Luận văn Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và dịch vụ tin học AISC thực hiện

hất với Sổ chi tiết và Sổ cái hay nói cách khác đảm bảo số liệu tổng hợp trên Báo cáo tài chính được tổng hợp từ các số liệu chi tiết chính xác và có thực. Nếu số liệu trên bảng cân đối kế toán không thống nhất với Sổ cái hoặc Sổ chi tiết, cần phải tìm hiểu nguyên nhân, thí dụ có thể trao đổi với nhân viên của khách hàng để tìm kiếm sai sót, và có sự điều chỉnh thích hợp. Tuy nhiên sự thống nhất của Báo cáo này với sổ sách chưa phải là bằng chứng đầy đủ về toàn bộ khoản phải trả. Thí dụ như các hoá đơn vào thời điểm cuối năm vẫn có thể không được ghi chép cả trên Sổ chi tiết lẫn Sổ cái. Việc đối chiếu số liệu trên Báo cáo chi tiết phải trả người bán với Báo cáo tài chính, Sổ cái TK 331 được phản ánh trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên như sau: Bảng số 11: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X Khoản mục: TK 331 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Dư đầu năm Dư cuối năm Nợ Có Nợ Có -Trên báo cáo chi tiết TK 331 190.754.574 914.775.334 157.083.280 226.798.647 - Trên BCĐKT 190.754.574 914.775.334 157.083.280 226.798.647 Trên Sổ cái TK 331 190.754.574 914.775.334 157.083.280 226.798.647 NX: Số tiền trên Báo cáo chi tiết TK 331 khớp với số tiền trên Báo cáo tài chính và Sổ cái TK 331. Tại Công ty Y, công việc đối chiếu như trên cũng được kiểm toán viên thực hiện tương tự và kết quả thể hiện trên giấy làm việc của kiểm toán viên như sau: Bảng số 12: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty Y Khoản mục: TK 331 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Dư đầu năm Dư cuối năm Nợ Có Nợ Có -Trên báo cáo chi tiết TK 331 698.254.500 896.217.000 - Trên BCĐKT 698.254.500 896.217.000 Trên Sổ cái TK 331 698.254.500 896.217.000 NX: Số tiền trên Báo cáo chi tiết TK 331 khớp với số tiền trên Báo cáo tài chính và Sổ cái TK 331. 2.2.2 Khẳng định số dư Để khẳng định số dư kiểm toán viên đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp với sổ chi tiết, biên bản đối chiếu công nợ. Kết qủa được phản ánh trên giấy làm việc của kiểm toán viên như sau: Bảng 13: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X Khoản mục: TK 331 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: STT Tên nhà cung cấp 31/12/2003 31/12/2004 Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Cty ý Yên 27.500.000 12.500.000 a, R 2 Cty vật tư kinh doanh tổng hợp 105.546.345 30.029.092 a, R 3 Cty cổ phần xây lắp và TM 24.999.854 10.739.854 a * 4 Cty TNHH Vĩnh Thuận 66.990.655 a * 5 Cty TNHH Hương Linh 20.000.000 a * 6 Công ty Hoa Lư 33.754.720 14.343.426 a, R 7 Cty TNHH Trường Dân 132.000.000 132.000.000 a * 8 Cty TNHH Tiến Minh 319.502.225 45.324.600 a, R 9 Cửa hàng số 15 Minh Khai 244.126.692 51.954.300 a, R Tổng 190.754.574 914.775.334 157.083.280 226.798.647 a: khớp với sổ chi tiết R: khớp với biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2004 *: chưa có biên bản đối chiếu công nợ Bảng 13: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty Y Khoản mục: TK 331 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: STT Tên nhà cung cấp 31/12/2003 31/12/2004 Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Cty CP hoá chất nhựa 112.781.000 119.781.000 a, R 2 Cty Hoà Phát 160.320.200 175.690.500 a, R 3 Cty Asian-paint 184.099.500 309.780.000 a, R 4 Cty TNHH Hương Chi 81.275.800 80.915.000 a, R 5 Cty Elma 160.033.000 210.050.500 a, R Tổng 698.254.500 896.217.000 a: khớp với sổ chi tiết TK 331 R: khớp với biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2004 NX: khoản phải trả người bán có biên bản đối chiếu đầy đủ tại ngày 31/12/2004 Như vậy tại Công ty X có 4 nhà cung cấp không có biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2004. Để khẳng định số dư của các nhà cung cấp này và khẳng định không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót, kiểm toán viên tiến hành thủ tục gửi thư xác nhận. Việc gửi thư xác nhận được tiến hành theo các bước sau: Sơ đồ 7: Các bước thực hiện gửi thư xác nhận Thống nhất với BGĐ khách hàng Xác định phạm vi và qui mô mẫu chọn Theo dõi và xử lý các thư phúc đáp và thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế Quyết định gửi thư xác nhận Ghi chú: : Trình tự thực hiện Sau khi thống nhất với Ban Giám đốc Công ty X và vì số lượng nhà cung cấp chưa có biên bản đối chiếu ít, kiểm toán viên quyết định gửi thư xác nhận cho tất cả 4 nhà cung cấp trên. Và kiểm toán viên quyết định gửi thư xác nhận chủ động, vì khi không nhận được thư trả lời thì có nghĩa là có điều gì đó bất thường mà kiểm toán viên cần kiểm tra thêm. Trong khi đó thư xác nhận thụ động, kiểm toán viên không thể phân biệt được khách hàng không đồng ý hoặc không nhận được thư xác nhận của nhà cung cấp không quan tâm đến việc trả lời. Sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và nếu thu thập được thì công việc kiểm trả chi tiết sẽ bớt khó khăn hơn nhiều. Vì thế nếu không nhận được thư trả lời sau 2 lần gửi thư xác nhận thì kiểm toán viên sẽ yêu cầu khách hàng can thiệp để có được tối đa các thông tin phản hồi từ phía nhà cung cấp. Bảng số 14: Mẫu thư xác nhận Công ty X Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2005 Thư Xác nhận Nợ Kính gửi: Công ty TNHH Hương Linh Địa chỉ: 109 Trần Hưng Đạo – Hà Nội Để phục vụ tốt cho công việc kiểm toán tại Công ty X, chúng tôi kính mong qúy Công ty xác nhận số nợ phải thu của Công ty X tại thời điểm 31/12/2004 như sau: Theo số liệu trên sổ sách của Công ty X: 20.000.000 đồng Bằng chữ : Hai mươi triệu đồng chẵn. Việc xác nhận số tiền này chỉ nhằm phục vụ cho mục đích xác nhận chính xác số dư nợ trên báo cáo tài chính, không phục vụ mục đích gì khác. Rất mong qúy Công ty vui lòng xác nhận số dư nợ trên và gửi về địa chỉ sau: Nguyễn Thị Thanh Huế Công ty AISC – 39B – Thụy Khuê - Hà Nội ĐT: (04).9741481 Trước ngày 19/3/2005 Số xác nhận của Công ty TNHH Hương Linh: ......................VNĐ Số chênh lệch: ..................................... Lý do chênh lệch: Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác và giúp đỡ của qúy Công ty Xác nhận của qúy Công ty. Xác nhận của Công ty X Người đại diện: Người đại