Luận văn Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc

heo nguyên giá và giá trị hao mòn. Nguyên giá của TCSĐ bao gồm toàn bộ những chi phí mà Chi nhánh phải bỏ ra để đưa TSCĐ đó vào sử dụng tại Chi nhánh. Mặt khác hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng là điều không thể tránh khỏi. Hao mòn của TSCĐ là sự giảm dần giá trị trong quá trình sử dụng do tham gia vào quá trình kinh doanh bị cọ xát, bị ăn mòn hoặc do tiến bộ của khoa học kỹ thuật. Chính vì vậy việc trích khấu hao là cần thiết nhằm giúp cho Chi nhánh tính đúng, tính đủ chi phí sử dụng TSCĐ và thu hồi vốn đầu tư để tái tạo TCSĐ khi chúng bị hư hỏng hoặc thời gian kiểm soát hết hiệu lực. Theo quy định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ trưởng bộ Tài chính, Chi nhánh thực hiện tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Theo phương pháp này mức khấu hao được tính như sau: Mức khấu hao năm = Nguyên giá TSCĐ * Tỷ lệ khấu hao năm Trong đó Tỷ lệ khấu hao năm = 1 Số năm sử dụng dự kiến Đối với những TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh nào thì được hạch toán cho hoạt động kinh doanh đó, còn đối với những tài sản dùng chung cho nhiều hoạt động kinh doanh thì sẽ được tập hợp và thực hiện phân bổ cho từng loại hoạt động kinh doanh theo những tiêu thức cụ thể ví dụ như phân bổ theo mức độ tham gia của TSCĐ vào từng hoạt động kinh doanh hoặc theo doanh thu, sản lượng bán ra. + Chi phí sửa chữa TSCĐ: Là những chi phí sửa chữa tài sản phát sinh trong quá trình kinh doanh. Do đặc điểm của loại sản phẩm xăng dầu nên chi phí sửa chữa chủ yếu là chi phí sửa chữa thường xuyên: trùng tu TSCĐ, sơn quét, bảo dưỡng, thay thế phụ tùng…. + Chi phí bảo quản: Là những khoản chi phí nhằm đảo bảo chất lượng của hàng hóa đã nhập kho, chở đi tiêu thụ như chi phí chống cháy nổ, chi phí vệ sinh kho hàng, rửa bồn bể, chi phí chống hư hao hàng hóa, chi phí vệ sinh môi trường, chi phí độc hại…. + Chi phí vận chuyển: Là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa như chi phí thuê xe chuyên chở xăng dầu … + Chi phí hao hụt: Là những chi phí hao hụt tự nhiên, không thể tránh khỏi trong quá trình vận chuyển, giao dịch, bảo quản dự trữ xăng dầu, hàng hóa… + Chi phí bảo hiểm: Là những khoản chi phí nhằm tránh những rủi ro đáng tiếc xảy ra. + Chi phí dịch vụ thuê ngoài: Là những chi phí mua ngoài sử dụng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ của Chi nhánh như chi phí điện thoại, chi phí điện nước và chi phí khác. + Chi phí thuế, phí, lệ phí: Đây là những khoản chi phí bắt buộc phải nộp ngoài ý muốn chủ quan của Chi nhánh như phí qua cầu, thuế môn bài, thuế nhà đất… + Chi phí văn phòng, công tác: Là những chi phí phát sinh cho công tác kinh doanh, chi phí văn phòng, chi phí tiếp khách, hội nghị, tàu xe, công tác phí… + Chi phí lãi vay: Là các khoản chi phí về tiền vay, là khoản tiền Chi nhánh phải trả cho ngân hàng, các tổ chức tín dụng tài chính về các khoản vay ngắn hạn, khoản tiền lãi vay phải trả cho Tổng công ty về các khoản nhận thanh toán tiền hàng nội bộ và khoản lãi vay vốn để đầu tư XDCB mà tổng công ty đã cho vay. Ngoài ra, các chi phí kể trên Chi nhánh còn nhiều các chi phí khác cũng được coi là chi phí kinh doanh trong kỳ như chi phí hoa hồng môi giới, chi phí đào tạo tuyển dụng, chi phí dự phòng… Tài khoản sử dụng TK 641: Chi phí bán hàng TK 6411: Hàng hóa + TK 64111: Xăng dầu TK 641113: Chi phí quản lý doanh nghiệp chung TK 641114: Chi phí khâu bán lẻ trực tiếp TK 641115: Chi phí bán buôn, đại lý + TK 64112: Dầu mỡ nhờn + TK 64113: Hóa chất + TK 64115: Gas, bếp và phụ kiện Chứng từ sử dụng + Phiếu chi + Bảng theo dõi khấu hao TSCĐ + Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ + Bảng thanh toán lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp và nhân viên bán hàng + Hóa đơn mua dịch vụ mua ngoài như tiền mua điện, nước… + Giấy báo Nợ và sổ phụ của ngân hàng Căn cứ vào các Hóa đơn, chứng từ như Phiếu chi, Hóa đơn mua dịch vụ mua ngoài (điện, nước) phục vụ cho hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, Bảng tính khấu hao TSCĐ… Kế toán tiến hành ghi số liệu vào sổ chi tiết chi phí bán hàng, Bảng tổng hợp chi phí bán hàng, Bảng kê chi phí bán hàng và cuối tháng ghi số liệu tổng cộng vào Sổ cái TK641. Chẳng hạn chi phí bán hàng của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc của mặt hàng xăng dầu trong tháng 1/2005 như sau: Sổ chi tiết bán hàng Biểu 21: TK 64111 Tháng 1/2005 chứng từ Diễn giải Chi phí quản lý chung Chi phí bán buôn, ĐL Chi phí bán lẻ SH NT Chi phí tiền lương - 63,599,592 191,029,195 Tiền lương - 63,599,592 191,029,195 Chi phí bảo hiểm 3,555,961 6,022,782 18,996,127 Bảo hiểm xã hội 2,324,931 3,937,769 12,419,902 Kinh phí công đoàn 927,124 1,570,284 4,952,746 Bảo hiểm Y tế 303,905 514,729 1,623,479 Chi phí công cụ, ngyên vật liệu 18,918,646 18,918,646 5,104,759 Công cụ, NVL đồ điện dân dụng 12,238,460 12,238,460 3,302,265 các loại bao bì 6,680,186 6,680,186 1,802,494 Chi phí khấu hao TSCĐ 26,811,189 26,811,189 80,116,256 Khấu hao nhà cửa vật kiến trúc 6,147,074 6,147,074 18,368,472 Khấu hao máy móc thiết bị 5,062,149 5,062,149 15,126,535 Khấu hao phương tiện vận tải 686,241 686,241 2,050,603 Khấu hao dụng cụ quản lý 1,510,130 1,510,130 4,512,518 Chi phí sửa chữa TSCĐ 13,373,954 101,250 26,584,649 Chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài 371,198 2,810 737,864 Chi phí SC nhà cửa vật kiến trúc 11,527,764 87,273 22,914,805 Chi phí sửa chữa máy móc, thiết bị 708,337 5,363 1,408,027 chi phí sửa chữa khác 766,656 5,804 1,523,953 Chi phí bảo quản 1,742,853 505,686 20,475,904 Chi phí bảo quản thuê ngoài 745,726 216,371 8,761,156 Chi phí bảo quản khác 745,726 216,371 8,761,156 Chi phí bảo quản tự làm 125,701 36,472 1,476,796 Chi phí đo lường kiến định 658 191 7,731 Chi phí bốc xếp 17,862 5,183 209,854 Chi phí bảo quản khác 107,181 31,098 1,259,211 Chi phí vận chuyển 1,085,516 106,945,330 96,518,631 ……………….. Chi phí hao hụt - - - Chi phí ĐT, TD và khuyến học 70,225 - 1,080,083 ……………………. Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 17,117,409 1,482,591 15,994,187 ……………………… Chi phí VP và chi phí công tác 15,965,359 215,083 2,800,700 ………………………. Chi phí người lao động 10,440,977 - 47,160,781 …………………….. Chi phí quảng cáo, tiếp thị, 20,813,687 4,678,488 2,949,121 ……………………….. Chi phí thuế, phí, lệ phí 10,701,129 1,755,801 15,361,695 ……………………….. Chi phí bảo hiểm 496,792 - - Chi phí hoa hồng môi giới - 1,153,346 283,333 Tổng cộng 141,093,696 232,189,784 524,455,422 Sau khi lên các Sổ chi tiết chi phí bán hàng kế toán tiến hành vào các bảng kê ghi Nợ các tài khoản 641(chi tiết từng đối tượng). Sau đây là ví dụ bảng kê của TK 641113, TK 641114, TK 641115 trong tháng 1/2005 Biểu 22: Bảng kê ghi nợ TK 64111 Tháng 1/2005 TK Nợ TK Có TK 641113 TK 641114 TK641115 Cộng 3411 - 63.599.592 191.029.195 245.628.787 3383 2.324.931 3.937.769 12.419.902 18.682.602 3382 927.124 1.570.284 4.952.746 7.450.154 3384 303.905 514.729 1.623.479 2.442.113 152 18.918.646 18.918.646 5.104.759 42.942.051 21412 6.147.074 6.147.074 18.368.472 30.662.620 21413 5.062.149 5.062.149 15.126.535 25.250.833 21414 686.241 686.241 2050.603 3.423.085 21415 1.510.130 1.510.130 4.512.518 7.532.778 ……………… ……………….. ……………….. ……………. Tổng cộng 141.093.696 232.189.784 524.455.422 897.738.902 Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê và sổ chi tiết của tài khoản chi phí bán hàng. Đây là Sổ cái TK 641114 Số dư đầu năm Nợ Có Biểu 23: Sổ cái TK 641114 TK 641114 Ghi có các TK ghi nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 ………… 3411 63.599.592 3383 3.937.769 3382 1.570.284 3384 514.729 152 18.918.646 21412 6.147.074 21413 5.062.149 21414 686.241 21415 1.510.130 ……………… ……………….. Cộng số phát sinh Nợ 232.189.784 Cộng số phát sinh Có 232.189.784 Số dư cuối tháng 0 Theo định kỳ, kế toán sẽ phải lập Báo cáo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp biểu 24: Báo cáo Chi phí bán hàng và QLDN Tháng 1/2005 Mặt hàng xăng dầu STT Tên chỉ tiêu Tổng cộng Xăng dầu Hóa dầu Gas Giá trị %DT Giá trị %DT Giá trị %DT Giá trị %DT Tổng chi phí bán hàng và QLDN 959.329.935 100 895.933.688 100 27.943.610 100 35.452.637 100 1 Chi phí tiền lương 302.199.368 31,50 254.628.787 28,42 20.490.029 73,33 27.080.552 76,39 2 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ 33.105.241 3,45 28.574.871 3,19 1.944.126 6,96 2.586.245 7,29 3 Chi phí công cụ. NVL 24.236.897 2,53 24.023.405 2,68 25.500 0,09 187.992 0,53 4 Chi phí khấu hao TSCĐ 107.643.069 11,22 106.927.445 11,93 - - 715.624 2,02 5 Chi phí sửa chữa TSCĐ 40.108.686 4,18 40.059.852 4,47 25.000 0,09 23.833 0,07 6 Chi phí bảo quản 29.600.569 3,09 22.724.443 2,54 4.988.890 17,85 1.887.237 5,32 7 Chi phí vận chuyển 204.549.477 21,32 204.549.477 22,83 - - - - 8 Chi phí hao hụt 43.924.621 4,58 43.924.621 4,90 - - - - 9 Chi phí bảo hiểm 496.792 0,05 496.792 0,06 - - - - 10 Chi phí hoa hồng môi giới 1.781.737 0,19 1.436.679 0,16 - - 345.058 0,97 11 Chi phí đào tạo tuyển dụng 1.150.308 0,12 1.150.308 0,13 - - - - 12 Chi phí mua ngoài 34.629.794 3,61 34.594.188 3,86 - - 35.606 0,10 13 Chi phí văn phòng và CP công tác 19.238.264 2,01 18.981.142 2,12 257.122 0,92 - - 14 Chi phí theo chế độ cho người lao động 60.000.009 6,25 57.601.759 6,43 212.944 0,76 2.185.307 6,16 15 Chi phí quảng cáo tiếp thị, giao dịch 28.441.296 2,96 28.441.296 3,17 - - - - 16 Chi phí thuế, phí, lệ phí 28.223.808 2.94 27.818.625 3,10 - - 405.183 1,14 Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc 3.1. Đánh giá khái quát hạch toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh 3.1.1. Ưu điểm Sau gần 10 năm thành lập Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc đã xác định được vai trò và vị trí của mình trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu. Với đặc điểm kinh doanh những sản phẩm có tính nhạy cảm với những biến động của giá cả trên thị trường thế giới, mặt khác lại dễ cháy nổ, gây thiệt hại lớn cả người và của. Song với những chính sách quản lý chặt chẽ và sự phân công trách nhiệm rõ ràng, Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh chưa để một tai nạn đáng tiếc nào xảy ra cả người và của đồng thời hoàn thành tốt nhiệm được giao trong việc tiếp nhận, cung ứng những sản phẩm xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và đặc biệt là bình ổn giá cả trên thị trường. Thêm vào đó, Chi nhánh ra đời trong thời kỳ nền kinh tế nước ta đã chuyển sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN nên không thể tránh khỏi sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ cạnh tranh. Tuy đối với mặt hàng xăng dầu Chi nhánh vẫn độc quyền trong phân phối, nhưng đối với những sản phẩm khác: Các sản phẩm hóa dầu, Gas đã và đang bị cạnh tranh. Để tồn tại và khẳng định địa thế của mình trên thị trường không còn cách nào khác là Chi nhánh phải tìm hiểu, nắm bắt những quy luật của nền kinh tế thị trường, nâng cao năng lực quản lý của các cán bộ, công nhân viên trong đơn vị đồng thời tiên phong trong việc áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao năng suất lao động, tăng sức cạnh tranh. Dưới sự chỉ đạo của Tổng công ty xăng dầu khu vực I, Ban Giám đốc đơn vị và toàn thể cán bộ công nhân viên trong đơn vị trong thời gian vừa qua đã đạt được những thành tích đáng được tuyên dương, khích lệ cụ thể như sau: * Về bộ máy quản lý Với bộ máy quản lý phân theo chức năng nên chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong đơn vị được quy định cụ thể, rõ ràng, tạo điều kiện cho việc thực hiện tốt các nhiệm vụ và mục tiêu của đơn vị đặt ra tránh tình trạng chồng chéo hoạt động không