Luận văn Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Dược phẩm Trung ương I

ế một nguyên liệu có giá trị tương đương và do đó các đặc tính của sản phẩm cần phải thay đổi lại. Do mối quan hệ làm ăn truyền thống, công ty đã chấp nhận đề nghị trên của nhà cung cấp mà đáng lẽ ra công ty có thể đòi bồi thường và huỷ hợp đồng. Dĩ nhiên việc thay đổi này lại có thể dẫn đến những thay đổi về gía cả, lại đòi hỏi bộ phận điều hành hợp đồng có những điều chỉnh giá cả cho phù hợp. Cũng có khi sự khan hiếm nguyên liệu đầu vào này làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽđề nghị kéo dài thaời hạn giao hàng. Đứng trước những thay đổi này, bộ phận điều hành hợp đồng phải kết hợp với các bộ phận khác trong công ty để đánh giá tính phù hợp về mặt tiêu chuẩn kỹ thuật của nguyên liệu thay thế, cân nhắc những chi phí và tổn thất có thể có để đi đến những quyết định chính xác, kịp thời. Việc điều hành hợp đồng một cách linh hoạt này đã góp phần nâng cao số lượng hợp đồng được thực hiện, duy trì mối quan hệ làm ăn, nâng cao uy tín. Điều này được đặc biệt coi trọng khi làm ăn với các công ty á Đông. 2. Sự phù hợp về chất lượng cũng là một vấn đề mà bộ phận điều hành luôn gặp phải. Đó chính là sự phù hợp của hàng hóa thực giao so với những yêu cầu của hợp đồng. Để kiểm tra sự phù hợp này, người mua sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa thông qua một cơ quan độc lập là Vinacontrol. Việc xác định tính phù hợp của hàng hóa dược phẩm, ngoài tiêu chuẩn do Bộ y tế qui định, còn được dựa trên chứng nhận kiểm tra chất lượng (Certificate of Analysis) của nhà sản xuất. Nếu hàng hóa nhận được không phù hợp với các qui cách phẩm chất của hợp đồng, công tác điều hành sẽ liên quan tới việc quyết định: - Có nhấp nhận hay không và nếu có thì với điều kiện nào. Không chấp nhận hàng và nếu thế thì hàng sẽ phải sử lý như thế nào. Nhìn chung, nếu sai lệch qui cách phẩm chất nằm trong giới hạn chấp nhận cho phép, bộ phận quản lý hợp đồng sẽ đưa ra điều kiện để chấp nhận hàng hóa. Ví dụ: hợp đồng số 503TP/CPCI/99, sau khi phòng kiểm nghiệm của công ty tiến hành kiểm tra hàng hóa đã phát hiện thấy một số tiêu chuẩn kỹ thuật không đúng như Certificate of Analysis của nhà sản xuất. Xét thấy đây là những sai sót nhỏ, chưa ảnh hưởng lớn lắm đến chất lượng sản phẩm, bộ phận điều hành hợp đồng đã thông báo cho nhà cung cấp biết những sai sót này và đề nghị nhà cung cấp phải có những điều chỉnh giá lại cho phù hợp. Đề nghị này đã được nhà cung cấp đáp ứng và thế là hợp đồng vẫn được thực hiện xuôn xẻ. Một ví dụ khác, trong hợp đồng nhập khẩu thành phẩm, kêt squả giám định chất lượng do Vinacontrol cung cấp cho thấy, lô hàng này đã bị ẩm và chuyển màu, không thể sử dụng được nữa, bộ phận điều hành liên lạc với người cung cấp đề nghị huỷ lô hàng đã giao và yêu cầu giao lô hàng mới. Vậy đối với những khác biệt về qui cách phẩm chất lớn tới mức phải chối từ hàng hóa thì công tác điều hành hợp đồng đòi hỏi phải quyết đinh có nên: Trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp và yêu cầu thay thế hàng Huỷ bỏ hợp đồng. Những vi phạm quá mức về qui cách phẩm chất của sản phẩm dược phẩm là điều không thể cho phép, nó ảnh hưởng trực tiếp tới sức khoẻ người tiêu dùng. Để giám định hàng hóa, hai bên thỏa thuận trong hợp đồng là do Vinacontrol. Kết quả giám định nếu phát hiện có những vấn đề phát sinh liên quan tới chất lượng, bộ phận điều hành sẽ làm các thủ tục cần thiết, gửi tới nhà cung cấp, yêu cầu giao lại lô hàng mới để thay thế lô hàng kém phẩm chất. Không bao giờ vì vấn đề vi phạm chất lượng này của nhà sản xuất mà công ty tiến hành đòi phạt nhà cung cấp hoặc huỷ hợp đồng. 3. Trong nhiều trường hợp, cũng có thể công ty muốn thay đổi kế hoạch giao hàng đã thoả thuận trong hợp đồng, do nhu cầu về dược phẩm là không ổn định và khó xác định, bộ phận điều hành hợp đồng cuả công ty phải luôn kết hợp với các bộ phận khác như: kho bãi, phòng kế hoạch, để xác định một cách chính xáclượng hành còn tồn kho, cũng như mức nhu cầu, tránh tình trạng tồn đọng vốn không cần thiết. Nếu nhu cầu về dược phẩm giảm, có thể thông báo cho nhà cung cấp hoãn giao hàng lại, ngược lại nếu nhu cầu tăng đột ngột thì yêu cầu nhà cung cấp thực hiện kế hoạch giao hàng sớm hơn. Trong cả hai trường hợp, công tác điều hành hợp đồng đòi hỏi người mua phải đàm phán và có thuyết phục nhà cung cấp đồng ý với thay đổi được đề xuất. Do môi quan hệ làm ăn lâu dài và tín nhiệm lẫn nhau nên việc thuyết phục nhà cung cấp trong vấn đề này cũng dễ dàng hơn. 4. Điều chỉnh giá cũng là công việc thường xuyên mà bộ phận điều hành hợp đồng gặp phải. Sự cần thiết phải xem xét lại giá hợp đồng có thể phát sinh vì một trong hai lý do chủ yếu sau: Có sự thay đổi trong phạm vi trách nhiệm của nhà cung cấp qui định bởi hợp đồng hoặc Có một điều khoản cụ thể về điều chỉnh giá hay do những biến động giá cả của thị trường ảnh hưởng đến. Khi việc điều chỉnh giá có liên quan đến phạm vi trách nhiệm của nhà cung cấp, công ty sẽ đưa ra các đề xuất và trong trường hợp đó, người cung cấp có quyền tìm kiếm một sự điều chỉnh tương ứng của giá hợp đồng. Ví dụ: trong hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu giữa công ty với công ty Choong Wae, Trung Quốc, phía Trung Quốc đã có những đề nghị thay đổi thành phần các chất. Công ty đã chấp nhận sự thay đổi này nhưng với điều kiện nhà cung cấp phải giảm giá hàng hóa từ 59 USD/Kg xuống 57,5 USD/Kg. Một số các thay đổi về giá được bàn bạc từ trước trong trường hợp có những sửa đổi ở các điều khoản của hợp đồng. Một trong những sự thay đổi như vậy là sự thăng giảm về số lượng hàng đặt trong hợp đồng. Việc thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng cũng đòi hỏi phải đàm phán lại về giá. Ví dụ: hợp đồng số 88/KT-CPCI/98 qui định điều kiện cơ sở giao hàng là CIF Hải Phòng, sau khi nghiên cứu kỹ trên cơ sở tính toán các chi phí, công ty thấy rằng việc vận chuyển bằng đường bộ qua biên giới rẻ hơn cả. khi đó công ty đã đề nghị với phía nhà cung cấp thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng thành DAF Móng Cái, công ty đề nghị phía nhà cung cấp Trung Quốc giảm giá, dĩ nhiên sự thay đổi này diễn ra khi nhà cung cấp chưa tiến hành giao hàng. Còn có nhiều tình huống tương tự khác mà công việc điều hành hợp đồng liên quan đến việc đàm phán lại gía cả. Tuy nhiên nếu những thay đổi này không quan