Luận văn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội

tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế. Công ty thường mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp thường xuyên và với số lượng lớn nên chi phí vận chuyển, bốc dỡ thường do bên bán chịu. Do vậy mà giá nguyên vật liệu nhập kho là giá không thuế trên hoá đơn giá trị gia tăng do người bán lập. Xuất kho nguyên vật liệu Tại công ty in tổng hợp Hà Nội giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ, căn cứ vào sổ chi tiết của từng nguyên vật liệu. Căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định giá bình quân của một nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá bình quân để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho. Giá thực tế của Giá bình quân Số lượng nguyên vật liệu = của một x vật liệu xuất kho nguyên vật liệu xuất kho Giá bình quân của mỗi nguyên vật liệu được tính như sau: Giá bình quân Tổng giá thực tế nhập trong kỳ + Giá thực tế tồn đầu kỳ của một = ---------------------------------------------------------------------- nguyên vật liệu Tổng số lượng nhập trong kỳ + Số lượng tồn đầu kỳ 2.2. Tổ chức kế toán ban đầu nguyên vật liệu tại công ty. Thủ tục nhập kho: Phòng kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ cung ứng vật tư và phát hành sản phẩm. Định kỳ (hàng tháng), phòng kế hoạch sản xuất dựa trên các hợp đồng kinh tế đã được ký kết cùng với định mức cung ứng vật tư của doanh nghiệp để lập kế hoạch mua vật tư. Cán bộ thu mua vật tư có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, tiến hành các giao dịch và ký hợp đồng mua hàng. Sau đó phòng sản xuất kỹ thuật lập phiếu đặt mua vật tư theo mẫu sau: Biểu 2.2 Công ty in tổng hợp HN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Phòng SXKT Độc lập – tự do – hạnh phúc phiếu đặt mua vật tư Số...08... STT Tên hàng mua Chủng loại Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Người mua Người bán Người nhận Ghi chú 1 Mực xanh Đức B1 Kg 100 61.600 6.160.000 Ô. Hào Cty nhựa B. Hợp DT 2 Mực phát quang Liksin Kg 19 770.000 14.630.000 Ô. Tuấn Mực SG B. Hợp DT 3 Giấy HVT 90 74x109 Tờ 10.000 260 2.600.000 Ô. Hào B.Yến B. Hợp DT Ngày 26 tháng 11 năm 2003 Giám đốc duyệt Kế toán trưởng Trưởng phòng sản xuất kinh doanh Khi các thoả thuận mua bán giữa công ty và nhà cung cấp hoàn tất , đến thời điểm ghi trong hợp đồng bên bán tiến hành chuyển giao số nguyên vật liệu đã thoả thuận đến cho công ty kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng. Ví dụ: Ngày 28 tháng 11 năm 2003, bộ phận thu mua nguyên vật liệu của công ty nhựa Việt Nam. Công ty nhận được hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu sau: Biểu 2.3 Hoá đơn GTGT số: ...36706... Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày..28..tháng ..11..năm..2003... Đơn vị bán : Công ty nhựa Việt Nam Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hào Đơn vị : Công ty in tổng hợp HN Hình thức thanh toán : Bằng tiền mặt STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền (Đồng) 1 Mực đen Zikhang Kg 100 40.000 4.000.000 2 Mực đỏ Zikhang Kg 100 54.000 5.400.000 3 Mực xanh Zikhang Kg 100 56.000 5.600.000 Cộng tiền hàng 15.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán 16.500.000 Số tiền (bằng chữ): Mười sáu triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị. Doanh nghiệp mua theo hình thức trọn gói nên giá của số mực trên đã bao gồm cả chi phí mua mà công ty nhựa Việt Nam đã chi trả, nên giá trị của số mực trên chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn. Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu, số liệu trên hoá đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (mua chịu), sổ chi tiết TK 111, 112.... Nguyên vật liệu mà doanh nghiệp mua về thường được nhập kho ngay không qua kiểm nghiệm, thủ kho chỉ kiểm tra một số chỉ tiêu có thể thấy ngay được bởi vì các bạn hàng của doanh nghiệp là thường xuyên và có uy tín, tuy nhiên với những nguyên vật liệu có thể thấy ngay được sự sai phạm về chất lượng cũng như các chỉ tiêu kỹ thuật khác thì doanh nghiệp yêu cầu người bán đổi số nguyên vật liệu không đạt yêu cầu đó. Căn cứ vào hoá đơn trên, thủ kho tiến hành nhập kho và phòng sản xuất kỹ thuật lập phiếu nhập kho như sau: Biểu 2.4 Công ty in tổng hợp HN Phiếu Nhập kho Số ..25.. Ngày ..28..tháng..11..năm..2003.. Nợ: TK1523 Có: TK111 Họ tên người giao hàng : Công ty nhựa Việt Nam Theo hoá đơn số: 36706 Ngày 28 tháng 11 năm 2003 Nhập tại kho : Mực STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Theo Ctừ Thực nhập 1 Mực đen Zikhang Kg 100 100 40.000 4.000.000 2 Mực đỏ Zikhang Kg 100 100 54.000 5.400.000 3 Mực xanh Zikhang Kg 100 100 56.000 5.600.000 Cộng x x x x 15.000.000 Thành tiền 15.000.000 Ngày 28 tháng 11 năm 2003 Trưởng phòng SXKT Người giao hàng Thủ kho Phiếu Nhập kho được lập thành 2 liên, một liên được lưu tại phòng sản xuất kỹ thuật, một liên chuyển cho Thủ kho. Thủ kho dựa vào hoá đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho để vào Thẻ kho số lượng vật tư thực nhập. Sau đó phiếu nhập kho được chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Thủ tục xuất kho. Từ các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Phòng sản xuất kỹ thuật tiến hành tính toán, từ đó tính ra mức tiêu hao giấy; bản in và các chỉ tiêu khác. Trên cơ sở những tính toán đó phòng sản xuất kỹ thuật viết Lệnh sản xuất theo mẫu sau: Biểu 2.5 Công ty in tổng hợp HN Lệnh sản xuất Trưởng phòng SX Người lập phiếu Số hợp đồng Ngày đưa SX : 08/12/03 Ngày trả hàng: 20/12/03 Tên tài liệu: _ _ Sổ xố lô tô 2000đ_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Khách hàng: _ Công ty SXKT Hà Giang_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _Phiếu xuất giấy:_ _231_ _ _ _ _ Số lượng thành phẩm: _ 100.000 vé_ _Số màu in:_ _4/1_ _ _ _Số mặt in: _ _ _ _ 2 _ _ _ _ _ _ _ Khổ thành phẩm: _ _ _ _6,9x15_ _ _ _Số bát in (trang): 28 bát_ Khổ in: _ _ _ _ _49,3x60,5 _ _ Loại giấy:_ _ _ _ _ _ Bãi Bằng 60_ _ _Số lượng giấy in: 3.830_ Số lợng bù hao _ _ _258 _ _ _ _ Chữ điện tử: - Can