Luận văn Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA (LILAGIMEX)

1 Mức độ đảm bảo tổng tiến độ quy trình trong hồ sơ mời thầu (ngày) 8 Nhanh hơn yêu cầu trên ….ngày 1 Nhanh hơn yêu cầu trên …. Ngày 0.9 Đúng như tiến độ yêu cầu 0.8 Chậm hơn tiến độ yêu cầu 0 2 Sự hợp lý về tiến độ hoàn thành giữa các hạng mục, phần công việc của gói thầu 2 Tiến độ đã nêu có cơ sở, đầy đủ hợp lý 1 Tiến độ đã nêu thiếu cơ sở không hợp lý 0.5 Tổng số điểm 100 Tiêu chuẩn 3: Tiêu chuẩn đưa về một mặt bằng để xác định giá đánh giá. Nội dung Phương pháp và cách thức quy đổi về một mặt bằng giá a) Sửa lỗi b) Hiệu chỉnh các sai lệch c) Chuyển đổi giá dự thầu sang một đồng tiền chung d) Đưa về cùng một mặt bằng so sánh Thời gian sử dụng (tuổi thọ máy, thời gian khấu hao.) Công suất của toàn bộ dây chuyền, công suất của thiết bị chính (tính ra đơn vị sản phẩm) Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm Xuất sứ của thiết bị, tiêu chuẩn chế tạo, trình độ công nghệ Chi phí vận hành (tổn thất khivận hành, tiêu hao nhiên liệu vật liệu, phụ tùng thay thế và các khoản chi phí vận hành khác (nếu có) Chi phí bảo dưỡng, duy tu, sửa chữa lớn. Điều kiện thương mại (điều kiện thanh toán, bảo hành). Điều kiện tài chính (lãi xuất vay, các loại phí) Tiến độ cung cấp và lắp đặt thiết bị Tuỳ theo từng gói thầu, có thể bổ sung hoặc giảm bớt các khoản mục hoặc tách các khoản mục thành các khoản mục chi tiết hơn. Như vậy tổ chuyên gia căn cứ vào giá dự thầu của các nhà thầu đánh giá hồ sơ dự thầu. Sau khi đã sửa lỗi số học và hiệu chỉnh các sai lệch như tiến độ giao hàng, tiến độ thanh toán, chi phis vận hành bảo dưỡng v..v.. Giá đánh giá được xác định bằng công thức: AĐG = A Dự Thầu + ồAĐ C i AĐC i = ADự thầu * H i AĐG : Giá đánh giá. A Dự Thầu : Giá dự thầu sau khi đã sửa đổi lỗi số học và hiệu chỉnh. AĐC i : Giá điều chỉnh quy về mặt bằng gía đánh giá theo các tiêu chuẩn. H i : Hệ số điều chỉnh tuỳ theo các tiêu chuẩn. Gói thầu nào đã được vào danh sách ngắn có giá đánh giá nhỏ nhất sẽ được đề nghị trúng thầu. 2.5. Thương thảo và ký hợp đồng: Việc thương thảo trước khi ký hợp đồng là rất cần thiết vì thông thường các thiết bị máy móc được các nhà thầu nước ngoài mời chào có nhiều hạng mục có thể giảm giá trong điều kiện lắp đặt taị Việt Nam (với lý do giá cả xây dựng, lắp đặt ở Việt Nam thấp hơn ở nước ngoài, các thiết bị phụ trợ có thể nhận được với giá rẻ hơn…). Thông thường, các gói thầu đều được tiến hành thương thảo trước khi ký hợp đồng, nhiều gói thầu đã giảm giá từ 5 đến 10% giá được nhà thầu chào ban đầu. 3. Kết quả hoạt động đấu thầu của công ty đã thực hiện Biểu 8: Các dự án của LILAMA: Đơn vị : Tỷ đồng Năm Dự án Giá tham gia Tổng dự án 2000 Nhà máy kính nổi Viglacera Bình Dương Nhà máy nhiệt điện Phú Mỹ II 2800 145 2800 620 2001-2002 Nhà máy xi măng Tam Điệp Ninh Bình 350 1600 Nhà máy nhiệt điện Uông Bí 450 2740 Nhà máy lọc dầu Dung Quất 351 1800 Nhà máy thuỷ điện YALY 301 1200 Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình 115 1435 Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2 128 1675 Nhà máy xi măng Hoàng Thạch mở rộng. 120 1450 Nguồn:phòng kinh tế kỹ thuật Từ bảng những dự án lắp máy của LILAMA cho thấy trong những năm gần đây LILAMA đã đảm nhiệm rất nhiều những công trình lớn và quan trọng của đất nước. Có những công trình mà LILAMA đảm nhiệm vai trò tổng thầu (EPC) như dự án nhà máy kính nổi Viglacera Bình Dương do chính phủ giao hay nhà máy lọc dầu Dung Quất LILAMA chịu trách nhiệm toàn bộ nhà máy lọc dầu số 1. LILAMA trở thành nhà thầu EPC đầu tiên của đất nước. Hi vọng trong một tương lai không xa LILAMA sẽ trở thành một tập đoàn công nghiệp xây dựng. Biểu 9: Kết quả đấu thầu năm 2000 Đơn vị: USD STT Dự án Số gói thầu Tổng giá trần Tổng giá trúng thầu Chênh lệch Tuyệtđối Tương đối % 1 Nhà máy nhiệt điện Phú Mỹ II 10 2.690.000 2.485000 205000 7.6 2 Nhà máy kính nổi viglacera Bình Dương 6 7500.000 7.324200 175800 2.34 Tổng 16 10190000 989200 380800 3.73 Nguồn: Phòng Nhập Khẩu Hình thức đấu thầu quốc tế được áp dụng cho hai dự án trên trong năm 2000 đã tiết kiệm được vốn đầu tư lớn cho công ty là 380800 USD trong đó dự án Nhà máy nhiệt điện Phú Mỹ tiết kiệm được 205000 USD, dự án Nhà máy kính nổi Viglacera Bình Dương tiết kiệm được 175800 USD, chiếm 3.73% tổng mức đầu tư. Đây là kết quả đáng được ghi nhận trong hoạt động kinh doanh của Công ty, có thể nói năm 2000 công ty đã thực hiện thành công hoạt động đấu thầu quốc tế, khai thác được lợi ích từ hoạt động này. Biểu10: Kết quả đấu thầu năm 2001 và 2002 Đơn vị: USD TT Dự án Số gói thầu Tổng giá trần Tổng giá trúng thầu Chênh lệch Tuyệt đối Tương đối 1 Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí 12 3752100 3710000 42100 1.12 2 Nhà máy lọc dầu Dung Quất 10 1890700 1873500 17200 0.9 3 Nhà máy thuỷ điện YALY 7 673500 662450 11050 1.67 4 Nhà máy nhiệt Điện Phả LạiII 5 640894 632000 8894 1.38 Tổng 34 6957194 6877950 79244 1.13 Nguồn: Phòng Nhập Khẩu Bảng kết quả đấu thầu năm 2001-2002 cho thấy phương thức đấu thầu đã chỉ rõ lợi ích của mình là giá bỏ thầu thường thấp hơn giá dự toán ban đầu, mang lại lợi ích cho công ty là 79244 USD chiếm 1.13 % tổng số vốn đầu tưtrong đó dự án nhiệt điện Uông Bí tiết kiệm được nhiều nhất là 42100 USD. Tuy nhiên con số này vẫn ở mức thấp hầu hết các dự án chỉ tiết kiệm được gần 2 % vốn đầu tư. Nói như vậy không có nghĩa là sử dụng phương thức đấu thầu quốc tế nhằm giảm giá của sản phẩm, mà lợi ích đặt lên hàng đầu là chất lượng của máy móc thiết bị, điều này còn đem lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Biểu 11: Giá trị nhập khẩu theo hình thức đấu thầu Năm 2001-2002 Đơn vị: USD Năm Tổng kim ngạch nhập khẩu Kim ngạch NK theo hình thức đấu thầu Tỷ lệ % 2001 9200000 3981760 43.28 2002 4063780 1875434 46.15 Nguồn: Phòng Nhập Khẩu Kim ngạch nhập khẩu năm 2002 so với năm 2002 của công ty đã giảm rất nhiều cụ thể kim ngạch năm 2001 kim ngạch là 9200000 USD đến năm 2002 con số này giảm xuống còn 4063780 USD, tuy nhiên tỷ trọng giá trị nhập