Luận văn Hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty thương mại Hà Nội

tra các chứng từ. Nếu chứng từ phù hợp theo hợp đồng hai bên đã ký kết thì chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền để nhận chứng từ nhận hàng. Nếu không phù hợp thì có thể từ chối thanh toán. Việc vi phạm hợp đồng của người XK sẽ được hai bên trực tiếp giải quyết. Có 2 loại phương thức nhờ thu: - Nhờ thu phiếu trơn: Là phương thức nhờ thu mà người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở người mua, mà không kèm theo điều kiện gì, ngân hang không nắm được chứng từ. - Nhờ thu kèm chứng từ: Là phương thức người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, lập bộ chứng từ thanh toán (hối phiếu và chứng từ gửi hàng) và nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu đó với điều kiện là người mua phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng để họ đi nhận hàng. Tuỳ theo thời hạn trả tiền, phương thức nhờ thu kèm chứng từ được chia thành 2 loại: + D/P: Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ, gọi tắt là nhờ thu trả tiền ngay. + D/A: Nhờ thu chấp nhận trả tiền để đổi chứng từ, gọi tắt là nhờ thu trả chậm. c. Thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền. Đến kỳ hạn thanh toán người NK đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu thực hiện dịch vụ CAD hoặc COD ký một bản ghi nhớ, đồng thời thực hiện ký quý 100% giá trị của thương vụ để lập tài khảon ký thác. Và sau khi ngân hnàg kiểm tra bộ chứng từ do ngời XK chuyển dến nếu thấy phù hợp ngân hàng chấp nhận chứng từ thanh toán cho bên XK đông thời chuyển chứng từ đó cho bên NK để tiến hành nhận hàng. d. Phương thức chuyển tiền. Đối với bên NK khi nhận được bộ chứng từ do bên XK chuyển đến, tiến hành kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền để trả tiền cho bên XK. Việc chuyển tiền có thể được thực hiện bằng 2 hình thức sau: - Bằng thư (gọi là thư hối – M/T): Ngân hàng chuyển tiền viết thư (có thể là lệnh trả tiền hoặc giấy báo ghi có) ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho nười nhận. - Bằng điện báo (gọi là điện hối – T/T): Ngân hàng chuyển tiền ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. 1.2.2.7. Bàn giao hàng hoá cho người nhận uỷ thác và nhận phí uỷ thác. Sau khi hàng hoá đã về đến cảng, tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên trong hợp đồng uỷ thác mà việc nhận hàng tại cảng do người nhận uỷ thác hay người uỷ thác trực tiếp hận. Thông thường người nhận uỷ thác phảI trực tiếp đến cảng nhận hàng và kiểm tra hnàg hoá trước khi bàn giao hnàg hoá lại cho người uỷ thác để tránh rủi ro có thể xảy ra. Căn cứ vào hợp đồng uỷ thác được ký kết, bên nhận uỷ thác có quyền được nhận phí uỷ thác, khoản phí uỷ thác là tỷ lệ % trên tổng giá trị của hợp đồng. Tỷ lệ này lớn hay nho tuỳ thuộc và sự ngoại giao, mối quen biết giữa hai bên và tính chất công việc được uỷ thác. Ngoài phí uỷ thác, nếu hai bên có thoả thuận khác về chi phí có liên quan do bên nào chịu thì bên đó phảI có trách nhiệm với thoả thuận đó. Đồng tiền thanh toán ở đây là nội tệ, người uỷ thác thanh toán trực tiếp cho người nhận uỷ thác hay chuyển vào tài khoản của người nhận uỷ thác ở ngân hàng. 1.2.2.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. a. Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại lại người mua: Người mua có quyền khiếu nại người bán khi người bán vi phạm bất cứ điều khoản quy định về nghĩa vụ của người bán trong hợp đồng. b. Người bán hoặc người mua khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm. Chương 2 Phân tích quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại tổng công ty thương mại hà nội. 2.1. tổng quan về tổng công ty thương mại hà nội Tổng Công Ty Thương Mại Hà Nội – tên giao dịch thương mại HAPRO là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – công ty con,được thành lập theo quyết định số 125/2004/QĐ-UB do chủ tịch UBND thành phố Hà Nội ký ngày 11/8/2004. Tổng Công ty Thương Mại Hà Nội – Công ty mẹ được hình thành trên cơ sở tổ chức lại Công ty Sản xuất - Dịch vụ & Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội (Hapro) và các công ty con là các công ty TNHH một thành viên, các công ty cổ phần các công ty liên doanh liên kết. 2.1.1. Lịch sử thành lập. Đặc điểm thành lập: - 4/1991: Thành lập với tên ban đầu là Haprosimex Sài Gòn. - 1/1999: Nhập với xí nghiệp phụ tùng xe dạp xe máy Lê Ngọc Hân. - 1/2000: Sát nhập với công ty dịch vụ ăn uống 4 mùa và đổi tên là Công ty sản xuất dịch vụ và xuất nhập khẩu Nam Hà Nội. - 4/2002: Công ty tiếp nhận xí nghiệp giống cây trồng Toàn Thắng thuộc Sở Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn để lập dự án xây dựng khu công nghiệp chế biến thực phẩm Hà Nội. - 11/8/2004: Tổng Công ty Thương mại Hà Nội được thành lập. b. Đặc điểm vốn: Tổng vốn đăng ký khi thành lập: 4,5 tỷ. Tổng vốn đăng ký hiện tại: 23,7 tỷ. Trong đó: Vốn cố định: 7,2 tỷ Vốn lưu động: 16,5 tỷ Ngoài ra vốn xây dựng cơ bản: 12,3 tỷ 2.1.2- Cơ cấu tổ chức Cơ quan quản lý cao nhất của Tổng Công ty là Hội đồng quản trị. Cơ quan điều hành Tổng Công ty là Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc. Cơ quan giám sát hoạt động của Tổng Công ty là Ban kiểm soát. Hapro có Văn phòng tại Hà Nội và Chi nhánh Tổng Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh với: - 5 Phòng quản lý: Phòng Tổ chức cán bộ, phòng Kế toán Tài chính, phòng Kế hoạch Tổng hợp, phòng Đầu tư và Văn phòng Tổng Công ty. - 8 Trung tâm (TT): TT Nghiên cứu phát triển, TT Xuất khẩu phía Bắc, TT Xuất khẩu Thủ công mỹ mghệ phía Nam, TT Xuất khẩu Nông sản thực phẩm phía Nam, TT Nhập khẩu Vật tư-Thiết bị, TT Kinh doanh hàng tiêu dùng, TT Du lịch lữ hành Hapro, TT Thương mại dịch vụ bốn mùa. - 5 Xí nghiệp Liên hiệp và Xí nghiệp (XN): XN Liên hiệp chế biến thực phẩm Hà nội, XN Toàn Thắng, XN Gốm Chu Đậu, XN Sắt Mỹ nghệ xuất khẩu, XN Dịch vụ kho hàng. - 1 Ban quản lý khu công nghiệp thực phẩm Hapro. Các công ty trong hệ thống Tổng Công ty thương mại Hà Nội là những Công ty TNHH một thành viên, các Công ty cổ phần và Công ty liên doanh liên kết hoạt động trong các lịch vực sản xuất gốm sứ, thực phẩm; kinh doanh XNK; bán buôn bán lẻ thức phẩm, các sản phẩm phục vụ tiêu dùng và sinh hoạt; may mặc thời trang; vật liệu xây dựng;dịch vụ khách sạn, nhà hàng và cho thêu văn phòng... Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Ban kiểm soát Công ty mẹ - tổng Công ty thương mại Hà Nội (Hapro) các Công ty con (TNHH một thành viên, cổ phần, liên doanh liên kết) Văn phòng tổng Công ty Văn phòng Phòng tổ chức cán bộ Phòng Kế toán Tài chính Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng đầu tư Trung tâm nghiên cứu phát triển Trung tâm KD hàng tiêu dùng Trung tâm TM-DV bốn mùa Trung tâm du lịch lữ hành Hapro Trung tâm NK vật tư - thiết bị Trung tâm xuất khẩu phía bắc Chi nhành TCT tại TP HCM Trung tâm XK TCMN phía nam Trung tâm XK NS -TP phía nam Ban quản lý khu CNTP Hapro Xí nghiệp liên hiệp CBTP Hà Nội Xí nghiệp Toàn thắng Xí nghiệp Chu đậu Xí nghiệp dịch vụ kho vận Xí nghiệp sắt mỹ nghệ XK Các đơn vị trực thuộc Chú thích: Các đơn vị đánh giá hệ thống Các đơn vị áp dụng 2.2. hoạt động kinh doanh của hapro 2.2.1. Một số kết quả đạt được trong năm 2003-2004. a. Năm 2003: * Tổng doanh thu: 595,1 tỷ đồng; đạt 205% kế hoạch năm của ngành, tăng 20% so với cùng kỳ năm 2002. * Kim ngạch XNK: 46,244 triệu USD tăng 63% so với năm 2002, trong đó: ** XK: 24,225 triệu USD, tăng 57% so với năm 2002, đạt 144% kế hoạch năm 2002 của ngành. + Mặt hàng thủ công mỹ nghệ: 7,23 triệu USD tăng 25% so với năm 2002, trong đó các sản phẩm gốm sứ tăng 45%, mây tre tăng 35%. + Kim ngạch của các mặt hàng nông sản đạt 12,62 triệu USD. ** NK: 22,019 triệu USD, tăng 70% so với năm 2002. Nộp ngân sách : 49,634 tỷ đồng. Bảng 1: Báo cáo tổng hợp một số chỉ tiêu năm 2003 TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện năm 2002 Thực hiện năm 2003 So sánh với cùng kỳ năm 2002(%) 1 Doanh thu Tr.Đồng 270.332,02 5595.090,00 220 2 Kim ngạch XNK 1000$ 28.354,42 46.244,15 163 a Xuất khẩu 1000$ 15.385,08 24.224,77 157 Trực tiếp 14.442,31 23.185,45 161 Uỷ thác 942,77 1.039,32 110 * Thủ công mỹ nghệ 5.763,47 7.230,29 125 Mây tre lá 3.143,13 4.252,21 135 Gốm sứ 1.298,00 1.883,58 145 Khác 1.322,34 1.094,50 83 * Nhựa 3.313,22 * Nông sản 9.621,60 12.620,65 135 Lạc 4.165,30 4.217,19 101 Tiêu đen 3.231,08 2.529,12 78 Chè 986,72 466,42 47 Gạo 865,75 1.865,87 216 Tinh bột 816,34 Sắn lát 880,70 Khác 1.845,01 * Hàng khác 1.060,61 b Nhập khẩu 1000$ 12.969,34 22.019,38 170 Trực tiếp 1.352,08 11.867,05 178 Uỷ thác 11.617,26 10.152,33 87 3 Nộp ngân sách nhà nước Tr.Đồng 23.711,29 49.634,00 209 * NS địa phương 1.121,02 1.288,00 155 * Thuế NK 22.590,27 48.346,00 214 4 Thu nhập người LĐ LĐ có kỹ thuật Đồng 1.600,000 1.700,000 166 LĐ giản đơn Đồng 850,000 950,000 112 b. Năm 2004: * Tổng doanh thu: 754,6 tỷ đồng; đạt 113% kế hoạch năm của ngành, tăng 27% so với cùng kỳ năm 2003. * Kim ngạch XNK: 54,966 triệu USD tăng 19% so với năm 2003, trong đó: ** XK: 28,504 triệu U SD chiếm 51,8 % tổng kim ngạch XNK, tăng 18% so với năm 2003, đạt 100% kế hoạch năm 2003 của ngành. + Đã XK 3.201 Cont’20’ gồm các mặt hàng nông sản, thủ công mỹ nghệ, thực phẩm chế biến và một số sản phẩm khác sang 53 nước và vùng lãnh thổ. + Mặt hàng thủ công mỹ nghệ đạt: 9,134 triệu USD tăng 26% so với năm 2003, trong đó các sảnphẩm gốm sứ đạt 25%, mây tre đạt 17%. + Kim ngạch của các mặt hàng nông sảnn đạt 18,435 triệu USD, trong đó: - Lạc đạt: 2.855 tấn,trị giá kim ngạch 1,852 triệu USD. - Cà phê đạt: 8.140 tấn, trị giá kim ngạch 5,262 triệu USD. - Tiêu đạt: 4.335 tấn, trị giá kim ngạch cao 5,728 triệu USD. Mặt hàng nông sản kim ngạch giảm so với năm 2003 nguyên nhân là do mặt hàng lạc XK giảm và hàng chè XK không tăng. ** NK: Kim ngạch đạt 26,462 triệu USD, chiếm 48,2% tổng kim ngạch XNK, tăng 20% so với năm 2003. * Nộp ngân sách: 53,2 tỷ đồng, tăng 6% so với năm 2003, trong đó nộp ngân sách địa phương: 8,7 tỷ đồng ( thuế sử dụng đất: 5,9 tỷ đồng). Bảng 2: Báo cáo tổng hợp một số chỉ tiêu năm 2004. TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện năm 2003 Thực hiện năm 2004 So sánh với cùng kỳ năm 2003(%) 1 Doanh thu Tr.Đồng 595.090 754.598 127 2 Kim ngạch XNK 1000$ 46.244 54.966 119 a Xuất khẩu 1000$ 24.224 28.504 118 Trực tiếp 23.185 27.822 120 Uỷ thác 1.039 682 66 * Thủ công mỹ nghệ 7.230 9.134 126 Mây tre lá 4.252 4.987 117 Gốm sứ 1.883 2.362 125 Khác 1.094 1.785 163 * Thực phẩm chế biến 360 * Nông sản+dược liệu 12.620 18.435 146 Lạc 4.217 1.852 44 Tiêu đen 2.529 5.728 226 Chè 466 454 97 Gạo 1.865 2.358 126 Tinh bột 816 367 45 Sắn lát 880 336 38 Cà phê 5.262 Dược liệu 435 Nông sản khác 1.845 1.643 * Hàng khác 4.373 574 13 b Nhập khẩu 1000$ 22.019 26.462 120 Trực tiếp 11.867 17.626 149 Uỷ thác 10.152 8.835 87 3 Nộp ngân sách nhà nước Tr.Đồng 50.020 53.186 106 * NS địa phương 1.426 8.716 611 * Thuế NK 48.594 44.470 92 4 Thu nhập người LĐ LĐ có kỹ thuật Đồng 1.600 2.250 141 LĐ giản đơn Đồng 950 950 100 2.2.2. Tình hình nhập khẩu uỷ thác. Bảng 3: Kim nghạch nhập khẩu các mặt hàng từ năm 2003-2004 của HAPRO. Đơn vị USD Các mặt hàng Năm 2003 Tỷ trọng % Năm 2004 Tỷ trọng % Máy điều hoà 460.000 4,2 498.000 4,4 Máy xúc, máy ủi 120.000 1,1 138.000 1,2 Thiết bị điện tử 780.000 7,1 800.000 7,1 Mặt hàng khác 1.346.000 12,2 1.211.044 10,7 2.3. thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 2.3.1. Ký kết hợp đồng nhập khẩu. Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu là công việc phải thực hiện đầu tiên trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Sau việc ký kết hợp đồng uỷ thác là việc đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu. Đối với Tổng công ty thì việc giảm tối da các chi phí có liên quan đến đàm phán, ký kết cũng là một trong những muc tiêu cần đạt được. Nếu bên uỷ thác (khách hàng nội) chưa có mối quan hệ với nước ngoài thì bên nhận uỷ thác (Hapro) phải có trách nhiệm tìm đối tác nước ngoài trên cơ sở những yêu cầu của bên uỷ thác. Khi bên nhân uỷ thác đã tìm được nguồn hàng có thể đáp ứng được yêu cầu của bên uỷ thác thì lúc đó Hapro mới chính thức ký hợp đồng uỷ thác và sau đó ký hợp đồng nhập khẩu. Nếu bên uỷ thác có sẵn mối quan hệ với phía nước ngoài thì việc đàm phán ký kết sẽ đơn giản hơn: Hợp đồng được ký kết theo những thoả thuận trước đó của khách hàng nội và phía nước ngoài, Hapro chỉ thay bên uỷ thác thực hiện công việc nhập khẩu. Người có quyền đứng ra ký kết hợp đồng là giám đốc, hợp đồng này đã được cán bộ các phòng kinh doanh soạn thảo. Điều quan trọng nhất đối với một hợp đồng trở thành cơ sở pháp lý theo Luật pháp Việt Nam là phải lập thành văn bản: Thư, telex, fax, điện tín cũng được coi là văn bản. Hình thức thoả thuận miệng không có giá trị pháp lý và Hapro cũng không sử dụng hình thức này khi ký kết hợp đồng ngoại thương bởi tranh chấp rất dễ xảy ra. Khi hợp đồng lập thành văn bản, lúc đó hai bên phải cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng. Bên nào vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý theo sự thoả thuận của hai bên. 2.3.2. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 2.3.2.1. Xin giấy phép nhập. Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu. Giấy phép này được hiểu là quy định của Nhà nước quản lý về số lượng, giá trị mặt hàng được nhập khẩu từ một thị trường nhất định. Hồ sơ xin giấy phép gồm: - Đơn xin phép nhập khẩu (nếu có). - Bản sao hợp đồng ký giữa Hapro và đối tác cùng các giấy tờ khác có liên quan. Việc cấp giấy phép nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp và Tổng cục Hải quan cấp giấy phép nhập khẩu hàng phi mậu dịch. 2.3.2.2. Mở thư tín dụng (L/C). Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Hapro trong thời gian qua đều quy định thanh toán tiền hàng bằng L/C. Để có được thư tín dụng, Hapro viết đơn xin mở L/C theo quy định của hợp đồng tới Ngân hàng làm thủ tục mở L/C. Nội dung của L/C mở luôn thống nhất với điều khoản của hợp đồng như: Số lượng, giá, chất lượng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán…. Thông qua L/C, Ngân hàng sẽ không thanh toán cho người bán khi chưa đáp ứng các yêu cầu của thư tín dụng thương mại. Sau khi bên bán nhận được L/C, nếu cần sửa đổi phải có sự đồng ý của Hapro. Nội dung sửa đổi thường gặp là kéo dài kỳ hạn bốc xếp, vận chuyển và kỳ hạn có hiệu lực của L/C (bên nào yêu cầu sửa thì bên đó chịu chi phí sửa L/C). Quá trình tiến hành nghiệp vụ: - Hapro làm đơn xin mở L/C gửi đến Ngân hàng yêu cầu mở L/C cho người bán hưởng. - Căn cứ vào yêu cầu và nội dung của đơn xin mở L/C, Ngân hàng sẽ lập một L/C cho phía người bán của Hapro. - Khi đến Ngân hang mở L/C, Hapro phải nộp cho Ngân hàng những giấy tờ sau: + Giấy phép nhập khẩu. + Quota (nếu hàng hoá quản lý bằng hạn ngạch). + Hợp đồng nhập khẩu (bản sao). + Hợp đồng uỷ thác. + Đơn xin mở L/C theo mẫu của Ngân hàng và một số giấy tờ khác. + Nộp cho Ngân hàng phí mở L/C (thường là 0,1% giá trị của hợp đồng và một uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C). 2.3.2.3. Đôn đốc bên bán giao hàng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế việc đôn đóc bên bán giao hàng là một bước trong quy trình thực hiện hợp đồng đối với bất kỳ bên mua nào, nó không thể thiếu được tong việc thực hiện hợp đồng. Hapro thường sử dụng fax, telex để xem bên đối tác chuẩn bị nguồn hàng như thế nào, thời gian giao hàng có đúng với hợp đồng không…. Đồng thời hỏi người bán những thông tin và chứng từ: - Lịch trình tàu chở hàng của bên đối tác. - Vận đơn đường biển chở hàng. - Chứng chỉ chất lượng của cơ quan giám định. 2.3.2.4. Thuê phương tiện vận tải. Việc chuyên chở hàng hoá từ nước xuất khẩu về Việt Nam là một yêu cầu tất yếu khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Trong TMQT, có thể vận chuyển hàng hoá bằng nhiều phương thức, song phổ biến nhất là vận tải đường biển (chiếm khoảng 90% lượng hàng hoá giao dịch). Do đó, khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu, các bên phải thực hiện nghiệp vụ thuê tàu để vận chuyển hàng hoá. Tuy nhiên, do điều kiện cơ sở hạ tầng, nên phần lớn hợp đồng nhập khẩu của công ty đều ký kết ở điều kiện cơ sở giao hàng là CIP, CIF, một số ít là CFR (CNF). Theo đó, công ty không phải thuê tàu và làm giảm công việc mua bảo hiểm song nó có thể là nguyên nhân làm giảm hiệu quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty như: - Công ty không thể quan sát được các công việc chuẩn bị hàng, xếp hàng lên tàu … mà chỉ có thể nắm bắt được ngày hàng dời cảng, ngày dự định hàng nhập cảng qua các thông báo của người xuất khẩu. Từ đó làm cho công ty luôn ở trong tình trạng thụ động trong việc giám sát, tiếp nhận hàng hoá khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu. - Khi công ty nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng là CIP, CIF thì cước phí vận chuyển là một thành phần cấu tạo nên giá nhập khẩu của hàng hoá. Do đó, có thể công ty phải nhập khẩu hàng hoá có giá cao hơn giá bình quân do không xác định được chính xác cước phí vận chuyển khi ký kết hợp đồng. 2.3.2.5. Mua bảo hiểm. Công ty Cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà Nội nằm trong tình trạng chung với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu ở Việt Nam là chưa chú trọng nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu. Nguyên nhân là do: - Về điều kiện khách quan, đó là sự yếu kém của cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất kỹ thuật và phương tiện, kỹ thuật vận chuyển hàng hoá của Việt Nam nên công ty thường phải ký các hợp đồng nhập khẩu theo các điều kiện cơ sở giao hàng là CIP, CIF, theo điều kiện này người xuất khẩu phải mua bảo hiểm cho hàng hoá ở điều kiện bảo hiểm C (điều kiện bảo hiểm tối thiểu). - Về điều kiện chủ quan, công ty chưa có sự quan tâm đúng mức đến nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá trong các hợp đồng nhập khẩu là do chưa hiểu rõ ràng điều kiện bảo hiểm C chỉ là điều kiện bảo hiểm tối thiểu mà mọi rủi ro về hàng hoá sẽ thuộc về công ty khi hàng hoá qua lan can tàu ở cảng bốc hàng (đối với điều kiện CIF), hoặc hàng hoá được giao cho người vận chuyển đầu tiên (đối với điều kiện CIP). Đối với một số ít hợp đồng nhập khẩu của công ty được ký kết theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR thì công ty có tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập về. Các công ty bảo hiểm mà công ty thường xuyên mua gồm: Công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt), Công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex (Pjco). Khi tiến hành mua bảo hiểm, công ty thực hiện các nghiệp vụ sau: - Nghiên cứu và lựa chọn điều kiện bảo hiểm cần mua(A, B, C), công ty thường mua điều kiện bảo hiểm A. - Đến công ty bảo hiểm làm “giấy yêu cầu bảo hiểm” (theo mẫu của họ) cho hàng hoá chuyên chở và ký hợp đồng bảo hiểm bằng văn bản. - Thanh toán phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. + Thông thường do công ty kinh doanh theo điều kiện CIF, nên trị giá bảo hiểm (V) bằng 110% giá CIF. + Tỷ lệ phí bảo hiểm (R) thường là 0,2%: khi đó giá phí bảo hiểm bằng: (R x V). + Thuế GTGT của bảo hiểm là 10% giá phí bảo hiểm. Vì vậy, tổng giá trị công ty phải thanh toán cho công ty bảo hiểm bằng: (giá phí bảo hiểm + thuế GTGT). Thông thường công ty mua bảo hiểm chuyến, như vậy công ty bảo hiểm chỉ chịu trách nhiệm đối với tổn thất của hàng hoá nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến hàng theo điều khoản từ kho đến kho. Tuỳ theo từng hợp đồng uỷ thác mà Hapro mua thêm bảo hiểm hàng hoá hay không. Thông thường, Hapro chỉ mua bảo hiểm cho loại hàng hoá có giá trị cao như: Máy móc, thiết bị…. Thủ tục bảo hiểm gồm có: Giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ kèm theo (vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, L/C…). 