Luận văn Hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây

đề cập ở trên. - Sau đó, tiến hành so sánh sự tăng giảm của từng khoản mục chi phí giữa số thực hiện và số gốc. Đồng thời, tiến hành so sánh sự tăng giảm của doanh thu và chi phí quản lý doanh nghiệp. Sử dụng các công thức xác định các chỉ tiêu như đã đề cập ở trên. - Từ đó, rút ra nhận xét, đánh giá về tình hình quản lý và sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp nói chung và theo từng khoản mục chi phí nói riêng có hợp lý hay không? - Thông qua bảng biểu phân tích ta có thể đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí quản lý và xử lý các trường hợp sử dụng chi phí bất hợp lý hay lãng phí. Để phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp ta có thể sử dụng biểu 11 cột, dạng biểu như sau : Căn cứ vào số liệu biểu số 4 cho thấy tình hình quản lý và sử dụng chi phí quản lý tại công ty là không được tốt. Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2003 so với năm 2002 giảm đáng kể, cụ thể là giảm 568.258.837 đồng với tỷ lệ giảm 20,89% trong khi đó doanh thu giảm 5.797.619.743 đồng với tỷ lệ là 4,12%. Như vậy, tỷ lệ giảm của chi phí quản lý thấp hơn tỷ lệ giảm của tổng doanh thu. Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí ta thấy : - Chi phí nhân viên giảm 149.173.888 đồng với tỷ lệ là 13,23%. Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp, trong đó chi phí tiền lương nhân viên quản lý giảm 157.213.469 đồng với tỷ lệ là 17,95%. - Chi phí vật liệu quản lý tăng 6.815.607 đồng với tỷ lệ tăng là 28,66%. - Chi phí dụng cụ đồ dùng tăng 6.029.650 đồng với tỷ lệ tăng là 16,44%. - Chi phí khấu hao TSCĐ giảm 7.094.367đồng với tỷ lệ là 6,45%. - Hao hụt hàng hoá giảm 475.450.978 đồng với tỷ lệ là 55,96%. - Chi phí dự phòng giảm 130.000.000 đồng với tỷ lệ là 100%. - Chi công tác phí tăng 46.351.306 đồng với tỷ lệ tăng là 89,15%. - Chi phí tiếp khách tăng 48.109.956 đồng với tỷ lệ tăng là 89,97%. - Chi phí cho xe con tăng 7.209.378 đồng với tỷ lệ tăng là 13,78%. - Chi phí điện thoại, điện nước tăng 15.740.347 đồng với tỷ lệ tăng là 10,89%. - Chi phí khác tăng 63.204.160 đồng với tỷ lệ là 41,97%. Như vậy, chi phí quản lý doanh nghiệp giảm chủ yếu do các khoản mục chi phí như : chi phí QL nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dự phòng, hao hụt hàng hoá giảm với tỷ lệ thấp hơn tỷ lệ giảm của doanh thu. Các khoản chi phí còn lại tăng với tỷ lệ tương đối cao so với tỷ lệ tăng của tổng doanh thu. Điều này là không hợp lý, công ty cần có những biện pháp khắc phục. 2.2.4- Phân tích chi phí tài chính Chi phí tài chính là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng nhỏ nhất trong tổng chi phí kinh doanh so với ba khoản mục chi phí trên. Tuy vậy công ty vẫn phải tiến hành phân tích khoản chi phí này. Chi phí tài chính tại công ty bao gồm : - Chi phí lãi vay phải trả - Lỗ do chênh lệch tỉ giá Phương pháp phân tích và dạng biểu giống như trong phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động và phân tích chi tiết các khoản mục chi phí ở các nội dung trên. Để tiến hành phân tích ta có thể tiến hành theo các bước sau : - Tính tỉ trọng, tỉ suất chi phí của chi phí tài chính theo từng khoản mục. Công thức xác định tỷ trọng và tỷ suất chi phí đã được đề cập ở trên. - Sau đó tiến hành so sánh sự tăng giảm của từng khoản mục chi phí giữa số thực hiện và số gốc. Đồng thời, tiến hành so sánh sự tăng giảm của doanh thu và chi phí tài chính. Sử dụng các công thức xác định các chỉ tiêu như đã được đề cập ở trên. - Từ đó rút ra nhận xét, đánh giá về tình hình quản lý và sử dụng chi phí tài chính nói chung và theo từng khoản mục chi phí nói riêng có hợp lý hay không? - Thông qua bảng biểu phân tích đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí quản lý và xử lý các trường hợp sử dụng chi phí bất hợp lý hay lãng phí. Để phân tích chi tiết chi phí tài chính ta có thể sử dụng biểu 11 cột, dạng biểu như sau (biểu số 5) Căn cứ vào số liệu biểu số 5 ta có nhận xét sau : Tình hình quản lý và sử dụng chi phí tài chính tại công ty là không được tốt. Do chi phí tài chính năm 2003 so với năm 2002 giảm 609.673.477 đồng với tỷ lệ giảm 35,13%, trong khi đó tổng doanh thu giảm 5.797.619.743 đồng với tỷ lệ là 4,12%. Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí ta thấy : - Chi phí lãi vay phải trả năm 2003 so với năm 2002 giảm 482.649.929 đồng với tỷ lệ giảm 36,14%. - Lỗ do chênh lệch tỷ giá năm 2003 so với năm 2002 giảm 127.023.548 đồng với tỷ lệ giảm 35,13%. 2.3- Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc Mỗi một đơn vị trực thuộc của công ty đều phải thực hiện hạch toán kinh tế trong nội bộ và hoàn thành kế hoạch mà công ty giao. Công ty muốn làm được điều này đòi hỏi phải xây dựng kế hoạch, hạch toán và phân tích chỉ tiêu chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc. Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc là một việc cần thiết đối với bất cứ một doanh nghiệp thương mại nào. Vì nó giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có những căn cứ tin cậy cho việc điều hành và quản lý quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp. Mục đích của việc phân tích : nhằm nhận thức và đánh giá đúng đắn tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh của các đơn vị trực thuộc. Qua phân tích doanh nghiệp sẽ thấy được đơn vị nào quản lý tốt và chưa tốt. Từ đó đề ra những giải pháp quản lý thích hợp. Việc phân tích tình hình chi phí theo các đơn vị trực thuộc của công ty vật tư tổng hợp Hà Tây có thể căn cứ vào các số liệu thực hiện và số gốc, hạch toán chi tiết chi phí kinh doanh và doanh thu bán hàng theo từng đơn vị trực thuộc. Cuối năm mỗi một đơn vị kinh doanh tại công ty đều phải tự lập quyết toán tại đơn vị mình trên cơ sở đó kế toán trưởng có số liệu, thông tin chính xác về tình hình doanh thu và chi phí kinh doanh tại các đơn vị. Các đơn vị kinh doanh của công ty bao gồm 9 cửa hàng và các phòng kinh doanh sau : cửa hàng 1, cửa hàng 2, cửa hàng 3, cửa hàng 4, cửa hàng 5, cửa hàng 6, cửa hàng 8, cửa hàng 9, cửa hàng 10, phòng kinh doanh hoá chất, phòng kinh doanh kim khí, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh xăng dầu. Công ty có thể tiến hành phân tích trên cơ sở báo cáo kết quả kinh doanh của các cửa hàng, các khòng kinh doanh, sổ kế toán tổng hợp, chi tiết các tài khoản mà trên phòng kế toán công ty ghi nhận. Để thuận