Luận văn Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân

i vắng. - Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhân sự toàn công ty, làm tham mưu cho giám đốc trong khâu tổ chức cán bộ , lao động, và thực hiện các chính sách, chế độ với người lao động…làm công tác hành chính soạn thảo văn bản, công văn, lưu trữ. Phòng tổ chức hành chính thực hiện việc xây dựng kế hoạch quản lý công tác tổ chức,lao động, tiền lương, định mức lao động, bảo hiểm xã héi, xây dựng qui chế của công ty, quản lý công tác đào tạo, nâng bậc lương cho công nhân viên, theo dõi kí kết hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, giải quyết thủ tục tuyển dụng, thôi việc và quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. - Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ thu thập thông tin tài liệu, phân tích tình hình thực tế của công ty với nhu cầu hàng hoá trên thị trường, xem xét các phương án kinh doanh có tính khả thi rồi lập kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc mua bán, trực tiếp lập và theo dõi các hợp đồng mua bán, xác định giá bán, điều tiết vận chuyển hàng hoá một cách hợp lý. - Phòng kế toán tài chính: tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê tình hình tài chính của công ty. Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ quản lý nguồn vốn, lập kế hoạch chi tiêu tài chính, quản lý chi tiêu theo chế độ của nhà nước, làm tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý tình hình tài chính của công ty. Theo định kỳ, hàng quí, hàng năm kế toán phải thực hiện quyết toán gửi các báo cáo tài chính lên cơ quan cấp trên và nộp các khoản ngân sách cho nhà nước theo qui định, đồng thời phải kiểm tra tình hình tài chính ở các đơn vị trực thuộc. - Tại các trạm và cửa hàng: Các trạm kinh doanh, các cửa hàng (được coi là đơn vị trực thuộc công ty) hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc và được coi là khách hàng quan hệ với công ty trên cơ sở bình đẳng, cộng tác II. T×nh h×nh vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n: 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: * Kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng tài chính kế toán) : Là người do chủ tịch hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật theo đề nghị của giám đốc. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị công ty và pháp luật về tổ chức nhiệm vụ của mình. Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng : Phụ trách phòng thực hiện công tác hạch toán kế toán, quản lý vốn, tµi sản, thu chi các quĩ theo đúng chế độ nhà nước qui định. Tổng hợp báo cáo tài chính, thông tin kịp thời giúp giám đốc nắm nhanh các hoạt động tài chính của công ty, báo cáo gửi lên các cơ quan cấp trên đúng thời hạn. Kết hợp cùng phòng kế hoạch kinh doanh giúp giám đốc tham khảo trong việc mua bán hàng hoá, làm thủ tục thanh lý các hợp đồng mua hàng. Cùng tổ công nợ giải quyết các tồn tại về công nợ cũ. Theo dõi hoạt động tài chính ở các trạm * Kế toán tiền mặt (kiêm kế toán tiền lương và các khoản phải trả khác) Viết phiếu thu-chi tiền mặt : TK111 Tập hợp chi phí : TK642 Theo dõi phải thu, phải trả : TK338 Theo dõi tiền lương : TK334 Theo dõi các khoản thu chi cho các trạm, cửa hàng. Cuối tháng lập báo cáo chi phí trình giám đốc. * Kế toán hàng hoá. Theo dõi mua hàng : TK331, TK156 . Thêo dõi bán hàng, viết phiếu xuất hàng : TK131 Theo dõi công nợ, hàng hoá, cuối tháng báo cáo chi tiết tổng nợ khách hàng, trình giám đốc. Lưu trữ hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua bán, biên bản làm việc, mua hàng của trạm. Tập hợp doanh thu bán hàng : TK511 Theo dõi việc thu nộp ngân sách : TK333, TK133 Tổng hợp mua vào, bán ra theo từng lô hàng- Báo cáo Giám đốc , báo cáo thống kê. * Kế toán ngân hàng ( Kiêm kế toán tài sản cố định) Theo dõi tiền gửi ngân hàng : TK112 Theo dõi tiền vay ngân hàng : TK311, cuối tháng báo cáo tình hình vay, trả, số dư tiền vay- trình Giám đốc. Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định: TK211 Trích khấu hao cơ bản : TK214 Tập hợp các khoản doanh thu hoạt động tài chính, chi phí hoạt động tài chính : TK515, TK635, TK711, TK811. Báo cáo thống kê định kỳ. * Thủ quĩ: Thu chi hàng ngày theo đúng chứng từ gốc lãnh đạo công ty duyệt . Cuối ngày cập nhật thu chi- rút số dư tồn quĩ . Niêm phong két, khoá cửa cẩn thận khi ra về. Khi cần thiết các điểm báo nộp tiền ngoài giờ phải trực tiếp đáp ứng đầy đủ. * KÕ to¸n c¸c tr¹m: C¸c tr¹m kh«ng tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n riªng mµ chỉ bố trí nhân viên là người trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Cuối tháng gửi báo cáo bán hàng lên cho phòng kế toán công ty để tập hợp số liệu. Như vậy, hình thức kế toán tâp trung rất phù hợp với công ty vì nó đảm bảo chỉ đạo tập trung thống nhất, trực tiếp của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty với toàn bộ hoạt động kinh doanh cũng như công tác kế toán của công ty. S¬ ®å 7: M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng (Kiªm tr­ëng phßng) KÕ to¸n ng©n hµng, TSC§ KÕ to¸n hµng ho¸ KÕ to¸n tiÒn mÆt, tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ kh¸c Thñ qòy KÕ to¸n ë c¸c tr¹m, cöa hµng 2. Tæ chøc vËn dông chÕ ®é kÕ to¸n: ChÕ ®é kÕ to¸n c«ng ty ¸p dông hiÖn nay theo quyÕt ®Þnh sè 1141 TC/C§KT ban hµnh ngµy 1/11/1995 cña BTC cã söa ®æi bæ sung cho phï hîp víi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. - Niªn ®é kÕ to¸n cña c«ng ty tõ ngµy 1/1 ®Õn 31/12 - Kú kÕ to¸n: quÝ - §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong viÖc ghi chÐp kÕ to¸n VN§, nguyªn t¾c chuyÓn ®æi c¸c ®¬n vÞ tiÒn tÖ kh¸c sang VN§ theo tû gi¸ thùc tÕ do ng©n hµng nhµ n­íc ViÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô. - Chøng tõ ban ®Çu: C«ng ty sö dông c¸c chøng tõ theo ®óng qui ®Þnh cña chÕ ®é. Bao gåm c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn 5 chØ tiªu sau: Lao ®éng tiÒn l­¬ng. TiÒn tÖ. Hµng tån kho. B¸n hµng. Tµi s¶n cè ®Þnh. - HÖ thèng tµi kho¶n: + Lo¹i 1: TK111, 112, 131, 133, 138, 139, 141, 156. + Lo¹i 2: TK211, 214. + Lo¹i 3: TK311, 333, 334, 338. + Lo¹i 4: TK 411, 413, 414, 421, 431. + Lo¹i 5: TK511, 515, 521, 531, 532. + Lo¹i 6: TK632, 635, 642. + Lo¹i 7: TK711. + Lo¹i 8: TK811. + Lo¹i 9: TK911. C¸c tµi kho¶n ngoµi b¶ng: 004, 007, 009. - H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty: HiÖn nay, c«ng ty ¸p dông h×nh thøc NhËt kÝ- Chøng tõ. Bao gåm c¸c sæ sau: + Sæ kÕ to¸n tæng hîp bao gåm 2 sæ: Sæ NhËt kÝ- Chøng tõ vµ c¸c b¶ng kª, b¶ng ph©n bæ. Sæ c¸i. Sæ NhËt kÝ – Chøng tõ cã c¸c sæ: NK-CT sè1, 2, 4, 5, 6,7, 8, 9 B¶ng kª bao gåm: B¶ng kª sè 1, 2, 6, 8, 11 B¶ng ph©n bæ gåm: B¶ng ph©n bæ sè 3, 1 + Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: §­îc më cho tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n cÊp 1 cÇn ghi chÐp chi tiÕt nh»m cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n cô thÓ phôc vô yªu cÇu qu¶n lÝ kinh