Luận văn Kế toán quản trị chi phí, giá thành sản phẩm tại chi nhánh công ty cổ phần tân Phú Xuân

Mẫu 17: Sổ cái Tài khoản : 331 Tên tài khoản : Phải trả khách hàng Tháng 02 năm 2009 Đơn vị tính : VNĐ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKđối ứng Số phát sinh Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 2 5.263.425.178 VAT58 2/2/09 Thuế GTGT khấu trừ đầu vào nhập nhựa đường ADCo 3 1331 53.573.173 UNC41 2/2/09 Chuyển khoản thanh toán nhựa đường ADCo 4 112 758.260.000 PN122 3/2/09 Nhập vật tư tháng 2 gạch Block đỏ 4 152 34.256.300 PC210 3/2/09 Thanh toán tiền lưới chắn rác CT KT MĐ 5 111 2.250.000 PN123 4/2/09 Nhập đá 5x10 công ty CP ĐTXD Sông Hồng 6 152 67.256.237 VAT59 5/2/09 Thuế GTGT đầu vào khấu trừ nhập dầu DO-XNDV xăng dầu và cơ khí 7 1331 2.200.000 UNC42 6/2/09 Vay ngân hàng chuyển trả cho Cty Hưng Phúc 9 311 338.850.000 PC285 6/2/09 Thanh toán tiền mua bộ máy vi tính Sam Sung – Sao Nam 9 111 7.068.900 ……… …….. ……………………………………………… …… …… …………… …………… …… Tổng phát sinh tháng 2 12.230.072.000 14.982.173.129 Số dư cuối tháng 8.015.526.298 (Nguồn: phòng tài chính kế toán) Mẫu 18 : Mẫu sổ nhật ký chung Từ ngày 02/02/2009 đến 02/02/2009 Đơn vị tính : VNĐ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có Cộng trang trước chuyển sang 129.265.230 129.265.230 0006893 2/2/09 Trạm VP nhập nhựa đường- Cty cung ứng nhựa đường ADCo Thuế GTGT đầu vào khấu trừ nhập nhựa đường- Cty ADCo 1331 53.573.173 Thuế GTGT đầu vào khấu trừ nhập nhựa đường- Cty ADCo 331 53.573.173 0039117 2/2/09 CT TNHH Phỳ An Đào Thị Mai nộp tiền BT M250 111 52.969.611 Đào Thị Mai nộp tiền BT M250 131 52.969.611 0056001 2/2/09 Nhập dầu DO- XN dịch vụ xăng dầu Thái Âu Thuế GTGT đầu vào khấu trừ nhập dầu Do- XN DV xăng dầu Thái Âu 1331 2.200.000 Thuế GTGT đầu vào khấu trừ nhập dầu Do- XN DV xăng dầu Thái Âu 331 2.200.000 PT0001 2/2/09 Nguyễn Thị Nga - Thủ quỹ - Rút TGNH về nhập quỹ Nguyễn Thị Nga - Thủ quỹ - Rút TGNH về nhập quỹ 1111 145.000.000 Nguyễn Thị Nga - Thủ quỹ - Rút TGNH về nhập quỹ 112 145.000.000 ………… ……… ……………………………………………………………… ……… …………… …………. Cộng chuyển sang trang sau 195.265.126 195.265.126 (Nguồn: phòng tài chính kế toán) 3.3. Công tác quản lý công nợ của công ty 3.3.1. Quản lý nợ phải thu đối với khách hàng 3.3.1.1. Thực trạng nợ phải thu của công ty Nợ phải thu thể hiện mức độ vốn kinh doanh của DN đang bị đơn vị khác tạm thời chiếm dụng. Thông qua từng khoản nợ phải thu sẽ giúp cho nhà quản trị thấy được tình hình nợ phải thu của đơn vị mình đang thay đổi theo chiều hướng tích cực hay tiêu cực. Từ đó có những biện pháp phòng ngừa và hạn chế đến mức tối thiểu những khoản nợ khó đòi. Công ty CP ĐT XD Hạ Tầng & PTNT vừa là DN sản xuất, vừa là chủ thầu xây dựng, nên đối tác kinh doanh và khách hàng của công ty rộng và đa dạng. Từ đó phát sinh những công nợ phải thu với giá trị lớn, thời hạn thanh toán dài làm cho công tác quản lý công nợ tương đối khó khăn. Việc thu hồi công nợ đúng hạn và đầy đủ không chỉ làm cho tình hình tài chính của công ty ổn định mà còn đảm bảo cho việc thanh toán cho các khoản thanh toán của công ty đối với nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong công ty, Nhà nước, Ngân hàng và các khoản nợ phải trả khác. Tình hình Nợ phải thu của công ty được thể hiện qua bảng 3.4: Bảng 3.4: Tình hình nợ phải thu của Công ty năm 2008 Chỉ tiêu Đầu năm 2008 Cuối năm 2008 So sánh Số tiền (đồng) Cơ cấu (%) Số tiền (đồng) Cơ cấu (%) (+,-) (%) 1. Phải thu khách hàng 7.786.710.294 60,97 37.325.645.000 85,06 29.538.934.706 379,35 Trong đó: - Nợ chưa đến hạn 5.082.824.388 65,28 25.698.375.642 68,85 20.615.551.254 405,59 - Nợ quá hạn 2.153.564.249 27,66 10.838.054.036 29,04 8.684.489.787 403,26 - Nợ khó đòi 550.321.657 7,07 789.215.322 2,11 238.893.665 43,41 2. Trả trước cho người bán 0 0 3.135.500.000 7,15 3.135.500.000 0 3. Thuế VAT được khấu trừ 2.930.734.707 22,95 1.074.594.874 2,45 -1.856.139.833 -63,33 4. Tạm ứng 2.053.000.000 16,08 2.345.500.000 5,35 292.500.000 14,25 Tổng 12.770.445.001 100,00 43.881.239.874 100,00 31.110.794.873 243,62 (Nguồn số liệu : Phòng Tài chính kế toán của Công ty) Bảng 3.4 cho chúng ta thấy: Nợ phải thu cuối năm 2008 là 43.881.239.874 đồng tăng 31.110.794.873 đồng, tương ứng tăng 243,62% so với đầu năm. Trong đó, phải thu khách hàng tăng 379,35% so với đầu năm, tương ứng tăng 17.583.228.608 đồng, các khoản tạm ứng là 14,25%, tương ứng tăng 3.932.893.882 đồng, khoản VAT được khấu trừ thì giảm xuống la 63,33%, tương ứng giảm 1.856.139.833 đồng. Đồ thị 3.4: Cơ cấu các khoản nợ phải thu của công ty Nhìn vào đồ thị 3.4 chúng tôi thấy: Trong các khoản nợ phải thu, nợ phải thu khách hàng chiếm tỷ lệ lớn nhất, cụ thể chiến 60,97% đầu năm 2008 và 85,06% cuối năm 2008. Điều này cho thấy, đối với công ty, khách hàng là đối tượng được quan tâm nhiều nhất, quan hệ thường xuyên nhất với công ty. Trong các khoản nợ phải thu với khách hàng, để dễ dễ dàng trong việc quản lý, công ty phân chia ra nợ chưa đến hạn, nợ quá hạn và nợ phải thu khó đòi để có chính sách thu hồi công nợ. Tình hình các khoản nợ phân theo thời hạn thanh toán được thể hiện ở biểu đồ 3.5. Đồ thị 3.5: Cơ cấu các khoản nợ phải thu khách hàng của công ty theo thời hạn thanh toán Đồ thị 3.5 cho thấy: Trong các khoản nợ phải thu khách hàng, khoản nợ chưa đến hạn thanh toán là chủ yếu, cụ thể chiếm hơn 65,28% đầu năm 2008 và 68,85% vào cuối năm 2008. Nợ quá hạn chiếm tỷ lệ 27,66% đầu năm và chiếm 29,04% vào cuối năm. Đối với nợ phải thu khó đòi, tỷ lệ có giảm xuống từ 7,07% (đầu năm) xuống còn 2,11%. Sự giảm xuống này là do tốc độ tăng của các khoản chưa đến hạn và các khoản nợ quá hạn tăng nhanh hơn so với tốc độ tăng của các khoản nợ khó đòi. So với đầu năm, số tiền chưa đến hạn thanh toán tăng nhanh nhất (405,59%), điều này là do công ty mở rộng quy mô sản xuất nên số lượng khách hàng tăng lên. Nhất là vào cuối năm 2008, nhiều hợp đồng xây lắp được ký kết với giá trị lớn như: Công trình cải tạo đường khu công nghiệp Nguyên Khê với tổng số tiền lên tới gần 10 tỷ đồng. Các khoản nợ quá hạn cũng tăng nhiều so với đầu năm, cụ thể là 403,26%, tương ứng tăng 8.684.489.787 đồng. Sự tăng lên này một phần do cuối năm 2008 tình hình tài chính có nhiều biến động, giá cả tăng cao, các doanh nghiệp là cũng gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy, nhiều khách hàng của công ty không thể thanh toán đúng hạn. Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi: so với đầu năm 2008 cũng tăng lên với tỷ lệ là 43,41%. Điều này là do, bên cạnh những nợ cũ cuối năm 2007 còn chưa thu hồi được như: Công ty CP Xây Dựng Hoàng Vân nợ 210.782.000 đồng, Sở xây dựng tỉnh Vĩnh Phúc nợ 134.630.000 đồng … còn xuất hiện thêm nợ khó đòi mới như: Công ty TNHH Thương Mại Duy Anh 50.050.000 đồng, Công ty cổ phần thiết kế thương mại Hà Nội: 80.365.000 đồng … Với những khoản nợ phải thu khó đòi ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính của công ty, công ty cần phải có chính sách đốc thúc để thu hồi khoản nợ trên. 3.3.1.2. Công tác quản lý nợ phải thu tại công ty Bộ phận kế toán công nợ phải thu Do công ty vừa sản xuất, vừa thực hiện thi công các công trình hạ tầng nên số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khoản nợ phải thu nhiều với những hợp đồng kinh tế có giá trị lớn. Vì vậy, việc theo dõi và hạch toán công nợ phải thu khách hàng tại công ty do một kế toán phụ trách chung kết hợp với kế toán bán hàng tại phòng kinh doanh. Ký kết và quản lý hợp đồng - Việc ký kết hợp đồng kinh tế là do phòng kinh doanh của công ty thực hiện. Do trong lĩnh vực xây lắp thường có những hợp đồng có giá trị lớn nên việc điều khoản qui định trong hợp đồng hết sức chặt chẽ, nhất là phương thức và thời hạn thanh toán theo từng giai đoạn. - Trước khi ký kết một hợp đồng kinh tế, phòng kinh doanh luôn tìm kiếm, lựa chọn đối tác tin cậy. Tuy những thông tin này không hoàn toàn chính xác nhưng cũng làm cho công tác tài chính hạn chế được rủi ro đối với những KH không đáng tin cậy. - Hợp đồng kinh tế của công ty bao gồm hợp đồng mua bán và hợp đồng thầu các công trình. Để thuận tiện cho việc quản lý, hợp đồng mua bán được giao nhiệm vụ cho phòng tài vụ phụ trách, những hợp đồng về thầu, xây dựng các công trình là do phòng Quản lý chất lượng có trách nhiệm quản lý. Hệ thống sổ sách kế toán Trong kỳ số lượng các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến khoản nợ phải thu phát sinh nhiều. Vì vậy, để kế toán công nợ phải thu tại công ty phản ánh kịp thời và chính xác, công ty yêu cầu kế toán các nhà máy khi xuất hàng phải nhanh chóng gửi chứng từ ghi rõ Ngày tháng, đối tượng khách hàng, tên hàng hóa hay dịch vụ cung cấp, số lượng xuất về cho kế toán phụ trách công nợ tại tổng công ty. Căn cứ vào Hợp đồng mua bán, phiếu xuất, lệch chuyển có hoặc phiếu thu, kế toán công nợ phải thu kiểm tra, đối trừ công nợ rồi hạch toán vào sổ chi tiết 131 theo từng đối tượng khách hàng, đồng thời vào sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào sổ cái TK 131 và sổ tổng hợp 131. Giám sát công nợ phải thu Ngoài việc theo dõi công nợ trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành đối chiếu công nợ cân đối số phát sinh Nợ - Có ở sổ cái và sổ tổng hợp TK 131. Đồng thời, đối chiếu công nợ với kế toán phòng kinh doanh để khớp số liệu. Mặt khác, để công tác thu hồi công nợ được thuận lợi, sau mỗi giai đoạn hoặc sau mỗi lần giao hàng, kế toán gửi Bản xác nhận đối chiếu công nợ đến từng khách hàng theo nội dung được thể hiện ở Mẫu 05 (Phần 3.2) - Sau khi KH trả hết tiền hàng, hàng hóa được giao nhận, kế toán tiến hành thanh lý hợp đồng và xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng. Mẫu 19: Mẫu Thanh lý hợp đồng THANH LÝ HỢP ĐỒNG “V/v : Mua bán bê tông thương phẩm” Số LI02/HĐKT Công trình : Hồ bơi huấn luyện tiều đoàn 19 Địa điểm : Làng văn hóa các dân tộc Việt Nam - Căn cứ : …… Hôm nay, ngày 20 tháng 2 năm 2009, tại trụ sở Công ty CP ĐT XD Hạ Tầng & PTNT chúng tôi gồm có: I/ BÊN MUA (BÊN A) : CÔNG TY ĐÔNG ĐÔ – BỘ QUỐC PHÒNG II/ BÊN BÁN (BÊN B) : CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ PTNT Hai bên thống nhất ký nghiệm thu thanh toán khối lượng giao nhận bê tông Mác200 và dịch vụ bơm bê tông theo HĐ Số LI02/HĐKT ngày 28/01/2009 cụ thể như sau: Điều I : Khối lượng, chất lượng - Khối lượng: Bên B cung cấp đủ khối lượng theo yêu cầu của bên A - Chất lượng :Bên B cung cấp sản phẩm bê tông Mác200 và dịch vụ bơm bê tông đảm bảo chất lượng mà hai bên đã thỏa thuận. Điều II : Giá trị nghiệm thu, thanh toán 2.1 Giá trị quyết toán (Bao gồm cả VAT) + Bê tông Mác200 : 272m3 x 670.000.000 đồng/ m3 = 182.240.000 + Bơm bê tông : 264m3 x 65.000 đồng/ m3 = 17.160.000 Tổng cộng = 199.400.000 đồng 2.2 Thanh toán + Số tiền bên A đã trả cho bên B : 203.500.000 + Số tiền bên A còn phải thanh toán cho bên B : (4.100.000) (Bằng chữ: Bên A chuyển thừa cho bên B là bốn triệu một trăm ngàn đồng) Hai bên thống nhất số liệu tính toán trên và cùng nhau thanh lý hợp đồng Số LI02/HĐKT ngày 28/01/2009. Hợp đồng này hết giá trị kể từ ngày ký thanh lý. Biên bản lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 2 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B + Nếu đến thời hạn thanh toán mà KH chưa trả hết nợ, căn cứ vào số ngày quá hạn, kế toán phụ trách công nợ phải thu tiến hành tính lãi theo lãi suất 0,04%/ngày. Phân loại các khoản nợ phải thu Đây là một khâu rất quan trọng trong công việc quản lý công nợ, là cơ sở cho quá trình phân tích nợ phải thu. Qua đó có thể biết rõ đối tượng nào nợ hoặc khách hàng nào nợ thường xuyên với công ty. Tại công ty, việc phân loại nợ được thực hiện theo hai phương diện: Thứ nhất, theo thời hạn thanh toán chia ra khoản nợ chưa đến hạn, nợ quá hạn, nợ phải thu khó đòi. Thứ hai, theo đối tượng khách hàng: Khách hàng mua sản phẩm công ty, khách hàng là chủ các dự án công trình. Phương thức thu hồi công nợ Thông qua việc phân loại các khoản phải thu mà công ty có những phương thức thu hồi công nợ khác nhau được thể hiện qua bảng 3.5: Bảng 3.5 : Phương thức thu hồi công nợ phải thu năm 2008 Chỉ tiêu Phương thức thu hồi Giá trị (Tr.