Luận văn Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 bộ quốc phòng

ong , tuy nhiên vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng , số liệu cung cấp chưa kịp thời do công việc bị dồn vào cuối tháng . Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 32 2.3. Phương pháp sổ số dư Khác với hai phương pháp trên , phương pháp này yêu cầu phòng kế toántheo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số lượng . - Tại kho : hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong , thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho phát sinh trong ngày , trong kỳ và phân loại theo từng nhóm như quy định , sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất . Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho Từ ngày ... đến ngày .... tháng ...năm..... Nhập (xuất) Nhóm vật liệu Số lượng CT Số hiệu CT Thành tiền Ký nhận Tổng cộng Phiếu N.K Bảng kê N Bảng LKN Thẻ kho Phiếu X.K Bảng kê X Bảng LKX Sổ đối chiếu luân chuyển Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL 33 Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho . Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi vào sổ số dư (cột số lượng ), sau đó chuyển trả cho kế toán Sổ số dư là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho , sử dụng cho cả năm , cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần . Thông qua đó kế toán kiểm tra và tính thành tiền . Sổ số dư vật liệu SD ĐN SD cuối T1 SD cuối T2 Nhóm vật liệu ĐV T Đơn giá Định mức dự trữ SL TT SL TT SL TT … Cộng - Tại phòng kế toán : khi nhận được các chứng từ nhập , xuất và phiếu giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên , kế toán NVL lập bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất như ở phương pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng , khi sổ số dư đã được thủ kho chuyển lên , kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền vào cột số tiền . Số liệu trên cột số tiền của sổ số dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể , không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhưng việc tìm ra sai xót để sửa chữa sẽ khó khăn . Các doanh nghiệp có khối lượng ngiệp vụ nhập , xuất nhiều , chủng loại vật liệu đa dạng , quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng 34 phương pháp này , nhưng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra VI . HỆ THỐNG SỔ SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Hình thức Nhật ký – Sổ cái Hình thức Nhật ký – Sổ cái trong hạch toán NVL sử dụng duy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký –Sổ cái , ngoài ra còn có các sổ thẻ kế toán chi tiết NVL. Nhật lý – Sổ cái là một quyển sổ gồm hai phần : phần Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối tượng ở phần Sổ cái . NHẬT KÝ – SỔ CÁI Phiếu N.K Phiếu GNCTN Bảng LKN Thẻ kho Phiếu X.K Phiếu GNCTX Bảng LKX Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL Sổ số dư 35 Chứng từ TK 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642 Số TT NT ghi sổ SH NT Diễn giải Số phát sinh Hàng ngày , căn cứ vào các phiếu nhập kho , xuất kho NVL và các chứng từ có liên quan , kế toán NVL tiến hành ghi vào Nhật ký- Sổ cái (của tài khoản 152,621,641...) theo trình tự thời gian . Cuối tháng , khoá sổ và tiến hành tổng hợp số vật liệu trên Nhật ký – Sổ cái để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết . Về nguyên tắc , số phát sinh Nợ và số dư cuối kỳ của các tài khoản 152, 641,627... phải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu . Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế toán . Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Chứng từ nhập, xuất NVL Nhật ký - Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp CT , nhập xuất NVL Bảng TH nhập, xuất, tồn kho NVL Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL 36 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hạch toán NVL theo hệ thống sổ của hình thức này đơn rất đơn giản , số lượng sổ lại ít nên khối lượng ghi sổ không nhiều , số liệu kế toán tập trung cho biết cả 2 chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tượng ngay trên một dòng ghi , do vậy dễ theo dõi kiểm tra . Tuy nhiên do tài khoản được liệt kê ngang sổ nên khuôn sổ sẽ cồng kềnh khó bảo quản trong niên độ và khó phân công lao động kế toán . Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng , ít lao động kế toán , khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều , trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức này là có hiệu quả , không ảnh hưởng đến tốc độ cung cấp thông tin cho quản lý cũng như độ chính xác của số liệu đã ghi. 2. Hình thức Nhật ký chung Các sổ sử dụng để kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: Sổ Nhật ký chung , Sổ Nhật ký mua hàng , Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tài khoản :152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phù hợp với phương pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng . Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sự biến động tăng giảm của từng loại NVL theo trình tự thời gian . Kế toán tiến hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này. Sổ Nhật Ký Chung Năm....... Chứng từ Số phát sinh NT ghi sổ SH NT Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Nợ Có 37 Sổ cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhưng được dùng để mở cho từng tìa khoản , doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổ cái . Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký. Sổ cái Năm... Tên tài khoản... Số hiệu... Chứng từ Số phát sinh NT ghi sổ SH NT Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệu TKĐƯ Nợ Có Khi có các chứng từ nhập , xuất kho vật liệu , kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung đầu tiên (vào tất cả các cột trừ cột 5). Đồng thời nếu doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thì các chứng từ này còn được ghi sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền . Sau đó , số liệu được chuyển vào Sổ cái các tài khoản 152, 153, 621,..., lúc này kế toán mới ghi vào cột 5 trên sổ Nhật ký chung . Cuối tháng , cộng số liệu trên các Sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152, 153. Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức sổ Nhật ký chung CT nhập, xuất kho NVL Nhật ký chung Sổ ái TK 152 Nhật ký mua Báo cáo TH nhập, Sổ (thẻ) chi tiết NVL 38 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có ưu điểm là ghi chép đơn giản , sổ cấu tạo đơn giản , rõ ràng nên dễ ghi , dễ kiểm tra đối chiếu nhưng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều. Hình thức này phù hợp với mọi loại hình hoạt động cũng như quy mô , trình độ và trong điều kiện lao động kế toán bằng máy. Với điều kiện lao động kế toán thủ công , hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản , trình độ quản lý và kế toán còn thấp , bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán . 3.Hình thức chứng từ ghi sổ Để kế toán NVL theo hình thức này cần các loại sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , Sổ cái tài khoản 152 , 153...và các sổ kế toán chi tiết . 39 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhưng không tiến hành định khoản ngay trên sổ nay. Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra , đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh. Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ Năm... Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số tiền 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng cuối tháng - Luỹ kế từ đầu năm Hàng ngày , căn cứ các chứng từ nhập , xuất kho NVL hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập , xuất , kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ , trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp và định khoản. Đồng thớ số liệu cũng được chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , ( phần số tiền ) và sổ Cái tài khoản 152 , 153. Đến cuối tháng , kế toán khoá sổ , cộng tổng tiền trên các Sổ Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết . Số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ cho kế toán lập bảng cân đối phát sinh cũng như các báo cáo tài chính tại thời điểm kết thúc tài chính năm . Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức chứng từ ghi sổ Phiếu NK, XK NVL Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Bảng CĐSPSSổ đăng ký CT GS Báo cáo TH N-X-T kho NVL Bảng TH CT N, X kho Sổ (thẻ) KT chi tiết NVL 40 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Cách ghi chép theo hình thức Sổ này cũng đơn giản , dễ ghi và thống nhất nên tiện cho công tác đối chiếu , kiểm tra . Mặt khác , sổ được thiết kế theo kiểu tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động nhưng cũng không khắc phục được nhược điểm ghi chép trùng lặp của các hình thức ghi sổ trên . Hình thức này phù hợp với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu sổ đơn giản nên thích hợp với cả điều kiện kế toán thủ kho công và lao động kế toán bằng máy . 4.Hình thức Sổ Nhật ký – Chứng từ Các sổ sử dụng gồm - Bảng kê số3 , số4, số 5, số 6 và bảng phân bổ số 2 - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Nhật ký – Chứng từ số 5, NKCT số 6 - Sổ Cái tài khoản 152, 153 - Các sổ kế toán chi tiết NVL 41 Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế NVL. Bảng này lấy số liệu từ NKCT số 5 (Phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331), NKCT số 6 ( ghi Nợ TK 152, ghi có TK 151) , NKCT số 2( ghi Nợ TK 152 , ghi Có TK 112), NKCT số 1(ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) và NKCT số 7 Bảng kê gồm tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán . Trên cơ sở đó tính ra hệ số giá vật liệu , từ đó tiến hành tính ra vật liệu xuất dùng và tồn kho Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 Phần theo dõi thanh toán Nguyên tắc ghi sổ này là mỗi người bán ghi một sổ hoặc một trang sổ , mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và theo dõi đến lúc thanh toán xong. NKCT số 5 là tổng hợp thanh toán với người bán về các khoản mua NVL , hàng hoá , các lao dịch vụ khác . Gồm hai phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331 NKCT số 5 được mở mỗi tháng một tờ . Cuối tháng , căn cứ vào số tổng cộng của từng lsổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào NKCT số 5 , mỗi người bán ghi một dòng . NKCT số 6: Dùng để theo dõi NVL đang đi đường trong kỳ chưa kịp về nhập kho , ghi theo từng chứng từ và theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hàng. Hạch toán nghiệp vụ xuất NVL được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 rồi ghi vào các bảng kê : Bảng kê số 4 “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng” ( Phần ghi Nợ TK 154, 621, 627, 631 và ghi Có TK 152, 153) ; Bảng kê số 5 “ Tập hợp chi phí bán hàng” ,“ Chi phí quản lý” ( Phần ghi Nợ TK 641, 642 ghi Có TK 152 ); Bảng kê số 6 “ Chi phí trả trước”, Chi phí phải trả” ( Phần ghi Nợ TK 142, 335, ghi Có TK 152). 42 Cuối tháng số liệu tổng cộng của Bảng kê nói trên được ghi vào NKCT số 7. Đồng thời số liệu từ NKCT số 5 , số7 , số 6 sẽ được chuyển vào Sổ Cái TK 152, TK 153. Và số liệu của Sổ Cái này là cơ sở đối chiếu với “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu do kế toán chi tiết NVL cung cấp . Từ đó tiến hành lập báo cáo tài chính cuối năm . Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhật ký – Chứng từ kế thừa các ưu diểm của các hình thức ra đời trước nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán . Hầu hết các sổ kế cấu theo kiểu một bên giảm 1/2 khối lượng ghi sổ . Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu , kiểm tra cao. Mẫu sổin sẵn và ban hành thống nhất tạo nên ky cương cho việc ghi chép sổ Phiếu nhậpkho, xuất kho NVL NKCT số 5,6,7Bảng kê số 3,4,5,6 Bảng PB số 2 Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL 43 sách . Nhưng số lượng sổ nhiều, đa dạng , phức tạp nên khó vận dụng máy vi tính vào sử dụng số liệu kế toán đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toán phải cao , số lượng , chủng loại NVL phong phú và doanh nghiệp xây dựng được hệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải sử dụng giá hạch toán trong ghi chép sổ sách . CHƯƠNG III THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 22- CÔNG TY 22- BỘ QUỐC PHÒNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 22 1.Quá trình hình thành và phát triển của Xí Nghiệp 22- Công Ty 22- BQP Xí nghiệp 22 nằm trên quốc lộ 5 thuộc địa phận phường Sài Đồng quận Long Biên , thành phố Hà Nội , là một Xí nghiệp chế biến thực phẩm thuộc ngành Hậu cần quân đội, được ra đời vào ngày 22/ 12/1970. Do yêu cầu phục vụ chiến đấu trong sự nghiệp chiến đấu giành độc lập dân tộc thống nhất đất nước. Trong những ngày đầu thành lập Xí nghiệp có tên là “Xưởng chế biến thực phẩm 22” gọi tắt là Xưởng 22, đặt dưới sự chỉ đạo và chỉ huy trực tiếp của tổng kho 205- Tổng cục Hậu Cần . Với nhiệm vụ trọng tâm là sản xuất các sản phẩm sơ chế/ khô như : Lương khô , cơm sấy , thịt ướp , bột cháo , nước quả ép để cung cấp cho bộ đội ở khắp chiến trường. Bước sang năm 1973 , sau khi hiệp định Pari được ký kết , quân đội Mỹ rút hoàn toàn ra khỏi miền Nam Việt Nam , theo quyết định số 375 từ nay tổng kho 205 không trực tiếp quản lý Xưởng 22 nữa mà Xưởng 22 sẽ trở thành một đơn vị sản xuất độc lập có tên là “ Xia nghiệp chế biến thực phẩm 22” goi tắt là Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ huy. 44 Đến năm 1980, Cục quân nhu được tách ra làm hai cục : Cục quân lương và Cục quân trang , Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ huy. Bước sang năm 1987 , khi tình hình biên giới có phần dịu đi , bộ đội làm nghĩa vụ Quốc tế cũng lần lượt trở về Tổ quốc thì cũng là lúc số lượng và cơ cấu hàng quốc phòng giảm mạnh. Đồng thời đây cũng là năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết Đại hội VI của Đảng về đường lối đổi mới tư duy kinh tế . Được sự đồng ý của lãnh đạo Cục , ngoài những mặt hàng do Bộ quốc phòng giao , cho phép Xí nghiệp bán một số sản phẩm ra thị trường , được tự do tham gia liên doanh liên kết hoặc nhận gia công cho một số đơn vị kinh tế khác nhau có nhu cầu . Như vậy , từ đây sản phẩm của Xí nghiệp 22 gồm 2 loại: Thứ nhất : Sản phẩm Quốc phòng được sản xuất theo kế hoạch năm/ kế hoạch dài hạn của Bộ quốc phòng . Thứ hai : Sản phẩm kinh tế được sản xuất theo nhu cầu thị trường. Trên tinh thần Nghị định 15 CP của Chính phủ – ngày 4/8/1993 Bộ trưởng Bộ quốc phòng đã quyết định thành lập lại Xia nghiệp 22, cùng với quyết định giao vốn Xí nghiệp cũng được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Vì vậy , từ nay Xí nghiệp vừa tồn tại với tư cách là một doanh nghiệp Nhà nước , vừa tồn tại với tư cách là một Xí nghiệp Quốc phòng được sự tự do kinh doanh theo pháp luật của Nhà nước và quy định của bộ quốc phòng . Theo quyết định số 568 QĐ- QP ngày 24/4/ 1996 Xí nghiệp 22 được đổi tên thành Công ty 22 . Trên tinh thần Nghị định 338 / HĐBT ngày 20/ 11/1991 và được quyết định số 78- QĐ 16 , ngày 11 / 5 / 1996 , Xí nghiệp 24 được sát cánh nhập vào Công ty 22 . Như vậy từ nay Công ty 22 sẽ gồm có hai Xí nghiệp thành viên là Xí nghiệp 22 và Xí nghiệp 24. Trong đội hình của Công ty 22 , Xí nghiệp 22 luôn khẳng định được vị trí và sức mạnh của mình , sản phẩm do Xí nghiệp sản xuất ra được Bộ quốc phòng đánh giá rất cao và được thị trường chấp nhận . 45 Hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành đó là chặng đường tuy chưa phải là dài nhưng đối với Xí nghiệp 22 đó cũng là khoảng thời gian quan trọng để Xí nghiệp vươn lên và tự khẳng định mình , lớn mạnh về mọi mặt. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SXKD Tuy Xí nghiệp 22 là đơn vị phụ thuộc Công Ty 22- Tổng cục Hậu Cần – Bộ quốc phòng , có tư cách pháp nhân không đầy đủ . Nhưng việc tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp có tính chất độc lập tương đối , việc tổ chức quản lý điều hành thực hiện theo một Thủ trưởng. Cơ cấu tổ chức là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận có liên quan chặt chẽ với nhau . Mỗi bộ phận có chức năng , nhiệm vụ và quyền han riêng song đều hướng tới mục tiêu chung của tổ chức . Với tính chất là một doanh nghiệp có quy mô vừa , vì vậy để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ , cơ cấu sản xuất và trình độ trang thiết bị , công nghệ cũng như đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Xí nghiệp 22 đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến – chức năng. Với mô hình tổ chức này Giám đốc là người chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động , có toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong phạm vi của Xí nghiệp . Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo trực tuyến quy định , người lãnh đạo ở các phòng ( ban) chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc , nhưng không được phép ra lệnh cho người thừa hành ở các đơn vị cấp dưới , mối quan hệ giữa các phòng( ban ) là mối quan hệ ngang cấp . Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp 22 được mô hình hoá qua sơ đồ sau: GIÁM ĐỐC 46 Giám đốc : Là người lãnh đạo cao nhất , trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí ngiệp , là người vạch ra kế hoạch năm và kế hoạch dài hạn trên cơ sở định hướng / chiến lược kinh doanh . Giám đốc là người có quyền quyết định cuối cùng và cũng là người đại diện cho mọi quyền lợi và trách nhiệm của Xí nghiệp trước Công ty , trước pháp luật của Nhà nước và các quy định của Bộ quốc phòng. Phó giám đốc chính trị : Là người trực tiếp chỉ đạo các hoạt động liên quan đến công tác Đảng , công tác cính trị , là người đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp theo đúng pháp luật của Nhà nước và các quy định của Bộ quốc phòng . Đồng thời , Phó giám đóc chính trị cũng là người kiêm nghiệm tham mưu cho giám đốc công tác lao động tiền lương và các vấn đề có liên quan đến chính sách của người lao động. Phó giám đốc kinh doanh : Là người tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắng hạn / dài hạn , là người chỉ đạo các công tác tạo nguồn mua sắm các vật tư thiết bị , điều độ sản xuất và dự trữ sản phẩm cũng như đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh . Đồng thời , 47 Phó giám đốc kinh doanh cũng là người chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật của Xí nghiệp trong việc kiểm tra và chỉ đạo công tác đánh giá NVL đầu cào chất lượng sản xuất đầu ra , công bố định mức kinh tế kỹ thuật. Ban tài chính : Là nơi thực hiện các công tác hạch