Luận văn Một số biện pháp nâng cao hiệu quả Công tác Văn thư - Lưu trữ ở Công ty Cơ điện và phát triển nông thô

bộ lưu trữ. III- Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư 1- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến Công văn đến là tất cả tài liệu, công văn thư từ do cơ quan nhận được của bên ngoài gửi đến. Khi tiếp nhận công văn đến phải thực hiện theo các bước sau: + Sơ bộ phân loại công văn. + Bóc bì công văn. + Đóng dấu đến vào công văn. + Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. + Đăng ký và chuyển giao công văn đến nơi giải quyết. 2- Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi: Công văn đi là tất cả tài liệu, công văn thư từ do cơ quan gửi đi. - Để tổ chúc tốt công văn đi cần tiến hành các bước sau: + Kiểm tra thể thức công văn. + Vào sổ công văn đi. + Chuyển công văn đi. + Sắp xếp bản lưu công văn. 3- Tổ chức quản lý công văn mật của cơ quan Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước. Mức độ mật được quy định 3 cấp "mật", "tối mật", "tuyệt mật" Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ. Bộ phận văn thư hành chính phải lập sổ theo dõi công văn hồ sơ tài liệu mật đi, đến và theo dõi việc quản lý ở các bộ phận (cán bộ, chuyên viên ) có liên quan. Định kỳ 3 tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan, có báo cáo kết quả cho người quản lý doanh nghiệp biết, néu phát hiện có mất mát thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lý theo quy định của ban giám đốc 4- Tổ chức bảo quản và sư dụng con dấu (NĐ số 62CP ngày 22/9/1963) Nghị định số 62CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: "Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tắt là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giứa các cơ quan tổ chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo quy định của Nghị định này của Chính phủ" đồng thời chính phủ cũng quy định"Người đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu cùng loại giồng nhau, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người, con dấu của cơ quan tổ chức phải giao lại cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu." 5- Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan đến nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của 1 cơ quan, 1 cá nhân. Hồ sơ tài liệu ghi lai các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan xí nghiệp cần được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Cho nên, làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý nhà nước. Trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần có việc quy định về việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, đặc biệt hồ sơ tài liệu có độ mật. Các công văn tài liệu đã giải quyết xong lập thành hồ sơ công việc, sắp xếp theo thứ tự trình tự lôgic theo sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ. Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tác tập chung thống nhất. Theo quy định của nhà nước "Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm điểm lại các hồ sơ mình đang giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan, tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi nghiên cứu tiếp". Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải lập biên bản giao nộp tài liệu, kèm theo là bản danh sách hồ sơ tài liệu nộp lưu và danh sách hồ sơ tài liệu còn giữ lại để nghiên cứu. Để chỉ đạo công tác lập hồ sơ, ở mối cơ quan cần lập bảng danh mục hồ sơ của cơ quan mình. Danh mục hồ sơ là bảng kế hoạch hướng dẫn lập hồ sơ trong đó chỉ rõ các loại hồ sơ cần lập của cơ quan và ủa mỗi đơn vị trong cơ quan kèm theo cách chỉ dẫn và cách lập những loại hồ sơ đó. Việc quản lý hồ sơ tài liệu gắn với yêu cầu sử dụng khai thác. Cá nhân (hay phòng ban) sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị qua các nghiệp vụ tiếp nhận phân loại, sắp xếp, bảo quản lập thành hồ sơ, tài liệu một cách khoa học thuận tiện nhất, hiệu quả nhất cho quá trình khai thác sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. 6- Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lưu trữ cơ quan. Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý nói chung không có giá trị đồng nhất. Sau khi đã sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, một số văn bản hồ sơ rất cần thiết phải bảo quản lâu dài vì lợi ích của việc kiểm tra công tác về sau, để tổng kết kinh nghiệm... nhưng cũng có nhứng hồ sơ, văn bản không có giá trị lâu dài. Việc quản lý những hồ sơ hết giá trị trong cơ quan sẽ gây tốn kém về nhiều mặt, gây khó khăn cho việc tìm kiếm những văn bản, hồ sơ có giá trị phục vụ cho đời sống và cho hoạt động của cơ quan. Vì vậy, việc lựa chọn các hồ sơ cần thiết là một yêu cầu khách quan. Ngoài ra, cũng cần đánh giá giá trị thực tế, giá trị khoa học và các giá trị của văn bản để xác định thời hạn bảo quản cần thiết cho mỗi loại tài liệu đã được sử dụng. IV- Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ Là căn cứ vào những dặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu qủa những tài liệu đó. Việc phân loại đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp , phù hợp với yếu cầu sử dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như; phân loại theo cơ cấu tổ chức, theo thời gian, theo ngành hoạt động, theo địa dư dặc trưng vấn đề. Mọi nghiệp vụ sáp xếp hồ sơ đều phải tính tới yêu cầu tra cứu sao cho nhanh không lầm lẫn. Đồng thời phải có nhgiệp vụ cho mượn hồ sơ và trả lại hồ sơ thật chặt chẽ 2- Xác định giá trị tài liệu Là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập bổ xung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị. Thông thương tài liệu của cơ quan được chia làm 3 nhóm: - Nhóm cơ bản: nhóm tài liệu phản ánh những hoạt động chính của cơ quan, đơn vị. Thể hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan đơn vị thuộc loại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn. - Nhóm tài liệu bổ trợ: Công văn giấy tờ trao đổi, các tài liệu về tài chính, kế toán, hành chính quản trị vv... có tính chất sự vụ, phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị, những tài liệu này thường có giá trị bảo quản tạm thời. - Nhóm tài liệu về nhân sự: nhóm tài liệu này thường được bảo quản lâu dài vì chúng hay được dùng để tra cứu về một nhân viên trong cả quá trình làm việc có thể cho đến lúc nghỉ hưu. Riêng những tài liệu nhân sự có giá trị khoa học lịch sử thì được giữ lại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn như hồ sơ tài liệu về các nhà hoạt động khoa học, văn học nghệ thuật nổi tiếng, các nhà hoạt động chính trị... 3- Bổ xung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phòng lưu trữ công ty, các kho lưu trữ Nhà nước trung ương và địa phương theo những nguyên tắc pháp thống nhất. Xác định nguồn bổ sung tài liệu: Quy định thành phần và nội dung tài liệu cần bổ xung cho mỗi phông, kho lưu trữ, chỉ rõ các nguyên tắc, biện pháp tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu. Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thưòng xuyên, có tính thiết thực kịp thời, đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại. 4- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Là nghiên cứu sử dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: + Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liêụ lưu trữ. + áp dụng các biện pháp KHKT cùng các kinh nghiệm cổ truyền để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng. Chương II Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở công ty cơ đIện và phát triển nông thôn I - Sơ lược về quá trình ra đời , đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của công ty cơ điện và phát triển nông thôn Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập dưới sự chỉ đạo của công ty cơ khí trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty cơ điện và phát triển nông thôn được thành năm 1956 theo quyết định số 07/QĐ ngày 8 tháng 3 năm 1956 của Bộ Nông nghiệp, ban đầu là xưởng 250A, nhiệm vụ chủ yếu là phục hồi máy nông nghiệp. Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà nội, Bộ nông nghiệp ra quyết định số16NN/QĐ ngày 21 tháng 03 năm 1969 đổi tên xưởng thành Nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội. Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại ô tô, máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn được bổ xung thêm nhiệm vụ phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại máy nông nghiệp , các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công nhân kỹ thuật cho ngành cơ khí nông nghiệp. Sau khi đất nước thống nhất để phục vụ nhu cầu mới của ngành cơ khí nông nghiệp cả nước, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 102/NN-CKQĐ ngày 02 tháng 09 năm 1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành Nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ, máy dẫn động, máy nông nghiệp các loại. Năm 1993, theo chủ trương thành lập lại các doanh nghiệp của nhà nước, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 202NN/ TCCB-QĐ ngày 24 tháng 03 năm 1993 thành lập lại nhà máy nông nghiệp 1 Hà Nội thành Công ty cơ điện và phát triển nông thôn 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cơ điện và Phát triển nông thôn 2.1- Chức năng Công ty cơ điện và phát triển nông thôn là một công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có chức năng cụ thể sau: Sản xuất thiết bị máy móc phục vụ cho ngành nông nghiệp, đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho nông dân và các doanh nghiệp chế biến, tạo điều kiện nâng cao năng suất, thúc đẩy ngành nông nghiệp phát triển. Ngoài ra công ty còn sửa chữa các loại máy móc đã hỏng hóc, gia cố lại để tiếp tục sử dụng . Công ty có nhập những nguyên vật liệu, phụ tùng có đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để sản xuất các loại máy móc thiết bị có chất lượng cao. 2.2- Nhiệm vụ Là một đơn vị hạch toán độc lập, công ty có những nhiệm vụ cơ bản sau: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm trình tổng công ty duyệt và tổ chức thực hiện sản xuất theo kế hoạch được giao. Quản lý sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, chính sách đạt hiệu quả kinh tế cao, đảm bảo phát triển vốn và tự trang trải về tài chính . Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán theo yêu cầu của công ty. Chấp hành đầy đủ những cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanh hợp tác với các tổ chức cá nhân. Chủ động điều phối mọi hoạt động kinh doanh và quản lý các đơn vị trực thuộc theo phương án tối ưu, thực hiện mục tiêu đề ra. Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên, công ty theo chế độ chính sách nhà nước và phân cấp của Bộ nông nghiệp. Không ngừng bồi dưỡng, nâng nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật về mọi mặt. Thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nước và nghĩa vụ với tổng công ty theo điều lệ hoạt động của tổng công ty. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Hiện nay công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hoạt động và tổ chức quản lý theo mô hình sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý X. Cơ khí chế tạo X. Nhựa bơm trừ sâu X. Máy nông nghiệp X. Cơ khí sửa chữa Văn Phòng Phòng KHKT PGĐ Kinh doanh PGĐ Kỹ thuật PGĐ tổ chức nhân sự GĐ công ty Phòng kinh tế Phòng KDTM 4- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. -Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các quyết định quản lý. Phó giám đốc tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tổ chức hành chính, đối nội, đối ngoại. Là người trực tiếp quản lý văn phòng công ty Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: chịu trách nhiệm phụ trách phòng kế hoạch kỹ thuật và các hoạt động có liên quan đến khoa học kỹ thuật, công nghệ và chất lượng sản phẩm. Phó giám đốc kinh doanh thương mại: Phụ trách phòng kinh tế và phòng thương mại, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tài chính, thương mai xuất nhập khẩu. Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đổc trong quá ra quyết định quản lý . Phòng kinh tế có nhiệm vụ: - Quản lý vốn - Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Theo dói đôn đốc việc thanh quyết toán cho các HĐ kinh tế. - Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nước để thực hiện các nghĩa vụ kinh tế xã hôi trong công ty. Phòng kế hoạch kỹ thuật: - Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm hàng hoá theo quy định của nhà nước. - Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các Hợp đồng kinh tế cấp công tình yêu và cấp xưởng. - Nghiên cứu và lập các dự án mở rộng mặt hàng sản xuất chế tạo của Công ty. Thực hiện dự án khi được triển khai về mặt kỹ thuật. - Tham gia tiếp thi khai thác thị trường. Phòng thương mại; - Khai thác các thị trường. - Làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá qua biên giới. - Tham gia tìm tòi ký kết các hợp đồng kinh tế. 5 - Nhận xét về cơ cấu tổ chức trong Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn: Cơ cấu tổ chức của công ty hoạt động theo mô hình cơ cấu chức năng. Các phòng ban và các xưởng sản xuất hoạt động độc lập theo chức năng của mình dưới sự cchỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Các phòng ban chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị các quyết định và theo dõi tình hình về từng lĩnh vực (kế hoạch, vật tư tài chính, lao động, tổ chức cán bộ, tiếp thị tiêu thụ vv... ) không có quyền chỉ đạo các xưởng sản xuất mà chỉ hướng dẫn. Cơ cấu này bảo đảm sự hoạt động độc lập thống nhất giữa các phòng ban trong công ty. Tuy nhiên nhược điểm của cơ cấu này là làm cho cấp quản lý cao nhất (BGĐ) bị quá tải trong quá trình nắm tình hình và ra quyết định quản lý. 6- Mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban trong công ty: Văn phòng là một bộ phận chức năng trong mô hình cơ cấu tổ chức của công ty. Văn phòng công ty chịu trách nhiệm về các hoạt động tổ chức nhân sự, hành chính, là đầu mối thông tin về các hoạt động trong doanh nghiệp để cung cấp cho ban giám đốc trong quá trình ra quyết định quản lý và các phòng ban chức năng khác hoạt động. Thông tin trong doang nghiệp gồm thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài doanh nghiệp thường liên quan đến các yếu tố như : - Chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến phạm vi hoạt động của cơ quan. - Kế hoạch chương trình công tác, phương hướng chung. - Quan hệ với các tổ chức cơ quan khác và giữa các đơn vị trong cơ quan. Những thông tin trên chủ yếu được truyền đạt dưới hình thức văn bản. Do vậy, đòi hỏi công ty phải có phương pháp tổ chức hợp lý công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp phù hợp với hoạt động chung trong toàn công ty. ii - Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở công ty cơ điện và phát triển nông thôn. a - Công tác văn thư 1. Tổ chức và quản lý văn bản đến *Nhận và vào sổ “Công văn đến' Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt, mục đích của bước này là xem các văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay không, nếu không đúng thì kịp thời gửi trả lại cho người chuyển văn bản. Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên nhân viên văn thư sẽ phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Khi ký nhận công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu tiếp nhận văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ “ Công văn đến”. *Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn đến: Sau khi làm thủ tục tiếp nhận nhân viên văn thư có trách nhiệm phân loại công văn đến. Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành chính: không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản… và văn bản không thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan thì nhân viên văn thư phải gửi trả lại công văn đó cho nơi gửi theo đúng quy định. Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn thư phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan ban hành văn bản. Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan. Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản, trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm được nội dung văn bản đến trong ngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết. Nhân viên văn thư thường xuyên tra sổ xem các văn bản có được giải quyết đúng thời hạn không để đốc thúc thực hiện và báo cáo thường kỳ (hàng ngày, hàng tuần) lên Chánh văn phòng. Chánh văn phòng là người có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình giải quyết văn bản của cơ quan cho lãnh đạo cơ quan. Thủ trưởng đơn vị, Chánh văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra công việc của đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đưa ra các mệnh lệnh, biện pháp trong phạm vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời. Mẫu sổ công văn đến của công ty cơ điện và phát triển nông thôn Số đến Ngày đến Nơi gửi công văn Số, ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Lưu hồ sơ số Nơi nhận (người nhận) Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Theo "Báo cáo tổng kết số lượng công văn gửi đến công ty Cơ điện và phát triển nông thôn" thì số lượng công văn đến mỗi năm trung bình khoảng hơn 150 công văn các loại. Bao gồm các loại: Nghị định, quyết định, chỉ thị, công văn, báo cáo, giấy mời, thông báo. 2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi *Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt công văn, đánh máy, trình ký công văn Các đơn vị, phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ được quy định có trách nhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành. Các văn bản do các phòng ban được giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng ký thì phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó. Văn bản soạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước. Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên cấp có thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải được lãnh đạo duyệt, ký tắt mới được đánh máy (loại nào không thông qua thủ trưởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét kỹ bản thảo, nếu chưa rõ phải hỏi ngay người soạn thảo không được phép tự ý sửa chữa văn bản. Văn bản sau khi được đánh máy thì bước tiếp theo không thể thiếu được đó là bước kiểm tra, soát lại văn bản. Đây là một chức năng không thể thiếu được của bộ phận văn thư. Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên văn thư sẽ soát lại một lần xem văn bản có được soạn thảo đúng theo quy định của nhà nước và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra ngôn ngữ và hình thức trình bày. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất giữa tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng. Các thủ tục về văn bản sau khi được hoàn tất, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm trình lên cấp có thẩm quyền ký. Trình ký phải có phải có hồ sơ đính kèm nếu không có hồ sơ thì cán bộ có trách nhiệm phải thuyết minh với lãnh đạo. *Đăng ký, ghi số hiệu văn bản, vào sổ “Công văn đi”: Sau khi hoàn tất các thủ tục soạn thảo, trình ký, công văn được đưa đến bộ phận văn thư để đăng ký và ghi số hiệu. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành phải vào sổ và lấy số ở văn thư cơ quan. Mỗi văn bản chỉ đăng ký trong sổ đăng ký một lần, văn bản được chuyển đi chuyển lại thì chú thích thêm ở cột mục “ghi chú” hoặc lập sổ chuyển giao công văn riêng. Cách đăng ký vào sổ “Công văn đi” theo từng năm một, đánh số liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12 của mỗi năm. Vào sổ đăng ký công văn đi phải ghi đầy đủ các thông tin, trích yếu văn bản cần gọn rõ để dễ nhận biết nội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận, nơi gửi (không được viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản (ngày tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn ). *Đóng dấu vào công văn đi và gửi công văn Các thủ tục trên sau khi đã được hoàn tất, nhân viên văn thư sẽ tiến hành đóng dấu. Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi có chữ ký đúng thẩm quyền, văn bản đúng thể thức, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Nhân viên văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào công văn giấy tờ, không tuỳ tiện nhờ người khác đóng hộ. Văn bản sau khi đăng ký, đóng dấu thì điền tên người nhận (nếu là công văn gửi đi đồng thời nhiều cơ quan). Nếu cần có thể kèm theo phiếu gửi công văn, trên phiếu ghi đầy đủ các thông tin, yêu cầu đối với người nhận. Sau khi đóng dấu, nhân viên văn thư sẽ thực hiện việc chuyển công văn đi. Công văn phải được chuyển ngay trong ngày, cùng lắm là đầu giờ ngày hôm sau. Công văn khẩn phả gửi gấp trong ngày. Công văn mật phải gửi theo chế độ riêng, chế độ bưu điện đặc biệt. Tất cả các công văn gửi đi thường giữ lại 2 bản để lưu: 1 bản ở văn thư cơ quan, 1 bản do phòng ban hoặc cá nhân chuyên môn soạn thảo lưu giữ. Cần lưu lại bản có chữ ký gốc và đã đóng dấu đỏ. Mẫu sổ công văn đI của công ty cơ đIện và phát triển nông thôn Số và ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn NơI nhận công văn Đơn vị nhận (người nhận) bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Theo "Báo cáo tổng kết số lượng công văn đi của công ty Cơ điện và phát triển nông thôn ", số lượng công văn do công ty ban hành bao gồm các loại: Công văn, báo cáo, giấy mời, thông báo. 3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật *Đối với công văn mật đến Công văn mật được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ công văn thường. Khi vào sổ công văn, đối với phong bì văn thư không được bóc thì văn thư chỉ đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu bỏ trống, nếu người được bóc bì cho phép ghi trích yếu thì mới được bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công trách nhiệm mới được phép bóc bì công văn mật. * Đối với công văn mật đi Tương tự như công văn mật đến, công văn mật gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng, công văn mật được gửi trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật như: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”. Bì bên ngoài đóng dấu chỉ ký hiệu độ mật như: C B A : Tuyệt mật, : Tối mật, : Mật. Nhân viên văn thư thường gửi công văn theo đường bưu điện đặc biệt hoặc cán bộ chuyên trách chuyển giao. Lưu ý trước khi chuyển văn bản mật đi cần phải ký sổ chuyển giao. 4. Công tác xây dựng văn bản tại Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn. Văn bản là phương tiện quan trọng chưa đựng những thông tin viết không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động. Tại Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn công tác xây dựng văn bản chiếm một vị trí quan trọng. Là một đơn vị có mô hình cơ cấu chức năng, các đơn vị phòng ban trong công tình yêu hoạt động độc lập dưới sự điều hành trực tiếp của Ban giám đốc. Do đó hầu hết văn bản được thực hiện trực tiếp ngay tại các phòng ban chức năng đó. Căn phòng Công ty chỉ chịu trách nhiệm đối với các văn bản thuộc lĩnh vực: Hành chính, nhân sự, tổ chức, các loại thư từ giao dịch chung trong Công ty. Các văn bản chuyên môn do các phòng ban tự soạn thảo. Văn bản sau khi đã được kiểm tra về thể thức và được lãnh đạo Công ty phê duyệt, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu trước khi ban hành văn bản. 5.Tổ chức công tác lập hồ sơ Sau khi xây dựng ban hành văn bản của cơ quan, bộ phận văn thư của cơ quan và các đơn vị thành viên tiến hành lưu văn bản. Việc lưu văn bản được thực hiện bằng phương pháp lập hồ sơ. Việc lưu văn bản trong văn thư bảo đảm cho quá trình thực hiện nội dung văn bản tại bộ phận thực thi để đối chiếu thực