Luận văn Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu (Techsimex)

KT/2003 Số: 0103475 Hải quan: Hải Phòng Thông báo cho: Đơn vị: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và XNK Địa chỉ: Số 9 Đào Duy Anh - Đống Đa - Hà Nội Số hàng của đơn vị được nhập khẩu đã khai trong tờ khai nhập khẩu số 5797/NKD ngày 26/03/2003. 1. Số tiền thuế nhập khẩu : 45.155.895 2. Số tiền thuế GTGT : 24.835.742 3. Tổng số tiền phải nộp : 69.991.637 (Bằng chữ): Sáu mươi chín triệu chín trăm chín mươi mốt nghìn sáu trăm ba bảy đồng chãn Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày 27/03/2003, đơn vị phải nộp số tiền thuế và số tiền phụ thu vào tài khoản 920-02-00-00001 tại Kho bạc Nhà nước Hải Phòng. Cho cục hải quan: Hải Phòng Quá hạn trên, mỗi ngày chậm nộp thuế, đơn vị sẽ bị phạt 0,1% số tiền thuế chậm nộp. Ngày 27 tháng 03 năm 2003 Người nhận thông báo ký TL. Cục trưởng cục hải quan Sau khi làm thủ tục hải quan, kê khai hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vào giấy thông báo thuế của hải quan và tỷ giá thực tế của ngày nhận hàng (tỷ giá 15.430), kế toán phản ánh số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp trong kỳ: Thuế nhập khẩu: 10% x (29.145 + 120) x 15.430 = 45.155.895 Thuế GTGT: 5% x {(29.145 +120) x 15.430] + 45.155.895} = 24.835.742 (120 USD là tiền mua bảo hiểm Bảo Việt) Sau khi nộp thuế (biên lai thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu), Công ty nhận được giấy báo Nợ (phiếu chuyển khoản) của ngân hàng nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Kế toán phụ trách tiến hành ghi sổ và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Các khoản chi phí như phí trả ngân hàng nộp thuế được hạch toán vào TK 641 (Chi phí bán hàng). Hàng hoá sau khi tiếp nhận từ người vận tải sẽ được chuyển về kho của Công ty để nhập kho. Trước khi nhập kho, Công ty thành lập Hội đồng kiểm nhận tiến hành kiểm nhận số hàng nhập về, Hội đồng kiểm nhận lập biên bản, xác định số lượng, phẩm chất, bao bì ... của số hàng nhận về. Trên cơ sở biên bản kiểm nhận, hoá đơn của bên bán, biên lai thuế nhập khẩu, kế toán kho tiến hành lập Phiếu nhập kho. Tuy nhiên, hiện nay, trong Công ty không chưa có nghiệp vụ kế toán chi tiết hàng hoá. Mẫu phiếu nhập kho như sau: Căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán tiến hành tính ra giá trị số hàng nhập như sau: Tỷ giá thực tế ngày 28/03/2003 là 15.440, khi đó giá trị hàng nhập kho sẽ là (29.145 + 120 + 2926,5) ´ 15.440 = 497.036.760 ( 120 USD là số tiền mua bảo hiểm Bảo Việt cho lô hàng). Điều chỉnh chi phí do tỷ giá thay đổi (15.440 - 15.430) ´ (29.145 +120 + 2926,5) = 321.915 Trong đó: Tỷ giá tại ngày chuyển tiền là: 15.430 Tỷ giá tại ngày nhận hàng là : 15.440 Xác định giá vốn lô hàng Giá vốn lô hàng = Trị giá hàng hoá + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua Giá vốn lô hàng: - Màn hình Samsung =[(27.675 + 112,5 + 2778,75)´15.440] + 305.662,5+ 3.750.000 = 475.998.562,5 - Chi phí bảo hiểm được phân bổ Trong đó: - Chi phí nhận hàng phân bổ 2778,75 = (27.675 + 112,5) ´ 10%: Số thuế nhập khẩu đã phân bổ 305.662,5= (15.440 - 15.430) ´ (27.675 +112,5 + 2.778,75): Chênh lệch tỷ giá tăng - Màn hình Phillip = [(1.470 + 7,5 + 147,75) ´ 15.440] + 16.252,5+ 250.000 = = 25.360.112,5 Đơn giá màn hình Samsung là: 2.115.469 đồng Đơn giá màn hình Phillip là :1.690.674 đồng Toàn bộ quá trình hạch toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty Techsimex có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK1121,1122 TK641 Phí mở L/C trả cho ngân hàng phí dịch vụ thanh toán với nước ngoài, phí trả ngân hàng nộp hộ thuế TK1331 Thuế GTGT được khấu trừ Hoàn tạm ứng (nếu chi không hết) TK1111 TK141 TK1562 Tạm ứng cho nhân Chi phí phát sinh trong quá viên đi nhận hàng trình nhận và vận chuyển hàng TK1331 Thuế GTGT được khấu trừ TK1561 TK1121 TK33332 Nộp thuế nhập khẩu Thuế nhập khẩu tính vào giá trị hàng nhập TK33312 TK1331 Nộp thuế GTGT hàng Thuế GTGT nhập khẩu hàng nhập khẩu TK1122 TK144 TK3312 Mở L/C Trả tiền cho nhà cung cấp Hàng về nhập kho qua ngân hàng TK413 Chênh lệch tỷ giá tăng Chênh lệch tỷ giá giảm Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán hàng nhập khẩu trực tiếp (Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu) 2.2.2.5. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, Công ty phải ký kết hai hợp đồng: hợp đồng nội với đơn vị uỷ thác và hợp đồng ngoại với bên bán nước ngoài. Hợp đồng nội ký với đơn vị giao uỷ thác: quy định cụ thể, rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Đối với hợp đồng ngoại, mọi thủ tục chứng từ cũng tương tự như trường hợp nhập khẩu trực tiếp. Có thể lấy một ví dụ minh hoạ bằng một hợp đồng Công ty đã thực hiện vào quý I - 2003 như sau: Ngày 03/03/2003, Công ty dịch vụ kỹ thuật và XNK ký hợp đồng ngoại CONTRACT số GENSUNG/02 bằng tiếng Anh với công ty ASUNG TRADING CORP để nhập khẩu hàng hoá có nội dung tương tự như trường hợp nhập khẩu trực tiếp. Khi nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng VIETCOMBANK về việc thu phí mở L/C 0065E 1001/0098 - Công ty TNHH Thương mại và Du lịch Khải Hoàng. (0,1% x 38.000 x 15.430 = 586.340), kế toán Công ty hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641). Đồng thời, kế toán tổng hợp cập nhật số liệu vào máy tính. Khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng thông báo bên giao uỷ thác đã chuyển tiền cho Công ty ký quỹ mở L/C đợt 1, số tiền (30% x 38.304 x 15.430 = 177.309.216), kế toán Công ty tiến hành ghi sổ và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính. Khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng thông báo bên giao uỷ thác đã chuyển tiền cho Công ty ký quỹ mở L/C đợt 2, số tiền (70% x 38.304 x 15.430 = 413.721.504), kế toán Công ty hạch toán tương tự như khi khách hàng chuyển tiền đợt 1. Đối với hợp đồng này, Công ty phải ký quỹ 100% giá trị hợp đồng (38.000USD). Tuy nhiên, Công ty đã mở sẵn TK 112 - mở L/C. Do vậy khi thanh toán L/C 0065E 1001/0098, ngân hàng sẽ trích ra số tiền tương ứng trong tài khoản này. Sổ theo dõi L/C (Bảng 01) Khi nhận được bộ chứng từ hàng hoá do công ty ASUNG TRADING CORP gửi đến, kế toán kiểm tra thấy phù hợp với nội dung L/C và hợp đồng đã ký, kế toán làm lệnh thanh toán gửi đến ngân hàng để trả tiền cho