Luận văn Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam

n vị kinh doanh thương mại, nhập xuất hàng hoá liên tục với nhiều chủng loại hàng khác nhau nên Công ty VINAGIMEX áp dụng kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để tiến hành hạch toán tổng hợp hàng hoá, kế toán sử dụng: Tài khoản 156 - Hàng hoá, Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán, Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá. * Căn cứ để tổng hợp hàng nhập kho là phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng, Invoice, tờ khai nhập khẩu. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết tài khoản 156. Nợ TK 156 Có TK 331 Có TK 3333 - Thuế nhập khẩu (Nếu có) Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 02 ngày 01 tháng 02 năm 2005 của tờ khai nhập khẩu 387 - Hàng gạch gốm kim loại chịu lửa. Kế toán ghi sổ chi tiết tài khoản 156 và sổ chi tiết phải trả cho người bán, bảng kê thuế nhập khẩu như sau: Nợ TK 156: 209.440.000 Có TK 331 190.400.000 Có TK 3333 19.040.000 * Căn cứ để tổng hợp hàng xuất kho là phiếu xuất kho, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết TK 156. Nợ TK 632 Có TK 156 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 03 ngày 04 tháng 02 năm 2005 xuất hàng bán cho Công ty kinh doanh và phát triển nhà Bình Dương, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 156 như sau: Nợ TK 632 156.915.000 Có TK 156 156.915.000 Trong đó giá vốn hàng xuất bán được thực hiện theo phương pháp thực tế đích danh: (3.000 x 26.125) + (3.000 x 26.180) = 156.915.000 Đến cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết TK 156 để làm căn cứ lập Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn hàng hoá. Số liệu trên mỗi sổ chi tiết hàng hoá được ghi tổng hợp trên một dòng của Bàng Nhập Xuất Tồn lần lượt theo số Tồn đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ. Phương pháp lập Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn: - Căn cứ vào số tồn cuối kỳ của Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn tháng trước kế toán ghi vào số tồn đầu kỳ của Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn tháng này. - Căn cứ vào dòng cộng phát sinh của cột Nhập trên mỗi sổ chi tiết TK 156 để ghi vào phần Nhập cuả Bảng tổng hợp. - Căn cứ vào dòng cộng phát sinh của cột Xuất trên mỗi sổ chi tiết TK 156 để ghi vào phần xuất cuả Bảng tổng hợp. - Tính số tồn cuối kỳ bằng cách cộng số Tồn đầu kỳ và Nhập trong kỳ trừ Xuất trong kỳ hoặc lấy số liệu ở dòng tồn cuối kỳ trên các sổ chi tiết TK 156. II.2.2 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng II.2.2.1 Kế toán bán hàng ở Công ty VINAGIMEX, để phản ánh được nghiệp vụ bán hàng kế toán sử dụng sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Bảng kê số 11 - Phải thu của khách hàng. a. Kế toán doanh thu bán hàng - Nội dung: Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền Công ty nhận được từ khách hàng về số hàng hoá, dịch vụ Công ty cung cấp không bao gồm thuế GTGT đầu ra. - Chứng từ, mẫu sổ: Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT), phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng,... kế toán sử dụng số chi tiết bán hàng cho tất cả các phương thức bán hàng của Công ty. -Tài khoản sử dụng:Để kế toán doanh thu bán hàng, kế toán Công ty sử dụng TK 151 – Doanh thu bán hàng. TK này được sử dụng để phản ánh doanh thu bán hàng hoá cho tất cả các loại hàng hoá bán ra. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK111, 112 ,131. - Quy trình ghi sổ: Hàng ngày, kế toán bán hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng...để ghi theo định khoản vào sổ chi tiết bán hàng. Cụ thể, trong tháng 2 năm 2005 phát sinh doanh thu bán hàng kế toán mở sổ chi tiết TK511 và ghi như sau: Ngày 4/2/2005 bán hàng theo hoá đơn số 94289 khách hàng chưa thanh toán, kế toán ghi sổ chi tiết theo định khoản: Nợ TK 131 176.253.000 Có TK 511 160.230.000 Có TK 3331 16.023.000 b. Kế toán ph/ải thu của khách hàng. - Nội dung: Khoản phải thu của khách hàng là các khoản khách hàng cần thanh toán với Công ty do đã nhận được hàng hoá do Công ty cung cấp. - Chứng từ, tài khoản, mẫu sổ Công ty sử dụng: Để hạch toán các khoản phải thu của khách hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng. Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 131 để phản ánh khoản phải thu đối với từng khách hàng và sử dụng Bảng kê số 11 – Phải thu cảu khách hàng để tổng hợp các khoản phải thu, đã thanh toán, còn phải thanh toán cho các khách hàng mua. - Trình tự hạch toán: Đối với phương thức bán buôn, căn cứ vào hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng hợp lý, hợp pháp Công ty xác định Nợ phải thu để ghi vào bên nợ của sổ chi tiết TK 131. Khi nhận được các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng... kế toán ghi vào bên Có của sổ chi tiết TK131 cho cho khách hàng mua. Tại Công ty, với phương thức bán hàng này, mặc dù khách hàng thanh toán ngay ( bằng tiền mặt hoặc tiền gửi) toàn bộ số tiền cho lô hàng mua, thì Công ty cũng vẫn sử dụng sổ chi tiết TK 131 để phản ánh các khoản thanh toán này.. Căn cứ vào phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng kế toán ghi vào Bảng kê số 1, Bảng kê số 2 và sổ chi tiết TK 131 theo định khoản: Nợ TK111 Số tiền thu bằng tiền mặt Nợ TK 112 Số tiền thu bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 131 Tổng số tiền thanh toán Cụ thể, theo hoá đơn số 94297 bán hàng cho DNTN Tiến Oanh, doanh nghiệp trả ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng, phải thu của khách hàng và bảng kê thuế GTGT đầu ra.: Nợ TK 131 27.500.000 CóTK 511 25.000.000 Có Tk 3331 2.500.000 Kế toán ghi ngay vào bảng kê số 1 và sổ chi tiết TK 131: Nợ TK 111 27.500.000 Có TK 27.500.000 Đối với phương thức bán lẻ, Kế toán Công ty không sử dụng TK này vì khách hàng mua lẻ phải thanh toán toàn bộ số tiền khi mua hàng. c. Các phương thức bán hàng và quy trình hạch toán tại Công ty Hiện nay, Công ty áp dụng ba phương thức bán hàng sau: - Bán buôn qua kho - Bán buôn không qua kho - Bán lẻ Hiện nay, Công ty không thực hiện xuất khẩu hàng hoá , các phương thức bán hàng trên đều được thực hiện để tiêu thụ trong nước.Phương thức bán buôn qua kho và phương thức bán buôn không qua kho là hai phương thức bán hàng chủ yếu tại Công ty. Chúng thường chiếm tỷ trọng từ 85 đến 90% tổng doanh thu. Chúng có ưu điểm