Luận văn Kế toán vật liệu tại Công ty May Hồ Gươm

Phòng kỹ thuật - KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm) - Chức năng: Phòng kỹ thuật có chức năng xây dựng chiến lược sản phẩm của công ty, quản lý các việc các hoạt động của công ty. - Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là tiếp nhận, phân tích các thông tin khoa học kinh tế mới nhất, và xây dựng quản lý các quy trình, quy phạm tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng của sản phẩm. Tiến hành nghiên cứu chế tạo thử nghiệm sản phẩm mới, đồng thời tổ chức đánh giá, quản lý các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công ty. Và tổ chức các cuộc kiểm tra xác định trình độ tay nghề của công nhân viên..vv.. d. Phòng tổ chức hành chính: Phòng có nhiệm vụ quản lý nhân sự của toàn công ty, tiếp nhận các công nhân mới giao xuống phân xưởng, tổ sản xuất và giải quyết các vấn đề chế độ hành chính đồng thời lập các kế hoạch đào tạo tiếp nhận nhân sự và nâng cao tay nghề công nhân. e. Phòng bảo vệ: Có trách nhiệm bảo vệ tài sản, giữ gìn anh ninh trật tự trong công ty. 3. Tổ chức công tác kế toán của công ty may Hồ gươm. Bộ máy kế toán của công ty của công ty may hồ gươm được tổ chức thành phòng kế toán-tài vụ, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ các công tác kế toán của công ty như: ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập báo cáo kế toán đều do phòng kế toán thức hiện. Tại các phân xưởng sản xuất không có bộ phận kế toán riêng chỉ thông qua các chứng từ của thủ kho: như hoá đơn mua hàng, xuất hàng, phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ đó về phòng kế toán căn cứ vào các chứng từ đó phòng kế toán tiến hành toàn bộ các công tác kế toán trên chế độ kế toán. Về nhân sự phòng Kế toán - Tài vụ của công ty gồm 4 người có nhiệm vụ cụ thể được phân chia như sau: a. Kế toán trưởng: Là người trực tiếp phụ trách phòng kế toán của công ty, là người chịu trách nhiệm trước cơ quan tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan tới các vấn đề tình hình tài chính và công tác hoạch toán kế toán của công ty. Đồng thời có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán hoạt động chức năng và chuyên môn, kiểm tra chỉ đạo và công tác quản lý sử dụng vật tư và các nguồn vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính mà nhà nước ban hành. Và chính kế toán trưởng cũng là kế toán tổng hộp kiêm kế toán tiêu thụ sản phẩm và theo dõi các khoản công nợ của khách hàng và lập các báo cáo kết quả sản xuất từng tháng, quý. b. Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết việc thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến nhập, xuất, tồn vật tư, nguyên vật liệu phục trong quá trình sản xuất cả về số lượng và giá trị. Ngoài ra còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và tính giá thành cho từng sản phẩm. c. Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ: Là kế toán chịu trách nhiệm về tính lương thời gian và lương sản phẩm theo nguyên công của từng công đoạn sản xuất sản phẩm, tính bảo hiểm xã hội cho từng đối tượng. Đồng thời theo dõi biến động của các loại quỹ của công ty và là người kiêm thủ quỹ chịu trách nhiệm việc quản lý về tiền của công ty trong két. d. Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu, chi sử dụng quỹ tiền, mặt tiền gửi ngân hàng của công ty. Đồng thời theo dõi sự biến động của tài sản, chịu trách nhiệm trong việc quản lý toàn bộ tài sản cố định, trích và phân bố khấu hao tài sản cho các đối tượng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán vật tư, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ. Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ. Kiêm kế toán nguồn vốn, công nợ,.... Công ty đang từng bước hoàn thiện và đưa máy tính vào sử dụng trong công tác kế toán. Hiện nay phòng kế toán được trang bị 02 máy tính 586 và 01 máy in kim LQ - 2170 (để in các bảng theo khổ A3), hầu hết các công việc kế toán hàng ngày đều được thực hiện bằng máy tính. Điều này đã làm giảm được khối lượng công việc kế toán và tăng mức độ chính xác trong công tác kế toán của công ty. II. Thực trạng về kế toán vật liệu tại công ty may Hồ Gươm. Như phần trên đã đề cập đến, ở công ty may Hồ Gươm có 2 loại sản xuất kinh doanh chủ yếu là: - Sản xuất, gia công hàng may mặc cho khách hàng theo đơn dặt hàng được ký kết giữa công ty và khách hàng. - Sản xuất theo hình thức “Mua đứt, bán đoạn” (hay còn gọi là hình thức “FOB”). Hình thức này có nghĩa là công ty tìm nguồn nguyên, vật liệu trong và ngoài nước đồng thời tìm thị trường để tiêu thụ sản phẩm. Tương ứng với 2 loại hình sản xuất trên, công tác tổ chức kế toán vật liệu cũng có sự khác nhau nhất định đối với 2 loại hình thức đó. 1. Phân loại vật liệu của công ty: Trong hoạt động của doanh nghiệp để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau, công ty may hồ Gươm đã phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu có tác dụng công dụng riêng biệt. Do vậy để quản lý tốt những loại nguyên vật liệu đó và hoạch toán chúng một cách chính xác nhất. công ty may hồ Gươm đã tiến hành phân loại một cách hết sức khoa học. Công ty căn cứ vào công dụng tác dụng của nguyên vật liệu làm tiêu thức phân chia chúng thành các loại nguyên vật liệu sau. a. Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu chính là nhân tố chính cấu thành nên thực thể sản phẩm của Công ty. Nguyên vật liệu chính của Công tyđều mua từ ngoài nhập về kho, bao gồm các loại vải, lông vịt,.v.v... b. Nguyên vật liệu phụ: Nguyên vật liệu phụ của Công ty rất đa dạng về chủng loại, tuy chúng không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm song chúng có tác dụng phụ trợ trong qúa trình sản xuất sản phẩm, Nguyên vật liệu phụ của công ty bao gồm các loại chỉ may, thuê, khoá, cúc, nhã mác... c. Nhiên liệu: Nhiện liệu của công ty bao gồm các loại nhiên liệu như than, xăng, dầu may... chúng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các phân xưởng sản xuât, chủ yếu là bộ phận là. d. Các loại phụ tùng: Gồm các laọi phụ tùng như thoi, suốt, kim may đá mài, chân vịt.v.v... đó là các chi tiết phụ tùng dự trữ thay thế các máy móc trong quá trình sản xuất. 2. Quản lý, đánh giá vật liệu ở công ty. a. Công tác quản lý vật liệu. Cùng với sự phát triển mạnh của sản xuất và công tác quản lý toàn doanh nghiệp nói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng đã có