hiệu quả. * Phòng kế toán Tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc có riêng một phòng kế toán tách biệt với các phòng khác trong đơn vị, lại có chức năng và nhiệm vụ được quy định cụ thể trong các quyết định phân công phân nhiệm cho từng phòng ban. Mặt khác nhân viên trong phòng kế toán đều có trình độ đại học về kế toán lại có nhiều kinh nghiệm thực tế. Chính những điều này đã giúp cho công tác kế toán được thực hiện một cách nghiêm túc, khách quan đúng với quy định của nhà nước, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh đúng bản chất. * Chứng từ sử dụng Trong thời gian thực tập tại Chi nhánh, em thấy rằng Chi nhánh không những sử dụng những chứng từ bắt buộc theo quy định của nhà nước (Hóa đơn bán hàng, Tờ khai thuế….) mà còn sử dụng cả những chứng từ được thiết kế thống nhất toàn Công ty như Bảng kê khác, Bảng phân bổ giá vốn hàng bán…. Hóa đơn tự in, chứng từ Chi nhánh quy định được in và gửi tới cho các cửa hàng đã giúp cho quá trình hạch toán đảm bảo tính thống nhất đồng thời cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết cho nhà quản lý. Việc phân bổ chênh lệch giá vốn, chiết khấu thừa thiếu, tính khoản hao hụt đều được thực hiện trên các mẫu bảng biểu và theo những quy định của Công ty giúp cho việc hạch toán giá vốn, các khoản chiết khấu, hao hụt được tính chính xác cho từng mặt hàng, từng phương thức bán hàng trong kỳ theo đúng quy định. Mặc dù, Chi nhánh có 19 cửa hàng bán lẻ xăng dầu nằm rải rác khắp trên địa bàn của tỉnh, số lượng chứng từ (đặc biệt là hóa đơn bán hàng) phát sinh trong ngày nhiều. Nhưng với tinh thần làm việc nghiêm túc cùng với sự quản lý chặt chẽ nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi nhận trên các chứng từ, các yếu tố bắt buộc của chứng từ đều được phản ánh đầy đủ. Các chứng từ kế toán đều phải tập trung tại phòng Kế toán trong thời gian ngắn nhất. Sau khi ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, những chứng từ này đều được chuyển đến bộ phận lưu trữ, bảo quản chứng từ. * Tài khoản sử dụng Căn cứ vào hệ thống tài khoản của nhà nước ban hành và căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị. Đơn vị đã vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản đồng thời còn chi tiết tài khoản thành tài khoản cấp II, cấp III, cấp IV đã tạo điều kiện cung cấp những thông tin chi tiết cho nhà quản lý. Chẳng hạn đối với mặt hàng kinh doanh chính là xăng dầu, hệ thống tài khoản phản ánh được chi tiết hóa thành nhiều cấp như tài khoản doanh thu của mặt hàng xăng dầu được chi tiết nhỏ để theo dõi doanh thu của từng phương thức bán hàng qua đó có thể thấy ngay được khả năng đem lại doanh thu của từng phương thức tiêu thụ từ đó tìm nguyên nhân và có hướng giải quyết phù hợp. * Sổ sách kế toán Ngoài việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các sổ tổng hợp chúng còn được theo dõi chi tiết trên các Sổ chi tiết, Bảng chi tiết giúp cho việc cung cấp chi tiết thông tin. Mặt khác những sổ sách kế toán này được thiết kế theo mẫu quy định sẵn của Công ty phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh tại đơn vị, nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thống nhất trong toàn Công ty. Thêm vào đó, tiêu thụ là quá trình quan trọng trong một đơn vị thương mại. Đây là quá trình cuối cùng của quy trình luân chuyển hàng hóa. Chính vì vậy, quá trình tiêu thụ tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc được theo dõi một cách rất chặt chẽ ngay từ những nhân viên ghi chép tại các cửa hàng bán lẻ, tại đây ngoài việc ghi Hóa đơn GTGT tăng hàng ngày còn phải ghi chép riêng từng loại hàng hóa bán ra vào Bảng kê hàng hóa và vào Thẻ kho. Sau đó định kỳ chuyển những tài liệu này lên cho phòng Kế toán làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách kế toán. Việc theo dõi chi tiết hàng hóa này giúp cho Ban giám đốc có được những thông tin chi tiết về quá trình tiêu thụ, đồng thời cũng quản lý chặt chẽ được quá trình bán hàng. Hơn nữa, những nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận trên các loại sổ sách khác nhau, ở các địa điểm khác nhau vừa tránh được tình trạng gian lận vừa giúp đơn vị có được những kết quả chính sách khách quan về tình hình tiêu thụ, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình thực tế. 3.1.2. Một số tồn tại Bên cạnh những thành quả đạt được Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc còn một số tồn tại cụ thể như sau: * Đối với phòng kế toán Vì khối lượng công việc kế toán ngày càng nhiều mà số lượng nhân viên kế toán chỉ có 4 người, nên một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Đặc biệt vào thời điểm cuối tháng, cuối quý, nhân viên kế toán thường phải làm tăng ca, làm thêm giờ thậm trí phải làm việc cả đêm để hoàn thành công việc tổng hợp số liệu, lên báo cáo. Điều này ít nhiều sẽ ảnh hưởng tới chất lượng kế toán. * Chứng từ sử dụng Mặc dù theo quy định cứ 5 ngày các cửa hàng phải chuyển toàn bộ Hóa đơn GTGT và Bảng kê hàng hóa về Chi nhánh nhưng do các cửa hàng bán lẻ nằm rải rác ở khắp nơi trên địa bàn tỉnh nên quá trình luân chuyển chứng từ diễn ra chậm không đảm bảo đúng theo quy định. Chính điều này đã ảnh hưởng tới việc cập nhật thông tin không kịp thời. Đôi lúc, các Hóa đơn chứng từ tập hợp về phòng Kế toán vào thời điểm cuối tháng với số lượng lớn nên gây ra tình trạng giữa tháng thì rỗi mà cuối tháng thì làm không hết việc. Theo quy định của Nhà nước và của Bộ tài chính trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Nhưng do khối lượng hóa đơn xuất bán hàng hóa trong ngày lớn nên không thể đảm bảo được có đầy đủ chữ ký của Kế toán và của Thủ trưởng đơn vị hoặc của người được ủy nhiệm ký thay Thủ trưởng. Đây là một trong những khó khăn cần được tháo gỡ tại đơn vị. Mặt khác, tại các cửa hàng bán lẻ khách hàng thường mua với khối lượng