đ) Cơ cấu (%) Khách hànglà chủ các công trình Tiền mặt 0 0 Chuyển khoản 14.766 100,00 Bù trừ công nợ 0 0 Phải thu của KH là người mua Tiền mặt 629 4,62 Chuyển khoản 10.155 95,38 Bù trừ công nợ 0 Phải thu nội bộ Tiền mặt 2.082 61,40 Chuyển khoản 690 20,35 Bù trừ công nợ 619 18,25 Phải thu khác Tiền mặt 598 100,00 Chuyển khoản 0 0 Bù trừ công nợ 0 0 Tổng Tiền mặt 3.310 11,20 Chuyển khoản 25.611 86,70 Bù trừ công nợ 619 2,10 Để đảm bảo tính an toàn trong công tác thanh toán, phương thức thu hồi công nợ của công ty chủ yếu là qua thanh toán chuyển khoản là 25.611 triệu đồng chiếm 86,70%, tiền mặt chỉ chiếm 11,2% tương ứng 3.310 triệu và bù trừ công nợ là 619 triệu, chiếm tỷ lệ thấp nhất 2,1%. Biểu 3.1 : Phương thức thu hồi công nợ năm 2008 Đối với khách hàng là chủ các công trình: Do giá trị các hợp đồng này thường có giá trị lớn và thanh toán theo từng giai đoạn nên hình thức thanh toán 100% bằng chuyển khoản. Đối với khách hàng là người mua: Phần lớn là thanh toán bằng chuyển khoản chiếm 95,38% tương ứng 10.155 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt chỉ chiếm 5,62% tương ứng 629 triệu đồng. Hình thức này chủ yếu áp dụng với những khách hàng mua lẻ. Đối với các khoản phải thu nội bộ: Là các khoản thanh toán giữa các đơn vị nội bộ là các nhà máy trong thanh toán tạm ứng, chủ yếu thực hiện thanh toán bằng tiền mặt chiếm 61,40% tương ứng 2.082 triệu đồng, chuyển khoản chiếm 20,35%, tương ứng 690 triệu đồng và bù trừ công nợ chiếm 18,25%, tương ứng số tiền 619 triệu đồng. Đối với các khoản phải thu khác thường là các khoản có giá trị nhỏ nên chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt. Nhìn chung, phương thức thu hồi công nợ phải thu được xây dựng theo từng đối tượng khách hàng căn cứ vào giá trị thanh toán. Phần lớn sử dụng phương thức chuyển khoản, điều này đảm bảo tính an toàn trong thanh toán. Các chính sách tín dụng áp dụng tại công ty Trong các DN, độ lớn và chất lượng các khoản phải thu phụ thay đổi theo thời gian, phụ thuộc vào tốc độ thu hồi công nợ cũ, phát sinh nợ mới và đặc biệt chịu tác động mạnh mẽ của chính sách bán chịu (hay còn gọi chính sách thu hồi công nợ) của DN. - Thời hạn bán chịu: Thời hạn bán chịu của Công ty chính là độ dài từ ngày giao hàng đến ngày nhận tiền bán hàng. Do xuất phát từ thói quen bán hàng trả gối đầu của khách hàng đối với các doanh nghiệp khác cùng ngành sản xuất. Vì thế, Công ty cũng áp dụng hình thức này cạnh tranh với đối thủ nhằm thu hút nhiều khách hàng về với mình do công ty có thể tìm kiếm nguồn tài trợ từ Ngân hàng. Thời hạn bán chịu ở công ty được quy định tùy vào các tiêu chí: Theo đối tượng khách hàng là khách hàng thường xuyên hay không thường xuyên; Thời kỳ biến động của thị trường; Loại sản phẩm Tình hình thu hồi nợ của công ty được thể hiện ở bảng 3.6. Bảng 3.6 :Tốc độ luân chuyển các khoản phải thu Các chỉ tiêu/năm ĐVT 2006 2007 2008 So sánh (%) 07/06 08/07 BQ 1.Doanh thu Tr.đ 21.825 46.007 72.748 210,80 158,12 182,57 2.BQ các khoản phải thu = (ĐN + CN)/2 Tr.đ 6.989 9.240 26.127 132,21 282,76 193,35 3.Vòng quay khoản phải thu = (1)/(2) Vòng 3,12 4,98 2,78 159,44 55,92 94,43 4.Kỳ thu tiền BQ = 360/(3) Ngày 115,28 72,30 129,29 62,72 178,82 105,90 (Nguồn: Trích bảng cân đối kế toán ) Tốc độ vòng quay các khoản phải thu tại công ty năm 2007 so với năm 2006 tăng 59,44% tương ứng tăng 1,86 vòng, nguyên nhân có được kết quả này là do năm 2007 công ty đã có sự điều chỉnh trong chính sách bán chịu. Nhưng đến năm 2008, tốc độ quay khoản phải thu chậm lại chỉ còn 2,78 vòng/năm, giảm 44,08% so với năm 2007, điều này là do trong năm 2008 có nhiều khoản nợ quá hạn chưa thu hồi được. Hiện nay thời hạn bán chịu của công ty trung bình là không quá 62 ngày nhưng kỳ thu tiền bình quân trong cả 3 năm là khá cao. Công ty cần phải có những biện pháp thu hồi nợ hữu hiệu để tăng tốc độ vòng quay các khoản phải thu đồng nghĩa với việc giảm số ngày thu tiền bình quân. - Chính sách thu tiền: Có một chính sách thu tiền mềm dẻo, linh hoạt mang lại nhiều thành công cho Công ty, tuy nhiên, không phải lúc nào chính sách này cũng đựơc áp dụng vì bất cứ một đơn vị nào cũng không thể không mắc phải những khoản nợ khó đòi mà phải dùng biện pháp cứng rắn. Với phương châm “ Không làm mất khách hàng của công ty khách hàng, luôn luôn xây dựng thương hiệu Bê tông Hà Thanh đến với khách hàng”, Ban lãnh đạo công ty luôn đôn đốc nhân viên của mình trong vấn đề thu hồi nợ. + Đối với những khoản nợ gần đến hạn thanh toán, kế toán phụ trách công nợ phải thu gửi công văn “ Đôn Đốc công nợ” đến cho khách hàng. + Đối với các khoản nợ đã đến hạn thanh toán: Một công văn đòi nợ sẽ được gửi đến khách hàng cùng những căn cứ trong hợp đồng đã ký kết. Với những trường hợp nợ tồn đọng quá lâu ngày, đã đòi nợ nhiều lần mà không được, làm ảnh hưởng đến tài chính của công ty, công ty mới áp dụng biện pháp cứng rắn với sự can thiệp của pháp luật. Đối với những khoản nợ quá hạn, theo quy định đã cam kết, kế toán tiến hành tính lãi suất bắt đầu từ ngày quá hạn. Theo quy định của công ty, lãi suất quá hạn được tính theo lãi suất liên ngân hàng. Quá trình theo dõi được thể hiện ở bảng 3.7: Bảng 3.7 : Bảng trích tính lãi nợ quá hạn – công nợ phải thu của khách hàng Đơn vị tính : VNĐ STT Tên công ty Công nợ đến31/01/2009 Hạn tính lãi Ngày chốt tính lãi quá hạn Số ngày quá hạn Số tiền lãi 1 CT TNHH Lê Hiệp 24.948.000 1/1/09 31/01/09 30 299.376 2 CT CPXD và TM Việt Nam 25.160.000 1/1/09 31/01/09 30 301.920 3 CT TNHH Xây dựngThương mại Duy Anh 244.195.000 1/10/08 31/01/09 122 11.916.716 4 CT CPĐTPT Nhà và Đô Thi Bắc Giang 2.251.600 13/02/09 31/01/09 -13 5 Chi nhánh công ty XD 319- BQP 5.208.067 1/10/08 31/01/09 122 254.154 6 CT CPXD 699 63.024.847 1/10/08 31/01/09 122 3.075.613 7 CT CP ĐT và XD 18 - 3 53.250.000 25/02/08 31/01/09 -25 1.341.900 8 CTCP công trình GT VP 45.900.800 1/10/08 31/01/09 122 2.239.959 9 CT TNHH Hoàng Vân 210.782.720 1/10/08 31/01/09 122 10.286.197 10 CT TNHH cơ giới công nghiệp I Vĩnh Phúc 14.269.272 1/10/08 31/01/09 122 696.340 11 CT CP Mesco 32.137.310 31/12/08 31/01/09 397 5.103.405 12 CT TNHH Tùng Phương 155.371.391 1/10/08 31/01/09 122 7.582.124 13 Xí nghiệp XD Tiến Thắng 176.788.400 1/10/08 31/01/09 122 8.627.274 14 CT CPĐT và XD số 04 82.821.474 1/10/08 31/01/09 122 4.041.688 15 CT Thương mại Thanh Tân 2.495.080 1/10/08 31/01/09 122 121.760 …. …………………………. ……………. ………….. ……………. …..