoá năm trước và TK 42122 – Lợi nhuận chưa phân phối của việc tiêu thụ hàng hoá năm nay. Trình tự kế toán tổng hợp xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá: Kết chuyển doanh thu thuần vào TK XĐKQ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi: Nợ TK 5111: 5.004.081.402 Có TK 9111: 5.004.081.402 Kết chuyển giá vốn hàng bán của hàng hoá tiêu thụ vào TK XĐKQ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi: Nợ TK 9111: 4.645.477.059 Có TK 6321: 4.645.477.059 Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho kinh doanh, tính cho hàng hoá tiêu thụ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi: Nợ TK 9111: 8.998.890 Có TK 641: 8.998.890. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho kinh doanh, tính cho hàng hoá tiêu thụ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi: Nợ TK 9111: 104.070.695 Có TK 642: 104.070.695 Cuối tháng, tính và kết chuyển kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, Kế toán ghi: Nợ TK 9111: 245.534.758 Có TK 42122: 245.534.758 Trên cơ sở các CTGS, Sổ chi tiết và Sổ cái các TK trên, theo chương trình được cài sẵn Sổ chi tiết TK 9111 theo từng loại hàng hoá và Sổ cái TK 9111 (Biểu số 33) máy tính tự động lên, phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của đơn vị được chính xác, từ đó công tác quản trị nội bộ của doanh nghiệp và cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài quan tâm đến doanh nghiệp. Biểu số 33: Sổ cái TK 9111 Sổ cái Tháng 01 năm 2004 TK 9111: Xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá NTGS CTGS Nội dung TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 30 30 30 30 30 250 251 252 253 254 30 30 30 30 30 KC GV bán HH trong kỳ KC CPBH phân bổ cho KD tính cho HH tiêu thụ trong kỳ KC CPQL phân bổ cho KD tính cho HH tiêu thụ trong kỳ KC DTT bán HH trong kỳ XĐ lãi bán HH trong kỳ 6321 641 642 5111 42122 4.645.477.059 8.998.890 104.070.695 245.534.758 5.004.081.402 Cộng phát sinh 5.004.081.402 5.004.081.402 Cuối kỳ, sau khi máy tính tự động lên Sổ cái các TK theo chương trình được cài sẵn, Kế toán tổng hợp thực hiện lệnh lập các Báo cáo tài chính. Dưới đây là Báo cáo kết quả kinh doanh tháng 01 năm 2004 của Công ty Điện tử Sao Mai: Biểu số 34: Báo cáo kết quả kinh doanh Kết quả hoạt động kinh doanh Tháng 01 năm 2004 Phần I: Lãi, lỗ Chỉ tiêu Mã số Số tiền Doanh thu bán hàng hoá Các khoản giảm trừ doanh thu (03 = 04 + 05 + 06) Chiết khấu thương mại Giảm giá hàng bán Hàng bán bị trả lại Doanh thu thuần về bán hàng hoá (10 = 01 – 03) Giá vốn hàng hoá Lợi nhuận gộp về bán hàng hoá (20 = 10 – 11) Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận thuần từ bán hàng hoá (30 = 20 – 21 – 22) 01 03 04 05 06 10 11 20 21 22 30 5.004.081.402 5.004.081.402 4.645.477.059 358.604.343 8.998.890 104.070.695 245.534.758 Nguồn: BCKQKD của Công ty ĐTSM T01/2004Chương 3 Hoàn thiện kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty điện tử Sao mai 3.1 đánh giá thực trạng kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty 3.1.1 Những thành tựu đạt được Công ty điện tử Sao Mai là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Tổng cục công nghiệp quốc phòng – Bộ quốc phòng, với tiền thân là một cơ sở nghiên cứu linh kiện tích cực thuộc Viện kỹ thuật quân sự – Bộ quốc phòng, nhưng hiện nay Công ty đã nỗ lực vươn lên trở thành đơn vị kinh doanh đạt hiệu quả trong nền kinh tế thị trường. Với sự phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, trong đó có Bộ phận kế toán góp phần không nhỏ, Công ty đã không những đứng vững mà còn phát triển trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt của cơ chế thị trường. Hơn 20 năm qua, Công ty luôn nhạy bén thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh trong và ngoài nước để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ quốc phòng được giao và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. * Đối với công tác kế toán nói chung của Công ty: Bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức một cách gọn nhẹ, khoa học: mỗi nhân viên kế toán được phân công công việc cụ thể qua từng phần hành kế toán với sự giám sát của Kế toán trưởng và BGĐ, làm chi phí phần nào được giảm nhẹ mà hiệu quả vẫn đạt được. Đồng thời, đội ngũ cán bộ kế toán là những người đã được đào tạo, có trình độ chuyên môn và năng lực tốt, do đó luôn đảm bảo đáp ứng