Luận văn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hữu Nghị

ng hîp nhËn vèn gãp liªn doanh hay tÆng th­ëng, viÖn trî v× vËy h¹ch to¸n NVL lu«n g¾n liÒn víi h¹ch to¸n thanh to¸n víi nhµ cung cÊp. Khi ph¶n ¸nh gi¸ trÞ cña NVL mua ngoµi kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, ®óng vµ chÝnh x¸c gi¸ mua thùc tÕ cña NVL bao gåm gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n, c¸c chi phÝ thu mua thùc tÕ. TÊt c¶ c¸c hîp ®ång mua, phiÕu nhËp kho ph¶i ®­îc l­u t¹i phßng kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø ®Þnh kho¶n vµo c¸c sæ tæng hîp liªn quan. ë C«ng ty, do chØ cã tr­êng hîp ho¸ ®¬n vµ hµng cïng vÒ trong th¸ng mµ kh«ng cã tr­êng hîp hµng ho¸ vÒ mµ ho¸ ®¬n ch­a vÒ trong th¸ng hoÆc ho¸ ®¬n vÒ mµ hµng ch­a vÒ nªn c«ng ty kh«ng sö dông TK 151-Hµng ®ang ®i ®­êng. Do ¸p dông chiÕn l­îc duy tr× mèi quan hÖ l©u dµi – æn ®Þnh víi c¸c nhµ cung cÊp ®Ó tr¸nh biÕn ®éng lín vÒ gi¸ c¶ NVL nªn trong quan hÖ thanh to¸n víi c¸c nhµ cung cÊp c«ng ty th­êng ¸p dông h×nh thøc thanh to¸n tr¶ chËm. ChØ cã mét sè tr­êng hîp lµ thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt hoÆc tiÒn t¹m øng. Khi nhËn ®­îc c¸c phiÕu nhËp kho cña thñ kho, kÕ to¸n ghi ®Þnh kho¶n trªn phiÕu nhËp: Nî TK 152 - chi tiÕt NVL Nî TK 133 -ThuÕ GTGT cña NVL nua Cã TK 331: Tæng sè tiÒn thanh to¸n trªn ho¸ ®¬n. VD: C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho sè 150 ngµy 10/2 kÕ to¸n ghi ®Þnh kho¶n: Nî TK 152.1: 2.301.824 Nî TK 133 : 230.182 Cã TK 331: 2.532.006 Khi c«ng ty thanh to¸n tiÒn hµng cho ng­êi b¸n, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n mua hµng, phiÕu chi, uû nhiÖm chi, giÊy b¸o nî, kÕ to¸n ghi bót to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 331: Tæng sè tiÒn thanh to¸n. Cã TK 111,112: Tæng sè tiÒn thanh to¸n. VD: C¨n cø vµo phiÕu chi sè 1250 ngµy 28/2/2002: thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt PN 150 cho C«ng ty XNK Litex sè tiÒn lµ 2.000.000 kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 331.1: 2.000.000 Cã TK 111.1: 2.000.000 C¨n cø vµo c¸c phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu chi,giÊy b¸o nî vµ c¸c chøng tõ liªn quan kh¸c, t¹i phßng kÕ to¸n cø 5 ngµy 1 lÇn bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n ghi sæ chi tiÕt theo dâi thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Sæ ®­îc më thµnh 2 quyÓn riªng biÖt cho ®èi t­îng cung cÊp trong n­íc vµ ngoµi n­íc. Trong ®ã: Sæ chi tiÕt thanh to¸n TK 331.1: “Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n trong n­íc”. Sæ chi tiÕt thanh to¸n TK 331.2: “Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n ngoµi n­íc”. Sæ chi tiÕt thanh to¸n 331.1: ®­îc më ®Ó theo dâi chi tiÕt ®èi víi tõng ng­êi b¸n. Mçi ®¬n vÞ b¸n ®­îc më mét sè trang sæ nhÊt ®Þnh theo tõng th¸ng vµ trong c¶ n¨m. Trang ®Çu tiªn cña quyÓn sæ lµ môc lôc cho tõng ng­êi b¸n. ViÖc theo dâi, ghi chÐp trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®­îc thùc hiÖn theo nguyªn t¾c theo dâi chi tiÕt tõng ho¸ ®¬n, chøng tõ tõ lóc PS ®Õn khi thanh to¸n xong. Mçi ho¸ ®¬n ®­îc ghi 1 dßng theo tr×nh tù thêi gian. C¨n cø vµ c¸ch ghi sæ nh­ sau: Sè d­ ®Çu th¸ng: C¨n cø vµo sè d­ cuèi th¸ng tr­íc trong sæ ®Ó ghi sè d­ nî hoÆc d­ cã t­¬ng øng. Sè ph¸t sinh: Hµng th¸ng, c¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ liªn quan ®Õn nhËp vËt liÖu kÕ to¸n ghi sè phiÕu nhËp, sè ho¸ ®¬n, ngµy th¸ng, lo¹i vËt liÖu vµ gi¸ trÞ vËt liÖu thùc tÕ ®· nhËp kho, sè thuÕ GTGT ®Çu vµo vµ tæng sè ph¸t sinh bªn cã TK 331 vµo c¸c cét t­¬ng øng. §ång thêi dùa trªn c¸c chøng tõ thanh to¸n, kÕ to¸n ghi sè phiÕu, sè sÐc, sè giÊy b¸o nî cña ng©n hµng vµ ghi sè tiÒn thùc tÕ ®· thanh to¸n vµo phÇn ghi nî TK 331 vµ cã c¸c TK 111, TK 112, TK 141... Sè d­ cuèi th¸ng: C¨n cø vµo sè d­ ®Çu th¸ng vµ tæng sè ph¸t sinh nî, tæng sè ph¸t sinh cã kÕ to¸n tÝnh ra tæng sè d­ cuèi th¸ng vµ ghi vµo cét thÝch hîp: Sè d­ cuèi th¸ng = Sè d­ ®Çu th¸ng + Tæng ph¸t sinh bªn cã - Tæng ph¸t sinh bªn nî Sæ chi tiÕt TK 331.2: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n ngoµi n­íc: ®­îc lËp t­¬ng tù nh­ sè chi tiÕt TK 331.1 “Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n trong n­íc” nh­ng thªm cét gi¸ trÞ b»ng USD bªn c¹nh cét gi¸ trÞ b»ng VN§. Ngoµi ra, kÕ to¸n thanh to¸n cßn theo dâi trªn m¸y tÝnh vµ hµng th¸ng in ra b¶ng kª chi tiÕt c¸c nhµ cung cÊp ®Ó ®èi chiÕu víi sæ chi tiÕt TK 331 ®· lËp. VD: TrÝch sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n lµ C«ng ty XNK Litex th¸ng2/2002 C«ng ty H÷u NghÞ Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n c«ng ty xnk litex Th¸ng 2 n¨m 2002 Sè chøng tõ Tªn ®¬n vÞ hoÆc ng­êi b¸n P/S cã TK 331, nî c¸c TK P/S nî TK 331, cã c¸c TK Sè d­ PN PC H§ NT TK133 TK 152.1 Céng cã TK 331 TK 111 TK 112 Céng nî TK 331 Nî cã Sè d­ ®Çu th¸ng 213.216 150 72420 10/2 V¶i 3419mécK0,95 230.182 2.301.824 2.532.006 1250 28/2 Thanh to¸n PN 150 2.000.000 2.000.000 Céng sè P/S 230.182 2.301.824 2.532.006 2.000.000 2.000.000 Sè d­ cuèi th¸ng 755.222 Ngµy Th¸ng n¨m 2002 Ng­êi lËp biÓu (ký, ghi râ hä tªn) KÕ to¸n truëng (ký, ghi râ hä tªn) Gi¸m ®èc c«ng ty (ký, ghi râ hä tªn) Sau khi ®· më c¸c sæ chi tiÕt cho tõng ®¬n vÞ b¸n, c¨n cø vµo sè liÖu trªn sæ nµy kÕ to¸n ghi vµo NKCT sè 5. NhËt ký chøng tõ sè 5 ®­îc më cho tÊt c¶ c¸c ®èi t­îng ng­êi b¸n, mçi nhµ cung cÊp ®­îc ghi 1 dßng. T­¬ng øng víi 2 h×nh thøc sæ chi tiÕt theo dâi ng­êi b¸n, h×nh thøc NKCT sè 5 ë c«ng ty còng ®­îc më thµnh 2 lo¹i: NKCT sè 5 - ghi cã TK 331.1 -Nhµ cung cÊp trong n­íc NKCT sè 5 - ghi cã TK 331.2 -Nhµ cung cÊp ngoµi n­íc. C¬ së vµ ph­¬ng ph¸p lËp 2 h×nh thøc trªn lµ nh­ nhau nh­ng NKCT sè 5 - ghi cã TK 331.2 “Nhµ cung cÊp ngoµi n­íc” cã thªm c¸c cét gi¸ trÞ tÝnh b»ng USD. C¬ së vµ ph­¬ng ph¸p ghi: Sè d­ ®Çu th¸ng: C¨n cø vµo sè d­ cuèi th¸ng cña NKCT sè 5 më th¸ng tr­íc ®Ó ghi sè d­ nî hoÆc d­ cã thÝch hîp. * D­ nî: Ph¶n ¸nh sè tiÒn C«ng ty tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n hoÆc sè tiÒn tr¶ thõa. * D­ cã: Ph¶n ¸nh sè tiÒn C«ng ty cßn nî ng­êi b¸n Sè ph¸t sinh trong th¸ng: * PhÇn ghi cã TK 331 ghi nî c¸c TK: ®­îc lÊy tõ dßng tæng céng cña c¸c sæ chi tiÕt theo dâi thanh to¸n víi ng­êi b¸n phÇn “PS cã TK 331 nî c¸c TK” ®Ó ghi vµo c¸c dßng, cét t­¬ng øng. * PhÇn ghi nî TK 331 ghi cã c¸c TK: lÊy tõ tæng céng ë sæ chi tiÕt phÇn “PS nî TK 331, cã c¸c TK”. Sè d­ mçi th¸ng: C¨n cø vµo sè d­ ®Çu th¸ng, sè ph¸t sinh trong th¸ng ®Ó tÝnh ra sè d­ cuèi th¸ng cña tõng ®¬n vÞ b¸n. Sè d­ cuèi th¸ng = Sè d­ ®Çu th¸ng + PS cã TK 331 - PS nî TK 331 §Õn cuèi th¸ng: KÕ to¸n thanh to¸n tiÕn hµnh céng sè ph¸t sinh nî vµ cã cña tÊt c¶ c¸c ®¬n vÞ còng nh­ sè d­ ®Çu th¸ng vµ cuèi th¸ng. Sè liÖu nµy sÏ ®­îc ghi vµo sæ c¸i TH c¸c TK liªn quan. VD: TrÝch NKCT sè 5 th¸ng 2/2002 theo dâi nhµ cung cÊp trong n­ C«ng ty H÷u NghÞ NhËt ký chøng tõ sè 5 Th¸ng 2 n¨m 2002 Ghi cã TK 331.1 - ph¶i tr¶ cho ®¬n vÞ ng­êi b¸n trong n­íc TT Tªn ®¬n vÞ hoÆc ng­êi b¸n hµng Sè d­ ®Çu th¸ng Ghi cã TK 331-ghi nî c¸c TK Theo dâi thanh to¸n (ghi nî TK 331) Sè d­ cu«i th¸ng Nî Cã TK 133 TK 152.1 TK ... Céng cã TK 331 TK 111 TK 311 Céng nî TK 331 Nî Cã 1 C«ng ty Litex 213.216 230.182 2.301.824 2.532.006 2.000.000 2.000.000 745.222 2 C«ng ty NhËt Thµnh 4.501.097 2.887.100 28.871.000 31.758.100 25.926.671 25.926.671 10.332.526 3 ... ....... ... ..... ..... ..... ....... ....... .... ....... ... ...... Tæng céng ... .... .... 