Luận văn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự

kho do từ nguồn khác chẳng hạn như phế liệu thu hồi từ sản xuất sẽ được phản ánh trực tiếp trên Nhật ký chứng từ số 7 (Phần I) ghi giảm chi phí (Có TK621,627,641...) và ghi tăng nguyên vật liệu nhập kho (Nợ TK 152). Các trường hợp khác như thừa nguyên vật liệu khi kiểm kê, nguyên vật liệu tự chế...ít khi xảy ra. 4.2.2.Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu a.Tài khoản sử dụng: Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu thì tài khoản sử dụng chủ yếu vẫn là TK 152 ghi giảm nguyên vật liệu (Ghi Có TK 152). Ngoài ra khi xuất nguyên vật liệu , kế toán công ty cũng sử dụng một số tài khoản chi phí khác như TK 621, 627,641,642 để phản ánh đối tượng phân bổ và sử dụng nguyên vật liệu hay sử dụng tài khoản 632 để phản ánh giá vốn trong trường hợp xuất bán nguyên vật liệu. b. Trình tự hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Định kỳ 5-7 ngày nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu vào sổ chi tiết vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu trong tháng, trong sổ chi tiết vật liệu kế toán kẻ thêm cột ghi chú để theo dõi đối tượng phân bổ vật liệu xuất. Cuối tháng từ sổ chi tiết vật liệu và các chứng từ nhập, xuất kế toán lập Bảng nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ. Bảng này có kết cấu bao gồm phần I thì theo dõi tình hình nhập vật liệu trong tháng còn phần II dùng để theo dõi tình hình xuất và được chi tiết theo đối tượng phân bổ chi phí. Doanh nghiệp không lập bảng phân bổ nguyên vật liệu mà sử dụng luôn Bảng nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ để vào Nhật ký chứng từ số 7 (Biểu số14) (bỏ qua không vào Bảng kê số 4,5,6). Số liệu trên Nhật ký chứng từ số 7 là căn cứ để kế toán vào sổ cái TK 152. Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu để bán, kế toán hạch toán như sau: căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng do doanh nghiệp lập, phiếu thu... kế toán vào sổ chi tiết. Cuối kỳ kế toán phần hành chuyển số liệu đã được tổng hợp từ sổ chi tiết lên cho kế toán tổng hợp. Từ số liệu có liên quan kế toán tổng hợp vào Nhật ký chứng từ số 7 (Nợ TK 632, Có TK 152) phản ánh trị giá của số vật liệu xuất bán, đồng thời kế toán tổng hợp cũng phản ánh như vậy vào Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 15). Đối với một số trường hợp khác như hàng mua được giảm giá hoặc trả lại hàng cho người bán do nhập kho rồi nhưng phát hiện hàng kém phẩm chất thì kế toán định khoản như sau: Nợ TK 111,112,331... Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 133: Thuế VAT của số hàng giao trả hoặc được giảm giá Đồng thời dựa vào định khoản như trên, kế toán vào các Nhật ký chứng từ và các Bảng kê có liên quan. Tuy nhiên nghiệp vụ này thường ít khi xảy ra do trước khi nhập kho nguyên vật liệu đã có sự kiểm tra của cán bộ kỹ thuật phòng Khoa học công nghệ, những nguyên vật liệu nào không đáp ứng đủ quy cách, phẩm chất, chất lượng yêu cầu đều đã không được nhập kho. Cuối tháng, dựa vào Nhật ký chứng từ số 7 (phần tổng cộng Có TK 152 đối ứng với Nợ các TK khác) để vào Sổ Cái TK 152 (Biểu số 16). 5.Kiểm kê nguyên vật liệu và dự phòng giảm giá nguyên vật liệu ở công ty Kiểm kê nguyên vật liệu là việc kế toán vật liệu, thủ kho cùng với một số cán bộ có liên quan theo định kỳ hoặc được chỉ định của giám đốc xuống kho xác định số lượng và chất lượng thực tế của nguyên vật liệu hiện tồn trong kho ở thời điểm kiểm kê, từ đó đối chiếu tình hình thực tế thu được với sổ sách kế toán, tìm ra sai lệch và có biện pháp xử lý kịp thời. Đây là một công việc cần thiết để bảo vệ an toàn cho vật liệu và phát hiện kịp thời những sai sót và vi phạm trong quản lý, sử dụng vật liệu. ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự, công việc kiểm kê vật tư, hàng hóa tồn kho thường được thực hiện mỗi năm một lần vào cuối năm. Tuy nhiên, thời gian kiểm kê cũng có thể là một thời điểm bất ngờ nào đó trong năm theo yêu cầu của giám đốc.Dựa trên kết quả của cuộc kiểm kê là các Báo cáo kiểm kê, kế toán sẽ định khoản các nghiệp vụ phát sinh và vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan. Dưới đây là một số định khoản chính mà kế toán công ty sử dụng khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thừa thiếu vật tư: -Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu bị thiếu kế toán phản ánh: (1)Nếu giá trị thiếu nằm trong định mức hao hụt cho phép thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán định khoản: Nợ TK 642 Có TK 152 (2)Nếu giá trị thiếu không nằm trong định mức hao hụt cho phép và chưa xác định được nguyên nhân, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 1381-Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 Sau đó kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh: Nợ TK 1388,111,334...: số bắt bồi thường Nợ TK 632: Phần tính vào giá vốn Có TK 1381-Tài sản thiếu chờ xử lý -Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu thừa, kế toán phản ánh: (1)Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình hình thực tế được xác định để ghi: Nợ TK 152 Có các TK có liên quan (2)Nếu thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân kế toán căn cứ vào giá trị thừa để ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381-Tài sản thừa chờ xử lý Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh: Nợ TK 3381 Có TK 642, 711... Trong thực tế ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự, số liệu trên Báo cáo kiểm kê vật tư, hàng tồn kho thường tương đối khớp so với số liệu trên sổ sách kế toán do những vật liệu này thường vừa mới được mua ở thời điểm cuối năm để phục vụ cho việc sản xuất đơn đặt hàng mới nhận. Báo cáo kiểm kê vật tư, hàng tồn kho của doanh nghiệp ở thời điểm 0 giờ ngày 1/1/2003 (Biểu số 17-Phụ lục số 6): Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Theo quy định nếu các loại vật liệu chính hiện có vào cuối niên độ kế toán có khả năng giảm giá ở niên độ sau thì doanh nghiệp được lập khoản dự phòng giảm giá. Tuy nhiên ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự nguyên vật liệu chính chủ yếu là sắt, thép các loại, có mức giá tương đối ổn định trên thị trường cộng với việc nguyên vật liệu được đặt mua dựa theo đơn đặt hàng mà doanh nghiệp ký được, giá xuất nguyên vật liệu là giá thực tế đích