toán kế toán của toàn Xí nghiệp theo chế độ hạch toán của Nhà nước , có nhiệm vụ quản lý phân phối và sử dụng mọi nguồn vốn theo nguyên tắc đảm bảo vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả , thực hiện các chính sách và các chế độ và kỷ luật của Tài chính , chế độ thu nộp ngân sách của Nhà nước và của Bộ quốc phòng. Phòng sản xuất kinh doanh : Là trung tâm điều phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp từ : Nghiên cứu thị trường ; đảm bảo cho nguyên nhiên vật liệu đầu vào cho sản xuất ; ban hành lệnh sản xuất tới từng phân xưởng / tổ đội sản xuất và đôn đốc thực hiện ; tổ chức công tác vận chuyển , và bốc xếp NVL vào kho và lên phương tiện vận chuyển đối với sản phẩm cho khách hàng , tổ chức hoạt động yểm trợ và xúc tiến bán hàng. Ban hành chính : Là nơi quản lý và tiếp nhận các công văn đi và đến , tổ chức tiếp khách / hội nghị , chỉ đạo và tổ chức các bữa ăn giữa ca cho tập thể người lao động cũng như đảm bảo an ninh cho toàn Xí nghiệp.. Phòng Kỹ thuật : Là nơi kiểm tra đánh giá chất lượng NVL đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra , thiết kế các sản phẩm mới , xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật , tổ chức và trực tiếp tham gia đào tạo lại cho Cán bộ , công nhân viên nhằm nâng cao tay nghề cho người lao động. Phân xưởng 1 : Có nhiệm vụ sản xuất Bánh quy Hương thảo 500g , lương khô hàng kinh tế , trên dây truyền công nghệ của Trung Quốc viện trợ từ những ngày đầu thành lập . Phân xưởng 2 : Có nhiệm vụ sản xuất Bánh quy Hương thảo 300g, lương khô hàng quốc phòng trên dây truyền công nghệ của Italy , công nghệ Anh được đầu tư từ năm 1996. 48 Phân xưởng dịch vụ : Có nhiệm vụ sản xuất bia , rượu , tổ chức tiêu thụ sản phẩm tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm .... Phân xưởng cơ điện : Có nhiệm vụ sản xuất / lắp ráp một số hàng quốc phòng : Xe đạp tiếp phẩm , bàn ăn mặt Inox K99 và cung cấp điện máy nổ. 3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp 22- Công Ty 22 Công việc sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp dựa trên cơ sở nhiệm vụ kế hoạch năm và kế hoạch dài hạn của Bộ quốc phòng và nhu cầu của trường nên sản phẩm của Xí nghiệp rất đa dạng về chủng loại , đồng thời công việc cũng thường xuyên biến động do các vấn đề như : khai thác, tiếp cận thị trường để tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng . Loại hình sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp là kiểu chế biến liên tục , khép kín , sản xuất thuộc loại vừa , sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một quy trình công nghệ , theo cùng một phương pháp. Tuy nhiên giữa các loại sản phẩm thì có đặc tính khác nhau về thiết kế , kích cỡ cũng như yêu cầu kỹ thuật , sản phẩm chủ yếu hiện nay là: Bánh, kẹo, bia, số sản phẩm này thông thường là sản xuất để phục vụ trong nội bộ và theo đơn đặt hàng. Cho nên Xí nghiệp luôn tìm cách nâng cao chất lượng. 49 Sơ Đồ 08 : Quy Trình Công Nghệ Của Xí Nghiệp II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP 22- CÔNG TY 22 – BQP 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình hạch toán kế toán phụ thuộc và sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ . Theo mô hình này, Xí nghiệp tổ chức một Ban tài chính tập trung để thực hiện toàn bộ công tác kế toán . Ngoài ra bố trí hướng dẫn nhân viên phân xưởng thực hiện hạch toán ban đầu , thu thập số liệu một cách đơn giản , chấm công hàng ngày và chuyển số liệu cho ban Tài chính theo sự phân cấp của Công ty , bộ máy của Xí nghiệp 22 được sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của phòng kế toán Công ty 22. - Phòng kế toán Tài chính của Công ty : Có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của các Xí nghiệp thành viên thông qua Ban tài chính của Xí nghiệp Đường Đường nước Nhũ tương Nhào bột Cán Định hình Nướng Làm nguội Bao gói Thành phẩm Bột mỳ Chất phụ gia Chất béo Sữa Đường bột 50 - Ban Tài chính ở các Xí nghiệp thành viên : Làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp , chi tiết thu thập chứng từ , kiểm tra phân loại chứng từ và tính giá thành sản phẩm , cấp phát tiền lương cho Cán bộ , công nhân viên ... cuối các quý lập báo cáo kế toán lên Công ty . Sơ Đồ 09 : Tổ Chức Lao Động Kế Toán Và Phần Hành Kế Toán *Chức năng , nhiệm vụ của từng người - Trưởng ban tài chính : Kế toán tổng hợp , có nhiệm vụ kiểm tra , tính toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh , lập báo cáo kế toán - Kế toán tiền mặt và quỹ tiền mặt : Chuyên theo dõi tình hình tăng , giảm về tiền mặt tại Xí nghiệp. - Kế toán tìa sản cố định và vật tư , nguyên vật liệu : + Kế toán tài sản cố định : Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định tiến hành trích khấu hao cơ bản và kế hoạch sưa chữa lớn hàng tháng , hàng kỳ... PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY BAN TÀI CHÍNH XÍ NGHIỆP THÀNH VIÊN Kê toán tổng hợp (do trưởng ban tài chính của xí nghiệp kiêm nghiệp Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Kế toán thanh toán công nợ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ Kế toán TSCĐ và vật tư nguyên vật liệu Kế toán tiền mặt và quỹ tiền mặt 51 + Kế toán vật tư và nguyên vật liệu : Theo dõi tình hình xuất , nhập , tồn kho NVL. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm : Có nhiệm vụ tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ, xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán thanh toán công nợ và tiền lương, BHXH , BHYT , KPCĐ : Chuyên theo dõi tình hình thanh toán công nợ đối với khách hàng và nội bộ đối với Công ty. Thanh toán và theo dõi Chi phí tiền lương và các khoản khác khấu trừ vào lương cũng như các loại thưởng khác. Ngoài nhiệm vụ trên , từng đông chí có trách nhiệm theo dõi , kiểm tra , đôn đốc các phần việc tương ứng . 2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán và bộ sổ kế toán tại Xí nghiệp 22- Công ty 22- BQP * Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản náh nghiệp vụkinh tế Tài chính phát sinh hoàn thành. Căn cứ vào hệ thống chứng từ Kế toán do Bộ tài chính ban hành , chứng từ của Xí nghiệp 22 bao gồm nội dung chủ yếu sau: 1. Tên và số hiệu của chứng từ 2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ 3. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ 4. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh 5. Số lương , đơn giá và số tiền của nghiệp vụ tài chính ghi bằng sổ ; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng đểthu chi tiền bằng số và bằng chữ. *Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán : Tài khoản kế toán dùng để phân loại , hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế , Tài chính theo nội dung kinh tế . Hệ thống tài khoản kế toán là bảng 52 kê các tài khoản kế toán dùng cho dơn vị kế toán của Xí nghiệp 22 được áp dụng thống nhất theo quy định của Bộ tài chính. *Tổ chức vận dụng hê thống sổ sách kế toán bao gồm: - Chứng từ ghi sổ - Báo cáo quỹ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết các tài khoản - Bảng cân đối phát sinh các tài khoản *Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: - Bảng cân đối kế toán - Kết quả hoạt động SXKD - Tình hình tăng giảm TSCĐ và hao mòn TSCĐ ( mẫu B01 /QT-DN) - Bảng kê chi tiết tăng , giảm TSCĐ - Tình hình tăng giảm TSCĐ và vốn kinh doanh ( mẫu BO4/ QT- DN) - Báo cáo tình hình quân số và thu nhập - Báo cáo tình hình sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản - Thuyết minh báo cáo Tài chính (mẫu B09 / QT – DN) - Lưu chuyển tiền tệ - Báo cáo thu nộp BHXH - Báo cáo quyết toán chi BHXH - Báo cáo thu nộp BHYT - Báo cáo chi tiết tiêu thụ sản phẩm Để phù hợp với tình hình thực tế và nâng cao hiệu quả công tác kế toán từ ngày 01 tháng 01 năm 1995 Xí nghiệp áp dụng chế độ kế toán mới , hạch toán trên hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1205 của Bộ trưởng Bộ tài chính. 3. Đội ngũ lao động trong đơn vị , mức lương cơ bản của từng bộ phận. a. Quân số đến ngày 31 / 12 / 2005 53 Tổng số : 353 người Trong đó : Biên chế : 168 người Hợp đồng dài hạn : 163 người Hợp đồng ngắn hạn : 22 người b . Tiền lương Tổng thu nhập : 4.997.859.329 đồng , bằng 101,4% so với kế hoạch năm (4.928.820.000 đồng ), và bằng 100, 47% so với năm trước (4.974.348.838 đồng) Trong đó : + Quỹ lương : 4.417.651.129 đồng + Tiền ăn ca : 400.225.000 đồng + Quỹ phúc lợi : 179.983.20 đồng Thu nhập bình quân : 1.239.548 đồng , bằng 109, 45% so với kế hoạch năm (1.132.500 đồng) , bằng 110,04% so với năm trước (1.126.437 đồng) + Từ lương , thưởng : 1.095.648 đồng + Từ ăn ca : 99.262 đồng + Thu nhập khác ( quỹ phúc lợi ) : 44.639 đồng III. THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 22- CÔNG TY 22- BQP 1. Đặc điểm vật liệu tại Xí nghiệp 22- Công ty 22-BQP Xí nghiệp 22- Công ty 22- BQP là một công ty có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm sản xuất ra thuộc nhóm hàng Công nghiệp thực phẩm . Do đó , NVL của Xí nghiệp chủ yếu là những sản phẩm của ngành Công nghiệp chế biến , nông nghiệp ... Những loại NVL này có đặc điểm là rất dễ bị hư hỏng , kém phẩm chất do tác động của các yếu tố môi trường như : ánh sáng , nhiệt độ , độ ẩm ... nên rất khó bảo quản , đòi hỏi yêu cầu quản lý cao. Tuy các sản phẩm chủ yếu của Xí nghiệp là bánh , lương khô nhưng chủng loại rất đa dạng . Mỗi loại lại có những nhu cầu NVL khác cho sản xuất 54 . Do vậy NVL của Xí nghiệp không chỉ nhiều mà còn phong phú , trong đó chiếm chủ yếu là các loại bột , đường sữa . Ngoài ra , còn có các NVL phụ gồm tinh dầu , bột hoa quả , các loại phẩm mầu , các loại dung dịch axít cùng với hàng trăm thứ bao bì , nhiên liệu ... trong mỗi loại lại có các tiểu loại khác nhau. 2. Kế toán vật liệu tại Xí nghiệp 22- Công ty 22- BQP a.Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu tại Xí nghiệp 22 Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu Tại Xí nghiệp 22 , nguyên vật liệu được phản ánh tăng trong nhiều trường hợp , có thể tăng do mua ngoài , do gia công chế biến hay phát hiện thừa trong kiểm kê và cả những phế liệu thu hồi sau sản xuất... Với mỗi trường hợp Xí nghiệp sử dụng các chứng từ khác nhau để ghi chép vào sổ sách kế toán . Nhưng nhìn chung để phản ánh tăng nguyên vật liệu , kế toán của Xí nghiệp sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT ( Biểu 01) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Biểu 02) - Phiếu nhập kho ( Biểu 03 ) - Biên bản nhập kê vật tư , hàng hoá tồn kho. - Giấy thông báo thuế ( sử dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu) Để thanh toán cho các nguồn mua NVL xí nghiệp có thể trả bằng tiền mặt , tiền gửi ngân hàng , bằng tiền tạm ứng hoặc trả chậm hay đối trừ công nợ . Vì thế các chứng từ thường sử dụng trong thanh toán của xí nghiệp là : - Phiếu chi ( Biểu 05) - Giấy thanh toán tạm ứng (Biểu 04) * Hoá đơn GTGT Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất , đối chiếu với thực tế NVL tại kho , nếu có nhu cầu cần phải mua thêm một loại NVL nào đó , 55 phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ xác định số lượng , chủng loại , quy cách phẩm chất .... và giao cho cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường . Khi nhận được “ hoá đơn GTGT ” của bên cung cấp , Phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ đối chiếu với “ Hợp đồng ” để tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập kho. * Biên bản kiểm nghiệm vật tư Tuỳ theo từng hợp đồng cung cấp mà NVL mua về có thể được giao nhận tại kho Xí nghiệp hoặc tại nơi cung cấp . Vật liệu mua về do phòng Kỹ thuật kiểm tra mọi tiêu chuẩn về quy cách , chất lượng , chủng loại ... trước khi nhập kho . Xí nghiệp sẽ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư bao gồm 1 trưởng ban là đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư và 2 uỷ viên là đại diện phòng Kỹ thuật và thủ kho. Phương pháp để kiểm nghiệm vật tư chủ yếu của Xí nghiệp là bằng phương pháp cảm quan . Nếu NVL bảo đảm yêu cầu , cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệp vật tư ” (Biểu 02)và báo cho phòng Kế hoạch- Vật tư để lập “ Phiếu nhập kho” . Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật liệu không đúng quy cách , phẩm chất như trong Hợp đồng , Xí nghiệp sẽ tiến hành trả lại người bán ; Nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho , ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. * Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho thông thường được lập làm 4 liên , có đầy đủ chữ ký của 4 người giao vật tư , thủ kho và thủ trưởng đơn vị . Sau khi ký xác nhận , 1 liên giao cho kế toán NVL để ghi sổ , 1 liên giao cho thủ kho để vào “ Thẻ kho ” , 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với “ Hoá đơn GTGT ” để theo dõi thanh toán và 1 liên lưu gốc tại Phòng Kế hoạch – Vật tư . nhưng nếu trường hợp Xí nghiệp tự tiến hành chuyên chở hàng hoá về kho để yêu cầu thanh toán chi phí chuyên chở. Với những NVL thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất , chủng loại sản phẩm , phòng Kế hoạch – Vật tư tiến hành nhập vào kho trung chuyển . Lúc này “ Phiếu nhập kho” chỉ nhập làm 2 liên : kế toán NVL giữ 1 liên để vào sổ kế toán và thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho. Lúc này “ 56 Phiếu nhập kho” được lập trên cơ sở số lượng NVL thực tế đem nhập kho và giá trị của NVL đó xuất kho trước khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất , chủng loại sản phẩm . * Giấy thông báo thuế Với NVL Xí nghiệp nhập khẩu từ nước ngoài còn phải có thêm “ Giấy thông báo thuế ” kèm theo bản sao “ Tờ khai hàng hoá xuất khẩu , nhập khẩu” để kế toán thanh toán tính số thuế nhập khẩu và số thuế GTGT phải nộp cho số NVL nhập khẩu . Các chứng từ này khi giao cho kế toán phải kèm gửi kèm “ Phiếu nhập kho” và “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ”. * Biên bản kiểm kê vật tư , hàng hoá tồn kho Do đặc điểm NVL của Xí nghiệp có giá trị đơn vị nhỏ , số lượng nhiều , đa dạng , rất dễ xảy ra mất mát , thừa , thiếu nên định kỳ ( tại thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm ) , Xí nghiệp thực hiện việc kiểm kê NVL một lần do Ban kiểm kê tài sản của Xí nghiệp tiến hành . Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào Biên bản kiểm kê” . Biên bản này được lập cho từng kho và cho toàn bộ Xí nghiệp theo từng danh điểm NVL . Trong đó ghi rõ mã vật tư , tên vật tư , đơn vị tính , số lượng tồn kho trên sổ sách , số lượng tồn kho thực tế , chênh lệch , số lượng kém phẩm chất , thành tiền của mỗi NVL . Sau khi kiểm kê , kế toán NVL tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy tính . Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách tính ra số lượng thừa , thiếu thành tiền của NVL và in ra “ Biên bản kiểm kê ”. Căn cứ vào “ Biên bản kiểm kê ”, Hợp đồng kiểm kê của Xí nghiệp sẽ đưa ra biện pháp xử lý tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt . Kế toán NVL dựa vào quyết định trên để ghi sổ * Phiếu chi , Giấy thanh toán tạm ứng Đây là các chứng từ Xí nghiệp sử dụng để thanh toán mua NVL và các chi phí khác nhưng chủ yếu là thanh toán cho các cá nhân thu mua NVL . b.Chứng từ phản ánh giảm nguyên vật liệu 57 Nguyên vật liệu của Xí nghiệp chủ yếu là xuất dùng phục vụ nhu cầu sản xuất . Ngoài ra còn có thể xuất bán hoặc cho vay ..., vì vậy kế toán NVL của Xí nghiệp sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu xuất kho - Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch - Báo cáo sử dụng vật tư - Hoá đơn GTGT ( Trong trường hợp Xí nghiệp xuất bán cho đơn vị khác ) Công ty đẫ sử dụng giá thực tế để hạch toán trị giá NVL xuất kho hàng ngày và áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân liên hoàn. Giá trị NVL xuất kho được tính vào cuối ngày , do sử dụng máy tính nên áp dụng phương pháp này là không khó khăn đối với kế toán NVL. * Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch Hàng tháng , căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao NVL , phòng Kế hoạch- Vật tư lập “ phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch”. Phiếu này được lập làm 2 liên cho một hoặc nhiều loại vật tư : 1 liên giao cho thủ kho giữ , 1 liên giao cho đơn vị sử dụng vật liệu . Khi lĩnh NVL , đơn vị sử dụng phải mang phiếu này xuống kho để làm căn cứ xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi vào sổ “ Nhật ký kho” số lượng thực tế NVL xuất kho hàng ngày . Cuối tháng , căn cứ vào số liệu Phân xưởng thực tế để ghi vào sổ kho cho Xí nghiệp và ghi vào cột “ Số lượng thực lĩnh” trên “ Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” . Vì vậy “ Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” không dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán NVL. * Báo cáo sử dụng vật tư Hàng tháng , thống kê Phân xưởng căn cứ vào tình hình thực tế NVL sử dụng cho từng loại sản phẩm để lên “ Báo cáo sử dụng vật tư” cho phân xưởng . Khi đó kế toán NVL dùng số liệu trên báo cáo này để ghi sổ kế toán liên quan . * Phiếu xuất kho 58 Trường hợp đơn vị sử dụng NVL muốn bổ sung thêm loại NVL nào đó thì phải yêu cầu với phòng Kế hoạch –Vật tư . Khi đó phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ trên cơ sở xem xét về tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Phân xưởng , số lượng NVL yêu cầu để quyết định lượng bổ sung và lập “ Phiếu xuất kho” 3. Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp NVL của Xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau: - TK 152 “ Nguyên vật liệu” mở chi tiết cho các tài khoản TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính” TK 1522 “ Nguyên vật liệu phụ” TK 1523 “ Nhiên liệu” TK 1524 “ Phụ tùng thay thế ” TK 1525 “ Thiết bị xây dựng cơ bản” TK 1526 “ Bao bì ” TK 1527 “ Vật liệu khác ” - TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ” , mở chi tiết cho các tài khoản TK 6211 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng 1 TK 6212 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng 2 TK 6213 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng dịch vụ TK 6214 “ Chi phí nguyên vật lệu trực tiếp cho Phân xưởng cơ điện Và một số tài khoản khác như : TK 331 “ Phải trả người bán” TK 1331 “ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá , dịch vụ” TK 6272 “ Chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất chung tại Phân xưởng” TK 6412 “ Chi phí nguyên vật liệu cho hoạt động bán hàng TK 6422 “ Chi phí nguyên vật liệu phục vụ quản lý chung của Xí nghệp” 59 TK 111 “ Tiền Việt Nam” TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” TK 241 “ Xây dựng cơ bản” TK 141 “ Tạm ứng” 60 Bảng phân bổ nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ Tháng 01 năm 2004 Đơn vị tính: đồng TK152 TK153 TT Ghi Có các TK Đối tượng (Ghi Nợ các TK) HT TT HT TT 1 Bánh quy Hương thảo PXI 1.006.325.500 2 Bánh ép PXI 6.446.600 3 Lương khô cacao PXI 74.670.700 4 Bánh quy 22 PXI 3.705.400 5 Bánh quy trái cây PXI 38.186.100 6 Bánh BLEND PXI 21.338.100 7 Túi hàng tết 6.114.400 8 Mứt hộp 45.342.900 9 Bánh quy L500g PXII 15.615.000 10 Bánh quy L300g PXII 963.573.000 11 Bánh vừng vòng + Sămpa PXII 18.837.900 12 Bánh bơ xốp PXII 160.738.900 Cộng TK 1541 2.360.894.500 13 TK1542: Điện nước 2.110.500 14 TK 627 -CPQLPX 18.159.300 - PXI 15.437.100 - PXII 2.722.200 15 TK 641 - CP bán hàng 258.300 16 TK 642 - CP quản lý PX 17.127.300 17 TK 5112 - Tiêu thụ vật tư 899.500 Tổng cộng 2.399.446.400 Ngày 31 tháng 01 năm 2004 61 Người lập biểu Trưởng ban tài chính Công ty 22 Xí nghiệp 22 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Mã số 01 - SKT Số: 16 TK: 627 Đơn vị tính: đồng Số hiệu tài khoản Số tiền Trích yếu Nợ Có Nợ Có - Nguyên liệu, vật liệu 627 152 18.159.300 - Tiền lương - 334 9.046.500 - Kinh phí công đoàn - 3382 181.000 - BHXH, BHYT - 3382 719.000 - Chi tiền mặt - 111 3.661.000 - Khấu hao TSCĐ - 214 270.000.000 - Phân bổ chi phí vào giá thành 1541 627 301.766.800 Cộng 301.766.800 301.766.800 Công ty 22 Xí nghiệp 22 SỔ CÁI Tên TK: Chi phí quản lý phân xưởng SH: 627 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Diễn giải TK đối ứng Nợ Có 62 01 5/1 - Nguyên vật liệu 152 18.159.300 03 5/1 - Tiền lương 334 9.046.500 11 10/1 - Kinh phí công đoàn 3382 181.000 12 12/1 - BHXH, BHYT 3383 719.000 20 21/1 - Chi tiền mặt 111 3.661.000 24 25/1 - Khấu hao TSCĐ 214 270.000.000 35 31/1 - Phân bổ vào sản xuất chính 1541 301.766.800 Phát sinh 301.766.800 301.766.800 Công ty 22 Xí nghiệp 22 Phiếu xuất kho Ngày 06 tháng 1 năm 2005 Số: 10 Mẫu số: 02-VT Nợ: 1141TC/CĐKINH Tế Có: 1522 ngày 01 - 11-1995 của BTC Họ tên người nhận hàng: Đ/c Lê Thị Hằng địa chỉ (bộ phận): PX1 Lý do xuất: Dùng để sản xuất bánh quy Hương Thảo Xuất tại kho: Đ/c Linh Số lượng TT Tên hàng ĐVT Yêu cầu Thực xuất Đơn gía Thành tiền 1 Bột mỳ Pháp Kg 5.000 5.000 3.600 18.000.000 2 Sữa đặc Kg 1.275 1.275 13.500 17.212.500 3 NaHCO3 Kg 350 350 3.200 1.120.000 4 NH4CO3 Kg 300 300 3.500 1.120.000 5 Vani Kg 40,5 40,5 180.000 1.050.000 6 Băng keo cuộn 80 80 9.000 720.000 Cộng 45.390.500 63 Cộng thành tiền: (bằng chữ): Bốn triệu ba trăm chín mươi ngàn năm trăm đồng chẵn. Ngày 06 tháng 01 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Bảng 17: Bảng tính tổng giá thành và giá thành đơn vị Tháng 01/2005 ĐVT: đồng Tên sản phẩm Z nhập kho SL nhập kho Z đơn vị Phân xưởng I - Bánh quy Hương Thảo cũ 2.635.042.600 350.703 kg 7.510,75 - Bánh ép 110.786.180 7.073 kg 15.662,53 - Lương khô Cacao 556.579.320 39.208kg 14.195,44 Cộng 3.301.408.100 64 CHƯƠNG III NHẬN XÉT - ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 22 – CÔNG TY 22 – BQP I . NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN Thuận lợi : Được sự quan tâm của lãnh đạo , chỉ đạo trực tiếp thường xuyên của Đảng uỷ , Chỉ huy công ty , phòng nghiệp vụ của công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho Xí nghiệp hoàn thành nhiệm vụ công tác tài chính năm 2005. Khó khăn : - Giá cả vật tư đầu vào vẫn liên tục biến động theo chiều hướng tăng ở mức cao ( nhất là đường ) giá bán điều chỉnh không thể theo kịp đã ảnh hưởng lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp - Dây chuyền sản xuất bánh quy Pxưởng 1 hỏng , phải sửa chữa kéo dài ngoài dự kiến . Do đó ảnh hưởng rất lớn đến sx cũng như doanh thu tiêu thụ sản phẩm - Vốn luôn ở tình trạng thiếu cho nên phải vay Ngân hàng để mua dự trữ NVL lúc chưa tăng giá gặp nhiều khó khăn , công nợ thnah toán có những thời điểm chậm. II. KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH 1. Tổng doanh thu: 40.757.342.240 đồng , bằng 103,37% so với kế hoạch năm ( 39.430.000.000 đ) , và bằng 105,09% so với năm trước Trong đó : - Doanh thu quốc phòng : 3.651.762.034 đ , bằng 124,21% kế hoạch năm (2.940.000.000 đ) và bằng 175, 38% so với năm trước (2.082.258.030 đ) - Doanh thu hàng kinh tế : 34. 743.008.906 đ , bằng 95,21% so với kế hoạch năm (36.490.000.000) và bằng 104,24% so với năm trước (33.330.492,758đ) 65 - Doanh thu khác : 2.362.571.300đ , bằng 70,13% so với năm trước (3.369.053.000đ 2. Lãi thực hiện : 635.081.908đ , bằng 74,89% so với kế hoạch năm (848.000.000) và bằng 1,56% trên doanh thu. Trong đó : - Lãi thực hiện hàng quốc phòng:128.273.610đ, bằng 108,71%kế hoạch năm (118.000.000) và bằng 3,5% trên doanh thu hàng quốc phòng - Lãi thực hiện hàng kinh tế : 186.131.004 đ, bằng 25,5%so với kế hoạch năm (730.000.000 đ), và bằng 0,54%trên doanh thu hàng kinh tế - Thu nhập khác : 320.677.294đ, bằng 13,57% trên doanh thu từ các hoạt động kinh doanh khác . 3. Quân số và tiền lương a. Quân số đến 31/12/2005 Tổng số : 353 người Trong đó : - Biên chế : 168 người - Hợp đồng dài hạn : 163 người - Hợp đồng ngắn hạn : 22 người b. Tiền lương - Tổng thu nhập : 4.997.859.329đ , bằng 101,4% so với kế hoạch năm (4.928.820.000đ) , và bằng 100,47% so với năm trước( 4.974.348.838đ) Trong đó : + Quỹ lương : 4.417.651.129đ + Tiền ăn ca : 400, 22500đ + Quỹ phúc lợi : 179.983.20đ - Thu nhập bình quân : 1.239.548đ , bằng 109,45% so với kế hoạch năm (1.132.500đ) bằng 110,04% so với năm trước (1.126.437đ) + Từ lương , thưởng : 1.095.648đ + Từ ăn ca : 99.262 66 +Thu nhập khác ( quỹ phúc lợi) : 44.639đ 4.Thu nộp ngân sách Tổng số nộp : 5.443.083.772đ , bằng 95,83% so với kế hoạch năm - Nộp nhà nước: 1.854.047.938 đồng, bằng 117,05% so với kế hoạch năm (5.697.850.000đ) - Gồm: + Thuế tiêu thụ đặc biệt: 45.527.600đ + Thuế GTGT: 1.806.520.338đ + Thuế môn bài: 2.000.000đ - Nộp trên: 3.589.035.834 đồng, bằng 87,63% so với kế hoạch năm (4.095.850.000đ) Gồm: + Khấu hao TSCĐ: 1.319.000.000đ + BHXH 20%: 768.296.040đ + BHYT 3%: 114916.216đ + KPCĐ: 74.776.405đ + CPQL công ty: 676.965.265đ + Quỹ lương dự phòng: + Lợi nhuận: 635.081.908đ * Đã nộp trong năm: 5.443.083.772đ III. VỐN - TÀI SẢN 1. Tình hình tăng giảm TSCĐ a) Số dư đầu kỳ: 