Luận văn Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex

oản nợ xấu chưa thu hồi được. Về hoạt động đầu tư: Công tư tích cực đầu tư vào nhiều dự án, một số dự án đã đi vào hoạt động nhưng hiệu quả đem lại chưa cao. Việc đầu tư chưa mang tính tập trung khiến cho nhiều dự án còn dở dang nên Công ty phải trích lợi nhuận kinh doanh ra để trả vốn vay, lãi vay ngân hàng và khấu hao thiết bị đầu tư nên lợi nhuận trong những năm qua còn thấp, thậm chí bị lỗ. Về mô hình tổ chức: mô hình tổ chức hiện nay chưa phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty và chưa tạo được sức mạnh tập trung do quy mô, phạm vi rộng khắp, kinh doanh sản xuất đa ngành nghề. Do đó, việc quản lý của lãnh đạo các đơn vị trực thuộc chưa làm hết khả năng, trách nhiệm. Ngoài ra, cơ chế phân phối tiền lương, tiền thưởng và các chế độ đãi ngộ khác chưa tạo được động lực thúc đẩy tăng năng suất hiệu quả lao động. Tóm lại, trong giai đoạn hiện nay, bên cạnh những thuận lợi cần phải tận dụng, Công ty còn phải có những biện pháp khắc phục, giải quyết khó khăn để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty trong thời gian tới. * Tình hình hoạt động trong thời gian gần đây: Trải qua 29 năm hoạt động, Công ty tình hình tài chính trong 3 năm gần đây nhìn chung là tốt, có chiều hướng đi lên. Về doanh thu, năm 2006 mới chỉ đạt 4.489 tỷ đồng, năm 2007 là 7.435 tỷ đồng, nhưng đến năm 2008, con số này đã là 9.437 tỷ đồng, tăng 26,93% so với năm 2007 tương ứng tăng 2002 tỷ đồng. Hàng năm, Công ty thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp NSNN. Năm 2007, Công ty đã nộp 289,58 tỷ đồng vào NSNN. Đến năm 2008, Công ty đã nộp 344,12 tỷ đồng, tăng so với năm 2007 là 18,83%, tương ứng với 54,54 tỷ đồng. Trong hai năm 2006 và 2007, Công ty bị thua lỗ khá nhiều. Năm 2006, số tiền bị lỗ mới chỉ là 0,938 tỷ đồng thì sang năm 2007, con số này đã là -2,306 tỷ đồng. Lợi nhuận của Công ty bị thua lỗ là do việc đầu tư quá dàn trải vào nhiều dự án cùng một lúc, dẫn đến tình trạng vốn bị dàn trải, thiếu sự tập trung khiến cho nhiều công trình bị dở dang hoặc đã có công trình được đưa vào sử dụng nhưng chưa thể ngay lập tức có hiệu quả. Nhưng đến năm 2008, với sự nỗ lực không ngừng, Công ty đã đạt mức lợi nhuận là 2,135 tỷ đồng, tăng gần gấp đôi năm 2007 với tỷ lệ là 192,58%. Điều này đã giúp cho thu nhập của cán bộ công nhân viên dần được cải thiện. Năm 2006, thu nhập bình quân mỗi người trong một tháng là 1.430 nghìn đồng thì đến năm 2008 đã tăng lên 2.574 nghìn đồng, góp phần nâng cao mức thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong Công ty ( phụ lục 3.5 ). Nhìn chung, trong 3 năm gần đây, doanh thu của Công ty luôn có xu hướng tăng lên. Trong 2 năm 2006, 2007 tuy lợi nhuận bị lỗ do đầu tư quá nhiều nhưng đến năm 2008 thì lợi nhuận tăng gần gấp đôi so với năm 2007. Có được kết quả này là nhờ sự phấn đấu không ngừng của toàn bộ Công ty. Đời sống cán bộ công nhân viên được nâng cao. 3.3. Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex: 3.3.1. Đặc điểm kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp : * Đối tượng thanh toán: Công ty XNK Intimex có rất nhiều đối tác ở trong nước và trên thế giới. Trên thế giới, Công ty đã có được khá nhiều bạn hàng lớn ở các nước Mỹ, khối EU, Nga, Nhật,…Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là hàng tiêu dùng, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu sản xuất. Công ty có thể nhập khẩu theo hai hình thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác. * Phương thức thanh toán: Nhà cung cấp của Công ty XNK Intimex bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và nước ngoài. Như vậy, Công ty sẽ thực hiện cả thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế. Trong thanh toán nội địa thì Công ty sử dụng phương tiện thanh toán chủ yếu là tiền mặt và chuyển khoản đối với doanh nhiệp có phát sinh nghiệp vụ với số tiền nhỏ, lẻ; còn ủy nhiệm chi thuận lợi hơn với các doanh nghiệp mà Công ty mua hàng với số lượng lớn. Còn đối với thanh toán quốc tế thì Công ty sử dụng phương thức thư tín dụng là chủ yếu. Phương thức này tuy hơi phức tạp do thủ tục rắc rối nhưng lại đảm bảo lợi ích cho cả hai bên người bán và người mua. * Thời hạn thanh toán: Việc thanh toán với nhà cung cấp có thể được tiến hành trước, ngay hoặc sau khi nhận hàng, phụ thuộc vào hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Trong một số trường hợp, giá trị của lô hàng lớn, mức độ rủi ro cao thì bên mua có thể phải ứng trước cho bên bán một phần giá trị. * Chiết khấu thanh toán: đây là điều phổ biến trong mua bán hiện nay. Chiết khấu thanh toán khuyến khích các doanh nghiệp nhanh chóng trả tiền hàng. Công ty XNK Intimex thường xuyên theo dõi các khoản nợ phải trả nhà cung cấp sao cho thời gian chiếm dụng vốn là lâu nhất mà vẫn hưởng được chiết khấu thanh toán của người bán đưa ra. * Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch giá: đối với một doanh nghiệp trong lĩnh vực XNK thì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ diễn ra phổ biến. Trong thanh toán, Công ty thường sử dụng những ngoại tệ mạnh như USD, GBP, EURO,… để đảm bảo tỷ giá không bị dao động mạnh, ảnh hưởng kết quả kinh doanh. Khi hạch toán các nghiệp vụ bằng ngoại tệ, kế toán viên ghi sổ theo tỷ giá thực tế, tức là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. 3.3.2. Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp: Kế toán viên thực hiện quá trình hạch toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp bắt đầu từ quy trình luân chuyển chứng từ cho đến quá trình ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp và lập các báo cáo tài chính của Công ty. 3.3.2.1 Chứng từ sử dụng: Với đặc thù của một doanh nghiệp XNK, hệ thống chứng từ của Công ty bao gồm cả hệ thống chứng từ nội địa và hệ thống chứng từ quốc tế. Chứng từ nội địa được sử dụng trong trường hợp Công ty mua hàng hóa trong nước để phục vụ cho việc xuất khẩu. Bộ chứng từ thanh toán với người bán bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Giấy thanh toán tiền tạm ứng. Các chứng từ trên được luân chuyển theo một trình tự nhất định. Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, nhân viên công ty xúc tiến thực hiện hợp đồng. Khi Hóa đơn GTGT được cung cấp bởi người bán, Công ty sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng cho người cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Đồng thời, kế toán thanh toán nội địa sẽ viết Phiếu chi và được kế toán trưởng và giám đốc công ty ký duyệt. Tiếp đó, thủ quỹ kiểm tra chứng từ xem đã hợp lệ chưa rồi thực hiện chi tiền trả người bán. Cuối cùng, kế toán thanh toán nội địa tiến hành ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Công ty XNK Intimex chủ yếu sử dụng phương thức thư tín dụng để thực hiện thanh toán quốc tế. Bộ chứng từ thanh toán quốc tế bao gồm: Giấy cam kết, Yêu cầu mở thư tín dụng, Thư tín dụng, Bộ chứng từ nhập khẩu ( Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Vận đơn,…). Trình tự luân chuyển bộ chứng từ như sau: Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, kế toán thanh toán quốc tế tiến hành mở L/C theo đúng nội dung hợp đồng đã ký kết bằng cách gửi đến ngân hàng một bản Yêu cầu mở thư tín dụng và Giấy cam kết. Kế toán viên có thể dùng ủy nhiệm chi để thanh toán lần lượt tiền mở thư tín dụng và các chi phí phát sinh liên quan đến hàng nhập khẩu hoặc ủy quyền luôn cho ngân hàng thực hiện thanh toán. Nếu ngân hàng chấp nhận việc thanh toán thì ngân hàng sẽ mở sổ phụ để theo dõi và định kỳ thông báo về khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty. Sau khi nhận được bộ chứng từ do bên bán gửi, ngân hàng kiểm tra, nếu hợp lệ thì trong vòng 7 ngày, công ty phải chấp nhận thanh toán. Khi đó, Công ty mới được nhận bộ chứng từ để nhận hàng. 3.3.2.2 Tài khoản sử dụng: Công ty XNK Intimex hoạt động chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu. Dựa trên hệ thống chứng từ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán thực hiện theo dõi công nợ cho từng nhà cung cấp. Kế toán phải mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản nợ nhà cung cấp. Để phản ánh nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán chủ yếu sử dụng tài khoản 331. Sau khi nhận được chứng từ thanh toán công nợ của người bán, kế toán thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế sẽ chuyển bộ chứng từ sang cho kế toán công nợ. Kế toán công nợ căn cứ vào bộ chứng từ nhận được để nhập thông tin vào máy tính và máy tính tự động ghi vào Sổ chi tiết công nợ. Ngoài ra, do có liên quan đến thanh toán với bạn hàng nước ngoài, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK1112, 1122, 144, 413. Trong đó, TK 331 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 là TK 3311 – Phải trả cho người bán hàng XK và TK 3312 – Phải trả cho người bán hàng NK. TK 3311 phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả nhà cung cấp trong nước khi Công ty tiến hành mua hàng hóa để phục vụ cho việc xuất khẩu. Còn TK 3312 phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp nước ngoài khi Công ty mua hàng hóa nhập khẩu. Hai tài khoản này tiếp tục được chi tiết đến tài khoản cấp 3 theo từng nhà cung cấp và theo từng phòng ban. Cụ thể như sau: Tài khoản Tên tài khoản 3311 Phải trả cho người bán hàng XK 33111 Phải trả cho người bán hàng XK phòng kinh doanh 1 33112 Phải trả cho người bán hàng XK phòng kinh doanh 2 … … 3312 Phải trả cho người bán hàng NK 33121 Phải trả cho người bán hàng NK phòng kinh doanh 1 … … Các tài khoản 1111, 1112, 1121, 1122, 144 cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo từng Ngân hàng nơi Công ty gửi tiền hoặc ký quỹ. * Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong nước và nước ngoài được thực hiện đúng theo quy định. Dựa trên các hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn,… do bên bán cung cấp, kế toán ghi Có TK 3311 hoặc TK 3312 và ghi Nợ TK 133_Thuế GTGT được khấu trừ , Nợ các TK liên quan như TK 156, 157, 632. Đến khi thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 3311 hoặc TK 3312 và ghi Có TK tiền ( TK 111,112,311...). Ngoài ra, Công ty XNK Intimex không sử dụng tài khoản 007_Ngoại tệ các loại để phản ánh, theo dõi số tiền tăng, giảm bằng ngoại tệ. Công ty chỉ thực hiện theo dõi nguyên tệ trên các TK 1112 và TK 1122. Trình tự kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong nước, ngoài nước có thể được khái quát bằng sơ đồ (phụ lục 3.6). 3.3.2.3 Sổ kế toán: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ. Trước hết, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái các TK 331, 111, 112. Cuối kỳ, cộng số liệu trên sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết ) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Để hiểu rõ cách thức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, xem nghiệp vụ sau: * Nghiệp vụ 1: Ngày 22/12/2008, Công ty XNK Intimex ký hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu với Công ty TNHH Phước Nghĩa để mua 52 tấn Cơm dừa – loại FINE, đơn giá là 17.650.000 đ/tấn. Hàng giao tại cảng thành phố Hồ Chí Minh, thanh toán ngay bằng tiền mặt 205.000.000 đồng, toàn bộ giá trị hàng hóa còn lại Công ty sẽ thanh toán tiếp trong vòng 10 ngày kể từ ngày giao hàng, và tiền thuế GTGT sẽ được thanh toán vào ngày 20 của tháng tiếp theo. Chứng từ của nghiệp vụ này bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu (phụ lục 3.7), Biên bản giao nhận hàng (phụ lục 3.8), Hóa đơn GTGT (phụ lục 3.9), Phiếu chi (phụ lục 3.10). Kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán, ghi vào Sổ chi tiết, sổ Cái, sổ Tổng hợp TK 3311_Phải trả cho người bán hàng XK (phụ lục 3.11). * Nghiệp vụ 2: Ngày 18/11/2008, Công ty XNK Intimex ký hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với Công ty VINAMI IMPORT – EXPORT để mua 1300 thùng socola Đức với tổng giá trị 14936,80 USD. Công ty phải thanh toán tiền hàng cho bên XK 100% giá trị hàng hóa bằng phương thức chuyển tiền bằng điện T/T trong vòng 50 ngày kể từ ngày ký hợp đồng. Hàng về nhập cảng Hải Phòng, nhập kho ngày 02/01/2009. Ngày 07/01/2009, Công ty thực hiện thanh toán tiền hàng cho Công ty VINAMI IMPORT – EXPORT. Bộ chứng từ thanh toán gồm: Hợp đồng ngoại thương_Sales contract, Hóa đơn thương mại_Commercial Invoice, Vận đơn_Bill of lading, Packing list, Tờ khai hải quan…(phụ lục 3.12). Căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi vào sổ chi tiết, sổ Cái, sổ Tổng hợp TK 3312_Phải trả cho người bán hàng NK (phụ lục 3.13). CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 4.