yêu cầu của công việc. Với quy mô các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối lớn, nhưng doanh nghiệp đã áp dụng Kế toán máy trên hầu hết các phần hành kế toán tại đơn vị theo Phần mềm kế toán do cán bộ Trung tâm tin học Cục tài chính – Bộ quốc phòng lập ra. Vì vậy, khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ đi rất nhiều, đồng thời, việc đối chiếu sổ sách được thực hiện dễ dàng hơn, số liệu luôn cập nhật và chính xác, giảm bớt một số lượng lớn sổ sách kế toán. Việc kế toán và khoá sổ theo tháng giúp Ban lãnh đạo công ty nắm bắt sát sao tình hình tài chính trong đơn vị để từ đó có sự điều chỉnh kịp thời và có những cải tiến nhằm nâng cao hiệu qủa kinh tế. Trong đơn vị gồm rất nhiều phần hành kế toán, tuy nhiên do đặc điểm của doanh nghiệp gồm 2 hoạt động sản xuất và kinh doanh là chủ yếu cho nên một số phần hành kế toán ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể kiêm nhiệm được, để vừa đảm bảo yêu cầu quản lý lại vừa đạt được tính hiệu quả. Cụ thể, + Kế toán vốn bằng tiền, kiêm kế toán xây dựng cơ bản và kế toán thanh toán + Kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hoá, kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tổ chức vận dụng Chế độ tài khoản của doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ những quy định hiện hành của chế độ, những chuẩn mực kế toán đã ban hành, lại vừa phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Do có sự phân cấp trong kinh doanh, quản lý và công tác kế toán nên công ty đã thiết kế Hệ thống tài khoản chi tiết đến từng đối tượng cụ thể của đơn vị, như TK 136, 154, 336, 511, 632,… Hệ thống chứng từ, Sổ sách kế toán và Hệ thống báo cáo tài chính được lập đầy đủ thông tin, vừa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành vừa phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. Đồng thời, chúng được lưu trữ một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra lại và bảo quản. Hoạt động của Bộ phận kế toán luôn có sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác có liên quan : Phòng kế hoạch, Phòng thị trường,…đảm bảo quản lý đến từng đối tượng mà vẫn đạt hiệu quả kinh tế cao. * Đối với công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng: Thời gian qua tổ chức công tác kế toán này của đơn vị đã đóng góp rất nhiều vào hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Nó đã trở thành công cụ sắc bén để đánh giá thực trạng tài chính, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thông qua việc đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, nhiệm vụ, và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế liên quan. Nhờ có bộ phận kế toán này mà doanh nghiệp có thể nhận biết hoạt động nào đưa lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp và ngược lại. Trên cơ sở số liệu và thông tin do kế toán cung cấp, những nhà quản lý của đơn vị cân nhắc và đưa ra quyết định có tiếp tục sản xuất kinh doanh những mặt hàng này nữa hay không? Mặt hàng nào có khả năng cạnh tranh và phát triển? Từ đó có phương hướng cụ thể thúc đẩy sản xuất kinh doanh các mặt hàng đó. Cụ thể, Để phản ánh trung thực và chính xác tình hình nhập, xuất, tồn, tình hình tiêu thụ hàng hoá, kế toán đã sử dụng đầy đủ các chứng từ và tài khoản kế toán có liên quan đến nhập, xuất hàng hoá, bán hàng, thanh toán với khách hàng. Đồng thời, kế toán mở các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để theo dõi chi tiết và tổng hợp, đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đơn vị đã thực hiện tốt việc bố trí thủ kho để theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất hàng hoá của Công ty cùng với kế toán. Với đặc điểm của hàng hoá là không có quá nhiều danh điểm nhưng mỗi danh điểm lại bao gồm nhiều chủng loại, mặt hàng khác nhau, Công ty đã lựa chọn Phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá phù hợp: Phương pháp thẻ song song. Nó vừa đơn giản trong khâu ghi chép, so sánh, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót lại vừa cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng mặt hàng kịp thời, chính xác. Công ty đã xây dựng được chương trình luân chuyển chứng từ hợp lý và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, có sự đối chiếu giữa Phòng tài chính – kế toán với Kho và Phòng sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đảm bảo các nghiệp vụ này