trọng thì vì lợi ích cuả thương mại lâu dài, cả hai bên sẽ không tỏ ra căng thẳng trong đàm phán lại về giá. Có nhiều trường hợp, thường là các nhà cung cấp độc quyền hay các nhà cung cấp phương Tây, họ thường rất cứng nhắc và khăng khăng đòi giữ giá. Trong đại đa số các hợp đồng bị huỷ bỏ là do những bất đồng về giá cả và thất bại trong đàm phán thay đổi giá. III. Nhận xét tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty dược phẩm Trung ương I. 1. Đánh giá chung. Đạt được kết quả như đã nêu trên là cả sự cố gắng lớn lao của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty, đặc biệt là bộ phận xuất nhập khẩu và phòng kế hoạch. Hiệu quả của nó phản ánh phần giá trị nhập khẩu so với giá trị mua trong nước Năm 1997 1998 1999 Mua nhập khẩu 165,8 208,854 281,93 Mua trong nước 88 115,6 157,97 Tổng trị giá bán ra 265 334,869 487,6 Số liệu này cho ta thấy rằng vai trò của nguồn hàng nhập khẩu chiếm một tỉ lệ khá lớn trong tổng lượng hàng mua vào, quyết đinh tới doanh số kinh doanh của công ty, là nguồn cơ bản để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Đặc điểm này khẳng định vai trò quan trọng của công tác ký kết và thực hiện hợp đồng. Nó sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh và uy tín của công ty. Nhìn chung, hoạt động này của công ty là khá tốt. Số lượng hợp đồng ký kết ngày một tăng, hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu có xu hướng tăng nhanh hơn hợp đồng nhập khẩu thành phẩm, điều này có ngiã là giúp tăng cường khả năng sản xuất thuốc của công ty nói riêng và của đất nước nói chung, giảm được sự phụ thuộc quá lớn vào nước ngoài trong việc cung cấp thuốc chữa bệnh. Thị trường nhập khẩu ngày càng được mở rộng, tạo được mối quan hệ kinh tế tốt với nhiều nhà cung cấp thuốc lớn. Việc thực hiện hợp đồng đạt hiệu quả khá cao về mặt lượng và mặt chất. Có được kết quả này là do công ty đã lựa chọn được khách hàng, giao dịch tốt và xây dựng được qui trình thực hiện hợp đồng linh hoạt và hiệu quả. * Về việc lựa chọn khách hàng để ký kết. Cho đến thời điểm cuối năm 1999 đã có gần 200 công ty của trên 20 nước chính thức được Bộ y tế cấp giấy phép bán dược phẩm vào Việt Nam. Đây là một thực tế rất thuận lợi nhưng cũng là một nguy cơ thử thách cho các nhà nhập khẩu. Do đặc điểm mặt hàng dược phẩm đòi hỏi những qui định chuyên môn rất đặc biệt veef tiêu chuẩn chất lượng theo các loại dược liệu Châu Âu, Mĩ, Nhật, Đông Nam á. Mỗi loại có một hạn dùng và điều kiện bảo quản khác nhau, đi kèm theo đó là sự chênh lệch giá cả rất lớn tuỳ từng thời điểm. Việc lựa chọn khách hàng thế nào sẽ ảnh hưởng đến các điều khoản trong hợp đồng. Đứng trước các vấn đề đó, tiêu chuẩn để lựa chon khách hàng của công ty là : phải dựa vào một số bạn hàng lớn, có uy tín toàn diện, có thế lực trên thế giới và khu vực, họ phải có quan hệ lâu dài với các nhà sản xuất có uy tín trên thị trường Quốc tế. Ngành dược Việt Nam ít khi nhập thẳng trực tiếp từ các nhà sản xuất là vì các công ty này thường uỷ thác cho một số nhà phân phối lớn phân phối cho họ, làm như vây để giảm chi phí lưu thông. Trong khi đó ở Việt Nam thường nhập ít về số lượng vì thiếu vốn và nhiều người nhập trùng nhau về mặt hàng. Đối với khách hàng truyền thống, quá trình giao dịch, đàm phán để tiến tới ký kết hợp đồng sẽ dế dàng và nhanh chóng hơn vì cả hai bên đã quen và tin tưởng lẫn nhau, do vậy tuỳ theo điều kiện cụ thể của thị trường trong nước và thế giới, hai bên dễ dàng thoả thuận được những điều khoản trong hợp đồng trên tinh thần bình đẳng cùng có lợi. Thông thường nhà cung cấp có thể ưu tiên cho khách hàng thường xuyên và mua với kim ngạch lớn trong năm. Tuy nhiên để chủ động trong đàm phán, ký kết hợp đồng, công ty thường xuyên tham khảo những khách hàng mới do công ty tự tìm hoặc do họ tự đến với công ty. Văn minh trong kinh doanh cũng là yếu tố đem lại hiệu quả kinh tế và mở rộng quan hệ làm ăn với các bạn hàng lớn. Trong giao dịch, đàm phán, công ty luôn ý thức được rằng: đảm bảo được lợi ích cho bạn hàng cũng chính là đảm bảo lợi ích cho công ty. Quan hệ kinh tế phải dựa trên tinh thần đôi bên cùng có lợi. Sở dĩ công ty phải đa dạng hoá bạn hàng là vì: tuỳ theo chủng loại hàng hóa phải mua ở những nước có chất lượng đảm bảo, nhưng giá cả hơp lý mới có khả năng bán được pr Việt Nam. Nói chung dược phẩm được sản xuất từ thị trường Âu-Mĩ và Nhật Bản là tốt nhất. Nhưng về số lượng thì Việt Nam sử dụng dược phẩm từ Châu á là nhiều hơn, điều đó là hợp lý vì nước ta còn nghèo, thuốc sử dụng bình quân đầu người trong năm vào loại thấp nhất thế giới. Do vậy công ty đã vận dụng chỉ nhập khẩu ở các nước Âu, Mĩ những loại thuốc chuyên khoa, đặc trị mà trong nước chưa sản xuất được để phục vụ cho điều trị các bệnh như: tim mạch, thần kinh, ngoại khoa, mắt và các bệnh hiểm nghèo, tuy lượng dùng hàng năm ít nhưng giá trị rất cao. Trong giao dịch đàm phán nhiều đã chỉ ra một kinh nghiệm cho công ty là phải thận trọng, tỉ mỉ, lấy thông tin từ các hãng có uy tín để tranh luận khi giao dịch, đàm phán, mặt khác, công ty đã khai thác tốt thông tin trong nước của các doanh nghiệp cùng hoạt động nhập khẩu để học tập, giúp đỡ, liên kết, chia sẻ thị trường cùng có lợi cho phía Việt Nam. Cụ thể như việc đơn vị nào nhập ít, uỷ thác cho đơn vị nhập nhiều để tạo thế mạnh trong giao dịch với phía nước ngoài, hơn nữa cách làm này phù hợp với khả năng tài chính của các công ty hiên nay. Nhờ có sự chuẩn bị chu đáo trước khi tiếp xúc với khách hàng nên trong nhiều năm qua, công ty đã có tiến bộ về việc lựa chọn, giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng. Biểu hiện cụ thể là doanh số nhập khẩu mỗi năm tăng, chủng loại hàng hóa phong phú, lợi nhuận và nộp ngân sách cũng tăng hợp lý, không có những tranh cãi đáng kể nào có liên quan đến các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. *Về công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Sau khi đã ký kết được hợp đồng nhập khẩu, việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu luôn tiến hành khẩn trương. Trước tiên, công ty tiến hành xin Quota nhập khẩu phải thông qua Tổng công ty dược Việt Nam đề nghị Cục quản lý dược xét cấp. Khi chuyển qua Cục quản lý dược toàn bộ đơn hàng đối chiếu, xác minh nếu không vi phạm những qui tắc hiện hành thì được trả lời bằng văn bản cho phép nhập khẩu với đầy đủ các thủ tục cần thiết khác. Phòng nhập khẩu của công