Luận văn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng bưu điện

- xuất - tồn (Biểu số 13) nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với Thẻ kho của thủ kho. Đồng thời, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Biểu số 12: CTCP ĐT & XD Bưu điện SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Từ ngày: 01/12/2005 Đến ngày: 31/12/2005 Số CT Diễn giải TK ĐƯ Số lượng Đơn giá Thành tiền BANGIN Băng in trắng (Kg) Ngày Số hiệu TỒN 0 15/12 T-PN1 Nhập vật tư sản xuất cáp cho NMVLVT1 theo HĐ 12824 ngày 14/12/2005 (CT TNHH TM & XD Duy Anh) 331 96.0 178 100 17 097 600 21/12 T-PN2 Nhập vật tư sản xuất cáp cho NMVLVT1 theo HĐ 05166 ngày 18/12/2005 (CTCP Đầu tư và sản xuất Việt Hàn) 331 7.5 178 300 1 337 250 28/12 L-PNK Nhập vật tư sản xuất cáp theo PL hợp đồng 03/SKS/PITIC ngày 20/08/2005 331 11.0 180 300 1 983 300 TỔNG NHẬP 114.5 20 418 150 31/12 82087.8 Xuất vật tư sản xuất cáp theo phiếu duyệt của lãnh đạo ngày 31/12/2005 621:SP_4 9.0 178 324 1 604 916 TỔNG XUẤT 9.0 1 604 916 TỒN 105.5 18 813 234 Biểu số 13: CTCP ĐT & XD bưu điện TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày: 01/12/2005 đến ngày: 31/12/2005 Kho: NMVLVT1- Kho nhà máy VLVT1 Mã Tên ĐVT Đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền HDPE-5305E Hạt nhựa HDPE 5305 kg 15000 341794253 16000 366736656 16700 379429820 14300.00 329101089 ĐDAY2.6 Đồng dây 2,6 mm mềm kg 30209 2117483933 60403 4624107285 70482 5243905908 20130 1497685310 BOBIN Bô bin thép kg 5.00 49000000 5.0 49000000 PE - W Hạt nhựa trắng kg 125 9186664 47.5 3490932 77.5 5695732 DTTHEP1.6 Dây treo thép 7 x1.6 mm kg 13536 247979823 7896 144654878 5640 103324945 BMY31 Băng Mylar 31 kg 558.30 29695617 558.30 29695617 PP0.08 Dây bện nhóm kg 289.64 10340048 276.0 9853103 13.64 486945 BANGIN Băng in trắng kg 114.50 20418150 9.0 1604916 105.50 18813234 .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 4552094077 5517028350 6717162887 3351950540 5. Kế toán tổng hợp NVL Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp NVL sử dụng các tài khoản (TK) sau để hạch toán các nghiệp vụ liên quan: - TK 152 - “Nguyên liệu, vật liệu”: TK này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của NVL theo giá thực tế. NVL Công ty chủ yếu là NVL chính, các NVL phụ số lượng không nhiều và giá trị không lớn nên TK 152 không chi tiết thành NVL chính và NVL phụ. Các NVL phụ khi mua về phục vụ ngay cho sản xuất và được hạch toán ngay chi phí sản xuất chung trong kì. - Các nghiệp vụ nhập vật tư sử dụng các TK có liên quan: + TK 133 (1331) : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. + TK 3333: Thuế nhập khẩu của hàng hóa vật tư mua vào. + TK 3331 (33313): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu. + TK 331, 311: Phản ánh phương thức thanh toán với nhà cung cấp. + TK 627 (6272) - “Chi phí sản xuất chung của sản phẩm công nghiệp”: Phản ánh phần chi phí khoán cho Trung tâm thương mại. + TK 336: “Phải trả nội bộ” - Phần chi phí phải trả cho Trung tâm thương mại. - Các nghiệp vụ xuất vật tư sử dụng các TK sau: + TK 621: Chi phí NVL trực tiếp. Trong đó: TK 621_SP1: Chi phí NVL trực tiếp của sản phẩm nhựa. TK 621_SP4: Chi phí NVL trực tiếp của sản phẩm cáp viễn thông. + TK 632 (632.1) - “Giá vốn sản phẩm công nghiệp”: Ghi tăng giá vốn hàng bán khi xuất hủy vật tư ứ đọng, không còn giá trị sử dụng. Các chứng từ, sổ sách sử dụng: + Bảng kê chứng từ nhập, xuất NVL + Chứng từ ghi sổ (CTGS) + Sổ cái các TK. + Sổ đăng kí CTGS. Công ty áp dụng kế toán máy trong công tác hạch toán, nên khi phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL nào đó, trước hết kế toán phải khai báo NVL đó trong danh mục hàng hóa, vật tư, khai báo mã vật tư, mã kho...Việc mã hóa vật tư để khi kế toán nhập số liệu vào máy, chương trình kế toán máy sẽ xử lí những số liệu đó, tính toán, kết chuyển, tổng hợp số liệu sang các sổ sách liên quan. 5.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL Khi kế toán vật tư nhận được các chứng từ về nhập kho NVL, kế toán tiến hành nhập số liệu vào Phiếu nhập kho trong máy. Chương trình kế toán máy tự động tổng hợp tất cả các nghiệp vụ nhập kho trong tháng vào Bảng kê chứng từ nhập (Biểu số 14). Biểu số 14: CTCP ĐT &XD bưu điện BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Ngày Số CT Diễn giải TK Nợ TK Có Phát sinh 05/12 C-PNK09 Nhập hạt nhựa HDPE- 5305E theo HĐ 3H-0192-06E ngày 7/11/2005 (CTY 3H Corporation) 152 331 363105600 05/12 C-PNK09 Chi phí khoán cho Trung tâm thương mại 1% giá CIF (CTY 3H Corporation) 152 6272 3 631 056 13/12 T-PN83 Nhập chất phụ gia cho nhà máy nhựa theo HĐ số 04 ngày 10/12/2005 (CT TNHH Lâm Long) 152 331 78 624 000 14/12 T-PN87 Nhập bột đá CaC03 theo HĐ số 82/ĐĐ/HĐ ngày 23/11/2005 (CT đất đèn và hóa chất Tràng Kênh) 152 331 100 000 000 15/12 T-PN88 Nhập vật tư sản xuất cáp cho NMVLVT1 theo HĐ 12824 ngày 14/12/2005(CT TNHH TM &XD Duy Anh) 152 331 21 279 000 ... ... ... ... ... ... 21/12 T-PN100 Nhập vật tư sản xuất cáp theo HĐ số 05166 ngày 18/12/2005 (CTCP ĐT & SX Việt Hàn). 152 331 1 337 250 22/12 L-PNK01 Nhập băng nhựa Mylar sản xuất cáp theo HĐ số 3H-0950-05E ngày 20/11/2005 (CTy 3H-Corporation) 152 331 69 203 437 22/12 L-PNK01 Nhập băng nhựa Mylar sản xuất cáp theo HĐ số 3H-0950-05E ngày 20/11/2005. 152 3333 6 920344 22/12 L-PNK01 Chi phí khoán cho Trung tâm thương mại 1% giá CIF. 152 6272 692034 ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 11 993 205 252 Ngày.... tháng...năm Lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ Bảng kê này, cuối tháng máy tính phân loại, sắp xếp các nghiệp vụ có cùng nội dung, tính chất để lập Chứng từ ghi sổ (CTGS). Ví dụ với các nghiệp vụ nhập kho các vật tư sản xuất cáp thông tin (hạt nhựa HDPE, đồng, băng nhôm...) được tập hợp vào CTGS dưới đây: Biểu số 15: CTCP ĐT & XD Bưu điện CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 552 Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có Hạch toán nhập vật tư sản xuất cáp tháng 12/2005 Nguyên liệu, vật liệu 152 5 468 028 381 Thuế GTGT đầu vào 133 492 122 554 Phải trả người bán 331 5 926 606 236 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 333 28 275 057 Chi phí sản xuất chung 627 5 269 642 5 960 150 935 5 960 150 935 Kèm theo:.....chứng từ gốc Ngày....tháng....năm.... Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Thanh toán với nhà cung cấp NVL Thực tế hầu hết các nghiệp vụ mua NVL của Công ty đều là thanh toán trả chậm. Hình thức thanh toán chiếm dụng vốn một mặt tạo điều kiện thuận lợi về vốn cho Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác đòi hỏi Công ty phải theo dõi chặt chẽ tình hình công nợ với nhà cung cấp, không để tình trạng nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn. Khi có đầy đủ chứng từ nhập mua vật tư, kế toán nhập số liệu vào “Phiếu nhập mua vật tư”, trong đó khai báo rõ mã vật tư và mã nhà cung cấp. Từ đó, máy tính tự động kết chuyển phần phải trả nhà cung cấp sang Sổ chi tiết công nợ để theo dõi tình hình công nợ đối với từng nhà cung cấp. Để xem Sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp nào đó, kế toán chọn Sổ chi tiết công nợ TK 331, khai báo mã nhà cung cấp, chọn thời gian cần xem xét (1 tháng hay cả năm) rồi nhấn lệnh Xem. Ví dụ Sổ chi tiết công nợ tháng 12 của Công ty 3H - Corporation (Biểu số 16). - Để thanh toán tiền mua vật tư cho nhà cung cấp, Công ty chủ yếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Ngân hàng. Để hạch toán cho nghiệp vụ thanh toán tiền mua NVL bằng vay ngắn hạn Ngân hàng, Công ty sử dụng TK 311, cụ thể đối với nhà cung cấp trong nước sử dụng TK 3111-Vay ngắn hạn ngân hàng bằng tiền VNĐ, đối với nhà cung cấp nước ngoài sử dụng TK 3113 - Vay ngoại tệ ngân hàng. Kế toán định khoản: Nợ TK 331 - Chi tiết nhà cung cấp. Có TK 3111- Chi tiết ngân hàng. Đối với trường hợp thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài, kế toán còn phản ánh phần chênh lệch do thay đổi tỷ giá hối đoái, kế toán định khoản: Nợ TK 331 - Theo tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ Nợ TK 635 - Chênh lệch tăng tỷ giá Có TK 3113 - Theo tỷ giá thực tế hiện hành. Có TK 515 - Chênh lệch giảm tỷ giá. Ví dụ: Ngày 29/12, Công ty vay ngắn hạn Ngân hàng Hàng hải thanh toán đợt 1 (27140USD) tiền nhập mua vật tư sản xuất cáp đồng theo HĐ số 3H-1190-05E. Tỷ giá tại thời điểm ghi nhận nợ là 15905, tỷ giá thực tế hiện hành 15950. Kế toán định khoản: Nợ TK 331 431 661 700 (27140USDx15905) Nợ TK 635 1 221 300 Có TK 3113HH 432 883 000 (27140USDx15950) Biểu số 16: CTCP ĐT & XD Bưu điện SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 1/12/2005 đến ngày 31/12/2005 TK 331 - Phải trả người bán Đối tượng: 2107 - Công ty 3H Corporation. Dư Có đầu kì 396 851 200 Phát sinh Nợ 431 661 700 Phát sinh Có 837 441 739 Dư Có cuối kì 802 631 239 Chứng từ CTGS Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có N,T Số hiệu 05/12 C-PNK09 552 Nhập hạt nhựa HDPE-5305E theo HĐ số 3H-0192-06E ngày 7/11/2005 152 363105 600 22/12 L-PNK01 694 Nhập băng nhựa Mylar phục vụ sản xuất cáp theo HĐ số 3H-0950-05E ngày 20/11/2005 152 69203437 29/12 UNC 537 Vay ngắn hạn NH Hàng Hải thanh toán đợt 1 tiền nhập vật tư sx cáp đồng theo HĐ số 3H-1190-05E (27140USDx15905). 3113HH 431661700 29/12 L-PHK03 694 Nhập băng nhựa Mylar và băng nhôm theo HĐ số 3H-1192-05E ngày 22/11/2005 152 430645770 31/12 PKKV 575 Hạch toán chênh lệch tỷ giá mua hàng của người bán 413 1486932 - Đối với NVL phụ như giẻ lau, keo dán...,Công ty mua về sử dụng ngay cho sản xuất, vì vậy kế toán hạch toán ngay vào chi phí sản xuất chung trong kỳ. Những vật liệu này mua về thường được thanh toán ngay bằng tiền mặt. Ví dụ, ngày 30/12/2005, theo Phiếu chi số 1062, Công ty thanh toán tiền mua vật liệu phụ phục vụ sản xuất bôbin ống HDPE, kế toán định khoản: Nợ TK 6272_SP1 4 223 700 Có TK 1111 4 223 700 - Chi phí khoán cho Trung tâm thương mại Như đã trình bày ở trên, Công ty có phần chi phí khoán cho Trung tâm thương mại để tiến hành thu mua NVL. Đối với hàng mua trong nước, phần chi phí khoán là 0,3% giá hóa đơn của hàng nhập mua và được hạch toán vào chi phí sản xuất chung trong kỳ. Đối với hàng nhập khẩu, chi phí khoán là 0,7%-1,4% giá CIF của lô hàng nhập khẩu và được tính vào giá thực tế vật liệu nhập kho. Khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ của NVL nhập mua, kế toán nhập số liệu vào Phiếu nhập vật tư. Trên Phiếu nhập vật tư, máy tính chỉ cho phép khai báo Mã khách của nhà cung cấp NVL, vì vậy kế toán không phản ánh được ngay phần Phải trả nội bộ với Trung tâm thương mại. Riêng đối với trường hợp nhập khẩu, do chi phí khoán được tính vào giá thực tế vật liệu nhập kho nên phần chi phí khoán được phản ánh trong phần Nhập chi phí của Phiếu nhập vật tư nhập khẩu, kế toán định khoản: Nợ TK 152 - Chi phí khoán tính vào giá NVL nhập kho Có TK 6272 Cuối tháng, kế toán hạch toán phần chi phí khoán cho Trung tâm thương mại (bao gồm chi phí khoán mua vật tư trong nước và nhập khẩu). Ví dụ tháng 12/2005, chi phí khoán cho Trung tâm thương mại như sau: Biểu số 17: CTCP ĐT & XD Bưu điện CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 520 Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có Hạch toán chi phí mua vật tư của TTTM tháng 12/2005 Chi phí sản xuất chung sản phẩm công nghiệp 6272 23 466 517 Phải trả nội bộ 336 23 466 517 23 466 517 23 466 517 Kèm theo:.....chứng từ gốc Ngày....tháng....năm.... Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Thuế GTGT của NVL nhập mua: Phần thuế GTGT đầu vào của NVL nhập mua được theo dõi trên Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào (Biểu số 18). Bảng kê này được lập cho từng tháng để báo cáo với cơ quan thuế làm căn cứ tính số thuế GTGT được khấu trừ của Công ty. Biểu số 18: BẢNG KÊ HÀNG HÓA DỊCH VỤ MUA VÀO (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 12/2005 MST: 01006686544_1 Tên cơ sở kinh doanh: CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện Địa chỉ: Pháp Vân - Hoàng Mai - Hà Nội. Hóa đơn, chứng từ mua Tên người bán MS thuế Mã hàng DS mua chưa thuế TS (%) Thuế GTGT Số HĐ Ngày tháng ... ... ... ... ... ... ... ... 