tiện cho việc phân tích ta có thể tiến hành theo các bước sau: - Từ các chỉ tiêu doanh thu và chi phí, tính tỷ suất chi phí của toàn doanh nghiệp nói chung và của từng đơn vị trực thuộc nói riêng. Sử dụng công thức xác định tỷ trọng và tỷ suất chi phí như đã được đề cập ở trên, sau đó tính các chỉ tiêu sau : + Tỉ lệ tăng giảm doanh thu ( TLM ) Công thức TLM = (M1 - M0)/M0 Trong đó : M1 : Doanh thu kỳ nghiên cứu M0 : Doanh thu kỳ gốc + Tỉ lệ tăng giảm chi phí ( TLF ) TLF = (F1 - F0)/F0 Trong đó : F1 : Tổng chi phí kinh doanh kỳ nghiên cứu F0 : Tổng chi phí kinh doanh kỳ gốc + Mức độ tăng giảm tỉ suất chi phí ( ∆F' ) Công thức ∆F' = F'1 - F'0 Trong đó : F'1 : Tỷ suất chi phí kinh doanh kỳ nghiên cứu F'0 : Tỷ suất chi phí kinh doanh kỳ gốc + Tốc độ tăng giảm tỉ suất chi phí ( TF' ) Công thức TF' = ∆F' x 100 F'0 + Mức tiết kiệm (lãng phí) chi phí (U) Công thức U = ∆F' x M1 - Sau đó so sánh các chỉ tiêu này giữa các đơn vị với nhau. - Qua bảng biểu phân tích có thể đưa ra đánh giá, nhận xét về tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại các cửa hàng, các phòng kinh doanh. Nếu đơn vị nào có tỷ suất chi phí giảm, tốc độ tỷ suất chi phí giảm và tiết kiệm được nhiều chi phí nhất thì đơn vị đó sẽ được đánh giá là đơn vị quản lý chi phí tốt nhất và ngược lại sẽ là sử dụng lãng phí chi phí. - Từ đó, ta có thể đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí tại từng đơn vị một và xử lý các đơn vị sử dụng lãng phí chi phí kinh doanh. Để phân tích tình hình chi phí theo các đơn vị trực thuộc ta sử dụng biểu 12 cột, dạng biểu như sau ( biểu số 6 ) Căn cứ vào số liệu trong biểu số 6 ta thấy : Tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty là chưa được tốt. Do tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,43% với tỷ lệ giảm là 6,59% làm cho cả năm công ty đã tiết kiệm được một khoản chi phí là 580.190.663,94 đồng nhưng trong khi đó tổng doanh thu giảm 5.797.619.743 đồng với tỷ lệ là 4,12%. Điều này chứng tỏ năm 2003 công ty đã sử dụng chi phí kinh doanh chưa được tốt. Cụ thể ta đi sâu nghiên cứu tình hình thực hiện chi phí kinh doanh của từng đơn vị trực thuộc : - CH1: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,06% với tỷ lệ giảm là 1,12% nên đã tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí là 145.677.803,44 đồng. Nhưng do doanh thu của CH1 giảm 11,28% nên có thể nói rằng CH1 quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh không tốt. - CH2: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 tăng 2,71% với tỷ lệ tăng là 51,23% nên công ty đã bị lãng phí một khoản chi phí lớn hơn cả so với các đơn vị khác là 141.761.048,77 đồng. Trong khi đó, doanh thu CH2 giảm 76,52% điều này cho thấy CH2 quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh không tốt hay không đem lại hiệu quả. - CH3: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,59% với tỷ lệ giảm là 7,07% nên đã tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí là 35.583.942,36 đồng. Trong khi đó, doanh thu CH3 tăng 9,76% điều này cho thấy CH3 quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt nên đem lại hiệu quả kinh tế cao. - CH4: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 2,36% với tỷ lệ giảm là 36,19% nên đã tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí là 122.383.982,56 đồng. Trong khi đó, doanh thu CH4 tăng 21,69% điều này cho thấy CH4 quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt nên đem lại hiệu quả kinh tế cao. - CH5: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 1,12% với tỷ lệ giảm là 21,33% nên đã tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí là 57.284.768,05 đồng. Trong khi đó, doanh thu CH5 giảm 13,46% điều này cho thấy CH5 quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh không tốt - CH6: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,1% với tỷ lệ giảm là 1,18% nên đã tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí là 4.358.358,18 đồng. Trong khi đó, doanh thu CH6 giảm 14,85% điều này cho thấy CH6 quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh không tốt . - CH8: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 tăng 0,37% với tỷ lệ giảm là 4,88% nên công ty bị lãng phí một khoản chi phí là 19.885.168,64 đồng. Trong khi đó, doanh thu CH8 tăng 13,58%, điều này cho thấy CH8 quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt nên đem lại hiệu quả kinh tế cao. - CH9: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 1,8% với tỷ lệ giảm là 28,48% nên đã tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí là 114.950.105,51 đồng. Trong khi đó, doanh thu CH9 tăng 1,67% điều này cho thấy CH9 quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt nên đem lại hiệu quả kinh tế cao. - CH10: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 tăng 0,5%, với tỷ lệ giảm là 8,94% nên công ty bị lãng phí một khoản chi phí là 27.105.030,51 đồng. Trong khi đó, doanh thu CH10 giảm 20,36% điều này cho thấy CH10 quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh không hợp lý. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,59%, với tỷ lệ giảm là 9,8% nên đã tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí là 267.474.460,25 đồng. Trong khi đó, doanh thu phòng XNK tăng 6,06% điều này cho thấy phòng XNK quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt nên đem lại hiệu quả kinh tế cao. - Phòng kinh doanh kim khí : Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,13%, với tỷ lệ giảm là 1,75% nên đã tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí là 10.825.264,96 đồng. Trong khi đó, doanh thu phòng kim khí giảm 35,69% điều này cho thấy phòng kim khí quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh không tốt . - Phòng kinh doanh hoá chất : Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 tăng 0,3%, với tỷ lệ tăng là 2,67% nên công ty đã bị lãng phí một khoản chi phí là 26.711.268,26 đồng. Trong khi đó, doanh thu phòng KD hoá chất tăng 15,98% điều này cho thấy phòng KD hoá chất quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh không hợp lý. - Phòng kinh doanh xăng dầu : Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 1,02%, với tỷ lệ giảm là 17,09% nên đã tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí là 165.781.020,99 đồng. Trong khi đó, doanh thu phòng KD xăng dầu giảm 11,08% điều này cho thấy phòng KD xăng dầu quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh không tốt. Như vậy, các đơn vị sau đã quản lý và sử dụng chi phí tốt : CH3, CH4, CH8, CH9, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh hoá chất. Trong đó phòng kinh doanh xuất nhập khẩu được đánh giá là đơn vị quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt nhất. Bên cạnh đó công ty cần có biện pháp quản lý tình hình sử dụng chi phí kinh doanh tại các đơn vị như : CH1, CH2, CH5, CH6, CH10, phòng kinh doanh kim khí, phòng kinh doanh xăng dầu, đặc biệt là CH2 sử dụng chi phí kinh doanh không hợp lý gây ra lãng phí lớn cho công ty. 2.4- Phân tích chi phí kinh doanh theo quý Hàng quý các cửa hàng, phòng kinh doanh của công ty thường nộp báo cáo tài chính của đơn vị mình lên phòng kế toán của công ty để kế toán trưởng và kế toán tổng hợp tổng hợp lên báo cáo chung toàn công ty. Để đánh giá được tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh công ty không thể không đánh gía chi phí kinh doanh theo quý. Tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây chi phí kinh doanh cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra không đồng đều ở các quý. Chính vì vậy, công ty muốn đạt được kế hoạch đề ra thì trước hết cán bộ quản lý của công ty phải xây dựng kế hoạch kinh doanh không chỉ cho từng đơn vị trực thuộc, theo từng chức năng hoạt động mà phải còn xây dựng kế hoạch kinh doanh theo các quý, đồng thời phải tiến hành phân tích chi phí kinh doanh theo từng quý. Chỉ khi tiến hành phân tích chi phí kinh doanh theo các quý bộ máy lãnh đạo công ty mới thấy được tình hình quản lý và sử dụng chi phí ở quý nào là tốt và chưa tốt. Mục đích phân tích : nhằm nhận thức đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh theo từng quý, xét xem chi phí sử dụng có hợp lý không? Nếu không thì đề ra những giải pháp quản lý thích hợp. Phương pháp phân tích : - Từ các chỉ tiêu doanh thu và chi phí ta tính tỷ suất chi phí của toàn doanh nghiệp nói chung và của từng quý nói riêng, sau đó tính các chỉ tiêu sau : + Tỉ lệ tăng giảm doanh thu ( TLM ) + Tỉ lệ tăng giảm chi phí ( TLF ) + Mức độ tăng giảm tỉ suất chi phí ( ∆F' ) + Tốc độ tăng giảm tỉ suất chi phí ( TF' ) + Mức tiết kiệm (lãng phí) chi phí (U) Phương pháp tính các chỉ tiêu trong phân tích chi phí kinh doanh theo quý giống như trong phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc. - Sau đó so sánh các chỉ tiêu này giữa các quý với nhau và đưa ra nhận xét, đánh giá. Nếu quý nào có tỉ lệ tăng doanh thu > tỉ lệ tăng chi phí, đồng thời mức độ tăng giảm TSCF < 0, tốc độ tăng giảm TSCF < 0 và tiết kiệm được một khoản nhất định thì quý đó được đánh giá là quản lý và sử dụng chi phí tốt và ngược lại. - Từ đó, ta có thể đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh. Để phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo các quý ta có thể sử dụng biểu 12 cột, dạng biểu như sau : ( biểu số 7 ) Căn cứ vào số liệu trong biểu số 7 ta thấy : Tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty là không tốt, do chi phí kinh doanh giảm và tổng doanh thu giảm, cụ thể : tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,43% với tỷ lệ giảm là 6,59% làm cho cả năm công ty đã tiết kiệm được một khoản chi phí là 580.190.663,94 đồng. Trong khi đó, tổng doanh thuSở dĩ công ty tiết kiệm được chi phí kinh doanh chủ yếu là do quý II và quý IV công ty đã tiết kiệm được. Cụ thể ta đi sâu nghiên cứu sự biến động của chi phí kinh doanh theo từng quý : - Quý I : Tỷ suất chi phí kinh doanh quý I năm 2003 so với quý I năm 2002 tăng 0,65% với tỷ lệ tăng là 3,39% nên công ty đã sử dụng lãng phí một khoản chi phí là 203.559.802,97 đồng. Nhưng do doanh thu của quý I tăng 1,13% trong khi đó chi phí kinh doanh giảm 7,51% do vậy có thể nói quý I công ty sử dụng chi phí có hiệu quả. - Quý II : Tỷ suất chi phí kinh doanh quý II năm 2003 so với quý II năm 2002 giảm 2,83% với tỷ lệ giảm là 9,09% nên công ty đã tiết kiệm được một khoản chi phí là 959.712.207,87 đồng. Nhưng do doanh thu của quý II giảm 13,09% trong khi đó chi phí kinh doanh giảm 18,63% do vậy có thể nói quý II công ty sử dụng chi phí không có hiệu quả. - Quý III : Tỷ suất chi phí kinh doanh quý III năm 2003 so với quý III năm 2002 tăng 2,84% với tỷ lệ tăng là 17,87% nên công ty đã sử dụng lãng phí một khoản chi phí là 805.235.145,64 đồng. Nhưng do doanh thu của quý III tăng 10,98% trong khi đó chi phí kinh doanh giảm 5,46% do vậy có thể nói quý III công ty sử dụng chi phí có hiệu quả. - Quý IV : Tỷ suất chi phí kinh doanh quý IV năm 2003 so với quý IV năm 2002 giảm 0,65% với tỷ lệ giảm là 1,92% nên công ty đã tiết kiệm được một khoản chi phí là 255.014.826,38 đồng. Nhưng do doanh thu của quý IV giảm 9,37% trong khi đó chi phí kinh doanh giảm 12,21% do vậy có thể nói quý IV công ty sử dụng chi phí không có hiệu quả. Như vậy ta có thể nói rằng quý II và quý IV công ty đã quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh chưa được tốt. Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây cần phải xây dựng kế hoạch chi phí cho quý I và quý III để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả hơn. Điều đó đồng nghĩa với việc công ty phải có những biện pháp thúc đẩy doanh số bán ra để doanh thu quý I và quý III tăng lên. 2.5- Phân tích chi tiết một số yếu tố chi phí chủ yếu Một số yếu tố chi phí kinh doanh chủ yếu là những khoản chi phí thường xuyên phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp và thường chiếm tỉ trọng lớn, có tỉ suất chi phí cao và có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến việc quản lý và sử dụng nó. Chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây bao gồm rất nhiều khoản mục nhưng ta có thể khái quát một số yếu tố chi phí chủ yếu như chi phí tiền lương, chi phí trả lãi tiền vay vv… Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng chi phí của công ty và nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Những yếu tố chi phí này thường có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến nó. Chính vì vậy, việc quản lý và sử dụng hợp lý những yếu tố chi phí này sẽ làm cho việc quản lý và sử dụng tổng chi phí kinh doanh là tốt. Để quản lý tốt các yếu tố chi phí này công ty cần tổ chức phân tích chi tiết từng yếu tố chi phí, từ đó thấy được sự biến động của yếu tố chi phí đó cũng như những nhân tố ảnh hưởng đến nó để kịp thời có những biện pháp quản lý đúng đắn, hiệu quả nhất. Chính vì