diện: (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) Kết quả gửi thư xác nhận được kiểm toán viên tổng hợp vào bảng sau: Bảng số 15: Bảng tổng hợp thư xác nhận nợ STT Tên nhà cung cấp Số dư trên sổ chi tiết Thư XN đã gửi Số dư được XN Chênh lệch 1 2 3 4 Cty CP xây lắp và thương mại Cty TNHH Vĩnh Thuận Cty TNHH Hương Linh Cty TNHH Trường Dân 10.739.854 66.990.655 20.000.000 132.000.000 1 1 1 1 10.739.854 68.310.655 20.000.000 1.320.000 Tổng 229.730.509 4 99.050.509 1.320.000 Như vậy 4 thư xác nhận gửi đi, có 3 thư phúc đáp - Tổng số dư các khoản phải trả là: 97.730.509 Tổng số dư khoản ứng trước cho người bán : 132.000.000 - Số dư được xác nhận : 99.050.509 - Tỷ lệ % số dư được xác nhận : 43.1 % - Số CL giữa số được xác nhận và và số trên sổ sách là: 1.320.000 đ Như vậy, kiểm toán viên phải tiến hành kiểm tra khoản ứng trước cho Cty TNHH Trường Dân và khoản chênh lệch 1.320.000 đồng. Qua kiểm tra, kiểm toán viên nhận thấy rằng khoản ứng trước cho Cty TNHH Trường Dân là khoản ứng trước từ năm 2003 chuyển sang, đó là khoản tiền ứng trước để Cty TNHH Trường Dân cấp và ép cọc nền móng công trình khu tập thể An Đông theo hợp đồng kinh tế số K23307 ngày 15 tháng 10 năm 2003. Qua xem xét hợp đồng, kiểm toán viên nhận thấy thời hạn kết thúc hợp đồng là 30/11/2004, kiểm toán viên đã trao đổi với Ban Giám đốc và biết rằng việc cấp và ép cọc nền móng công trình khu tập thể An Đông đến 31/12/2004 chưa hoàn thành, theo Cty TNHH Trường Dân phải đến tháng 5 năm 2005 mới hoàn thành, Công ty chưa làm gia hạn hợp đồng. Còn khoản chênh lệch 1.320.000 đồng của Cty TNHH Vĩnh Thuận, kiểm toán viên sẽ tiến hàng kiểm tra số phát sinh trong năm để tìm xem có nghiệp vụ mua hàng nào bị bỏ sót không. 2.2.3 Kiểm tra số phát sinh v Kiểm tra việc phản ánh các khoản phải trả, kiểm tra việc hạch toán mua hàng và thanh toán Các nghiệp vụ mua hàng của Công ty X chủ yếu là mua nguyên vật liệu. Để kiểm tra, kiểm toán viên chọn một số nhà cung cấp thường có số phát sinh lớn, nhà cung cấp mới, nhà cung cấp chưa có biên bản đối chiếu công nợ và chưa nhận được phúc đáp thư xác nhận. Sau đó chọn những nghiệp vụ mua hàng điển hình để kiểm tra cách hạch toán bằng cách kiểm tra một số nghiệp vụ hạch toán xem có phù hợp với quy trình hạch toán không hoặc cách hạch toán có gì khác biệt với những cách hạch toán thông thường không, kiểm tra hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán. Trở lại vấn đề xuất hiện các nhà cung cấp mới là Cty TNHH Vĩnh Thuận và Hương Linh, kiểm toán viên đã thảo luận với BGĐ và biết rằng những mặt hàng hai công ty này cung cấp các nhà cung cấp thường xuyên không có. Vì vậy việc xuất hiện các nhà cung cấp mới này là không có vấn đề gì. Kiểm toán viên quyết định chọn Cty TNHH Vĩnh Thuận để kiểm tra vì có sự chênh lệch số dư cuối năm trên sổ chi tiết với xác nhận của Cty TNHH Vĩnh Thuận và Cty TNHH Tiến Minh vì số phát sinh trong năm lớn. Kết quả kiểm tra được trình bày trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên như sau: Bảng số 16: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X Khoản mục: TK 331 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Cty TNHH Vĩnh Thuận Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 23 13/3/04 Mua cốt thép 2T28-40/2T40-40 152,133 13.996.344 (1) 25 27/4/04 Mua cặp cáp CSS – 3M 152,133 5.796.000 (2) 27 28/5/04 Mua vòng đệm phẳng M42 152,133 1.233.273 (3) 32 28/7/04 Mua Bu lông M20*60 152,133 1.233.120 (4) (1): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho hợp lệ (2): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán hợp lệ (3): đã kiểm tra hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, không có phiếu đề nghị mua hàng (4): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán hợp lệ NX: việc mua nguyên vật liệu thực hiện đúng thủ tục, được ghi nhận đầy đủ. Bảng số 17: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X Khoản mục: TK 331 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Cty TNHH Tiến Minh Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 26 3/5/04 Mua thép L đều SS41 – L175x15 152,133 6.618.500 (1) 31 25/6/04 Mua thép đều BCT3 – L90x7 152,133 1.437.297 (2) 32 5/7/04 Mua đầu cốt M95 152,133 2.940.000 (3) 32 26/7/04 Mua thép tròn gai A3 – Phi 25 152,133 9.503.610 (4) đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ đã kiểm tra hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ đã kiểm tra hoá đơn phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho đầyđủ, hợp lệ NX: việc mua hàng đúng thủ tục, được phản ánh đầy đủ. Công ty Y Các nghiệp vụ mua hàng của Công ty Y cũng chủ yếu là mua nguyên vật liệu. Căn cứ vào Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái TK 331, sổ chi tiết TK 331, kiểm toán viên chọn mẫu một nghiệp vụ có số phát sinh lớn và liên quan đến nhà cung cấp có số dư biến động bất thường, kiểm tra việc hạch toán và việc ghi chép giá trị hàng hoá. Kết quả kiểm tra được thể hiện trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên như sau: Bảng 18: Trích giấy tờ làm việc Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty Y Khoản mục: TK 331 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có HĐ 1437 02/02/04 Mua nhựa của Cty CP hoá chất nhựa 152,133 25.780.560 (1) HĐ 1576 12/03/04 Mua Sơn của Cty Asian - paint 152,133 54.249.200 (2) HĐ 1568 6/05/04 Mua dây điện của Cty Elma 152,133 12.578.000 (3) HĐ 1598 5/10/04 Mua nước sơn JK của Cty Asian- paint 152,133 16.892.486 (4) (1): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ (2): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ (3): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ (4): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ NX: việc mua hàng đúng thủ tục, được phản ánh đầy đủ, hợp lệ v Kiểm tra hàng mua trả lại: mục đích của công việc này là xem việc ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp do hàng mua trả lại là có thật hay không và có được ghi đúng kỳ không. Kết quả kiểm tra tại Công ty X và Công ty Y như sau: Công ty X Qua kiểm tra, kiểm toán viên thấy có một nghiệp vụ hàng mua trả lại Cty cổ phần xây lắp và thương mại trong tháng 12 năm 2004. Bảng số 19: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X