3H_ 0192_06E 7/11 Công ty 3H Corporation 363105600 10 36310560 HĐ 12824 14/12 CTY TNHH TM&XD Duy Anh 17097600 5 854880 HĐ 05166 18/12 CTCP ĐT &SX Việt Hàn 1337250 5 66862.5 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 128897500 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 5.2. Kế toán tổng hợp xuất NVL NVL ở Công ty chủ yếu xuất dùng để sản xuất sản phẩm công nghiệp. Ngoài ra Công ty còn có nghiệp vụ xuất hủy vật tư ứ đọng, không còn giá trị sử dụng. Sau khi kế toán nhập số liệu vào Phiếu xuất kho trên máy, máy tính tự động tổng hợp, kết chuyển các nghiệp vụ xuất kho sang Bảng kê chứng từ xuất (Biểu số 19). Trên Bảng kê, mỗi chứng từ được ghi trên một dòng, giá trị NVL xuất kho được máy tự động tính theo phương pháp giá bình quân liên hoàn. Sau mỗi lần kiểm kê (1 quý 1 lần), ban kiểm kê vật tư sẽ phát hiện ra những vật tư lâu năm, kém phẩm chất, không còn giá trị sử dụng. Khi nhận được quyết định của Ban lãnh đạo về xuất hủy số vật tư đó, thủ kho cho xuất kho để hủy, kế toán định khoản: Nợ TK 6321 - Ghi tăng giá vốn hàng bán Có TK 152 - Giá trị NVL xuất huỷ. Ví dụ: Sau kiểm kê quý IV năm 2005, ngày 31/12/2005, theo Phiếu xuất kho PX01, Công ty xuất huỷ vật tư ứ đọng, không còn giá trị sử dụng,kế toán định khoản: Nợ TK 6321 15 239 921 Có TK 152 15 239 921 Biểu số 19: CTCP ĐT & XD bưu điện BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Ngày Số CT Diễn giải TK Nợ TK Có Phát sinh 01/12 82053 Xuất hạt nhựa HDPE cho nhà máy nhựa sản xuất ống 621_SP1 152 310 442 580 02/12 82054 Xuất NVL cho NM nhựa sản xuất ống quý 4 621_SP1 152 188 036 298 10/12 82055 Xuất hạt nhựa HDPE cho NM VLVT1 sản xuất ống nhựa 621_SP1 152 68 987 240 ... ... ... ... ... ... 22/12 82086 Xuất vật tư phụ gia phục vụ sản xuất ống nhựa 621_SP1 152 26 105 627 24/12 82087.8 Xuất vật tư sản xuất cáp thông tin theo phiếu duyệt của lãnh đạo Công ty ngày 08/12/2005 621_SP4 152 3 536 993 417 ... ... ... ... ... ... 31/12 PX01 Xuất hủy vật tư ứ đọng, không còn giá trị sử dụng 632.1 152 15 239 921 Tổng cộng 12 841 845 990 Lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Từ bảng kê chứng từ xuất, cuối tháng máy tính phân loại và sắp xếp những chứng từ cùng nội dung, tính chất, nghiệp vụ để lập CTGS. Ví dụ những nghiệp vụ xuất kho NVL cho sản xuất cáp viễn thông được tập hợp trên CTGS dưới đây: Biểu số 20 CTCP ĐT & XD Bưu điện CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 697 Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có Hạch toán xuất vật tư sản xuất cáp tháng 12/2005 Nguyên liệu, vật liệu 152 6 668 162 887 Chi phí NVL trực tiếp 621_SP4 6 668 162 887 6 668 162 887 6 668 162 887 Kèm theo:.....chứng từ gốc Ngày....tháng....năm.... Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ các Bảng kê chứng từ và CTGS, chương trình máy tính thực hiện kết chuyển số liệu vào Sổ cái TK 152 (Biểu số 21). Sổ này tập hợp tất cả nghiệp vụ nhập, xuất của NVL trong tháng theo trình tự thời gian. Mỗi nghiệp vụ được ghi trên một dòng, trong đó ghi rõ số hiệu chứng từ gốc, số CTGS, nội dung nghiệp vụ, TK đối ứng và số phát sinh Nợ (Có) TK 152. Cuối tháng máy tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối tháng của TK152. Những số liệu này được máy tính tổng hợp để cuối quý chuyển sang Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Biểu số 21: CTCP ĐT & XD bưu điện SỔ CÁI Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu Dư nợ đầu kỳ 7 100 827 574 Phát sinh Nợ 11 993 205 252 Phát sinh Có 12 841 845 990 Dư nợ cuối kỳ 6 252 186 836 Ngày Số CT Số CTGS Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 01/12 82053 576 Xuất hạt nhựa HDPE cho nhà máy nhựa sản xuất ống 310 442 580 02/12 82054 576 Xuất NVL cho NM nhựa sản xuất ống quý 4 188 036 298 05/12 C-PNK09 552 Nhập hạt nhựa HDPE- 5305E theo HĐ 3H-0192-06E ngày 7/11/2005 (CTY 3H Corporation) 331 363 105 600 05/12 C-PNK09 552 Chi phí khoán cho Trung tâm thương mại 1% giá CIF (CTY 3H Corporation) 6272 3 631 056 10/12 82055 576 Xuất hạt nhựa HDPE cho NM nhựa sản xuất ống nhựa 68 987 240 13/12 T-PN83 552 Nhập chất phụ gia cho nhà máy nhựa theo HĐ số 04 ngày 19/07/2005 (CT TNHH Lâm Long) 331 78 624 000 ... ... ... ... ... ... ... 31/12 PX01 699 Xuất hủy vật tư ứ đọng, không còn giá trị sử dụng 632.1 15 239 921 Tổng cộng 11 993 205 252 12 841 845 990 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ Từ các CTGS, cuối tháng kế toán tổng hợp vào Sổ đăng kí CTGS (Biểu số 22) theo thứ tự số hiệu của các CTGS, mục đích nhằm quản lí các CTGS của tất cả nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên Sổ đăng kí CTGS ở Công ty chỉ có tác dụng tập hợp và theo dõi các CTGS đã lập chứ không phải là sổ đăng kí số hiệu của các CTGS. Biểu số 22: CTCP ĐT & XD Bưu điện SỔ ĐĂNG KÍ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày: 01/12/2005 đến ngày: 31/12/2005 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tiền Số hiệu Ngày 493 31/12 Hạch toán các khoản thu bằng tiền mặt tháng 12/2005 2 871 336 885 494 31/12 Hạch toán các khoản chi bằng tiền mặt tháng 12/2005 2 895 166 367 ... ... ... ... 520 31/12 Hạch toán chi phí mua vật tư của Trung tâm thương mại 23 466 517 ... ... ... ... 552 31/12 Hạch toán nhập vật tư sản xuất cáp tháng 12/2005 5 960 150 935 ... ... ... ... 697 31/12 Hạch toán xuất vật tư sản xuất cáp tháng 12/2005 6 668 162 887 ... ... ... ... Tổng cộng 672 600 798 745 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 5.3. Kế toán kết quả kiểm kê kho NVL Việc thực hiện kiểm kê kho NVL nhằm xác định số lượng, chất lượng thực tế tại thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê được đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, hạn chế tổn thất xảy ra đối với Công ty. Hiện nay Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ mỗi quý 1 lần. Công việc kiểm kê do kế toán vật tư, thủ kho cùng một số cán bộ có liên quan (như cán bộ kỹ thuật) lập thành Ban kiểm nghiệm vật tư tồn kho do Ban lãnh đạo chỉ đạo thực hiện. Định kỳ, Ban kiểm nghiệm vật tư tồn kho thực hiện kiểm kê đối với tất cả các kho. Phương pháp kiểm kê là cân, đo, đếm số lượng vật tư còn trong kho vào thời điểm kiểm kê. Sau đó, kết quả kiểm kê được thể hiện trên Biên bản kiểm kê vật tư. Biên bản kiểm kê vật tư được gửi lên phòng kế toán, kế toán đối chiếu sổ sách và tính giá trị chênh lệch từng loại (nếu có). Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, kế toán căn cứ vào Định mức hao hụt để định khoản: + Nếu hao hụt trong định mức, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá trị hao hụt trong định mức Có TK 152 - Giá trị hao hụt trong định mức + Nếu hao hụt ngoài định mức và chưa phát hiện được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381) - Tài sản thiếu chờ xử lí Có TK 152 - Giá trị thực tế của NVL thiếu + Khi có quyết định xử lý của ban lãnh đạo về NVL thiếu hụt, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334... - Phần được bồi thường Nợ TK 632 - Phần thiệt hại mà Công ty phải chịu Có TK 1381 - Giá trị tài sản thiếu được xử lí Khi phát hiện NVL thừa so với sổ sách, kế toán xác định NVL đó là của Công ty hay phải trả đơn vị khác. + Nếu NVL thừa xác định là của Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 152- Giá trị NVL thừa Có TK 632- Ghi tăng thu nhập khác. + Nếu NVL thừa xác định phải trả đơn vị khác, kế toán ghi đơn bên Nợ TK 002. Nếu Công ty quyết định mua số NVL đó thì báo cho bên bán biết để họ gửi hóa đơn bổ sung. Căn cứ vào giá mua của NVL cùng loại, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Giá trị NVL thừa. Có TK 338 - Phải trả khác. Thực tế ở Công ty, số lượng kiểm kê thường tương đối khớp với sổ sách kế toán. Điều đó chứng tỏ Công ty đã làm tốt công tác quản lí NVL, do vậy các nghiệp vụ trên ít khi xảy ra. Biểu số 23: CTCP ĐT & XD bưu điện CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ Đến hết ngày 31/12/2005 Hôm nay, ngày 31/12/2005 tại kho Nhà máy vật liệu viễn thông I - Ngọc Hiệp - Quốc Oai - Hà Tây. Chúng tôi gồm: Ông Lý Văn Minh - Trưởng đoàn. Ông Hoàng Lê Linh - Kế toán vật tư Công ty Bà Nguyễn Thị Lan - Kế toán trưởng Nhà máy VLVTI Ông Phạm Văn Long - Cán bộ vật tư Nhà máy VLVTI Bà Nguyễn Thị Thu Dung - Thủ kho Nhà máy VLVTI Cùng nhau kiểm kê, đi đến thống nhất số lượng kiểm kê ngày 31/12/2005 cụ thể như sau: Số TT Chủng loại Khối lượng Ghi chú Thực nhập Thực tồn 1 Dây đồng 2.6mm 90612 20130 2 Nhựa Foam . 5500 EF . Dow 3485 16075 16000 75 6800 6800 0 3 Dây bện nhóm . Nâu . Trắng . Lục ... . Đen 712 84 161 86 35 359.9 39.6 92.0 42.8 15 4 Băng in trắng 114.5 105.5 5 Băng nhôm .35 mm . 42 mm ... . 88 mm 11772 106.5 2100.5 678 7399 106.5 2100.5 0.00 ... ... ... ... Ghi chú: Số lượng thực nhập lấy theo số liệu nhập tại Nhà máy VLVTI. Hà Nội, ngày 31/12/2005 Nhà máy VLVTI Công ty Thủ kho Cán bộ vật tư KTT KT vật tư Trưởng đoàn kiểm kê (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6. Phân tích tình hình sử dụng NVL tại Công ty trong thời gian qua Nhận thức rõ rằng hiệu quả quản lý NVL có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động, Công ty đã áp dụng nhiều biện pháp để thực hiện tốt công tác quản lý NVL, từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. - Khâu thu mua: Công tác thu mua được giao cho Trung tâm thương mại, với đội ngũ cán bộ năng động, nắm bắt kịp thời giá cả thị trường, tìm được nguồn thu mua nhanh chóng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Mỗi lần Công ty thường nhập mua NVL với khối lượng lớn, do nhu cầu NVL được xác định thông qua Giấy yêu cầu cấp vật tư mỗi quý của Nhà máy. - Khâu bảo quản: Hệ thống kho được bố trí hợp lý, khoa học, đáp ứng việc bảo quản NVL theo tính năng, công dụng của từng loại và thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê vật liệu. - Khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng định mức vật tư kỹ thuật hợp lý, giúp việc sử dụng NVL được hiệu quả và tiết kiệm. Việc xuất vật tư được thực hiện hàng tháng, căn cứ vào yêu cầu cấp vật tư của Nhà máy và tình hình sản xuất thực tế nên đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, tránh được tình trạng hao hụt, lãng phí NVL. Để đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty, chúng ta xem xét một số chỉ tiêu qua bảng sau: Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tổng doanh thu SPCN 83 262 461 000 100 616 000 000 +17 353 539 000 Tổng chi phí giá thành SPCN 54 120 599 000 65 425 040 000 +11 304 441 000 Tổng chi phí NVL 43 296 479 200 51 151 531 700 +7 855 052 500 Tỷ trọng chi phí NVL trên tổng chi phí giá thành (%) 80 78,18 -1,82 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 4 021 371 610 3 521 224 828 Giá trị NVL tồn cuối kỳ 3 521 224 828 6 252 186 836 Giá trị NVL tồn kho bình quân 3 771 298 219 4 886 705 832 +1 115 407 613 Sức sản xuất của NVL 1,92 1,967 +0,047 Hệ số quay kho 11,48 11,08 -0,4 Thời gian 1 vòng quay (ngày) 26,13 27,07 +0,94 Để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tới chỉ tiêu cần nghiên cứu, ta dùng phương pháp thay thế liên hoàn. - Hệ số quay kho: Hệ số quay kho của năm 2005 giảm so với năm 2004 là 0,4 vòng. Điều này là do ảnh hưởng của 2 yếu tố: + Tổng chi phí NVL năm 2005 tăng so với năm 2004 làm cho hệ số quay kho tăng là: 51 151 531 700 3 771 298 219 - 43 296 479 200 3 771 298 219 = 13,56 - 11,48 = +2,08 + Giá trị NVL tồn kho bình quân năm 2005 tăng so với năm 2004 làm hệ số quay kho giảm là: 43 296 479 200 4 886 705 832 - 51 151 531 700 3 771 298 219 = 11,08 - 13,56 = -2,48 Như vậy, năm 2005 hệ số quay kho giảm so với năm trước là do giá trị NVL tồn kho bình quân năm 2005 tăng so với năm trước là 1115407613 đồng. Cụ thể là mức tồn kho cuối năm 2005 của NVL tăng nhiều so với năm trước (cuối năm 2005,mức tồn kho của NVL tại Công ty là 6252186836 đồng), đó có thể do nhu cầu dự trữ cho sản xuất của năm sau, Công ty cần xem xét rõ nguyên nhân, để đảm bảo không rơi vào tình trạng ứ đọng NVL quá nhiều. Hệ số quay kho giảm làm thời gian 1 vòng quay NVL của năm 2005 tăng so với năm 2004 là 0,94 ngày. - Sức sản xuất của NVL: Sức sản xuất của NVL năm 2005 tăng so với năm 2004 là 0,047. Đó là do ảnh hưởng của các nhân tố: + Tổng doanh thu SPCN năm 2005 tăng nhiều so với năm 2004, làm sức sản xuất của NVL tăng là: 100 616 000 000 43 296 479 200 - 83 262 461 000 43 296 479 200 = 2,32 - 1,92 = +0,4 + Tổng chi phí NVL năm 2005 tăng so với năm 2004 làm sức sản xuất của NVL giảm là: 100 616 000 000 51 151 531 700 - 100 616 000 000 43 296 479 200 = 1,967 - 2,32 = -0,353 Sức sản xuất của NVL tăng cho thấy Công ty đã sử dụng NVL có hiệu quả. Nguyên nhân chính làm sức sản xuất tăng là do doanh thu SPCN tăng nhiều so với năm trước. Điều đó là do Công ty đã nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo uy tín trên thị trường, nên đã trúng thầu và kí kết nhiều hợp đồng cung cấp SPCN. Mặc dù tổng chi phí NVL tăng về số tuyệt đối nhưng tỷ trọng chi phí NVL trong tổng chi phí giá thành đã giảm, đó là do năm 2005 Công ty đã ban hành chính thức định mức tiêu hao vật tư cho SPCN nên đã sử dụng tiết kiệm NVL trong sản xuất. PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI CTCP ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN 1. Nhận xét, đánh giá về kế toán NVL tại Công ty CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện là một doanh nghiệp sản xuất nên NVL là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất của Công ty. Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay với nhiều biến động, sức ép cạnh tranh ngày càng cao, các doanh nghiệp phải thực sự tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, phải không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm mới có thể tồn tại và phát triển. Đối với Công ty, để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và có hiệu quả, đòi hỏi trước hết phải kiểm soát và quản lý tốt yếu tố đầu vào quan trọng là NVL. Để NVL có thể đáp ứng quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải có chính sách sử dụng NVL thích hợp, phải quản lý, theo dõi, bảo quản sát sao, giảm đến mức tối đa các hao hụt trong sử dụng và dự trữ, đảm bảo chất lượng của NVL. Thực tế ở Công ty đã chứng tỏ công tác kế toán NVL đã có một vai trò tích cực trong việc thực hiện những nhiệm vụ nêu trên. a. Những ưu điểm Trong những năm qua, doanh thu tiêu thụ sản phẩm công nghiệp của Công ty ngày càng tăng, chất lượng sản phẩm ngày càng được khẳng định trên thị trường. Điều đó có được là nhờ sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng. Có thể nói công tác kế toán NVL ở Công ty đã được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả. Điều này được thể hiện ở những điểm sau: Về phân loại NVL: Với đặc điểm sản xuất của Công ty là phải sử dụng nhiều loại, nhiều thứ NVL với tính chất, công dụng khác nhau, Công ty đã dựa vào công dụng kinh tế - kỹ thuật của NVL để phân loại NVL, và xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu rõ ràng, thống nhất trong toàn Công ty. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý NVL và thực hiện chương trình kế toán máy, giúp việc hạch toán NVL được nhanh chóng và chính xác. Về công tác quản lí NVL: Công ty có một hệ thống kho vật tư được xây dựng khá rộng rãi và được trang bị các thiết bị hiện đại nhằm bảo quản NVL có hiệu quả, giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát hay làm giảm chất lượng của NVL trong quá trình bảo quản. Việc phân chia thành các kho vật tư phục vụ cho việc sản xuất hai loại sản phẩm công nghiệp khác nhau giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, theo dõi biến động của NVL. Công ty lập kế hoạch thu mua NVL một cách khoa học do đó việc dự trữ vật liệu cũng rất phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu ở các đơn vị sản xuất, tránh lãng phí, ứ đọng vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm bớt được số NVL dự trữ tồn kho không cần thiết. Việc tổ chức thu mua vật liệu ở Công ty do Trung tâm thương mại đảm nhận, với một đội ngũ thu mua nhanh nhẹn hoạt bát trong việc nắm bắt giá cả thị trường, tìm nguồn NVL và thu mua đầy đủ, kịp thời đáp ứng yêu cầu sản xuất và tiết kiệm chi phí. Công ty đã làm tốt công tác quản lí vật tư thông qua việc xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng sản phẩm và định mức dự trữ đối với những NVL chính. Hơn nữa, giữa thủ kho và kế toán vật tư luôn có sự phối hợp chặt chẽ, giúp công tác ghi chép, phản ánh vào sổ sách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: Việc sử dụng chứng từ cũng như luân chuyển chứng từ của Công ty được tuân thủ theo trình tự hợp lí, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lý như chữ kí, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế. Hệ thống sổ sách được lập một cách khoa học, phù hợp với hình thức CTGS mà Công ty đang áp dụng, đảm bảo tính chính xác của số liệu, dựa trên cơ sở thực tế và cơ sở pháp lý, giúp cho việc theo dõi tình hình biến động NVL được dễ dàng, thuận tiện cho việc làm báo cáo tài chính. Ngoài hệ thống chứng từ, sổ sách bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính, Công ty còn sử dụng các sổ, bảng biểu theo yêu cầu cụ thể ở Công ty. Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ được thực hiện tốt, thuận tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra. Về việc áp dụng phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng có rất nhiều tiện ích trong công tác kế toán tại Công ty. Hiện nay hầu hết công việc kế toán đều được thực hiện trên máy, máy tính được cài đặt chương trình tự động tổng hợp và kết chuyển số liệu sang các sổ sách có liên quan, nên tiết kiệm rất nhiều thời gian, tăng độ chính xác, dễ dàng kiểm tra số liệu khi cần. Đặc biệt Công ty đã trang bị hệ thống máy vi tính khá đầy đủ cho công tác kế toán, làm giảm khối lượng công việc thủ công của kế toán, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng. Về hạch toán : Nhìn chung, công tác hạch toán ở Công ty được thực hiện khá tốt, tuân thủ theo đúng chế độ quy định. Quy trình hạch toán gọn nhẹ và nhanh chóng nhờ việc áp dụng kế toán máy. Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, phương pháp kế toán được áp dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của NVL. Đối với nghiệp vụ xuất kho NVL, Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá bình quân liên hoàn. Giá bình quân sau mỗi lần nhập cho kết quả chính xác, phản ánh đúng tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật liệu, đồng thời theo kịp giá biến động trên thị trường. b. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác kế toán tại Công ty vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. Thứ nhất, về tính giá NVL: Với hàng mua trong nước, Công ty tính giá NVL nhập kho là giá hóa đơn (chưa có thuế GTGT), phần chi phí khoán cho Trung tâm thương mại được hạch toán vào chi phí sản xuất chung trong kì, còn với NVL nhập khẩu thì phần chi phí này lại được tính vào giá thực tế NVL nhập kho. Như vậy việc tính giá NVL nhập kho chưa được thống nhất, và cũng chưa phản ánh chính xác giá thực tế của vật liệu nhập kho, đã vi phạm nguyên tắc Giá gốc hàng tồn kho theo Chuẩn mực số 2_Hàng tồn kho. Theo chuẩn mực, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho. Thứ hai, về thủ tục nhập kho NVL: Phiếu nhập kho không được dùng theo đúng quy định. Theo quy định của Bộ tài chính thì Phiếu nhập kho do kế toán vật tư lập, sau đó người giao hàng đem hàng cùng phiếu nhập kho xuống kho để thủ kho làm thủ tục nhập kho, và thủ kho sử dụng phiếu nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho. Tuy nhiên tại Công ty, Thủ kho chỉ dựa vào Hóa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng với Trung tâm thương mại để nhập kho NVL và ghi thẻ kho. Phiếu nhập kho chỉ được lập trên phòng kế toán Công ty để phục vụ cho việc vào các sổ sách có liên quan tới NVL. Thứ ba, về hạch toán chi phí khoán cho Trung tâm thương mại: Do phần mềm kế toán máy chưa hoàn thiện, để hạch toán phần chi phí khoán vào giá thực tế NVL nhập kho, kế toán phải thông qua TK 6272 (Nợ TK 152/ Có TK 6272 và Nợ TK 6272/ Có TK 336). Việc định khoản như vậy không phản ánh đúng bản chất kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ tư, Công ty không theo dõi hàng mua đang đi đường Tại Công ty, khi Trung tâm thương mại nhận được cả hàng cùng các hóa đơn, chứng từ liên quan, thủ kho mới cho nhập kho và kế toán mới phản ánh vào sổ sách. Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” nên Công ty chỉ theo dõi NVL đã thực tế nhập kho. Tuy nhiên trong trường hợp Công ty tiến hành thu mua NVL trong tháng, và đã nhận được hóa đơn, chứng từ thanh toán của bên bán, Công ty đã thanh toán hay chưa chấp nhận thanh toán cho bên cung cấp, lúc này số NVL mua trên đã thuộc quyền sở hữu của Công ty. Nhưng cuối tháng vì một lí do nào đó hàng chưa về tới kho, vì thế nên số NVL này cũng không được phản ánh, theo dõi trên tài khoản nào, cho thấy công tác kế toán NVL chưa được đầy đủ, chính xác. Thứ năm, Công ty không trích lập Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trong khi đó giá cả NVL trên thị trường thường xuyên biến động (đặc biệt những NVL chính mà Công ty sử dụng như Bột PVC, sắt, thép...), do đó sẽ ảnh hưởng tới chi phí NVL và ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Hơn nữa, những loại NVL nhập khẩu, hay khan hiếm trên thị trường Công ty thường dự trữ với khối lượng lớn do đó khó tránh khỏi những thiệt hại về mặt giá trị gây ảnh hưởng tới giá thành sản xuất sản phẩm và vấn đề tài chính của Công ty. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện 2.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện Kế toán NVL là việc làm cần thiết để quản lí NVL, cung cấp một cách chính xác, kịp thời thông tin về NVL để Công ty xây dựng kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ NVL hợp lí, tránh lãng phí, hao hụt. Nhưng để đạt được những mục tiêu đó, công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng cần không ngừng hoàn thiện, tìm ra những giải pháp hạch toán kế toán đúng đắn và phù hợp nhất với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, khắc phục, sửa chữa những tồn tại trong công tác kế toán. Tuy nhiên, việc hoàn thiện công tác kế toán phải được thực hiện đúng đắn và có cơ sở khoa học, cụ thể là hoàn thiện trên cơ sở tuân thủ chế độ kế toán hiện hành do Nhà nước ban hành. Yêu cầu đặt ra là Công ty phải tuân thủ và áp dụng một cách linh hoạt, sáng tạo những quy định chung về công tác hạch toán kế toán sao cho phù hợp nhất với hoạt động của mình. Từ đó giúp cho các thông tin kế toán được đầy đủ, chính xác, giúp Ban lãnh đạo đưa ra được quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn, đem lại kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cao hơn cho Công ty, tiết kiệm chi phí trong công tác quản lí cũng như trong quá trình sản xuất. Theo đó, các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện kế toán NVL: - Phải dựa trên các quy định và hướng dẫn của Bộ tài chính về hệ thống các phương pháp kế toán, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán..., phải tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (cụ thể là Chuẩn mực số 2 - Hàng tồn kho), cụ thể như sau: + Kế toán NVL phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. + Kế toán NVL phải đồng thời kế toán chi tiết cả về mặt hiện vật và giá trị, kế toán phải theo dõi chi tiết từng chủng loại, quy cách NVL theo từng đặc điểm quản lý và sử dụng. Kế toán phải đảm bảo sự trùng khớp, đúng đắn cả về mặt hiện vật và giá trị, giữa số thực tế kiểm kê và số trên sổ sách kế toán, số trên sổ sách kế toán tổng hợp với số trên sổ sách chi tiết... + Cuối niên độ kế toán khi giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc thì kế toán phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (NVL). Việc lập dự phòng dựa trên cơ sở từng mặt hàng NVL. + Đối với NVL mua bằng ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế lúc phát sinh nghiệp vụ hay tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Kế toán NVL phải dựa trên đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của DN, việc hoàn thiện phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của DN. - Hoàn thiện phải đảm bảo yêu cầu hội nhập với thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế. 2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện Sau thời gian thực tập tại Công ty, tìm hiểu về công tác kế NVL của Công ty, em xin có một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL ở công ty trên góc độ nghiên cứu của mình: Kiến nghị 1: Về công tác quản lí NVL - Khâu thu mua: Trong khâu cung cấp NVL, ngoài những bạn hàng lâu năm, Công ty nên mở rộng quy mô ra cả những bạn hàng gần, có khả năng cung cấp NVL thường xuyên cho Công ty để trở thành những đối tác tín nhiệm, điều này sẽ đảm bảo có lợi cho Công ty trong tiết kiệm chi phí vận chuyển, và thanh toán chiếm dụng vốn. Với những NVL phải nhập khẩu, thay ví kí kết hợp đồng trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài, Công ty có thể mua thông qua những công ty trung gian trong nước. Như vậy sẽ giảm bớt nhiều thủ tục, tiết kiệm thời gian và chi phí. - Khâu sử dụng: Nhà máy có thể đặt ra những biện pháp khuyến khích sử dụng tiết kiệm NVL. Một vấn đề quan trọng trong việc nâng cao tiết kiệm là đổi mới công nghệ. Công nghệ hiện đại cho phép