sẽ được hạch toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán đã đưa ra được tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tương đối hợp lý. Trước đây, đơn vị sử dụng Tiền lương thực tế của công nhân trực tiếp sản xuất và tiền lương bộ phận bán hàng để xác định chi phí hoạt động được phân bổ cho từng mảng sản xuất, kinh doanh. Sau đó, đối với thành phẩm, Công ty sử dụng Tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất để phân bổ chi phí hoạt động cho từng thành phẩm, còn đối với hàng hoá, tiêu thức phân bổ là Giá vốn hàng bán. Hiện nay, do đơn vị tập trung vào kinh doanh hàng hoá là chủ yếu nên Giá vốn hàng bán được sử dụng làm tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng hàng hoá là tương đối hợp lý. Thông qua những thành tựu đạt được trên đây, chúng ta càng thấy được sự nỗ lực, phấn đấu hết mình của doanh nghiệp cùng những thành quả mà doanh nghiệp đạt được. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, tổ chức công tác kế toán của đơn vị còn tồn tại một số vấn đề cần xem xét, khắc phục để đạt hiệu quả ngày càng cao. 3.1.2 Những mặt còn tồn tại, hạn chế * Đối với công tác kế toán nói chung của Công ty Về tổ chức bộ máy kế toán: Việc kiêm nhiệm các phần hành kế toán là trên cơ sở đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, nhằm mục tiêu hiệu quả. Tuy nhiên, hiện nay ở công ty, Kế toán tổng hợp vừa làm nhiệm vụ của nhân viên kế toán tổng hợp lại vừa kiêm nhiệm các phần hành: Tài sản cố định, chi phí – giá thành và bán hàng, những phần hành chủ yếu của đơn vị. Như vậy, công việc của kế toán tổng hợp là rất nặng. Về sổ sách kế toán: Hiện nay, Công ty đang áp dụng Hình thức sổ “Chứng từ – Ghi sổ”, nhưng đơn vị không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Mặc dù, theo chương trình Kế toán máy việc lên sổ này là tự động sau khi Chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Điều này sẽ làm ảnh hưởng tới việc đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, đến việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Hơn nữa, dù đã sử dụng Kế toán máy có thể theo dõi chính xác và đầy đủ các hoá đơn chứng từ, nhưng việc đối chiếu trên máy tính nhiều khi phức tạp và nếu có một chứng từ nào bị bỏ sót thì việc rà soát lại rất khó. Vì, trong quá trình sử dụng máy tính không thể kiểm tra được đã ghi bao nhiêu chứng từ và vào máy đủ chưa, nếu có mất những chứng từ trước thì kế toán cũng không phát hiện ra ngay được. Nếu sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì thông qua việc xem xét nó có thể biết được là kế toán vào sổ đã đúng hay chưa, nếu thiếu thì việc tìm ra chứng từ thiếu đó để bổ sung sẽ dễ dàng hơn. Về tổ chức công tác kế toán quản trị: Mặc dù, vai trò, vị trí của Kế toán quản trị là vô cùng quan trọng, không thể tách rời của Hệ thống kế toán, quyết định đến sự thành, bại của doanh nghiệp, nhưng hiện nay công tác Kế toán quản trị ở doanh nghiệp vẫn chưa được quan tâm đúng mức – nó chưa được tổ chức một cách độc lập như Kế toán tài chính mà hiện tại vẫn nằm trong Kế toán tài chính. Kế toán quản trị đã tạo ra phần lớn các thông tin, trực tiếp cung cấp cho các nhà quản trị để họ ra các quyết định điều hành sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Nó là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu qủa hoạt động của doanh nghiệp. * Đối với công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng tại Công ty Về phương pháp tính giá hàng hoá: Hiện nay, thành phẩm được nhập kho theo giá thành sản xuất thực tế còn hàng hóa được nhập kho theo giá vốn thực tế. Với thành phẩm, hàng hoá xuất kho đơn vị đang sử dụng Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá xuất kho. Tuy nhiên, cả giá thành sản xuất thực tế và giá đơn vị bình quân chỉ được xác định vào cuối tháng. Vì vậy, sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm, hàng hóa chỉ theo dõi được về mặt số lượng mà không phản ánh được giá trị thành phẩm, hàng hóa nhập kho, xuất kho và tồn kho, trong khi các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn diễn ra hàng ngày đòi hỏi kế toán phải ghi chép thường xuyên. Cũng chính vì áp dụng phương pháp này mà khi tiêu thụ hàng hoá, Kế toán chỉ lập Hoá đơn GTGT kiêm luôn Phiếu xuất kho. Hơn nữa, việc tính giá hàng hoá xuất kho vào cuối kỳ hạch toán sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Tuy