335.977.588 ... ..... ...... ... ...... ....... Ngµy Th¸ng n¨m 2002 Ng­êi lËp biÓu (ký, ghi râ hä tªn) KÕ to¸n truëng (ký, ghi râ hä tªn) Gi¸m ®èc c«ng ty (ký, ghi râ hä tªn) - §èi víi c¸c nghiÖp vô mua ngoµi vµ c¸c kho¶n chi phÝ thu mua NVL nh­ chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì... ®­îc thanh to¸n trùc tiÕp b»ng tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng hay thanh to¸n b»ng tiÒn t¹m øng, C«ng ty kh«ng më NKCT sè 1, 2, 10 mµ lËp b¶ng kª chøng tõ. VD: TrÝch b¶ng kª chøng tõ th¸ng 2/2002. TrÝch b¶ng kª chøng tõ th¸ng 2 n¨m 2002 Ngµy C.Tõ DiÔn gi¶i Sè tiÒn §K Nî §K Cã 6/8 170 C«ng ty vËn t¶i Duyªn h¶i c­íc vËn chuyÓn H§ 92056 1.164.580 152.1 112.1 ........ ...... .............. .......... ........... ........... Céng 25.715.907 Ngµy C.Tõ DiÔn gi¶i Sè tiÒn §K Nî §K Cã 5/8 120 Long KH - Hoµn t¹m øng 1.000.000 152.1 141 ...... ......... .................. ......... ........ ........... Céng 8.650.000 *PhÇn thuÕ GTGT ®Çu vµo trong th¸ng ®­îc tËp hîp trªn b¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng hoµ dÞch vô mua vµo ®Ó lµm c¬ së lËp sæ c¸i TK 133, x¸c ®Þnh sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ ®èi víi NVL nãi riªng vµ hµng hoµ dÞch vô kh¸c nãi chung. B¶ng kª nµy ®­îc kÕ to¸n thuÕ tËp hîp trªn b¶ng tÝnh Excel vµ cuèi th¸ng in ra sau khi ®· ®èi chiÕu víi b¶ng kª chøng tõ TK 133 läc ra trªn m¸y cña phÇn mÒm kÕ to¸n. VD: TrÝch b¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ, hµng hoµ dÞch vô mua vµo trong th¸ng 2/2002. B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ, hµng ho¸ dÞch vô mua vµo Tõ ngµy 1/2/2002 ®Õn ngµy 28/2/2002 Tªn c¬ së kinh doanh: C«ng ty H÷u NghÞ. M· sè: 0100100939-1 §Þa chØ: Hµng bét-Hoµn KiÕm-Hµ Néi TT Chøng tõ Tªn ®¬n vÞ ng­êi b¸n ThuÕ GTGT ®Çu vµo Ghi chó Sè hiÖu Ngµy 1 72420 10/8 C«ng ty XNK Litex 230.182 0500141175-1 .... ..... .... ........ ........ ......... 5 54524 12/8 C«ng ty NhËt Thµnh 524.360 0100167477-1 .... ...... .... ...... ...... ...... Tæng céng 45.095.978 Ngµy 10 th¸ng 3 n¨m 2002 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) 5.4 KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu. T¹i C«ng ty, vËt liÖu xuÊt kho chñ yÕu sö dông cho s¶n xuÊt, ngoµi ra cßn sö dông phôc vô cho qu¶n lý vµ cßn cã thÓ nh­îng b¸n. Cô thÓ NVL ®­îc xuÊt cho c¸c bé phËn chi phÝ sau: XuÊt dïng ®Ó gia c«ng chÕ biÕn (TK 154) XuÊt trùc tiÕp cho s¶n xuÊt (TK 621) XuÊt trùc tiÕp cho s¶n xuÊt hµng trong n­íc (TK 621.1) XuÊt trùc tiÕp cho s¶n xuÊt hµng xuÊt khÈu (TK 621.2) XuÊt phôc vô s¶n xuÊt chung (TK 627) XuÊt b¸n (nÕu cã) (TK 632) XuÊt phôc vô qu¶n lý doanh nghiÖp (TK 642) §Ó ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt dïng kÞp thêi, tÝnh to¸n vµ ph©n bæ chÝnh x¸c ®óng ®èi t­îng, kÕ to¸n dùa trªn c¬ së c¸c phiÕu xuÊt kho vµ c¸c chøng tõ cã liªn quan nh­: §Ò nghÞ xuÊt vËt t­, ho¸ ®¬n GTGT,.....råi tiÕn hµnh ph©n lo¹i c¸c chøng tõ theo tõng lo¹i, nhãm NVL vµ tõng ®èi t­îng sö dông, ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ råi tÝnh to¸n gi¸ trÞ thùc tÕ cña NVL xuÊt dïng cho tõng ®èi t­îng sö dông theo tõng lo¹i vËt liÖu. Cô thÓ: - Khi nhËn ®­îc c¸c phiÕu xuÊt kho, sau khi ®· kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña phiÕu xuÊt vµ ®· x¸c ®Þnh ®èi t­îng sö dông, ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n trªn c¸c phiÕu xuÊt vµ trªn b¶ng kª xuÊt ë m¸y vi tÝnh: * Tr­êng hîp xuÊt NVL trùc tiÕp cho c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 621: Chi tiÕt theo ®èi t­îng ®Æt hµng Cã TK 152 - Chi tiÕt NVL VD: Theo phiÕu xuÊt 350 ngµy 12/2/2002, kÕ to¸n sÏ ghi ®Þnh kho¶n sau: Nî TK621.2: 1.920.456 Cã TK 152.1: 1.920.456 (Gi¸ trÞ xuÊt kho ®­îc m¸y tÝnh tù ®éng ghi vµo cuèi kú trªn b¶ng kª xuÊt kho NVL) * §èi víi tr­êng hîp xuÊt kho NVL dïng cho s¶n xuÊt chung, phôc vô chi phÝ qu¶n lý hay chi phÝ b¸n hµng kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 627.2, 641.2, 642.2 Cã TK 152 - chi tiÕt NVL VD: Theo phiÕu XK sè 365 (xuÊt 5kg keo Latex cho PX I) kÕ to¸n ghi: Nî TK 627.2: 250.000 Cã TK 152.2: 250.000 * Tr­êng hîp xuÊt kho NVL dïng cho gia c«ng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 154 - Chi tiÕt cho ®èi t­îng ®Æt hµng Cã TK 152 - Chi tiÕt NVL VD: Theo phiÕu xuÊt sè 391 ( xuÊt 56m v¶i b¹t méc 0,9) ®Ó gia c«ng kÕ to¸n ghi: Nî TK 154.1: 516.040 Cã TK 152.1: 516.040 * Tr­êng hîp xuÊt b¸n NVL, kÕ to¸n ghi ®Þnh kho¶n: Nî TK 632 Cã TK 152 - chi tiÕt NVL VD: Theo PX sè 455 (xuÊt b¸n 20m v¶i b¹t 7 mÇu 0,8) kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 632: 220.000 Cã TK 152.1: 220.000 - TiÕp theo kÕ to¸n tiÕn lËp b¶ng ph©n bæ, b¶ng kª sè 4, NKCT sè 7 vµ hoµn tÊt sæ c¸i TK 152. C«ng ty H÷u NghÞ B¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. Th¸ng 2/2002 §¬n vÞ tÝnh: VND Cã TK Nî TK TK 152 TK 153 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 Céng 152 TK 621 457.308.563 266.966.534 724.275.097 T§ 01 95.532.239 4.649.039 100.181.278 YB 05 17.328.740 9.573.340 26.902.080 YB 06 22.461.933 6.310.131 28.772.064 .............. .......... .......... ........... ............. ............. .............. TK627 14.535.091 46.974.724 8.762.713 861.680 614.364 71.748.572 TK 154 5.157.468 1.759.845 6.917.313 TK 641 735.658 735.658 TK 642 453.780 880.000 1.333.780 TK 632 4.658.000 4.658.000 Céng 472.848.560 315.701.103 8.762.713 1.741.680 614.364 809.668.420 LËp b¶ng kª sè 4: C¨n cø vµo b¶ng ph©n bæ NVL, CCDC kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ NVL vµo b¶ng kª sè 4 vµ b¶ng kª sè 5 C«ng ty H÷u NghÞ B¶ng kª sè 4 TËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt Th¸ng 2/2002 Cã TK Nî Tk TK..... TK 152 TK 153 TK ... Céng 154 6.917.313 621 724.275.097 622 0 627 71.748.572 Céng 802.940.982 Ngµy th¸ng N¨m 2002 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng (ký, ghi râ hä tªn) (ký, ghi râ hä tªn) c«ng ty H÷u NghÞ B¶ng kª sè 5 TËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt Th¸ng 2/2002 Cã TK Nî Tk TK..... TK 152 TK 153 TK ... Céng 641 735.658 642 1.333.780 Céng 2.069.438 Ngµy th¸ng N¨m 2002 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng (ký, ghi râ hä tªn) (ký, ghi râ hä tªn) LËp NKCT sè 7: Tõ b¶ng kª sè 4 vµ b¶ng kª sè 5, kÕ to¸n lËp NKCT sè 7 ®Ó tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cho toµn DN: C«ng ty H÷u NghÞ NhËt ký chøng tõ sè 7(trÝch) PhÇn I: TËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh toµn DN Th¸ng 2/2002 §¬n vÞ: VND CãTK Nî Tk TK... TK 152 TK 153 TK ... Céng TK 154 6.917.313 TK 621 724.275.097 TK 627 71.748.572 TK641 