Khoản mục: TK 331 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 43 25/12/04 Trả lại thép tấm dày 16 ly mua của Cty ý Yên (Chứng từ số 21) 152,133 8.093.777 (1) (1): đã kiểm tra biên bản trả lại hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng NX: hàng mua trả lại có đầy đủ thủ tục và được ghi nhận đúng kỳ Công ty Y Qua kiểm tra, kiểm toán viên thấy rằng không có nghiệp vụ trả lại hàng nào trong năm. v Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ: Thủ tục này được thực hiện tại các doanh nghiệp có giao dịch bằng ngoại tệ, chủ yếu là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu. Qua kiểm tra kiểm toán viên thấy Công ty X không giao dịch bằng ngoại tệ, vì vậy không phát sinh các khoản phải trả có gốc ngoại tệ. Công ty Y là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, vì vậy các hoạt động giao dịch của Công ty cũng có liên quan đến ngoại tệ. Công ty hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo tỷ giá thanh toán tại ngày phát sinh. Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên xác định tỷ giá chuyển đổi được áp dụng và việc hạch toán chênh lệch tỷ giá, sau đó kiêm tra các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đều có chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng. Bảng 20: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty Y Khoản mục: TK 431 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Nội dung TKĐƯ Số phát sinh Ghi chú Nợ Có Chênh lệch tỷ giá quí I 635 7.560.450 P Chênh lệch tỷ giá quí II 515 4.513.200 P Chênh lệch tỷ giá quí III 515 2.015.670 P Chênh lệch tỷ giá quí IV 635 3.159.200 P P: khớp với bảng tính chênh lệch tỷ giá NX: khoản phải trả có gốc ngoại tệ được tính đúng, hạch toán đầy đủ v Kiểm tra số phát sinh các khoản phải trả thương mại, phi thương mại, các khoản phải trả liên quan đến bên thứ ba, các khoản cam kết mua dài hạn Qua kiểm tra kiểm toán viên thấy tại Công ty X và Công ty không phát sinh các nghiệp vụ này. v Kiểm tra công nợ ngoài niên độ: Mục đích thủ tục này là tìm kiếm các khoản nợ phải trả không được ghi chép. Để kiểm tra, kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu các phiếu chi và giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2005 đến thời điểm kiểm toán, kiểm tra các tài liệu gốc đính kèm, đối chiếu sổ Chi tiết TK 331... Tại Công ty Y số dư khoản phải trả nhà cung cấp đều có biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2004, vì vậy tại Công ty Y kiểm toán viên không thực hiện thủ tục này. Tại Công ty X kết qủa kiểm tra được thể hiện trên giấy làm việc của kiểm toán viên như sau: Bảng 21: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X Khoản mục: TK 331 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 56 56 58 19/01/2005 21/01/2005 28/01/2005 Chuyển trả tiền mua dây néo DN 16 – 13 cho Công ty TNHH Vĩnh Thuận Trả tiền mua thép tấm 28 ly cho Cty cổ phần xây lắp và thương mại Trả tiền mua vòng treo dầu tròn 9 cho Cửa hàng số 15 Minh Khai 111 111 111 1.320.000 2.823.700 4.005.100 (1) (2) (3) (1): đã kiểm tra phiếu chi, hoá đơn mua hàng kèm theo, thấy rằng hoá đơn mua hàng là từ ngày 28/12/2004, đối chiếu lên sổ chi tiết TK 331 không thấy ghi nhận khoản phải trả này. NX: kế toán đã không ghi chép nghiệp vụ mua hàng này, trao đổi với kế toán công nợ cho biết nguyên nhân là do hoá đơn của người bán nhận được sau ngày kết thúc niên độ do người bán gửi hoá đơn chậm trễ vài ngày sau khi đã gửi hàng đi. Đây chính là khoản chênh lệch giữa sổ Chi tiết TK 331(nhà cung cấp Cty TNHH Vĩnh Thuận) với thư phúc đáp thư xác nhận. (2),(3): khớp với phiếu chi, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, sổ chi tiết TK 331 KL: trừ khoản phải trả Cty TNHH Vĩnh Thuận ở trên, các khoản phải trả nhà cung cấp đã được ghi sổ đầy đủ tại ngày 31/12/2004. 3. Kết thúc kiểm toán. Sau khi công việc kiểm tra chi tiết kết thúc, kiểm toán viên tập hợp lại và lập tờ tổng hợp, trong đó kiểm toán viên đưa ra những nhận xét, kiến nghị về những hạn chế còn tồn tại trong công tác tổ chức và hạch toán chu trình mua hàng – thanh toán. Bảng số 22: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X Khoản mục: TK 331 Bước công việc: tổng hợp Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Nhận xét: Các nghiệp vụ mua hàng: Một số nghiệp vụ mua hàng không có đơn đề nghị mua hàng. Kế toán không phản ánh nghiệp vụ mua hàng của Cty TNHH Vĩnh Thuận ngày 28/12/2004 trị giá 1.320.000 đồng. Các khoản phải trả người bán -Các khoản phải trả người bán tại thời điểm 31/12/2004 chưa được đối chiếu đầy đủ, số dư được đối chiếu chiếm 56.9 % Kế toán phản ánh thiếu khoản phải trả Cty TNHH Vĩnh Thuận trị giá 1.320.000 đồng Khoản ứng trước cho người bán: Khoản ứng trước cho Cty TNHH Trường Dân trị giá 132.000.000 đồng theo hợp đồng kinh tế số K23307, thời hạn hợp đồng là 30/11/2004 nhưng đến 31/12/2004 hai bên thoả thuận gia hạn thêm hợp đồng,nhưng chưa làm gia hạn hợp đồng Kiến nghị: Cty cần xúc tiến làm gia hạn hợp đồng với Cty TNHH Trường Dân. Qua trao đổi với kiểm toán viên phụ trách kiểm toán hàng tồn kho thấy rằng lượng dây néo DN16 - 13trị giá 1.320.000 đ của Vĩnh Thuận vẫn ở trong kho, vì vậy Công ty bổ sung bút toán điều chỉnh sau: Nợ TK 152 : 1.200.000 Nợ TK 1331: 120.000 Có TK 331 : 1.320.000 (Cty TNHH Vĩnh Thuận) Bảng 23: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty Y Khoản mục: TK 331 Bước công việc: tổng hợp Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Nhận xét: Các nghiệp vụ mua hàng: Các nghiệp vụ mua hàng được ghi chép đầy đủ, đúng thủ tục Các khoản phải trả người bán Số dư các khoản phải trả người bán đều có biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2004 Các khoản phải trả người bán được ghi chép đầy đủ, có hoá đơn chứng từ hợp lệ Sau khi hoàn thành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, kết hợp với kết quả kiểm toán các phần hành khác, kiểm toán viên tiến hành tổng hợp các bằng chứng và kết qủa thu được, lập bản thảo kiểm toán gửi cho khách hàng tham khảo trước khi bố trí một buổi tổng kết và trao đổi với Công ty X và Công tyY để đi tới một quyết định thống nhất. Quyết định này sẽ là căn cứ để kiểm toán viên phát hành báo cáo kiểm toán. Đối với Công ty X