Luận văn Kế toán thanh toán và một số biệp pháp tăng cường quản lý công tác thanh toán tại công ty TNHH phát triển điện lực Việt Á

anh của doanh nghiệp. Tình hình Tài sản – Nguồn vốn của Công ty được thể hiện qua bảng sau: Qua bảng cho thấy quy mô vốn- tài sản của công ty tương đối lớn. Các khoản phải trả, phải thu chỉ chiếm từ 12% đến 30% so với tổng tài sản, và các khoản phải thu phải trả trong ngắn hạn. Nếu công ty có kế hoạch sữ dụng vốn lưu động tốt thì các khoản này sẽ không ảnh hưởng tới kết quả hoạt đông kinh doanh của công ty. Do đặc thù của công ty là kinh doanh thương mại chứ không phải là doanh nghiệp sản xuất vì thế tổng tài sản dài hạn là rất nhỏ so với tổng tài sản.Tài sản cố định của công ty chủ yếu là hệ thống máy vi tính, phương tiện vân tải và trang thiết bị phục vụ cho cán bộ công nhân viên (điều hoà, tủ nước,..) mà giá trị của những tài sản này cung không lớn. Trong tổng vốn của công ty thì vốn chủ sở hữu chiếm tới 89,6% tương đương với 233,2316 tỷ đồng, trong đó nguồn vốn kinh doang chiếm 79,3%. Bảng 2: Tình hình Tài sản - Nguồn vốn của Công ty năm 2008. ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu Giá trị A. Tài sản 260028.15 I. Tài sản ngắn hạn 231670.09 1. Tiền 74502.38 2. Các khoản phải thu 31203.36 3. Hàng tồn kho 67850.64 …………. II. Tài sản dài hạn 28358.06 B. Nguồn vốn 260028.15 I. Nợ phải trả 20000.00 1. Nợ phải trả ngắn hạn 20000.00 - Phải trả người bán 6796.55 ...... 2. Nợ dài hạn 0 II. Vốn chủ sở hữu 233231.60 1. Nguồn vốn kinh doanh 185054.67 2. Lợi nhuận chưa phân phối 43571.60 3. Các quỹ hoạt động 1754.43 4. Vốn chủ sở hữu khác 2850.90 Qua bảng cho thấy quy mô vốn- tài sản của công ty tương đối lớn. Các khoản phải trả, phải thu chỉ chiếm từ 12% đến 30% so với tổng tài sản, và các khoản phải thu phải trả trong ngắn hạn. Nếu công ty có kế hoạch sữ dụng vốn lưu động tốt thì các khoản này sẽ không ảnh hưởng tới kết quả hoạt đông kinh doanh của công ty. Do đặc thù của công ty là kinh doanh thương mại chứ không phải là doanh nghiệp sản xuất vì thế tổng tài sản dài hạn là rất nhỏ so với tổng tài sản.Tài sản cố định của công ty chủ yếu là hệ thống máy vi tính, phương tiện vân tải và trang thiết bị phục vụ cho cán bộ công nhân viên (điều hoà, tủ nước,..) mà giá trị của những tài sản này cung không lớn. Trong tổng vốn của công ty thì vốn chủ sở hữu chiếm tới 89,6% tương đương với 233,2316 tỷ đồng, trong đó nguồn vốn kinh doang chiếm 79,3%. 3.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Kết quả sản xuất kinh doanh phản ánh kết quả cuối cùng của toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Thông qua kết quả sản xuất kinh doanh ta có thể biết doanh nghiệp đó hoạt động hiệu quả hay không hiệu quả. Kết quả sản xuất kinh doanh được xác định trong một thời kỳ nhất định (thường là tháng, quý, năm). Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á được thể hiện qua bảng sau: Bảng 3: Kết quả kinh doanh của công ty năm 2008 Chỉ tiêu Kế hoạch (Tr.đ) Thực hiện (Tr.đ) Chênh Lệch tuyệt đối % 1. Doanh thu bán hàng 250000.00 256583.63 65836.63 102.60 2. Giá vốn 178540.00 170456.56 -8083.44 95.40 3. Lợi nhuận gộp 24760.00 28586.32 3826.32 115.40 4. Lợi nhuận thuần 430000.00 490563.19 60563.19 114.00 5. Lợi nhuận trước thuế 430000.00 490563.19 60563.19 114.00 6. Thuế TNDN 120400.00 137357.69 16957.69 114.00 7. Lợi nhuận sau thuế 309600.00 353205.49 352895.89 114.00 Chỉ mới thành lập từ tháng 6 năm 2006 nhưng mọi hoạt đông sản xuất kinh doanh đã đi vào ổn định. Kết quả sản xuất kinh doanh tương đối tốt. Doanh thu bán hàng tăng vượt kế hoạch 2.60% tương đương 65,83663 tỷ đồng. Giá vốn hàng bán giảm 4,6% so với kế hoạch dẫn đến lợi nhuận sau thuế tăng vượt kế hoạch tới 14% tương đương 352,89589 tỷ đồng. Đây là kết quả đáng ghi nhận, công ty cần phát huy hơn nữa. Để kết quả năm sau lại tốt hơn năm trước công ty cần chú ý lập kế hoạch kinh doanh cho năm sau thật tốt. 3.2 Kết quả nghiên cứu: 3.2.1 Thực trạng công tác kế toán thanh toán của doanh nghiệp: Là công ty hạch toán độc lập, để thuận lợi cho việc quản lý kế toán thanh toán tại công ty được chia thành các phần hành: thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán nội bộ và thanh toán với khách hàng. 3.2.1.1 Công tác kế toán Nợ phải trả nhà cung cấp. a. Giới thiệu về các nhà cung cấp của công ty: Công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á là một doanh nghiệp thương mại, mặt hàng kinh doanh chính là các vật tư thiết bị điện. Mọi mặt hàng đều được mua ngoài, Chủ yếu được cung cấp bởi các tập đoàn lớn (AREVA, SIEMEN, ABB, CROMPTON, SNS, LS VINA…) và các nhà cung cấp trong nước (Công ty Cẩm linh, ắc quy tia sáng, công ty Thiết bị điện Đông Anh, Công ty Thiết bị điện Việt á, công ty Cơ khí Việt á…). Hiện nay, các vật tư thiết bị điện được nhập khẩu từ nước ngoài chiếm tới 65% so với tổng giá trị của hàng hóa mua vào của doanh nghiệp. Trong đó vật tư thiết bị được nhập khẩu lớn nhất là của tập đoàn CROMPTON, chiếm tới 26% so với tổng giá trị hàng nhập khẩu của công ty. Tập đoàn AREVA, SIEMEN, SNS là những bạn hàng thường xuyên, lượng hàng hoá nhập từ các nhà cung cấp này chiếm một giá trị rất lớn. Bên cạnh đó cũng có rất nhiều mặt hàng được nhập từ các công ty thành viên của Tập đoàn Việt á (công ty Cơ khí việt á, công ty Thiết bị điện Việt á… Bảng 4: Nhà cung cấp và các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty: Nhà cung cấp Mặt hàng Giá trị Singapore, ấn độ, Indonesia thuộc tập đoàn AREVA Máy cắt điện, chống sét van, máy cắt điện 3 094 493 466 Đức, Indonesia, Singapore thuộc tập đoàn SIEMEN Tủ trung thế, Thiết bị Viễn thông 3 574 594 467 Việt nam, ấn độ thuộc tập đoàn ABB Tủ trung thế, máy cắt điện, điện áp 1 201 769 339 ấn độ thuộc tập đoàn CROMPTON Biến dòng điện, biến điện áp 7 224 937 474 ấn độ thuộc tập đoàn SNS Giao cách ly 4 128 690 398 Công ty Cẩm linh Sứ 919 026 274 Công ty LS VINA thuộc tập đoàn LG Cáp 2 988 661 052 Công ty Thiết bị điện Đông Anh Máy biến áp 126 644 320 Công ty ắc quy tia sáng ắc quy 197 943 075 Công ty Thiết bị điện Việt á Khoang hạ thế 3 874 722 465 Công ty Cơ khí Việt á Giá Đỡ 868 640 545 b. Quy trình kế toán thanh toán với nhà cung cấp: * Thủ tục chứng từ: Thủ tục chứng từ được hình thành dựa trên đối tượng cung cấp và yêu cầu của hợp đồng. Cụ thể như sau: Đối với nhà cung cấp trong nước: Để hạch toán những nghiệp vụ phát sinh liên quan tới việc thanh toán với nhà cung cấp trong nước thì kế toán phải căn cứ vào: Hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu nhập, biên bản giao nhận và giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 1). Đối với nhà cung cấp nước ngoài: Cũng như đối với nhà cung cấp trong nước kế toán cần căn cứ vào: Hợp đồng kinh tế, phiếu nhập, biên bản giao nhận, giấy đề nghị thanh toán để tiến hành hạch toán, Vì là hàng hoá nhập khẩu nên không căn cứ vào hoá đơn GTGT mà thay vào đó cần có tờ khai hải quan, Invoice, Packing list (phụ lục 2). Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 1: sơ đồ luân chuyển hoá đơn tài chính Nhà thầu phụ(nhà cung cấp) Phòng vật tư Phòng tài chính kế toán Hoá đơn GTGT liên 2(Invoice, tờ khai hải quan, Packinglist) Hợp đồng kinh tế Hoá đơn GTGT liên 2(Invoice, tờ khai hải quan, Packinglist) Nhập vào máy và lưu trữ Khi nhận được hàng, nhân viên phòng vật tư chịu trách nhiệm kiểm tra và nhận hoá đơn GTGT liên 2 (Invoice, tờ khai hải quan, Packinglist) sau đó chuyển lên phòng tài chính kế toán. Hoá đơn GTGT (Invoice) thể hiện đầy đủ số lượng, giá trị, tên và địa chỉ nhà cung cấp, ngày_tháng_năm xuất hoá đơn.... Căn cứ vào hoá đơn GTGT liên 2 (Invoice, tờ khai hải quan, Packinglist) kế toán tiến hành kiểm tra lại sau đó tiến hành ghi nhận số liệu và hạch toán. * Quy trình thanh toán với nhà cung cấp: Công ty dùng tài khoản 331 để hạch toán các khoản nợ phải trả nhà cung cấp và chi tiết cho từng đối tượng. Khi hạch toán kế toán thanh toán căn cứ vào kế hoạch giải ngân đối với các khoản đã được lãnh đạo phê duyệt và hồ sơ thanh toán từ bên kế toán công nợ chuyển sang để tiến hành nhập liệu vào máy. Do đặc điểm các nhà cung cấp của công ty là bao gồm cả trong và ngaòi nước nên doanh nghiệp đã sữ dụng hình thức thanh toán là bằng tiền mặt và bằng chuyển khoản. Đối với các khoản thanh bằng tiền mặt: kế toán thực hiện lập phiếu chi trên phần mềm (mẫu 1) và quá trình nhập liệu được tiến hành như sau: • Phiếu in: phiếu chi • Ngày: là ngày thực hiện thanh toán • Diễn giải: lý do thanh toán và số hợp đông kèm theo • Đvkh: tến đơn vị được thanh toán • Công trình: tên công trình thực hiện (do công ty chủ yếu cung cấp hàng cho dự án) • Ông bà: người nhận tiền (yêu cầu phải có phiếu thu và giấy giới thiệu của nhà cung cấp). • ĐK: Nợ TK 331 Có TK 111 - Đối với các khoản thanh toán bằng chuyển khoản: Trong trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, doanh nghiệp thực hiện thanh toán bằng vốn tự có hoặc thanh toán bằng vốn vay: + Thanh toán bằng vốn tự có: kế toán căn cứ vào sổ phụ ngân hàng, hồ sơ thanh toán và uỷ nhiệm chi để tiến hành nhập liệu(mẫu 2). Quá trình được thực hiên như sau: • Phiếu in: phiếu chi • Ngày: là ngày thực hiện thanh toán • Diễn giải: lý do thanh toán và số hợp đông kèm theo • Đvkh: tến đơn vị được thanh toán • Công trình: tên công trình thực hiện (do công ty chủ yếu là thực hiện cho dự án) • Ông bà: người nhận tiền (yêu cầu phải có phiếu thu và giấy giới thiệu của nhà cung cấp). • ĐK: Nợ TK 331 Có TK 1121, 1122 Tuỳ theo từng hợp đồng mà doanh nghiệp thực hiện thanh toán bằng VND hoặc bằng ngoại tệ(USD, EUR,...). Khi thanh toán bằng USD, kế toán thanh toán tiến hành lập chứng từ (phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi) để thu mua đô về. Sau đó, tiến hành nhập liệu và lập chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp (mẫu 3). Đối với các khoản thanh toán bằng EUR thì phải chuyển từ USD sang EUR để thực hiện thanh toán với nhà cung câp. (tỷ giá chéo do NH cung cấp). + Thanh toán bằng vốn vay: Kế toán căn cứ vào khế ước vay, hố sơ thanh toán và uỷ nhiệm chi để hạch toán các nghiệp vụ nhận nợ vay với ngân hàng và dùng tiền vay thanh toán cho nhà cung cấp. Việc nhận nợ vay bằng VND hay ngoại tệ đều được hạch toán trực tiếp trên phiếu kế toán khác. Sơ đồ...: sơ đồ quy trình thanh toán với nhà cung cấp Nhà cung cấp Phòng KHVT Phòng TCKT Nhập liệu vào máy và lưu trữ chứng từ (1) (2) 1. Hợp đồng kinh tế 2. Hợp đồng kinh tế và giấy đề nghị thanh toán. Sơ đồ...: sơ đồ quy trình thanh toán với nhà cung cấp * Quy trình trả trước cho người bán: Sau khi ký xong hợp đồng mua hàng, cán bộ vật tư căn cứ vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng mua hàng để làm đề nghị thanh toán khoản tiền ứng trước cho người bán và chuyển bộ hồ sơ gồm có giấy đề nghị thanh toán và hợp đồng mua (phụ lục..) cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán kiểm tra hồ sơ, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Khi có kế hoạch giải ngân(phụ lục..) của lãnh đạo cho phép thanh toán khoản tiền trong hồ sơ thanh toán thì kế toán thanh toán tiến hành thanh toán theo hợp đồng và nhập liệu vào máy. Kế toán hạch toán: Nợ TK 331- ứng trước cho người bán Có TK 111(112) c. Hệ thống sổ kế toán sử dụng: Doanh nghiệp sữ dụng hệ thống sổ theo đúng quy định về hình thức ghi sổ của chế độ kế toán hiện hành, kế toán đã mở các sổ sách theo dõi: + Sổ chi tiết + Sổ tổng hợp Đối với kế toán thanh toán với nhà cung cấp, kế toán mở các sổ theo dõi sau: + Sổ cái tài khoản 331 và sổ chi tiêt cho từng đối tượng cung cấp. Mẫu 4: sổ chi tiết Sổ chi tiết thanh toán với người bán (331) (Từ 01/01/2008 đến 31/12/2008) Đvkh: SANGDONG INDUSTRIES CO.,LTD Tài khoản: 331- Phải trả nhà thầu phụ D nợ đầu VNĐ : 0 D có đầu VNĐ : 0 D nợ cuối kỳ : 211 724 732 D có cuối kỳ : 0 NGÀY CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TKĐ PS NỢ PS CÓ D_NỢ D_ CÓ 534045076 322320344 211724732 16/07/2008 S2N10819 Vay (1556.06$*16951) CT theo OR194 (07-CT-180/VAD-SANGDONG) DA Tuy Hạ 3112 26376773 26376773 13/08/2008 BNQĐ Mua (3901.33$*16670) TT HĐ 08-CT-168/VAD-SANGDONG 11211 65035171 91411944 18/08/2008 80009 Nhập cho DA Tuy Hạ (07-CT-180/VAD-SHANGDONG) 156 4787165 83464565 ……. ……. …………………….. …. ……… ………. ………. ……… 3/9/2008 90001 Nhập cho DA Long thọ 2 (08-CT-168/VAD-SANGDONG) 156 14007792 38107466 3/9/2008 90001 Nhập cho DA Long thọ 2 (08-CT-168/VAD-SANGDONG) 156 11091605 27015861 3/9/2008 90001 Nhập cho DA Long thọ 2 (08-CT-168/VAD-SANGDONG) 156 7394404 19621457 ……. …… …………………….. …. ………. ……….. ………. ……… 27/11/2008 110015 Nhập cho ômôn cà mau TK26484 (08-CT-242/VAD-SANGDONG) 156 7453580 213212222 30/11/2008 PKT11014 CL tỷ giá ttoán cho NTP HĐ 08-CT-242/VAD-SANGDONG DA ômôn cà mau 6353 1487490 211724732 Mẫu 5: Sổ cái Sổ cái gộp một tài khoản (Từ ngày 01/11/2008 đến 30/11/2008) Tài khoản : 331 - Phải trả nhà thầu phụ D nợ đầu :0 D có đầu :0 D nợ cuối :0 D có cuối: 3 495 864 455 TK Tk_đối ứng Ps_nợ Ps_có 730.711.947 4.226.576.402 331 1111 351509850 331 11211 107952070 331 13311 35220745 331 142 21143000 331 156 4099970039 331 3111 178000000 331 632 16677202 331 6353 10129775 331 641 15899792 331 642 27535849 331 711 93250027 d. Tình hình về các khoản nợ phải trả nhà cung cấp của công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á: Tình hình nợ phải trả của công ty được thể hiện qua các bảng sau: Bảng 5:Tình hình nợ phải trả nhà cung cấp năm 2008: Đối tượng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Giátrị (tr.