Luận văn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long

ng Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá. Giá trị ghi trên hoá đơn là 45.650.000 đồng, chi phí vận chuyển là 3.000.000 đồng. Vậy trị giá thực tế xi măng nhập kho sẽ là 45.650.000 + 3.000.000 = 48.650.000 đồng. - Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do công ty tự gia công chế biến thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho bằng trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất để gia công chế biến cộng chi phí gia công chế biến. Ví dụ 3: Ngày 18/09/2004, công ty xuất kho 1.200 kg sắt để giá công thép hình. Trị giá nguyên vật liệu ghi trên phiếu xuất kho là 27.000.000 đồng và chi phí thực tế phát sinh trong quá trình gia công chế biến là 3.478.900 đồng. Vậy trị giá nguyên vật liệu xuất kho bằng 27.000.000 +3.478.900 =30.478.900 đồng. - Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến. Khi đó trị giá nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng trị giá nguyên vật liệu xuất kho đem gia công chế biến cộng chi phí thuê ngoài gia công chế biến. Các trường hợp khác như mua từ nước ngoài, nhận vốn góp liên doanh, được cấp, biếu, tặng trong công ty thường ít khi xảy ra. * Đối với nguyên vật liệu xuất kho. Công ty tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp đích danh có dựa trên cơ sở thực tế xuất lô nguyên vật liệu nào thì lấy đúng với trị giá thực tế lúc nhập của lô hàng đó để xuất dùng cho đối tượng sử dụng. Phương pháp này cho phép công ty dễ quản lý vật liệu theo trị giá thực tế khi nhập nhưng lại hạn chế ở chỗ nếu công trình xây dựng tiến hành trong thời gian dài, giá cả nguyên vật liệu có sự biến động lớn thi việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ không chính xác, có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp. 2.2.4 Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. Do có những đặc điểm của một doanh nghiệp trong ngành xây lắp nên để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh ngoài việc tăng cường đầu tư những máy móc thiết bị tiên tiến vào trong thi công công trình, tổ chức cơ cấu sản xuất hợp lý, công ty còn phải không ngừng hoàn thiện các biện pháp để quản lý và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả hơn, làm giảm hao hụt tự nhiên, tránh mất mát hư hỏng, lãng phí nhằm hạ chi phí và giá thành sản phẩm. Công tác quản lý vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long được thực hiện cả ở kho và phòng kế toán. Tại kho chỉ quản lý vật liệu về số lượng và chủng loại. Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý về số lượng và giá trị. Tuy nhiên cũng do những đặc tính vốn có của vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp nên công ty thường không dự trữ vật liệu mà chỉ khi công ty hoặc các đội sản xuất có nhu cầu thì mới tổ chức mua vật liệu đúng theo dự toán đề ra. Việc mua dự trữ vật liệu thường chỉ áp dụng trong trường hợp đó là đó là vật liệu nhập ngoại, cơ hội mua khó khăn hoặc vật liệu đó được dự tính trong thời gian tới giá sẽ tăng. Dù vậy việc dự trữ cũng chỉ là trong thời gian ngắn, tránh mất mát, hư hỏng hoặc biến động giá cả bất lợi đối với công ty cũng như tránh để ứ đọng vốn mà vẫn đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp diễn ra bình thường, theo đúng tiến độ thi công. Trong nền kinh tế thị trường, giá cả và chất lượng sản phẩm luôn là vũ khí cạnh tranh sắc bén của bất cứ doanh nghiệp nào. Muốn tạo ra những công trình có chất lượng tốt, bên cạnh việc đảm bảo kỹ thuật thì chất lượng, chủng loại vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công trình nên công tác quản lý vật liệu về chất lượng, chủng loại luôn được công ty quan tâm đúng mức. Việc mua vật liệu phải căn cứ vào các bản thiết kế để có kế hoạch mua từng loại sao cho đúng số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và chất lượng đã đề ra trong thiết kế. Vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên trong quá trình sử dụng, công ty luôn khuyến khích tiết kiệm nguyên vật liệu. Tuy nhiên tiết kiệm ở đây không phải là bớt xén hoặc thay đổi các loại vật tư không theo thiết kế. Điều quan trọng là phải sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, đúng định mức đã thiết kế nhằm tiết kiệm vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình và đúng thời hạn. Mặt khác trong quá trình thi công các đội đã tổ chức công tác thu hồi phế liệu như các đầu sắt thép, gỗ không sử dụng, vỏ bao xi măng... góp phần làm giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho công ty. 2.2.5 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán thích hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Chính vì vậy các loại sổ sách kế toán của công ty sử dụng đều phải tuân theo những quy định chung của hình thức này, bao gồm: - Sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu chính - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Các sổ liên quan khác như sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp vật tư, sổ chi tiết TK 621, các bảng tổng hợp chứng từ gốc... Các chứng từ kế toán được sử dụng là: - Phiếu nhập kho vật tư (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho vật tư (mẫu 02-VT) - Thẻ kho (mẫu 06- VT) - Hoá đơn giá trị gia tăng - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Và một số chứng từ và sổ sách khác có liên quan... 2.2.5.1 Thủ tục xin mua và nhập kho vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty phần lớn là được mua ở ngoài. Việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao rồi sau đó chuyển cho phòng vật tư hoặc các đội sản xuất để mua sắm. Thông thường vật liệu do các đội mua, trường hợp mua với khối lượng lớn hoặc các trường hợp đặc biệt thì phòng vật tư của công ty mua. Khi công ty có ký kết hợp đồng với nhà cung cấp vật tư thì phòng vật tư của công ty sẽ cử cán bộ phòng đi mua, rồi căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán hàng, phòng vật tư sẽ tiến hành nhập kho vật liệu. Trường hợp các đội tự mua thì phải mua theo đúng bản giao khoán, nếu mua vượt định mức đề ra thì phải dừng lại. Đội tự ký hợp đồng với người bán sau đó lấy hoá đơn của người bán về phòng vật tư làm thủ tục nhập, xuất vật liệu tại đây. Cuối cùng chuyển hoá đơn về cho phòng kế toán để hạch toán. Khi nhập kho thủ kho phải tiến hành kiểm tra chủng loại, số lượng ghi trên hóa đơn, cho tiến hành nhập kho, ghi số thực nhập rồi ký nhận vào phiếu nhập kho. Đối với những mặt hàng có nhiều chi tiết nhỏ, dễ mất mát, dễ vỡ, dễ hỏng, khó bảo quản khi hàng về nhập kho phải làm biên bản giao nhận hàng làm cơ sở ràng buộc giữa bên giao và bên nhận. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại phòng vật tư. - Liên 2: Thủ kho giữ rồi chuyển cho phòng kế toán. - Liên 3: Do đội có nhu cầu sử dụng vật tư giữ. Ví dụ 4: Theo ví dụ 1, ngày 08/09/2004 ông Đỗ Văn Bình thuộc công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long mua một số nguyên vật liệu tại công ty vật liệu xây dựng Lê Thanh Lam Sơn - Thanh Hoá và nhận được các chứng từ sau: 2.2.5.2 Thủ tục xuất kho vật liệu. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu của từng đội, từng công trình, các đội phải làm phiếu đề nghị lĩnh vật tư, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho. Trường hợp phòng vật tư mua nguyên vật liệu chuyển thẳng cho đội sản xuất thì phiếu xuất kho được lập cùng phiếu nhập kho. Thông thường các đội tự mua nguyên vật liệu sau đó làm thủ tục nhập kho tại phòng vật tư đồng thời lập luôn phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại phòng vật tư - Liên 2: Thủ kho nhận rồi chuyển lên cho phòng kế toán - Liên 3: Do đội nhận vật tư giữ Phiếu xuất kho trước hết được đưa lên cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho đội sản xuất, thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho sẽ kiểm tra tính chính xác và căn cứ vào đó để xuất vật tư. Ngoài số lượng vật liệu xuất kho chủ yếu cho thi công công trình, cho quản lý phục vụ quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty còn được bán (đó là các phế liệu thu hồi từ công trình) hoặc cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty vay tạm thời hoặc xuất cho các đội gia công. Trong trường hợp xuất cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty thi công thì căn cứ vào hợp đồng vay mượn giữa các đơn vị vay với công ty đã được giám đốc ký duyệt, phòng vật tư lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này cũng được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư - Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ vận chuyển trên đường - Liên 3: Thủ kho giữ làm thủ tục xuất hàng và làm căn cứ ghi vào thẻ kho Trường hợp xuất bán thì kế toán lập hoá đơn bán hàng, đây cũng chính là phiếu xuất kho (có kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng). Hóa đơn bán hàng cũng được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại phòng vật tư - Liên 2: Khách hàng giữ - Liên 3: Thủ kho giữ Phiếu lĩnh vật tư phục vụ cho thi công công trình 14B-Đà Nẵng. Biểu số 2: PHIẾU LĨNH VẬT TƯ Ngày 08/09/2004 Đơn vị lĩnh vật tư: Đội 201 Lý do lĩnh: Thi công công trình 14B-Đà Nẵng Tại kho: Đội 201 (hàng nhập xuất ngay) STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Đá hộc m3 800 2 Cát vàng m3 400 3 Đá 1×2 m3 50 Thủ trưởng đơn vị Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phụ trách bộ phận Người yêu cầu (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu này và biên bản giao khoán phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho sau: 2.2.5.3 Tổ chức danh mục vật tư ở công ty. Theo quy định của bộ tài chính, toàn bộ các đối tượng quản lý của doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính đều phải tiến hành mã hoá. Riêng vật tư hàng hoá trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng danh điểm. Tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long quy định danh mục vật tư gồm mã 3 cấp, trong mỗi cấp được chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu khác nhau, trong mỗi loại nguyên vật liệu lại có các nhóm khác nhau. Sau đây là danh mục một số vật tư trong công ty: Màn hình 3: Chẳng hạn, trong danh mục trên: NC là nguyên liệu chính - mã cấp 1 NCC là nguyên liệu chính Cát các loại - mã cấp 2 NCC01 là cát đen A3 - mã cấp 3 2.2.5.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty. Hiện nay, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu của công ty được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Đây là một phương pháp ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi ưu điểm của nó là việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thì việc xử lý, tính toán của kế toán trở lên dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc điểm của phương pháp ghi thẻ song song là sự kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho và ghi chép của kế toán tại phòng kế toán, trên cơ sở đó giám sát tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. Ở kho: Hàng ngày khi các nghiệp vụ nhập, xuất thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các phiếu nhập, xuất kho và thẻ kho của từng thứ vật liệu. Mỗi loại vật liệu chỉ được theo dõi trên một thẻ kho. Toàn bộ những loại nguyên vật liệu được công ty tiến hành nhập, xuất thẳng khi lập phiếu nhập cũng chính là phiếu xuất nên số dư cuối ngày của các loại nguyên vật liệu bằng không (không có tồn kho nguyên vật liệu đó). Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật tư hàng hoá cho phòng kế toán. Ở phòng kế toán: Định kỳ nhận được phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hoàn chỉnh chứng từ. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán chỉ phải nhập số liệu từ các chứng từ liên quan vào máy, phần mềm cài đặt tự xử lý thông tin và có thể in ra các sổ và chứng từ cần thiết. Đối với mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc đối với mỗi loại xuất khác nhau chẳng hạn như xuất chuyển kho và xuất dùng phục vụ cho công trình thì phần mềm công ty sử dụng các màn hình nhập liệu khác nhau. Thông thường, sau khi nhập liệu về các nghiệp vụ nhập, xuất, toàn bộ sẽ được ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp vật liệu phục vụ cho việc quản lý vật liệu của doanh nghiệp. Sổ chi tiết là sổ dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất của từng loại vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán vật liệu tiến hành thao tác cộng sổ chi tiết trên máy và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, tránh tình trạng nhầm lẫn trong quá trình ghi sổ. Quá trình nhập dữ liệu vào máy được thực hiện một lần cho cả kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, vì vậy em sẽ trình bày phần nhập dữ liệu ở phần kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu. 2.2.5.