tiêu thụ được khối lượng hàng lớn, thu hồi vốn tập trung, nhanh chóng.Khách hàng là những công ty lớn, khách hàng quen. Việc bán hàng thường dựa trên cơ sở hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng. Hợp đồng được ký theo đúng nguyên tắc, quy định dưới hình thức văn bản. Hợp đồng ghi rõ, đày đủ các nội dung: Chủ thể của hợp đồng, tên hàng hoá, điều kiện về phẩm chất, chất lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và bồi thường... Tại Công ty, các hoạt động bán buôn do các phòng kinh doanh đảm nhận, hoạt động bán lẻ do các cửa hàng kinh thực hiện. Khách hàng mua buôn của Công ty là những công ty lớn, các đơn vị sản xuất, các công ty kinh doanh thương mại, như: Công ty liên doanh Đài - Việt, công ty TNHH Thủ Đô II, công ty kinh doanh và phát triển nhà Bình Dương, Xí nghiệp liên hợp Z751, công ty thương mại Sông Lô, doanh nghiệp Trường Giang, Xí nghiệp đầu máy Vinh...Khách hàng mua lẻ của Công ty thường là những người mua với mục đích phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng. Công ty thực hiện việc bán buôn đối với hầu hết tất cả các mặt hàng kinh doanh của Công ty, như: Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic, hạt nhựa, đầu máy khâu, trục cán tinh, máy cẩu ,xe ben, bình cứu hoả, phân Kali, Magiê, thuốc thú y, phụ tùng máy...Các cửa hàng của Công ty thực hiện bán lẻ những mặt hàng phục vụ cho nhu cầu xây dựng, tiêu dùng của người tiêu dùng, như: Thép, gạch men, thiết bị vệ sinh dân dụng, xe máy Trung Quốc... *Đối với phương thức bán buôn qua kho Hàng mua về, sau khi được kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng đã được ký kết với bên bán, hoá đơn bán hàng (Đối với hàng nhập khẩu là Invoice) cán bộ nghiệp vụ của Công ty xác định về số lượng, chủng loại, mẫu mã... của hàng hoá. Người nhận hàng của phong kinh doanh đem hàng về nhập kho. Kế toán hàng hoá của Công ty căn cứ vào hoá đơn bán hàng và giấy báo Có của nhân viên kiểm tra để viết vào phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào khối lượng nhập thực tế, đối chiếu với phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng... để viết thẻ kho. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để viết vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Cuối tháng thủ kho và kế toán hàng hoá kiểm tra và đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết và thẻ kho. Khi có phiếu xuất kho, hoá đơn xuất bán của Công ty cung với hợp đồng với khách hàng, kế toán vào sổ theo dõ công nợ, xác định doanh thu cùng thuế GTGT đầu ra kế toán váo sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết phải thu của khách hàng, thuế GTGT đầu ra theo định khoản: Nợ TK 131 Tổng số tiền thanh toán Có TK511 Giá bán chưa có thuế GTGT Có TK3331 Tiền thuế GTGT Căn cứ vào phiếu xuất kho , Hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh trị gía vốn hàng bán vào sổ shi tiết giá vốn hàng bán và sổ chi tiết hàng hoá. Nợ TK632 Có TK 156 Cụ thể, với nghiệp vụ bán hàng ngày 4/2/2005 khi bán gạch gốm kim loại chịu lửa cho Công ty kinh doanh và phát triển nhà Bình Dương theo hoá đơn số 94289, kế toán ghhi sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 4) và sổ chi tiết phải thu cảu khách hàng ( Biểu số 6). Nợ TK 131 176.253.000 Có TK 511 160.230.000 Có TK 3331 16.023.000 Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, kế toán ghi sổ chi tiêt hàng hoá gạch gốm kim loại chịu lửa Silic (Biểu số 2) và sổ chi tiết giá vốn hàng bán ra (Biểu số5) Nợ Tk 632 156.915.000 Có TK 156 156.915.000 * Phương pháp lập sổ chi tiết bán hàng tại Công ty được lập như sau: Công ty sử dụng sổ này để phảnánh cho tất cả các loại hàng hoá bán ra trong tháng, được khách hàng thanh toán và chấp nhận thanh toán.Công ty sử dụng sổ này để phản ánh cả phần doanh thu, thuế GTGT và tổng giá thanh toán. Cột 1 : Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ Cột 2.3 : Ghi số hoá đơn và ngày tháng lập hoá đơn. Cột 4 : Ghi nội dung các nghhiệp vụ kinh tê phát sinh Cột 5 : Ghi số hiệu Tk đối ứng với bên có Tk 511, 3331. Cột 6,7,8,9 : Căn cứ vào cột số lượng, dòng cộng tiền hàng, dòng thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán trên Hoá đơn GTGT kế toán ghhi vào các cột tương ứng. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng phần thành tiền để ghi vào NKCT số 8. *Phương pháp lập sổ chi tiết phải thu của khách hàng: Công ty mở sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng. Sổ này được tách riêng phần giá chưa thuế,thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán và thực tế thanh toán theo các phương thức thanh toán. Cột 1 : Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ Cột 2,3 : Ghi số hoá đơn và ngày tháng lập hoá đơn. Cột 4 : Ghi nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột 5,6,7,8 : Ghi số phát sinh khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Căn cứ vào dòng cột tiền hàng, thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán trên hoá đơn GTGT kế toán ghi vào các cột tương ứng. Cột 9,10,11 : Căn cứ vào các chứng từ thanh toán như : phiếu thu, giấy báo có kế toán ghi vào các cột tương ứng. Cột 12, 13 : Ghi số dư, số còn phải thanh toán giữa Công ty và đơn vị mua hàng. Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết phải thu của khách hàng, kế toán tổng hợp vầo bảng kê số 11 ( Biểu số 7) – Phải thu của khách hàng. Sau đó ghi vào Nhật ký chứng từ số 8. * Đối với trường hợp bán hàng không qua kho: Trong trường hợp hàng mua là hàng nhập khẩu, hàng đẵ về đến sân bay, bến cảng, cửa khẩu biên giới, hàng mua là hàng nội địa Công ty phải nhận hàng tại địa điểm của đơn vị bán, song địa điểm đó lại gần địa điểm của khách hàng thì hàng sẽ được giao ngay hoặc vận chuyển thẳng đến nơi khách hàng yêu cầu. Sau khi kiểm tra hàng hoá mua về, nhân viên phòng kinh doanh giao hàng ngay hoặc vận chuyển hàng đi bán luôn cho khách hàng. Khi đó, hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Mặc dù hàng không qua kho, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, biên bản giao nhận hàng hoá, kế toán vẫn ghi nhận vào sổ chi tiết hàng hoá giá trị nhập và sổ chi tiết phải trả cho người bán theo định khoản. Nợ TK 156 Giá trị số hàng đó Có TK 331 Giá thanh toán với người bán Có TK 3331 Tiền thuế GTGT Căn cứ vào hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn của hàng xuất bán và sổ chi tiết hàng