và Công ty Y, sau khi đánh giá kết qủa kiểm toán và có sự điều chỉnh của họ theo yêu cầu của kiểm toán viên, AISC thấy không có sự loại trừ trọng yếu nào về việc áp dụng các nguyên tắc kế toán và không có sự giới hạn nào về phạm vi kiểm toán và không có sự kiện nghiêm trọng nào xảy ra sau ngày lập báo cáo tài chính ảnh hưởng đến báo cáo tài chính nên đã phát hành báo cáo kiểm toán có ý kiến chấp nhận toàn phần theo mẫu sau: Bảng số 24: Báo cáo kiểm toán Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Địa chỉ: 39 – thụy Khê - Hà Nội ĐT: (04)8473960 – (04)8473961, Fax: (04)8236697 Số: 41/BCKT - TC Hà Nội, ngày 28 tháng 03 năm 2005 Báo cáo kiểm toán Về báo cáo tài chính cho kỳ hoạt động từ 01/01/2004 đến 31/12/2004 của Công ty X Kính gửi: Hội đồng quản trị và Giám đốc Công ty X Chúng tôi đã tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2004, Báo cáo kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính cho kỳ hoạt động từ 01/01/2004 đến 31/12/2004 của Công ty X được trình bày từ trang 6 đến trang 20 kèm theo. Việc lập và trình bày báo cáo tài chính này thuộc trách nhiệm của Ban Giám đốc Công ty X. Trách nhiệm của chúng tôi là đưa ra ý kiến về báo cáo này dựa trên kết quả kiểm toán của chúng tôi. Cơ sở ý kiến Chúng tôi đã thực hiện công việc kiểm toán độc lập theo các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. Các chuân mực này yêu cầu công việc kiểm toán lập kế hoạch và thực hiện để có sự đảm bảo hợp lý rằng báo cáo tài chính không còn chứa đựng các sai sót trọng yếu. Chúng tôi đã thực hiện việc kiểm tra theo phương pháp chọn mẫu và áp dụng các thử nghiệm cần thiết, thu thập các bằng chứng xác minh những thông tin trên Báo cáo tài chính; đánh giá việc tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, các nguyên tắc và phương pháp kế được áp dụng, các ước tính và xét đoán quan trọng của Giám đốc cũng như cách trình bày tổng quát các báo cáo tài chính. Chúng tôi cho rằng công việc kiểm toán của chúng tôi đã đưa ra những cơ sở hợp lý để làm căn cứ cho ý kiến của chúng tôi. ý kiến của kiểm toán viên Theo ý kiến của chúng tôi, Báo cáo tài chính cho kỳ hoạt động từ 01/01/2004 đến 31/12/2004 đã phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ hoạt động nêu trên. Các báo cáo được lập và trình bày phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán Việt Nam hiện hành và các quy định pháp lý có liên quan. Giám đốc Đào Tiến Đạt Chứng chỉ kiểm toán viên số .../KTV Kiểm toán viên Nguyễn Thị Thanh Huế Chứng chỉ kiểm toán viên số .../KTV Chương III Bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và dịch vụ tin học thực hiện. I. Một số nhận xét chung về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán. Với phương châm “hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan, chính trực, bảo vệ quyền lợi và bí mật kinh doanh của khách hàng như quyền lợi của chính bản thân mình trên cơ sở tuân thủ luật pháp quy định, coi uy tín và chất lượng là yếu tố hàng đầu, phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi nhất”, bên cạnh đó cùng với sự không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp, Công ty đã đáp ứng mọi yêu cầu và sự tin cậy của khách hàng. Từ thực tiễn quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty X và Công ty Y cho thấy quy trình kiểm toán được thực hiện một cách thống nhất theo trình tự kiểm toán được xây dựng trong chương trình kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán , các kiểm toán viên luôn tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như các chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận. Tuy nhiên, trong quá trình vận dụng các kiểm toán viên luôn có sự sáng tạo và linh hoạt vào các thủ tục kiểm toán trong những điều kiện cụ thể với mục đích đạt được hiệu quả so với thời gian và chi phí bỏ ra. Qua thời gian thực tập tại AISC, với việc tìm hiểu quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty X và Công ty Y, em có một số kinh nghiệm rút ra từ quy trình kiểm toán này như sau: 1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên cần thiết cho một cuộc kiểm toán. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 300 về lập kế hoạch kiểm toán: “ Kế hoạch kiểm toán tổng thể phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán, trong đó mô tả phạm vi dự kiến và cách thức tiến hành công việc kiểm toán”. Giai đoạn lập kế hoạch được tiến hành chu đáo, chuẩn xác sẽ giúp cho tiến hành các giai đoạn sau có kết quả tốt. Nhận thức rõ được vấn đề này, ngay từ khi tiếp cận với khách hàng, AISC đã cử những kiểm toán viên có năng lực và kinh nghiệm, các Phó giám đốc, trưởng phòng kiểm toán, phó phòng, kiểm toán viên cao cấp làm công tác khảo sát và giới thiệu chung về AISC. Việc thu thập tìm hiểu các thông tin về khách hàng được kiểm toán viên rất chú trọng. Đối với khách hàng năm đầu tiên như Công ty Y, việc thu thập thông tin được tiến hành cẩn thận, các thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như sách báo, tạp chí chuyên ngành, phương tiện truyền thông. Còn đối với khách hàng thường xuyên như Công ty X, ngoài các thông tin thu thập được từ hồ sơ kiểm toán thì kiểm toán viên cũng cố gắng tìm hiểu những thông tin mới về khách hàng thông qua gặp gỡ với Ban Giám đốc hay tiếp xúc với nhân viên khách hàng. Với việc thực hiện tốt, nhanh chóng, hiệu qủa với mức phí đề xuất hợp lý, số khách hàng sử dụng dịch vụ của Công ty ngày càng tăng. Việc lập kế hoạch kiểm toán được AISC tiến hành một cách nhanh chóng, hiệu quả. Khi tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, các kiểm toán viên của AISC thường lưu ý sự khác biệt giữa khách hàng mới và khách hàng thường xuyên. Với khách hàng mới như Công ty Y, tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hàng một cách kỹ lưỡng, việc lập kế hoạch được tiến hành cẩn thận và đầy đủ để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán và uy tín đối với khách hàng. Với khách hàng đã kiểm toán như Công ty X, kiểm toán viên chủ yếu tập trung vào những sự thay đổi lớn về nhân sự hoặc môi trường hoạt động vì sau mỗi đợt kiểm soát, kiểm toán viên đã có được những hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, từ đó đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu của hệ thống. Những mặt mạnh sẽ được kiểm toán viên dựa vào khi thực hiện kiểm toán nhằm giảm bớt khối lượng công việc phải thực hiện, tiết kiệm chi phí kiểm toán. Những mặt yếu của hệ thống sẽ được kiểm toán viên ghi chép lại để làm cơ sở đưa ra kiến nghị trong thư quản lý vào giai đoạn kết thúc kiểm toán nhằm tư vấn cho khách hàng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc lập kế hoạch được thực hiện tốt giúp cho kiểm toán viên triển khai công việc một cách hiệu quả. 2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán. Trên cơ sở chương trình kiểm toán đã xây dựng, trong quá trình thực hiện kiểm toán, thực tiễn quá trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty X và Công ty Y cho thấy các kiểm toán viên của AISC đã thực hiện đầy đủ, đúng các thủ tục đã đưa ra mặc dù thời gian cho một cuộc kiểm toán là có hạn. Trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên ghi chép số liệu trên giấy tờ làm việc và áp dụng triệt để các phương pháp kiểm toán để thu thập bằng chứng chứng minh cho số liệu đưa ra. Những giấy tờ làm việc của kiểm toán viên liên tục được chủ nhiệm soát xét, vì vậy luôn bảo đảm tính đúng đắn của các kết luận. Quá trình kiểm toán được thực hiện theo khoản mục và được thực hiện bởi các kiểm toán viên khác nhau nhưng luôn có sự đối chiếu phối hợp chặt chẽ. Ngoài ra, các kiểm toán viên của AISC luôn tuân theo những quy định mang tính chất nghề nghiệp như: Luôn tuân thủ sự lãnh đạo thống nhất của Ban giám đốc. Thực hiện công việc có tính tập trung cao, năng động và quyết đoán. Giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng. Vì vậy, đội ngũ nhân viên của AISC không những được rèn luyện để nâng cao trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc mà còn duy trì, bồi dưỡng phẩm chất đạo đức nghề nghiệp của mình. 3. Giai đoạn kết thúc kiểm toán. Để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán, trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, AISC luôn thực hiện việc soát xét lại toàn bộ công việc kiểm toán của giai đoạn trước đó, tổng hợp kết quả kiểm toán của từng khoản mục. Việc soát xét trước được thực hiện bởi trưởng nhóm kiểm toán, sau đó là Ban Giám đốc Công ty trước khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức. Báo cáo kiểm toán do AISC đưa ra được viết ngắn gọn, rõ ràng, chặt chẽ, các ý kiến đưa ra trong Báo cáo trung thực, độc lập, khách quan và tạo được sự tin cậy của khách hàng và những người quan tâm. Công việc này đã giúp cho Công ty phát hành báo cáo kiểm toán một cách đáng tin cậy và có thể phát hiện được các điểm mạnh cũng như điểm yếu của mình để không ngừng nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và dịch vụ tin học thực hiện. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Cùng với sự phát triển kinh tế của đất nước và sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế tài chính, kiểm toán Việt Nam đã từng bước phát triển phù hợp với cơ chế quản lý, phù hợp với tiền trình cải cách, đổi mới và hội nhập quốc tế. Công cuộc cải cách và đổi mới dịch vụ kiểm toán đang diễn ra sôi động, có những thay đổi nhanh chóng và mạnh mẽ, góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính quốc gia, quản lý và điều hành các doanh nghiệp, mở ra một thời kỳ mới, nhiều triển vọng mới trong lĩnh vực kiểm toán. Sự đổi mới đó là một sự cố gắng lớn, một yêu cầu không thể thiếu được đối với nền kinh tế chuyển đổi. Tuy vậy, trên thực tế sự phát triển của hoạt động dịch vụ kiểm toán hiện nay vẫn còn nhiều bất cập, gây trở ngại không ít đối với quá trình hội nhập quốc tế và khu vực. Trình độ, năng lực kinh nghiệm hành nghề và năng lực quản lý của nhiều công ty kiểm toán còn hạn chế, dịch vụ còn đơn điệu, chưa đủ sức cạnh tranh với các công ty quốc tế. Bên cạnh đó, nhận thức của xác hội về dịch vụ kiểm toán còn nhiều hạn chế. Để tạo ra khung pháp lí cho sự phát triển và hội nhập của nền kinh tế, Nhà nước ta đã ban hành các văn bản hướng dẫn hoạt động kế toán, kiểm toán và thường xuyên cập nhật sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn. Mới đây Bộ tài chính đã ban hành Nghị định số 105/2004/NĐ_CP ngày 30/03/2004 về kiểm toán độc lập. Theo đó thị trường kiểm toán đã được mở rộng hơn với các công ty kiểm toán vì những đối tượng bắt buộc phải kiểm toán hàng năm tăng lên đáng kể. Ngoài ra các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức hoạt động tín dụng, ngân hàng và Quỹ hộ trợ phát triển, tổ chức tài chính và doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm, các công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn có tham gia niêm yết và kinh doanh trên thị trường chứng khoán thì thị trường kiểm toán này còn được bổ sung thêm các doanh nghiệp nhà nước, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng của các dự án thuộc nhóm A. Điều này đã mở ra một thị trường tiềm năng cho các công ty kiểm toán. Trước tình hình đó, việc hoàn thiện quy trình kiểm toán nói chung và quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng là thực sự cần thiết. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán * Vấn đề đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Để đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ, các thông tin thu thập trong giai đoạn khảo sát chỉ đơn thuần là các thông tin tài chính và một vài quy chế tài chính của đối tượng kiểm toán, và các thông tin về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán...Các thông tin này chưa đủ để phản ánh hệ thống kiểm soát nội bộ do đó chưa thể giúp kiểm toán viên đánh giá chính xác chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của khánh hàng hoạt động tốt hay xấu có tin cậy hay không. Trong khi đó các các Công ty kiểm toán quốc tế đặc biệt rất chú trọng công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, do đây là công việc cần thiết đầu tiên phải làm trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán nhằm giảm bớt thời gian cũng như chi phí cho cuộc kiểm toán. Các công ty kiểm toán quốc tế đã xây dựng được những phần mềm đánh giá rủi ro kiểm soát làm cho công việc này được tiến hành nhanh chóng, tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán. Còn ở AISC, công việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh gía rủi ro kiểm soát chủ yếu được tiến hành dựa vào trình độ và kinh nghiệm của kiểm toán viên. Vì thế công việc này được tiến hành với chi phí khá lớn. Với thực tế như vậy, AISC có thể thiết lập một bộ phận chuyên đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Trong đó bao gồm những người có năng lực và có cái nhìn khái quát, có nhận biết rõ đặc điểm của các loại hình doanh nghiệp. Những đánh giá từ bộ phận chuyên môn này sẽ có độ chính xác cao hơn, do có thời gian tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn, với những thiết kế để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chuyên nghiệp hơn, hiệu quả hơn. Việc thiết lập bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ cho chu trình mua hàng – thanh toán là cần thiết. Tuy nhiên, AISC chưa có bảng tổng hợp câu hỏi này mà việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực tế được tiến hành dựa trên sự hiểu biết của kiểm toán viên. Điều này sẽ làm tăng rủi ro trong quá trình thực hiện kiểm toán, là một khó khăn đối với những trợ lý kiểm toán khi mới tiếp cận với nghề kiểm toán. Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB có thể được thiết kế như sau: Trình tự các câu hỏi Có Không Không áp dụng 1. Khoản phải trả nhà cung cấp có theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp không ? 2. Có thường xuyên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp không ? 3. Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán có dựa trên căn cứ chứng từ không ? 4. Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán có đúng kỳ không ? 5. Cuối kỳ các khoản phải trả có gốc ngoại tệ có được đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không ? KL: hệ thống KSNB của các khoản phải trả người bán của nhà khách hàng: Yếu TB Tốt Đối với mỗi khách hàng cụ thể, kiểm toán viên có thể bớt một số câu hỏi không cần thiết, bổ sung những câu hỏi phù hợp với tính chất hoạt động. Với cách làm này, hiệu quả cuộc kiểm toán sẽ tăng lên, rủi ro kiểm toán giảm xuống. Ngoài ra, khi thực hành kiểm toán, kiểm toán viên vẫn có thể thu thập được các bằng chứng về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, nhưng kiểm toán viên hầu như chỉ lưu lại trên giấy tờ làm việc các kết quả kiểm toán khoản mục. Điều này dẫn đến việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán năm sau không bao quát và có thể nhiều sai sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng không được kiểm toán viên mới ghi nhận. Và để khẳng định lại chắc chắn về rủi ro kiểm soát mà mình đưa ra hợp lý, AISC nên đánh giá việc đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ giai đoạn kết thúc kiểm toán. Việc đánh giá chỉ cần căn cứ vào các bằng chứng và thông tin thu được để đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm soát để bảo đảm đã nghiên cứu đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ, đã đánh giá đúng về rủi ro kiểm soát để kiểm toán viên có thể yên tâm về kết quả đánh giá của mình. * Thiết kế chương trình kiểm toán Chương trình kiểm toán là việc hoạch định chi tiết về những công việc cần thực hiện và thời gian hoàn thành, với trọng tâm là các thủ tục kiểm toán cần thực hiện đối với từng khoản mục, hay bộ phận được kiểm toán. Chương trình kiểm toán còn đặc biệt quan trọng đối với trợ lý kiểm toán, do họ chưa có kinh nghiệm nghề nghiệp cũng như chưa định hình được các công việc phải làm. Như vậy việc thiết kế một chương trình kiểm toán hợp lý là cơ sở cho việc thực hiện kiểm toán, và giảm thiểu rủi ro kiểm toán. Hiện nay, chương trình kiểm toán cho chu trình mua hàng – thanh toán của AISC chưa bao gồm thử nghiệm kiểm soát. Các thủ tục kiểm toán cũng chưa được xác định tương ứng với mỗi mục tiêu kiểm toán. Việc áp dụng các thử nghiệm kiểm soát góp phần giúp kiểm toán viên hạn chế các thử nghiệm cơ bản, tiết kiệm thời gian và giá phí kiểm toán. Tuy nhiên, không phải trong trường hợp nào kiểm toán viên cũng xác định thực hiện thử nghiệm kiểm soát. Thử nghiệm kiểm soát chỉ được thực hiện trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá có hiệu quả, có khả năng ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm trọng yếu. Ví dụ như khách hàng X trong Luận văn là một khách hàng có hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh gía là có hiệu lực nhưng kiểm toán viên không thực hiện thử nghiệm kiểm soát nội bộ mà chủ yếu thực hiện thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết số dư. Như vậy sẽ gây khó khăn cho kiểm toán viên khi thực hiện các thủ tục kiểm toán. Vì vậy, để chương trình được hoàn thiện cần phải bổ sung thêm các thử nghiệm kiểm soát nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức thấp và chương trình kiểm toán nên được thiết kế theo từng mục tiêu kiểm toán. Thiết lập một chương trình kiểm toán hợp lý cùng với một trình tự kiểm toán thích hợp sẽ đạt được mức phí và thời gian kiểm toán hợp lý. * Vấn đề chọn mẫu kiểm toán Qua thực tiễn quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty X cho thấy việc chọn mẫu, kiểm tra các nghiệp vụ, hoá đơn, chứng từ chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên. Phương pháp này đơn giản, chi phí thấp, tuy nhiên tính đại diện của mẫu chọn chưa cao đặc biệt với các kiểm toán viên mới vào nghề thì việc chọn mẫu còn ít kinh nghiệm. Mặt khác, phương pháp chọn mẫu này rất dễ xảy ra rủi ro kiểm toán nếu kiểm toán viên không có am hiểu tốt về nghiệp vụ của đơn vị được kiểm toán, đặc biệt là những đơn vị kiểm toán năm đầu tiên. Hơn nữa, chưa chắc sai sót và gian lận đã xảy ra với những số lớn, nó có thể xảy ra với những khoản nhỏ nhưng lặp đi lặp lại hoặc gây ra tác động dây chuyền làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến thông tin trên BCTC. Không có một công thức chung nào cho chọn mẫu song AISC có thể xây dựng quy trình chọn mẫu chung để kiểm toán viên có thể tham khảo và thực hiện cho phù hợp. Hiện nay đã có một số công ty kiểm toán sử dụng phần mềm chọn mẫu trong quá trình kiểm toán. Đây là công cụ hữu ích, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong mẫu trong phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên. Để viết phần mềm chọn mẫu