Luận văn Kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt may Hà Nội

ty có các phòng ban chức năng như: - Phòng xuất nhập khẩu: đảm đương toàn bộ công tác xuất nhập khẩu tại Công ty như nhập nguyên vật liệu máy móc phụ tùng thiết bị hoá chất nhuộm, xuất khẩu các loại sản phẩm sợi, dệt kim khăn bông , có kế hoạch xuất nhập khẩu để phòng kế toán tài chính cân đối kế hoạch thu chi ngoại tệ xây dựng dự thảo hợp đồng xuất nhập khẩu, các phương thức thanh toán, lập báo cáo xuất nhập khẩu - Phòng tổ chức hành chính: là phòng tham mưu cho tổng giám đốc về lĩnh vục tổ chức lao động khoa học, quản lý đội ngũ CBCNV trong Công ty, đào tạo cán bộ quản lý và sử dụng hiệu quả quản lý quỹ tiền lương trên cơ sở quy chế đã ban hành. Bên cạnh đó, phòng còn có nhiệm vụ tổ chức lực lượng đảm bảo an toàn cho Công ty, xây dựng lực lượng vũng mạnh tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa Công ty với cơ quan Công an nhằm tranh thủ sự hỗ chợ trong công tác bảo vệ sự an toàn. - Phòng kế tóan tài chính: có đầy đủ chức năng nhiệm vụ như luật định, luật điều hành kế toán, của Nhà nước quy định, giám sát kiểm tra hoạt động kinh tế của Công ty, đảm bảo cân đối tài chính phục vụ cho quản lý kinh doanh. Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch thu chi cho từng kì, ghi chép đầy đủ và phản ánh chính xác kịp thời liên tục và có hệ thống về tình hình luân chuyển của vật tư tiền vốn thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thực hiện tốt chế độ hoạch toán kế toán nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh , lập và thực hiện kế hoạch tài chính - Phòng KCS: có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ các loại nguyên vật liệu được đưa vào nhà máy, các loại bàn phế phẩm trong quá trình sản xuất và các loại sản phẩm do công ty sản xuất ra, đồng thời đóng góp các biện pháp đề tài, sáng kiến để nâng cao chất lượng sản phẩm - Phòng kế hoạch thị trường: có nhiệm vụ tiếp cận và mở rộng thị trường cho Công ty, tìm kiếm khách hàng, thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm và đạị lý của Công ty. - Phòng kĩ thuật đầu tư: có nhiệm vụ triển khai kĩ thuật sản xuất tới các nhà máy và xây dựng mục tiêu phát triển của Công ty đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động, đồng thời đảm bảo tính gọn nhẹ trong tổ chức tránh việc chồng chéo trong chỉ đạo, phân công .... 2.2.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty: Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có thể hiểu như một tập hợp những cán bộ CNV kế toán cùng với trang thiết bị kĩ thuật phương tiện ghi chép, tính toán cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán tiền lương và các khoản bảo hiểm Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán NVL và cc, dc Kế toán thanh toán Thủ quỹ Phó phòng kế toán ( kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( trưởng phòng) Phó phòng kế toán Kế toán tiền lương và các khoản bảo hiểm Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán NVL và cc, dc Kế toán thanh toán Thủ quỹ Phó phòng kế toán ( kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( trưởng phòng) Các nhân viên thống kê - Phòng kế toán tài chính của công gồm 20 người kế toán trưởng, hai phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 16 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ, nhiệm vụ được phân công như sau : - Kế toán trưởng là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính của Công ty chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp lý tài chính cấp trên và tổng giám đốc Công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán của Công ty. Có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán tài chính theo hoạt động chức năng chuyên môn kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật tư, tiền vốn trong toàn Công ty theo đúng chế độ tài chính mà Nhà nước ban hành. - Phó phòng kế toán tài chính (kiêm kế toán trưởng tổng hợp): có nhiệm vụ hàng tháng căn cứ vào nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ (do kế toán vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành... chuyển lên) để vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các tài khoản, lập bảng cân đối kế toán sau đó vào sổ cái tài khoản có liên quan, lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước. - Phó phòng kế toán tài chính: có trách nhiệm cùng với kế toán trưởng trong việc quuyết toán cũng như thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của Công ty. + Nhân viên kế toán nguyên vật liệu: hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật tư cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê sổ 3 – Bảng kê tính giá thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ, bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ và từ các hoá đơn ( hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán lên Nhật ký chứng từ số 5. +Nhân viên kế toán TSCĐ và XDCB: Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng, hiện trạng, và giá trị TSCĐ, tình hình mua bán và thanh lý TSCĐ. + Nhân viên kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ căn cứ vào Bảng tổng hợp và thanh lương và phụ cấp do các tổ nghiệp vụ dưới nhà máy chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lương cho các nhà máy, các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản bảo hiểm. + Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Căn cứ vào Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, Bảng phân bổ lương ......và các Nhật ký chứng từ có liên quan để ghi vào sổ tổng hợp chi phí sản xuất ( có chi tiết cho từng nhà máy) phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. + Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và theo dõi công nợ của khách mua hàng. Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng. Mở thẻ theo dõi nhập xuất tồn thành phẩm. Sau đó, theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. + Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty ở ngân hàng hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của Công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng, theo dõi tình hình thanh toán của Công ty với các đối tượng như : khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ Công ty. + Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Công ty và thực hiện việc thu chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi. + Kế toán các nhà máy: chịu sự chỉ đạo dọc của phòng kế toán tài chính của Công ty. Qua mô hình trên ta thấy: Công ty tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức tập trung, phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu đầu đến khâu cuối cùng, thu nhận xử lý chứng từ, luân chuyển ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và hướng dẫn kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị, thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị trực thuộc. Các nhân viên kế toán ở các nhà máy thành viên có nhiệm vụ thu thập chứng từ kiểm tra, xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ lập báo cáo thống kê, tài chính theo sự phân cấp, dưới sự chỉ đạo giám sát của kế toán trưởng. Với đặc điểm đó Công ty đã thực hiện hình thức kế toán Nhật ký chứng từ và hạch toán tình hình biến động của tài sản theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức này có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng ghi sổ, đối chiếu số liệu tiến hành thường xuyên kịp thời, cung cấp các số liệu cho việc tổng hợp theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính lập báo cáo kế toán. Tổ chức kế toán theo hình thức này, mọi công việc chủ yếu của hạch toán kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán doanh nghiệp. Do đó giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động của toàn doanh nghiệp. Sự chỉ đạo công tác kế toán được thống nhát, chặt chẽ, tổng hợp số liệu và thông tin kinh tế kịp thời, tạo điều kiện trong phân công lao động, nâng cao trình độ, chuyên môn hóa lao động hạch toán. Việc trang bị ứng dụng, phương tiện kỹ thuật cơ giới hoá công tác kế toán được thuận lợi. Tuy nhiên, hình thức này có hạn chế là khối lượng công việc kế toán tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp lớn, tạo ra khoảng cách về không gian và thời gian giữa nơi xảy ra thông tin, thu thập xử lý thông tin và tổng hợp số liệu hạn chế sự chỉ đạo kiểm tra của kế toán. Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ tại công ty dệt-may hà nội Chứng từ nhập xuất NK-CT liên quan 1,2,4,10 Bảng kê chi tiết nhập vật tư Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê xuất vật tư Bảng tổng hợp nhập vật tư Bảng kê số 3 NK –CT số 5 Bảng tổng hợp xuất vật tư Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4,5,6 NK-CT số 7 Sổ cái TK 152, 153 Nói tóm lại, chế độ hạch toán áp dụng tại doanh nghiệp là: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1-1 hàng năm, kết thúc vào 31-12 năm đó. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ - Phương pháp kế toán TSCĐ - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : theo nguyên giá TSCĐ - Phương pháp khấu hao áp dụng: theo Quyết định 166/1999/BTC - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá chi tiết theo từng kho nguyên vật liệu. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối ký: Tính giá bình quân Để tập hợp các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như việc hình thành các thông tin cần thiết quản lý, Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp tương đối đầy đủ theo Quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. 2.3 Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty: Quá trình tổ chức hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu với đặc điểm vật tư, vật liệu của mình là mật độ nhập xuất lớn cần có sự giám sát bảo quản thường xuyên và hệ thống kho tàng được bố trí tập trung, kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm tra đối chiếu hàng ngày, nên Công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu quản lý vật tư là phải cung cấp thường xuyên về hiện vật và tiền của từng loại vật liệu. 2.3.1 Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu 2.3.1.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Muốn việc tính giá được chính xác thì mỗi doanh nghiệp tìm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất. Về nguyên tắc đánh giá vật liệu nhập kho là phải theo đúng giá mua thực tế của vật liệu tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế Công ty đã bỏ ra để có được vật liệu đó. Khi tổ chức kế toán vật tư, Công ty do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu nên khi nhập kho Công ty đã sử dụng giá thực tế. Giá này được xác định theo từng nguồn nhập. - Nguyên vật liệu chính của Công ty là bông xơ được thu mua trên thị trường trong nước và chủ yếu là nhập ngoại. + Giá thực tế vật liệu mua trong nước bằng giá mua ghi trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua phát sinh (nếu có) + Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên hoá đơn người bán cộng thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh. Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển tới tận kho của Công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ - Đối với nguyên vật liệu do Công ty tự sản xuất gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng với các chi phí chế biến phát sinh. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập kho là giá trị thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc ước tính. - Vật  liệu do Công ty thuê ngoài, gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất gia công chế biến cộng chi phí liên quan. 2.3.1.2 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Phòng kế hoạch thị trường là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch cung cấp. Phòng kế hoạch thị trường sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi đến, phòng kế hoạch thị trường sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kế hoạch thị trường sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng cũng lập biên bản kiểm nhận là phiếu nhập kho theo số thực nhập. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên 1 liên lưu tại phòng kế hoạch thị trường 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán 1 liên giao cho thủ kho đẻ làm căn cứ vào thẻ kho Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kế hoach thị trường căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên. Trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, phòng kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kế hoạch thị trường, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho). Như vậy, thủ tục nhập kho nguyên vật liện gồm các chứng từ: Hóa đơn GTGT Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Bảng 2.1) Phiếu nhập kho ( Bảng 2.2) Thẻ kho ( Bảng 2.3) Biên bản kiểm nghiệm vật tư Bảng 2.1 Ngày 5 tháng 2 năm 2002 Người nhập: Anh Tuyên Địa chỉ: Công ty dệt may hà nội Nhập kho: Bông xơ Thành phần Ban kiểm nghiệm: Phòng KHTT, Phòng KCS, thủ kho STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Số lượng Hoá đơn Thực nhập 1 Bông TQ cấp 1 Kg 197166 197166 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: nguyên vật liêu nhập kho đảm bảo đúng về số lượng và chất lượng trên hoá đơn người bán Người nhập Thủ kho Phòng KCS Phòng KHTT Công ty Dệt May Hà Nội Bảng 2.2 Phiếu nhập kho Đơn vị bán : I TOCHU HONG KONG Chứng từ số: 17708 ngày 25 tháng 2 năm 2002 Biên bản kiểm nghiệm số: 01- 78 Nhập vào kho: Bông xơ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Số lượng nhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú mã 1 Bông TQ cấp 1 01 loại Cộng Kg 197.166 18.700 3.687.004.200 3.687.004.200 BX BTQ Cộng thành tiền : Ba tỷ sáu trăm tám mươi bảy triệu bốn trăm nghìn hai trăm đồng Thủ kho Người giao Phụ trách KHTT Công ty Dệt May Hà Nội Bảng 2.3 thẻ kho Tháng 2 năm 2002 Kho : Bông Xơ Tên hàng : Bông TQ cấp 1 - BXBTQ Đơn tính : kg Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn NT SH KL GT SL GT SL GT 5/2 19/2 22/2 Tồn đầu tháng ITOCHU HONGKONG Nhà máy sợi 1 Nhà máy sợi 2 Tồn cuối tháng 197.166 117.250 29.680 8.357 58.593 Kế toán trưởng Ngày ......tháng .....năm Người lập biểu 2.3.2. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu . 2.3.2.1. Tính giá vật liệu xuất kho. Bông xơ xuất kho chủ yếu dùng để sử dụng cho sản xuất sản phẩm của công ty, việc bán ra ngoài là rất hãn hữu, ví dụ như bán bông, phế liệu, sợi... Để phản ánh giá vật liệu xuất kho được chính xác, Công ty đã sử dụng phương pháp giá trung bình để tạm tính giá vật liệu xuất kho. Đây là phương pháp đơn giản được thực hiện để đưa ra một mức giá phù hợp với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ hạch toán. Lý do công ty sử dụng phương pháp này là vì nguyên vật liệu chính và một số vật liệu phụ khác chủ yếunhập từ nước ngoài và luôn có sự biến động về giá cả, do phụ thuộc vào yếu tố chủ quan và khách quan (mùa vụ, thuế nhập khẩu, tình hình kinh tế trong và ngoài nước ...). Nhờ có hệ thống máy vi tính đã được lập trình sẵn nên việc tính toán được thực hiện nhanh gọn hơn. Kế toán chỉ cập nhập số liệu thực tế của một số loại vật liệu nào đó trong kho, máy vi tính sẽ tự động tính ra giá trung bình theo công thức sau: Giá trung bình = Giá hạch toán vật liệu = Giá trung bình x Số lượng thực tế xuất kho trong kỳ Giá trung bình được dùng làm giá tạm tính cho vật liệu xuất kho trong kỳ. Đến cuốikỳ hạch toán, kế toán dùng phương pháp hệ số giá để điều chỉnh giữa giá thực tế và giá hạch toán theo công thức sau: Hệ số giá VL = Giá VL thực tế xuất trong kỳ = Giá hạch toán VL xuất trong kỳ x Hệ số giá 2.3.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Giống các đơn vị sản xuất kinh doanh khác thì xuất kkho nguyên vật liệu cho sản xuất hay bất kỳ một mục đích gì, để phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác cho đối tượng vật liệu xuất dùng đều phải thực hiện đầy đủ thục tục chứng từ đúng quy cách. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty Dệt May Hà Nội sử dụng nhiều loại vật liệu, các loại vật liệu này được bảo quản ở nhiều kho khác nhau. Trong đó, loại vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất là bông loại vật liệu thấm ẩm nhanh, dễ cháy, khó bảo quản nên việc bảo quản và sử dụng vật liệu ở công ty phải được theo dõi chặt chẽ dựa trên cơ sở vật liệu các chứng từ vật liệu. ở Công ty Dệt May Hà Nội, việc xuất kho sử dụng các chứng từ: Phiếu xuất kho 9 (Bảng 2.4) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyên nội bộ (Bảng 2.5) Việc xuất kho vật liệu để sản xuất được tiến hành như sau: Khi các phòng ban, phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người phụ trách đơn vị sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua tổng giám đốc công ty ký duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần phải thông qua ký duyệt của lãnh đạo công ty, khi có yêu cầu xuất vật tư được lên phòng kế hoạch thị trường. Xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kế hoạch thị trường sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật tư. Các phiếu này được lập thành 3 liên. 1 liên lưu tại phòng thị trường 1 liên giao cho người lĩnh vật tư. 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho. Định kỳ phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để chuyển và ghi sổ lưu. Trên các phiếu này, phòng kế hoạch thi trường chỉ ghi số lượng xuất kho cột đơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi. Tại kho, thủ kho kiểm tra tính hàng hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. Nếu thấy trong kho không đủ hoặc không còn loại vật liệu đó thì phải tiến hành thủ tục mua và nhập kho vật liệu, sau đó mới làm nghiệp vụ xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho . Trường hợp vật liệu xuất để bán, Công ty sử dụng mẫu "hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" tiến hành xuất kho vật liệu phải có sự chứng kiến của các bộ phận liên quan như phòng kế hoạch thị trường, thủ kho và phải có lệnh của tổng giám đốc Công ty. Phòng kế hoạch thị trường căn cứ vào yêu cầu khách hàng lập "hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" và được lập thành 3 liên. Liên1 lưu Liên 2 giao cho khách hàng Liên 3 dùng để thanh toán. Công ty Dệt May Hà Nội Bảng 2.5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Họ và tên người vận chuyển: Tuấn Anh Phương tiện vận chuyển: Xe 37H - 0252 Xuất tại kho: Bông Xơ TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SP - HH) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Bông sợi chải kỹ 08 kiện kg 1525,0 2 Bông F1 (Đ x L) 05 kiện kg 921,0 Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển 2.4. Công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may HN. 2.4.