đ) CC (%) Giátrị (tr.đ) CC (%) Giátrị (tr.đ) CC (%) Singgapo, ấn độ, Indonecia thuộc tập đoàn AREVA 424,61 16,00 737,96 12.00 1 019,48 15,00 Đức, Indonecia, Singgapo thuộc tập đoàn SIEMEN 371,53 14,00 1 106,94 18,00 1 019,48 15,00 Việt nam, ấn độ thuộc tập đoàn ABB 477,68 18,00 799,45 13,00 1 291,34 19,00 ấn độ thuộc tập đoàn CROMPTON 318,45 12,00 1 045,44 17,00 1 019,48 15,00 ấn độ thuộc tập đoàn SNS 398,07 15,00 614,97 10,00 611,69 9,00 Công ty cẩm linh 185,77 7,00 430,48 7,00 407,79 6,00 Công ty LS VINA thuộc tập đoàn LG 291,92 11,00 614,97 10,00 611,69 9,00 Công ty thiết bị điện Đông Anh 132,69 5,00 368,98 6,00 339,83 5,00 Công ty ắc quy tia sáng 53,08 2,00 430,48 7,00 475,76 7,00 CROMPTON là bạn hàng lớn nhất trong năm nhưng trong 3 tháng cuối đã giảm và không còn chiếm vị trí chủ đạo trong viêc cung cấp hàng hoá cho công ty mà phần lớn trong 3 tháng này tập đoàn ABB lại chiếm vị trí hàng đầu, Vào thời điểm tháng 12 nợ phải trả cho tập đoàn này lên tới 1291,34 triệu đồng và tỷ trọng của khoản phải trả chiếm tới 19% so với tổng giá trị phải trả cho nhà cung cấp. Các khoản nợ phải trả tăng trong tháng 10 và tháng 12, giảm ở tháng 11. các mặt hàng ngoại vẫn được ưa chuộng hơn, tỷ trọng khoản nợ phải trả cho các doanh nghiệp nước ngoài luôn chiếm hơn 10% còn tỷ trọng khoản phải trả cho các nhà cung cấp trong nước chỉ chiếm một phần nhỏ chưa tới 9%. Điều này đặt ra câu hỏi lớn cho các doanh nghiệp Việt Nam. Nhìn chung tình hình nguồn hàng 3 tháng cuối năm là rất ổn định, điều đó cho thấy mối quan hệ của công ty với nhà cung cấp là rất tôt. Giúp việc thực hiện dự án của công ty được thực hiện liên tục và đúng kế hoạch. Qua bảng 3 cho thấy, Nợ phải trả trong 3 tháng đầu năm là tương đối ổn định và có xu hương tăng dần ở các tháng tiếp theo. Nợ phải trả của 3 tháng trong quý 3 là cao nhất trong năm cao hơn nhiều so với 3 tháng đầu của quý 1. Ở thời điểm tháng 7 (dư có chiếm tới 21,82%, dư nợ 11,35%) và tháng 8 (chiếm 14,52%, dư nợ là 10,75%) so với tổng giá trị phát sinh trong năm đây là hai tháng có số phát sinh cao nhất trong năm. Nhưng vào cuối năm nợ phải trả lại có xu hướng giảm dần và một sự thay đổi đáng bất ngờ là ở tháng 9 dư có cuối kỳ bằng 0 và doanh nghiệp còn đặt trước tiền hàng là 2,92397 tỷ đồng. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp đã chống chọi và vượt qua khá tốt trong giai đoạn khó khăn chung của nền kinh tế. Sở dĩ có sự biến động lớn như thế là do ảnh hương của lạm phát phi mã trong năm 2008, vào thời điểm 6 tháng đầu năm doanh nghiệp chịu ảnh hưởng khá lớn do khủng khoảng tài chính. Tuy vào 3 tháng cuối năm lạm phát được kiềm chế những hẩu quả để lại của nó còn rất nặng nề. Tài chính của doanh nghiệp cũng gặp khó khăn vì thế khoản nợ phải trả nhà cung cấp vẫn cao vào thời điểm cuối năm là không thể tránh khỏi. Bảng 6: Tình hình nợ phải trả của công ty năm 2008 ĐVT: triệu đồng Đối tượng Số dư đầu kì Số phát sinh trong kỳ(tr.đ) Cơ cấu (%) Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Có Nợ Tháng 1 0 35,84 74,67 1677,59 0,16 3,26 0 1638,75 Tháng 2 0 1638,75 34,23 30,45 0,07 0,06 0 1634,97 Tháng 3 0 1634,97 1157,30 2034,66 2,53 3,96 0 2512,33 Tháng 4 0 462,33 2944,74 5724,41 6,43 11,14 0 3241,99 Tháng 5 0 3241,99 3280,38 2242,14 7,16 4,36 0 2203,76 Tháng 6 0 2203,76 10291,59 2215,35 22,45 4,31 0 5872,48 Tháng 7 0 5872,48 5201,95 11213,02 11,35 21,82 0 138,59 Tháng 8 0 138,59 4925,94 7458,83 10,75 14,52 0 2672,48 Tháng 9 0 2672,48 8456,24 2859,78 18,45 5,57 2923,97 0 Tháng 10 0 335,29 3742,96 6061,46 8,17 11,80 0 2653,79 Tháng 11 0 2653,79 730,71 4226,58 1,59 8,23 0 6149,65 Tháng 12 0 6149,65 4991,40 5638.30 10,89 10,97 0 6796,55 Bảng 7: Tình hình nợ Phải trả của công ty qua 2 năm (2007-2008) Đối tượng Năm 2007 Năm 2008 Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Biẻu đồ…: Tình hình nợ phải trả của công ty qua 2 năm(2007-2008) Biẻu đồ…: Tình hình nợ phải trả của công ty qua 2 năm(2007-2008) Bảng 8: Tình hình các khoản nợ phải trả của công ty năm 2008 Đối tượng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Số tiền Cơ Cấu (%) Số tiền Cơ Cấu (%) Số tiền Cơ Cấu (%) I. Nợ ngắn hạn 1. Phải trả nhà thầu phụ 2. Phải trả cho nhà nước tiền thuế 3. Phải trả công nhân viên 4. Phải trả nội bộ 5. Khách hàng đặt trước 6. Phải trả khác II. Nợ dài hạn 3.2.1.2 Công tác kế toán thanh toán nội bộ: Là công ty thành viên nhưng hạch toán độc lập vì thế công tác thanh toán nội bộ bao gôm thanh toán với công nhân viên về các khoản tạm ứng và lương của cán bộ công nhânh viên trong công ty. * Quy trình hạch toán tạm ứng của công nhân viên: Khi nhận được giấy đế nghi tạm ứng đã được lãnh đạo phê duyệt từ người cần tạm ứng. Kế toán thanh toán làm thủ tục chi tạm ứng (nhập liệu vào máy và lập phiếu chi). Sau khi cán bộ tạm ứng xong việc tiến hành hoàn ứng: nhận được hồ sơ thanh toán từ cán bộ tam ứng kế toán tiến hành kiểm tra và chuyển lên cấp trên (kế toán trưởng, giám đốc) ký. Kế toán thanh toán căn cứ vào đấy để tiến hành hoàn ứng cho công nhân viên (công ty hoàn ứng theo phương thức lập phiếu thu lại toàn bộ số tiền đã cho tạm ứng). Tiếp đó, lập phiếu chi theo hồ sơ hoàn ứng (phiếu chi được in từ máy, mẫu…) rồi chuyển sang cho thủ quỹ chi tiền. Sau thủ tục của thủ quỹ (chi tiền và chuyển sang kế toán trưởng, giám đốc ký) hoàn thành, thì hố sơ thanh toán và một liên phiếu chi sẽ được chuyển lại để kế toán thanh toán lưu. Thủ quỹ PHÒNG TCKT (Kế toán thanh toán) Cán bộ tạm ứng Nhập liệu vào máy và in phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi Tiền Sơ đồ..: Sơ đồ quy trình tạm ứng: Sơ đồ..: Sơ đồ quy trình tạm ứng: Mẫu…: Sổ chi tiết phải trả nội bộ Sổ chi tiết phải tra nội bô(336) Từ ngày 01-31/11/2008 Đvkh: Công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á Tài khoản: 336 – Phải trả nội bộ Dư nợ đầu kỳ: 0 Dư nợ cuối kỳ: 39 322 808 330 Chứng từ Diễn giải Tkdư Số PS Số dư Ngày Chứng từ PS_Nợ PS_Có D_Nợ D_có 01/01/2008 0050407 Nhập cho DA Tràng duệ 156 536,828,802 2,378,873,521 01/01/2008 0050407 Nhập cho DA Tràng duệ 156 296,181,408 2,675,054,929 01/01/2008 0050407 Nhập cho DA Tràng duệ 156 40,107,899 2,715,162,828 …….. ………. ..................... … ………. ……………. … ……………. 