Luận văn Kiểm toán hàng tồn kho trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty Hoá Chất Mỏ

o cung cấp đầy đủ và đúng chất lượng vật liệu cho sản xuất. Để theo dõi nhập - xuất - tồn kho, kế toán xí nghiệp sử dụng phương pháp sổ số dư. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho của xí nghiệp. * Hạch toán chi tiết. Tại kho phản ánh nhập xuất của từng loại hàng tồn kho theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại hàng tồn kho được ghi trên một thẻ kho. Thủ kho sắp xếp thẻ kho theo mã, chủng loại và nhóm. Khi được nhận các chứng từ kế toán, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và đối chiếu số vật liệu thực tế trên chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất để ghi thẻ kho. Cuối cùng tính ra số tồn trên thẻ và chuyển chứng từ cho phòng kế toán (đã được sắp xếp theo từng khoản vật tư, hàng hóa). Tại phòng kế toán tùy theo tính chất của từng kho, từng loại mặt hàng, định kỳ từ 3 đến 5 ngày, kế toán hàng tồn kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao, kiểm tra lại việc phân loại chứng từ, tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Sau đó kế toán xác nhận ngay vào thẻ kho chứ không lập phiếu giao nhận chứng từ. Kế toán tiến hành định khoản chứng từ nhập, xuất, phân loại riêng rồi tính giá trị vào các phiếu. Cuối tháng, kế toán kiểm tra lần nữa thẻ kho và các chứng từ kế toán sau đó trực tiếp ghi vào sổ số dư cả cột khối lượng và thành tiền. Để phục vụ cho công tác kế toán có hiệu quả, tại xí nghiệp đã xây dựng một hệ thống danh điểm hàng tồn kho khá đầy đủ theo từng loại, nhóm, kho và có sổ tổng hợp nhập, xuất vật tư, hàng hóa. * Hạch toán tổng hợp. Song song với công tác hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán tổng hợp ghi chép, phản ánh các chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp. Các tài khoản sử dụng tại xí nghiệp theo quyết định 114TC/QĐ/CĐK ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và xí nghiệp không mở thêm tài khoản nào khác. Các sổ sử dụng: NKCT số 1,2,5,..., bảng phân bổ, bảng kê tính giá, sổ chi tiết, sổ các tài khoản. Các loại hàng tồn kho tại xí nghiệp bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm (các loại vật liệu nổ Aufo thường, Aufo chịu nước, Zecno, Ah1) 1.5. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, rủi ro kiểm soát. Sau khi tìm hiểu các thông tin chung ở trên, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, rủi ro kiểm toán. kiểm toán viên kiểm tra hệ thống này trên các khía cạnh: +) Sự cách ly về trách nhiệm (phân công, phân nhiệm) Kiểm tra việc cách ly bảo quản Tài sản với kế toán: xem xét xem đơn vị có cho phép thủ kho có trách nhiệm bảo quản hàng tồn kho đồng thời là kế toán hàng tồn kho có trách nhiệm hạch toán ghi chép vào sổ sách không? Sự cách ly về hai trách nhiệm này sẽ tránh được rủi ro là người này biển thủ hàng tồn kho rồi điều chính sổ sách cho khớp. Kiểm tra sự cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ để tránh tình trạng thổi phồng sự thật. Kiểm tra việc cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản hàng tồn kho liên quan để tránh tình trạng xảy ra gian lận trong phạm vi tổ chức ví dụ người ký lệnh xuất vật tư không thể là người ký phiếu xuất. +) Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều phải được phê chuẩn đúng đắn bởi người có thẩm quyền nếu không các cá nhân trong đơn vị sẽ có thể tùy tiện mua, bán vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ bởi vì nếu điều này xảy ra có thể gây mất mát, hao hụt cho đơn vị. +) Chứng từ sổ sách. Đối với các chứng từ, sổ sách về hàng tồn kho, đơn vị phải lập đầy đủ từ khâu mua hàng (nhập) cho đến khâu xuất bán (xuất) là: Đơn đề nghị mua bán vật tư, hàng hóa, báo cáo nhận hàng, Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ tổng hợp chi tiết, hóa đơn bán hàng, sổ kho, thẻ kho,... Kiểm toán viên kiểm tra các chứng từ (Phiếu nhập, Phiếu xuất) của khách hàng có được đánh số thứ tự liên tục hay không, có được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không. Nếu thời gian càng cách xa, độ tin cậy của chứng từ, sổ sách càng giảm và như vậy kiểm toán viên phải kiểm tra chi tiết hơn. Kiểm toán viên cũng xem xét việc lập, luân chuyển sử dụng và bảo quản chứng từ trên các góc độ: Mẫu biểu, nội dung ghi chép, cách tính toán số liệu có bảo đảm tính hợp lý, hợp lệ hay không? +) Kiểm soát độc lập việc thực hiện. Nhân viên kế toán có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục hoặc trở nên cẩu thả khi không có ai quan sát và đánh giá việc thực hiện của họ. Vì vậy kiểm toán viên tiến hành kiểm tra xem tại đơn vị có thực hiện việc thẩm tra nội bộ hay không và nếu có thì người này có độc lập với các nhân viên kế toán hay không? Bởi vậy kiểm soát sẽ không có hiệu lực khi người thực hiện thẩm tra là cấp dưới hay người nhà của người có trách nhiệm ban đầu với việc chuẩn bị số liệu. Sau khi xem xét các khía cạnh trên thì kiểm toán viên nhận thấy tại xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh là tương đối tốt và như vậy rủi ro kiểm toán ở mức vừa phải. 2.Thực hiện kiểm toán tại xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh. 2.1.Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. Tại Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh các kiểm toán viên đã thực hiện các thử nghiệm kiểm soát thông qua một hệ thống các câu hỏi mà phòng kiểm toán đã thiết kế cho kiểm toán hàng tồn kho. Bảng 10: Bảng hệ thống câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho mà kiểm toán viên nội bộ Công ty thường dùng. Hệ thống câu hỏi Kết quả giải đáp của Xí nghiệp 1.