Luận văn Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện

Đối với các dự án dịch vụ theo hình thức chỉ định thầu, chỉ định thực hiện (thông thường phải lập các dự toán theo định mức của nhà nước kèm theo các dự án thầu cung cấp thiết bị) bộ phận lập dự toán sẽ chuẩn bị hồ sơ thầu và có phê duyệt của phòng Kinh doanh vào bảng giá dự thầu. Việc chuẩn bị hồ sơ thầu nếu bộ phận lập dự toán không đủ nhân lực thực hiện sẽ trình lãnh đạo thành lập tổ thầu. 3. Xem xét và thành lập tổ thầu Sau khi xem xét Lãnh đạo Công ty ra quyết định: Nếu Công ty không đáp ứng được các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, trả lời Chủ đầu tư và lưu hồ sơ. Nếu gói thầu Công ty đáp ứng được Lãnh đạo phòng Kinh doanh cử nhân viên trong phòng phụ trách dựa theo phiếu giao việc . Nếu gói thầu quá lớn, vượt quá trách nhiệm phòng Kinh Doanh, Lãnh đạo Công ty ra quyết đinh thành lập tổ thầu. Lãnh đạo công ty xem tờ trình của Phòng Kinh doanh về các mặt kỹ thuật, vốn, hàng hoá. Tờ trình phải đảm bảo phân tích được các yếu tố kỹ thuật, tài chính và đánh giá được hiệu quả của dự án về mặt tài chính, cơ hội cho các dự án tới, cơ hội dịch vụ… Về mặt đánh giá hiệu quả tài chính, phải ít nhất phân tích được các chỉ tiêu sau: - Tổng giá vốn của hàng hóa và dự toán tổng chi phí cố định của dịch vụ: - Phí vốn (tính theo lãi suất cho vay của Ngân hàng). - Các phí bảo lãnh bảo hành, bảo lãnh thực hiện Hợp đồng, bảo lãnh dự thầu, chi phí quản lý từ khi mua hồ sơ đến khi có thông báo kết quả thầu. - Phí hải quan, vận chuyển. - Phí dự phòng (dự kiến 1% tổng giá vốn đối với các dự án cung cấp thiết bị và 7% đối với các dự án cung cấp dịch vụ). - Phí quản lý (dự kiến 1% tổng giá vốn đối với các dự án cung cấp thiết bị và 10% đối với các dự án cung cấp dịch vụ). - Lãi dự kiến của dự án (giá trị tuyệt đối và tương đối). Ví dụ: Trong gói thầu “Cung cấp thiết bị máy tính, thiết bị mạng, tủ RACK và bộ lưu điện” (Số: 115/HĐKT/CTIN- TV/2008). Giá trúng thầu: 279.594,24USD Giá vốn mua thiết bị dự kiến (Cisco): 62.050,00USD Giá vốn mua thiết bị server, máy tính xách tay: 95.630,00 USD Máy in, Modem, tủ Rack, UPS: 58.973,00USD Phí vốn: 19.183,00 USD Lắp đặt vận chuyển: 6.000,00USD Phí bảo lãnh + phí khác: 820,14 USD Phí quản lý + phí dự phòng: 2.795,94 USD Lợi nhuận: 34.141,85 USD, % lợi nhuận: 12,21% Quy đổi theo tỷ giá 1USD = 16.520 VND. * Nếu giải pháp đưa ra mà lãnh đạo công ty không phê duyệt, Phòng Kinh doanh có trách nhiệm lưu hồ sơ và thông báo từ chối tham gia dự thầu với Chủ đầu tư. * Nếu giải pháp đưa ra phù hợp, Phòng Kinh doanh có trách nhiệm kết hợp với Phòng Tài chính, phòng Hành chính và các Trung tâm chuẩn bị hồ sơ thầu. Tổ thầu cơ bản bao gồm: + Điều hành chung: Lãnh đạo phòng Kinh doanh. + Phụ trách trực tiếp: chuyên viên được phân công phụ trách của Phòng Kinh doanh. Chuyên viên này phải trực tiếp thực hiện và kiểm tra hạng mục, đơn giá chào thầu. + Các chuyên viên, đơn vị kết hợp: Phòng Kinh doanh: cam kết thương mại, bảo hành, cam kết điều khoản hợp đồng, cam kết dự thầu, tiến độ, hợp đồng chứng minh, phương án thi công, biện pháp an toàn VSMT và công nghiệp, hồ sơ kinh nghiệm, báo cáo tài chính, thư uỷ quyền, các hợp đồng liên danh, thầu phụ, các bảo lãnh dự thầu. Phòng Hành chính: sao, công chứng (nếu yêu cầu) các bản đăng ký kinh doanh, các giấy phép, văn bằng, hợp đồng chứng minh, đóng dấu và gửi hồ sơ dự thầu theo địa chỉ phòng Kinh doanh cung cấp, nộp lại Phòng kinh doanh theo thời gian quy định trong phiếu giao việc Phòng Viễn Thông –Tin Học, Các Trung tâm liên quan: chuẩn bị in ấn tài liệu, các cam kết kỹ thuật, các giải pháp kỹ thuật. Nộp lại Phòng kinh doanh theo thời gian quy định trong phiếu giao việc. 4. Tổng hợp hồ sơ thầu Các đơn vị phối hợp thực hiện theo phiếu giao việc nộp các phần thuộc trách nhiệm của mình cho phòng Kinh doanh trước ít nhất 3 ngày so với ngày đóng thầu trường hợp đặc biệt sẽ do cán bộ phụ trách gói thầu quyết định thời gian). Người phân công phụ trách gói thầu và lãnh đạo phòng kiểm tra lần cuối hồ sơ, ký tắt tất cả các trang trước khi trình lãnh đạo công ty ký hồ sơ. Hồ sơ phải đảm bảo tối thiểu đủ các yêu cầu bắt buộc theo hồ sơ mời thầu. 5. Phê duyệt hồ sơ. Sau khi tập hợp đầy đủ hồ sơ và kiểm tra lại lần cuối, phòng Kinh doanh trình hồ sơ dự thầu và phương án chào giá lên Lãnh đạo Công ty phê duyệt lần cuối trước khi nộp thầu. Nếu phương án của Phòng Kinh doanh/Tổ thầu không được chấp nhận, Phòng Kinhdoanh/Tổ thầu phải chuẩn bị lại hồ sơ dự thầu. Nếu phương án được chấp nhận, phòng Kinh doanh/Tổ thầu hoàn thiện lại hồ sơ dự thầu 6. Nộp hồ sơ dự thầu và trả lời các yêu cầu của chủ đầu tư. Sau khi có được sự phê duyệt của Lãnh đạo Công ty đối với hồ sơ thầu, Phòng Kinh doanh/Tổ thầu nộp hồ sơ và tham dự mở thầu. Hồ sơ dự thầu và các văn bản trả lời cũng như thông báo của Chủ đầu tư sẽ được lưu tại phòng Kinh doanh. Trong quá trình Chủ đầu tư chấm thầu, Phòng Kinh doanh kết hợp với Phòng Tài chính và các Trung tâm trả lời làm rõ các yêu cầu (nếu có) của Chủ Đầu tư và cập nhật hồ sơ. - Nếu dự án trúng thầu, Lãnh đạo công ty, Lãnh đạo Phòng Kinh doanh/Tổ thầu cử người tham gia thương thảo hợp đồng với Chủ đầu tư. - Nếu dự án không trúng thầu, Phòng Kinh doanh/Tổ thầu lưu hồ sơ. Sau mỗi dự án, Nhân viên được phân công phụ trách dự án có trách nhiệm đánh giá sơ bộ lý do trượt thầu vào phiếu thu thập thông tin đấu thầu . 7. Thương thảo và ký kết hợp đồng Lãnh đạo phòng Kinh doanh cử nhân viên hoặc trực tiếp tham gia thương thảo hợp đồng với chủ đầu tư dựa trên cơ sở hồ sơ thầu, báo cáo trực tiếp lên Lãnh đạo công ty phê duyệt trước khi ký kết hợp đồng. Hợp đồng soạn thảo, hoặc hồ sơ dự toán phải được thông qua Lãnh đạo phòng kinh doanh, Kế toán Trưởng và người phụ trách luật của Phòng Kinh doanh trước khi trình lãnh đạo (phụ lục 04). Lãnh đạo Công ty ký kết hợp đồng sau khi phê duyệt kết quả thương thảo của Phòng Kinh doanh. 