tÕ tµi chÝnh néi bé c«ng ty. Ch¼ng h¹n: Sæ chi tiÕt mua hµng, Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, Sæ chi tiÕt b¸n hµng, Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng, Sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh S¬ ®å 3: Tr×nh tù ghi sæ cña c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n Chøng tõ gèc B¶ng kª B¶ng ph©n bæ NhËt kÝ- Chøng tõ Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¸o c¸o quÜ hµng ngµy Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµ c¸c B¸o c¸o kÕ to¸n kh¸c Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng KiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu - B¸o c¸o tµi chÝnh t¹i c«ng ty: C«ng ty nép b¸o c¸o cho cÊp trªn theo quÝ, BCTC cña c«ng ty gåm 4 lo¹i: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®«ng kinh doanh, B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ, ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh - Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: + Nguyªn gi¸ TSC§ ®¸nh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ + Ph­¬ng ph¸p khÊu hao ¸p dông: KhÊu hao theo ®­êng th¼ng - Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: + Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ theo gi¸ thùc nhËp + Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh trÞ gi¸ hµng tån kho: Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª th­êng xuyªn + Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho theo gi¸ thù tÕ ®Ých danh III. Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n lµ ®¬n vÞ th­¬ng m¹i ho¹t ®éng trong lÜnh vùc kinh doanh ph©n bãn lµ chñ yÕu. Ngoµi ra C«ng ty cßn kinh doanh c¶ nh÷ng hµng ho¸ vµ dÞch vô kh¸c nh­: ®­êng kÝnh, ng« h¹t, bao b×, dÞch vô vËn chuyÓn, dÞch vô cho thuª kho b·i,.. Trong ph¹m vi cña bµi viÕt nµy em kh«ng thÓ ®Ò cËp hÕt ®­îc tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i C«ng ty mµ chØ tr×nh bµy nh÷ng vÊn ®Ò vÒ h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸, c¸c hµng ho¸ ®ã bao gåm: §¹m Urª, ph©n kali, ph©n NPK… 1. §Æc ®iÓm tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n. 1.1. §Æc ®iÓm hµng ho¸ tiªu thô. C«ng ty cã chøc n¨ng nhiÖm vô chÝnh lµ kinh doanh ph©n bãn nªn mÆt hµng chñ yÕu cña C«ng ty lµ ph©n bãn, bao gåm: Ph©n DAP, ®¹m Ure, ph©n Kali, ph©n sunphat, ph©n NPK.., Ngoµi ra cßn kinh doanh mét sè mÆt hµng kh¸c nh­: ®ç t­¬ng, ®ç h¹t, l¹c, ®­êng kÝnh… C¸c mÆt hµng cña C«ng ty cã ®Æc ®iÓm chung lµ cã thêi h¹n sö dông, dÔ bÞ mèc, bÞ ch¶y n­íc chÝnh v× vËy mµ qu¸ tr×nh b¶o qu¶n ph¶i ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch cÈn thËn vµ khoa häc. 1.2. Ph­¬ng thøc b¸n hµng. Do hµng ho¸ cña C«ng ty cã ®Æc ®iÓm trªn nªn C«ng ty ph¶i lùa chän c¸c ph­¬ng thøc tiªu thô thÝch hîp cho hµng ho¸ quay vßng nhanh ®Ó võa t¨ng hiÖu qu¶ sö dông ®ång vèn võa tr¸nh hµng qu¸ h¹n, hµng háng. C«ng ty ¸p dông nhiÒu ph­¬ng thøc tiªu thô kh¸c nhau, ®ã lµ: + Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua kho theo hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng: Theo ph­¬ng thøc nµy, th«ng th­êng C«ng ty b¸n hµng qua kho theo c¸ch giao hµng trùc tiÕp t¹i kho cho ng­êi mua, C«ng ty kh«ng chÞu tr¸ch nhiÖm vËn chuyÓn. Tuy nhiªn nÕu kh¸ch hµng cã nhu cÇu, C«ng ty sÏ ®¶m nhËn vËn chuyÓn vµ ®­a hµng tíi ®Þa ®iÓm cña bªn mua. Chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì sÏ do kh¸ch hµng ph¶i tr¶. + Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua hÖ thèng c¸c tr¹m cña C«ng ty: Hµng ho¸ chñ yÕu lµ b¸n lÎ, nh©n viªn cña tr¹m lµ ng­êi trùc tiÕp thu tiÒn vµ giao hµng cho kh¸ch hµng. B¸n hµng theo ph­¬ng thøc nµy nh»m phôc vô trùc tiÕp cho ng­êi tiªu dïng vµ ®¸p øng nhu cÇu thÞ tr­êng. + Ph­¬ng thøc b¸n hµng giao th¼ng kh«ng qua kho cã tham gia thanh to¸n: Theo ph­¬ng thøc nµy, C«ng ty cö c¸n bé ë phßng kÕ ho¹ch kinh doanh ®Õn nhËn hµng trùc tiÕp cña bªn b¸n t¹i c¶ng, kiÓm nghiÖm vµ lËp biªn b¶n giao nhËn, biªn b¶n giao nhËn víi tµu, sau ®ã C«ng ty giao hµng trùc tiÕp cho bªn mua. 2. Thùc tr¹ng h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n. 2.1. Chøng tõ kÕ to¸n sö dông. Chøng tõ sö dông. Hîp ®ång kinh tÕ. - Ho¸ ®¬n GTGT, ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. PhiÕu thu, phiÕu chi. GiÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã cña ng©n hµng. B¸o c¸o b¸n hµng cña c¸c tr¹m. Chøng tõ kh¸c cã liªn quan. Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸. C«ng t¸c tæ chøc chøng tõ trong h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ phô thuéc vµo ph­¬ng thøc tiªu thô hµng ho¸ t¹i C«ng ty. a. Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua kho theo hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng; Trªn c¬ së hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh lËp Ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho göi lªn phßng kÕ to¸n ®Ó kÕ to¸n tr­ëng duyÖt ký vµ giao cho kh¸ch hµng ®i lÊy hµng. Ho¸ ®¬n GTGT ®­îc lËp thµnh 3 liªn theo mÉu sau: T¹i phßng kÕ to¸n, c¨n cø vµo Ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu xuÊt kho kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng, sæ theo dâi l« hµng vµ lµm thñ tôc thanh to¸n. NÕu kh¸ch hµng tr¶ tiÒn ngay th× kÕ to¸n tiÒn mÆt c¨n cø vµ Ho¸ ®¬n GTGT lËp phiÕu thu tiÒn mÆt vµ vµo sæ chi tiÕt tiÒn mÆt, b¶ng kª sè 1. NÕu kh¸ch hµng tr¶ b»ng chuyÓn kho¶n, c¨n cø vµ giÊy b¸o cã cña ng©n hµng kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt tiÒn göi ng©n hµng, b¶ng kª sè 2. NÕu kh¸ch hµng ch­a thanh to¸n ngay kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt ph¶i thu kh¸ch hµng, b¶ng kª sè 11. b. Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua hÖ thèng c¸c tr¹m cña C«ng ty” B¸n hµng t¹i c¸c tr¹m chñ yÕu lµ b¸n lÎ, C«ng ty coi c¸c tr¹m võa lµ ®¬n vÞ trùc thuéc võa lµ kh¸ch hµng cña m×nh, c¸c tr¹m b¸n theo ®óng gi¸ C«ng ty quy ®Þnh ®Ó h­ëng hoa hång. Khi C«ng ty xuÊt hµng cho c¸c tr¹m phßng kÕ to¸n lËp phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cïng víi lÖnh ®iÒu ®éng néi bé dïng lµm chøng tõ ®i ®­êng. PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cã mÉu nh­ trang sau Cø cuèi th¸ng c¸c tr¹m l¹i göi b¸o c¸o b¸n hµng lªn cho phßng kÕ to¸n C«ng ty ®Ó tËp hîp sè liÖu, b¸o c¸o b¸n hµng cã mÉu nh­ sau MÉu sè 4: B¸o c¸o b¸n hµng B¸o c¸o b¸n hµng T¹i tr¹m kinh doanh tæng hîp Hµ t©y Th¸ng 12 n¨m 2004 STT Tªn hµng ho¸ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng TrÞ gi¸ b¸n §¬n gi¸ TiÒn hµng ThuÕ GTGT A B C 1 2 3 4 1. 2. §¹m Urea Quata §¹m Urea UAE TÊn TÊn 50 15.2 2.260.000 2.160.000 113.000.000 32.832.000 5.380.952 1.563.428 Céng 145.832.000 6.944.380 Phô tr¸ch tr¹m KÕ to¸n tr­ëng §· ký §· ký Sau khi c¸c tr¹m göi b¸o c¸o lªn C«ng ty, C«ng ty lËp ho¸ ®¬n GTGT göi cho c¸c tr¹m ®Ó tÝnh thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ, v× c¸c tr¹m b¸n ®óng gi¸ theo quy ®Þnh cña C«ng ty nªn c¸c tr¹m kh«ng ph¶i nép thuÕ GTGT v× thuÕ GTGT ®Çu ra b¨ng thuÕ GTGT ®Çu vµo ho¸ ®¬n GTGT cã mÉu nh­ sau: c. Ph­¬ng thøc b¸n hµng giao th¼ng kh«ng qua kho cã tham gia thanh to¸n: C¨n cø vµo biªn b¶n giao nhËn víi tµu sau khi nhËn hµng mÆc dï kh«ng nhËn kho nh­ng phßng kÕ to¸n vÉn lËp phiÕu nhËp kho, thñ kho vÉn ghi thÎ kho, kÕ to¸n vÉn ghi sæ theo dâi l« hµng. C¨n cø vµo hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt víi kh¸ch hµng phßng kÕ to¸n kinh doanh lËp Ho¸ ®¬n GTGT kiªm phiÕu xuÊt kho. Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho cã mÉu nh­ sau: 2.2. Tµi kho¶n sö dông §Ó h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau: - TK 511 “Doanh thu cung cÊp hµng ho¸ vµ dÞch vô” Tµi kho¶n 511 kh«ng ®­îc chi tiÕt riªng cho hµng ho¸, dÞch vô. - TK 521 “ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i” C«ng ty sö dông ®Ó ph¶n ¸nh chiÕt khÊu thanh to¸n mµ kh¸ch hµng ®­îc h­ëng khi thanh to¸n tr­íc thêi h¹n. - TK 531 “Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i” - TK 532 “Gi¶m gi¸ hµng b¸n” - TK 632 “Gi¸ vèn hµng b¸n” - Ngoµi ra cßn tµi kho¶n kh¸c nh­: TK 111 – TiÒn mÆt, TK 112 – TiÒn göi ng©n hµng, TK 131 - Ph¶i thu cña Kh¸ch hµng… 2.3. Sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông - Sæ chi tiÕt b¸n hµng: Ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu b¸n hµng. - Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng: Theo dâi chi tiÕt t×nh h×nh thanh to¸n cña tõng kh¸ch hµng. - NhËt ký – chøng tõ sè 8 - B¶ng kª 11: Tæng hîp h×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng tõ sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng. - Sæ theo dâi l« hµng: Ghi chÐp sù biÕn ®éng nhËp xuÊt tån cña hµng ho¸ c¶ vÒ mÆt hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ theo tõng l« hµng. - Sæ tæng hîp TK 632: Theo dâi ph¸t sinh Nî vµ Cã TK 632 theo quý. - Sæ c¸i c¸c TK 511, 521,, 531, 532, 632 - C¸c sæ s¸ch cã liªn quan. 2.4. Thùc tÕ h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ t¹i C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n 2.4.1 H¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng 2.4.1.1 Ph­¬ng thøc h¹ch to¸n. V× C«ng ty cã 3 ph­¬ng thøc tiªu thô kh¸c nhau mµ mçi ph­¬ng thøc tiªu thô cã mét c¸ch h¹ch to¸n doanh thu kh¸c nhau nªn em sÏ tr×nh bµy phÇn ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng theo c¸c ph­¬ng thøc tiªu thô. a. Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua kho theo hîp ®ång kinh tÕ ký kªt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng. Trªn c¬ së hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty víi kh¸ch hµng, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh lËp Ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho chuyÓn lªn cho kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt (Ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho cã mÉu nh­ trªn) T¹i phßng kÕ to¸n, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT kÕ to¸n ghi nhËn doanh thu b¸n hµng vµ thuÕ GTGT ph¶i nép (lÊy vÝ dô lµ ho¸ ®¬n GTGT mÊu sè 1, ®¬n vÞ ®ång ViÖt Nam). Nî TK 131 22.600.000 Nî TK 111, 112 – NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n ngay Cã TK 511 21.523.810 Cã TK 3331 1.076.190 b. Ph­¬ng thøc b¸n hµng th«ng qua hÖ thèng c¸c tr¹m cña C«ng ty - Khi xuÊt hµng cho c¸c tr¹m c¨n cø vµo PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé kÕ to¸n ghi: Nî TK 156 – Kho cña tr¹m 135.600.000 Cã TK 156 – Kho cña C«ng ty 135.600.000 - Cuèi th¸ng lËp B¸o c¸o b¸n hµng göi vÒ C«ng ty, sau ®ã C«ng ty l¹i lËp ho¸ ®¬n GTGT ®èi víi nh÷ng hµng ho¸ ®­îc tiªu thô göi cho c¸c tr¹m ®Ó c¸c tr¹m kh«ng ph¶i nép thuÕ GTGT. KÕ to¸n cña C«ng ty c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ®· lËp ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt doanh thu ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 131 (chi tiÕt tr¹m) 145.832.000 Cã TK 511 138.887.620 Cã TK 3331 6.944.380 c. Ph­¬ng thøc b¸n hµng giao th¼ng kh«ng qua kho cã tham gia thanh to¸n - Khi hµng vÒ mÆc dï ch­a nhËp kho nh­ng phßng kÕ ho¹ch vÉn lËp phiÕu nhËp kho cho c¶ l« hµng, kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho vÉn ghi bót to¸n nhËp kho nh­ sau: Nî TK 156 2.104.762 x 3.000 = 6.314.286.000 Nî TK 133 315.714.300 Cã TK 331 6.630.000.300 Cã TK 111, 112, - NÕu thanh to¸n ngay cho nhµ cung cÊp. - Khi kh¸ch hµng ®Õn nhËn hµng phßng kÕ ho¹ch c¨n cø vµo sè l­îng kh¸ch hµng ®Æt tr­íc ®Ó lËp ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt doanh thu ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 131 45.200.000 Nî TK 111, 112 – NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n ngay Cã TK 511 43.047.620 Cã TK 3331 2.152.380 Sè cßn l¹i mang vÒ nhËp kho C«ng ty. 2.4. 1.2 Sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông §èi víi mét l« hµng doanh nghiÖp cã thÓ tiªu thô theo c¶ ba ph­¬ng thøc kÓ trªn (khi hµng vÒ c¶ng c¨n cø vµo hîp ®ång kinh tÕ C«ng ty sÏ giao hµng ngay t¹i c¶ng, phÇn cßn l¹i cña l« hµng mang vÒ nhËp kho ®Ó b¸n t¹i kho hoÆc göi cho c¸c tr¹m). C«ng ty theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m hµng ho¸, doanh thu tiªu thô theo l« hµng nªn mÆc dï cã 3 ph­¬ng thøc tiªu thô kh¸c nhau nh­ng hµng ho¸ thuéc cïng mét l« sÏ ®­îc theo dâi trªn cïng mét sæ. C¨n cø vµo Ho¸ ®¬n GTGT (mÉu 1) Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, ho¸ ®¬n GTGT, kÌm b¸o c¸o b¸n hµng cña c¸c tr¹m kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt b¸n hµng cho tõng l« hµng. C¨n cø vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng kÕ to¸n vµo NhËt ký – chøng tõ sè 8 cho TK 511. Sæ chi tiÕt b¸n hµng, NhËt ký – chøng tõ sè 8 cã mÉu nh­ sau: C¨n cø vµo Sæ chi tiÕt b¸n hµng, NhËt ký – chøng tõ sè 8, NhËt ký – chøng tõ sè 1, 2 Sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh (PhÇn sau) ®Ó lËp sæ Tæng hîp tµi kho¶n 511. Sæ tæng hîp tµi kho¶n 511 cã mÉu nh­ sau: MÉu sè 9: Sæ tæng hîp tµi kho¶n 511 Sæ tæng hîp tµi kho¶n 511 Qóy IV n¨m 2004 Sè d­ ®Çu n¨m Tµi kho¶n ®èi øng Ph¸t sinh nî Ph¸t sinh cã 111 332.480.454 112 131 52.062.360.393 532 24.000.000 911 52.370.840.847 Céng 52.394.840.847 52.394.840.847 Sè d­ cuèi n¨m Trªn c¬ së sè liÖu sæ tæng hîp tµi kho¶n 511 cuèi quý kÕ to¸n tr­ëng lËp sæ c¸i tµi kho¶n 511 cã mÉu nh­ sau: MÉu sè 10: Sæ c¸i tµi kho¶n 511 Sæ c¸i tµi kho¶n 511 N¨m 2004 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã Ghi Cã c¸c TK ®èi øng víi Nî TK nµy Quý I Quý II Qóy III Quý IV TK 532 TK 911 24.000.000 52.370.840.847 Céng ph¸t sinh nî 52.370.840.847 Tæng ph¸t sinh Cã 52.370.840.847 Sè d­ cuèi quý Nî Cã NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt th× kÕ to¸n c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT liªn 3 ®Ó lËp phiÕu thu tiÒn mÆt. C¨n cø vµo phiÕu thu tiÒn mÆt kÕ to¸n vµo Sæ chi tiÕt tiÒn mÆt, b¶ng kª sè 1. NÕu kh¸ch hµng tr¶ b»ng chuyÓn kho¶n kÕ to¸n c¨n cø vµo giÊy b¸o cã cña ng©n hµng ®Ó ghi sæ chi tiÕt tiÒn göi ng©n hµng, B¶ng kª sè 2. NÕu kh¸ch hµng ch­a thanh to¸n ngay