03/03/2008 BNBIDV T.toán tiền hàng c.ty PTĐL 1121.01 162,000,000 1,866,919,458 04/03/2008 BNVCG T.toán tiền hàng c.ty PTĐL DA Rạch Gí 112131 50,000,000 1,816,919,458 …….. ………. ..................... … ………. ……………. … ……………. 19/11/2008 0023097 nhập cho DA tuy hạ a1 156 9,283,693 23,422,822,760 19/11/2008 0023097 nhập cho DA tuy hạ a2 156 36,392,121 23,459,214,881 …….. ………. ..................... … ………. ……………. … ……………. 31/12/2008 0057912 nhập cho Da long thọ 156 14,544,670 39,299,988,956 31/12/2008 0057912 nhập cho Da long thọ 156 13,222,160 39,313,211,116 31/12/2008 0057912 ...[GTGT đầu vào] nhập cho Da long thọ 13311 9,597,214 39,322,808,330 TỔNG CỘNG 15,357,075,000 52,837,838,611 39,322,808,330 Mẫu 5: Bảng thanh toán lương tháng 1/2008 Mẫu 5: Bảng thanh toán lương tháng 1/2008 * Quy trình hạch toán lương cho cán bộ công nhân viên: Cuối tháng kế toán thanh toán nhận được bản thanh toán lương (mẫu 5) từ cán bộ nhân sự sẽ tiến hành vào chi phí (nhập trên phần mêm). Căn cứ vào kế hoạch giải ngân kế toán thanh toán lập phiếu chi (chi tạm ứng cho cán bộ nhân sự) và thưc hiện như quy trình tạm ứng. Sau khi thủ tục trả lương được xác nhận của kế toán trưởng thì kế toán thanh toán tiến hành hoàn ứng và chuyển tiền lương cho cán bộ công nhân viên qua tài khoản. 3.2.1.3 Công tác kế toán phải thu: a. Các loại nợ phải thu của công ty: Nợ của công ty bao gồm nhiều loại như phải thu khách hàng, tạm ứng, chi trả trước cho nhà cung cấp. Để phục vụ cho công việc quản lý được thuận lợi hơn và việc thu đòi nợ được kịp thời doanh nghiệp tiến hành phân loại nợ phải thu để có chính sách thu hồi nợ đúng đắn, hạn chế rủi ro.các loại nợ của công ty được thể hiện qua bảng 5. Qua bảng 5 cho thấy trong các loại nợ phải thu qua 2 năm thì phải thu khách hàng luôn chiếm giá trị cao nhất so với tổng nợ phải thu. Các khoản phải thu khác không đáng kể. Nợ phải thu năm 2008 lớn hơn 17 030,30 triệu đồng so với năm 2007. Phải thu nội bộ trong năm 2007 đạt tới 2128,14 triệu đồng cao gấp đôi giá trị phải thu khách hàng, nhưng lại giảm tương đối từ 43,11% xuống còn 32,48% trong năm 2008. Điều này nói lên năm 2008 doanh nghiệp đã mở rộng thị trường ra bên ngoài, khách hàng lúc này không phải chủ yếu là các công ty thành viên thuộc tập đoàn Việt á nữa mà là các công ty điện lực trực thuộc tập đoàn điện lực Việt Nam. Bảng 9: Các loại nợ phải thu của công ty qua 2 năm (2007-2008) Các loại nợ Năm 2007 Năm 2008 So sánh Giá trị (tr.đ) CC (%) Giá trị (tr.đ) CC (%) Giá trị (tr.đ) % 1. phải thu khách hàng 1 842,04 37,31 18 872,34 60,48 17 030,30 64,84 2. phải thu nội bộ 2 128,14 43,11 10 134,02 32,48 8 005,88 30,48 3.Thuế 485,18 9,83 782,56 2,51 297,38 1,13 4. Trả trước người bán 3,58 0,07 679,66 2,18 676,07 2,57 5. phải thu khác 477,61 9,76 734,78 2,35 257,17 0,98 Tổng cộng 4936.55 31203.36 26266.81 Biểu đồ...: Các loạ nợ của công ty qua 2 năm (2007-2008) biểu đồ hình tròn b. Thủ tục chứng từ: * Phải thu khách hàng: Theo đúng quy định trong ISO của toàn doanh nghiệp, để tiến hành hạch toán kế toán công nợ phải thu căn cứ vào các chứng từ sau : - hoá đơn GTGT (mẫu 01/GTKT-3LL) - Công văn đề nghị thanh toán theo quy định hợp đồng - Biên bản giao nhận hàng hoá (Nếu có) - Biên bản nghiệm thu hàng hoá (Nếu có) - Phiếu thu tiền - Giấy báo có * Phải thu nội bộ Các chứng từ cần thiết để kế toán tiến hành hạch toán phải thu nội bộ bao gồm: -Hoá đơn GTGT (mẫu 01/GTKT-3LL) -Hợp đồng nội bộ -Phiếu thu tiền Sơ đồ…: Luân chuyển hoá đơn GTGT Phòng KHVT Phòng TCKT Lập và lưu liên 1, liên 3 Nhập liệu vào máy và lưu trữ Khách hàng giữ liên 2 Hợp đồng kinh tế Chuyển liên 2 Sơ đồ…: Luân chuyển hoá đơn GTGT Quy trình hạch toán nợ phải thu: * Quy trình hạch toán nợ phải thu khách hàng: Sau mỗi đợt giao hàng tới địa điểm quy định của khách hàng, hai bên sẽ tiến hành lập biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu vật tư thiết bị liệt kê chi tiết về số lượng, chất lượng những vật tư thiết bị được bàn giao. Biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu phải có đầy đủ chữ ký và con dấu các bên liên quan. Căn cứ vào biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu có đầy đủ các yếu tố nêu trên kế toán phải thu khách hàng sẽ tiến hành lập bộ hồ sơ thanh toán. Bộ hồ sơ thanh toán là 1 phần quan trọng trong phải thu khách hàng. Nội dung, số lượng của bộ hồ sơ thanh toán sẽ được quy định chi tiết trong phần các điều kiện cụ thể của tất cả các hợp đồng mà đơn vị ký với khách hàng. Thông thường 1 bộ hồ sơ thanh toán sẽ gồm 1 bản gốc và 4-5 bản sao tuỳ yêu cầu khách hàng. Trong mỗi bản (gốc hoặc sao) sẽ có Các chứng từ như CO (chứng nhận xuất xứ), CQ (chứng nhận chất lượng), CW (chứng nhận bảo hành), Test (kiểm tra xuất xưởng), xuất xưởng liên quan tới hàng hoá đã được bàn giao, Biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu (gốc hoặc sao), hoá đơn giá trị gia tăng (gốc hoặc sao), công văn đề nghị thanh toán (gốc hoặc sao). Sau khi hoàn thiện hồ sơ thanh toán, kế toán phải thu khách hàng sẽ gửi tới khách hàng và đề nghị thanh toán theo giá trị của hồ sơ thanh toán. + Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán PTKH sẽ lập Phiếu thu và thu tiền của khách hàng + Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản kế toán PTKH sẽ căn cứ vào giấy Báo có của ngân hàng để hạch toán. Căn cứ vào các chứng từ (Phiếu thu, Giấy báo có) kế toán Phải thu khách hàng vào các sổ liên quan 131,111,112. (mẫu…) Thời gian để hoàn thành 1 quy trình trên sẽ phụ thuộc nhiều vào giá trị mà khách hàng phải thanh toán. Nếu giá trị phải thu khách hàng lớn (từ 2tỷ-10 tỷ) thì tổng thời gian thu được tiền từ khách hàng sẽ khoảng 3-4 tuần lý do vì khối lượng hàng hoá lớn, chứng từ nhiều khách hàng phải kiểm tra và bên cạnh đó khách hàng phải cân đối nguồn thanh toán. Ngược lại, nếu giá trị phải thu khách hàng nhỏ (dưới 2 tỷ) thì tổng thời gian sẽ chỉ khoảng 1-2 tuần. * Quy trình hạch toán phải thu nội bộ: Kế toán phải thu nội bộ chủ yếu căn cứ vào hợp đồng nội bộ được ký bởi các đơn vị thành viên. Sau khi các đơn vị thành viên giao hàng cho nhau hoặc trực tiếp giao hàng tới khách hàng các bên sẽ lập biên bản giao hàng nêu rõ số lượng chất lượng vật tư thiết bị được bàn giao. Căn cứ vào biên bản giao hàng kế toán phải thu nội bộ sẽ hồ sơ thanh toán nội bộ, nội dung số lượng bộ hồ sơ thanh toán sẽ được quy định trong hợp đồng đã ký. Thông thường hồ sơ gồm hoá đơn GTGT, biên bản giao nhận(Nếu có), hợp đồng (bản photo), các chứng từ hàng hoá (bản photo). Sau khi hoàn thiện hồ sơ kế toán phải thu nội bộ sẽ gửi tới kế toán phải thu nội bộ của các đơn vị thành viên liên quan. + Nếu đơn vị thành viên thanh toán ngay bằng tiền mặt kế toán phải thu nội bộ lập phiếu thu. + Nếu thanh toán bằng chuyển khoản kế toán phải thu khách hàng sẽ căn cứ vào giấy Báo có của ngân hàng để hạch toán.Căn cứ vào các chứng từ (Phiếu thu, Giấy báo có) kế toán Phải thu khách hàng vào các sổ liên quan 136,111,112(mẫu….) Hệ thống sổ sách: Hệ thống sổ sách sử dụng trong công tác kế toán công nợ phải thu: - Sổ tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng 131, 136. - Sổ chi tiết tài khoản 131. Bảng 10: Tổng hợp phát sinh. Tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng (Từ ngày 01/10/2008 đến 31/10/2008) Tài khoản : 131 - Phải thu của khách hàng D nợ đầu : 21 700 512 651 D có đầu : 0 Ps nợ : 6 659 388 282 Ps có : 12 911 761 478 D nợ cuối: 15 448 139 455 D có cuối: 0 Tkđ Tên Ps_nợ VNĐ Ps_có VNĐ 6 659 388 282 12 911 761 478 111 Tiền mặt 1111 Tiền mặt Việt nam 112 Tiền gửi ngân hàng 12 911 761 478 1121 Tiền gửi NH: VND 12 911 761 478 11211 Tiền gửi NH: VNĐ - Tiền gửi 12 911 761 478 331 Phải trả nhà thầu phụ 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà_Nước 344 420 961 3331 Thuế GTGT phải nộp 344 420 961 33311 Thuế GTGT đầu ra 344 420 961 511 Doanh thu bán hàng 6 314 967 321 5111 Doanh thu bán hàng hóa 6 314 967 321 5113 Doanh cung cấp dịch vụ 6 659 388 282 Tình hình về các khoản nợ phải thu khách hàng của công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á: Bảng 11: Tình hình nợ phải thu khách hàng trong năm 2008 Đối tượng Số dư đầu kì Số phát sinh trong kỳ(tr.đ) Cơ cấu (%) Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Tháng 1 1842,04 0 4066,02 334,15 7,26 0,75 5573,92 0 Tháng 2 5573,92 0 400,00 0 0,71 0,00 5973,92 0 Tháng 3 5973,92 0 408,04 812,00 0,73 1,82 5569,96 0 Tháng 4 3519,96 0 2799,01 1730,00 5,00 3,87 4588,89 0 Tháng 5 4588,98 0 1706,68 4995,37 3,05 11,19 5796,12 0 Tháng 6 5796,12 0 2345,33 1637,20 4,19 3,67 6504,26 0 Tháng 7 6504,26 0 4346,73 1906,72 7,76 4,27 8944,27 0 Tháng 8 8944,27 0 5097,24 2692,62 9,10 6,03 1134,89 0 Tháng 9 11348,89 0 9901,25 2794,50 17,68 6,26 1845,64 0 Tháng 10 21700,51 0 6659,39 12911,76 11,89 28,91 15448,14 0 Tháng 11 15448,14 0 1772,35 2419,75 3,17 5,42 14809,74 0 Tháng 12 14809,75 0 16487,30 12424,71 29,45 27,82 18872,34 0 Nhìn chung khoản phải thu khách hàng của doanh nghiệp có xu hướng tăng dần, trong 6 tháng đầu năm tương đối ổn định nhưng đến cuối năm số dư nợ lại rất cao. Đặc biệt vào tháng 12 số phát sinh trong kỳ tăng vọt so với các tháng trước đó. Phát sinh nợ trong tháng này lên tới 16487,30 tỷ đồng chiếm 29,45% trong tổng nợ phải thu cả năm. Điều này cho thấy công việc kinh doanh của doanh nghiệp đang trên đà phát triển. Tuy nhiên, khoản nợ phải thu tăng cao như vậy cũng là do bị ảnh hưởng của cuộc khủng khoảng tài chính trong năm qua. Tình trạng bị chiếm dụng vốn của công ty đang ngày càng rõ nét hơn. Để hiểu rõ hơn về các khoản phải thu vào thời điểm cuối năm, chúng tôi đi vào phân tích bảng sau: Trong quý 4 nợ phải thu khách hàng vẫn luôn chiếm giá trị lớn so với tổng giá trị các khoản phải thu, Còn các khoản nợ phải thu khác là không đáng kể. Tình hình nợ phải thu của doanh nghiệp về cuối năm tăng cao, ở thời điểm tháng 10 giá trị nợ phải thu khách hàng là 15448,14 triệu đồng chiếm 92,43% trong tổng nợ phải thu nhưng tháng 11 đã giảm xuống chỉ còn 14809,74 triệu đồng, điều này cho thấy công tác thu đòi công nợ trong tháng là rất tốt. Đến tháng 12 giá trị nợ phải thu khách hàng tăng nhưng tỷ trọng của nó so với tổng nợ phải thu lại giảm và phải thu nội bộ lên tới 10134,02 triệu đồng cao nhất trong quý, sỡ dĩ như thế là do trong tháng này doanh nghiệp tập trung vào thị trường bên trong nhiều hơn. Nhìn chung thì nợ phải thu trong quý 4 có xu hướng tăng dần và tăng khá cao. Như thế là công tác thu đòi công nợ cần được xem xét lại, phải thắt chặt và tăng cường đôn đốc nợ hơn nữa. Bảng 12:Tình hình các khoản phải thu của công ty trong quý 4 năm 2008 Nợ phải thu Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Giá tri (tr.đ) CC (%) Giá tri (tr.đ) CC (%) Giá tri (tr.đ) CC (%) 1. Phải thu khách hàng 15 448,14 92,43 14 809,74 57,84 18 872,34 61,82 2. Phải thu nội bô 567,11 3,39 9 780,25 38,20 10 134,02 33,20 3. Thuế 244,42 1,46 500,78 1,95 782,56 2,56 4. Trả trước người bán 1544,8 1480,97 1887,23 5. Phải thu khác 453,32 2,71 511,76 1,99 734.78 2,40 Tổng 16 712,99 25 602,53 30 523,70 Bảng 13: Tình hình nợ phải thu khách hàng của công ty qua 2 năm (2007-2008) Đối tượng Năm 2007 Năm 2008 Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Bảng 14:Tình hình thanh toán của công ty qua 2 năm (2007-2008) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So Sánh Giá trị (tr.đ) CC (%) Giá trị (tr.đ) CC (%)CC (%) Giá trị (tr.