Luận văn Hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại cơ quan văn phòng Tổng công ty Rau quả Việt Nam

ày càng đóng vai trò quan trọng . Điều này một lần nữa khẳng định đường lối phát triển của Tổng công ty nói chung và cơ quan Văn phòng nói riêng là đẩy mạnh xuất khẩu, lấy xuất khẩu làm mũi nhọn. Hiện nay , cơ quan Văn phòng bán hàng xuất khẩu chủ yếu theo hình thức bán hàng giao thẳng khi ký được hợp đồng xuất khẩu Tổng công ty tiến hành thu mau các nông sản phẩm của các đơn vị cá nhân ở trong cũng như ngoài Tổng công ty .Đến ngày giao hàng , các đơn vị vận chuyển hàng đến cảng sau đó tiến hành giao hàng cho phía nước ngoài , giá bán thường là giá FOB hoặc giá CIF. Chi phí vận chuyển và chi phí kho bãi có thể do doanh nghiệp hoặc bên bán phải trả tuỳ theo hợp đồng. Hoạt động xuất khẩu được chia làm 2 hình thức : _ Xuất khẩu trực tiếp: + Xuất khẩu theo các hợp đồng với nước ngoài, Tổng công ty trực tiếp ký kết hợp đồng với nước ngoài và tiến hành thu mua tập hợp hàng hoá để xuất bán cho các công ty nước ngoài. + Xuất khẩu theo chi tiêu của Bộ thương mại: Theo hiệp định giữa Chính phủ ta kết hợp với chính phủ LB Nga, Bộ Thương mại giao cho Tổng công ty xuất khẩu hàng hoá sang LB Nga . Xuất khẩu uỷ thác: + Tổng công ty nhận uỷ thác của các đơn vị khác xuất khẩu hàng hoá + Tổng công ty là đại diện pháp nhân , có đầy đủ tư cách pháp nhân và điều kiện kinh doanh XNK và được nhà nước cấp giấy phép nên không có nghiệp vụ bán hàng giao uỷ thác. + Một đặc điểm nữa trong hoạt động kinh doanh XK đó là phương thức thanh toán . Đối với khách hàng quen biết và tin cậy , hình thức thanh toán hợp đồng XK sẽ là LC, ngoài ra Tổng công ty có thể áp dụng thanh toán bằng cách ghi sổ. + Các hợp đồng XK trả nợ sang LB Nga sẽ được chính phủ , cụ thể là Bộ thương mại thanh toán thông qua kho bạc Nhà nước. + Với những đặc điểm hoạt động kinh doanh XK như trên , yêu cầu đặt ra đối với ban lãnh đạo Tổng công ty có cách sắp xếp tổ chức sao cho thông tin quản lý chính xác và kịp thời nhất ngay cả với từng mặt hàng XK. II. Thực trạng kế toán hoạt động kinh doanh XK hàng hoá tại cơ quan Văn phòng- Tổng công ty Rau quả VN Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế Hoá đơn thương mại Vận đơn Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận bảo hiểm Phiếu xuất kho Giấy báo nợ, giấy báo có Phiếu thu chi tiền mặt Hoá đơn thuế VAT 2.Tài khoản sử dụng Để đánh giá chính xác chất lượng công tác của đơn vị trên toàn bộ quá trình kinh doanh cũng như trong từng khâu, từng giai đoạn từng hoạt động của Tổng công ty , cần phải tiến hành phân chia hoạt động kinh doanh XK hàng hoá một cách rõ ràng. Từ đó kế toán vận dụng tổng hợp các phương pháp chứng từ ,tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán để hạch toán từng quá trình kinh doanh. Tổng công ty sử dụng các tài khoản sau để theo dõi quá trình sản xuất hàng hoá: TK 156 : Hàng hoá TK 141 : Tạm ứng TK 131 : Phải thu khách hàng + Tk 1311 : Khách hàng trong nước + Tk 1312 : Khách hàng nước ngoài TK 138 : Phải thu khác + Tk 1388 : Phải thu đơn vị giao uỷ thác TK 111 : Tiền mặt + Tk :1111: Tiền Việt nam + Tk 1112 : Ngoại tệ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng + Tk 1121 : Tiền Việt nam + Tk 1122: Ngoại tệ -Tk 133 : Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước Tk 511: Doanh thu + Tk 5111 : Doanh thu bán hàng + Tk 5113 : Doanh thu XK uỷ thác TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 641 : Chi phí bán hàng TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.Trình tự hạch toán 3.1. Quá trình mua hàng XK: (Xem sơ đồ 10) Hiện nay nguồn hàng chủ yếu để XK của Tổng công ty là mua trực tiếp của các nhà máy. Phương thức thanh toán được quy định trong hợp đồng mua hàng, thông thường là thanh toán bù trừ và thanh toán theo cách giao hàng trước nhận hàng sau. Với phương thức thanh toán này Tổng công ty có thể ứng trước tiền hàng từ tiền tạm ứng sau khi hàng xác nhận được giao cho Tổng công ty hoặc giao bán thẳng. Tổng công ty sẽ trả nốt phần còn lại. Căn cứ vào hoá đơn đỏ, kế toán hàng hoá xác định trị giá mua nhập kho và ghi bút toán Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng mua nhập kho Nợ TK 133( 1331) : Thuế VAT đầu vào Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản trên cơ sở các phòng có hoá đơn đỏ để chứng minh hàng đó đã chuyển chủ, các phòng viết giấy đề nghị thanh toán. Căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 112 Trường hợp tạm ứng bằng tiền mặt cho cán bộ đi mua hàng .căn cứ phương án được duyệt kế toán tạm ứng tiền cho các phòng và ghi bút toán Nợ TK 141 Có TK 111 Khi mua hàng về thanh toán bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi : Nợ TK 156(1561) Nợ TK 133 Có TK 141 Khi thanh toán trực tiếp cho người bán, kế toán ghi Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Thanh toán bù trừ định kỳ trên cơ sở biên bản thanh toán bù trừ, kế toán ghi Nợ TK 331 Có TK 131 Ví dụ 1 : Ngày 9/8/2002 Tổng công ty Rau quả ký hợp đồng với nhà máy thực phẩm Nam Hà mua một lô hàng vải hộp nước đường có số lượng là 33.900 kg, đơn giá là 22.000 đ/kg .Tổng công ty thanh toán 100% trị giá hợp đồng trong vòng 3 ngày sau khi giao hàng. Ngày 20/8/2002 Tổng công ty nhận hàng tại kho của nhà máy, căn cứ vào phiếu xuất kho kèm hoá đơn của người bán và số thực kiểm nhận , khi nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 156 ( 1561 ) : 745.800.000 ( 33.900 ´ 22.000 ) Nợ TK 133 : 74.580.000 Có TK 331 : 820.380.000 Chi phí vận chuyển khi thanh toán kế toán ghi: Nợ TK 156 ( 1562 ) : 450.000 Nợ TK 133 : 4500 Có TK 111 : 495.000 Ngày 27/8/2002 hàng về đến kho , Tổng công ty thanh toán tiền hàng cho nhà máy bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK 331 : 820.380.000 Có TK 112 : 820.380.000 3.2. Hạch toán quá trình xuất khẩu hàng hoá 3.2.1 Trường hợp xuất khẩu trực tiếp (Xem sơ đồ 10 ) Tổng công ty Rau quả chủ yếu XK hàng theo phương thức chuyển hàng từ kho của bên bán ra thẳng cảng xuất khẩu, không qua kho của Tổng công ty nên TK 157- Hàng gửi bán không được sử dụng mà chỉ sử dụng TK 156 – hàng hoá ghi chép phản ánh lượng hàng hoá nhập và xuất kho đi xuất khẩu. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể Tổng công ty sẽ xuất hàng theo giá FOB hoặc giá CIF. Trường hợp xuất khẩu hàng theo giá FOB Theo giá FOB thì người bán hoàn thành nghĩa vụ khi hàng qua lan can tầu tại cảng bốc hàng quy định. Người mua phải chịu mọi phí tổn và rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng kể từ lúc nhận hàng của bên bán tại cảng. Kế toán hạch toán như sau: Khi hàng được chuyển thẳng ra cảng xuất, hoàn thành các thủ tục hải quan và bốc xếp xong lên phương tiện vận chuyển tức là Tổng công ty hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, hàng xác định là đã tiêu thụ kế toán căn cứ vào hoá đơn , vận đơn hạch toán doanh thu và tiền bán hàng phải thu của bên nhập. Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng ( Tỷ giá thực tế ) Có Tk 511- Doanh thu xuất khẩu ( Tỷ giá thực tế ) Đồng thời ghi bút toán kế chuyển trị giá mua hàng đã xuất Nợ TK 632 Có TK 156 Các chi phí vận chuyển , bốc xếp dỡ hàng từ kho ra cảng người nhận , kế toán hạch toán vào TK 111,112 và sổ theo dõi chi phí TK 641 Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có Tk 111,112 Khi Tổng công ty nhận được giấy báo có của Ngân hàng về thanh toán hàng XK + nếu tỷ giá tại thời điểm thanh toán lớn hơn tại thời điểm ký vận đơn Nợ TK 1122: Số tiền thu được (Ngoại tệ * tỷ giá thực tế) Có TK 131: Thu của khách hàng Có Tk 413: Chênh lệch tỷ giá + nếu tỷ giá tại thời điểm thanh toán nhỏ hơn tại thời điểm ký vận đơn: Nợ Tk 1122: Số tiền thu được ( Ngoại tệ* tỷ giá thực tế) Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá Có TK 131: Thu của khách hàng Cuối niên độ số dư trên TK 413 sẽ được ghi vào thu nhập hoặc chi phí hoạt động tài chính: + Nếu TK 413 dư có : Nợ TK 413 Có TK 711 +Nếu TK 413 dư nợ: Nợ TK 811 Có TK 413 _Hiện nay Tổng công ty phải nộp thuế XK với thuế xuất là 1% trên doanh thu XK ‘hàng tháng cùng cục thuế lập tờ khai nộp thuế và cuối tháng quyết toán lại số thuế phải nộp Nợ Tk 511 Có TK 333(3333) -Khi nộp thuế kế toán ghi : Nợ TK 333(3333) Có TK 111,112 VD2: Ngày 21/3/2002 Tổng công ty rau quả VN xuất sang Mỹ một lô hàng dứa hộp theo hoá đơn số 08/M/2002 trị giá lô hàng là 701.975.920 đồng. Trị giá bán là 64.000 USD, chi phí vận chuyển và các phụ phí đã thanh toán bằng tiền mặt là 400.000 đồng. Ngày 26/3/2002 hàng rời cảng Ngày 3/4/2002 Tổng công ty nhận giấy báo có của ngân hàng về số hàng thu được bằng ngoại tệ. Ngân hàng nước ngoài CHASE MANHATTAN BANK thanh toán số tiền trên bằng cách ghi vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Ngoại thương VN . Tỷ giá ngày 26/3/2002 là 14.680 đồng/USD Tỷ giá ngày 3/4/2002 là 14.687 đồng/USD Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Ngày 26/3 hàng xác định là đã tiêu thụ , kế toán hạch toán doanh thu và số tiền phải thu của khách hàng Nợ TK 131: 939.520.000( 64.000USD x 14.680 ) Có TK 511: 939.520.000 Đồng thời kết chuyển trị giá mua số hàng đã tiêu thụ: Nợ TK 632: 701.975.920 Có TK 156: 701.975.920 -Căn cứ vào phiếu chi đã thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi : Nợ TK 641: 400.000 Có TK 111: 400.000 -Ngày 3/4nhận giấy báo của Ngân hàng, kế toán ghi ; Nợ TK 112(1122): 939.968.000(64.000USD x 14.687) Có TK 131: 939.520.000 Có TK 413: 448.000 -Khi tính thuế XKphải nộp 1% trên doanh số , căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán ghi ; Nợ Tk 511: 93.952.000 Có TK 333(3333): 93.952.000 -Khi nộp thuế XK bằng tiền mặt , kế toán ghi : Nợ TK333( 3333): 93.952.000 Có TK 111,112: 93.952.000 -Để xác định kết quả cho lô hàng trên kế toán phân bổ trực tiếp chi phí hàng bán cho lô hàng còn chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ theo tiêu thức doanh số .Cụ thể chi phí quản lý được phân bổ cho lô hàng này là 450.000 Nợ TK 911; 4.450.000 Có TK 641: 4.000.000 Có TK 642: 450.000 Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ sang TK 911 để xác định kết quả XK của lô hàng Nợ TK 911: 701.975.920 Có TK 632: 701.975.920 Đồng thời kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 Doanh thu thuần = Doanh thu theo hoá đơn – thuế xuất khẩu Doanh thu thuần = 939.520.000-93.952.000 Doanh thu thuần = 845.568.000 Kế toán ghi: Nợ TK 511; 845.568.000 Có TK 911; 845.568.000 -Kết quả hoạt động kinh doanh : Nợ TK 911: 139.142.080 Có TK 421: 139.142.080 b.Trường hợp xuất khẩu hàng theo giá CIF Theo giá này người bán phải trả các phí tổn và cước phí cần thiết để đưa hàng đến cảng quy định ngoài ra còn phải mua bảo hiểm hàng hải để tránh cho người mau được rủi ro, mất mát hoặc hư hại trong quá trình vận chuyển. Tổng công ty rất hiếm khi áp dụng trường hợp bán hàng xuất khẩu theo giá CIF. Ví dụ 3: Ngày 12/8/2002 Tổng công ty rau quả VN xuất sang Mông Cổ 18.000 lọ dưa chuột giấm đóng trong lọ thuỷ tinh, giá mua là 139.000.000 đồng. Giá bán 13.000 USD CIF Ulanbato. Bên Mông Cổ đề nghị thanh toán như sau. -Ngày 12/8/2002 trả ngay 10% trị giá hợp đồng là 1.300 USD. Tỷ giá ngày 12/8/2002 là 15.287 đồng USD. -Ngày 20/8/2002 khi đại diện của Tổng công ty xuất trình bộ chứng từ giao hàng gồm: + Bản chính vận đơn ,giấy bảo hiểm + Giấy chứng nhận chất lượng + Bản kê chi tiết, giấy chứng nhận xuất xứ + Hoá đơn thương mại. Bên Mông Cổ thanh toán nốt số tiền còn lại là 11.700 USD, tỷ giá ngày 20/8 là 15.372 đồng/USD + Các chi phí trong nước là 1.200.000 đồng + Các chi phí vận chuyển lô hàng là 100 USD + Mua bảo hiểm là 60 USD Tổng công ty chịu 1% thuế XK trên tổng doanh thu .Mọi khoản thuế , chi phí trong nước, tiền bảo hiểm chi phí vận chuyển bốc xếp ở nước ngoài Tổng công ty chịu. Trình tự hạch toán như sau: Ngày 12/8 kế toán hạch toán doanh thu lô hàng xuất khẩu sang Mông Cổ theo tỷ giá ngày 12/8 là 15.287 đồng/USD Nợ TK 131: 198.731.000 (13.000 x 15.287) Có Tk 511: 198.731.000 Đồng thời kết chuyển trị giá hàng đã bán Nợ TK 632: 139.000.000 Có TK 156: 139.000.000 -Khi bên Mông Cổ thanh toán tiền lần một, Tổng công ty hạch toán theo tỷ giá ngày 12/8 là 15.287 đồng/USD Nợ TK 112(1122): 19.873.100 (1.300 x 15.287) Có Tk 131: 19.873.100 Chi phí vận chuyển và mua bảo hiểm: Nợ TK 641: 2.445.920 ( 160 x 15.287) Có TK 112(1122): 2.445.920 -Các chi phí trong nước, chi bằng tiền mặt: Nợ TK 641: 1.200.000 Có TK 111: 1.200.000 -Ngày 20/8 nhận nốt tiền hàng bên mua thanh toán , kế toán hạch toán theo tỷ giá thực tế ngày 20/8 là 15.372 đồng/USD Nợ TK 112(1122) : 153.644.400 Có TK 131: 152.649.900 Có TK 413: 994.500 -Khi tính thuế XK phải nộp kế toán ghi : Nợ TK 511: 1.987.310 Có TK 333(3333): 1.987.310 -Xác định kết quả: + Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 139.000.000 Có TK 632: 139.000.000 + Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911: 3.645.920 Có TK 641: 3.645.920 + Chi phí quản lý doanh nghiệp cuối tháng được tập hợp lại và phân bổ cho hàng đã bán theo tiêu thuức doanh số ở hợp đồng bán hàng này , chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ là 190.000 đồng . Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 190.000 Có TK 642; 190.000 + Kết chuyển doanh thu thguần để xác định kết quả kinh doanh : Doanh thu thuần = Doanh thu theo hoá đơn – Thuế xuất khẩu Doanh thu thuần = 198.731.000- 1.987.310 Doanh thu thuần = 196.743.690 Nợ TK 511: 196.743.690 Có TK 911; 196.743.690 +Phản ánh lãi: Nợ TK 911: 53.907.770 Có TK 421: 53.907.770 3.2.2 Trường hợp bán hàng xuất khẩu uỷ thác (xem sơ đồ 4) Khi Tổng công ty nhận uỷ thác XK thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên giao uỷ thác, Tổng công ty bán hàng theo giá thoả thuận giữa hai bên . Khi thu được tiền Tổng công ty phải trả tiền cho bên gửi hàng và được hưởng hoa hồng 1% trên giá bán, đồng thời Tổng công ty phải chịu thuế VAT là 10% trên hoa hồng được hưởng. Tất cả các khâu từ vận chuyển bốc dỡ ,xếp hàng lên tàu đều do bên uỷ thác đảm nhận. Chứng từ được sử dụng trong kế toán hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu ngoài một chứng từ đã kể trên còn có hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu, hoá đơn thanh toán tiền hàng,.... Tài khoản được sử dung; + Tài khoản 131 (1312) : Phải thu của khách hàng nước ngoài + Tài khoản 138 (1388): Phải thu của đơn vị giao uỷ thác + Một số tài khoản khác Trình tự hạch toán hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu như sau: Khi xuất hàng giao cho khách: Nợ TK 131 ( 1312 ) – Trị giá hàng Có TK 138 (1388) Nhận được giấy báo có của Ngân hàng: Nợ TK 112 Có TK 131 (1312) Đồng thời tiến hành đòi tiền hoa hồng và các khoản đã chi hộ đơn vị giao uỷ thác Nợ TK 138 ( 1388) : Phải thu đơn vi giao uỷ thác Có TK 511: Phí uỷ thác ,các khoản chi hộ Có TK 333(3331): Thuế VAT trên hoa hồng Khi xuất tiền chuyển trả đơn vị giao uỷ thác: Nợ Tk 138 ( 1388) Có TK 111,112 Trình tự hạch toán được khái quát bên sơ đồ : (Sơ đồ 11) Ví dụ 4: Ngày 24/9/2002 Tổng công ty nhận xuất khẩu uỷ thác cho nhà máy thực phẩm xuất khẩu Duy Hải, hợp đồng số 9712/UE/DH mặt hàng chôm chôm nhân dứa sang Tây Ban Nha trị giá 30.800 USD FOB cảng Sài Gòn,VN . Các khoản đã chi bằng tiền mặt là 5.300.000 đồng gồm xin giấy chứng nhận xuất xứ,thủ tục xuất khẩu. Các khoản đã chi bằng ngoại tệ do Tổng công ty chi hộ gồm: Phí thông báo LC ngân hàng thu 25 USD Phí gửi chứng từ 54 USD Phí thanh toán LC 40 USD Thuế XK 308 USD Tổng 427 USD Hoa hồng uỷ thác là 1% giá trị lô hàng Ngày 3/10/2002 bên Tây Ban Nha trả tiền , Tổng công ty tiến hành trả ngay bên uỷ thác sau khi trừ các khoản đã chi hộ và tiền hoa hồng. Tỷ giá ngày 24/9/2002 là 15.068 đồng/ USD Tỷ giá ngày 3/10/2002 là 15.110 đồng/USD Trình tự hạch toánnhư sau: -Khi xuất hàng giao cho khách; Nợ TK 131 (1312) : 464.094.400 (30.800 x15.068 ) Có TK 138 (1388) : 464.094.400 Các khoản chi hộ Nợ TK 641: 6.434.036 ( 427 x15.068 ) Có Tk 112 (1122) : 6.434.036 -Nhận được giấy báo có của ngân hàng: Nợ TK 112: 465.388.000 ( 30.800 x15.110 ) Có TK 131 (1312 ) ; 464.094.400 Có TK 413: 1.293.600 Tổng số tiền phải thu đơn vị giao uỷ thác gồm hoa hồng và các khoản đã chi hộ: + Hoa hồng uỷ thác: 30.800 x 15.100 x 1% = 4.653.880 + Các khoản chi hộ : 6.434.036 11.087.916 -Thuế VAT đầu ra trên hoa hồng uỷ thác: 11.087.916 x10% = 1.108.792 -Số tiền phải trả đơn vị giao uỷ thác khi thanh lý hợp đồng 464.094.400 – 11.0 62.044 = 453.032.356 Như vậy hạch toán thu từ các khoản đã chi hộ và hoa hồng như sau: Nợ Tk 138 ( 1388 ) : 11.062.044 Nợ TK : 413: 25.872 Có TK 511( 5113): 9.979.124 Có TK 3331: 1.108.792 Thanh lý hợp đồng: Nợ TK 138 (1388) : 453.032.356 Có TK 112 ( 1121) : 453.032.356 4. Hệ thống sổ kế toán ở Tổng công ty: - Hệ thống sổ kế toán ở Tổng công ty rau quả bao gồm: sổ nhật ký chung , sổ nhật ký thu chi tiền mặt, sổ nhật biên tiền gửi ngân hàng, sổ nhật ký mua bán hàng, sổ cái tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ theo dõi luân chuyển hàng hoá, báo cáo doanh thu , báo cáo kết quả kinh doanh..... - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, Tổng công ty mở sổ nhật ký mua hàng nhằm theo dõi lượng hàng mua để xuất khẩu. Sổ này được mở ra cho tài khoản 156- hàng hoá ,được ghi chép hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ. Sơ đồ nhật ký mua hàng, bán hàng (xem sơ đồ 9) Nhật biên TK 1111,1121 (xem sơ đồ 8) - Sổ cái mở cho tài khoản 331 là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán. Số dư cuối niên độ kế toán trước của TK 331 được chuyển vào dòng đầu tiên của sổ trong ngày đầu niên độ kế toán. Cuối niên độ kế toán khoá sổ, tính ra số dư của TK 331, làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính . Sổ cái mở cho tài khoản 131(1312) cũng có kết cấu và phương pháp ghi tương tự sổ cái TK 331. Đây là sổ kế toán tổng hợp cung cấp thông tin về các nghiệp vụ liên quan đến khách hàng nước ngoài. Sơ đồ sổ cái (xem sơ đồ 7) 5. Kế toán chi tiết tại văn phòng- Tổng công ty rau quả VN : Hoạt động kinh doanh XK tại Tổng công ty nói chung , cơ quan văn phòng nói riêng ngày càng được mở rộng với chủng loại và số lượng ngày càng lớn. Để theo dõi sát sao nắm vững tình hình kết quả từng thương vụ yêu cầu đặt ra đối với bộ phận kế toán là cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp đầy đủ thông tin về từng loại mặt hàng, từng bạn hàng. Đó cũng chính là nhiệm vụ của kế toán chi tiết. Nếu như báo cáo của kế toán tổng hợp là báo cáo với nhà nước, cấp trên theo đúng quy định mẫu biểu, thời gian của Bộ tài chính thì báo cáo từ sổ sách kế toán chi tiết hoàn toàn do yêu cầu công việc điều hành doanh nghiệp đòi hỏi, với mức độ khác nhau về thời gian và tính chất chi tiết, chỉ tiêu số liệu cụ thể. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, tiền vốn ,vật tư tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với hoạt động kinh doanh xuất khẩu, kế toán lập các sổ, thẻ chi tiết sau Sổ chi tiết thanh toán với người mua : Sổ này được lập chi tiết thgeo từng khách hàng để theo dõi tiền hàng mà khách hàng còn nợ hay đã trả Tổng công ty . Từ đó có kế hoạch đôn đốc thu hồi các khoản phải thu. Cơ sở lập sổ này là nhật ký bán hàng, nhật biên TK 1122. Sơ đồ sổ chi tiết thanh toán với người mua CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI CƠ QUAN VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM. Đánh giá thực trạng kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại cơ quan văn phòng- Tổng công ty rau quả Việt Nam. Tổng công ty rau quả việt nam là một doanh nghiệp có quy mô lớn bao gồm nhiều thành viên ,những thành viên này là các công ty chế biến thực phẩm ,công ty xuất nhập khẩu và nông trường nằm rải rác khắp 3 miền . Do đặc điểm này Tổng công ty áp dụng chế độ kế toán phân tán, mỗi đơn vị trực thuộc đều có hệ thống kế toán riêng. Hệ thống kế toán ở Cơ quan văn phòng- Tổng công ty ngoài nhiệm vụ quản lý tổng hợp quyết toán toàn Tổng công ty còn có nhiệm vụ hoạch toán những hoạt động kinh doanh trực tiếp tại văn phòng . Để đáng giá một cách chính xác và toàn diện công tác tổ chức hạch toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá tại cơ quan văn phòng cần xem xét những ưu nhược điểm, từ đó có thể đưa ra các giải pháp nhằm tổ chức hợp lý hơn nữa quá trình hạch toán nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu. 1.Ưu điểm: Kế toán hoạt động kinh doanh xuất khâủ tại Cơ quan văn phòng – Tổng công ty rau quả VN có những ưu điểm sau: Công tác tổ chức hạch toán ban đầu: Các chứng từ được lập ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế phát sinh và pháp lý của nghiệp vụ. Việc mua bán hàng hoá đều có hoá đơn tài chính , các chứng từ được lập ở tất cả các khâu đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên có liên quan và sử dụng đúng mẫu Bộ tài chính đã quy định. Việc xác định các chứng từ bên ngoài được giám sát, kiểm tra chặt chẽ và được xử lý kịp thời. Trước khi đưa vào lưu trữ tát cả các chứng từ được sắp xếp , phân loại, hệ thống theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo thứ tự thời gian. Chứng từ được đóng thành tập, theo từng nhóm kinh doanh và được săp xếp theo từng tháng, quý để khi cần thiết có thể tìm được ngay thuận tiện cho việc sử dụng lại chứng từ. Công tác tổ chức hạch toán tổng hợp: Phòng kế toán áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và bổ sung thêm một số tài khoản theo thông tư số 10/TT/CĐKT ngày 20/3/1997 và mới đây theo thông tư số 100/1998/TT-BTC hướng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp để sử dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Dựa trên hệ thống tài khoản đó, để phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu,kế toán văn phòng- Tổng công ty rau quả đã mở thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 ,..... để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán, tăng hiệu quả của công tác kế toán. Do khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục trong tháng nên để hạch toán tình hình biến động của hàng hoá xuất nhập khẩu, văn phòng Tổng công ty áp dụng phương pháp kế toán quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là rất hợp lý . Bên cạnh đó là sự bố trí sắp xếp các cán bộ kế toán hợp lý về trình độ để phụ trách từng nhóm kinh doanh. Vì vậy, công việc ghi chép nhanh chóng chính xác, kịp thời thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu khi quyết toán, thông qua đó kế toán trưởng nắm bắt chi tiết, nhanh chóng kết quả hạot động kinh doanh của các nhóm kinh doanh. Sổ sách kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đều được quy đổi ra đồng Việt nam khi được máy tính sử lý số liệu. Kế toán trưởng đã phân công trách nhiệm cho mỗi kế toán viên theo dõi và lập sổ nhất định , giúp cho việc xử lý số liệu được thống nhất đảm bảo cho việc kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận kế toán. Một ưu điểm nổi bật trong việc lao động kế toán tại Văn phòng -Tổng công ty là công việc kế toán cụ thể được giao cho từng cá nhân phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người , mỗi người theo dõi một mảng nghiệp vụ kinh tế có liên quan . Qua đó giúp cho công tác kế toán được chuyên môn hoá cao, tạo điều kiện cho mỗi người có thể đi sâu vào việc nâng cao nghiệp vụ của mìnhvà phát huy được thế mạnh của từng người làm cho công tác kế toán đạt được hiệu quả hơn , đồng thòi nâng cao trách nhiệm của kế toán viên đối với công việc của mình. Bên cạnh những ưu điểm, kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại văn phòng- Tổng công ty còn tồn tại một số nhược điểm sau; Nhược điểm: Hoạt động kinh doanh xuất khẩu là hoạt động phức tạp ,liên quan đến nhiều đối tác kinh tế , diễn ra trong một thời gian tương đối dài. Do vậy quá trình kế toán khó tránh khỏi những vấn đề chưa thực sự được giải quyết thấu đáo trong phạm vi chế độ kế toán hiện nay.Khi đánh giá công tác ké toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại cơ quan Văn phòng – Tổng công ty rau quả VN ,với trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế em xin phép trình bầy một số tồn tại trong lĩnh vực này như sau: * Đối với quá trình xuất khẩu hàng hoá trực tiếp: Việc sử dụng tài khoản để phản ánh trong quá trình này chưa thật hợp lý,Cơ quan chỉ dụng tài khoản 156 Hàng hoá để theo dõi lô hàng xuất khẩu mà không sử dụng tài khoản 157 hàng gửi bán Thưc tế hoạt động kinh doanh xuất khẩu trực tiếp hàng hoá tại Cơ quan không có hàng xuất từ kho của Cơ quan,sau khi mua số hàng phù hợp với yêu cầu hợp đồng đã ký kết ,hàng chuyển từ kho của người bán trong nước ra để cảng .Với phương thức thanh toán LC (được áp dụng phổ biến trong kinh doanh ở cơ quan),với điều kiện giao hàng là FOB thì hàng hoá được coi là đã tiêu thụ khi hàng được xếp lên tàu do vậy tài khoản 156 được sử dụng trong trường hợp này là hợp lý.Tuy nhiên với điều kiện giao hàng là CIF thời gian từ khi lên tàu cho đến khi hàng cập cảng nước nhập khẩu khá dài và trong thời gian này hàng hoá vẫn chịu sự quản lý của Cơ quan , cần được theo dõi trên tài khoản 157. *Đối với quá trình hạch toán nhập uỷ thác xuất khẩu. -Hiện nay cơ quan chưa có sự phận biệt rõ ràng hoa hồng nhận uỷ thác xuất khẩu với thu từ các khoảnt đã chi hộ ngay từ công tác hạch toán ban đầu .Khác với kế toán xuất khẩu hàng trực tiếp khi xuất khẩu có hoá đơn thương mại (INVOICE)làm căn cứ ghi nhận doanh thu xuất khẩu,trong kế toán xuất khẩuhàng uỷ thác khi bên nhập khẩu thanh toán tiền hàng cho Cơ quan ,căn cứ vào hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu và hoá đơn liên quan đến các khoản chi hộ kế toán ghi nhận doanh thu xuất khẩu uỷ thác.Việc hạch toán ban đầu như vậy không phản ánh được chính xác bản chất kinh tế của nghiệp vụ Cơ quan thu các khoản phải thu của đơn vị giao uỷ thác . -Các khoản chi hộ đơn vị giao uỷ thác (phí thông báo LC,phí gửi chứng từ ,thủ tục hải quan ,thuế xuất khẩu,...)Cơ quan hạch toán vào TK 641 -Chi phí bán hàng .Việc hạch toán này đã làm sai lệch nội dung kinh tế của nghiệp vụ, sai lệch số liệu chi phí bán hàng , ảnh hưởng đến kết quả. Tài khoản 511 ( 5113) theo dõi cả hoa hồng xuất khẩu uỷ thác và thu từ các khoản chi hộ đơn vị giao uỷ thác . Với phương pháp hạch toán này khi kết chuyển TK 511 và TK 641 vào TK 911 ( riêng đối với thương vụ này ) sẽ cho kết quả hoa hồng nhận uỷ thác xuất khẩu trên số dư TK 911. Tuy nhiên việc hạch toán đã không thể hiện chính xác bản chất nghiệp vụ kinh tế ứng với nội dung tài khoản, các khoản chi hộ không phải là doanh thu của cơ quan khi đơn vị giao uỷ thác thanh toán . Vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản khi theo dõi công nợ với đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu trên một TK 138(1388) . Tuy nhiên xét về trình tự nghiệp vụ phát sinh đồng thời phù hợp với bản chất từng nghiệp vụ kinh tế thì Tk 138(1388) chưa thật phù hợp. Cơ quan tiến hành hoạt động xuất khẩu song không phải hàng hoá của mình do vậy doanh thu cơ quan thu được qua nghiệp vụ này là số tiền đơn vị giao uỷ thác trả cho dịch vụ xuất khẩu hộ mà cơ quan đã thực hiện. Cơ quan văn phòng không theo dõi hàng nhận xuất khẩu uỷ thác trên TK 003. đối với trường hợp giao hàng theo điều kiện FOB ,phương thức thanh toán là LC và đơn vị giao uỷ thác có trách nhiệm chuyển hàng đến cảng thì không cần thiết mở TK 003. Tuy nhiên nếu điều kiện giao hàng là CIF thì trách nhiệm của cơ quan đối với hàng hoá nhận uỷ thác xuất khẩu kéo dài từ lúc rời cảng Việt nam đến cảng nước nhập khẩu , đó là khoảng thời gian không phải là ngắn. Do vậy tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán cơ quan nên theo dõi hàng nhận uỷ thác xuất khẩu qua TK 003. Hạch toán nguyên tệ: Với nguyên tắc của kế toán khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ đều được quy đổi sang đồng Việt nam . Nhưng trong thanh toán thì ngoại tệ được sử dụng chủ yếu , do vậy nếu không có biện pháp theo dõi các gốc ngoại tệ này thì sẽ rất khó khăn trong báo cáo số liệu , tính toán kết quả bởi lẽ tỷ giá quy đổi thay đổi hàng ngày cùng với kim ngạch xuất khẩu ngày càng lớn. Xử lý chênh lệch tỷ giá: Đây không chỉ là vấn đề của riêng Văn phòng- Tổng công ty rau quả VN mà đang là vấn đề vướng mắc trong chế độ kế toán hiện nay. Theo quy định của Bộ tài chính, cuối niên độ kế toán số dư trên Tk 413 – Chênh lệch tỷ giá được xử lý vào TK 711( nếu dư Có ) hoặc TK 811(nếu dư Nợ ), kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh . Tuy nhiên tỷ giá thực tế thường xuyên thay đổi nên có thể cuối niên độ kế toán cho kết quả lãi nhưng sang niên độ tiếp theo kết quả này lại là lỗ , ảnh hưởng lớn đến các điều chỉnh trong niên độ kế toán mới. II. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán kinh doanh xuất khẩu hàng hoá 1.Sự cần thiết : Mục tiêu quan trọng nhất của hoạt động kinh doanh là tạo ra lợi nhuận. Để đạt được mục đích này thì bất cứ người quản lý kinh doanh nào cũng phảI nhận thức vai trò của thông tin kế toán. Kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép thuần tuý về vốn, nguồn vốn và quá trình tuần hoàn của vốn mà là bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin là công cụ thiết yếu để quản lý vĩ mô. ĐIều này cũng được khẳng định trong đIều lệ tổ chức kế toán Nhà nước “ Đối với nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để tính toán xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách nhà nước ,để đIều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân.Đối với các tổ chức xí nghiệp kế toán là công cụ quan trọng để đIều hành quản lý các hoạt động,tính toán kinh tế, kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính ”. Như vậy nếu nhấn mạnh về mặt sử dụng thông tin thì kế toán là phương pháp thông tin cần thiết cho quản lý kinh doanh có hiệu quả và dùng để đánh giá các hoạt động của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh xuất khẩu là một hoạt động phức tạp, với thị trường rộng lớn và đIều kiện giao dịch luôn thay đổi, mọi biến động nhỏ trên thị trường thế giới cũng có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh.Do vậy một yêu cầu đặt ra là không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác xuất khẩu nói riêng để những thông tin kế toán đưa ra kịp thời chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy nhất. Nội dung hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu Hoàn thiện công tác hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh và giám sát toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Đây là công việc khởi đầu của toàn bộ quá trình ghi chép kế toán nhưng không do cán bộ kế toán thực hiện trực tiếp mà đại bộ phận do cán bộ nghiệp vụ, cán bộ quản lý ở các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện. Như vậy để hoàn thiện quá trình kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá, một trong những công tác đầu tiên người ta phải tiến hành là hoàn thiện công tác hạch toán ban đầu, với các nội dung: -Các thông tin cần thiết cho quá trình kế toán cần phải được xác định rõ ràng ngay từ thời điểm bắt đầu quá trình hạch toán. -Tiêu chuẩn hoá các chứng từ, các chỉ tiêu trong chứng từ phải phù hợp với các chỉ tiêu trong kế hoạch, số liệu rõ ràng chính xác.Các biểu mẫu chứng từ cần được đơn giản hoá, thuận tiện cho việc ghi chép, lưu trữ, dễ luân chuyển, diễn đạt chuẩn xác rõ ràng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và trách nhiệm của các bên. Tăng cường trang bị kỹ thuật hiện đại cho việc ghi chép chứng từ và sổ kế toán nhằm giảm sức lao động, chi phí trong quá trình xử lý thông tin trong chứng từ. -Tổ chức luân chuyển chứng từ sao cho đường vận động của chứng từ giảm tới mức thấp nhất việc ghi chép sổ kế toán mà lượng thông tin vẫn đầy đủ đảm bảo cho quản lý, tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán của Bộ tài chính . Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và bổ xung thêm một số tài khoản theo thông tư số 10/TT/CĐKT ngày 20/3/1977 và thông tư số 100/1998 TT-BTC hướng dẫn kế toán thuế VAT và thuế thu nhập doanh nghiệp để sử dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.Và thông tư 89/2002/TT- BTC ngày 9/10/2002 hướng dẫn 4 chuẩn mực kế toán. 2.3 Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán hợp lý. Lựa chọn cho doanh nghiệp một hình thức kế toán phù hợp với trình độ trang thiết bị kế toán. Tổ chức việc vào số liệu thuận tiện đúng với nguyên tắc và phương pháp kế toán. 2.4 Lập hệ thống báo cáo tài chính theo biểu mẫu và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo kế toán phải được lập đúng thời hạn và đảm bảo tính chính xác cao cũng như tuân thủ theo hệ thống báo cáo tài chính do nhà nước quy định thống nhất cho các doanh nghiệp bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo thuyết minh tài chính Với chính sách phát triển của Đảng ta “ Hướng mạnh về xuất khẩu”, các hoạt động kinh doanh xuất khẩu ngày càng phát triển cùng với yêu cầu nâng cao hơn nữa trình độ quản lý hoạt động kinh doanh xuất khẩu. Tổ chức hợp lý và đúng đắn công tác kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu sẽ tạo ra một hệ thống chứng từ sổ sách đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin kịp thời, chính xác toàn diện cho quản lý, giám sát mọi hoạt động kinh tế trong quá trình xuất khẩu. Một bộ máy kế toán có thể hoàn hiện tại thời điểm này, song cùng với sự phát triển của hoạt động kinh doanh không thể không bộc lộ những thiếu xót, những vấn đề bất cập trong tình hình mới. 3. Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán kinh doanh xuất khẩu. Việc hoàn thiện quá trình hạch toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá vừa có ý nghĩa đối với công tác kế toán vừa có ý nghĩa đối với công tác quản lý. Hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá là một phần của công tác hoàn thiện công việc kế toán trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cùng với cá nghiệp vụ khác góp phần thực hiện triệt để hạch toán kinh doanh gắn liền với lợi ích vật chất và trách nhiệm vật chất của cá nhân, đơn vị.Việc chi tiết hoá các tiểu khoản nhằm phản ánh một cách chi tiết, giúp cho việc vào số liệu đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục hơn. Hoàn thiện kế toán cũng góp phần vào việc nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán. Tranh chấp thương mại rất hay xảy ra đối với hoạt động xuất nhập khẩu do tác động của nhiều yếu tố: địa lý, ngôn ngữ, thời gian, tiền tệ.. Căn cứ để tranh chấp thương mại chính là những thông tin do kế toán cung cấp. Thông tin kế toán đưa ra càng chính xác thì việc tranh chấp thương mại càng có thể giải quyết một cách nhanh chóng, thậm chí không xảy ra tranh chấp thương mại. Hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu là biện pháp tốt để đào tạo, bổ xung kiến thức về nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho nhân viên cùng với sự phát triển không ngừng của các thương vụ. Một điều không kém phần quan trọng là việc hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu làm tăng tính chính xác của các thông tin kế toán, do vậy việc quản lý, đIều hành kiểm tra hoạt động kinh tế dễ dàng và hiệu quả hơn. III. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI CƠ QUAN VĂN PHÒNG- TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VN : Nguyên tắc chung hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu : Hạch toán là một công cụ quan trọng phuc vụ việc điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân , điều hành quản lý các hoạt động trong các đơn vị kinh doanh . Xuất phát từ vai trò quan trọng đó , yêu cầu cần thiết đặt ra phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác hạch toán kế toán . Muc tiêu cơ bản của việc hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu ở cơ quan Văn phòng – Tổng công ty rau quả VN là : + Thứ nhất , việc hoàn đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành theo hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng cho các doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141TC/ QĐ/CĐKT và các thông tư của Bộ tài chính về sửa đổi , bổ sung . Việc hoàn thiện theo nguyên tắc tuân thủ này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu tham khảo số liệu của các cấp có thẩm quyền như Ngân hàng , Cơ quan thuế ,... được dễ dàng thuận lợi. + Thứ hai , là việc hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu cung cấp những thông tin nhanh chóng cả về kế toán tài chính và kế toán quản trị . Mặt khác hoạt động kinh doanh xuất khẩu phát triển không ngừng cả về số lượng cũng như tính phức tạp trong từng thương vụ ,do đó yêu cầu của việc hoàn thiện đặt ra là có thể vận dụng linh hoạt trong từng tình huống kinh doanh xuất khẩu. Mục tiêu cuối cùng được đề cập đó là tính khả thi và hiệu quả của việc hoàn thiện .Không thể tiến hành cải tiến, thay đổi công tác kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu mà không xem xét hiệu quả mang lại so với chi phí bỏ ra cũng như không xem xét phương án hoàn thiện đó có phù hợp với tình hình thực tế tại Cơ quan không. Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh , phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán cũng như điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế với chi phí thấp nhất. Giải pháp cơ bản hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá: Đối với hoạt động xuất khẩu trực tiếp: Tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán,theo dõi hàng hoá xuất khẩu trên TK 157-Hàng gửi bán.Khi đó trình tự kế toán như sau: -Trong trường hợp xuất khẩu hàng hoá theo giá FOB, trình tự hạch toán không thay đổi -Trong trường hợp xuất khẩu hàng hoá theo điều kiện CIF,trình tự hạch toán thay đổi một số diểm như sau: +Khi xếp hàng lên tàu: Nợ TK 157 Có TK156 +Khi hàng cập cảng nước nhập khẩu: Nợ TK131(1312) Có TK 511 Đồng thời kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 157 Sổ cái mở cho TK 157 là sổ tổng hợp theo dõi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hàng xuất khẩu(chủ yếu trong trường hợp giao hàng theo điều kiện CIF),được mở cho một niên độ kế toán. Sổ cái Năm: Tên tài khoản: 157 Số Ngày Tên CB Về việc TK đối ứng Tỷ giá Số phát sinh Nợ Có 1. Số dư đầu năm 2. Số PS trong năm 3. Số dư cuối năm Tổng Đối với hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu : -Tài khoản 511 (5113)chỉ phản ánh một nội dung kinh tế “Doanh thu hoa hồng uỷ thác “ -Các khoản chi hộ đơn vị giao uỷ thác được hạch toán theo 2 giải pháp sau: Giải pháp 1 (xem biểu 1) Theo cách này các khoản chi hộ được theo dõi riêng trên TK 1388 và thực chất chính là việc cân đối thu từ các khoản chi hộ và các khoản phải trả đối với đơn vị giao uỷ thác của Cơ quan: Nợ TK 3388 Có TK 1388 Giải pháp 2 (xem biểu 2) Theo giải pháp này, các khoản phí chi hộ không thông qua TK 1388 mà được hạch toán ngay vào Nợ TK 3388.Mặc dù cho kết quả “phải trả đơn vị giao uỷ thác”khi thanh lý hợp đồng giống nhau song giải pháp 2 so với giải pháp 1 còn một số hạn chế: +Không thấy dõ các khoản phải thu, thay vào đó là các khoản phải trả đơn vị giao uỷ thác giảm đi +Không đúng bản chất kinh tế khi hạch toán: Nợ TK 1312:Phải thu của khách hàng nước ngoài Có TK 3388: phảt thu đơn vị giao uỷ thác Có TK 5113: doanh thu hoa hồng nhận uỷ thác Bởi lẽ Cơ quan chỉ đòng vai trò chung gian,đòi tiền hộ đơn vị giao uỷ thác do đó không được quyền đòi tiền khách hàng nước ngoài ghi vào doanh thu của mình.Như vậy mặc dù giải pháp 2 ngắn gọn hơn giải pháp 1 ,với số lượng sổ ít hơn nhưng giải pháp 1 ưu việt hơn ,cung cấp thông tin chính xác hơn -Kế toán mở sổ “theo dõi hàng nhận uỷ hác xuất khẩu “cho từng đơn vị uỷ thác Tác dụng của sổ này là cung cấp số liêu một cách rõ ràng , nhanh nhất về tình hình xuất khẩu hàng cho một đơn vị nhất định.Sổ được mở riêng cho từng đơn vị giao uỷ thác ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng nhận uỷ thác xuất khẩu. Sổ theo dõi hàng nhận uỷ thác xuất khẩu Đơn vị giao uỷ thác Địa chỉ: Ngày ghi sổ Chứng từ Mã hàng Tên hàng và quy cách phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Tình hình thực hiện S N Tiêu thụ Chưa XK Cộng 2.3 Hạch toán nguyên tệ : Do nghiệp vụ XNK chủ yếu thanh toán bằng ngoại tệ nên để theo dõi tình hình ngoại tệ tăng hay giảm , kế toán nên mở thêm sổ ngoại tệ cho TK 007. Cơ sở ghi chép của sổ này là các phiếu thu, phiếu chi , giấy báo nợ ,...của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đếnngoại tệ . Từ sổ bày kế toán có thể cung cấp thông tin về gốc ngoại tệ của từng nghiệp vụ kinh tế một cách chính xác và nhanh chóng . Sổ phụ ngoại tệ 007 được mở cho một niên độ kế toán và cho một ngoại tệ nhất định.Các số dư của TK 007 từ niên độ kế toán trước được kết chuyển vào dòng đầu tiên của sổ trong ngày đầu tiên của niên độ kế toán . Sổ phụ ngoại tệ 007 Năm Ngày Chứng từ Diễn giải Tỷ giá Nhập Xuất Tồn S N 1. Số dư đầu năm 2. Số PS trong năm 3. Số dư cuối năm Xử lý chênh lệch tỷ giá : Cuối niên độ kế toán , không xử lý chênh lệch tỷ giá: -Dư có : Nợ TK 413 Có TK 711 _Dư nợ: Nợ TK 811 Có TK 413 Thay vào đó kế toán vẫn theo dõi chênh lệch tỷ giá trên Tài khoản 413 , khi tỷ giá thay đổi thì số dư trên TK 413 thay đổi và không làm ảnh hưởng đến kết quả báo cáo hoạyt động sản xuất kinh doanh . IV. Biện pháp thực hiện Kế toán là công cụ quan trọng phục vụ việc điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân,điều hành các hoạt động trong các dơn vị kinh doanh.Để kế toán phát huy được hết hiệu quả cần phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác hạch toán kế toán. Do vậy , các nhà quản lý cần nhận thức rõ tầm quan trọng ,ý nghĩa của việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu nói riêng . Từ đó đưa ra các biện pháp chỉ đạo kịp thời nhằm khắc phục những nhược điểm ,phát huy những ưu điểm của doanh nghiệp nhằm nắm bắt thông tin kinh tế kịp thời , chính xác tạo điều kiện cho việc quản lý đạt hiệu quả cao. Người quản lý phải nắm vững và tổ chức tốt việc thi hành các chế độ thể lệ chính sách, chế độ tài chính kinh tế hiện hành.Đồng thời phải quan tâm tớí đội ngũ cán bộ nâng cao trình độ cũng như chuyên môn . Phân công trách nhiệm giữa các cán bộ kế toán hợp lý để khi kiểm tra đối chiếu nhanh chóng. Tuỳ theo khối lượng công việc và trình độ nghiệp vụ của nhân viên mà tiến hành phân công cụ thể công việc . Đi đôi với phân công trách nhiệm phải tăng cường công tác hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức thực hiện quá trình kế toán nhằm rut ra những tồn tại thiếu sót để có biện pháp khắc phục cụ thể. Cần có sự thống nhất từ trên xuống dưới để mọi người tự giác thực hiện. KẾT LUẬN Trong xu thế hội nhập , mỗi quốc gia đều trở thành một mắt xích của nền kinh tế thế giới . Trong điều kiện nước ta hiện nay , xuất khẩu được thừa nhận là hoạt động rất cơ bản của kinh tế đối ngoại,là phương tiện thúc đẩy sự phát triển kinh tế . Để tổ chức tốt và quản lý có hiệu quả hoạt động xuất khẩu thì vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp Thương Mại là không ngừng hoàn thiện quá trình hạch toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu. Trên cơ sở kiến thức đã học kết hợp thực tế kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại Cơ quan Văn phòng – Tổng công ty rau quả Việt nam cùng với sự chỉ bảo tận tình của Cô giáo- Thạc sĩ Phạm Bích Chi và các cán bộ phòng kế toán văn phòng – Tổng công ty rau quả VN , em đã hoàn thành bản luận văn tốt nghiệp “ Hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại Cơ quan Văn phòng – Tổng công ty rau quả VN “ Nội dung nghiên cứu đề cập đến các vấn đề cơ bản về lý luận và thực tiễn kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại Văn phòng Tổng công ty rau quả VN , qua đó mạnh dạn đua ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu. Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo Phạm Bích Chi , người đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình nghiên cứu . Em cũng xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới các Thầy cô trong khoa Tài chính- Kế toán Trường Đại học Quản Lý và Kinh Doanh Hà Nội đã cho em kiến thức trong suốt quá trình em học tại trường. Em cũng xin gửi lời cám ơn tới Cô Trịnh Kim Trinh cùng các cô chú , các anh chị công tác tại Tổng công ty rau quả VN đã tạo điều kiện để em có thể tiếp cận được với thực tế của Cơ quan , hoàn thành bản luận văn tốt nghiệp này một cách thuận lợi nhất. Do trình độ hiểu biết và kinh nghiệm còn hạn chế nên bản luận văn tốt nghiệp này khó tránh khỏi những sai sót , rất mong được sự chỉ bảo và góp ý của các thầy cô ,các cán bộ của Tổng công ty và các bạn. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Thông tin đầu ra Các sổ chi tiết Các sổ cái Các sổ nhật ký chung BCTC Xử lý thông tin và kết xuất dữ liệu theo yêu cầu Khai báo thông tin đầu ra cho máy tính (sổ nhật ký chung) DỮ LIỆU ĐẦU VÀO Nhập các chứng từ gốc các chứng từ liên quan Sơ đồ 13: Sơ đồ bộ máy kế toán tổng công ty Phó phòng kế toán kiêm kế toán phụ trách khối văn phòng Kế toán ngoại tệ và tiền gửi NH Kế toán tiền mặt thanh toán Thủ quỹ Kế toán hàng hoá Kế toán XDCB Kế toán tổng chi phí Kế toán khối nông nghiệp và sự nghiệp Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp phụ trách khối quản lý Kế toán trưởng Sơ đồ 12 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA TỔNG CÔNG TY Hội đồng quản trị Các đơn vị liên doanh Các đơn vị hạch toán độc lập Phòng hành chính Các phòng kinh doanh Văn phòng Phòng kế toán tài chính Khối sản xuất Ban kiểm soát Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc Sơ đồ 6: Trích sổ chi tiết thanh toán với người mua Ngày Số chứng từ Diễn giải Nợ Có Nợ Có 4/7/02 40 Bán hàng 25355,7 USD (tỷ giá 15038,9) 381.321.837 10/7/02 02 Thu tiền bán hàng 24858,5 USD 381.321.837 Trích báo cáo luân chuyển hàng hoá Tên hàng Mã hàng Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Dứa hộp XK 1015 Kg 752653 217.593.470 752653 217.593.470 Chuối sấy XK 2000 kg 480451 39.063.828 480451 390.630.828 Trích Bảng phân tích tiền hàng Tên hàng Mã hàng Đơn vị Số lượng Doanh thu Thuế xuất khẩu Các khoản giảm trừ DT Doanh thu thuần Dứa hộp XK 1015 kg 271589 219736285 2197362,85 21538922 Chuối sấy XK 2000 kg 480451 390638280 3906382,8 386731898 Sơ đồ 7: Sổ cái Năm 2002 Tên tài khoản: 331 (3311) Sổ Ngày Tên CB Về việc TK đối ứng Sổ phát sinh Nợ Có 1. Số dư đầu năm 2. Sổ PS trong năm Mua vải hộp NM Nam Hà 156 133 745.800.000 74.580.000 36 9/6/02 Thanh 40 17/5/02 Vân Mua chuối sấy C.ty giao nhận Hải Phòng. 3. Số dư cuối năm 156 648.000.000 Sổ cái Năm 2002 Tên tài khoản: 131 (1312) Số Ngày Tên CB Về việc TK đối ứng Tỷ giá Số phát sinh Nợ Có 15 21/3/02 Long Số dư đầu năm Số phát sinh trong năm XK dứa hộp cho thương nhân 112 14.680 939.520.000 17 24/3/02 Hà XK chuối sấy theo nghị định thu 3. Số dư cuối năm 111 14.740 225.000.000 Sơ đồ 8: Căn cứ vào phiếu thu chi tiền mặt hoặc giấy báo Nợ, Có của ngân hàng kế toán mở sổ nhật biên cho TK 1111 và TK 1121. Nhật biên TK 1111 Đơn vị : 1000 đồng Ngày Chứng từ đã thu Diễn giải Nợ TK 111 Có TK Có TK 111 Nợ các TK 131 141 511 331 141 642 2/7/02 02 Xí nghiệp thực phẩm tạm ký 2500 2500 5/7/02 Sổ phụ Trả tiền mua cao su 24480 23591 889 Nhật biên TK 1121 Đơn vị: 1000 đồng Ngày Chứng từ đã thu Diễn giải Nợ TK 111 Có TK Có TK 111 Nợ các TK 131 141 511 641 111 331 2/8/02 Sổ phụ Ngân hàng trả tiền lô hàng dứa hộp cho Đồng Giao 19387 19387 5/7/02 Sổ phụ NH thu phí chuyển tiền đi Vinh 462 462 Sơ đồ 9: Nhật ký mua hàng Năm : 2002 Sổ CT Ngày Mã hàng Tên mặt hàng TK có Đối tượng bán Lượng Đơn vị Đơn giá Thành tiền Chi phí 36 9/8/02 XK 1015 Vải hộp 3311037 NM Nam Hà 33900 kg 22000 745.800.000 450000 40 17/8/02 XK 2000 Chuối sấy 3311033 Công ty giao nhận hàng Hải Phòng 36000 kg 18000 648.000.000 Căn cứ vào hoá đơn ngoại (INVOICE) kế toán ghi vào nhật ký bán hàng trị giá bán. Nhật ký bán hàng được mở cho TK 511. Nhật ký bán hàng Năm 2002 Sổ CT Ngày Mã hàng Tên mặt hàng TK có Đối tượng bán Lượng Đơn vị Ngoại tệ USD Tỷ giá Thành tiền 15 21/3/02 Xuất kho 1015 Dứa hộp 1312003 Thương nhân mỹ 35256 kg 64000 14680 939.520.000 40 17/6/02 Xuất kho 2000 Chuối sấy 3311033 C.ty giao nhận hàng Hải Phòng 36000 kg 18000 14740 225.000.000 SỔ CÁI Năm: Tên tài khoản: 157 Số Ngày Tên CB Về việc TK đối ứng Tỷ giá Số phát sinh Nợ Có 1. Số dư đầu năm 2. Số PS trong năm 3. Số dư cuối năm Tổng Sơ đồ 10: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG XUẤT KHẨU Sổ nhật biên TK 111 Sổ chi tiết TK 111 Sổ cái (theo dõi công nợ trong nước (TK331) Sổ nhật ký mua hàng TK 156 Sổ nhật biên TK 112 Uỷ nhiệm chi Sổ hạch toán chi tiết Giấy báo nợ Sổ phụ ngân hàng Phiếu chuyển khoản Bảng kê tính thuế Phiếu chi tiền mặt Hoá đơn đỏ Phiếu xuất kho QUY TRÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG XUẤT KHẨU - Phiếu xuất kho - Bộ chứng từ thanh toán - Phiếu chuyển khoản - Sổ hạch toán chi tiết - Sổ phụ ngân hàng - Giấy báo xác nhận thanh toán - Tờ kê, bảng tính thuế Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sổ chi tiết TK 1122 Sổ cái TK 1312 Nhật biên TK 1122 Sổ nhật ký bán hàng Sơ đồ 11: Trình tự hạch toán (trả tiền cho đơn vị giao uỷ thác sau khi đã trừ các khoản chi hộ và phí) 1388 1312 112 Xuất hàng cho khách 511 Chi phí ủng hộ 3331 Thuế VAT trên hoa hồng uỷ thác Sơ đồ 2: GHI CHÚ Giải pháp 2 3388 1312 111,112 Phải trả đơn vị giao uỷ thác 111, 112 Khách trả tiền hàng Phí, khoản chi hộ 511 Hoa hồng 3331 Thuế VAT hoa hồng Sơ đồ 1: Giải pháp 1 Thuế VAT hoa hồng 1388 3388 1312 111,112 111,112 Các phí, khoản chi hộ Giao hàng cho khách Khách hàng trả tiền Tập hợp các khoản chi 511 phí hộ Hoa hồng 3331 Thuế VAT Hoa hồng Sơ đồ 3: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP 156 632 911 511 131 1122 Trị giá vốn hàng XK Kết chuyển giá vốn Kết chuyển doanh thu Khách hàng ký nhận nợ Khách hàng trả nợ tiền hàng 641 3333 Nhận được tiền hàng xuất khẩu 111,112 CF bán hàng Kết chuyển CF bán hàng Thuế XK 413 642 TGTT2 TGTT1 CF quản lý Kết chuyển CF quản lý 133 Ghi chú: TGTT1: Tỷ giá thực tế tại thời điểm ký vận đơn TGTT2: Tỷ giá thực tế khi nhận được giấy báo của ngân hàng VAT đầu vào Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác 111,112 1388 911 511 331 131 1122 Khách hàng thanh toán nợ Khách hàng ký nhận nợ Hoa hồng uỷ thác Kết chuyển chi phí bán hàng Chi phí chi hộ bên giao uỷ thác 641 133 Chi phí bán hàng Khách hàng trả tiền hàng XK VAT trên hoa hồng Kết chuyển chi phí bán hàng 642 Kết chuyển chi phí quản lý Chi phí quản lý Thanh toán tiền hàng cho bên uỷ thác 133 421 Lãi Lỗ VAT đầu vào TGTT>TGHT TGTT>TGHT TGTT>TGHT 133 Sơ đồ 5: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP 112,111,331 156 157 632 911 511 131 1122 Khách hàng trả nợ tiền hàng Khách hàng ký nhận nợ Kết chuyển doanh thu Kết chuyển giá vốn Trị giá vốn hàng XK Xuất kho XK hàng Mua hàng nhập kho Thuế XK hàng K.chuyển CF bán hàng CF bán hàng VAT đầu vào 133 641 3333 Nhận được tiền hàng XK VAT đầu vào 642 413 CF quản lý K chuyển CF TGTT>TGHT TGTT<TGHT Mua hàng gửi thẳng đi XK quản lý 133 VAT đầu vào Lãi Lỗ 421