ty chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thông thường khi ký xong, công ty phải mở L/C, ký quĩ với ngân hàng từ 10-30% giá trị hợp đồng, sau đó báo cho khách hàng để họ chuẩn bị hàng hóa gửi về Việt Nam theo đường biển là chủ yếu, qua cảng Hai Phòng, một số ít được vận chuyển qua đường hàng không tại sân bay Nội Bài. Khi khách hàng chuyển hàng xuống tàu hoặc gửi máy bay xong, họ thông tin cho công ty, gửi các chứng từ, vận đơn, các thông tin cụ thể về ngày giờ tàu đi và đến Việt Nam để công ty làm các thủ tục chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa, tránh để lưu kho bãi, làm tăng chi phí lưu thông. Do có kinh nghiệm và có uy tín, khi hàng về công ty cử cán bộ xuống nhận và thuê phương tiện vận chuyển về kho công ty, do vậy vừa nhanh, vừa tiện lợi, giảm nhiều chi phí trong quá trình tiếp nhận hàng hóa. Khi kiểm hoá xong, hàng đồng thời phải kiểm tra chất lượng sau đó mới được nhập kho và xuất bán, khi phát hiện có vấn đề phát sinh liên quan đến số lượng, chất lượng sản phẩm, phải mời giám định lại có đại điện của các bên mua và bên bán cũng như các cơ quan giám định chức năng chứng kiến. Khi xảy ra sai lệch thì lỗi bên nào bên đó chịu trên tinh thần thương lượng là chính. Nói chung công ty chưa để vụ việc nào phải đưa ra trọng tài kinh tế giải quyết dù trong hợp đồng luôn qui định. Có được điều này là do công ty tổ chức việc giám sát và điều hành hợp đồng đơn giản, linh hoạt, kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết trên tinh thần hoà giải. Nói chung trong vài năm gần đây, thủ tục hải quan đã tiến bộ khá nhiều và do dược phẩm được nhập về có kiểm tra kỹ lưỡng nên ít xảy ra gian lận thương mại, không thiệt hại gì đáng kể trừ những bể vỡ thông thường hoặc ẩm ướt do sự cố phương tiện vận tải. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Dược phẩm Trung ương I nói chung khá gọn nhẹ, nhanh chóng tuy lượng hàng nhập mỗi năm khá lớn, tính ra hàng chục nghìn kiện hàng, trị giá từ 15-20 triệu USD, tương đương hàng nghìn tấn hàng/năm. 2. Ưu điểm và những tồn tại cần khắc phục. Do có kinh nghiệm tích luỹ được từ nhiều năm, rất nhiều cán bộ chuyên môn và quản lý làn công tác nhập khẩu hiện nay đã trên 20 năm kinh nghiệm. Do vậy việc nghiên cứu thị trường để xác minh những mặt hàng nhập khẩu rất thuận lợi, chỉ cần thống kê số liệu lịch sử 5 năm gần đây là thấy ngay được những mặt hàng cần nhập và thị trường nào cần. Công ty đã kiên trì bám sát thị trường truyền thống là các công ty cấp II tuyến tỉnh, các xí nghiệp sản xuất thuốc trong nước, các bệnh viện lớn ở Trung ương và Hà Nội. Do vậy khi chuyển sang cơ chế thị trường, công ty đã không bị hụt hẫng thị trường. Do có kinh nghiệm nên khi được nhà nước cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp là công ty phát huy tác dụng ngay. So sánh với các doanh nghiệp ở phía Bắc, công ty luôn là đơn vị có uy tín, có doanh số kinh doanh duy nhất, thị trường rộng khắp các tỉnh từ Huế trở ra, bắt đầu xâm nhập thị trường phía Nam, tăng lên 10% doanh số những năm gần đây. Phương án kinh doanh của công ty có tính khả thi cao và đạt được hiệu quả kinh tế, do vậy hàng năm đều có tăng trưởng toàn diện vững chắc. việc lựa chọn khách hàng của công ty cũng đạt kết quả tốt, khách hàng của công ty là những khách hàng có uy tín lớn, có tiềm năng thực sự, có kinh nghiệm giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng. Do vậy công ty đã học tập được kinh nghiệm của họ. Về phần mình, công ty đã chý ý và quan tâm đúng mức đến trình độ cán bộ trực tiếp làm công tác giám sát hợp đồng và điều hành hợp đồng, thành thạo ngoại ngữ, nghiệp vụ ngoại thương, nhanh nhạy, nắm bắt thị trường, do vậy đã tổ chức thực hiện tốt tất cả các hợp đồng đã ký kết. Những nhược điểm còn tồn tại: công ty còn chậm phát triển thị trường mới, trong cạnh tranh gay gắt công ty chưa xây dựng được chiến lược mặt hành truyền thống. Do vậy công ty mới chỉ bán được hàng cho miền núi, vùng sâu, vùng xa là chủ yếu, còn vùng cạnh tranh bán được ít hơn, hệ thống tiếp thị còn yếu, chưa có cán bộ tiếp thị chuyên môn ngành y. Do vậy chưa đáp ứng được những đòi hỏi của khách hàng. Chưa tích cực chủ động tìm kiếm bạn hàng, thể hiện ở chỗ số lượng hợp đồng được ký kết theo hướng bị động như đã nêu ở phần trên còn chiếm tỉ lệ lớn. Tuy lựa chọn được khách hàng, nhưng tiến hành đàm phán, ký kết còn chậm, mất thời gian, do vậy có lúc hàng về, thị trường đã bão hoà, do vậy còn tồn kho lâu, không hiệu quả như mong muốn. Công ty còn nhập phân tán qua nhiều mặt hàng (hơn 4000), do vậy phải dàn trải về số lượng. Tiền vốn còn hạn chế nên dẫn đến chi phí lưu thông cao, giá mua không được ưu đãi, còn bị động chưa biết đi trước đón đầu, bị động trong kinh doanh. Chưa xây dựng được mối quan hệ làm ăn bền vững lâu dài với các bạn hàng cũng như chưa có được mặt hàng kinh doanh chủ lực để tạo ra thế mạnh trong kinh doanh của công ty trên thị trường. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, chưa chú ý đúng mức đến công tác giám sát và điều hành hợp đồng. Cách làm như hiện nay chỉ phù hợp nhất thời khi mà các hợp đồng có giá trị khá nhỏ, quan hệ với các nhà cung cấp có độ tin cậy và được nhà nước giám sát, nghiên cứu, quản lý chặt chẽ thông qua việc cấp giấy phép cho các nhà cung cấp thuốc nước ngoài. Nhưng không bao xa nữa, khi mà các biện pháp quản lý hành chính đối với việc kinh doanh xuất nhập khẩu bị huỷ bỏ do yêu cầu của việc hội nhập hoá và toàn cầu hoá. Khi đó sẽ có rất nhiều các nhà kinh doanh dược phẩm nước ngoài vào hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Trong số những nhà kinh doanh tốt thì không thể không tránh khỏi có những công ty “ma”, kinh doanh bằng lừa đảo. Khi đó vấn đề sẽ đặt nặng lên đôi vai của những người tham gia ký kết và điều hành hợp đồng nhập khẩu, thì với một đội ngũ cán bộ và cung cách làm việc như hiện nay sẽ rất có thể gây ra những rủi ro không thể lường trước được cho công ty. 3. Nguyên nhân của vấn đề. Về mặt khách quan, thủ tục hành chính để tiến hành nhập khẩu của nghành y tế hiện nay còn rất phiền hà qua nhiều tầng, nấc trung gian, chậm cải tiến, có những qui định rất ngặt nghèo khi áp dụng trong điều kiện hiện nay. Về cấp số cho hàng hóa nhập vào còn phức tạp, thường từ 3 đến 6 tháng mới xong, do vậy gây chở ngại rất lớn cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thông qua việc cấp VISA cho các