hoá. Nợ TK 632 Có TK 156 Ví dụ :Đối với hàng mua là trục cán tinh nhập khẩu theo tờ khai 398 khi nhận được Invoice, vận đơn, biên bản giao nhận hàng,tờ khai hải quan ...kế toán Công ty viết phiếu nhập kho và ghi nhận ngay. Nợ TK 156 239.569.000 Có TK 331 217.790.000 Có TK 3331 21.779.000 Hàng được chuyển thẳng đến nơi người mua là công ty TNHH Thanh Lương. Khi công ty Thanh Lương chấp nhận thanh toán, kế toán Công ty căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho, kế toán Công ty ghi và sổ chi tiết giá vốn và sổ chi tiết vật tư, hàng hoá theo định khoản sau: Nợ TK 632 239.569.000 Có TK156 239.569.000 *Đối với trường hợp bán lẻ Hoạt động bán lẻ chiếm tỷ trọng không nhiều của Công ty, chiếm tỷ trọng từ 10 đến 15% tổng doanh thu. Hoạt động này do các cửa hàng kinh doanh của Công ty đảm nhận, khi bán lẻ hàng hoá khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt và được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Các mặt hàng được bán tại các cửa hàng bán lẻ là những mặt hàng phục vụ cho nhu cầu xây dựng, tiêu dùng như: Thép, gạch men, thiết bị vệ sinh dân dụng, xe máy Trung Quốc,... Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên bán hàng tại cửa hàng viết ngay hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT). Khi khách hàng thanh toán, nhân viên bán hàng tại cửa hàng thu tiền, lập phiếu thu, bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra. Cuối tháng, cửa hàng gửi hoá đơn bán hàng, bảng kê hàng hoá bán ra lên phòng tài chính, kế toán của Công ty. Căn cứ vào phiếu thu, hoá đơn GTGT thì thủ quỹ của Công ty nhận tiền, kế toán ghi nhận vào bảng kê số , sổ chi tiết bán hàng của Công ty cho từng hoá đơn bán hàng theo định khoản. Nợ TK 111 Tổng số tiền thanh toán Có TK 511 Giá bán chưa có thuế VAT Có TK 3331 Thuế VAT Kế toán phản ảnh giá vốn của hàng bán lẻ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán và sổ chi tiết hàng hoá theo định khoản. Nợ TK 632 Giá vốn hàng xuất bán Có TK 156 Công ty bán thép cho Phùng Đức Trung theo hoá đơn số 94163, khi nhận được chứng từ: phiếu thu, hoá đơn bán hàng kế toán ghi vào bảng kê số 1 Nợ TK 111 4.508.028 Có TK 511 4.293.360 Có TK 3331 214.668 Kế toán phản ánh Nợ TK 632 3.909.852 Có TK 156 3.909.852 Việc ghi chép vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết phải thu của khách hàng của nghiệp vụ bán hàng không qua kho và nghiệp vụ bán lẻ tương tự nghiệp vụ bán buôn qua kho. Riêng nghiệp vụ bán lẻ không sử dụng qua sổ chi tiết phải thu của khách hàng và bảng kê số 11- phải thu của khách hàng. II.2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Trên thực tế, Công ty không hạch toán hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán, bởi các khoản này hầu như không phát sinh vì các lý do: - Hàng nhập kho theo yêu cầu của khách hàng là chủ yếu, Công ty ký kết hợp đồng mua hàng dựa trên hợp đồng ký kết với người mua nên giảm tối đa việc sai lệch so với hợp đồng với khách hàng. - Hàng mua về đã được Công ty kiểm tra rất kỹ trước khi chấp nhận sở hữu lô hàng đó. Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng mua thường xuyên với những mặt hàng tương đối ổn định và Công ty cũng có uy tín và kinh nghiệm trong việc kinh doanh các mặt hàng đó. - Công ty thực hiện kế toán hàng xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh, giá vốn hàng xuất kho dựa trên giá nhập kho của số hàng đó. Do vậy, trong những trường hợp cần thiết Công ty có thể ưu đãi về giá nhưng trừ ngay vào tiền hàng trên hoá đơn nên các khoản giảm trừ này không được thể hiện. II.2.2.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động kinh doanh, để đảm bảo cho việc kinh doanh của Công ty diễn ra được thường xuyên, liên tục Công ty đã chia ra các khoản để chi trả cho các chi phí phát sinh liên quan đến khâu bán hàng và các chi phí liên quan đến việc tổ chức, quản lý chung toàn Công ty. Các chi phí này chuính là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Nội dung: Các chi phí này của Công ty gồm những khoản mục chi phí sau: - Chi phí nhân viên: Gồm các khoản tiền lương, phụ cấp trả cho Giám đốc, nhân viên các phòng ban, nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển hàng hoá,... và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính trên tiền lương theo quy định. Chi phí vật liệu, bao bì dùng vận chuyển, bao gói sản phẩm Chi phí về dụng cụ, đồ dùng Chi phí về khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng và cho quản lý doanh nghiệp. Chi phí về các khoản thuế, phí, lệ phí Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các khoản chi phí trên, kế toán của Công ty sử dụng tài khoản 642 để phản ánh tất cả các khoản chi phí này. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí. Quy trình hạch toán: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ phản ánh các chi phí liên quan đến khâu bán hàng và tổ chức quản lý doanh nghiệp như: Phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn mua hàng, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,... kế toán ghi sổ chi tiết TK 642 theo định khoản. Nợ TK 642 Có TK 111, 112, 131, 334, 338... Các chi phí phân bổ vào chi phí bán hàng như chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, chi phí công cụ, dụng cụ , đồ dùng, chi phí khấu hao tài sản cố định được xác định trên các bảng phân bổ số 1, số 2, số 3. Các khoản chi phí thanh toán bằng tiền, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi vào NKCT số 1, số 2, sổ chi tiết TK 632. Các chi phí phân bổ phân bổ vào chi phí bán hàng như: chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, chi phí công cụ dụng cụ, đồ dùng, chi phí khấu hao tài sản cố định, được xác định trên các bảng phân bổ số 1, số 2, số 3. Các khoản chi phí được thanh toán bằng tiền, căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo Nợ, kế toán ghi vào Nhật ký nhật ký chứng từ 1, số 2, cột Nợ TK 642. Cuối tháng kế toán tổng hợp chi phí theo từng khoản mục để vào bảng kê số5 Căn cứ để ghi vào bảng kê số 5 là Nhật ký chứng từ số 1, số 2, bảng phân bổ số 1, 2, 3, sổ chi tiết TK 642, bảng kê và nhật ký chứng từ , để ghi vào các cột và các dòng phù hợp trong bảng kê số 5. Cuối tháng, chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển trong kỳ bằng cách lấy số chi phí quản lý doanh nghiệp đã tập hợp trong kỳ trừ đi số chi phí quản lý doanh nghiệp được giảm trừ trong