bên bán. Khi nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về việc chuyển tiền trả bên bán, tỷ giá thực tế 15.420đ/USD (38.000 x 15.420 = 585.960.000), kế toán tiến hành ghi sổ theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính. Mặt khác, trong quá trình giao dịch và nhận hàng có phát sinh khoản lệ phí dịch vụ thanh toán với nước ngoài và chi điện phí bằng ngoại tệ (0,2% x 38.000 + 7,5 = 83,5 USD), tỷ giá thực tế trong ngày là 15.440 tương đương với 83,5 ´15.440 = 1.289.240, khoản chi phí này được kế toán hạch toán vào chi phí quản lý bán hàng (TK641). Đồng thời, kế toán tổng hợp cập nhật số liệu nghiệp vụ phát sinh vào máy tính Khi nhận được thông báo hàng đã về đến cảng Hải Phòng, Phòng Nghiệp vụ làm tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Đồng thời khi nhận được thông báo thuế của hải quan, Công ty chuyển trả Công ty TNHH Thương mại và Du lịch Khải Hoàng. Theo hợp đồng này, Công ty TNHH Thương mại và Du lịch Khải Hoàng tự giao dịch nhận hàng. Ngày 26/03/2003, hai bên làm biên bản thanh lý hợp đồng. Biên bản thanh lý hợp đồng Hôm nay ngày 26 tháng 03 năm 2003 Chúng tôi gồm : Bên uỷ thác: Công ty TNHH Thương mại và Du lịch Khải Hoàng. Bên nhận uỷ thác: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu Sau khi thực hiện hợp đồng số 303/UTNK/2003 ngày 03/03/2003, chúng tôi đồng ý làm biên bản thanh lý sau: Điều I: Bên nhận uỷ thác đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm ghi trong hợp đồng số 303/UTNK/2003. Điều II: Bên uỷ thác đã thanh toán đầy đủ tiền hàng, phí uỷ thác. Biên bản thanh lý này được làm 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản và có hiệu lực từ ngày ký. Đại diện bên A Đại diện bên B (Ký đóng dấu) (Ký, đóng dấu) Kế toán tính và hạch toán số phí uỷ thác Công ty TNHH Khải Hoàng đã trả, tỷ giá thực tế trong ngày 15.430/USD, số phí uỷ thác là 304 x 15.430 = 4.690.720. Kế toán lập Hoá đơn cung cấp dịch vụ như sau: Căn cứ vào Hoá đơn cung cấp dịch vụ, kế toán hạch toán khoản thu này vào doanh thu cung cấp dịch vụ (TK 5113). Đến cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh các khoản chênh lệch về tỷ giá ngoại tệ (15.430 - 15.420) ´ 38.000 = 380.000, số chênh lệch được kế toán hạch toán vào tài khoản 413. Tỷ giá 15.420 là tỷ giá ngày chuyển tiền trả bạn hàng nước ngoài. Tỷ giá 15.430 là tỷ giá ngày Công ty nhận được tiền. Quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK111,112 TK3388 TK111,112 TK144 Thanh toán tiền hàng, Khách hàng Ký quỹ mở L/C thuế nhập khẩu trả tiền hàng, tiền cung cấp TK5113 dịch vụ TK33312 TK1331 Doanh thu uỷ thác Nộp thuế Khấu trừ thuế GTGT hàng GTGT hàng TK33311 nhập khẩu nhập khẩu Thuế GTGT doanh thu uỷ thác Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT TK641 hàng NK Phí vận chuyển, bốc dỡ TK1388 Khách hàng còn nợ Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác (Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu) Trên cơ sở đặc điểm nghiệp vụ và đặc điểm kinh doanh của Công ty, quá trình hạch toán trên sổ chi tiết như sau: 2.2.3. Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu Hàng hoá sau khi nhập khẩu thuộc quyền sở hữu của Công ty, đối với số hàng này, Công ty có thể bán hoặc đem nhập kho tuỳ thuộc vào tình hình tiêu thụ tại Công ty, hàng hoá trong Công ty được tiêu thụ theo hình thức bán buôn qua kho hoặc bán lẻ qua siêu thị. Quá trình tiêu thụ hoàn thành cũng là thời điểm kết thúc một thương vụ. 1.2.3.1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ Trong phần hành này kế toán sử dụng các chứng từ chính sau đây: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho,... và một số chứng từ có liên quan như Hoá đơn dịch vụ Qui trình luân chuyển chứng từ của phần hành này như sau: Sau khi giao dịch tại cửa hàng trưng bày và giới thiệu sản phẩm của Công ty, nhân viên bán hàng thu tiền viết Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn thuế giá trị gia tăng. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên giao cho người mua, 1 liên nộp cho kế toán hàng hoá. Tại kho, căn cứ vào Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, thủ kho giao hàng cho khách và ghi vào thẻ kho có liên quan. Tuỳ theo lượng hàng bán ra nhiều hay ít, định kỳ theo qui định, nhân viên bán hàng tại cửa hàng phân loại hoá đơn theo từng mặt hàng, lập báo cáo bán hàng và nộp tiền cho thủ quỹ Công ty. Sau khi thu tiền bán hàng, kế toán phụ trách phần hành viết Phiếu thu. Các chứng từ của phần hành được kế toán phụ trách phần hành kiểm tra tính chính xác và chuyển cho kế toán tổng hợp để nhập số liệu vào máy tính, định kỳ hoặc khi kết thúc niên độ kế toán phần hành kết hợp với kế toán tổng hợp để lên các báo cáo có liên quan. 2.2.3.2. Tính giá vốn hàng hoá tiêu thụ Giá của hàng xuất tiêu thụ của Công ty là giá thực tế đích danh. Do hàng hoá của Công ty chủ yếu là bán hàng hoá theo lô hàng nhập và hàng mua theo lô xuất, nên hàng bán thuộc lô hàng nào thì kế toán lấy đơn giá của lô hàng đó để ghi trị giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán được xác định theo công thức sau: Giá vốn lô hàng = Trị giá hàng hoá + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua 2.2.3.3. Trình tự kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu Ta xem xét việc hạch toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty qua ví dụ sau: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu bán cho Công ty TNHH tin học và thương mại Quang Minh 30 chiếc màn hình Samsung Sau khi thoả thuận việc mua bán hàng hoá và nộp tiền, nhân viên bán hàng lập hoá đơn GTGT và Hoá Đơn kiêm phiếu xuất kho như sau: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 29 tháng 03 năm 2003 Số 028537 Đơn vị bán hàng: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và XNK Địa chỉ: Số 9 - Đào Duy Anh - Đống Đa - Hà Nội Số TK: 001.100.0017106 Điện thoại: 8.522826 MS: 0100112973-1 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty TNHH tin học và thương mại Quang Minh Địa chỉ: Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 05.347.158.64 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1 x 2 1 Màn hình Samsung Chiếc 30 2.246.520 67.395.600 Cộng tiền hàng: 67.395.600 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 3.369.780 Tổng cộng tiền thanh toán: 70.765.380 Tổng số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi triệu bảy trăm sáu mươi năm nghìn ba trăm tám mươi đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sau đó, nhân viên bán hàng chuyển toàn bộ hoá đơn và báo cáo bán hàng cho kế toán hàng hoá và nộp tiền cho thủ quỹ. Căn cứ vào phiếu thu tiền bán hàng, kế toán phụ trách định khoản nghiệp vụ ghi sổ và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp trên cơ sở số liệu và chứng từ do các kế toán khác chuyển đến tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp chiết xuất và in các báo cáo có liên quan. Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu trong Công ty có thể được tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK 532,531,521 TK5111 TK111,112,131 Kết chuyển giảm giá hàng bán, Doanh thu bán hàng nhập khẩu hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại TK3331 Thuế GTGT đầu ra TK911 Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng TK632 TK156 Giá vốn hàng nhập khẩu Kết chuyển giá vốn hàng nhập khẩu Sơ đồ 2.6: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Techsimex (Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu) Trên cơ sở đặc điểm kinh doanh và hình thức kế toán áp dụng tại Công ty, các mẫu sổ tổng hợp và chi tiết được sử dụng trong nghiệp vụ này như sau: 2.2.4. Kế toán chi phí và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 1.2.4.1. Kế toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu Chứng từ và luân chuyển chứng từ Chi phí thu mua trong quá trình nhập khẩu hàng hoá ở Công ty bao gồm các loại chi phí như: chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí cho bên môi giới, hao hụt trong định mức Tuy nhiên, ở Công ty một lượng lớn chi phí có thể hạch toán vào chi phí mua hàng thì lại được hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641). Sau khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi phí mua hàng, kế toán phụ trách và các kế toán phần hành có liên quan tập hợp số liệu và chứng từ để chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ đó tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành chiết xuất và in các báo cáo có liên quan. Tài khoản sử dụng Trong nghiệp vụ này, kế toán sử dụng tài khoản 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK111, TK 112, TK 331,... Phương pháp hạch toán Toàn bộ quá trình hạch toán chi phí thu mua hàng hoá có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK11,112 TK156(1562) TK157 CP bảo hiểm, CP thuê kho, CP thu mua phân bổ cho hàng gửi bán tiền công tác phí, hao hụt trong định mức TK156(1561) TK1331 CP thu mua phân bổ hàng nhập kho Thuế GTGT TK632 được khấu trừ CP thu mua phân bổ hàng bán ngay Sơ đồ 2.7: Sơ đồ hạch toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu Việc tính và phân bổ chi phí thu mua trong quý của Công ty được thể hiện qua trường hợp sau: Tổng chi phí thu mua hàng nhập trong quý là: 1.100.546.200, trong đó được phân bổ như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng gửi bán: 0 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ngay: 815.476.400 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập kho: 285.069.800 Kết quả nghiệp vụ Cuối kỳ, kế toán tổng hợp và kế toán phụ trách tiến hành lập các báo cáo có liên quan: Sổ cái TK 156 (1562) Sổ cái Quý I/2003 Tên tài khoản: Chi phí thu mua hàng nhập khẩu Số hiệu: 1562 NTGS CT GS Diễn giải TK ĐƯ Nợ Có SH NT 01/1 Số dư đầu kỳ ´ 70.008.400 ... ... ... ... 31/3 0108 10/1 CP nhận kẹo nhập khẩu 141 7.213.000 31/3 0309 20/3 CP nhận lô hàng xe máy 141 4.400.000 31/3 0312 20/3 CP nhận lô hàng màn hình 141 4.000.000 31/3 0315 20/3 CP thu mua PB hàng bán 632 815.476.400 ... ... ... ... ... ... Cộng PS 1.100.546.200 815.476.400 Số dư cuối kỳ ´ 355.078.200 Bảng 21: Sổ Cái TK 1562 - Chi phí thu mua hàng nhập khẩu (Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu) 2.2.4.2. Kế toán chi phí bán hàng Chứng từ và luân chuyển chứng từ Chi phí bán hàng trong Công ty là các khoản chi phí như: chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho bán hàng, chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bốc xếp hàng hoá cho khách hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng ( chi phí điện, nước, chi phí điện phí, điện thoại, các khoản chi phí phục vụ cho bán hàng khác,... Trong phần hành nghiệp vụ này, kế toán sử dụng các chứng từ như: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ - báo Có của ngân hàng,... Các chứng từ này sau khi đã được lập và kiểm tra bởi kế toán phụ trách sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp trên cơ sở các số liệu và chứng từ của các kế toán phần hành tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Định kỳ hoặc cuối niên độ, kế toán chiết xuất và in các báo cáo có liên quan. Phương pháp tính và phân bổ chi phí bán hàng Tại Công ty Techsimex, đến cuối kỳ, kế toán phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý cho hàng nhập khẩu xuất bán ra trong kỳ để tính ra kết quả kinh doanh. Tiêu thức để tính và phân bổ chi phí bán hàng là doanh thu của hàng bán trong quý. Việc phân bổ chi phí bán hàng được thực hiện theo công thức sau: Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng nhập khẩu tiêu thụ Tổng CPBH phát sinh trong quý = x Tổng doanh thu của quý Tổng doanh thu hàng nhập trong quý Sau đó Công ty sẽ phân bổ CPBH cho hàng nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác theo công thức sau: Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng nhập trực tiếp CPBH phân bổ cho hàng nhập trong quý = x Tổng doanh thu hàng nhập trong quý Doanh thu hàng nhập trực tiếp trong quý Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng nhập uỷ thác CPBH phân bổ cho hàng nhập trong quý = x Tổng doanh thu hàng nhập trong quý Doanh thu hàng nhập uỷ thác trong quý Để xem xét tình hình tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng trong quý của Công ty, có thể minh hoạ qua ví dụ chi phí bán hàng phát sinh và phân bổ trong quý I/2003 của Công ty như sau: Tổng chi phí bán hàng trong quý là: 115.663.438 Tổng doanh thu trong quý là: 71.607.522.230 Tổng doanh thu hàng nhập trong quý là: 50.709.518.000, trong đó: + Tổng doanh thu hàng nhập trực tiếp là: 42.632.150.700 + Tổng doanh thu hàng nhập uỷ thác là: 8.007.367.300 Theo cách phân bổ trên thì