Luận văn Hoàn thiện thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài chính Quốc tế- IFC

không những không mang lại kết quả mà thậm chí còn có tác dụng ngược lại vì nó thể hiện trình độ quản lý yếu kém, không thể đưa các chính sách, các quy định đi vào thực hiện. Vì vậy, công tác quản lý của IFC cần phải đảm bảo rằng các quy định về việc thực hiện các thủ tục soát xét phải được thực hiện phù hợp trong từng trường hợp cụ thể. Các quy định cần được thực hiện đầy đủ, phù hợp đối với từng khách hàng, nhóm khách hàng, trong từng giai đoạn của quy trình kiểm toán, đối với tất cả các cấp bậc nhân viên tham gia kiểm toán. Trên cơ sở định hướng phát triển của IFC cũng như phương hướng hoàn thiện các thủ tục soát xét chung cho quy trình kiểm toán báo cáo tài chính, thực trạng, đánh giá thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty IFC em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty IFC. 3.3 Các giải pháp hoàn thiện thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty IFC 3.3.1 Hoàn thiện các thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Như đã trình bày ở phần các quy định về thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, các nội dung quy định là tương đối đầy đủ và phù hợp. Tuy nhiên các nội dung trên chưa được hệ thống hoá lại trong các tài liệu cụ thể, chưa được hướng dẫn, đào tạo đầy đủ cho các cấp bậc cho nhân viên trong Công ty. Vì vậy, trong thời gian tới, Công ty cần chú trọng hoàn thiện việc xây dựng các quy định về thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch một cách có hệ thống. Quy định trên phải được giám đốc phê duyệt và được công bố chính thức, được áp dụng trong toàn bộ công ty. Việc xây dựng, hệ thống hoá lại các thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cần tập trung quy định, hướng dẫn cụ thể các nội dung sau: Bảng tổng hợp khảo sát sơ bộ bắt buộc phải lập đối với mọi cuộc kiểm toán và phải được thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng phê duyệt trước khi lập thư chào hàng, ký kết hợp đồng kiểm toán. Trường hợp thành viên ban giám đốc là người trực tiếp phát triển khách hàng thì cũng vẫn phải lập bảng tổng hợp này. Khi đã chấp nhận thực hiện cung cấp dịch vụ cho khách hàng mới hoặc tiếp tục thực hiện kiểm toán đối với khách hàng cũ, thành viên ban giám đốc cần phải ký phê duyệt vào mẫu số 04, 05 của Công ty trước hoặc ít nhất là cùng lúc với việc ký hợp đồng kiểm toán. Đặc biệt đối với các cuộc kiểm toán có rủi ro cao hơn mức trung bình, các cuộc kiểm toán lớn, phức tạp (kiểm toán nhiều năm, địa bàn rộng, nghành nghề kinh doanh đặc thù…) thì bắt buộc phải có thành viên ban giám đốc thứ hai phê duyệt trên mẫu số 04, 05 này. Để giảm tải khối lượng công việc của các thành viên ban giám đốc cũng như các nhân viên kiểm toán trong mùa kiểm toán nhằm thực hiện đầy đủ và hiệu quả các thủ tục soát xét theo đúng quy định của Công ty thì trước khi quyết định ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng, các thành viên ban giám đốc nên có sự cân nhắc, sàng lọc khách hàng và khi cần thiết có thể từ chối một số khách hàng có mức phí thấp lại đòi hỏi thời gian kiểm toán dài, có rủi ro cao… Công ty cần quy định cụ thể kế hoạch kiểm toán phải được lập đầy đủ được phê duyệt và được phổ biến cho các thành viên trong nhóm kiểm toán trước khi bắt đầu thực hiện kiểm toán chính thức tại khách hàng. Để làm được như vậy, thời gian thực hiện kiểm toán phải được bố trí phù hợp. Sau khi ký hợp đồng kiểm toán, các kiểm toán viên cần có thời gian để lập kế hoạch và thời gian để các cấp soát xét. Vì vậy, không nên để tình trạng đi thực hiện kiểm toán ngay khi vừa ký hợp đồng hoặc thậm chí hợp đồng kiểm toán còn chưa ký, do đó không có thời gian để lập kế hoạch kiểm toán và soát xét kế hoạch, các kiểm toán viên trong nhóm kiểm toán đến khách hàng mà chưa hiểu yêu cầu phạm vi công việc, chưa nắm rõ cần phải làm gì. Do Công ty còn có nhiều khách hàng có quy mô rất nhỏ, công việc kiểm toán đơn giản nên để giảm bớt khối lượng soát xét của Ban giám đốc, Công ty có thể quy định thành viên ban giám đốc có quyền uỷ quyền cho chủ nhiệm kiểm toán soát xét kế hoạch lần cuối trước khi thực hiện kiểm toán. Việc này chỉ thực hiện với các khách hàng quy mô nhỏ, đã kiểm toán nhiều năm, rủi ro thấp và được thành viên ban giám đốc xác định cụ thể từng trường hợp một, không có quy định chung. Tuy nhiên, trong trường hợp như vậy, quyết định của thành viên ban giám đốc phải thể hiện rõ trên tài liệu lưu hồ sơ kiểm toán và thành viên ban giám đốc vẫn phải ký phê duyệt vào các mẫu số 03, 04 của Công ty. Các nội dung khác của kế hoạch kiểm toán gồm: đánh giá mức độ trọng yếu, rủi ro, phân tích báo cáo tài chính, chương trình kiểm toán…nhất thiết phải được chủ nhiệm kiểm toán soát xét và chủ nhiệm kiểm toán phải thể hiện việc đã thực hiện soát xét bằng chữ ký trên các kế hoạch kiểm toán do các kiểm toán viên lập. Trường hợp các kế hoạch kiểm toán do chủ nhiệm kiểm toán trực tiếp lập thì bắt buộc thành viên ban giám đốc phải soát xét và phê duyệt tất cả các nội dung trên kế hoạch kiểm toán đó. Kết quả soát xét cần được các thành viên liên quan xử lý trước khi chuyển cho cấp bậc cao hơn soát xét và trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán. Ví dụ khi chủ nhiệm kiểm toán thực hiện soát xét kế hoạch kiểm toán và có những yêu cầu sửa đổi bổ sung kế hoạch kiểm toán thì công việc trên cần được kiểm toán viên chính hoàn thiện và chủ nhiệm kiểm toán soát xét lại trước khi trình thành viên Ban giám đốc soát xét. Công ty cần quy định cụ thể tiêu thức để phân loại nhóm khách hàng nào thuộc nhóm khách hàng cần được soát xét bởi hai thành viên ban giám đốc. Các khách hàng thuộc nhóm này bao gồm: Các công ty có rủi ro kiểm toán được đánh giá cao hơn mức trung bình; Các công ty niêm yết; Kiểm toán lần đầu tiên các ngân hàng, các công ty tài chính, bảo hiểm, các tổng công ty có hoạt động kinh doanh đặc thù như hàng không, điện lực, lâm nghiệp…; Các cuộc kiểm toán có quy mô lớn (có thể phân loại theo tiêu thức phí kiểm toán, công ty cần cân nhắc để đưa ra con số phù hợp để phân loại các khách hàng này, ví dụ: các cuộc kiểm toán có mức phí từ 20.000 USD trở lên phải được hai thành viên ban giám đốc soát xét); Các trường hợp khác tuỳ theo đánh giá của thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng Đối với các cuộc kiểm toán được xác định cần thiết phải