vậy, khi tiến hành phân tích công ty cũng phải tiến hành phân tích trên hai khía cạnh chính đó là phân tích chung tình hình biến động của từng yếu tố chi phí và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động đó của từng yếu tố chi phí. Thứ nhất, khi phân tích chung thì tương tự như phân tích chung tình hình biến động của chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Mục đích của phân tích là xem xét sự biến động của khoản mục chi phí đó trong mối liên hệ với doanh thu để thấy được sự biến động đó có hợp lý hay không? Thứ hai, khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng : + Đối với các nhân tố định tính : phải trình bày bằng lời những nhân tố có thể tác động tới sự tăng giảm. Đồng thời, phải đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục để tiết kiệm chi phí. + Đối với nhân tố định lượng : ta cần xác lập công thức rồi sau đó sử dụng những phương pháp thích hợp để tính toán mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố. Để hiểu rõ hơn ta đi vào phân tích chi tiết một số yếu tố chi phí sau : 2.5.1- Phân tích chi phí tiền lương Chi phí tiền lương là toàn bộ số tiền mà công ty trả cho cán bộ công nhân viên bao gồm : lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp và các khoản bảo hiểm của cán bộ công nhân viên trong danh sách lao động của doanh nghiệp, bao gồm cả lao động theo hợp đồng ngắn hạn và dài hạn. Việc trả lương căn cứ vào doanh thu thu được trong kỳ kinh doanh. Đối với Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây thì việc quản lý và sử dụng chi phí tiền lương có ý nghĩa rất quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh và hiệu quả kinh tế của công ty. Sử dụng quỹ lương hợp lý góp phần giúp người lao động tăng năng suất lao động, tăng doanh số bán ra, tiết kiệm chi phí cho công ty. Sử dụng quỹ lương hợp lý là phải đảm bảo lợi ích của công ty cũng như lợi ích của người lao động, tức là phải đảm bảo các điều kiện sau : + Tổng quỹ lương có thể tăng lên nhưng doanh thu cũng phải tăng và tỉ lệ tăng của doanh thu phải lớn hơn tỉ lệ tăng của quỹ lương. Khi đó, doanh nghiệp đạt được mức tiết kiệm. + Mức lương bình quân tăng lên phải trên cơ sở tăng năng suất lao động, thêm vào đó tỉ lệ tăng năng suất lao động phải lớn hơn tỉ lệ tăng mức lương bình quân. Phân tích chi phí tiền lương nhằm mục đích kiểm tra, đánh giá tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương của công ty. Qua đó thấy được sự tác động ảnh hưởng của nó đến tình hình và kết quả kinh doanh. Đồng thời, tìm ra những tồn tại bất hợp lý trong việc quản lý và sử dụng quỹ lương. Để từ đó có những giải pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tiền lương. Phân tích tình hình chi phí tiền lương dựa vào các chỉ tiêu kế hoạch, định mức tiền lương của công ty, các chế độ chính sách về tiền lương của Nhà nước, các số liệu tài liệu kế toán chi phí tiền lương của công ty bao gồm cả kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết vv… Phân tích chi phí tiền lương bao gồm những nội dung cơ bản sau: + Phân tích chung + Phân tích các nhân tố ảnh hưởng a- Phân tích chung : Mục đích : nhằm đánh giá khái quát tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí tiền lương. Để phân tích ta sử dụng phương pháp so sánh để xác định sự tăng giảm về số tiền và tỷ lệ của tổng quỹ lương kỳ gốc, kỳ nghiên cứu và doanh thu của hai kỳ đó để kết luận xem doanh thu và tổng quỹ lương tăng giảm có hợp lý hay không. Để phân tích chung chi phí tiền lương ta sử dụng các chỉ tiêu sau : + Tổng quỹ lương là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ chi phí tiền lương của công ty được sử dụng trong kỳ để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh bao gồm cả quỹ lương cho lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. + Tổng doanh thu + Tổng số lao động là số người lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Hiện nay theo thống kê năm 2003 tổng số người lao động tại công ty là 124 người. + Năng suất lao động bình quân người/tháng : được xác định bằng công thức Năng suất LĐBQ = Tổng doanh thu người/tháng Tổng số lao động x 12 + Tiền lương bình quân là chỉ tiêu phản ánh mức lương bình quân mà người lao động nhận được trên một đơn vị thời gian, được xác định bằng công thức Tổng số lao động x 12 Tiền lương = Tổng quỹ lương bình quân(tháng) Tổng số lao động x 12 + Tỉ suất chi phí tiền lương : được xác định bằng công thức Tỷ suất CF (%) = Tổng quỹ lương x 100 tiền lương Tổng doanh thu + Mức độ tăng giảm tỉ suất chi phí + Tốc độ tăng giảm tỉ suất chi phí + Mức tiết kiệm (lãng phí) Công thức xác định mức độ tăng giảm tỉ suất chi phí, tốc độ tăng giảm tỉ suất chi phí, mức tiết kiệm (lãng phí) đã được đề cập ở trên. Qua số liệu phân tích ở bảng biểu ta có thể đưa ra những đánh giá, nhận xét chung về tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương : Nếu tỷ lệ tăng của tổng quỹ lương tốc độ tăng của mức lương bình quân thì sẽ được đánh giá là tốt hay nói chung tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương của doanh nghiệp là tốt. Để phân tích chung chi phí tiền lương ta có thể sử dụng biểu 5 cột, dạng biểu như sau : Biểu số 8 Phân tích tổng hợp chi phí tiền lương ĐVT:Đồng Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh tăng giảm Số tuyệt đối Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 5 1. Tổng doanh thu 140.725.681.125 134.928.061.382 - 5.797.619.743 - 4,12 2. Tổng lao động (người) 128 124 - 4 - 3,13 3. Tổng quỹ lương 2.375.930.000 2.127.032.600 -248.897.400 -10,48 4. NSLĐ BQ người/tháng 91.618.281,98 90.677.460,61 - 940.821,37 - 1,03 5. Tiền lương BQ người/tháng 1.546.800 1.429.457 -117.343 -7,59 6. Tỷ suất CF tiền lương(%) 1,69 1,58 7. Mức độ + TSCF tiền lương -0,11 8.Tốc độ + TSCF tiền lương -6,51 9. Mức lãng phí -148.420.867,52 Căn cứ vào số liệu phân tích trên biểu số 8 ta thấy tổng quỹ lương của công ty vật tư tổng hợp Hà Tây năm 2003 so với năm 2002 giảm 248.897.400 đồng, với tỷ lệ là 10,48%, cụ thể : - Tổng số lao động năm 2003 ít hơn so với năm 2002, cụ thể là giảm 4 người hay giảm với tỷ lệ 3,13%. - Năng suất lao động bình quân người/tháng giảm 940.821,37 đồng với tỷ lệ là 1,03%. - Tiền lương bình quân người/tháng giảm 117.343 đồng với tỷ lệ là 7,59%. Tuy rằng công ty đã tiết kiệm được 148.420.867,52 đồng chi phí tiền lương nhưng do năng suất lao động giảm, mức lương bình quân cho người lao động giảm và