kỳ, kế toán vào sổ chi tiết TK642 và sổ chi tiết TK911, theo định khoản: Nợ TK 911 326.338.936 Có TK 642 326.338.936 II.2.2.4- Kế toán xác định kết quả bán hàng. Nội dung: Kết quả bán hàng là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần trừ đi các khoản giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán kết quả bán hàng kế toán Công ty sử dụng các tài khoản: TK 911, TK 421 và các TK 632, TK642, TK511. Qui trình hạch toán: Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK511, TK 632, TK642, để thực hiện kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán vào sổ chi tiết TK911 Nợ TK 511: 24.135.067.464 Có TK911: 24.135.067.464 Nợ TK 911: 23.752.304.891 Có TK 632: 23.752.304.891 Nợ TK 911: 326.338.936 Có TK 642: 326.338.936 Từ đó tính ra lãi hoặc lỗ từ hoạt động kinh doanh của Công ty bằng cách lấy doanh thu thuần trừ giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ số liệu tháng 2 năm 2005 ta xác định được lãi (lỗ) tháng 2/2005 từ hoạt động kinh doanh của Công ty: Lãi thuần = 24.135.067.464 - 23.752.304.891 - 326.338.936 = 56.423.637 Căn cứ vào kết quả tìm được kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 911 theo định khoản sau: Nợ TK 911: 56.423.637 Có TK 421: 56.423.637 Sổ chi tiết tài khoản 911 Tháng 02 năm 2005 Ngày Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 28/2 K/c doanh thu thuần 511 24.135.067.464 K/c giá vốn hàng bán 632 23.752.304.891 K/c chi phí QLDN 642 326.338.936 Lãi thuần 421 56.423.637 Cộng số phát sinh 24.135.067.464 24.135.067.464 Cuối tháng, sau khi khoá sổ, kế toán dùng các số liệu tổng hợp để vào Nhật ký chứng từ số 8( biểu số 11). Nhật ký chứng từ số 8 tại Công ty dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các TK156, TK131, TK511, TK632, TK642. Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn phần Xuất để ghi vào cột ghi Có TK156, dòng Nợ TK632. Căn cứ vào bảng kê số 11 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK131, dòng Nợ TK111, TK112. Căn cứ vào bảng kê số 1phần ghi Nợ TK111, Có TK511 để ghi vào cột Có TK511, dòng Nợ TK111. Căn cứ vào bảng kê số 11 phần ghi Nợ TK131, Có TK511, để ghi vào cột Có TK511, dòng Nợ TK131. Căn cứ vào sổ chi tiết dùng cho các TK632, TK642, TK911 phần ghi Có để ghi vào phần ghi Có các TK này. Cuối tháng, kế toán Công ty khoá sổ Nhật ký chứng từ số 8, tổng số phát sinh bên Có các TK151, TK131, TK511, TK632, TK642 đối ứng bên Nợ các TK liên quan và lấy số liệu tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 8 để ghi sổ cái các TK156, TK131, TK511, TK632, TK642. Với số liệu trong tháng 2/2001, kế toán Công ty vào Nhật ký chứng từ số 8 như sau (biểu số 11). Định kỳ theo quý, kế toán Công ty sẽ căn cứ vào sổ cái TK511, TK632, TK642, sổ chi tiết TK911 và các sổ kế toán có liên quan để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. II.2.2.5- Kế toán thuế giá trị gia tăng tại công ty. Công ty đã đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và đã sử dụng các mẫu hoá đơn, chứng từ mua vào, bán ra theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Thuế GTGT phải nộp được tính theo công thức sau: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra _ Thuế GTGT đầu vào Trong đó thuế GTGT đầu ra được tính: Thuế GTGT Giá tính thuế của Thuế suất của = x đầu ra hàng hoá bán ra hàng hoá đó Thuế GTGT đầu vào được lấy từ số liệu tiền thuế GTGT trên các hoá đơn của hàng hoá dịch vụ mua vào. Việc hạch toán thuế GTGT đầu vào, thuế GTGT đầu ra được tiến hành ngay khi phòng kế toán nhận được hoá đơn mua hàng, lập hoá đơn bán hàng. Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ phát sinh, kế toán hàng hoá voà bảng kê chứng từ, hoá đơn hàng hoá dịch vụ mua vào bán ra. Cuối tháng, Công ty lập tờ khai thuế GTGT để lập cho cơ quan thuế, dựa trên bảng kê chứng từ hàng hoá mua vào bán ra. Trường hợp Công ty có luỹ kế số GTGT đầu vào lớn hơn số thuế GTGT đầu ra trong ba tháng liên tiếp thì Công ty có quyền xin hoàn thuế theo quy định. Mẫu bảng kê và tờ khai thuế GTGT được Công ty sử dụng như sau: Trên đây là toàn bộ quá trình bán hàng, hạch toán nghiệp vụ bán hàng từ lúc lập hoá đơn bán hàng đế khi xác định dược kết quả bán hàng và lên sổ sách kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam. Công ty đã sử dụng một hệ thống sổ chi tiết, sổ cái, bảng kê, bảng tổng hợp... Hệ thống này giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu được thường xuyên, liên tục, cung cấp thông tin một cách hoàn chỉnh cho ban lãnh đạo công ty cũng như một số đối tượng khác. Phần III Một số nhận xét và ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam. III.1 Sự cần thiết và các nguyên tắc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải thực hiện nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi. Để quản lý tổ chức kinh doanh đạt hiệu quả, cấp lãnh đạo phải nắm được các thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty mình một cách chính xác, kịp thời. Một bộ phận lớn các thông tin ấy có được là nhờ công tác kế toán của đơn vị. Hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động bán hàng nói riêng ngày càng trở nên phức tạp, mang tính cạnh tranh cao, đăc biệt đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất nhập khẩu. Một sự thay đổi nhỏ trên thị trường trong và ngoài nước cũng ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, để tồn tại và phát triển, đòi hỏi công tác tổ chức và quản lý kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng ngày càng phải được hoàn thiện mà trước hết là nâng cao trình độ chuyên môn, đổi mới trang thiết bị phục vụ công tác kế toán. Hoàn thiện công tác kế toán nhằm đáp ứng kịp thời các thông tin phục vụ nhu cầu quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc hoàn thiện này phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Thứ nhất: Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và của kế toán bán hàng, xác định kết quả nói riêng. Cùng một lúc nó vừa phải phản ánh, vừa phải giám đốc quá trình bán hàng, xác định kết quả. Vì vậy cần phải hoàn thiện từ công tác kế toán đến công tác hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường ngày càng có tính cạnh tranh gay gắt hơn. Thứ hai: Để đạt được mục tiêu hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, công tác kế toán của doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng được thông tin