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu: Sau một thời gian tìm hiểu và nghiên cứu về thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty XNK Intimex, em xin đưa ra một số đánh giá tổng quát như sau: 4.1.1 Ưu điểm: Nhìn chung, công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty XNK Intimex tương đối hoàn chỉnh. Công ty thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán. Điều đó đã góp phần cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác giúp nhà quản trị nắm rõ tình hình tài chính của Công ty. Về tổ chức bộ máy kế toán: Do Công ty có nhiều đơn vị trực thuộc ở nhiều vùng khác nhau nên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình phân tán, tức là mỗi đơn vị trực thuộc đều có bộ máy kế toán riêng. Nhờ đó, việc xử lý, phản ánh, theo dõi và lữu trữ thông tin tài chính được thực hiện một cách chủ động hơn, chính xác và phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị trực thuộc. Trên cơ sở đó, nhà quản trị tại mỗi đơn vị có thể quản lý hoạt động kinh doanh cũng như tình hình tài chính một cách sát sao,ra quyết định kịp thời, đem lại lợi ích cho chính đơn vị mình điều hành. Hơn nữa, việc hạch toán độc lập sẽ giúp công tác lập báo cáo tài chính toàn công ty tiến hành nhanh chóng, chính xác. Về hệ thống chứng từ: hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng đều đúng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy trình logic và hợp lý, thuận lợi cho việc kiểm tra. Do công ty hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau nên tùy theo từng hoạt động cụ thể mà Công ty sử dụng bộ chứng từ đầy đủ và phù hợp nhằm phản ảnh chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về hệ thống tài khoản kế toán: Công ty XNK Intimex sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Ngoài ra, Công ty mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế chi tiết, đầy đủ và chính xác hơn. Đối với các khoản phải trả nhà cung cấp, Công ty chi tiết tài khoản 331 thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 theo từng phòng kinh doanh và từng nhà cung cấp. Là một Công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, khối lượng giao dịch cũng như các bạn hàng cũng rất lớn nên việc xây dựng một hệ thống tài khoản hợp lý là điều cần thiết. Về hệ thống sổ sách và báo cáo: Công ty sử dụng sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Công ty sử dụng hợp lý và đầy đủ sổ tổng hợp và sổ chi tiết nhằm phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kế toán nói chung và nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp nói riêng. Công ty có số lượng cũng như chủng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh với khối lượng lớn do hoạt động đa dạng trong nhiều lĩnh vực nên hình thức này rất phù hợp. Hơn nữa, hình thức này phù hợp với trình độ kế toán viên tốt và tương đối đồng đều của phòng Kế toán – Tài chính Công ty XNK Intimex. Còn hệ thống báo cáo của Công ty cũng rất đầy đủ. Công ty tiến hành lập cả 4 báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo cho hoạt động quản lý. Các sổ sách và báo cáo tài chính được lập rõ ràng, lưu giữ theo đúng quy định, thuận lợi cho việc kiểm tra, thanh tra, kiểm toán. Về phần hành kế toán: Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy FAST 2003. Phần mềm được xây dựng gắn kết với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty nên công tác kế toán được giải quyết với khối lượng công việc nhanh và chính xác. Trong đó, phần kế toán thanh toán bao gồm kế toán thanh toán nội địa và kế toán thanh toán quốc tế. Các nghiệp vụ XNK diễn ra thường xuyên nên việc bố trí 3 nhân viên kế toán xuất nhập khẩu và công nợ là hợp lý. 4.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm, việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định cần phải khắc phục để tăng cường vai trò của kế toán trong việc quản lý tài chính của Công ty XNK Intimex. Về tổ chức bộ máy kế toán: tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán, bên cạnh những ưu điểm, hình thức này vẫn tồn tại những hạn chế trong việc kiểm soát độ chính xác của thông tin kế toán tại mỗi đơn vị do mỗi đơn vị trực thuộc đều tổ chức hạch toán riêng nên định kỳ chỉ nộp báo cáo kế toán tổng hợp. Phòng Kế toán – Tài chính của công ty dựa vào báo cáo kế toán tổng hợp đó để lập báo cáo tài chính toàn công ty . Như vậy, Phòng kế toán – Tài chính của công ty sẽ không có điều kiện để kiểm tra độ tin cậy của báo cáo đó, liệu những báo cáo đó đã phản ánh chính xác tình hình tài chính tại đơn vị trực thuộc chưa. Điều này có thể dẫn đến việc nhà quản trị đưa ra quyết định thiếu chính xác, thiệt hại tới lợi ích toàn Công ty. Về tài khoản sử dụng: Là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh XNK, các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phát sinh thường xuyên với số lượng và giá trị lớn nhưng Công ty lại không sử dụng tài khoản 007_Ngoại tệ các loại để theo dõi các khoản thu, chi bằng ngoại tệ. Kế toán công ty thực hiện theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 1112, 1122 và chi tiết các tài khoản tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ thành các tài khoản cấp 3 theo ngân hàng mà Công ty tiến hành giao dịch. Do đó, việc theo dõi, quản lý và kiểm tra các khoản bằng ngoại tệ gặp nhiều khó khăn. Về quản lý các khoản thanh toán với nhà cung cấp: Việc quản lý các khoản công nợ tại Công ty chưa được quan tâm nhiều. Đối với các khoản phải thu, Công ty thường bị chiếm dụng vốn, thời gian thu hồi chậm, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Đối với các khoản phải trả nói chung và khoản phải trả nhà cung cấp nói riêng, Công ty thiếu sự quản lý chặt chẽ do đó thời gian chiếm dụng vốn ngắn, chưa tận dụng hết được các ưu đãi bên bán dành cho Công ty, hiệu quả sử dụng thấp. Chính vì vậy, Công ty thường bị rơi vào thế bị động đối với các khoản nợ phải trả khi đến hạn. Do đó, quản lý các khoản nợ phải trả trong mối quan hệ với các khoản phải thu là điều cần thiết. Về hệ thống sổ: Tất cả các nhà cung cấp đều được kế toán viên