2.3.2.6. Làm thủ tục thanh toán. Thanh toán là nội dung rất quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế, chất lượng của công việc này có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Đối với nhà nhập khẩu khi thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo nhận được hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận.Trong thanh toán quốc tế có nhiều phương thức thanh toán nhưng Hapro thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C. 2.3.2.7. Làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hoạt động mua bán theo pháp luật của Nhà nước để ngăn chặn buôn lậu. Theo pháp luật của Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi qua cửa khẩu Việt Nam đều phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan gồm 3 bước: - Khai báo hải quan: Hapro cử nhân viên nghiệp vụ làm thủ tục hải quan.Trước hết cán bộ của Hapro đến hải quan cảng Hải Phòng để mở tờ khai hải quan, nhân viên này khai báo đầy đủ vào tờ khai hải quan bao gồm các mục: Tên hàng, loại hàng, khối lượng, số lượng, tổng giá trị lô hàng, tên công cụ, phương tiện vận tải, nước nhập khẩu, tên đơn vị xuất nhập khẩu, loại hình nhập khẩu vào tờ khai hải quan. Cùng với tờ khai hải quan, đại diện của Hapro phải xuất trình cho cơ quan hải quan: giấy phép xuất nhập khẩu của Hapro, hoá đơn thương mại, giấy giới thiệu do giám đốc cấp, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, vận đơn, phiếu đóng gói, hoá đơn bán hàng, giấy chứng nhận xuất xứ, bảng kê khai chi tiết lô hàng, giấy đăng ký kiểm tra chất lượng để làm thủ tục hải quan và làm căn cứ để nộp thuế nhập khẩu. Sau đó cơ quan hải quan kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ này với lượng hàng hoá nhập khẩu. - Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá được tổ chức sắp xếp một cách trật tự có hệ thống tại nơi xếp hàng. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trọng lượng, số lượng hàng xem có phù hợp với tờ khai, kiểm tra sự sắp xếp hàng hoá trong cotainer, kiểm tra trong từng kiện hàng xem có đúng với chủng loại hàng mà Hapro đã khai trong tờ khai, hải quan không kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập khẩu. Những chi phí phát sinh trong quá trình làm thục hảI quan như chi phí cho cơ quan hảI quan mở, đóng, xếp các kiện hàng, thùng hàng được Hapro thanh toán vào chi phí mua hàng. - Thực hiện các quyết định của hải quan: Kiểm tra hàng hoá, giấy tờ phù hợp với tờ khai hải quan thì mới được thông quan. Những yêu cầu của cơ quan hảI quan có tính pháp lý, cưỡng chế Doanh nghiệp phảI thực hiện mà không có quyền khiếu nại. Nếu có hành vi vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự. 2.3.2.8. Nhận và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu. Hapro sẽ phải làm thủ tục để nhận hàng hoá sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ của mình theo quy định đó là: Doanh nghiệp sẽ phải ký một hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao hàng nhận hàng hoá. Nhưng trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho Doanh nghiệp thông báo hàng đến cảng. Sau khi nhận được thông báo này thì Hapro đến đại lý trình vận đơn để được đại lý cấp cho lệnh giao hàng (D/O), sau đó hapro sẽ cử người mang lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan rồi đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng cảng để nhận hàng. Khi nhận hàng Hapro sẽ cử nhân viên đến cảng hoặc hãng tàu để đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ, lấy biên lai, xác nhận D/O sau đó đem D/O đến bộ phận kho để làm phiếu xuất kho. Trong quá trinh nhận hàng, Hapro sẽ cho nhân viên của Công ty giám sát . Cơ quan giám định (thường là Vinacontrol) sẽ giám định hàng hoá. Nếu có thiệt hại thì công ty bảo hiểm sẽ xác định mức độ thiệt hại. Sau khi nhận hàng xong, các bên ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá. Sau khi nhận hàng bên nhập khẩu làm thủ tục kiểm tra quy cách phẩm chất hàng nhập, số lượng hàng nhập. Cơ quan này lấy mẫu phân tích số lượng, chất lượng hàng có phù hợp với hợp đồng không. Đối với ga hoặc cảng: Kiểm tra niêm phong kẹp trì trước khi bốc hàng, xem hàng có được xếp đúng theo sơ đồ không. 2.3.2.9. Tổ chức khiếu nại và giải quyết tranh chấp (nếu có). Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Công ty thường căn cứ vào sự khác nhau của nguyên nhân gây ra tổn thất để giải quyết đòi đối tượng bồi thường: - Đối tượng khiếu nại là người bán: Khi số lượng bốc xếp không đủ, hàng có chất lượng hay số lượng không đúng với hợp đồng, có bao bì không đúng tiêu chuẩn dẫn đến hàng hoá bị tổn thất, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng không đồng bộ… - Đối tượng khiếu nại là người vận tải: Khí số lượng hàng ít hơn trong vận đơn, hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc tổn thất do lỗi của người vận tải gây ra. - Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm: Khí hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được bảo hiểm. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về tổn thất như: Biên bản giám định, ROROC, hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm. Về thủ tục giải quyết tranh chấp bao gồm có giải quyết theo thủ tục trọng tài hoặc theo toà án quốc tế. Trước hết hai bên phải có sự tự thượng lượng hoà giải với nhau, nếu không tự hoà giải được với nhau thì phải đưa ra cơ quan trọng tài hoặc toà án để giải quyết. Tại các cơ quan này cũng có bước hoà giải và nếu hoà giải không thành thì sẽ đưa ra giải quyết bằng trọng tài hoặc toà án. Phán quyết của các cơ quan này có giá trị pháp lý buộc các bên phải chấp hành. 2.3.3. Bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác và nhận phí uỷ thác. Nếu số lượng, chất lượng hàng hoá phù hợp với hợp đồng uỷ thác Thì Hapro có trách nhiệm bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác. Khi đã bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác cũng có nghĩa là nhiệm vụ của Hapro đã hoàn thành và Hapro sẽ được nhận phí uỷ thác. Thông thường, phí Hapro nhận được là khoảng 1 – 3% tổng giá trị hàng hoá mà Hapro nhận uỷ thác tuỳ theo loại hàng, tính chất công việc và cả mức độ quen biết giữa hai bên. Nếu là khách hàng thường xuyên, Hapro có thể nhận tỷ lệ phí uỷ thác thấp. Giữ được chữ tín với bạn hàng là mục tiêu đầu tiên và quan trọng nhất của Hapro. 