cho các đối tượng một cách kịp thời, chính xác, không ngừng nâng cao chất lượng thông tin giúp ban quản lý công ty và các đối tượng khác có thể đưa ra các quyết định phù hợp, lựa chọn được các phương án tối ưu. Thứ ba: Để hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải căn cứ vào các quy định chung do Bộ tài chính ban hành, và thực tế tổ chức thực hiện các quy định đó tại công ty để tìm hiểu, đưa ra ý kiến đề xuất hoàn thiện.. Đây là một quá trình từ nhận thức đến thực tế, và từ thực tế phát hiện, bổ sung thêm cho nhận thức và lý luận. Thứ tư: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo theo nguyên tắc phục vụ kinh doanh. Hoàn thiện phải luôn bám sát mục tiêu hiệu quả của hoạt động kinh doanh với các thông tin kế toán nhạy bén, thiết thực, phục vụ cho công việc kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả hơn. Bên cạnh những nghuyên tắc trên, để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thì bản thân bộ phận công tác kế toán bán hàng phải đạt được những điều kiện sau: Phải có đội ngũ nhân viên kế toán am hiểu các chế độ tài chính, am hiểu các nghiệp vụ kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu, có khả năng giao dịch tốt các hợp đồng ngoại thương. Đội ngũ nhân viên kế toán phải có bề dày kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc, hiểu biết vị trí, trách nhiệm của mình đối với công việc được giao. Ngoài ra, do đặc thù của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kế toán viên phải thông thạo ngoại ngữ, nhất là tiếng Anh, hiểu rõ nội dung của hợp đồng, chứng từ để phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin kế toán. Trong điều kiện cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đã đạt được những thành tựu đáng để, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng – xác định kết quả bán hàng nói riêng phải theo hướng hiện đại hoá trong việc tính toán, ghi chép và xử lý số liệu nhằm nâng cao năng xuất lao động kế toán, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ cho lãnh đạo. Để thực hiện theo hướng này, đòi hỏi đội ngũ kế toán không những giỏi về thao tác xử lý trên máy mà còn phải xử dụng thành thạo phần mềm kế toán trong phân tích, phản ánh, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và lập các báo cáo định kỳ III.2- Đánh giá tình hình kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng tại công ty VINAGIMEX. Để đánh giá một cách toàn diện và chính xác tình hình tổ chức công tác kế toán phải có quan điểm toàn diện, hệ thống, phải thấy được những ưu, nhược điểm. Trên cơ sở đó phát huy thế mạnh của các ưu điểm, hạn chế tối đa những nhược điểm, từ đó, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng. Qua thời gian ngắn thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế thực hiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty VINAGIMEX em có một số nhận xét sau: II.2.1.Ưu điểm. Thứ nhất: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, công ty VINAGIMEX đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Hình thức này đảm bảo sự thống nhất, tập trung cao đối với công tác kế toán, hạn chế bớt khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá công việc, tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán. Đồng thời làm cho bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm được chi phí hạch toán. Thứ hai: Việc bố trí cán bộ kế toán và phân định trong bộ máy kế toán của công ty tương đối tốt, phù hợp với khối lượng công việc, đáp ứng được yêu cầu quản lý đặt ra. Đội ngũ kế toán của công ty có trình độ vững vàng, có trách nhiệm trong công tác, giao tiếp tiếng Anh tốt. Đặc biệt kế toán trưởng là người có nhiều kinh nghiệm trong nghề, hiểu biết sâu rộng về chế độ tài chính kế toán, có kinh nghiệm trong nghiệp vụ ngoại thương. Thứ ba: Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh đúng với mẫu do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ hàng hoá, thu chi đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc lập, luân chuyển chứng từ nói chung là khoa học, hợp lý. Các chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng hợp đồng, khách hàng giúp cho việc kiểm tra đối chiếu được thuận lợi. Thứ tư: Để theo dõi hàng hoá, công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Điều này giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và thực tế, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Thứ năm: Khi nhập hàng hoá hoặc xuất bán hàng hoá, công ty sử dụng giá thực tế đích danh, hàng nhập với giá trị nào thì xuất với giá đó. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá vốn hàng bán ra. Công ty có thể linh động trong việc xác định giá bán hàng xuất bán trong một số trường hợp nhất định. Thứ sáu: VINAGIMEX là đơn vị kinh doanh thương mại, nên hệ thống tài khoản sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.Đặc biệt các TK131, 138, 331, 338 được mở chi tiết cho từng khách hàng. TK 112 do mật độ giao dịch trong thanh toán lớn, số lượng ngân hàng giao dịch nhiều nên TK 112 được mở chi tiết theo các ngân hàng có tham gia thanh toán, giao dịch với công ty. Do số lượng hàng nhập trong kỳ lớn, số thuế mà công ty phải nộp cho ngân sách nhà nước nhiều và gồm nhiều loại thuế khác nhau nên công ty đã mở bảng kê chi tiết thuế nhập khẩu - TK 3333 ; bảng kê thuế giá trị gia tăng đầu vào – TK 133 và bảng kê thuế giá trị gia tăng đầu ra của hàng hoá, dịch vụ xuất bán – TK 3331. Thứ bảy: Các bảng kê, sổ chi tiết được ghi chép số liệu theo từng ngày phát sinh, vì vậy công việc kế toán của công ty được dàn đều trong tháng, giúp cho việc nắm bắt thông tin và lập báo cáo của công ty được kịp thời. Bên cạnh các ưu điểm kể trên, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty VINAGIMEX Vẫn còn một số hạn chế, đòi hỏi cần được khắc phục để đạt hiệu quả cao hơn và đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành. III.2.2.Tồn tại. III.2.2.1. Đánh giá hàng hoá nhập kho. Một là: Khi công ty nhập khẩu hàng hoá, thời gian lưu chuyển từ địa điểm người bán tới kho của công ty thường mất một khoảng thời gian. Vì vậy khi hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng hàng chưa về nhập kho, mặt khác công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên thì kế toán công ty phải hạch toán giá trị số hàng đó vào TK 151 – Hàng mua đang đi đường. Trên thực tế khi nắm được quyền sở