danh nên doanh nghiệp thường không thực hiện việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Đây cũng là điều tương đối hợp lý trong điều kiện sản xuất của doanh nghiệp hiện nay. III. Hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự 1.Tình hình dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu Đối với một doanh nghiệp mà sản xuất được coi hoạt động chính đem lại thu nhập và nguồn lợi nhuận như công ty cơ khí Ngô Gia Tự thì yêu cầu về tính liên tục trong quá trình sản xuất là một tất yếu khách quan. Quá trình sản xuất liên tục không những đem lại công ăn việc làm cho người lao động trong công ty mà còn là điều kiện để công ty có thể hoàn thành việc thực hiện sản xuất đơn đặt hàng đã ký với khách hàng và giao hàng đúng hẹn như trong hợp đồng. Để có thể thực hiện được việc sản xuất liên tục trong điều kiện bình thường thì yêu cầu tối thiểu là các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất phải luôn sẵn sàng. Nguyên vật liệu với vai trò là một thành phần chính cấu tạo nên sản phẩm cũng phải thoả mãn yêu cầu trên. Hiểu được vai trò to lớn của nguyên vật liệu, công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã thực sự chú trọng công tác dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu. Do doanh nghiệp thường sản xuất theo đơn đặt hàng là các sản phẩm thuộc về ngành cơ khí chế tạo nên nguyên vật liệu chính thường là sắt, thép, phôi đồng,..ẳNhưng trong từng loại nguyên vật liệu, chẳng hạn như thép lại được phân ra thành nhiều kích cỡ, chủng loại thép khác nhau trong khi mỗi đơn đặt hàng khác nhau mà doanh nghiệp nhận được lại yêu cầu sản xuất một mặt hàng đòi hỏi sử dụng một hoặc một số loại thép cụ thể. Chính vì vậy công ty không thể dự trữ hết được tất cả các vật liệu có liên quan đến sản xuất bởi các nguyên nhân: kho tàng, vốn liếng, thời gian sử dụng và bảo quản...Tuy nhiên để quá trình sản xuất được liên tục và có thể giao hàng đúng hẹn như trong hợp đồng, công ty thường có kế hoạch thu mua những loại nguyên vật liệu dựa trên dự toán sản xuất cho từng đơn đặt hàng hoặc định mức vật tư cho từng sản phẩm sản xuất vào thời điểm ngay sau khi ký kết hợp đồng, những nguyên vật liệu này khi về nhập kho thường được bảo quản trong kho công ty hoặc xuất trực tiếp cho các phân xưởng sản xuất bảo quản. Định mức vật tư sản phẩm neo cáp đơn 24 sợi (Biểu số 18-Phụ lục số 7) Đối với các mặt hàng sản xuất mang tính truyền thống của công ty như thanh tôn sóng, neo cáp... thì dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng Kế hoạch đầu tư đề ra, nguyên vật liệu được mua về và giao cho các phân xưởng sản xuất theo định mức. Các phân xưởng nhận vật liệu và thực hiện sản xuất theo kế hoạch sau đó thành phẩm nhập kho công ty. Theo hình thức này cho thấy công ty không thực hiện việc dự trữ nguyên vật liệu cho việc sản xuất các sản phẩm truyền thống này mà thực hiện dự trữ luôn thành phẩm trong kho. Các nguyên vật liệu mua về thường được bảo quản trên giá tại kho chính của công ty. Tuy nhiên từng phân xưởng trong công ty cũng đều có kho riêng tại phân xưởng, đối với các nguyên vật liệu nhập về mang tính chất cồng kềnh như sắt, thép...phục vụ cho việc sản xuất theo đơn đặt hàng, công ty thường không nhập trực tiếp vào kho công ty mà có thể xuất thẳng cho các phân xưởng có nhu cầu sử dụng vừa thuận lợi cho công tác vận chuyển lại vừa tạo cho các phân xưởng ý thức bảo quản nguyên vật liệu. 2.Tình hình thu mua nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp sản xuất hạch toán độc lập trong nền kinh tế thị trường nên mọi hoạt động liên quan đến yếu tố đầu vào của sản xuất doanh nghiệp đều phải tự lo chứ không được nhà nước bao cấp như ngày xưa nữa. Điều này đã đặt ra một thách thức cho doanh nghiệp là làm sao để có thể có được nguồn nguyên liệu đầu vào với giá cả thấp nhất mà chất lượng lại tốt, vận chuyển kịp thời, đáp ứng yêu cầu sản xuất sản phẩm. Do nhu cầu nguyên vật liệu chính đầu vào của quá trình sản xuất ở doanh nghiệp chủ yếu là các nguyên vật liệu có nguồn gốc trong nước nên thị trường cung cấp tương đối đa dạng. Doanh nghiệp có thể yêu cầu mua với số lượng và chủng loại như thế nào thì người cung cấp cũng có thể đáp ứng được. Vấn đề chính đối với doanh nghiệp hiện nay là giá cả, chất lượng sản phẩm, thời gian vận chuyển và phương thức thanh toán. Đây thường là những tiêu thức chính để công ty quyết định ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu với các nhà cung cấp, trong đó tiêu chí về chất lượng và thời gian đáp ứng đơn hàng luôn được doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Số lượng nguyên vật liệu mà công ty dự định mua thường phụ thuộc vào số lượng sản phẩm sản xuất được ký trong đơn hàng hoặc số lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch(nếu là những mặt hàng truyền thống) và định mức nguyên vật liệu hoặc dự toán nguyên vật liệu tiêu hao để sản xuất nên một sản phẩm. Trong số các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho công ty hiện nay thì có hai nhà cung cấp chính luôn được công ty tin tưởng đặt mua nguyên vật liệu với khối lượng lớn, đó là Công ty Nam Vang và Công ty điện tử tin học hoá chất. Đây là hai nhà cung cấp đã từng làm ăn lâu năm với công ty và sở dĩ công ty chọn họ để đặt hàng là do giá cả của họ đưa ra tương đối hợp lý so với giá cả chung ngoài thị trường, chất lượng đảm bảo, giao hàng đúng hẹn và ngoài ra hình thức thanh toán tiền hàng mà họ đặt ra cũng có nhiều thuận lợi cho công ty. Ngoài bộ phận thu mua nguyên vật liệu thuộc phòng Kế hoạch đầu tư thì các phân xưởng sản xuất cũng có bộ phận chịu trách nhiệm thu mua nguyên vật liệu cho phân xưởng mình khi phân xưởng nhận được đơn đặt hàng riêng ngoài đơn đặt hàng mà khách hàng ký trực tiếpvới công ty (gọi chung là sản phẩm tự cân đối). Đối với những đơn đặt hàng này công ty cho phép các phân xưởng tự chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu để sản xuất, tự cân đối thu chi... Với các nhà cung cấp như hiện tại, nhu cầu về nguyên vật liệu dùng cho sản xuất trong công ty cơ bản được đáp ứng. 3.Tình hình sử dụng nguyên vật liệu Với mục tiêu nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường đồng thời thu được nhiều lợi nhuận thì việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyên vật liệu là một biện pháp lý tưởng để thực hiện điều đó bởi