th× kÕ to¸n vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng. Cuèi quý kÕ to¸n c¨n cø vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng ®Ó vµo b¶ng kª sè 11 vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt TK 131. C¸c b¶ng nµy theo dâi tÊt c¶ c¸c kh¸ch hµng, mçi kh¸ch hµng ®­îc ghi trªn mét dßng. Sau ®ã vµo sæ c¸i cho TK 131. MÉu sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng. b¶ng kª sè 11 vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt TK 131, sæ c¸i TK 131 nh­ sau MÉu sè 14: Sæ c¸i TK 131 Sæ c¸i tµi kho¶n 131 N¨m 2004 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã Ghi Cã c¸c TK ®èi øng víi Nî TK nµy Quý I Quý II Qóy III Quý IV TK 511 TK 3331 52.062.360.393 2.603.118.020 Céng ph¸t sinh nî 54.665.478.413 Tæng ph¸t sinh Cã 41.856.656.150 Sè d­ cuèi k× Nî 4.404.531.561 17.213.353.824 Cã 2.4.2. C¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu 2.4.2.1 C¸c tr­êng hîp gi¶m trõ doanh thu ë C«ng ty c¸c tr­êng hîp gi¶m trõ doanh thu x¶y ra kh«ng th­êng xuyªn vµ bao gåm: Gi¶m gi¸ hµng b¸n, hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, chiÕt khÊu b¸n hµng. §èi víi tr­êng hîp gi¶m gi¸ hµng b¸n: C«ng ty chÊp nhËn gi¶m gi¸ cô thÓ mµ tuú vµo tõng tr­êng hîp gi¸m ®èc C«ng ty chÊp nhËn gi¶m gi¸ cho kh¸ch hµng ch¼ng h¹n nh­ kh¸ch hµng mua mét l­îng hµng lín nh­ng ë xa, chi phÝ vËn chuyÓn lín th× C«ng ty chÊp nhËn gi¶m gi¸ cho kh¸ch hµng theo mét tû lÖ phÇn tr¨m nµo ®ã. §èi víi nghiÖp vô hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i: C«ng ty chØ chÊp nhËn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i khi C«ng ty vi ph¹m hîp ®ång. C«ng ty lu«n cè g¾ng thùc hiÖn nghiªm chØnh c¸c ®iÒu quy ®Þnh trong hîp ®ång v× vËy mµ nghiÖp vô hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i rÊt hiÕm khi x¶y ra, trong quý 4 n¨m 2004 kh«ng cã mét tr­êng hîp nµo. §èi víi nghiÖp vô chiÕt khÊu b¸n hµng (chiÕt khÊu thanh to¸n): Lµ kho¶n tiÒn mµ C«ng ty cho kh¸ch hµng h­ëng khi kh¸ch hµng thanh to¸n tr­íc thêi h¹n ghi trong hîp ®ång. Theo quy ®Þnh chiÕt khÊu b¸n hµng lµ mét kho¶n chi phÝ tµi chÝnh vµ ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 635, cuèi kú sÏ ®­îc kÕt chuyÒn vµo bªn Cã cña TK 911 – X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh nh­ng C«ng ty l¹i h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 521 – ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i vµ coi nã lµ mét kho¶n gi¶m trõ doanh thu. NghiÖp vô nµy còng hiÕm khi x¶y ra, trong quý 4 n¨m 2004 kh«ng cã nghiÖp vô chiÕt khÊu b¸n hµng nµo x¶y ra. 2.4.2.2. Sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông Sæ chi tiÕt b¸n hµng cña C«ng ty kh«ng cã cét c¸c kho¶n gi¶m trõ nªn khi cã c¸c nghiÖp vô gi¶m trõ doanh thu kÕ to¸n kh«ng ph¶n ¸nh vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng mµ ph¶n ¸nh trªn Nh©t ký – chøng tõ sè 8 cïng víi TK 511 (MÉu nh­ trªn). C¨n cø vµo NhËt ký – chøng tõ sè 8 vµ c¸c NhËt ký – chøng tõ sè 1,2 B¶ng kª sè 11 kÕ to¸n tr­ëng ghi vµo sæ c¸i cho c¸c tµi kho¶n nµy. Sæ c¸i TK 532 cã mÉu nh­ sau: MÉu sè 15: Sæ c¸i tµi kho¶n 532 Sæ c¸i tµi kho¶n 532 N¨m 2004 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã Ghi Cã c¸c TK ®èi øng víi Nî TK nµy Quý I Quý II Qóy III Quý IV TK 156 24.000.000 Céng ph¸t sinh nî 24.000.000 Tæng ph¸t sinh Cã 24.000.000 Sè d­ Cuèi k× Nî Cã MÉu sæ c¸i cña TK 521, 531 t­¬ng tù. 2.4.3 H¹ch to¸n gi¸ vèn hµng b¸n 2.4.3.1. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n a. Ph­¬ng thøc b¸n hµng trùc tiÕp t¹i kho + Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh theo tõng l« hµng vµ xuÊt nh÷ng l« ®­îc nhËp tr­íc vµ cã thêi h¹n sö dông tr­íc th× ®­îc xuÊt tr­íc. ChÝnh v× ¸p dông nh÷ng ph­¬ng ph¸p nµy nªn ngay sau khi hµng ®­îc xuÊt b¸n kÕ to¸n cã thÓ ph¶n ¸nh ngay ®­îc gi¸ vèn hµng xuÊt. + Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho kÕ to¸n ph¶n ¸nh vèn hµng xuÊt nh­ sau: Nî TK 632 21.047.620 Cã TK 156 – Kho C«ng ty 21.047.620 b. Ph­¬ng ph¸p b¸n hµng th«ng qua hÖ thèng c¸c tr¹m. Sau khi nhËn ®­îc b¸o c¸o b¸n hµng cña c¸c tr¹m cïng víi viÖc ghi nhËn doanh thu kÕ to¸n ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n. Nî TK 632 134.190.482 Cã TK 156 – Kho cña tr¹m 134.190.482 c. Ph­¬ng ph¸p giao th¼ng kh«ng qua kho cã tham gia thanh to¸n: Sau khi kh¸ch hµng nhËn hµng kÕ to¸n ph¶n ¸nh gi¸ vèn Nî TK 632 42.095.240 Cã TKL 156 42.095.240 d. Ph©n bæ chi phÝ mua hµng cho hµng tiªu thô trong kú. Cuèi kú kÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n bæ chi phÝ thu mua ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng cho hµng tiªu thô ®Ó x¸c ®Þnh tæng gi¸ vèn hµng b¸n trong kú. Chi phÝ thu mua ®­îc ph©n bæ cho hµng tiªu thô ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: C«ng thøc tÝnh hÖ sè ph©n bæ chi phÝ mua hµng cho hµng tiªu thô trong kú: HÖ sè ph©n bæ chi phÝ mua hµng cho hµng tiªu thô trong k× Chi phÝ mua hµng ph©n bæ cho hµng cßn ®Çu k× + Chi phÝ mua hµng ph¸t sinh trong k× = TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cu¶ hµng b¸n trong k× + TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng tån cuèi k× Sau ®ã tÝnh chi phÝ mua hµng ph©n bæ cho hµng tiªu thô trong kú: Chi phÝ thu mua ph©n HÖ sè ph©n TrÞ gi¸ mua cña bæ cho hµng tiªu thô = bæ chi x hµng tiªu thô trong kú phÝ mua hµng trong kú C¸c chi phÝ mua ph¸t sinh sau qu¸ tr×nh mua hµng nh­: chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì,... ®­îc C«ng ty h¹ch to¸n trùc tiÕp vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp trong kú, kÕ to¸n h¹ch to¸n chi phÝ mua hµng ph©n bæ cho hµng tiªu thô trong kú nh­ sau: Nî TK 632 4.550.000 Cã TK 156 4.550.000 2.4.3.2 Sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông KÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho ®Ó ghi vµo sæ theo dâi l« hµng, b¶ng kª sè 8 gi¸ vèn hµng b¸n. Ta cã mÉu cña Sæ theo dâi l« hµng vµ b¶ng kª sè 8 nh­ sau C¨n cø vµo B¶ng kª sè 8 vµ Sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh (sÏ tr×nh bµy sau) kÕ to¸n vµo sæ tæng hîp tµi kho¶n 632 ®Ó theo dâi ph¸t sinh bªn Nî vµ bªn Cã cña TK 632 theo quý. Sæ tæng hîp TK 632 cã mÉu nh­ sau: MÉu sè 18: Sæ tæng hîp tµi kho¶n 632 Sæ tæng hîp tµi kho¶n 632 Quý IV n¨m 2004 Sè d­ ®Çu quý Tµi kho¶n ®èi øng Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã 156 911 51.134.590.288 51.134.590.288 Céng 51.134.590.288 51.134.590.288 Sè d­ cuèi quý Trªn c¬ së Sæ tæng hîp tµi kho¶n 632 cuèi quý kÕ to¸n tr­ëng sÏ tËp hîp sè liÖu vµ vµo Sæ c¸i cho tµi kho¶n 632. Sæ c¸i tµi kho¶n 632 cã mÉu nh­ sau: MÉu sè 19: Sæ c¸i tµi kho¶n 632 Sæ c¸i tµi kho¶n 632 N¨m 2004 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã Ghi Cã c¸c TK ®èi øng víi Nî TK nµy Quý I Quý II Qóy III Quý IV TK 156 51.134.590.288 Céng ph¸t sinh nî 51.134.590.288 Tæng ph¸t sinh Cã 51.134.590.288 Sè d­ Cuèi k× Nî Cã 3. H¹ch to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n 3.1. H¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 