chi phí bán hàng được phân bổ như sau: CPBH phân bổ cho hàng nhập khẩu bằng: 81.908.115 trong đó: + CHBH phân bổ cho hàng nhập trực tiếp bằng: 68.861.216 + CPBH phân bổ cho hàng nhập uỷ thác bằng: 13.046.899 Tài khoản sử dụng trong hạch toán chi phí bán hàng Trong quá trình hạch toán chi phí bán hàng, Công ty sử dụng các tài khoản chính sau: TK 641 ( 6411, 6414, 6417, 6418) và một số tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 331, TK 334, TK 214,... Phương pháp hạch toán chi phí bán hàng Quá trình hạch toán chi phí bán hàng có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK111,112,331 TK641 (1,4,7,8) TK911 Chi phí dịch vụ mua ngoài Kết chuyển TK133 chi phí bán hàng Thuế GTGT được khấu trừ TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK142,242 phục vụ hoạt động bán hàng TK334 Chi phí nhân viên bán hàng Phần chi phí chờ kết chuyển TK111,112 Các chi phí bằng tiền khác Sơ đồ 2.8: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng tại Công ty Techsimex (Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu) Trên cơ sở đặc điểm kinh doanh các mẫu sổ được ghi chép như sau: 2.2.4.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ và luân chuyển chứng từ Chi phí quản lý doanh nghiệp trong Công ty là các khoản chi phí như: chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác dùng cho quản lý,... Trong phần hành nghiệp vụ này, kế toán sử dụng các chứng từ như: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng,... Tương tự như việc hạch toán các khoản chi phí và nghiệp vụ khác, các chứng từ này sau khi đã được lập và kiểm tra bởi kế toán phụ trách sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp. Phương pháp tính và phân bổ chi phí quản lý Tương tự như việc tính và phân bổ chi phí bán hàng, đến cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán và phân bổ chi phí quản lý cho hàng nhập khẩu xuất bán ra trong kỳ để tính ra kết quả kinh doanh. Tiêu thức để tính và phân bổ chi phí quản lý là doanh thu của hàng bán trong quý. Việc phân bổ chi phí quản lý được thực hiện theo công thức sau: Chi phí quản lý phân bổ cho hàng nhập khẩu tiêu thụ Tổng chi phí quản lý PS trong quý = x Tổng doanh thu của quý Tổng doanh thu của hàng nhập khẩu trong quý Phân bổ chi phí quản lý cho hàng nhập trực tiếp và nhập uỷ thác tương tự như phân bổ chi phí bán hàng. Chi phí quản lý trong quý I của Công ty được tập hợp và phân bổ như sau: Tổng chi phí quản lý trong quý: 61.057.000 Tổng doanh thu trong quý là: 71.607.522.230 Tổng doanh thu hàng nhập trong quý là: 50.709.518.000, trong đó: + Tổng doanh thu hàng nhập trực tiếp là: 42.632.150.700 + Tổng doanh thu hàng nhập uỷ thác là: 8.007.367.300 Theo cách tính toán và phân bổ trên ta có: - Chi phí quản lý phân bổ cho hàng nhập khẩu tiêu thụ: 43.238.069 + CP quản lý phân bổ cho hàng nhập trực tiếp bằng: 36.350.806 + CP quản lý phân bổ cho hàng nhập uỷ thác bằng: 6.887.263 Tài khoản sử dụng hạch toán chi phí quản lý Trong quá trình hạch toán chi phí quản lý, kế toán sử dụng những tài khoản chủ yếu sau: TK 642 (6421, 6424, 6425, 6427, 6428), TK 111, TK 112,.... Phương pháp hạch toán chi phí quản lý Quá trình hạch toán chi phí quản lý được tóm tắt qua sơ đồ sau: TK111,112,331 TK642 (1,4,5,7,8) TK911 Chi phí dịch vụ mua ngoài Kết chuyển TK133 chi phí quản lý Thuế GTGT được khấu trừ TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK142,242 phục vụ hoạt động quản lý TK334(3344) Chi phí nhân viên quản lý Phần chi phí chờ kết chuyển TK333 Thuế, phí, lệ phí phải nộp TK111,112 Các chi phí bằng tiền khác Sơ đồ 2.9: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Techsimex (Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu) Các mẫu sổ tổng hợp và chi tiết được sử dụng và ghi chép như sau: 2.2.4.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu Cuối kỳ, sau khi đã kết chuyển và phân bổ các loại chi phí, kế toán tổng hợp tiến hành lập các bút toán xác định kết quả kinh doanh và cập nhật các bút toán đó vào máy tính. Trong nghiệp vụ này, kế toán sử dụng tài khoản 911. Kết quả kinh doanh được xác định theo công thức sau: Kết quả hoạt động nhập khẩu = Doanh thu của hoạt động nhập khẩu - Trị giá xuất kho hàng nhập khẩu - CPBH phânbổ cho hàng nhập khẩu - CPQL phân bổ cho hàng nhập khẩu - + Chênh lệch tỷ giá đầu kỳ so với cuối kỳ Để biết được hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong kỳ của Công ty ta có thể xem xét kết quả kinh doanh nhập khẩu của Công ty quý I/2003 như sau: Doanh thu hoạt động nhập khẩu trong quý: 50.709.518.000 Giá vốn hàng nhập khẩu xuất trong quý: 48.979.302.200 CPBH phân bổ cho hàng nhập tiêu thụ trong quý: 81.908.115 CP quản lý phân bổ cho hàng nhập tiêu thụ trong quý: 43.238.069 Chênh lệch tỷ giá đầu kỳ so với cuối kỳ: +2.494.214 Kết quả hoạt động nhập khẩu của Công ty trong quý I/2003 = = 50.709.518.000 - 48.979.302.200 - 81.908.115 - 43.238.069 + 2.494.214 = = 1.607.563.830 Quá trình hạch toán và xác định kết quả kinh doanh được tóm tắt theo sơ đồ sau (riêng đối với khoản chênh lệch tỷ giá đến cuối niên độ kế toán Công ty sẽ tập hợp và kết chuyển). Phần 3: Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu Như đã biết, kế toán là công việc ghi chép tính toán phản ánh con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động nhưng chủ yếu là dưới hình thức giá trị về số hiện có, tình hình biến động về tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nước, tập thể hay cá nhân.. . Trong nền kinh tế mở cửa hiện nay, giao lưu thương mại ngày càng phát triển. Đối với các đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, khi đi vào hạch toán kinh doanh những yêu cầu về thông tin kinh tế nói chung, nhập khẩu hàng hoá nói riêng trở thành cần thiết bởi những lý do sau: Kế toán phản ánh được toàn bộ tài sản của doanh nghiệp và sự biến động của tài sản đó. Kế toán phản ánh được các quan hệ kinh tế, pháp lý trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá từ khâu mua hàng đến khâu xuất đi, thu tiền hoặc từ khâu nhập hàng về, thanh toán cho đến khâu tiêu thụ xong... Hạch toán hàng hoá nói chung và hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng còn phản ánh chính xác các khoản chi tiêu, quá trình sinh lợi và phân phối lợi nhuận. Do vậy hoàn thiện kế toán hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu trước hết là do lợi ích của bản thân doanh nghiệp, sau nữa là giúp Nhà nước quản lý được các hoạt động kinh doanh của đơn vị, cũng trên cơ sở đó mà có những quyết định chính xác và kịp thời. Tổ chức hợp lý và đúng đắn việc hạch toán nhập khẩu hàng hoá có ý nghĩa rất to lớn đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Tổ chức đúng đắn việc hạch toán nhập khẩu hàng hoá đáp ứng được các yêu cầu quản lý và thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán. Tổ chức hợp lý hạch toán nhập khẩu hàng hoá tạo điều kiện quản lý một cách toàn diện tiền, hàng hoá của đơn vị. Tạo điều kiện đánh giá được kết quả của hoạt động nhập khẩu một cách đúng đắn, chính xác, cụ thể từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của đơn vị. Cung cấp thông tin một cách kịp thời toàn diện cho lãnh đạo và các đối tượng liên quan để có thể ra các quyết định kinh doanh, đầu tư,... Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho bộ máy kế toán và hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị. Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra và theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách toàn diện và chặt chẽ. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu để kế toán trở thành công cụ phản ánh chính xác các quá trình xuất nhập khẩu, là cơ sở để điều hành, kiểm tra kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị thì kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu sau: Hạch toán kinh doanh phải phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay, thực hiện chế độ tự chủ tài chính, tự cấp phát tài chính, lấy thu nhập bù đắp các chi phí, giám sát kịp thời quá trình luân chuyển và vận động của vốn, tiết kiệm chi phí bán hàng tăng lợi nhuận cho đơn vị. Bảo đảm thông tin có hệ thống, liên tục, chính xác phục vụ cho các nhà quản lý ra các quyết định đúng đắn để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải tạo điều kiện áp dụng kỹ thuật tiên tiến nhất của tin học góp phần nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán. 3.2. Một số nguyên tắc hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu Trong những năm gần đây, cùng với tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, kim ngạch hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam ngày một tăng. Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng đóng một vai trò tích cực trong công cuộc xây dựng đất nước. Tuy vậy, để đạt được mục đích của hoạt động kinh doanh là không ngừng nâng cao mức lợi nhuận, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không được tự thoả mãn với những gì mình đang có mà mỗi phòng ban, mỗi cá nhân trong từng doanh nghiệp phải thường xuyên xem xét, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu của mình để từ đó tìm ra các biện pháp phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm, góp phần tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Là phòng chức năng được giao nhiệm vụ xử lý, phản ánh các thông tin về vốn, nguồn vốn, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh,... cùng với quá trình phát triển của doanh nghiệp, công tác kế toán cũng đòi hỏi không ngừng được hoàn thiện. Phòng kế toán phải được tổ chức một cách hợp lý, có sự phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm đến từng thành viên, tập hợp và thông báo kịp thời các thông tin kinh tế cho các cấp quản lý để có được các quyết định đúng đắn trong việc điều hành các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải được kế toán theo dõi chặt chẽ, thường xuyên từ khâu mua hàng, dự trữ hàng hoá đến khâu bán hàng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được hạch toán vào các tài khoản thích hợp nhằm phản ánh chính xác tình hình biến động về tài sản của doanh nghiệp. Để tự khẳng định mình là phòng chức năng không thể thiếu của công tác quản lý, đóng vai trò quan trọng đến việc thành công hay thất bại của các hoạt động kinh doanh, khi tiến hành hoàn thiện kế toán nói chung và hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng cần quán triệt những nguyên tắc sau: Một là, phải nắm vững chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng. Cùng một lúc, hoạt động kế toán vừa phản ánh vừa giám sát quá trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Vì vậy, hoàn thiện từ tổ chức bộ máy kế toán đến công tác hạch toán, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt. Hai là, phải xuất phát từ đặc trưng của hoạt động nhập khẩu. Giống như mọi hoạt động kinh tế khác, mục đích của hoạt động kinh doanh nhập khẩu là thu được lợi nhuận cao. Lợi ích kinh tế của hoạt động nhập khẩu là động lực của kế toán. Hạch toán kế toán là công cụ để phản ánh giám sát quá trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Do đó nó phải xuất phát từ các hoạt động kinh doanh nhập khẩu và trở lại phục vụ quá trình đó, là con đường đúng đắn và hiện thực để tổ chức một guồng máy hạch toán hữu hiệu, khách quan và tiết kiệm. Ba là, hoàn thiện cũng có nghĩa là sửa chữa những sai sót, những yếu tố chưa khoa học để đi đến những quyết định đúng, hoàn hảo những việc đã làm trong hạch toán. Rõ ràng đó là một quá trình từ nhận thức làm thay đổi thực tế rồi lại từ thực tế phát huy, bổ xung thêm cho nhận thức và lý luận. Như vậy, để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những nguyên tắc về ghi chép, luân chuyển chứng từ ban đầu của bản thân đơn vị kinh doanh nhập khẩu hàng hoá để hoàn thiện. Bốn là, bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của hạch toán kinh doanh. Bởi vì hoàn thiện là để nâng cao chất lượng hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Do vậy, nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện công tác hạch toán kế toán không thể tách rời hạch toán kinh doanh mà phải bám sát, phục vụ cho yêu cầu của hạch toán kinh doanh. Các thông tin hạch toán phải phù hợp với thông tin thị trường về kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Năm là, hoạt động nhập khẩu cũng như các hoạt động kinh tế nói chung rất đa dạng, ở mỗi đơn vị khác nhau, việc tổ chức, bố trí hạch toán có khác nhau nhưng có một cái chung nhất là dựa vào chế độ luật lệ do Nhà nước quy định. Sáu là, trong điều kiện thế giới hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng, nhiều phát