vì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí cấu thành nên sản phẩm sản xuất. Tuy nhiên hiện nay nguyên vật liệu xuất dùng để sản xuất trong công ty chủ yếu dựa trên định mức hoặc dự toán vật tư tính cho từng đơn vị sản phẩm.Cách quản lý vật liệu dựa trên định mức này của công ty có ưu điểm là quản lý được khối lượng nguyên vật liệu xuất dùng nhưng lại tạo nên nhược điểm là không khuyến khích công nhân sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu nếu định mức được xây dựng quá cao. Biểu số 18 (Phụ lục số 7) thể hiện định mức vật tư cho sản phẩm.neo cáp đơn 24 sợi của công ty. Định mức vật tư này thường được cán bộ phòng Kỹ thuật lập và được sự phê duyệt của giám đốc, có chữ ký của quản đốc phân xưởng và người lập biểu. Dựa vào số liệu trên Sổ Cái TK 152 ta có thể tính được mức độ đảm bảo khối lượng nguyên vật liệu cho sản xuất trong tháng 3/2003 của doanh nghiệp thông qua hệ số sau: Hệ số đảm bảo Lượng nguyên vật liệu + Lượng nguyên vật liệu nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ nhập trong kỳ cho sản xuất (H) Lượng nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ = 151.942.886 + 836.288.261 856.831.947 = 1,14 Kết quả tính toán với số liệu trong tháng 3/2003 cho thấy H >1 chứng tỏ tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất trong tháng của doanh nghiệp tương đối tốt. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự I.Đánh giá khái quát: Trải qua chặng đường dài xây dựng và phát triển kể từ khi mới thành lập cho tới ngày nay, Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành cả về qui mô, năng lực cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh Trong những năm đầu mới chuyển đổi cơ chế từ kế hoạch hoá tập trung chuyển sang cơ chế thị trường, mọi sự bao cấp của nhà nước đối với công ty đều bị cắt bỏ, công ty phải tự mình chèo trống để đứng vững,ồn tại và phát triển. Trải qua bao thử thách, sóng gió của cơn lốc cơ chế thị trường, đến nay công ty đã có một chỗ đứng tương đối ổn định trong thị trường sản xuất và gia công các sản phẩm thuộc về lĩnh vực cơ khí như neo cáp, tôn sóng, nhông xích, lan can cầu và nhiều loại sản phẩm khác theo yêu cầu đặt hàng của khách. Để có được thành công như vậy là nhờ công ty đã có được một đội ngũ cán bộ quản lí chuyên nghiệp, đội ngũ công nhân viên hăng say, nhiệt tình, hết lòng vì công ty trong giai đoạn khó khăn và còn phải kể đến một đội ngũ cán bộ nhân viên phòng kế toán chịu khó,kiên trì, tỉ mỉ và có chuyên môn nghiệp vụ cao luôn cần mẫn, hết mình vì công việc, vì mục tiêu chung của công ty. Với vai trò là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán của công ty, công tác kế toán nguyên vật liệu cũng đạt được một số thành tựu đáng kể góp phần thúc đẩy quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển. 1. Những thành tựu đạt được Kể từ khi nền kinh tế thị trường ra đời, hệ thống kinh tế cũ không còn đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong hạch toán và cung cấp thông tin, bộ máy kinh tế của công ty nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã nhanh chóng thích ứng và áp dụng hệ thống kế toán mới ban hành theo Quyết định 1141 ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính. Đến khi có quyết định số 149/2001/QĐ-BTC và Thông tư số 89/2002/TT-BTC về việc ban hành và hướng dẫn thực hiện 04 chuẩn mực kế toán (trong đó có chuẩn mực 02 về Hàng tồn kho-nguyên vật liệu), kế toán vật liệu của công ty lại thêm một lần nữa chứng tỏ vai trò của mình bằng việc học hỏi và tiếp thu, áp dụng chuẩn mực kế toán vào công tác kế toán nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu của công ty và chế độ của Bộ tài chính. 1.1.Đối với khâu thu mua, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu * Khâu thu mua: Đánh giá được sự cần thiết của công tác thu mua nguyên vật liệu ảnh hưởng chính đến chất lượng và giá thành của sản phẩm sản xuất ra, công ty đã tổ chức được một đội ngũ cán bộ cung ứng năng động, có trình độ hiểu biết về các loại nguyên vật liệu của công ty và am hiểu về giá cả thị trường. Thêm vào đó bộ phận này lại trực thuộc Phòng kế hoạch đầu tư là nơi trực tiếp lập ra kế hoạch thu mua. Điều này có lợi là công tác thu mua có thể thực hiện kịp thời và có sự thống nhất, nắm rõ nhu cầu về thời gian thu mua, giao hàng. Ngoài ra Phòng kế hoạch và Phòng kế toán luôn có sự phối hợp chặt chẽ, cung cấp trao đổi thông tin thường xuyên nên luôn đưa ra những quyết định thu mua vật tư hợp lí về chủng loại và số lượng mặt hàng cần mua. Nguyên vật liệu về nhập kho luôn có sự kiểm nghiệm chất lượng của phòng Khoa học công nghệ trước khi được nhập kho khiến chất lượng nguyên vật liệu sản xuất được đảm bảo. Phòng Khoa học công nghệ (tức Phòng kỹ thuật cũ) có nhiệm vụ lập ra định mức tiêu hao vật tư tính cho đơn vị sản phẩm sản xuất ra. Khi có kế hoạch sản xuất hoặc nhận được đơn đặt hàng sản xuất sản phẩm, dựa trên định mức, dự toán vật tư, Phòng kế hoạch có nhiệm vụ thu mua vật tư và ra lệnh xuất cho phân xưởng tuỳ thuộc vào khối lượng sản phẩm đươc giao sản xuất. Nhờ áp dụng cách lập định mức nguyên vật liệu này mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được số lượng và chủng loại vật tư xuất dùng tránh tình trạng xuất dùng tràn lan, sử dụng không hiệu quả nguyên vật liệu. Trong quá trình xuất nguyên vật liệu, các phòng ban như kế hoạch đầu tư, phòng kế toán và thủ kho luôn kết hợp chặt chẽ và nhịp nhàng để thời gian luân chuyển chứng từ là ngắn nhất, đảm bảo xuất nguyên vật liệu kịp thời cho sản xuất liên tục. * Khâu dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu: Tình hình dự trữ nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tương đối hợp lí. Do nguồn vốn có hạn cộng với đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất chủ yếu khi có đơn đặt hàng. Lúc này nguyên vật liệu sẽ được thu mua và dự trữ để phuc vụ sản xuất cho đơn đặt hàng đó.