3.1.1 Néi dung chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Do C«ng ty kh«ng h¹ch to¸n riªng hai kho¶n chi phÝ nµy nªn cã nh÷ng kho¶n ta cã thÓ ph©n biÖt ®­îc lµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp hay chi phÝ b¸n hµng nh­ng cã nh÷ng kho¶n kh«ng ph©n bÞªt ®­îc. Chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cña C«ng ty bao gåm c¸c kho¶n sau: Chi phÝ nh©n viªn b¸n hµng, nh©n viªn qu¶n lý Chi phÝ dông cô, ®å dïng phôc vô cho b¸n hµng vµ qu¶n lý. Chi phÝ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh ë bé phËn b¸n hµng vµ qu¶n lý. Chi phÝ mua ngoµi phôc vô cho ho¹t ®éng b¸n hµng vµ ho¹t ®éng qu¶n lý nh­: Chi phÝ ®iÖn, n­íc.. C¸c chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c. Ngoµi ra C«ng ty cßn h¹ch to¸n c¶ chi phÝ mua hµng ph¸t sinh sau khi mua hµng nh­ chi phÝ bèc xÕp, l­u kho, vËn chuyÓn hµng ho¸…mÆc dï theo quy ®Þnh nh÷ng chi phÝ nµy sÏ ®­îc tÝnh vµo gi¸ thùc tÕ hµng ho¸ mua vÒ. 3.1.2 Tµi kho¶n sö dông C«ng ty kh«ng h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp riªng mµ h¹ch to¸n trªn tµi kho¶n 642 – Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. ViÖc h¹ch to¸n nh­ vËy sÏ kh«ng cho phÐp biÕt chÝnh x¸c chi phÝ b¸n hµng lµ bao nhiªu, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ bao nhiªu, tõ ®ã g©y khã kh¨n cho C«ng ty trong viÖc qu¶n lý chi phÝ. KÕ to¸n kh«ng chi tiÕt tµi kho¶n 642 thµnh c¸c tiÓu kho¶n. 3.1.3 Sæ s¸ch kÕ to¸n ph¶n ¶nh Hµng ngµy khi cã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c chøng tõ: PhiÕu chi, GiÊy b¸o nî cña ng©n hµng, Chøng tõ vËn chuyÓn, Ho¸ ®¬n thanh to¸n cña c¸c dÞch vô mua ngoµi, B¶ng tÝnh l­¬ng vµ BHXH, BHYT, KPC§,…. ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt qu¶n lý doanh nghiÖp. Sæ chi tiÕt qu¶n lý doanh nghiÖp cã mÉu nh­ sau: MÉu sè 20: Sæ chi tiÕt qu¶n lý doanh nghiÖp Sæ chi tiÕt qu¶n lý doanh nghiÖp Th¸ng 12 n¨m 2004 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ PS Nî PS Cã SH NT Sè d­ ®Çu th¸ng 315.705.298 156789 02/12 Chi tham gia CT c¬ héi giao th«ng 111 150.000 156795 03/13 Chi bï tiÒn gi¶ 111 500.000 1679 04/12 Chi tiÒn c«ng t¸c phÝ 141 500.000 156811 04/12 Chi phÝ l­u kho, vËn chuyÓn bèc dì 111 8.622.000 ... 30/12 TiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng 334 338 70.150.000 13.328.500 31/12 TrÝch khÊu hao th¸ng 12 214 13.240.080 PKC 31/12 K/C sang TK 911 911 80.220.054 395.925.352 Céng ph¸t sinh Sè d­ cuèi kú Sæ chi tiÕt qu¶n lý doanh nghiÖp ®­îc lËp theo th¸ng ®Ó cã thÓ theo dâi ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi c¸c lo¹i chi phÝ ph¸t sinh, chÝnh v× vËy mµ cã thÓ cã sè d­ ®Çu th¸ng hoÆc cuèi th¸ng. Hµng th¸ng sau khi tËp hîp sè liÖu trªn sæ nµy kÕ to¸n ph¶i tr×nh lªn gi¸m ®èc ký duyÖt. C¨n cø vµo sè liÖu trªn sæ chi tiÕt qu¶n lý doanh nghiÖp kÕ to¸n tr­ëng vµo sæ c¸i Tµi kho¶n 642. Sæ c¸i TK 642 cã mÉu nh­ sau: MÉu sè 21: Sæ c¸i tµi kho¶n 642 Sæ c¸i tµi kho¶n 642 N¨m 2004 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã Ghi Cã c¸c TK ®èi øng víi Nî TK nµy Quý I Quý II Qóy III Quý IV TK 111 TK 3338 TK 334 TK 338 TK 214 104.919.610 850.000 210.450.000 39.985.500 39.720.242 Céng ph¸t sinh nî 395.925.352 Tæng ph¸t sinh Cã 395.925.352 Sè d­ Cuèi k× Nî Cã Tr×nh tù ghi sæ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ®­îc kh¸i qu¸t b»ng s¬ ®å sau:  Tr×nh tù ghi sæ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµ chi phÝ b¸n hµng. Chøng tõ gèc Sæ chi tiÕt qu¶n lý doanh nghiÖp Sæ c¸i B¸o c¸o kÕ to¸n Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng hoÆc cuèi quý 3.2. H¹ch to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ t¹i C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n 3.2.1 Tµi kho¶n sö dông - §Ó h¹ch to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ kÕ to¸n sö dông TK 911 – X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. - §Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®éng tiªu thô lµ l·i hay lç kÕ to¸n sö dông TK 421 – Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi. 3.2.2 Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n ViÖc h¹ch to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n ®­îc tiÕn hµnh vµo cuèi quý Cuèi kú kÕ to¸n tiÕn hµnh kÕt chuyÓn c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu sang TK 511, kÕt chuyÓn doanh thu thuÇn sang TK 911, kÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n sang TK 911, kÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý kinh doanh sang TK 911, kÕt chuyÓn l·i (lç). 3.2.3 Sæ s¸ch kÕ to¸n ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸. Sau khi tiÕn hµnh kÕt chuyÓn kÕ to¸n lËp sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ doanh nghiÖp. Sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cã mÉu nh­ sau: MÉu sè 22: Sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Tµi kho¶n 911 Quý IV n¨m 2004 DiÔn gi¶i TK §¦ Sè tiÒn Nî Cã K/c doanh thu thuÇn 511 52.370.840.847 K/c gi¸ vèn hµng b¸n 632 51.134.590.288 K/c chi phÝ qu¶n lÝ 642 395.925.352 K/c doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh 515 53.251.073 K/c chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh 635 924.908.488 K/c thu nhËp kh¸c 711 127.207.762 K/c chi phÝ kh¸c 811 48.336.188 K/c sang TK 421 421 47.539.366 Céng PS 52.551.299.682 52.551.299.682 MÉu sè 23: Sæ c¸i tµi kho¶n 911 Sæ c¸i tµi kho¶n 911 N¨m 2004 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã Ghi Cã c¸c TK ®èi øng víi Nî TK nµy Quý I Quý II Qóy III Quý IV TK 632 TK 642 TK 635 TK 811 TK 421 51.134.590.288 395.925.352 924.908.488 48.336.188 47.539.366 Céng ph¸t sinh Nî 52.551.299.682 Tæng ph¸t sinh Cã 52.551.299.682 Sè d­ Cuèi k× Nî Cã Cuèi quý kÕ to¸n lËp b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh cña quý 4 vµ c¶ n¨m. B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh quý 4 nh­ sau: MÉu sè 24: B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh quý 4 n¨m 2004 B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh Quý IV n¨m 2004 PhÇn I – L·i, Lç ChØ tiªu M· sè Sè tiÒn 1 2 3 Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô C¸c kho¶n gi¶m trõ ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i Gi¶m gi¸ hµng b¸n Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i TTT§B, thuÕ XK, TGTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp. Doanh thu thuÇn Gi¸ vèn hµng b¸n LN gép vÒ b¸n hµng Doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh Trong ®ã: l·i tiÒn vay Chi phÝ b¸n hµng Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp LN thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh Thu nhËp kh¸c Chi phÝ kh¸c Lîi nhuËn kh¸c Tæng lîi nhuËn thuÇn tr­íc thuÕ ThuÕ thu nhËp DN ph¶i nép Lîi nhuËn sau thuÕ 01 03 04 05 06 07 10 11 20 21 22 23 24 25 30 31 32 40 50 51 60 52.394.840.847 24.000.000 24.000.000 52.370.840.847 51.134.590.288 1.236.250.559 53.251.073 924.908.488 924.908.488 395.925.352 (31.332.352) 127.207.762 48.336.188 78.871.574 47.539.366 13.311.022 34.228.344 Ch­¬ng 3: Mét sè nhËn xÐt vµ ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n I. mét sè nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ chung vÒ ho¹t ®éng kinh doanh, vÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n 1. Những ưu điểm đạt được: - VÒ bé m¸y kÕ to¸n: Trªn c¬ së ®Æc ®iÓm cña m×nh, C«ng ty ®· chän h×nh thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung. H×nh thøc nµy t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc thùc hiÖn, kiÓm tra, cung cÊp th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi cho ho¹t ®éng kinh doanh còng nh­ cho c¸c nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp trong viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ cña m×nh, ®ång thêi ph¸t huy ®­îc tÝnh chñ ®éng, s¸ng t¹o trong kinh doanh. C«ng ty ®· x©y dùng cho bé m¸y kÕ to¸n gän nhÑ (mÆc dï ¸p dông h×nh thøc NhËt ký – Chøng tõ nh­ng bé m¸y kÕ to¸n còng chØ gåm 5 ng­êi) tæ chøc t­¬ng ®èi hoµn chØnh víi ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n cã tr×nh ®é nghiÖp vô chuyªn m«n v÷ng vµng. Mçi nh©n viªn trong phßng kÕ to¸n t¹i C«ng ty ®­îc ph©n c«ng c«ng viÖc râ rµng vµ chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña kÕ to¸n tr­ëng, tr¸nh chång chÐo c«ng viÖc tõ ®ã n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n còng nh­ c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh cña C«ng ty. - VÒ chøng tõ, tµi kho¶n, sæ s¸ch kÕ to¸n: C¸c chøng tõ sö dông trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ®Òu phï hîp víi yªu cÇu kinh tÕ vµ ph¸p lý cña nghiÖp vô ph¸t sinh, ®óng theo mÉu do Bé Tµi ChÝnh ban hµnh. TÊt c¶ c¸c th«ng tin vÒ kinh tÕ vÒ nghiÖp vô ®Òu ®­îc ghi chÐp ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµo chøng tõ, sau ®ã ®Òu ®­îc gi¸m s¸t, kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a thùc tÕ vµ sæ s¸ch kÕ to¸n. Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc thùc hiÖn theo ®óng quy ®Þnh vµ phï hîp víi c¸c yªu cÇu cña nghiÖp vô kinh tÕ. Chøng tõ ®­îc l­u tr÷ cÈn thËn theo tõng l« hµng, tõng hîp ®ång, tõng tr¹m v× vËy thuËn lîi cho viÖc t×m kiÕm, kiÓm tra, ®èi chiÕu khi cÇn thiÕt. C«ng ty ¸p dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt kÝ –Chøng tõ, h×nh thøc nµy cã nhiÒu ­u diÓm nh­: C¨n cø chøng tõ ghi sæ râ rµng, kh«ng ph¸t sinh ghi trïng, lÆp, khèi l­îng c«ng viÖc ghi sæ kÕ to¸n Ýt v× tËn dông ®uîc ­u thÕ cña c¸c b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc cïng lo¹i; c«ng viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu kh«ng bÞ dån vµo cuèi k× kÕ to¸n C«ng t¸c ghi sæ ®­îc thùc hiÖn b»ng tay, sæ s¸ch kÕ to¸n cña C«ng ty kh¸ ®Çy ®ñ vµ theo ®óng mÉu quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh. HÖ thèng tµi kho¶n mµ C«ng ty ®ang ¸p dông theo ®óng nh­ chÕ ®é mµ Nhµ n­íc ban hµnh. - VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho. C«ng ty lùa chän ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc ph¶n ¸nh ghi chÐp vµ theo dâi th­êng xuyªn liªn tôc sù biÕn ®éng cña hµng tån kho t¹i mäi thêi ®iÓm. §èi víi viÖc xuÊt kho hµng ho¸ (hµng tån kho) C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ vèn hµng n¨m. Ph­¬ng ph¸p nµy cã ­u ®iÓm lµ gióp cho kÕ to¸n cã thÓ ph¶n ¸nh ngay ®­îc gi¸ vèn hµng b¸n, ngoµi ra cßn t¨ng c­êng thêi gian b¶o qu¶n tõng l« hµng trong kho v× nh÷ng l« hµng nµo cã h¹n sö dông tr­íc th× sÏ ®­îc xuÊt tr­íc. - VÒ c¸c kho¶n nghÜa vô víi Nhµ n­íc: C«ng ty lu«n thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ ®óng h¹n c¸c kho¶n nép víi Nhµ n­íc, víi c¬ quan cÊp trªn, víi c¬ quan chñ qu¶n nh­ nép thuÕ GTGT, nép thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp. - VÒ b¸o c¸o tµi chÝnh. C«ng ty lËp vµ nép b¸o c¸o tµi chÝnh theo quý. C«ng ty ®· lËp b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ lµ b¸o c¸o kÕ to¸n ®ang ®­îc khuyÕn khÝch lËp. Nhê cã sù cè g¾ng, nç lùc trong c«ng viÖc, phßng kÕ to¸n ®· gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña C«ng ty vµ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch kinh doanh tõng thêi kú s¸t víi thùc tÕ, cã tÝnh kh¶ thi cao. 2. Mét sè nh­îc ®iÓm - C«ng ty ¸p dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt kÝ –Chøng tõ, h×nh thøc nµy cã nhiÒu ­u diÓm nh­ng còng cã nh­îc ®iÓm lµ kÕt cÊu mÉu sæ phøc t¹p, khã ¸p dông m¸y vi tÝnh. ViÖc ghi chÐp kÕ to¸n b»ng tay khã cã thÓ nhanh chãng, chÝnh x¸c, thuËn tiÖn nh­ lµ m¸y vi tÝnh. §Æc biÖt trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, khi mµ khoa häc c«ng nghÖ ®ang ngµy cµng ph¸t triÓn, cã rÊt nhiÒu phÇn mÒm kÕ to¸n ®­îc øng dông cho c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c¸c doanh nghiÖp, th× viÖc c«ng ty vÉn cßn ghi chÐp kÕ to¸n b»ng tay lµ mét ®iÒu rÊt ®¸ng tiÕc.Theo em nghÜ, c«ng ty nªn cã kÕ ho¹ch chuÈn bÞ cho viÖc sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n cho c«ng t¸c kÕ to¸n. C«ng ty cã thÓ chuyÓn sang h×nh thøc kÕ to¸n NhËt kÝ chung, mét h×nh thøc rÊt thuËn tiÖn cho viÖc ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n - VÒ tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh c«ng ty nªn chó ý ®Õn vÊn ®Ò sau: Ph©n bãn cña c«ng ty chñ yÕu lµ nhËp khÈu nh­ng c«ng ty kh«ng nhËp khÈu trùc tiÕp mµ mua l¹i cña c«ng ty kh¸c nh­ vËy tÝnh chñ ®éng cña c«ng ty sÏ kh«ng cao h¬n n÷a gi¸ mua sÏ cao h¬n nhiÒu so víi nhËp khÈu trùc tiÕp. C«ng ty nªn chñ ®éng nghiªn cøu thÞ tr­êng n­íc ngoµi, t×m kiÕm ®èi t¸c, nhËp khÈu trùc tiÕp II NhËn xÐt vÒ kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n Nh÷ng ­u ®iÓm ®¹t ®­îc: Nh×n chung c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë c«ng ty t­¬ng ®èi tèt, phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c«ng ty, ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu mµ c«ng ty ®Ò ra, ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ t×nh h×nh b¸n hµng, ghi nhËn doanh thu, ph¶n ¸nh gi¸ vèn, gi¶m gi¸ hµng b¸n, chiÕt khÊu b¸n hµng, thuÕ GTGT, Chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ QLDN, kÕt qu¶ b¸n hµng cña tõng lo¹i hµng ho¸ tiªu thô trong k×. Qua ®ã cung cÊp ®­îc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho qu¶n lÝ ho¹t ®éng kinh doanh ë c«ng ty ngµy cµng tèt h¬n, c¸c c¸n bé ë c«ng ty ®· theo dâi s¸t sao t×nh h×nh NhËp- XuÊt – Tån hµng ho¸ vµ viÖc thanh to¸n tiÒn hµng gi÷a kh¸ch hµng víi c«ng ty KÕ to¸n b¸n hµng ë c«ng ty ®­îc kÕt hîp chÆt chÏ, ®ång bé gi÷a kÕ to¸n chi tiÕt vµ kÕ to¸n tæng hîp. HÖ thèng kÕ to¸n chi tiÕt b¸n hµng ph¶n ¸nh râ rµng, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ hîp lÝ t×nh h×nh b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng cña tõng lo¹i hµng ho¸. Ph­¬ng ph¸p thÎ song song cho h¹ch to¸n chi tiÕt hµng tån kho ®· mang l¹i hiÖu qu¶ cao trong h¹ch to¸n gi¸ vèn hµng b¸n XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng, c«ng ty ®· vËn dông linh ho¹t lÝ luËn kÕ to¸n vµo