…. ………….. Tổng 7.419.628.961 1679 4.983.022.810 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán Công ty) Qua bảng 3.7 cho thấy đơn vị tồn đọng những khoản nợ hơn 1 năm, tuy nhiên khoản nợ này không quá lớn. Thông qua bảng tính lãi nợ quá hạn, kế toán xác định được các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán, khoản đã đến hạn và khoản quá hạn. Từ đó để có kế hoạch thu hồi công nợ một cách hợp lý. 3.3.2. Quản lý nợ phải trả đối với nhà cung cấp 3.3.2.1. Thực trạng nợ phải trả của công ty Công nợ phải trả là khoản tiền mà công ty đi chiếm dụng vốn của các đơn vị khác để tạo thêm nguồn vốn kinh doanh cho đơn vị mình. Ngoài các khoản nợ mua chịu vật tư, hàng hóa của nhà cung cấp còn có các khoản vay các tổ chức, đơn vị tài chính khác. Đối với các khoản đi chiếm dụng vốn, công ty có nghĩa vụ thanh toán nợ nên đòi hỏi công ty luôn có sự đảm bảo khả năng thanh toán: thanh toán đúng hạn, an toàn để không làm mất uy tín. Hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, đòi hỏi công ty phải có một lượng vốn lớn mà thời gian luân chuyển vốn dài nên công ty phải huy động nguồn vốn từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là từ các Ngân hàng. Chính vì vậy, công tác quản lý công nợ ở công ty luôn được quan tâm sát sao để hạn chế tối thiểu về rủi ro tài chính. Trong giai đoạn năm 2007 – 2008, để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường, nâng cao sức cạnh tranh, công ty đã mở rộng quy mô đầu tư xây dựng thêm 2 nhà máy sản xuất bê tông Vĩnh Phúc và Nhà máy Nguyên Khê. Để tiến hành xây dựng 2 công trình này, phải cần đến nguồn vốn rất lớn. Bên cạnh nguồn vốn tích lũy được, công ty phải huy động thêm nguồn vốn từ bên ngoài làm cho tình hình Nợ phải trả năm 2008 biến động lớn được thể hiện ở bảng 3.8: Bảng 3.8 : Tình hình nợ phải trả của Công ty năm 2008 Chỉ tiêu Đầu năm 2008 Cuối năm 2008 So sánh Số tiền (đồng) Cơ cấu (%) Số tiền (đồng) Cơ cấu (%) (+,-) (%) I/ Nợ ngắn hạn 37.185.715.575 73,96 94.244.871.675 66,14 57.059.156.100 153,44 1. Vay ngắn hạn 19.753.842.000 53,12 50.900.921.350 54,01 31.147.079.350 157,68 2. Phải trả cho NB 0 0,00 7.545.000.000 8,01 7.545.000.000 3. Người mua ứng trước 17.431.873.575 46,88 35.213.450.325 37,36 17.781.576.750 102,00 3. Phải trả CBCNV 0 0,00 585.500.000 0,62 585.500.000 0 4. Nợ NH khác 0 0,00 0 0,00 0 0 II/ Nợ dài hạn 13.090.436.000 26,04 48.253.611.934 33,86 35.163.175.934 268,62 Tổng 50.276.151.575 100,00 142.498.483.609 100,00 92.222.332.034 183,43 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán Công ty) Số liệu bảng 3.8 cho thấy: Tính đến cuối năm 2008, tổng nợ phải trả của công ty là 142.498.483.609 đồng tăng 92.222.332.034 đồng so với thời điểm đầu năm, tương đương với tốc độ tăng 183,43%/năm. Sự tăng lên số nợ này là do trong năm công ty phài vay nhiều để đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh. Đồ thị 3.6: Cơ cấu các khoản nợ phải trả tại công ty Trong các khoản nợ vay chủ yếu là nợ vay ngắn hạn chiếm tỷ lệ lớn, cụ thể đầu năm là 73,96% tương ứng 37.185.715.575 đồng, đến cuối năm 2008 là 66,14%, tương ứng 94.244.871.675 đồng, tỷ lệ này có xu hướng giảm. Đồng nghĩa với đó, tỷ lệ các khoản vay dài hạn tăng từ 26,04% đầu năm 2008 lên đến 33,86% cuối năm 2008. Sự thay đổi này là do tốc độ tăng của các khoản nợ dài hạn của công ty tăng nhanh hơn so với tốc độ của các khoản nợ phải trả ngắn hạn. Cụ thể, tốc độ tăng nợ phải trả ngắn hạn cuối năm so vơi đầu năm là 153,44% tương ứng tăng 57.059.156.100 đồng, trong khi các khoản nợ phải trả dài hạn tăng với tốc độ 268,62% tương ứng tăng 35.163.175.934 đồng. Nguyên nhân, do trong giai đoạn năm 2008, Công ty phải đi vay nguồn vốn dài hạn nhiều để đầu tư cơ sở hạ tầng cho 2 nhà máy Nguyên Khê và Nhà Máy Vĩnh Phúc mới được xây dựng. Nguồn vay dài hạn chủ yếu được huy động từ các ngân hàng. Trong các khoản nợ phải trả ngắn hạn: + Tỷ lệ nợ vay ngắn hạn chiếm tỷ lệ chủ yếu. Cụ thể đầu năm chiếm 53,12% tương ứng 19.753.842.000đ và cuối năm là 54,01% tương ứng giá trị 50.900.921.350đ. + Các khoản phải trả cho nhà cung cấp đầu năm không có khoản nợ, cuối năm là 7.545.000.000đ tương ứng chiếm 8,01% trong nợ phải trả. Sở dĩ tỷ lệ phải trả khách hàng chiếm tỷ lệ nhỏ như vậy là do Công ty vay các khoản vay ngắn hạn để thanh toán với nhà cung cấp, tạo sự tin cậy đối với đối tác giữ mối quan hệ tốt. Điều này sẽ tạo được uy tín cho Công ty, tuy nhiên, công ty phải chịu một khoản chi phí tài chính khá lớn từ lãi suất tiền vay ngắn hạn cao. + Nếu như số nợ phải trả do vay ngắn hạn hay trả cho nhà cung cấp quá lớn không tốt cho Công ty, thì các khoản khách hàng ứng trước tiền hàng tăng lên lại là tín hiệu mừng đối với công ty. Do các khoản nợ phải trả này không phải thanh toán bằng tiền mà là thanh toán bằng sản phẩm, điều này thể hiện chất lượng sản phẩm của công ty đảm bảo và được khách hàng tin tưởng. Nếu so với các khoản nợ phải thu của khách hàng Ta có, Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả KH = 43.881.239.874 x 100% = 30,79% 142.498.483.609 Tỷ lệ các khoản nợ phải thu so với các khoản nợ phải trả khách hàng cuối năm 2008 là 30,07% . Số liệu này cho thấy số tiền công ty đi chiếm dụng lớn hơn rất nhiều so với số tiền công ty bị chiếm dụng. 3.3.2.2. Công tác quản lý nợ phải trả tại công ty Quản lý những khoản nợ phải trả là việc rất quan trọng vì nó không những ảnh hưởng đến sức mạnh tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của mỗi DN trên thương trường. Nhận thức được tầm quan trọng đó, đối với công tác quản lý nợ phải trả luôn được ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm. Bộ phận kế toán công nợ phải trả Để quản lý công nợ phải trả một cách chặt chẽ, các khoản phải trả khách hàng được theo dõi, tổng hợp từ bộ phận kế toán tại các Nhà máy. Kế toán nhà máy nào thì chịu trách nhiệm hạch toán nợ phải trả nhà cung cấp của nhà máy đó vào phần mềm kế toán rồi gửi về cho kế toán công nợ phải trả tại tổng công ty qua đường truyền nội bộ, được thể hiện qua sơ đồ 3.6. Tổng hợp công nợ phải trả KH toàn công ty Phải trả KH NM Hà Tây Phải trả KH NM Vĩnh Phúc Phải trả KH NM Bắc Giang Phải trả KH NM Thái Nguyên Phải trả KH NM Nguyên Khê Sơ đồ 3.6: Sơ đồ kế toán công nợ phải trả tại công ty s Ký kết và quản lý hợp đồng - Việc ký kết hợp đồng với nhà cung cấp được thực hiện sau khi có sự tìm hiểu, chọn lọc kỹ làm sao đảm bảo số lượng, chất lượng, giá cả vật tư và thời gian giao hàng. Để tránh trường hợp nhà cung cấp cung không đúng yêu cầu và giá cả tăng cao, đối với một loại vật tư, công ty ký hợp đồng với nhiều nhà cung cấp khác nhau. - Hợp đồng kinh tế mua bán do phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi. Hợp đồng được tách riêng theo từng bộ hồ sơ và quản lý theo từng Nhà