8. Thực hiện hợp đồng: Sau khi hợp đồng được ký kết, các đơn vị liên quan thực hiện theo Quy trình cung cấp dịch vụ viễn thông, quy trình cung cấp dịch vụ tin học. Khi hợp đồng về đến phòng Kinh doanh thực hiện như sau: - Bộ phận lưu trữ của Phòng Kinh doanh Scan hợp đồng và cập nhật vào Chương trình quản lý hợp đồng, đồng thời lưu 1 bản gốc vào tủ lưu trữ hồ sơ theo từng khách hàng mà phòng đã quy định. - Chuyển 1 bản gốc cho phòng tài chính. - Thực hiện bảo lãnh thực hiện hợp đồng (mục này tuỳ khách hàng, có thể làm trước khi ký hợp đồng). Bộ phận lưu trữ lưu 1 bản sao bảo lãnh thực hiện hợp đồng cùng với hợp đồng. 9. Phân tích hợp đồng: Sau khi ký kết hợp đồng, phòng Kinh doanh phân loại hàng hoá dịch vụ và thực hiện các bước sau: Làm lệnh sản xuất cho các đơn vị sản xuất: giao hàng và lắp đặt (nếu là hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc hợp đồng cung cấp thiết bị có phần dịch vụ): thông tin rõ giao khoán hay không khoán công trình.(Phụ lục 05) Đề nghị phòng Tài chính mua những mặt hàng phụ trợ, mặt hàng thông dụng trong nước theo với yêu cầu chi tiết kèm theo. Bộ phận xuất nhập khẩu và nhập hàng phòng kinh doanh làm thủ tục nhập hàng, mua hàng đối với các vật tư, thiết bị chính như phiếu thông tin đấu thầu đã được giám đốc phê duyệt: + Xây dựng hợp đồng nhập khẩu/mua bán. + Theo dõi tiến độ, thanh toán cùng với phòng tài chính. + Tiếp nhận hàng tại Hải quan/bên bán. + Chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ. + Sao 1 bộ chứng từ như hợp đồng yêu cầu cùng chỗ lưu trữ với hợp đồng. Thực hiện cập nhật thông tin vào chương trình quản lý hợp đồng. 10. Triển khai: Căn cứ vào lệnh sản xuất, các Trung tâm, Chi nhánh sẽ xin lĩnh vật tư hàng hoá - đề nghị xuất kho để bàn giao và tiến hành lắp đặt. Phòng Tài chính có trách nhiệm xuất hàng theo yêu cầu có xác nhận của phòng kinh doanh, đồng thời tiến hành gửi hàng hoá tới địa chỉ khách hàng (nếu hàng hoá không cần phải trực tiếp bàn giao hoặc hàng hoá cấp bổ sung, cấp thêm thuộc dự án). Phòng Tài chính mua bảo hiểm vận chuyển nếu cần thiết. Các Trung tâm, Chi nhánh sẽ triển khai các dịch vụ theo hợp đồng. Các chi phí phát sinh ngoài quy định tài chính của công ty phải xin ý kiến người quản lý dự án thuộc phòng Kinh doanh. Các phát sinh này phải lấy xác nhận sau khi hoàn tất công trình để làm chứng từ thanh quyết toán nội bộ với phòng Tài chính. Các Trung tâm sau khi thực hiện xong dự án có trách nhiệm tổng hợp Biên bản nghiệm thu chuyển tới phòng Tài chính kiểm tra và có xác nhận của phòng Tài chính về việc xuất, nhập vật tư cho các dự án để phòng Kinh doanh có số liệu thanh quyết toán với khách hàng. Thực hiện cập nhật thông tin vào chương trình quản lý hợp đồng. Đơn vị được giao phụ trách lắp đặt được coi là hoàn tất công việc được giao khi giao nộp lại phòng Kinh doanh các hồ sơ, chứng từ sau: - Biên bản bàn giao hàng hoá vật tư. - Biên bản nghiệm thu công trình. - Hồ sơ hoàn công (nếu yêu cầu) 11. Tập hợp chứng từ và quyết toán nội bộ: Phòng Kinh doanh tiếp nhận toàn bộ chứng từ do các Trung tâm, Xưởng, Chi nhánh chuyển lên sau khi đã có xác nhận của phòng Tài chính như mục trên và thực hiện như sau: Chuyển cho Bộ phận lưu trữ 1 bản để lưu cùng hợp đồng. Chuyển 1 bộ gốc cho phòng tài chính đồng thời đề nghị phòng Tài chính xuất hoá đơn tài chính, biên bản bàn giao hồ sơ (Phụ lục 06). Phòng Kinh doanh thực hiện bảo lãnh bảo hành (nếu có). Lưu 1 bản sao cùng với hợp đồng. Đối với hợp đồng cho thuê, phòng Kinh doanh thực hiện thêm phần mua bảo hiểm lần 1 cho hợp đồng. Bảo hiểm các năm sau do phòng Tài chính thực hiện. Đối với các khoản chi phí tuân thủ theo đúng quy chế tài chính nội bộ của Công ty, các Trung tâm, Xưởng, Chi nhánh sau khi thực hiện xong công trình chuyển chứng từ trực tiếp cho phòng tài chính để thanh quyết toán nội bộ theo quy chế tài chính của công ty. 12. Thanh quyết toán với khách hàng: Sau khi hồ sơ thanh lý được hoàn thiện sẽ được chuyển sang Phòng Tài chính để làm thanh lý hợp đồng (Phụ lục 07). Nhân viên được phân công phụ trách của Phòng Tài chính có trách nhiệm theo dõi việc viết hoá đơn và thanh toán với khách hàng. 2.6 Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện 2.6.1 Hạch toán doanh thu 3.6.1.1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện là tổng giá trị thực hiện trong kỳ do việc cung ứng hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện được hạch toán trên tài khoản 511. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ bán hàng được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái (vào máy), sổ chi tiết tài khoản. Cuối quí, kế toán khóa sổ, cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có. Cuối quý căn cứ vào báo cáo bán hàng, sổ chi tiết doanh thu, kế toán đối chiếu, kiểm tra với các sổ sách có liên quan sau đó số liệu được phản ánh trên sổ chi tiết và vào sổ cái tài khoản 511 (vào máy vi tính) làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính quí. Bảng 3. 4: Doanh thu từ các lĩnh vực kinh doanh của Công ty (ĐVT: Triệu đồng) Khoản mục Năm 2007 Năm 208 Năm 209 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng 1.DT bán thành phẩm 3.275 2,08% 3.016 0,8% 273 0,1% 2.DT CCDV 53.435 33,88% 62.812 16,9% 95.887 18,9% 3.DT kinh doanh HH 100.989 64,04% 305.057 82,3% 411.133 81,0% Tổng doanh thu 157.699 100% 370.885 100,0% 507.293 100,0% (Nguồn: Phòng Tài Chính) Tổng doanh thu của Công ty tăng dần qua các năm. Năm 2007doanh thu của Công ty là 157.699 triệu đồng, năm 2008 doanh thu của Công ty tăng lên 2,35 lần so với năm 2007 tương ứng với 370.885 triệu đồng và đến năm 2009 doanh thu đã lên tới 507.293 triệu đồng. Qua bảng trên ta thấy doanh thu chủ yếu của Công ty là doanh thu kinh doanh hàng hoá và qua các năm thì tỷ trọng của Doanh thu kinh doanh hàng hoá ngày càng cao. Doanh thu bán hàng hoá năm 2007 là 64,04%, năm 2008 đã là 82,3%, năm 2009 là 81,0% tổng doanh thu. Doanh thu bán hàng hoá là doanh thu chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu của Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện. Doanh thu bán hàng hoá của Công ty chủ yếu là doanh thu bán thiết bị XN kinh doanh (TK 51112) và doanh thu bán hàng hoá thiết bị tin học (TK 51115). Ngoài ra còn doanh thu bán hàng hoá khác (TK 51118). Doanh thu bán thành phẩm của Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện là doanh thu bán thành phẩm điện thoại (TK 51122), doanh thu bán thành phẩm cơ khí (TK 51123), doanh thu bán thành phẩm thiết bị cảnh báo (TK 51126), doanh thu bán thành phẩm khác (TK 51128). Trong các loại doanh thu bán thành phẩm này thì doanh thu bán thành phẩm thiết bị cảnh báo có doanh thu cao nhất. Về Doanh thu cung cấp dịch vụ của Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện gồm doanh thu cung cấp dịch vụ lắp đặt (TK 51131): Lắp đặt di động, lắp đặt khác; doanh thu cung cấp dịch vụ duy tu bảo dưỡng, ứng cứu, cung cấp dịch vụ sửa chữa thiết bị (TK 51132); doanh thu cung cấp dịch vụ tin học (TK 51133); doanh thu cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị (TK 51137); doanh thu cung cấp dịch vụ khác (TK 5118). 