nhiên, do Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho Công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, số lượng các mặt hàng của đơn vị không phải quá nhiều, số lượng các nghiệp vụ nhập, xuất kho hàng hoá là tương đối lớn và trình độ của nhân viên kế toán Công ty cao cho nên sử dụng phương pháp này sẽ giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán và quản lý được các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Về kế toán chi tiết hàng hoá: Hiện nay, đơn vị sử dụng Phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết hàng hoá. Tuy nhiên, kế toán lại không lập hệ thống danh điểm chi tiết, điều này ít nhiều gây khó khăn cho việc tổ chức quản lý, theo dõi từng hàng hoá. Bởi vì, đặc điểm hàng hoá của đơn vị tuy không có quá nhiều mặt hàng nhưng trong mỗi mặt hàng lại bao gồm rất nhiều chủng loại khác nhau, đòi hỏi phải quản lý, theo dõi cụ thể. Về việc sử dụng tài khoản kế toán: Để theo dõi công nợ và tình hình thanh toán công nợ với khách hàng, kế toán mở 2 TK cấp hai đối với TK 131 là: TK 1311-Phải thu của người mua và TK 1312-Người mua trả tiền trước. Điều này là không cần thiết trong điều kiện kế toán đã có Sổ theo dõi chi tiết với từng khách hàng, gây ra sự trùng lắp. Về kế toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá: Đối với trường hợp khách hàng mua nhiều, Công ty trích thưởng theo % giá trị của lô hàng bán, khoản này không tính vào khoản giảm trừ doanh thu mà được hạch toán như một khoản chi phí bán hàng. Điều này làm cho việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở đơn vị là không chính xác. Khoản trích thưởng này được kế toán như sau: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, … Về sổ sách kế toán: Để theo dõi quá trình tiêu thụ hàng hoá, đơn vị mở Sổ chi tiết và Sổ cái các TK 5111, 531, 6321, 131, 3331, …Tuy nhiên, để có thể theo dõi chi tiết doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu cho từng mặt hàng đơn vị nên sử dụng Sổ chi tiết bán hàng. Nhưng hiện nay, đơn vị chưa mở và theo dõi trên Sổ này. Điều này làm ảnh hưởng tới việc theo dõi chi tiết kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng trong kỳ. Về tổ chức bảo hành sản phẩm: Hiện nay, Công ty chưa tổ chức công tác bảo hành sản phẩm, hàng hoá khi bán ra. Mặc dù điều này là rất cần thiết đặc biệt với những sản phẩm điện tử - điện lạnh - điện gia dụng có thời gian sử dụng lâu dài, hơn nữa chúng lại là các sản phẩm nhập khẩu. Để tăng uy tín cho Công ty khi nhập khẩu hàng hoá, Công ty cũng cần có những điều khoản giao kết với bên xuất khẩu nước ngoài về điều khoản này, vì chi phí bảo hành cho khách hàng là do bên xuất khẩu phải bỏ ra. Về tăng cường tiêu thụ hàng hoá: Mặc dù, kinh doanh là một mặt quan trọng của doanh nghiệp, nhưng bộ phận bán hàng của đơn vị chưa có. Hiện nay, phòng thị trường đang đảm nhận cả vai trò của bộ phận này. Đồng thời, các hoạt động về quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, tìm hiểu thị trường chưa được quan tâm chú ý nhiều, mặc dù đây là những nhân tố quan trọng quyết định tới việc mang lại doanh thu cho đơn vị. 3.2 Hoàn thiện kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty 3.2.1 Sự cần thiết và các nguyên tắc hoàn thiện Trong cơ chế thị trường, nền kinh tế có nhiều biến động, để tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải tìm ra hướng đi riêng, phù hợp với mình. Để đạt được mục tiêu đó, doanh nghiệp phải tổ chức được bộ máy quản lý khoa học, gọn nhẹ, phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải có một bộ máy kế toán giúp cho ban lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng đắn, kịp thời. Như vậy, tổ chức công tác kế toán giữ một vai trò quan trọng, quyết định đến sự thành, bại của doanh nghiệp. Đặc biệt trong cơ chế hiện nay, càng đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán để làm cho Kế toán phát huy được vai trò thực sự là công cụ hữu hiệu, không thể thiếu cho quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Điện Tử Sao Mai thời gian vừa qua đã được tổ chức khoa học, hợp lý đem lại hiệu quả kinh tế cao. Tuy nhiên, việc tổ chức công tác kế toán luôn phụ thuộc vào nhiều điều kiện khác nhau trong doanh nghiệp. Vì thế, xét trong một phạm vi nào đó có thể còn chưa hoàn thiện. Phòng Tài chính – Kế toán là nơi cung cấp những thông tin kinh tế tài chính cho Ban lãnh đạo Công