máy. Hệ thống sổ sách kế toán Cũng như các khoản nợ phải thu, hệ thống các khoản nợ phải trả nhà cung cấp cũng được vào sổ chi tiết 331 theo từng đối tượng nhà cung cấp căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu cân hàng. Đồng thời kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật nội dung, giá trị từng khoản mục vào sổ cái TK 331 và sổ tổng hợp TK 331. Giám sát công nợ phải trả Ngoài việc theo dõi công nợ trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Hàng tháng, căn cứ vào lượng nhập của các đơn vị gửi về. Kế toán phụ trách công nợ tại công ty kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc với số liệu phần mềm kế toán các đơn vị chuyển về, là cơ sở để đối chiếu công nợ với nhà cung cấp. Để đảm bảo cho việc trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp, ngoài căn cứ vào thời hạn hợp đồng mua bán với khách hàng, kế toán công nợ phải trả còn căn cứ vào đề xuất thanh toán của các đơn vị, nhà máy và lập kế hoạch trả nợ được thể hiện qua bảng 3.9. Bảng 3.9 : Kế hoạch trả nợ cho nhà cung cấp tháng 2 năm 2009 NT ĐV đề xuất ĐV nhận tiền Số tiền (1000đ) Nội dung 2/2/09 NM Hà Tây CT TNHH Phúc Thành 45.090 Cát vàng 6/2/09 NM Bắc Giang Nhà máy 250 63.752 Thuê đất 10/2/09 Phòng ĐH CT Xăng dâu KVI 709.832 Dầu FO + DO 11/2/09 NM Bắc Giang CT TNHH Lộc Thịnh 110.090 Đá 1*5 11/2/09 NM Nguyên Khê CT TNHH nhựa đường Petrolimex 80.000 Nhựa đường 13/2/09 NM Vĩnh Phúc CT cung ứng nhựa ADCo 17.300 Nhựa đường nóng 60/70 15/2/09 Phòng ĐH CT Xăng dầu KVI 620.530 Dầu FO + DO 16/2/09 Văn phòng CT Quỳnh Hạnh 250.000 Ôtô 16 chỗ ............ ......................... ...................................... ............. ...................... Phương thức thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp Phương thức thanh toán cho nhà cung cấp tại công ty được thể hiện ở bảng 3.10. Bảng 3.10 :Phương thức thanh toán nợ năm 2008 Chỉ tiêu Phương thức thanh toán Giá trị (Tr.đ) Cơ cấu (%) Phải trả tiền vayngắn hạn Tiền mặt Chuyển khoản 31.147 100,00 Bù trừ công nợ Phải trả người bán Tiền mặt 2.063 27,34 Chuyển khoản 5.482 72,66 Bù trừ công nợ 0 0,00 Phải trả CBCNV Tiền mặt 586 100,00 Chuyển khoản Bù trừ công nợ Phải trả phải nộp khác Tiền mặt 5.948 33,45 Chuyển khoản 10.736 60,38 Bù trừ công nợ 1097 6,17 Phải trả nợ dài hạn Tiền mặt Chuyển khoản 35.163 100,00 Bù trừ công nợ 0 0,00 Tổng các khoản đã thanh toán Tiền mặt 8.579 9,32 Chuyển khoản 82.528 89,49 Bù trừ công nợ 1097 1,19 Phương thức thanh toán do sự thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Để đảm bảo an toàn, tiện lợi, phương thức thanh toán chủ yếu được công ty áp dụng để thanh toán cho nhà cung cấp là chuyển khoản thông qua giấy ủy nhiệm chi và séc thanh toán chiếm 89,49% tổng giá trị phải thanh toán, tương ứng 82.528 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt chiếm 9,32% tương ứng là 8.597 triệu đồng, còn lại 1,19% thanh toán bằng bù trừ công nợ. Biểu 3.2 : Cơ cấu phương thức thanh toán các khoản nợ phải trả Tùy theo đối tượng phải trả, công ty áp dụng các phương thức thanh toán sao cho phù hợp nhất, cụ thể: + Các khoản phải trả vay ngắn hạn và vay dài hạn, Công ty thanh toán 100% thông qua chuyển khoản. + Các khoản phải trả nhà cung cấp, chủ yếu thanh toán chuyển khoản vẫn là chủ yếu chiếm 72,66% tương ứng 5.482 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt là 27,34% tương ứng 2.063 triệu đồng. + Các khoản thanh toán tiền lương: 100% thanh toán bằng tiền mặt. + Các khoản thanh toán khác: Thanh toán chuyển khoản vẫn chiếm tỷ lệ lớn nhất 60,38% tương ứng 10.736 triệu đồng chủ yếu là các khoản phải nộp thuế cho nhà nước, tiền mặt chiếm 33,45% tương ứng 5.948 triệu đồng, bù trừ công nợ với đơn vị trực thuộc là 1.097 triệu tương ứng tỷ lệ 6,17%. 3.3.2.3 Đánh giá khả năng thanh toán của công ty Để thấy được thực trạng về tình hình tài chính, vào cuối mỗi niên độ kế toán, Công ty thường tiến hành tính toán các chỉ tiêu về khả năng thanh toán của đơn vị mình. Các chỉ tiêu này sẽ giúp cho ban giám đốc nắm được tình hình tài chính một cách tổng quát từ đó có những kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp. Xem xét khả năng thanh toán thông qua các hệ số về khả năng thanh toán được thể hiện ở bảng 3.11. Bảng 3.11 : Một số chỉ tiêu về khả năng thanh toán của Công ty qua 3 năm (2006 – 2008) Chỉ tiêu ĐVT Năm So sánh 2007/2006 2008/2007 2006 2007 2008 (+,-) (%) (+,-) (%) 1. Tổng giá trị tài sản Đồng 60.551.185.628 125.032.211.991 219.864.454.824 64.481.026.363 106,49 94.832.242.833 75,85 2. Tổng nợ ngắn hạn Đồng 26.243.106.122 37.185.715.575 94.244.871.675 10.942.609.453 41,70 57.059.156.100 153,44 3. Nợ NH + Nợ DH Đồng 29.743.106.122 50.276.151.575 142.498.483.609 20.533.045.453 69,03 92.222.332.034 183,43 4. Tổng tài sản ngắn hạn Đồng 31.718.297.229 57.606.944.817 103.136.511.705 25.888.647.588 81,62 45.529.566.888 79,03 5. Vốn bằng tiền Đồng 1.757.865.986 1.531.807.576 2.497.376.548 -226.058.410 -12,86 965.568.972 63,03 6. Hàng tồn kho Đồng 21.138.426.775 43.304.692.240 56.757.895.283 22.166.265.465 104,86 13.453.203.043 31,07 7. Lợi nhuận trước thuế Đồng 3.692.793.000 5.529.250.578 9.154.126.688 1.836.457.578 49,73 3.624.876.110 65,56 - HS thanh toán TQ (1/3) Lần 2,04 2,49 1,54 0,45 22,16 -0,94 -37,96 - HS khả năng thanh toán hiện hành (4/2) Lần 1,21 1,55 1,09 0,34 28,18 -0,45 -29,36 - HS khả năng thanh toán nhanh (4-6)/2 Lần 0,40 0,38 0,49 -0,02 -4,60 0,11 27,95 - HS khả năng thanh toán tức thời (5/2) Lần 0,07 0,04 0,03 -0,03 -38,50 -0,01 -35,67 (Nguồn : Phòng Tài chính kế toán của Công ty) Qua bảng 3.11 cho thấy: Hệ số khả năng thanh toán tổng quát năm 2008 tăng so với năm 2006 với tốc độ 22,16%, tương ứng tăng hệ số 0,45 lần. Năm 2008 so với năm 2007 giảm 0,94 lần, tương ứng giảm 37,96%. Tuy nhiên với hệ số cả 3 năm đều lớn hơn 1, vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán. Hệ số khả năng thanh toán hiện hành (thanh toán nợ ngắn hạn) thể hiện mức độ đảm bảo của tài sản lưu động với nợ ngắn hạn. Hệ số khả năng thanh hiện hành của Công ty năm 2007 tăng 0,34 lần so với năm 2006, tương ứng tăng 28,18%, đến năm 2008 lại giảm xuống so với năm 2007 giảm 0,45 lần, tương ứng giảm 29,36%. Mặc dù năm 2008 hệ số này giảm xuống nhưng trong 3 năm đều có chỉ số lớn hơn 1, công ty vẫn đảm bảo khả năng chi trả. Nếu chỉ dựa vào hệ số khả năng thanh toán tổng quát và hệ số khả năng thanh toán hiện hành thì chưa phản ánh hết được khả năng thanh toán của công ty vì chưa trừ đi giá trị hàng tồn kho, mà tài sản lưu động trước khi thanh toán các khoản nợ đều phải chuyển đổi thành tiền. Trong tài sản lưu động hiện có thì hàng tồn kho lại chưa thể chuyển đổi ngay thành tiền. Vì vậy, hệ số khả năng thanh toán nhanh là thước đo về khả năng trả nợ ngay. Thông thường, hệ số thanh toán nhanh có chỉ số lớn hơn 1 mới đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ trong cùng một thời điểm. Nhưng thực tế tại công ty, hệ số này rất thấp chỉ mức dưới 0,5. Nếu các chủ nợ đòi nợ cùng một lúc thì công ty không thể xoay kịp. Vì vậy, công ty cần phải nâng hệ số lên. Giá trị tiền mặt thấp là một hạn chế cho công ty khi phải giải ngân ngay cho một vấn đề nào đó. Điều này thể hiện rõ qua chỉ tiêu hệ số khả năng thanh toán tức thời. Thông thường, hệ số khả năng thanh tức thời lớn hơn 0,5 là đảm bảo khả năng chi trả ngay. Thực tế tại công ty cho thấy tỷ lệ này quá nhỏ, thường dưới 0,1, xu hướng ngày càng giảm dần. Đứng về góc độ nào đó, những vấn đề trên là đặc điểm chung của các công ty xây dựng họ thường mua vật liệu về trước khi xây dựng các công trình và lượng tiền của họ nằm trong đấy cũng khá nhiều, bên cạnh đó các công trình lại luôn gối nhau lên lượng tiền mặt cũng sẽ rất ít. Vì lượng tiền mặt dự trữ không nhiều nên khi cần tiền ngày công ty thường phải vay những khoản nợ nóng với lãi suất cao, làm tăng chi phí tài chính. Vì vậy, Công ty cũng cần có biện pháp nâng cao hệ số này bằng cách thu hồi các khoản nợ bị chiếm dụng để giảm bớt được chi phí, góp phần làm hạ giá thành sản phẩm. 3.4. Đánh giá công tác hạch toán kế toán thanh toán và tình hình quản lý công nợ tại công ty. 3.4.1. Ưu điểm Là một cổ phần được thành lập từ năm 2001, trong quá trình phát triển, Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và phát triển nông thôn đã không ngừng mở rộng cả về quy mô và địa bàn hoạt động. Khi mới thành lập, địa bàn hoạt động chủ yếu của Công ty là các tỉnh thành phía Bắc, hiện nay địa bàn hoạt động đã được mở rộng ra cả nước. Có được kết quả đó là do sự cố gắng nỗ lực của tập thể lãnh đạo và cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Gần 10 năm qua, mặc dù còn gặp nhiều khó khăn, nhưng Công ty đã dần ổn định và phát triển được sản xuất, tạo việc làm, đảm bảo cuộc sống cho cán bộ công nhân viên. Cho đến nay, Công ty đã khẳng định được thế mạnh của mình trong nền kinh tế thị trường bằng sự lớn mạnh cả về quy mô và chất lượng sản xuất. Có được những thành tựu như vậy là do sự cố gắng nỗ lực trên các khía cạnh sau: Về tổ chức quản lý: Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý khoa học, có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Với mô hình quản lý này, Công ty đã chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh bởi việc phân cấp, phân quyền quản lý cũng như phân công nhiệm vụ của các phòng ban, các cấp lãnh đạo được thực hiện một cách rõ ràng và hợp lý. Về tổ chức sản xuất: Công ty có quy mô sản xuất phân bố đồng đều rộng khắp cả nước với cơ chế quản lý phù hợp dân chủ. Bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty gọn nhẹ và năng động, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp cho ban lãnh đạo Công ty quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất, giám sát thi công và tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, thích hợp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý để có hướng đi đúng đắn, phù hợp với điều kiện của nền kinh tế thị trường. Công ty cũng đã đưa ra nhiều biện pháp làm cho tiến độ thi công và chất lượng công trình được đảm bảo, giữ được uy tín với các chủ đầu tư. Về công tác kế toán: Hiện nay công ty thực hiện đồng thời cả kế toán tài chính và kế toán quản trị nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán. Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản trị tạo thành một hệ thống thông tin hoàn chỉnh đáp ứng nhu cầu thông tin cả trong và ngoài Công ty. Với 4 báo cáo tài chính (BCĐKT, BCKQKD, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo thuế), thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được cung cấp, phân tích một cách sâu sắc và toàn diện. Công tác kế toán của Công ty được sự trợ giúp của phần mềm kế toán Nhờ có phần mềm, khối lượng công việc ghi chép hàng ngày và cuối tháng giảm đáng kể trong khi vẫn đảm bảo đầy đủ và tính chính xác của số liệu kế toán. Công việc của phòng kế toán được tập trung vào khâu thu thập, xử lý chứng từ, nhập số liệu và nội dung các nghiệp vụ kinh tế trên các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại vào máy, phân tích các báo cáo tài chính. Do vậy, công việc kế toán được hoàn thành một cách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn phương pháp ghi chép thủ công. Bộ máy kế toán của Công ty được bố trí hợp lý, chặt chẽ, hạch toán động có nề nếp với những nhân viên có năng lực, nhiệt tình trong công việc trình độ trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán luôn luôn được nâng cao, các kế toán viên đều sử dụng thành thạo máy vi tính. Các nhân viên có tinh thần tương trợ lẫn nhau, trong quá trình làm việc đã có nhiều sáng tạo linh hoạt. Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ “Nhật ký chung”. Hình thức kế toán này có ưu điểm đơn giản, dễ áp dụng, các nghiệp vụ kế toán phát sinh được phản ánh rõ ràng trên sổ Nhật ký chung, các sổ cái và sổ chi tiết theo trình tự thời gian và định khoản. Tuy nhiên hình thức này cũng có nhược điểm là khối lượng công việc ghi chép lớn do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng một lúc phải ghi chép vào nhiều loại sổ khác nhau. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp hạn chế khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, do đó khắc phục được nhược điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung. Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp với trình độ đội ngũ cán bộ kế toán, tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật trong công tác tính toán, xử lý thông tin, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của Công ty. Về hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán: Nhìn chung, hệ thống chứng từ ban đầu của Công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ. Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán được vận dụng một cách khoa học theo đúng chế độ kế toán. Các tài khoản kế toán và sổ kế toán được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình, đáp ứng yêu cầu thông tin kinh tế nội bộ cũng như yêu cầu của công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Bên cạnh các sổ sách, biểu mẫu theo quy định, Công ty còn có một số sổ sách, biểu mẫu thiết kế phù hợp, tiện lợi áp dụng cho hạch toán kế toán của Công ty Về công tác hạch toán và quản lý công nợ + Trước khi ghi nhận một khoản nợ phải thu khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp, khi có căn cứ chính xác kế toán mới tiến hàng ghi sổ. + Công tác kế toán thanh toán với người bán, với khách hàng đã đảm bảo theo dõi sâu sát tới từng đối tượng, từng loại mặt hàng, từng bộ phận. + Công nợ chi tiết cho từng khách hàng được theo dõi theo mã khách hàng nên đơn giản trong việc ghi chép, không cần tạo tra nhiều cấp TK 131. + Đối với các khoản phải thu, công ty luôn theo dõi theo từng đối tượng nợ vể thời hạn thanh toán để có chính sách đòi nợ kịp thời, thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng sau mỗi lần xuất hàng hoặc mỗi lần nghiệm thu công trình theo từng giai đoạn. Đặc biệt công ty luôn quan tâm đặc biệt trong vấn đê đòi nợ. Đối với các khoản nợ gần đến hạn thanh toán: Kế toán công nợ phải thu thường gửi công văn “Đôn đốc công nợ” đến cho khách hàng, báo cho họ biết thời gian đến hạn thanh toán, đối với những công nợ đã hết hạn thanh toán thì gửi công văn đòi nợ. + Đối với các khoản nợ phải trả: Để giữ uy tín với nhà cung cấp, nhìn chung các khoản nợ phải trả công ty đều trả đúng hạn mặc dù trong thời kỳ này công ty đang cần nhiều vốn để trang bị cho 2 nhà máy mới xây dựng. Việc quản lý công nợ luôn được quan tâm sát sao và đôn đốc kịp thời. Không để tình trạng nợ khách hàng lâu ngày không trả. 3.4.2. Những mặt còn tồn tại Mặc dù phòng kế toán luôn kiểm tra, rà soát nghiệp vụ của nhân viên kế toán, tuy nhiên trong quá trình công ty đang dần hoàn thiện khâu tổ chức trên phạm vi toàn diện nên không thể tránh khỏi những vướng mắc trong quá trình thực hiện, cùng với sự nỗ lực cố gắng của cán bộ nhân viên phòng kế toán, bên cạnh những ưu điểm, vẫn còn tồn tại một số mặt yếu sau: Công tác luân chuyển chứng từ Hiện nay, mặc dù Công ty đã có quy định rõ ràng về định kỳ luân chuyển chứng từ lên phòng Kế toán Công ty nhưng vẫn xảy ra tình trạng chứng từ được chuyển lên rất chậm. Đó là do địa bàn hoạt động của Công ty rộng, ở khắc các tỉnh thành phía Bắc, chứng từ phát sinh tập hợp để chuyển về phòng Kế toán ngay là hết sức khó khăn. Việc luân chuyển chứng từ chậm gây ra một khối lượng công việc khá lớn cho kế toán: vừa phải sắp xếp theo trình tự, nội dung của chứng từ, vừa phải tiến hành tính toán phân bổ cho công trình sau đó mới nhập số liệu vào máy. Như vậy sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, thiếu sót, dồn ép công việc kế toán, đặc biệt là vào những thời kỳ tiến độ thi công gấp rút, nhiều công trình với lượng chi phí lớn. Điều này ảnh hưởng đến việc theo dõi sổ sách và phản ánh tình hình công nợ một cách chính xác. Bên cạnh nguyên nhân khách quan là công trình và các nhà máy ở xa Công ty, còn có nguyên nhân chủ quan là từ phía đội thi công và kế toán tại các nhà máy. Họ không thực hiện đúng trách nhiệm luân chuyển chứng từ của mình. Về công tác tổ chức quản lý + Phần mềm kế toán ISM mới được đưa vào áp từ đầu năm 2009 chưa ổn định, còn gặp nhiều lỗi trong quá trình sử dụng. Hơn nữa, kế toán vẫn chưa nắm bắt và khai thác được hết chức năng của phần mềm cung cấp nên làm hạn chế tiến độ công việc. + Chưa có sự thống nhất trong việc tạo mã trong phần mềm kế toán giữa tổng công ty và các Nhà máy dẫn đến tình trạng dữ liệu không cập nhật được. + Kế toán tại công ty thường xuyên đi công tác đến các nhà máy, trong thời gian đi công tác, một số công việc cần được giải quyết tại công ty không được giao cho ai thay thế giải quyết nên công việc đôi khi bị ùn tắc. + Việc quản lý hóa đơn chưa mang tính khoa học, Hóa đơn để lung tung giữa các tháng với nhau, gây khó khăn trong việc tìm kiếm những lúc cần thiết. + Phòng kế toán (tầng 4) thường phải phôtô tài liệu, chứng từ nhiều nhưng phải dùng chung với máy photo với phòng Tổ chức nằm dưới tầng 2. Hơn nữa máy Photo thường hay trục trặc trong quá trình sử dụng nên nhiều khi cần đến thì không sử dụng được phải Phôtô bên ngoài vừa không an toàn cho tài liệu, vừa tốn kém lại mất nhiều thời gian gây ùn tắc công việc. Về công tác kế toán thanh toán và quản lý công nợ + Tại một số nhà máy, các khoản mua chịu của khách hàng, chưa phải thanh toán nhưng kế toán đã viết phiếu chi ra, nhờ người ký lĩnh tiền hộ để báo cáo về công ty là hết tiền, xin được tạm ứng để chi tiêu. Điều này dẫn đến sự khó khăn giả tạo tại các nhà máy. Mặt khác việc theo dõi công nợ với khách hàng và tạm ứng nội bộ cũng như quỹ tiền mặt tồn dư không đúng dẫn đế sai sót, nhầm lẫn. Cụ thể tại đội xe trạm Nguyên Khê và Trạm Hà Tây. + Mặc dù có nhiều khoản nợ phải thu khó đòi nhưng công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì việc lập dự phòng là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp. Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì thiệt hại đó một phần đã được tính vào chi phí. + Hệ số khả năng thanh toán còn ở mức thấp, nhất là hệ số khả năng thanh toán nhanh và khả năng thanh toán tức thời. 3.5. Một số đề xuất 3.5.1. Về phía ban lãnh đạo công ty Hiện nay, công ty đang trong giai đoạn đầu tư cơ sở hạ tầng tại 2 nhà máy Vĩnh Phúc và Nguyên Khê, chi phí tài chính phục vụ cho các dự án trên là rất lớn, các nguồn thu còn gặp nhiều khó khăn, cần thiết có sự phối hợp các bộ phận phòng ban trong công ty chia sẻ những khó khăn với phòng tài chínhkế toán, phối hợp thật tốt quá trình tạm ứng, thanh quyết toán để công tác sản xuât của công ty diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, ban lãnh đạo công ty hỗ trợ phòng kế toán trong công tác lo nguồn tài chính để thanh toán công nợ và phục vụ sản xuất kinh doanh. + Cần quan tâm hơn nữa đối với cán bộ công nhân viên phòng kế toán công ty, lắng nghe những tâm tư, nguyện vọng của nhân viên. Khuyến khích, động viên để nâng cao tình thần trách nhiệm với