cũ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _- Sắp ký hiệu TQ33 ---> TQ 37 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _- Sắp ngày :..../..../2004 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Bình chế bản - Mặt sau: 1B (28 bát) đỏ (chung 2000đ) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _- Mặt trước + 3B (28 bát) xanh, vàng đỏ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Máy in * Ko (Có mẫu) * TYPO Gia công hoàn thiện : - Lồng bìa, ghim 100v/c - Xén khổ thành phẩm, bó gói Ngày xong: 15/12(TQ33) Cơ sở cho nghiệp vụ xuất kho giấy và bản in là “Phiếu xuất Giấy + Bản in” do phòng sản xuất kỹ thuật lập. Phiếu này được lập dựa trên Lệnh sản xuất, được lập thành 4 liên và có mẫu sau: Biểu 2.6 Công ty in tổng hợp HN Phiếu xuất Giấy + Bản in (4 liên) Số ...231... Số hợp đồng: ......72 ..... Tên khách hàng: ...Công ty Sổ xố Hà Giang....................... Tên ấn phẩm: .....Sổ xố lô tô Hà Giang 2000đ 3 số.................................................... Số lượng in: ....100.000....Số trang ............Số màu: ....4/1......................................... Loại giấy :.B2 60g/m2.......Khổ thành phẩm:..6,9x15.....Người cấp bản:....Cty........... Số lượng sản xuất..3.830..Khổ xuất:.....49,3x60,5.........Người cấp giấy:...Cty.......... Kế hoạch giao giấy bản in:....9h...ngày..17..tháng..11..năm...2003........................... Cách pha giấy Thành khổ Giao máy in SL chính Bù hao Số bản Loại bản ..3830.. tờ pha ..1.. 49,3x60,5 Khuôn KO 3572 258 01 TQ ............tờ pha........ ................ Khuôn....... ......... ......... .......... ......... Ngày 17 tháng 11 năm 2003 Người nhận Phòng sản xuất kỹ thuật Thủ tục trên được tiến hành khi có kế hoạch xuất kho nguyên vật liệu là Giấy và bản in, còn đối với các nguyên vật liệu khác thì cơ sở của nghiệp vụ xuất kho là “Phiếu đề nghị xuất vật liệu” do phân xưởng sản xuất có nhu cầu viết. “Phiếu đề nghị xuất vật liệu” có mẫu sau: Ví dụ: Ngày 03/12/2003 tổ vé số đề nghị xuất vật liệu theo phiếu đề nghị sau: Biểu 2.7 Công ty in tổng hợp HN Phiếu đề nghị xuất vật liệu Đơn vị: Tổ vé số Ngày 03/12/2003 Đề nghị đồng chí kế toán cho xuất những vật liệu sau đây do đồng chí .....Nga.... Tổ vé số lĩnh. STT Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Số lượng Đối tượng SD 1 2 3 4 5 Dây bó gói Băng dính 6F Mực phát quang Dầu hoả Xà phòng T12/03 Kg Cuộn Kg Lít Kg 20 12 10 40 6 Duyệt Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật liệu trên kế toán vật tư lập phiếu xuất kho vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: Một liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, một liên giao cho Thủ kho ghi Thẻ kho. Phiếu Xuất kho được lập theo mẫu sau: Biểu 2.8 Công ty in tổng hợp HN Phiếu xuất kho : Số: 16 Ngày 04 tháng 12 năm 2004 Nợ: TK6213, 627 Có: TK152 Họ và tên người nhận: Trần Thị Nga Địa chỉ : Tổ vé số Lý do xuất kho : Dùng cho sản xuất STT Tên,nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Y/cầu Thực xuất 1 2 3 4 5 Dây bó gói Băng dính 6F Mực phát quang Dầu hoả Xà phòng T12/03 Kg Cuộn Kg Lít Kg 20 12 10 40 6 20 12 10 40 6 Cộng x x x x x Xuất, Ngày 04 tháng 12 năm 2003 Phụ trách phân xưởng Trưởng phòng vật tư Người nhận Thủ kho Ta thấy rằng cột đơn giá và thành tiền của phiếu xuất kho trên bị bỏ trống bởi vì doanh nghiệp chưa tính được ngay giá xuất nguyên vật liệu, doanh nghiệp không sử dụng giá tạm tính để hạch toán. Chỉ đến cuối tháng khi tính ra được trị giá nguyên vật liệu xuất thì kế toán mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền của bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho là bằng chứng để hàng ngày thủ kho ghi thẻ kho về mặt số lượng và cuối kì ghi bảng kê nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. 2.3. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Tại doanh nghiệp phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp thẻ song song. 2.3.1. Tại kho vật liệu. Căn cứ vào các chứng từ gốc là phiếu xuất kho; phiếu nhập kho thủ kho phản ánh tình hình biến động về mặt số lượng của nguyên vật liệu vào Thẻ kho. Thẻ kho được lập cho từng thứ nguyên vật liệu, ghi rõ lượng vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Tồn kho là căn cứ xác định mức dự trữ tồn kho về mặt hiện vật của nguyên vật liệu đó. Thẻ kho được lập theo mẫu sau: Biểu 2.9 Công ty in tổng hợp HN Thẻ Kho Tờ số: 03 Ngày lập thẻ 01/11/2003 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Giấy Bãi Bằng 60g 49,3 x 60,5 Đơn vị tính : Kg STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Kế toán ký S H N, T Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 25763 .......... 231 04/11 ........... 18/11 Tồn kho ĐK Nhập mua ................... Xuất kho Tồn kho CK 01/11 04/11 .......... 18/11 30/11 293.000 .............. ............ 3.830 15.029 19.137 Cộng x 293.000 288.892 19.137 Ngày 30 tháng 11 năm 2003 Người lập thẻ Thủ kho 2.3.2 Tại phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật tư trên để ghi các sổ sách kế toán có liên quan. Kế toán điền đơn giá và thành tiền vào mỗi phiếu nhập. Còn các phiếu xuất thì kế toán không hoàn thành được các chỉ tiêu này, chỉ đến cuối tháng khi tính được đơn giá xuất của từng vật liệu kế toán mới ghi vào Báo cáo tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho nguyên vật liệu. Tất cả các nghiệp vụ nhập vật tư kế toán đều tập hợp vào một quyển sổ có dạng như một “Bảng kê chứng từ gốc”, quyển này có tên gọi là “Sổ Nhập vật tư”. Đến cuối tháng kế toán tiến hành tập hợp tất cả các nghiệp vụ nhập của từng loại nguyên vật liệu trên quyển sổ này và chuyển số liệu sang “sổ theo dõi chi tiết vật tư” của từng loại vật tư. Mỗi một vật tư có một tờ sổ theo dõi chi tiết. Với các nghiệp vụ xuất kho vật tư: Kế toán theo dõi trên hai quyển sổ: Quyển thứ nhất: Chỉ để theo dõi các nghiệp vụ xuất giấy + bản in (về mặt số lượng). Kế toán căn cứ vào phiếu xuất Giấy + bản in do phòng sản xuất kỹ thuật lập để vào cột số lượng. Đối với bản in, Kế toán theo dõi cho từng loại bởi vì chúng có số lượng nhỏ. Đối với giấy, Kế toán chia làm 2 cột là loại giấy và khổ giấy để theo dõi chung