nhiều sự tiến bộ kế hoạch sản xuất của công ty phần lớn phụ thuộc vào khả năng tiêu thụ sản phẩm. Người quản lý căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xác định những nhu cầu về nguyên vật liệu cung cấp và dự trữ trong kỳ kinh doanh. Đồng thời căn cứ vào kế hoạch tài chính và khả năng cung cấp nguồn vật liệu cho công ty để lập các phương án thu mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty được thu mau ở nhiều nguồng ở ngoài, và do đặc điểm của công tylà nhận gia công cho nên có thể nguyên vật liệu do khách hàng mang tới. Do mua từ nhiều nguồn khác nhau cho nên nó ảnh hướng tới phương thức thanh toán và giá cả thu mua. Phương thức thanh toán của công tychủ yếu thanh toán bằng séc và chuyển khoản. Về giá cả của nguyên vật liệu thu mua thì công tydo đã hiểu được thị trường và với mục tiêu là hạn chế ở mức thấpnhất và nguyên vật liệu phải đạt tiêu chuẩn tốt nhất. Từ đó giá cả thu mua nguyên vật liệuvà các chi phí thu mua có liên quanđều được công týac định theo phương thức thuận mau vừa bán với nguồn cung cấp nguyên liệuvà dịch vụ. Bên cạnh khâu thu mua, vận chuyển nguyên vật liệu thì khâu bảo quản sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầy đủ kịp thời, chất lượng đảm bảo cho quá trình sản xuất cung ứngcó vai trò không kém phần quan trọng. Nhận thức được điều này Công ty được tiến hànhtổ chức việc bảo quản dự trữ nguyên vật liệu toàn Công ty theo 3 kho khác nhau với nhiệm vụ cụ thể của từng kho là: + Kho nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại nguyên vật liệu chính gồm các loại vải, lông vũ.v.v... phục vụ cho sản xuất sản phẩm. + Kho nguyên vật liệu phụ và phụ tùng tạp phẩm: Kho này chứa các nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế và tạp phẩm như phấn bay, giấy, thoi suốt, kim, chỉ, khoá.v.v... +Kho phế liệu: Kho này được sử dụng để chứa các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất. Việc quản lý các kho Nguyên vật liệu Công ty giao cho các thủ kho phụ trách, các thủ kho có trách nhiệmbảo quản nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu thông qua các hoá đơn, chứng từ . Đến kỳ gửi các hoá đơn đó lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu ghi sổ. b. Đánh giá nguyên vật liệu: Công việc đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu thực tế. + Giá của nguyên vật liệu nhập kho: Đối với nguyên liệu mua ngoìa thì giá thực tế của nguyên vật liệu đó là giá mua ghi trên hoá đơn, cộng với các chi phí thu mua thực tếphát sinh, được kế toán theo dõi trên các tài khoản111,112,331,... Còn đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến thì giá thực tế được xác định bằng giá nguyên vật liệu xuất để chế biến cộng với các chi phí gia công chế biến liên quan. Trong trường hợp nguyên vật liệu do khách hàng thuê gia công đem đến thì kế toán không theo dõi về mặt giá trị mà chỉ theo dõi về mặt số lượng mà thôi. +Giá của nguyên vật liệu xuất kho: Giá nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty được tính theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước. 3./ Kế toán chi tiết vật liệu: Nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng đòi hỏi kế toán phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ mọi tình hình nhập xuất , tồn kho các loại nguyên vật liệucủa công tyvề mặt số lượng, chất lượng giá trị. Đòi hỏi này phải được đáp ứng nhờ việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán nguyên vật liệu là công việc ghi chép kết hợp theo dõi các kho với phòng kế toán, nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập- xuất-tồn của từng loại nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Tại công ty May Hồ Gươm phương pháp kế toán trực tiếp nguyên vật liệu được sử dụng là phương pháp thẻ song song. Trong các quá trình sản xuất khi có các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu thì kế toán đều phải lập các chứng từ, các chứng từ này là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các sổ và các tài khoản. a./ Trình tự luôn chuyển chứng từ. Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể , phòng kế toán quy định cho từng trường hợp đó để quy định việc luân chuyển chứng từ. + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Tất cả nguyên vật liệu ở Công ty được nhập kho chủ yếu là từ các nguồn mua ngoài, nhập từ gia công, do bên thuê chuyên gia chuyển đến. Các nguyên vật liệu nhập do mua ngoài khi về đến Công ty thì căn cứ vào chứng từ hoá đơn của người bán lập phiếu nhập kho. Trong một số nguyên vật liệu có một vài loại phải kiểm nghiệm về chất lượng, nếu phải qua kiểm nghiệm thì phải lập biên bảnkiểm nghiệm sau đó mới nhập kho, phiếu nhập kho được thành lập 3 liên, liên một giao cho thủ kho, liên thứ hai giao cho người chịu trách nhiệmmau hàng, liên thứ ba giữ tại phòng kinh doanh. Sau khi kiểm tra tính chính xáchợp lệ của phiếu nhập kho thì thủ kho tiến hành ghi thẻ kho, tiêp dó chuyển các thẻ kho đó lên phòng kế toánnguyên vật liệu ghi sổ. Dưới đây là sơ đồ biểu diễn quá trình nhập kho nguyên vật liệu: Hoá đơn mua nguyên vật liệu về công ty Nhập kho Phiếu nhập kho Phòng kinh doanh Kiểm nhiệm (nếu có) Ví dụ: Ngày 30/03/2000 Công ty nhận được một số hoá đơn về việc mua một số nguyên vật liệu của các đơn vị sau: Hoá đơn bán hàng (Kiêm phiếu xuất kho) Liên 2:(Giao cho khách hàng) Mã số: 0300828098 Họ tên người mua hàng: Công ty May Hồ Gươm Địa chỉ : 201- Trương Định- Hà nội Số TK: Hình thức thanh toán: TM Mã số: Nơi giao hàng: Kho nguyên vật liệu phụ Số TT Tên HH, Dvụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Chỉ *khâu Tig 6013 # While Tig 6014 # Colour Tig 6015 # Colour Cuộn “ “ ” 20 15 09 22.325 22.897 29.334 446.500 343.455 264.006 Cộng tiền hàng: 1.053.955 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 105.395 đ Tổng tiền thanh toán: 1.159.350 đ Ghi bằng chữ số tiền: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký tên Ký tên Ký tên Công ty LD Coast Total Coast Total Hanoi Branch 378 Minh Khai - Hai Ba Coast Total Phong Phú Hoá đơn bán hàng Liên 2( Giao khách hàng) Ngày 28/03/2000 Đơn vị bán hàng: Liên hiệp KH và PT Nông thôn Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua: Công ty May Hồ Gươm Địa chỉ : 201 - Trương Định- Hà nội Số TK: Hình thức thanh toán Mã số: Số TT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 Thùng Cartoon 5 lớp 90 x 76 x 25 90 x 76 x 30 90 x 76 x 40 Thùng “ “ “ 750 650 600 550 550 550 412.500 357.500 330.000 Thuế suất GTGT: 10% Tổng tiền hàng: 1.100.000đ Tiền thuế GTGT: 110.000đ Tổng tiền thanh toán: 1.210.000đ Ghi bằng chữ số tiền: Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký) (ký) (ký) (ký) Mẫu số01 GTKT-322-08-19CC99-B Tất cả các hoá đơn mua hàng trên sau khi được kiểm tra xong làm thủ tục để nhập kho. Ví dụ: Phiếu nhập kho ngày 30/03/2000 của Coast Total Phong Phú. Phiếu nhập kho Số: 401 Nợ: 1521,1331 Có: 111 Họ tên người giao hàng: Anh Hiếu Theo hoá đơn GTGT số 003779 ngày 30/02/9 của Coast Tootal Phong Phú Nhập tại kho: Nguyên vật liệu phụ Công ty May Hồ Gươm Số TT Tên nhẵn hiệu, quy cách SP,HH Mã số Đơn vị Số lượng Đ/giá Thành tiền Theo c/từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 =2 x 3 1 Chỉ khâu Chỉ TIG 6013# Chỉ 6026# color Chỉ 720# Chỉ 503#5000m ThuếGTGT(10%) Cuộn “ “ “ “ 02 02 02 93 02 02 02 93 1,18 1,24 1,87 1,37 2,36 2,48 3,74 127,41 13,590$ Cộng 149,589$ Bằng chữ: Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu số 02-VT Ban hành theo QĐ số 1141...  Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của các phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho (chỉ ghi chỉ tiêu số lượng) sau đó chuyển lên phòng kế toán. Đối với các trường hợp khi Công ty đưa vật liệu đến các đơn vị nhận gia công chế biến ví dụ đem đi thêu ở ngoài... thì sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng kế hoách sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu lập thành hai liên( đối với di chuyển các kho trong công ty) thành 3 liên( đối với việc chuyển đến các đơn vị gia công chế biến ở ngoài). Khi xuất kho các thủ kho và người vận chuyển ký vào phiếu trong trường hợplập thành hai liên thì một liên giao cho thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đó gửi lên phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, một liên giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đó gửi lên phòng kế toán để ghi sổ. Trường hợp lập thành ba liên thì một liên gaio cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và tính toán nội bộ. Còn hai liên còn lại tương tự như trường hợp trên. Ví dụ sau: Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Số: 034215 Ngày 03 tháng 04 năm 2000 Căn cứ lệnh điều động số 18 ngày12/2/99 của Công ty May Hồ Gươm về việc gia công in trên sản phẩm Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Thành Lễ Phương tiện vận tải: Xe ô tô Nhập kho tại: Công ty TNHH Thanh Hương Số TT Tên nhẵn hiệu, quy cách vật tư,HH Mã số Đ vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 áo sơ mi nam áo sơ mi nữ PAN PAN Cái Cái 500 400 Cộng Xuất ngày 03/03/2000 Ngày nhập...tháng...năm 1999 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập ( đã ký) ( đã ký) ( đã ký) ( đã ký) Nếu xuất hiện nghiệp vụ nhượng bán nguyên vật liêu cho các đơn vị khác, Công ty đã sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi có lệnh xuất kho phòng kế hoạch sản xuất kinh doãnh xuất nhập khẩu lập hoá đơn thành ba liên chuyển lên thủ trưởng đơn vị ký duyệt nếu khách hàng thanh toán ngày thì hoá đơn được chuyển lên thủ quỹ để làm thủ tục thanh toán. Một liên lưu tại phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, hai liên còn lại mang đến kho để nhận hàng, sau đó một liên giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và để ghi sổ kế toán bên khách hàng, liên còn lại giao cho thủ kho vào thẻ kho sau đó gửi lên phòng kế toán để ghi sổ và làm thủ tục thanh toán(nếu người mua trả tiền ngay). b./ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty may Hồ Gươm để hạch toáncác nghiệp vụ phát sinh, cũng như việc đối chiếu kiểm tra giưa các kho và phòng kế toán được tiến hành thông qua “phương pháp thẻ song song”. Có thể biểu diễn sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu của Công ty như sau: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (1) (1) (2) (2) (3) (4) : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra * Hạch toán chi tiết ở kho: Việc hạch toán chi tiết ở kho được tiến hành kiểm tra trên thẻ kho. Thẻ kho do thủ kho lập khi có chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, chính xác của chứng từ và đối chiếu với số nguyên vật liệu nhập hoặc xuất kho thực tế với số nguyên vật liệu nhập xuất kho ghi trên chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho. Tính ra số tồn trên thẻ kho, Dựa vào đó để đối chiếu, kiểm tra số liệu trên thẻ kho với số nguyên vật liệu hiện có trong kho. Các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày được thủ kho săp xếp phân loại riêng theo từng loại và định kỳ gửi lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu ghi sổ. VD: Mẫu số 06-VT Ban hành theo QĐ/141TC/CĐKT Thẻ kho. Kho nguyên vật liệu chính Ngày lập thẻ : Ngày 20 tháng 04 năm 2000 Đơn vị tính: mét Tên nhãn hiệu quy cách VT, SP: vải lót Nilon (đen) Số TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của kế toán Số phiếu Ngày Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 31 42 27 32 01/04/00 07/04/00 02/04/00 10/04/00 Tồn đầu kỳ 31/03 Liên hiệp KH&PTNT Liên hiệp KH&PTNT Đơn vị 2 - Tổ cắt Đơn vị 2 - Tổ cắt 700 900 750 800 100 1600 1550 150 * Quá trình hạch toán phòng kế toán Trong tháng căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho mà thủ kho gửi lên phòng kế toán, sau khi kiểm tra tính chính xác hợp lệ của chứng từ và việc ghi chép hàng ngày trên thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ và số liệu trên thẻ kho, kế toán sẽ ký nhận vào thẻ kho. Căn cứ vào chứng từ kế toán vật liệu sẽ lấy sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu đó để ghi. Ví dụ: Khi kế toán nhận được chứng từ nhập xuất theo các thẻ kho trên kế toán sẽ tìm các sổ chi tiết tương ứng để ghi theo từng loại vật liệu. * Phương pháp ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu: - Số tiền đầu tháng = Số lượng tồn cuối kỳ trước x Đơn giá. -Nhập, xuất: Dựa vào các chứng từ nhập xuất kế toán xác định số lượng nhập, xuất trong tháng. - Tồn cuối kỳ= Số lượng tồn đầu kỳ x Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ Như đã nêu ở trên , giá trị nguyên vật liệu xuất dung của Công ty may Hồ Gươm được sử dụngtheo phương pháp “Nhập trước - Xuất trước” Ta có ví dụ: Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư Scavi ta có: Trị giá nguyên vật liệu xuất dùng của từng đợt xuất: + Ngày 2/4/2000 xuất đợt 1 cho đơn vị 2 tổ cắt : Trị giá NVL xuất = 750 mét x 8000 đ/m = 6.000.000 đồng. + Ngày 10/4/2000 xuất đợt 2 cho đơn vị 5 tổ cắt : Trị giá NVL xuất = 800 mét x 8000 đ/m = 6.400.000 đồng. + Tồn cuối kỳ: (100+700+900)-(750+800) =150 mét + Trị giá tồn cuối kỳ: 150 x 8000 = 1.200.000 đồng Theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước thì trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ =Số lượng tồn cuối kỳ x Đơn giá nhập kho NVL lần cuối cùng (Để cho đơn giản em lấy đơn giá đều bằng 8000 mét). 