26.958.187.167đ - Vốn ngân sách: 11.696.161.449đ - TCHC: - Vốn tự do: 15.262.025.718đ b) Tăng TSCĐ trong năm: 664.125.346đ - Tăng do mua sắm, sửa chữa nâng cấp máy móc: 664.125.346đ - Tăng do điều động 67 - Tăng do XDCB hoàn thành. c) Giảm TSCĐ trong năm: 39.721.700đ d) TSCĐ chuyển năm sau: 27.582.590.813đ Tổng số 27.582.590.813đ Trong đó: - TSCĐ thuộc nguồn vốn NS cấp: 11.657.289.749đ - TSCĐ thuộc nguồn vốn TCHH cấp - TSCĐ thuộc nguồn vốn tự có: 15.925.301.064đ 2. Tăng giảm vốn a) Vốn cố định * Số dư đầu năm: 11.185.017.138đ Trong đó: - Vốn ngân sách: 4.931.965.485đ - Vốn TCHC - Vốn tự có: 6.253.051.653đ * Tăng trong năm: 664.125.346đ Trong đó: - Vốn ngân sách - Vốn TCHC - Vốn tự có: 664.125.346đ * Giảm trong năm: 1.319.000.000đ - Vốn ngân sách: 423.000.000đ - Vốn TCHC: - Vốn tự có: 869.000.000đ * Còn lại đến 31/12/2005: 10.530.142.484đ Trong đó: - Vốn ngân sách: 4.508.965.485đ - Vốn TCHC: - Vốn tự có: 6.021.176.999đ 68 b) Vốn lưu dộng 3. Vốn trong thanh toán a. Các khoản phải thu của khách hàng đến 31/12/2005: 1.444.339.593đ Trong đó: - Nợ quá hạn: 85.675.000đ - Nợ khó đòi: b. Các khoản phải trả khách hàng: 31/12/2005: 3.458.387.625đ Trong đó: - Đến hạn phải trả: 795.658.000đ 4. Tồn kho NVL, thành phẩm: 3.988.192.893đ - Tồn kho nguyên vật liệu: 3.229.643.050đ - Tồn kho thành phẩm: 758.549.763đ Trong đó: - Dùng thường xuyên: 758.549.843đ - Cần thanh lý: IV. ĐÁNH GIÁ CHUNG A. Ưu điểm 1. Tổ chức điều hành sản xuất Xí nghiệp đã tập trung mọi điều kiện để đảm bảo tiến độ sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm, thực hiện đúng các quy định của Cục chuyên ngành và các bước kiểm tra chất lượng nguyên liệu cũng như sản phẩm trước khi sản xuất và nhập kho. Công tác điều độ sản xuất tại các phân xưởng đã đảm bảo tính liên tục, đều đặn không để gián doạn phải ngừng sản xuất, bố trí sắp xếp lao động hợp lý cơ bản đủ ngày ngày công, thu nhập đồng đều trong phân xưởng sản xuất và toàn xí nghiệp. Không ngừng cải tiến, nghiên cứu để sản xuất nhiều loại sản phẩm trên cùng một dây chuyền, đáp ứng đủ số lượng, chất lượng, đa dạng sản phẩm và thời gian giao hàng. 2. Công tác quản lý vốn và tài sản, vật tư hàng hoá 69 Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty phê duyệt, xí nghiệp kiểm tra chặt chẽ chất lượng vật tư trước khi nhập kho, thời gian bảo quản trong kho và trước khi đưa vào sản xuất. Thực hiện tốt chế độ thanh quyết toán vật tư hàng tháng, quý, năm giữa các phân xưởng với xí nghiệp. Đảm bảo an toàn hàng hoá trong tất cả các khâu từ giao nhận đến bảo quản, cấp phát và sử dụng, không để xảy ra tình trạng ứ đọng, mất mát, hư hỏng hay hao hụt vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh. Quản lý chặt chẽ nguồn vốn, tích cực thu hồi công nợ đảm bảo an toàn tuyệt đối quĩ két đơn vị. 3. Công tác quản lý chi phí giá thành Ban Tài chính đã tham mưu cho lãnh đạo chỉ huy xí nghiệp và giám sát chặt chẽ trong việc mua nguyên vật liệu đầu vào, quản lý và giám sát chặt chẽ các khoản chi tiêu thực hành tiết kiệm, tiết kiệm từ khâu sản xuất, đến các chi phí của các phòng ban. Nhằm hạ giá thành nâng cao hiệu quả sản xuất. 4. Công tác tài chính kế toán thống kê - Thường xuyên bám sát sản xuất, lập kế hoạch nhu cầu vốn cho sản xuất, đảm bảo đầy đủ vốn cho sản xuất, mua sắm trang bị, sửa chữa cải tạo nhà xưởng và đảm bảo chế độ tiền lương, tiền thưởng, tham gia nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên và các chế độ khác của công ty quy định. - Tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán, phản ánh trung thực kịp thời kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng từ đó phát hiện ưu khuyết điểm trong sản xuất kinh doanh để có những biện pháp khắc phục kịp thời nhằm không ngừng hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. - Thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo của công ty quy định. B. Tồn tại và nguyên nhân Tồn tại * Hiệu quả sản xuất kinh doanh còn thấp, một số sản phẩm chưa thâm nhập được vào thị trường. 70 - Công tác marketing tuy có nhiều tiến bộ, song vẫn còn nhiều hạn chế trong việc nắm bắt thông tin, nghiên cứu thị trường… để đề xuất các chính sách cho phù hợp. - Công tác nghiên cứu mẫu mã bao bì sản phẩm vẫn còn chậm và ít được cải tiến, chưa đáp ứng được nhu cầu của thị trường. - Chưa kịp thời đối chiếu công nợ và thu hồi công nợ của khách hàng, có nơi còn để dây dưa kéo dài. - Công tác giáo dục chính trị tư tưởng, quản lý con người, nắm bắt diễn biến tư tưởng CBCNV còn hạn chế. Nguyên nhân: - Giá cả nguyên vật liệu đầu vào tăng cao: Đường, sữa, sắt thép, inox… Trong khi đó, giá bán điều chỉnh tăng không theo kịp với giá tăng của nguyên vật liệu. Năng lực lãnh đạo của một số ít cán bộ còn hạn chế về nghiệp vụ chuyên môn và tổ chức quán triệt khi thực hiện nhiệm vụ. - Lãnh đạo chỉ huy chưa quan tâm toàn diện đến đầu tư cho công tác nghiên cứu kỹ thuật công nghệ, hoạt động quảng cáo giới thiệu sản phẩm, công tác marketing… - Sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và ban tài chính trong công tác quản lý và theo dõi công nợ chưa được chặt chẽ thường xuyên. - Các tổ chức quần chúng hoạt động còn thiếu chiều sâu, nhất là công tác giáo dục tuyên truyền phát động phong trào sáng kiến cải tiến hợp lý hoá trong sản xuất, chấp hành luật giao thông, kỷ luật quân đội. Sự sắp xếp đổi mới doanh nghiệp Nhà nước sang công ty cổ phần, bước đầu cũng gây xáo trộn về tư tưởng, tâm tư nguyện vọng của cán bộ công nhân viên. V. KIẾN NGHỊ Có những mặt hàng, có những đơn vị cần phải chuyển tiền trước khi lấy hàng, khi xí nghiệp có đề nghị chuyển tiền kính mong phòng tài chính công ty giải quyết kịp thời để đảm bảo đủ nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. 71 Nhìn chung công tác tài chính năm 2005 đã hoàn thành nhiệm vụ, tuy nhiên cũng còn có những mặt còn tồn tại. Xí nghiệp sẽ phát huy kết quả đã đạt được khắc phục những tồn tại để công tác tài chính năm 2006 hoàn thành nhiệm vụ toàn diện hơn. Kính mong sự giúp đỡ, chỉ đạo của lãnh đạo chỉ huy công ty và phòng nghiệp vụ công ty để xí nghiệp 22 hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn góp phần vào hoàn thành kế hoạch chung của công ty năm 2006.