cho tất cả các loại. Đến cuối tháng kế toán lại tiến hành tập hợp cho từng loại và ghi vào dòng cuối của quyển sổ theo dõi tất cả các loại nguyên vật liệu. Quyển thứ hai: Kế toán dùng để theo dõi tất cả các loại vật tư khác. Dòng cuối cùng để theo dõi vật tư giấy và bản in từ quyển sổ trên chuyển sang. Cũng như nghiệp vụ nhập kho, nghiệp vụ xuất kho cũng được chuyển sang sổ theo dõi chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hoá của từng loại vào cuối tháng sau khi đã tính được trị giá nguyên vật liệu xuất. Sổ chi tiết vật tư của doanh nghiệp chỉ có 4 dòng đó là: tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Sổ chi tiết vật tư của công ty có mẫu sau: Cuối tháng kế toán vật tư lấy số liệu trên sổ theo dõi chi tiết vật tư để lập báo cáo vật tư chuyển lên để kế toán trưởng xem xét và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Báo cáo được lập theo mẫu sau: Biểu 2.14 Báo cáo xuất vật tư tháng 12/2003 Loại vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền Giấy BB 60g 79x109 ..........49,3x60,5 .......................... Tân mai 50x70 61.299 728.988 .......................... 391.502 570,97 194,24 ............................ 288,76 35.000 141.597.326 ............................ 111.053.082 Cộng 434.491.460 Mực in Đen Zikhang Vàng............ ......................... Đỏ phát quang 89 40 ........................ 10 40.000 56.000 ........................... 270.000 3.200.000 2.240.000 ............................. 2.700.000 Cộng 18.340.000 Bản in 16 trang Zaia 8 trang Ko 8 trang Mai 8 trang Pol 249,25 420 44 168 46.400 20.500 26.000 29.100 11.565.000 8.610.000 1.144.000 4.890.000 Cộng 26.209.000 VL phụ 16.633.000 VL điện 138.000 PTTT 3.191.000 Tổng cộng 499.002.460 ở đây kế toán không phản ánh cột đơn giá và số lượng của vật liệu phụ, vật liệu điện và phụ tùng thay thế. Thực chất kế toán có theo dõi chi tiết từng loại vật liệu này trên “sổ theo dõi chi tiết vật tư” nhưng kế toán không phản ánh ra mà chỉ ghi tổng thành tiền của ba loại vật liệu này. Thực tế thông tin này không cần thiết cho việc phân tích nên kế toán có thể lược bớt. Cuối tháng Kế toán vật tư còn lập “Bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho nguyên vật liệu” để nộp báo cáo tháng vào ngày 05 tháng sau, nộp báo cáo Quý vào ngày 7 tháng sau quý và lưu kế toán làm báo cáo. “Bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho nguyên vật liệu” có mẫu sau: Biểu 2.15 Sở Văn hoá- thông tin HN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty in tổng hợp HN Độc lập – tự do – hạnh phúc Báo cáo tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho nguyên vật liệu Tháng 12 quý 4 năm 2003 Đơn vị: Đồng S T T Tên VL Số dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 VLphụ 26.422.300 26.287.500 16.633.000 36.076.800 2 VL điện 3.981.400 535.970 138.000 4.379.370 3 Bản in 39.981.000 23.182.000 26.209.000 36.954.000 4 PTTT 22.539.955 4.304.590 3.191.000 23.653.545 5 Mực 33.416.612 3.630.000 18.340.000 51.436.612 6 Giấy 386.374.758 397.076.363 434.491.460 348.959.661 Cộng 512.716.025 487.746.423 499.002.460 501.459.988 Hà Nội, ngày 16 tháng 1 năm 2004 Kế toán bỏ trống cột số lượng trên báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Nguyên nhân là do báo cáo này phản ánh một cách tổng hợp nhất về các loại vật liệu giấy, bản in, mực, vật liệu phụ, vật liệu điện. Vì vậy số lượng của từng loại vật liệu trên không thể tính toán được để phản ánh vào báo cáo. 2.4. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ được đánh giá là rất phù hợp với đặc điểm và tính chất của nguyên vật liệu hiện có tại công ty. Công ty thực hiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức sổ Chứng từ – Ghi sổ. 2.4.1. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho kế toán vào chứng từ ghi sổ và từ đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đồng thời đến cuối tháng tập hợp các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái tài khoản 152. Ví dụ: Ngày 28/11/2003 mua vật liệu mực về nhập kho theo hoá đơn số 36706 với hình thức thanh toán ngay. Giá ghi trên hoá đơn bao gồm cả phí vận chuyển, VAT 10%. Kế toán vào CTGS như sau: Biểu 2.16 Chứng từ ghi sổ Ngày 28 tháng 11 năm 2003 số: 20 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú S H N T Nợ Có Nợ Có 36706 28/11 Mua mực nhập kho 1523 1331 111 15.000.000 1.500.000 16.500.000 Cộng 16.500.000 16.500.000 Thông thường khi doanh nghiệp nhập kho vật tư thì hoá đơn chưa về. Để hạch toán nguyên vật liệu một cách kịp thời thì khi hàng về kho kế toán hạch toán nguyên vật liệu theo giá ghi trên hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, giá ghi trên hoá đơn thường bằng với giá đã thoả thuận trên hợp đồng kinh tế. Nếu có một lý do nào đó mà có sự chênh lệch thì kế toán tiến hành bút toán điều chỉnh. Đối với việc vào chứng từ ghi sổ thì cần thiết phải có hoá đơn, đó là cơ sở để vào các chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Ngày 26/11 doanh nghiệp mua nhập kho giấy BB 60gm khổ 49,3 x 60,5 theo hoá đơn số 25763 với hình thức thanh toán trả chậm. Khi nhận được hoá đơn Kế toán vào chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.17 Chứng từ ghi sổ Ngày 26 tháng 11 năm 2003 số: 17 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú S H N T Nợ Có Nợ Có 25763 26/11 Mua giấy nhập kho 1521 1331 331 55.045.000 5.504.500 60.549.500 Cộng 60.549.500 60.549.500 Bên cạnh đó doanh nghiệp còn nhập kho phế liệu thu hồi. Nghiệp vụ này làm giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung và kế toán vào chứng từ ghi sổ tương tự như trường hợp mua ngoài nhập kho. 2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu. Với các nghiệp vụ xuất kho do chưa tính được giá trị vật liệu xuất, kế toán cũng không hạch toán theo giá tạm tính nên hàng ngày không vào chứng từ ghi sổ, đến cuối tháng khi tính được trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ và dựa vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán vào một chứng từ ghi sổ duy nhất và sau đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có mẫu sau: Biểu 2.18 Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Quý 4 năm 2003 STT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Công cụ, dụng cụ 1 TK 621: Chi phí NVL trực tiếp 1.595.706.686 TK 6211: Chi phí giấy 1.486.979.799 TK 6212: Chi phí bản in 48.820.092 TK 6213: Chi phí mực 56.845.180 TK 6214: Chi phí khác 3.061.615 2 TK 627: Chi phí SX chung 38.100.000 3 TK 642: Chi phí QLDN 5.000.000 Biểu 2.19 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2003 số: 45 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền S H N T Nợ Có Nợ Có 31/12 C.phí giấy quý 4 C.phí bản in quý 4 C.phí mực quý 4 Chi phí khác Chi phí SX chung Chi phí QLDN 6211 6212 6213 6214 627 642 1521 1522 1523 1524,1525 1524,1525 1524,1525 1.486.979.799 48.820.092 56.845.180 3.061.615 38.100.000 5.000.000 1.486.979.799 48.820.092 56.845.180 3.061.615 38.100.000 5.000.000 Cộng 1.638.806.686 1.638.806.686 Từ các chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu trên kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày tuỳ theo khối lượng chứng từ nhiều hay ít. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu sau: Biểu 2.20 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ( trích ) Quý 4 năm 2003 Đơn vị: Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 6 .................... 17 .................... 15/10 .................. 26/11 .................. 15.000.000 .................... 60.549.500 ................... 20 ............. 45 .............. 28/11 ............... 31/12 ................... 16.500.000 .................... 499.002.460 ..................... Cuối kỳ kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các TK sau: TK1521, TK1522, TK1523, TK1524, TK1525, TK1526. Đồng thời vào sổ cái TK152. Biểu 2.21 Sổ cái TK1521 Quý 4 năm 2003 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu giấy Đơn vị: Đồng Ngày Ghi sổ CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 01/10 Tồn kho ĐK 326.847.675 31/10 01 02/10 Nhập kho 111 7.621.000 ......... ......... ......... ........................ .............. ...................... ....................... Nhập tháng 10 477.621.350 31/10 11 31/10 Xuất tháng 10 6211 535.453.593 Tồn kho 31/10 269.015.432 ....... ......... ......... ....................... ............... ......................... ......................... 30/11 17 26/11 Nhập kho 1521 55.045.000 ........ ...... ......... ...................... ............ ...................... ....................... Nhập tháng 11 634.394.072 30/11 45 30/11 Xuất tháng 11 6211 517.034.746 Tồn kho 30/11 386.374.758 31/12 46 01/12 Nhập kho 1521 25.000.000 .......... ...... ............. ......................... ............ ...................... ...................... Nhập tháng 12 397.076.363 31/12 60 31/12 Xuất tháng 12 6211 434.491.460 Nhập quý 4 1.509.091.785 Xuất quý 4 1.486.979.799 Tồn kho 31/12 348.959.661 Biểu 2.22 Sổ cái tài khoản 152 Quý 4 năm 2003 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Đơn vị: Đồng Ngày ghi sổ CTGS Diễn giải tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 31/10 Dư đầu kỳ 960.357.856 .......... 31/10 09 27/10 Nhập kho bản in 1522 15.000.000 31/10 ......... 11 .... 31/10 ........ Xuất giấy tháng 10 Xuất bản in tháng 10 Xuất mực tháng 10 ................................ 6211 6212 6213 ................ ..................... 535.453.593 6.718.000 16.969.180 .................. ......... .... ......... ................................. ................... ......................... ................... 30/11 17 26/11 Nhập kho NVL giấy 1521 55.045.000 ......... ........ ......... ................................. .................. ........................ .................... 31/12 ......... 60 31/12 Xuất giấy tháng 12 Xuất bản in tháng 12 Xuất mực tháng 12 Xuất vật liệu phụ ............................... 6211 6212 6213 627 ................. ..................... 434.491.460 26.209.000 18.304.000 16.633.000 .................. .......... ..... ........ ............................... ................. ....................... .................. Nhập quý 4 1.681.368.806 Xuất quý 4 1.638.806.686 Tồn 31/12/03 1.002.919.976 Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội. Đánh giá tổng quát. Trải qua 45 năm xây dựng và trưởng thành, công ty in tổng hợp Hà Nội đã đóng góp nhiều thành tựu cho sở Văn hoá - thông tin, luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, công ty còn đảm bảo ổn định đời sống cả về vật chất lẫn tinh thần cho cán bộ công nhân viên của mình. Công ty luôn chú trọng đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị, nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động ở tất cả các bộ phận.... Trên cơ sở quá trình thực tập tại phòng kế toán - tài vụ của công ty, cùng với việc đi sâu nghiên cứu công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty, em xin đưa ra một số đánh giá sau: 1.1. ưu điểm. Bộ phận thu mua nguyên vật liệu của công ty luôn tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu tốt nhất, giá cả hợp lý đồng thời kiểm tra cẩn thận trước khi nhập kho. Trên thị trường hiện nay các nhà cung cấp vật liệu ngành in khá nhiều, giá cả lại nằm trong khung giá Nhà nước quy định nên việc mua nguyên vật liệu không gặp khó khăn. Thường thì trong kho không dự trữ nhiều nguyên vật liệu, mỗi khi ký được hợp đồng với khách hàng, cán bộ thu mua liên hệ với nhà cung cấp và được vận chuyển đến tận kho của công ty. Các nguyên vật liệu khác nhau về tính chất vật lý cũng như hoá học rất khó bảo quản song doanh nghiệp có các biện pháp bảo quản nguyên vật liệu một cách hợp lý đảm bảo chất lượng của sản phẩm sản xuất ra. Công ty áp dụng hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo tài chính thống nhất theo “Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp” do bộ tài chính ban hành năm 1996. Trình tự nhập, xuất nguyên vật liệu ở công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, việc ghi sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu được tiến hành đầy đủ, thường xuyên. Số lượng giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời. Kế toán của công ty áp dụng hạch toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ là phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, chứng từ rõ ràng và đúng chế độ. Kế toán nguyên vật liệu sử dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, các chứng từ đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý, hạn chế việc ghi chép trùng lắp. 1.2. Nhược điểm. Kỳ kế toán áp dụng ở công ty là theo quý nên các thông tin kế toán không được tập hợp thường xuyên thường phải tới cuối mỗi quý mới tập hợp được số liệu chính xác về tình hình hoạt động kinh doanh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Công ty nên áp dụng kỳ kế toán theo tháng như vậy doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh của từng tháng và trên cơ sở đó tính toán đưa ra các biện pháp kinh doanh hợp lý. Công ty tiến hành hạch toán chi phí chung cho toàn bộ quá trình sản xuất, không chi tiết cho từng hợp đồng vì vậy công ty không thể biết được chi phí cho từng hợp đồng cũng như lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Công ty nên hạch toán chi tiết chi phí cho mỗi hợp đồng trên cơ sở hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu chính cho từng hợp đồng và hạch toán chi phí nhân công trực tiếp và chi phí chung cho toàn bộ quá trình sản xuất và phân bổ cho từng hợp đồng theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Về việc hiện đại hoá trong kế toán thì chưa có phần mềm kế toán nào được áp dụng tại công ty, mọi việc kế toán đều làm bằng tay nên không tránh khỏi sai sót và không có hiệu quả. Nhưng vấn đề đưa tin học vào sử dụng sẽ kéo theo những vấn đề phức tạp như biên chế, đào tạo, sử dụng, chi phí lắp đặt..... Do đó đây là hướng để công ty cố gắng làm trong tương lai. Các vật liệu mua về không được hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm do vậy mà không phát hiện ra các sai phạm về mặt chất lượng nguyên vật liệu nhập kho. Các quy trình từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác lưu trữ bảo quản đều tuân thủ theo đúng quy định của bộ tài chính ban hành. Tuy nhiên có điều đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có khi các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ. Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song, nhưng tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh lại không được phản ánh chi tiết trên sổ chi tiết nguyên vật liệu mà lại được tập hợp vào các sổ xuất, nhập vật tư. Chỉ đến cuối tháng mới được lọc ra cho từng loại nguyên vật liệu và ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu các số tổng cộng như tồn đầu kỳ, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm và tồn cuối kỳ (theo quý). Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ sản xuất, công ty kiểm soát qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là ít gây ứ đọng vốn lưu động song gây bất lợi khi có sự biến động bất thường trên thị trường vật tư. Tuy công ty khi giao vật liệu cho các đơn vị sản xuất đã có kế hoạch cung ứng vật liệu song nếu một hợp đồng có thời gian thực hiện dài như hợp đồng với Sở giáo dục thì trên hợp đồng sẽ cung cấp làm nhiều lần và không thể lần nào cũng theo giá ghi trên hợp đồng vì phải có sự thay đổi theo giá thị trường. Nếu có một lúc nào đó nhu cầu về vật liệu nào đó đột nhiên tăng lớn, sự biến động trong giá thành như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến sản xuất và việc thực hiện hợp đồng. Tại công ty luôn có lượng nguyên vật liệu tồn kho nhất định. Giấy in là nguyên vật liệu chính đóng vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất. Do đầu vào của ngành giấy phụ thuộc vào ngành khai thác gỗ nên khi có biến động thì sẽ biến động rất mạnh. Điều này dẫn đến việc giá giấy in có thể giảm bất ngờ. Ngoài giấy, các nguyên vật liệu khác như axit, mực in..... dễ bị hư hỏng, giảm phẩm chất. Tại công ty lại chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nên nếu rủi ro xảy ra thì không chủ động bù đắp thiệt hại được. Công ty vẫn chưa sử dụng sổ danh điểm nguyên vật liệu trong khi vật liệu có nhiều loại cần theo dõi chi tiết nên công ty khó kiểm soát được tất cả các loại vật liệu về tình hình nhập, xuất. Khối lượng công tác kế toán vật liệu làm thủ công lớn như vậy rất tốn thời gian và công sức. Bảng phân bổ nguyên vật liệu của công ty được lập một cách tổng hợp chỉ theo dõi được chi phí nguyên vật liệu theo các khoản mục chi phí, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là thực hiện sản xuất theo hợp đồng, công tác tính giá thành cũng chưa được thực hiện theo hợp đồng vì vậy mà không tính ra được lỗ, lãi trên từng hợp đồng phục vụ cho báo cáo quản trị. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính trị giá xuất nguyên vật liệu nên đến cuối tháng mới tính được giá xuất nguyên vật liệu. Mặc dù vậy trong quá trình xuất kho nguyên vật liệu trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu giấy của doanh nghiệp xuất kho chủ yếu là cho sản xuất bên cạnh đó còn xuất kho phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp không phản ánh chi phí giấy vào chi phí quản lý doanh nghiệp mà toàn bộ chi phí giấy phát sinh trong kỳ đều được tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 2. Phương pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội. Việc xem xét đánh giá và định hướng hoàn thiện công tác quản lý là tất yếu, là nhiệm vụ đặt ra cho mỗi đơn vị nhằm nâng cao trình độ, hiệu quả của công tác quản lý và hạch toán. Trên cơ sở những phần đang được hạch toán một cách hiệu quả, công ty cần đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tại đơn vị mình. Lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu là lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị tại công ty. Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, cụ thể hơn là kinh doanh ngành in, nguyên vật liệu là đầu vào chính cho quá trình sản xuất đồng thời chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành. Đưa ra các giải pháp nhằm quản lý hiệu quả yếu tố đầu vào này nhằm hạ giá thành đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra sẽ mang lại lợi nhuận và vị thế cạnh tranh cho công ty. Nhiệm vụ này đặt chủ yếu cho phòng kế toán. Các giải pháp đặt ra nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu nói riêng cần dựa trên các phương hướng sau: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải phù hợp với các quy định, chế độ quản lý tài chính của bộ tài chính. Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán xuất phát từ đặc điểm của đơn vị, mỗi đơn vị có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau, tổ chức quản lý khác nhau do đó thực trạng công tác hạch toán kế toán ở mỗi đơn vị cũng khác nhau. Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải phù hợp với những đặc điểm riêng biệt đó mới có thể phát huy hiệu quả. Ngoài ra, hoàn thiện công tác kế toán còn phải căn cứ trên trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của nhân viên kế toán tại đơn vị. Hoàn thiện công tác kế toán nhằm mục đích tổ chức công tác kế toán hiệu quả hơn. Để thực hiện điều đó, việc hoàn thiện phải đảm bảo tiết kiệm , kịp thời và triệt để. Sao cho công tác kế toán thực hiện tốt nhất nhiệm vụ, chức năng của mình, đem lại hiệu quả tốt nhất với chi phí thấp nhất . Chức năng quan trọng nhất của công tác hạch toán kế toán là chức năng thông tin cho các nhà quản lý và các nhà quản lý và các đối tượng khác (công nhân viên trong đơn vị, nhà đầu tư...). Việc hoàn thiện công tác kế toán không nằm ngoài mục đích thực hiện tốt chức năng này. 3. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội. ý kiến 1: Lập biên bản kiểm nghiệm các loại vật liệu mua ngoài nhập kho. Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý vật liệu, vật liệu mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nhận để xác định được số lượng, chất lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Cơ sở để kiểm nghiệm là hoá đơn của người cung cấp. Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn hay hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau. Trường hợp vật liệu mua về đã qua kiểm nghiệm đảm bảo về số lượng và quy cách thì cũng phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp, kiện tụng,..... VD: Theo hợp đồng số 33335 ngày 23/01/2004, công ty mua của công ty giấy Bãi Bằng 8900 Kg giấy cuộn 60 g khổ 79 đơn giá 9871đ/kg. Thực tế kiểm nhận số lượng là 8900kg đúng quy cách và đảm bảo chất lượng. Ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm sau: Biểu 3.1 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc Biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho Số: 10, Ngày 23 tháng 01 năm 2004 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 33335 giữa Bên bán : Công ty giấy Bãi Bằng Điạc chỉ : Phú Ninh – Phú Thọ Bên mua : Công ty in tổng hợp HN Địa chỉ : 67 Phó Đức Chính – Hà Nội Về việc : công ty giấy Bãi Bằng bán giấy cho công ty in tổng hợp VN tại kho của công ty in tổng hợp, hai bên lập hợp đồng kiểm nghiệm gồm có: ông Nguyễn Văn Hào : Đại diện bên bán – Uỷ viên Ông Lê Văn Hoàng : Đại diện bên mua – trưởng ban ông Đoàn Phúc Lập : Uỷ viên Bà Nguyễn Thanh Hoa : Uỷ viên Hai bên cùng kiểm nghiệm số nguyên vật liệu mà công ty giấy Bãi Bằng giao cho công ty in tổng hợp Hà Nội và thống nhất đa ra kết luận về số nguyên vật liệu đảm bảo theo hợp đồng đã ký STT Tên quy cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách Số lượng sai quy cách 1 Giấy cuộn 60g/m2 khổ 79 Kg 8900 8900 0 Số lượng vật liệu trên đã được nhập kho công ty in tổng hợp Hà Nội ngày 23/01/2004 Đại diện bên bán Đại diện bên mua ý kiến 2: Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu: Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu là để tạo thuận lợi cho việc ghi chép, tiết kiệm thời gian và giảm bớt công tác kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu ở công ty đa dạng về chủng loại, quy cách, mẫu mã, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên nên khối lượng công tác kế toán rất nhiều phức tạp. Vì vậy để quản lý tốt và hạch toán một cách chính xác công ty phải tiến hành phân loại vật liệu một cách hợp lý và khoa học. Việc phân loại nguyên vật liệu có thể dựa vào nội dung, công dụng kinh tế của từng thứ vật liệu để chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, phế liệu....Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, do chưa được cơ giới hoá trong công tác kế toán nên việc phân loại như trên chưa được chi tiết gây khó khăn và mất nhiều thời gian của kế toán vật liệu. Chính vì vậy công ty cần lập thêm “Sổ danh điểm vật tư” để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu dễ dàng chặt chẽ và thống nhất hơn, việc kiểm tra đối chiếu dễ dàng và dễ phát hiện sai sót. Đồng thời giúp cho việc hạch toán kế toán chính xác hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán, công tác kế toán vật liệu, góp phần giảm bớt khối lượng công tác kế toán, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. “Sổ danh điểm vật tư” có thể mở bằng cách: Ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loại vật liệu, số nhóm vật liệu cho mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu cho mỗi loại, số quy cách vật liệu cho mỗi thứ, nhưng trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Cụ thể, có thể dựa vào số hiệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu để xây dựng bộ mã vật liệu cho công ty, mã các loại vật liệu gồm có : -TK 1521: Nguyên vật liệu giấy -TK 1522: Nguyên vật liệu làm bản in -TK 1523: Nguyên vật liệu mực -TK 1524: Phụ tùng thay thế -TK 1525: Vật liệu phụ -TK 1526: Phế liệu thu hồi Trong mỗi loại vật liệu ta chia thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm. ở công ty, do vật liệu rất đa dạng về chủng loại cho nên có thể diễn tả nhóm Tài khoản cấp 2 bằng nhóm mã số đầu tiên gồm 4 chữ số, nhóm mã số thứ 2 biểu diễn nhóm vật liệu bằng 2 chữ số VD: Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 79x109 có thể ký hiệu là 15211 Thể hiện: 152: Nguyên vật liệu 1521: Nguyên vật liệu giấy 152101: Bãi Bằng60g/m2 khổ 79x109 Biểu 2.2 Sổ danh điểm vật liệu Tên nguyên vật liệu Mã số Đơn vị tính Ghi chú 1 2 3 4 1. Giấy 1521 Kg Bãi Bằng 60g/m2khổ 79x109 152101 Kg ............................................................ ...................... ...................... ............... Tân Mai 59,2x83,2 152129 Kg 2. Bản in 1522 Tấm Bản 16 trang Zaia 152201 Tấm Bản 8 trang Ko 152202 Tấm Bản 8 trang Pol 152203 Tấm Bản 4 trang Goto 152204 Tấm 3. Mực 1523 Kg Đen Trung Quốc 152301 Kg ............................................................... ..................... .................. ........... Đỏ Tây Ban Nha 152324 Kg ............................................................... ....................... ..................... .............. ý kiến 3: Doanh nghiệp có sổ chi tiết theo dõi vật tư nhưng chưa thể hiện đúng chức năng của nó, bên cạnh đó DN còn sử dụng sổ xuất vật tư, sổ nhập vật tư, sổ xuất giấy + bản in riêng. Như vậy là sổ kế toán chi tiết vật tư khá phức tạp và chưa có hiệu quả cao. DN nên lập lại sổ chi tiết vật tư, còn sổ xuất vật tư, sổ nhập vật tư coi như một bảng kê các chứng từ nhập, xuất vật tư. Sổ chi tiết vật tư được lập dưới dạng sau: Biểu 2.3 Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Năm 2004 Tài khoản: 1521 : Nguyên vật liệu giấy Tên, quy cách vật liệu : Giấy Bãi bằng 60g/m247x59 Mã số vật liệu : 152103 Đơn vị tính : 1000đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 01/01 SD đầu năm 14 110 1540 20 13/01 Mua nhập kho 111 15 200 3000 .... ........... ....................... .......... ........ ........ .......... ......... .......... ...... .......... 35 27/01 Xuất cho SX 6211 15,5 100 1550 31/01 SD cuối kỳ 15 210 3150 Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Sổ được mở theo từng tài khoản, theo từng kho và theo từng thứ vật liệu. Sổ trên được mở cho loại giấy Bãi Bằng. Sổ chi tiết cung cấp cho người cần thông tin một lượng thông tin đầy đủ, chính xác về tình hình biến động của từng loại vật liệu về cả số lượng và giá trị. Ngoài việc cung cấp thông tin cho kế toán vật liệu, sổ chi tiết còn cung cấp số liệu chính xác cho kế toán tính giá thành phục vụ cho công tác tính giá. Với mẫu sổ như trên nó đã thể hiện đúng chức năng của nó. Phòng sản xuất kỹ thuật dựa trên số tồn kho trên sổ chi tiết để lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ảnh hưởng. Trong khi “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu” theo dõi nhập, xuất, tồn một cách tổng hợp tất cả các loại vật tư trong công ty thì sổ chi tiết theo dõi chi tiết theo từng loại vật tư, giúp cho việc hạch toán chi tiết theo vật liệu theo phương pháp thẻ song song chính xác và hiệu quả hơn. ý kiến 4: Để hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thì với các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu doanh nghiệp nên hạch toán ngay theo giá tạm tính. Cuối tháng khi đã tính được giá bình quân của nguyên vật liệu thì tiến hành điều chỉnh sau, khi đó mọi thông tin đều kịp thời và chính xác. ý kiến 5: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do yêu cầu đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất nên trong kho vật liệu luôn có một mức dự trữ nhất định. nguyên vật liệu chính của công ty là giấy và mực in là những loại vật liệu khó bảo quản và dễ hư hỏng, kém phẩm chất. mặt khác, các thông tin từ tổng công ty giấy Việt Nam cho thấy giá sẽ giảm nhiều. Để có thể chủ động bù đắp tổn thất do việc giảm giá nguyên vật liệu tồn kho gây ra, công ty nên trích lập một khoản dự phòng. Vào thời điểm cuối kỳ kế toán, công ty phải lập hội đồng để thẩm định mức giảm giá vật tư tồn kho. Trên cơ sở đó xác định mức dự phòng cần trích lập. Mức dự phòng cần trích lập được xác định dựa trên lượng vật tư tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm; mức chênh lệch giữa giá ghi sổ kế toán và giá thực tế trên thị trường tại thời điểm đó. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho và Bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ chi tiết để hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp. Việc hạch toán dự phòng giảm giá vật tư tồn kho được thực hiện qua TK159 và các TK liên quan khác: TK632, TK711 Chi phí dự phòng được phản ánh vào giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Có TK 159: Cuối năm sau, xác định mức cần trích cho năm kế hoạch và tiến hành trích bổ sung hoặc hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập của năm báo cáo: Mức dự phòng cần trích lớn hơn mức đã trích năm trước: Nợ TK 632: Trích bổ sung phần chênh lệch Có Tk 259: Mức dự phòng cần trích nhỏ hơn mức đã trích năm trước: Nợ TK 159 Có Tk 711: Hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập ý kiến 6: Doanh nghiệp không tập hợp chi phí sản xuất cho từng đơn đặt hàng do đó nguyên vật liệu được phân bổ một cách tổng quát nhất đó là phân bổ thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chúng ta sẽ không tính được lãi hay lỗ cho một đơn đặt hàng cụ thể. Tuy nhiên, không phải toàn bộ đơn đặt hàng của doanh nghiệp đều có giá trị lớn do vậy doanh nghiệp nên tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn đặt hàng, còn các chi phí khác thì phân bổ theo một tiêu thức nhất định một cách hợp lý. Chi phí vật liệu giấy cũng cần tính riêng cho sản xuất hay cho quản lý doanh nghiệp. Chỉ có như vậy thì việc phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới có hiệu quả. ý kiến 7: Công ty in tổng hợp Hà Nội là một trung tâm in lớn của Sở Văn hoá - thông tin thành phố Hà Nội, quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng được mở rộng, công tác kế toán do đó ngày càng nhiều. Việc thực hiện kế toán thủ công sẽ mất nhiều thời gian và tính chính xác không cao và không đảm bảo tiến độ, một số nghiệp vụ được phản ánh trùng lắp ở các phần hành. Trong điều kiện như vậy, việc áp dụng phần mềm kế toán có rất nhiều ưu điểm như: nhập, sửa chứng từ thuận tiện; truy cập số liệu nhanh, chính xác; giảm khối lượng công việc cho nhân viên kế toán. Công ty nên thúc đẩy nhanh quá trình vi tính hoá công tác kế toán, lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm hạch toán kế toán tại đơn vị mình, đào tạo nhân viên kế toán. Kết