735.658 TK642 1.333.780 TK 632 4.658.000 .......... Céng 809.668.420 Ngµy Th¸ng N¨m 2002 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) Ghi sæ c¸i TK 152: Sau cïng, kÕ to¸n ghi sæ c¸i TK 152 dùa vµo NKCT sè 5,sè7 vµ c¸c b¶ng kª cã liªn quan nh­ b¶ng kª ghi cã TK 111, ghi cã TK 112,... Sæ c¸i TK 152 lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp ®­îc më cho c¶ n¨m, ph¶n ¸nh sù biÕn ®éng cña NVL theo tõng th¸ng trong n¨m. C¸ch lËp sæ c¸i TK 152: Sè d­ ®Çu n¨m: LÊy tõ sæ c¸i TK 152 n¨m tr­íc. Sè ph¸t sinh nî: LÊy tõ b¶ng kª chøng tõ ghi cã TK 111, TK 112, TK 141; céng cã TK 331 ë NKCT sè 5 ghi cã TK 331.1 vµ NKCT sè 5 ghi cã TK 331.2 Sè ph¸t sinh cã: §­îc lÊy tõ NKCT sè 7. Sæ c¸i TK 152 ®­îc ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng sau khi ®· kho¸ sæ, kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu trªn c¸c NKCT vµ b¶ng kª. C«ng ty H÷u NghÞ Sæ c¸i TK 152 - Nguyªn vËt liÖu §¬n vÞ : ®ång Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã 189.875.140 Ghi cã c¸c TK ®èi øng nî víi TK nµy Th¸ng 1 Th¸ng 2 Th¸ng ..... Th¸ng 12 TK 111.1 (B¶ng kª ghi cã TK 111.1 ....... 56.298.514 TK 112.1 (B¶ng kª ghi cã TK 112.1) ........... 215.715.097 ....... ........... TK 141(B¶ng kª ghi cã TK 112.1) 13.650.000 TK 154.2 ........... 105.690.571 TK 311.1 ........... 25.689.725 TK 311.2 .......... 35.578.500 TK 331.1 (NKCT sè 5 TK 331.1) ........... 335.977.588 TK 331.2 (NKCT sè 5 TK 331.2) ........... 34.947.453 Céng sè ph¸t sinh nî 813.547.448 Tæng sè ph¸t sinh cã (NKCT sè 7) 809.668.420 Sè d­ cuèi th¸ng Nî 290.965.720 294.844.748 Cã Ch­¬ng III Hoµn thiÖn ho¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty H÷u NghÞ I. §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t vÒ ho¹ch to¸n kÕ to¸n nãi chung vµ ho¹ch to¸n NVL nãi riªng t¹i C«ng ty H÷u NghÞ. 1. Nh÷ng thµnh tùu ®¹t ®­îc: V­ît bao nhiªu th¨ng trÇm, khã kh¨n vµ thö th¸ch ngµy nay C«ng ty H÷u NghÞ ngµy cµng ph¸t triÓn v÷ng m¹nh kh«ng ngõng ®æi míi. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña C«ng ty, bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty còng ngµy cµng ®­îc hoµn thiÖn, tæ chøc qu¶n lý mét c¸ch chÆt chÏ h¬n do ®ã ®ãng gãp mét phÇn kh«ng nhá ®èi víi sù ph¸t triÓn cña C«ng ty. §øng trªn gãc ®é thùc hiÖn chøc n¨ng ho¹ch to¸n, bé m¸y kÕ to¸n ®· gióp C«ng ty thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c giai ®o¹n ho¹ch to¸n cña mét ®¬n vÞ ho¹t ®éng ho¹ch to¸n ®éc lËp: Tõ lËp chøng tõ ho¹ch to¸n, ghi sæ kÕ to¸n ®Õn lËp hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n. §· cã sù phèi hîp chÆt chÏ gi÷a c¸c phßng ban trong C«ng ty víi phßng kÕ to¸n, ®¶m b¶o c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc tr«i ch¶y vµ nhÞp nhµng. Trªn gãc ®é qu¶n lý, bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®· ®­îc x©y dùng rÊt hîp lý vµ ®· chuyªn m«n ho¸ ®­îc c«ng t¸c kÕ to¸n theo tõng phÇn hµnh cô thÓ, tæ chøc phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc, víi tr×nh ®é vµ kh¶ n¨ng chuyªn m«n cña tõng ng­êi. Do vËy, viÖc tæ chøc c«ng t¸c ho¹ch to¸n vµ vËn dông c¶i tiÕn míi trong ho¹ch to¸n ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch thuËn lîi, ®¶m b¶o thùc hiÖn ®Çy ®ñ chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm tra ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. Phßng tµi vô ®· x©y dùng ®­îc quy chÕ vÒ chøc n¨ng nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña nh©n viªn, do ®ã ®· t¹o ®­îc mèi liªn hÖ cã tÝnh vÞ trÝ, lÖ thuéc vµ kiÓm so¸t lÉn nhau. Bé m¸y kÕ to¸n ®· ho¹t ®éng rÊt hiÖu qu¶ do sù ph©n c«ng, t¹o mèi liªn hÖ chÆt chÏ gi÷a c¸c lo¹i lao ®éng kÕ to¸n theo tÝnh chÊt kh¸c nhau cña khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n. - C«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh hµng th¸ng víi c¸n bé kÕ to¸n vËt liÖu nhiÖt t×nh, hµng ngµy kÕ to¸n NVL xuèng kho ®Ó nhËn chøng tõ, do ®ã cã thÓ cung cÊp th«ng tin cËp nhËt cho c¸c nhµ qu¶n lý cña C«ng ty n¾m b¾t ®­îc th«ng tin kÞp thêi, phôc vô cho viÖc lËp kÕ ho¹ch thu mua NVL vµ xuÊt dïng NVL cho s¶n xuÊt hµng th¸ng. Trªn c¬ së ph¶n ¸nh th«ng tin chÝnh x¸c vµ kÞp thêi vÒ t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån NVL hµng ngµy. §iÒu nµy gióp cho c¸n bé C«ng ty ®· x©y dùng vµ thùc hiÖn tèt kÕ ho¹ch thu mua NVL, víi khèi l­îng sö dông NVL lín, chñng lo¹i ®a d¹ng mµ C«ng ty ®· cung cÊp ®Çy ®ñ cho nhu cÇu s¶n xuÊt, kh«ng lµm gi¸n ®o¹n qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, ®ã lµ c¶ mét sù cè g¾ng, nç lùc víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm rÊt cao cña c¸c c¸n bé, phßng ban trong C«ng ty. - C¸c kho NVL ®­îc tu söa hµng n¨m vµ thñ kho cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao nªn viÖc tæ chøc b¶o qu¶n NVL, tæ chøc giao nhËn vµ cÊp ph¸t viÖc sö dông NVL tiÕn hµnh kh¸ tèt kh«ng x¶y ra tr­êng hîp mÊt m¸t vµ NVL Ýt bÞ h­ háng, mÊt phÈm chÊt. XuÊt ph¸t tõ nh÷ng ®Æc ®iÓm vèn cã cña m×nh, C«ng ty H÷u NghÞ ®· lùa chän m« h×nh tæ chøc kÕ to¸n theo m« h×nh trùc tuyÕn nghÜa lµ c«ng t¸c kÕ to¸n tiÕn hµnh tËp trung (t¹i phßng KT-TC), bé m¸y kÕ to¸n vËn hµnh theo h×nh thøc trùc tuyÕn tham m­u: kÕ to¸n tr­ëng n¾m gi÷ quyÒn kiÓm so¸t vµ ®iÒu hµnh, chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm vÒ nghÜa vô chuyªn m«n kÕ to¸n, tµi chÝnh cña c«ng ty. H×nh thøc tæ chøc nµy phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc kiÓm tra, gi¸m s¸t t¹i chç cña kÕ to¸n ®èi víi c¸c ho¹t ®éng cña c¸c ph©n x­ëng còng nh­ phôc vô tèt c«ng t¸c qu¶n lý cña toµn C«ng ty. ViÖc sö dông bé sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc ghi sæ NKCT ®· mang l¹i nhiÒu thuËn lîi: §¶m b¶o tÝnh chuyªn m«n ho¸ cao cña sæ kÕ to¸n, phï hîp víi viÖc thùc hiÖn chuyªn m«n ho¸ vµ ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n t¹i C«ng ty. MÉu sæ in s½n vµ thèng nhÊt t¹o nªn nh÷ng quy ®Þnh chung cho viÖc thùc hiÖn ghi chÐp sæ s¸ch, ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin kÞp thêi cho qu¶n lý vµ lËp b¸o c¸o ®Þnh kú kÞp thêi h¹n. Tuy nhiªn do hÖ thèng sæ phøc t¹p vÒ kÕt cÊu, qui m« sæ lín vÒ sè l­îng vµ chñng lo¹i nªn khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n nhiÒu ®ßi hái tr×nh ®é kÕ to¸n cao. §¸nh gi¸ chung vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty H÷u NghÞ. C«ng t¸c kÕ to¸n NVL ®­îc tu©n thñ chÕ ®é mét c¸ch kh¸ chÆt chÏ, hÖ thèng sæ s¸ch, chøng tõ vµ quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc tæ chøc hîp lý, hîp lÖ vµ ®Çy ®ñ, cã kinh nghiÖm vµ tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao, thªm vµo ®ã l¹i ®­îc sù gióp ®ì cña hÖ thèng m¸y tÝnh nªn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch tr«i ch¶y, hiÖu qu¶. 2. Nh÷ng tån t¹i trong c«ng t¸c ho¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. - ë phßng KÕ to¸n, kÕ to¸n vËt liÖu kh«ng më sæ theo dâi xuÊt vËt liÖu cho tõng ®èi t­îng sö dông. Mµ cuèi th¸ng, míi nhÆt sè liÖu tõ phiÕu xuÊt vËt t­ tËp hîp råi vµo b¶ng kª chi tiÕt vËt liÖu, b¶ng ph©n bæ NVL, b¶ng kª tÝnh gi¸ thùc tÕ NVL. Nh­ vËy, c«ng viÖc sÏ dån vµo cuèi th¸ng vµ th«ng tin ®­a ra kh«ng kÞp thêi. - Chi phÝ c«ng t¸c phÝ cho c¸n bé thu mua NVL th× kÕ to¸n kh«ng ho¹ch to¸n vµo TK 152 ®Ó ph©n bæ cho tõng lo¹i NVL ...mµ ho¹ch to¸n vµo TK 6428 lµ kh«ng ph¶n ¸nh ®óng gi¸ thùc tÕ cña NVL nhËp kho. Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì VL ...th× kÕ to¸n vËt liÖu còng kh«ng ho¹ch to¸n vµo TK 152 ®Ó ph©n bæ cho tõng lo¹i VL ...mµ ho¹ch to¸n vµo TK 6278 lµ kh«ng ph¶n ¸nh ®óng gi¸ thùc tÕ cña VL nhËp kho. - VÒ viÖc hoµn thiÖn xö lý sè phÕ liÖu ph¸t sinh ë C«ng ty cho viÖc thu håi vèn gi¶m chi phÝ NVL trùc tiÕp cho s¶n xuÊt s¶n phÈm. - VÒ viÖc t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý VL n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông VL ë C«ng ty nh­ lËp ®Þnh møc dù tr÷ cho mét sè VL cã tÇn suÊt sö dông cao, th­êng xuyªn n¾m b¾t th«ng tin vÒ sè tån kho VL, vµ t¨ng tèc ®é lu©n chuyÓn vèn dù tr÷ VL. - ViÖc sö dông gi¸ xuÊt kho NVL theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ tuy cã ­u ®iÓm lµ dÔ thùc hiÖn vµ san b»ng ®­îc sù chªnh lÖch gi¸ c¶ NVL do sù thay ®æi thÊt th­êng cña gi¸ tuy nhiªn kÕ to¸n kh«ng thÓ x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ trÞ NVL xuÊt vµ tiÕn hµnh ghi sæ ngay khi nghiÖp vô ph¸t sinh mµ ®Õn cuèi kú kÕ to¸n míi x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ trÞ xuÊt kho vµ gi¸ trÞ NVL xuÊt dïng. §iÒu nµy lµm cho c«ng viÖc kÕ to¸n dån nhiÒu vµo cuèi kú, g©y ¶nh h­ëng ®Õn tiÕn ®é c«ng viÖc cña c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n kh¸c còng nh­ kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc mét c¸ch kÞp thêi th«ng tin vÒ t×nh h×nh N-X-T t¹i thêi ®iÓm bÊt kú do ®ã ¶nh h­ëng ®Õn yªu cÇu qu¶n lý cña C«ng ty. II. Ph­¬ng h­íng vµ gi¶i ph¸p hoµn thiÖn ho¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty H÷u NghÞ. C«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty H÷u NghÞ nh×n chung ®· cã nhiÒu cè g¾ng trong c«ng t¸c ho¹ch to¸n kÕ to¸n. KÕ to¸n cña C«ng ty ®· tæ chøc, lùa chän vËn dông c¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n, ¸p dông ph­¬ng ph¸p sæ kÕ to¸n, c¸c kü thuËt ho¹ch to¸n mét c¸ch khoa häc, phï hîp víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ ë C«ng ty. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, sù ph¸t triÓn chung cña nÒn kinh tÕ, c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng ph¶i tõng b­íc hoµn thiÖn h¬n n÷a. Cã nh­ vËy míi cã thÓ ph¸t huy mét c¸ch tèt nhÊt hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n, ph¶i cã nh÷ng b­íc tiÕn kÞp sù ph¸t triÓn chung cña nÒn kinh tÕ, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu ngµy cµng cao cña c«ng t¸c qu¶n trÞ doanh nghiÖp trong c«ng t¸c qu¶n lý. §Ó cã thÓ ®ãng gãp mét phÇn vµo sù ph¸t triÓn chung cña c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty, t«i xin ®­îc ®­a ra mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt chñ yÕu nh»m hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nh­ sau. 1. Hoµn thiÖn viÖc sö dông hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu - Sæ danh ®iÓm vËt liÖu: §Ó hÖ thèng danh ®iÓm ®­îc ¸p dông réng r·i trong toµn C«ng ty, t¹o tiÒn ®Ò cho viÖc nhËn biÕt vµ n¾m b¾t ®­îc mét c¸ch nhanh nhÊt c¸c lo¹i, thø, h¹ng vËt liÖu, C«ng ty nªn cã nh÷ng gi¶i ph¸p nhÊt ®Þnh. ViÖc ¸p dông réng r·i hÖ thèng danh ®iÓm cã t¸c dông lín trong ®iÒu kiÖn hiÖn ®¹i ho¸ trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu. T«i xin ®­îc tr×nh bµy ý kiÕn cña m×nh trªn c¬ së c¸c qu¸ tr×nh cña c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu t¹i C«ng ty. Ngay tõ khi tÝnh to¸n c¸c ®Þnh møc chi phÝ cho tõng lo¹i vËt liÖu vµ lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt trong th¸ng göi phßng Kinh doanh, phßng Kü thuËt ch­a thùc hiÖn viÖc ¸p dông hÖ thèng danh ®iÓm ®Ó ký hiÖu cho tõng lo¹i vËt liÖu. Trªn c¬ së tõng lo¹i vËt liÖu víi c¸c m· sè kÌm theo mµ phßng Kü thuËt chuyÓn sang, víi sè vËt liÖu tån kho cuèi th¸ng ®­îc kÕ to¸n cung cÊp, phßng Kinh doanh víi ®iÒu kiÖn ®­îc ¸p dông m¸y vi tÝnh sÏ dÔ dµng tÝnh to¸n vµ lËp kÕ ho¹ch thu mua NVL cho tõng th¸ng. Trong ®iÒu kiÖn sö dông sè danh ®iÓm, kÕ to¸n kh«ng cÇn ph¶i nhËp d÷ liÖu chi tiÕt theo tªn gäi cña tõng lo¹i vËt liÖu (v× c«ng viÖc nµy chiÕm kh¸ nhiÒu thêi gian trong khi c¸c nghiÖp vô nhËp- xuÊt vËt liÖu diÔn ra th­êng xuyªn) mµ chØ cÇn nhËp m· sè cña tõng lo¹i vËt liÖu cïng víi c¸c chØ tiªu liªn quan (sè l­îng tån kho, gi¸ trÞ vËt liÖu tån kho, sè cÇn ph¶i cung cÊp cho s¶n xuÊt theo kÕ ho¹ch...). 2. Hoµn thiÖn c«ng t¸c thu mua nguyªn vËt liÖu. Phßng Kinh doanh víi t­ c¸ch lµ ng­êi lËp chøng tõ, cïng bé phËn kho, kÕ to¸n dÔ dµng thùc hiÖn viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu c¸c sè liÖu liªn quan víi nhau, kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu ®Þnh møc chi phÝ, ®Þnh møc s¶n xuÊt cña tõng lo¹i mét c¸ch chÆt chÏ nhÊt. Trªn c¬ së ¸p dông réng r·i hÖ thèng danh ®iÓm, tÝnh chÆt chÏ, hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n lý còng ®­îc n©ng cao lªn. ChÊt l­îng s¶n phÈm phô thuéc vµo rÊt nhiÒu yÕu tè, trong ®ã chÊt l­îng vËt liÖu ®ãng vai trß rÊt quan träng. Tæ chøc thu mua, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n ... cã ¶nh h­ëng kh«ng nhá ®Õn chi phÝ vËt liÖu, chÊt l­îng vËt liÖu, tõ ®ã cã ¶nh h­ëng s©u s¾c tíi chÊt l­îng vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm. ë C«ng ty H÷u NghÞ, ë kh©u tæ chøc kho tµng ®· lµm tèt, nh­ng ë kh©u thu mua vËt liÖu, khi thu mua vËt liÖu, trong tr­êng hîp thiÕu vËt liÖu cho s¶n xuÊt, c¸n bé thu mua vËt liÖu th­êng mua víi gi¸ trÞ vËt liÖu nhá vµ nguån cung cÊp lµ c¸c tæ chøc kinh doanh ®éc lËp nªn khi mua th× phÇn gi¸ trÞ mua ®ã kh«ng ®­îc khÊu trõ thuÕ GTGT, nªn t«i xin ®­a ra ®Ò xuÊt lµ c¸c lo¹i, thø vËt liÖu Ýt sö dông cho s¶n xuÊt s¶n phÈm th× kÕ to¸n C«ng ty vÉn nªn tæ chøc thu mua víi khèi l­îng nhÊt ®Þnh ë c¸c ®¬n vÞ b¸n cã tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ trªn c¬ së ®Þnh møc, dù trï vËt t­ cho s¶n xuÊt s¶n phÈm vµ kÕ ho¹ch thu mua vËt liÖu ®Ó gi¸ trÞ mua vËt liÖu nµy ®­îc khÊu trõ thuÕ GTGT. §iÒu nµy gãp phÇn lµm gi¶m ®­îc chi phÝ s¶n xuÊt cho s¶n xuÊt s¶n phÈm. Chi phÝ c«ng t¸c phÝ cho c¸n bé thu mua th× ë C«ng ty ho¹ch to¸n vµo TK 6428 lµ kh«ng ph¶n ¸nh ®óng trÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho. VËy, kÕ to¸n C«ng ty nªn ho¹ch to¸n chi phÝ nµy vµo gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho ( ho¹ch to¸n vµo TK 1521, 1522 ) ®Ó ph©n bæ chi phÝ ®ã cho tõng thø, tõng lo¹i, tõng ®¬n vÞ tÝnh NVL theo tiªu thøc ph©n bæ phï hîp nhÊt. Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì khi thu mua vËt liÖu th× kÕ to¸n C«ng ty còng kh«ng ho¹ch to¸n vµo gi¸ thùc tÕ cña NVL nhËp kho, mµ ho¹ch to¸n sang TK 6278 lµ kh«ng ph¶n ¸nh ®óng trÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho. Vµ ý kiÕn ë ®©y còng lµ ®­a chi phÝ nµy vµo trÞ gi¸ cña vËt liÖu vµ ph©n bæ theo tiªu thøc phï hîp. Vµ ý kiÕn ®­a ra lµ cã thÓ kÕ to¸n C«ng ty nªn ph©n bæ c¸c chi phÝ nµy theo tiªu thøc ph©n bæ theo träng l­îng cña vËt liÖu mua nhËp kho ( hoÆc cã thÓ theo tiªu thøc trÞ gi¸ vËt liÖu nhËp kho) ®Ó ph¶n ¸nh ®óng gi¸ thµnh s¶n xuÊt s¶n phÈm nhËp kho. 3. Hoµn thiÖn c«ng t¸c lËp dù phßng cho c¸c TK hµng tån kho: Do s¶n xuÊt chñ yÕu theo c¸c ®¬n ®Æt hµng nªn khèi l­îng NVL cña C«ng ty H÷u NghÞ biÕn ®éng trong th¸ng rÊt lín, gi¸ trÞ cã thÓ lªn ®Õn hµng chôc tû ®ång. MÆt kh¸c gi¸ mua NVL l¹i biÕn ®éng th­êng xuyªn, lªn xuèng thÊt th­êng do ®ã chØ cÇn mét sù thay ®æi nhá vÒ gi¸ c¶ NVL trªn thÞ tr­êng còng ¶nh h­ëng rÊt lín tíi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña C«ng ty. V× vËy, viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ vËt liÖu tån kho ®èi víi C«ng ty lµ rÊt quan träng, tuy nhiªn hiÖn nay C«ng ty vÉn ch­a tiÕn hµnh lËp dù phßng do ®ã C«ng ty cÇn cã sù quan t©m h¬n n÷a ®èi víi c«ng t¸c nµy. * Khi lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ph¶i tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c sau: - ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho chØ ®­îc lËp vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n tr­íc khi lËp b¸o c¸o tµi chÝnh, sau khi ®· tiÕn hµnh kiÓm kª ®¸nh gi¸ l¹i gi¸ trÞ NVL. - ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ph¶i tÝnh cho tæng thÓ vËt t­ s¶n phÈm hµng ho¸ tån kho. - Kh«ng ®­îc lÊy phÇn t¨ng gi¸ cña vËt liÖu, hµng ho¸ nµy ®Ó bï ®¾p cho phÇn gi¶m gi¸ cña vËt liÖu hµng ho¸ kh¸c. - §Ó ®­îc lËp dù phßng gi¶m gi¸ th× NVL ph¶i cã c¸c ®iÒu kiÖn sau: - NVL lµ nh÷ng vËt t­ tån kho t¹i thêi ®iÓm lËp c¸o c¸o TC, cã gi¸ thÞ tr­êng thÊp h¬n gi¸ thùc tÕ ®ang ghi sæ kÕ to¸n. - NVL thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp - Cã chøng tõ, ho¸ ®¬n hîp lý, hîp lÖ chøng minh gi¸ vèn tån kho. Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh møc dù phßng gi¶m gi¸ HTK: Møc dù phßng cÇn lËp n¨m tíi cho hµng tån kho i = Sè l­îng hµng tån kho i cuèi niªn ®é x møc gi¶m gi¸ cña hµng tån kho i * Tµi kho¶n ®­îc sö dông ®Ó ho¹ch to¸n lµ TK 159- Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. KÕt cÊu cña tµi kho¶n nh­ sau: - Bªn nî: Hµng nhËp dù phßng gi¶m gi¸ - Bªn cã: TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ - D­ cã: Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho hiÖn cã. * Ph­¬ng ph¸p ho¹ch to¸n dù phßng. - Cuèi niªn ®é kÕ to¸n: - Hoµn nhËp toµn bé sè dù phßng ®· lËp n¨m tr­íc: Nî TK 159 Cã TK 721 Sè dù phßng ®· lËp n¨m tr­íc - §ång thêi trÝch lËp dù phßng cho n¨m tíi Nî TK 642 (6426) Cã TK 159 Sè dù phßng cÇn lËp - Trong kú nÕu NVL ®· lËp dù phßng ®­a vµo s¶n xuÊt vµ b¸n, kÕ to¸n tiÕn hµnh hoµn nhËp dù phßng vµ ®­a NVL vµo chi phÝ. Nî TK 159: Sè dù phßng ®· trÝch lËp Nî TK 621, 627, 642: Gi¸ trÞ NVL t¹i thêi ®iÓm ®­a vµo sö dông Cã TK 152: Gi¸ trÞ gèc cña NVL 4. Hoµn thiÖn c«ng t¸c tÝnh gi¸ xuÊt kho NVL: ë c¸c Doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã quy m« võa, ®Æc ®iÓm vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt - kinh doanh phøc t¹p th­êng sö dông gi¸ ho¹ch to¸n ®Ó kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu v× cã nhiÒu ­u ®iÓm: KÕ to¸n vËt liÖu ë C«ng ty H÷u NghÞ tÝnh gi¸ xuÊt kho vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ tuy ®¬n gi¶n, dÔ lµm nh­ng cã ®é chÝnh x¸c kh«ng cao... H¬n n÷a, c«ng viÖc tÝnh to¸n dån vµo cuèi th¸ng, g©y ¶nh h­ëng ®Õn c«ng t¸c quyÕt to¸n nãi chung. Do ®ã ®Ó ph¶n ¸nh ®óng trÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho vµ tÝnh ®óng gi¸ thµnh s¶n phÈm s¶n xuÊt th× kÕ to¸n C«ng ty ph¶i xem xÐt, nghiªn cøu xem ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ nµo kh¸c cho viÖc xuÊt vËt liÖu cho s¶n xuÊt trªn c¬ së thu thËp th«ng tin vÒ gi¸ c¶ NVL trªn thÞ tr­êng vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng, gi¶m nh­ thÕ nµo. Theo t«i, ý kiÕn ®­îc ®­a ra lµ nÕu C«ng ty cã thÓ x©y dùng ®­îc hÖ thèng gi¸ ho¹ch to¸n phï hîp ®Ó h¹n chÕ nh÷ng sai lÖch khi b×nh qu©n ho¸ gi¸ c¶ cña c¸c mÆt hµng vµ gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng viÖc ghi chÐp kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu vµ gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng viÖc ho¹ch to¸n nghiÖp vô ë kho (®Ó kÕt hîp víi viÖc lËp sæ vµ theo dâi tõng danh ®iÓm vËt liÖu v× khèi l­îng c¸c nghiÖp vô nhËp - xuÊt vËt liÖu ë C«ng ty hµng ngµy nhiÒu), mÆt kh¸c cuèi th¸ng tÝnh ngay ®­îc trÞ gi¸ vèn cña toµn bé l­îng vËt liÖu xuÊt kho, nh­ng nÕu nh­ gi¸ ho¹ch to¸n x©y dùng cña C«ng ty kh«ng hîp lý th× sÏ kh«ng ph¶n ¸nh ®óng ®¾n ®­îc trÞ gi¸ vèn cña vËt liÖu xuÊt kho vµ mçi lÇn nhËp - xuÊt kho b¾t buéc kÕ to¸n ph¶i tÝnh trÞ gi¸ ho¹ch to¸n cña vËt liÖu nhËp - xuÊt ®Ó ghi vµo mét b¶ng kª theo gi¸ ho¹ch to¸n. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh tõ gi¸ ho¹ch to¸n sang gi¸ thùc tÕ theo c«ng thøc: Gi¸ thùc tÕ VL xuÊt dïng (hoÆc tån kho cuèi th¸ng(kú)) = Gi¸ ho¹ch to¸n VL xuÊt dïng (hoÆc tån kho cuèi th¸ng(kú)) x HÖ sè gi¸ vËt liÖu HÖ sè gi¸ vËt liÖu = Gi¸ thùc tÕ VL tån kho ®Çu kú(th¸ng) vµ nhËp trong kú(th¸ng) Gi¸ ho¹ch to¸n VL tån kho ®Çu kú(th¸ng) vµ nhËp trongkú(th¸ng) 5. Hoµn thiÖn gi¶i ph¸p xö lý sè phÕ liÖu ph¸t sinh ë C«ng ty: Qu¶n lý phÕ liÖu kh«ng chØ cã t¸c dông thùc hiÖn viÖc qu¶n lý chÆt chÏ chèng thÊt tho¸t vËt t­, tiÒn vèn cña C«ng ty mµ cßn cã t¸c dông kiÓm tra, gi¸m s¸t qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ë c¸c ph©n x­ëng trong C«ng ty. PhÕ liÖu ph¸t sinh gåm cã hai bé phËn víi néi dung kh¸c nhau. PhÇn phÕ liÖu trong kÕ ho¹ch lµ phÇn ph¸t sinh mét c¸ch tù nhiªn do ®Æc thï cña ph­¬ng thøc s¶n xuÊt, c«ng nghÖ s¶n xuÊt. PhÇn phÕ liÖu nµy ®­îc c¸n bé kü thuËt cã thÓ dÔ dµng tÝnh to¸n ®­îc vµ x¸c ®Þnh trong kho¶n chi phÝ phÕ liÖu kÕ ho¹ch. Bªn c¹nh ®ã, phÇn phÕ liÖu ph¸t sinh ngoµi kÕ ho¹ch l¹i cã mét ý nghÜa kh¸c trong c«ng t¸c qu¶n lý. Sè phÕ liÖu ph¸t sinh lín h¬n l­îng phÕ liÖu ph¸t sinh theo kÕ ho¹ch ph¶i ®­îc c¸c nhµ qu¶n trÞ C«ng ty tró träng. L­îng phÕ liÖu ph¸t sinh cã thÓ do nhiÒu lý do nh­: Do tr×nh ®é c«ng nghÖ s¶n xuÊt, m¸y mãc, thiÕt bÞ, do tr×nh ®é cña c«ng nh©n, do chÊt l­îng cña vËt liÖu... C¸c nhµ qu¶n trÞ C«ng ty ph¶i n¾m b¾t ®­îc nguyªn nh©n chÝnh lµm ph¸t sinh kho¶n phÕ liÖu nµy ®Ó tõ ®ã cã nh÷ng gi¶i ph¸p qu¶n lý kÞp thêi. Hµng th¸ng, l­îng phÕ liÖu cña C«ng ty thu håi nhËp kho cã gi¸ trÞ kh¸ lín. Do ®ã, cuèi th¸ng t¹i c¸c ph©n x­ëng c¸c nh©n viªn kÕ to¸n, c¸n bé kü thuËt, c¸n bé phßng kinh doanh ph¶i xuèng ®Ó thu håi, kiÓm tra, tÝnh to¸n l­îng phÕ liÖu ph¸t sinh trong th¸ng. Trªn c¬ së kiÓm tra, c¸c bé kü thuËt ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc sè phÕ liÖu thu håi nµy cã cßn sö dông ®­îc hay kh«ng, ®ång thêi tÝnh to¸n xem l­îng phÕ liÖu thu håi so víi ®Þnh møc phÕ liÖu kÕ ho¹ch cã phï hîp kh«ng vµ cïng c¸c c¸n bé phßng kinh doanh vµ c¸c tæ s¶n xuÊt, ph©n x­ëng ®Ó t×m ra nguyªn nh©n vµ kiÕn nghÞ biÖn ph¸p xö lý. - Víi phÕ liÖu n»m trong kÕ ho¹ch: Ta cã thÓ ph©n lo¹i theo hai cÊp ®é: + NÕu sè