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu A. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Cùng với việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp vật liệu là không thể thiếu được trong công tác kế toán nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ở Công ty May Hồ Gươm sử dụng những tài khoản sau: +TK 152: nguyên vật liệu Tài khoản 152 có các tài khoản cấp 2 là: TK1521: Nguyên vật liệu chính TK1522: Nguyên vật liệu phụ TK1523: Nhiên liệu TK1524: Phụ tùng thay thế TK1525: Thiết bị xây dựng cơ bản. TK1528: Vật liệu khác +TK111: Tiền mặt +TK112 : TGNH +TK331 : Phải trả người cung cấp +TK1331:Số VAT được khấu trừ +TK141: Tạm ứng +TK 621, 627, 641, 642 nếu xuất dung không qua kho (trực tiếp). * Trường hợp nguyên vật liệu do người thuê gia công mang đến : Trong trường hợp này nguyên vật liệu của người thuê gia công đem đến thì kế toán khong theo dõi đến mặt giá trị của nó, mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng mà thôi. Cho nên sẽ không phản ánh bút toán tổng hợp nào cả, mà chỉ theo dõi trên sổ “sổ theo dõi gia công”. Nhưng nếu khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan như là chi phí vận chuyển bốc dỡ v.v. thì vẫn phải phản ánh để đến cuối tháng vẫn phải phân bố các chi phí này. * Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài: Trong trường hợp này thì kế toán phải phản ánh đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ phát sinh như là: Giá hoá đơn, thuế VAT, các chi phí mua hàng...và cùng với các yêu cầu khác của nhà cung cấp như phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán... Trong trường hợp hoá đơn mua hàng về mà hàng chưa về thì kê toán theo dõi trên tài khoản 151 “Hàng đang đi đường”. Khi hàng về thì tiến hành nhập kho như bình thường. Trong tháng khi nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán định khoản: Nợ TK152 “Nguyên vật liệu” (Giá chưa có VAT) Nợ TK1311 “Thuế VAT được khấu trừ” Có TK331 “Phải trả cho ngừơi bán” Ví dụ: Từ hoá đơn mua hàng số 003779 của Công ty Coats Tootal phong phú và phiếu nhập kho số 97 về việc mua chỉ may của Công ty May Hồ Gươm thì kế toán nguyên vật liệu Nợ TK152: 135,99$ Nợ TK1311:13,599$ Có TK331:149,59$ Công ty May Hồ Gươm thông thường khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến mua hàng bằng ngoại tệ thì Công ty sẽ thanh toán ngay cho ngừi cung cấp theo tỷ giá của ngân hàng. Theo ví dụ trên khi Công ty trả tiền cho người bán thì ta định khoản như sau Nợ TK152 135,99x13950 Nợ TK1311 13,599x13950 Có TK 331 149,59x13950 Trong tháng Công ty đã dùng chuyển khoản để thanh toán cho Công ty liên hiệp khoa học và phát triển nông thôn về việc mua thùng cattôn Nợ TK331 1.274.552 đ Có TK112 1.274.552 đ Chi phí vận chuyển về Công ty trả bằng tiền mặt: Nợ TK 152 56.000đ Có TK 111 56.000đ Nếu khi thanh toán tiền mua hàng Công ty được hưởng triết khấu, giảm giá hoặc trả lại hàng thì kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK152 Có TK 1331 Trong quá trình hoạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu theo hình thức nhật chứng từ, Công ty sử dụng các loại sổ nhật ký chứng từ sau: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Nhật ký chứng từ số 5 Nhật ký chứng từ số 1 Nhật ký chứng từ số 2 Sau đây ta đi sâu tìm hiểu, vận dụng ghi chép đối với từng loại sổ trên: * Sổ chi tiết thanh toán với người bán được công ty thể hiện như sau: - Nội dung quyển sổ này sự ghi chép của kế toán về tất cả các nghiệp vụ phát sinh thuộc Công ty có các định khoản liên quan đến TK 331. Tất cả các đơn vị bán hàng được mở chung trên một quyển sổ này, mỗi hoá đơn được ghi trên cùng một dòng theo trình tự thời gian chứng từ gửi về phòng kế toán và thương xuyên được theo từ lúc xuất hiện đến lúc thanh toán xong. +Kết cấu Sổ chi tiết này được chia thành 2 phần: -Phần ghi nợ TK 331 và có các TK khác như TK 111,112,3331,141,331,... -Phần ghi có TK 331 và nợ các TK như TK152,1331 +Phương pháp lập, cơ sở số liệu, cách ghi như sau: -Số dư đầu tháng căn cứ vào NKCT số 5 số dư của cuối tháng chuyển sang đầu tháng này. -Sổ phát sinh căn cứ vào các hoá đơn, số nhập theo từng người bán để ghi vào phần có của TK331 và nợ của các TK152 ,TK1331. Đồng thời căn cứ vào phiếu thanh toán để ghi nợ TK331 và ghi có các TK111,112,TK3331... -Dư cuối tháng: Ta tiến hành cộng dần để lấy số liệu ghi vào NKCTsố và các sổ khác liên quan. * Nhật ký chứng từ số 5 + Nội dung: NKCT số 5 được dùng để theo dõi tổng hợp quan hệ thanh toán với người bán hàng cho Công ty. Việc ghi NKCT số5 được tiến hành vào thời điểm cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết TK331 của từng đơn vị bán hàng. Mỗi đơn vị có quan hệ thanh toán với Công ty được theo dõi trên một dòng trong NKCT số 5. + Kết cấu: Kết cấu của NKCT số 5 có 2 phần như sổ theo dõi chi tiết thanh toán với người bán. + Phương pháp ghi: -Cột diễn giải: Ghi tên từng đơn vị có quan hệ thanh toán với Công ty trên mỗi dòng. -Cột số dư đầu tháng: Ghi số dư cuối tháng trước TK331 chi tiết theo từng đơn vị bán hàng. -Ghi có TK 331, nợ TK 152, nợ TK1331 ghi giá thực tế thanh toán bao gốm giá ghi trên hoá đơn theo từng đơn vị bán hàng tương ứng. -Phần ghi nợ TK 331, có TK111,112,331... ghi số tiền đã thanh toáncho từng đơn vị bán hàng bằng các nguồn khác tương ứng. -Phần ghi nợ TK 331, có TK 111,112, 331... ghi số tiền đã thanh toán cho từng đơn vị bán hàng bằng các nguồn khác nhau tương ứng. -Dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, cộng có TK331,cộng nợ TK331 để tính ra số dư cuối tháng Ví dụ: trong tháng 1 Công ty có quan hệ thanh toán với Công ty cơ khí May Gia Lâm: - Dư có đầu kỳ TK331 là 74.185.000đ - Trong tháng Công ty lại mua hàng của Công ty cơ khí May Gia Lâm nguyên vật liệu chính là 47.257.039đ và nguyên vật liệu phụ 2.455.000đ với tổng là 49.712.039 đ Công ty chưa thanh toán với Công ty cơ khí may Gia Lâm -Cuối quý 1 Công ty còn nợ Công ty cơ khí May Gia Lâm số tiền là: 74.185.000 + 49.712.039 = 123.897.039đ * Nhật ký chứng từ số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK111. Đối ứng với các TK liên quan như 1522,331,1331,112. Khi ghi ta căn cứ vào các chứng từ như phiếu chi...cuối tháng, khoá sổ, NKCT số1 xác định tổng số phát sinh bên có TK111, đối ứng với các TK khác. Dòng cộng NKCT số 1 để ghi sổ cái. Nhật ký chứng từ số 1 Quý I / 2000 Đơn vị : đồng Số TT Diễn giải TK ĐƯ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng quí 1 Thuế VAT 1331 2 Trả tiền mua hàng 152 3 ............ 