Đặt hàng. Cái gì đảm bảo các đơn đặt hàng: - Không thể dược gửi đi khi chưa có sự phê chuẩn bởi người có thẩm quyền. - Đưa ra sự đảm bảo đầy đủ về: Việc chọn nhà cung cấp, giá cả, hình thức thanh toán. - Được theo dõi cho đến khi giao hàng. 2. Nhận hàng. Cái gì đảm bảo rằng: - Tất cả hàng nhận đề phù hợp với hàng đã đặt. - Tất cả hàng đặt đều phù hợp với đơn đặt hàng về: số lượng, chất lượng, ngày giao hàng. - Tất cẩ hàng nhận đều dược ghi chép và được các bộ phận liên quan biết đến. 3. Hạch toán kế toán. Cái gì bảo đảm: - Tất cả hoá đơn nhận dược đều liên quan đến hàng hoá, dịch vụ thật sự nhận được. - Tất cả hoá đơn đều phù hợp với đơn đặt hàng về mặt giá cả, điều kiện thanh toán. - Tất cả hoá đơn đều dược hạch toán. - Việc hạch toán hoá đơn là nhanh chóng. - Một hoá đơn không thể được hạch toán 2 lần. - Bộ phận kế toán nắm được các hàng hoá đã nhận nhưng chưa có hoá đơn. 4. Bảo vệ. Cái gì đảm bảo. - Chỉ có những người có thẩm quyền mới được vào trong kho. - Kho được bảo vệ trước rủi ro mất cắp hay hư hại Hàng tháng, căn cứ vào nhu cầu sản xuất, bộ phận sản xuất lập đơn đề nghị mua hàng gửi cho phòng kế hoạch vật tư. Sau khi xem xét, đối chiếu giữa số nguyên vật liệu còn tồn và nhu cầu sản xuất, phòng kế hoạch vật tư và bộ phận sản xuất sẽ thống nhất về số lượng và chủng loại hàng cần mua rồi chuyển cho Ban Giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào đó phòng Kế hoạch vật tư sẽ lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, giá cả hợp lý, điều kiện thanh toán thuận lợi cho Xí nghiệp và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp. Các đơn đặt hàng này được đánh số thứ tự và theo dõi cẩn thận. Mỗi lần nhập hàng đều có sự chứng kiến của các bộ phận: - Thủ kho hoặc đại diện bộ phận sản xuất tiếp nhận làm thủ tục giao nhận hàng. - Nhân viên mua hàng. - Nhân viên kiểm tra chất lượng hàng. Sau khi giao nhận hàng xong, toàn bộ chứng từ nghiệm thu khối lượng, chất lượng đã được thực hiện được chuyển đến cho phòng kế toán. Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán hàng tồn kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu và hạch toán. Hai kho Hồng Gai và Cẩm Phả đều được xây dựng chắc chắn, tại mỗi kho có hai người thủ kho thay phiên nhau làm việc cả ngày, kho nằm ở vị trí xa trung tâm dân cư nên hạn chế được rủi ro mất cắp. Kiểm toán viên đã khảo sát thực tế và nhất trí với giải đáp của Xí nghiệp. Sau khi thực hiện xong các câu hỏi trên, kiểm toán viên nhận thấy các câu trả lời của Xí nghiệp là có căn cứ. Như vậy một lần nữa kiểm toán viên khẳng định laọi được rủi ro kiểm toán tại Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh ở mức vừa phải. 2.2.Thực hiện thủ tục phân tích. Trong giai đoạn này, kiểm toán viên thực hiện phân tích sơ bộ để có cái nhìn tổng quát về Xí nghiệp. Các thủ tục phân tích mà phòng kiểm toán nội bộ thường áp dụng là: Tính số biến động của năm nay so với năm trước của số dư các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán hay tính tỷ suất như Tỷ suất khả năng thanh toán. Từ đó kiểm toán viên so sánh, đánh giá để tìm ra những khoản mục bất thường, tài khoản trọng yếu. Cụ thể kiểm toán viên tính và phân tích tổng quát về các tài khoản trên bảng cân đối kế toán của Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh như sau: Bảng 11:Phân tích tổng quát số dư các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán. Chỉ tiêu Số dư ĐK Số dư CK Chênh lệch % chênh lệch A. Tài sản. I.TSLĐ và ĐTNH 1. Tiền mặt. 2. ĐTTCNH 3. Khoản phải thu 4. HTK - NVL Tồn kho. - CCDC tồn kho. -CPSXKDDD - TP tồn kho. - Hàng gửi bán. - Dự phòng giảm giá HTK. 5.TSLĐ khác. 6. Chi sự nghiệp. II. TSCĐ và ĐTDH. 1. TSCĐ. 2.ĐT tài chính dài hạn. 3.CPXDCBDD B. Nguồn vốn. I. Nợ phải trả. 1. Nợ ngắn hạn 2. Nợ dài hạn. 3. Nợ khác. II. Vốn CSH. 1. Vốn - Quỹ. 2. Nguồn kinh phí - Quỹ khác. 43.257.522.256 31.370.472.921 1.343.926.529 0 17.957.743.317 12.032.852.123 5.142.822.596 179.866.985 1.265.753.114 5.444.409.428 0 0 35.890.952 0 11.887.109.335 10.665.949.528 0 1.221.159.807 43.257.522.256 42.416.254.403 42.416.254.403 0 0 841.276.853 1.018.980.853 (177.704.000) 54.597.243.607 41.892.438.745 529.950.367 0 27.630.118.589 13.560.646.630 3.863.181.000 652.387.599 758.410.499 8.376.667.532 0 0 81.723.159 0 13.064.804.862 12.621.361.412 0 443.443.450 54.957.243.206 53.533.674.098 53.533.674.098 0 0 1.423.569.509 1.626.273.509 (202.704.000) 11.339.721.351 10.522.025.824 (813.976.162) 0 9.672.375.272 1.617.794.507 (1.279.641.596) 472.520.614 (507.342.615) 2.932.258.104 0 0 45.832.207 0 1.177.695.527 1.955.411.884 0 (777.716.357) 11.339.721.351 11.117.429.204 11.117.429.204 0 0 582.292.656 607.292.656 (25.000.000) 26,21 33,54 (60,56) 0 53,86 13,44 (24,88) 262,7 (40,08) 53,85 0 0 127,7 0 9,9 18,33 0 (63,69) 26,21 26,21 26,21 0 0 69,22 59,60 (14,07) Căn cứ vào số liệu đã tính tóan ở bảng trên, kiểm toán viên nhận thấy tổng tài sản của Xí nghiệp có sự biến động khá lớn: Tăng 26,21% trong đó hàng tồn kho có tỷ lệ tăng 13,44%. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự tăng lên của hàng tồn kho là do số lượng thành phẩm tồn kho tăng 53,85% thể hiện sức tiêu thụ trong kỳ của Xí nghiệp bị sút giảm. 2.3.Thực hiện kiểm tra chi tiết. 2.3.1Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán. Sau khi thu được các chứng từ, sổ sách tổng hợp về hàng tồn kho, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra về phương thức và thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu, bán hàng hóa, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán. Kiểm toán viên kiểm tra tính nhất quánvà tính chính xác của các sổ sách, của việc áp dụng phương pháp tính giá, phương pháp hạch toán,. Kết luận của kiểm toán viên là tại xí nghiệp việc thực hiện tính giá, hạch tóan nguyên vật liệu là nhất quán và tuân thủ các nguyên tắc kế toán. 2.3.2 Kiểm tra chi tiết tài khoản hàng tồn kho. Việc kiểm tra chi tiết tài khoản hàng tồn kho được các kế toán viên nội bộ thực hiện theo một quy trình cụ thể.(Xem bảng số 12). +) Quan sát kiểm kê hàng tồn kho. Thủ tục này nhằm mục đích thu thập bằng chứng về tính hiệu hữu và tình trạng của hàng tồn kho tại xí nghiệp. Kiểm toán viên đến thực hiện công việc này vào lúc xí nghiệp thực hiện kiểm kê thực hiện hàng tồn kho vào cuối năm hay cuối kỳ kế toán. Tham dự kiểm kê hàng tồn kho không chỉ tạo điều kiện cho kiểm toán viên kiểm tra thực tế hàng tồn kho mà còn giúp kiểm toán viên quan sát hoạt động của những thủ tục kiểm soát trong quá trình kiểm kê, vì thế kiểm toán viên sẽ thu thập được bằng chứng kiểm toán về tính hiệu lực của sự thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thông thường những thủ tục quan sát kiểm kê mà kiểm toán viên nội bộ Công ty thực hiện bao gồm: (Xem bảng số 13) Bảng số 12: Quy trình kiểm tra chi tiết tài khoản hàng tồn kho. Quy trình kiểm tra chi tiết hàng tồn kho 1.Mục đích kiểm tra. Tài khoản hàng tồn kho trình bày trong bảng cân đối kế toán tại thời điểm ngày 31/12 có trung thực hay không. Hàng tồn kho có được kê khai và đánh giá chính xác không, có được phân loại đúng đắn không. 