hiện, bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu và thời hạn đề ra. Còn tại bộ phận kiểm tra, kiểm soát: nơi ban hành cần lưu công văn đi, cần cung cấp thông tin cho lãnh đạo, Chánh văn phòng và các bộ phận khác có chức năng kiểm tra. Bên cạnh đó việc lưu văn bản trong văn thư còn bảo đảm tra cứu thông tin hiện hành, làm bằng chứng pháp lý, phục vụ thông tin cho các hoạt động chung. Văn bản (bản chính, bản gốc) được lưu giữ bảo quản chặt chẽ để giữ gìn, tra cứu đối chiếu khi cần thiết (thường lưu lại văn thư cơ quan), văn bản được lưu tại các bộ phận có liên quan để phục vụ tham khảo thông tin cho các hoạt động khác. Đây cũng là hoạt động làm cơ sở cho công tác lưu trữ, những văn bản có giá trị, đặc biệt là bản gốc cần có chế độ bảo quản tốt vì sau này còn phải nộp vào lưu trữ nhằm khai thác thông tin quá khứ. Điều 22 của bản Điều lệ công tác công văn giấy tờ và lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142 CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ đã ghi rõ: “Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ”. Vì vậy, căn cứ vào những nguyên tắc quy định của Nhà nước, ở công ty Cơ điện và phát triển nông thôn, mỗi cán bộ, nhân viên làm công văn giấy tờ đều phải tiến hành lập đầy đủ các hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết các công việc của cơ quan. Công tác lập hồ sơ là công tác cuối cùng của công tác công văn giấy tờ, là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc trong cơ quan nhanh chóng, đạt hiệu quả, đồng thời giúp cho việc bảo vệ bí mật của cơ quan, tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ về sau. Tại Công ty cơ điện và phát triển nông thôn, nhân viên văn thư kiêm lưu trữ là người trực tiếp lập hồ sơ lưu trữ về công việc trong cơ quan. Công ty có 3 loại hồ sơ tài liệu: - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập các bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tác nhất định, dùng làm căn cứ, giải quyết công việc hàng ngày. Điều 47 của bản chế độ chi tiết về công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghi định 527/TT ngày 02/11/1957 của Hội đồng Chính phủ đã chỉ rõ: “Mỗi cán bộ văn phòng đều phải lập hồ sơ nguyên tắc bao gồm các bản sao luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư… cùng các thư công, công điện giải thích hoặc giải quyết các trường hợp có thể có tính chất điển hình”. Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm và lưu tại đơn vị công tác để tra cứu hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc ở công ty do các phòng ban cơ quan tự quản lý và sử dụng vào nghiệp vụ của mình không theo chế độ hàng năm. Để quản lý thống nhất các hồ sơ này, nhân viên văn thư phải gửi một bản sao có sự hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ, đồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm tình hình chung của mỗi bộ phận để khi cần thiết phục vụ cho toàn bộ hoạt động của công ty. Mỗi cán bộ ở các phòng ban khi thuyên chuyển công tác thì bàn giao lại hồ sơ nguyên tắc cho người thay thế, không tự ý mang đi hay thiêu huỷ. + Hồ sơ nhân sự: tại công ty hồ sơ nhân sự do bộ phận tổ chức lao động thuộc văn phòng lập và quản lý. Khi lãnh đạo hay các phòng ban trong công ty cần thì bộ phận tổ chức lao động có trách nhiệm cung cấp, giải quyết kịp thời. Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đến mỗi thành viên trong công ty: lý lịch bản thân, quyết định tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thưởng, kỷ luật và các loại giấy tờ khác có liên quan… +Hồ sơ công việc: là toàn bộ các văn bản tài liệu, nội dung liên quan với nhau về việc giải quyết một vấn đề, một công việc. + Công tác quản lý và nộp hồ sơ: Để quản lý hồ sơ tài liệu công ty đã sử dụng biện pháp làm mục lục chung cho cả cơ quan. Theo phương pháp này hàng năm các phòng ban làm mục lục hồ sơ của đơn vị mình, sau đó nhân viên văn thư tập hợp bản mục lục đó lại thành một bản mục lục chung tổng hợp cho toàn cơ quan. Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Điều 23 điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày 28/09/1963 quy định: “ Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công văn, liên quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ mình đang lưu giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan, hồ sơ, tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang lưu giữ lại để theo dõi để nghiên cứu tiếp” Trước khi đưa vào nộp lưu hồ sơ các đơn vị cần kiểm tra lại các hồ sơ, hoàn chỉnh toàn bộ các khâu lập hồ sơ, cán bộ văn thư làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu đối chiếu với bản mục lục nộp lưu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu đồng thời yêu cầu đơn vị có hồ sơ giữ 1 bản, văn thư giữ 1 bản, phòng lưu trữ giữ 1 bản. Nhân viên văn thư nhận rõ trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc kiểm tra giúp đỡ lãnh đạo trong công tác nộp lưu của các bộ phận trong công ty. Bảng mục lục hồ sơ của công ty cơ đIện và phát triển nông thôn Số hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Số trang Thời hạn bảo quản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan mình và con dấu của các đơn vị trực thuộc công ty. Con dấu của Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn được để tại cơ quan, trong két, tủ khoá do nhân viên văn thư có trách nhiệm, có chuyên môn lưu giữ. Đây cũng là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản và chịu trách nhiệm về bảo quản con dấu. Đặc biệt không có quyền được mang con dấu rời khỏi cơ quan hoặc giao cho người không có trách nhiệm sử dụng. Dấu được đóng trên các văn bản đúng thể thức: có chữ ký của người có thẩm quyền ký, được Chánh văn phòng, cán bộ pháp chế hành chính thẩm định. Nhân viên văn thư không được đóng dấu trên những văn bản không có chữ ký hoặc có chữ ký nhưng sai thẩm quyền ký. Dấu đóng bằng mực đỏ loại tốt. Dấu cơ quan không đóng vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị (chỉ đóng dấu đơn vị hoặc không đóng dấu). Trong trường hợp cần thiết thì đóng dấu treo (ở phần tên cơ quan ban hành) hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký. B - Công tác lưu trữ Hai công tác Văn thư - Lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tại công ty Cơ điện và phát triển nông thôn, nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm luôn nhiệm vụ lưu trữ. Hàng năm, số công văn được bộ phận văn thư đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số công văn công ty tiếp nhận và ban hành. Do đó dể thực hiện tốt công tác lưu trữ, nhân viên văn thư phải thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ. 1. Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại văn thư mà nhân viên văn thư tiến hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Công ty phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan: - Báo cáo tổng hợp. - Các mặt hoạt động chuyên môn. - Tổ chức. - Tài chính. - Nhân sự. - Trang bị cơ sở vật chất. - Xây dựng cơ bản. - Các hoạt động nội bộ khác. Do công ty tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu được lưu trữ ngay tại tại các phòng ban chuyên môn. Văn phòng Công ty chỉ lưu trữ và bảo quản các loại tài liệu liên quan đến các mặt; tổ chức nhân sự, trang bị cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản,. các báo cáo tổng hợp. Tài liệu, hồ sơ được các phòng ban tự bảo quản, phân loại sắp xếp để tiện tra cứu và sử dụng. Cách phân loại như thế này đã giúp cho công ty tổ chức lưu trữ một cách khoa học và giúp cho đối tượng sử dụng một cách hiệu quả nhứng tài liệu đó. 2. Xác định giá trị tài liệu Bộ phận Văn thư - Lưu trữ xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và trên cơ sở đó lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị.Tuỳ theo mức độ quan trọng của tài liệu mà có nhũng chế độ xác định thời hạn bảo quản khác nhau. Đối với những loại tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như sách báo, hế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn (hàng tuần, hàng tháng) được bảo quản tạm thời . Đối với những hồ sơ, tài liệu phản ánh các hoạt động chính của Công ty trong thời gian dài (6 tháng, 1 năm) như: các báo cáo tổng kết hàng quý hàng năm về các mặtkinh tế, tài chính, thương mại, sản xuấthay những tài liệu cơ bản về quá trình xây dựng và phát triển của công tình yêu cần được bảo quản dài hạn. Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 142-CP ngày 28-09-1963 "Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan. Sau 10 năm, phải đem nộp những hồ sơ đó vào các kho lưu trữ TƯ hay địa phương có trách nhiệm thu nhận. Cơ quan nào muốn giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến thời gian nộp vào kho lưu trữ phải báo cho kho có trách nhiệm thu nhận biết " Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có gía trị đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. 3. Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được để ở nơi thông thoáng không ẩm mốc, để ở nơi không dễ bắt lửa để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu. Tài liệu được xếp trong các hộp, bên ngoài hộp có dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để dễ thống kê và tra tìm. Sau đó tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp. Công ty đã quan tâm đến việc bố trí kho lưu trữ với những phương tiện, phương pháp chống ẩm mốc, mối mọt. Trong kho đã có những thiết bị: quạt thông gió, dụng cụ đo nhiệt, giá tủ xếp tài liệu. 4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác lưu trữ. Có thể nói việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động lưu trữ. Để sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao, Công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn cán bộ nghiên cứu về cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu..Bên cạnh đó Công ty cũng đưa ra những quy định chặt chẽ đối với các đối tượng trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, có nọi quy chặt chẽ với từng tài liệu khác nhau. Công ty cũng đưa ra những quy định đối với cán bộ làm công tác lưu trữ; sắp xếp tài liệu một cách khoa học, nắm rõ quy định về việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ được sử dụng một cách khoa học, đúng mục đích. 5. Đội ngũ cán bộ và cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ tại Công ty. Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng cơ giới hoá và tự động hoá các thiết bị văn phòng đang được sử dụng rộng rãi. Tại Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn , cùng với sự phát triển chung của toàn Công ty cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ đã ngày càng được cải thiện. Hiện nay, một số phòng ban trong Công ty được trang bị máy tính , tủ tài liệu riêng để lưu trữ và boả quản hồ sơ. Phòng lưu trữ của công tình yêu được đảm bảo các điều kiện cơ bản về nhiệt độ, ánh sáng bằng các thiết bị thủ công kết hợp với các phương pháp kỹ thuật hiện đại như: sử dụng thiết bị thông gió, thường xuyên làm vệ sinh kho tàng và thiết bị bảo quản để phòng chống nấm mốc, phòng lưu trữ có khoá tốt và các thiết bị phòng chống cháy. Cùng với việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ, Công ty còn chú trọng đến công tác đào tạo đội ngũ cán bộ giúp họ nắm vững các nghiệp vụ cơ bản về văn thư lưu trữ. Các cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ trong Công ty được tham dự các lớp đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ chuyên môn. ngoài ra, họ còn được trang bị những ký năng cơ bản trong việc nắm bắt và sử dụng các thiết bị văn phòng. III. Nhận xét chung về công tác Văn thư - Lưu trữ ở công ty cơ đIện và phát triển nông thôn Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tổ chức hoạt động của công ty nói chung cũng như công tác Văn thư - Lưu trữ nói riêng, em nhận thấy công tác Văn thư - Lưu trữ đã được tiến hành một cách nhịp nhàng, tuân thủ theo các quy