hàng nhỏ, nghiệp vụ mua hàng phát sinh nhiều nên không thể lập mỗi một nghiệp vụ một hóa đơn bán hàng mà chỉ có thể lập một lần cho tất các các nghiệp vụ bán hàng vào thời điểm cuối mỗi ca làm việc. Điều này vẫn chưa đảm bảo đúng với quy định của nhà nước về sử dụng chứng từ. * Hệ thống tài khoản sử dụng Nhìn chung, đơn vị đã vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản theo quy định của Nhà nước. Song do đặc điểm riêng của ngành nên việc tách rời 3 khoản mục phí (chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí mua hàng) gặp rất nhiều khó khăn, nên chỉ dùng một TK641- Chi phí bán hàng để phản ánh chung cho cả 3 loại chi phí trên. Việc phản ánh trên dẫn đến: + Chi phí thu mua là một trong những yếu tố cấu thành nên giá vốn của hàng hóa. Việc không tách được chi phí thu mua này đã làm giảm giá vốn hàng bán của hàng hóa bán ra, dẫn tới làm tăng lợi nhuận gộp trên bảng BCKQKD khiến cho người sử dụng thông tin tài chính lầm tưởng, không xác định được chính xác được giá vốn của hàng bán. Hơn nữa, toàn bộ chi phí thu mua phát sinh trong kỳ đều được tính là chi phí thu mua phát sinh ngay trong kỳ đó ngay cả phần chi phí thu mua của số lượng hàng tồn kho cuối kỳ. Nếu chi phí thu mua của số hàng tồn kho cuối kỳ không lớn thì sẽ không ảnh hưởng nhiều tới lợi nhuận trước thuế và giá trị thực tế của hàng hóa tồn cuối kỳ. Nhưng nếu chi phí thu mua lớn thì sẽ làm giảm đáng kể lợi nhuận trước thuế của kỳ kinh doanh đó. + Đối với việc gộp cả 3 loại chi phí như vậy sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc phân tích các khoản mục phí phát sinh trong kỳ trong việc để ra các giải pháp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh. Đối với hệ thống tài khoản, Chi nhánh đã vận dụng linh hoạt, các tài khoản được chi tiết hóa nhằm cung cấp những thông tin cho nhà quản trị như tài khoản doanh thu của mặt hàng xăng dầu được chi tiết theo từng phương thức bán hàng, nhưng tài khoản giá vốn của mặt hàng xăng dầu thì lại không chi tiết theo từng phương thức bán mà chỉ sử dụng TK632111 để phản ánh cho toàn bộ giá vốn của mặt hàng xăng dầu tiêu thụ trong kỳ. Nên khi nhà quản lý yêu cầu cung cấp kết quả tiêu thụ của mặt hàng xăng dầu theo từng phương thức bán kế toán sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Việc chi tiết tài khoản như vậy chỉ có thể cho biết được doanh thu riêng biệt của từng phương thức, giá vốn chung của mặt hàng xăng dầu và lợi nhuận gộp chung của mặt hàng này, còn lợi nhuận gộp riêng cho từng phương thức bán thì lại không thể cung cấp được- Một chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh quan trọng. Với quan niệm mặt hàng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chính, các mặt hàng còn lại là các mặt hàng kinh doanh phụ nên các mặt hàng: DMN, Gas, Hóa chất không được chi tiết tài khoản để theo dõi mà chỉ theo dõi trên phương diện tổng cộng. Nhưng nhìn dưới bảng phân tích dưới đây (số liệu phân tích là số liệu 12/2005) Chỉ tiêu Xăng dầu DMN, Gas, Hóa chất Số lượng % so với doanh thu Số lượng % so với doanh thu Doanh thu thuần 27.318.360.030 100% 649.684.168 100% Giá vốn thuần 26.424.972.320 96,73% 576.394.434 87,72% Lợi nhuận gộp 893.387.710 3,27% 73.289.734 12,28% Ta thấy trên 100 đồng doanh thu thì mặt hàng DMN, Gas, Hóa chất sẽ đem lại 12.28 đồng, còn mặt hàng xăng dầu chỉ đem lại 3.27 đồng lợi nhuận gộp. Như vậy kinh doanh DMN, Gas, Hóa chất sẽ đem lại hiệu quả cao hơn. Theo xu hướng phát triển thì ngày càng có nhiều nhu cầu về các mặt hàng DMN, Gas, Hóa chất nên chi nhánh cũng cần phải chi tiết các tài khoản phản ánh nhóm hàng này nhằm cung cấp những thông tin tìm hiểu nguyên nhân tại sao doanh số bán của các mặt hàng này lại giảm qua các năm, đồng thời tìm ra giải pháp để nâng cao doanh số bán của mặt hàng này. * Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sổ sách kế toán Như đã nói ở trên ngoài 4 phương thức tiêu thụ còn có thêm phương thức tiêu thụ thông qua Phiếu bán xăng dầu lưu động. Thực chất của phương thức này là khách hàng hàng trả trước tiền hàng mua nhưng hàng lấy ra không phải là một thời điểm mà là trong các thời điểm khác nhau. Nhưng kế toán ghi nhận ngay doanh thu và giá vốn hàng bán của số lượng hàng bán theo phương thức đó. Tuy việc hạch toán này không ảnh hưởng tới số lượng hàng mà khách hàng đã mua, nhưng sẽ dẫn tới việc không xác định được chính xác số lượng hàng mà khách hàng đã nhận theo phương thức này. Hiện nay, tại các cửa hàng bán lẻ việc ghi chép vẫn là ghi chép thủ công. Hiện tại thì cách ghi chép này vẫn còn phù hợp, nhưng nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng thì việc ghi chép này sẽ gây ra nhầm lẫm, sai xót không đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin. * Đối với báo cáo kế toán quản trị Thực tế hàng tháng, hàng quý Chi nhánh đều phải lập các báo cáo bắt buộc nhưng chỉ nhằm mục đích nộp lên Công ty còn việc phát huy của những báo cáo này tại đơn vị với mục đích quản trị vẫn chưa được phát huy hiệu quả. * Đối với trang thiết bị máy móc phục vụ cho công việc kế toán Mặc dù, Chi nhánh đã trang bị máy tính, nối mạng nội bộ nhưng việc sử dụng phần mền kế toán để hạch toán và việc sử dụng những thông tin kế toán vẫn chưa đem lại hiệu quả cao. Vì kế toán chỉ sử dụng phần mềm để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn việc sử dụng phần mềm này để lên các báo cáo quản trị vẫn chưa được coi trọng đúng mức. 3.2. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Kế toán được coi là một trong những công cụ quản lý – tài chính, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động kinh tế mà còn là công cụ giúp các nhà quản lý đưa ra những kế hoạch, đồng thời xem xét việc thực hiện kế hoạch trong thực tế. Đồng thời căn cứ vào số liệu thực tế, kế toán cung cấp, những nhà quản trị có thể đưa ra những phương hướng, giải pháp để tháo gỡ kịp thời những khó khăn tăng hiệu quả kinh doanh. Để đưa ra những quyết định đúng đắn, những nhà quản lý cần có được những thông tin chính xác phản ánh tình hình thực tế thực hiện. Người quản lý có thể lấy thông tin bằng nhiều cách khác nhau nhưng một trong những công cụ được chú trọng nhất là công cụ kế toán. Vì kế toán có thể cung cấp những thông tin chi tiết, cụ thể trong khoản thời gian ngắn, độ tin cậy và tính chính xác cao vì những thông tin này đều dựa trên những căn cứ là các chứng từ, các Bảng kê, Bảng biểu theo quy định. Mặt khác, quá trình tiêu thụ là một trong những quá trình quan trọng trong một doanh nghiệp thương mại, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thu được, đồng thời ảnh hưởng cả đến tính liên tục của quá trình luân chuyển hàng hóa cũng như quá trình luân chuyển vốn trong một đơn vị. Do vậy cần phải chú trọng tới việc hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa, trước hết phải quản lý chặt chẽ các yếu tố về phương thức bán hàng, giá cả, phương thức thu tiền, phương thức thanh toán, phương thức thu hồi nợ. Nhằm đảm bảo tính chính xác cho việc tính toán quá trình tiêu thụ, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh trong đơn vị. 3.2.2. Yêu cầu hoàn thiện Với xu thế phát triển hiện nay, kế toán càng trở lên quan trọng, nó vừa là công cụ quản lý vĩ mô (đối với Nhà nước) vừa là công cụ quản lý vi mô (đối với doanh nghiệp) nên yêu cầu kế toán phải luôn luôn phải đổi mới, cải cách để phù hợp với điều kiện mới. Nhưng việc hoàn thiện này phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Tuân thủ các quy định, chuẩn mực, chế độ kế toán do Nhà nước và Bộ tài chính ban hàng. Mỗi đơn vị có thể vận dụng các chế độ này một cách linh hoạt tránh dập khuôn không hiệu quả. + Đảm bảo tính phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp: Do đơn vị kinh doanh các mặt hàng có tính thiết yếu lại dễ gây cháy nổ với nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau, trình độ nhân viên cũng khác nhau… nên việc hoàn thiện này cũng phải căn cứ vào đặc điểm riêng vào đặc điểm của Chi nhánh. + Đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả: Tính hiệu quả luôn luôn được các doanh nghiệp coi trọng với mục đích đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Do đó hoàn thiện kế toán tiêu thụ sẽ giúp giảm nhẹ công việc tổ chức, ghi chép, bảo quản sổ sách, chứng từ nhằm đưa ra chính xác những thông tin kế toán cung cấp thông tin cho nhà quản lý. + Đảm bảo đáp ứng được những thông tin cho đối tượng sử dụng một cách trung thực và đầy đủ. 3.3 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc * Về chứng từ sử dụng Như đã nói ở trên, các cửa hàng bán lẻ nằm rải rác ở khắp nơi trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc nên việc luân chuyển chứng từ đòi hỏi phải được tập hợp về Chi nhánh đúng thời theo quy định. Tránh tình trạng công việc kế toán dồn vào những ngày cuối tháng, đồng thời việc luân chuyển chứng từ diễn ra nhanh còn tạo điều kiện thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản lý những thông tin có tính tức thời giúp cho việc ra đưa ra những giải pháp, phương án giải quyết tối ưu. Việc chứng từ không đầy đủ các chữ ký cũng là việc nan giải của Chi nhánh. Ban giám đốc nên có những quyết định cụ thể ủy quyền cho những người có khả năng trong việc đảm bảo các đơn hàng có đấy đủ chữ ký, nó sẽ đảm bảo tính hợp lý hợp pháp theo quy định của pháp luật. * Tài khoản sử dụng Để theo dõi chi tiết các mặt hàng kinh doanh theo từng phương thức bán hàng cần mở chi tiết thêm những tài khoản sau: + Đối với mặt hàng xăng dầu TK632111: Giá vốn xăng dầu TK 6321111: Giá vốn – xăng dầu bán buôn trực tiếp TK 6321112: Giá vốn – xăng dầu bán Tổng đại lý TK 6321114: Giá vốn – xăng dầu bán đại lý bán lẻ TK 6321115: Giá vốn – xăng dầu bán lẻ + Đối với dầu mỡ nhờn TK 632112: Giá vốn – dầu mỡ nhờn TK 6321121: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán buôn TK 6321122: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán Tổng đại lý TK 6321124: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán đại lý TK 6321125: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán lẻ TK 51112: Doanh thu – dầu mỡ nhờn TK 511121: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán buôn TK 511122: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán Tổng đại lý TK 511124: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán đại lý TK 511125: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán lẻ + Đối với mặt hàng Hóa chất và dung môi TK 632113: Giá vốn – Hóa chất và dung môi TK 6321131: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán buôn TK 6321132: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán Tổng đại lý TK 6321134: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán đại lý TK 6321135: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán lẻ TK 51112: Doanh thu – dầu mỡ nhờn TK 511131: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán buôn TK 511132: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán Tổng đại lý TK 511134: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán đại lý TK 511135: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán lẻ + Đối với mặt hàng Gas, bếp và phụ kiện TK 632115: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện TK 6321151: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán buôn TK 6321152: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán Tổng đại lý TK 6321154: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán đại lý TK 6321155: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán lẻ TK 51112: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện TK 511151: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán buôn TK 