ty, nhà nước, các bên hữu quan một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn nữa, trong điều kiện hiện nay, khi lĩnh vực kinh doanh của đơn vị đang diễn ra sự cạnh tranh gay gắt và đơn vị phải tự chịu trách nhiệm trước cơ quan chủ quản về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Do đó, Ban quản lý Công ty luôn luôn cần phải quan tâm đến những vấn đề còn bất cập để có giải pháp khắc phục. Để việc hoàn thiện này được đúng hướng và đạt hiệu quả cao cần dựa vào các nguyên tắc sau: Một là, phải đảm bảo sao cho phù hợp với chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành, nhưng không cứng nhắc Hai là, hoàn thiện sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm khác nhau về tổ chức sản xuất kinh doanh, loại hình, mặt hàng kinh doanh, trình độ nhân viên và yêu cầu quản lý. Do vậy, việc vận dụng chế độ và chuẩn mực kế toán trong doanh nghiệp phải linh hoạt và hợp lý. Ba là, hoàn thiện phải đáp ứng yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả bằng cách tổ chức vận dụng chế độ kế toán sao cho khối lượng công việc thực hiện ít nhất mà vẫn đáp ứng được yêu cầu quản lý, do đó, sẽ tiết kiệm được nhân lực và chi phí. 3.2.2 Nội dung hoàn thiện * Đối với công tác kế toán nói chung của Công ty Về tổ chức bộ máy kế toán: Trên cơ sở đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, việc kiêm nhiệm các phần hành kế toán là để nhằm mục tiêu hiệu quả. Tuy nhiên, Ban lãnh đạo Công ty nên xem xét và phân công công việc hợp lý hơn, giảm nhẹ gánh nặng cho Kế toán tổng hợp mà vẫn đạt được mục tiêu trên. Về sổ sách kế toán: Cùng với việc lập và in ra Chứng từ ghi sổ bằng Kế toán máy, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng cần phải được in ra để quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý Chứng từ ghi sổ và là cơ sở để đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Hơn nữa, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là căn cứ để kiểm tra xem kế toán vào sổ đúng hay chưa, từ đó có biện pháp điều chỉnh cho hợp lý. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập theo mẫu sau: Bộ (Sở): .......... Đơn vị: ................ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm:.............. Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng Cộng - Cộng tháng - Luỹ kế từ đầu quý Ngày ....tháng ....năm ........ Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) Về công tác Kế toán quản trị: Để có thể tồn tại và phát triển, đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay thì việc tiến hành công tác Kế toán quản trị bên cạnh Kế toán tài chính là yêu cầu bắt buộc, là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của hệ thống kế toán. Thông qua việc lập các Báo cáo chi tiết như: Báo cáo chi tiết chi phí – giá thành sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ; Báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh; Báo cáo chi tiết chi phí bán hàng; … Kế toán quản trị sẽ là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát và điều hành một cách có hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp – Quản trị nội bộ doanh nghiệp. * Đối với công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng tại Công ty Về kế toán chi tiết hàng hoá: Việc lập sổ danh điểm hàng hoá sẽ giúp cho việc thống nhất tên gọi, quy cách, phẩm chất, đơn vị tính, mã số và giá cả để hạch toán hàng hoá. Điều này là rất phù hợp cho quá trình nhập liệu, cũng như kiểm tra, đối chiếu trong điều kiện Phòng kế toán có sử dụng Kế toán máy. Ngược lại, nếu không lập, khối lượng công việc sẽ tăng thêm khi kế toán viên phải rà soát lại các chứng từ, kiểm tra, đối chiếu về hiện vật giữa Thẻ kho và Sổ chi tiết hàng hoá; đối chiếu, kiểm tra về giá trị giữa Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn và Sổ tổng hợp, hiệu qủa sử dụng máy tính giảm. Hơn nữa, việc lập danh điểm hàng hóa sẽ giúp cho kế toán mở Thẻ kho, Sổ chi tiết cho từng hàng hóa và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hoá được dễ dàng và nhất quán. Từ đó, giúp cho Ban lãnh đạo công ty có thể nắm bắt tình hình tiêu thụ từng hàng hoá được kịp thời, chính xác, từ đó xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục. Do Công ty không có quá nhiều hàng hoá nên có thể lập Hệ thống danh điểm chi tiết hàng hoá theo Phương pháp mã tài khoản. Ví dụ: 15611 – Máy giặt, trong đó: 