đ) CC (%)CC (%) I. Các khoản phải thu 4936.55 31203.36 26266.81 1. Phải thu khách hàng 1 842,04 37,31 18 872,34 60,48 17 03,03 64,84 2. Phải thu nội bô 2 128,14 43,11 10 134,02 32,48 8 005,88 30,48 3. Thuế 485,18 9,83 782,56 2,51 297,38 1,13 4. Trả tước người bán 3,58 0,07 679,66 2,18 676,07 2,57 5. Phải thu khác 477,61 9,76 734,78 2,35 257,17 0,98 II. Các khoản phải trả 41,08 7704,06 7662,98 1. Phải trả nhà thầu phụ 35,84 12,23 6796,55 83,66 6 760,71 86,33 2. Phải trả cho nhà nước tiền thuế 2,76 0,94 518,58 6,38 515,82 6,59 3. Phải trả công nhân viên 252  85,98 420  5,17 168 2,15 4. Phải trả khác 2,48 0,85 388,93 4,79 386,45 4,93 - Tổng nợ phải thu/ tổng nợ phải trả 120,17 4,05 3,43 Bảng 9 cho thấy rõ sự thay đổi rất lớn của các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiêp qua 2 năm. Năm 2008 phải thu là 31203,26 triệu đồng lớn hơn năm 2007 là 26266,81 triệu và phải trả của năm sau cũng tăng hơn năm trước 7662,98 triệu đồng. Do công ty chỉ mới thành lập nên trong năm 2007 các mối quan hệ và thị trường cũng chưa được mở rộng vì thế mà phải thu nội bộ trong năm này còn cao hơn rất nhiều so với nợ phải thu khách hàng, chiếm 43,11% trong tổng nợ phải thu của năm. Nợ phải trả là không đáng kể, chứng tỏ công tác thanh toán trong năm rất được quan tâm. Tỷ trọng nợ phải thu so với nợ phải trả là 120,17 lần, cán cân thanh toán đang mất cân bằng điều đó nói lên rằng trong năm 2007 công ty đang rơi vào tình trang bị chiêm dụng vốn rất trầm trọng. Năm 2008 các khoản phải thu, phải trả tăng cao nhưng tỷ trọng trong năm của nợ phải thu so với nợ phải trả chỉ còn 1,85 lần giảm đáng kể so với năm 2007. Cán cân thanh toán đang được cân bằng, công ty vẫn bị chiếm dụng vốn nhưng đã được cải thiện rất nhiều. Nợ phải trả nhà thầu phụ tăng hơn năm trước là 7662,98 triệu đồng chiếm 83,66% so với tổng nợ phải trả, chứng tỏ công ty đã được tài trợ ngắn hạn của nhà cung cấp bằng việc mua chịu vật tư, hàng hoá. Nhìn chung năm 2008 công ty đã có sự phát triển rất lớn, bạn hàng cũng như thị trường được mởi rộng. Công tác kế toán thanh toán càng ngay càng phức tạp hơn do khối lượng công việc tăng lên. 3.2.1.4 Công tác kế toán thanh toán với nhà nước: Nhà cung cấp cho công ty không chỉ trong nước mà cả các tập đoàn nước ngoài.Vì thế công ty phải nộp các loại thuế: thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế GTGT hàng mua trong nước. Để hiểu rõ về công tác kế toán thanh toán với nhà nước, chúng tôi tiến hành tìm hiểu quy trình thanh toán: 1. Thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu: Sau khi nhận bộ tờ khai từ phòng vật tư, kế toán thanh toán căn cứ tờ khai cũng như sự đồng ý của lãnh đạo về khoản tiền thuế cần thanh toán. kế toán thanh toán sẽ nhập liệu vào máy và tiến hành thanh toán: + Nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ viết uỷ nhiệm chi đối với khoản tiền thuế cần thanh toán. + Nếu thanh toán qua kho bạc, kế toán thanh toán sẽ sữ dụng một trong hai hình thức:1_Sử dụng giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt, 2_Sử dụng giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng chuyển khoản. + Nếu cán bộ công nhân viên trong công ty tạm ứng nộp thuế vào hảI quan, ké toán tiến hành công việc thực hiện như quy trình tạm ứng đối với công nhân viên và lưu lại biên lai nộp thuế.(phụ lục…) 2. Thuế môn bài: Đầu tháng kế toán sẽ kê khai thuế theo biểu mẫu nhà nước quy địnnh(phụ lục…) và sẽ in thành 3 bản, trong đó 2 bản sẽ nộp cho cơ quan thuế và bản còn lại được sữ dụng để lưu và photo làm hồ sơ thanh toán. Căn cứ vào tờ khai kế toán tiến hành thanh toán cho cơ quan thuế theo hai cách (thanh toán qua tài khoản ngân hàng hoặc thanh toán qua kho bạc). 3. Thuế thu nhập doanh nghiệp: Kế toán tiến hành kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý và nộp cho cơ quan thuế. Việc kê khai được thực hiện trên phần mềm hổ trợ kê khai thuế. Kê khai xong sẽ được in thành 3 bản, trong đó 2 bản nộp cho cục thuế và bản còn lại doanh nghiệp lưu. Căn cứ vào tờ khai thuế thu nhập tạm tính và kế hoạch giải ngân đã được lãnh đạo duyệt, kế toán tiến hành thanh toán cho cơ quan thuế. 4. Thuế GTGT hàng mua trong nước: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng cho khách hàng trong nước, kế toán xác định số thuế VAT đầu ra và kết chuyển khấu trừ với thuế VAT đầu vào, hàng quý sẽ xác định số dư đầu kỳ của tài khoản 133, số phát sinh trong kỳ và dư cuối kỳ. Xác định số VAT phải nộp hay được hoàn lại. Nếu VAT đầu ra mà lớn hơn VAT đầu vào kế toán tiến hành nộp thuế cho nhà nước. 3.2.2 Quản lý công tác kế toán thanh toán của doanh nghiệp: Để quản lý công tác kế toán thanh toán tốt thì không thể thiếu một nhà quản lý giỏi, trong quá trình thực tập tại công ty tôi tìm hiểu về công việc quản lý đối với công tác kế toán thanh toán và nhận thấy những yêu cầu mà nhà quản lý đặt ra cho mình như sau: 3.2.2.1 Đối với quản lý công tác kế toán nợ phải trả: - Theo dõi chính xác xác thông tin của hợp đồng và kiểm soát chặt chẽ và thường xuyên nhằm đảm bảo lưu lại đầy đủ các hồ sơ yêu cầu của hợp đồng - Quản lý tốt số liệu công nợ phải trả để đảm bảo trả đúng đối tượng, đúng hợp đồng, không trả thừa so với hợp đồng - Lên kế hoạch cho các khoản đã phát sinh hồ sơ - Cập nhập số liệu trên bảng báo cáo, kịp thời báo cáo lành đạo các phát sinh và vướng mắc - Cập nhập số liệu trên phần mềm, kịp thời để lên được báo cáo trên toàn hệ thống. 3.2.2.2 Đối với quản lý công tác kế toán công nợ phải thu: - Nắm được các thông tin về khách hàng như: người đại diện, người liên lạc ở các bộ phận liên quan, số điện thoại… - Theo dõi và nắm được tiến độ giao hàng để lập hồ sơ thanh toán kịp thời, đầy đủ, thu hồi tiền nhanh nhất . - Kiểm soát tốt hồ sơ công nợ phải thu. - Cập nhập số liệu trên bảng báo cáo, kịp thời báo cáo lành đạo các phát sinh và vướng mắc. - Cập nhập số liệu trên phần mềm, kịp thời để lên được báo cáo trên toàn hệ thống. 3.2.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán của doanh nghiệp: 3.2.3.1 Một số chỉ tiêu đánh giá công tác thanh toán của công ty: Để đánh giá môt cách đầy đủ hơn về hoạt động thanh toán và quản lý công nợ hiện tại của công ty, chúng tôi xem xét thông qua các tỷ số và hệ số thanh toán. Trước hết, tình hình thanh toán của công ty được thể hiện qua các chỉ tiêu trong bảng sau: Bảng 10: Chỉ tiêu về tình hình thanh toán Chỉ tiêu 2008 1. Tỷ suất nợ phải thu tổng quát 0,1200 2. Tỷ lệ các khoản phải thu so với TSLĐ(%) 0,1263 3. Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả(%) 405,02 4. Tỷ suất nợ phải trả tổng quát 0,03 Bảng trên đã thể hiện được tình hình thanh toán chung của công ty: Tỷ suất nợ phải thu tổng quát hay còn gọi là hệ số bị chiếm dụng vốn. Hệ số này của công ty tức là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng rất bé so với tổng tài sản, tỷ lệ các khoản phải thu so với tổng tài sản lưu động là 0,1263% và tỷ lệ nợ phải thu so với nợ phải trả là 405,02%. Điều này cho thấy công ty đang bị chiếm dụng vốn. Đây là điều không tốt và cần phải có sự tăng cường hơn nưa về công tác thu đòi công nợ. Tỷ suất nợ phải trả tổng quát: đây là chỉ tiêu phản ánh tổng quát nhất tình hình công nợ phải trả của công ty. Chỉ tiêu này của công ty là 0,03. Thể hiện công nợ của công ty không lớn so với tổng tài sản và nguồn vốn, cho thấy công tác thanh toán của công ty là rất tốt. Để đánh giá khả năng chi trả của công ty, chúng tôi đi vào phân tích các hệ số trong bảng sau: Chỉ tiêu 2008 Hệ số khả năng thanh toán hiện thời 5,43 Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 5,02 Hệ số khả năng thanh toán nhanh 0.45 Hệ số khả năng thanh toán hiện thời và khả năng thanh toán nợ ngắn hạn cao, thể hiện khả năng thanh toán nợ của công ty cao. Hệ số thanh toán nhanh của công ty là 0,45, hệ số này càng cao càng tốt, càng thể hiện được khả năng thanh toán ngay lập tức của công ty và mức tốt nhất phù hợp là từ 0.1 đến 0.5. như vậy khả năng thanh toán của công ty là rất cao. 3.2.3.2 Đánh giá công tác kế toán thanh toán tại doanh nghiệp: * Ưu điểm: - Tổ chức công tác kế toán thanh toán : Công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Phát Triển Điện Lực việt á được tổ chức, hoạt động khoa học và hiệu quả: thống nhất về phạm vi, phương pháp, đảm bảo thông tin kế toán được cung cấp trung thực, chính xác, kịp thời. Công ty soạn thảo ISO quy định công việc và phần hành của từng bộ phận cụ thể, phân công công việc rõ ràng cho từng cán bộ kế toán, dẫn đến nâng cao được tính tự giác, trách nhiệm trong công việc. Tổ chức tốt mối quan hệ giữa phòng kế toán và các bộ phận khác thông qua hệ thống mạng nội bộ, tạo điều kiện liên thông các thông tin giữa các phòng ban, làm tăng hiệu quả trong công việc. Cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm. Do vậy, các thông tin kế toán được tiếp nhận và giải quyết kịp thời, hợp lý. Công tác hạch toán nhanh chóng, theo đúng chế độ và ISO quy định. Công việc hạch toán được lược giảm khá nhiều vì sử dụng phần mềm kế toán. Chỉ cần nhập dữ liệu của chứng từ, máy tự định khoản và vào sổ theo lập trình có sẵn, máy tính sẽ tự định khoản. - Hình thức kế toán sữ dụng, chứng từ sữ dụng và luân chuyển: Công ty đã sữ dụng hình thức kế toán hợp lý, phù hợp với đặc thù công việc. Do có sự phân công trong công việc nên mỗi cán bộ kế toán đều có trách nhiệm lập, nhận, xử lý và quản lý chứng từ liên quan đến phần hành của mình chặt chẽ, luân chuyển chứng từ theo đúng chế độ và ISO quy định. Các chứng từ, biểu mẫu liên quan đến công tác thanh toán được quy định cụ thể và chi tiết trong ISO nên việc lập và lưu trữ có hệ thống,rất chặt chẽ. - Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán sử dụng: Đầy đủ về số lượng, chủng loại. Kế toán không chỉ mở sổ chi tiết theo từng đôi tượng (theo quy định của chế độ) mà còn chi tiết cho từng lần thanh toán. Ngoài ra, cuối mỗi quý công ty còn lập các bảng cân đối để theo dõi số phát sinh đối với các khoản phải thu, phải trả. Đây cũng chính là bản thuyết minh cho các phát sinh trong các sổ cái tổng hợp. Cách làm này của công ty đã trợ giúp đắc lực cho việc theo dõi và quản lý công nợ. - Công tác thanh toán: Công tác thanh toán nợ được đánh giá chung là tốt. Công ty thường không để dư nợ quá hạn, nợ đọng mà luôn thu xếp thanh toán, chi trả đúng hạn, kịp thời và đầy đủ. Trong mọi quan hệ thanh toán, công ty tận dụng chủ yếu hình thức thanh toán chuyển khoản. Đây là hình thức tiện lợi, nhanh chóng và đảm bảo. Nhìn chung, công tác quản lý và thanh toán nợ phải trả nhà cung cấp, công ty thực hiện tốt. Đây là một điểm tố tạo được uy tín đối với các nhà cung câp, từ đó gián tiếp tạo cho quá trình kinh doanh của công ty luôn được liên tục, đáp ứng nhu cầu về vật tư thiết bị cho khách hàng ngay cả thời điểm khủng hoảng kinh tế trong năm vừa qua. - Công tác thu đòi công nợ: Để công tác thu đòi công nợ được tiến hành kịp thời, chính xác kế toán công nợ đã được phân công tiến hành kiểm soát, lập hồ sơ, lưu hồ sơ, tổ chức thu đòi công nợ một cách chặt chẽ và thường xuyên, có sự quản lý và góp ý đúng mực của bộ phận quản lý(trưởng phòng kế toán). Ngoài việc chuẩn bị hồ sơ thanh toán tốt, các cán bộ kế toán công nợ luôn có sự linh hoạt trong tìm hiểu thông tin và tiếp cận khách hàng. * Hạn chế: - Tổ chức bộ máy kế toán: Tuy đã có sự phân công công việc rõ ràng nhưng chưa phù hợp. Một cán bộ kế toán được phân công cả về thủ quỹ, ngân hàng và cả một phần công việc tài chính. Ngoài ra khối lượng công việc của kế toán thanh toán là rất nhiều nhưng chỉ phân công cho một cán bộ kế toán thì công việc sẽ trở nên căng thẳng hơn, có thể không đạt hiệu quả như mong muốn. - Đốc thúc công nợ: Do đặc thù khách hàng của công ty thông thường là các công ty điện lực hoặc các cơ quan, công ty, trung tâm trực thuộc tổng công ty điện lực cho nên về mặt nào đó họ cũng có phần khó tính hơn vì thế công tác đốc thúc công nợ không được thuận lợi. Tình trạng công ty bị chiếm dụng vốn dường như là thường xuyên. Nếu để tình trạng này kéo dài sẽ khiến cho vòng quay vốn chậm lại, kém hiệu quả. Trích lập dự phòng: Các công ty điện lực trực thuộc tổng công ty điện lực Việt Nam tuy là khách hàng khó tính và thường thanh toán không đúng hẹn hợp đồng nhưng khả năng thanh toán của những công ty này rât cao nên việc thanh toán vẫn luôn thực hiện đầy đủ. Do vậy mà công ty không tiến hành trích lập dự phòng. Đây mặt hạn chế vì nếu có rủi ro xảy ra thì rất khó xữ lý. 3.2.3.