2.6.1.2 Doanh thu hoạt động tài chính Hoạt động tài chính là hoạt động giao dịch liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính, cho vay vốn, góp vốn liên doanh, chuyển nhượng chứng khoán ngắn hạn, giao dịch bán chứng khoán, lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán, đầu tư khác, khoản lỗ, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và bán ngoại tệ. Tại Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện doanh thu hoạt động tài chính là các khoản lãi từ tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào chứng từ gốc bao gồm: Giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu, để ghi, ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 515. Cuối mỗi quý kế toán kiểm tra đối chiếu và khóa sổ, cộng số phát sinh nợ, có căn cứ vào đó lập Bảng cân đối số phát sinh để xác định kết quả kinh doanh. Qua tìm hiểu tại Công ty, tài khoản của Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện được mở tại một số Ngân hàng: Ngân hàng đầu tư và phát triển VN - CN Quang Trung, Ngân hàng Ngoại thương Trung Ương, Ngân hàng Thương mại CP Hàng Hải – Hà Nội. Theo số liệu quí IV năm 2009 tổng số tiền lãi thu được từ lãi tiền gửi ngân hàng là: 407.988.482 đồng hạch toán kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái là: 202.733.083 đồng tính lãi tiền ký quỹ mở L/C là: 30.656.317 đồng. Hạch toán cổ tức năm 2009 Công ty VNTT trả: 257.743.934 đồng, Hạch toán chênh lệch tỷ giá các hợp đồng vay đã hoàn thành trong năm 2009: 96.335.910 đồng được kế toán định khoản: Nợ TK 112: 407.988.482 Nợ Tk 331: 202.733.083 Nợ TK 141: 30.656.317 Nợ TK 3383: 257.743.934 Nợ TK 315: 96.335.910 Có TK 515: 995.457.726 Cuối quí kế toán kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính để xác định kết quả: Nợ TK 515: 995.457.726 Có TK 911: 995.457.726 2.6.1.3 Thu nhập khác Thu nhập khác là các khoản doanh thu ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp bao gồm: Thu nhập từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ. Các khoản tiền thưởng của khách hàng liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ không tính trong doanh thu. Các khoản thu nhập khác của Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện là: Hạch toán kết chuyển tiền chênh lệch mua bán bất động sản, thanh lý TSCĐ, công cụ dụng cụ tồn kho, không sử dụng được. Trình tự hạch toán tài khoản thu nhập khác tại Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện như sau: Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó lập chứng từ ghi sổ rồi vào sổ chi tiết tài khoản. Cuối quí, chuyển giá trị thực tế sang sổ cái, hạch toán xác định kết quả kinh doanh. Trong quí IV năm 2009 các khoản thu nhập khác của Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện bao gồm các khoản: Kết chuyển tiền chênh lệch số dư công nợ phải thu, thanh lý công cụ dụng cụ, vật dụng không sử dụng: 30.419.910 đồng; Kết chuyển chênh lệch tiền hàng: 2.505.285.968 đồng; Hạch toán tiền bồi thường mất máy tính: 1.000.000 đồng. Kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 131: 30.419.910 Nợ TK 331: 2.505.285.968 Nợ TK 138: 1.000.000 Có TK 711: 2.536.705.878 Cuối quí kế toán tiến hành kết chuyển thu nhập khác để xác định kết quả: Nợ TK 711: 2.536.705.878 Có TK 911: 2.536.705.878 2.6.2 Hạch toán các khoản chi phí 2.6.2.1 Giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là giá trị thực tế của hàng hoá, sản phẩm được xác định đã tiêu thụ trong kỳ. Đối với doanh nghiệp thương mại giá vốn hàng bán là giá trị thực tế xuất kho của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá vốn được xác định là giá thành thực tế của lao vụ, dịch vụ hoàn thành được xác định đã tiêu thụ trong kỳ kế toán. Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Giá vốn hàng bán là giá trị thực tế của hàng xuất bán trong kỳ được tính theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền 1 lần vào cuối quý (Trừ hàng không có mã thẻ Công ty xác định giá vốn theo phương pháp thực tế đích danh). Công ty là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực Viễn thông tin học ngành nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất và kinh doanh các thiết bị dịch vụ tư vấn trong lĩnh vực Viễn thông và Tin học Bưu điện nên các mặt hàng kinh doanh của Công ty là rất đa dạng. Do đó kế toán phải lập bảng kê số 8 phản ánh chi tiết cho từng loại hàng hoá. Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kế toán ghi vào bảng kê số 8 ( bảng kê nhập xuất tồn): đối với hàng thực nhập trong kỳ kế toán ghi số lượng và giá trị nhập kho của từng loại hàng hoá, đối với hàng xuất bán trong kỳ, kế toán chỉ ghi vào cột số lượng. Cuối quí kế toán tính giá thực tế xuất kho của từng loại hàng hoá đã xuất trong kỳ và phản ánh vào cột giá trị hàng hoá xuất bán trên máy vi tính. Cuối quý kế toán đối chiếu số lượng hàng hoá đã nhập kho, xuất bán trên thẻ kho với bảng kê số 8, xác nhận việc ghi chép của thủ kho và ký nhận số chứng từ thủ kho bàn giao. Sau đó kế toán sẽ tính giá trị thực tế xuất kho của từng loại hàng hoá đã tiêu thụ trong quí, và tiến hành ghi vào cột giá trị của hàng xuất bán trên bảng kê số 8. Cuối quí căn cứ vào bảng kê số 8 kế toán lập bảng cân đối hàng hoá tổng hợp để phản ánh giá trị, số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ của tất cả các loại hàng hoá. Cuối cùng là phản ánh giá vốn hàng hóa xuất kho vào sổ chi tiết tài khoản làm căn cứ cuối quí xác định kết quả kinh doanh. Bảng 3.5: Giá vốn hàng bán quí IV năm 2009 (ĐVT: Đồng) Tên Vật Tư Giá vốn Giá vốn hàng bán công trình lắp đặt 695.981.764 Giá vốn hàng bán công trình: Duy tu bảo