156111 – Máy giặt FW 651 156112 – Máy giặt FW 667 15612 – Máy đông lạnh, trong đó: 156121 – Máy đông lạnh BD 146 156122 – Máy đông lạnh BD 216 Về việc sử dụng tài khoản: Để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, kế toán chỉ cần dùng TK 131 chung cho cả 2 khoản phải thu và khoản khách hàng ứng trước tiền hàng. Muốn quản lý 2 khoản này, kế toán có thể theo dõi trên Sổ chi tiết thanh toán với từng khách hàng. Điều này vừa đảm bảo theo dõi được tình hình thanh toán chi tiết theo từng khách hàng, lại vừa tránh tình trạng trùng lắp xảy ra. Về kế toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá: Để xác định chính xác kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, đối với khoản trích thưởng cho khách hàng mua nhiều, đơn vị phải ghi nhận đây là một khoản giảm trừ doanh thu (Chiết khấu thương mại) và kế toán ghi như sau: Nợ TK 5211 – Chiết khấu bán hàng hoá Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 Đến cuối kỳ, Kết chuyển khoản giảm trừ này để xác định Doanh thu thuần thực hiện được trong kỳ: Nợ TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá Có TK 5211 – Chiết khấu bán hàng hoá Về sổ sách kế toán: Để theo dõi chi tiết kết quả quá trình tiêu thụ hàng hoá, đơn vị nên mở Sổ chi tiết bán hàng cho từng hàng hoá, dịch vụ bên cạnh Sổ chi tiết TK 6321, 5111, …Thông qua việc quản lý chi tiết này của kế toán, thông tin được cung cấp cho Ban lãnh đạo công ty để họ cân nhắc và đưa ra quyết định có tiếp tục kinh doanh những mặt hàng này nữa hay không? Mặt hàng nào có khả năng cạnh tranh và phát triển? Từ đó có phương hướng cụ thể thúc đẩy việc kinh doanh các hàng hoá đó. Sổ chi tiết bán hàng được mở theo mẫu dưới đây: Doanh nghiệp: ….. Sổ chi tiết bán hàng Tên hàng hoá:……………………………………. Năm:………………… Quyển số:……………………….. NTGS Chưng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số Ngày SL ĐG TT Thuế (VAT trực tiếp, XK, TTĐB Khác (531, 532, 521) Cộng PS - DTT - GVHB - Lãi gộp Ngày …tháng ...năm … Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Về tổ chức bảo hành sản phẩm: Để nâng cao uy tín của doanh nghiệp và ngày càng mở rộng mạng lưới khách hàng của mình đối với những sản phẩm Điện tử - Điện lạnh - Điện gia dụng có thời gian sử dụng lâu dài, đơn vị nên tổ chức bảo hành sản phẩm, nhưng cũng không nhất thiết đòi hỏi phải có một bộ phận hoạt động độc lập. Quá trình kế toán khoản chi phí bảo hành sản phẩm tại Bộ phận này được tiến hành theo sơ đồ dưới đây: Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, cần thiết, Kế toán hạch toán như sau: + Nếu Công ty trích trước chi phí bảo hành sản phẩm: (5), (6a) TK 111, 112 152, 334, … TK 621, 622, 627 TK 154 TK 335 TK 6415 (1) (4) (3) (2) (6b) Trong đó: (1) – Trích trước chi phí bảo hành sản phẩm (2) – Chi phí bảo hành sản phẩm phát sinh trong kỳ (3) – Kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm phát sinh trong kỳ vào cuối kỳ (4) – Sửa chữa bảo hành sản phẩm bàn giao khách hàng (5) – Kết chuyển khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm (6a) – Ghi giảm chi phí số chênh lệch giữa số trích trước chi phí bảo hành sản phẩm lớn hơn chi phí thực tế phát sinh (6b) – Tính vào chi phí số trích thiếu khi chi phí thực tế phát sinh lớn hơn số trích trước + Nếu Công ty không trích trước chi phí bảo hành sản phẩm: TK 111, 112, 152, 334, … TK 621, 622, 627 TK 154 TK 6415 (1) (2) (3) (4) TK 155 Trong đó: (1) – Chi phí bảo hành sản phẩm thực tế phát sinh trong kỳ (2) – Kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm thực tế phát sinh trong kỳ vào cuối kỳ (3) – Sửa chữa bảo hành sản phẩm bàn giao cho khách hàng (4) – Xuất sản phẩm khác giao cho khách hàng khi sản phẩm bảo hành không sửa chữa được -Về tăng cường tiêu thụ hàng hoá: Mục tiêu của bất kỳ các doanh nghiệp nào cũng là tối đa hoá lợi nhuận, do đó, tiêu thụ hàng hoá là vấn đề quan trọng hàng đầu. Để tạo ra được ngày càng nhiều thị phần của Công ty trên thị trường phải đầu tư nghiên cứu, phân tích các mặt hàng và thị trường tiêu thụ từ đó đề ra những chiến lược cho từng giai đoạn, từng thời kỳ phù hợp với những biến động của thị trường. Đồng thời, Công ty cũng phải tìm cách nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo uy tín đối với khách hàng, từ đó giảm thiểu các khoản giảm giá do chất lượng hàng hoá kém, do sai quy cách, chủng loại và khoản hàng bán bị trả lại. Mặc dù kinh