giảm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công, nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Công ty cần tăng cường ngiên cứu, ứng dụng các công nghệ mới để khai thác các tiềm năng, cơ hội phát triển, đầu tư mua sắm trang thiết bị máy móc phục vụ sản xuất. Bên cạnh đó cần phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ kỹ thuật và tay nghề công nhân, có biện pháp cập nhật kiến thức, thông tin khoa học - kỹ thuật cho cán bộ CNV thông qua hội thảo, tham quan, học tập...Mặt khác, hiện nay Công ty đang huy động các nguồn vốn đầu tư thông qua hợp tác với các tổ chức kinh tế khác. Việc hợp tác kinh tế với các công ty trong và ngoài nước, đặc biệt hợp tác nước ngoài cũng là một phương thức để học hỏi, cập nhật công nghệ tiên tiến và kinh nghiệm quản lí hiện đại. - Khâu bảo quản: Để quản lý tốt NVL trong kho, Công ty cần nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ ở kho, có chế độ thưởng phạt thích hợp để khuyến khích mọi người có trách nhiệm trong bảo quản NVL. Thủ kho cần quản lí chặt chẽ vật tư sau mỗi lần nhập, xuất kho, tăng cường công tác kiểm tra để phát hiện, xử lí những vật tư hao hụt, giảm chất lượng. Kiến nghị 2: Về thủ tục nhập kho NVL Để đảm bảo đúng quy trình nhập kho theo quy định, khi Trung tâm thương mại nhận được hàng cùng hóa đơn GTGT do bên bán giao cho, kế toán viết phiếu nhập kho (theo mẫu quy định của Bộ tài chính), giao cho người vận chuyển đem hàng cùng phiếu xuống kho làm thủ tục nhập kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra số NVL đó, ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho, dùng làm căn cứ ghi thẻ kho. Sau đó gửi các chứng từ nhập kho lên phòng kế toán Công ty để vào sổ sách kế toán. Khi đã sử dụng phiếu nhập kho, thủ kho không cần phải lập Biên bản giao nhận với Trung tâm thương mại. Đơn vị Địa chỉ Mẫu số 01-VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày...tháng...năm Số: Nợ: Có: - Họ tên người giao hàng - Theo ...số...ngày...tháng...năm... của... - Nhập tại kho... Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Cộng Nhập, ngày...tháng...năm... Trung tâm thương mại Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kiến nghị 3: Về tính giá thực tế NVL nhập kho Để đảm bảo tính chính xác giá thực tế NVL nhập kho và đảm bảo nguyên tắc Giá gốc hàng tồn kho, đối với hàng mua trong nước, Công ty nên phản ánh chi phí khoán vào giá thực tế NVL nhập kho. Vì vậy, trước khi lập Phiếu nhập kho, kế toán lập Bảng tính giá thực tế NVL nhập kho như trường hợp hàng nhập khẩu, theo đó: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá hóa đơn (chưa thuế GTGT) + Chi phí khoán Ví dụ: Theo hóa đơn số 12824 ngày 14/12/2005 đã nêu ở trên, kế toán lập Bảng tính giá NVL nhập kho như sau: CTCP ĐT & XD bưu điện BẢNG TÍNH GIÁ THỰC TẾ NVL NHẬP KHO (Theo HĐ số 12824 ngày 14/12/2005) Số TT Tên hàng SL (kg) Thành tiền Chi phí khoán Tổng cộng Đơn giá nhập 1 Băng in trắng 96 17 097 600 51292.8 17148892.8 178634.3 2 Dây bện nhóm nâu 46 4 181 400 12544.2 4193944.2 91172.7 Ghi chú: Chi phí khoán cho Trung tâm thương mại là 0,3% giá hóa đơn chưa có thuế GTGT. Hà Nội, ngày 05/12/2005 Người lập (Ký, họ tên) Kiến nghị 4: Hạch toán hàng mua đang đi đường Như đã trình bày ở trên, Công ty không thực hiện hạch toán hàng mua đang đi đường (Trường hợp đã nhận được hoá đơn nhưng hàng chưa về nhập kho). Như vậy, kế toán thiếu thông tin chính xác về tình hình hiện có về NVL tại Công ty. Do vậy Công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán hàng mua đang đi đường nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấu của TK 151 như sau: Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường cuối tháng nhưng chưa về nhập kho. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường kỳ trước đã về nhập kho. Dư Nợ: Giá trị hàng mua đang đi đường. Trong tháng nếu đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, nhưng nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 151- Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133 (1331)- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 311- Hoá đơn đã thanh toán Có TK 331- Hoá đơn chưa trả tiền cho người bán Sang tháng sau khi có hàng về, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151. Kiến nghị 5: Đối với nhà cung cấp nước ngoài, trong sổ chi tiết công nợ nên theo dõi cả bằng đơn vị nguyên tệ và quy đổi thành tiền Việt Nam. Như vậy sẽ thuận lợi cho kế toán hơn trong việc theo dõi công nợ phải trả, đặc biệt là thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi thanh toán cho nhà cung cấp hay khi lập báo cáo kế toán năm. Mẫu sổ có thể như sau: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN BẰNG NGOẠI TỆ TK: 331 Đối tượng: Loại ngoại tệ: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Tỷ giá Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có Ngoại tệ Quy ra VNĐ Ngoại tệ Quy ra VNĐ Ngoại tệ Quy ra VNĐ Ngoại tệ Quy ra VNĐ Kiến nghị 6: Do hạn chế của phần mềm kế toán máy nên đã gây khó khăn cho kế toán trong việc hạch toán chi phí khoán và theo dõi phải trả nội bộ với Trung tâm thương mại. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu, hoàn thiện chương trình kế toán máy, trong Phiếu nhập vật tư, chương trình nên cho phép khai báo mã khách của cả nhà cung cấp NVL và Trung tâm thương mại. Như vậy kế toán có thể hạch toán ngay phần chi phí phải trả nội bộ và định khoản : Nợ TK 152 Có TK 336. Từ đó máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu sang sổ sách liên quan tới TK 336 theo mã của Trung tâm thương mại mà kế toán đã khai báo. Kiến nghị 7: Lập dự phòng giảm giá NVL Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc “ thận trọng “ của kế toán, Công ty cần thực hiện việc dự phòng giảm giá NVL. Dự phòng giảm giá NVL là tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm thấp hơn so với giá trị ghi sổ của NVL. Hiện nay thị trường cung cấp NVL đang ngày càng mở rộng, nhất là khi thuế nhập khẩu hàng hóa đang có xu hướng giảm dần. Có thể thấy trong giai đoạn này, giá cả của NVL mà Công ty sử dụng không ổn định và thường xuyên thay đổi. NVL Công ty chủ yếu nhập kho từ nguồn mua bên ngoài. Hơn nữa, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm hoàn thành (75% - 80%). Do đó, sự biến động về giá cả thị trường của NVL ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Lập dự phòng giảm giá NVL sẽ giúp Công ty tích luỹ được một số vốn, mà số vốn này dùng để bù đắp các khoản giảm giá NVL thực sự phát sinh. Việc lập dự phòng giảm giá NVL phải tiến hành riêng cho từng loại NVL. Sau đó phải được tổng hợp vào Bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá NVL. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Mức dự phòng giảm giá NVL được xác định như sau: Mức dự phòng cần lập năm tới cho NVL i = Số lượng NVL i cuối năm x Mức giảm giá của NVL i Để theo dõi tình hình trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá NVL, kế toán sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá HTK” để hạch toán với kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá HTK Dư Có: Dự phòng giảm giá HTK hiện còn. Cuối năm Công ty so sánh số dự phòng năm trước còn lại và số dự phòng cần lập năm tới, nếu số còn lại lớn hơn số cần lập năm tới thì kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch: Nợ TK 159 (chi tiết NVL): Hoàn nhập dự phòng còn lại Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán. Ngược lại, nếu số còn lại nhỏ hơn số cần trích lập, kế toán trích lập bổ sung: Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán Có TK 159 (chi tiết NVL): Trích lập bổ sung dự phòng Ví dụ: Cuối năm 2005, công ty trích lập dự phòng cho các NVL chính như sau: Tên vật tư Mã số Số lượng (Kg) Giá đơn vị ghi sổ Giá tại ngày kiểm kê Mức dự phòng cần lập 1 2 3 4 5 6=3x(4-5) Bột nhựa PVC PVC 17500 10800 10500 5 250 000 Đồng dây 2,6mm mềm ĐDAY 2.6 MEM 83558 40100 39800 25 067 400 Băng nhôm 0.49 mm BNHOM049 47000 49800 49000 37 600 000 ... ... ... ... ... ... KẾT LUẬN NVL là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất của CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện. Sau hơn 30 năm hoạt động trong lĩnh vực Bưu chính viễn thông, Công ty ngày càng thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng. Tổ chức tốt công tác kế toán NVL là một nội dung quan trọng trong công tác tổ chức quản lý, nếu quản lý tốt vật liệu sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, sử dụng hợp lý và có hiệu quả NVL, giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo chất lượng sản phẩm, từ đó tăng lợi nhuận cho Công ty. Vì vậy Công ty đã không ngừng thực hiện những cải cách nhằm hoàn thiện kế toán NVL để đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cho Công ty ngay từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất. Nhờ có sự cố gắng đó của toàn thể cán bộ công nhân viên nói chung và cán bộ kế toán nói riêng, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty không ngừng tăng trong những năm qua, đã khẳng định hướng đi của Công ty là đúng đắn. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại mà Công ty cần nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện. Qua thời gian thực tập tại Công ty, được tìm hiểu thực tế hoạt động kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, em đã tích lũy được nhiều kiến thức thực tế bổ ích, góp phần bổ sung thêm những kiến thức đã được học tại trường lớp. Em tin rằng trong những năm tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ phát triển hơn nữa, công tác kế toán và quản lí NVL được hoàn thiện hơn nữa, tiếp tục là công cụ giúp cho hoạt động quản lí tại Công ty phát huy hiệu quả. Vì thời gian thực tập ngắn, kiến thức còn hạn chế, lại chưa có kinh nghiệm thực tế nên bài luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong sự góp ý và bổ sung của thầy cô và bạn đọc để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. VỤ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN Hệ thống kế toán doanh nghiệp. NXB Tài chính - 1995. 2. NGÂN HÀNG THẾ GIỚI Các chuẩn mực kế toán quốc tế. NXB Chính trị quốc gia. 3. BỘ TÀI CHÍNH Hướng dẫn lập chứng từ kế toán. Hướng dẫn ghi sổ kế toán. NXB Tài chính - 2004. 4. PGS.TS ĐẶNG THỊ LOAN Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. NXB Thống kê - 2004. 5. PGS.TS NGUYỄN THỊ ĐÔNG Lý thuyết hạch toán kế toán. NXB tài chính - 2002 6. Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực kế toán 7. Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính về ban hành và công bố bốn chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1). 8. Các tài liệu tham khảo của CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện. DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BIỂU Sơ đồ số Tên Trang số 1 Kế toán chi tiết NVL theo PP thẻ song song 12 2 Kế toán chi tiết NVL theo PP số dư 13 3 Kế toán chi tiết NVL theo PP đối chiếu luân chuyển 14 4 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 17 5 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 19 6 Kế toán kết quả kiểm kê kho NVL 19 7 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký sổ cái 21 8 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung 22 9 Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ 23 10 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ 25 11 Quy trình công nghệ của sản xuất ống nhựa PVC 31 12 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hoạt động của PTIC 33 13 Sơ đồ tổ chức Bộ máy kế toán tại Công ty 36 14 Trình tự ghi sổ theo hình thức CTGS tại Công ty 40 Biểu số 1 Hóa đơn GTGT 48 2 Biên bản giao nhận 49 3 Phiếu nhập kho 50 4 Tờ khai hàng hóa nhập khẩu 51 5 Biên bản giao nhận 52 6 Bảng tính giá hàng hóa nhập khẩu 53 7 Phiếu nhập kho 54 8 Giấy đề nghị xin cấp vật tư 55 9 Phiếu cấp vật tư 56 10 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 58 11 Thẻ kho 60 12 Sổ chi tiết vật tư 62 13 Tổng hợp nhập xuất tồn 63 14 Bảng kê chứng từ nhập 66 15 Chứng từ ghi sổ 67 16 Sổ chi tiết công nợ 69 17 Chứng từ ghi sổ 71 18 Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào 72 19 Bảng kê chứng từ xuất 74 20 Chứng từ ghi sổ 75 21 Sổ cái 76 22 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 77 23 Biên bản kiểm kê vật tư 79 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DN Doanh nghiệp NVL Nguyên vật liệu CTGS Chứng từ ghi sổ CTCP Công ty cổ phần KKTX Kê khai thường xuyên KKĐK Kiểm kê định kỳ HTK Hàng tồn kho DPGG Dự phòng giảm giá SPCN Sản phẩm công nghiệp STT Sổ thứ tự