doanh thu giảm nên có thể nói là công ty quản lý và sử dụng quỹ lương chưa hợp lý. Tuy nhiên để giải thích và đánh giá được chính xác hơn tình hình giảm quỹ tiền lương của công ty ta cần phải đi sâu phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm quỹ tiền lương. b- Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tiền lương Do đặc thù sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại là khác nhau nên hình thức trả lương tại các doanh nghiệp cũng rất khác nhau. Chính vì vậy ta cần xem xét hình thức trả lương tại công ty để có thể xác định được những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của tổng quỹ lương : Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây áp dụng hình thức trả lương theo doanh thu để trả lương cho cả nhân viên văn phòng, nhân viên bán hàng và các nhân viên khác trong công ty. Quỹ lương = Tổng x Đơn giá tiền lương Doanh thu trên 1000đ doanh thu Hay : XK = DT x ĐG Trong đó : XK : Quỹ lương DT : Tổng doanh thu ĐG : Đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu Khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm quỹ tiền lương ta sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn để tính toán ảnh hưởng của: tổng doanh thu, đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu đến tổng quỹ lương để từ đó có thể đưa ra nhận xét và đánh giá. Đơn giá tiền lương ở đây là do Bộ thương mại đã lập kế hoạch cho công ty. Sau đó, phòng tổ chức hành chính căn cứ vào đơn giá tiền lương theo kế hoạch và kết quả kinh doanh của từng đơn vị để phân bổ đơn giá tiền lương cho từng đơn vị, từng bộ phận một. Do đó, đòi hỏi sự cần thiết phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tổng quỹ lương của từng bộ phận : bộ phận quản lý, bán hàng và tổ dịch vụ. Khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổng quỹ lương của bộ phận quản lý, bộ phận bán hàng và tổ dịch vụ ta sử dụng biểu 5 cột ( biểu số 9 và 10) và dạng biểu giống như trong phân tích tổng hợp chi phí tiền lương nhưng chỉ bao gồm ba chỉ tiêu sau : - Tổng quỹ lương - Tổng doanh thu - Đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu Biểu số 9 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương của bộ phận quản lý ĐVT:Đồng Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh tăng giảm Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4/2 1.Tổng quỹ lương 875.711.974 718.498.505 - 157.213.469 - 17,95 2.Tổng doanh thu 140.725.681.125 134.928.061.382 - 5.797.619.743 - 4,12 3.Đơn giá tiền lương trên 1000 đ doanh thu 0,006222 0,0053250 - 0,0008978 - 14,43 áp dụng phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của nhân tố tổng doanh thu và đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu đến tổng quỹ lương của bộ phận quản lý ta làm như sau : DT giảm dẫn đến XK giảm Số tiền = DT2003 ĐG2002 - DT2002 ĐG2002 = 134.928.061.382 x 0,006222 - 140.725.681.125 x 0,006222 = 839.522.397,92 - 875.711.974 = - 36.189.576,08 đồng Tỷ lệ giảm = - 36.189.576,08 x 100% = - 4,13% 875.711.974 Khi ĐG giảm dẫn đến XK giảm Số tiền = DT2003 ĐG2003 - DT2003 ĐG2002 = 134.928.061.382 x 0,005325 - 134.928.061.382 x 0,006222 = 718.498.505 - 839.522.397,92 = - 121.023.892,92 đồng Tỷ lệ giảm = -121.023.892,92 x 100% = - 13,82% 875.711.974 Như vậy, tổng quỹ lương của bộ phận quản lý giảm chủ yếu do hai nguyên nhân chính sau : - Do doanh thu năm 2003 so với năm 2002 giảm 5.797.619.743 đồng so với năm 2002 làm cho tổng quỹ lương giảm 36.189.576,08 đồng với tỷ lệ là 4,13%. - Do đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,000897 đồng làm cho tổng quỹ lương giảm 121.023.892,92 đồng với tỷ lệ giảm là 13,82%. Biểu số 10 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương của bộ phận bán hàng và tổ dịch vụ ĐVT:Đồng Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh tăng giảm Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4/2 1.Tổng quỹ lương 1.500.218.026 1.408.534.095 - 91.683.931 - 6,11 2.Tổng doanh thu 140.725.681.125 134.928.061.382 - 5.797.619.743 - 4,12 3.Đơn giá tiền lương trên 1000 đ doanh thu 0,0010661 0,0010439 - 0,0000222 - 2,08 áp dụng phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của nhân tố tổng doanh thu và đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu đến tổng quỹ lương của bộ phận bán hàng và tổ dịch vụ ta làm như sau : DT giảm dẫn đến XK giảm Số tiền = DT2003 ĐG2002 - DT2002 ĐG2002 = 134.928.061.382 x 0,010661- 140.725.681.125 x 0,010661 = 1.438.468.062,39 - 1.500.218.026 = - 61.749.963,61 đồng Tỷ lệ giảm = - 61.749.963,61 x 100% = - 4,12% 1.500.218.026 Khi ĐG giảm dẫn đến XK giảm Số tiền = DT2003 ĐG2003 - DT2003 ĐG2002 = 134.928.061.382 x 0,010439 - 134.928.061.382 x 0,010661 = 1.408.534.095 - 1.438.468.062,39 = - 29.933.967,39 đồng Tỷ lệ giảm = - 29.933.967,39 x 100% = - 1,99% 1.500.218.026 Như vậy, tổng quỹ lương của bộ phận bán hàng và tổ dịch vụ giảm chủ yếu do hai nguyên nhân chính sau : - Do doanh thu năm 2003 so với năm 2002 giảm 5.797.619.743 đồng so với năm 2002 làm cho tổng quỹ lương giảm 61.749.963,61 đồng với tỷ lệ là 4,12%. - Do đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,000897 đồng làm cho tổng quỹ lương giảm 29.933.967,39 đồng với tỷ lệ giảm là 1,99%. 2.5.2- Phân tích chi phí lãi vay phải trả Trong chi phí tài chính thì chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất. Việc sử dụng khoản chi phí này có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh. Do vậy, cần phân tích tình hình chi phí trả lãi tiền vay để từ đó đề ra những chính sách, giải pháp quản lý thích hợp. Tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây trong quá trình kinh danh của mình cần rất nhiều vốn lưu động. Nhưng không phải lúc nào công ty cũng có vốn sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh mà phải thường xuyên vay của các ngân hàng Hà Tây, ngân hàng Ba Đình, ngân hàng đầu tư phát triển nông thôn và chịu một mức lãi suất nhất định. Chi phí lãi vay chính là khoản tiền mà công ty phải trả cho các ngân hàng. Khoản chi phí này thường chiếm tỷ trọng tương đối lớn. Khoản tiền vay của công ty vật tư tổng hợp Hà Tây đều là khoản vay ngắn hạn, không có khoản vay dài hạn. Công ty đi vay vốn để kinh doanh nên vấn đề hiệu quả mang lại từ việc sử dụng vốn vay cần phải được các nhà quản lý của công ty quan tâm hơn. Chính vì vậy phân tích chi phí lãi vay là rất cần thiết nó góp phần mang lại hiệu quả tốt từ việc sử dụng đúng