phản ánh trên cùng một sổ chi tiết, cùng một kiểu đặt mã mà không có sự tách biệt. Tức là, Công ty không lập sổ chi tiết riêng cho từng nhà cung cấp, cũng chưa phân biệt giữa các nhà cung cấp dài hạn và ngắn hạn, hay nói cách khác là nhà cung cấp thường xuyên có giao dịch mua bán với Công ty và nhà cung cấp tạm thời, có ít hoặc rất hiếm khi giao dịch. Điều này sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi đối với từng nhà cung cấp khi cần thiết. Về hệ thống báo cáo: Công ty XNK Intimex chỉ lập báo cáo tài chính mà không lập báo cáo kế toán quản trị. Như chúng ta biết, kế toán quản trị đóng vai trò khá quan trọng trong việc phân tích tình hình công ty không chỉ dựa trên những chỉ tiêu tài chính, đưa ra cơ sở để nhà quản trị hiểu rõ hơn tình hình thực tế của Công ty giúp các nhà quản trị có cái nhìn tổng thể, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn. Trong quản lý tài chính nói chung và quản lý công nợ nói riêng, báo cáo kế toán quản trị sẽ đưa ra những phân tích chính xác về tình hình thực tại, dự đoán được xu hướng sắp tới, liệu Công ty nên chọn nhà cung cấp nào, thời gian thanh toán nào là có lợi nhất cho doanh nghiệp,…Vì vậy, lập báo cáo quản trị là điều nên thực hiện. Về tỷ giá quy đổi: Hiện tại, Công ty đang sử dụng tỷ giá quy đổi là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. Mà trong môi trường kinh doanh hiện nay, tỷ giá thực thực tế thay đổi liên tục từng ngày và mức dao động là không nhỏ. Hơn nữa, đối với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK như Công ty XNK Intimex, khối lượng và giá trị mỗi giao dịch lớn thì việc bị thua lỗ do chênh lệch tỷ giá là điều khó tránh khỏi. Điều này dễ gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty. Trên đây là một số những ưu điểm, nhược điểm trong công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng của Công ty XNK Intimex. Công ty cần tiếp tục phát huy những ưu điểm và có những biện pháp khắc phục đối với những tồn tại để kế toán thực hiện tốt hơn vai trò của mình. 4.2. Dự báo triển vọng và quan điểm thực hiện kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp: 4.2.1. Dự báo triển vọng: Trong các năm sắp tới, định hướng chung của Công ty XNK Intimex là kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại nội địa, hoạt động đầu tư sản xuất và các hoạt động kinh doanh dịch vụ. Trong đó, đảm bảo sự phát triển ổn định kinh doanh XNK là mục tiêu chính vì đây vốn là thế mạnh của Công ty. Vì vậy để góp phần đạt được mục tiêu đó, kế toán phải không ngừng hoàn thiện nhằm thể hiện rõ vai trò là công cụ đắc lực trong quản lý tài chính của doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh XNK. Chẳng hạn như, trong thời gian tới, Công ty sẽ tiến hành nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ phận kế toán, đồng thời thực hiện đào tạo hệ thống nhân lực kế toán, nâng cao trình độ, khả năng và tác phong làm việc chuyên nghiệp, tạo môi trường làm việc thoải mái. Công ty cũng chú trọng nhiều hơn đến các chế độ thưởng phạt nhằm khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Tóm lại, Công ty sẽ tiếp tục phát huy những ưu điểm vốn có, phân tích tìm ra biện pháp để khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán nói riêng và trong quản lý Công ty nói chung, dần dần đưa Công ty XNK Intimex trở thành một doanh nghiệp lớn mạnh, đủ sức cạnh tranh, khẳng định được vị trí trên trường quốc tế và trong khu vực. 4.2.2. Quan điểm hoàn thiện: Hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng cần được tiến hành thường xuyên, liên tục. Thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, kịp thời là cơ sở tiên quyết giúp nhà quản trị ra quyết định. Tuy nhiên, việc hoàn thiện công tác kế toán cần thực hiện dựa trên một số nguyên tắc nhất định. Thứ nhất, hoàn thiện trên cơ sở tuân thủ các văn bản Nhà nước. Muốn hoàn thiện hệ thống kế toán, trước hết, doanh nghiệp phải nắm vững được các văn bản pháp lý do Nhà nước ban hành, đảm bảo cho việc hoàn thiện được tiến hành đúng quy định. Các văn bản của Nhà nước là cơ sở, nền tảng để các doanh nghiệp căn cứ đưa ra biện pháp hoàn thiện đối với hệ thống kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng. Tuy nhiên, việc hoàn thiện cũng phải xem xét tình hình thực tế tại doanh nghiệp để có thể áp dụng một cách hợp lý, linh hoạt, không nên áp đặt một cách quá cứng nhắc. Thứ hai, hoàn thiện hệ thống kế toán nhằm mục đích đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý. Đây chính là mục tiêu cuối cùng của hệ thống thông tin kế toán. Từ các cơ sở ban đầu như chứng từ, kế toán sẽ tiến hành phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xử lý, tổng hợp và lưu trữ thông tin kế toán một cách hệ thống, thuận tiện cho nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý. Nhà quản trị được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ nhanh chóng nắm bắt được tình hình tài chính chung của toàn công ty, xác định được vấn đề cần giải quyết và đặt ra mục tiêu trong thời gian tới. Thứ ba, hoàn thiện hệ thống kế toán phải phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Hoàn thiện không thể xem xét ở mức độ chung chung, khái quát mà phải có những biện pháp cụ thể. Đồng thời, để các biện pháp hoàn thiện đưa ra thực sự hiệu quả thì các biện pháp đó phải phù hợp với loại hình, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Không thể lấy biện pháp nhằm hoàn thiện kế toán của doanh nghiệp sản xuất để áp dụng vào doanh nghiệp thương mại. Do đó, cần phải hiểu rõ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp rồi từ đó mới có thể đưa ra biện pháp hoàn thiện phù hợp. Thứ tư, hoàn thiện hệ thống kế toán phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả và tiết kiệm. Một biện pháp hoàn thiện đưa ra đã tuân theo những nguyên tắc ở trên nhưng đi kèm với việc thực hiện biện pháp này là chi phí lớn, thời gian dài. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa vấn đề chi phí và hiệu quả mà biện pháp này mang lại nếu được tiến hành. Nếu chi phí lớn hơn hiệu quả thì biện pháp này thì doanh nghiệp nên xem xét để lựa chọn một biện pháp khác phù hợp hơn. Nói tóm lại, việc đưa ra biện pháp không chỉ đơn thuần là biện pháp đó có tuân thủ văn bản Nhà nước, có đảm bảo phù hợp với doanh nghiệp hay không mà còn phải quan tâm tới chi phí để thực hiện biện pháp đó nữa. 4.3. Các giải pháp hoàn thiện kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex: Trong quá trình thực tập, dựa trên việc tìm hiểu và nghiên cứu về thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty XNK Intimex, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp như sau: Thứ nhất: sử dụng tài khoản 007_Ngoại tệ các loại Với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK, các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phát sinh là điều không thể tránh khỏi. Hiện nay, Công ty chỉ theo dõi các khoản ngoại tệ ngay trên sỏ chi tiết các TK 1112, 1122. Hơn nữa, kế toán phản ánh tất cả các loại ngoại tệ vào cùng một sổ chi tiết, không lập riêng theo từng loại ngoại tệ. Vì vậy, để thuận tiện cho việc theo dõi sự biến động của các ngoại tệ, kế toán nên sử dụng tài khoản 007_Ngoại tệ các loại. Tài khoản 007_Ngoại tệ các loại dùng để phản ánh tình hình thu, chi và còn lại theo nguyên tệ của từng loại ngoại tệ ở doanh nghiệp. Kết cấu của TK 007 khá đơn giản, bên Nợ phản ánh số ngoại tệ thu vào, bên Có phản ánh số ngoại tệ xuất ra. Số dư bên Nợ phản ánh số ngoại tệ còn lại của doanh nghiệp. Trên tài khoản này không quy đổi các ngoại tệ ra đồng Việt Nam. Tài khoản 007 là tài khoản ngoài bảng, chỉ có chức năng theo dõi nên kế toán chỉ thực hiện ghi đơn trên tài khoản này. Như vậy, đối với các nhà cung cấp nước ngoài, kế toán có thể theo dõi một cách chặt chẽ, chi tiết và cụ thể từng khoản nợ phải trả theo từng loại nguyên tệ khác nhau như đô la Mỹ, Bảng Anh,…Cách hạch toán tài khoản này khá đơn giản. Giả sử, xét nghiệp vụ mua hàng trả tiền bằng ngoại tệ, khi Công ty thanh toán bằng ủy nhiệm chi hoặc thư tín dụng thì căn cứ vào giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán Công ty thực hiện bút toán ghi Có TK 1122_Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ, ghi Nợ TK 331_Phải trả cho người bán, chênh lệch tỷ giá cho vào TK 515 hoặc TK 635 đồng thời ghi Có TK 007_Ngoại tệ các loại để phản ánh số tiền bằng ngoại tệ đã xuất trả cho người bán. Sổ chi tiết cho TK 007_Ngoại tệ các loại có thể lập theo mẫu (phụ lục 4.1). Sổ chi tiết TK 007 có thể được chi tiết theo từng loại ngoại tệ để tiện cho quá trình theo dõi. Thứ hai: theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp Theo dõi tốt các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong nước cũng như ngoài nước không những có thể tận dụng tối đa những điều kiện mà bên bán đem lại như các khoản chiết khấu thanh toán do trả tiền hàng sớm mà Công ty còn có thể chiếm dụng được vốn của nhà cung cấp. Việc chiếm dụng vốn của tổ chức khác sẽ tạo thêm nguồn vốn cho Công ty, đầu tư vào hoạt động kinh doanh trong ngắn hạn, tạo thêm lợi nhuận mà không phải trả lãi suất như đối với các khoản vay ngân hàng hay các tổ chức tín dụng. Kế toán nên lập một bảng theo dõi các khoản nợ phải trả theo thời gian tránh tình trạng doanh nghiệp bị rơi vào thế bị động trong thanh toán, tạo được uy tín trong buôn bán với các nhà cung cấp ( phụ lục 4.2 ) .Đối với các nhà cung cấp thường xuyên, Công ty nên thương lượng yêu cầu thời hạn trả dài, hoặc nếu trả sớm thì có thể được hưởng chiết khấu thanh toán nhiều hơn con số mà bên bán đưa ra. Như vậy, Công ty có thể tận dụng tối đa ưu đãi mà nhà cung cấp đem lại. Tuy nhiên, nếu xét trong cán cân thanh toán thì Công ty cũng bị các tổ chức, cá nhân chiếm dụng vốn khá nhiều. Do đó, ngoài việc quản lý các khoản phải trả, Công ty cũng phải có những biện pháp cần thiết để nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu của khách hàng, vòng quay vốn ngắn, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tạo sự cân bằng trong cán cân thanh toán. Thứ ba: hệ thống sổ cho các nhà cung cấp Hệ thống sổ của Công ty thực hiện theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính. Kết cấu sổ khá hợp lý, với các sổ thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài đều có cột ghi nguyên tệ của giao dịch phát sinh. Tuy nhiên, Công ty nên phân tách giữa các nhà cung cấp mà Công ty thường xuyên giao dịch và ít giao dịch bằng cách lập kiểu mã đối tượng riêng, khác với mã của nhóm nhà cung cấp dài hạn nếu hạch toán trên cùng một sổ chi tiết công nợ. Chẳng hạn, hiện nay, đối với nhà cung cấp nội địa, Công ty thường xuyên mua hàng của Công ty TNHH Phước Nghĩa, mã khách hàng là HX6053, nhưng do một lý do nào đó, Công ty tạm thời mua hàng của Cơ sở sản xuất Thuận An, mà Công ty ít khi giao dịch, mã khách hàng là HX5027. Như vậy, khi hạch toán trên cùng một sổ chi tiết thì sẽ khó cho việc theo dõi của kế toán. Công ty có thể để mã khách hàng của Cơ sở sản xuất Thuận An là IK5027, tức là một kiểu mã khác sao cho dễ phân biệt với nhà cung cấp thường xuyên, để thuận tiện cho công tác quản lý. Hoặc, kế toán nên lọc và theo dõi riêng các đối tượng này trên các phần mềm khác như Excel chẳng hạn. Như vậy, quá trình theo dõi vừa được đảm bảo mà việc hạch toán nhằm phục vụ cho việc quản lý cũng thuận tiện hơn. Sổ chi tiết và sổ Cái TK 3311 cũng như TK 3312 có kết cấu và nội dung phản ánh giống hệt nhau. Đối với sổ chi tiết TK 3312, các nghiệp vụ phát sinh đều bằng ngoại tệ, kế toán lập thêm cột số phát sinh bằng ngoại tệ và cột tỷ giá. Điều này phù hợp với mẫu sổ theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Tuy nhiên sổ chi tiết và sổ Cái giống nhau sẽ tạo ra một sự trùng lắp trong ghi chép các nghiệp vụ. Vì vậy, Công ty nên lập các sổ chi tiết riêng cho từng nhà cung cấp để thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến nhà cung cấp đó. Chẳng hạn như kế toán có thể lập sổ chi tiết tài khoản 33112 cho cơ sở sản xuất A, mã khách hàng là HX2009 theo mẫu cụ thể (như phụ lục 4.3). Nhờ đó, kế toán có thể dễ dàng có được ngay những thông tin cần thiết cho việc kiểm soát, theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp. Thứ tư: lập báo cáo kế toán quản trị Như chúng ta đã biết, kế toán quản trị có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp. Hơn nữa, không phải bất kỳ một nhà quản trị nào cũng có thể hiểu nhanh chóng, cặn kẽ các thông tin trên báo cáo tài chính. Vì