Đối với những mặt hàng truyền thống được doanh nghiệp sản xuất theo kế hoạch thì doanh nghiệp không dự trữ nguyên vật liệu mà thu mua nguyên vật liệu về thực hiện sản xuất rồi dự trữ thành phẩm. Công tác dự trữ nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có ưu điểm là hạn chế được số vốn lưu động nhàn rỗi và tiết kiệm được công sức bảo quản nguyên vật liệu, tránh những thiệt hại do nguyên vật liệu để trong kho quá lâu có thể gây hỏng hoặc giảm chất lượng nguyên vật liệu. Đối với những nguyên vật liệu mua về dự trữ phục vụ sản xuất cho các đơn đặt hàng thường được thủ kho xếp gọn gàng lên giá theo từng loại ở nơi thoáng mát để tránh hiện tượng ẩm mốc ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu. 1.2.Tính giá nguyên vật liệu Công ty đã tuân thủ phương pháp tính giá nhập nguyên vật liệu theo chế độ ban hành từ đó giúp cho việc quản lí và xác định chính xác số chi phí đầu vào cho sản xuất. Đối với nguyên vật liệu xuất kho, doanh nghiệp sử dụng giá thực tế đích danh để hạch toán, điều này giúp cho công việc phản ánh chi phí nguyên vật liệu vào giá thành một cách chính xác nhất và đã giúp cho công tác quản lí chi phí của công ty được thực hiện một cách có hiệu quả. 1.3.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ thống nhất theo mẫu in sẵn của Bộ tài chính ban hành do đó thuận lợi cho công tác ghi sổ kế toán. Để phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu đa dạng và phức tạp về số lượng, chủng loại, kế toán công ty đã sử dụng hình thức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Nhờ đó công tác quản lí nguyên vật liệu đã tận dụng được những ưu điểm của phương pháp này như công việc theo dõi nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu được phân công lao động hoá giữa kho và phòng kế toán, tránh tình trạng trùng lặp trong ghi chép . 1.4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Phương pháp này giúp cho cán bộ quản lí có thể nắm rõ tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu tại mọi thời điểm. Từ đó giúp cho việc đưa ra những quan điểm về nguyên vật liệu một cách nhanh chóng và chính xác. 1.5.Sổ sách sử dụng: Doanh nghiệp áp dụng mẫu sổ sách in sẵn cho hình thức Nhật ký chứng từ do Bộ tài chính ban hành. Đây là một hệ thống sổ phù hợp với quy mô của doanh nghiệp đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ sách kế toán, phù hợp với yêu cầu phân công lao động và trình độ cao của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp, vừa phát huy tính độc lập lại vừa kết hợp khả năng làm việc theo nhóm của từng cá nhân. Nói chung, công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự cơ bản được thực hiện theo đúng chế độ kế toán đồng thời đă đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu xét về mặt tổng thể thì nó vẫn còn một số tồn tại hạn chế cần phải được khắc phục, hoàn thiện hơn 2. Những tồn tại hạn chế 2.1.Về phân loại nguyên vật liệu: Do đặc điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tương đối phức tạp như đã nói ở trên nên công ty cũng đã sử dụng cách phân loại vật liệu theo công dụng một cách tương đối hợp lý. Với cách phân loại này những loại nguyên vật liệu nào có vai trò chức năng như nhau trong việc cấu tạo nên sản phẩm sản xuất sẽ được xếp vào cùng một nhóm. Tuy nhiên việc quản lý vật liệu theo các nhóm này vẫn chưa đạt được hiệu quả cao như mong muốn do doanh nghiệp chưa thực hiện công việc lập Sổ danh điểm vật liệu để sắp xếp và theo dõi các loại vật liệu theo một trình tự thống nhất. Sổ danh điểm vật liệu đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong công tác mã hoá nguyên vật liệu sử dụng trong kế toán máy-công tác cơ giới hoá kế toán mà doanh nghiệp hiện tại đang bắt đầu triển khai ứng dụng 2.2.Tính giá nguyên vật liệu Doanh nghiệp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh. Theo cách tính này chi phí về nguyên vật liệu được phân bổ chính xác cho đối tượng sử dụng và nó rất phù hợp với những trường hợp số vật liệu mua về được xuất hết ngay cho sản xuất. Tuy nhiên phương pháp tính giá này lại khiến kế toán vật liệu khá vất vả nếu nguyên vật liệu được mua về với số lượng lớn và được xuất dùng thành nhiều lần trong kỳ, nhất là trong điều kiện chủng loại nguyên vật liệu dùng để sản xuất trong doanh nghiệp đa dạng và phức tạp. Cách tính giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh đồng thời cũng gây khó khăn cho kế toán vật liệu trong việc phản ánh ghi cột đơn giá vật liệu tồn kho cuối kỳ trên sổ số dư trong trường hợp số lượng vật liệu tồn thuộc nhiều đơn giá khác nhau. 2.3.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Dựa vào đặc điểm về nguyên vật liệu ở công ty thì việc kế toán lựa chọn phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu là hoàn toàn phù hợp và phát huy được tính phân công lao động giữa kế toán vật liệu va thủ kho. Tuy nhiên kế toán chi tiết vật liệu ở doanh nghiệp vẫn tồn tại một số điểm sau: * Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho để lấy phiếu nhập, phiếu xuất kho đồng thời đối chiếu với thẻ kho. Theo đúng quy trình thì thủ kho và kế toán vật liệu phải lập phiếu giao nhận chứng từ trước khi chuyển giao chứng từ và đây được coi là bằng chứng pháp lý quy kết trách nhiệm đối với người giữ chứng từ. Tuy nhiên thủ kho và kế toán doanh nghiệp thường không lập phiếu này mà kế toán chỉ ký nhận vào một quyển sổ riêng do thủ kho lập về số lượng chứng từ mà mình nhận. Cách làm này tuy đơn giản nhưng giá trị pháp lý không cao. * Đối với những sản phẩm truyền thống doanh nghiệp thường lập kế hoạch sản xuất và giao sản lượng cho từng phân xưởng cộng với định mức tiêu hao vật tư. Tuy nhiên khi xuất vật tư cho phân xưởng để sản xuất các mặt hàng đó, doanh nghiệp không lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất kho bình thường. Thực tế phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức thường được lập một lần theo định mức nhưng có thể xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật tư tuỳ theo tiến độ sử dụng vật tư. Nó là căn cứ quan trọng để kiểm tra việc sử dụng vật tư theo định mức. * Đối với trường hợp khối lượng vật liệu nhập kho có giá trị lớn phải qua sự kiểm tra chất lượng của cán bộ phòng Khoa học công nghệ, tuy nhiên sau khi kiểm tra chất lượng nếu chất lượng vật tư đạt yêu cầu thì cán bộ kiểm nghiệm chất lượng sẽ ký trực tiếp vào phiếu nhập kho mà không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá. Đây là một chứng từ quan trọng để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. 