112 NKCT số 1 được sử dụng nếu các nghiệp vụ kế toán mua nguyên vật liệu được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Ta định khoản như sau: Nợ TK152 (1521,1522) Nợ TK 133 (1331) Có TK111 * Nhật ký chứng từ số 2: Dùng để theo dõi, phản ánh số phát sinh bên có của TK112 đã ứng nợ với các TK có kết cấu và phương pháp ghi sổ. NKCT số 2 được dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến việc gửi tiền và rút tiền ngân hàng taị các ngân hàngmà công ty có quan hệ giao dịch. Để thuận tiện cho việc theo dõi, kế toán mở mỗi ngân hàng một quyển sổ theo dõi riêng. Cuối tháng hạch toán và tổng cộng số phát sinh của mỗi ngân hàng, cuối quý căn cứ vào sổ để theo dõi số tiền gửi ngân hàng kế toán tiến hành lập chứng từ số 2 và bảng kê số 2. nhật ký chứng từ số 2: ghi có tk 112 Quý I/ 2000 Đơn vị : đồng Số TT Diễn giải TK ĐƯ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng quí Dư đầu kỳ 1 Rút tiền về quỹ 111 2 Nộp thuế VAT 133 ... ... ... ...... Bảng kê số 2 : Ghi nợ tk 112 Quý1 /2000 Đơn vị : đồng Số TT Diễn giải TK ĐƯ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng quí Dư đầu kỳ 1 Công ty may 10 131 2 Gửi NH Châu á 111 ... ... ... ...... B. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: + Tại Công ty May Hồ Gươm nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất các sản phẩm. Việc tính giá nguyên vật liệu xuất dùng được Công ty tính theo phương pháp nhập trước xuất trước( giá thực tế). Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng của Công ty được thực hiện trên bảng kê số 3 thì chủ yếu dựa NKCT số 1, NKCT số2, NKCT số 5, căn cứ vào các loại chứng từ trên lập bảng kê số 3 theo chứng từ. - Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số tồn trên bảng kê số 3 cuối tháng trước. Số phát sinh: Căn cứ vào dòng cộng của từng cột TK trên NKCT số 5 để ghi vào cột tương ứng các tài khoản. - Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng: Sau khi tập hợp toàn bộ số phát sinh bên nợ các TK nguyên vật liệu từ các NKCT rồi cộng với số dư đầu tháng để ghi vào dòng này. bảng kê số 3 Quý i / 2000 STT Chỉ tiêu 1521 1522 1523 ..... HT TT HT TT HT TT HT TT 1 2 3 4 5 6 7 I. Số dư ĐK II. Số p/s trong tháng -Từ NKCT số1 -Từ NKCT số2 -Từ NKCT số5 Thuế nhập khẩu III. Cộng số dư đầu tháng & số phát sinh trong tháng IV. Xuất trong kỳ V. Tồn cuối kỳ * Bảng phân bổ nguyên vật liệu : -Nội dung: Bảng phân bổ dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng cho từng đối tượng. -Kết cấu như sau: + Cột dọc phản ánh tên các loại vật tư xuất dùng + Các dòng ngang phản ánh đối tượng sử dụng nguyên vật liệu - Cơ sở lập -Căn cứ vào xuất dùng nguyên vật liệu trong kỳ cho từng phân xưởng theo từng loại nguyên vật liệu. bảng kê số 3 Quý i / 2000 Tài khoản ghi có Tài khoản ghi nợ 1521 1522 ..... Cộng TK 151 HT TT HT TT HT TT - Tài khoản 621 Phân xưởng SX 1 Phân xưởng SX 2 - Tài khoản 627 ..... .. ... Cuối cùng kế toán căn cứ vào các sổ NKCT số1 và số 2, NKCT số 5 và bảng phân bổ nguyên vật liệu để mở sổ cái TK 152. Sổ cái tài khoản 152 Quý 1/2000 STT Ghi có TK Tháng 1 Tháng 2 ... 1 NKCT số 1 2 NKCT số 2 3 Phần III Một số ý kiến đề xuất về công tác kế toán vật liệu ở công ty may hồ gươm I . nhận xét về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty may hồ gươm 1. Những ưu điểm, những mặt mạnh của công tác kế toán vật liệu ở công ty may Hồ Gươm Đặc trưng cơ bản của nền kinh tế thị trường là quy luật cạnh tranh. Trong cạnh tranh nếu doanh nghiệp nào mạnh sẽ đứng vững được trong thương trường kinh doanh, nghĩa là hoạt động phải có hiệu quả. Nên mục tiêu hoạt động chính của các doanh nghiệp là hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận. Vậy để hoạt động có lợi nhuận buộc các doanh nghiệp phải hạch toán được : làm sao doanh thu mang lại bù đắp được những chi phí bỏ ra và đảm bảo có lãi. Doanh nghiệp phải hướng tới thị trường cần gì chứ không phải quan tâm đến những gì doanh nghiệp có. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp rất quan tâm tới việc tìm ra các giải pháp để đạt được mục tiêu tiêu này và cuối cùng hầu như tất cả các doanh nghiệp đều tìm ra một giải pháp cơ bản đó là : trong sản xuất làm sao tiết kiệm được chi phí sản xuất vì đây là cơ sở hợp lý để hạ giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất nói chung, chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớntrong giá thành sản phẩm. Có những doanh nghiệp chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 80%-90% trong giá thành sản phẩm, còn các chi phí khác chiếm tỷ trọng không đáng kể. Do đố, việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Với ngành may mặc nói riêng, chi phí nhiên vật liệu cũng chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm may. Nên cũng như các doanh nghiệp sản xuất nói chung công ty may Hồ Gươm cũng đã và đang cố gắng hoàn thiện công tác này. Qua thời gian thực tập tại công ty may Hồ Gươm, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế toán vật liệu em thấy các phần hành của công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng ở công ty có những ưư điểm sau: Thứ nhất: Về việc áp dụng chế độ thanh toán và ghi chép ban đầu. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường công ty đã nhanh chóng chuyển đổi và áp dụng chế độ kế toans mới vào hạch toán. Nó cho phép phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đáp ứng nhu cầu cơ chế quản lýmới, yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Mặt khác, công ty đã thực hiện đúng các qui định về chế độ ghi chép ban đầu trên các chứng từ, các sổ kế toán tổng hợp: các chứng từ nhập, xuất, các NKCH, sổ caí các tài khoản... Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuển chứng từ đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế giúp cho quá trình hạch toán xuất- nhập- tồn kho được kịp thời, cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế cho các bên có liên quan. Thứ hai: Về việc tổ chức bộ máy kế toán. Nhìn chung việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hợp lý và có hiệu quả. Bao gồm những nhân viên kế toán có trình độ, có kinh nghiệm. Do đó, một người có thể đảm nhận nhiều công việc kế toán khác nhau mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời những thông tin cần thiết cho việc quản lý điều hành và giám sát tình hình hoạt động của công ty. Việc bố trí một kế toán kiêm nhiều công việc đã tiết kiệm được lao động. Thứ ba: Về việc sử dụng công tác kế toán. Với đặc điểm vận động của vật liệu trong công ty là tình hình nhập, xuất vật liệu diễn ra hàng ngày và rất nhiều nên việc lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên có ưu điểm hơn. Nó cho phép nhận biết một cách thường xuyên tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu trong công ty. Thứ tư: Về khâu sử dụng vật liệu. Vật liệu xuất dùng đúng mục đích và việc quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu mà phòng kỹ thuật xây dựng. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận có nhu cầu về vật liệu, các bộ phận làm phiếu xin lĩnh vật liệu lên phòng kinh doanh. Sau khi xem xét tính hợp lệ của phiếu, bộ phận quản lý xét duyệt. Do vậy, vật liệu được đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất. Mặt khác, thông qua việc xây dựng định mức vật tư cho từng loại sản phẩm công ty đã tiết kiệm được lượng vật tư khá lớn. Khoản này đã đem lại doanh thu đáng kể cho công ty. Thứ năm: Việc thực hiện phương pháp tính thuế giá tri gia tăng. Cùng với sự thay đổi của các sắc thuế, công ty đã nhanh chóng áp dụng việc nộp thuế giá tri gia tăng theo phương pháp khấu trừ (từ quí I/1999). Việc áp dụng phương pháp tính thuế này mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty. Vì sản phẩm công ty sản xuất chủ yếu là xuất khẩu nên công ty được khấu trừ toàn bộ thuế giá tri gia tăng đầu vào của lô vật liệu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm đó. Kế tán vật liệu hạch toán rất chặt chẽ các khoản thuế VAT đầu vào được khấu trừ. Nên thường các tháng số thuế của công ty phải nộp là số âm. Đây là sự linh hoạt của công ty trong việc áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng. 2. Những hạn chế về công tác kế toán vật liệu ở công ty may Hồ Gươm. Trong quá trình hạch toán, bên cạnh những ưu điểm còn tồn tại những hạn chế nhất định. Với những hạn chế này cần phải hoàn thiện để đảm bảo tính chính xác, khoa học và có hiệu quả trong công tác quản lý của công ty. Những nhược điểm được biểu hiện cụ thể là: Thứ nhất: Kế toán chi tiết vật liệu. Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu chưa khoa học và hợp lý, cụ thể: ở kho vật liệu, thủ kho không mở thẻ kho dể theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật liệu hàng ngày. Do vậy, nhiều khi công tác quản lý vật liệu số lượng chưa chặt chẽ. Nhiều lúc thủ kho không thể biết ngay được số lượng tồn kho của từng thứ, từng loại vật liệu là bao nhiêu. Mặt khác, khi kế toán vật liệu có nhầm lẫn, sai sót, muốn đối chiếu số liệu ở kho và phòng kế toán cũng không có căn cứ để đối chiếu. Nên thường ở công ty không có sự kiểm tra số lượng vật liệu trên sổ sách giữa kho và phòng kế toán. Điều này gây những hạn chế nhất định trong công việc hạch toán chi tiết vật liệu nói riêng và công tác quản lý vật liệu toàn công ty nói chung. Thứ hai: Việc mở bảng cân đối vật tư của hàng gia công. Do hạn chế về số nhân viên kế toán trong công ty, phòng kế toán có 4 người, mỗi người đảm nhận nhiều công việc kế toán khác nhau. Nên có những phần hành kế toán chưa hoàn chỉnh được. Hiện nay, tại công ty kế toán chỉ mở bảng cân đối vật tư của vật liệu mà công ty mua về, không mở bảng cân đối vật tư với hàng gia công. Nên việc quản lý vật liệu hàng gia công chưa đảm bảo yêu cầu đặt ra. Thứ ba: Việc mở bảng phân bổ vật tư cho đối tượng sử dụng. Hiện nay, kế toán vật liệu mở bảng phân bổ vật liệu cùng với bảng cân đối vật tư theo quí (trên cột xuất). Do cách mở như thế này làm cho công việc lập bảng cân đối vật tư cuối quí trở nên phức tạp, mất nhiều công đoạn. Thậm trí không thể có cái nhìn tổng quát về đối tượng sử dụng vật liệu. Mặt khác, chính việc mở kết hợp như thế này sẽ không áp dụng được những ưu điểm cho việc phân loại vật tư theo tài khoản trong quá trình hạch toán. Thứ tư: Công tác kế toán chi tiêt tài khoản 331 “phải trả người bán”. Kế toán mở sổ chi tiêt tài khoản 331 “phải trả người bán” trên từng trang sổ, mà công ty lại hạch toán theo quí. Nên nếu như các nghiệp vụ mua bán chịu tăng nên nhiều của ba tháng trong quý. Khi đó sẽ thiếu trang sổ để ghi và phải mở trang sổ mới. Do vậy, làm cho việc theo dõi tình hình công nợ trở nên phức tạp hơn. Thứ năm: Khâu dự trữ và bảo quản vật liệu. Với chức năng sản xuất hàng gia công và tự sản xuất nên vật liệu của công ty không chỉ do khách hàng mang đến mà còn có cả vật liệu của công ty tự mua về để sản xuất. Mặt khác, đối với hàng gia công khách hàng chỉ mang đến phần vật liệu chính, còn nguyên liệu phụ công ty có thể tự bỏ ra cho qúa trình sản xuất. Do vậy, để đảm bảo cho quá trình sản xuất cần dự trữ vật liệu ở mức cần thiết. Nhưng thực tế ở công ty khâu dự trữ vật liệu chưa đảm bảo. ngoài ra, kho tàng bảo quản vật liệu chưa đầy đủ, có khi vật liệu về phải xếp ở hàng lang đi lại... Với những nhược điểm cơ bản đã nêu trên ở công ty May Hồ Gươm, để công tác kế toán được đảm bảo cho qui trình hạch toán cần phải hoàn thiện những mặt hạn chế này. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty may hồ gươm. 1./. Tổ chức việc hạch toán chi tiết vật liệu và đối chiếu kiểm tra số liệu giữa kho và phòng kế toán được diễn ra giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật tư. Hiện tại, ở kho thủ kho không mở thẻ kho cho từng laọi nguyên vật liệu, nên thủ kho không nắm bắt được biến động của vật liệu hàng ngày. Mặt khác, khi kế toán vật liệu muốn kiểm tra, đối chiếu sự chính xác của số liệu ghi cũng không có căn cứ để kiểm tra đối chiếu. Theo em, ở kho thủ kho cần mở thẻ kho cho từng thứ vật liệu và cuối tháng (quý) lập báo cáo nhập-xuất-tồn vật liệu ở chỉ tiêu số lượng. Như vậy, sẽ rất thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán. Em xin nêu ra quy trình ghi chép và mở thẻ, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán như sau: + Tại kho: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rầi tiến hàng nhập, xuất vật liệu và ghi chép số thực nhập, số thực xuất vào chứng từ và căn cứ vào đó để mở thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Nếu có thể cuối tháng (quý) lập bảng báo cáo vật liệu tồn kho. Định kỳ 8-10 ngày gửi chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán vật liệu. +Tai phòng kế toán: căn cứ vào chứng từ nhận được kế toán tiến hành phân loại chứng từ: nhập riêng, xuất riêng và sau đó kế toán ghi vào sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi loại vật liệu có thể mở một hoặc một số tờ để ghi cho cả năm. Cuối tháng kế toán tiến hàng đối chiếu số liệutồn kho về mặt số lượng để đảm bảo công tác hạch toán chi tiêts vật liệu được chặt chẽ và chính xác. Nếu có nhầm lẫn có thể tìm ra nguyên nhân và kịp thời sửa chữa. 2./.Tổ chức cải tiến việc mở bảng cân đối vật tư của hàng gia công. Như đã trình bầy ở phần thực tế, công ty chủ yếu sản xuất hàng gia công và bên cạnh đó công ty còn tiến hành mua vật liệu về để tiến hành sản xuất. Nên vật liệu của công ty bao gồm: vật liệu của công ty và vật liệu của khách hàng mang đến. Hai loại vật liệu này có phương pháp hạch toán khác nhau, mà vật liệu do khách hàng mang đến với khối lượng khá lớn. Do không mưở bảng cân đối vật liệu của hàng gia công cho nên công tác quản lý vật liệu của hàng gia công còn lỏng lẻo. Kế toán không thể phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác số hiện có và tình hình biến động của vật liệu hàng gia công. Ngoài ra, công ty đã xây dựng định mức vật tư cho một loáiản phẩm hàng gia công và định mức vật tư cho môtj loại sản phẩm mà phòng kỹ thuật thiết kế loại thường nhỏ hơn định mức công ty đã thoả thuận với người đặt gia công. Cho nên công ty có khoản doanh thu đối với vật liệu gia công ngoài định mức khá lớn. Do không mở bảng cân đối vật tư của hàng gia công nên kế toán không phản ánh được số liệu chính xác của vật liệu thừa ngoài định mức mà nhiều khi con số đó chỉ nằm trong dự toán. Vậy để khắc phục hạn chế này theo em kế toán vật liệu nên mở bảng cân đối vật tư cho hàng gia công. Qua đó phản ánh được tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu của hàng gia công theo chỉ tiêu hiện vật. Kế toán có thể tách riêng bảng cân đối của hàng gia công và bảng cân đối vật tư của công ty, hoặc cũng có thể lập trên cùng một bảng: lập hàng gia công trước, hàng của công ty mua sau và khi lập nên lập hêt mã hàng này mới sang mã hàng khác và có hàng công giữa hàng gia công và hàng của công ty. 3./. Hoàn thiện việc lập bảng phân bổ vật liệu cho đối tượng sử dụng. Xuất phát từ nhược điểm của việc lập bảng phân bổ vật liệu trên bảng cân đối vật tư như đã nêu. Theo em cần thay đổi phương pháp lập bảng phân bổ vật liệu, cụ thể là: Nên tách riêng bảng phân bổ vật liệu, công cụ lao động nhỏ ra làm một bảng và bảng cân đối vật tư một bảng. Tuy công việc có phần nhiều hơn nhưng nó sẽ mang cho người đọc một cái nhìn tổng quát hơn các dôí tượng sử dụng vật liệu nói riêng và tình hình biến động vật tư toàn công ty nói chung. Mặt khác, việc sử dụng bảng phân bổ riêng sẽ tận dụng được những ưu điểm của công tác phân loại vật liệu mà kế toán của công ty đã tiến hành phân loại. 4./. Cải tiến công tác kế toán các khoản nợ phải trả về việc mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ. Cụ thể việc lập chi tiết tài khoản 331 “phải trả người bán“. Trong nền kinh tế thị trường quan hệ mua bán chịu về vật tư, hàng hoá diễn ra là tất yếu. Hoạt động này diễn ra một cách thường xuyên giữa các doanh nghiệp. Khi nền sản xuất ngày càng phát triển, sản phẩm hàng hoá ngày càng nhiều thì nó kéo theo các quan hệ tín dụng ngày càng tăng lên. Tại mỗi doanh nghiệp sẽ hình thành nên các khoản phải thu và các khoản phải trả. Các khoản phải thu bao gồm: phải thu của khách hàng về việc cung cấp sản phẩm, lao vụ, dịch vụ; các khoản ứng trước cho nhà cung cấp và các khoản phải thu khác. Các khoản phải trả bao gồm: Phải trả tiền mua chịu vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp khác, người mua ứng trước tiền hàng và các khoản phải trả khác. Trong công tác kế toán yêu cầu không những phản ánh được tổng quất số phải thu , phải trả để cung cấp thông tin cho biết tình hình công nợ của doanh nghiệp, mà còn phản ánh theo dõi số phải thu, phải trả của từng khách hàng, nhà cung cấp. Hiện tại, công ty phản ánh công nợ của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết tài khoản 331 “phải trả người bán”. Với cách mở như đã nêu phần nhược điểm công ty sẽ không đáp ứng được một cách liên tục công nợ nếu như quan hệ mua chịu tăng lên. Như vậy, để việc ghi chép theo dõi công nợ được thuận tiện theo em công ty cần có những bươc cải tiến trong khâu này, cụ thể là: đối với những nhà cung cấp mà công ty có quan hệ thường xuyên như :Công ty Hưng Thịnh, dệt Nam Định... thì kế toán nên mở quyển sổ riêng để theo dõi. Còn những doanh nghiệp mà quan hệ trao đổi mua chịu không thường xuyên như : Công ty Việt Hà Lê, cơ khí may... thì nên mở chung vào một quyển, trong đó theo dõi một đơn vị trên những trang sổ nhất định. 5./. Hoàn thiện công tác dự trữ và bảo quản vật tư. Khâu dự trữ vật liệu đóng một vai trò quan trọng cho qui trình sản xuất. Các doanh nghiệp cần phải tính toán để đảm bảo một lượng vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo. Nếu như doanh nghiệp nào mà xác định được mức dự trữ cần thiết sẽ giải quyết được các vấn đề chính : vốn không bị ứ đọng nhiều, đảm bảo cho qui trình sản xuất không gián đoạn... Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán vật liệu ở công ty em thấy: Công ty chưa đảm bảo tốt khâu dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Ví dụ: Có lúc sản phẩm đã sản xuất xong nhưng chưa có túi nylon để đóng gói sản phẩm... vấn đề này sẽ có những hạn chế của thời gian giao hàng đúng thời hạn. Ngoài ra, khâu bảo quản vật tư ở công ty vẫn còn hạn chế, cụ thể: chưa có đầy đủ hệ thống kho tàng để chứa nguyên vật liệu khi nhập kho. Vấn đề nà dẫn đến vật tư không được đảm bảo. Có những lúc trời mưa đã làm ướt vải... Vậy để hoàn thiện mặt hạn chế này theo em công ty cần: +Thứ nhất: về khâu dự trữ nguyên vật liệu. Công ty nên tính toán và xác định số nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ quá trình sản xuất tiếp theo. Căn cứ để xác định lượng nguyên vật liệu này là thông qua kế hoạch sản xuất của phòng kinh doanh. Từ đó xây dựng kế hoạch tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu. Đây là khâu quan trọng và thiết yếu mà công ty cần cải tiến. Điều đó không chỉ đảm bảo cho tiến trình sản xuất được liên tục mà còn đảm bảo kịp thời giao hàng đúng hợp đồng ký kết. +Thứ hai: Khâu bảo quản vật liệu. Điều kiện cần thiết là cần có thêm hệ thống kho tàng để bảo quản. Hiện nay công ty đang mở rộng đầu tư xây dựng thêm phòng ban, nhà xưởng,. Và ở một tương lai không xa công ty sẽ đáp ứng được nhu cầu này. 6./. Công tác tính giá vật liệu. Thông qua việc mở sổ chi tiết vật liệu và tổ chức công tác ghi chép ban đầu có thể phản ánh được giá thực tế nhập kho, các chi phí thu mua liên quan đến từng thứ nguyên vật liệu. Đồng thời nó tạo điều kiện cho việc tính giá thực tế xuất kho một cách chính xác. Vậy để thuận tiện, theo em công ty có thể sử dụng phương pháp bình quân gia quyền tại lúc xuất trong hệ thống kiêm kê thường xuyên của mình. Nó cho phép tính toán, phân bổ chi phí vật liệu xuất kho cho từng đối tượng được chính xác hơn, công việc đánh giá vật liệu xuất kho được tiến hành như sau: - Khi nhận được các phiếu nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu ở cột số lượng và đơn giá. Các chi phí liên quan (nếu được phân bổ luôn) đến thu mua nguyên vật liệu được phản ánh trên cột số tiền ở cột chi tiết vật liệu. Còn khi các phiếu xuất kho, kế toán ghi số lượng và tính ra ngay giá vật liệu xuất kho. Khi đó đơn giá vật liệu xuất kho được xác định là: Giá tt tồn đầu kỳ + Giá tt nhập trong kỳ tính đến ngày xuất Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ tính đến ngày xuất Đơn giá vật liệu xuất kho bình quân = Và Giá tt vật liệu xuất kho=Đơn giá bình quân x Số lượng vật liệu xuất kho Công thức này được tính vào thời điểm ngày xuất kho nguyên vật liệu trong tháng, không phải chờ đến cuối tháng. Việc vận dụng phương pháp này sẽ làm tăng khối lượng công việc tính toán nhưng sẽ góp phần quản lý vật liệu được chặt chẽ hơn, tạo điều kiện cho việc đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế được chính xác. Do đó, bảo đảm tính toán khoản chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm được chính xác, trung thực. Mặt khác, công việc được dồn đều trong tháng đảm bảo cung cấp số liệu một cách thường xuyên, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu để có kế hoạch thu mua vật liệu. kết luận Trong thời gian thực tập ở công ty may Hồ Gươm em đã học hỏi được nhiều điều mới mẻ thật bổ ích và lý thú về thực tế công tác kế toán để bổ trợ cho những kiến thức lý luận ở trường. Em nghĩ thời gian thực tập cho sinh viên là cần thiết vì qua đó có thêm những kiến thức để khi bước vào làm thực tế thì đã có những kinh nghiệm nhất định. Với đề tài em nghiên cứu “Kế toán vật liệu taig công ty may Hồ Gươm” em có thể khẳng định rằng: Kế toán vật liệu có tầm quan trọng trong quản lý kinh tế, kế toán vật liệu giúp cho các doanh nghiệp theo dõi được chặt chẽ các chỉ tiêu số lượng và giá trị vật liệu nhập-xuất-tồn kho và thông qua đó đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm quản lý chặt chẽ, giúp cho việc giảm chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của công ty. Khi thực tập ở công ty May Hồ Gươm, em đã hiểu được tầm quan trọng của kế toán vật liệu trong quản lý kinh tế ở công ty. Qua đó em đã hiểu và nghiên cứu được những mặt mạnh cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục và em có một số ý kiến bản thân nhằm góp phần đề hoàn thiện thêm công tác kế toán vật liệu ở công ty và qua đó em hiểu rằng: Một cán bộ tài chính kế toán không chỉ am hiểu những vấn đề lý luận mà còn phải hiểu biết vận dụng một cách sáng tạo và linh hoạt những lý luận đã học được ở trường đại học vào công tác thực tế để giải quyết những vấn đề thực tế xảy ra. Một lần nữa em xin cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo nhiệt tình của các cán bộ trong phòng kế toán và phòng kinh doanh của công tyđã tạo điều kiện cho em tìm hiểu và viết chuyên đề với đề tài này. Mặc dù đã cố gắng song do thời gian thực tập hạn chế và những hiểu biết còn non kém nên trong chuyên đề này em chỉ mới đề cập đến những vấn đề mang tính chất cơ bản nhất và chắc chắn không tránh khỏi được những thiếu sót. Vậy em rất mong được sự góp ý và chỉ bảo các thầy cô, ban lãnh đạo công ty và phòng kế toán để chuyên đề của em được hoàn thành hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo nhiệt tình của thầy cô giáo bộ môn kế toán của Viện Đại Học Mở Hà Nội và đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Quốc Trân đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! mục lục Lời nói đầu Phần i: lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Trang 3 i. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Trang 3 1. Vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất Trang 3 2. Yêu cầu của quản lý vật liệu Trang 3 3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu Trang 4 II. Phân loại vật liệu Trang 5 1. Phân loại vật liệu Trang 5 2. Đánh giá vật liệu Trang 6 2.1. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế Trang 7 2.1. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Trang 9 III. Kế toán chi tiết vật liệu Trang 10 1. Chứng từ kế toán sử dụng Trang 10 2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu Trang 11 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Trang 11 3.1. Phương pháp thẻ song song Trang 12 3.1. Phương pháp đối chiếu luân chuyển Trang 13 3.1. Phương pháp sổ số dư Trang 14 IV. Kế toán thuế giá trị gia tăng (VAT) Trang 16 1. Nguyên tắc chung khi thực hiện thuế VAT Trang 16 2. Hoá đơn, chứng từ Trang 17 3. Tài khoản kế toán sử dụng khi thực hiện thuế VAT Trang 17 iv. Kế toán tổng hợp vật liệu Trang 19 1. Phương pháp kê khai thường xuyên Trang 19 1.1. Kế toán tổng hợp vật liệu các trường hợp tăng VL Trang 19 1.1. Kế toán tổng hợp vật liệu các trường hợp giảm VL Trang 25 2. Phương pháp kiểm kê định kỳ Trang 30 Phần II: tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Trang 33 i. Đặc điểm chung của công ty may Hồ Gươm Trang 33 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Trang 33 2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Trang 36 3. Tổ chức công tác kế toán cảu công ty Trang 40 ii. thực tế về kế toán vật liệu tại công ty may Hồ Gươm Trang 42