định của Nhà nước. 1. Công tác văn thư * Qua vài năm hoạt động công tác văn thư đã đạt được những thành quả: - Công tác xây dựng văn bản được thực hiện ngay tại các phòng ban sẽ giảm nhẹ đựoc khối lượng công việc cho bộ phận văn thư. - Các công văn đến được nhân viên văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo đúng quy định. - Việc phân loại văn bản rõ ràng giúp ban lãnh đạo khi cần tra cứu được nhanh chóng, thuận tiện. - Đối với công văn đi: các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước khi đóng dấu, ban hành văn bản. - Công ty đã lập được sổ quản lý tài liệu mật riêng, thuận tiện cho việc sử dụng khi cần thiết. * Bên cạnh những thành quả đạt được công tác văn thư vẫn còn tồn tại một số hạn chế. - Vào ngày đầu tuần hoặc sau những ngày lễ, khối lượng văn bản gửi đến tăng lên làm cho bộ phận quản lý văn bản xử lý không kịp. - Việc giải quyết văn bản nội bộ chưa có sổ đăng ký riêng mà vẫn vào sổ chung với sổ “Công văn đi” do vậy khó khăn cho việc tìm kiếm, thống kê số lượng văn bản khi cần thiết. - Cán bộ văn thư ngoài công tác này còn phải kiêm thêm một số công việc: trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho các phòng ban… nên đôi khi việc chuyển giao, giải quyết công văn, tài liệu còn chậm trễ, thiếu sót . 2. Công tác lưu trữ * Hoạt động của công tác lưu trữ đã đem lại những kết quả đáng kể. Công tác lưu trữ tại công ty nhìn chung được tiến hành một cách khoa học, đáp ứng mọi yêu cầu về các thông tin tra cứu cho lãnh đạovà các phòng ban trong công ty. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, từng bước thực hiện qui chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng qui định. Công tác lưu trữ đã được lãnh đạo quan tâm đúng mực thể hiện hàng năm công ty đã cử nhân viên văn thư đi học các lớp để nâng cao nhiệp vụ chuyên môn của mình. Tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán cũng mang lại những hiệu quả nhất định: - Sát với các cá nhân đã sử dụng và tra cứu hồ sơ. - Cần ít người chuyên trách * Bên cạnh đó công tác lưu trữ còn gặp một số hạn chế. - Lãnh đạo chưa có qui định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho toàn Công ty do đó chưa có được sự lưu trữ bảo quản thống nhất giữa các phòng ban trong Công ty. Việc tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán dẫn tới việc hiệu suất sử dụng các tài liệu lưu trữ không cao. Làm tăng thêm những văn bản có thông tin trùng lặp trong một hệ thống gây nên những lãng phí không cần thiết - Hồ sơ lưu trữ sắp xếp chưa được tỉ mỉ, khoa học do vậy dẫn đến việc tìm nhầm hồ sơ vẫn xẩy ra. .- Điều kiện bảo đảm an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế, phòng lưu trữ chưa có những qui định chặt chẽ về bảo vệ tài liệu lưu trữ. 3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác Văn thư - Lưu trữ Trong thời gian qua công tác văn thư - lưu trữ trong Công ty đã có những bước tiến đáng kể. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số nhựoc điểm do các yếu tố chủ quan lẫn khách quan mang lại Do sự nhận thức về công tác Văn thư- lưu trữ ở các ngành các cấp chưa đầy đủ dẫn đến sự đánh giá không đúng đắn về công tác đó trong hoạt động quản lý của cơ quan. Mặc dù không thể phủ nhận rằng Công ty đã chú trọng quan tâm hơn đến công tác văn thư lưu trữ , có sự đầu tư cho lĩnh vực này trên các khía cạnh con người cũng như cơ sở vật chất. Tuy nhiên sự đầu tư này còn chưa tương xứng với vai trò của nó trong hoạt động của cơ quan. Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách quản lý công việc chưa được chặt chẽ. Máy tính của các phòng được trang bị đầy đủ nhưng việc ững dụng công nghệ thông tin đôi khi chưa khai thác những khả năng mà tin học đem lại cho công tác văn thư lưu trữ. Bên cạnh đó còn có những vướng mắc nguyên nhân nằm ở yếu tố con người. Hiện nay hầu hết cán bộ nhân viên trong văn phòng Công ty đều không phải là những cán bộ chuyên môn mà chỉ được đào tạo ngắn hạn . Do đó , năng lực thực thi và điều hành còn yếu kém, chưa ngang tầm với yếu cầu của công tác Văn thư-lưu trữ trong giai đoạn mới. Nhiều nơi cho rằng công tác Văn thư - Lưu trữ chỉ là những công việc thừa hành do bộ phận văn thư cơ quan thực hiện. Còn hoạt động xây dựng, ban hành văn bản là hoạt động mang tính chuyên môn do các bộ phận chức năng thực hiện, không nằm trong công tác văn thư. Việc tách rời hoạt động về văn bản ở bộ phận chuyên trách và các phòng ban chức năng sẽ hạ thấp vai trò quản lý, giám sát, điều hành công tác văn bản của bộ phận văn thư , khiến cho công tác văn bản trong cơ quan thiếu sự phối hợp đồng bộ. Bên cạnh đó còn có những vướng mắc, nguyên nhân phần lớn lại nằm ở yếu tố con người. Hiện nay một số cán bộ nhân viên trong văn phòng công ty còn chưa nắm rõ được chức năng của mình, họ có kinh nghiệm lâu năm nhưng có những người hoàn toàn chưa được đào tạo, bồi dưỡng qua chuyên môn nghiệp vụ mà nếu có đào tạo lại không đúng về chuyên ngành, nghiệp vụ, do đó cán bộ thực thi và điều hành còn yếu kém, chưa ngang tầm với yêu cầu của công tác Văn thư - Lưu trữ trong giai đoạn mới. Với những lý do nêu trên đã dẫn đến những hạn chế còn tồn tại ở công ty Cơ điện và phát triển nông thôn , hy vọng rằng công ty sớm nhận thức được điều này để có thể điều chỉnh các hoạt động một cách hợp lý giúp cho công tác Văn thư -Lưu trữ đạt được những kết quả nhất định, góp phần vào công cuộc cải cách các thủ tục hành chính của các cơ quan và tổ chức nhà nước, giảm bớt các tệ nạn quan liêu giấy tờ. Chương III kiến nghị Một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng công ty cơ đIện và phát triển nông thôn 1. Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác Văn thư - Lưu trữ Công tác Văn thư -Lưu trữ còn nhiều yếu kém do chưa được chú trọng nghiên cứu, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế. Để khác phục những hạn chế này, Công ty có thể tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên Văn thư - Lưu trữ, qua đó nắm rõ được năng lực của nhân viên để từ đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng nhân viên. Việc cử nhân viên Văn thư - Lưu trữ đi học phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn. Công ty tạo điều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho nhân viên Văn thư - Lưu trữ để nâng cao nhận thức tư duy mới, đặc biết củng cố khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác của mình có chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vất chất nhằm kích thích tinh thần làm việc của cán bộ trong công ty. 2. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ Là một công ty lớn hàng ngày luôn luôn nhận và chuyển giao văn bản ở các nơi do đó có một khối lượng công văn, hồ sơ rất lớn cần được bảo quản nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạn chế chưa có tính thống nhất. Hiện nay, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng nói chung phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ nói riêng đã được sử dụng từ lâu, vì vậy công ty cần phải có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết. Phòng lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho công tác này, thiết bị chống ẩm mốc chưa được trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu chưa được trang bị đủ dẫn đến nhiều cặp tài liệu để chất đống, gây khó khăn cho công tác lưu trữ. Để khắc phục điều này công ty cần quan tâm trang bị cho phòng lưu trữ đầy đủ hơn: Nâng cao thiết bị đo nhiệt mua các thiết bị chống ẩm mốc, mua thêm một số tủ đựng tài liệu… 3. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diến ra sôi động tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động: kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng tin học hoá công tác Văn thư - Lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn. Hiện nay, máy vi tính đang được sử dụng rộng rãi trong công tác Văn thư - Lưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng ký, lập hồ sơ công văn, giấy tờ đến việc tra cứu và nghiên cứu tài liệu, công văn có thể được thực hiện trong phòng máy tính. Tuỳ theo điều kiện và phương hươngs phát triển của từng cơ quan, đơn vị mà ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ cho phù hợp, góp phần đem lại kết quả cao trong hoạt động văn phòng không chỉ ở cơ quan công ty mà cả ở các đưn vị thành viên. 4. Thường xuyên kiểm tra công tác Văn thư - Lưu trữ trong toàn công ty cơ điện và phát triển nông thôn Để đảm bảo cho công tác Văn thư - Lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên, công ty phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn được chuyển đến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các phòng ban trong công ty rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục. Cũng nhờ đó, nhân viên văn thư đề xuất các phương án tốt nhất để công tác Văn thư - Lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định. Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, những tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trong sẽ được đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt…Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, có làm vậy mới nâng cao chất lượng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Bộ phận văn thư có thể tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế của mình. Các phòng ban trong công ty cần phải coi trọng công tác Văn thư - Lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo thông tin của công ty được giữ bí mật, an toàn. kết luận Công tác Văn thư - Lưu trữ trong mấy năm trở lại đây đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Bên cạnh việc phát triển nền kinh tế theo cơ chế thị trường thì một số cơ quan đã quan tâm tới nghiệp vụ này, đã thấy được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Bởi nếu thực hiện tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ mang lại hiệu quả không chỉ trước mắt mà còn cả về lâu dài. Vì công tác Văn thư - Lưu trữ thực chất là công tác xây dựng và quản lý những văn bản chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà không có văn bản nào thay thế được. Thực tế cho thấy bất kỳ một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến công tác tổ chức văn thư lưu trữ một cách hiệu quả để giải quyết công việc cụ thể hoặc tra cứu những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương chính sách, đề ra các quyết định về quản lý… Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra khối lượng tài liệu rất lớn. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần phải được tổ chức lưu trữ khoa học, bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này. Do đó, công tác Văn thư - Lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với hoạt động công ty nói chung và với văn phòng công ty nói riêng. Công tác Văn thư - Lưu trữ của văn phòng công ty trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều điểm bất cập. Công ty đang nỗ lực khắc phục những mặt tồn tại này để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ phù hợp với xu hướng phát triển đi lên của đất nước ta. Qua đợt thực tập ở công ty Cơ điện và phát triển nông thôn đã giúp em hiểu thêm về thực tiễn công tác Văn thư - Lưu trữ, đây là công tác quan trọng trong việc điều hành nắm bắt xử lý công văn giấy tờ kết hợp với xử lý thông tin, đồng thời còn là hoạt động hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận trong công ty hoạt động có hiệu quả hơn. Thông qua thời gian thực tập em đã học hỏi thêm được một số kinh nghiệm về hoạt động của văn phòng công ty, giúp em có thêm những kiến thức về hoạt động thực tiễn để nâng cao, củng cố thêm các kiến thức đã được học trên lý thuyết làm cơ sở cho việc nghiên cứu về khoa học nghiệp vụ văn phòng. Để hoàn thành bản báo cáo này, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên trong công ty, cùng với sự chỉ bảo của thầy giáo hướng dẫn. Em xin chân thành cảm ơn.