dưỡng 3.434.378.338 Giá vốn hàng bán công trình: Tin học 1.837.663.831 Giá vốn hàng bán hoạt động cho thuê thiết bị 3.528.465.662 Giá vốn hàng bán công trình khác 270.727.430 Giá vốn hàng bán thành phẩm 304.327.656 Giá vốn hàng bán thiết bị tin học 51.805.923.842 Giá vốn hàng bán của xí nghiệp kinh doanh 23.446.717.641 Tổng giá vốn 85.324.186.164 (Nguồn: Phòng Tài Chính) Qua nghiên cứu quá trình hạch toán giá vốn hàng bán của Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện thấy rằng phòng Tài chính đã tổ chức hạch toán giá vốn khoa học, chính xác và đầy đủ. Giá vốn của hàng xuất bán được tính riêng cho từng loại hàng hóa, công trình và chi tiết đến từng hợp đồng. 2.6.2.2 Chi phí tài chính Chi phí tài chính gồm những khoản chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính, chi phí cho vay vốn và đi vay vốn. Chi phí tài chính của Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện là khoản chi phí trả lãi vay, khế ước, hạch toán chênh lệch tỷ giá. Để hạch toán chi phí tài chính kế toán sử dụng tài khoản 635. Khoản lãi vay phải trả được theo dõi chi tiết theo từng khoản vay, từng đối tượng vay trên sổ chi tiết tiền vay. Hàng tháng căn cứ vào sổ chi tiết tiền vay, kế toán xác định số lãi vay phải trả cho từng hợp đồng vay phải trả cho từng hợp đồng vay, đối tượng vay vốn. Sau đó thực hiện trả lãi vay. Căn cứ vào các phiếu chi giấy báo nợ, kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản. Cuối tháng kế toán vào sổ cái căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản. Trong quí IV năm 2009, ngân hàng thu lãi tiền vay/khế ước: 1.599.865.615 đồng. Hạch toán chênh lệch tỷ giá các hợp đồng đã thanh toán: 15.839.163 đồng, kết chuyển chênh lệch tỷ giá: 11.438.444.787 đồng. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 635: 13.054.140.565 Có TK 112: 1.599.865.615 Có TK 331: 15.839.163 Có TK 413: 11.438.444.787 Cuối quí kết chuyển chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911: 13.054.140.565 Có TK 635: 13.054.140.565 2.6.2.3 Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng của Công ty là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bảo quản và tiến hành hoạt động bán hàng bao gồm: Chi phí chào hàng, chi phí bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Chi phí bán hàng của Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện được hạch toán trên tài khoản 641, có 3 tài khoản cấp 2: TK 6415: Chi phí bảo hành, Tk 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài, Tk 6418: Chi phí tiền khác. Chi phí bảo hành: (TK 6415): Phản ánh các khoản chi phí liên quan đến bảo hành sản phẩm hàng hoá, các trạm lắp đặt… Chi phí dịch vụ mua ngoài: (TK 6417): Phản ánh các chi phí mua ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng: Chi phí thuê ngoài sửa chữa, bốc xếp, thuê kho bãi, thuê vận chuyển, hoa hồng trích cho bán hàng… Chi phí bằng tiền khác ( TK 6418): Phản ánh các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên: Chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng… Căn cứ để hạch toán chi phí bán hàng là các phiếu chi, giấy báo nợ, bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng trích khấu hao TSCĐ được kế toán TSCĐ lập vào cuối mỗi quí và phân bổ cho các đối tượng liên quan. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu chi, giấy báo nợ, và các chứng từ liên quan tiến hành vào chứng từ ghi sổ, sổ quỹ tiền mặt và sổ thẻ tài khoản chi tiết. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản để hệ thống hoá các chi phí bán hàng đã phát sinh. Cuối quí căn cứ vào sổ tài khoản chi tiết lập bảng tổng chi phí bán hàng. Từ đó kế toán tiến hành lập bảng cân đối chi phí bán hàng và bảng tổng hợp chi tiết để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh. Trong quí IV năm 2009, Chi phí bán hàng của Công ty được tổng hợp như sau: Bảng 3.6 : Tổng hợp chi phí bán hàng quí IV năm 2009 (ĐVT: Đồng) Diễn giải Giá trị (đồng) Cơ cấu (%) Chi phí bảo hành 2.635.746 0,2 Chi phí dịch vụ mua ngoài 661.521.805 51,2 Chi phí bằng tiền khác 626.870.416 48,6 Cộng 1.291.027.967 100,00 (Nguồn: Phòng Tài chính) Qua bảng 3.6 ta thấy tổng chi phí bán hàng của Công ty năm 2009 là 1.291.027.967 đồng. Trong đó chi phí dịch vụ mua ngoài là lớn nhất chiếm tới 51,2%, gây ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đặc điểm riêng của Công ty, trong việc thi công lắp đặt các trạm thu phát sóng… tại các tỉnh thành phố trong cả nước, để đáp ứng được thời gian thi công, hoàn thành dự án đúng thời gian hạn mức của hợp đồng, Công ty phải thuê người bốc vác, vận chuyển thiết bị phục vụ công trình thi công. Ngành nghề chính của Công ty là kinh doanh trong lĩnh vực Viễn thông – Tin học Bưu điện nên chi phí bảo hành tuy không nhiều nhưng không thể thiếu đối với ngành này, chi phí bảo hành của Công ty chiếm 0,2% tổng chi phí bán hàng. Còn lại là các chi phí bằng tiền khác chiếm 48,6%. 2.6.2.4 Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện gồm những khoản chi phí như: Chi phí nhân viên quản lý; chi phí vật liệu quản lý; chi phí đồ dùng văn phòng; chi phí khấu hao TSCĐ; thuế phí và lệ phí; chi phí dự phòng; chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền điện thoại, tiền điện, tiền internet, tiền nước uống, sinh hoạt, chi phí sửa chữa TSCĐ); chi phí bằng tiền khác (ăn giữa ca, công tác phí, chi phí hội họp, chi phí đào tạo, phí làm thầu,…). Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty được hạch toán trên tài khoản 642. Quá trình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tương tự như chi phí bán hàng. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu chi, giấy báo nợ và các chứng từ có liên quan kế toán tiến hành vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó lập chứng từ ghi sổ và vào sổ cái tài khoản, từ đó làm căn cứ cuối quí lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Sau khi tổng hợp Chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp doanh thu của từng mặt hàng và tất cả các mặt hàng để tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho cụ thể. Bảng 3.7: Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp trong quí IV năm 2009 (ĐVT: Đồng) Diễn giải Giá trị (đồng) Cơ cấu(%) 1. Chi phí nhân viên quản lý 778.649.434 8,49 2. Chi phí vật liệu quản lý 13.201.632 0,14 3. Chi phí đồ dùng văn phòng 91.879.358 1,00 4. Chi phí khấu hao TSCĐ 342.773.158 3,74 5. Thuế, phí và lệ phí 1.466.514.854 15,99 6. Chi phí dự phòng 1.858.651.249 20,27 7. Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.899.335.224 20,71 8. Chi phí bằng tiền khác 2.718.499.784 29,65 Tổng 9.169.504.693 100 (Nguồn: Phòng Tài chính) Qua bảng 3.7 tổng hợp chi phí quản lý ta thấy tổng chi phí quản lý của doanh nghiệp năm 2009 là 9.169.504.693 đồng. Trong đó chi phí bằng tiền khác chiếm tỷ lệ lớn nhất chiếm 29,63% tổng chi phí tương ứng với 2.718.499.784 đồng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí dự phòng chiếm tỷ lệ cao sau chi phí bằng tiền khác, chi phí dịch vụ mua ngoài chiếm 20,71% tổng chi phí, chi phí dự phòng chiếm 20,27% tổng chi phí. Các khoản thuế, phí và lệ phí chiếm 15,99%. Các khoản chi phí này doanh nghiệp có thể điều chỉnh được, vì vậy Công ty cần chú ý hơn trong việc cắt giảm chi phí bằng tiền khác, những chi phí khác không thật sự cần thiết nhằm tiết kiệm các khoản chi phí này. Chi phí nhân viên quản lý là 778.649.434 đồng chiếm 8,49% tổng chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khấu hao tài sản cố định chiếm 3,74 % tổng chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí đồ dùng văn phòng chiếm 1,0% tổng chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.6.2.5 Chi phí khác Chi phí khác là những khoản chi phí phát sinh trong kỳ hạch toán mà doanh nghiệp không dự tính trước được hoặc có dự tính nhưng ít có khả năng xảy ra. Khoản chi phí khác của Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện là tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, tiền nộp phạt hành chính. Thanh toán tiền phạt hợp đồng do giao hàng chậm, nộp phạt hành chính do mất hoá đơn. Trong quí IV hạch toán giá vốn hàng hóa thanh lý năm 2009 (hàng hóa, hàng gửi bán) số tiền: 242.673.044 đồng. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 811: 242.673.044 Có TK 156: 216.864.431 Có TK 157: 25.808.613 Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh và được đinh khoản như sau: Nợ TK 911: 242.673.044 Có TK 811: 242.673.044 2.6.3 Xác định kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định biểu hiện bằng số tiền lãi lỗ. Kết quả sản xuất kinh doanh là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua phân tích kết quả kinh doanh và các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh kế toán có thể đưa ra những kết luận cần thiết cho việc hoạch định chiến lược kinh doanh. Để xác định kết quả kinh doanh của Công ty, kế toán sử dụng sổ chi tiết các tài khoản và sổ cái các tài khoản liên quan. Công ty tiến hành xác định kết quả kinh doanh vào cuối mỗi quý. Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp đối chiếu giữa các sổ chi tiết các tài khoản và các bảng kê liên quan. Sau đó sẽ ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản trong quý và vào sổ cái các tài khoản. Cuối quí kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính, chi phí khác, vào bên nợ của TK 911. Bên có sẽ là tổng hợp từ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác trong kỳ. Việc xác định kết quả kinh doanh được tính theo trình tự các bước như sau: 1. Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – các khoản giảm trừ = 507.293.632.339 – 191.769.500 = 507.101.862.839 2. Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – giá vốn hàng bán = 507.101.862.839 – 434.244.245.215= 72.857.617.624 3. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Lãi gộp + thu tài chính – chi tài chính – ( Chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp) = 72.857.617.624 + 1.779.868.693 – 26.585.094.181 – (871.284.495 + 21.923.952.551) = 25.257.155.090 4. Lợi nhuận khác = Thu nhập khác – chi phí khác = 188.478.843 – 0 = 188.478.843 5. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế = lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh + lợi nhuận khác = 25.257.155.090 + 188.478.843 = 25.445.633.933 6. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp = 7.031.609.200 7. Lợi nhuận sau thuế = 18.414.024.733 Qua tính toán xác định kết quả kinh doanh của Công ty ta thấy: Năm 2009 Công ty kinh doanh có lãi là: 18.414.024.733 đồng, tài khoản này chủ yếu là lãi từ hoạt động kinh doanh, chứng tỏ Công ty đã tổ chức kinh doanh hiệu quả. Tuy lợi nhuận gộp từ hoạt động kinh doanh là: 72.857.617.624 đồng nhưng chi phí của hoạt động kinh doanh cũng rất cao như chi phí tài chính là: 26.585.094.181 đồng và chi phí quản lý doanh nghiệp là: 21.923.952.551 đồng làm giảm lãi. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh là: 25.257.155.090 đồng. Sơ đồ 3.4 : Hạch toán kết quả kinh doanh năm 2009 TK 911 TK 811 TK 8211 TK 635 TK 421 TK 642 TK 641 TK 711 TK 515 TK 511 TK 632 K/C giá vốn hàng bán 434.244.245.215 K/C Chi phí khác 0 K/C Chi phí QLDN 21.923.952.551 K/C Lãi 18.414.024.733 K/C chi phí bán hàng 871.284.495 K/C Chi phí tài chính 26.585.094.181 K/C Chi phí thuế TNDN 7.031.609.200 K/C Doanh thu thuần 507.101.862.839 K/C Thu nhập tài chính 1.779.868.693 K/C Thu nhập khác 188.478.843 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG – TIN HỌC BƯU ĐIỆN 3.1 Thực trạng công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện Qua tìm hiểu và khảo sát tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện chỉ ra được mặt đạt được và những hạn chế của Công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện. 3.1.1 Những mặt đạt được Ở công ty, tổ chức bộ máy kế toán của công ty tương đối gọn nhẹ, khoa học, Giám đốc, kế toán trưởng của công ty đã phân từng khâu phù hợp với trình độ, năng lực của từng người. Đội ngũ kế toán được đào tạo cơ bản, nắm chắc nghiệp vụ, chuyên môn, có ý thức trách nhiệm cao, nhiệt tình trong công tác, đồng thời giữ đúng nguyên tắc tài chính kế toán. Bên cạnh đó đội ngũ kế toán của Công ty biết sử dụng thành thạo các phần mền kế toán máy vào trong việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Giúp công tác quyết toán được hoàn thành nhanh, gọn, chính xác, do vậy báo cáo tài chính được lập đầy đủ, kịp thời, chính xác, đúng chế độ. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đơn giản dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập - xuất hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng. Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh kịp thời, chính xác, đảm bảo đúng nguyên tắc hạch toán tiêu thụ hàng hóa đã cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của công ty. Kế toán đã ghi chép được đầy đủ tình hình xuất, bán hàng hóa, thanh toán tiền hàng, phản ánh được trị giá tồn kho, đồng thời cũng phản ánh chính xác doanh thu bán hàng của đơn vị. Thông qua đó giúp cho Ban Lãnh đạo nắm được tình hình kinh doanh cụ thể hơn, từ đó đề ra các kế hoạch tiêu thụ sát với tình hình thực tế hơn. Về chứng từ kế toán của công ty: Việc tổ chức lập chứng từ luân chuyển, sử dụng chứng từ hay bảo quản chứng từ đều căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, trên cơ sở đảm bảo đúng nguyên tắc, chế độ và phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ kế toán hiện nay, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Trong suốt thời gian qua công ty luôn chấp hành các chế độ, chính sách thuế của Nhà nước, kê khai thuế GTGT và nộp thuế hàng tháng chính xác, đầy đủ, kịp thời theo đúng các biểu mẫu của Nhà nước đã ban hành. Nói tóm lại công ty đã mở các loại sổ sách kế toán hợp lý để phản ánh với giám đốc tình hình kinh doanh, tiêu thụ, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vì vậy góp phần bảo vệ tài sản của công ty trong lĩnh vực lưu thông. Công ty chủ yếu dùng vốn vay ngắn hạn của ngân hàng để làm vốn kinh doanh. Sở dĩ như vậy, công ty có thể vay ngân hàng với khối lượng lớn là do công ty làm ăn có hiệu quả tạo được uy tín với ngân hàng. Bên cạnh những mặt đạt được Công ty vẫn còn một số hạn chế và khó khăn tồn tại trong Công ty. 3.1.2 Hạn chế Công ty tuy đã có hệ thống mã thẻ kho cho các loại vật tư, thiết bị nhưng công tác quản lý hàng kho chưa được chú trọng, dẫn đến vật tư thiết bị tồn đọng trong kho còn nhiều nhưng không được cập nhật tới các đối tượng quan tâm. Có nhiều vật tư thiết bị có giá trị lớn do quá trình lưu kho dẫn tới tình trạng không còn sử dụng được nữa do đã lạc hậu, hoặc hỏng hóc, không còn sử dụng tiếp gây lãng phí tài sản của Công ty. Quản lý trang thiết bị còn chưa gọn gàng, thiếu khoa học. Theo lý thuyết tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2 : TK 1561(giá mua hàng hóa), TK 1562 (Chi phí thu mua hàng hóa) và TK 1567 (Hàng hóa bất động sản). Trong thực tế các tài khoản mà công ty sử dụng, chỉ có TK 1561 và TK 1567, không sử dụng TK 1562 nên mọi chi phí hàng hóa đều kết chuyển thẳng vào TK 641. Ví dụ như chi phí thùng cát tông, đóng bìa... hạch toán vào TK 641. Đó cũng là một hạn chế trong công tác hạch toán kế toán của Công ty. Việc xác định giá vốn của Công ty còn chưa tuân theo quy tắc nhất quán : Công ty đang sử dụng 2 phương pháp tính giá vốn là phương pháp thực tế đích danh và phương pháp Bình quân gia quyền. Việc thực hiện mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, tăng vốn điều lệ theo nghị quyết đại hội cổ đông bất thường năm 2007 không thực hiện được theo đúng kế hoạch do sự phê duyệt chậm trễ của Ủy Ban chứng khoán nhà nước làm ảnh hưởng đến tình hình tài chính của Công ty. Trình độ năng lực quản lý, điều hành, quản lý dự án: Không đồng đều, còn yếu và thiếu cán bộ quản lý giỏi, việc quản lý điều hành còn chưa sâu sát, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Trình độ cán bộ kỹ thuật trong một số lĩnh vực còn yếu và thiếu, đặc biệt ở những lĩnh vực cần hàm lượng chất xám cao. Công tác đào tạo còn chưa theo kịp với sự phát triển của công nghệ, còn thiếu nhiều cán bộ kỹ thuật, chuyên gia kể cả trong lĩnh vực truyền thống lẫn lĩnh vực mới của Công ty. Đặc biệt thiếu chuyên gia kỹ thuật, chuyên viên kinh doanh hiểu biết và được đào tạo về mạng NGN, chuyên gia kỹ thuật và cán bộ dự án để tham gia vào dự án BCCS (mạng quản lý điều hành sản xuất tập trung). 3.2 Quan điểm về hoàn thiện kế toán bán hàng 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng Hạch toán kế toán ra đời là một nhu cầu tất yếu khách quan của sự phát triển kinh tế xã hội loài người. Đó là một công cụ đắc lực trong việc quản lý các hoạt động kế toán tài chính. Tuỳ từng thời kỳ mà kế toán được sử dụng sao cho phù hợp với mục tiêu, chính sách của Đảng và Nhà nước mà không ngoài nội dung phục vụ cho quản lý hoạt động kế toán tài chính trong giai đoạn đó. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, việc hạch toán kế toán thế nào là phụ thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, Nhà nước chỉ có những thông tư hướng dẫn để các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào điều kiện, tình hình cụ thể của mình mà vận dụng cho thích hợp. Tuy nhiên, chế độ kế toán mới ban hành phát sinh nhiều vấn đề trong thực tế cần phải hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy, yêu cầu đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng là một nhu cầu hết sức cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong ngành thương mại cũng như trong toàn bộ nền kinh tế. Đối với doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá thì nghiệp vụ bán hàng là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, phản ánh kết quả kinh doanh trong một thời kỳ. Vì thế kế toán nghiệp vụ bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, cung cấp những tài liệu về quá trình tiêu thụ hàng hoá giúp cho việc đánh giá chất lượng tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng tốc độ chu chuyển vốn từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ đó cho thấy kế toán nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò quan trọng trong công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Đó chính là lý do để mỗi một doanh nghiệp thương mại phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng của mình. 3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng Để đưa ra được những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng phải đảm bảo được một số yêu cầu như sau : - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp và cơ chế tài chính hiện hành. Mỗi quốc gia đều có các cơ chế quản lý kế toán nhất định và hệ thống chế độ kế toán được ban hành phù hợp với cơ chế quản lý kế toán của quốc gia đó. Do vây, mỗi đơn vị kế toán cụ thể phải chấp hành đúng chế độ và vận dụng sao cho phù hợp với đơn vị mình, có thể cải tiến một cách linh hoạt không trái với các quy định, thể lệ của Nhà nước. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sơ phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vận dụng, sửa đổi trong phạm vi nhất định của hệ thống kế toán sao cho thích ứng với đặc điểm, yêu cầu riêng của doanh nghiệp và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. - Phải đảm bảo đáp ứng được những thông tin chính xác, kịp thời với yêu cầu quản lý, đảm bảo tiết kiệm chi phí làm sao đem lại hiệu quả cao nhất, lãi cho doanh nghiệp. 3.3 Một số giải pháp hoàn thiện Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện tôi xin đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán của Công ty nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Viễn thông Tin - học Bưu điện nói riêng : Về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh : Hiện nay Công ty hạch toán chi phí quản lý và chi phí bán hàng là đầy đủ và chính xác tuy nhiên Công ty không sử dụng bảng kê số 5 để phản ánh các khoản chi phí này, nên các chi phí này không được hạch toán một cách hệ thống, khó khăn trong kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Để hạch toán các khoản chi phí này đầy đủ chính xác và có hệ thống hơn, Công ty nên sử dụng thêm bảng kê số 5 để hạch toán. Và Công ty cũng nên tập hợp chi phí quản lý daonh nghiệp và chi phí bán hàng vào cuối tháng để công tác hạch toán dễ dàng và nhanh gọn hơn. Về hạch toán nghiệp vụ bán hàng : Công ty nên xem xét đưa việc sử dụng sổ chi tiết bán hàng để tiện theo dõi doanh thu bán hàng trong tháng của Công ty, giúp cho việc xác định chi phí, doanh thu bán hàng chính xác hơn. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu : Theo tôi nên sử dụng TK 521 để hạch toán chiết khấu thương mại cho khách hàng khi mua hàng hóa với số lượng lớn. Và sử dụng TK 532 giảm giá hàng bán để hạch toán các khoản giảm giá cho khách hàng khi hàng hóa kém phẩm chất hay không đúng qui cách như trong hợp đồng. Tuy Công ty vẫn thực hiện chiết khấu, giảm giá cho khách hàng nhưng khoản này lại không được hạch toán chính thức vào sổ mà được hạch toán trực tiếp vào nợ TK 511. Do đó các khoản chiết khấu giảm giá không được quản lý một cách có hệ thống và không thấy được sự ảnh hưởng của nó so với tổng doanh thu bán hàng. Việc sử dụng tài khoản này trong hạch toán sẽ làm cho quá trình hạch toán xác định kết quả kinh doanh chính xác hơn, bên cạnh đó Công ty còn quản lý được các khoản làm giảm doanh thu từ đó có thể đưa ra tỷ lệ chiết khấu và giảm giá cho khách hàng một cách phù hợp hơn. Về định hướng : Đưa ra định hướng cho Ban lãnh đạo cùng toàn thể các cán bộ công nhân viên trong năm sản xuất tiếp theo là Phải quán triệt trong toàn Công ty định hướng và chiến lược phát triển của Công ty trong năm tới : Cung cấp dịch vụ kỹ thuật cao tập trung vào các thế mạnh truyền thống của Công ty và bám sát vào định hướng phát triển của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Chuyển đổi Công ty để hình thành và phát triển lĩnh vực kinh doanh mới : Quản trị dịch vụ theo định hướng của Tập đoàn trong kế hoạch tái cơ cấu lại CT-IN với khách hàng mới là các doanh nghiệp lớn ngoài tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Về nhân sự : Cần hoàn thiện bộ máy Lãnh đạo điều hành cấp cao, đẩy mạnh tổ chức các phòng chức năng và đơn vị sản xuất theo mô hình phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty. Về công tác tài chính : Tăng cường công tác quản lý, giám sát, thực hành tiết kiệm chi phí đầu vào, rà soát cắt giảm chi phí không cần thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh ; Phấn đấu hoàn thành kế hoạch tăng vốn đã được đại hội cổ đông bất thường năm 2007 thông qua, nhằm bổ sung vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh năm tới ; Tìm mọi nguồn vốn tín dụng phù hợp nhằm đáp ứng tốt nhu cầu về vốn cho các dự án kinh doanh trong tương lai của Công ty ; Nhanh chóng xây dựng và triển khai kế hoạch phân cấp quản lý tài chính cho các đơn vị trong Công ty. Giao quyền cho các đơn vị về tài chính và nhân lực theo từng dự án. Về công tác phát triển nguồn nhân lực : Phát triển nguồn nhân lực theo hướng chuyên sâu phù hợp với tình hình phát triển và sản xuất kinh doanh mới theo định hướng và chiến lược phát triển của Công ty, nâng cao năng lực cạnh tranh trong triển khai dự án Viễn thông – Tin học, năng lực trong kinh doanh, đấu thầu. Bổ sung nguồn nhân lực cho các đơn vị trong Công ty đảm bảo đủ nguồn lực có chất lượng để hoàn thành kế hoạch đề ra. Về công tác đầu tư : Nhanh chóng xây dựng và triển khai kế hoạch đầu tư năm 2009 để đảm bảo nguồn nhân lực thực hiện khối lượng công việc năm 2009 và các năm tài chính tiếp theo, tập trung đầu tư thiết bị đo, phục vụ bảo dưỡng, đo kiểm tra BTS và công cụ cho dịch vụ Depot. 3.4 Điều kiện thực hiện các giải pháp Việc hoàn thiện kế toán bán hàng phải dựa trên tình hình thực tế kinh doanh của các doanh nghiệp, đã trải qua nhiều năm hoạt động, tìm ra được những hạn chế kết hợp với các quy định của chế độ kế toán rồi đưa ra hướng giải quyết khắc phục. Quá trình hoàn thiện phải dựa trên các điều kiện như sau : Chứng từ sử dụng : Chứng từ kế toán phải được lập một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác đúng với những quy định cụ thể trong chế độ ghi chép ban đầu. Bởi vì, những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để tiến hành hạch toán, là căn cứ để tiến hành kiểm tra tính chính xác trong quá trình ghi sổ, đảm bảo ghi chép các nội dunh cần thiết , đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Đồng thời nó là căn cứ để xác định trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình bán hàng, từ đó là căn cứ để xác định đúng kết quả tiêu thụ trong kỳ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành thêo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về bán hàng bao gồm : Hoá đơn GTGT Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu thu Các chứng từ khác có liên quan : Chứng tư ngân hàng, hoá đơn vận chuyển bốc