thùc tÕ ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng. NghiÖp vô b¸n hµng ë c«ng ty x¶y ra tõng ngµy, tõng giê nh­ng c«ng ty ®· lµm tèt viÖc theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n cña tõng ho¸ ®¬n Nh÷ng tån t¹i cÇn kh¾c phôc: Thø nhÊt, kÕ to¸n cña C«ng ty kh«ng sö dông tµi kho¶n 641 – Chi phÝ b¸n hµng mµ h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµo tµi kho¶n 642 – Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Lµm nh­ vËy sÏ kh«ng ph©n biÖt ®­îc chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµ chi phÝ b¸n hµng g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý chi phÝ. Thø hai, c«ng ty kh«ng theo dâi chi phÝ thu mua riªng trªn TK 1562 – Chi phÝ thu mua hµng ho¸ mµ nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng th× ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 156, cßn nh÷ng chi phÝ thu mua ph¸t sinh sau th× kÕ to¸n h¹ch to¸n vµo TK 642 Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, do ®ã ®Õn cuèi kú chi phÝ thu mua kh«ng ®­îc ph©n bæ cho hµng tiªu thô vµ hµng tån kho theo ®óng quy ®Þnh cña Bé tµi ChÝnh. ViÖc h¹ch to¸n chi phÝ nµy kh«ng thuéc néi dung cña TK 642 mµ lµ néi dung cña TK 632. Thø ba, c«ng ty sö dông TK 156 cho tÊt c¶ c¸c hµng ho¸ nh­ ®ang ®i ®­êng, hµng ho¸ mua giao ngay t¹i c¶ng, hµng ho¸ göi b¸n nh­ vËy lµ kh«ng ®óng sai vÒ néi dung tµi kho¶n. Thø t­, c«ng ty kh«ng chi tiÕt tµi kho¶n 511 thµnh 2 tiÓu kho¶n: TK 5111 – Doanh thu b¸n hµng ho¸, TK 5112 Doanh thu cung cÊp dÞch vô nh­ vËy sÏ g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý v× kh«ng thÓ ph©n bÞªt ®­îc ®©u lµ doanh thu b¸n hµng ho¸, ®©u lµ doanh thu cung cÊp dÞch vô. Thø n¨m, c«ng ty h¹ch to¸n chiÕt khÊu thanh to¸n vµo TK 521 – ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i, sau ®ã C«ng ty kÕt chuyÓn tõ TK 521 vÒ TK 511 nh­ vËy lµ kh«ng ®óng víi quy ®Þnh. Theo quy ®Þnh chiÕt khÊu thanh to¸n lµ mét kho¶n chi phÝ tµi chÝnh vµ ®ù¬c h¹ch to¸n vµo TK 635 sau ®ã kÕt chuyÓn sang TK 911. Thø s¸u, Khi h¹ch to¸n nghiÖp vô mua hµng giao th¼ng C«ng ty ®· thùc hiÖn bót to¸n nhËp kho: Nî TK 156 Nî TK 133 Cã TK 111, 112, 331 Nh­ vËy lµ kh«ng ®óng v× thùc tÕ sè hµng ho¸ nµy kh«ng ®ù¬c nhËp kho. Thø b¶y, mét sè sæ cña C«ng ty tr×nh bµy cßn ch­a khoa häc, ®Çy ®ñ nh­ sæ chi tiÕt b¸n hµng thiÕu cét c¸c kho¶n gi¶m trõ, sæ chi tiÕt qu¶n lý doanh nghiÖp cßn ch­a chi tiÕt cho tõng tiÓu kho¶n do ®ã kh«ng thuËn lîi cho viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu. C«ng ty cßn thiÕu B¶ng kª sè 5: TËp hîp chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp, nh­ vËy sÏ g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n. II Mét sè ý kiÕn ®ãng gãp nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p v©n Sau qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n, kÕt hîp víi nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc häc ë tr­êng, d­íi gãc ®é lµ mét sinh viªn em xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè gi¶i ph¸p víi mong muèn ®­îc gãp mét phÇn nhá c«ng søc cña m×nh vµo viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý còng nh­ c«ng t¸c h¹ch to¸n nãi chung vµ h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ nãi riªng. §Ó tõ ®ã lµm cho kÕ to¸n kh«ng ngõng n©ng cao tÇm quan träng cña m×nh trong qu¶n lý kinh doanh vµ thùc sù trë thµnh c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ cã hiÖu lùc nhÊt. 1.Nh÷ng yªu cÇu cña c«ng t¸c hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng: C¸c kiÕn nghÞ cña em dùa trªn c¸c ph­¬ng h­íng sau ®©y: Hoµn thiÖn dùa trªn c¬ së t«n träng c¬ chÕ tµi chÝnh, tu©n thñ chÕ ®é kÕ to¸n, phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ sao cho ph¶i ®¶m b¶o ®¸p øng ®­îc viÖc cung cÊp th«ng tin kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ phï hîp víi yªu cÇu cña qu¶n lý. Tuy nhiªn hoµn thiÖn ph¶i dùa trªn c¬ së tiÕt kiÖm chi phÝ, gi¶m nhÑ c«ng viÖc nh­ng vÉn mang tÝnh khoa häc v× môc tiªu cña mçi doanh nghiÖp ®Òu lµ kinh doanh cã l·i víi hiÖu qu¶ cao. Sau ®©y em xin ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸. 2. Néi dung cña c«ng t¸c hoµn thiÖn Thø nhÊt, kÕ to¸n h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµo cïng mét tµi kho¶n 642 – Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp nh­ vËy lµ sai so víi chÕ ®é tµi chÝnh quy ®Þnh. Thùc chÊt xÐt vÒ mÆt sè häc kÕ to¸n h¹ch to¸n nh­ vËy kh«ng hÒ ¶nh h­ëng tíi kÕt qu¶ kinh doanh trong kú. Tuy nhiªn, c¸ch h¹ch to¸n nh­ vËy sÏ g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ chi phÝ v× kh«ng x¸c ®Þnh ®­îc chÝnh x¸c nh÷ng kho¶n chi phÝ vµo phôc vô cho ho¹t ®éng b¸n hµng, nh÷ng chi phÝ nµo phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý. H¬n n÷a, c¶ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ®Òu bao gåm nh÷ng kho¶n ®Þnh phÝ vµ nh÷ng kho¶n biÕn phÝ. Cã nh÷ng kho¶n chi phÝ ®èi víi ho¹t ®éng b¸n hµng lµ biÕn phÝ nh­ng ®èi víi ho¹t ®éng qu¶n lý l¹i lµ ®Þnh phÝ nh­ tiÒn l­¬ng nh©n viªn. Tû lÖ biÕn phÝ trong chi phÝ b¸n hµng lín h¬n trong chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp v× chi phÝ b¸n hµng thay ®æi tuú thuéc vµo sè l­îng hµng b¸n ra. Do ®ã viÖc ph©n biÖt hai lo¹i chi phÝ nµy lµ rÊt cÇn thiÕt, nã gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ cã nh÷ng biÖn ph¸p h÷u hiÖu ®Ó gi¶m chi phÝ kh¶ biÕn cña mçi lo¹i chi phÝ ®Ó n©ng cao lîi nhuËn. V× vËy, theo em C«ng ty nªn h¹ch to¸n riªng hai lo¹i chi phÝ nµy, sö dông TK 641 cho chi phÝ b¸n hµng. Thø hai, ®èi víi hµng ho¸ giao th¼ng kh«ng qua kho th× kh«ng ®­îc sö dông TK 156 ®Ó h¹ch to¸n, ®èi víi hµng göi b¸n ( ch¼ng h¹n nh­ hµng göi ®i b¸n cho c¸c cöa hµng, c¸c tr¹m ) c«ng ty nªn sö dông tµi kho¶n 157 “ Hµng göi ®i b¸n”. Nh­ vËy míi gióp cho c«ng t¸c qu¶n lÝ hµng ho¸, h¹ch to¸n nghiÖp vô kÕ to¸n ph¸t sinh liªn quan ®­îc chÝnh x¸c, ®óng b¶n chÊt ngiÖp vô h¬n. ViÖc h¹ch to¸n nh­ sau: - Khi xuÊt hµng cho c¸c tr¹m, c¨n cø vµo PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, kÕ to¸n ghi: Nî TK 157: Gi¸ vèn hµng göi ®i b¸n ( chi tiÕt theo tr¹m ) Cã TK 156: Hµng ho¸ - Cuèi th¸ng, c¸c tr¹m lËp B¸o c¸o b¸n hµng göi vÒ c«ng ty, kÕ to¸n cña c«ng ty c¨n cø vµo Ho¸ ®¬n GTGT ®· lËp ®Ó ghi vµo Sæ chi tiÕt doanh thu. Do c¸c tr¹m kh«ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n riªng nªn kh«ng sö dông TK 512- Doanh thu néi bé. KÕ to¸n c«ng ty h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK 111,112 ( Chi tiÕt tr¹m ) Cã TK 3331 Cã TK 511 Thø ba, kÕ to¸n cña C«ng ty sö dông TK 511 chung cho c¶ doanh thu b¸n hµng ho¸ vµ doanh thu cung cÊp dÞch vô. MÆc dï trong C«ng ty doanh thu b¸n hµng ho¸ chiÕm mét tû lÖ lín nh­ng C«ng ty vÉn cßn cung cÊp dÞch vô cho thuª kho b·i vµ sÏ kh«ng x¸c ®Þnh ®­îc doanh thu b¸n hµng ho¸ lµ bao nhiªu, doanh thu cho thuª kho b·i, vËn chuyÓn lµ bao nhiªu. Do ®ã kh«ng t¹o thuËn lîi cho Ban gi¸m ®èc, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh lËp kÕ ho¹ch vÒ doanh thu cho kú sau, n¨m