đắn, hợp lý chi phí lãi vay. Phân tích chi phí trả lãi vay nhằm kiểm tra đánh giá sự biến động của chi phí trả lãi vay trong kỳ qua đó thấy được sự tác động ảnh hưởng của nó đến tình hình và kết quả kinh doanh. Qua phân tích tìm ra các khoản vốn vay, chi phí lãi vay bất hợp lý như : vay thừa so với nhu cầu, vay quá hạn hoặc bị chiếm dụng vốn vay. Từ đó có biện pháp xử lý. Phân tích chi phí lãi vay tại công ty phải phân tích trên cả hai vấn đề, đó là : + Phân tích chung chi phí trả lãi tiền vay + Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí lãi Để phân tích được chi phí lãi vay cần căn cứ vào hợp đồng, khế ước vay, các sổ tổng hợp, sổ chi tiết về tình hình công nợ của công ty, các chính sách của nhà nước về việc cho các công ty vay vốn như chính sách về lãi suất, chính sách cho việc vay vốn vv… a- Phân tích chung tình hình chi phí trả lãi tiền vay Để thấy được sự biến động của chi phí lãi vay trong sự biến động của doanh thu thực hiện được xem có hợp lý hay không thì công ty phải tiến hành phân tích chung chi phí lãi vay. Phân tích chung tình hình chi trả tiền lãi vay tại công ty phải được thực hiện trên cơ sở so sánh các chỉ tiêu tổng chi phí lãi vay, chi phí lãi vay theo từng khoản mục (ngắn hạn) và tỉ lệ chi phí lãi tiền vay trên tổng số tiền vay để thấy được tình hình tăng giảm. Đồng thời, phải so sánh cả sự biến động của tỉ suất chi phí lãi vay, mức độ và tốc độ tăng giảm tỉ suất chi phí lãi vay và mức chi phí lãi vay doanh nghiệp đã tiết kiệm được. Từ đó có thể đề ra những biện pháp quản lý, sử dụng tiền vay tốt và giảm tới mức thấp nhất chi phí trả lãi tiền vay. Để phân tích chung tình hình chi phí lãi vay ta có thể sử dụng biểu 5 cột, dạng biểu như sau : ( biểu số 11 ) Biểu số 11 Phân tích chung tình hình chi phí lãivay ĐVT: Đồng Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4/2 1.Doanh thu (M) 140.725.681.125 134.928.061.382 - 5.797.619.743 - 4,12 2.Mức tiền vay 19.885.337.038,5 16.210.512.877,5 - 3.674.824.161 - 18,48 3.Chi phí tiền vay (FV) 1.335.663.828 853.013.899 - 482.649.929 - 36,14 4.Tỷ suất CF tiền vay 0,95 0,63 5.Mức độ + TSCF TV - 0,32 6.Tốc độ + TSCF TV - 33,68 7.Mức độ tiết kiệm CF tiền vay - 431.769.796,4224 Qua biểu phân tích trên ta thấy tình hình quản lý và sử dụng vốn vay là chưa đem lại hiệu quả cao cho công ty. Vì : mức tiền vay năm 2003 so với năm 2002 giảm 3.674.824.161 đồng, với tỷ lệ giảm là 18,48% làm cho chi phí lãi vay giảm 482.649.929 đồng, với tỷ lệ giảm là 36,14%. Do chi phí tiền vay giảm nên tỷ suất chi phí tiền vay cũng giảm, cụ thể là giảm 0,32% và tốc độ giảm là 33,68%. Chính vì vậy, công ty đã tiết kiệm được một khoản chi phí là 431.769.796,4224 đồng. Nhưng do tổng doanh thu của công ty giảm 5.797.619.743 đồng với tỷ lệ là 4,12% nên ta có thể nói việc vay vốn tại công ty đã không đem lại hiệu quả. Ngoài việc phân tích chung chi phí lãi vay ta còn phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay. b- Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay Để có thể nhận thức đánh giá những nguyên nhân tăng giảm đối với từng khoản vay khác nhau ta cần phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến từng khoản vay đó. Do trong quá trình kinh doanh công ty phải vay vốn của nhiều đối tượng, trong khi đó mỗi đối tượng cho vay đều qui định mức vay, thời gian vay và lãi suất vay khác nhau. Do vậy, để có thể xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chi phí trả lãi tiền vay ta chỉ có thể phân tích, so sánh theo từng hợp đồng vay một chứ không thể tiến hành phân tích chung được. Khi xác định các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay ta phải dựa vào công thức sau : Chi phí trả = Số tiền x Thời hạn x Lãi suất lãi tiền vay vay vay FLV = ST x T x R Căn cứ vào những số liệu kế hoạch và thực hiện trong hợp đồng : trong nội dung phân tích này em xin phân tích HĐTD - Số 02-2003/NHCTHT. Ta áp dụng phương pháp thay thế liên hoàn hoặc phương pháp số chênh lệch để tính toán và phân tích chi tiết các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay. Từ đó đưa ra các giải pháp để giảm chi phí trả lãi tiền vay Để phân tích chi tiết các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay của hai hợp đồng trên ta sử dụng biểu 4 cột, dạng biểu như sau : Biểu số 12 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay ĐVT: Đồng Các Chỉ tiêu Tổng số Vốn vay Thời hạn vay (tháng) Tỷ lệ lãi vay (%) Chi phí trả lãi tiền vay ST T R FLV 1 2 3 4 5 Kế hoạch 12.000.000.000 4 0,73 350.400.000 Thực hiện 9.000.000.000 3 0,75 202.500.000 So sánh -3.000.000.000 -1 0,02 -133.500.000 Sau đó, ta phân tích những ảnh hưởng : áp dụng phương pháp chỉ số chênh lệch ta có : - Do số vốn vay ghi trong hợp đồng giảm làm cho chi phí lãi vay giảm ST giảm đ FLV giảm với số tiền = ST1T0 R0 - ST0T0 R0 Số tiền = 9.000.000.000 x 4 x 0,73% - 12.000.000.000 x 4 x 0,73% = 262.800.000 - 350.400.000 = - 87.600.000 đồng Tỉ lệ giảm = - 87.600.000 x 100 = - 25% 350.400.000 - Do thời hạn vay giảm làm cho chi phí lãi vay giảm T giảm đ FLV giảm với số tiền = ST1T1 R0 - ST1T0 R0 Số tiền = 9.000.000.000 x 3 x 0,73% - 9.000.000.000 x 4 x 0,73% = 197.100.000 - 262.800.000 = - 65.700.000 đồng Tỉ lệ giảm = - 65.700.000 x 100 = - 18,75% 350.400.000 - Do lãi suất tiền vay tăng làm cho chi phí lãi vay cũng tăng R tăng đ FLV tăng với số tiền = ST1T1 R1 - ST1T1 R0 Số tiền = 9.000.000.000 x 3 x 0,75% - 9.000.000.000 x 3 x 0,73% = 202.500.000 - 197.100.000 = 5.400.000 đồng Tỉ lệ = 5.400.000 x 100 = 15,41% 350.400.000 Ta có thể phân tích như sau : Mức tiền vay của hợp đồng trong thực hiện so với kế hoạch giảm 3 tỷ đồng đã làm cho chi phí tiền vay của công ty năm 2003 giảm rất nhiều cụ thể là giảm 87.600.000 đồng với tỷ lệ giảm là 25%. Thời hạn vay thực hiện so với kế hoạch giảm 1 tháng làm cho chi phí tiền vay giảm 65.700.000 đồng với tỷ lệ giảm là 18,75%. Lãi suất vay thực hiện so với kế hoạch tăng 0,02% làm cho chi phí tiền vay tăng 5.400.000 đồng với tỷ lệ tăng là 15,41%. 