2.Các rủi ro trong khi kiểm tra. - Nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, có sự chênh lệch giữa thực tế và sổ sách kế toán do: +)Không hao hụt, mất mát, hư hỏng hoặc xuất kho không làm hóa đơn. +)Vật liệu, hàng hóa sử dụng sau mục đích. 3.Phương pháp kiểm toán. * Kiểm tra số dư đầu kỳ: đối chiếu giữa biên bản kiểm kê (tổng giá trị) hoặc đối chiếu số dư tại 31/12 đã được kiểm toán năm trước với số đầu năm nay của tài khoản trên bảng cân đối kế toán. * Kiểm toán số nhập xuất trong kỳ bằng phương pháp chọn mẫu và đối chiếu với báo cáo nhập - xuất - tồn hàng tháng, quý. Đối chiếu số liệu kế toán chi tiết với thẻ kho theo từng danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hóa về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Xác định giá trị vật liệu, sản phẩm hàng hóa về chỉ tiêu số lượng, giá trị. Xác định giá trị Nhập - Xuất của từng tháng, quý. So sánh tỷ số Nhập - Xuất vật liệu, sản phẩm hàng hóa năm nay với năm trước để tìm những biến động bất thường. Kiểm tra việc phân loại, tổng hợp vật liệu, sản phẩm hàng hóa. * Xác định số dư cuối kỳ. Tổng hợp gía trị tồn kho tại thời điểm 31/12 của từng loại vật liệu, sản phẩm, hàng hóa và đối chiếu vào tài khoản tương ứng trên báo cáo tài chính. Đưa ra ý kiến về tính trung thực, hợp lý của hàng tồn kho tại thời điêm trên bảng cân đối kế toán. Bảng 13: Các thủ tục quan sát kiểm kê hàng tồn kho. Thủ tục quan sát kiểm kê Xác nhận liệu nhân viên của xí nghiệp có tuân thủ theo quy định về thực hiện kiểm đếm hàng hóa. Xác định các khoản cần được tách biệt trong quá trình kiểm đếm gồm những khoản mục không có giá trị, không được xem là hàng tồn kho, hoặc không thuộc quỳên sở hữu của xí nghiệp đều đã được loại trừ khỏi quá trình kiểm đếm. Xác nhận thẻ, biểu mẫu kiểm tra được tổ chức, quản lý tốt. Kiểm tra chứng từ xuất nhập và các khoản mục tồn kho có liên quan để lập ra danh sách các chứng từ cuối cùng được sử dụng và thông tin cần thiết sau ngày khóa sổ được phản ánh trong sổ kế toán. Kiểm tra, giám sát và thu thập chứng cứ về các loại vật tư, hàng hóa thiếu hụt, hư hỏng, chậm luân chuyển hay các hàng hóa dư thừa chưa rõ nguyên nhân. Ghi chép lên biển kiểm kê kết quả giám sát quá trình kiểm đếm thực tế và đối chiếu với tình hình tồn kho thực tế. Hai kế toán viên nội bộ đã cùng tham dự kiểm kê với xí nghiệp từ ngày 27/12/2001 đến ngày 31/12/2001. Các thông tin mà kiểm toán viên thu thập được qua quá trình kiểm kê hàng tồn kho như sau: - Các loại hàng tồn kho bao gồm: +) Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu để cấu thành nên sản phẩm vật liệu nổ gồm: Nitơrat Amôn, bột gỗ, phụ gia chịu nước, giấy dó, bao bì. +) Nguyên vật liệu bao gồm muối và nhiên liệu là xăng, điện, dầu điêxen... +) Thành phẩm bao gồm các loại vật liệu nổ: Aufo thường, Aufo chịu nước, Zecno, AH1. +) Công cụ dụng cụ gồm: Thiết bị dụng cụ chuyên dùng, hàng bảo hộ lao động, phụ tùng,... - Các loại hàng tồn kho được chia ra và quản lý theo các kho như sau: +) Kho Hồng Gai: Chứa các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. +) Kho Cẩm Phả: Chứa các loại vật liệu nổ Xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh đã có sự chuẩn bị tốt và tuân thủ các nguyên tắc áp dụng trong kiểm kê hàng tồn kho cuả Công ty. Đội ngũ nhân viên kiểm kê của xí nghiệp có 9 người là nhân viên các phòng tài chính - kế toán, phòng kế hoạch vật tư, thủ kho, phòng kỹ thuật được chia thành 2 nhóm để cùng thực hiện kiểm kê tại 2 kho Cẩm Phả và Hồng Gai trong cùng một thời gian. Việc kiểm kê hàng tồn kho của xí nghiệp được tổ chức tốt, các loại hàng tồn kho được bảo quản và bố trí trong việc kiểm tra, đánh giá. Song song với việc quan sát những thủ tục kiểm kê của xí nghiệp, kiểm toán viên kiểm tra mẫu kết quả đếm tại cả 2 kho của xí nghiệp, thực hiện đối chiếu từ thực tế kiểm điếm với sổ sách và từ sổ sách với kiểm đếm, đồng thời kiểm toán viện kiểm tra số chứng từ Nhập, Xuất và các khoản mục tồn kho có liên quan. Sau đó, kiểm toán viên đã đưa ra nhận xét: Hầu hết hàng tồn kho ở cả hai kho đã chọn mẫu kiểm tra đều khớp với sổ sách về mặt số lượng và đều được phản ánh đúng vào sổ sách, không có loại hàng nào bị khai man, các loại hàng phản ánh trong sổ sách đều có trong kho, các chứng từ nhập kho, xuất kho đều được phê chuẩn đúng đắn và phản ánh đúng và sổ sách. Tuy nhiên có một số vấn đề sau: Tại kho Hồng Gai: thiếu 0,5 tấn phụ gia chịu nước thành tiền là 0,5 x 52.100.000 = 26.050.000 đồng. - Để làm rõ nguồn gốc của khoản chênh lệch này kiểm toán viên yêu cầu kế toán, thủ kho giải trình và thu dược kết quả sau: khoản chênh lệch đó là do Xí nghiệp đã trả lại hàng mua cho nhà cung cấp vì 0,5 tấn phụ gia chịu nước này có chất lượng kém. Điều này được minh chứng bằng biên bản kiểm định hàng hoá và phiếu xuất kho nhưng kế toán hàng tồn kho quên chưa điều chỉnh lại. Vì vậy, kiểm toán viên đề nghị bổ xung bút toán: Nợ TK 331 : 29.150.000 đ Có TK 152 : 26.050.000 đ Có TK 133 : 2.605.000 đ Bảng 14: Bảng tổng hợp kết quả kiểm kê hàng tồn kho tại xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh. Tên hàng tồn kho. Đơn vị Theo sổ sách Thực tế kiểm kê Chênh lệch Kém phẩm chất Nguyên vật liệu . Nitơrat Amôn. Tấn 102 102 - - Bột gỗ. Tấn 320 320 - - Phụ gia chịu nước. Tấn 15 14,5 0,5 - Giấy dó. Cuộn 2.358 2.358 - - Bao bì. Chiếc 7.589 7.589 - - Vật liệu nổ. Thuốc nổ Aufo thường. Tấn 522 522 - - Thuốc nổ Aufo chịu nước. Tấn 378 378 - - Thuốc nổ Zecno. Tấn 381 381 - - Thuốc nổ AH1. Tấn 472 472 - - +) Kiểm tra chi tiết hàng tồn kho. Bước vào công việc kiểm tra chi tiết hàng tồn kho, kiểm toán viên tập hợp các báo cáo tài chính, các sổ sách tổng hợp, chi tiết hàng tồn kho và các chứng từ có liên quan. Kiểm tra chi tiết tài khoản nguyên vật liệu. Công việc kiểm tra chi tiết tài khoản nguyên vật liệu được tiến hành theo quy trình kiểm tra chi tiết hàng tồn kho. * Kiểm tra số dư đầu kỳ. Do báo cáo tài chính của xí nghiệp năm trước đã được kiểm toán nên kiểm toán viên dối chiếu số dư đầu kỳ với số dư tài khỏan nguyên vật liệu đã được kiểm toán năm trước và rút ra nhận xét số dư đầu kỳ được phản ánh chính xác trên báo cáo tài chính. (đơn vị: đồng) Số dư đầu năm (01/01/2001) :5.142.822.596 * Kiểm tra phát sinh tăng của tài khoản Nguyên vật liệu. Việc kiểm tra phát sinh tăng của tài khoản nguyên vật liệu dựa vào kiểm tra giá trị nguyên vật liệu nhập trong kỳ. Kiểm toán viên thực hiện bằng cách đối chiếu báo cáo Nhập - Xuất hàng tháng, qúy với thẻ kho theo từng danh mục nguyên vật liệu theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị để xác định giá trị nguyên vật liệu Nhập của từng tháng, qúy, cả năm và đối chiếu với sổ cái tài khoản nguyên vật liệu xem có sự chênh lệnh nào không. Bảng 15: Phát sinh tăng của tài khoản nguyên vật liệu. (đơn vị: 1000 đồng) Tháng Nitơrat Amôn Bột gỗ Phụ gia chịu nước Giấy dó Bao bì Tổng 1 389.598 65.723 85.429 540.750 2 459.582 89.468 549.050 3 521.369 130.462 651.821 4 40.527 482.375 140.086 662.988 5 700.529 87.913 788.442 6 59.846 337.573 119.826 517.245 7 420.863 38.909 84.795 544.567 8 625.034 89.468 714.502 9 1.023.415 190.218 115.784 54.827 90.411 1.474.655 10 487.328 128.472 615.800 11 119.954 119.954 12 72.856 72.856 Tổng 4.238.120 329.500 1.325.330 542.786 816.904 7.252.640 (Nguồn: Giấy tờ kiểm tra chi tiết khoản 152 của KTV) * Kiểm tra phát sinh giảm tài khoản nguyên vật liệu. Việc kiểm tra phát sinh giảm của tài khoản nguyên vật liệu dựa vào giá trị Xuất trong kỳ. Trình tự kiểm tra cũng tương tự như việc kiểm tra giá trị Xuất. Sau khi kiểm tra kiểm toán viên thu được giá trị vật liệu Xuất trong kỳ là 8.712.281.506 (đồng). Bảng 16: Phát sinh giảm của tài khoản nguyên vật liệu (Đơn vị 1000đ) Tháng Nitơrat Amôn Bột gỗ Phụ gia chịu nước Giấy dó Bao bì Tổng 1 2 185.346 185.346 3 1.052.914,082 142.520 109.258 1.304.692,082 4 5 190.402 190.402 6 1.431.234 131.801 233.579 1.796.614 7 79.435 79.435 8 195.436 195.436 9 2.216.327,424 215.422 235.641 2.667.390,424 10 120.873 92.458 214.574 427.905 11 1.328.237 66.824 1.395.061 12 Tổng 6.028.712,506 489.743 765.439 347.975 600.412 8.712.281,596 (Nguồn: Giấy tờ kiểm tra chi tiết tài khoản 152 của KTV) * Kiểm tra “sự đầy đủ” của nguyên vật liệu. Bắt đầu từ nguồn chứng từ gốc là các Phiếu Nhập, Phiếu Xuất, Hóa đơn mua hàng,... Kiểm toán viên chọn mẫu một số chứng từ gốc sau đó kiểm tra dựa vào sổ sách kế toán từ nhật ký, sổ tổng hợp, sổ chi tiết có liên quan rồi đến sổ cái. Kiểm tra thực tế và so sánh kết quả với số liệu kiểm tra thực tếvới số liệu báo cáo. Nếu kết quả so sánh không đúng với số liệu báo cáo thì kiểm toán viên mở rộng phạm vi và tăng quy mô cần chọn đủ đại diện cho tổng thể. Nếu kết quả so sánh của các mẫu chọn kiểm toán không có gì sai sót với số báo cáo thì kết quả đó chính là bằng chứng về sự đầy đủ của tài khoản nguyên vật liệu. Đồng thời kiểm toán viên kiểm tra mối quan hệ của hóa đơn, chứng từ để phát hiện ra sai sót, gian lận nếu có. Tại xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh, kiểm toán viên chọn mẫu các chứng từ Nhập, Xuất kho của tháng 9 vì kiểm toán viên cho rằng tháng này nguyên vật liệu có biến động lớn, nghiệp vụ xảy ra nhiều, sau đó đối chiếu với số liệu trên cá sổ kho, sổ chi tiết, sổ tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn, Nhật ký chứng từ liên quan, sổ cái. Đồng thời kiểm tra mối quan hệ của các chứng từ, hóa đơn. Việc kiểm tra chi tiết được thể hiện qua bảng 17 Bảng 17:Kiểm tra chi tiết các chứng từ Nhập - Xuất nguyên vật liệu trong tháng 9/2001 Số chứng từ Ngày, tháng Nội dung Số tiền Tài khoản đối ứng Nợ Có Nhập. N173 v N174 v N175 v N176v N177 v N178 v N179 v N180 v N181 v 2/9 5/9 9/9 14/9 19/9 20/9 23/9 25/9 29/9 Nhập kho Nitơrat Amôn. Nhập kho phụ gia chịu nước Nhập kho bột gỗ. Nhập kho bao bì. Nhập Nitơrat Amôn. Nhập kho giấy dó. Nhập kho phụ gia chịu nước. Nhập kho bao bì. Bột gỗ dùng không hết nhập kho 759.216 48237 124.488 39.289 264.199 54.827 67.547 51.122 65.730 152 152 152 152 152 152 152 152 152 331 331 331 331 331 331 331 331 621 Tổng cộng 1.474.655 ... ... Xuất. X 201 v X 202 v X 203 v X 204 v X 205 v X 206 v 1/9 4/9 6/9 10/9 13/9 15/9 Xuất bột gỗ cho phân xưởng số 1 Xuất Nitơrat Amôn cho FX thuốc nổ 3 Xuất phụ gia chịu nước cho FX số 3 Xuất Nitơrat Amôn cho FX 2 Xuất Nitơrat Amôn cho FX 4 Xuất giấy dó cho phân xưởng 1 100.160 8.192.875,312 235.641 623.492,058 699.960,054 115.262 621 621 621 621 621 621 152 152 152 152 152 152 Tổng cộng 2.667.390,424 ... ... Ghi chú: v: đã đối chiếu kiểm tra với sổ chi tiết, sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, nhật ký chứng từ,...và khớp đúng với số phát sinh nợ, phát sinh có trên tài khoản 152 trong tháng 9. * Kiểm tra việc hạch toán đúng kỳ của các nghiệp vụ về nguyên vật liệu Kiểm toán viên đối chiếu thông tin về ngày khóa sổ qua việc đối chiếu chứng từ của 5 lần Nhập và 5 lần Xuất hàng gần nhất thu thập được từ quá trình tham gia kiểm kê thực tế với các sổ sách kế toán ghi chép về nhập - xuất nguyên vật liệu và nhận thấy các chứng từ được ghi chép đúng thời điểm. * Kiểm tra số dư cuối kỳ. Số dư cuối kỳ của tài khoản nguyên vật liệu được kiểm toán viên xác định bằng công thức: SDCK = SDDK + Tăng trong kỳ - Giảm trong kỳ = 5.142.822.596 + 7.252.640.000 - 8.712.281.596 = 3.863.181.000 Số liệu này khớp với số liệu lên BCĐ KT ngày 31/12/2001 Kết luận: Số dư tài khoản 152 được phản ánh trung thực và hợp lý trên báo cáo tài chính của xí nghiệp b. Kiểm toán tài khoản công cụ dụng cụ. Trình tự tiến hành kiểm tra chi tiết tài khoản công cụ dụng cụ cũng được tiến hành tương tự như đối với tài khoản nguyên vật liệu. Việc kiểm tra chi tiết tài khoản này chủ yếu nhằm mục tiêu "Sự phân loại" và tính chính xác của tài khoản này. Khi kiểm tra tài khoản này, kiểm toán viên tiến hành đối chiếu với tài khoản chi phí sản xuất chung, chi phí chờ phân bổ, đồng thời xem xét các sổ chi tiết cho từng loại công cụ dụng cụ, tổng cộng công cụ dụng cụ được liệt kê trong sổ chi tiết phải thống nhất với trên sổ cáo. Sau khi tính toán lại số dư của các loại công cụ dụng cụ kiểm toán viên kết luận công cụ dụng cụ của xí nghiệp được phản ánh trung thực, hợp lý trên báo cáo tài chính. Bảng 18: Bảng tổng hợp công cụ dụng cụ ngày 31/12/2001.