được soát xét bởi thành viên ban giám đốc thứ hai, cũng như việc chấp nhận khách hàng và ký kết hợp đồng kiểm toán, các nội dung khác của kế hoạch kiểm toán cần phải được phê duyệt bởi cả thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng và thành viên ban giám đốc soát xét chất lượng và kiểm soát rủi ro soát xét. Thành viên ban giám đốc này hoàn toàn độc lập, không trực tiếp tham gia cuộc kiểm toán đó. Việc soát xét của thành viên ban giám đốc này tập trung vào các nội dung: đánh giá rủi ro kiểm toán, mức độ trọng yếu, đánh giá rủi ro kiểm soát, kế hoạch nhân sự phù hợp (các kiểm toán viên có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với phần hành công việc được phân công), chương trình kiểm toán được xây dựng thích hợp và khả thi. Tất cả các giấy tờ làm việc được soát xét phải được ký, ghi rõ ngày tháng soát xét đầy đủ. Bảng tổng hợp kết quả soát xét được lập thích hợp và kết quả soát xét phải được xử lý bởi các thành viên trực tiếp lập kế hoạch, phải được soát xét lại bởi thành viên ban giám đốc đó. Ngoài ra, để việc soát xét kế hoạch kiểm toán được nhanh chóng, hiệu quả, kết quả soát xét được xử lý kịp thời thì Công ty cần hoàn thiện các quy định, hướng dẫn về việc lập kế hoạch kiểm toán báo cáo tài chính. Nếu không có quy định cụ thể về nội dung của kế hoạch kiểm toán gồm những thông tin gì, hình thức trình bày như thế nào thì việc soát xét sẽ khó có thể thực hiện được do bản thân người thực hiện soát xét cũng không nắm được yêu cầu đầy đủ của một kế hoạch kiểm toán gồm những nội dung gì. Việc soát xét do vậy mà chỉ mang tính hình thức, có thể có ký trên kế hoạch soát xét song kế hoạch đó vẫn có thể chưa phải là kế hoạch phù hợp. Theo sơ đồ 1.2 Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty IFC, về cơ bản, các nội dung trên đã bao hàm tương đối đầy đủ các nội dung cần thiết mà một kế hoạch kiểm toán cần phải có. Tuỳ thuộc vào mỗi cuộc kiểm toán cụ thể, có thể bổ sung thêm các nội dung phù hợp một cách linh hoạt. Tuy nhiên, đó chỉ là các mục lớn mà IFC đưa ra mà chưa có mẫu biểu, hướng dẫn cụ thể cho từng nội dung trên. Ví dụ: việc tóm tắt kết quả khảo sát khách hàng cần phải trình bày những nội dung gì, hình thức trình bày như thế nào? Phương pháp đánh giá rủi ro hợp đồng và môi trường kiểm soát cụ thể của Công ty, trình bày kết quả đánh giá đó như thế nào trên các giấy tờ làm việc. Các chương trình kiểm toán cho từng phần hành đặc thù theo từng loại hình khách hàng như doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, dự án còn mang tính chất hình thức, chưa đầy đủ và hiệu quả, chưa có hướng dẫn về việc tìm hiểu hệ thống kế toán của khách hàng trong giai đoạn lập kế hoạch. Toàn bộ các nội dung trên hoàn toàn dựa vào hướng dẫn của Delloite touche Tomatsu, chưa có sự chỉnh sửa cho phù hợp với đặc điểm khách hàng của Công ty nói riêng và tại Việt Nam nói chung. Chính vì vậy khi thực hiện soát xét, người soát xét cũng chỉ có thể đánh giá khái quát về kế hoạch kiểm toán được lập theo các nội dung trên trên cơ sở xét đoán nghề nghiệp và hiểu biết về khách hàng của chính người soát xét mà chưa có tiêu thức cụ thể để đo lường đánh giá các kế hoạch được lập. Công ty cần xây dựng được quy định cụ thể về hình thức và nội dung chi tiết của từng mục tổng hợp nêu trên, mối quan hệ của các nội dung đó. Ví dụ, đối với mẫu bảng tổng hợp kết quả khảo sát sơ bộ khách hàng. Trong bảng tổng hợp khảo sát sơ bộ khách hàng cần nêu được các thông tin cơ bản sau: Tên khách hàng, địa chỉ, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý, người có thẩm quyền quyết định lựa chọn kiểm toán viên, quy mô hoạt động (dùng một số chỉ tiêu như tổng số nhân viên, tổng doanh thu, lợi nhuận, giá trị tài sản, vốn chủ sở hữu…), lý do thực hiện kiểm toán, yêu cầu của khách hàng về báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên năm trước, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm toán, phạm vi thực hiện kiểm toán, khả năng thực hiện kiểm toán, dự tính thời gian thực hiện kiểm toán, mức phí kiểm toán. Hoặc, rõ ràng là khi đánh giá về rủi ro kiểm soát khác nhau sẽ dẫn đến việc thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản cũng khác nhau. Làm thế nào để xây dựng được mối quan hệ tự động giữa các nội dung trên một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả? Để làm được điều đó có thể nhờ sự trợ giúp của phần mềm tin học thích hợp. Quan trọng nhất là phải thiết kế được hệ thống các câu hỏi theo hướng trắc nhiệm và khi thực hiện trả lời các câu hỏi đó trong mỗi cuộc kiểm toán cụ thể sẽ tự động hình thành nên các kế hoạch, chương trình kiểm toán tiếp theo phù hợp và chính xác. Ví dụ nếu các câu trả lời dẫn đến kết luận là hệ thống kiểm soát nội bộ là đáng tin cậy cùng với các thông tin khác liên quan đến quy mô, đặc điểm kinh doanh của khách hàng cụ thể đã được cập nhật đầy đủ và thích hợp thì một chương trình kiểm toán phù hợp sẽ tự động được xây dựng từ cơ sở dữ liệu có sẵn mà không cần người lập phải mất nhiều thời gian. Trên cơ sở đó, người soát xét cũng có thể đánh giá việc lập kế hoạch đã đầy đủ và phù hợp hay không một cách rất nhanh chóng và đầy đủ. Trong thời gian tới, Công ty nên tập trung xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan đến việc lập kế hoạch kiểm toán bao gồm việc thiết lập các câu hỏi trắc nghiệm cho từng nội dung cụ thể, các thông tin cần thiết cần phải thu thập, hình thức trình bày các nội dung trên, các thủ tục thực hiện các thử nghiệm kiểm soát theo từng chu trình kinh doanh, các chương trình kiểm toán cụ thể cho các tài khoản, khoản mục trọng yếu trên các báo cáo tài chính của các khách hàng thông thường và khách hàng đặc thù khác. Dựa vào đặc điểm các khách hàng thường xuyên của Công ty trong thời gian gần đây và xu hướng mở rộng phát triển khách hàng trong thời gian tới, một số lĩnh vực cơ bản mà Công ty cần quan tâm xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan đến việc lập kế hoạch kiểm toán báo cáo tài chính và các thủ tục để thực hiện soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán báo cáo tài chính bao gồm: Các doanh nghiệp sản xuất với quy mô vừa và nhỏ nói chung Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quy mô vừa và nhỏ nói chung Các doanh nghiệp kinh doanh liên quan đến tài chính: ngân hàng, bảo hiểm, công ty chứng khoán Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Các