phÕ liÖu nµy cßn cã thÓ tiÕp tôc sö dung ®­îc th× nªn xö lý theo h­íng nhËp l¹i kho NVL, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n theo bót to¸n: Nî TK 152 (chi tiÕt): TrÞ gi¸ phÕ liÖu thùc nhËp kho. Cã TK 621, 627... : TrÞ gi¸ phÕ liÖu. Víi gi¸ trÞ ghi sæ theo gi¸ ­íc tÝnh trong quyÕt ®Þnh xö lý cña héi ®ång ®¸nh gi¸ ë C«ng ty. + PhÕ liÖu kh«ng t¸i sö dông l¹i ®­îc th× cã thÓ nhËp kho NVL vµ ph¶n ¸nh nh­ bót to¸n trªn ®Ó chê b¸n hay cã thÓ kh«ng nhËp kho vµ tæ chøc tiªu thô. - Víi phÕ liÖu v­ît ngoµi kÕ ho¹ch: C¸c ®èi t­îng liªn quan ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n chÝnh vµ kiÕn nghÞ lªn l·nh ®¹o C«ng ty ®Ó cã c¸c biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi. 6. Hoµn thiÖn viÖc t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vËt liÖu ë C«ng ty: *LËp ®Þnh møc dù tr÷ cho mét sè NVL cã tÇn suÊt sö dông cao: Do thÞ tr­êng gi¸ c¶ kh«ng æn ®Þnh, nªn viÖc lËp kÕ ho¹ch ®Þnh møc dù tr÷ NVL ë C«ng ty lµ cÇn thiÕt. Nã kh«ng nh÷ng ®¶m b¶o sù chñ ®éng trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña C«ng ty, mµ cßn tiÕt kiÖm thêi gian, chi phÝ vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn cho dù tr÷ NVL. Tuy nhiªn, do ®Æc ®iÓm NVL xuÊt ph¸t tõ sù ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i, tÇn suÊt nhËp - xuÊt kh«ng ®Òu gi÷a mçi lo¹i. Nªn ®Ó tr¸nh ø ®äng vèn, C«ng ty nªn lËp ®Þnh møc dù tr÷ cho mét sè NVL cã tÇn suÊt sö dông cao mét c¸ch hîp lý, khoa häc ®¶m b¶o kh«ng lµm gi¸n ®o¹n qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ ®ång thêi còng kh«ng bÞ ø ®äng vèn. Nh÷ng tr­êng hîp nµy cã thÓ ®­îc nhËn biÕt dÔ dµng th«ng qua kinh nghiÖm cña nh÷ng ng­êi trùc tiÕp s¶n xuÊt, hoÆc th«ng qua nh÷ng hîp ®ång cïng th¸ng n¨m tr­íc vµ th¸ng võa qua. *Th­êng xuyªn n¾m b¾t th«ng tin vÒ sè tån kho NVL: C«ng t¸c kiÓm kª ë C«ng ty hiÖn nay ®­îc tiÕn hµnh mçi n¨m mét lÇn vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n. Nh»m ®¸nh gi¸ kh¸i qu¸t t×nh h×nh cung øng, b¶o qu¶n vµ sö dông c¸c lo¹i vËt t­, ®ång thêi còng lµ ®Ó ®¸nh gi¸ c«ng t¸c tæ chøc ho¹ch to¸n vËt liÖu ë C«ng ty. VËy theo t«i, ®Ó x¸c ®Þnh ®­îc chÝnh x¸c sè l­îng, chÊt l­îng, gi¸ trÞ cña NVL tån kho, nh»m ®­a ra c¸c ®Ò xuÊt kÞp thêi, C«ng ty cÇn ph¶i n¾m b¾t sè tån kho NVL thùc tÕ vµ th­êng xuyªn. Do ®ã, ®Þnh kú hµng th¸ng, kÕ to¸n NVL cÇn tæng hîp sè liÖu trªn sæ tæng hîp vµ sæ chi tiÕt(hiÖn nay ë phong kÕ to¸n C«ng ty kh«ng më sæ chi tiÕt theo dâi cho viÖc nhËp - xuÊt NVL mµ chØ ph¶n ¸nh trªn m¸y tÝnh), b¸o c¸o lªn Ban l·nh ®¹o ®Ó lËp kÕ ho¹ch kÞp thêi vµ khi ph¸t hiÖn ®­îc sè vËt liÖu hao hôt, h­ háng... ngoµi kÕ ho¹ch th× thñ kho vµ kÕ to¸n ph¶i kÞp thêi b¸o c¸o cho c¸c nhµ qu¶n trÞ C«ng ty biÕt ®Ó cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi. *T¨ng tèc ®é lu©n chuyÓn vèn dù tr÷ NVL: Do thÞ tr­êng gi¸ c¶ NVL trªn thÞ tr­êng kh«ng æn ®Þnh, nªn C«ng ty ph¶i th­êng xuyªn thu thËp th«ng tin vµ nh¹y bÐn xö lý th«ng tin ®Ó cã ®­îc quyÕt ®Þnh kÞp thêi vÒ NVL. Bé phËn cung øng NVL (phßng Kinh doanh) cÇn nghiªn cøu t×m mua NVL t¹i nh÷ng ®Þa ®iÓm ®¸ng tin cËy vÒ vËt liÖu cung cÊp, chÊt l­îng, gi¸ c¶...vµ thiÕt lËp mèi quan hÖ víi c¸c nhµ cung cÊp trong n­íc ®Ó t¹o ra ®­îc nguån hµng nhËp æn ®Þnh víi c¸c tiªu chuÈn vÒ vËt liÖu cÇn mua cña C«ng ty. Do ®ã, cã thÓ gi¶m bít ®­îc sè NVL tån kho ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vån lµ NVL, ®ång thêi cã thÓ gi¶m bít ®­îc c¸c chi phÝ liªn quan nh»m h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Tæ chøc c«ng t¸c cung øng NVL kÞp thêi cho s¶n xuÊt nh»m tiÕt kiÖm tèi ®a thêi gian vµ chi phÝ ph¸t sinh trong kh©u nµy. 7. Hoµn thiÖn c«ng t¸c ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm c«ng t¸c c¸n bé kÕ to¸n, thñ kho trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu: ViÖc ph©n c«ng râ rµng tr¸ch nhiÖm vµ ph©n c«ng c«ng t¸c mét c¸ch khoa häc, phï hîp cã ¶nh h­ëng kh«ng nhá ®Õn hiÖu qu¶ c«ng t¸c kÕ to¸n. Cïng víi c¸c ý kiÕn, kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc tr×nh bµy ë trªn, t«i xin ®­îc ®­a ra ®Ò xuÊt cña m×nh vÒ tr¸ch nhiÖm cña tõng thµnh viªn liªn quan. Thñ kho: Lµ ng­êi trùc tiÕp qu¶n lý t¹i kho vÒ l­îng vËt liÖu hiÖn cã trong kho, t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu ë kho vÒ mÆt sè l­îng. Tr¸ch nhiÖm cña thñ kho kh«ng chØ giíi h¹n ë viÖc qu¶n lý sè l­îng vËt t­ mµ cßn ph¶i thùc hiÖn viÖc qu¶n lý, b¶o qu¶n vËt t­. §ång thêi, thñ kho ph¶i hç trî c¸n bé kÕ to¸n trong c«ng t¸c ho¹ch to¸n kÕ to¸n. Cô thÓ, thñ kho ph¶i thùc hiÖn viÖc ghi chÐp, lËp c¸c b¶ng, sæ kÕ to¸n theo ®óng chÕ ®é nh­: LËp phiÕu giao nhËn chøng tõ, sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song theo ®óng h×nh thøc ¸p dông cña c«ng t¸c vµ theo ®óng quy ®Þnh nh»m hç trî vµ thùc hiÖn viÖc qu¶n lý chÆt chÏ vËt liÖu t¹i C«ng ty. KÕ to¸n: Lµ ng­êi thùc hiÖn viÖc thu thËp, tÝnh to¸n, xö lý th«ng tin vµ trùc tiÕp qu¶n lý kho vÒ mÆt gi¸ trÞ. Do ®ã, kÕ to¸n vµ thñ kho ph¶i cã sù rµng buéc tr¸ch nhiÖm víi nhau trong c«ng t¸c qu¶n lý. §ång thêi kÕ to¸n ph¶i lËp c¸c sæ, b¶ng biÓu liªn quan theo ®óng chÕ ®é. §Ó n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c th× kÕ to¸n ph¶i thùc hiÖn mét c¸ch trung thùc tr¸ch nhiÖm cña m×nh, ph¶i lËp ®Çy ®ñ c¸c sæ, b¶ng biÓu theo ®óng chÕ ®é. KÕ to¸n ph¶i ký x¸c nhËn vµo phiÕu giao nhËn chøng tõ, chØ ghi vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu vÒ mÆt gi¸ trÞ vµ sè l­îng hiÖn vËt trªn c¬ së kÕt qu¶ ®· kiÓm tra vÒ mÆt sè l­îng. Còng nh­ kÕ to¸n ph¶i lËp vµ ghi sæ theo dâi c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng mét c¸ch ®Çy ®ñ, khoa häc trªn hÖ thèng c¸c sæ cÇn thiÕt theo chÕ ®é. Tr¸nh t×nh tr¹ng nh­ hiÖn nay, c¸c sæ kÕ to¸n ®­îc lËp thiÕu sù ®ång bé, kh«ng khoa häc nh­ víi mÉu quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n. Ngoµi ra, ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ thÎ kho, kÕ to¸n vËt liÖu cßn më sæ ®¨ng ký thÎ kho. Khi giao thÎ kho cho thñ kho, kÕ to¸n ph¶i ghi vµo sæ. B»ng viÖc ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p trªn, ®Ó C«ng ty ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt th× bªn c¹nh ®ã C«ng ty còng ph¶i ®ång thêi thùc hiÖn tèt nh÷ng ®iÒu kiÖn trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn, cã nh­ vËy tÝnh tÝch cùc cña gi¶i ph¸p míi ®­îc thùc sù ph¸t huy: - §iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt kü thuËt cña C«ng ty ph¶i lu«n æn ®Þnh, cã nh­ vËy míi x©y dùng ®­îc nÒn t¶ng v÷ng ch¾c gióp ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh diÔn ra liªn tôc, th­êng xuyªn víi hiÖu qu¶ cao. - HÖ thèng kho tµng b¶o qu¶n NVL ph¶i ®­îc tæ chøc tèt, ®óng yªu cÇu, tiªu chuÈn b¶o qu¶n NVL. - §­a ra ®Þnh møc l­îng NVL tån kho trong C«ng ty mét c¸ch hîp lý, tr¸nh thõa ø ®äng vèn hoÆc thiÕu vËt liÖu cho s¶n xuÊt. - Sö dông NVL hîp lý, tiÕt kiÖm, cã hiÖu qu¶. 