(1000 đồng) Loại công cụ dụng cụ Số báo cáo Số kiểm toán Chênh lệch 1.Thiết bị dụng cụ chuyên dùng. 412.420.250 412.420.250 - 2.Hàng bảo hộ lao động 196.112.378 196.112.378 - 3.Phụ tùng. 43.854.971 43.854.971 - Tổng cộng 652.387.599 652.387.599 - (Nguồn: Giấy tờ kiểm tra chi tiết tài khoản công cụ dụng cụ của kiểm toán viên) c. Kiểm toán tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Mục tiêu quan trọng nhất của việc kiểm toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là xác định xem sản phẩm dở dang có được đánh giá đúng đắn hay không. Để thực hiện mục tiêu này thì kiểm toán viên kiểm tra xem liệu xí nghiệp có tuân theo một phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang nhất quán hay không và việc tính toán có chính xác hay không? Việc xác định chính xác giá trị sản phẩm dở dang dựa vào công thức: Giá trị sản phẩm hoàn thành trong kỳ Giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ = + - Trình tự tiến hành kiểm tra bắt đầu từ số dư đầu kỳ của tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Số dư đầu kỳ này sẽ được đối chiếu với kết quả kiểm toán năm trước.Cụ thể số dư đầu kỳ của là 1.265.753.114 đồng. Số dư này khớp với kết quả kiểm toán năm trước. Sau đó, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra tổng hợp số liệu tập hợp chi phí sản xuất từ bộ phận theo dõi sản xuất đối chiếu với sổ kế toán, kết quả kiểm toán ở các phần khác. + Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Dựa vào kết quả kiểm tra giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất. + Đối với chi phí nhân công trực tiếp: kiểm tra việc tính các chi phí lao động trực tiếp kết hợp với kết quả kiểm toán tiền lương và các khoản tính theo tiền lương. + Đối với chi phí sản xuất chung: Ngoài việc kiểm tra quá trình tập hợp chi phí, kiểm toán viên còn quan tâm đến việc phân bổ chi phí sản xuất chung phải hợp lý và nhất quán. Để thu được kết quả chính xác và có độ tin cậy cao, kiểm toán viên của Công ty đã phối hợp với kết quả kiểm toán các phần hành liên quan như tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền, nguyên vật liệu ... Kết quả kiểm tra được thể hiện qua bảng sau: Bảng 18 PS nợ Tháng TK621 TK622 TK627 Tổng cộng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 185.346 1.304.692,082 190.402 1.796.614 79.435 195.436 1.958.273,424 427.905 1.395.061 293.120 285.392 285.950 290.748 300.218 268.190 285.392 280.170 272.698 269.130 284.748 290.944 350.237,129 323.218 385.427,233 372.249 387.928 400.102 312.548 329.723 444.466 316.234 352.198,240 643.357,129 793.956 1.976.069,315 662.997 878.548 2.482.906 637.375 805.329 2.645.437,424 1.013.269 2.032.007,240 290.944 Tổng cộng 7.533.164,506 3.424.700 3.974.330,602 14.932.195.108 ( Nguồn: Giấy tờ kiểm tra chi tiết tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của KTV) Giá trị thành phẩm hoàn thành trong năm 2001 là: 15.439.517.723 (phát sinh nợ TK155 trên sổ kế toán). Như vậy theo tính toán giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ = 1.265.753.114 + 14.932.195.108 - 15.439.517.723 = 758.410.499 Khớp với số liệu trên sổ cái và Bảng cân đối kế toán * Kết luận: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được phản ánh trung thực và hợp lý trên báo cáo tài chính d. Kiểm toán tài khoản thành phẩm. Thành phẩm bao gồm các loại vật liệu nổ đã sản xuất phối chế nhập kho chờ tiêu thụ. Vật liệu nổ gồm 4 loại là Anfo thường, Anfo chịu nước, Zecno, AH1. Đối với việc kiểm toán tài khoản thành phẩm, kiểm toán viên dựa vào biên bản kiểm kê và các tài liệu do kế toán trưởng xí nghiệp cung cấp là bảng giải trình giá trị thành phẩm tồn kho của xí nghiệp ngày 31/12/2001và các sổ chi tiết của các tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí bán hàng Giá trị hàng bán Giá trị thành phẩm tồn kho + - - = Theo BCĐKT của xí nghiệp thì giá trị thành phẩm cuối kỳ 31/12/2001 là 8.376.667.532 đ nhưng để kiểm tra sự đánh giá đúng đắn của giá trị thành phẩm này thì kiểm toán viên đã tiến hành đánh giá lại giá trị thành phẩm tồn kho và được trình bày trong bảng sau: Bảng số 20 : Tính lại giá trị thành phẩm tồn kho. Chỉ tiêu Số báo cáo Sổ kiểm toán Chênh lệch 1.Số lượng tồn cuối kỳ 2. Giá trị tồn tính theo giá bán 3. Chi phí bán hàng 4. Chi phí quản lý 5. Dự phòng giảm giá 6. Giá trị tồn cuối kỳ. 1753 9.637.419.532 440.535.456 720.216.456 0 8.376.667.532 1753 9.637.419.532 440.535.456 740.835.335 0 8.356.048.658 _ _ _ (20.618.874) _ (20.618.874) (Nguồn: Giấy tờ kiểm tra chi tiết tài khoản thành phẩm của kiểm toán viên) Trong đó Chi phí bán hàng = Tổng chi phí bán hàng trong kỳ ´ số lượng Số lượng hàng tiêu thụ trong kỳ hàng tồn cuối kỳ Chi phí quản lý = Tổng chi phí quản lý trong kỳ ´ số lượng Số lượng hàng tiêu thụ trong kỳ hàng tồn cuối kỳ Qua kiểm tra kiểm toán viên phát hiện thấy lệch một khoản là chi phí quản lý sai lệch một khoản là (20.618.874 đ) làm cho giá trị thành phẩm tồn kho sai lệch một khoản là (20.618.874 đ) vì vậy kiểm toán viên đề nghị bổ sung bút toán. Nợ TK 642 20.618.874 đ Có TK 155 20.618.874 đ 3. Lập biên bản kiểm toán. Sau khi thực hiện kiểm toán xong ở mỗi đơn vị cơ sở(các xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc), trưởng đoàn kiểm toán thảo ra "Biên bản kiểm toán " với những nhận xét và điều chỉnh (nếu có) của đoàn kiểm toán đối với đơn vị. Hình thức và nội dung "Biên bản kiểm toán" mà đoàn kiểm toán Công ty hóa chất mỏ sử dụng như sau: 1. Tiêu đề "Biên bản kiểm toán ". 2. Phạm vi và đối tượng kiểm toán. - Tên đơn vị được kiểm toán - Các báo cáo được kiểm toán - Niên độ kế toán ngày 31/12/2001 3. Chủ thể kiểm toán: Tên, chức danh của các thành viên trong đoàn kiểm toán. 4. Tên người đại diện đơn vị được kiểm toán. 5. Nhận xét, đánh giá về số liệu kiểm toán. 6. Nhận xét, đánh giá về sổ sách chứng từ kế toán. 7. Những vấn đề còn tồn tại, kiến nghị giải quyết. 8. Ngày lập biên bản kiểm toán và chữ ký. - Ngày lập. - Chữ ký của trưởng đoàn kiểm toán, đại diện đơn vị được kiểm toán. Tại xí nghiệp Hoá chất mỏ Quảng Ninh, biên bản kiểm toán được lập như sau: cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản kiểm toán Thực hiện kế hoạch kiểm toán năm 2001 của Giám đốc xí nghiệp, từ ngày 3/1/2002 đến ngày 7/1/2002, phòng kiểm toán nội bộ đã tiến hành kiểm tra khoản mục hàng tồn kho trên báo cáo tài chính của xí nghiệp Hoá chất mỏ Quảng Ninh. Thành phần gồm: 1.Ông Trương trọng Thành - Phó phòng 2. Ông Lê văn Bách - Chuyên viên 3. Ông Lê ngọc Tuấn - Chuyên viên Xí nghiệp hóa chất mỏ Quảng Ninh. 1. Ông Vũ văn Hà - Giám đốc 2. Ông Hà tiến Hảo - Trưởng phòng KTTC Sau khi thực hiện kiểm toán, phòng kiểm toán nội bộ Công ty có một số nhận xét sau: I. Số liệu kế toán Hàng tồn kho Số báo cáo Số kiểm tra Chênh lệch 1. Nguyên vật liệu tồn kho 2. Công cụ dụng cụ tồn kho 3. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 4. Thành phẩm tồn kho 3.863.181.000 652.387.599 758.410.499 8.376.667.532 3.803.181.000 652.387.599 758.410.499 8.356.048.658 26.050.000 _ _ 20.618.874 Giá trị nguyên vật liệu tồn kho sai lệch giữa thực tế và sổ sách là 26.050.000 đ nguyên nhân là do xí nghiệp trả lại nhà cung cấp 0,5 tấn phụ gia chịu nước trị giá 26.050.000 đ nhưng chưa được phản ánh trên sổ kế toán Bút toán điều chỉnh: Nợ TK 331 : 29.150.000 đ Có TK 152 : 26.050.000 đ Có TK 133 : 2.605.000 đ Giá trị thành phẩm tồn kho sai lệch một khoản là 20.618.874 đ là do kế toán tính chi phí quản lý với số tiền tương ứng là : 20.618.874 đ Bút toán điều chỉnh: Nợ TK 642: 20.618.874 đ Có TK 155: 20.618.784 II. Sổ sách và chứng từ kế toán . Nhìn chung, hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đã được xí nghiệp mở đầy đủ theo qui định, viẹc lập và luân chuyển chứng từ kế toán đảm bảo được tính hợp lý, hợp lệ. Các sai phạm sảy ra không mang tính hệ thống mà chủ yếu do sơ xuất của kế toán viên. Trên đây là những nhận xét của phòng kiểm toán nội bộ về khoản mục hàng tồn kho trên báo cáo tài chính của xí nghiệp. Đề nghị xí nghiệp phát huy tốt hơn nữa việc hạch toán khoản mục này. Biên bản được lập thành 3 bản: Công ty 2 bản, xí nghiệp 1 bản. Đại diện xí nghiệp Đại diện phòng kiểm toán ( Ký tên, đóng dấu) ( Ký tên) 4. Theo dõi sau kiểm toán. Phòng kiểm toán yêu cầu thời gian phúc đáp của Ban lãnh đạo Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh là 30 ngày. Sau 30 ngày phòng kiểm toán đã nhận được báo cáo sửa đổi của Ban lãnh đạo Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh. - Những sai sót đã được điều chỉnh. - Số liệu trên bảng cân đối kế toán và số liệu kiểm toán. đối với những cuộc kiểm toán khác có những sai phạm trọng yếu, kiểm toán viên phải ở lại đơn vị dể giám sát việc thực hiện các kiến nghị. Trên đây là toàn bộ công tác kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính do phòng kiểm toán của công ty Hoá Chất Mỏ thực hiện tại Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh. Do giới hạn của phạm vi nên luận văn không thể trình bày một cách chi tiết, đưa ra đầy đủ các bằng chứng kiểm toán mà chỉ có thể khái quát những công việc, thủ tục, kỹ thuật mà kiểm toán viên thực hiện trong quá trình kiểm toán. Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán hàng tồn kho của Công ty Hóa Chất Mỏ. 1.Nhận xét công tác kiểm toán nội bộ tại Công ty Hóa Chất Mỏ. Kiểm toán là một lĩnh vực còn tương đối mới mẻ ở Việt Nam, trong đó kiểm toán nội bộ là bộ phận non trẻ nhất. Hiện nay, hệ thống lý luận về kiểm toán nội bộ còn chưa được xây dựng một cách hoàn chỉnh. Tuy ra đời trong hòan cảnh như vậy và với thời gian hoạt động chưa dài, song lãnh đạo và các kiểm toán viên của phòng kiểm toán nội bộ Công ty Hóa Chất Mỏ đã tự khắc phục khó khăn vừa làm vừa tích lũy kinh nghiệm và có những sáng tạo riêng trong quá trình kiểm toán nên đã đạt được sự tín nhiệm của Ban Giám đốc và các đơn vị cơ sở. Qua quá trình khảo sát thực tế công việc kiểm toán tại Công ty, em đã có dịp so sánh, đối chiếu giữa lý thuyết đã được trang bị trong 4 năm vừa qua và thực tế, đồng thời học tập được những kinh nghiệm trong công tác kiểm toán tại Công ty Hóa Chất Mỏ. ở giai đoạn chuẩn bị kiểm toán của phòng kiểm toán Công ty được thực hiện tương đối tốt: Trước khi vào chương trình kiểm toán chính thức, phòng kiểm toán nội bộ đã cử một kiểm toán viên xuống khảo sát trước tình hình của đơn vị. Đây là một ưu điểm trong khâu chuẩn bị kiểm toán tại Công ty Hóa Chất Mỏ. Về kiểm toán viên nội bộ Công ty không những nắm vững các thông tin về ngành, các quy chế, chế độ của Bộ Tài Chính và của Công ty mà còn điều tra nắm vững các thông tin về đơn vị tạo thuận lợi cho công việc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán khá chi tiết trong đó chỉ rõ thời gian thực hiện kiểm toán nên đã tọ thuận lợi cho các đơn vị được kiểm toán có sự chuẩn bị trước nên công việc kiểm toán không làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên kế hoạch kiểm toán nên xác định rõ trách nhiệm từng phần công việc cho các kiểm toán viên. Như vậy, các kiểm toán viên sẽ nhận thức rõ về trách nhiệm của mình và nâng cao hiệu quả, chất lượng đối với phần việc mà mình đảm nhận. 1.2. ở giai đoạn thực hiện kiểm toán. Kiểm toán viên thực hiện tốt việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị nên nắm vững được quy chế kiểm soát nội bộ, đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý của đơn vị. Thông qua việc kiểm toán, các kiểm toán viên của phòng kiểm toán nội bộ đã phát hiện ra nhiều sai sót, đóng góp được cho đơn vị nhiều ý kiến hữu ích để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính kế toán, nâng cao hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Chính vì vậy, công việc kiểm toán luôn được sự coi trọng và tín nhiệm của các đơn vị . Các kiểm toán viên thực hiện việc ghi chép trong quá trình kiểm toán, bảo đảm có căn cứ chứng minh cho các đánh giá , nhận xét và các ý kiến của kiểm toán viên. Trong khâu chọn mẫu chứng từ Nhập, Xuất nguyên vật liệu trong kỳ để kiểm tra thì kiểm toán viên chọn tháng 9 là tháng phát sinh nhiều các nghiệp vụ Nhập, Xuất nguyên vật liệu. Điều này không phản ánh đúng tính chất của5 việc chọn mẫu bởi vì có thể ở các tháng khác tuy số lượng nghiệp vụ Nhập , Xuất nguyên vật liệu xảy ra ít hơn nhưng lại chứng đựng những sai sót lớn. 1.3.ở giai đoạn kết thúc kiểm toán. Kết thúc kiểm toán được thực hiện với việc lập “Biên bản kiểm toán” kiểm toán viên căn cứ vào kết quả kiểm toán đã thu thập được trong quá trình thực hiện kiểm toán tiến hành lập “Biên bản kiểm toán”. Nhìn chung biên bản kiểm toán đã nêu được hầu hết các nội dung cần thiết, đó là các nhận xét và kiến nghị để hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý tại đơn vị được kiểm toán. Biên bản kiểm toán nội bộ đã thực sự là tài liệu quan trọng giúp cho việc lý giải các thông tin kế toán cho các đối tượng bên ngoài như cục thuế, kiểm toán độc lập,... 