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu. 2.4.1.1. Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Hạch toán tổng hợp vật liệu là công cụ không thể thiếu và rất có ảnh hưởng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Tại Công ty Dệt May Hà Nội sử dụng các tài khoản: 152, 331, 111, 112, 138, 621, 627, 641, 642. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số TK khác. Để thuận tiện cho việc phân bổ và tính toán các tài khoản có thể được chi tiết theo các tài khoản chi tiết. Cụ thể đối với tại khoản 152 tại Công ty được phân chia như sau: - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. - TK 1521 : Nguyên liệu chính - TK 1522: Vật liệu - TK 1522.1: Hoá chất - TK1522.2: Phụ liệu - TK 1523: Nhiên liệu - TK 1524: Phụ tùng sửa chữa, thay thế. - TK: 1526: Phụ tùng khác - TK 1527: Phế liệu * Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Các nghiệp vụ mua và nhập vật liệu được ghi chép vào các tài khoản kế toán tổng hợp, theo từng trường hợp sau: Công ty áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy, khi hạch toán kế toán ghi. Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 Khi mua vật liệu bên ngoài bất kể trả tiền mua vật liệu hay không kế toán đều ghi qua TK331. Vì vậy, TK331 được sử dụng rất nhiều. Sau đó, căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi. Nợ TK 331 Có TK 111, 112 VD: Ngày 25 tháng 12 năm 2001, Công ty mua vật liệu chính (bông) theo tổng giá thanh toán là 3.687.004.200 đồng. Công ty thanh toán toàn bộ bằng ngoại tệ - kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 152: 3.687.004.200. Có TK 112: 3.687.004.200 Đó là trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về. Nếu hoá đơn về còn hàng hoá chưa về nhập kho (ít xảy ra ở Công ty), khi đó kế toán chỉ lưu lại hoá đơn mà không tiến hành ghi sổ. Do vậy, Công ty không sử dụng TK 151 "hàng mua đang đi đường" - Ngoài việc dùng tiền của ngân hàng hay tiền mặt để thanh toán mua nguyên vật liệu, Công ty còn sử dụng hình thức thanh toán khác như: Tạm ứng tiền, trả trước tiền hàng. + Trường hợp tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu. Khi tạm ứng tiền kế toán ghi: Nợ TK 141 Có TK 111, 112 Vật liệu sau khi kiểm nhận đảm bảo đủ các điều kiện, thủ kho tiến hành nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 Đồng thời, kế toán thanh toán sẽ tiến hành thanh toán tạm ứng có thể xảy ra 2 trường hợp. * Trường hợp thiếu tạm ứng kế toán ghi. Nợ TK 141 (theo số tạm ứng thiếu) Có TK 111, 112 * Trường hợp thừa tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 (theo số tạm ứng thừa) Có TK 141 VD: Ngày 25 tháng 10 Công ty tạm ứng số tiền là 385.000 đồng cho anh Tuyên phòng kế hoạch thị trường đi mua dầu máy. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của nơi bán số 1035 ngày 20 tháng 11 ghi bán cho Công ty với tổng số tiền là 385.000 đồng. Với nghiệp vụ ngày kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 141 385.000 Có TK 111 385.000 Khi nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (1523) : 350.000 Nợ TK 133 : 35.000 Có TK 141 : 385.000 + Trường hợp Công ty ứng trước tiền mua nguyên vật liệu cho đơn vị bán, kế toán căn cứ vào chứng từ trả tiền ghi Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Nếu trong tháng nhận được hoá đơn vật liệu của số tiền đá trả tháng trước kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 Nếu trong tháng không nhận được số vật liệu của số tiền đã trả trước thì số tiền này sẽ để ghi nợ trên TK 331 VD: Tháng 10 năm 2001, Công ty có đặt mua một số chỉ của nhà máy chỉ khâu Hà Nội . Căn cứ vào hợp đồng Công ty đặt trước 3.000.000đồng, đến tháng 11 kế toán nhận được hoá đơn và kiêm phiếu nhập kho loại vật liệu nói trên sẽ tiến hành ghi số theo định khoản. Nợ TK 152 (1522) : 2.000.000 Nợ TK 133 200.000 Có TK 331: 2.200.000 Số tiền ứng trước còn lại tiếp tục để chi nợ trên TK 331 tháng sau. - Đối với vật liệu mua ngoài, kế toán tổng hợp vật liệu, ngoài việc phản ánh giá mua thực tế còn phải phản ánh chi phí thu mua thực tế vật liệu để phản ánh chính xác, đầy đủ giá mua thực tế của vật liệu. ở Công ty, nếu chi phí vận chuyển thực ngoài do cán bộ đi mua vật liệu tạm ứng thì kế toán tiến hành tổng hợp trên TK 141 để ghi. Nợ TK 152: Số tiền vận chuyển Nợ TK 133 (1331) Có Tk 111, 112 - Trường hợp vật liệu xuất dùng cho phân xưởng sản xuất nếu không sử dụng hết phải nhập lại cho xí nghiệp. Trong trường hợp này kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan xác định giá trị thực tế của vật liệu nhập kho, kế toán và thủ kho tiến hành ghi sổ. Nợ TK 152 Có TK 154, 621, 627 (chi tiết từng bộ phận). 2.4.1.2. Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu. Công tác kế toán tổng hợp xuất vật liệu là một trong những khâu chủ yếu của hạch toán vật liệu. Thông qua đó, biết được chính xác, kịp thời đầy đủ loại vật liệu xuất dùng. Việc xuất dùng vật liệu chủ yếu là cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, Công ty còn xuất vật liệu cho vay hoặc để bán. Tuỳ theo mục đích sử dụng, hạch toán tổng hợp xuất vật liệu sẽ phản ánh giá thực tế của vật liệu xuất dùng vào bên có của TK152 và bên nợ của TK liên quan. - Xuất vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, quản lý phân xưởng, kế toán ghi: Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 642 Có TK 152 VD: Theo phiếu xuất kho vật liệu số 8725 ngày 19 háng 9 năm 2001 xuất bông Trung Quốc cấp 1 cho nhà máy sợi 1.Tổng giá trị ghi trên phiếu là: 2.192.395.607 đồng. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621: 2.192.395.607. Có TK 152 (1521) : 2.192.395.607 Xuất kho vật liệu để bán, kế toán ghi: Nợ TK 632. Có TK 152 Số tiền thu về được kế toán ghi Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 333 ở Công ty, vật liệu xuất bán chủ yếu là phiếu liệu. Căn cứ vào phiếu xuất bán ra ngoài "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" để kế toán ghi sổ theo định khoản vào sổ kế toán có liên quan. VD: Theo hoá đơn ngày 25 tháng 6 năm 2000, Công ty Dệt May Hà Nội bán cho Công ty Vinh Phát 200kg bông thải. Số tiền ghi trên hoá đơn là 1.100.000. Kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn và ghi sổ. Nợ TK 632: 1.000.000 Có TK 152 1.000.000 Đồng thời ghi: Nợ TK 111: 1.000.000 Có TK 511: 1.000.000 Có TK 333 100.000 - Xuất vật liệu cho cửa hàng dịch vụ vay, kế toán căn cứ vào "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán theo giá thực tế vật liệu. Nợ TK 138 Có TK 152. Đối với cho vay, kế toán Công ty theo dõi tên tài khoản 138, đến cuối tháng căn cứ vào đó, đòi tiền nợ của ngân hàng. - Xuất vật liệu tính vào chi phí ngoài sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 641 Có TK 152 2.4.2. Hạch toán chi tiết vật liệu. 2.4.2.1. Hạch toán chi tiết nhập vật liệu. - Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho theo từng doanh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo dõi trên thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính chính xác của từng chứng từ, rồi tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất lên thẻ kho. Do vậy, thẻ kho được dùng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán. Đình kỳ sau 15 ngày, thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận được chứng từ này. - Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra, tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tượng sử dụng ( nếu là chứng từ xuất ) tiếp theo, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính để lên bảng kê chi tiết nhập vật tư cho từng kho (bảng 2.6). - Căn cứ trên phiếu nhập vật liệu vào máy vitính. Số phiếu nhập. Ngày .... tháng Tên khách hàng (đơn vị bán) Tỷ giá ngoại tệ (nếu có) Mã vật tư. Số lượng vật liệu nhập Đơn giá nhập : tiền VNĐ, ngoại tệ. Khi nhập xong dữ liệu, trên máy tính tự tính cột thành tiền theo công thức đã cài đặt sẵn. Thành tiền = số lượng x đơn giá. Từ bảng kê chi tiết nhập vật tư ở các kho trên kế toán tổng hợp số liệu theo tài khoản để lập bảng tổng hợp nhập vật tư (bảng 2.7). Tương tự: "Bảng tổng hợp xuất vật tư" (Bảng 2.11) cũng được lên bằng cách dựa vào bảng kê chi tiết xuất vật tư. Để theo dõi chi tiết quá trình nhập vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán với người bán, Công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 - Thanh toán với người bán (bảng 2.8). Đối với khách hàng thường xuyên, kế toán mở cho người từ một đến hai tờ sổ. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ mua vật liệu, kế toán căn cứ vào chứng từ phiếu nhập ghi chép vào sổ cuối tháng, sổ chi tiết sẽ được tính toán cho từng người bán. - Kết cấu số chi tiết số 2 (sổ chi tiết công nợ), cơ sở số liệu và cách ghi: + Số dư đầu tháng: Số dư cuối tháng trước chuyển sang. + Căn cứ vào chứng từ nhập kế toán ghi số liệu, ngày , tháng , nhập, chứng từ, nội dung kế toán phát sinh, giá thực tế quy đổi ra VNĐ (nếu mua bằng ngoại tệ). + Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi cột nợ hay có của tài khoản 331 và đối ứng với các tài khoản có liên quan. + Tính ra số dư cuối tháng: bằng số dư đầu tháng (dư có) cộng (+) cột có trừ (-) cột nợ. Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết số 2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Mỗi dòng trên nhật ký chứng từ số 5 được ghi chi tiết cho từng người bán.Khi lên hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên nợ của tài khoản 331, có tài khoản 331 tính ra số dư cuối tháng. Số liệu ghi trên nhật ký chứng từ số 5 vẫn có thể đối chiếu với bảng tổng hợp nhập để lên bảng kê số 3. Công ty Dệt May Hà Nội Bảng 2.8 Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 331/H - Phải trả cho người bán HN Khách hàng: DNTN - dệt nhãn hiệu Thủ Đức (DN03) Từ ngày 1/10/2001 - 31/12/2001 Dư nợ đầu kỳ : 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứng PS nợ PS có 29/10 PN 632 Mua phụ liệu 153H1 114.709.275 29/10 PN 632 Mua phụ liệu 1331H 11.470.927 31/10 PN 645 Mua PLD 153H1 18.151.350 31/10 PN 645 Mua PLD 1331H 1.815.135 27/11 PN 693 Mua phụ liệu 153H1 41.542.900 27/11 PN 693 Mua phụ liệu 1331H 4.154.290 27/11 PN 694 Mua phụ liệu 153H1 81.682.560 27/10 PN 694 Mua phụ liệu 1331H 8.168.250 30/11 UNC 676 TT mua mác dệt (Đơn hàng KV) 3111H1 148.907.467 4/12 PN 721 Mua phụ liệu 153H1 32.988.240 4/12 PN 721 1331H 3.298.824 4/12 PN 722 153H1 12.566.160 4/12 PN 722 1331H 1.256.616 4/12 PN 723 153H1 25.961.040 4/12 PN 723 1331H1 2.596.104 19/12 PN 688 3311H1 135.548.006 Tổng phát sinh nợ : 284.455.473 Tổng phát sinh có: 360.361.677 Dư có cuối kỳ: 75.906.204 Mở sổ: NKCT số 5 mỗi tháng được ghi 1 lần. Trên cơ sở đã tổng hợp số liệu ở sổ chi tiết TK 331. - Kết cấu của số NKCT số 5. + Tên đơn vị bán hàng: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với Công ty. + Cột số dư đầu tháng: Số dư tháng trước của tài khoản 331 (chi tiết theo từng đơn vị bán). Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ nhật ký - chứng từ số 5, xác định tổ số phát sinh bên có TK 331 đối ứng với nợ các TK có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 5 để ghi sổ cái (Có TK 331, Nợ các TK). Việc ghi chép như trên cho phép Công ty tổng hợp tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp, nắm bắt được thông tin từng nhà cung cấp một cách nhanh nhất và đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán. - Bảng kê số 3 và bảng phân bố số 2. Từ bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng và các nhật ký chứng từ có liên quan số 1,2,5,7,10,... kế toán tiến hành lên bảng kê số 3 - tính giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ. Cột hạch toán lấy toàn bộ số liệu trên bảng tổng hợp nhập vật tư. Sau khi tính toán được hệ số chênh lệch trên bảng kê số 3, hệ số này được đưa sang bảng phân bổ số 2 lấy từ bảng tổng hợp xuất vật tư. Sổ tổng hợp và tổng xuất theo giá hạch toán, giá thực tế được đưa sang bảng kê số 3 tính ra giá tồn kho cuối tháng. Bảng phân bổ số 2 dùng lên bảng kê 4,5,6. Định kỳ 3 tháng kế toán lập bảng kê và bảng phân bổ quý. Có số liệu và phương pháp lập bảng kê số 3. Chỉ tiêu I: Số dư đầu tháng: số liệu của phần này được lấy ở dòng tồn cuối tháng trên bảng kê số 3 của tháng trước đó. Chỉ tiêuII: Số phát sinh trong tháng: căn cứ vào bảng tổng hợp phát sinh nợ TK 1521, 1522, 1523, 153. Chỉ tiêu III: Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng.(Chỉ tiêu I + chỉ tiêu II). Chỉ tiêu IV: Hệ số chênh lệch. Chỉ tiêu V: Xuất dùng trong tháng, căn cứ vào dòng tổng cộng của bảng phân bổ số 2. Chỉ tiêu VI: Tồn kho cuối tháng: Chỉ tiêu IV - Chỉ tiêu V. Kế toán tổng hợp mở sổ cái cho tài khoản chi tiết 1521, 1522, 1523, 1524, 1527, 1531 theo định kỳ quý (3 tháng 1 lần) kế toán không mở tài khoản tổng hợp 152, 153. Cuối quý căn cứ vào nhật ký chứng từ lên bảng kê 3, kế toán cân đối tài khoản lên sổ cái. Mẫu bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 ( bảng 2.12 và 2.13) . 2.4.2.2. Hạch toán chi tiết xuất vật liệu. - Tại kho: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập thành 2 liên. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi ngày tháng năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu (ghi rõ họ tên) giao cho người vận chuyển mang theo từng hàng vận chuyển tới đơn vị nhập vật liệu. Thủ kho nhập sau khi nhận hàng xong ghi số thực nhập vào cột 5, ngày tháng nhập và cùng với người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Một liên thủ kho nhập giữ lại, còn một liên thủ kho xuất giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán ghi đơn giá thành tiền vật tư xuất. Căn cứ vào phiếu xuất vật tư thủ kho tiến hành ghi số thực xuất vào thẻ kho (các bước đã trình bày ở phần nhập kho) . Thẻ kho được dùng để ghi chép chung cho cả nhập và xuất kho. - Tại phòng kế toán: Dựa trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho nhập lên đã được kiểm tra tính chính xác, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư. Đối với phiếu xuất kho, kế toán tính theo phương pháp giá trung bình đã nêu trên và ghi đơn giá vào cột đơn giá trên phiếu xuất kho. Sổ chi tiết vật tư theo dõi chỉ tiêu hiện vật và giá trị tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu như mở tại kho. Định kỳ, cuối tháng hoặc vào một thời điểm nào đó theo yêu cầu của trưởng phòng kế toán, số liệu trên sổ chi tiết sẽ được đối chiếu với thẻ kho về nhập xuất tồn. Giá trị tồn kho vật liệu được theo dõi trên sổ chi tiết vật tư. - Mẫu sổ chi tiết vật tư: Bảng 2.9. - Mẫu bảng kê chi tiết vật tư: Bảng 2.10. - Mẫu bảng tổng hợp xuất vật tư: Bảng 2.11. Công ty Dệt May Hà Nội Bảng 2.10 Bảng kê phiếu xuất bao gói Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền N Số 2/8 PX16397 Nhà máy sợi Vinh - NM01 KBG XuấtVTBG 1522V1 BG0003 - ống giấy 5057 IK cái 40.000.000 495.000 19.800.000 BG0009 - ống giấy 4020 mộc cái 40.500.000 400.000 16.200.000 Cộng 80.500.000 36.200.000 Công ty Dệt May Hà Nội Bảng 2.11 Bảng tổng hợp xuất vật liệu Từ ngày 1/1/2002 - 31/1/2002 TT Mã NX Diễn giải Giá trị 1 1312 H Phải thu của khách hàng PL - HN 880.000 2 154H31 Chi phí SXKD dở dang HN - DN 18.443.622 3 154H81 Chi phí SXKD dở dang HN gia công dệt kim 80.275.926 4 621D Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp HĐ 61.606.671 5 .... .... .... Cộng 161.206.219 2.4.3. Tổ chức kiểm kê kho vật liệu. - Công ty Dệt May Hà Nội tiến hành kiểm kê kho vật liệu nhằm tiến hành chính xác số liệu, giá trị từng thứ nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho Công ty kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát, để có biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ đối với nguyên vật liệu qua kiểm kê, đánh giá phát hiện kém phẩm chất, giảm giá trị thì xin thanh lý theo quyết định của Công ty. Nếu vật liệu của Công ty vẫn còn tốt thì xin đánh theo giá trị ban đầu. Nguyên vật liệu của Công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm tra còn kéo dài, Công ty tiến hành kiểm tra định kỳ 6 tháng 1 lần (6 tháng đầu năm, sáu tháng cuối năm). Công ty tiến hành tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho, mỗi kho được lập một bảng kiểm kê bao gồm 3 người. 01 thủ kho 01 thống kê 01 kế toán vật liệu. Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân thời tiết, khí hậu hay do hao hụt khi cân, đo, đong, đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào "Biên bản kiểm kê" do phòng kế hoạch thị trường lập. Cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán. Kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại. = - Chênh lệch Số liệu tồn kho Số liệu tồn kho thừa thiếu kiểm kê sổ sách. Sau đó, kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loạt. Trước khi lập báo cáo, căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau: + Thừa phát hiện qua kiểm kê Nợ TK 152, 153 Có TK 3381 + Thiếu phát hiện qua kiểm kê: Nợ TK 1381 Có TK 152, 153 2.5. Những đánh giá chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty dệt may Hà Nội . 2.5.1. Ưu điểm. Trải qua hơn 20 năm phát triển và trưởng thành, Công ty đã và đang khẳng định vị trí và vai trò của mình trong nền kinh tế thị trường. Công ty từng bước khắc phục khó khăn, tìm ra giải pháp về quản lý kinh tế làm cho Công ty nhanh chóng hoà nhập với nền kinh tế thị trường, cùng đổi mới trang thiết bị dây chuyền sản xuất củng cố bộ máy quản lý. Trong đó, bộ máy kế toán Công ty với đội ngũ cán bộ có chuyên môn, đáp ứng nhu cầu hạch toán kế toán kịp thời, chính xác hiệu quả, giúp cho lãnh đạo Công ty đề ra giải pháp nâng cao hơn hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh . - Hệ thống của kế toán: Công ty đang áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ" là hình thức khá phổ biến và có nhiều ưu điểm phù hợp với điều kiện kế toán chung của Công ty. Hệ thống sổ kế toán, tài khoản và các mẫu biểu Công ty sử dụng đều đúng như chính sách ban hành của Nhà nước . Công ty đã có sự đầu tư thích đáng nhằm sử dụng hợp lý tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu sản xuất góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. - Đánh giá nguyên vật liệu: Công ty dùng giá thực tế cho nguyên vật liệu nhập kho và giá trung bình cho nguyên vật liệu xuất kho. Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán dùng phương pháp hệ số giá để điều chỉnh giữa giá thực tế và giá hạch toán. Việc đánh giá nguyên vật liệu như vậy là hợp lý, vì đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty thường xuyên có biến động và yêu cầu của kế toán là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất hàng ngày. Cách đánh giá này đã phần nào khắc phục được tình hình biến động của giá cả, công tác kế toán không bị dồn vào cuối tháng. Tuy nhiên, vận dụng cách đánh giá này làm tăng khối lượng công việc kế toán. Nhưng do Công ty sử dụng hệ thống máy vi tính đã được lập trình sẵn, công thức được cài đặt trên máy, sau mỗi nghiệp vụ nhập, máy vi tính tự động tính ra giá suất, công việc được thực hiện nhanh gọn hơn. - Công tác tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất của Công ty. Kế toán căn cứ vào chứng từ để luân chuyển và ghi vào bảng kê chi tiết, vào sổ chi tiết số 2 (với chứng từ nhập do mua ngoài). Hơn nữa, việc vận dụng phương pháp thẻ song song, phương pháp chi tiết vật liệu đơn giản nhất và dễ làm, tính toán đơn giả, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Trong công tác quản lý nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu được đối chiếu không những giữa kế toán vật liệu với kho mà trong nội bộ phòng kế toán. Với nền kinh tế thị trường có nhiều biến động, do đó mỗi đơn vị trong nền kinh tế luôn tìm mọi cách đổi mới hoàn thiện mình, thay thế và loại bỏ những điều không hợp lý để tồn tại và phát triển. Cùng với xu thế chung của xã hội, Công ty đã và đang tìm cho mình những bước đi thích hợp, mạnh dạn đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm từng bước phát triển trong cơ chế thị trường, cải thiện và nâng cao đời sống lao động. 2.5.2. Nhược điểm. - Phương pháp quản lý nguyên vật liệu còn nhiều bất cập Công ty nên có những thay đổi trong chính sách quản lý vật liệu. Vì vật liệu ở Công ty thường nhiều loại và có những quy cách thông số kỹ thuật khác nhau, tên các loại vật liệu thường khó đọc khó nhớ làm ảnh hưởng tới công tác kế toán. - Hiện nay, với trình độ công nghệ thông tin đang phát triển Công ty cần đưa kế toán máy và sử dụng ở tất cả các bộ phận trong Công ty là việc cần thiết. Đến cuối tháng khối lượng công việc nhiều việc đối chiếu số lượng tồn kho và phòng kế toán còn nhiềuhạn chế. Do đó, Công ty cần ứng dụng việc nghiên cứu máy vi tính xuống từng kho. Chương 3: Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty dệt may Hà Nội 3.1. Phương hướng phát triển chung và nhiệm vụ của công tác kế toán. Trong xu thế phát triển của mình, Công ty Dệt May Hà Nội đã và đang tạo ra được thị trường có triển vọng ở trong và ngoài nước. Công ty không ngừng đầu tư hiện đại hoá sản xuất, đầu tư cho khâu sáng tác mẫu mã sản phẩm mới, khai thác thế mạnh của dàn máy thêu tại nhà máy thêu Đông Mỹ tạo ra những sản phẩm có chất lượng và mẫu mã được khách hàng ưa chuộng. Trong những năm tới Công ty tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu trong nước vì nguồn nguyên vật liệu Công ty đang sử dụng chủ yếu nguồn nhập từ nước ngoài nên ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng về may mặc nên Công ty chú trọng phát triển mạnh mạng lưới tiêu thụ của mình ở trong nước và mở rộng ra thị trường ở nước ngoài như Mỹ, Châu Âu.... Từ thực tế đó, Công ty cần phải xây dựng được một đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật có đủ trình độ sử dụng công nghệ tiên tiến. Nhưng vấn đề đặt ra là xí nghiệp phải quan tâm nhiều đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng công tác kế toán để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường. Chính vì lý do đó, cùng với sự phát triển của Công ty công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng không ngừng cải tiến mọi mặt, nó góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành tăng lợi nhuận cho Công ty. 3.2. Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Dệt May Hà Nội . 3.2.1. Đổi mới phương pháp quản lý nguyên vật liệu góp phần nâng cao chất lượng kế toán. - Lập sổ doanh điểm vật tư . Công ty tiến hành phân loại vật tư theo vai trò và công dụng trong quá trình sản xuất là hợp lý. Tuy nhiên, mỗi loại vật liệu, vật liệu phụ lại có nhiều quy cách thông số kỹ thuật khác nhau hoặc có những loại vật liệu có tên khó đọc, khó nhớ, dễ nhầm lẫn như tên các loại hoá chất. Do Công ty chưa xây dựng sổ doanh điểm vật liệu thống nhất nên có thể ảnh hưởng tới quá trình theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu cũng như quá trình đối chiếu giữa kho và phòng kế toán trong việc tìm kiếm một loại vật liệu nào đó. Sổ danh điểm vật liệu có thể xây dựng theo mẫu sau: Sổ danh điểm công cụ dụng cụ. Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú 1521.01.01 Bông Trung Quốc cấp 1 Kg 1521.01.02 Bông Mỹ Kg ..... ..... 1521.02.01 Xơ Ply sindo Kg 1521.02.02 Xơ Tun tex Kg ..... ..... 1522.01.01 ..... - ứng dụng máy vi tính vào hạch toán nguyên vật liệu. Hiện nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân. áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hướng vào việc xây dựng hệ thống chương trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế toán về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh những biến động mang tính nguyên tắc ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đưa máy vi tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh gây xáo động lớn trong quá trình hạch toán. Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể tự xây dựng chương trình tự động hoá toàn bộ quá trình xử lý, lưu trữ, bảo quản chứng từ in ấn sổ sách. Với Công ty Dệt May Hà Nội, kế toán nguyên vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính những bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 vẫn phải do kế toán tự khớp giá. Do vậy, đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo được độ chính xác cao. Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế tón nói chung và kế toán vật liệu nói riêng. Từ thực tế như vậy, Công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm máy vi tính và nâng cấp máy để tăng tốc độ xử lý thông tin, cho ra những kết quả đẹp và chính xác. Bên cạnh đó, công ty nên đào tạo kế toán máy cho tất cả các nhân viên kế toán phần hành để nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý kế toán, đồng thời tạo đà cho sự phát triển sau này. 3.2.2. Hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu. - Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - một phương pháp đơn giản, dễ làm nhưng không phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn như Công ty Dệt May Hà Nội . Vì công tác kế toán ghi chép số liệu nhập xuất và tồn kho giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho bị trùng lặp, càng nhiều danh điểm vật tư càng bộc lộ điểm yếu này, công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư thay cho phương pháp thẻ song song vì ngoài việc khắc phục được sự ghi chép trùng lặp trong quá trình ghi chép số liệu nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu phương pháp sổ số dư có nhiều ưu điểm khác phù hợp với đặc điểm của Công ty, chẳng hạn như chủng loại vật tư phong phú, tồn nhập xuất lớn. Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán nguyên vật liệu được tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Giống như phương pháp thẻ song song, tại thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho về mặt số lượng. Ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải ghi sổ số lượng tồn kho vào sổ số dư. Bước 2: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất, ghi chép tình hình nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày và định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ đó nhập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm từng loại nguyên vật liệu. Bước 3: Kế toán mở sổ số dư ( sử dụng cho cả năm) theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu được ghi 1 dòng số tổng hợp dư về lượng và về giá trị. Sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư (cuối tháng) và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng dư sổ số nhân với giá hạch toán. Bước 4: Cuối tháng đối chiếu số dư của sổ số dư với số dư của bảng luỹ kế nhập về mặt giá trị. Sổ số dư. Vật tư: Kho: TT Tên qui cách chủng loại Đơn vị Định mức dự trữ Số dư đầu năm SD tháng 1 SD tháng 2 SD tháng ...... SD tháng 12 Thấp nhất Cao nhất Số lượng Thành tiền Tổng cộng - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo quy luật của nền kinh tế thị trường, hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng được mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Giá cả của chúng cũng thường xuyên không ổn định. Có thể tháng này giá nguyên vật liệu cao hơn tháng trước và ngược lại đã ảnh hưởng tới việc xác ddịnh chính xác giá vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với Công ty Dệt May Hà Nội nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ giá hối đoái thất thường mà chủng loại nguyên vật liệu mua ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp cho Công ty bình ổn giá trị vật liệu cũng như hàng hoá trong kho, tránh được những cú sốc của giá cả thị trường. Bên cạnh đó, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng của công tác kế toán và kiểm toán toàn Công ty. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều kiện: Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của Công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá trị trên sổ kế toán. Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật liệu trong kho. Căn cứ vào tình hình giảm giá số lượng nguyên vật liệu tồn kho thực tế, công ty xác định mức dự phòng theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá NVL cho năm kế hoạch == = Lượng vật liệu tồn kho giảm giá tại 31/12năm báo cáo xx Giá hạch toán trên sổ kế toán -- Giá thực tế trên thị trường 31/12 Giá thực tế nguyên vật liệu trên thị trường bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại nguyên vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết tài khoản dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho của Công ty. Theo thông tư 33, để hạch toán theo dõi dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho, kế toán sử dụng TK 159. Kết luận Một lần nữa có thể khẳng định rằng: công tác kế toán nói chung và đặc biệt là kế toán vật liệu nói riêng có tầm quan trọng đặc biệt trong quản lý kinh tế. Kế toán vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh theo dõi được chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng chủng loại, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Từ đó, đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của công ty mình. Trên cơ sở nhận thức rõ lý luận về kế toán doanh nghiệp và nắm bắt được thực trạng công tác của Công ty Dệt May Hà Nội. Em mạnh dạn tìm hiểu, nghiên cứu để thấy được mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại cần khắc phục nhằm góp một phần nhỏ để hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu ở công ty. Do thời gian thực tập còn hạn chế, và hiểu biết về nghiệp vụ kế toán còn non kém nên trong quá trình hoàn thiện luận văn, em tự thấy mình còn nhiều thiết xót. Em rất mong được ban lãnh đạo và các đồng nghiệp ở công ty Dệt May Hà Nội chỉ bảo thêm để cho luận văn của em thực sự có ý nghĩa hơn cả về lý luận và thực tiễn. Em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn - thầy giáo: TS. Vũ Đức Thanh đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài viết này. Một số tài liệu tham khảo 1. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp. NXB Tài chính Hà Nội 1995. 2. Lý thuyết hạch toán kế toán - PTS Nguyễn Thị Đông. NXB Tài chính Hà Nội 11/97 3. Hướng dẫn tiến hành chứng từ - sổ sách - báo cáo kế toán. TG: Thạc sĩ Bùi Văn Chương XN in số 9 xuất bản tháng 10/98 4. Các báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn kho của Công ty Dệt May Hà Nội. 5. Hướng dẫn thực hành hạch toán kế toán, bài tập và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp (Theo kế toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng từ 01/01/1999). NXB Thống kê - Nguyễn Văn Nhiệm. 6. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh. 7 Một số chuyên đề thực tập và luận văn tốt nghiệp - ĐHDL Đông Đô