nhà cung cấp nước ngoài của Bộ y tế, đương nhiên đã tạo cho các nhà cung cấp này một thế độc quyền, gây áp lực cho phía các công ty nhập khẩu dược phẩm trong nước, làm cho các công ty này khó khăn trong việc lựa chọn khách hàng tốt nhất. Cơ quan quản lý về dược hiện nay là Bộ y tế mà trực tiếp là Cục quản lý dược, ở đây cán bộ chuyên quản đa số là chưa có kinh nghiệm qua môi trường kinh doanh cụ thể. Do vậy việc xác minh, xét duyệt đơn hàng rất máy móc, chậm thiếu hiểu biết về chuyên môn, gây chậm thời gian. Cơ quan hải quan các cấp lại căn cứ máy móc vào thủ tục của nghành chủ quản, nên hàng về tuy cùng nội dung nhưng mối nước có qui chế riêng lại phải chờ xác minh mới tiến hành kiểm hoá, cho nên tiếp tục lại gây chậm chễ làm phiền lòng cả khách hàng và bạn hàng. Về mặt chủ quan, trình độ năng lực cán bộ của công ty chuyên làm xuất nhập khẩu cũng là mới, một số học thêm về ngoại thương nhưng không cơ bản. Công ty rất chậm đầu tư phát triển thị trường, đội ngũ trình dược viên mới được hình thành, ít kinh nghiệm, ít về số lượng, cơ chế tiền lương chưa khuyến khích anh em phát huy hết năng lực. Công ty chưa thực sự năng động, chưa có người chuyên nghiên cứu thị trường tưng khu vực cụ thể, thường làm kiêm nghiệm, thiếu kế hoạch, do vậy chưa xây dựng được phương án kinh doanh nhập khẩu hợp lý, còn làm theo kinh nghiệm, chủ nghĩa nhiều hơn. Việc chọn khách hàng còn hạn hẹp, chưa xây dựng được khách hàng truyền thống, thật chí cốt với công ty, đồng thời chậm phát triển khách hàng mới, do vậy mặt hàng của công ty phong phú và đa dạng, đặc biệt là chưa xây dựng được những mặt hàng độc quyền, chiến lược tạo lợi thế trong kinh doanh, nói chung việc nắm bắt thông tin thị trường Quốc tế và quốc nội còn yếu so với qui mô kinh doanh của công ty. Phần III Giải pháp và những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Dược phẩm trung ương I I. hoàn thiện trình tự, nội dung và phương pháp xây dựng hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPCI Đàm phán và kí kết hợp đồng nhập khẩu là bước khởi đầu quan trọng của hoạt động nhập khẩu, với mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Mỗi hợp đồng sau khi được kí kết sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc các bên .Vì vậy, công tác kí kết hợp đồng cần được đặc biệt coi trọng , tránh tình trạng chưa nắm vững những biến động của thị trường và những thông tin về đối tác đã vội kí kết để rồi sau đó lại xin huỷ , xin hiệu chỉnh hoặc không nghiêm chỉnh thực hiện các cam kết đã thoả thuận trong hợp đồng. Vd: trong hợp đồng số 2/1998-CPCI/NL về nhập khẩu nguyên liệu dược , do không nắm bắt tốt các thông tin về sự thay đổi của thị trường cũng như không lường trước được những thay đổi đó vào trong hợp đồng . Khi đàm phán về điều khoản giá cả, hai bên đã thống nhất một mức giá cố định cho lô hàng vaò thời điểm kí kết hợp đồng ,nhưng do thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài 4 tháng,nên khi tiến hành giao hàng ,giá cả thị trường của lô hàng này đã giảm xuống thấp hơn mức giá đã qui định trong hợp đồng, công ty thấy bị thiệt hại lớn nên đã yêu cầu phía người xuất khẩu giảm giá, vụ việc tranh cãi kéo dài khá lâu và hợp đồng đã bị huỷ, tổn thất đối với công ty là không nhỏ cả về chi phí lẫn uy tín.Nếu như trong lúc kí kết , cán bộ nghiệp vụ lường trước được yếu tố này thì đâu đến nỗi phải huỷ bỏ hợp đồng. Đây vừa là vấn đề pháp lý vừa là uy tín đối với bạn hàng. Vì thế để việc kí kết ngày một hoàn thiện hơn, công ty cần có những biện pháp sau: 1. Hoàn thiện căn cứ và trình tự xây dựng hợp đồng nhập khẩu. a) Căn cứ vào nhu cầu thị trường. Dược phẩm không giống như các loại hàng hoá tiêu dùng thông thường khác, người tiêu dùng cứ muốn tiêu dùng nó là họ sẽ mua với số lượng tuỳ thích, mà việc tiêu dùng nó mang tính bắt buộc, có sự hướng dẫn của các bác sĩ. Con người ta luôn luôn có xu hướng không muốn phải sử dụng đến thuốc. Tuy nhiên khi cần người tiêu dùng cũng luôn có thói quen tiêu dùng những sản phẩm có uy tín, chất lượng và theo sự chỉ dẫn của các bác sĩ. Vì vậy, nghiên cứu nhu cầu thị trường cũng chính là việc phải nghiên cứu thị hiếu của người tiêu dùng, thói quen và thái độ của các bác sĩ về các loại dược phẩm khác nhau như thế nào. Ngoài ra công ty còn phải nắm vững mô hình bệnh tật, bởi vì từng khu vực khí hậu, địa lý khác nhau sẽ làm nảy sinh các bệnh tật khác nhau và qua đó sẽ xây dựng được nhu cầu dược phẩm theo vùng , giúp định lượng được nhu cầu. b) Căn cứ vào đặt hàng của khách hàng. Hiện nay số lượng sản phẩm nhập khẩu về theo các đơn đặt hàng của các khách hàng trong nước là tượng đối lớn. Các đơn đặt hàng này chủ yếu là của các công ty cấp II tuyến Tỉnh và một số bệnh viện lớn. Các đơn đặt hàng này sẽ là căn cứ quan trọng để giúp công ty xây dựng kế hoạch nhập khẩu, cũng như trong quá trình đàm phán kí kết hợp đồng. Các đơn đặt hàng cũng là các dấu hiệu cho biết những đòi hỏi của khách hàng về số lượng và chất lượng, giá cả cũng như cơ cấu chủng loại cần nhập. c) căn cứ vào thị trường nhập khẩu và nhà cung cấp. Sự đa dạng và phức tạp của thị trường dược phẩm thế giới cũng là một thách thức lớn đối với công ty. Việc thiếu hiểu biết về thị trường dược phẩm thế giới sẽ gây rất nhiều khó khăn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu khi tham gia kí kết hợp đồng. Mỗi nước, mỗi khu vực tuỳ thuộc vào trình độ phát triển khác nhau lại đặt ra các tiêu chuẩn chất lượng dược phẩm khác nhau, điều này lại dẫn đến các đặc tính kĩ thuật khác nhau và giá cả khác nhau của cùng một loại sản phẩm. Thông thường các loại dược phẩm được sản xuất từ Tây Âu, Bắc Mĩ, Nhật Bản có chất lượng và giá cả cao hơn những sản phẩm cùng loại được sản xuất ở ấn Độ,Trung Quốc, ASEAN. Vì thế khi đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu, các cán bộ nhập khẩu phải nắm bắt được các đặc điểm này, kết hợp với nhu cầu và khả năng của thị trường trong nước để nhập khẩu những mặt hàng vừa đảm bảo chất lượng , lại vừa phù hợp với khả năng thanh toán của người dân Việt Nam. Phải biết lựa chọn những chủng loại mặt hàng nào cần nhập ở những nước có trình độ cao, những chủng loại nào chỉ cần nhập ở những nước có trình độ trung bình. Ngoài ra, khi đàm phán kí kết hợp đồng cũng phải tìm hiểu kĩ đối tác(nhà cung cấp), kiểm tra độ tin cậy, năng lực và tính hợp pháp của họ. Bởi vì, dược phẩm được sản xuất ở nhiều nước khác nhau, nhiều nhà sản xuất, nhưng chỉ được tập trung phân phối vào việt Nam bởi một số nhà phân phối lớn như: HALM, URGO, SAMSUNG...