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Đồng thời với quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán cũng phải ghi sổ tổng hợp nguyên vật liệu. Phương pháp kế toán mà công ty đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Như đã giới thiệu ở trên, đây là phương pháp ghi chép thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư trên các tài khoản kế toán. Vì vậy để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu tại công ty, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152"nguyên vật liệu": Theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 331"phải trả người bán": Theo dõi tình hình thanh toán khoản tiền phải trả nhà cung cấp vật tư của công ty. Một số tài khoản khác liên quan như: TK621, TK623, TK141, TK111, TK112, TK133... * Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty phần lớn được mua ngoài (mua chịu hoặc mua bằng tiền tạm ứng). Việc mua, bán nguyên vật liệu trong điều kiện nền kinh tế thị trường thường diễn ra thông thoáng, nhanh gọn. Nhìn chung đối với các công ty xây dựng, vật liệu mua ngoài thường ở gần công trình thi công nên ở công ty ít khi có trường hợp hoá đơn về mà nguyên vật liệu chưa về trong tháng và ngược lại. Vì vậy công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng. Ngoài nguồn mua ngoài bằng tạm ứng hay mua chịu, công ty còn nhập nguyên vật liệu từ các nguồn khác như vật liệu do các xưởng sản xuất gia công, thu hồi cho vay tạm thời, nhập lại nguyên vật liệu do không dùng hết... a) Nhập nguyên vật liệu do mua bằng tạm ứng. Việc mua nguyên vật liệu bằng tạm ứng diễn ra thường xuyên trong công ty. Trước hết cán bộ hay người lao động trong công ty sẽ được ứng trước một khoản tiền nhất định để mua vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã được duyệt. Sau khi hoàn thành việc mua, người nhận tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng nộp cho công ty yêu cầu thanh toán tạm ứng. Việc cập nhật dữ liệu về tình hình nhập kho nguyên vật liệu do mua bằng tạm ứng được tiến hành giống thanh toán tạm ứng và trên cơ sở các chứng từ như hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng và giấy thanh toán tạm ứng. Căn cứ vào nội dung kinh tế được phản ánh trên các chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào máy ở màn hình nhập liệu sau: Màn hình 4: Trước hết để vào màn hình nhập liệu, kích chuột tại biểu tượng phần mềm kế toán mà công ty sử dụng, giao diện phần mềm hiện ra. Sau đó người sử dụng điền các thông tin về tên và mật khẩu đúng thì màn hình hệ thống các menu xuất hiện. Kích tiếp chuột vào menu "báo biểu", chọn mục nguyên liệu, vật liệu, chọn tiếp mục nguyên liệu vật liệu mua ngoài, sau đó máy hiện ra màn hình nhập liệu như trên. Sau đó kế toán nhập dữ liệu vào máy, căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập theo các chỉ tiêu có trên màn hình nhập liệu. Ví dụ (theo ví dụ 1): Ngày 08/09/2004, ông Bình dùng tiền tạm ứng của công ty để mua đá hộc cho công ty với số lượng 800m3, đơn giá 54.000đ/m3 của công ty VLXD Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá. Kế toán tiến hành nhập liệu theo các chỉ tiêu sau: Loại chứng từ: Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ - nhập mua Kho nhập: Đội 201 Ngày: 08/09/2004 Số phiếu nhập: 8 Hoá đơn ngày: 08/09/2004 Mã khách VAT: 100208 Mã số thuế: (máy tự động) Mã đối tượng tập hợp: 14B Diễn giải: Ông Bình nhập mua của công ty VLXD Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá Mã hàng hoá: NCD13 Tên hàng hoá: Đá hộc ĐVT: M3 Số lượng: 800 Đơn giá vốn: 54000 Tiền vốn: (máy tự động) % thuế: 10 Cộng tiền vốn: (máy tự động) Thuế VAT: (máy tự động) TK nợ: 1521,TK có: 141, số tiền: 43200000 TK nợ: 133, Tk có: 141, số tiền: 4320000 Sau khi nhập song nội dung một nghiệp vụ , kế toán có thể nhấn chuột phải vào bảng để nhập thêm các nghiệp vụ khác và kết thúc việc nhập liệu bằng nút "lưu". Trên cơ sở các đối tượng được mã hoá, nội dung nghiệp vụ được cập nhật thì máy sẽ thực hiện ghi các nội dung ngoài màn hình nhập dữ liệu vào sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. Tuỳ theo yêu cầu thông tin của đơn vị mà kế toán có thể cung cấp bất cứ lúc nào thông qua lệnh in. Cuối tháng kế toán phải lọc chứng từ theo nguồn nhập để đánh số chứng từ ghi sổ. GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Đề nghị: Giám đốc Tên tôi là: Đỗ Văn Bình Ngày 08/09/2004 tôi mua cho đội 201( phục vụ thi công công trình 14B- Đà Nẵng) lượng đá hộc là 800m3,với đơn giá là 54.000 đồng/m3, lượng cát vàng là 400, đơn giá 45000đ/m3, lượng đá 1×2 là 50 m3, đơn giá 110000đ/m3 bằng tiền tạm ứng Giá chưa có thuế là 66.700.000 đồng Thuế GTGT(10%) 6.670.000 đồng Tổng thanh toán 73.370.000 đồng Bằng chữ: Bảy mươi ba triệu ba trăm bảy mươi nghìn đồng Đề nghị giám đốc thanh toán tiền mua trên. Giám đốc ký duyệt Ngày 08/09/2004 Người xin thanh toán (Ký tên) b) Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài(chịu nợ). Có trường hợp công ty không mua nguyên vật liệu bằng tạm ứng mà chịu nợ với người bán. Đây cũng là một trường hợp thường thấy trong mua bán ở nền kinh tế thị trường. Trong trường hợp này, công ty cũng căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ như trên, tiến hành nhập dữ liệu ở màn hình giống như mua bằng tạm ứng, tuy nhiên có nhập thêm chỉ tiêu về mã khách hàng công nợ, thời hạn thanh toán. Ví dụ: Ngày 13/09/2004, ông Trung nhập mua đá hộc tại công ty vật liệu xây dựng Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá với số lượng 150m3, đơn giá là 52.500 đồng/m3 Giá chưa thuế là 7.875.000 đồng Thuế GTGT(10%) 787.500 đồng Tổng thanh toán 8.662.500 đồng Chưa trả tiền người bán. Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn bán hàng và phiếu nhập kho số 13, kế toán tiến hành nhập nội dung nghiệp vụ này vào máy theo các chỉ tiêu: Loại chứng từ: Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ - nhập mua Kho nhập: Đội 201 Ngày: 13/09/2004 Số phiếu nhập: 13 Mã khách VAT:... Mã số thuế: (máy tự động) Mã khách hàng công nợ: ... Mã đối tượng tập hợp: 14B Hoá đơn ngày: 13/09/2004 Thời hạn thanh toán: ... Mã hàng hoá: NCD13 Tên hàng hoá: Đá hộc ĐVT: M3 Số lượng: 150 Đơn giá vốn: 52500 Tiền vốn: (máy tự động) % thuế: 10 Cộng tiền vốn: (máy tự động) TK nợ: 152, TK có: 331, số tiền: 7875000 TK nợ: 133, TK có: 331, số tiền: 787500 Lưu ¿ Khi nội dung nghiệp vụ này được nhập vào máy, máy cũng sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu đá hộc, sổ chi tiết phải trả người bán, bảng tổng hợp chứng từ gốc. Số liệu trên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại sẽ là cơ sở để máy lập chứng từ ghi sổ: Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp tiến hành lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Biểu số 10: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/09/2004 đến ngày 30/9/2004 CTGS Số tiền CTGS Số tiền Số Ngày Số Ngày ... ... ... 18 30/09 30.000.000 13 30/09 399.331.887,8 19 30/09 78.890.700,9 14 30/09 20.345.566,6 20 30/09 50.880.000 15 30/09 53.898.000 21 30/09 40.000.000 16 30/09 12.670.500 22 30/09 368.250.889 17 30/09 108.899.900,6 ... ... ... Trong trường hợp công ty mua ngoài bằng nhập khẩu (đây là trường hợp ít khi xảy ra trong công ty) thì công ty phải tính thuế nhập kho theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nước cho hàng nhập khẩu. Sau đó kế toán cũng căn cứ vào phiếu nhập kho, chứng từ liêu quan đến vật tư nhập khẩu để nhập dữ liệu vào máy theo định khoản sau: Nợ TK 152 Có TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (3333) Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản Nợ TK 133 Có TK 333 Ở đây, khi nhập nội dung một định khoản xong đã bao gồm cả việc nhập chỉ tiêu % thuế GTGT và nhấn nút Enter máy sẽ hỏi có muốn nhập thêm định khoản thứ hai về thuế không thì kế toán chọn có và nhập nội dung định khoản thứ 2 bình thường. c) Trường hợp nhập kho NVL do xưởng sản xuất chế tạo. Đây là trường hợp chỉ xảy ra trong thời gian gần đây và với số lượng ít. Đối với trường hợp này kế toán sau khi nhận được phiếu nhập kho vật tư do người lao động trong công ty tự chế thì tiến hành nhập dữ liệu vào máy ở màn hình sau: Màn hình 5: Các chỉ tiêu bắt buộc phải nhập trong phần này là loại chứng từ, kho nhập, ngày, số phiếu nhập, đối tượng pháp nhân, diễn giải, mã, tên hàng hoá vật tư, đơn vị tính, số lượng, đơn giá vốn, TK nợ (152), TK có (154) Sau khi nhập xong, máy sẽ tự động xử lý thông tin theo quy trình đã đề cập ở trên Ví dụ: Căn cứ vào PNK số 18 ngày 18/09, kế toán nhập dữ liệu lần lượt theo các chỉ tiêu kể trên và theo định khoản sau: Nợ TK 152 30.478.900 Có TK 154 30.478.900 Số liệu này đã được phản ánh trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư, chứng từ ghi sổ số 13, sổ đăng ký CTGS tháng 9/2004, sổ cái tài khoản 1521 tháng 9/2004 d) Trường hợp nhập kho do thu hồi nợ vay và do thu hồi từ các công trình (không sử dụng hết) Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán nhập nội dung vào máy ở màn hình nhập nguyên vật liệu khác cũng theo các chỉ tiêu tương tự như trên, riêng phần định khoản nhập như sau: Trường hợp thu hồi nợ vay, kế toán ghi: Nợ TK 152 (1521-NLVL chính) Có TK 138 (1388 - Phải thu khác) Trường hợp nhập kho do thu hồi nguyên vật liệu không dùng hết từ các công trình kế toán nhập liệu theo định khoản: Nợ TK 152 Có 621-chi phí NVL trực tiếp Sau khi nhấn nút lưu, máy cũng sẽ tự phản ánh số liệu vào các bảng biểu, sổ sách liên quan, kế toán có thể in ra bất kỳ lúc nào bằng nút "in chứng từ" ở phía trên màn hình nhập liệu. Việc sửa số liệu nhập có thể tiến hành trực tiếp trên màn hình nhập. Các số liệu cần huỷ đi hoặc khôi phục lại có thể thực hiện được ở các nút trên đầu màn hình. Trường hợp nhập cùng một lúc nhiều nghiệp vụ có thể sử dụng nút "mới" để nhập nghiệp vụ tiếp theo. * Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu là cho thi công các công trình, ngoài ra có thể cho các đơn vị khác vay mượn tạm thời, xuất bán phế liệu, xuất cho quản lý... a) Trường hợp xuất vật liệu cho thi công các công trình. Đây là trường hợp xuất diễn ra thường xuyên nhất, chiếm phần lớn khối lượng nguyên vật liệu trong công ty. Khi có nghiệp vụ này xảy ra thì kế toán căn cứ phiếu xuất kho vật liệu nhập dữ liệu vào máy ở màn hình sau: Màn hình 6: Các thao tác vào màn hình này cũng tương tự như trường hợp vào màn hình nhập liệu của nghiệp vụ nhập vật liệu. Sau đó kế toán lần lượt nhập nội dung nghiệp vụ vào máy theo các chỉ tiêu có trong màn hình này. Riêng chỉ tiêu đơn giá máy tự động điền đúng đơn giá nhập của nguyên vật liệu xuất theo đúng phương pháp đích danh mà công ty áp dụng, sau đó máy tự tính ra tiền vốn xuất kho của nguyên vật liệu đó. Ví dụ: Trong cùng ngày 08/09/2004, cùng với việc tiến hành các thủ tục nhập công ty cũng làm luôn thủ tục xuất kho cho số nguyên vật liệu do ông Đỗ Văn Bình mua (phiếu nhập kho số 8). Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho số 8 nhập nội dung nghiệp vụ này vào máy theo các chỉ tiêu sau: Loại chứng từ: Phiếu xuất vật liệu Kho xuất: Đội 201 Ngày: 08/09/2003 Số hoá đơn: 8 Đối tượng pháp nhân: DOI18 Mã khoản mục chi phí: 621 Mã đối tượng tập hợp: 14B Diễn giải: Xuất phục vụ thi công công trình 14B Đà Nẵng Mã hàng hoá: NCD13 Tên hàng hoá: Đá hộc ĐVT: M3 Số lượng: 800 Đơn giá vốn: (máy tự động) Tiền vốn: (máy tự động tính) TK nợ: 621 TK có: 152 Số tiền: (máy tự động điền) Khi nhập nội dung nghiệp vụ trên vào máy, máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật tư, sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.  Và tương tự như phần nhập thì bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đối với trường hợp xuất cũng là cơ sở để lập chứng từ ghi sổ. Biểu số 13: Công ty CPXD số 2 CHỨNG TỪ GHI SỔ Thăng Long Số: 22 Đội 201 Tháng 9/2004 Loại chứng từ: NLVL 2- Phiếu xuất kho Ngày, số CT, diễn giải Tài khoản nợ Tài khoản có Tiền nợ Tiền có Nguyên vật liệu 152 368.250.889 Chi phí NVLTT 621 349.654.679 Chi phí máy thi công 623 11.917.850 Chi phí QLDN 642 6.678.370 Đã ghi sổ cái ngày... Ngày 30/9/2004 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên b) Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng không lớn trong doanh nghiệp nhưng luôn ổn định và cần thiết. Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy ở màn hình xuất "vật liệu khác" theo đúng các chỉ tiêu như trên và theo định khoản: Nợ TK 642-chi phí QLDN Có TK 152 c) Trường hợp xuất kho cho các đơn vị vay mượn tạm thời. Đây là trường hợp cũng thường xuyên xảy ra trong các đơn vị thành viên của tổng công ty. Khi có nghiệp vụ này xảy ra kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, nhập số liệu ở màn hình sau: Màn hình 7: Ví dụ: Ngày 20/09/2004 công ty cho một đơn vị thành viên trong cùng tổng công ty là công ty cầu 7 Thăng Long vay nguyên liệu chính nhựa đường đặc 60/70 rời với số lượng 650 kg, đơn giá vốn 30.000đ/kg, công ty tiến hành nhập liệu theo các chỉ tiêu sau: Loại chứng từ: Phiếu xuất chuyển kho Kho xuất: Đội 205 Ngày: 20/09/2004 Di chuyển đến kho: Đội thi công công ty cầu 7 Thăng Long Đối tượng pháp nhân: ... Diễn giải: Xuất cho công ty cầu 7 Thăng Long vay tạm thời Mã hàng hoá: NCN04 Tên hàng hoá: Nhựa đường đặc 60/70 rời ĐVT: Kg Số lượng: 650 Đơn giá vốn: 30000 (máy tự động) Tiền vốn (máy tự động) TK nợ: 1368 TK có: 1521 Số tiền: (máy tự động) Lưu ¿ Sau khi nhập nội dung trên máy sẽ tự động xử lý số liệu cập nhật vào sổ chi tiết vật liệu và các sổ sách khác có liên quan. d)Xuất bán phế liệu. Trong quá trình thi công công trình, nếu có phế liệu xuất bán, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho để nhập dữ liệu ở màn hình "xuất vật liệu khác" và theo định khoản sau: Nợ TK 111(112, 131) Có TK 152 Trường hợp công ty bán trực tiếp không qua nhập kho thì kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 111(112, 131) Có TK 154 e) Xuất cho các đội gia công Trong một số trường hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp mua về chưa thể sử dụng ngay cho quá trình thi công nên các đội phải tiến hành gia công số nguyên vật liệu đó cho phù hợp với yêu cầu sử dụng. Khi đó căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập nội dung nghiệp vụ vào máy theo định khoản: Nợ TK 154- chi phí sản xuất KDDD Có TK 152-NL,VL Sau khi cập nhật đúng nội dung nghiệp vụ, máy sẽ tự ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết khác có liên quan và cuối tháng trên cơ sở kế toán vật tư lọc dữ liệu để ghi vào chứng từ ghi sổ. Từ đó phản ánh vào sổ cái liên quan, sổ đăng ký CTGS CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG 3.1 Nhận xét chung về tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dứng số 2 Thăng Long. 3.1.1Ưu điểm Cùng với sự phát triển của ngành xây dựng cơ bản, công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong suốt hơn 40 năm qua, với sự nỗ lực hết mình của tập thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên của công ty trong đó có các bộ phòng tài chính - kế toán, công ty đã đạt được nhiều thành tích trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính. Công ty đã luôn tận dụng, phát huy mọi tiềm lực sẵn có của mình, kịp thời chớp lấy thời cơ trong kinh doanh tạo chỗ đứng vững chắc cho mình trong cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp khác. Công ty đã và đang có những bước đi vững chắc, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường. Với phương châm "chất lượng là hàng đầu, đa ngành nghề, đa sản phẩm" các sản phẩm của công ty đã chiếm được uy tín trên thị trường, công ty đã đấu thầu được những công trình có quy mô lớn, chiếm lĩnh được thị trường trên cả nước như công trình nhà in tổng công ty Hàng Không, trải thảm mặt cầu Hàm Rồng - Sông Mã, quốc lộ 18 Bắc Ninh-Nội Bài, quốc lộ 14B - Đà Nẵng... Với những thành tích đáng kể trong hoạt động, công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao và góp phần nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong công tác kế toán, công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán viên vững vàng, có kinh nghiệm trong công tác kế toán, luôn áp dụng chế độ kế toán hiện hành kịp thời. Công việc kế toán được phân công cụ thể, phù hợp với trình độ nhân viên kế toán, từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người. Một số cán bộ kế toán có thể kiêm luôn nhiều vị trí mà vẫn đảm bảo công tác kế toán được hoàn thành tốt. Chính điều này tạo ra một bộ máy kế toán được tổ chức một cách gọn nhẹ, chặt chẽ, khoa học, tận dụng được hết khả năng của từng nhân viên kế toán đồng thời tăng thêm thu nhập cho từng người. Việc tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung là phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, trang bị phương tiện ghi chép, tính toán hiện đại. Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kiểm tra, xử lý, cung cấp thông tin giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Mặt khác hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức rất thích hợp cho việc tổ chức kế toán trên máy vi tính vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. Hơn nữa công ty lại kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song tạo điều kiện kiểm tra đối chiếu dễ dàng, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên bất cứ thời điểm nào cũng tính được giá trị nhập, xuất, tăng, giảm, hiện có của tài sản. Như vậy công ty có điều kiện để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty. Ứng dụng phần mềm kế toán AF5 trong công tác kế toán cũng là một ưu điểm lớn mà công ty có được. Phần mềm AF5 với đặc điểm là đơn giản, dễ sử dụng, có thể thực hiện những thao tác cần thiết trong công tác kế toán tạo điều kiện cho việc xử lý, thu nhận thông tin một cách kịp thời, hữu ích, giảm khối lượng công tác ghi chép. Mặt khác, nó giúp cho công tác bảo quản lưu trữ dữ liệu, thông tin kế toán an toàn hơn và tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Về việc bảo quản dự trữ vật tư, công ty luôn dự trữ vật tư ở mức hợp lý đảm bảo cho sản xuất liên tục mà vẫn không gây ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi tốt phù hợp với quy mô sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu. Khi có nhu cầu về vật tư, nếu cán bộ phòng vật tư đi mua thì số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại vật tư luôn được đảm bảo hoặc nếu là đại diện của đội đi mua thì cũng phải làm thủ tục xuất kho tại phòng vật tư. Nói chung thủ tục nhập, xuất kho vật liệu đều được thực hiện chặt chẽ dưới sự giám sát của các bộ phận liên