vậy, vừa để giúp các nhà quản lý trong việc tìm hiểu thông tin, vừa để tiết kiệm thời gian, Công ty nên lập báo cáo kế toán quản trị. Trên cơ sở dữ liệu là báo cáo tài chính và một số chỉ tiêu khác, kế toán quản trị tiến hành các thao tác phân tích rồi tổng hợp thông tin, đưa ra những nhận xét, đánh giá về tình hình tài chính của Công ty, giúp nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc hơn về một vấn đề cụ thể. Đối với kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp, để lập được báo cáo quản trị cần tiến hành các bước sau: Trước hết, kế toán viên sẽ lập dự toán về các khoản phải trả nhà cung cấp dựa vào số liệu của kỳ kế toán trước. Vào đầu mỗi năm tài chính, trên cơ sở căn cứ vào nhu cầu của thị trường, chiến lược kinh doanh của Công ty, kết quả kinh doanh kỳ trước, kế toán viên sẽ xác định số lượng hàng hóa cần mua từ đó lập bảng dự toán về tình hình thanh toán với nhà cung cấp (phụ lục 4.4). Với việc lập bảng dự toán này, nhà quản lý sẽ được cung cấp thông tin về tình hình thanh toán với nhà cung cấp trong thời gian tới, từ đó lường trước được những khó khăn tiềm ẩn, kịp thời đưa ra biện pháp khắc phục. Tiếp theo, trên cơ sở phân tích các chỉ tiêu tài chính cũng như các chỉ tiêu khác có liên quan như số lượng các nhà cung cấp, chất lượng hàng hóa,…kế toán viên sẽ lập báo cáo kế toán quản trị về tình hình thanh toán với nhà cung cấp phục vụ cho nhà quản trị. Đối tượng của báo cáo kế toán quản trị ở đây chính là các khoản thanh toán với nhà cung cấp. Kế toán dựa trên những dự toán ban đầu kết hợp với các thông tin cần thiết để lập báo cáo quản trị, giúp nhà quản lý nhận biết được vấn đề một cách cụ thể, chi tiết hơn. Trên báo cáo quản trị cũng nên so sánh giữa nhu cầu thanh toán và nhu cầu có khả năng thanh toán để nhà quản lý có được những quyết định đúng đắn, giúp Công ty có được sự chủ động trong thanh toán. Thứ năm: bảo hiểm tỷ giá. Công ty XNK Intimex là một trong những doanh nghiệp lớn hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực XNK. Do đó, việc thanh toán với các đối tác nước ngoài diễn ra rất thường xuyên và giá trị mỗi giao dịch thường rất lớn. Việc chênh lệch tỷ giá giữa thời điểm mua hàng và thời điểm thanh toán tiền hàng là vấn đề cần quan tâm. Đặc biệt trong thời gian gần đây, tỷ giá các loại ngoại tệ mạnh như USD, EURO, GBP,…biến đổi thất thường, khó dự đoán. Để hạn chế rủi ro do tỷ giá biến động quá lớn, Công ty nên sử dụng dịch vụ bảo hiểm tỷ giá của các ngân hàng. Với dịch vụ này, trong trường hợp Công ty dự kiến trong tháng tới phải thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài một khoản ngoại tệ lớn và Công ty cũng nhận thấy trong thời gian tới, tỷ giá đồng ngoại tệ đó so với đồng VNĐ trên thị trường sẽ có khả năng tăng mạnh. Công ty sẽ tiến hành ký một hợp đồng mua trước ngoại tệ với ngân hàng. Ở thời điểm thanh toán, nếu tỷ giá tăng, ngân hàng sẽ vẫn bán ngoại tệ cho Công ty theo đúng tỷ giá đã ký kết giữa Công ty và Ngân hàng. Như vậy, bảo hiểm tỷ giá sẽ giúp Công ty bảo vệ được giá trị đồng vốn và hưởng lợi từ việc dự đoán tỷ giá này. Đồng thời, biện pháp này sẽ giúp Công ty chủ động tính toán được các biến động tỷ giá, nhờ đó hạn chế được rủi ro trong kinh doanh. Trên đây là một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty XNK Intimex, khắc phục những hạn chế trong công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng. KẾT LUẬN Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào nói chung và đối với Công ty XNK Intimex nói riêng, vốn dành cho hoạt động sản xuất kinh doanh là điều vô cùng quan trọng. Muốn hoạt động kinh doanh hiệu quả thì tốc độ quay vòng vốn phải nhanh, tránh tình trạng vốn bị ứ đọng, gây lãng phí. Để góp phần giải quyết tốt vấn đề này, Công ty cần chú trọng nhiều hơn đến công tác thanh toán. Khi Công ty phát triển, hoạt động đa lĩnh vực đồng nghĩa với việc mạng lưới các nhà cung cấp cũng lớn mạnh theo. Do đó, Công ty nên tiến hành các biện pháp quản lý chặt chẽ, chủ động trong việc chi trả các khoản phải trả, trong đó có nợ phải trả nhà cung cấp. Công ty nên thực hiện việc quản lý, theo dõi các khoản nợ phải trả trong mối quan hệ với các khoản phải thu. Như vậy, nhờ có việc quản lý này mà nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của doanh nghiệp để kịp thời đưa ra những quyết định phù hợp. Vì thế, Công ty nên quan tâm nhiều hơn đến công tác kế toán mà cụ thể là kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp để đảm bảo lợi ích cho chính mình. Trong quá trình thực tập tại Công ty XNK Intimex, do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên luận văn còn nhiều thiếu sót. Em mong nhận được sự đánh giá, góp ý của thầy cô và các bạn để bài viết được hoàn chỉnh hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn TS. Đặng Thị Hòa, bộ môn Kế toán căn bản trường ĐH Thương Mại đã tận tình hướng dẫn và tập thể cán bộ Công ty XNK Intimex, đặc biệt là các cô chú, anh chị phòng Kế toán – Tài chính đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Chế độ kế toán Việt Nam, NXB Bộ Tài chính năm 2000 Lý thuyết hạch toán, NXB Bộ Tài chính năm 2000. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Bộ Tài chính năm 2004. Kế toán doanh nghiệp XNK, PGS.TS. Ngô Thế Chi, NXB Thống kê năm 2003. GT kế toán kinh doanh XNK, NXB Hà Nội năm 2007 Tạp chí kế toán. Tạp chí tài chính Tài liệu phòng kế toán tài chính Công ty XNK Intimex www.kiemtoan.com.vn www.tapchiketoan.com www.webketoan.com PHỤ LỤC Phụ lục 2.1: Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp trong trường hợp nhập khẩu trực tiếp TK 156 TK 151 TK 144 TK 1122 Thanh toán Ký quỹ TK 515 TK 515 TK 157 TK 635 TK 635 TGTT TK 331,311 TK 632 Trả bằng ngoại tệ Vay NH để thanh toán hoặc nhận nợ TGXQ TK 3332,3333 TK 111,112 Nộp thuế TK 133 TK 33312 Thuế GTGT phải nộp CP phát sinh trong quá trình NK Phụ lục 2.2: Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp trong trường hợp nhập khẩu ủy thác TK 331 TK 156 TK 111, 112 Khi nhận được hàng Chuyển tiền cho bên nhận UT TK 515 TK 515 TK 635 TK 635 TK 1111,1121 TK 133 Thanh toán phí ủy thác và các khoản chi hộ Chứng từ thanh toán với người bán Phụ lục2. 