điều này rất dễ dẫn đến việc nhà phân phối dối trá khi chứng minh xuất xứ hàng hoá, giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất, tên hãng sản xuất gây thiệt hại cho người tiêu dùng. Phải nắm vững được khả năng tài chính, cũng như nguồn hàng của nhà phân phối. Nắm vững thị trường nhập khẩu, hiểu rõ nhà cung cấp để từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn khi lựa chọn thị trường và nhà phân phối là một nhiệm vụ quan trọng của các bộ làm công tác nhập khẩu dược phẩm. Để nâng cao kiến thức và năng lực của đội ngũ nhân viên làm công tác nhập khẩu, công ty cần phải tiến hành một số biện pháp sau: - Cử cán bộ trực tiếp đi nghiên cứu, tìm hiểu thị trường và nhà cung cấp nước ngoài . - Tăng cường khai thác thông tin về thị trường và đối tác thông qua các nguồn thông tin thứ cấp từ bộ thương mại, bộ y tế, phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam tại nước ngoài, hoặc qua các chi nhánh, văn phòng đại diện của các đối tác nước ngoài đó tại Việt Nam, qua các đối thủ cạnh tranh, thậm chí nếu cần có thể phải mua các thông tin có giá trị để phục vụ quá trình đàm phán, kí kết. - phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu và phòng nghiên cứu thị trường của công ty để phân tích đánh giá, xử lý các thông tin thu thập được. d) Căn cứ vào năng lực của công ty. Để đi đến quyết định kí kết một hợp đồng nhập khẩu thì người tham gia kí kết hợp đồng phải nắm bắt đầy đủ các thông tin về cônh ty mình như : khả năng nguồn vốn và khả năng huy động tiềm năng nội bộ, khả năng thực hiện các nghiệp vụ thương mại quốc tế của cán bộ nhập khẩu, trình độ kiến thức về dược phẩm, khả năng phát hiện và xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như phương án kinh doanh và chiến lược maketing của công ty. e) Căn cứ vào môi trường vĩ mô. Môi trường vĩ mô bao gồm một loạt các yếu tố khách quan mà công ty không thể kiểm soát được nhưng lại có tác động trực tiếp và lớn tới kết quả kí kết và thực hiện hợp đồng của công ty. Để đảm bảo đạt được hiệu quả của hợp đồng nhập khẩu ,bộ phận làm công tác nhập khẩu phải nắm rõ các nội dung sau: - Các yếu tố chính trị -luật pháp: cần phải nắm vững môi trường chính trị , pháp luật ở cả nước nhập khẩu và nước xuất khẩu. Quan hệ chính trị giữa nước ta và nước xuất khẩu sẽ có ảnh hưởnh rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sự khác biệt về luật pháp của Việt Nam với các nước xuất khẩu cũng sẽ gây trở ngại cho quá trình thực hiện hợp đồng, bởi vì hợp đồng mua bán ngoại thương chịu ảnh hưởng rất lớn của các luật quốc gia. Tốc độ phát triển kinh tế và công nghệ: nó ảnh hưởng đến thị hiếu và tiêu dùng của dân cư cũng như đến chất lượng và giá cả sản phẩm. Người làm công tác nhập khẩu phải nắm được mức thu nhập của người dân, chi tiêu cho dịch vụ y tế hàng năm của một người dân, mức đầu tư ngân sách chính phủ hàng năm cho dịch vụ y tế, các chính sách xuất nhập khẩu dược phẩm của Nhà nước và sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ sinh học. Các tập quán, văn hoá trong buôn bán: các bạn hàng ở các nước trong khu vưc khác nhau sẽ có thói quen buôn bán khác nhau, thái độ trong quan hệ làm ăn cũng khác nhau. Do đó sẽ ảnh hưởng đến quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng. VD: trong hợp đồng nhập khẩu dược phẩm của công ty với các nhà cung cấp Phương Tây, các điều khoản trong hợp đồng thường rất rõ ràng, cụ thể, luôn luôn yêu cầu phải chuẩn xác về thời gian và tiến độ, đặt yếu tố an toàn lên hàng đầu. Nhưng đối với những hợp đồng nhập khẩu có quan hệ làm ăn với các hãng Đông á, thì họ thường đặt lòng tin và chữ tín lên hàng đầu, ít khi đưa ra những điều khoản, những từ ngữ mà khi nói đến có vẻ như không tôn trọng đối tác như: phạt vị phạm, buộc phải thực hiện... Các đối thủ cạnh tranh: hiện nay với trên 30 công ty được phép nhập khẩu trực tiếp dược phẩm vào Việt Nam, chưa kể các công ty của nước ngoài và các liên doanh giữa nước ngoài và đối tác Việt Nam. Sản phẩm nhập vào lại chồng chéo nhau, tạo ra một áp lực cạnh tranh rất mạnh trên thị trường thuốc tân dược. Do vậy công ty cần phải xây dựng một chiến lược cạnh tranh nhằm đối phó và có ứng sử phù hợp với hoàn cảnh này, phải nắm được chắc các thông tin về tình hình cạnh tranh trên thị trường, số lượng và phạm vi hoạt động, ưu nhược điểm và chiến lược cạnh tranh của các đối thủ cạnh tranh. Các căn cứ trên đây sẽ là cơ sở quan trọng để công ty lựa chọn được thị trường nhập khẩu, nhà cung cấp, chủng loại, số lượng, chất lượng và giá cả cần nhập. 2. Hoàn thiện nội dung và phương pháp xây dựng hợp đồng nhập khẩu: Hiện nay việc thực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu như nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh, đàm phán và thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguyên tắc cứng nhắc, do vậy đã gây nhiều bất cập cho người thực hiện hợp đồng, bởi vậy nhiệm vụ cần thiết trước mắt của bộ phận làm hợp đồng nhập khẩu là: - Trong công tác chuẩn bị ký kết: Phải tích cực nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, đặc biệt là thị trường mặt hàng định nhập khẩu để có các thông tin chuẩn bị cho đàm phán. Xây dựng phương án kinh doanh cụ thể, chính xác, có tính định lượng cao. Tìm hình thức và phương pháp phù hợp cho cuộc đàm phán. Xác định hướng đi rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu được hiệu quả tối đa. Tiến hành đàm phán, đặt ra mục đích cho cuộc đàm phán: để đạt được mục đích đặt ra, yêu cầu cán bộ tham gia đàm phán phải: Chuẩn bị trước những lý lẽ nhằm giải thích rõ điều khoản được nêu ra trong hợp đồng. Phải lường trước mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán, tránh trường hợp bị bất ngờ, lập kế hoạch và vạch sẵn những phương án để giải quyết trong trường hợp cuộc đàm phán không thành công. Có sự chuẩn bị về thời gian để tra đổi về hợp đồng giữa các phòng, ban có trách nhiệm liên quan về hợp đồng trước khi đàm phán. Cần cập nhật kịp thời các thông tin về khách hàng để biết điểm mạnh, điểm yếu của họ. Biết mình muốn gì, trong điều kiện nào. Duy trì mối quan hệ thường xuyên với bạn hàng. - Khi xây dựng nội dung hợp đồng cần chú ý một số điều khoản cơ bản sau: *Điều khoản về tên hàng và quy cách phẩm chất hàng hoá Như phần trên chúng ta đã nghiên