2.4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sổ sách sử dụng: * Công tác hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán, kế toán công ty đã mở Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Tuy nhiên quyển sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình công nợ với tất cả các nhà cung cấp mà không phân biệt nhà cung cấp thường xuyên và nhà cung cấp không thường xuyên. Điều này chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý công nợ với những nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn lâu dài cũng như việc lên kế hoạch trả nợ. * Công tác hạch toán tổng hợp xuất vật liệu: Từ bảng kê nhập, xuất vật liệu công ty không vào bảng kê số 4,5 mà vào thẳng Nhật ký chứng từ số 7. Sự bỏ qua công đoạn này xem ra có phần nhanh chóng và tiện lợi bởi vì đỡ tốn thời gian và công sức vào việc lập bảng kê tuy nhiên nó không thuận lợi cho việc đối chiếu ngược trở lại từ Nhật ký chứng từ về các bảng tổng hợp và sổ chi tiết tương ứng. 2.5.Kiểm kê nguyên vật liệu: Công ty chỉ thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu mỗi năm một lần vào cuối năm hoặc khi có yêu cầu đột xuất của cấp trên. Do thời điểm kiểm kê như vậy nên chưa khuyến khích nhân viên coi kho nâng cao tinh thần trách nhiệm trong suốt quá trình trông giữ bảo quản nguyên vật liệu. 2.6.Tình hình dự trữ, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu -Tình hình dự trữ Hiện tại trong doanh nghiệp vẫn còn tồn kho một số loại nguyên vật liệu mua về để sản xuất theo đơn đặt hàng, tuy nhiên sau khi việc sản xuất đơn hàng đó kết thúc, còn thừa nguyên vật liệu nhưng những nguyên vật liệu này lại là những loại có kích cỡ chủng loại đặc biệt hoặc là những vật liệu đặc chủng để sản xuất một mặt hàng nào đó, không thích hợp để sản xuất cho những đơn hàng sau nhưng do số lượng ít nên doanh nghiệp vẫn chưa đưa ra quyết định xử lý gì, nếu để lâu có thể làm hỏng chất lượng của bản thân nguyên vật liệu đó. -Tình hình thu mua: Công ty chưa xây dựng một định mức hao hụt vật tư để xác định trách nhiệm của người đi mua đối với trường hợp vật tư thiếu. Đồng thời cũng chưa đề ra quy định phạt đối với những cán bộ thu mua không đảm bảo thời gian, tiến độ mua hàng hay chế độ thưởng phần trăm trên đơn hàng đối với cá nhân nào tìm được nguồn nguyên liệu rẻ hơn mà chất lượng và thời gian giao hàng đảm bảo nhằm khuyến khích các cá nhân tích cực hơn với công việc được giao -Tình hình sử dụng: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được xuất dùng chủ yếu dựa trên định mức tiêu hao vật tư. Tuy nhiên những định mức này thường được lập khi sản phẩm mới được đưa vào sản xuất. Trải qua thời gian dài sản xuất, nhờ kinh nghiệm và tay nghề cao công nhân có thể có biện pháp nâng cao năng suất đồng thời tiết kiệm được nguyên vật liệu. Tuy nhiên định mức về nguyên vật liệu vẫn giữ nguyên như ban đầu, ít có điều chỉnh dễ gây đến tình trạng sử dụng lãng phí nguyên vật liệu do định mức quá cao. II. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự Là một doanh nghiệp sản xuất cũng như bao doanh nghiệp sản xuất khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay để sản phẩm có thể tồn tại và phát triển thì vấn đề tất yếu là phải cạnh tranh. Vấn đề cạnh nói chung thường mang tính chất công bằng không phân biệt doanh nghiệp thuộc thành phần Nhà nước hay tư nhân, trong nước hay nước ngoài... miễn sao sản phẩm sản xuất ra phải có giá cả phù hợp và chất lượng tốt mới có thể tạo được sự tín nhiệm cho khách hàng. Đối mặt với vấn đề như vậy của cơ chế thị trường công ty cơ khí Ngô Gia Tự muốn tồn tại và đứng vững thì không còn cách nào khác là phải tuân theo quy luật của thị trường. Để có thể làm được như vậy, trước hết công ty cần phải chỉnh đốn lại mọi hoạt động của mình, tìm cách hoàn thiện những thiếu sót, những mặt còn hạn chế nhằm đưa công ty đi vào một guồng quay mới sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của thị trưòng. Đóng vai trò là một bộ phận không thể thiếu trong công tác kế toán của một doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu liên quan đến một yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất đó chính là nguyên vật liệu. Muốn hạ thấp được chi phí sản xuất mà vẫn giữ nguyên được chất lượng sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường thì có lẽ điều đầu tiên mà nhiều người hay nghĩ đến đó chính là nguyên vật liệu. Muốn làm được điều đó đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu phải thật chặt chẽ, thông tin về nguyên vật liệu phải luôn ở tư thế sẵn sàng phục vụ cho quá trình ra quyết định. Điều này có thể đạt được nếu công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp hoạt động ở mức hiệu quả nhất. Đây chính là câu trả lời cho câu hỏi vì sao phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự. III.Nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự ở bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng vậy, việc quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản , dự trữ và sử dụng vật liệu luôn là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật tư kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: * Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp; * Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời giá trị vật tư xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí; * Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải quyết để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại; * Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên để thực hiện tốt các nhiệm vụ đó việc hoàn thiện công tác kế toán phải dựa vào các nguyên tắc cơ bản sau: -Tuân thủ các chế độ về hệ thống các phưng pháp thực hiện hạch toán kế toán do Bộ tài chính ban hành; -Thực hiện đúng quy định về các biểu mẫu kế toán, chứng từ kế toán và các tài khoản sử dụng; -Vận dụng các yêu cầu thực tế của sản xuất kinh doanh để có thể rút ngắn, thay đổi công tác kế toán sao cho phù hợp với điều kiện doanh nghiệp nhưng đồng thời không trái với quy định chung; -Đảm bảo được tính kinh tế và tính hiệu quả của công tác kế toán. Như vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng chính là việc nghiên cứu áp dụng các quy định, chế độ kế toán hiện hành để bổ sung, sửa đổi công tác kế toán tại đơn vị sao cho vừa phù hợp với chế độ ban hành vừa phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp. IV. Một số phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự Qua phân tích nghiên cứu đặc điểm sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty em đã nhận thấy một số ưu nhược điểm như đã nói ở trên. Tương ứng với những hạn