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý kế toán thanh toán của doanh nghiệp: * Ưu điểm: Có sự quản lý chặt chẽ đối với từng phần hành và công việc được phân công. Hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng luôn có sự đối chiếu và kiểm tra chặt chẽ của trưởng phòng kế toán. Giúp đánh giá hiệu quả công việc cũng như kịp thời đưa ra những biện pháp khắc phục đối với những thiếu sót gặp phải. Hồ sơ tài liệu được quản lý theo trình tự đã quy định vì thế giúp việc lưu trữ và tìm kiếm thuận lợi và đơn giản hơn. Kế toán thanh toán là một bộ phận quan trọng bộ máy kế toán vì thế thường xuyên được sự góp ý kiến kịp thời của nhà quản lý. * Hạn chế: Trong mắt các nhà lãnh đạo của công ty thì bộ phận kế toán tài chính chưa được xem trọng, bộ phận này luôn được xếp vị trí sau cùng trong việc xem xét lương, thưởng và các lợi ích khác cho cán bộ công nhân viên vì thế tinh thần làm việc của nhân viên cũng phần nào có sự lo lắng. Nếu để tình trạng kéo dài như vây sẽ khiến hiệu quả công việc không đạt được tối ưu. 3.3 Một số biệp pháp tăng cường quản lý công tác thanh toán tại công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt áÁ: Công ty thường xuyên bị chiếm dụng vốn không phải chỉ do nguyên nhân khách hàng khó tính mà còn do việc quản lý đối tượng khách hàng của công ty là chưa chặt chẽ. Để quản lý đối tượng này hiệu quả hơn, tôi xin đưa ra một số giải pháp sau: Đối với các điều khoản trong hợp đồng kinh tế phải chặt chẽ hơn đặc biệt về điều khoản thanh toán để ngăn ngừa chây ỳ nợ. Dựa vào giá trị hợp đồng mà công ty có thể có thời gian gia hạn nợ khác nhau, song kiên quyết đối với các khoản nợ quá hạn: Tăng lãi suất đối với khoản nợ gia hạn, phạt vi phạm hợp đồng trong công tác thanh toán. Công ty có thể đưa ra những chính sách khuyến khích (chiết khấu thanh toán) đối với những khách hàng thanh toán nhanh và trước thời hạn. Tăng cường công tác đốc thúc công nợ bằng cách: hàng tháng hoặc định kỳ gửi “giấy báo công nợ” hoặc “bản đối chiếu công nợ” cho khách hàng, một mặt để nhắc nhở về các khoản nợ, mặt khác để đối chiếu, kiểm tra công tác hạch toán và ghi chép, vào sổ kế toán. Kịp thời điều chỉnh và xử lý, giải quyết các khoản chênh lệch. Phân nhóm khách hàng đến từng cán bộ trong phòng kinh doanh để dễ dàng cho công tác đốc thúc và quản lý và cán bộ phòng kế toán tài chính phải liên kết chặt chẽ với phòng kinh doanh để công tác quản lý hiệu quả. 5. Chỉ chú trọng đốc thúc khách hàng thanh toán cho mình mà không quan tâm tới viếc thanh toán của công ty đối với nhà cung cấp thì không được đánh giá là doanh nghiệp thực hiện công tác thanh toán tốt, vì thế với các nhà cung cấp, kế toán cần phải phân loại nợ rõ ràng để chuẩn bị cho các khoản thanh toán, không để ảnh hưởng đến các tài chính của doanh nghiệp. PHẦN V: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận: 4.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán và quản lý công tác kế toán thanh toán: Bên cạnh những mặt tích cực đạt được, tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng của doanh nghiệp vẫn còn một số tồn tại khó tránh khỏi cần hoàn thiện. Qua quá trình thực tập, học hỏi và tìm hiểu công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại công ty, tôi xin đưn ra một số kiến nghị đối với công tác kế toán và kế toán thanh toán như sau: Kiến nghị 1: Bố trí công việc kế toán phù hợp cho người làm kế toán để có thể đạt hiệu quả tối đa trong công việc: Không nên phân công một cán bộ kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành mà có khối lượng phát sinh lớn. Tuy cán bộ làm lâu năm, có kinh nghiệm và năng lực, song khối lượng công việc lớn sẽ gây căng thẳng và mệt mỏi, làm ảnh hưởng đến cả cán bộ lẫn chất lượng công việc. Những cán bộ kế toán cũ nên hướng dẫn cho những cán bộ kế toán mới vào để san sẻ bớt công việc, giúp giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tránh tình trạng người bận rộn người thiếu việc. Phải tận dụng và khai thác được khả năng và nguồn lực kế toán. Khối lượng công việc của kế toán thanh toán là quá lớn nếu chỉ một người đảm nhận, nên san sẻ bớt sang cho nguời có khối lượng công việc ít hơn. Đối với công việc của kế toán quỹ, ngân hàng thì chỉ nên phân công thêm công việc thuộc phần hành kế toán, không nên phân công kế toán này kiêm luôn một phần công việc tài chính mà có thể tuyển thêm một cán bộ tài chính để đạt hiệu quả cao hơn trong công việc. Kiến nghị 2. Quản lý công nợ cần chặt chẽ hơn: Công tác kế toán thanh toán được gọi là hiệu quả khi tình hình thanh toán công nợ luôn cân đối, luôn giữ ở mức kiểm soát được. Dựa trên sự ghi chép và theo dõi, cán bộ quản lý công nợ cần phải tìm cách đốc thúc, nhắc nhở thường xuyên hơn nữa, không để dây dưa kéo dài. Công ty cần phải có một số biện pháp quản lý chặt chẽ hơn đối với khách hàng là các công ty điện lực. Vì đây là đối tượng có nhiều phức tạp trong thanh toán, luôn muốn chiếm dụng vốn của đơn vị khác. Kiến nghị 3. Sự quan tâm của lãnh đạo đối với bộ phận kế toán: Các nhà lãnh đạo cần có sự đánh giá lại tầm quan trọng của bộ phận kế toán để có những chế độ tăng lương và khen thưởng kịp thời, làm tăng lòng tin của các nhân viên, giúp họ ổn định phần nào trong cuộc sông để có thể dốc toàn tâm sức cho công việc. Không nên tạo áp lực quá nặng cho bộ phận này, sở dĩ kế toán là công việc đòi hỏi sự tỷ mỉ và tập trung cao. Nếu căng thẳng sẽ dẫn tới hiệu quả không cao. Vì thế cần tổ chức thêm một số buổi trao đổi góp ý kiến giữa ban lãnh đạo với nhân viên để có thể đưa ra những cách làm việc tốt nhất. Kiến nghị 4. Trích lập dự phòng: Công ty nên trích lập các dự phòng và đặc biệt cần trích lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu khó đòi để tránh những rũi ro có thể gặp phải. Tr­êng ®¹i häc n«ng nghiÖp hµ néi khoa kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh › ¶ š LuËn v¨n Tèt nghiÖp ®¹i häc KẾ TOÁN THANH TOÁN VÀ MỘT SỐ BIỆP PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN ĐIỆN LỰC VIỆT Á Giáo viên hướng dẫn : Sinh viên thực hiện : Lớp : Hµ Néi - 2009 Môc lôc Danh môc b¶ng Bảng 1: Cơ cấu lao động của Công ty trong năm 2008 26 Bảng 2: Tình hình Tài sản - Nguồn vốn của Công ty năm 2008. 27 Bảng 3: Kết quả kinh doanh của công ty năm 2008 28 Bảng 4: Nhà cung cấp và các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty: 30 Bảng 5:Tình hình nợ phải trả nhà cung cấp năm 2008: 37 Bảng 6: Tình hình nợ phải trả của công ty năm 2008 39 Bảng 7: Tình hình nợ Phải trả của công ty qua 2 năm (2007-2008) 40 Bảng 8: Tình hình các khoản nợ phải trả của công ty năm 2008 41 Bảng 9: Các loại nợ phải thu của công ty qua 2 năm (2007-2008) 46 Bảng 11: Tình hình nợ phải thu khách hàng trong năm 2008 50 Bảng 12:Tình hình các khoản phải thu của công ty trong quý 4 năm 2008 52 Bảng 10: Chỉ tiêu về tình hình thanh toán 57