3: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức Nhật ký chung Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền Sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết công nợ NHẬT KÝ CHUNG Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp Sổ Cái TK 331 Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu Phụ lục 2.4: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức Nhật ký - Sổ cái Chứng từ thanh toán với người bán Bảng tổng hợp chứng từ thanh toán tiền hàng NHẬT KÝ – SỔ CÁI Sổ chi tiết thanh toán với người bán Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp Hóa đơn mua hàng, chưng từ thanh toán Phụ lục 2.5: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ tổng hợp chi tiết với các nhà cung cấp Sổ Cái TK 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Phụ lục 2.6: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê số 8 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ(số 1,2,4,5,6,10) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK 331 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu Phụ lục 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Phụ lục 3.1: Phiếu điều tra BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐIỀU TRA Họ và tên : Đỗ Thị Thanh Ngân. Lớp 41D4. Khoa: Kế toán – Kiểm toán Chuyên ngành: Kế toán tài chính doanh nghiệp thương mại Đơn vị thực tập: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex. Kính gửi: Ông ( bà )……………………………………………….. ………………………………………………………… Tôi là hiện là sinh viên năm cuối trường ĐH Thương Mại và đang trong thời gian thực tập tại Công ty XNK Intimex. Để có thêm thông tin về tình hình thực tế công tác kế toán tại Công ty XNK Intimex nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu, tôi kính mong Ông (bà) vui lòng cho biết những thông tin sau: A.Phần chung: 1. Phòng Kế toán – Tài chính của Công ty XNK Intimex có ….. người. Số người có trình độ đại học trở lên …. Mô hình Tổ chức bộ máy kế toán trong Doanh nghiệp( DN) của Ông (Bà) là (Đánh dấu ‘x’ vào ô tương ứng): Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán. - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. 2. Chính sách kế toán đang được áp dụng tại Công ty: Để giúp sinh viên hiểu rõ chính sách kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp của Ông (Bà), xin Ông (Bà) hãy cho biết những thông tin cụ thể sau: Kỳ kế toán năm trong DN của Ông (Bà) được xác định là: Bắt đầu từ ngày Kết thúc vào ngày Chú ý: Các thông tin dưới đây đề nghị Ông (Bà) đánh dấu ‘x’ vào ô tương ứng Chế độ kế toán áp dụng trong DN của Ông (Bà) là : - Chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006. Chế độ kế toán Doanh nghiệp Nhỏ và vừa ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006. Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng của DN: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.. Phương pháp hạch toán Hàng tồn kho (HTK) áp dụng trong kế toán hàng tồn kho tại DN của Ông (Bà): Nguyên tắc ghi nhận HTK: Phương pháp hạch toán HTK: + Hạch toán HTK theo phương pháp Kê khai thường xuyên. + Hạch toán HTK theo phương pháp Kiểm kê định kỳ. 3. Hệ thống báo cáo kế toán: Công ty hiện nay lập những báo cáo kế toán nào sau đây ( đánh dấu nhân ‘x’) : Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị. 4. Kế toán có sử dụng loại TK 0, tức là tài khoản ngoài bảng không? Có Không Nếu có thì sử dụng những tài khoản nào?................................................................ 5. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nào? ( đánh dấu nhân ‘x’) Hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Hình thức kế toán trên máy vi tính. 6. Công ty sử dụng phần mềm kế toán ? Có Không Nếu có là phần mềm nào?.................. B. Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp: Để giúp sinh viên hiểu rõ về thực trạng kế toán “các khoản thanh toán với nhà cung cấp” ở đơn vị của Ông (Bà), xin Ông (Bà) hãy cho biết những thông tin cụ thể sau: 1. Phòng kế toán có bố trí nhân viên chuyên theo dõi công nợ không? Có Không Nếu có thì bao nhiêu người?.................. 2. Đồng tiền sử dụng trong thanh toán: Việt Nam đồng Ngoại tệ (USD, GBP, EURO,…) 3. Tỷ giá quy đổi ngoại tệ: Tỷ giá thực tế (Tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước VN công bố Tỷ giá trung bình (theo tuần, tháng) 4. Tài khoản kế toán dùng để phản ánh các khoản phải trả người bán: ………………………………………………………………………… Tài khoản này được chi tiết theo: Nhóm hàng Nhà cung cấp Bộ phận phát sinh nghiệp vụ Những thông tin khách quan và đầy đủ ở trên là vô cùng cần thiết đối với tôi. Tôi xin cảm ơn Ông ( bà ) đã bớt chút thời gian giúp tôi có được những thông tin này. Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đỗ Thị Thanh Ngân TỔNG HỢP PHIẾU ĐIỀU TRA Qua quá trình khảo sát tình hình thực tế công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp bằng phiếu điều tra, kết quả thu được như sau: STT Nội dung Số phiếu A Phần chung: 1 Phòng Kế toán- Tài chính: Tổng số: 14 người Số người có trình độ đại học trở lên: 14 người Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Tập trung Phân tán Vừa tập trung vừa phân tán 10 2 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty: - Kỳ kế toán : 01/01 – 31/12 - Chế độ kế toán áp dụng: + QĐ 15/2006/QĐ-BTC + QĐ 48/2006/QĐ-BTC - Phương pháp tính thuế GTGT: + Phương pháp khấu trừ + Phương pháp trực tiếp - Phương pháp hạch toán HTK: + Kê khai thường xuyên + Kiểm kê định kỳ 10 0 10 0 10 0 3 Hệ thống báo cáo kế toán: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị 10 10 10 10 0 4 Kế toán có sử dụng tài khoản 007_Ngoại tệ các loại không? Có Không 0 10 5 Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nào? Nhật ký chung Nhật ký – Sổ Cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký chứng từ Kế toán trên máy vi tính 10 0 0 0 10 6 Công ty sử dụng phần mềm kế toán không? Có: FAST 2003 Không 10 0 B Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp 1 Phòng kế toán có bố trí nhân viên theo dõi công nợ không? Có: 01 người Không 10 0 2 Đồng tiền sử dụng trong thanh toán: Việt Nam đồng Ngoại tệ 10 10 3 Tỷ giá quy đổi ngoại tệ: Tỷ giá thực tế Tỷ giá trung bình 10 0 4 Tài khoản kế toán dùng để phản ánh các khoản phải trả người bán: TK 331, chi tiết theo: Nhóm hàng Nhà