cần có sự đầu tư cả về chi phí và nhân lực, đặc biệt người viết phải có nhiều kinh nghiệm cả trong lĩnh vực kiểm toán lẫn lĩnh vực tin học. AISC có đầy đủ các điều kiện này, vì vậy AISC có thể thực hiện được điều này. Ngoài ra, Công ty có thể tham khảo phương pháp chọn mẫu theo bảng số ngẫu nhiên. Việc chọn mẫu được tiến hành theo 4 bước sau: Bước 1: Định lượng đối tượng kiểm toán bằng con số tức là các chứng từ được đánh số bằng con số duy nhất. Bước 2: Thiết lập mối quan hệ giữa bảng với đối tượng kiểm toán đã định lượng có nghĩa là việc lựa chọn các hàng số cụ thể trong tổng thể với bảng số ngẫu nhiên. Bước 3: Lập hành trình sử dụng bảng. Đây là việc xác định hướng đi của việc lựa chọn các số ngẫu nhiên. Bước 4: Chọn điểm xuất phát là việc xác định con số ngẫu nhiên đầu tiên trong hành trình đã định trên nguyên tắc là việc lựa chọn phải bảo đảm tính ngẫu nhiên. Ví dụ: trong kiểm tra chi tiết nghiệp vụ phải trả nhà cung cấp Tiến Minh của Công ty X, kiểm toán viên có thể sử dụng bảng số ngẫu nhiên để chọn mẫu. Trên sổ chi tiết TK 331 mở cho nhà cung cấp Tiến Minh có 87 nghiệp vụ, chọn 10 nghiệp vụ để kiểm tra chi tiết, các bước như sau: Bước 1: Đánh số các chứng từ theo số thứ tự 01, 02, 03, ..., 87 Bước 2: Các con số được đánh số gồm 2 chữ số nên có thể lấy 2 chữ số đầu, 2 chữ số cuối hoặc 2 chữ số giữa trong bảng số ngẫu nhiên. Chẳng hạn lấy 2 chữ số thứ nhất và thứ hai trong bảng. Bước 4: Điểm xuất phát là cột 5 dòng 3. Mẫu được chọn theo bảng số ngẫu nhiên như sau: Số ktv đánh 08 12 23 26 38 52 06 15 21 43 Số chứng từ 0546 0699 0797 0254A 1884 1968 148C 200C 164 1021 * Thực hiện các thủ tục phân tích Thủ tục phân tích là một trong những thủ tục kiểm toán quan trọng, ít tốn kém thời gian nhưng lại thu thập được bằng chứng hiệu quả phục vụ cho việc xác định quy mô, phạm vi công việc và thời gian thực hiện. Trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, việc thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ là để xác định vùng trọng yếu nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, việc thực hiện các thủ tục phân tích giúp kiểm toán viên thu hẹp quy mô mẫu chọn kiểm tra chi tiết. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, việc áp dụng các dụng các thủ tục phân tích được AISC thực hiện còn hạn chế, chưa phong phú đa dạng. Việc so sánh với số liệu bình quân ngành, nghiên cứu mối quan hệ giữa các thông tin tài chính và phi tài chính còn ít sử dụng. Để tăng tính hiệu quả, Công ty có thể tham khảo một số thủ tục phân tích sau: - So sánh số liệu của khách hàng với số liệu ước tính của kiểm toán viên - So sánh số liệu của khách hàng với số liệu của ngành hoặc những công ty khác hoạt động trong cùng ngành. - So sánh số liệu của khách hàng với số dự toán hoặc kế hoạch Sau khi so sánh, phát hiện chênh lệch, để đưa ra ý kiến về nguyên nhân chênh lệch kiểm toán viên phải tiến hành điều tra, có thể phỏng vấn người có trách nhiệm để lấy giải trình về sự chênh lệch và thực hiện chọn mẫu để kiểm tra tính hợp lý của chênh lệch. Tuy nhiên, khi áp dụng thủ tục phân tích, kiểm toán viên phải xem xét các yếu tố sau: Mục tiêu của phân tích và độ tin cậy của kết quả thu được Độ tin cậy của các thông tin Khả năng sẵn có của các thông tin tài chính và phi tài chính Tính thích đáng của các thông tin Nguồn gốc của thông tin Khả năng so sánh được của thông tin. * Về giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Tất cả giấy tờ làm việc của kiểm toán viên là bằng chứng chứng minh cho các bước công việc mà kiểm toán viên đã thực hiện trong quá trình kiểm toán và giấy tờ làm việc là cơ sở để hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được tiến hành theo đúng chuẩn mực kiểm toán. Mọi giấy tờ làm việc của AISC đã có khuôn mẫu sẵn về các thông tin như tên khách hàng, khoản mục kiểm toán, bước công việc, người thực hiện, người soát xét. Qua tìm hiểu các hồ sơ kiểm toán của Công ty em thấy các hồ sơ đã được tổ chức sắp xếp khoa học ở các phòng nghiệp vụ khác nhau và các giấy tờ được ghi chép đầy đủ nhưng chưa dùng một số bảng kê để dùng trong công việc kiểm toán hay bảng theo dõi công nợ theo nhóm tuổi. Với những sai sót mà kiểm toán viên phát hiện được mà đây là những khoản chênh lệch thì kiểm toán viên nên đưa vào bảng kê chênh lệch theo mẫu sau: Chứng từ Diễn giải Chênh lệch Ghi chú SH NT Sổ sách Thực tế Chênh lệch ..... ....... ..................... ........... ........... ................. ............. Với những sai sót chưa xác minh được chênh lệch hoặc sai phạm cụ thể, chưa có bằng chứng cụ thể về các sai phạm trong việc hạch toán kế toán của khách hàng như thiếu chữ ký phê duyệt, thiếu chữ ký người nhận tiền, thiếu chứng từ gốc thì kiểm toán viên có thể ghi vào bảng kê xác minh như sau: Chứng từ Diễn giải Số tiền Đối tượng xác minh Mức độ sai phạm SH NT Trực tiếp Gián tiếp ..... ....... ..................... ........... ........... .............. ............. Với việc sử dụng Bảng kê xác minh và Bảng kê chênh lệch sẽ giúp cho kiểm toán viên ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ sai phạm hoặc các nghiệp vụ có dấu hiệu của sai phạm lên giấy làm việc một cách có hệ thống. Từ đó giúp kiểm toán viên thu thập đầy đủ bằng chứng phục vụ cho việc ra kết luận kiểm toán. * Vấn đề nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Để ngày càng thu hút thị trường khách hàng giàu tiềm năng như hiện nay thì AISC phải ngày càng hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm toán và kiểm soát tốt mọi hoạt động kiểm toán của công ty mình để nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán. Muốn vậy thì Công ty phải có một đội ngũ kiểm toán viên chuyên nghiệp giỏi và giàu kinh nghiệm. Công ty cần khuyến khích hơn nữa công tác đào tạo và nâng cao trình độ đội ngũ kiểm toán viên, có chính sách thưởng phạt hợp lý, từng bước hoàn thiện cơ sở vật chất cũng như môi trường làm việc để thu hút khách hàng. AISC có thể tăng cường bồi dưỡng thông qua các khoá học nghiệp vụ nâng cao trình độ cho các kiểm toán viên, thực hiện sát hạch định kỳ năng lực của kiểm toán viên, qua đó nâng cao được ý thức tự đào tạo và tính cạnh tranh của nhân viên. Mặt khác thường xuyên theo dõi, kiểm tra để nắm