quan, có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định đặt ra, đảm bảo tính khoa học, hợp lý, không bị trùng lặp. Các loại sổ sách, tài khoản kế toán mà doanh nghiệp sử dụng đều tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Việc vận dụng phương thức khoán trong công tác xây lắp là phù hợp trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay. Có nghĩa là, sau khi ký hợp đồng xây dựng, công ty tiến hành giao khoán cho các đội theo từng hạng mục công trình hoặc theo từng công trình. Việc khoán sản phẩm làm cho các đội thi công có trách nhiệm và quan tâm hơn đến kết quả lao động của mình, bảo đảm kinh doanh có lãi. Cơ chế khoán gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động, từng đội thi công, khuyến khích lợi ích vật chất trong lao động. Mặt khác nó tạo quyền tự chủ về mặt hạch toán trong kinh doanh, tạo vốn, lực chung, phương thức tổ chức lao động hợp lý. 3.1.2 Những mặt còn tồn tại. Bên cạnh những những ưu điểm cơ bản, trong quá trình quản lý và sử dụng kế toán nguyên vật liệu còn một số hạn chế sau: Một là: Việc hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu. Đối với những nguyên vật liệu có giá trị lớn hoặc yêu cầu về chất lượng vật liệu cao hoặc một loại vật liệu nhưng có nhiều quy cách khác nhau, với đơn giá khác nhau dễ gây nhầm lẫn thì trước khi tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập kho công ty nên tiến hành kiểm nghiệm vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Hai là: Trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song nhưng thực tế nhiều khi công ty không vận dụng đúng quy trình hạch toán vật liệu. Trong nhiều trường hợp công ty không lập bảng tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu cho từng công trình làm cho việc kiểm tra đối chiếu giữa số liệu tổng cộng về tình hình nhập, xuất, tồn trên sổ kế toán chi tiết với số liệu trên các sổ tổng hợp trở nên khó khăn hơn. Ba là: Đối với việc quản lý nguyên vật liệu: Cả hai trường hợp mua vật tư (cán bộ phòng vật tư mua hoặc đội cử người đi mua) thì phòng vật tư đều tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Đây là cách quản lý vật tư chặt chẽ nhưng cũng gây ra một số khó khăn nhất định. Đặc biệt trong trường hợp vật tư do đội mua thường mua đến đâu xuất đến đó, không có tồn kho, nếu các công trình ở xa thì việc lập phiếu nhập kho, khi có yêu cầu sản xuất các đội phải lập phiếu lĩnh vật tư do đội trưởng ký xác nhận sau đó gửi về cho phòng vật tư để lập phiếu xuất kho, phiếu này phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị rồi lại chuyển về cho các đội sau đó mới được phép xuất kho sản xuất. Đây là một việc làm không cần thiết có thể dẫn đến mất thời gian và làm việc thi công công trình chậm chễ. Bốn là: Việc xây dựng định mức dự trữ NVL. Thực tế ở công ty chưa xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu. Mặc dù trong nền kinh tế thị trường, việc cung cấp các loại nguyên vật liệu rất thuận tiện song cũng có không ít sự biến động, mà mỗi sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất cũng như tiến độ thi công công trình. Nếu công ty không xây dựng định mức dự trữ thì công việc sẽ bị đình đốn khi nguyên vật liệu trở nên khan hiếm hay khi giá cả thị trường đột nhiên tăng lên. Năm là: Công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công ty chưa thực sự coi trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Nếu được thực hiện tốt, việc phân tích này sẽ giúp công ty tìm ra các nhân tố ảnh hưởng tới các khoản chi vật liệu trong giá thành sản phẩm từ đó có biện pháp hạ thấp chi phí, giá thành tăng lợi nhuận cũng như tìm ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu hiệu quả. 3.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện Kế toán trong doanh nghiệp nói chung mà cụ thể ở đây là kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực của doanh nghiệp trong quản lý sản xuất kinh doanh nói chung nên đòi hỏi nó phải luôn hướng tới sự hoàn thiện. Tuy nhiên công việc kế toán lại thay đổi thường xuyên, liên tục tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn và theo những chính sách chế độ quản lý kinh tế tài chính mới của nhà nước. Chính vì thế mà quá trình tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau: - Tôn trọng nguyên tắc, chế độ, chuẩn mực kế toán. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể áp dụng những hình thức, phương pháp kế toán khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ, chuẩn mực kế toán của nhà nước. Đó chính là hành lang pháp lý của công tác kế toán tạo ra khả năng so sánh, đối chiếu được và thuận tiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán. - Tổ chức kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp vể tổ chức sản xuất kinh doanh và về công tác quản lý. Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau thì sẽ lựa chọn cho mình một hình thức kế toán, phương pháp kế toán khác nhau (phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá vốn xuất kho...) để đảm sự phù hợp đó. Nếu doanh nghiệp chỉ áp dụng cứng nhắc một hình thức, một phương pháp kế toán nào đó không thích hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp tất yếu sẽ tạo ra sự bất hợp lý trong khi hạch toán và không đem lại hiệu quả công tác kế toán như mong muốn. Tuy vậy việc lựa chọn này dù linh động đến đâu vẫn phải đảm bảo các chế độ, chuẩn mực của nhà nước. - Công tác kế toán phải đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác. Yêu cầu này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Nếu thông tin kế toán không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản này thì quyết định kinh tế của doanh nghiệp sẽ không đảm bảo được tính thích hợp, đúng đắn, sát với thực tế. Hơn nữa thông tin kế toán được cung cấp còn là một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp. Nó là căn cứ để thuyết phục các chủ đầu tư, các ngân hàng... trong việc ký kết các hợp đồng đấu thầu lớn, thực hiện các khoản vay, các dự án lớn... vì thế thông tin kế toán được cung cấp như thế nào sẽ quyết định sự thắng lợi của doanh nghiệp trong cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. - Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải trong mối quan hệ thống nhất với các phần hành kế toán khác, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán nguyên vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác chỉ là một bộ phận trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, giữa chúng có mối quan hệ mật thiết, khăng khít với nhau, bổ sung cho nhau, không thể thiếu một bộ phận kế toán nào. Vì vậy bất kỳ một phần hành kế toán nào yếu kém sẽ đều ảnh hưởng tới các phần hành kế toán khác và do đó tác động xấu tới cả hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Chỉ có trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu trên thì kế toán vật liệu mới thực hiện tốt vai trò của mình và trở thành công cụ quản lý hữu ích của doanh nghiệp. 