luận Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung và ở công ty in tổng hợp Hà Nội nói riêng, hơn thế nữa hạch toán kế toán có vai trò to lớn trong quản lý kinh tế. Để phát huy vai trò của mình một cách có hiệu lực, đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán phải không ngừng đổi mới sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu quản lý. Đặc biệt, công tác kế toán nguyên vật liệu phải luôn được cải tiến và hoàn thiện về hình thức tổ chức bộ máy và hình thức kế toán áp dụng để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời một cách toàn diện về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Qua thời gian tìm hiểu thực tế của công ty in tổng hợp Hà Nội em thấy công ty in đã tổ chức, sắp xếp và dần đưa công tác kế toán nguyên vật liệu đi vào nề nếp, góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế và hiệu quả đòi hỏi công ty phải tìm ra giải pháp hữu hiệu hơn nữa nhằm kiện toàn tổ chức công tác kế toán một cách khoa học vừa đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế ở công ty, vừa đúng theo chế độ kế toán mới ban hành. Quá trình thực tập tại công ty cũng giúp em tích luỹ được nhiều kinh nghiệm, tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Tuy nhiên do thời gian có hạn và kinh nghiệm còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót kính mong được sự góp ý của thầy giáo Trần Quý Liên để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo và các cán bộ phòng kế toán – tài vụ công ty in tổng hợp Hà Nội. Danh mục tài liệu tham khảo TS. Nguyễn Thị Đông (Chủ biên). Lý thuyết hạch toán kế toán (NXB Tài chính tháng 11/1997). TS. Đặng Thị Loan (Chủ biên). Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp (NXB Giáo dục tháng 11/1996 – Trường đại học kinh tế quốc dân). PGS.TS. Phạm Thị Gái (Chủ biên). Phân tích hoạt động kinh doanh (NXB Giáo dục Khoa kế toán – Trường đại học kinh tế quốc dân Hà Nội). TS. Phạm Văn Dược - Đặng Kim Cương (Đồng chủ biên). Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán mới (NXB Thống kê). TS. Nguyễn Văn Công (Chủ biên). Lý thuyết và thực hành về công tác tài chính kế toán (NXB Giáo dục tháng 11/1999 – Trường ĐHKTQDHN). Tổ chức hạch toán kế toán (NXB Giáo dục tháng 11/1999 – Trường ĐHKTQDHN) Phân tích hoạt động kinh doanh (Bộ môn kế toán quản trị và PTHĐKD – NXB thống kê). TS. Nguyễn Minh Phương – TS. Nguyễn Thị Đông (Đồng chủ biên). Giáo trình kế toán quốc tế (NXB thống kê). Tạp chí kế toán các năm 2000;2001;2002;2003. PTS. Chu Minh Hảo (Chủ biên). Kiểm tra tài chính trong các doanh nghiệp (NXB chính trị quốc gia). GS.TS. Nguyễn Quang Quynh (Chủ biên). Lý thuyết kiểm toán (NXB tài chính). Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ sách kế toán trong các loại hình doanh nghiệp (Bộ tài chính – Nhà xuất bản tài chính). Một số tài liệu khác: Các báo cáo liên quan đến kế toán nguyên vật liệu công ty in tổng hợp Hà Nội. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán công ty in tổng hợp Hà Nội quý 4 năm 2003. Các tài liệu khác. Mục lục LỜI NểI ĐẦU 1 PHẦN I Lí LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 2 1. Khỏi quỏt chung về kế toỏn nguyờn vật liệu 2 1.1. Khỏi niệm 2 1.2. Phõn loại nguyờn vật liệu 2 1.3. Tớnh giỏ nguyờn vật liệu 5 1.3.1. Tớnh giỏ nguyờn vật liệu nhập kho 5 13.2. Tớnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho 7 1.4. Nhiệm vụ yờu cầu quản lý nguyờn vật liệu 11 1.4.1. Khõu cung ứng 12 14.2. Khõu bảo quản và dự trữ 13 1.5. Nhiệm vụ và yờu cầu kế toỏn nguyờn vật liệu 14 II. Kế toỏn ban đầu nguyờn vật liệu 15 2.1. Chứng từ sử dụng 15 2.2. Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ 16 2.2.1. Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ 16 2.2.2. Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ xuất kho 16 III. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu 17 3.1. Phương phỏp thẻ song song 17 3.2. Phương phỏp đối chiếu luõn chuyển 18 3.3. Phương phỏp số dư 19 IV. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu 20 4.1. Phương phỏp kờ khai thường xuyờn (KKTX) 20 4.1.1. Tài khoản sử dụng 21 4.1.2. Phương phỏp hạch toỏn 21 4.2. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ (KKĐK) 21 4.2.1. Tài khoản sử dụng 22 4.3. Kế toỏn dự phũng giảm giỏ nguyờn vật liệu 22 V. Sổ sỏch kế toỏn 23 5.1. Sổ Nhật ký chung (NKC) 23 5.2. Hỡnh thức chứng từ ghi sổ 24 5.3. Hỡnh thức Nhật ký -sổ cỏi 26 5.4. Hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ (NK- CT) 27 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY IN TỔNG HỢP HÀ NỘI 28 1. Khỏi quỏt chung về cụng ty in tổng hợp Hà Nội 28 1.1. Lịch sử hỡnh thành và phỏt triển 28 1.2. Tổ chức bộ mỏy quản lý 30 1.3. Đặc điểm quy trỡnh sản xuất kinh doanh 33 1.4. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn 34 1.4.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn 34 1.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn 36 1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn 36 1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toỏn 37 1.4.5. Tổ chức vận dụng hệ thống bỏo cỏo kế toỏn 38 2. Thực trạng kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty in tổng hợp Hà Nội 38 2.1. Đặc điểm, phõn loại và đỏnh giỏ nguyờn vật liệu tại cụng ty 38 2.1.1. Đặc điểm nguyờn vật liệu 38 2.1.2. Phõn loại nguyờn vật liệu 39 2.2. Tổ chức kế toỏn ban đầu nguyờn vật liệu tại cụng ty 41 2.3. Tổ chức kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu 49 2.3.1. Tại kho vật liệu 49 2.3.2. Tại phũng kế toỏn 50 2.4. Tổ chức kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu tại cụng ty 57 2.4.1. Kế toỏn tổng hợp nhập kho nguyờn vật liệu 57 2.4.2. Kế toỏn tổng hợp xuất kho nguyờn vật liệu 58 PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY IN TỔNG HỢP HÀ NỘI 64 1. Đỏnh giỏ tổng quỏt 64 1.1. Ưu điểm 64 1.2. Nhược điểm 65 2. Phương phỏp hoàn thiện kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty in tổng hợp Hà Nội 67 3. Hoàn thiện kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty in tổng hợp Hà Nội 68 KẾT LUẬN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 79