Công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Các doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn theo từng loại hình kinh doanh: hàng không, đường sắt, cà phê, chè Các dự án do chính phủ các nước hoặc các tổ chức phi chính phủ tài trợ. Đồng thời, hệ thống cơ sở dữ liệu trên cần được thường xuyên sửa đổi, bổ sung theo sự phát triển của Công ty, phù hợp với các quy định tại Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và các Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế. Trên cơ sở kế hoạch kiểm toán được hướng dẫn đầy đủ, việc soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán sẽ được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng và hiệu quả hơn. 3.3.2 Hoàn thiện các thủ tục soát xét trong giai đoạn thực hiện kiểm toán Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, việc soát xét thường tập trung vào kiểm toán viên chính, trưởng nhóm kiểm toán. Đối tượng soát xét là các giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên khác và trợ lý kiểm toán viên trong nhóm kiểm toán. Để việc soát xét trong giai đoạn này thực sự hiệu quả, giảm bớt được khối lượng công việc soát xét cho các cấp bậc lãnh đạo cao hơn, Công ty cần ban hành các quy định cụ thể về người chịu trách nhiệm thực hiện soát xét, các nội dung thực hiện thủ tục soát xét, thời gian soát xét, cách thức thể hiện kết quả soát xét trong giai đoạn này, cụ thể như sau: Về người chịu trách nhiệm thực hiện soát xét: Các trưởng nhóm kiểm toán là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện soát xét toàn bộ các giấy tờ làm việc, toàn bộ công việc của các kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán viên trong nhóm kiểm toán do mình phụ trách. Trưởng nhóm kiểm toán có thể phân công cho kiểm toán viên khác soát xét công việc kiểm toán của các kiểm toán viên ở cấp bậc thấp hơn song người chịu trách nhiệm chính vẫn là trưởng nhóm, vì vậy cần cân nhắc thực hiện soát xét lại các giấy tờ làm việc đã được các kiểm toán viên khác soát xét, ít nhất cũng để đánh giá việc soát xét đã được thực hiện (thể hiện bằng chữ ký của người thực hiện soát xét trên giấy tờ làm việc). Nếu các giấy tờ làm việc đã được các kiểm toán viên khác soát xét nhưng chưa ký thì yêu cầu họ ký đầy đủ. Trưởng nhóm kiểm toán cũng có thể trực tiếp thực hiện một số phần công việc cụ thể, phức tạp, có rủi ro cao. Trong trường hợp này, các giấy tờ làm việc của trưởng nhóm kiểm toán cần được chủ nhiệm kiểm toán soát xét và nội dung soát xét, kết quả soát xét cũng phải được thể hiện đầy đủ theo đúng quy định như trên. Cần đảm bảo tất cả các giấy tờ làm việc trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính tại từng khách hàng của các kiểm toán viên phải có ít nhất một người thực hiện soát xét. Chủ nhiệm kiểm toán có thể không thực hiện soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán khi các giấy tờ đã được trưởng nhóm kiểm toán thực hiện soát xét. Tuy nhiên, chủ nhiệm kiểm toán vẫn cần thiết thực hiện soát xét giấy tờ làm việc ở các phần hành trọng yếu, phức tạp, có rủi ro cao và còn tuỳ thuộc vào việc đánh giá năng lực của trưởng nhóm kiểm toán để chủ nhiệm kiểm toán mở rộng việc soát xét ra các giấy tờ làm việc khác. Nếu còn có giấy tờ làm việc chưa được soát xét hoặc chưa được ký để thể hiện việc soát xét thì chủ nhiệm kiểm toán cần nêu rõ trong tổng hợp kết quả soát xét yêu cầu trưởng nhóm thực hiện đầy đủ. Vai trò soát xét của chủ nhiệm kiểm toán cần được thực hiện đầy đủ trong thực tế, không chỉ nằm trên quy định như thực trạng hiện tại của Công ty. Thành viên ban giám đốc chỉ soát xét hồ sơ kiểm toán khi hồ sơ đã được chủ nhiệm kiểm toán soát xét. Như vậy vừa đảm bảo công việc soát xét được thực hiện đầy đủ đồng thời cũng giảm bớt khối lượng công việc soát xét cho các thành viên ban giám đốc. Về nội dung thực hiện soát xét: Nội dung thực hiện soát xét bao gồm soát xét toàn bộ các công việc, giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán viên trong nhóm kiểm toán. Việc soát xét cần tập trung vào việc các thành viên trong nhóm kiểm toán có thực hiện kiểm toán theo đúng chương trình kiểm toán đã được xây dựng. Công việc thực hiện bởi các kiểm toán viên đó có được thể hiện đầy đủ, rõ ràng trên các giấy tờ làm việc, giấy tờ làm việc có được tham chiếu đúng quy định, các kết luận kiểm toán đưa ra có phù hợp không? Có vấn đề phát sinh bất thường phát hiện trong quá trình thực hiện kiểm toán cần phải thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung, sửa đổi bổ sung chương trình kiểm toán, trao đổi với ban giám đốc của khách hàng. Việc soát xét cần đảm bảo các phần hành công việc của người được soát xét được thực hiện đầy đủ, đúng theo chuẩn mực kiểm toán và quy định chung của Công ty, bất cứ thiếu sót nào cần được sửa đổi bổ sung kịp thời đầy đủ trước khi kết thúc làm việc tại khách hàng. Đặc biệt trong quá trình soát xét cần lưu ý xem xét các yêu cầu hoàn thiện theo kết quả soát xét lần trước đã được hoàn thiện đầy đủ chưa. Về thời gian thực hiện soát xét và tài liệu soát xét: Việc soát xét nên được thực hiện thường xuyên ngay tại khách hàng (fieldwork). Kết thúc mỗi ngày làm việc, người thực hiện soát xét cần soát xét lại toàn bộ giấy tờ làm việc, các công việc của các thành viên trong nhóm. Từ đó sẽ nắm bắt được đầy đủ các vấn đề phát sinh, hướng xử lý, trao đổi với chủ nhiệm kiểm toán các vấn đề mà trưởng nhóm cần ý kiến tham khảo, sửa đổi bổ sung chương trình kiểm toán, đưa ra các thủ tục kiểm toán (nếu cần thiết) một cách kịp thời. Tuy khối lượng công việc hàng ngày sẽ có thể tăng lên song đây thực sự là cách làm tiết kiệm thời gian vì nếu không thực hiện soát xét ngay thì khi thực hiện soát xét sau đó, người soát xét sẽ mất thời gian để hệ thống hoá lại các hiểu biết về khách hàng, các vấn đề phát sinh cũng không được xử lý, trao đổi kịp thời nên để xử lý sẽ mất thời gian nhiều hơn. Thực hiện việc soát xét giấy tờ làm việc theo quy định trên sẽ tạo nên một thói quen làm việc khoa học cho các trưởng nhóm kiểm toán, kết thúc cuộc kiểm toán là đã có thể dứt điểm được các công việc soát xét cơ bản một cách hiệu quả thay vì chỉ thực hiện hoàn thiện giấy tờ làm việc, hoàn thiện hồ sơ kiểm toán với mục đích trình bày mà không hỗ trợ cho các kết luận kiểm toán, ý kiến kiểm toán. Ngoài ra, soát xét kịp thời cũng là một phương thức đào tạo nhân viên trong công việc một cách hiệu quả nhất vì nhân viên được hướng dẫn, hỗ trợ trong từng phần công việc được phân công. Qua đó kỹ năng và kinh nghiệm kiểm toán được nâng lên rõ rệt sau mỗi cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Nếu chỉ thực hiện soát xét thông qua phỏng vấn trao đổi mà không soát xét đầy đủ các giấy tờ làm việc thì có thể vẫn gặp rủi ro do không kiểm soát được đầy đủ các vấn đề phát sinh và các mục tiêu như đào tạo đội ngũ nhân viên, kiểm soát việc tuân thủ các quy định của Công ty trong việc thực hiện kiểm toán, cụ thể là việc trình bày giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên không thực hiện được. Về cách thức thể hiện kết quả soát xét: Cần quy định cụ thể trong quá trình thực hiện soát xét, người thực hiện soát xét vẫn cần ghi rõ ngày tháng, ký trên các giấy tờ làm việc đã được soát xét. Đây là bằng chứng chứng minh việc soát xét đã được thực hiện, giúp cho chủ nhiệm kiểm toán, thành viên ban giám đốc phụ trách đánh giá được mức độ thực hiện soát xét chi tiết để thực hiện việc soát xét tiếp theo một cách phù hợp. Cần hết sức tránh việc ký hình thức trên các giấy tờ làm việc mà không thực hiện soát xét cụ thể. Đây là việc làm chỉ mang tính chất đối phó nhằm thực hiện đầy đủ quy định về mặt trình bày của Công ty mà không phục vụ cho việc đưa ra ý kiến kiểm toán, vốn là vấn đề đôi khi vẫn còn tồn tại ở một số khách hàng, một số kiểm toán viên nhất định. Kết quả mỗi lần soát xét được thể hiện trên bảng tổng hợp kết quả soát xét để người được soát xét hoàn thiện công việc của mình. Đây cũng là phương tiện để người thực hiện soát xét theo dõi được việc các thành viên khác thực hiện hoàn thiện công việc được phân công. Công ty nên thống nhất mẫu lập bảng tổng hợp kết quả soát xét áp dụng trong toàn Công ty, tránh không để tình trạng kết quả soát xét chỉ được trao đổi trực tiếp mà không thể hiện trên các tài liệu lưu hồ sơ kiểm toán hoặc có tình trạng các phòng khác nhau, các kiểm toán viên khác nhau có cách làm khác nhau nên thông tin có thể không đầy đủ và người soát xét ở cấp bậc cao hơn cũng khó theo dõi. Ngoài chữ ký trên các giấy tờ làm việc được soát xét, bảng tổng hợp kết quả soát xét cũng là minh chứng cho việc soát xét đã được thực hiện đầy đủ và thực chất. Công ty cũng cần quy định cụ thể thời gian các kết quả soát xét trong giai đoạn thực hiện kiểm toán phải được xử lý bởi các cấp bậc nhân viên liên quan kịp thời. Theo đó, kết quả soát xét hôm trước phải được các kiểm toán viên hoàn thiện ngay hôm sau, trước khi việc soát xét lần tiếp theo được thực hiện. Trường hợp việc hoàn thiện chưa thể thực hiện được phải có lý do cụ thể và được theo dõi thực hiện tiếp. Chủ nhiệm kiểm toán chỉ thực hiện soát xét khi kết quả soát xét của kiểm toán viên chính đã được xử lý đầy đủ. Công ty cần thực hiện đào tạo, phổ biến các quy định trên cho tất cả các cấp bậc nhân viên trong Công ty. Các tài liệu liên quan đến quy định, hướng dẫn thủ tục soát xét trong giai đoạn thực hiện kiểm toán cần được lưu giữ theo cách tạo điều kiện cho các nhân viên có thể truy cập tìm kiếm một cách dễ dàng. Đồng thời, trong các cấp bậc nhân viên, đặc biệt là các cấp quản lý, cần thực hiện các quy định trên một cách đầy đủ nhất. Như vậy, các nhân viên cấp dưới sẽ không thể không thực hiện các quy định đã được xây dựng lên. Ví dụ, chủ nhiệm kiểm toán chỉ thực hiện soát xét khi công việc soát xét của kiểm toán viên chính đã được thực hiện đầy đủ và kết quả soát xét đã được xử lý. Như vậy, kiểm toán viên chính sẽ không thể bỏ qua bước soát xét nào và do kết quả soát xét phải được lưu lại trên hồ sơ kiểm toán, đặc biệt là trên bảng tổng hợp kết quả soát xét nên kiểm toán viên chính cũng không thể thực hiện soát xét một cách máy móc, hình thức. 3.3.3 Hoàn thiện các thủ tục soát xét trong giai đoạn kết thúc kiểm toán và lập báo cáo Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán và lập báo cáo, cũng giống như các giai đoạn trước, tuỳ thuộc vào từng khách hàng mà công việc trong giai đoạn này do kiểm toán viên hay chủ nhiệm kiểm toán thực hiện và công việc đó phải được soát xét bởi cấp cao hơn. Về cơ bản, các quy định chung về thủ tục soát xét trong giai đoạn này là phù hợp. Tuy nhiên, cùng với các quy định về thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán, Công ty cũng cần hệ thống hoá thành văn bản chính thức các thủ tục soát xét trong giai đoạn này và thực hiện đào tạo hướng dẫn cho các cấp bậc nhân viên trong Công ty. Trong đó, Công ty cần xem xét quy định rõ về thời gian hoàn thành hồ sơ kiểm toán trình ban giám đốc soát xét (ví dụ sau 03 ngày kết thúc công việc tại khách hàng, nhóm kiểm toán phải trình hồ sơ kiểm toán lên thành viên ban giám đốc liên quan để thực hiện soát xét). Hồ sơ khi chuyển lên ban giám đốc để soát xét phải được hoàn thiện đầy đủ, cụ thể: trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán phải hoàn thành việc thực hiện soát xét theo đúng trách nhiệm của mình, kết quả soát xét phải được xử lý đầy đủ và được soát xét lại trước khi trình lên thành viên ban giám đốc. Các thành viên ban giám đốc khi thực hiện soát xét cần lưu ý xem xét hồ sơ đã được soát xét đầy đủ bởi các cấp bậc nhân viên liên quan, nếu chưa phải đề nghị hoàn thiện trước khi thành viên ban giám đốc soát xét. Mặc dù, việc soát xét hồ sơ kiểm toán thông qua trao đổi trực tiếp với các thành viên trong nhóm kiểm toán là cần thiết và hiệu quả song các thành viên ban giám đốc vẫn phải thực hiện soát xét hồ sơ kiểm toán. Đồng thời, việc soát xét của thành viên ban giám đốc cũng phải được thể hiện bằng bút tích đầy đủ trên tài liệu đã thực hiện soát xét, thực hiện đầy đủ các nội dung soát xét trên các mẫu soát xét báo cáo của Công ty và ký duyệt đầy đủ trên các mẫu đó. Các thành viên ban giám đốc cần thống nhất thực hiện đầy đủ các quy định trên, không những để thực hiện các thủ tục soát xét một cách đầy đủ và hiệu quả mà còn nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nói chung của Công ty, đảm bảo các quy định của Công ty được giám sát và thực hiện đầy đủ. Ngoài ra, cũng giống như trong các giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán, để các thủ tục soát xét trong giai đoạn kết thúc kiểm toán thực hiện được nhanh chóng, hiệu quả thì Công ty cũng cần hoàn thiện các quy định, hướng dẫn về các bước công việc thực hiện trong giai đoạn này, trên cơ sở đó, người thực hiện soát xét sẽ dễ dàng đánh giá được sự phù hợp và đầy đủ của các công việc được thực