3- Điều kiện thực hiện các đề xuất Việc hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây là việc thật sự cần thiết cho hoạt động kinh doanh của công ty. Do công tác hạch toán chi phí kinh doanh tại công ty còn nhiều bất cập như chưa hạch toán một cách rõ ràng về chi phí theo từng khoản mục mà kế toán chỉ hạch toán một cách tổng hợp tài khoản chi phí và tài khoản chi có liên quan (TK111, TK112, TK141 vv…). Đôi khi kế toán còn hạch toán lộn xộn, sắp xếp một số khoản chi vào các khoản mục không hợp lý như khi chi tiền ăn trưa cho cán bộ công nhân viên công ty thường hạch toán vào TK6411 (TK6421) - Chi phí nhân viên (chi phí quản lý nhân viên) nhưng đôi khi kế toán lại cho vào chi phí khác và còn nhiều trường hợp hạch toán, vào sổ khác không đúng với các khoản mục liên quan. Thêm vào đó, công ty vật tư tổng hợp Hà Tây chỉ tổ chức phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu nên để công tác phân tích đạt hiệu quả cao thì công ty cần phải tổ chức phân công, trách nhiệm cho các cán bộ quản lý tại công ty hoàn thiện các nội dung phân tích. Do vậy để hoàn thiện được những nội dung phân tích trên bộ máy quản lý của công ty nói chung phòng kế toán tài chính nói riêng cần thay đổi rất nhiều cả về công tác tổ chức cũng như công tác hạch toán để thuận tiện cho việc hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Thứ nhất là công tác hạch toán chi phí kinh doanh Hiên nay công tác hạch toán chi phí kinh doanh tại công ty còn nhiều hạn chế, cụ thể : - Kế toán của công ty đã hạch toán các khoản mục trong chi phí mua hàng vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, cụ thể : + Chi phí vận chuyển và bốc xếp hàng hoá kế toán lại hạch toán vào chi phí bán hàng. + Thuế GTGT hàng nhập khẩu kế toán lại hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này trên thực tế là không hợp lý. - Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán công ty chỉ hạch toán ghi có tài khoản thanh toán và phân loại chi phí theo tài khoản chi đó, ví dụ : TK111, TK112, TK141, vv…chứ không theo dõi theo chi tiết các khoản mục phát sinh trong đó. Do vậy, gây khó khăn cho việc hoàn thiện nội dung phân tích chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Tại các cửa hàng, các phòng kinh doanh tại công ty chỉ tiến hành hạch toán báo sổ, định kỳ kế toán các đơn vị tổng hợp số liệu và đối chiếu số liệu với phòng kế toán của công ty. Chứ các đơn vị này không hạch toán chi tiết, cụ thể như trên phòng kế toán của công ty. Chính vì vậy, kế toán các đơn vị khó có thể đánh giá chính xác việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh phát sinh tại đơn vị đó có hợp lý hay không ? Và đây cũng chính là nguyên nhân gây trở ngại cho quá trình hoàn thiện nói chung, phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc nói riêng. Như đã nói ở trên việc hạch toán các khoản mục chi phí kinh doanh phát sinh trong quá trình kinh doanh tại công ty kế toán cần hạch toán chính xác vào các khoản mục cụ thể. Cụ thể, phòng kế toán tại các cửa hàng, phòng kinh doanh và phòng kế toán tài chính của công ty phải thực hiện được những việc sau : - Để thuận tiện cho việc phân tích chi phí kinh doanh theo từng chức năng hoạt động, kế toán cần hạch toán độc lập các khoản mục chi phí này và sắp xếp, phân loại các khoản chi phí này theo đúng mục đích chi mà công ty đã phân loại cho từng chức năng hoạt động. Cụ thể : + Kế toán phải bóc tách chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá, chi phí cho tổ cẩu, vé cầu đường tổ xe ra khỏi chi phí bán hàng và xếp vào chi phí mua hàng. + Kế toán phải bóc tách thuế GTGT hàng nhập khẩu ra khỏi chi phí quản lý doanh nghiệp và xếp vào chi phí mua hàng. - Để thuận tiện cho việc phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động, kế toán có thể hạch toán ghi nợ TK chi phí và ghi có TK thanh toán nhưng trong các sổ chi tiết theo dõi các chi phí kinh doanh theo từng chức năng kế toán phải phân loại ghi rõ số tiền các nội dung chi như em đã phân loại và trình bày trong nội dung phân tích ở phần 2.2 - Để thuận tiện cho việc phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc kế toán các cửa hàng, phòng kinh doanh phải tổ chức hạch toán đầy đủ về doanh thu, chi phí phát sinh. - Để thuận tiện cho việc phân tích chi phí kinh doanh theo quý thì kế toán của công ty ngoài việc lập báo cáo quyết toán như hiện nay còn phải lập báo cáo quyết toán theo từng quý một. - Ngoài ra kế toán còn phải cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin, tài liệu liên quan phục vụ cho việc hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Cụ thể ở công ty vật tư tổng hợp Hà Tây tất cả các chi phí phát sinh kế toán đều phải tập hợp vào một sổ hay bảng kê gọi là "bảng kê chi phí kinh doanh". Theo em để phản ánh chính xác các khâu phát sinh của chi phí, kế toán cần mở các sổ kế toán chi phí sau : + Sổ hay bảng kê chi tiết chi phí mua hàng : kế toán ghi, liệt kê tất cả các chi phí phát sinh theo từng khoản mục trong chi phí mua hàng, bao gồm chi phí phát sinh từ khi ký hợp đồng mua đến những chi phí phát sinh khi hàng nhập kho. + Sổ hay bảng kê chi tiết chi phí bán hàng : kế toán ghi, liệt kê tất cả các chi phí phát sinh theo từng khoản mục trong chi phí bán hàng, bao gồm tiền lương và các khoản bảo hiểm của nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng, công cụ dụng cụ, hao hụt hàng hoá, thu mua tiêu thụ, vv… + Sổ hay bảng kê chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp : kế toán ghi, liệt kê tất cả các chi phí phát sinh theo từng khoản mục trong chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương và các khoản bảo hiểm của nhân viên, cán bộ quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý, công cụ dụng cụ, hao hụt hàng hoá, dự phòng, công tác phí, vv… + Sổ hay bảng kê chi tiết chi phí tài chính : kế toán ghi, liệt kê tất cả các chi phí phát sinh theo từng khoản mục trong chi phí tài chính, bao gồm chi phí lãi vay phải trả, lỗ do chênh lệch tỷ giá và một số khoản mục có thể phát sinh trong những năm tới. Để thuận tiện hơn nữa em thiết nghĩ khi vào sổ kế toán ghi rõ ngày tháng vào sổ, sau đó cuối tháng kế toán lại cộng tổng các chi phí phát sinh theo từng khoản mục. Như vậy ta cũng có thể lấy số liệu tổng chi phí kinh doanh theo quý, theo năm ở các sổ hay bảng kê này. Thứ hai về cách tổ chứcphân tích, phân công công việc Qúa trình hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty phải do giám đốc trực tiếp chỉ đạo và giao cho phòng kế toán tài chính của công ty chịu trách nhiệm. Kế toán trưởng là người trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng kế toán, giám sát quá trình thực hiện các nội dung phân tích, nhận xét, đánh giá tình hình chi phí và đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí cho kỳ tiếp theo sau đó đưa giám đốc duyệt. Thực