511152: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán Tổng đại lý TK 511154: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán đại lý TK 511155: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán lẻ Hoặc có thể thay vì mở chi tiết các tài khoản, kế toán doanh nghiệp có thể mở thêm sổ chi tiết theo mẫu như sau: chứng từ Diễn giải TKĐƯ TK 51112, 51113, 51115, 632111, 632112, 632113, 632115 Bán buôn Bán TĐL Bán ĐL Bán lẻ SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có cộng Cả hai cách trên đều có thể cung cấp được những thông tin về hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng mặt hàng kinh doanh theo từng phương thức hạch toán. Mặt khác, tuy theo quy định Chi nhánh có thể được phép dùng chung TK 641 để phản ánh chi phí thu mua, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, nhưng để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận theo đúng bản chất Chi nhánh nên mở thêm 2 tài khoản nữa: + TK 1568: Chi phí thu mua Có thể chi tiết như sau TK 15681: Chi phí mua xăng dầu TK 15682: Chi phí mua dầu mỡ nhờn TK 15683: Chi phí mua hóa chất và dung môi TK 15685: Chi phí mua gas, bếp và các phụ kiện + TK 1568: “ Chi phí mua hàng” với kết cấu: Bên nợ: Chi phí mua hàng thực tế phát sinh liên quan đến khối lượng hàng hoá mua vào, đã nhập kho trong kỳ. Bên có: Chi phí mua hàng hoá tính cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Số dư nợ: Chi phí mua hàng hoá còn lại cuối kỳ. + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Với kết cấu tài khoản như sau: Bên nợ: Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp đã được kết chuyển vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. * Đối với cơ cấu sản phẩm tiêu thụ Bảng phân tích đóng góp kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng STT Chỉ tiêu Tổng cộng Xăng dầu Hoá chất và Gas tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 335.616.530.451 100% 327.820.320.444 97,68% 7.796.210.007 2,32% 2 Giá vốn hàng bán 324.016.401.078 100% 317099667873 97,87% 6.916.733.205 2,13% 3 Số đảm phí 11.600.129.373 100% 10720652571 92,42% 879.476.802 7,58% Ta thấy rằng tỷ lệ doanh thu, giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp của mặt hàng xăng dầu chiếm tỷ lệ rất cao so với các mặt hàng còn lại. Có thể khẳng định rằng, lợi nhuận gộp của Chi nhánh chủ yếu là do mặt hàng xăng dầu (chiếm 92,42%). Còn các mặt hàng khác lợi nhuận gộp chỉ chiếm 7,58% tổng lợi nhuận gộp thu được trong năm 2005. Như vậy, nếu phân tích như vậy thì có thể coi mặt hàng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp. Bảng phân tích chi tiết từng mặt hàng STT Chỉ tiêu Xăng dầu Hoá chất và Gas  Hoá chất  Gas tiền % tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 327.820.320.444 100% 7.796.210.007 100,00% 2.877.100.324 100,00% 4.919.109.683 100,00% 2 Giá vốn hàng bán 317.099.667.873 96,73% 6.916.733.205 88,72% 2.440.026.792 84,81% 4.476.706.413 91,01% 3 Số đảm phí 10.720.652.571 3,27% 879.476.802 11,28% 437.073.532 15,19% 442.403.270 8,99% Nhưng nhìn vào bảng số liệu này ta có thể thấy ngay rằng: Tuy lợi nhuận gộp đóng góp của mặt hàng Hoá chất và Gas tuy chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong tổng lợi nhuận gộp của Chi nhánh trong năm 2005, còn mặt hàng xăng dầu lại chiếm một tỷ lệ rất lớn trong tổng lợi nhuận gộp. Nhưng nếu đứng trên hiệu quả kinh doanh mà xét thì ta có thể khẳng định ngay được hiệu quả kinh doanh của mặt hàng xăng dầu không bằng hiệu quả kinh doanh của các mặt hàng khác. Cụ thể, với 100 đồng doanh thu thu được thì mặt hàng Hoá chất và Gas mang lại 12,28 đồng lợi nhuận gộp (chi tiết Hoá chất đem lại 15,19 đồng, Gas đem lại 8,99 đồng) còn xăng dầu chỉ mang lại 3,27 đồng (chỉ bằng 1/4 so với mặt hàng khác). Theo cách phân tích này, thì Chi nhánh nên thay đổi suy nghĩ cho rằng: “Các mặt Hoá chất và Gas là mặt hàng kinh doanh phụ, mặt hàng xăng dầu mới là mặt hàng kinh doanh chính”. Do vậy, muốn đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất thì Chi nhánh cần có những chiến lược và kế hoạch tiêu thụ hợp lý hơn cho Hoá chất và Gas. Đi sâu vào phân tích cho mặt hàng Xăng dầu theo từng phương thức tiêu thụ để xem xét rằng phương pháp tiêu thụ nào là hiệu quả nhất cho đơn vị. Bảng phân tích tình hình đóng góp vào lợi nhuận gộp của từng phương thức tiêu thụ đối với mặt hàng XDC STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn trực tiếp Bán buôn tổng đại lý tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 327.820.320.444 100% 28419757940 8,67% 58310820060 17,79% 2 Giá vốn hàng bán 317.099.667.873 100% 27847601039 8,78% 57981426585 18,28% 3 Số đảm phí 10.720.652.571 100% 572156901 5,34% 329393475 3,07% STT Chỉ tiêu Bán buôn đại lý Bán lẻ khác tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 77388718080 23,61% 163624046684 49,91% 76977680 0,02% 2 Giá vốn hàng bán 76500568048 24,13% 156447063615 49,34% -1676991414 -0,53% 3 Số đảm phí 888150032 8,28% 7176983069 66,95% 1753969094 16,36% Ta thấy rằng phương thức tiêu thụ Bán lẻ là chiếm tỷ trọng lớn cả về doanh thu tiêu thụ, giá vốn và lợi nhuận gộp, có thể thấy rằng đây là phương thức có tỷ lệ lợi nhuận gộp cao nhất và cao hơn cả tỷ lệ doanh thu và giá vốn. Còn phương pháp Bán buôn tổng đại lý mặc dù doanh thu và giá vốn chiếm một tỷ trọng trong tổng doanh thu và tổng giá vốn lớn hơn so với phương thức Bán buôn trực tiếp nhưng lại có tỷ lệ lợi nhuận gộp trong tổng số lợi nhuận gộp nhỏ hơn so với phương thức Bán buôn trực tiếp. Xem xét kỹ hơn về hiệu quả kinh doanh của từng phương thức tiêu thụ dựa vào bảng sau Bảng phân tích phương thức tiêu thụ Bán buôn và Bán lẻ đối với mặt hàng XDC STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn, ĐL,TĐL Bán lẻ tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 327.743.342.764 100% 164.119.296.080 100% 163.624.046.684 