dỡ... Tài khoản sử dụng : Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT kế toán ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực , mọi thành phần kinh tế. Nó bao gồm quy định thống nhất về số lượng tài khoản, tiểu khoản sử dụng, tên tài khoản tiểu khoản, nội dung và kết cấu của tài khoản. Tổ chức hạch toán ban đầu : Tổ chức hạch toán ban đầu đòi hỏi kế toán trưởng phải quy định cụ thể những người chịu trách nhiệm ghi chép thông tin về các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ kế toán đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Quy định trình tự luân chuyển chứng từ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế. Bởi vì tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, hợp pháp, hợp lệ của chất lượng công tác kế toán được quy định ở hạch toán ban đầu. Tổ chức hình thức vận dụng sổ sách kế toán phù hợp : Sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp, chỉnh lý và hệ thống hoá các số liệu, là cầu nối liên hệ giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp để cung cấp số liệu lập báo cáo tài chính. Do đó, tổ chức khoa học hệ thống sổ kế toán sẽ giảm thiều mức thấp nhất công việc ghi chép nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý. Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt hiện nay, các doanh nghiệp phải tự vươn mình lên, tự làm chủ trong kinh doanh. Bên cạnh đó khủng hoảng kinh tế thế giới bắt đầu lan rộng, đặc biệt là khủng hoảng tài chính đã ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp. Đối với Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện thì hoạt động chủ yếu tạo ra lợi nhuận của doanh nghiệp là tiêu thụ hàng hóa. Do vậy để tổ chức tốt và quản lý có hiệu quả hoạt động bán hàng, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện quá trình hạch toán các nghiệp vụ nói chung và hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng. Qua việc xác định kết quả kinh doanh làm cơ sở số liệu cho việc phân tích sự hợp lý của các chi phí phát sinh từ đó sẽ đưa ra nhưng giải pháp tốt nhất để tiết kiệm các khoản chi phí, nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Qua quá trình nghiên cứu và thảo luận đề tài đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện. Bên cạnh đó mô tả được cách thức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện từ khi phát sinh chứng từ gốc cho đến khi lên sổ chi tiết và các sổ tổng hợp liên quan tại Phòng Tài chính. Từ đó biết được hình thức luân chuyển chứng từ và cách thức vào sổ kế toán của Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện. Đưa ra một số biện pháp đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện do điều kiện thời gian có hạn tôi chỉ đi sâu vào tìm hiểu tình hình thực tế quá trình hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh và nhận thấy công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty tương đối chính xác và hiệu quả. Qua thực tế cho thấy công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng ở Công ty Cổ phẩn Viễn thông – Tin học Bưu điện đã đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời đúng yêu cầu của công tác quản lý và có tính thống nhất trong phạm vi tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và bộ phận có liên quan. Đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh một cách chính xác, trung thực, rõ ràng, dễ hiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý kinh doanh tại Công ty. Công ty luôn chấp hành đầy đủ các chính sách và chế độ tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước. Tuy nhiên công tác kế toán của Công ty vẫn còn gặp phải những hạn chế nhất định. Vì vậy Công ty đã và đang đặt ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng, công tác kế toán của Công ty nói chung. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thiết bị Viễn thông – Tin học Bưu điện được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ nhân viên Phòng Tài Chính cùng với sự hướng dẫn của Giáo viên hướng dẫn TS.Nguyễn Viết Tiến em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị sau. Với Nhà nước, đặc biệt là Bộ Tài Chính cần có những thông tư hướng dẫn cụ thể và thống nhất để giúp các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện nói riêng dễ thực hiện và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chế độ kế toán mới. Với Công ty : Trong những năm vừa qua tuy kết quả kinh doanh của Công ty vẫn đạt được các chỉ tiêu kinh tế đề ra nhưng lợi nhuận mang lại vẫn chưa cao. Vì vậy Công ty cần chú trọng hơn nữa đến việc hoạch định chiến lược kinh doanh trong các năm tiếp theo để nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh. Trong thời gian tới, với quy mô kinh doanh càng mở rộng, em hy vọng rằng công tác tổ chức kế toán của công ty sẽ hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao của nền kinh tế thị trường. Cuối cùng, em muốn bày tỏ sự biết ơn chân thành tới TS.Nguyễn Viết Tiến đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này, và em cũng xin cám ơn, các cô, các chú phòng Tài Chính của Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện, đã nhiệt tình tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập và thu thập tài liệu. Do kiến thức có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tế, thời gian đi thực tập lại không nhiều, nên chuyên đề tốt nghiệp này của em chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu xót nhất định. Em rất mong được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài Chính, chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 2, NXB Tài chính, 2006. Bộ Tài Chính, Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 1, NXB Tài Chính, 2006. Bộ Tài Chính, Chuẩn mực kế toán. NXB Tài Chính, 2007. NGUYỄN VĂN CÔNG, Kế toán doanh nghiệp thương mại, NXB Tài Chính, 2004. BÙI VĂN DƯƠNG và cộng sự, Kế toán tài chính, NXB Tài Chính, 2005. TS. TRẦN QUÝ LIÊN – TS TRẦN VĂN THUẬN – Th.S PHẠM THÀNH LONG, Nguyên Lý kế toán, NXB Tài Chính, 2006. NGUYỄN THỊ TÂM, Kế toán doanh nghiệp, NXB Nông Nghiệp,1999 Các sổ sách, chứng từ, Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điện, (2006 – 2008). Các trang Web: Các Trang web: www.tapchiketoan.info, www.webketoan.com.vn, www.quantri.com.vn,