cung cấp Bộ phận phát sinh nghiệp vụ 0 10 10 Thông qua kết quả tổng hợp phiếu điều tra, có thể thấy bộ máy tổ chức kế toán của Công ty khá chặt chẽ, trình độ nhân viên tốt, đồng đều. Kế toán Công ty thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ kế toán, lập báo cáo kế toán. Tuy nhiên, công tác kế toán vẫn còn một số hạn chế về tài khoản sử dụng, về lập báo cáo kế toán quản trị,…cần được điều chỉnh nhằm hoàn thiện hơn. Phụ lục 3.4: Mô hình phần mềm kế toán công ty: Chứng từ gốc Kế toán kiểm tra và phân loại chứng từ Nhập chứng từ vào máy tính Đưa các thông tin đầu ra Máy xử lý và đưa ra sản phẩm Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Sổ Cái, sổ tổng hợp Phụ lục 3.5: Tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Tỷ lệ tăng 2008 so với 2007(%) 1. Doanh thu(tỷ đồng) 4.489 7.435 9.437 26,93 2. Nộp NSNN(tỷ đồng) 289,70 289,58 344,12 18,83 3. Lợi nhuận (tỷ đồng) -0,938 -2,306 2,135 192,58 4. Thu nhập (1000đ/người/tháng) 1.430 1.992 2.574 29,22 ( Nguồn: Bản công bố thông tin của Công ty XNK Intimex ). Phụ lục 3.6: Trình tự kế toán thanh toán với nhà cung cấp nội địa TK 156, 211 TK 111,112,311 TK 331 Mua hàng hóa về nhập kho, mua TSCĐ ứng trước tiền cho người bán TK 133 TK 131 Bù trừ các khoản phải thu, phải trả TK 156, 211 TK 142,242,642 Giảm giá, hàng mua trả lại, chiết khấu thương mại Mua hàng hóa đưa ngay vào sử dụng, dịch vụ mua ngoài TK 133 TK 515 Chiết khấu thanh toán Trình tự kế toán thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài (L/C) TK 156 TK 3312 TK 144 TK 112 Thanh toán bằng L/C Ký quỹ mở L/C Giá trị hàng nhập TK 635 TK 515 TK 311 Vay thanh toán L/C Lỗ CL TG vay TK 515 Lãi CL TG vay TK 3333 Thuế NK phải nộp Nộp thuế NK TK 111, 112 TK 133 TK 33312 Thuế GTGT hàng NK Nộp thuế GTGT Phụ lục 3.10: Phiếu chi CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX Mẫu số: 0 - TT 96 TRẦN HƯNG ĐẠO - HÀ NỘI QĐ số 1140-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ tài chính PHIẾU CHI Số phiếu: 46 TK ghi Có : 1111 Ngày: 22/12/2008 Tài khoản đối ứng Số tiền Tiền thuế 331 205.000.000 0 Người nhận tiền : Vũ Hoàng Huy Địa chỉ: Công ty TNHH Phước Nghĩa Về khoản: Thanh toán tiền mua Cơm Dừa xuất khẩu Số tiền: 205.000.000đ Bằng chữ: Hai trăm linh năm triệu đồng chẵn. Kèm theo : 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm linh năm triệu đồng chẵn Ngày 22 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nộp Thủ quỹ + Tỷ giá quy đổi ngoại tệ (Vàng bạc đá quí)………………………………. + Số tiền quy đổi:…………………………………………………………… Phụ lục 4.1: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 007 – Ngoại tệ các loại Từ ngày: đến ngày: Chứng từ Khách hàng Diễn giải Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) (ký, họ tên) Phụ lục 4.2: Bảng theo dõi nợ phải trả cho nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp Số tiền còn phải trả Trả trước 30-60 ngày Trả trước 1-30 ngày Đúng hạn Quá hạn Ghi chú … … … … … … … Cộng Phụ lục 4.4: Bảng dự toán tình hình thanh toán các khoản phải trả năm N Chỉ tiêu Quý Tổng cộng I II III IV Khoản phải trả quý IV năm N-1 Khoản phải trả quý I năm N Khoản phải trả quý II năm N Khoản phải trả quý III năm N Khoản phải trả quý IV năm N Tổng cộng CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN TK 3311 – Phải trả cho người bán hàng XK Từ ngày: 01/01/09 đến 31/03/09 Số dư đầu kỳ: Tài khoản đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh Nợ Có 112 Tiền gửi ngân hàng 11.987.256.617 320.899.260 1121 Tiền VNĐ gửi ngân hàng 11.987.256.617 320.899.260 112102 Tiền VNĐ gửi NH Ngoại Thương HN 3.198.269.378 320.899.260 112131 Tiền VNĐ gửi NH Đầu tư và Phát triển VN_CN Hà Thành 5.960.018.150 112132 Tiền VNĐ gửi NH TMCP PT Nhà Tp.HCM 2.825.929.089 133 Thuế GTGT được khấu trừ 776.129.520 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của vật tư, hàng hóa 776.129.520 13311 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng xuất 776.129.520 133110 Thuế GTGT được khấu trừ chưa phân tách hàng xuất 776.129.520 311 Vay ngắn hạn 11.672.257.208 3111 Vay ngắn hạn VNĐ 11.672.257.208 311111 Vay ngắn hạn ngân hàng 11.672.257.208 3111111 Vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại Thương 11.672.257.208 31111127 HĐ vay HM02/04-NHNT-HN 11.672.257.208 336 Phải trả nội bộ 1.202.433.400 3362 Phải trả nội bộ-Vay vốn cho các đơn vị 1.202.433.400 632 Giá vốn hàng bán 15.906.926.235 6321 Giá vốn hàng bán hàng XK 15.906.926.235 635 Chi phí tài chính 1.805.719 641 Chi phí bán hàng 380.000 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 380.000 64172 Chi phí dịch vụ mua ngoài.NV2 380.000 Tổng số phát sinh nợ 23.661.699.544 Tổng số phát sinh có 18.206.388.415 Số dư nợ cuối kỳ 12.292.296.903 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (ký, họ tên) (ký, họ tên) CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN TK 3312 – Phải trả cho người bán hàng NK Từ ngày: 01/01/09 đến 31/03/09 Số dư đầu kỳ: Tài khoản đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh Nợ Có 112 Tiền gửi ngân hàng 16.675.576.792 1.701.225.400 1121 Tiền VNĐ gửi ngân hàng 10.223.580.490 1.701.225.400 112102 Tiền VNĐ gửi NH Ngoại thương HN 5.565.421.799 1.701.225.400 112117 Tiền VNĐ gửi NH TMCP Quân đội 3.534.717.903 112121 Tiền VNĐ gửi NH NN & PTNT Hà Nội 1.123.440.788 1122 Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng 4.451.996.302 112201 Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng - NTVN 592.622.279 1122011 Tiền gửi USD tại NH NTVN 592.622.279 112202 Tiền gửi ngoại tệ tại VCB HN 3.862.374.023 1122021 Tiền gửi USD tại VCB HN 3.862.374.023 156 Hàng hóa 10.095.688.312 1561 Giá mua hàng hóa 10.033.774.546 15612 Giá mua hàng hóa NK 10.033.774.546 1562 Chi phí mua hàng hóa 61.913.766 15622 Chi phí mua hàng hóa NK 61.913.766 311 Vay ngắn hạn 9.197.563.470 3112 Vay ngắn hạn USD 9.197.563.470 31121 Vay ngắn hạn ngân hàng 9.197.563.470 3112104 Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm 9.197.563.470 515 Doanh thu tài chính 16.722.913 635 Chi phí tài chính 13.494.505 Tổng số phát sinh nợ 25.873.140.260 Tổng số phát sinh có 11.810.408.227 Số dư nợ cuối kỳ 14.547.958.470 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (ký, họ tên) (ký, họ tên)