được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để có thể phân công công việc, có hướng đào tạo cho phù hợp và có chính sách đãi ngộ xứng đáng để người lao động gắn bó và cống hiến cho Công ty nhiều hơn. * Kiến nghị về phía cơ quan Nhà nước Việc hoàn thiện quy trình kiểm toán không chỉ phụ thuộc vào sự nỗ lực của AISC mà còn phụ thuộc vào nhiều nhân tố bên ngoài trong đó có sự chỉ đạo của các văn bản của các cơ quan Nhà nước giữ một vai trò quan trọng. Các giải pháp trọng điểm quan trọng điểm liên quan đến vai trò của Nhà nước: - Cần khẩn trương tạo dựng và hoàn thiện đầy đủ, đồng bộ khuôn khổ pháp lý cho hoạt động và sử dụng kết quả của kiểm toán độc lập. - Các chuẩn mực kế toán, kiểm toán được công bố cần phải kịp thời có các thông tư hướng dẫn cụ thể, đảm bảo tính khả thi đối với các doanh nghiệp, các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp và các tổ chức kinh tế. Việc xây dựng và ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán, kiểm toán, ngoài việc đảm bảo tính “hoà nhập” quốc tế còn phải chú trọng đến đặc thù của nền kinh tế Việt Nam và nhất thiết phải tính đến xu hướng đổi mới cơ chế, chính sách tài chính trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. - Nhanh chóng bổ sung, sửa đổi quy chế quản lý hoạt động nghề nghiệp của các tổ chức, cá nhân hành nghề kiểm toán, phù hợp với các quyđịnh và Nghị định về kiểm toán độc lập và kiểm toán bắt buộc. - Nhà nước cần có những quy định bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc mọi thành phần kinh tế phải được kiểm toán thông qua hợp đồng kiểm toán. - Đổi mới chương trình nội dung đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn về kiểm toán. - Tiếp tục duy trì và mở rộng quan hệ quốc tế về kế toán và kiểm toán với các nước trong khu vực và trên thế giới, đặc biệt học tập kinh nghiệm của các nước trong khu vực có đặc điểm và điều kiện tập quán...tương tự Việt Nam trong cải cách công tác kiểm toán. Kết luận Hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán tài chính nói riêng tuy còn khá mới mẻ ở nước ta nhưng cho đến nay lĩnh vực kiểm toán đang ngày càng khẳng định vị trí của mình. Và để hội nhập tài chính một cách sâu rộng góp phần thúc đẩy tăng trưởng và phát triển nền kinh tế đất nước, làm lành mạnh tình hình tài chính của các doanh nghiệp, yêu cầu phát triển và hoàn thiện quy trình kiểm toán của các công ty kiểm toán độc lập là một tất yếu khách quan. Trong đó, việc hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính cũng là một trong những yêu cầu đó. Tại các doanh nghiệp, giai đoạn mua hàng và thanh toán là một giai đoạn quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc lập và thực hiện tốt quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán góp phần quan trọng trong việc hoàn thành công việc kiểm toán nói chung. Trong quá trình thực tập tại AISC em đã có cơ hội hiểu rõ hơn thực tế của quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, thấy được sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế và có được một số bài học kinh nghiệm quý báu. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các anh chị kiểm toán viên trong Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học và sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo – Ths. Phan Trung Kiên. Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2005 Danh mục tài liệu tham khảo Kiểm toán tài chính – GS.TS Nguyễn Quang Quynh – NXB Tài Chính, 2001 Kiểm toán – NXB Tài Chính TP HCM, 1997 Lý thuyết kiểm toán – GS.TS Nguyễn Quang Quynh – NXB Tài Chính, 2001 Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế – NXB Tài Chính, 2002 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam – Bộ Tài Chính, NXB Tài Chính Auditing - ALVIN A.ARENS - NXB Thống kê, 2000 Các tạp chí: Kế toán, Kiểm toán, Kinh tế phát triển Danh mục sơ đồ, bảng, biểu Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa các chu trình 3 Sơ đồ 2: Qui trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán 8 Sơ đồ 3: Qui trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong chu trình mua hàng thanh toán theo phương thức trả chậm 9 Sơ đồ 4: Các bước trong quá trình đánh giá tính trọng yếu 16 Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức của AISC 41 Sơ đồ 6: Qui trình kiểm toán của AISC 43 Sơ đồ 7: Các bước thực hiện gửi thư xác nhận 66 Bảng số 1: Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng 22 Bảng số 2: Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán 25 Bảng số 3: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán 30 Bảng số 4: Một số chỉ tiêu kinh doanh của AISC 40 Bảng số 5: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 50 Bảng số 6: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 52 Bảng số 7: Mẫu chương trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán 54 Bảng số 8: Báo cáo chi tiết phải trả người bán của Công ty X 58 Bảng số 9: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 59 Bảng số 10: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 60 Bảng số 11: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 62 Bảng số 12: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 63 Bảng số 13: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 65 Bảng số 14: Mẫu thư xác nhận 67 Bảng số 15: Bảng tổng hợp thư xác nhận 68 Bảng số 16: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 70 Bảng số 17: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 71 Bảng số 18: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 72 Bảng số 19: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 73 Bảng số 20: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 74 Bảng số 21: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 76 Bảng số 22: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 77 Bảng số 23: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 78 Bảng số 24: Báo cáo kiểm toán 79 Biểu đồ: Thị phần khách hàng 39 Mục lục Trang Danh mục chữ viết tắt Stt Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1 AISC Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học 2 KSNB Kiểm soát nội bộ 3 TSCĐ Tài sản cố định 4 TK Tài khoản 5 VNĐ Việt Nam đồng 6 XDCB Xây dựng cơ bản 7 TNHH Trách nhiệm hữu hạn