2.4. đánh giá tổng quát nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác của hapro. 2.4.1. Ưu điểm. Đội ngũ cán bộ lâu năm có kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu, nắm vững hệ thống pháp luật trong nước cũng như quốc tế. Chính điều đó đã giúp cho hoạt động kinh doanh của Hapro gặp nhiều thuận lợi. Đặc biệt trong việc đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Am hiểu luật pháp, biết vận dụng linh hoạt pháp luật vào trong kinh daonh không chỉ là điều kiện cần mà còn là điều kiện đủ để Doanh nghiệp hoạt động có hiểu quả mà vẫn tuân thủ luật pháp. Hoạt động Thương mại của Hapro ngày càng được cải thiện phù hợp với điều kiện kinh doanh mới. Đội ngã cán bộ nhập khẩu luôn được đào tạo lại nhằm bổ sung kiến thức về nghiệp vụ. Hapro luôn khuyến khích sự học hỏi để nâng cao về các kỹ năng về nghiệp vụ về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, về trình độ ngaọi ngữ… Hapro xây dựng một chế độ khuyến khích chặt chẽ thường phạt căn cứ vào hiệu quả của công việc mang lại. Do đó khuyến khích nhân viên trong Tổng công ty luôn học hỏi để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nhờ đó mà trong quá trình tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhập khẩu uỷ thác chưa xảy ra sai sót đáng kể nào dẫn tới khiếu nại, tranh chấp ở trọng tài kinh tế. Đây cũng là cách tiết kiện chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. 2.4.2. Những tồn tại cần khắc phục. Cơ chế thị trường tạo ra nhiều thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu, nhập khẩu uỷ thác hàng hoá cho nhu cầu trong nước nhưng mặt khác nó lại tạo ra khó khăn cho Hapro và việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Chẳng hạn như trong giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách nước ngoài về mọi điều kiện và điều khoản của hợp đồng nhập khẩu là bộ phận quan trọng, nếu không có sự tìm hiểu, nghiên cứu kỹ về hoạt động của đối tác, mặt hàng của đối tác… có thể sẽ ảnh hưởng tới hoạt động kinh daonh cảu Hapro, đồng thời làm giảm uy tín. Việc nhận hàng và thanh toán tiền hàng, phí uỷ thác vẫn còn chậm, không đúng thời hạn. Chương 3 Một số ý kiến nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 3.1. phương hướng, mục tiêu và nhiệm vụ phát triển hoạt động nhập khẩu, nhập khẩu uỷ thác của hapro trong thời gian tới. 3.1.1. Phương hướng Phát huy những thành tựu đã đạt được trong những năm qua, đẩy mạnh hơn nữa sự tăng trưởng của kim ngạch nhập khẩu, nhập khẩu uỷ thác. Tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật, tích cực đào tạo và tái đào tạo để nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên về mọi mặt, nhằm đáp ứng yêu cầu mở rộng kinh doanh, đem lại hiệu quả kinh tế, giải quyết công ăn việc làm ổn định cho cán bộ công nhân viên của Tổng công ty. Tăng cường mở rộng quan hệ bạn hàng với các công ty lớn trên thế giới trong lĩnh vực hoạt động, đảm bảo luôn có những nguồn hàng nhập khẩu ổn định, đồng thời tìm kiếm và duy trì các mối quan hệ với các bạn hàng trong nước. Tăng cường quan hệ với ngân hàng, đảm bảo chữ tín và an toàn để vay vốn thực hiện các hợp đồng kinh tế. 3.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ. Dựa trên những phương hướng đã đề ra, công ty đã cụ thể hoá thành các mục tiêu về tài chính, kế hoạch và cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu, và các nhiệm vụ nhằm phát triển hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong thời gian tới. Bảng 15: Các mục tiêu tài chính năm 2005, 2006 & 2007 STT Chỉ tiêu Đơn vị 2005 2006 2007 1 Tổng doanh thu Tỷ đồng 998 1.147 1.328 2 Kim ngạch nhập khẩu Tỷ đồng 556 624 739 3 Nộp ngân sách Tỷ đồng 23,2 25,1 27 4 Lợi nhuận Triệu đồng 70,3 74,9 80,1 5 Thu nhập bình quân đ/tháng 3.210.000 3.500.000 3.800.000 3.2. một số kiến nghị đối với doanh nghiệp khi ký kết và thực hiện hợp đồng uỷ thác nhập khẩu với bên uỷ thác. 3.2.1. Quan tâm đến điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán bao gồm các vấn đề: đồng tiền thanh toán, phương thức thanh toán và thời điểm thanh toán. Trong khi các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu rất coi trọng điều khoản thanh trong hợp đồng thương mại quốc tế (hợp đồng ngoại) khi giao dịch với đối tác nước ngoài thì chính các Doanh nghiệp lại chưa chú trọng nhiều đến điều khoản này trong các hợp đồng nội. Lý do đơn giản vì đối với các hợp đồng nội hay hợp đồng uỷ thác nhập khẩu được hình thành và ký kết trên cơ sở tập quán kinh doanh trong nước, mà tập quán này còn nhiều thiếu sót và kém chặt chẽ. Hơn nữa đối với trường hợp của Hapro, các nhà uỷ thác trong nước thường là các bạn hàng đáng tin cậy, có mối quan hệ nhất định nên thủ tục giao dịch thường được tiến hành gọn nhẹ và đơn giản hoá. Ví dụ: Điều khoản thanh toán trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu số 408/HAP-04 giữa Công ty Thương mại Việt Hoá - Bên uỷ thác và Tổng công ty Thương mại Hà Nội – Bên nhận uỷ thác. Tại điều khoản này có quy định về phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán nhưng lại không quy định rõ về đồng tiền thanh toán, dù có đề cập đến đồng tiền tính giá. Các khoản phí tính bằng ngoại tệ được ghi rõ là thuộc trách nhiệm của bên uỷ thác nhưng những khoản này được thanh toán bằng đồng tiền nào lại được diễn giải là: Nếu thanh toán bằng đồng Việt Nam thì tỷ giá áp dụng theo tỷ giá bán ngoại tệ của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội công bố tại thời điểm thanh toán. Như vậy sẽ nảy sinh vấn đề là bên uỷ thác được lựa chọn đồng tiền thanh toán có lợi cho mình hơn. Khi có biến động ngoại tệ bất lợi có thể bên nhập khẩu uỷ thác sẽ chịu thiệt. Giảm thiểu thiệt hại do biến động tình hình ngoại hối là một yêu cầu cần thiết để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. 