hữu số hàng đó công ty không hạch toán vào TK 151 mà hạch toán luôn vàoTK 156 – Hàng hoá. Nợ TK 156 Tổng giá trị lô hàng Có TK331 Giá mua Có TK3333 Thuế nhập khẩu (nếu có) Cách hạch toán này dẫn đến “nhập khống” hàng hoá vào kho nên đôi khi giữa hàng hoá trong kho và trong sổ kế toán không khớp nhau. Hai là: Đối với hàng hoá bán ra không qua nhập kho của Công ty , Công ty giao hàng ngay cho khách hàng tại sân bay, bến cảng hoặc chuyển ngay từ nơi mua hàng đến nơi bán hàng Công ty cũng sử dụng TK156 – Hàng hoá như đối với hàng hoá thực nhập kho. Cách hạch toán này không phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cũng dẫn đến kết quả tương tự như trên. III.2.2.2.Về chi phí thu mua hàng. Một là: Đối với các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng, như: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ nơi bán về đến kho của công ty... Công ty không hạch toán vào TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá mà hạch toán vào TK 642. Cách hạch toán này dẫn đến việc tính giá vốn hàng bán ra không được đầy đủ ( còn thiếu phần chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng về kho). Hai là: Do chi phí mua hàng tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp,trong khi đó Công ty lại kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh trong tháng, do vậy, hàng hoá bán ra trong kỳ sẽ phải chịu toàn bộ chi phí thu mua phát sinh trong tháng đó. III.2.2.3.Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Một là: Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, công ty phải chi ra các khoản chi phí cho khâu lưu thông hàng hoá như chi phí bảo quản hàng hoá, bao gói, vận chuyển, tiếp thị, chi phí bán hàng khác... Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, tất cả các chi phí trên phải hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng với các khoản mục chi phí tương ứng. Các chi phí phục vụ cho công tác quản lý toàn doanh nghiệp, như: chi phí nhân viên quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài...doanh nghiệp phải hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp với các khoản mục chi phí tương ứng. Trên thực tế, công ty hạch toán toàn bộ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 642 : Nợ TK 642 Có TK 111, 112, 331... Cách hạch toán này gây khó khăn cho việc xác định đâu là chi phí bán hàng, đâu là chi phí quản lý doanh nghiệp. Hai là: Hiện nay công ty công ty hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng vào TK- 642 theo định khoản: Nợ TK 112 1.320.000 Có TK 642 1.320.000 Theo công ty thì khoản tiền gửi ngân hàng chỉ là khoản tiền gửi ngắn hạn, hoặc tiền gửi với mục đích để thanh toán cho các thương vụ kinh tế, trong khi đó chi phí dịch vụ ngân hàng mở L/C lại lớn, vì vậy công ty coi đó là một khoản giảm phí. Cách hạch toán này không đúng với chế độ kế toán ban hành. III.2.2.4. Về việc theo dõi các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Vấn đề giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại chưa được áp dụng tại công ty. Trong cơ chế thị trường luôn biến động, cạnh tranh ngày càng gay gắt, đặc biệt trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thời gian lưu chuyển hàng hoá tương đối dài, giá cả các mặt hàng phụ thuộc cả vào thị trường tronh nước và thị trường thế giới, giảm giá trong những trường hợp cần thiết không những không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty mà còn tăng kết quả tiêu thụ, tăng vòng quay của vốn, tăng sự hấp dẫn của công ty đối với khách hàng. III.2.2.5. Về khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi. Hiện nay, công ty chưa áp dụng trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. Dự phòng nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng tồn kho bị giảm giá hoặc các khoản nợ theo quy định được phép lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Lập dự phòng làm tăng chi phí do đó làm giảm lãi nên nó phản ánh phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong niên độ kế toán và làm giảm bớt các rủi ro, thiệt hại trong công ty. III.2.2.6 Về ghi chép sổ sách. Một là: Đối với khách hàng là khách hàng mua buôn, thường xuyên, Công ty vẫn sử dụng sổ chi tiết TK 131 dùng để phản ánh tất cả các khoản thanh toán của các khách hàng, mặc dù khách hàng thanh toán ngay toàn bộ số tiền cho lô hàng mua.Việc hạch toán như vậy không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và trái với quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT: “Không phản ánh vào TK131, các nghiệp vụ bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay( tiền mặt hoặc séc, hoặc đã thu qua ngân hàng)”. Hai là: Công ty sử dụng sổ chi tiết doanh thu để phản ánh doanh thu bán hàng của tất cả các loại hàng hoá, không theo dõi doanh thu bán hàng của từng loại hàng hoá xuất bán. Điều này dẫn đến việc không xác định được kết quả kinh doanh của từng loại hàng hoá xuất bán là lãi hay lỗ Trên đây là một số tồn tại trong kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty VINAGIMEX mà theo em chúng có thể khắc phục được. Với những kiến thức đã được trang bị và sự am hiểu điều kiện thực tế của công ty, em xin đưa ra một số đề xuất để hoàn thiện để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam. III.3. Một số ý kiến đề xuất nhằn hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam. Các ý kiến này đã được cân nhắc để có tính khả thi, áp dụng được vào thực tế. Theo em các yêu cầu đối với một kiến nghị là: - Kiến nghị phải phù hợp với chế độ chính sách của nhà nước, nhưng không cứng nhắc, đảm bảo tính linh hoạt, sáng tạo. - Kiến nghị phải phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, phù hợp với bộ máy kế toán viên. - Việc sử dụng kiến nghị vào thực tế phải đảm bảo tính hiệu quả về chi phí, mang lại lợi ích thực cho Công ty. - Kiến nghị sau khi được sử dụng phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác và đầy đủ của công ty. III.3.1- Về hàng hoá nhập kho và hàng xuất bán. - Một là: khi Công ty đã có quyền sở hữu về hàng hoá, mà số hàng đó chưa về nhập kho, thì Công ty phải hạch toán giá trị lô hàng đó vào TK 151- Hàng mua đang đi đường. Kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng mua đang đi đường, nợ phải trả người bán, sổ chi tiết chênh lệch, tỷ giá, bảng kê thuế nhập khẩu theo định khoản Nợ TK 151: Tổng giá trị lô hàng Có TK 331: Phải trả cho người bán Có TK 3333: Thuế nhập khẩu(nếu có) Lấy ví dụ cụ thể đối với hàng mua về là Trục cán tinh, nhập khẩu theo tờ khai 398, khi nhận được các chứng từ: vận đơn, invoice, tờ khai hải quan...mà hàng chưa về nhập kho, kế toán Công ty ghi vào sổ chi tiết TK 151 theo định khoản: Nợ TK 151: 239.569.000 Có TK 331: 217.790.000 CóTK3333: . 