doanh là một trong những mảng hoạt động chính của doanh nghiệp, nhưng đơn vị không có bộ phận bán hàng riêng mà mọi hoạt động liên quan đến việc tìm kiếm khách hàng, ký kết các hợp đồng bán với khách hàng là do phòng thị trường đảm nhiệm, còn công việc tiêu thụ hàng hoá thì kế toán hàng hoá và bộ phận kho của Công ty tiến hành. Điều này sẽ hạn chế mạng lưới khách hàng của doanh nghiệp. Vì vậy, để thu hút ngày càng nhiều khách hàng và phục vụ họ ngày một tốt hơn, Công ty nên có Bộ phận bán hàng độc lập. Hơn nữa, thị trường tiêu thụ của Công ty mới chỉ giới hạn ở các tỉnh trong nước, chưa có xuất khẩu, trong khi những mặt hàng của Công ty có thể đáp ứng được yêu cầu về chất lượng của nhiều nước khác nhau trong khu vực và trên thế giới. Mặt khác, để đảm bảo uy tín trên thị trường, Công ty phải duy trì tốt mối quan hệ với các khách hàng, đặc biệt là các khách hàng thường xuyên. Đối với những khách hàng mua với số lượng lớn, Công ty nên thực hiện chiết khấu thương mại trên giá trị lô hàng mua, còn đối với những khách hàng thanh toán trước thời hạn ghi trong hợp đồng đã ký kết, Công ty nên thực hiện chiết khấu thanh toán trên tổng số tiền hàng. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Nhận xét luận văn tốt nghiệp của giáo viên hướng dẫn Đề tài: Hoàn thiện kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện tử Sao Mai. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Quế Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp Lớp: Kế toán 42C I-Nội dung: II-Điểm số: …….(Bằng chữ): ……. Hà Nội, ngày ….. tháng 06 năm 2004Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Nhận xét luận văn tốt nghiệp của giáo viên phản biện Đề tài: Hoàn thiện kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện tử Sao Mai. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Quế Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp Lớp: Kế toán 42C I-Nội dung: II-Điểm số: …….(Bằng chữ): ……. Hà Nội, ngày ….. tháng 06 năm 2004Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Nhận xét luận văn tốt nghiệp của Đơn vị thực tập Đề tài: Hoàn thiện kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện Tử Sao Mai. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Quế Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp Lớp: Kế toán 42C I-Nội dung: Hà Nội, ngày 10 tháng 06 năm 2004 Kế toán trưởng Mục lục Trang Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường, với sự tồn tại của nhiều loại hình doanh nghiệp, cạnh tranh diễn ra quyết liệt hơn, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế đang đứng trước những xu thế hội nhập khu vực, thế giới; trước sự phát triển như vũ bão của cuộc cách mạng khoa học công nghệ tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội. Do đó, việc tìm ra hướng đi phù hợp với mỗi doanh nghiệp để tồn tại và phát triển là nhiệm vụ vô cùng khó khăn của các nhà quản trị doanh nghiệp. Kế toán là công cụ đắc lực, không thể thiếu cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Thông qua việc thu thập, ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin nó sẽ vẽ ra bức tranh toàn cảnh về thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, các nhà quản lý điều hành, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị mình để đưa ra những giải pháp, chiến lược kinh doanh phù hợp và đạt hiệu quả. Một trong những biện pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh là quá trình tiêu thụ hàng hoá. Có thể nói, xét trên toàn bộ nền kinh tế quốc dân, tiêu thụ là điều kiện để tái sản xuất xã hội. Đó là một mắt xích không thể tách rời trong vòng tuần hoàn từ quá trình sản xuất-tiêu dùng-phân phối. Đảm bảo tiêu thụ hàng hoá là đảm bảo duy trì sự liên tục của hoạt động kinh tế, đảm bảo mối quan hệ mật thiết giữa các khâu của quá trình tái sản xuất. Không chỉ vậy, tiêu thụ hàng hoá còn có vai trò quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh. Kết quả tiêu thụ hàng hoá chiếm tỷ trọng không nhỏ trong kết quả kinh doanh, là cơ sở quyết định kết quả này cao hay thấp. Từ kết quả này là căn cứ quan trọng để đưa ra các quyết định về tiêu thụ hàng hoá. Nói cách khác, kết quả kinh doanh là mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp còn tiêu thụ hàng hoá là phương tiện để thực hiện mục tiêu đó. Với điều kiện kinh doanh đầy khó khăn như hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực rất lớn mới có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra. Trong quá trình phát triển của mình, Công ty điện tử Sao Mai không những tồn tại mà còn ngày càng lớn mạnh, đóng góp đáng kể vào sự phát triển của nền kinh tế đất nước. Góp phần vào sự thành công đó, phải kể đến vai trò quan trọng của công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá. Xuất phát từ lý luận kết hợp với tình hình thực tiễn về hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty, em nhận thấy đề tài: “Hoàn thiện kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện Tử Sao Mai” rất phù hợp với những nội dung em đã được học tại trường. Vì vậy, em đã chọn đề tài này làm đối tượng nghiên cứu của mình. Từ đặc điểm của đơn vị, Luận văn này chỉ xin đề cập đến: Tổ chức công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Văn phòng Công ty và hàng hoá chủ yếu là: Điện tử - Điện lạnh - Điện gia dụng. Hoàn thiện Luận văn này, em mong muốn sẽ làm sáng rõ thêm lý luận về kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. Đồng thời, Luận văn này hy vọng đưa ra được một số kiến nghị hợp lý nhằm hoàn thiện những mặt còn tồn tại, hạn chế về kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện Tử Sao Mai. Bài Luận văn bao gồm 3 chương: - Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại - Chương 2: Thực trạng kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện Tử Sao Mai - Chương 3: Hoàn thiện kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện Tử Sao Mai Kết luận Cùng với sự vận động, phát triển của nền kinh tế quốc dân, sự đổi mới của cơ chế quản lý kinh tế, Công ty điện tử Sao Mai đã được thành lập, phát triển ngày càng vững mạnh. Để có được sự thành công đó, trước tiên Công ty phải có bộ máy quản lý được tổ chức khoa học và linh hoạt để điều hành hoạt động của tất cả các phòng, ban sao cho có hiệu quả nhất. Trong đó, Phòng tài chính – kế toán là nơi lưu trữ tất cả các thông tin có liên quan về tình hình tài chính của Công ty, có trách nhiệm trong công việc quản lý, huy động và sử dụng vốn của Công ty,… Có thể nói, công tác kế toán nói chung, kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng chính là công cụ quản lý tài chính góp phần đắc lực để Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ quốc phòng được giao và đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thị trường. Trong thời gian thực tập tại Công ty Điện tử Sao Mai, được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo: Trần Nam Thanh và các cô chú Phòng tài chính – kế toán của Công ty em đã hoàn thành đề tài nghiên cứu về kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại đơn vị. Luận văn với mục đích ban đầu là tìm hiểu về tổ chức công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá đã đề cập đến những vấn đề cơ bản liên quan đến lĩnh vực này, đồng thởi qua thực tế tại Công ty Điện tử Sao Mai với hoạt động kinh doanh thương mại là chính đã đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện những mặt còn tồn tại, hạn chế về đề tài này. Với thời gian nghiên cứu ngắn ngủi và tầm hiểu biết còn hạn chế, chắc chắn bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp để Luận văn này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 06 năm 2004 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Phương Quế Danh mục tài liệu tham khảo PGS - TS. Nguyễn Văn Công: Lập, đọc, kiểm tra và phân tích báo cáo tài chính – NXB thống kê, Hà Nội, 2001 PGS - TS. Nguyễn Thị Đông: Lý thuyết hạch toán kế toán – NXB tài chính, Hà Nội, 03/2002 PGS – TS. Đặng Thị Loan: Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – NXBGD, Hà Nội, 2001 Bộ môn Kế toán quản trị và Phân tích kinh doanh, Khoa kế toán: Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh – NXB thống kê, Hà Nội, 2001 Vụ chế độ kế toán: Hệ thống kế toán doanh nghiệp – NXB tài chính, 1995 Tạp chí kế toán số 35 tháng 04 năm 2002 Tạp chí kế toán số 39 tháng 12 năm 2002 Tạp chí kế toán số 45 tháng 12 năm 2003 Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ tài chính Thông tư số 89/2002/QĐ-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ tài chính Thông tư số 82/2003/TT-BTC ngày 14/08/2003 của Bộ tài chính Thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ tài chính Tài liệu về tình hình chung của công ty và tài liệu kế toán của Công ty Điện tử Sao Mai