8. ViÖc giao nhËn chøng tõ gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n. HiÖn nay khi giao nhËn chøng tõ gi÷a phßng kÕ to¸n vµ thñ kho, chØ cã ph­¬ng ph¸p ho¹ch to¸n chi tiÕt sæ sè d­ míi lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ cßn ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn th× kh«ng sö dông phiÕu nµy. ViÖc nµy d­êng nh­ gióp kÕ to¸n bít ®­îc c«ng viÖc lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ cïng mét sè c¸c thñ tôc cÇn thiÕt kh¸c. Tuy nhiªn thùc chÊt phiÕu giao nhËn chøng tõ lµ c¸ch thøc ®Ó n©ng cao tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n chøng tõ, ®ång thêi lµ c¬ së ®Ó quy kÕt tr¸ch nhiÖm khi chøng tõ bÞ mÊt m¸t. Do ®ã theo em trong qu¸ tr×nh ho¹ch to¸n chi tiÕt NVL cÇn sím ®­a vµo sö dông phiÕu giao nhËn chøng tõ. MÉu phiÕu giao nhËn chøng tõ cã thÓ ®­îc lËp nh­ sau: C«ng ty H÷u NghÞ PhiÕu giao nhËn chøng tõ. Tõ ngµy...................§Õn ngµy........................ STT Sè hiÖu chøng tõ Ngµy th¸ng M· vËt t­ Tªn vËt t­ Sè l­îng VËt t­ Ngµy Th¸ng N¨m 2002. Ng­êi nhËn Ng­êi giao (Ký vµ ghi râ hä tªn) (Ký vµ ghi râ hä tªn) 9. ViÖc lËp b¶ng kª chi tiÕt nhËp - xuÊt nguyªn vËt liÖu. ViÖc lËp b¶ng kª chi tiÕt nhËp (hoÆc xuÊt) NVL ë C«ng ty ®Òu ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh theo ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n cña C«ng ty. Cuèi mçi th¸ng c«ng ty in ra b¶ng kª chi tiÕt nhËp (hoÆc xuÊt) NVL cho tÊt c¶ c¸c NVL theo thø tù ngµy th¸ng nhËp - xuÊt vµ më mçi kho 1 b¶ng kª. Nh­ vËy khi muèn theo dâi sè lÇn nhËp (hoÆc xuÊt) còng nh­ sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña 1 lo¹i NVL trong th¸ng trªn b¶ng kª chi tiÕt lµ rÊt khã kh¨n, v× vËy theo em nªn më mçi b¶ng kª chi tiÕt cho tõng NVL, nh­ vËy sÏ gióp cho kÕ to¸n theo dâi chi tiÕt h¬n t×nh h×nh nhËp xuÊt ®èi víi tõng lo¹i NVL , ®èi chiÕu víi sè liÖu tæng hîp trªn b¶ng c©n ®èi vËt t­, sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn vµ ®èi chiÕu víi thÎ kho cña thñ kho mét c¸ch dÔ dµng h¬n. B¶ng kª chi tiÕt nhËp - xuÊt NVL khi ®ã sÏ cã d¹ng: C«ng ty H÷u NghÞ B¶ng kª Chi tiÕt nhËp vËt t­ Tõ 1/2/2002 ®Õn 28/2/2002 Tªn vËt t­: V¶i 3419 méc 0,95 M· vËt t­ : V3419M-0,95 Kho : I Tªn, qui c¸ch hµng ho¸ M· v. t­ §VT Chøng tõ Ngµy th¸ng Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn TK ®.­ Tªn ng­êi b¸n V¶i 3419 méc K 0,95 V3419-0,95 MÐt 150 10/8/2001 367 6.272 2.301.824 331 C«ng ty XNK Litex Tæng céng 367 2.301.824 Ngµy 28 th¸ng 2 n¨m 2002 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng (ký,ghi râ hä tªn) (ký, ghi râ hä tªn) 10. VÒ ho¹ch to¸n vËt t­ thõa khi kiÓm kª. T¹i C«ng ty H÷u NghÞ, khi tiÕn hµnh kiÓm kª NVL nÕu ph¸t hiÖn vËt t­ thõa so víi sæ s¸ch, kÕ to¸n theo dâi riªng trªn TK002 coi nh­ ®©y lµ vËt t­ gi÷ hé vµ chê xö lý. Theo em, viÖc sö dông TK 002 ®Ó theo dâi vËt t­ thõa khi kiÓm kª kh«ng ph¶n ¸nh ®óng b¶n chÊt cña sè vËt t­ thõa bëi v× theo Q§ sè 1141 cña BTC ban hµnh ngµy 1-11-1995, TK 002 dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt t­, hµng hoµ cña ®¬n vÞ kh¸c göi ®Õn thuª gia c«ng - chÕ biÕn hoÆc gi÷a hé, b¶o qu¶n hÖ. Do vËy C«ng ty nªn sö dông TK 338.1 - TS thõa chê xö lý ®Ó theo dâi sè vËt t­ thõa khi kiÓm kª. Khi ®ã, nÕu ph¸t hiÖn vËt t­ thõa khi kiÓm kª kÕ to¸n sÏ HT: Nî TK 152: Gi¸ trÞ sè vËt t­ thõa khi kiÓm kª Cã TK 338.1: 11. H×nh thøc ghi sæ víi viÖc tù ®éng ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n. ë ViÖt Nam hiÖn nay, chÕ ®é kÕ to¸n cho phÐp ho¹ch to¸n ghi chÐp sæ s¸ch víi 4 h×nh thøc lµ: NhËt ký chung, NhËt ký - sæ c¸i, Chøng tõ ghi sæ, NhËt ký - chøng tõ. §èi víi c¸c doanh nghiÖp sö dông h×nh thøc ghi sæ NhËt ký chung vµ Chøng tõ ghi sæ, do h×nh thøc sæ vµ tr×nh tù ghi sæ kh¸ ®¬n gi¶n nªn viÖc lËp ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm ®Ó xö lý vµ in ra c¸c kÕt qu¶ theo mÉu sæ yªu cÇu kh«ng gÆp nhiÒu khã kh¨n nh­ hai h×nh thøc ghi sæ cßn l¹i. ë c«ng ty H÷u NghÞ còng kh«ng ph¶i mét ngo¹i lÖ, do hÖ thèng sæ s¸ch theo h×nh thøc ghi sæ NhËt ký - chøng tõ hÕt søc phøc t¹p nªn viÖc in ra tÊt c¶ c¸c sæ s¸ch cÇn thiÕt trªn c¬ së d÷ liÖu nhËp vµo vÉn ch­a thÓ thùc hiÖn ®­îc mµ mét sè phÇn hµnh vÉn bÞ gi¸n ®o¹n, kÕ to¸n ph¶i tù tæng hîp dùa trªn c¸c tµi liÖu thu ®­îc tõ do m¸y tÝnh cung cÊp còng nh­ tµi liªô do lao ®éng tÝnh to¸n thñ c«ng mµ cã ®­îc. Nh­ vËy, ®Ó cã thÓ tËn dông tèc ®é vµ tÝnh chÝnh x¸c cña m¸y vi tÝnh trong viÖc c«ng viÖc kÕ to¸n th× theo em c«ng ty nªn thay ®æi h×nh thøc ghi sæ kÕ to¸n.mµ tèt nhÊt lµ nªn dïng h×nh thøc ghi sæ NhËt ký chung v× ®©y lµ h×nh thøc dÔ ¸p dông cho kÕ to¸n m¸y nhÊt. 12. ý kiÕn kh¸c. - ViÖc ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh sö dông NVL ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm ë C«ng ty lµ mét yªu cÇu kh«ng thÓ thiÕu trong c«ng t¸c qu¶n lý nã ph¶n ¸nh hiÖu qu¶ sö dông NVL còng nh­ t×nh h×nh cung øng NVL cã ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt ®­îc tiÕn hµnh liªn tôc hay kh«ng tõ ®ã gióp cho nhµ qu¶n lý ®Ò ra nh÷ng kÕ ho¹ch phï hîp. Tuy nhiªn hiÖn nay C«ng ty vÉn ch­a tiÕn hµnh biÖn ph¸p nµy. Theo em cuèi mçi kú ho¹ch to¸n (quý), kÕ to¸n nªn tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ viÖc cung cÊp vµ sö dông NVL tõ ®ã ®Æt ra c¸c ®Þnh møc tiªu hao NVL trong gi¸ thµnh s¶n phÈm, lËp kÕ ho¹ch thu mua NVL ... cho kú tiÕp theo. - §Ó n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n cña nh©n viªn kÕ to¸n th× sau vµi n¨m, phßng kÕ to¸n nªn bè trÝ ®æi phÇn hµnh kÕ to¸n gi÷a c¸c nh©n viªn víi nhau. §iÒu nµy gióp cho c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n, tõ ®ã t¹o ®iÒu kiÖn hç trî nhau trong c«ng viÖc. - VÒ c«ng t¸c kiÓm tra kÕ to¸n: Theo qui chÕ qu¶n lý tµi chÝnh vµ ho¹ch to¸n kinh doanh ®èi víi c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc, c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc nÕu cã ®iÒu kiÖn th× nªn tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé trong doanh nghiÖp vµ tiÕn hµnh ho¹t ®éng th­êng xuyªn. Lµ mét C«ng ty cã qui m« lín, khèi l­îng c«ng viÖc ho¹ch to¸n nªn viÖc sai sãt trong viÖc ho¹ch to¸n lµ kh«ng thÓ tr¸nh khái v× vËy C«ng ty nªn tiÕn hµnh lËp ra bé phËn kiÓm to¸n néi bé ®Ó cã thÓ th­êng xuyªn kiÓm tra, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng kÕ to¸n nãi chung vµ ho¹t ®éng qu¶n lý nãi riªng gióp cho ho¹t ®éng cña C«ng ty ngµy cµng cã hiÖu qu¶ h¬n. Bé phËn nµy nÕu ®­îc lËp th× nªn ®Æt trùc tiÕp chÞu sù l·nh ®¹o cña C«ng ty vµ ph¶i hoµn toµn ®éc lËp víi phßng kÕ to¸n. KÕt luËn §èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, NVL ®ãng vai trß then chèt, lµ ®èi t­îng lao ®éng, lµ c¬ së vËt chÊt trùc tiÕp cÊu thµnh nªn thùc tÕ s¶n phÈm. C¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt kh«ng ngõng phÊn ®Êu ®Ó h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm th«ng qua gi¶m chi phÝ NVL. Muèn vËy, cÇn ph¶i cã sù qu¶n lý NVL mét c¸ch chÆt chÏ vµ khoa häc tõ kh©u thu mua, b¶o qu¶n, dù tr÷ cho ®Õn lóc ®­a vµo sö dông vµ ®Æc biÖt quan träng lµ viÖc tæ chøc c«ng t¸c ho¹ch to¸n NVL ph¶i ®­îc tiÕn hµnh 1 c¸ch khoa häc, hîp lý. NhËn thøc ®­îc vai trß quan träng cña ho¹ch to¸n NVL, sau thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty H÷u NghÞ, kÕt hîp nh÷ng kiÕn thøc ®· häc cïng víi t×nh h×nh thùc tÕ t¹i C«ng ty em ®· kh¸i qu¸t t×nh h×nh ho¹ch to¸n NVL t¹i C«ng ty ®ång thêi ®­a ra mét sè ý kiÕn ®ãng gãp víi hy väng sÏ ®­îc gãp phÇn nhá bÐ nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c ho¹ch to¸n NVL ë C«ng ty H÷u NghÞ. Do tr×nh ®é vµ thêi gian thùc tËp cã h¹n nªn chuyªn ®Ò ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt v× vËy em rÊt mong muèn nhËn ®­îc sù gióp ®ì, gãp ý bæ sung cña c¸c thÇy c« gi¸o, cña c¸c anh chÞ phßng kÕ to¸n C«ng ty H÷u NghÞ ®Ó luËn v¨n thªm phong phó vÒ lý luËn vµ cã ý nghÜa thùc tiÔn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o h­íng dÉn Ng« TrÝ TuÖ - Ban l·nh ®¹o C«ng ty H÷u NghÞ cïng c¸c c«, chó, anh, chÞ trong phßng kÕ to¸n ®· nhiÖt t×nh chØ b¶o gióp em hoµn thµnh luËn v¨n nµy. SV thùc tËp Mai thÞ Quyªn Môc lôc Trang Lêi më ®Çu 1 Ch­¬ng I: Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt 2 I.Sù cÇn thiÕt kh¸ch quan ph¶i tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt 2 1. Kh¸i niÖm vµ ®Æc ®iÓm cña NVL trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt. 2 2. ý nghÜa vµ t¸c dông cña kÕ to¸n vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt 2 3. Yªu cÇu qu¶n lý NVL trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt 3 4. NhiÖm vô cña kÕ to¸n NVL trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt 3 II. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ Nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt 4 1. Ph©n lo¹i NVL 4 1.1 C¨n cø vµo vai trß vµ c«ng dông cña NVL 4 1.2 C¨n cø vµo chøc n¨ng cña NVL ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt 5 1.3 C¨n cø vµo nguån h×nh thµnh 5 1.4 C¨n cø vµo quyÒn së h÷u 6 2. §¸nh gi¸ vËt liÖu 6 2.1 §¸nh gi¸ vËt liÖu nhËp kho 7 2.2 X¸c ®Þnh gi¸ NVL xuÊt kho 8 2.2.1 Ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh 8 2.2.2 Ph­¬ng ph¸p NhËp tr­íc-XuÊt tr­íc (FIFO 9 2.2.3 Ph­¬ng ph¸p NhËp sau xuÊt tr­íc (LIFO 9 2.2.4 Ph­¬ng ph¸p gi¸ b×nh qu©n 10 i/ Ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ 10 ii/ Ph­¬ng ph¸p gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n cuèi kú tr­íc 10 iii/ Ph­¬ng ph¸p gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n sau mçi lÇn nhËp 11 2.2.5 Ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ NVL tån kho theo gi¸ mua lÇn cuèi 11 2.2.6 Ph­¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n 12 3. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt 12 3.1 Chøng tõ - tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu kÕ to¸n vËt liÖu 12 3.2 KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu 14 4. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt 17 4.1. KÕ to¸n tæng hîp NVL theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn 18 a.H¹ch to¸n t×nh h×nh t¨ng NVL. 18 b.H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô lµm gi¶m nguyªn vËt liÖu 21 4.2. KÕ to¸n tæng hîp NVL theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú 24 4.3. KÕ to¸n dù phßng gi¶m gi¸ NVL. 27 4.4. H¹ch to¸n kÕt qu¶ kiÓm kª kho vËt liÖu 27 4.5. HÖ thèng sæ kÕ to¸n dïng trong kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu 28 Ch­¬ng II : Thùc tr¹ng kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty TNHH H÷u NghÞ 31 I. LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng tyTNHH H÷u NghÞ 31 1. Kh¸i qu¸t chung 31 2. §Æc ®iÓm chung vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty H÷u NghÞ 32 2.1 Nguyªn vËt liÖu 33 2.2 M¸y mãc, trang thiÕt bÞ 33 2.3 C«ng nh©n viªn 33 2.4 T×nh h×nh thanh to¸n 34 2.5 Qui tr×nh s¶n xuÊt giÇy cña C«ng ty H÷u NghÞ 34 3 . C¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty H÷u NghÞ. 36 3.1 C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, nhiÖm vô chøc n¨ng cña c¸c phßng ban 36 3.2 C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y s¶n xuÊt. 37 3.3 C¬ cÊu tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty H÷u NghÞ 39 3.5 §Æc ®iÓm c«ng t¸c kÕ to¸n 39 II/ Thùc tr¹ng kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty 42 1. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu 42 2. C«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu 43 3. TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu 44 3.1 §èi víi NVL nhËp kho 44 3.2 §èi víi NVL xuÊt kho 44 4. H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu 45 4.1 Thñ tôc nhËp - xuÊt kho vµ chøng tõ kÕ to¸n 45 4.1.1 Qu¸ tr×nh nhËp kho. 46 4.1.2. Thñ tôc xuÊt kho NVL 50 4.2 H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu 51 4.2.1. T¹i kho 53 4.2.2. T¹i phßng kÕ to¸n 54 5. H¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu 58 5.1 Tµi kho¶n sö dông 58 5.2 H×nh thøc ghi sæ. 58 5.3 H¹ch to¸n tæng hîp t¨ng NVL 59 5.4 KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu. 66 Ch­¬ng III: Mét sè kiÕn nghÞ vÒ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty H÷u NghÞ 72 I. §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n nãi chung vµ ho¹ch to¸n NVL nãi riªng t¹i C«ng ty H÷u NghÞ 72 1. Nh÷ng thµnh tùu ®¹t ®­îc. 72 2. Nh÷ng tån t¹i trong c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. 72 II. Ph­¬ng h­íng vµ gi¶i ph¸p hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty H÷u NghÞ. 74 1. Hoµn thiÖn viÖc sö dông hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu - Sæ danh ®iÓm vËt liÖu 75 2. Hoµn thiÖn c«ng t¸c thu mua nguyªn vËt liÖu 75 3. Hoµn thiÖn c«ng t¸c lËp dù phßng cho c¸c TK hµng tån kho 76 4. Hoµn thiÖn c«ng t¸c tÝnh gi¸ xuÊt kho NVL 77 5. Hoµn thiÖn gi¶i ph¸p xö lý sè phÕ liÖu ph¸t sinh ë C«ng ty. 78 6. Hoµn thiÖn viÖc t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vËt liÖu ë c«ng ty 79 7. Hoµn thiÖn c«ng t¸c ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm c«ng t¸c c¸n bé kÕ to¸n, thñ kho trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu 80 8. ViÖc giao nhËn chøng tõ gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n. 81 9. ViÖc lËp b¶ng kª chi tiÕt nhËp - xuÊt nguyªn vËt liÖu 82 10. VÒ h¹ch to¸n vËt t­ thõa khi kiÓm kª 84 11. H×nh thøc ghi sæ víi viÖc tù ®éng ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n. 84 12. ý kiÕn kh¸c 84 KÕt luËn 86 Danh môc c¸c Tµi LiÖu tham kh¶o 1. Gi¸o tr×nh " KÕ to¸n tµi chÝnh "- Tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n. 2. Gi¸o tr×nh " Ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt "- Tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n. 3. Gi¸o tr×nh "Qu¶n trÞ tµi chÝnh doanh nghiÖp"- Tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n. 4. Gi¸o tr×nh " KÕ to¸n s¶n xuÊt" - Tr­êng ®¹i häc tµi chÝnh. Tæ SX 3 Tæ SX 1 V.phßng Tæ SX 2 Phã Gi¸m ®èc Kinh doanh Tæ SX 1 V.phßng Tæ SX 1 V.phßngg Ph©n x­ëng giÇy Ph©n x­ëng may II Phã Gi¸m ®èc Kü thuËt Gi¸m ®èc Tæ SX 2 Tæ SX 3 Tæ SX 3 Tæ SX 2 Ph©n x­ëng may I Phßng b¶o vÖ Phßng Tæ chøc HC Phßng KT c¬ ®iÖn Phßng KH - vËt t­ Phßng Tµi vô C¬ cÊu tæ chøc s¶n xuÊt, tæ chøc qu¶n lý