minh và thành tựu khoa học được ứng dụng vào việc quản lý kinh tế. Hoàn thiện hạch toán kế toán nói chung và hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng phải theo hướng hiện đại hoá công tác kế toán, đưa vào những thành tựu khoa học tính toán, tin học vào công tác kế toán. Muốn hoàn thiện hạch toán lưu chuyển nhập khẩu hàng hoá, trong các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải có những điều kiện tiền đề cần thiết sau: Đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải là đơn vị được Nhà nước cho phép hoạt động, phải có tư cách pháp nhân và được phép quan hệ giao dịch buôn bán với nước ngoài, phải là một đơn vị kế toán cơ sở, trên cơ sở đó tổ chức kế toán được xác lập về tổ chức bộ máy, về tổ chức công tác kế toán và cũng từ đó tổ chức mô hình và quy trình kế toán. Phải nắm vững chế độ kế toán hiện hành, căn cứ vào đó, xuất phát từ điều kiện và tình hình hoạt động kinh doanh cụ thể của đơn vị mình mà đổi mới công tác tổ chức kế toán và cũng từ đó tổ chức mô hình và quy trình kế toán. Các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải xác lập được mô hình kinh doanh gọn nhẹ, hợp lý, ổn định, mô hình tổ chức quản lý thích hợp, tiên tiến, tiết kiệm. Có đội ngũ nhân viên kế toán hiểu biết nghiệp vụ kế toán ngoại thương, có kinh nghiệm và chịu khó học hỏi. Bởi vì, muốn tổ chức và tiến hành công tác hạch toán kế toán được tốt thì phải có đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán mạnh, có cơ cấu đồng bộ về trình độ. Các cán bộ nhân viên kế toán phải là người thạo việc, hiểu biết nghiệp vụ, vị trí của mình được phân công và biết cách thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ. Trong đội ngũ đó, phải có những hạt nhân vững chắc mà trước hết đó là Kế toán trưởng. Các kế toán viên phải thông thạo ngoại ngữ. Hoạt động nhập khẩu là hoạt động buôn bán với các công ty nước ngoài. Do vậy kế toán phải thường xuyên tiếp xúc với các chứng từ bằng tiếng nước ngoài đặc biệt là tiếng Anh. Để làm tốt công tác kế toán thì một trong những điều kiện không thể thiếu được là phải tạo ra và cung cấp các phương tiện làm việc cần thiết tối thiểu. Phải làm sao để nhân viên kế toán làm việc thoải mái có hiệu quả. Nhanh chóng áp dụng các phương tiện tính toán hiện đại vào công tác kế toán. 3.3. Đánh giá kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu Sau một thời gian xem xét tình hình quản lý và hạch toán kế toán nói chung cũng như tình hình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá và tổ chức công tác kế toán hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng nhập khẩu nói riêng tại Công ty, có thể nhận thấy Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Xuất nhập khẩu là một doanh nghiệp Nhà nước trong cơ chế thị trường, gặp ít nhiều khó khăn nhưng đã xây dựng được một mô hình tổ chức, một phương pháp hạch toán kinh doanh tương đối phù hợp với tình hình mới, đảm bảo cho Công ty đứng vững trên thị trường. Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công ty được thể hiện qua các mặt sau: 3.3.1. Những ưu điểm 3.3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty như hiện nay là tương đối gọn nhẹ, hợp lý, luôn theo sát các hoạt động kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phòng Kế toán thống kê với cơ cấu tổ chức hợp lý đã quản lý tốt được tiền, hàng, bảo toàn và phát triển vốn, sử dụng vốn đáp ứng kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh. Tăng nhanh vòng quay vốn và sử dụng có hiệu quả tiền nhàn rỗi. 3.3.1.2. Về mô hình tổ chức bộ máy kế toán Với đặc điểm hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên liên tục đối với từng thương vụ, nhằm cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Xuất nhập khẩu đã lựa chọn và áp dụng mô hình kế toán tập trung là phù hợp. Việc áp dụng mô hình kế toán này sẽ cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho hoạt động kinh doanh cũng như các nhà quản lý doanh nghiệp đồng thời phát huy được tính chủ động kịp thời trong kinh doanh. Mô hình kế toán tập trung cho phép tăng cường kiểm tra kiểm soát tại chỗ các hoạt động kinh doanh. 3.3.1.3. Về hình thức sổ kế toán Hiện nay, theo quy định của Chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, hình thức sổ kế toán bao gồm 4 hình thức là: + Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; + Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ; + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; + Hình thức kế toán Nhật ký chung. Với Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu, trong tình hình kinh doanh hiện nay, cùng với bộ máy kế toán, Công ty đã nghiên cứu và áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức này có ưu điểm là tương đối đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. 3.3.1.4. Về tổ chức hệ thống tài khoản Hiện nay, Công ty đang áp dụng Hệ thống tài khoản thống nhất theo quy định của Bộ Tài Chính và có mở thêm một số tài khoản cấp 3, cấp 4 phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu để thuận tiện trong việc theo dõi và hạch toán. Chẳng hạn đối với tài khoản 1561, Công ty mở đến tài khoản cấp 4 để chi tiết cho từng mặt hàng khác nhau như: TK 1561 - Kẹo cao su; TK 1561 - Rượu ngoại; TK 1561 - Hàng điện lạnh;... 3.3.2. Những tồn tại 3.3.2.1. Về việc hạch toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu Trong phương án kinh doanh do Phòng kinh doanh tổng hợp lập trình Giám đốc Công ty ký duyệt, các khoản chi phí như: phí ngân hàng, phí giao nhận hàng hoá, chi phí thuê kho bãi,... được tính vào giá vốn lô hàng nhập, nhưng khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra kế toán hạch toán phí giao nhận hàng hoá vào giá vốn lô hàng còn các khoản chi phí khác thì lại được tính vào chi phí bán hàng (TK 641). Về mặt số học thì không có khác nhau, vì cuối kỳ các khoản chi phí này đều được kết chuyển vào TK 911 nhưng về mặt kế toán lại chưa hợp lý, chưa thoả mãn nguyên tắc của kế toán là nghiệp vụ phát sinh ở nơi nào thì chi phí sẽ được hạch toán vào nơi đó. Mặt khác, việc hạch toán như vậy còn thể hiện sự mâu thuẫn giữa Phòng kinh doanh và Phòng kế toán của Công ty. Ví dụ trong thương vụ ký kết hợp đồng với Công ty công nghệ máy tính Hồng Kông (KTC), khi trả phí ngân hàng về việc mở L/C kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 641: Số phí phải trả cho ngân hàng Có TK 1122: Số phí phải trả cho ngân hàng Khi hàng về cảng và tiếp nhận nhập kho, kế toán hạch toán như sau: - Đối với khoản chi phí giao nhận hàng được hạch toán vào TK 156 (1562) Nợ TK 1652: Chi phí giao nhận hàng nhập khẩu Có TK 1111, 141: Chi phí giao nhận hàng nhập khẩu - Đối với các khoản chi phí như chi phí thuê phương tiện vận tải, chi phí lưu kho,... được hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641): Nợ TK 641: Chi phí vận chuyển và lưu kho hàng nhập khẩu Có TK 111, 112, 331: Chi phí vận chuyển và lưu kho hàng nhập khẩu Việc hạch toán như trên là chưa hợp lý. 3.3.2.2. Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này không phù hợp trong điều kiện số lượng hàng hoá trong Công ty là rất lớn, nhiều chủng loại hàng hoá và thường xuyên xuất dùng.. Việc áp dụng phương pháp này trong hạch toán hàng tồn kho sẽ tốn nhiều công sức. Giá hàng hoá xuất kho trong Công ty đang áp dụng là giá thực tế đích danh. Phương pháp tính giá này cũng không phù hợp với điều kiện số lượng hàng hoá rất lớn và thường xuyên xuất bán như Công ty. Hiện nay, Công ty cũng chưa thực hiện kế toán chi tiết hàng hoá, điều này sẽ gây nên khó khăn trong việc theo dõi số hàng nhập về cả về giá trị, số lượng, chất lượng của các hàng hoá nhập về. 3.3.2.3. Về việc hạch toán chi phí lãi vay Trong kinh doanh, việc sử dụng và vay vốn tạm thời của đối tượng tài chính trung gian thường xuyên diễn ra, đối với Công ty Techsimex cũng vậy. Trong một số hợp đồng có giá trị lớn hoặc nguồn tiền mặt trong Công ty không đủ, Công ty phải vay trực tiếp ngân hàng hoặc dưới hình thức bảo lãnh để mở L/C. Đối với khoản chi phí lãi vay này, kế toán Công ty hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642). Chẳng hạn trong hợp đồng ký với Công ty công nghệ máy tính Hồng Kông, Công ty phải vay ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Hà Nội số tiền là 25.968 USD dưới hình thức bảo lãnh để mở L/C. Khi phát sinh nghiệp vụ và đến thời hạn trả lãi ngân hàng, kế toán Công ty hạch toán như sau: Nợ TK 642: Số lãi vay phải trả Có TK 111, 112, 3388: Số lãi vay phải trả Việc hạch toán như trên là chưa hợp lý cả về mặt chế độ kế toán và nguyên tắc hạch toán kế toán. 3.4. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 3.4.1. Về hình thức sổ sách kế toán Hiện nay, Công ty đang sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức này tuy đơn giản nhưng trùng lặp nhiều, không thuận lợi cho việc kế toán bằng máy vi tính. Để áp dụng công tác hạch toán bằng máy vi tính, theo em, đơn vị có thể áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hình thức này đơn giản, gần với ngôn ngữ và cách làm việc của máy tính nên tiện cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Quá trình ghi sổ theo hình thức này có thể được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Chứng từ gốc Chương trình tạo nội dung sổ Nhật ký chung File quản lý chứng từ Chương trình tạo nội dung các sổ thẻ chi tiết Sổ thẻ chi tiết Chương trình tạo nội dung sổ nhật ký chuyên dùng Sổ nhật ký chung Sổ Nhật ký chuyên dùng Chương trình tạo nội dung Sổ cái Chương trình tạo bảng tổng hợp chi tiết Chương trình so sánh đối chiếu Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Chương trình tạo nội dung các báo cáo kế toán Các báo cáo kế toán Sơ đồ 3.1: Qui trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc các kế toán viên sẽ ghi nội dung vào File quản lý chứng từ. Từ File này, các kế toán viên sẽ chạy các chương trình xử lý chứng từ để tạo Nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng, các sổ, thẻ, kế toán chi tiết. Để chắc chắn không có sự khác biệt, chênh lệch giữa Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán phải chạy chương trình so sánh, đối chiếu để phát hiện các điểm khác biệt. Sau đó kế toán sẽ chạy chương trình để tạo các báo cáo kế toán. Nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng có thể được lưu trữ trên đĩa mềm hoặc đĩa cứng hoặc in ra giấy. Để công tác kế toán theo hình thức này được tiến hành có hiệu quả, các máy tính cần được nối mạng và phải có giải pháp nối mạng hữu hiệu. 3.4.2. Về tài khoản sử dụng Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, TK 156 có hai tiểu khoản TK 1561: “Giá mua hàng hoá” TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hoá” ở Công ty, kế toán có sử dụng tài khoản trên đến tài khoản cấp III và chi tiết đến từng mặt hàng cụ thể (chủ yếu là các mặt hàng có doanh số lớn và thường xuyên). Tuy nhiên, kế toán phản ánh chưa đầy đủ nội dung của tài khoản này. Trị giá vốn của hàng hoá tại thời điểm nhập kho được phản ánh vào TK 1561 “Giá mua hàng hoá”. Giá thành thực tế của hàng mua nhập kho bao gồm: Giá thành Thực tế của hàng nhập kho = Trị giá mua hàng theo hoá đơn + Chi phí mua hàng + Thuế đầu vào của hàng hoá (nếu có) Kế toán Công ty có sử dụng TK 1562 “Chi phí mua hàng hoá” để phản ánh một số khoản thủ tục phí ngân hàng và thuế đầu vào. Sau đó, cuối quý kế toán tính toàn bộ chi phí phát sinh ở tài khoản này vào trị giá vốn hàng xuất kho. Trên thực tế, các khoản chi phí mua hàng như chi phí vận chuyển hàng về kho của Công ty, chi phí bốc xếp hàng lên phương tiện vận tải, chi phí tiếp nhận nhập kho,... lại được phản ánh vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”. Thực chất xét về mặt số học kế toán phản ánh theo cách này không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cuối cùng. Đến cuối kỳ kinh doanh, khi tính toán để xác định kết quả thì toàn bộ chi phí mua hàng và giá vốn hàng hoá đều được kết chuyển sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Tuy nhiên, cách hạch toán như vậy sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý chi phí: một số khoản chi phí liên quan đến hàng mua không được phản ánh trong trị giá hàng nhập khẩu mà lại nằm ở TK 641. Khi tính trị giá vốn hàng xuất bán sẽ thiếu một số khoản chi phí lẽ ra phải tính vào giá vốn nhưng nhưng lại nằm ở TK 641. Từ đó có thể làm giảm lợi nhuận của Công ty và ảnh hưởng đến tình hình cạnh tranh của Công ty khi tiêu thụ sản phẩm. Như vậy theo Chế độ kế toán hiện hành quy định, trị giá thực tế hàng nhập kho ghi theo cách này sẽ chưa đầy đủ và chưa đảm bảo nguyên tắc phù hợp của kế toán - khoản chi phí phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì phải phản ánh vào bộ phận đó. Theo em, kế toán hàng hoá khi phản ánh hàng nhập kho nên ghi vào TK 1561 theo đúng nội dung tức là chỉ ghi trị giá mua theo hoá đơn phải trả cho người bán. Toàn bộ chi phí mua hàng (CPMH) phát sinh trong tháng nên tập hợp vào TK 1562 và cuối tháng (cuối quý) mới tiến hành phân bổ cho hàng còn lại và hàng bán ra theo công thức sau: Chí phí thu mua Chi phí thu mua + Chi phí thu mua Trị giá phân bổ hàng tồn đầu kỳ phát sinh trong kỳ ´ mua cho hàng Trị giá mua hàng hoá + Trị giá mua hàng hoá hàng hoá tồn cuối kỳ xuất trong kỳ tồn cuối kỳ tồn cuối kỳ Chi phí thu mua Chi phí Chi phí Chi phí thu mua phân bổ cho = thu mua hàng + thu mua - phân bổ cho hàng hàng hoá tiêu thụ tồn đầu kỳ phát sinh trong kỳ tồn cuối kỳ 3.4.3. Việc hạch toán chi phí lãi vay Như trên đã phân tích, ở Công ty, hàng hoá nhập khẩu với khối lượng lớn, chủ yếu là máy móc thiết bị, đồ dùng điện máy... Vì vậy đòi hỏi phải huy động lượng ngoại tệ lớn. Đối với những lô hàng như vậy, Công ty có thể phải vay ngân hàng để mua hàng, chịu lãi suất vay vốn. Khoản trả lãi vay ngân hàng được kế toán phản ánh vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Nội dung của chi phí bán hàng bao gồm nhiều khoản mục trong đó có chi phí bảo quản, dự trữ hàng hoá. Khoản chi phí lãi vay ngân hàng có thể coi là khoản chi phí dự trữ, nó liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ mua bán hàng hoá. Hàng hoá mua về có thể bán thu tiền ngay hoặc còn tồn kho. Nếu có hàng chưa tiêu thụ được có nghĩa là đồng thời Công ty này phải chịu lãi của số hàng mua bằng vốn vay. Trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hàng hoá là tài sản lưu động lớn nhất và là đối tượng kinh doanh chủ yếu. Doanh nghiệp thương mại thực hiện nghiệp vụ thu mua hàng vào để bán ra, lợi nhuận là khoản chênh lệch giữa giá mua vào và giá bán ra. Hàng hoá tiêu thụ được cũng có nghĩa là vốn kinh doanh được hoàn lại, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành bình thường. Đối với hàng hoá mua bằng vốn vay ngân hàng, hàng hoá luân chuyển càng nhanh thì chi phí lãi vay càng ít, thời gian hoàn trả vốn và lãi vay càng ngắn. Ngược lại, hàng hoá tồn kho càng nhiều, thời gian hoàn trả vốn vay càng dài và chi phí lãi vay càng lớn. Như vậy, chi phí lãi vay ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và kết quả bán hàng của doanh nghiệp thương mại. Chế độ kế toán quy định đưa lãi vay ngân hàng vào TK 635 “Chi phí tài chính”. Theo em, để thực hiện đúng đắn nguyên tắc phù hợp của kế toán và đảm bảo hiệu quả kinh doanh, khoản chi phí lãi vay nên đưa vào TK 635 “Chi phí tài chính”. Cuối kỳ, chi phí lãi vay được phân bổ cho hàng bán ra và hàng còn lại tức là chi phí lãi vay của hàng sẽ được tính khi số hàng đó tiêu thụ được. Để tiến hành phân bổ chi phí lãi vay cho hàng bán ra và hàng còn lại, có thể sử dụng công thức sau: Chi phí lãi vay phân bổ cho hàng xuất trong kỳ = Lãi vay phân bổ cho hàng tồn ĐK + Lãi vay phát sinh trong kỳ x Trị giá của hàng hoá xuất kho trong kỳ Trị giá mua hàng hoá xuất trong kỳ + Trị giá lượng hàng nhập trong kỳ 3.4.4. Về vấn đề nâng cao hiệu quả kinh doanh Để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cần phải chú ý những vấn đề sau: Nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước. Phải xem xét thị trường trong nước xem nhu cầu trong nước cần loại hàng nào để có kế hoạch nhập khẩu cho phù hợp. Có các biện pháp mở rộng thị trường nước ngoài. ổn định xây dựng thị trường thương nhân với một số mặt hàng lớn, chú ý kết hợp thị trường trong và ngoài nước. Nhập khẩu chú trọng các mặt hàng phục vụ sản xuất như máy móc thiết bị, nguyên liệu sản xuất, vật liệu xây dựng và vật tư nông nghiệp... Tăng cường phương thức tự doanh trong xuất nhập khẩu. Việc hạ thấp giá cả hàng hoá: Có các biện pháp thương lượng với các công ty nước ngoài để giảm giá mua hàng nhập khẩu, giảm đến mức thấp nhất các chi phí chung như chi phí bán hàng, chi phí quản lý để góp phần hạ thấp giá bán hàng hoá nhập khẩu, tạo điều kiện cạnh tranh trên thị trường. 3.4.5. Vấn đề vận hành phần mềm kế toán Hiện nay trong Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ACSoft, phần mềm này cũng có rất nhiều ưu điểm và phòng kế toán được trang bị rất nhiều máy tính. Song phòng kế toán Công ty chỉ cài đặt phần mềm cho một (01) máy duy nhất và chỉ dành cho kế toán tổng hợp sử dụng. Điều này gây ra sự lãnh phí trong việc vận hành, gây ra sự trùng lắp và gây ra sự nhầm lẫn trong việc hạch toán kế toán. Nên trăng Công ty sử dụng giải pháp mạng cục bộ để các máy khác có thể sử dụng chung một phần mềm. áp dụng điều này sẽ khắc phục những nhược điểm về sử dụng phần mềm tại Công ty. Kết luận Trong điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường như hiện nay, vấn đề đẩy mạnh hoạt động lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Để thực hiện được nhiệm vụ kinh doanh trong cơ chế thị trường, các doanh nghiệp thương mại phải không ngừng tìm tòi đổi mới phương thức kinh doanh, hoàn thiện công tác quản lý trong đó trọng tâm là hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán hợp lý các quá trình diễn ra trong đơn vị. Việc đổi mới này thực sự là vấn đề bức xúc đang đặt ra. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố và cần có thời gian. Ngoài ra, sự đổi mới này còn đòi hỏi phải có sự nghiên cứu cả về việc xây dựng chế độ kế toán và sự khảo sát thực tế tại đơn vị kinh doanh. Qua quá trình nghiên cứu lý luận cũng như thực tế công tác hạch toán kế toán tại Công ty Techsimex, luận văn đã đề cập các vấn đề chủ yếu liên quan đến công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Những ý kiến đề xuất của em mới chỉ là những suy nghĩ ban đầu nhằm bổ sung cho việc hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin tài chính - kế toán trong nền kinh tế thị trường. Tuy nhiên do trình độ của bản thân có hạn lại phải nghiên cứu một đề tài rộng lớn trong một khoảng thời gian hạn chế cho nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến phê bình của các thầy cô giáo và những người làm công tác kế toán để luận văn được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Văn Thuận và tập thể các cán bộ công nhân viên trong Phòng Kế toán Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.