chế đã trình bày em xin đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự như sau: -ý kiến 1: Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu Để quản lý nguyên vật liệu thì phải theo dõi càng chi tiết càng tốt đến từng loại nguyên vật liệu. Như đã đề cập ở trên, sổ danh điểm vật liệu là một quyển sổ theo dõi thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá thống nhất của từng thứ vật liệu. Nhờ cách quản lý dựa trên sổ danh điểm vật liệu, người làm công tác quản lý có thể quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt đối với yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính. Với ưu điểm của cơ giới hoá thông tin trên máy tính thì chỉ bằng một động tác nhỏ rồi ấn phím yêu cầu là các thông tin liên quan đến vật liệu cần quan tâm có thể hiện ra trên màn hình từ chi tiết đến tổng quát. Đây là một điều rất thuận lợi hỗ trợ cho công tác quản lý nguyên vật liệu, tuy nhiên để làm được như vậy nó đòi hỏi thông tin phải được mã hoá theo một quy ước riêng nhất định. Việc lập sổ danh điểm có thể giúp mã hoá được thông tin khi đưa kế toán nguyên vật liệu lên quản lý trên mạng máy tính. Đối với công ty cơ khí Ngô Gia Tự, hiện nay phòng kế toán công ty đang bắt đầu triển khai thực hiện một số khâu kế toán trên máy vi tính dựa vào phần mềm đã được viết sẵn. Do vậy việc lập sổ danh điểm vật tư càng trở nên có ý nghĩa thiết thực giúp cho quá trình thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu trên máy tính. Việc lập sổ danh điểm vật liệu ở công ty có thể theo những nguyên tắc sau: -Mã hoá nguyên vật liệu: Ký hiệu: 1521: Nguyên vật liệu chính 1522: Nguyên vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu .... Có thể sử dụng phương pháp mã hoá vật liệu theo kiểu khối (tức là bao gồm nhiều nhóm tiêu thức phân loại), ví dụ: 1521. 01. 001 (1) (2) (3) Nhóm tiêu thức (1): Phân loại vật liệu theo công dụng Nhóm tiêu thức (2): Phân loại theo nhóm vật liệu có cùng công dụng Nhóm tiêu thức (3): Thứ tự từng loại vật liệu trong cùng một nhóm Công việc mã hoá được tiến hành tương tự với các nguyên vật liệu khác. Nếu việc phân loại nguyên vật liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau thì có thể mở rộng thêm việc quy ước nhóm tiêu thức về bên phải, tuy nhiên phải thống nhất theo quy tắc sắp xếp, phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức tổng quát đến chi tiết. Trong kế toán máy thường chỉ giới hạn ở việc mã hoá, phân loại vật liệu theo tối đa 3 nhóm. Biểu số 19: Sổ danh điểm vật liệu Nhóm Danh điểm vật liệu Tên nhãn hiệu (quy cách,phẩm chất vật liệu) Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1521 1521.01 1521.02 1521.01.001 1521.01.002 1521.01.003 1521.02.001 1521.02.002 ... Nguyên vật liệu chính Thép tròn Thép C45 o110 Thép C9 o 40 ... Thép lá Théplá CTd3 940x4130 ... 1522 1522.01 ... 1522.01.001 1522.01.002 ... Nguyên vật liệu phụ Dầu Dầu APP CS32 Dầu CN CS32 ... ... ... ... 1528 1528.01 Vật liệu khác ... -ý kiến 2: áp dụng phương pháp giá hạch toán trong tính giá xuất vật liệu: Hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp tính giá xuất vật liệu theo giá thực tế đích danh. Tuy nhiên do khối lượng nhập, xuất mang tính chất thường xuyên nên vận dụng giá thực tế đích danh gây nhiều vất vả cho kế toán vật liệu trong việc theo dõi giá xuất. Để giảm bớt khối lượng ghi chép, hạch toán vật liệu đồng thời tăng hiệu quả kiểm tra trong công tác kế toán, kế toán vật liệu có thể sử dụng giá hạch toán. Cách tính giá này cũng rất phù hợp trong điều kiện doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu bởi vì trên sổ số dư thường được thủ kho theo dõi số lượng tồn vào cuối tháng, đồng thời kế toán vật liệu điền đơn giá và tính ra giá trị tồn kho cuối tháng, điều này có thể dẫn tới việc tính toán tốn nhiều công sức, thiếu chính xác và không đảm bảo tính kịp thời của công tác kế toán nếu như cuối kỳ vật liệu tồn kho theo nhiều đơn giá khác nhau. Sử dụng giá hạch toán có thể khắc phục được nhược điểm này. áp dụng phương pháp tính giá hạch toán, kế toán vật liệu có thể thực hiện như sau: Ví dụ minh hoạ: Chọn Bu lông làm ví dụ cho việc tính theo giá hạch toán vật liệu do trong tháng 3/2003 vật liệu này có nhiều lần nhập, xuất: Giá trị Bulông tồn đầu kỳ: 17.935,7kg*3.287 =58.954.646 Nhập trong kỳ: Ngày 14/3: 240kg*3208,33 = 770.000 Ngày 18/3: 286,2kg*3089 = 884.072 Ngày 31/3: 4200kg*3287 = 13.805.400 8000kg*3089 = 24.712.000 Giá trị tổng nhập: 39.402.242đồng Tổng số lượng nhập: 12.726,2kg Xuất trong kỳ: Ngày 14/3: 240kg Ngày 18/3: 57,3kg Ngày 30/3: 17.935,7kg Ngày 31/3: 159kg 18.392kg Chọn đơn giá tồn đầu kỳ làm giá hạch toán: 1kg Bulông=3.287đồng -Đối với vật liệu nhập trong kỳ: ghi đồng thời theo 2 loại giá là giá hạch toán và giá thực tế Giá trị vật liệu nhập trong = Số lượng vật liệu x Đơn giá theo giá kỳ theo giá hạch toán nhập hạch toán = 12.726,2kg x 3287 =41.831.019,4 -Đối với vật liệu xuất trong kỳ: chỉ ghi theo giá hạch toán Giá vật liệu xuất kho trong = Số lượng vật liệu x Đơn giá vật liệu theo kỳ theo giá hạch toán xuất trong kỳ giá hạch toán = 18.392kg x 3287 = 60.454.504 Cuối kỳ, kế toán tính ra hệ số giá vật liệu và tiến hành điều chỉnh giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ về giá thực tế. Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu Hệ số giá vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ (H) Giá hạch toán vật + Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ liệu nhập trong kỳ 58.954.646 + 39.402.242 58.954.646 + 41.831.019,4 = 0,976 Đồng thời từ số liệu trên sổ theo dõi chi tiết và số liệu vừa tính toán được, kế toán vào Bảng kê số 3- Bảng tính giá vật liệu theo hệ số giá. Giá hạch toán cũng có thể là giá tồn kho đầu kỳ trước hoặc là giá hạch toán cố định cho cả năm nếu giá cả của nguyên vật liệu đó ít biến động. Biểu số 20: Mẫu Bảng kê số 3 Bảng tính giá thực tế vật liệu theo hệ số giá Tháng 3 năm.2003 đvt: đồng Chỉ tiêu Bulông Vật liệu ... Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT I. Tồn đầu kỳ II. Nhập trong kỳ III. Cộng tồn và nhập IV. Hệ số giá (K) V. Xuất trong kỳ VI. Tồn cuối kỳ 58.954.646 41.831.019,4 100.785.665,4 60.454.504 40.331.161,4 58.954.646 39.402.242 98.356.888 0,976 59.003.595,9 39.353.292,1 -ý kiến 3:Hoàn thiện thủ tục đối với vật tư nhập, xuất kho Hiện nay công tác thu mua vật tư trong doanh nghiệp chủ yếu do bộ phận cung tiêu thuộc phòng Kế hoạch đầu tư đảm nhiệm. Đối với những đơn mua hàng có giá trị cao thường có bộ phận kiểm nhận thuộc phòng Khoa học công nghệ đứng ra chịu trách nhiệm kiểm nghiệm chất lượng, quy cách vật liệu trước khi vào nhập kho. Tuy nhiên sau khi kiểm tra chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu bộ phận này chỉ ký xác nhận lên Phiếu nhập kho mà không lập Biên bản kiểm nghiệm (Biểu số 21). Thiết nghĩ Biên bản kiểm nghiệm là bằng chứng pháp lý để quy kết trách nhiệm đối với công tác thanh toán và bảo quản vật tư đồng thời cũng phản ánh trách nhiệm của người đứng ra kiểm nghiệm vật tư đối với tình trạng thực tế của vật liệu khi được nhập kho. Do vậy đây có thể coi là một chứng từ quan trọng và doanh nghiệp nên lập chứng từ này sau khi hoàn thành kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Ngoài ra để quản lý việc sử dụng vật tư theo định mức tiêu hao cho những sản phẩm truyền thống được giao kế hoạch sản xuất tới các phân xưởng, doanh nghiệp nên lập Phiếu xuất kho theo hạn mức (Biểu số 22). Phiếu này được lập một lần khi doanh nghiệp bắt đầu giao kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng. Các phân xưởng dựa vào phiếu đó có thể xin xuất vật tư thành nhiều lần tuỳ theo tiến độ sản xuất của phân xưởng mình. Ưu điểm của Phiếu xuất vật tư theo hạn mức là có thể quản lý được đối với trường hợp phân xưởng xin xuất vượt quá định mức cho phép. -ý kiến 4: Hoàn thiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Định kỳ các chứng từ nhập, xuất vật liệu được chuyển lên cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ, thế nhưng việc ghi chép trên sổ chi tiết vật liệu mặc dù có ưu điểm là đã lập thêm cột ghi chú theo dõi việc phân bổ vật xuất kho theo đối tượng sử dụng nhưng số thứ tự chứng từ và trật tự ngày tháng của chứng từ chưa được sắp xếp để ghi sổ một cách hợp lý. Nếu kế toán vật liệu chú ý hơn tới việc sắp xếp chứng từ theo số thứ tự và trật tự ngày tháng thì công tác kế toán sẽ dễ dàng đối chiếu hơn, tránh tình trạng bỏ sót chứng từ chưa ghi sổ. Bên cạnh đó, khi có sự chuyển giao chứng từ nhập, xuất giữa kế toán vật liệu và thủ kho thì hai bên chỉ tiến hành ký nhận số lượng chứng từ vào một quyển sổ do thủ kho tự thiết kế. Điều này chưa thực sự hợp lý vì chỉ có Phiếu giao nhận chứng từ mới thực sự có giá trị khi quy kết trách nhiệm có liên quan trong trường hợp chứng từ bị rách, hỏng hoặc mất. Ngoài ra mẫu Phiếu giao nhận chứng từ (Biểu số 23) cũng tương đối đơn giản, không gây khó khăn gì cho doanh nghiệp, do đó doanh nghệp nên lập phiếu này để hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Biểu số 23: Mẫu Phiếu giao nhận chứng từ. Từ ngày......đến ngày............ Nhóm vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Ghi chú ...... Tổng cộng Ngày... tháng.... năm 200... Người nhận chứng từ Người giao chứng từ Điều cuối cùng trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đó là việc lập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư (Biểu số 24). Thông thường có thể là vào cuối tháng kế toán vật liệu sẽ tổng hợp các số liệu theo chỉ tiêu giá trị nhập, xuất trong tháng kết hợp với số dư giá trị vật tư tồn đầu kỳ của từng loại vật tư để làm cơ sở lập bảng này. ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự việc lập bảng này chưa được thực hiện. Thiết nghĩ đây là một quyển sổ do kế toán lập dùng để theo dõi giá trị nhập xuất tồn theo tiêu thức giá trị độc lập với công việc theo dõi số lượng tồn của thủ kho vào cuối kỳ nên mang tính khách quan cao. Đồng thời vào cuối kỳ bảng này sẽ có tác dụng dùng để đối chiếu giá trị tồn do kế toán tính và giá trị tồn dựa trên lượng vật liệu thực tế tồn kho mà thủ kho theo dõi để từ đó nhanh chóng tìm ra nguyên nhân sai sót trong trường hợp kế toán vào sổ thiếu chứng từ nhập, xuất hay thủ kho phản ánh chưa chính xác số lượng tồn của một loại vật tư nào đó... Biểu số 24: Mẫu Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư Tháng 3 năm 2003 đvt:đồng Danh điểm vật tư Chỉ tiêu Loại kho vật tư Giá trị vật tư tồn đầu kỳ Giá trị vật tư nhập trong kỳ Giá trị vật tư xuất trong kỳ Giá trị vật tư tồn cuối kỳ 1 2 3 4 5 6 1521 trong đó: -Bulông -... 1522 trong đó: -... 1523 trong đó: -... 1524 -... ... 1528 -.... Kho Công ty nt nt nt nt nt 132.633.985 58.954.646 ... 19.271.351 .. 37.550 ... 0 ... ... 0 ... 712.430.053 39402.242 ... 10.773.978 ... 2.619.740 ... 110.464.490 ... ... 0 ... 732.275.163 59.003.596 ... 11.472.554 ... 2.619.740 ... 110.464.490 ... ... 0 ... 112.788.875 39.353.292 ... 18.572.775 ... 37.550 ... 0 ... ... 0 ... Cộng 151.942.886 836.288.261 856.831.947 131.399.200 (** Trường hợp công ty áp dụng kế toán máy hoặc có Sổ danh điểm vật liệu thì cột (1) sẽ chỉ phải nhập dữ liệu là mã danh điểm của từng vật tư) -ý kiến 5: Hoàn thiện sổ sách hạch toán nguyên vật liệu -Lập thêm sổ chi tiết thanh toán với người bán: Theo quy định hiện hành, sổ chi tiết thanh toán được mở để theo dõi riêng đối với từng nhà cung cấp thường xuyên và các nhà cung cấp không thường xuyên thì thì được theo dõi chung trên một cuốn sổ. Tuy nhiên trong doanh nghiệp tất cả tình hình thanh toán với người bán cho dù thường xuyên hay không thường xuyên đều được theo dõi trên cùng một cuốn sổ chi tiết của tài khoản 331. Việc theo dõi như vậy chưa phản ánh được thông tin kịp thời về tình hình công nợ với những nhà cung cấp thường xuyên. Nếu có yêu cầu cung cấp thông tin về tình hình công nợ với một nhà cung cấp thường xuyên nào đó thì kế toán lại phải qua công đoạn gạn lọc, tra cứu, tính toán số liệu về nhà cung cấp đó trên sổ chi tiết tài khoản 331 tương đối vất vả. Do vậy để dễ dàng trong theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, doanh nghiệp nên mở thêm sổ theo dõi chi tiết thanh toán với người bán đối với các nhà cung cấp thường xuyên. -Lập Bảng kê số 4,5: Kế toán doanh nghiệp thường bỏ qua công đoạn vào Bảng kê số 4 (Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng dùng cho các TK 154,621,622,627) và Bảng kê số 5 (Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). Theo cách làm này thì nội dung phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 7 không ảnh hưởng gì cả nhưng nếu xét về tính dễ đối chiếu và kiểm tra của kế toán thì chưa thực sự đạt kết quả cao bởi vì mỗi khi muốn đối chiếu các thông