sau còng nh­ ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ kinh doanh mét c¸ch chÝnh x¸c. Theo em kÕ to¸n nªn chi tiÕt TK 511 thµnh hai tiÓu kho¶n 5111 – Doanh thu b¸n hµng vµ tiÓu kho¶n 5113 – Doanh thu cung cÊp dÞch vô. Thø t­, ®èi víi nghiÖp vô chiÕt khÊu thanh to¸n C«ng ty ®· h¹ch to¸n sai, C«ng ty kh«ng sö dông TK 635 – Chi phÝ tµi chÝnh mµ l¹i sö dông tµi kho¶n 521 – ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i cuèi kú C«ng ty kh«ng kÕt chuyÓn sang TK 911 – X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh mµ l¹i chuyÓn sang tµi kho¶n 511 – Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô. Lµm nh­ vËy C«ng ty sÏ kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc chÝnh x¸c doanh thu thuÇn cña m×nh lµ bao nhiªu. Theo em C«ng ty nªn h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK 635 Cã TK 131, 111, 112 Cuèi kú kÕt chuyÓn sang TK 911 – X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh chø kh«ng ph¶i TK 511, Doanh thu cung cÊp hµng ho¸ vµ dÞch vô: Nî TK 911 Cã TK 635 Thø n¨m, ®èi víi ph­¬ng thøc b¸n hµng giao th¼ng kh«ng qua kho cã tham gia thanh to¸n, mÆc dï hµng kh«ng nhËp kho nh­ng kÕ to¸n vÉn ghi bót to¸n nhËp kho: Nî TK 156 Nî TK 133 Cã TK 331, 111, 112 Khi b¸n hµng kÕ to¸n ghi bót to¸n ph¶n ¸nh gi¸ vèn: Nî TK 632 Cã TK 156 H¹ch to¸n nh­ vËy lµ sai so víi quy ®Þnh v× thùc tÕ hµng kh«ng nhËp kho, h¬n n÷a h¹ch to¸n nh­ vËy r­êm rµ, theo em kÕ to¸n nªn h¹ch to¸n nh­ sau: BT1. Ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng Nî TK liªn quan (131, 111, 112) Cã TK 511 Cã TK 3331 BT2. Ph¶n ¸nh gi¸ vèn Nî TK 632 Nî TK 1331 Cã TK 331, 111, 112 Thø s¸u, ®èi víi viÖc h¹ch to¸n chi phÝ mua hµng ho¸. C«ng ty chØ h¹ch to¸n nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng vµo gi¸ trÞ thùc tÕ hµng mua cßn nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh sau khi mua hµng nh­: Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, l­u kho, l­u b·i. C«ng ty h¹ch to¸n vµo TK 642 – Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. H¹ch to¸n nh­ vËy lµ sai víi quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh, h¬n n÷a nã kh«ng ph¶n ¶nh ®­îc chÝnh x¸c chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¸t sinh còng nh­ gi¸ vèn hµng b¸n v× cuèi kú C«ng ty ph¶i tiÕn hµnh ph©n bæ chi phÝ thu mua cho hµng ho¸ tiªu thô trong kú. Theo em C«ng ty nªn chi tiÕt TK 156 thµnh hai tiÓu kho¶n 1561 – TrÞ gi¸ hµng mua vµ tiÓu kho¶n 1562 – Chi phÝ thu mua . Vµ C«ng ty nªn chi tiÕt TK 1562 thµnh hai tiÓu kho¶n 15621 –Chi phÝ thu mua trong qu¸ tr×nh mua hµng vµ tiÓu kho¶n 15622 – Chi phÝ thu mua sau khi mua hµng . Néi dung ph¶n ¸nh cña TK 1561 vµ TK 1562 nh­ sau: - TK 1561- Gi¸ mua hµng ho¸: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña hµng ho¸ mua vµo ®· nhËp kho ( tÝnh theo trÞ gi¸ mua vµo ). - TK 1562-Chi phÝ thu mua hµng ho¸:Ph¶n ¸nh chi phÝ thu mua hµng ho¸ ph¸t sinh liªn quan tíi sè hµng ®· nhËp kho trong k× vµ t×nh h×nh ph©n bæ chi phÝ thu mua hµng ho¸ hiÖn cã trong k× cho khèi l­îng hµng ho¸ ®· tiªu thô trong k× vµ tån kho thùc tÕ cuèi k× ( KÓ c¶ tån trong kho vµ hµng göi ®i b¸n nh­ng ch­a ®­îc chÊp nhËn tiªu thô ). Chi phÝ thu mua hµng ho¸ h¹ch to¸n vµo TK nµy chØ bao gåm c¸c chi phÝ liªn quan trùc tiÕp ®Õn qóa tr×nh thu mua hµng ho¸ nh­: Chi phÝ b¶o hiÓm hµng ho¸, tiÒn thuª kho, thuª bÕn b·i,…chi phÝ vËn chuyÓn, bèc xÕp, b¶o qu¶n ®­a hµng ho¸ tõ n¬i mua vÒ ®Õn doanh nghiÖp; c¸c kho¶n hao hôt tù nhiªn, trong ®Þnh møc ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thu mua hµng ho¸. H¹ch to¸n chi phÝ thu mua nh­ sau: Nî TK 1562 Cã TK 111, 112, 331 Cuèi kú ph©n bæ chi phÝ thu mua cho hµng tiªu thô trong kú Nî TK 632 Cã TK 1562 Thø b¶y, “Sæ chi tiÕt b¸n hµng” cña C«ng ty nªn cã cét c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu nh­ vËy sÏ tiÖn cho viÖc theo dâi cña c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu lµ l« hµng nµo, cã thÓ dÔ dµng tÝnh chÝnh x¸c ngay doanh thu thuÇn. C«ng ty cã thÓ tham kh¶o mÉu sè sau: Sæ chi tiÕt b¸n hµng: Quý n¨m L« sè: (tªn hµng) (§¬n vÞ tÝnh) NT GS Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Tæng doanh thu b¸n hµng C¸c kho¶n gi¶m trõ SH NT SL §G TT TK331 TK532… A B C D E 1 2 3 4 5 Chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cña C«ng ty lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ lín. §Ó gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña C«ng ty th× viÖc xem xÐt vµ sö dông chi phÝ lµ viÖc rÊt cÇn thiÕt. V× vËy C«ng ty nªn më sæ chi tiÕt cho hai tµi kho¶n nµy ®Ó theo dâi chÆt chÏ, thuËn lîi cho viÖc theo dâi kiÓm tra ®èi chiÕu. C«ng ty cã thÓ tham kh¶o hai mÉu sæ sau:  Sæ chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng tµi kho¶n 641 Th¸ng….n¨m NT GS Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Tæng sè tiÒn Chi tiÕt tiÓu kho¶n SH NT 6411 6413 …. 6418 Céng PS Ghi cã TK… Sè d­ CK Sæ chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp tµi kho¶n 642 Th¸ng…n¨m NT GS Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Tæng sè tiÒn Chi tiÕt tiÓu kho¶n SH NT 6421 6423 … 6428 Céng PS Ghi cã TK… Sè d­ CK - C«ng ty nªn lËp B¶ng kª sè 5: TËp hîp chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp ®Ó tiÖn cho viÖc ghi chÐp NhËt kÝ – Chøng tõ. Ch¼ng h¹n, ®Ó ghi NhËt kÝ- Chøng tõ sè 8, phÇn ghi Cã TK 641, ghi Cã TK 642 ph¶i dùa vµo B¶ng kª sè 5 nµy. MÉu b¶ng kª sè 5 ®­îc tr×ng bµy ë trang bªn KÕt luËn Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, c¸c doanh nghiÖp ph¶i tù chñ trong kinh doanh, do ®ã lîi nhuËn lµ môc tiªu quan träng. §Ó cã thÓ ®¹t ®­îc lîi nhuËn cao th× viÖc tæ chøc h¹ch to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng cã mét vÞ trÝ quan träng nh»m gióp doanh nghiÖp x¸ ®Þnh ®óng ®¾n ®­îc chi phÝ vµ thu nhËp, hiÖu qu¶ kinh doanh…®Ó tõ ®ã chñ ®éng vÒ tµi chÝnh, tù chñ trong kinh doanh. V× vËy, viÖc ®æi míi, kh«ng ngõng hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng lµ vÊn ®Ò quan t©m ®èi víi bÊt k× mét doanh nghiÖp nµo. Trong thêi gian thùc tËp t¹i phßng kÕ to¸n em ®· ®i s©u vµ t×m hiÓu vÒ kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i c«ng ty. Em thÊy c«ng ty cã kh¸ nhiÒu mÆt m¹nh xong bªn c¹nh ®ã cßn cã mét sè vÊn ®Õ tån t¹i kh«ng tr¸nh khái. §Ó kh¾c phôc ®­îc phÇn nµo nh­îc ®iÓm ch­a hoµn thiÖn ®ã ,em ®· ®­a ra mét sè ý kiÕn ®ãng gãp víi môc ®Ých hoµn thiÖn thªm c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i c«ng ty. Tuy nhiªn do thùc tÕ ®a d¹ng vµ tr×nh ®é cña em cßn h¹n chÕ nªn bµi luËn v¨n cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù gióp ®ì ®ãng gãp cña thÇy c« vµ c¸c c«, chó phßng kÕ to¸n c«ng ty ®Ó bµi viÕt cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù h­íng dÉn nhiÖt t×nh cña thÇy gi¸o Vò Lôc vµ sù gióp ®ì cña c¸c c« chó trong phßng KÕ to¸n c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho em hoµn thµnh luËn v¨n nµy. Sinh viªn thùc hiÖn: NguyÔn ThÞ Ngäc YÕn Môc Lôc