3.3 Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. 3.3.1 Lập bảng phân bổ vật liệu Để phản ánh chi tiết hơn nữa giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng, chi tiết cho các tài khoản cấp 1, cấp 2, chi tiết theo từng loại sản phẩm, đối tượng tập hợp chi phí đồng thời tổng hợp toàn bộ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng trong phạm vi toàn doanh nghiệp, công ty có thể lập bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu. Bảng này cũng như các mẫu biểu, sổ sách khác của doanh nghiệp phải được tạo sẵn trong máy để khi có yêu cầu sử dụng thì có thể in ra bất cứ lúc nào. Cơ sở số liệu để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu là các chứng từ xuất kho vật liệu. Các chứng từ này được tập hợp và phân loại riêng cho từng đối tượng sử dụng cụ thể. Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng trong kỳ, dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng. Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bổ nguyên vật liệu theo từng đối tượng tập hợp để ghi vào bên có tài khoản 152, các sổ kế toán liên quan (sổ chi tiết nguyên vật liệu) và được sử dụng để tính giá thành sản phẩm. Mẫu biểu bảng phân bổ được xây dựng như sau: 3.3.2 Phương pháp quản lý nguyên vật liệu. Với địa bàn thi công rất rộng nên nhiều công trình ở xa mà phiếu xuất kho chỉ có hiệu lực một lần không phù hợp với việc sử dụng nguyên vật liệu thường xuyên xuất trong tháng. Do đó đối với nguyên vật liệu xuất kho phục vụ cho thi công xây lắp thì phòng vật tư nên lập phiếu xuất kho theo hạn mức. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, các đội chia thành nhiều đợt mua khác nhau (bởi lẽ cứ sau mỗi lần mua vật tư về lại làm đầy đủ thủ tục xuất kho thì rất phiền toái). Còn các trường hợp còn lại vẫn sử dụng phiếu xuất kho thông thường. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức dùng để theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong tháng, có nhiều trường hợp phiếu xuất một lần theo hạn mức nhưng cũng có trường hợp xuất nhiều lần cho bộ phận sử dụng, phụ trách vật tư sẽ căn cứ vào kế hoạch thi công trong tháng và định mức sử dụng nguyên vật liệu cho từng công trình để xác định hạn mức được duyệt. Mỗi phiếu chỉ dùng cho một loại nguyên vật liệu, sử dụng cho cả tháng và do cán bộ phụ trách cung cấp vật tư lập. Phiếu này được lập thành 2 liên, cả hai liên đều giao cho bộ phận sử dụng mang đến kho, người nhận vật tư giữ một liên, thủ kho giữ một liên. Đến cuối tháng khi hạn mức hết, thủ kho ký vào cả hai liên, ngoài ra, mỗi liên còn có chữ ký của người phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách kế toán. Khi lập phiếu cần đảm bảo tổng số lượng nguyên vật liệu xuất trong phiếu lĩnh vật tư bao giờ cũng nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức được lĩnh. Nếu do kế hoạch sản xuất thay đổi, cần lĩnh thêm nguyên vật liệu thì phải lập phiếu lĩnh vật tư mới. Mẫu phiếu công ty có thể sử dụng như sau: 3.3.3 Tiến hành kiểm nghiệm vật tư Để quản lý chặt chẽ hơn về số lượng, quy cách vật liệu trước khi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, công ty nên tổ chức kiểm nghiệm vật tư đối với những vật liệu đòi hỏi chất lượng cao, vật liệu có giá trị lớn. Sau khi kiểm nghiệm, công ty tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư theo mẫu sau: 3.3.4 Tiến hành phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu. Trong công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, có loại là chính chủ yếu, có loại chỉ là phụ. Và thông thường những nguyên vật liệu chính không thể thay thế bằng các nguyên vật liệu khác. Vậy để đảm bảo tốt hơn việc cung cấp nguyên vật liệu, ta tiến hành phân tích theo chỉ tiêu sau: Tvc = Trong đó: Tvc: Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu. Vk1i: Số cung cấp thực tế trong giới hạn về các loại nguyên vật liệu chủ yếu. Vik: Số cung cấp kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu. - Nếu Tvc = 100%: Công ty hoàn thành kế hoạch cung cấp vể các loại nguyên vật liệu chủ yếu. Đây là biểu hiện tốt cho việc thi công các công trình diễn ra liên tục. - Nếu Tvc < 100%: Công ty không hoàn thành kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu, từ đó công ty cần tìm hiểu các nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do: + Đơn vị cung cấp hoặc đơn vị vận tải vi phạm hợp đồng. + Công ty không tổ chức tốt công tác cung ứng nguyên vật liệu. + Do các điều kiện tự nhiên tác động như thiên tai hoả hoạn, gió bão... Sau khi tìm ra nguyên nhân, công ty phải sớm tìm ra các biện pháp khắc phục kịp thời để công tác cung ứng nguyên vật liệu lần sau sẽ tốt hơn, đảm bảo quá trình thi công không bị gián đoạn. 3.3.5 Tiến hành phân tích khoản chi vật liệu trong giá thành. Chi phí nguyên vật liệu trong giá thành chiếm tỷ trọng lớn nên một sự biến động nhỏ của khoản chi phí này cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành sản phẩm. Để đạt được lợi nhuận tối đa trong sản xuất kinh doanh công ty cần tìm cách giảm chi phí nguyên vật liệu trong khi vẫn đảm bảo được chất lượng công trình tốt. Muốn vậy công ty phải quan tâm đến công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng các loại nguyên vật liệu bao gồm việc phân tích khoản chi phí vật liệu trong giá thành. Mỗi loại sản phẩm tại công ty sản xuất và chế tạo cần nhiều loại vật liệu khác nhau, với mức tiêu hao và đơn giá khác nhau. Với từng loại sản phẩm thì khoản chi phí vật liệu trong giá thành có thể được xác định theo công thức: Cv = SL × _ F Trong đó: Cv : Là chi phí vật liệu trong giá thành SL: Là số