tin tổng hợp trên Nhật ký chứng từ số 7 ngược trở lại với từng nội dung chi tiết thì sẽ phải tốn nhiều công sức hơn để đối chiếu trên Bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Nếu doanh nghiệp lập Bảng kê số 4,5 thì công việc đối chiếu sẽ đỡ vất vả hơn đồng thời có thể nắm rõ tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu dùng cho sản xuất và tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu dùng cho mục đích ngoài sản xuất trong tổng chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Từ đó có kế hoạch quản lý để sử dụng tiết kiệm, cắt bỏ chi phí nguyên vật liệu ở những khâu không cần thiết ngoài sản xuất. -ý kiến 6: Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Cùng với nhiều biện pháp khác, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu là một biện pháp để giảm chi phi sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. -Đối với khâu dự trữ và bảo quản: Tình hình dự trữ nguyên vật liệu theo kiểu dự trữ dựa trên đơn đặt hàng ký được ở doanh nghiệp là tương đối phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí về vốn lưu động đối với hàng tồn kho. Tuy nhiên trong kho của doanh nghiệp hiện nay vẫn còn tồn đọng một số nguyên vật liệu ít sử dụng đến qua nhiều kỳ, số nguyên vật liệu này cần phải có quyết định xử lý sớm để tránh tình trạng để lâu trong kho sẽ gây giảm sút về chất lượng dẫn đến giảm giá trị không thể bán được ra bên ngoài. Thêm vào đó việc có quyết định giải quyết sớm đối với số hàng này sẽ giảm bớt công sức bảo quản, làm rộng kho để dành chỗ cho việc chứa các nguyên vật liệu khác thiết yếu hơn. Ngoài ra công ty cũng nên lập định mức hao hụt vật tư để nâng cao trách nhiệm của thủ kho với công tác bảo quản vật tư đặc biệt là những vật tư hay bị giảm chất lượng do điều kiện môi trường chẳng hạn như sơn, dầu bóng...Đồng thời công ty nên tiến hành kiểm kê vật tư thường xuyên hơn có thể là hàng tháng hoặc theo quý chứ không nên theo năm như hiện tại để có được những thông tin thường xuyên về tình hình và chất lượng nguyên vật liệu tồn kho. -Đối với việc thu mua vật tư: Vật tư được giao trách nhiệm cho bộ phận cung tiêu thuộc phòng Kế hoạch đầu tư đi mua. Công ty cũng đã có quy định về mức giá chung đối với từng mặt hàng được mua. Việc lập ra quy định này thực chất chỉ là việc khống chế mức giá trần đối với vật liệu được mua mà chưa thực sự khuyến khích các cán bộ thu mua tìm kiếm những nguồn nguyên liệu rẻ hơn từ các nhà cung cấp khác nhau mà vẫn đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Nên chăng doanh nghiệp có thể đưa ra thêm quy định thưởng phần trăm hoa hồng đối với những ai trong công ty tìm được nguồn hàng đảm bảo chất lượng mà có giá thấp hơn giá doanh nghiệp đang mua hiện tại. Điều này sẽ có tác dụng khuyến khích nhân viên công ty tìm kiếm các nguồn hàng có đơn giá và chất lượng hấp dẫn hơn đồng thời cũng tạo ra sự cạnh tranh đối với các nhân viên thu mua và kết quả là công ty mua được nguyên liệu với giá thấp nhất mà vật tư vẫn đảm bảo chất lượng. Hay như đối với những đơn đặt hàng lớn cần sử dụng một khối lượng vật tư nhiều thì doanh nghiệp có thể mở hình thức đấu thầu để tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu có thể đưa ra mức giá tối ưu nhất. Song song với hình thức thưởng theo hoa hồng, doanh nghiệp cũng nên đưa ra chế độ xử phạt đối với những nhân viên thu mua không hoàn thành nhiệm vụ, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình sản xuất và gây tổn thất cho doanh nghiệp, thực hiện phương châm luôn luôn gắn quyền lợi và trách nhiệm đi cùng nhau. -Đối với công tác sử dụng nguyên vật liệu: Để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu thì phải luôn gắn chặt ba khâu chính là thu mua; dự trữ, bảo quản và sử dụng. Một kế hoạch về thu mua, dự trữ nguyên vật liệu dù có hoàn hảo đến đâu cũng không thể đạt kết quả trọn vẹn nếu không gắn với công tác sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm. Việc sản xuất các sản phẩm truyền thống trong doanh nghiệp hiện nay đều được dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhờ đó công tác quản lý nguyên vật liệu xuất cơ bản được kiểm soát. Thế nhưng định mức nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thường được lập ngay từ giai đoạn đầu bắt đầu sản xuất sản phẩm và được sử dụng luôn cho tới này mà hầu như không có sự điều chỉnh định mức mới. Việc này là một kẽ hở trong công tác quản lý vật liệu bởi vì trải qua thời gian sản xuất lâu các công nhân có điều kiện tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao tay nghề đồng thời cũng có thể tìm ra được những cách thức sử dụng vật liệu để sản xuất một cách tiết kiệm hơn. Do vậy doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao hơn tình hình thực hiện sản xuất theo định mức và kịp thời điều chỉnh định mức cho phù hợp tránh tình trạng định mức đề ra quá cao không khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Kết luận Thời gian cho giai đoạn thực tập đã khép lại với kết quả cụ thể là quyển luận văn về đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự “ mà em đã ghi nhận và đúc kết được trong thời gian thực tập tại công ty. Thông qua luận văn một số vấn đề lý luận cơ bản về nguyên vật liệu đã được nêu bật kết hợp với tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã được trình bày một cách trung thực và bao quát nhất như việc giới thiệu về đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty, cách phân loại và tính giá nhập, xuất nguyên vật liệu, phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp mà công ty hiện đang áp dụng, hệ thống sổ sách mà công ty dùng để ghi chép, phản ánh về nguyên vật liệu, tình hình dự trữ, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó, luận văn cũng nêu lên một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại công ty. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu có hạn cộng với trình độ nghiên cứu còn hạn chế, luận văn của em không tránh khỏi một số sai sót hoặc một số cái nhìn phiến diện kính mong nhận được sự đóng góp, bổ xung ý kiến để luận văn được hoàn thiện hơn. Qua đây em cũng xin bày tỏ tấm lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Phạm Bích Chi và các cô chú trong phòng kế toán Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã hết lòng giúp đỡ và cổ vũ động viên em trong quá trình nghiên cứu đề tài.