chất là phòng kế toán tài chính trực tiếp tham mưu cho giám đốc các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh từ đó đi đôi với việc thúc đẩy kết quả hoạt động kinh doanh. Toàn bộ số liệu được sử dụng trong nội dung hoàn thiện phân tích chi phí kinh doanh phải là những số liệu của kỳ kế hoạch và thực hiện. Như vậy, nhà quản lý mới có thể đánh giá chính xác kỳ nghiên cứu công ty có hoàn thành kế hoạch hay không. Khi đó, công ty mới có thể đánh giá chính xác được kết quả kinh doanh có đạt hoặc vượt kế hoạch đề ra hay không ? Kế toán trưởng phân công công việc hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh như sau : - Khi phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động kế toán trưởng giao nhiệm vụ cho phó phòng kế toán hay kế toán tổng hợp. Và phó phòng kế toán chịu trách nhiệm phân tích nội dung này, sau đó tự đưa ra những đánh giá nhận xét và tự mình đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí. - Khi phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động. Kế toán trưởng giao cho kế toán chuyên phụ trách theo dõi, vào sổ chi tiết các tài khoản chi phí kinh doanh phát sinh tại công ty theo từng khoản mục cụ thể để tập hợp thông tin, số liệu cần thiết có liên quan đến nội dung phân tích. Kế toán này chịu trách nhiệm lập biểu phân tích và tính toán hoàn thiện các chỉ tiêu cần sử dụng trong phân tích nội dung này và đánh giá nhận xét, đồng thời đề xuất các giải pháp tiết kiệm một số khoản mục chi phí được đánh giá là sử dụng không hợp lý. Sau đó, giao nội dung phân tích này cho phó phòng kế toán kiểm tra lại. - Khi phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc, kế toán trưởng giao cho kế toán chuyên theo dõi các cửa hàng, các phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập biểu, tính toán các chỉ tiêu được sử dụng trong phân tích nội dung này và đưa ra những nhận xét đánh giá. Đồng thời, xác định ra đơn vị nào sử dụng chi phí kinh doanh lãng phí và đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí cho các đơn vị trực thuộc của công ty nói chung và kiến nghị các giải pháp xử lý đối với các đơn vị sử dụng chi phí bất hợp lý. Cuối cùng, các kế toán này giao nội dung mình đã phân tích cho phó phòng kế toán kiểm tra lại. - Khi phân tích chi phí kinh doanh theo quý, kế toán trưởng cùng phó phòng kế toán lập biểu, tính toán các chỉ tiêu được sử dụng trong phân tích nội dung này và cùng đưa ra những nhận xét đánh giá. - Khi phân tích chi phí tiền lương, kế toán trưởng giao cho kế toán chuyên theo dõi tiền lương và chi phí lập biểu, tính toán các chỉ tiêu được sử dụng trong phân tích nội dung này và đưa ra những nhận xét đánh giá. Đồng thời, đề xuất các giải pháp sử dụng chi phí tiền lương một cách hợp lý hơn. Cuối cùng, đưa cho phó phòng kế toán kiểm tra tính xác thực trong nội dung phân tích. - Khi phân tích chi phí trả lãi vay, kế toán trưởng giao cho kế toán chuyên phụ trách bên ngân hàng chịu trách nhiệm hoàn thiện nội dung phân tích chi phí trả lãi vay bao gồm phân tích chung và phân tích các nhân tố ảnh hưởng. Sau đó, đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí lãi vay phải trả. Sau khi hoàn thiện, kế toán nộp nội dung mình đã phân tích cho phó phòng kế toán kiểm tra. Tất cả những nội dung phân tích trên sau khi được phó phòng kế toán kiểm tra lại sẽ được giao cho kế toán trưởng kiểm tra lại một lần nữa, nếu có sai sót kế toán trưởng sẽ đề nghị phó phòng kế toán cùng người chịu trách nhiệm phân tích nội dung đó sửa chữa lại cho chính xác. Sau khi đã hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh kế toán trưởng đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh và nộp cho giám đốc công ty duyệt. Kết luận Khi chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, kinh doanh trong một môi trường mới, các doanh nghiệp Nhà nước không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ, đôi khi là sự không thể thích ứng được. Do đó muốn kinh doanh có hiệu quả doanh nghiệp cần phải đánh giá đúng đắn, chính xác tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vì trong cơ chế thị trường hiện nay sự sống còn của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào việc kinh doanh có hiệu quả hay không ? Điều này có nghĩa là doanh thu có đủ bù đắp chi phí và có lãi hay không ? Khi mà cung cầu thị trường quyết định giá bán hàng hoá thì cách lựa chọn duy nhất của doanh nghiệp là làm thế nào để quản lý là sử dụng chi phí kinh doanh tốt nhất, có nghĩa là tối thiểu hoá chi phí tối đa hoá lợi nhuận. Chính vì vậy việc phân tích chi phí kinh doanh càng tỏ rõ vai trò quan trọng của nó trong việc giúp nhà quản trị đưa ra được những quyết định đúng đắn và hợp lý đối với hoạt động của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy công tác phân tích chi phí kinh doanh ở công ty vật tư tổng hợp Hà Tây có điểm mạnh song nó vẫn còn nhiều hạn chế. Với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ, năng lực và tính năng động sáng tạo chắc chắn công tác phân tích hoạt động kinh tế nói chung và công tác phân tích chi phí kinh doanh nói riêng ở công ty sẽ ngày càng hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của chính công ty, cửa cấp trên và của các ngành chức năng cũng như của cơ chế thị trường. Những ý kiến, đề xuất em đưa ra trong bản luận văn này không nằm ngoài mục đích góp phần hạ thấp chi phí kinh doanh, quản lý và sử dụng hợp lý chi phí, hạn chế lãng phí, vv…từ hoạt động kinh doanh. Với kiến thức đã học còn ít ỏi, khả năng nghiên cứu thực tế bước đầu còn có hạn, do đó bản luận văn của em không thể tránh khỏi những sai xót nhất định. Em rất mong được sự xem xét, đánh giá và chỉ bảo của thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn. Hà nội, ngày 20 tháng 4 năm 2004 danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình phân tích hoạt động kinh tế doanh nghiệp thương mại - dịch vụ - Trường ĐH Thương Mại - Chủ biên : PGS. TS Trần Thế Dũng - TS Nguyễn Quang Hùng - ThS. Lương Thị Trâm - NXB : ĐH Quốc Gia Hà Nội - Năm xuất bản : Năm 2002 2. Giáo trình tài chính doanh nghiệp thương mại - Trường ĐH Thương Mại - Chủ biên : Đinh Văn Sơn - NXB : ĐH Quốc Gia Hà Nội - Năm xuất bản: Năm 2002 3. Các chính sách, chế độ kế toán tài chính của Nhà nước - Năm 2003 4. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sổ sách kế toán của Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây - Năm 2002 và năm 2003.