21.779.000 Khi hàng hoá mua về nhập kho, kế toán hàng hoá căn cứ vào biên bản giao hàng và các chứng từ khác:vận đơn, hoá đơn mua hàng... để viết phiếu nhập kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để viết thẻ kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để viết vào sổ chi tiết hàng hoá theo định khoản: Nợ TK 156 239.569.000 CóTK 151 239.569.000 Hai là:đối với hàng hoá không nhập qua kho của Công ty, Công ty chuyển ngay đến cho khách hàng thì Công ty cũng hạch toán tương tự như trên. Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán hạch toán theo định khoản: Nợ TK 632 Tổng giá trị lô hàng Có TK 151 Tổng giá trị lô hàng Trục cán tinh nhập theo tờ khai 398 được vận chuyển đến người mua ngay mà không qua kho của công ty, kế toán công ty phải hạch toán vào sổ chi tiết TK 632 và TK 151: Nợ TK 632 239.569.000 Có TK151 239.569.000 III.3.2- Về chi phí. - Một là: Công ty cần phải tách chi phí mua hàng ra khỏi TK 642, kế toán tập hợp các chi phí liên quan đến quá trình thu mua hàng hoá, kế toán ghi vào các sổ chi tiết, bảng kê... theo định khoản: Nợ TK 1562 Có TK 111,112,131... Căn cứ vào sổ chi tiết TK 642 và các bản phân bổ, em tập hợp được các chi phí thu mua hàng hàng là 98.250.760 VNĐ. Từ bảng tập hợp chi phí thu mua hàng, tách chi phí thu mua hàng theo từng loại hàng kinh doanh. Từ đó xác định được chi phí thu mua hàng của từng loại hàng. Căn cứ vào sổ chi tiết TK-642, chi phí mua hàng tập hợp cho hàng bán là gạch gốm kim loại chịu lửa Silic là:7.682.937 đ. Theo em, Công ty có thể tính toán phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền, Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán có thể được tính theo công thức tính sau: Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng của hàng tồn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá vốn Phân bổ cho hàng = x của hàng Xuất bán Trị giá vốn của Trị giá vốn của bán trong kỳ hàng tồn đầu kỳ + hàng mua trong kỳ Kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hóa phần xuất – thành tiền phần chi phí mua hàng đã tính toán, phân bổ. Lấy ví dụ về hàng bán là gạch gốm kim loại chịu lửa silic: Chi phí mua hàng 0 + 7.682.937 Phân bổ cho hàng = X 674.283.060 Xuất bán 100.842.500 + 718.267.460 = 6.324.516 đ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn cuối tháng là: 1.358.421đ (=7.682.937 - 6.324.516) Kế toán ghi vào sổ chi tiết của hàng gạch gốm kim loại chịu lửa phần xuất thành tiền số tiền là 6.324.516 đồng Như vậy, trị giá vốn của gạch gốm kim loại chịu lửa xuất bán trong tháng là: 674.283.060 + 6.324.516 = 680.607.576 đ Hai là: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty cần được tách riêng ra. Đối với các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, kế toán tập hợp và ghi theo các khoản mục chi phí tương ứng vào sổ chi tiết TK- 641 Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 131, 334... Đối với các chi phí liên quan đến quá trình quản lý toàn doanh nghiệp, kế toán tập hợp và ghi vào sổ chi tiết TK 642 theo các khoản mục chi phí doanh nghiệp tương ứng. Nợ TK 642 Có TK 111, 112, 131, 334, 338... Căn cứ vào sổ chi tiết TK 642 và các bảng phân bổ tháng 2 năm 2005, chi phí bán hàng tập hợp được là:162.335.798 đ, chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp được là:66.982.378 đồng. Theo em, Công ty có thể phân bổ chi phí bán hàng cho từng mặt hàng kinh doanh theo công thức: Chi phí bán hàng Tổng CPBH trong tháng Doanh thu Phân bổ cho = X của mặt Mặt hàng i Tổng doanh thu trong tháng hàng i Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có thể được tính toán phân bổ theo công thức trên. Khi đó chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng 2 năm 2005 của công ty được phân bổ cho hàng hoá là gạch gốm kim loại chịu lửa được xác định là: 162.335.798 Chi phí bán hàng = x 689.541.400 = 4.637.951 phân bổ 24.135.067.464 Chi phí quản lý 66.982.378 Doanh nghiệp = X 689.541.400 Phân bổ 24.135.067.464 = 1.913.693 Doanh thu của hàng là gạch gốm kim loại chịu lửa được tính toán xác định ở phần III.3.5. Ba là: Lãi tiền gửi theo chế độ kế toán hiện hành, Công ty không được coi là khoản giảm phí, không được sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp, mà phải coi đó là khoản thu nhập hoạt động tài chính. Kế toán ghi vào bảng kê số 2 và sổ chi tiết TK thu nhập hoạt động tài chính theo định khoản: Nợ TK 112 1.320.000 Có TK 711 1.320.000 III.3.3- Về các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Theo em Công ty nên thực hiện chính sách giảm giá hàng bán đối với khách hàng quen hoặc với khách hàng mua với số lượng lớn. Đối với khách hàng trả nợ trước thời hạn thoả thuận trong hơp đồng, Công ty sử dụng TK 811 – Chi phí hoạt động tài chính để hạch toán khoản giảm thu đối với số hàng này. Việc hạch toán giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại , chiết khấu được thực hiện như sau: TK 111,112,131 TK 531,532 TK 511 doanh thu GGHB, HBBTL Kết chuyển sang TK3331 Thuế GTGT TK 811 TK 911 Số tiền chiết khấu Kết chuyển sang III.3.4- Về khoản trích lập dự phòng. Công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ khó đòi ở mỗi niên độ kế toán. Đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty phải căn cứ vào tình hình giảm giá của hàng tồn kho thực tế theo từng loại hàng kinh doanh để xác định mức dự phòng theo công thức: Mức dự phòng Lượng hàng Giá hạch toán Giá thực tế giảm giá hàng = tồn kho giảm x trên sổ _ trên thị trường tồn kho giá tại thời kế toán tại thời điểm điểm 31/12/N 31/12/N Công ty có thể lập bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo mẫu biểu sau: bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho STT Tên hàng Giá hạch toán trên sổ kế toán Giá thực tế trên thị trường, ngày 31/12/N Dự phòng cần lập SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 ... Gạch gốm Kim loại chịu lửa Trục cán tinh Đầu máy khâu ...... Cộng Đối với lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi. Các khoản nợ được coi là nợ phải thu khó đòi khi:Nợ phải thu đã đếnhạn thanh toán từ hai năm trở lên,kể từ ngày hạn thu nợ đã kí kết trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, hoặc cam kết nợ công ty đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ. Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian chưa tới hai năm nhưng con nợ đanh trong thời gian xem xét giả thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn, hoặc đang bị cơ quan pháp luật xem xét, giam giữ... thì cũng được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi. Trên cơ sở đó công ty lập dự phòng, dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi.Bảng dự phòng khoản phải thu khó đòi: Nợ Số tiền % mất có thể Dự phòng Nợ quá hạn từ 2 năm đến 2,5 năm Nợ quá hạn từ 2,5 năm đến 3 năm Nợ quá hạn từ 3 năm đến 3,5 năm Nợ quá hạn từ 3,5 năm đến 4 năm Cộng Đối xới việc xử lý các khoản dự phòng hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi, công ty hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối năm trước vào khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh, đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau. Căn cứ vào mức dự phòng được tính, kế toán ghi sổ phản ánh như sau: TK 721 Tk139, 159 TK 642 Hoàn nhập dự phòng Lập dự phòng cho năm N+1 Ngày 31/12/N Ngày 31/12/ N III.3.5- Về sổ sách ghi chép. Một là: Công ty thực hiện hạch toán các khoản thu tiền ngay đối với khách thường xuyên, không qua sử dụng TK 131. Theo hoá đơn số 94297, DNTN Tiến Oanh thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán Công ty ghi: Nợ TK 111: 27.500.000 Có TK 511: 25.000.000 Có TK 3331: 2.500.000 Hiện nay công ty không mở sổ chi tiêt tiêu thụ theo dõi tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng. Nếu việc mở sổ chi tiết tiêu thụ cho từng mặt hàng được thực hiện, kế toán công ty có thể xác định được lỗ lãi của từng mặt hàng. Qua đó, ban lãnh đạo công ty có thể xác định được đâu là mặt hàng kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao, mặt hàng mũi nhọn của công ty. Từ đó công ty xây dựng và lựa chọn phương hướng kinh doanh có hiệu quả nhất cho công ty mình. Công ty có thể xây dựng mẫu sổ chi tiết theo mẫu dưới đây.Lấy tài liệu của mặt hàng kinh doanh là gạch gốm kim loại chịu lửa của Công ty trong tháng 2 năm 2002 ra làm ví dụ. Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng tháng 2 của Công ty, tập hợp các hoá đơn phản ánh việc tiêu thụ hàng Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic, doanh thu bán hàng tập hợp được là: ( Biểu số 15 ) Cuối tháng, công ty có thể lập bảng tổng hợp bán hàng và xác định kết quả bán hàng để phản ánh tổng hợp tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của các mặt hàng kinh doanh. ở đây, em xin mạnh dạn đưa ra một mẫu biểu mà theo em công ty có thể nghiên cứu và áp dụng. Mẫu này được xây dựng trên cơ sở công ty đã tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng.(Biểu số16) Phương pháp lập Bảng tổng hợp tiêu thụ và kết quả tiêu thụ: Mỗi loại hàng hoá được phản ánh trên một dòng của bảng. Dòng tổng cộng phản ánh số liệu tổng hợp của các chỉ tiêu theo cột. Cột 1:Phản ánh số thự tự của từng mặt hàng trên bảng kê số thứ tự tên mặt hàng mà Công ty đã lập Cột 2:Phản ánh tên mặt hàng theo các số thứ tự tương ứng Cột 3,4,5: Lấy số liệu tổng cộng trên sổ chi tiết bán hàng của từng mặt hàng để vào các chỉ tiêu tương ứng trên phần doanh thu. Cột 6: Lấy số liệu trên sổ chi tiết hàng hoá phần xuất – thành tiền của từng mặt hàng. Cột7: Lãi gộp được tính bằng cách: Lãi gộp = Doanh thu thuần – giá vốn hàng bán = (5) - (6) Cột 8,9 :Lấy số liệu tính toán , phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cuối tháng cho từng mặt hàng để ghi vào. Cột 10: Kết quả lãi, lỗ được tính bằng cách: Lãi, lỗ = Lãi gộp - CPBH - CHQLDN = (7) - (8) - (9) Lấy hàng hoá là gạch gốm kim loại chịu lửa silic làm ví dụ cụ thể để xác định kết quả tiêu thụ của mặt hàng này và việc trình bày trên bảng tổng hợp tiêu thụ và kết quả tiêu thụ. Bằng cách xác định tổng chi phí mua hàng phân bổ cho hàng và giá mua của hàng hoá đó kế toán xácđịnh giá vốn hàng xuất bán xuất bán của từng mặt hàng. ở phần III.3.2 ,em đã xác định giá vốn của gạch gốm kim loại chịu lửa. Tương tự như vậy, ta có thể xác định giá vốn hàng xuất bán của các hàng hoá và tính được số liệu tổng cộng giá vốn hàng xuất bán trong kỳ. Từ đó, ta có thể xác định được lãi gộp, lãi thuần của từng mặt hàng và số liệu tổng cộng lãi gộp, lãi thuần của hàng xuất bán trong kỳ theo cách tính đã được trình bày trong phương pháp lập Bảng. Do chi phí mua hàng tháng 2 đã phân bổ một phần cho hàng tồn cuối kỳ nên kết quả của bảng tổng hợp tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của tháng 2 em vừa xây dựng sẽ lớn hơn so với kết quả hoạt động kinh doanh thực tế tháng 2 của Công ty. kết luận Trên đây, em đã trình bày toàn bộ luận văn tốt nghiệp của em với đề tài: "Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam". Qua thời gian nghiên cứu lý luận và đi sâu tìm hiểu thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp thương mại, em nhận thấy rằng: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng hợp lý có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn chi phí, thu nhập, hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh. Việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng và tổ chức công tác kế toán nói chung thực sự là rất cần thiết. Trong cuốn luận văn này, vận dụng những kiến thức đã được học trong nhà trường em đã trình bày những lý luận cơ bản về Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Đồng thời, em cũng đã trình bày thực tế thực hiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng taị Công ty VINAGIMEX. Từ đó, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty. Do hạn chế về mặt lý luận cũng như kinh nghiệm thực tế nên trong quá trình nghiên cứu trình bày không tránh khỏi những sai sót, hạn chế. Một lần nữa em rất mong được sự chỉ bảo, giúp đỡ của các thầy cô giáo và các cán bộ kế toán của Công ty. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Năng Phúc - người đã chỉ bảo, hướng dẫn em nghiên cứu và trình bày cuốn luận văn này. Em xin trân thành cảm ơn ban lãnh đạo cùng các cán bộ kế toán của Công ty VINAGIMEX đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại đơn vị và hoàn thành cuốn luận văn này. sinh viên thực hiện Phạm trung Hiếu