công việc. + Trang bị cho phòng kế toán 1 máy photo riêng, thuận tiện trong việc sao lưu chứng từ do ngày càng phát sinh nhiều nghiệp vụ nhất là khi 2 nhà máy mới chính thức hoạt động. + Có sự lựa chọn những đối tác tin cậy và nhiều tiềm năng hơn nữa để đảm bảo thu khoản phải thu từ khách hàng. 3.5.2 Về phía Phòng Tài chính kế toán + Kế toán trưởng cần giao rõ trách nhiệm, đôn đốc kế toán tại các nhà máy sản xuất, các trạm một cách sát sao. Yêu cầu chuyển nhanh chứng từ về cho kế toán công ty. + Cần có kế hoạch bố trí bàn giao nhiệm vụ công việc cho người cụ thể phụ trách khi kế toán phụ trách chính đi công tác. + Liên hệ với nhân viên phần mềm kế toán để khắc phục những lỗi gặp khi sử dụng phần mềm kế toán. + Thiết lập lại đường truyền mạng nội bộ đảm bảo ổn định. 3.5.3 Về phía cán bộ kế toán + Thường xuyên đôn đốc kế toán nhà máy một cách trực tiếp, nếu chứng từ chậm trễ phải yêu cầu họ gửi ngay để kịp thời hạch toán. + Thống nhất với kế toán nhà máy trong việc tạo mã khách hàng và nhà cung cấp. + Có trách nhiệm hơn nữa trong việc lưu trữ hóa đơn chứng từ, trả đúng nơi mượn để tránh tình trạng mất mát. +Thường xuyên cập nhật những thay đổi về chính sách của Nhà nước và Bộ tài chính, nâng cao trình độ chuyên môn để làm việc có hiệu quả hơn nữa. + Nghiên cứu, ứng dụng phần mềm mới để thống nhất trong công tác hạch toán kế toán với các nhà máy. PHẦN IV KẾT LUẬN Thành lập từ năm 2001 đến nay, Công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn ngày càng phát triển lớn mạnh, quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng. Đồng nghĩa với đó, khách hàng và nhà cung cấp của công ty ngày càng tăng lên, khối lượng công việc đối với nhà quản lý ngày càng nhiều. Chính vì vậy, để công ty không ngừng phát triển và ngày càng củng cố uy tín trên thị trường, bên cạnh sự quản lý khoa học của các nhà lãnh đạo cần phải có sự nỗ lực cố gắng của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Điều này thể hiện ở trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và cách làm việc có hiệu quả. Trong những năm qua, phòng kế toán tài chính đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của công ty, tổ chức công tác kế toán ngày càng hoàn thiện và có những thay đổi phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Trình độ nhân viên kế toán ngày càng nâng cao được bố trí công việc phù hợp với trình độ chuyên môn. Trong cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán thanh toán luôn được quan tâm đặc biệt, vì nó trực tiếp tạo dựng uy tín của công ty với khách hàng và các đối tác của đơn vị thông qua công tác kế toán công nợ phải thu và công nợ phải trả. Qua tìm hiểu thực tế tại công ty, chúng tôi đã nhận thấy tầm quan trọng của việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng và kế toán thanh toán nói chung. Kế toán đã phản ánh các nghiệp vụ kế toán thanh toán chính xác, đầy đủ trong việc hạch toán cũng như công tác kiểm tra, kiểm soát. Thêm vào đó, công tác quản lý công nợ luôn được Ban lãnh đạo công ty quan tâm sát sao vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của đơn vị. Cùng với việc tuân thủ đúng những nguyên tắc kế toán của Bộ tài chính, công ty lựa chọn các phương thức, các chính sách tín dụng phù hợp với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Với sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm kế toán, công tác quản lý công nợ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi những vấn đề tồn tại làm giảm tính hiệu quả trong công tác kế toán thanh toán và quản lý công nợ tại đơn vị. Trong phạm vi đề tài này chúng tôi nghiên cứu kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Để phản ánh hết tình hình thanh toán của công ty cần phải nghiên cứu về kế toán thanh toán nội bộ (tạm ứng và hoàn ứng), kế toán thanh toán với Ngân hàng và kế toán thanh toán với Nhà nước. Hơn nữa, trong kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chúng tôi chưa có điều kiện tìm hiểu sâu theo đối tượng khách hàng và nhà cung cấp cụ thể. Khách hàng của công được phân chia làm khách hàng là các chủ các dự án và khách hàng mua sản phẩm của công ty, vì trong thực tế việc quản lý hai loại khách hàng này có sự là khác nhau trong phương thức cũng như điều kiện thanh toán. Ngoài nhà cung cấp vật tư sản xuất sản phẩm, nhà cung cấp còn bao gồm cả nhà cung cấp các sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ khác: Máy móc, thiết bị, văn phòng phẩm, dịch vụ … Do thời gian nghiên cứu có hạn, chúng tôi không thể tìm hiểu hết các nghiệp vụ thanh toán, cũng như chưa tìm hiểu sâu từng phần hành trong kế toán thanh toán nợ với từng đối tượng khách hàng và đối tượng nhà cung cấp một cách cụ thể. Chúng tôi rất mong các đề tài nghiên cứu tới sẽ bổ sung những mảng kiến thức mà chúng tôi chưa nghiên cứu. TÀI LIỆU THAM KHẢO TS KIM THỊ DUNG - TH.S NGUYỄN QUỐC CHỈNH, Tài chính doanh nghiệp, NXB Nông Nghiệp, 2003. NGUYỄN MINH KIỀU, Phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp, Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright, 2004 PGS.TS PHẠM THỊ MỸ DUNG – T.S BÙI BẰNG ĐOÀN, Giáo trình phân tích kinh doanh, NXB Nông Nghiệp, 2001 Hệ thống tài khoản kế toán (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), NXB Tài Chính, 2006. Báo cáo tài chính chứng từ và số kế toán, sơ đồ kế toán, (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), NXB Tài Chính, 2006. CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ PTNT, Báo cáo tài chính, 2006 - 2007 - 2008. CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ PTNT, Quy chế chức năng nhiệm vụ quyền hạn các phòng ban, QC-CT/2007 của Giám đốc Công ty, 2007. LƯƠNG THỊ HỒNG LÝ, Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng và nhà nước với việc tăng cường quản lý tài chính tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Đông Á, Luận văn tốt nghiệp đại học, Khoa Kế toán, Trường Đại học Lao Động Xã Hội, 2008. LÊ THỊ LIÊN, Kế toán các nghiệp vụ thanh toán nợ chủ yếu tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI – Hà Nội, Luận văn tốt nghiệp đại học, Khoa Kinh tế và Phát triển nông thôn, Trường Đại học Nông Nghiệp I, 2006. NGUYỄN VŨ DUY, Phân tích tình hình tài chính tại công ty du lịch An Giang, Luận văn tốt nghiệp đại học, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học An Giang, 2004.