3.2.2. Quan tâm đến điều khoản giao hàng. Đây thường là trung tâm phát sinh các chi phí lưu kho bãi do việc quy định điều khoản giao hàng trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu chưa chặt chẽ và chi tiết. Trong hợp đồng nhập khẩu thường ít đề cập đến ngày cụ thể mà bên nhận uỷ thác sẽ giao hàng cho bên uỷ thác. Thực tế việc giao hàng này còn tuỳ thuộc vào thời điểm giao hàng theo hợp đồng ngoại thương mà bên nhận uỷ thác đã ký với bên nước ngoài. Do vậy có thể xảy ra tình huống là bên nhận uỷ thác đã nhận hàng từ người xuất khẳu nhưng bên uỷ thác lại không sẵn sàng để nhận hàng. Để tránh xảy ra trường hợp này gây thêm những chí phí lưu kho bãi thì trong hợp đồng uỷ thác cần phải quy định chặt chẽ điều khoản giao hàng và phải ràng buộc với điều khoản giao hàng theo hợp đồng thương mại quốc tế. Chẳng hạn theo chách mà Hapro đã ký với đối tác trong hợp đồng uỷ thác số 31/TM-NQ có nêu rõ: Bên A thông báo hàng về cho Bên B biết trước 5 ngày để cùng phối hợp giao nhận hàng. Theo cách quy định này thì bên nhận uỷ thác phảI có trách nhiệm thông báo hàng về trước một số ngày nhất định để bên uỷ thác kịp chuẩn bị và nếu một trong hai bên không hoàn thành nghĩa vụ giao hận hàng thì phải gánh chịu các chi phí phát sinh. Quy định về điều kiện giao hàng trong đó bao gồm thời hạn giao hàng và địa điểm giao hàng theo hợp đồng nội để vừa tránh lưu kho bãi, giảm chi phí vận chuyển khi nhận hàng từ hải quan cửa khẩu đến khi giao lại cho bên uỷ thác đồng thời thuận lợi trong việc giao và nhậ hàng của cả hai bên uỷ thác và nhận uỷ thác. 3.3. một số đề xuất nhằm hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Nhìn chung hợp đồng của Hapro được soạn thảo khác chặt chẽ và chi tiết đặc biệt là các điều khoản về quy cách phẩm chất, kiểm tra, nghiệm thu và bảo hành. Tuy nhiên còn một số điểm cần lưu ý như sau: 3.3.1. Điều khoản giao hàng. Trong các hợp đồng từ trước tới nay Hapro vẫn sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng là CIF Hải Phòng-Việt Nam theo các điều khoản và điều kiện của Incoterms 2000. Hapro nên quy định rõ vào đièu khoản phạt chậm giao việc các bên tham gia lập biên bản tại hiện trường trong trường hợp phát hiện hàng hoá bị tổn thất hoặc thiếu hụt theo vận đơn như công ty bảo hiểm, công ty kiểm định chất lượng như Vinacontrol. 3.3.2. Điều khoản giá. Do thời gian từ khi kết hợp đồng đén khi nhà cung cấp giao hàng và Hapro thanh toán tiền khá dài nên tỷ giá ngoại tệ có thể biến động khá lớn gây bất lợi cho Công ty. Trong điều khoản giá Hapro nên áp dụng một biện pháp đảm bảo hối đoái trong trường hợp đồng tiền thanh toán lên giá. Ngoài cách định giá cố định các phương pháp khác cũng được sử dụng một cách linh hoạt tuỳ trường hợp như giá quy định sau, giá linh hoạt, đặc biệt phương pháp giá di động được sử dụng rất phổ biến trong nhập khẩu thiết bị. Mặt khác, Hapro nên dựa vào điều khoản giảm giá, chiết khấu thanh toán do trả tiền sớm để được hưởng lợi trong trường hợp có điều kiện trả tiền sớm cho nhà cung cấp. 3.3.3. Chọn các cơ sở giao hàng rộng rãi và phù hợp. Mặc dù có tới 13 điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterm 2000 tuy nhiên các Doanh nghiệp Việt nam xuất khẩu thường chọn giá FOB và nhập khẩu thường chọn giá CIF. Nguyên nhân thứ nhất là do đây là thói quen, tập quán kinh doanh của các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu từ trước tới nay, bỏ qua các điều kiện cơ sở giao hàng khác. Nguyên nhân thứ hai là do các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam nhìn chung còn hạn chế trong việc giao dịch với người chuyên chở, đặc biệt là vấn đề thuê tàu. Công việc thuê tàu đòi hỏi một loạt các kỹ năng gồm: chọn tuổi tàu, chất lượng, quốc tịch,.. và thoả thuận về thưởng phạt xếp dỡ… Chính vì ít kinh nghiệm trong một loạt các công việc như vậy nên phía Việt Nam thường nhường khâu chuyên chở cho đối tác nước ngoài và cũng đồng thời bỏ lỡ một khoản thu nhập đáng kể lẽ ra có thể dành được từ khâu chuyên chở. Thông thường khi xuất: Doanh nghiệp chỉ chọn các điều kiện cơ sở giao hàng gồm: EXW (loại E); FCA, FAS, FOB (loại F) và CFR (loại C), còn khi nhập thì chọn các điều khoản còn lại: CIF, CPT, CIP (loại C); DDF, DES, DEQ, DDU, DDP (loại D). Do vậy để tăng thêm một khoản lợi nhuận khi xuất khẩu, giảm bớt chi phí khi nhập đồng thời tạo điều kiện cho lĩnh vực vận chuyển đường biển của ta phát triển thif các Doanh nghiệp nên chủ động sử dụng thêm các điều kiện cơ sở giao hàngkhác một cách linh hoạt và hiệu quả. 3.3.4. Quan tâm đúng mức đến điều kiện chuyên chở. Do đặc điểm tập quán kinh doanh và do hạn chế về năng lực thuê tàu nên các Doanh nghiệp Việt nam tham gia xuất khẩu cũng như nhập khẩu thường dựa vào các đối tác nước ngoài trong việc thương lượng cho khâu chuyên chở. Điều kiện thuê như các Doanh nghiệp đều biết là sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chi phí chung của chuyến hàng và thường được cộng vào giá của lô hàng. Chẳng hạn hàng được nhập khẩu với giá CIF cùng với điều kiện thuê tàu là tàu chợ (Liner term) thì trong chi phí vận chuyển F (Freight) đã bao gồm mọi chi phí bốc, dỡ, san, cào vì đây là trách nhiệm của người chuyên chở. Đối với điều kiện thuê tàu chuyến (Voyage charter) thì những chi phí trên phảI được quy định rõ là có thuộc trách nhiệm của người chuyên chở hay không. Do vậy một khi giá nhập là giá FOB có nghĩa người gửi hàng phải chịu chi phí xếp hàng lên tàu thì người nhập khẩu phải lý hợp đồng theo giá FOB FI (Free on board-free in) và như vậy hãng tàu sẽ không đòi phí xếp hàng. Cũng tương tự như vậy đối với nhập khẩu theo giá CIF thì phải ký được giá CIF FO. Việc quy định chặt chẽ về điều kiện chuyên chở sẽ giúp: Tạo điều kiện cho việc chuyên chở. Tránh bị tính phí 2 lần. Tránh phải trả chi phí không đòi được từ người khác. Tiết kiệm ngoại tệ. Các chi phí liên quan đến vận chuyển là không nhỏ trong đó bao gồm các chi phí thường gặp ngoài phí vận chuyển thông thường gồm: bốc, san, cào , dỡ. Bốn loại phụ phí này có thể được quy định đễ dàng theo các điều khoản FI, FO, FOI, FOIST. Vì thế các Doanh nghiệp chỉ cần quan tâm một chút đến điều khoản chuyên chở là có thể hạn chế được những chi phí phát sinh không đáng có đồng thời việc giao hàng và nhận hàng diễn ra được thuận lợi. 3.3.5. Quan tâm đến điều kiện bảo hiểm. Điều kiện bảo hiểm không phải là một điều khoản riêng của hợp đồng nội hay hợp đồng thương mại quốc tế, tuy nhiên nó lại đi cùng với điều kiện cơ sở giao hàng. Thường điều kiện cơ sở giao hàng sẽ cho ta thấy trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng thuộc về bên nào. Chẳng hạn: - Các điều kiện cơ sở giao hàng CIF, CIP: Người bán có trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng vì quyền lợi của người mua. - Các điều kiện cơ sở giao hàng DAF, DES, DEQ, DDU, DDF: người bán mua bảo hiểm vì quyền lợi của chính họ. - Các điều kiện cơ sở giao hàng EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT: người mua phải tự mua bảo hiểm cho quyền lợi của mình. Người nhập khẩu phải chú trọng đến trách nhiệm mua bảo hiểm để không lỡ mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu vì đây thường là những chuyến hàng có giá trị lớn. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm chuyến hay hợp đồng bảo hiểm thời hạn. Hợp đồng bảo hiểm chuyến là hợp đồng bảo hiểm mua cho từng chuyến hàng. Còn hợp đồng bảo hiểm thời hạn mua cho thời gian xác định, thường mua những chuyến hàng thường xuyên, tương tự trong một năm. Khi đó từng hợp đồng chuyến cho mỗi chuyến hàng sẽ có hiệu lực khi bên mua bảo hiểm báo với bên bán bảo hiểm về thời gian bắt đầu bảo hiểm của chuyến hàng. Các bên không phải ký lại hợp đồng bảo hiểm. Như vậy tuỳ vào đặc điểm lô hàng nhập mà người mua bảo hiểm cân nhắc chọn loại hình bảo hiểm nào để thuận tiện cho việc đăng ký mua, việc trả phí bảo hiểm mà không quên mua bảo hiểm cho chuyến hàng. 3.3.6. Điều khoản khiếu nại. Trong tất cả các hợp đồng của Hapro chưa quy định điều khoản khiếu nại, một điều khoản rất cần thiết trong mua bán quốc tế. Khiếu nại xoay quanh việc giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, bao bì, lỗi giao hàng… Điều khoản này bao gồm: - Thể thức khiếu nại: Đơn khiếu nại bằng văn bản gồm tên của hàng hoá, tình trạng hàng nguyên nhân khiếu nại, kiến nghị giải quyết. - Thời hạn khiếu nại: Thời hạn do hai bên thoả thuận hoặc theo luật định. - Quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan: Quy định chi tiết về xử lý đối với hàng hoá như bảo đảm nguyên trạng, thỏa thuận khiếu nại của người mua không thể là cơ sở để từ chối không nhận lô hàng tiếp theo… 3.3.7. Thủ tục hải quan. Để thực hiện khai báo hải quan và thông quan lô hàng nhanh chóng, tránh chi phí lưu kho Hapro cần: - Yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp đầy đủ bộ chứng từ hàng hoá. - Ap mã thuế cho hàng một cách chính xác dựa vào tiền lệ hoặc chỉ dẫn của hải quan nếu cần. - Chuẩn bị xin giấy phép nhập khẩu của bộ Thương mại sớm trước khi hàng về đến sân bay. - Phải tiến hành công việc cần thiết với các nhà chức trách tại sân bay như đăng ký trước công nhân xếp dỡ hàng hoá, các thiết bị bốc dỡ và vận chuyển hàng. Nhanh chóng hoàn thành các khoản thuế và phí hải quan để nhận hàng. 3.3.8. Hoàn thiện các nghiệp vụ khác. Sau khi ký kết các hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của Hapro là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn làm nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng, tạo điều kiện cho khách hàng thực hiện nghĩa vụ của mình. Để quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty hoàn thiện hơn thì công ty cần làm tốt các công việc sau: a. Mở L/C: Trong công tác mở L/C Hapro cần có một người hiểu biết, chuyên làm vê L/C, để tránh những lỗi nhỏ như là viết sai, nhầm do lỗi chính tả hay thiếu hiểu biết vì chỉ cần sai một lỗi nhỏ là bị phạt 50 USD/lỗi. Khi chọn L/C không huỷ ngang, công ty nên mở L/C tại ngân hàng của Việt Nam. Việc lựa chọn một ngân hàng nước ngoài để mở L/C khiến Hapro phải ứng tiền trước và trả thủ tục phí mở L/C do đó công ty mất đi một khoản ngoại tệ và bị đọng vốn ở nước ngoài. Mở L/C tại ngân hàng Việt Nam cũng tạo điều kiện nâng cao uy tín của ngân hàng Việt Nam ở nước ngoài. Trong trường hợp đối tác yêu cầu mà công ty xét thấy có thể và cần thiết thì có thể chấp nhận mở L/C ở một ngân hàng nước ngoài. Hapro không nên mở loại L/C không huỷ ngang có xác nhận tại ngân hàng Việt Nam mà lại do một ngân hàng nước ngoài xác nhận vì mở loại L/C này Hapro là người mua thường phải chịu thủ tục phí xác nhận và như vậy cũng là thừa nhận sự không tin cậy của người bán với ngân hàng của công ty trừ các trường hợp đặc biệt. Hapro hết sức hạn chế dùng loại L/C chuyển nhượng vì phải đề phòng người được hưởng thư tín dụng là một thương nhân trung gian không có hàng, họ sẽ chuyển nhượng L/C đó cho một hãng không tin cậy, do đó hợp đồng sẽ không được bảo đảm thi hành tốt, gây cho công ty những rắc rối sau này. Khi bên bán giục mở L/C, Hapro không nên mở L/C quá sớm, vì sẽ bị đọng vốn, mở L/C muộn quá sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của đối tác, do đó ảnh hưởng đến việc nhập hàng của Hapro, vì vậy công ty phải mở L/C trong một thời gian hợp lý. Mặt khác, cũng còn phải tính tới hiệu quả của việc mở L/C bằng thư hay bằng điện cái nào có lợi hơn. Thông thường việc mở L/C bằng điện thì nhanh hơn nhưng chi phí điện tín lại cao hơn nhiều so với mở L/C bằng thư. Nếu lợi tức tiền gửi sinh ra do thời gian mở L/C bằng điện lớn hơn hoặc bằng chi phí điện tín thì mở L/C bằng điện tín có lợi hơn mở bằng thư. Ngoài ra, để người bán chấp nhận L/C do Hapro đề nghị mở và tránh tổn phí sửa đổi L/C công ty có thể đề nghị bên bán dự thảo trước một L/C nhằm tạo sự ăn khớp với hợp đồng, trên cơ sở đó giúp công ty tránh được những sai sót khi mở L/C. b. Thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoá. Hiện nay, Tổng công ty Thương mại Hà Nội chủ yếu vẫn mua hàng theo điều kiện CIF, CIP và một số ít là CFR. Khi mua theo những điều kiện này Hapro không đảm bảo đủ độ an toàn cho hàng hoá vận chuyển trên đường biển, mặt khác Hapro lại bị cách ly với thị trường, không khai thác các khả năng chủ động giảm giá từ hoạt động thuê tàu. Để giải quyết tình trạng này, công ty có thể đa dạng hoá hình thức nhập khẩu. Cụ thể, tuỳ theo điều kiện của từng chuyến hàng như khối lượng mua, giá trị, điều kiện vận chuyển, khả năng thuê tàu, … mà Hapro lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho thích hợp. Trong một số trường hợp công ty có thể nhập khẩu hàng theo điều kiện CFR mà Hapro đã có một số ít kinh nghiệm. Khi đó, Hapro giành quyền mua bảo hiểm cho hàng hoá. Lúc này, Hapro nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp tiếp xúc quen dần với nghiệp vụ mua bảo hiểm. Từ đó trong tương lai, Hapro tiến tới nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện FOB. Khi đó, Hapro vừa giành được quyền mua bảo hiểm, vừa thuê tàu. Hapro sẽ tận dụng được cơ hội kinh doanh, tiết kiệm chi phí, lợi nhuận tăng lên. Bên