hiện. Cụ thể, Công ty cần có các hướng dẫn về các nội dung sau: Xây dựng hệ thống câu hỏi cụ thể để đánh giá tính liên tục hoạt động của khách hàng trong từng lĩnh vực cụ thể (thương mại, dịch vụ, sản xuất, tài chính); Xây dựng thủ tục thực hiện kiểm tra sự kiện sau ngày khoá sổ mẫu; Xây dựng mẫu và hướng dẫn lập thư giải trình của Ban giám đốc; Phương pháp lập, mẫu bảng tổng hợp kết quả kiểm toán, bảng tổng hợp ảnh hưởng của các bút toán không điều chỉnh Thiết kế mẫu soát xét tổng hợp báo cáo tài chính đã được kiểm toán (checklist) phù hợp áp dụng cho toàn Công ty ( gồm các mẫu soát xét của chủ nhiệm kiểm toán, soát xét của thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng, soát xét của bộ phận soát xét chất lượng, bản phê duyệt đối với việc phát hành báo cáo và thư quản lý) Việc hệ thống hoá các quy định về thủ tục soát xét, áp dụng các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính phải được Công ty triển khai ngay trong thời gian hiện tại. Do các thành viên ban giám đốc và các chủ nhiệm kiểm toán trong công ty đều là những người có nhiều kinh nghiệm về kiểm toán, đã từng làm việc tại nhiều công ty kiểm toán có danh tiếng tại Việt Nam nên việc xây dựng các quy định trên có nhiều thuận lợi. Công ty nên dành thời gian cuối năm nay, khi hết mùa kiểm toán để hoàn thiện các quy định và hướng dẫn đào tạo cho các cấp bậc nhân viên trong Công ty để các quy định được thực hiện ngay trong mùa kiểm toán năm sau. Khi kết thúc mỗi mùa kiểm toán, công ty cần có sự đánh giá, rút kinh nghiệm về việc thực hiện thủ tục soát xét phục vụ cho mùa kiểm toán năm sau. 3.3.4 Xây dựng thủ tục soát xét bổ sung đối với công việc kiểm toán báo cáo tài chính tại các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc Hiện tại, IFC đã thành lập chi nhánh Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh và chi nhánh này chuẩn bị đi vào hoạt động. Trong tương lai, một số chi nhánh sẽ tiếp tục được thành lập tại một số địa phương khác. Về cơ bản, việc thực hiện thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc của Công ty vẫn tuân theo quy trình chung đã được xây dựng cho toàn Công ty. Tuy nhiên do cơ cấu về nhân sự tại các chi nhánh có thể không đầy đủ như tại văn phòng Công ty (vì quy mô hoạt động của chi nhánh nhỏ hơn) nên nếu áp dụng đúng quy trình của Công ty thì có thể sẽ gặp khó khăn. Vì vậy, Công ty cần xây dựng các quy định bổ sung về việc thực hiện các thủ tục soát xét sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của chi nhánh. Đối với các cuộc kiểm toán nhỏ, ít rủi ro, các nghiệp vụ phát sinh đơn giản thì hoàn toàn có thể tuân thủ quy trình soát xét chung của Công ty mà không có khó khăn gì vì cơ cấu chi nhánh phải có trưởng chi nhánh tương đương với phó giám đốc Công ty, bên cạnh đó là các chủ nhiệm nhiệm kiểm toán, các kiểm toán viên khác. Tuy nhiên, đối với các cuộc kiểm toán có quy mô lớn, mức độ rủi ro được đánh giá là cao hơn trung bình thì cần có quy định bắt buộc phải có sự soát xét của bộ phận soát xét chất lượng tại văn phòng Công ty trong đó có sự tham gia của ít nhất một thành viên trong ban giám đốc khác trong tất cả các giai đoạn từ lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán, cụ thể: Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: Trên cơ sở đánh giá ban đầu về khách hàng, đánh giá rủi ro, khi đối tượng khách hàng có mức độ rủi ro cao hơn trung bình, khách hàng có quy mô lớn, hoạt động phức tạp, đặc thù thì việc phê duyệt chấp nhận khách hàng mới hoặc tiếp tục khách hàng cũ cần phải được trao đổi, soát xét và chấp thuận của thành viên ban giám đốc tại văn phòng Công ty nhằm kiểm soát rủi ro cũng như tạo điều kiện phối hợp, hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện kiểm toán. Các cuộc kiểm toán có tính chất phức tạp như trên ít khi văn phòng tự thực hiện hoàn toàn mà cần có sự phối hợp với văn phòng Công ty. Nếu như không có sự phối hợp và soát xét bởi văn phòng chính của Công ty thì có thể rủi ro kiểm toán sẽ cao hoặc công việc thực hiện không hiệu quả (chi phí tốn kém, chất lượng không đảm bảo, mức phí không phù hợp). Vì vậy, kế hoạch kiểm toán cần phải được ít nhất một thành viên trong ban giám đốc tại công ty, cụ thể là thành viên ban giám đốc soát xét chất lượng thực hiện soát xét và phê duyệt. Không thể vì lý do địa lý (văn phòng công ty và văn phòng chi nhánh cách xa nhau) mà bỏ qua thủ tục soát xét quan trọng này. Tuy nhiên cách thức thực hiện việc soát xét có thể linh động. Đối với kế hoạch kiểm toán, việc trao đổi thông tin có thể thực hiện qua các phương tiện liên lạc thích hợp như điện thoại, email và khi kế hoạch hoàn thiện thì không nhất thiết phải gửi cả hồ sơ để trình soát xét mà có thể thực hiện soát xét điện tử. Các file tài liệu để thực hiện soát xét và đã được soát xét sẽ được ghi ở dạng chỉ để đọc, không được sửa), tên và ngày tháng thực hiện soát xét cũng được thể hiện cụ thể trên file thay cho chữ ký thủ công để minh chứng cho việc soát xét. Để có thể thực hiện được công việc trên đòi hỏi Công ty phải chú trọng hoàn thiện thêm về việc sử dụng công nghệ thông tin, xây dựng phần mềm kiểm toán nhằm hỗ trợ cho hoạt động kiểm toán có hiệu quả. Nâng cao hiệu quả của hệ thống công nghệ thông tin cũng là một trong những điều kiện để hoàn thiện thủ tục soát xét. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: Người thực hiện phụ trách cuộc kiểm toán bao gồm cả các thành viên của chi nhánh và thành viên của văn phòng Công ty. Trong kế hoạch kiểm toán đã có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong cuộc kiểm toán, vì vậy khi thực hiện kiểm toán cần tuân thủ kế hoạch đã đề ra, các thành viên phải thực hiện đúng trách nhiệm của mình, không phân biệt người của văn phòng Công ty hay chi nhánh. Tuỳ vào mỗi cuộc kiểm toán cụ thể mà sự tham gia của thành viên ban giám đốc Công ty vào cuộc kiểm toán có sự khác nhau vì vậy mức độ thực hiện soát xét trong quá trình thực hiện kiểm toán cũng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, việc soát xét thường xuyên sẽ do chủ nhiệm kiểm toán, trưởng văn phòng chi nhánh chịu trách nhiệm. Thành viên ban giám đốc phụ trách soát xét chất lượng chỉ hỗ trợ nhóm kiểm toán khi cần thiết và thực hiện soát xét khi kết thúc kiểm toán. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán: Thành viên ban giám đốc phụ trách chất lượng phải là người thực hiện soát xét cuối cùng trong giai đoạn kết thúc kiểm toán. Nếu như toàn bộ các hồ sơ, giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đều được thực hiện trên máy tính thì có thể gửi file dữ liệu ra văn phòng để thực hiện soát xét. Nhưng nhìn chung, trong thời gian một vài năm tới, việc trên cũng khó có thể thực hiện được. Vì vậy, thành viên ban giám đốc phụ trách soát xét chất lượng phải trực tiếp đến chi nhánh để thực hiện việc soát xét. Ngoài ra, hàng năm, văn phòng Công ty cũng chọn mẫu một số hồ sơ kiểm toán hoàn toàn do chi nhánh thực hiện để soát xét chéo nhằm rút kinh nghiệm cho mùa kiểm toán năm sau. Chi nhánh mới bắt đầu đi vào hoạt động và các hợp đồng kiểm toán được thực hiện chưa nhiều, chủ yếu là các khách hàng nhỏ, ít rủi ro nên hiện tại có thể chưa cần có quy định đặc biệt về thủ tục soát xét tại Chi nhánh. Song trong thời gian 01 đến 02 năm tới, số lượng khách hàng của Chi nhánh sẽ tăng lên nhanh chóng trong đó chủ yếu là khách hàng có vốn đầu tư nước ngoài có mô lớn, vì vậy Công ty nên xây dựng và đào tạo về thủ tục soát xét bổ sung cho các nhân viên trong Chi nhánh ngay từ thời điểm này để khi có khách hàng thì các nhân viên đã thuần thục trong việc áp dụng các quy định về thủ tục soát xét. 3.3.5 Xây dựng thủ tục soát xét soát xét chất lượng hàng năm đối với kiểm toán báo cáo tài chính Thủ tục soát xét chất lượng hàng năm không phải là thủ tục bắt buộc phải được thực hiện trong một quy trình kiểm toán báo cáo tài chính cụ thể song lại các thủ tục soát xét này cũng rất cần thiết đối với kiểm toán báo cáo tài chính và Công ty cần xây dựng và thực hiện các thủ tục này. Mục tiêu chung của các thủ tục này là để đánh giá chung về công tác kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty đã được thực hiện phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán được áp dụng, các quy định pháp lý, các chính sách và thủ tục của Công ty, đánh giá các phần cần đào tạo, hỗ trợ thêm, đánh giá nhân viên, lựa chọn các cá nhân có năng lực có thể đảm nhiệm công việc soát xét đối với kiểm toán báo cáo tài chính sau này. Khi xây dựng thủ tục soát xét chất lượng hàng năm, Công ty cần chú trọng các nội dung sau: Hướng dẫn cách thức lựa chọn các hồ sơ từ danh sách khách hàng của Công ty để thực hiện việc soát xét. Việc lựa chọn có thể dựa vào một số căn cứ sau: Độ lớn của hồ sơ trên phương diện quĩ thời gian và phí kiểm toán; phòng thực hiện (ít nhất mỗi phòng phải có một hồ sơ được kiểm tra một năm);lĩnh vực hoạt động của khách hàng; hồ sơ thực hiện cùng với một công ty khác; khách hàng mới; doanh nghiệp Nhà nước; Doanh nghiệp định giá trên thị trường chứng khoán; khách hàng bị mất (vì một lý do khác ngoài lý do khách hàng không thường xuyên). Hướng dẫn lựa chọn nhóm thực hiện soát xét: Nhóm soát xét phụ thuộc vào số hồ sơ được chọn; loại hồ sơ được chọn; kế hoạch của các trưởng phòng hay kiểm toán viên; tính độc lập của những người này đối với hồ sơ được kiểm tra. (một trưởng phòng hay kiểm toán viên không thể là người kiểm tra hồ sơ mà họ chịu trách nhiệm hay đã tham gia thực hiện); năng lực, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của người được lựa chọn. Hướng dẫn lập báo cáo soát xét: Báo cáo soát xét phải nêu rõ các kết luận và kế hoạch hành động để sửa chữa những điểm yếu đã phát hiện trong quá trình kiểm tra; báo cáo này sẽ được trình cho giám đốc. Các kết luận và khuyến nghị này sau đó sẽ được chuyển đến cho những người có liên quan (trưởng phòng, kiểm toán viên phụ trách) để các kết luận và khuyến nghị có thể được tính đến một cách thực sự. Xây dựng bảng câu hỏi (checklist) phục vụ cho việc soát xét. Bảng câu hỏi cần phải chi tiết và bao hàm đầy đủ các thông tin cơ bản về khách hàng, kiểm toán viên thực hiện, các nội dung soát xét chi tiết trong từng giai đoạn của quá trình kiểm toán báo cáo tài chính gồm lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Việc thực hiện các thủ tục soát xét này là hết sức cần thiết song IFC chưa xây dựng và thực hiện các thủ tục này. Vì vậy, Công ty nên sớm hoàn thiện việc xây dựng và thực hiện việc soát xét hàng năm ngay trong thời gian tới. 3.4 Điều kiện thực hiện các giải pháp trên Việc thực hiện nghiêm túc các thủ tục soát xét đã đề ra thực sự không phải là vấn đề dễ dàng vì trong mùa kiểm toán với khối lượng công việc lớn, đòi hỏi thời gian hoàn thành sớm, cùng một lúc, một kiểm toán viên phải thực hiện nhiều công việc thuộc các khách hàng khác nhau. Ban giám đốc cũng quá tải công việc nên nhiều khi các thủ tục có thể không được thực hiện đầy đủ, ví dụ có thực hiện soát xét mà không ký trên giấy tờ đã soát xét, thậm chí chỉ soát xét báo cáo kiểm toán mà không soát xét giấy tờ làm việc cụ thể của các kiểm toán viên một cách đầy đủ, không soát xét hồ sơ kiểm toán … Vì vậy, để có thể thực hiện tốt các thủ tục soát xét cần có một số điều kiện sau: Thứ nhất: Cần có sự đồng thuận trong đường lối lãnh đạo của ban giám đốc Công ty. Các mục tiêu lớn của Công ty, các kế hoạch, chiến lược phát triển, các chính sách cụ thể của Công ty cần được tất cả ban giám đốc đồng thuận và quyết tâm thực hiện. Đó chính là điều kiện tiên quyết đối với sự phát triển của Công ty nói chung cũng như việc hoàn thiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán nói riêng. Thứ hai: Công ty cần có kế hoạch cụ thể để thực hiện các giải pháp trên, trong đó các vấn đề cần đề cập cơ bản trong kế hoạch là: Người chịu trách nhiệm chính, các thành viên tham gia khác, lộ trình cụ thể về thời gian thực hiện việc hoàn thiện xây dựng các thủ tục, vấn đề đào tạo các quy định trên cho từng cấp bậc nhân viên, việc triển khai áp dụng các thủ tục trên… Thứ ba: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Công ty, theo đó các chính sách, thủ tục được đưa ra cần triệt để tuân thủ thực hiện. Người cần thực hiện nghiêm chỉnh nhất phải là từ các cấp lãnh đạo Công ty, từ ban giám đốc đến các chủ nhiệm kiểm toán. Nếu như các cấp lãnh đạo không chấp nhận bất cứ ngoại lệ nào cho việc chưa thực hiện đầy đủ thủ tục soát xét vẫn phát hành báo cáo kiểm toán thì khi đó buộc các kiểm toán viên sẽ phải tuân thủ đầy đủ, tạo phong cách, ý thức làm việc làm việc chuyên nghiệp trong toàn Công ty. Các kiểm toán viên không thể vì lý do khối lượng công việc quá nhiều mà bỏ qua các quy định. Nếu quy định chưa hợp lý thì có thể đề nghị sửa đổi quy định nhưng trong khi quy định còn đang có hiệu lực thì vẫn bắt buộc phải thực hiện. Thứ tư: Công ty cần hoàn thiện phương pháp tiếp cận kiểm toán: Nếu Công ty không có phương pháp tiếp cận kiểm toán phù hợp thì các kiểm toán viên không thể thực hiện tốt công việc kiểm toán. Việc soát xét có thể chỉ ra những hạn chế cần sửa đổi bổ sung song như vậy sẽ mất nhiều thời gian và nhiều khi các kiểm toán viên vẫn không thể thực hiện được, kết quả soát xét vì vậy mà không có tác dụng. Do đó, Công ty cần hoàn thiện phương pháp tiếp cận kiểm toán của mình. Phương pháp tiếp cận kiểm toán (audit approach) là kim chỉ nam cho việc thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính tại các công ty kiểm toán. Các hãng kiểm toán lớn thường xây dựng cho mình một phương pháp tiếp cận kiểm toán riêng, đặc thù của mỗi hãng và đó là tài sản lớn của hãng kiểm toán đó. Để xây dựng được phương pháp kiểm toán phù hợp đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và công sức. IFC được thành lập và hoạt động chưa lâu nên việc xây dựng một phương pháp tiếp cận kiểm toán đầy đủ làm tài liệu học tập, tham khảo cho các kiểm toán viên còn chưa được hoàn thiện. Hiện tại, phương pháp tiếp cận kiểm toán được sử dụng ở Công ty là sự kết hợp những kinh nghiệm và hiểu biết của các kiểm toán viên có được khi làm việc tại các công ty kiểm toán lớn khác. Đây cũng là một ưu điểm song các cách làm trên còn mang tính chất cá nhân, chưa hình thành một hệ thống thống nhất trong toàn Công ty. Do vậy, có thể thấy là giữa các phòng nghiệp vụ khác nhau, nhóm kiểm toán khác nhau thì cách thức thực hiện cuộc kiểm toán báo cáo tài chính, cách thức thực hiện công việc soát xét còn có sự khác nhau. Nếu như có sự nghiên cứu, đúc kết các cách làm của tất cả các nhóm để tìm ra cách thức hợp lý nhất thì rõ ràng là công việc kiểm toán nói chung và việc soát xét nói riêng sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Thứ năm: Cần có đội ngũ nhân viên đủ năng lực Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, vấn đề nguồn nhân lực là nhân tố quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của các công ty. Đặc thù của hoạt động kiểm toán đòi hỏi các kiểm toán viên không những phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao mà còn đòi hỏi nhiều yếu tố khác như các kỹ năng về ngoại ngữ, tin học, giao tiếp, đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên. Để thực hiện công việc kiểm toán nói chung cũng như thực hiện các thủ tục soát xét nói riêng có chất lượng, đạt hiệu quả cao, tất cả các công ty kiểm toán đều cần xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với chất lượng cao. IFC cũng không nằm ngoài quy luật đó. Nếu trình độ đội ngũ nhân viên hạn chế thì thứ nhất, việc xử lý các kết quả soát xét của các cấp bậc soát xét không thực hiện được đầy đủ, thứ hai, chính đội ngũ nhân viên sẽ là những người đảm nhiệm một phần các thủ tục soát xét mà nếu như trình độ hạn chế thì sẽ không đáp ứng được yêu cầu soát xét của công ty. Tuy nhiên, để có được đội ngũ nhân viên với chất lượng cao thực sự là bài toán khó đối với IFC đòi hỏi Công ty phải có các chính sách phù hợp nhằm đạt được mục tiêu trên. Các chính sách trên phải là sự kết hợp của tất cả các nội dung: tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ Thứ sáu: Hoàn thiện và sử dụng có hiệu quả công nghệ thông tin Sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, tin học trong kiểm toán mang lại hiệu quả công việc rất cao vì công việc được chuyên nghiệp hoá, việc sử dụng dễ dàng, tiết kiệm thời gian không chỉ cho người trực tiếp thực hiện mà phục vụ cả cho việc soát xét. Phạm vi ứng dụng của tin học trong kiểm toán là rất lớn. Tại IFC, có điều kiện thuận lợi là toàn bộ nhân viên chuyên nghiệp từ 01 năm kinh nghiệm trở lên đều được trang bị máy tính xách tay. Ngoài ra còn có hệ thống máy tính để bàn tiện lợi. Tuy nhiên, việc sử dụng máy tính mới chủ yếu sử dụng các công cụ hỗ trợ của Microsoft là word và excel, outlook mà chưa có phần mềm kiểm toán đặc thù được thiết kế riêng cho Công ty. Do vậy, công việc kiểm toán báo cáo tài chính nói chung cũng như soát xét nói riêng còn có nhiều hạn chế, chưa tiết kiệm được thời gian, chưa được thực hiện một cách hiệu quả nhất, tận dụng tối đa công cụ hỗ trợ là máy tính xách tay. Ban giám đốc Công ty cũng đã có ý tưởng xây dựng một phần mềm kiểm toán phù hợp cho Công ty. Tuy nhiên đến nay, việc đó cũng chưa được thực hiện. Vì vậy, Công ty nên sớm triển khai xây dựng và áp dụng phần mềm kiểm toán phục vụ cho công việc kiểm toán nói chung cũng như việc soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng. Phần mềm kiểm toán cần mang lại tiện ích cho cả ba giai đoạn của quá trình kiểm toán cũng như soát xét trong chu trình kiểm toán báo cáo tài chính gồm lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: Cần xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan đến các loại hình khách hàng kiểm toán như đã đề cập ở trên. Trên cơ sở trả lời các câu hỏi về đặc điểm của mỗi đối tượng khách hàng cụ thể, phần mềm sẽ tự động xây dựng được kế hoạch kiểm toán phù hợp với các dữ liệu nhập vào của kiểm toán viên. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, phần mềm sẽ có hỗ trợ các loại mẫu trình bày giấy tờ làm việc cơ bản theo từng phần hành cụ thể, ví dụ: mẫu giấy tờ làm việc tổng hợp, các mẫu xây dựng ước tính kế toán, mẫu thực hiện thủ tục phân tích. Trong phần mềm cũng có thể hỗ trợ cách chọn mẫu kiểm toán phù hợp phục vụ cho việc kiểm tra chi tiết trên cơ sở dữ liệu từ khách hàng. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, trên cơ sở tổng hợp các giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên, phần mềm có thể tự động cập nhật các bút toán điều chỉnh, các vấn đề phát sinh chưa xử lý, phân tích báo cáo tài chính sau kiểm toán, tự động lập các báo cáo tài chính và các ghi chú báo cáo tài chính, có hệ thống chương trình hỗ trợ trong việc đánh giá tính liên tục hoạt động của khách hàng, các sự kiện sau ngày khoá sổ Đặc biệt, phần mềm có thể được thiết kế với công cụ hỗ trợ việc soát xét. Người thực hiện soát xét có thể sử dụng công cụ này có thể nhanh chóng soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, lập ghi chú soát xét (review note), theo dõi tình hình cập nhật bổ sung, xử lý các vấn đề cần hoàn thiện, đánh giá việc thực hiện soát xét của các kiểm toán viên ở cấp bậc thấp hơn. Tuy nhiên do sự đa dạng, phức tạp và đặc thù của từng khách hàng nên phần mềm sẽ không thể bao quát hết được tất cả các trường hợp cụ thể. Vì vậy cũng chỉ nên coi phần mềm là một công cụ hỗ trợ hữu hiệu. Trong tất cả các giai đoạn của chu trình kiểm toán báo cáo tài chính cũng như việc soát xét trong chu trình đó, kiểm toán viên vẫn cần có sự đánh giá trên cơ sở xét đoán nghề nghiệp của mình, không nên hoàn toàn thụ động phụ thuộc vào phần mềm vì khi đó, các kế hoạch kiểm toán, việc thực hiện kiểm toán cũng như kết thúc kiểm toán có thể chỉ mang tính chất hình thức mà các vấn đề thuộc về bản chất lại không được xem xét. Cho dù một phần mềm hỗ trợ có ưu việt đến thế nào thì yếu tố quan trọng nhất vẫn là yếu tố con người và các kiểm toán viên cần làm việc một cách trung thực, tuyệt đối tránh việc trình bày hình thức chỉ để đáp ứng các quy định về mặt trình bày của Công ty. Thứ bảy: Công ty cần có ngân sách cho việc xây dựng và thực hiện các quy định trên: Để hoàn thiện các thủ tục soát xét, Công ty cần có ngân sách trả lương cho bộ phận nhân viên thực hiện công việc trong một thời gian nhất định. Đồng thời, việc xây dựng hệ thống công nghệ thông tin liên quan đến việc thực hiện soát xét cũng đòi hỏi nguồn kinh phí cao. Như vậy, Công ty cần có nguồn ngân sách đầy đủ phục vụ cho công việc này. Thứ tám: Vai trò kiểm tra giám sát của hội nghề nghiệp cần được nâng cao. Hiện nay ở Việt Nam, Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) mới được thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động (tháng 01/2006), các hoạt động cụ thể của hội nhằm trợ giúp cho các kiểm toán viên và các công ty kiểm toán còn chưa nhiều. Trong thời gian tới, Hội cần nâng cao vai trò kiểm tra giám sát chất lượng kiểm toán thông qua việc thực hiện kiểm tra tại các công ty kiểm toán độc lập qua đó chất lượng dịch vụ kiểm toán nói chung cũng như chất lượng của thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng tại các công ty kiểm toán trong đó có IFC sẽ được nâng cao. Về cơ bản, các điều kiện từ một đến bảy phụ thuộc chủ yếu vào điều kiện chủ quan của ban lãnh đạo Công ty và các điều kiện đó thực sự cần thiết và hoàn toàn có thể đạt được trong thời gian ngắn (1 đến 2 năm) trên cơ sở nền tảng những gì hiện có của Công ty nếu ban lãnh đạo công ty quyết tâm thực hiện. Vì vậy, trong thời gian tới, vì sự phát triển lâu dài, bền vững của Công ty, Công ty nên chú trọng hoàn thiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính của mình. KếT LUậN Các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính chỉ là một phần trong hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán tại mỗi công ty kiểm toán độc lập song đây là các thủ tục hết sức quan trọng. IFC là một Công ty kiểm toán còn non trẻ, để có thể cạnh tranh được với các hãng kiểm toán lớn như các công ty kiểm toán nước ngoài với bề dày kinh nghiệm và danh tiếng hàng trăm năm hay với các công ty kiểm toán trong nước là những công ty có quy mô lớn, được thành lập và hoạt động ngay từ thời gian đầu kiểm toán mới bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam thì việc xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm toán nói chung, các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng là hết sức cần thiết. Luận văn đã khái quát hoá được các vấn đề lý luận cơ bản về thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại các công ty kiểm toán độc lập, tham khảo kinh nghiệm thực hiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại một số công ty kiểm toán khác tại Việt Nam. Đồng thời, Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng thực hiện thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế IFC, qua đó thấy được các hạn chế cần được hoàn thiện trong việc xây dựng và thực hiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty IFC. Luận văn đã đưa ra các đề xuất cụ thể và thiết thực trong việc hoàn thiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty IFC trên hai nội dung cơ bản là hoàn thiện việc xây dựng các thủ tục soát xét và hoàn thiện việc thực hiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty. Mặc dù có nhiều cố gắng song Luận văn chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Tác giả mong muốn nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các nhà khoa học, các thầy cô giáo, các đồng nghiệp, bạn bè để chuyên đề có thể hoàn thiện hơn, là tài liệu tham khảo hữu ích và thiết thực cho những ai quan tâm đến vấn đề này. Tác giả xin chân thành cảm ơn tiến sỹ Ngô Đức Long cùng các thầy cô giáo, gia đình và các đồng nghiệp đã tận tình giúp đỡ trong quá trình thực hiện Luận văn này. DANH MụC TàI LIệU THAM KHảO A TIếNG VIệT Alvin A. Arens, James Kloebbecker (1995), Kiểm toán (tài liệu dịch), Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội Bộ tài chính, Hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (đã ban hànhvà có hiệu lực), Công ty cổ phần tin học Lạc Việt (2002), Lạc Việt MTD EVA 2002 IFC (2005), Các tài liệu nội bộ của IFC Nguyễn Quang Quynh (2004), Lý thuyết Kiểm toán, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội Nguyễn Quang Quynh (2001), Kiểm toán tài chính, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội, Tạp chí Kiểm toán năm 2002, 2003,2004,2005 Viện Ngôn ngữ học, Từ điển Tiếng Việt (2006), Nhà xuất bản Đà Nẵng B TIếNG ANH Carlos Ramirez (2005), Making things visible: Audit quality control in the UK and the definition of the proffesional order, www. hec. fr/ hec/ fr/ professeurs_recherche/upload/cahiers/CR812.pdf Delotte Touche Tomatsu-DTT (1998), AS2 Audit approach Grand Gay and Roger Simnett (2003), Auditing and assurance service in Australia International Federation of accountants-IFAC (2005), Hand book of international auditing, assuarance and ethnics pronouncements-2005 edition, www.audit.nsw.gov.au/publications/awareness/2006/awareness_2006_03.pdf Offices of Inspector General (2005), External peer review guide, www.ignet.gov/pande/audit/add205.doc Suprem Audit Institutions (SAIs) (2004), Guideline on audit quality, info.worldbank.org/etools/docs/voddocs/458/1891/Washington%20SAI-SAO.doc The Institue of Certified Public Accountants in Ireland (2005), International Standard on Quality Control-CPA Guidance, www. cpaireland.ie /.../ International%20Standard%20on%20Quality%20Control%20guidance%20july%202005.pdf United State General Accounting Office- GAO (1993), An audit quality control system: Essential elements, www.gao.gov/special.pubs/p0416.pdf