lượng sản xuất của một loại sản phẩm Gi: Là đơn giá vật liệu xuất dùng F: Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có) : Mức tiêu hao bình quân của từng loại vật liệu. Sau đó xác định khoản chi phí vật liệu kế hoạch được điều chỉnh theo sản lượng thực tế: C = SLk × _ F Trong đó: F = Sau đó xác định khoản chi vật liệu thực tế: Cvl = SL1 × _ F1 Cv = Cvi _ C So sánh giữa khoản chi phí thực tế với kế hoạch sẽ xác định được chênh lệch và có thể đưa ra kết luận về chi phí vật liệu trong giá thành. Từ đó có thể xác định được mức độ ảnh hưởng của các nhân tố: - Do mức tiêu hao bình quân thay đổi - Do giá vật liệu xuất dùng thay đổi - Do giá trị phế liệu thu hồi thay đổi - Do sử dụng vật liệu thay thế ..... KẾT LUẬN Có thể nói nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Đặc biệt trong ngành xây dựng cơ bản, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Chính vì thế mà công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng là một phương thức quản lý tài chính cần thiết của mỗi doanh nghiệp, quyết định tính chính xác, kịp thời của việc hạch toán giá thành, từ đó góp phần tìm ra con đường nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là một công việc phức tạp, lâu dài. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long, em đã nhận thức rõ hơn về vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lý nguyên vật liệu và quản lý sản xuất kinh doanh. Vì vậy em đã đi vào tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Từ cơ sở lý luận kết hợp với thực tế tại doanh nghiệp đã tìm hiểu, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, do thời gian thực tập có hạn cũng như kinh nghiệm và trình độ hiểu biết của bản thân còn nhiều hạn chế nên sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót nhất định trong cách trình bày và nhận thức vấn đề. Bởi vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ trong phòng kế toán của công ty để bản luận văn của em được hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã được sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TH.S Thái Bá Công và sự chỉ bảo của các cô chú, anh chị trong phòng tài chính, kế toán của công ty để hoàn thành bản luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TH.S Thái Bá Công đã tận tình hướng dẫn và các cô chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán của công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để em hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2004 Sinh viên Trịnh Thị Vân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: Giáo trình: Kế toán doanh nghiệp - NXB Thống kê Hà Nội - TT. Tác giả học viện tài chính, PGS.TS Ngô Thế Chi, TS. Trương Thị Thuỷ. Giáo trình: Lý thuyết hạch toán kế toán - NXB Thống kê Hà Nội - Chủ biên: TS. Nguyễn Thị Đông - 2002. Hệ thống kế toán doanh nghiệp (hướng dẫn về chứng từ và sổ kế toán) - NXB Tài Chính Hà Nội-1995. Hệ thống kế toán trong doanh nghiệp xây lắp - NXB Tài Chính 1999. Giáo trình: Phân tích các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp - NXB Tài Chính Hà Nội - 2003. Các tài liệu của công ty cổ phần xây dựng số 2. Tạp chí kế toán và luận văn của các khoá trước. Môc lôc Phần mở đầu 1 Chương 1: Những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 3 1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 3 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu 3 1.1.2 Đặc điểm kinh doanh xây dựng ảnh hưởng tới hạch toán nguyên vật liệu tại các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng 3 1.1.3 Vị trí nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp 4 1.1.4 Vai trò của kế toán đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu 5 1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 5 1.3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 7 1.3.1 Phân loại 7 1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu 8 1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 12 1.4.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 12 1.4.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng 12 1.4.1.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 13 1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 18 1.4.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng 18 1.4.2.2 Hệ thống sổ tổng hợp nguyên vật liệu 20 1.4.2.3 Trình tự kế toán 20 1.5 Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính 22 1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán 22 1.5.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng kế toán máy 23 Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long 25 2.1 Khái quát chung về công ty 25 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 25 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long 27 2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của công ty 27 2.1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ của công ty 29 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 30 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 32 2.2.1 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng 36 2.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty 38 2.2.3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 39 2.2.3.1 Phân loại vật liệu 39 2.2.3.2 Đánh giá vật liệu 40 2.2.4 Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty 41 2.2.5 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty 42 2.2.5.1 Thủ tục xin mua và nhập kho vật liệu 43 2.2.5.2 Thủ tục xuất kho vật liệu 44 2.2.5.3 Tổ chức danh mục vật tư ở công ty 46 2.2.5.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 47 2.2.5.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 49 Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long 63 3.1 Nhận xét chung về tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long 63 3.1.1 Ưu điểm 63 3.1.2 Những mặt còn tồn tại 65 3.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện 66 3.3 Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phầnxây dựng số 2 Thăng Long 68 3.3.1 Lập bảng phân bổ vật liệu 68 3.3.2 Phương pháp quản lý nguyên vật liệu 69 3.3.3 Tiến hành kiểm nghiệm vật tư 70 3.3.4 Tiến hành phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu 71 3.3.5 Tiến hành phân tích khoản chi vật liệu trong giá thành 71 Kết luận 74