2.Một số kiến nghị nhằm hòan thiện công tác kiểm toán hàng tồn kho của Công ty Hóa Chất Mỏ. Phòng kiểm toán nội bộ Công ty Hóa Chất Mỏ đang ở giai đoạn vừa làm, vừa xây dựng lại gặp những khó khăn chung của ngành kiểm toán còn non trẻ tại Việt Nam nên việc hoàn thiện công tác kiểm toán nội bộ đòi hỏi phải có thời gian nhất định. Qua thời gian thực tập tại Công ty Hóa Chất Mỏ, nghiên cứu về hệ thống kiểm toán nội bộ đặc biệt là kiểm toán nội bộ hàng tồn kho, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến hy vọng sẽ góp phần hoàn thiện kiểm toán hàng tồn kho và hòa thiện hệ thống kiểm toán nội bộ Công ty. 2.1. Một số ý kiến nhằm hòan thiện kiểm toán nội bộ hàng tồn kho. Về vấn đề ghi chép của kiểm toán viên. Một là: Trong quá trình kiểm toán tại Công ty Hóa Chất Mỏ, các loại hồ sơ kiểm toán chưa được phòng kiểm toán nội bộ thiết kế và sử dụng. Điều này sẽ khiến cho các cuộc kiểm toán sau đó không có bộ hồ sơ hoàn chỉnh để tham khảo trong quá trình kiểm toán. Thiết lập hồ sơ hoàn chỉnh ghi chép những kết quả thu thập được trong quá trình kiểm toán là vấn đề cần thiết và rất thiết thực. Ban lãnh đạo Công ty hay những người có thẩm quyền nếu muốn xem xét lại một vấn đề nào đó trong một quá trình kiểm toán đã diễn ra chỉ cần căn cứ vào hồ sơ hoàn chỉnh của cuộc kiểm toán đó thì có thể lấy đủ những thông tin mình đang quan tâm. Vì vậy, để công tác kiểm toán được hoàn thiện hơn, việc thiết kế và hoàn chỉnh hồ sơ kiểm toán là một việc cần thiết: Hồ sơ kiểm toán được tổ chức thành hồ sơ thường trực và hồ sơ hiện hành. Hồ sơ thường trực bao gồm: Một số hồ sơ kiểm toán được tập hợp riêng để giúp cho kiểm toán viên nhớ lại về các khoản mục của cuộc kiểm toán sau nhiều năm, cung cấp những tóm tắt về chính sách và tổ chức của đơn vị cho các thành viên của đoàn kiểm toán trong các năm sau, lưu trữ thông tin về các khoản mục ít hoặc không biến động giữa các năm. Hồ sơ hiện hành bao gồm toàn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán: +) Các tài liệu có tính pháp lý về đơn vị thành viên. +) Tài liệu về tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của đơn vị thành viên. +) Kết quả kiểm toán năm trước. +) Các phân tích tài chính quan trọng hàng kỳ, hàng năm để kiểm toán viên dễ dàng nhận ra những biến động. Hai là: Trong quá trình kiểm toán, khi đối chiếu, kiểm tra có sai sót, chênh lệch giữa số báo cáo với số kiểm tra, việc theo dõi, ghi chép một cách hợp lý sẽ giúp cho kiểm toán viên thuận tiện khi đối chiếu kiểm tra, tăng hiệu quả của cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên nội bộ có thể vận dụng Bảng kê chệnh lệch và Bảng kê xác minh khi có sự chênh lệch giữa số lượng sổ sách và số lượng thực tế hay khi hệ thống kiểm soát nội bộ có dấu hiệu hoạt động không hiệu quả, thiếu những thủ tục kiểm soát. +) Bảng kê chênh lệch: Sử dụng để ghi chép những khoản chênh lệch đã xác minh rõ ràng trong quá trình kiểm tra chi tiết theo mẫu sau: Bảng 18: Bảng kê chênh lệch. Chứng từ Nội dung Số tiền Ghi chú mức độ sai phạm Số Ngày Sổ sách Thực tế Chênh lệch +) Bảng kê xác minh: Sử dụng để ghi chép những sai sót chưa xác minh được. Bảng 19:Bảng kê xác minh. Chứng từ Nội dung Số tiền Đối tượng xác minh Ghi chú mức độ sai phạm Số Ngày Trực tiếp Gián tiếp Về vấn đề áp dụng thủ tục phân tích. Qua thực tế kiểm toán nội bộ hàng tồn kho, em thấy thực tế kiểm toán viên đã tiến hành phân tích hàng tồn kho nhưng chỉ sử dụng các thủ tục phân tích tổng quát trên các tài khoản trên bảng cân đối kế toán bằng cách so sánh số liệu năm nay với năm trước mà không sử dụng các tỷ trọng để so sánh. Tỷ trọng hàng tồn kho trong TSLĐ Một số chỉ tiêu phân tích khác có thể được sử dụng để phát hiện những bất thường như: = x 100% Tỷ trọng này cho phép kiểm toán viên có thể thấy được biến động tăng giảm bất thường của hàng tồn kho một cách tổng quát nhất. Khi tính tỷ trọng này, kiểm toán viên cần phải cẩn trọng vì đôi khi giá trị hàng tồn kho có thể biến động do ảnh hưởng của giá. Kiểm toán viên phải xem xét và loại trừ khả năng biến động đó để có được kết quả đúng. Đối với tỷ trọng hàng tồn kho, có thể sử dụng các tỷ trọng: Tỷ trọng nguyên vật liệu trong hàng tồn kho. = = x 100 Tỷ trọng sản phẩm dở dang trong hàng tồn kho = Việc tính tỷ lệ của từng loại hàng tồn kho và so sánh giữa các kỳ cũng có thể giúp kiểm toán viên nhận thấy những sai lệch đáng chú ý, từ đó tập trung để kiểm tra chi tiết. Ngòai ra để phát hiện hàng tồn kho cũ kỹ, lạc hậu hay chậm luân chuyển có thể sử dụng công thức sau: Số vòng luân chuyển hàng tồn kho = Trong đó: Số dư hàng tồnkho bình quân = Sau đó so sánh số vòng luân chuyển hàng tồn kho này với kỳ trước. Nếu hệ số đó quá nhỏ hoặc quá lớn so với 1 thì chứng tỏ có sự không bình thường. Tuy nhiên nếu hệ số bằng 1 thì chưa thể kết luận nghiẹp vụ hàng tồn kho của đơn vị có hiệu quả. Một số công thức nữa cũng có thể được sử dụng. Số ngày hàng tồn kho nằm trong kho = x 365 Về vấn đề phương pháp chọn mẫu. Khi chọn các mẫu để kiểm tra, kiểm toán viên nội bộ đã sử dụng phương pháp chọn các khoản mục có số dư lớn vì đây thường là các nghiệp vụ có khả năng xảy ra rủi ro cao. Tuy nhiên việc tập chung vào các số dư lớn để kiểm tra mà không quan tâm mấy đến các số dư nhỏ là không đúng tính chất của việc chọn mẫu. Mẫu được chọn phải mang tính tiêu biểu, đại diện cao nhưng không nhất thiết phải có số dư quá lớn bởi vì không có nghĩa là các số dư nhỏ không có gian lậnvà sai sót. Sự tổng hợp của các sai sót trong số dư nhỏ sẽ là một số dư lớn. Do vậy, để việc chọn mẫu bảo đảm rằng mọi nghiệp vụ đều có cơ hội lựa chọn như nhau, kiểm toán viên nội bộ nên sử dụng thêm phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên. Hiện nay, các Công ty kiểm toán lớn trên thế giới đã xây dựng chương trình chọn mẫu theo bảng số ngẫu nhiên bằng việc lượng hóa các khoản mục, chứng từ bằng con số riêng. Bảng số ngẫu nhiên naỳ sẽ không tuân theo một quy luật hay trình tự nào cả, chỉ có thể xác định số nhỏ nhất và số lớn nhất, kiểm toán viên sẽ chọn các số ngẫu nhiên và tìm ra số dư cần kiểm tra. Phương pháp chọn mẫu này mang tính xác suất và khách quan không hề phụ thuộc vào ý định chủ quan của kiểm toán viên. Mặc dù vậy, không nên chỉ sử dụng phương pháp này mà phải kết hợp với kinh nghiệm của kiểm toán viên để chọn mẫu kiểm tra các khoản mục nói riêng. Vấn đề thực hiện khảo sát chi tiết hàng tồn kho. Hàng tồn kho có nhiều hình thái khác nhau, được quản lý phân tán, vì vậy khả năng xảy ra gian lận và sai sót trong việc bảo quản và sử dụng chúng là lớn. Mắt khác việc định giá hàng tồn kho cũng rất phức tạp và phụ thuộc nhiều vào tính chủ quan của người tính toán và định giá. Do đó, việc khảo sát các chi tiết khoản mục hàng tồn kho cũng là phương tiện và thủ pháp quan trọng để phát hiện các sai sót, giân lận chủ yếu. Khi tiến hành khảo sát chi tiết hàng tồn kho thì cần có sự kết hợp với kết quả khảo sát chi tiết các chu kỳ liên quan như: Chu kỳ mua vào và thanh tóan, chu kỳ tiền lương và nhân viên, chu kỳ bán hàng và thu tiền. Vì kết quả khảo sát chi tiết ở các chu kỳ đó có ảnh hưởng đến khảo sát chi tiết hàng tồn kho. Trong việc khảo sát chi tiết giá trị hàng tồn kho thì chi phí mua hàng là khoản mục dễ xảy ra sai sót. Tuy nhiên, vấn đề kiểm tra chi tiết chi phí mua hàng, chưa được kiểm toán viên nội bộ chú trọng trong quá trình kiểm tra chi tiết hàng tồn kho. Vì vậy, để nâng cao hơn nữa chất lượng kiểm toán hàng tồn kho, các phòng kiểm toán nội bộ nên xây dựng các thủ tục kiểm toán ch phí mua hàng. Theo em, việc kiểm tra chi tiết chi phí mua hàng thực hiện như sau: Giá trị hàng nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua Có hai khả năng: +) Đơn vị có thể phân bổ chi phí thu mua sau mỗi lần mua hàng. Trong trường hợp này, nếu việc phân bổ được thực hiện trực tiếp cho việc mua hàng, kiểm toán viên sẽ lựa chọn các mặt hàng và chi phí mua hàng có hóa đơn để kiểm tra chi tiết. +) Đơn vị có thể tập hợp chi phí thu mua và phân bổ chi hàng tồn kho theo một tiêu thức phân bổ nhất định. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của các yếu tố được dùng trong chi phí chung theo công thức phân bổ. Mức chi phí phân bổ cho từng đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ của từng đối tượng = x 2.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy kiểm toán nội bộ Công ty Hóa Chất Mỏ. Để nâng cao hiệu quả kiểm toán nội bộ hàng tồn kho tại Công ty thì bên trên em đã đưa ra một số kiến nghị có thể thực hiện trong quá trình kiểm toán. Tuy nhiên quan trọng hơn cả là cần tổ chức một bộ máy kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả, có thể vận dụng mọi phương pháp một cách khoa học và hợp lý nhất. Vì vậy em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy kiểm toán nội bộ ở Công ty Hóa Chất Mỏ như sau: * Về phía Công ty. Ban hành cơ chế hoạt động của phòng kiểm toán nội bộ một cách chặt chẽ và thống nhất, đảm bảo tính độc lập cho phòng kiểm toán nội bộ - một điều kiện kiên quyết cần có của kiểm toán nội bộ. Tổ chức tập huấn cho các kế toán trưởng, thủ trưởng các đơn vị cơ sở để họ nhận thức được tầm quan trọng của kiểm toán nội bộ. Đào tạo, tuyển chọn đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có năng lực chuyên môn cao, hiểu biết sâu rộng, có tính độc lập, liêm chính, khách quan. Định kỳ, cập nhật các kiến thức cơ bản về kế toán, kiểm toán có liên quan. Việc cập nhật những thông tin mới này giúp ch bộ máy kiểm toán nội bộ nắm vững những nguyên tắc, quy đinh mới cho công việc và không bị lạc hậu so với thời cuộc. * Về phía Nhà nước. Để tạo điều kiện cho sự phát triển của kiểm toán nội bộ nói chung và kiểm toán nội bộ Công ty Hóa Chất Mỏ nói riêng, Nhà nước cần có các biện pháp ở tầm vĩ mô sau: Xem xét lại các văn bản pháp lý về kiểm toán nội bộ, bổ sung hoàn thiện để hướng tới quy định các nguyên tắc và thủ tục có tính kỹ thuật, chuyên môn. Từ đó các văn bản pháp quy có thể chi phối việc đào tạo, thi tuyển cho kiểm toán viên nội bộ, việc thực hành kiểm toán và kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán nội bộ ở cơ sở. Tổ chức đào tạo, thi và cấp chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ. Tổ chức biên soạn các tài liệu hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho kiểm toán viên nội bộ. * Về phía các tổ chức nghề nghiệp kế toán kiểm toán. Hội kế toán Việt Nam (VAA) hiện nay là tổ chức nghề nghiệp giữ vị trí quan trọng trong việc chăm lo các lợi ích nghề nghiệp của kiểm toán viên, thiết lập, duy trì và theo dõi các yêu cầu gia nhập nghề nghiệp, giúp kiểm toán viên luôn nâng cao kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp. Tuy VAA chưa có đủ khả năng để soạn thảo, ban hành các chuẩn mực kiểm toán nhưng có thể tham gia vào xây dựng và hướng dẫn chuẩn mực kế toán và kiểm toán trong đó có kiểm toán nội bộ, tham gia vào đào tạo thi và cấp chứng chỉ cho kiểm toán viên, bồi dưỡng cập nhật kiến thức cho kiểm toán viên nội bộ. Kết luận Trong những năm qua, nền kinh tế Việt Nam đã có những sự thay đổi lớn. Song song với việc đổi mới hệ thống kế toán, việc tạo dựng và phát triển hệ thống kiểm toán đang diễn ra mạnh mẽ. Thực tế đổi mới ở nước ta trong thời gian qua đã ngày càng chứng minh sự cần thiết của kiểm toán. Qua việc nghiên cứu và tìm hiểu về kiểm toán hàng tồn kho trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Hoá Chất Mỏ, em đã có dịp so sánh giữa lý luận và thực tiễn để nâng cao trình độ hiểu biết cũng như rút ra được những bài học hữu ích cho bản thân. Trong thời gian thực tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp, em xin trân trọng cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của thày giáo Phan Trung Kiên, trân trọng cảm ơn các cô chú, anh chị trong phòng kiểm toán Công ty Hoá Chất Mỏ đã giúp đỡ nhiệt tình về chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời đã cung cấp cho em rất nhiều kinh nghiệm thực tế. Do chưa có điều kiện để đi sâu hơn nữa vào thực tế hoạt động kiểm toán của công ty, thời gian nghiên cứu có hạn, số liệu thu thập được chưa đầy đủ như ý muốn, cộng với sự hạn chế về khả năng và trình độ của bản thân nên bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thày cô giáo và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo Kiểm toán nội bộ - Khái niệm và quy trình _ Nhà xuất bản thống kê năm 1999. Kiểm toán nội bộ - Lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ _ Nhà xuất bản tài chính Hà Nội năm 1998. Kiểm toán tài chính _ Nhà xuất bản tài chính năm 2001. Quyết định số 832/QĐ/TC - CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ Tài Chính ban hành quy chế kiểm toán nội bộ. Quyết định số 1783 HCM/KTNB ngày 29/10/1997 của Công ty Hóa Chất Mỏ quy định chức năng, nhiệm vụ. Quyền hạn của phòng kiểm toán nội bộ. Tài liệu tập huấn kiểm toán nội bộ của Công ty Hóa Chất Mỏ tháng 3/2001. Báo cáo tài chính của Công ty Hóa Chất Mỏ năm 1999, 2000, 2001. Biên bản kiểm toán hàng tồn kho tại Công ty Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh. 9. Các giấy tờ làm việc trong quá trình kiểm toán tại xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh của kiểm toán viên.