cứu, dược phẩm là một loại hàng hóa tiêu dùng, phức tạp cả về tên hàng lẫn tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa. Tên hàng đòi hỏi phải ghi một cách chính xác tên hoá học, thường là tên của thành phần hoá học cơ bản chứa trong sản phẩm. Việc ghi không chính xác sẽ dễ dàng gây ra sự hiểu nhầm và do đó giao nhầm hàng. Sự đa dạng về chất lượng dược phẩm cũng là một khó khăn khi đàm phán điều khoản chất lượng, cần phải nêu rõ hoặc phải có phụ lục về qui cách, thành phần các chất chứa trong đó .Nghiệp vụ này đòi hỏi người tham gia kí kết phải nắm vững và có kiến thức về dược phẩm.Trong điêu khoản về quy cách phải luôn luôn chú ý đến thời hạn sử dụng của sản phẩm, thời hạn sử dụng sản phẩm là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi hợp đồng nhập khẩu dược phẩm, nó mang tính chất bắt buộc. *Điều khoản về giá cả. Giá cả hàng nhập sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng tiêu thụ của công ty. Vì thế khi phán đàm về giá cả, công ty cần phải đặc biệt chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng đến giá cả hàng nhập khẩu như : + Các điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả. Công ty cần phải làm sao lựa chọn được các điều kiện thuận lợi nhất nhưng giá cả phải hợp lý. + Phải tham khảo giá của các đối thủ cạnh tranh và của các nhà phân phối khác để nắm bắt thông tin. + Đối với những hợp đồng nhập khẩu thành phẩm và có thời gian thực hiện hợp đồng ngắn, thì trong điều kiện giá cả có thể không cần đòi hỏi có sự điều chỉnh giá. Nhưng đối với những hợp đồng có thời gian thực hiện dài(hàng năm) hay những hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu, thì cần phải chú ý đưa vào điều kiện giá cả để tránh những tổn hại không đáng có khi có sự biến động của giá cả đối với công ty. - Phương pháp xây dựng hợp đồng: * Phương pháp trực tiếp: trực tiếp gặp gỡ khách hàng, đàm phán các điều khoản giao dịch và trực tiếp ký kết. Phương pháp này thường được áp dụng với những bạn hàng lần đầu tiên có quan hệ làm ăn với công ty hoặc bạn hàng có những hợp đồng lớn hoặc những mặt hàng mới. Do vây yêu cầu đặt ra đối với người trực tiếp tham gia đàm phán là: Có thái độ niềm nở, lịch sự với bạn hàng. Tranh thủ giới thiệu với bạn hàng về công ty. Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán, tạo sự tin tưởng cho bạn hàng. Có thái độ nhã nhặn nhưng cương quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc. * Phương pháp gián tiếp: phương pháp này là phương pháp ít tốn kém chi phí giao dịch, nó được sự hỗ trợ của công nghệ thông tin liên lạc. Mọi việc đàm phán, ký kết đều được thực hiện thông qua thư tín, điện thoại, fax, Internet......phương pháp này được sử dụng đối với các khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty . Nếu việc đàm phán, ký kết được tiến hành qua thư tín: thường sử dụng hệ thống Fax và bằng tiếng Anh. Do vậy cần chú ý rằng thư từ là sứ giả của mình gửi đến khách hàng nên cách viết, cách trình bày, diễn đạt phải rõ ràng, sáng ý, chính xác và khoa học. Khi gửi thư cần phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh để thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trương của công ty. Nếu bằng điện thoại: đây là hình thức được thường xuyên sử dụng hàng ngày, ngừơi trực tiếp giao dịch phải chuẩn bị trước các nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng tốt, trân thành, không miễn cưỡng, giả tạo nhằm tránh gây sự hiểu nhầm của bạn hàng. Sau khi trao đổi, cần phải có văn bản xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho bạn hàng. * Xây dựng mẫu hợp đồng có sẵn. Bởi vì công ty Dược phẩm Trung ương I chỉ kinh doanh nhập khẩu một loại hàng hóa là dược phẩm (gồm có tân dược và dược liệu). Sự đơn nhất này giúp công ty có thể tạo ra những khuôn mẫu hợp đồng có sẵn, với số lượng điều khoản cần có. Những điều khoản đựơc xem là cố định như khiếu nại, trọng tài, phạt vi phạm, các điều khoản khác... Có thể xây dựng mẫu hợp đồng cho nhập khẩu thành phẩm một dạng và cho hợp đồng nhập khẩu nguên liệu dạng khác. Cũng có thể xây dựng mẫu cho từng nhà cung cấp một, thường với những nhà cung cấp có quan hệ thương mại lâu dài, thường xuyên với công ty. Những điều khoản về tên hàng, qui cách phẩm chất, số lượng, giá cả, phương thức gíao hàng và phương thức thanh toán là những điều khoản sẽ được điều chỉnh cho từng lần giao hàng cụ thể. Mẫu hợp đồng này sẽ được lưu giữ trong máy tính và sẽ được đem ra sử dụng khi ký kết hợp đồng. Chú ý rằng mẫu hợp đồng nhập khẩu này chỉ phù hợp với những đối tác có quan hệ làm ăn thường xuyên, lâu dài với công ty, còn đối với những bạn hàng mới, không nên xây dựng hợp đồng trên các khuôn mẫu sẵn có đó được, phải tuỳ thuộc vào tập quán và độ tin cậy của phía đối tác nước ngoài mà xây dựng các điều khoản hợp đồng hợp lý và hiệu quả. 3. Bảo đảm cơ sở pháp lý của hợp đồng nhập khẩu . Có thể nói rằng, không bao giờ chúng ta có thể lường trước được những rủi ro có thể có để đưa vào hợp đồng nhằm xây dựng một hợp đồng hoàn thiện nhất. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng hợp đồng, các nhà đàm phán, kí kết luôn luôn hạn chế tối đa những sai phạm, rủi ro có thể gặp phải. Và một nội dung quan trọng và dễ dàng kiểm soát được đó là xây dựng được cơ sở pháp lý cho việc thự hiện hợp đồng nhập khẩu, nội dung bao gồm: Các chủ thể tham gia hợp đồng phải hợp pháp, không bị lừa đảo: việc xác định tư cách đôi stác mà công ty tham gia ký kết hợp đồng có giá trị quan trọng, vì chỉ khi đối tác có đầy đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi thì hợp đồng sau khi ký mới có giá trị hiệu lực và nếu có tranh chấp xảy ra mới đảm bảo được việc khiếu nại và kiện tụng. Một bản hợp đồng nếu đảm bảo được năm yêu cầu sau thì được coi là có giá trị pháp lý. 1. Hợp đồng phải được xây dựng trên sự thoả thuận, tán thành của hai bên. Một hợp đồng không có giá trị pháp lý nếu được ký kết trên sự cưỡng ép hoặc lừa đảo. 2. Các bên tham gia chỉ được ký kết trong khả năng, phạm vi, thẩm quyền của mình. 3. Một hợp đồng nếu được làm một cách bất hợp pháp với các mục đích bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không được coi là hợp đồng. 4.Một hợp đồng phải có sự ràng buộc của cả hai bên, nghĩa là hai bên phải có sự trao đổi quan điểm về các quền lợi, nghĩa vụ. 5. Một hợp đồng được hình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận chào hàng. * Điều kiện để thực hiện các nội dung trên. Có sự lựa chon thương nhân để giao dịch. Trong điều kiện cho phép thì hiệu quả nhất là chọn nhà cung cấp trực tiếp và lớn, tuy nhiên nếu là thị trường nhập khẩu mới thì có thể lại cần phải giao dịch qua trung gian. Nếu ký kết với đại lý thì cần phải xem xét giấy uỷ nhiệm mà người đại lý được cung cấp có hợp lệ hay không. Nếu có nghi ngờ về khả năng của đơn vị đối tác thì người đàm phán cần liên hệ ngay với các tổ chức thương mại có thẩm quyền hoặc tham tán thương mại Việt Nam ở nước đó. Luôn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu. Cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về nguồn luật áp dụng đối với hợp đồng. Giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng. II. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty dược phẩm Trung ương I. Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu , công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn làm nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng. Để hoàn thiện việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty phải làm tốt các công việc sau đây: 1. Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, công ty phải lập kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, xây dựng được một hệ thống giám sát để biết được những công việc nào cần làm trước và những vấn đề nào cần giải quyết. * Trước hết phải chuẩn bị tốt giấy tờ và các chứng từ: việc chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ hành chính liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng phải được tiến hành khẩn trương, nhanh chóng như giấy phép nhập khẩu, VISA. Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ các chứng từ giao hàng, nhanh chóng làm các thủ tục thanh toán. Yêu cầu người xuất khẩu thông tin đầy đủ về tình trạng hàng hoá , thời gian vận chuyển và ngày hàng cập cảng đến quy định . * Tổ chức một đội ngũ có chuyên môn, nghiệp vụ tốt để đi nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, đưa hàng về nhập kho. Công đoạn nhận hàng và kiểm tra hàng hóa là hêt sức quan trọng, nó là giai đoạn thường làm phát sinh nhiều vấn đề có liên quan đến số lượng, chất lượng, xuất sứ hàng hóa đối với người xuất khẩu, người nhập khẩu và các cơ quan chức năng của nhà nước. Chậm chễ trong việc tiếp nhận hàng hóa có thể sẽ phát sinh chi phí lưu kho bãi và gây tác hại xấu cho chất lượng hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa không tốt sẽ gây ra những thiệt hại đáng kể cho công ty, làm mất uy tín của công ty đối với bạn hàng. Vì vậy phải xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thương mại Quốc tế lại vừa phải có kiến thức cơ bản về dược phẩm. Đồng thời phải theo dõi, đôn đốc họ đi nhận hàng kịp thời. * Kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát, điều hành hợp đồng nhập khẩu. Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho Ban giám đốc. Qua đó Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng. Giữa các phòng ban phải thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết, khắc phục những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. 2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và xây dựng quan hệ đối tác, việc quản lý hợp đồng nhập khẩu là nhằm đảm bảo rằng công ty thực sự nhận được hàng như đã ký kết theo các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng. Như vậy để đảm bảo được hàng hóa như theo yêu cầu của công ty, công ty phải xây dựng được một phương pháp quản lý hợp đồng sao cho vừa giám sát theo dõi được công việc phải làm của cả phía người xuất khẩu lẫn công ty, kịp thời đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các công việc đó, đồng thời lại phải sử lý, giải quyết linh hoạt các vấn đề phát sinh để đảm bảo quyền lợi của công ty và giữ được quan hệ làm ăn tốt với bạn hàng. Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tín nhiệm về công ty sẽ gây tâm lý tin tưởng cho khách hàng khi quyết định mua sản phẩm, tăng khối lượng sản xuất cho công ty và mọi việc sẽ đồng thời được giải quyết êm đẹp. Muốn giữ khách hàng lâu dài, đồng thời mở rộng thêm đối tác mới, công ty cần có sự phục vụ chu đáo như sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm thấy hài lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thì càng tạo được ấn tượng tốt bấy nhiêu, đặc biệt là đối với những khách hàng quốc tế lần đầu tiên tiếp xúc với công ty. 3. Giải quyết các tranh chấp. Tranh chấp là điều cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra sự tốn kém về thời gian tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng nhập khẩu dược phẩm của công ty thường có giá trị nhỏ nên khi có tranh chấp xảy ra cần phải dựa trên nguyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi ích của cả hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ. Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc lẫn nhau, do vậy nguyên tắc mà đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công khi giải quyết tranh chấp là: hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm, để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm: “ cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”. Đồng thời trong quá trình thương lượng thì người tham gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có những ứng sử, lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi viêc sẽ được giải quyết êm đẹp. 4. Phân tích và đánh giá hiệu quả hợp đồng nhập khẩu. Sau khi thực hiện xong hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu phải tiến hành phân tích và đánh giá lại hợp đồng đã thực hiện. Việc phân tích phải được thực hiện trên cả hai phương diện là phương diện kỹ thuật và phương diện kinh tế. Về phương diện kỹ thuật: phân tích cần tập trung vào những vấn đề như phương pháp ký kết hợp đồng, hứơng đàm phán, kỹ thuật soạn thảo hợp đồng và trình tự thực hiện hợp đồng đã hợp lý chưa. Về phương diện kinh tế, phân tích chi phí phải bỏ ra để ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu so với lợi nhuận đạt được, hiệu quả của đồng vốn bỏ ra. Từ việc phân tích trên giúp công ty đánh giá được một cách tổng thể hiệu quả của hợp đồng đã thực hiện. Rút ra những bài học kinh nghiệm để xây dựng và thực hiện tốt các hợp đồng nhập khẩu sau này. III. Những kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Từ thực tiễn quan sát và làm việc tại công ty Dược phẩm Trung ương I, cùng với những kiến thức chuyên môn được trang bị, tôi có nhận xét rằng: hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty dược phẩm Trung ương I là tương đối hoàn chỉnh và linh hoạt. Nó đã đem lại những kết quả khả quan cho hoạt động kinh doanh nói chung và kinh doanh quốc tế nói riêng của công ty. Bên cạnh những mặt được đó vẫn còn không ít những tồn tại, yếu điểm ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh và việc thực hiện hợp đồng. Những tồn tại, yếu điểm đó chứa đựng trong nó cả nguyên nhân khách quan lẫn nguyên nhận chủ quan. Một vài kiến nghị, đề xuất của bản thân tối sau đây nhằm giúp giảm bớt những tồn tại, yếu điểm để nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty dược phẩm Trung ương I nói riêng và của các công ty kinh doanh nhập khẩu mặt hàng dược phẩm nói chung. 1. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước. Hầu hết các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay khi ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu đều dựa trên cơ sở hướng dẫn của Incoterms 1990, hiện nay là Incoterms 2000 do Phòng thương mại Quốc tế soạn thảo và Công ước Viên 1980. Thế nhưng hai cơ sở của việc ký kết và thực hiện hợp đồng này vẫn chưa được Việt nam phê chuẩn, ký kết. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu khi tham gia ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu đều tự ngầm hiểu hay tự qui định vào trong hợp đồng của mình là “theo Incoterms 1990”. Cho đến nay, nhà nước mới chỉ ban hành một văn bản tạm thời hướng đẫn về việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Việc quản lý dược phẩm lại mang tính đặc thù, việc xin giấy phép nhập khẩu dược phẩm không qua Bộ thương mại mà phải thông qua Bộ y tế mà cụ thể là Cục quản lý dược Việt Nam, thủ tục xin giấy phép nhập khẩu của công ty phải qua nhiều cấp. Trước tiên là phải trình qua Tổng công ty dược rồi sau đó qua Bộ y tế để chuyển đến Cục quản lý dược Việt Nam, được cơ quan này chấp nhận thì hàng mới được nhập về. Có khi phải mất nhiều tháng mơí xin được giấy phép nhập khẩu, đặc biệt là các mặt hàng chưa có Visa. Tình trạng này gây tốn kém thời gian, chi phí cho công ty và nhiều khi làm lỡ cơ hội kinh doanh. Kiến nghị Nhà nước cần phải ban hành một văn bản hướng dẫn chính thức, cao hơn nữa là đưa hẳn vào một chương trong bộ luật thương mại để hướng dẫn việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Phê chuẩn ngay Công ước Viên 1980 và Incoterms 2000 làm cơ sở pháp lý cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Giảm bớt các cấp trung gian trong quá trình xin giấy phép nhập khảu dược phẩm. Chỉ nên gửi thẳng tới Cục quản lý dược Việt Nam. Quản lý nhập khẩu dược chỉ nên hạn chế những sản phẩm mà trong nước đã sản xuất và cung ứng tốt, đủ cho nhu cầu trong nước, mở rộng cho việc nhập khẩu nguyên liệu và sản phẩm mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa đáp ứng được nhu cầu. 2. Đối với công ty dược phẩm Trung ương I. Trên cơ sở đánh giá năng lực và thực tiễn kinh doanh của công ty Dược phẩm Trung ương I, tôi có một số kiến nghị sau nhằm nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu: * Về công tác ký kết: công ty cần chủ động, tích cực hơn nữa trong việc tìm kiếm nguồn hàng và bạn hàng. Tăng cương hướng đi chủ động trong ký kết hợp đồng. Nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu, liên tục đào tạo và gửi cán bộ đi đào tạo lại nghiệp vụ kỹ thuật thương mại Quốc tế. Trong giao dịch đàm phán cần phải thận trọng, tỉ mỉ, nghiên cứu trước thị trường nhập khẩu và nhà cung cấp, thu thập thông tin từ các nguồn có uy tín. Mặt khác phải khai thác tốt thông tin từ trong nước của các doanh nghiệp cùng hoạt động nhập khẩu để học tập, gíup đỡ, liên kết, chia sẻ thị trường cùng có lợi cho phía Việt nam. Cụ thể công ty nên thương thảo với các công ty khác về việc đơn vị nào nhập khẩu ít thì uỷ thác cho đơn vị nhập khẩu nhiều để tạo thế mạnh trong giao dịch, đám phán với nước ngoài. Trước khi ký kết hợp đồng phải chú ý toàn diện các chỉ tiêu chất lượng, số lượng, tên và địa chỉ nhà sản xuất qui cách đóng gói, phương thức giao nhận, thanh toán, thời gian thực hiện hợp đồng, và đặc biệt phải chú ý đến thời hạn sử dụng của hàng hóa và các điều kiện sử lý vật chất khi xảy ra sự cố, địa chỉ cụ thể của trọng tài kinh tế xử lý. * Về công tác thực hiện hợp đồng: chú trọng xây dựng đội ngũ có năng lực thạm gia giám sát và điều hành hợp đồng. Cần phải có một đội ngũ giám sát và điều hành độc lập để theo dõi bộ phận thực hiện hợp đồng, bộ phận đó có thể là ban giám đốc kết hợp với trưởng phòng xuất nhập khẩu và trưởng phòng kinh doanh . Xây dựng phương pháp giám sát hợp đồng có sự trợ giúp của hệ thống vi tính mà công ty hiện có. Kết luận Trong khi nhiều doanh nghiệp quốc doanh gặp phải lúng túng, hoạt động kinh doanh kém hiệu quả khi chuyển sang nền kinh tế hàng hóa, hoạt động theo cơ chế thị trường. Công ty Dược phẩm Trung ương I vẫn vững bước đi lên và phát triển ổn định, hoạt động kinh doanh có lãi, đóng góp cho ngân sách nhà nước, giải quyết công ăn việc làm, nâng cao đời sống cán bộ công nhận viên trong toàn công ty. Có được kết quả này, ngoài những nhân tố khách quan, là sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có phần đóng góp đáng kể của phòng xuất nhập khẩu. Hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu dược phẩm, mà cụ thể là hiệu quả trong công tác ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã góp phần đảm bảo nguồn hàng ổn định, tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty. Bên cạnh những kết quả đạt được, công ty vẫn còn nhiều thiếu sót, hạn chế ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Đề tài luận văn “Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Dược phẩm Trung ương I,, là kết quả của quá trình nghiên cứu và vận dụng lý luận vào tìm hiểu thực trạng ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPCI. Hy vọng với những giải pháp và kiến nghị đưa ra ở trên sẽ giúp ích trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu nói chung và việc ký kết, thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng của công ty trong thời gian tới. Một lần nữa em xin trận thành cám ơn cô giáo Lê Thị Thuần, ban giám đốc và các cán bộ phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh công ty CPCI đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành luận văn này.