cạnh đó, Nhà nước lại tăng nguồn ngoại tệ, và phát triển các ngành hàng hải, ngành bảo hiểm. Đối với công tác mua bảo hiểm, Hapro nên củng cố quan hệ đối tác với các công ty bảo hiểm uy tín mà Hapro thường xuyên mua bảo hiểm từ trước tới nay như: Công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt), Công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex (Pjco). Đồng thời, Hapro cũng nên tìm kiếm, lựa chọn các công ty bảo hiểm uy tín trong và ngoài nước khác để đảm bảo đa dạng hoá nguồn cung ứng, đáp ứng các điều kiện nhập khẩu của từng thương vụ sao cho đạt hiệu quả nhất. Đối với công tác thuê tàu, công ty cần chú ý khi giành quyền thuê tàu trong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá đã ký kết là: - Cần phải nghiên cứu thị trường chuyên chở nhằm tiến hành giao nhận hàng với điều kiện có lợi nhất, ký hợp đồng chuyên chở sao cho cước phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Hapro có thể thông qua người môi giới trong lĩnh vực chuyên chở. Đó là người am hiểu thị trường, các hãng tàu, sự vận động giá cước thuê tàu, luật pháp quốc tế, phong tục tập quán của cảng. - Hoặc Hapro có thể uỷ thác thuê tàu lưu cước cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nước như: Công ty đại lý tàu biển (VOSA), công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (VIETFRACHT). c. Số lượng – chất lượng. Hapro cần chú trọng công tác kiểm tra hàng hoá. Công đoạn nhận hàng và kiểm tra hàng là hết sức quan trọng, nó là giai đoạn làm phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến số lượng, chất lượng, xuất xứ của hàng hóa đối với người xuất khẩu, nhập khẩu và các chức năng quản lý của Nhà nước. Trong điều khoản hợp đồng, điều kiện chất lượng nên rõ ràng, cụ thể, để tiện cho việc kiểm nghiệm và xác định trách nhiệm, như: không nên sử dụng những từ ngữ mơ hồ như: “ước khoảng”, “trên dưới”, “sai số hợp lý”, … Để tránh dẫn đến những tranh chấp do chất lượng hàng hoá giao nên khi hàng về đến cảng thì Hapro phải tiến hành tiếp nhận hàng hoá nhanh chóng và làm các thủ tục kiểm tra hàng hoá ngay để làm giảm chi phí phát sinh lưu kho, lưu bãi và gây tác động xấu cho hàng hoá. Thông thường Hapro sẽ nhận được thông báo nhận hàng với các thông tin về tàu, thời gian hàng đến cảng, kèm theo hoá đơn nhận được tài liệu, lúc này Hapro cần so sánh tài liệu trên với hợp đồng ngoại và các chứng từ khác. Nếu có sai lệch thì cần chuẩn bị tốt kế hoạch để kiểm tra khi hàng đến. Khi nhận hàng cần kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi nhận hàng. Nếu kiểm tra không tốt sẽ gây thiệt hại kết quả kinh doanh của Tổng công ty. Vì vậy, Hapro cần phải xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thương mại quốc tế, lại vừa có kiến thức cơ bản về hàng hoá. Đồng thời phải theo dõi đôn đốc họ nhận hàng kịp thời. Bên cạnh đó, Hapro tuỳ theo từng đặc điểm mặt hàng nhập mà cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan kiểm tra hàng hoá như Cục Đăng kiểm Việt Nam, VINACONTROL, Hải quan để tiến hành các công việc kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại, kích cỡ, nhãn hiệu, quy cách, sự suy giảm về chất lượng, số lượng và nguyên nhân. Khi nhận hàng, nếu có sai sót về số lượng, chất lượng thì cần mời đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải, đại diện của người bán kịp thời làm thủ tục khiếu nại. Kết luận Trong khi nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang lúng túng, hoạt động kinh doanh kém hiệu quả khi đất nước chuyển mình sang nền kinh tế hàng hóa vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước. Tổng Công ty Thương mại Hà Nội vẫn vững bước đi lên và ngày càng phát triển ổn định, hoạt động kinh doanh có lãi, đóng góp vào ngân sách Nhà nước, giải quyết công ăn việc làm, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên chức trong toàn Tổng Công ty. Có được kết quả này ngoài những nhân tố khách quan, là sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có phần đóng góp đáng kể của các phòng kinh doanh Tổng công ty, đã không ngừng hoàn thiện mình, từng bước tháo gỡ những khó khăn, cải thiện công tác quản lý, hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Vì vậy, uy tín và vị trí của Tổng Công ty ngày càng được nâng cao trên thị trường trong và ngoài nước. Với hoạt động kinh doanh nhập khẩu, công tác tổ chức thực hiện hợp đông nhập khẩu uỷ thác có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao kết quả và hiệu quả các thương vụ ngoại thương cũng như đóng góp vào kết quả kinh doanh chung của toàn Tổng Công ty. Trong thời gian qua, tuy gặp nhiều khó khăn, trở ngại khách quan cũng như chủ quan song Tổng Công ty vẫn luôn hoàn thành tốt các hợp đồng nhập khẩu uỷ thác đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, mặc dù quy trình tổ chức hoạt động nhập khẩu uỷ thác vẫn còn có một số hạn chế nhưng nếu khắc phục được những hạn chế đó, đồng thời phát huy những kết quả đã đạt được, Tổng Công ty Thương mại Hà Nội sẽ ngày càng hoàn thiện và thực hiện tốt hơn nữa các hoạt động nhập khẩu uỷ thác của mình. Xuất phát từ thực tế đó, bằng kiến thức đã học tại trường Đại học Thương Mại và quá trình thực tập khảo sát, thâm nhập thực tế hoạt động nhập khẩu của Tổng Công ty, em đã cố gắng đi sâu phân tích tìm hiểu quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác từ đó đánh giá những mặt tích cực và những mặt còn tồn tại trong thực tiễn tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác đồng thời đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng Công ty với hy vọng để công ty cùng bạn đọc có thể tham khảo. Bài viết này được hoàn thành với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn PGS.TS. Doãn Kế Bôn cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên Trung tâm nhập khẩu vật tư – thiết bị thuộc Tổng công ty Thương mại Hà Nội. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tâm của thầy giáo PGS.TS. Doãn Kế Bôn cùng toàn thể các cán bộ công nhân viên xuất nhập khẩu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Tài liệu tham khảo 1. Giới thiệu chung về Tổng Công ty thương mại Hà Nội (Hapro) 2. Quy trình cung cấp dịch vụ nhập khẩu và nhập khẩu uỷ thác 3. Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội năm 2003 và 2004 4. Giáo trình kỹ thuật thương mại quốc tế - Đại học Thương mại 5. Luận văn, chuyên đề tốt nghiệp của trường Đại học Thương mại, Đại học Ngoại thương, Đại học Kinh tế Quốc dân.