100% 2 Giá vốn hàng bán 318.776.659.287 97,24% 162.329.595.672 98,91% 156.447.063.615 95,61% 3 Số đảm phí 8.966.683.477 2,74% 1.789.700.408 1,09% 7.176.983.069 4,39% 4 CPKD cố định phân bổ được 9.058.079.900 2,76% 2.237.687.832 1,36% 6.820.392.068 4,17% 5 Lợi nhuận từng phương thức (91.396.423) -0,03% (447.987.424) -0,27% 356.591.001 0,22% Ta thấy, phương thức bán lẻ vừa đem lại số dư đảm phí trên một đơn vị lớn hơn 4 lần vừa đem lại lợi nhuận cao hơn so với phương pháp Bán buôn. Chứng tỏ rằng phương pháp bán buôn là phương pháp tiêu thụ không mang lại hiệu quả cao hơn phương thức bán lẻ. Đi sâu và phân tích các phương thức bán buôn STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn trực tiếp Bán buôn tổng đại lý Bán buôn đại lý tiền % tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 164.119.296.080 100,00% 28.419.757.940 100,00% 58.310.820.060 100% 77.388.718.080 100% 2 Giá vốn hàng bán 162.329.595.672 98,91% 27.847.601.039 97,99% 57.981.426.585 99,44% 76.500.568.048 98,85% 3 Số đảm phí 1.789.700.408 1,09% 572.156.901 2,01% 329.393.475 0,56% 888.150.032 1,15% Bảng phân tích chi tiết từng phương thức bán buôn mặt hàng XDC Bảng phân tích tình hình đóng góp của các phương pháp bán buôn vào kết quả hoạt động kinh doanh STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn trực tiếp Bán buôn tổng đại lý Bán buôn đại lý tiền % tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 164.119.296.080 100,00% 28.419.757.940 17,32% 58.310.820.060 36% 77.388.718.080 47% 2 Giá vốn hàng bán 162.329.595.672 100,00% 27.847.601.039 17,15% 57.981.426.585 36% 76.500.568.048 47% 3 Số đảm phí 1.789.700.408 100,00% 572.156.901 31,97% 329.393.475 18% 888.150.032 50% Thấy ngay rằng phương thức Bán buôn trực tiếp có số dư đảm phí trên một đơn vị doanh thu caơ nhất nhưng chỉ chiếm 17,32% tổng doanh thu (tỷ lệ thấp nhất), còn phương thức Bán buôn đại lý và Bán buôn tổng đại lý có số dư đảm phí trên một đồng doanh thu nhỏ hơn nhưng tỷ lệ doanh thu trong tổng doanh thu lại chiếm một tỷ trọng cao Dựa vào những phân tích ở trên, cho thấy rằng Chi nhánh cần phải có những chính sách và chiến lược tiêu thụ hợp lý hơn đối với các mặt hàng Hoá dầu và Gas. Đồng thời đẩy mạnh phương thức Bán lẻ kết hợp với việc thay đổi kết cấu tiêu thụ trong các phương pháp bán buôn, cụ thể phải đẩy mạnh việc tiêu thụ theo phương thức bán buôn trực tiếp sẽ nâng cao được hiệu quả tiêu thụ của phương pháp bán buôn * Đối với cách hạch toán phần thù lao Chi nhánh trả cho các đại lý bán lẻ: Theo chế độ hiện hành thì khoản thù lao này sẽ được ghi nhận như là một khoản chi phí bán hàng nhưng tại Chi nhánh thì khoản thu lao này lại được hạch toán ghi giảm giá vốn hàng bán dẫn tới tình trạng phản ánh không chính xác chi phí bán hàng (ghi giảm chi phí bán hàng) và ghi nhận giảm giá vốn hàng bán. Để phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế pháp sinh thì khoản hoa hồng này phải được hạch toán như sau: Nợ TK 641: Có TK33638: * Đối với việc ứng dụng máy tính vào thực tiễn hoạt động tại Chi nhánh Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông và những ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh đã đem lại hiệu quả cao, đặc biệt công nghệ tự động hóa sẽ khiến cho công việc trở lên đơn giản. Ngày nay, trong công tác kế toán máy tính đã trở thành công cụ không thể thiếu cùng với sự ra đời của nhiều phần mềm kế toán đã trợ giúp cho kế toán không tốn nhiều công trong việc ghi chép sổ sách đồng thời với tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng sẽ cung cấp kịp thời những thông tin nhà quản lý cần. Việc trang bị hệ thống máy tính hoàn chỉnh và phát huy hiệu quả là một trong những điều đáng phải làm tại đơn vị. Muốn hệ thống máy tính hoạt động có hiệu quả thì ngoài việc lắp đặt máy móc còn phải nâng cao trình độ tin học của nhân viên trong đơn vị trên hai khía cạnh sử dụng máy và học khả năng khai thác thông tin. Việc trang bị máy tính này sẽ giảm nhẹ công việc cho kế toán tại mọi thời điểm nhất là vào thời điểm cuối tháng. Đồng thời, ở các cửa hàng bán lẻ có thể gửi những thông tin về tình hình tiêu thụ trong ngày về cho Chi nhánh, tạo ra sự trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng. * Đối với các báo cáo quản trị: Hàng tháng, hàng quý Chi nhánh đều phải nộp những báo cáo tổng hợp về tình hình tiêu thụ tại Chi nhánh. Nhưng việc sử dụng các báo phục vụ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý vẫn chưa phát huy được hiệu quả, đã dẫn đến tình trạng đưa ra các quyết định sai lầm. Chẳng hạn như do việc nhận định rằng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chính, còn các mặt hàng khác là mặt hàng kinh doanh phụ nên trong những năm gần đây doanh số bán của những mặt hàng phụ này giảm đáng kể. Nhưng qua phân tích thì một đồng doanh thu của mặt hàng xăng dầu chỉ tạo được 0.0327 đồng lãi gộp nhưng các mặt hàng khác thì lại đem lại con số là 0.1228 đồng lãi gộp. Đã chứng tỏ rằng việc kinh doanh mặt hàng phụ này đem lại lợi ích cao nhưng lại không được chú trọng. Sau đây là một số báo cáo quản trị về tình hình tiêu thụ mà Chi nhánh có thể lập để giúp quá trình ra quyết định. Báo cáo KQKD quản trị chỉ tiêu xăng dầu DMN Hóa chất Gas số tiền % so với doanh thu số lượng % so với doanh thu số tiền % so với doanh thu số tiền % so với doanh thu Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp Chi phí bán hàng Lợi nhuận trước thuế Thông qua bảng cáo cáo này người quản trị sẽ thấy được trên 100 đồng doanh thu thì cần bao nhiêu đồng vốn, đồng thời cũng thấy được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Mặt khác trên bảng thiết kế nhiều mặt hàng, người quản trị có thể so sánh giữa các mặt hàng với nhau để thấy được trên 100 đồng doanh thu thì mặt hàng nào sẽ đem lại lợi nhuận nhiều hơn. Báo cáo về tình hình tiêu thụ hàng hóa Các loại mặt hàng Số lượng Chênh lệch Kế hoạch Thực tế Tuyệt đối Tương đối Xăng dầu DMN Hóa chất Gas Trên bảng báo cáo này sẽ cho người quản trị biết tình hình thực hiện kế hoạch của từng mặt hàng. Thấy được mặt hàng nào hoàn thành kế hoạch, mặt hàng nào chưa hoàn thành kế hoạch từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả thực hiện kế hoạch. Kết luận Sau gần 10 năm thành lập, Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc đã và đang khẳng định được vai trò và vị thế của mình trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh những mặt hàng thiết yếu, có tính nhạy cảm với sự thay đổi của thị trường. Có được những thành quả như ngày hôm nay ngoài sự cố gắng nỗ lực của Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ, nhân viên trong đơn vị còn phải kể đến sự đóng góp, làm việc hết mình của các cán bộ, nhân viên trong phòng kế toán. Đây chính là, nơi theo dõi, kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình tăng giảm TSCĐ trong đơn vị, đồng thời cung cấp những thông tin đã qua xử lý nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu cuả nhà quản lý. Với nhiều phương thức tiêu thụ được áp dụng, Chi nhánh đã đáp ứng được những nhu cầu về mua hàng hóa của nhiều đối tượng mua hàng khác nhau, mặt khác số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ nhiều nên đòi hỏi công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa phải được thực hiện một cách khoa học, hợp lý. Do vậy hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa là điều cần thiết. Nó vừa tạo điều kiện cho việc phản ánh, giám sát chặt chẽ, toàn diện tài sản vừa là một công cụ quản lý tốt hoạt động tiêu thụ hàng hóa nói riêng và hoạt động kinh doanh của đơn vị nói chung. Xuất phát từ tình hình tổ chức công tác kế toán tiêu thụ, tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn quá trình hạch toán tiêu thụ. Do còn hạn chế về hiểu biết cũng như về kiến thức nên trong luận văn tốt nghiệp này không thể tránh khỏi những sai xót. Em rất mong có sự đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để em hoàn thiện hơn bài viết của mình. Em xin chân thành cảm ơn các thầy, các cô trong khoa kế toán, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng Kế toán tài chính của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc, đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Th.S Phạm Thị Thủy đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên: PGS.TS. Đặng Thị Loan Nhà xuất bản thông kê - 2004 Giáo trình kế toán quản trị Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương Nhà xuất bản tài chính - 2004 Hệ thống kế toán doanh nghiệp, hướng dẫn chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán Chủ biên: Vụ chế độ kế toán Nhà xuất bản tài chính – 2005 Hướng dẫn kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Bảo Nhà xuất bản tài chính - 2005 Các tài liệu của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. 6. Tham khảo luận văn của các anh chị khóa trước Danh mục từ viết tắt kKTX Kê khai thường xuyên Pccc Phòng cháy chữa cháy Sxkd Sản xuất kinh doanh Kh Kế hoạch Tt Thực tế Xdc Xăng dầu chính Dmn Dầu, mỡ, nhờn Tscđ Tài sản cố định Tk Tài khoản Nkct Nhật ký chứng từ QLDN Quản lý doanh nghiệp Kqkd Kết quả kinh doanh GTGT Giá trị gia tăng BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí công đoàn NVL Nguyên vật liệu CPMH Chi phí mua hàng TGNH Tiền gửi ngân hàng BĐS Bất động sản XHCN Xã hội chủ nghĩa Mục lục Trang Danh mục các sơ đồ - bảng biểu Sơ đồ 1 : Kế toán bán buôn theo hình thức bán trực tiếp và gửi bán Sơ đồ 2 : Kế toán bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Sơ đồ 3 : Kế toán bán hàng giao đại lý, ký gửi hởng hoa hồng Sơ đồ 4 : Kế toán bán lẻ tự khai thác Sơ đồ 5 : Kế toán bán hàng đại lý, ký gửi theo các tổ chức kinh doanh khác Sơ đồ 6 : Kế toán bán hàng theo phơng thức trả góp Sơ đồ 7 : Kế toán chi phí bán hàng Sơ đồ 8 : Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Bảng 1 : Sơ đồ ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng Bảng 2 : Bộ máy quản lý của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Bảng 3 : Sơ đồ bộ máy kế toán Bảng 4 : Trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT Biểu 1 : Hoá đơn GTGT Biểu 2 : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biểu 3 : Bảng kê hàng hoá Biểu 4 : Phiếu thu tiền mặt Biểu 5 : Giấy nộp tiền ngân hàng Biểu 6 : Bảng tính chiết khấu thừa thiếu Biểu 7 : Báo cáo hao hụt Biểu 8 : Thẻ kho mặt hàng Mogas 90 Biểu 9 : Thẻ kho mặt hàng Mogas 92 Biểu 10 : Thẻ kho mặt hàng Diezel Biểu 11 : Sổ chi tiết thống kê theo phơng thức xuất giá vốn Biểu 12 : Nhật ký chứng từ số 7A ghi Có TK 156112, 156122 Biểu 13 : Nhật ký chứng từ số 8A ghi Có TK 511111, 511112, 511114, 511115 Biểu 14 : Nhật ký chứng từ số 10 ghi Có TK 33311, 33392 Biểu 15 : Sổ chi tiết phát sinh công nợ TK 131 Biểu 16 : Sổ cái TK 632111 Biểu 17 : Sổ cái TK 15611 Biểu 18 : Sổ cái TK 511115, 51111 Biểu 19 : Báo cáo tiêu thụ Biểu 20 : Phụ biểu báo cáo xuất hàng hoá Biểu 21 : Sổ chi tiết bán hàng Biểu 22 : Bảng ghi Nợ TK 64111 Biểu 23 : Sổ cái TK 641114 Biểu 24 : Báo cáo chi phí bán hàng và QLDN Nhật xét của giáo viên hướng dẫn Giáo viên hướng dẫn : TH.S Phạm Thị Thuỷ Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Tươi Lớp : Kế toán 44B Tên đề tài: "Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc" ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... Hà Nội, ngày......tháng......năm 2006 Giáo viên hướng dẫn Nhật xét của giáo viên phản biện Giáo viên phản biện : Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Tươi Lớp : Kế toán 44B Tên đề tài: "Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc" ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................... Hà Nội, ngày......tháng......năm 2006 Giáo viên phản biện