khẩu bằng hình thức đấu thầu cuả công ty vẫn giữ ở mức khá lớn trên 40 %. Tuy nhiên trong những năm tiếp theo Công ty cần tăng tỉ trọng này hơn nữa bởi đây không phải là một hình thức buôn bán thông thường, áp dụng nó ta có thể thu được rất nhiều những lợi ích từ hoạt động này. Tuy nhiên công ty cần tạo dựng cho mình một uy tín trên trường quốc tế, và có sự tìm hiểu kỹ những bạn hàng lâu năm cũng như những bạn hàng mới. Danh sách các nhà thầu chính của LILAMA: Pháp: Alstom Anh: FosterWheeler General Electic Nhật: Yokohama Toshiba and Sumitomo Hitachi Mitsubishi Đức Siemens Singapo Foxboro Invesys Nga: Tavrida electric Thụy Điển: ABB limited Những tên tuổi của các nhà thầu chính của LILAMA cho thấy nhà cung cấp máy móc thiết bị cho LILAMA đều thuộc các nước phát triển, với trình độ công nghệ hiện đại. Trong đó phần lớn là những hãng nổi tiếng của Nhật, Pháp.. Biểu 12: Giá trị NK theo thị trường bằng hình thức đấu thầu năm 2000-2002 Đơn vị: USD Thị trường Giá trị nhập khẩu Tỷ lệ % Nga 3110491 19.14 Nhật 4331380 25.26 Anh 1970220 11.49 Pháp 2825860 16.48 Singapo 1105994 6.45 Trung Quốc 1015114 5.92 Thụy Sĩ 1255175 7.32 Đức 1532960 8.94 Tổng 17147194 100 Nguồn: Phòng Nhập Khẩu Bảng tổng kết trên cho thấy, bạn hàng của Công ty là rất nhiều nước trên thế giới. Trong đó giá trị nhập khẩu bằng hình thức đấu thầu từ Nhật là lớn nhất chiếm 25,26%, thị trường lớn thứ hai là Nga chiếm 19, 14% ngoài ra các thị trường như Pháp, Anh, Đức đều là những thị trường lớn của công ty. Bởi vì ở những nước này có nhiều hãng cung cấp những máy móc thiết bị nổi tiếng như TOSHIBA, Siemens, Altom….Tuy nhiên với trình độ phát triển khoa học công nghệ của các nước hiện nay, và sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường thì hãng nào cũng muốn cung cấp những thiết bị tốt nhất cho khách hàng, do đó thị trường là rất rộng lớn. Công ty cần khai thác triệt để thị trường máy móc thiết bị của thế giới, không nên quá coi trọng bạn hàng cũ mà không có sự tìm tòi. Biểu 13:Các hình thức đấu thầu mua sắm thiết bị tại công ty XNK tổng hợp LILAMA: (2000-2002) Đơn vị: USD Hình thức đấu thầu Số gói thầu Tổng trị giá Tỷ lệ % Đấu thầu rộng rãi 7 2328561 13,58 Đấu thầu hạn chế 15 6901745 40,25 Chỉ định thầu 5 3674643 21,43 Chào hàng cạnh tranh 17 1628983 9,5 Mua sắm trực tiếp 6 2613232 15.24 Tổng cộng 50 17147194 100 Nguồn: Phòng kinh tế kỹ thuật LILAMA áp dụng tất cả các hình thức đấu đấu thầu, với những gói thầu nhỏ là những thiết bị đơn giản thì hình thức đấu thầu có thể áp dụng là chào hàng cạnh tranh tuy chiếm đến 17 gói thầu nhưng về giá trị chỉ chiếm 1628983 USD tức là chỉ chiếm 9,5% tổng giá trị của các gói thầu. Hình thức đấu thầu mà công ty áp dụng rộng rãi nhất là đấu thầu hạn chế, chiếm 6901745 USD tức là chiếm 40,25% giá trị của các gói thầu . Sở dĩ như vậy vì máy móc thiết bị mà công ty mua đều là những máy móc chuyên dụng của ngành lắp máy, do vậy máy móc thiết bị của công ty thường được nhập khẩu từ những nước phát triển, nơi mà ngành chế tạo máy phát triển thông thường máy móc thường được chế tạo từ những hãng nổi tiếng như TOSHIBA,Siemens, Mitsubishi..Bên cạnh đó thì hình thức đấu thầu rộng rãi cũng chiếm một tỷ trọng rất lớn 13,58% tổng giá trị của các gói thầu.Thông qua hình thức này có thể khai thác tối đa sự cạnh tranh của các nhà thầu, và đây cũng là cơ hội để công ty tìm ra những nhà cung cấp mới. 4. Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác đấu thầu mua sắm máy móc thiết bị ở công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA trong thời gian qua Những ưu điểm Mặc dù mới tham gia hoạt động đấu thầu trong vòng hơn 7 năm trở lại đây, song với bề dày kinh nghiệm và sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam nói chung và Công ty XNK tổng hợp nói riêng đã từng bước vươn lên khẳng định mình trong cơ chế thị trường và đạt được kết quả tốt, đáng khích lệ. Rất nhiều công trình đã được thực hiện ở nhiều nơi trong cả nước, trải dài từ Bắc vào Nam, có ý nghĩa to lớn, đóng góp vào qúa trình xây dựng và phát triển của ngành Lắp máy nói riêng cũng như của nền kinh tế cả nước nói chung theo đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước. Trong thành công của mỗi dự án thì vai trò của công tác đấu thầu quốc tế có ý nghĩa rất quan trọng. Trong qúa trình đấu thầu quốc tế ở Công ty XNK tổng hợp đã đạt được những thành tựu rõ ràng, giúp nâng cao chất lượng các công trình, tiết kiệm vốn đầu tư, đảm bảo tiến độ theo đúng kế hoạch…Những điều này được thể hiện rõ trong những nội dung sau: Về mặt cơ sở pháp lý: Ban quản lý dự án cũng như các bên tham gia đấu thầu đã tuân thủ nghiêm chỉnh luật pháp, các quy ches và quy định của Nhà Nước về nội dung, trình tự đấu thầu và có đủ các cơ sở pháp lý cần thiết cho các cuộc đấu thầu quốc tế tôr chức tại Tổng công ty. Các kế hoạch đầu tư của Công ty đều được triển khai theo đúng nội dung của quyết định đầu tư, khi có những phát sinh hoặc thay đổi cơ cấu trong qúa trình thực hiện thì công ty đều có tờ trình lên các cấp có thẩm quyền để xin ý kiến giải quyết. Tính hiệu quả thể hiện ở chỗ Thứ nhất: Tiết kiệm vốn đầu tư. Đa số các dự án đầu tư sau khi tổ chức đấu thầu thì vốn thực hiện thường giảm đi rất nhiều so với tổng vốn đầu tư dự toán ban đầu. Năm 2001, nhờ đấu thầu quốc tế vốn đầu tư mua sắm máy móc thiết bị thực tế tại công ty cho dự án Nhà máy thủy điện Hoà Bình phải bỏ ra chỉ bằng 85% tổng vốn đầu tư dự toán ban đầu.Và hơn thế nữa chất lượng của dự án không ngừng được cải thiện, thể hiện qua các sản phẩm mà nhà thầu đem lại. Thứ hai: Nâng cao chất lượng và tiến độ thực hiện dự án. Như đã biết trong nền kinh tế thị trường thì cạnh tranh là điều kiện không thể tránh khỏi. Trong đấu thầu quốc tế thì sự cạnh tranh giữa các nhà thầu là hết sức quyết liệt và để thắng được trong sự cạnh tranh thì các nhà thầu phải thể hiện sức cạnh tranh của mình qua chất lượng máy móc thiết bị, tiến độ cung cấp, giá thành cùng nhiều yếu tố khác. Vì vậy thông qua hình thức đấu thầu , các nhà thầu lựa chọn được những giải pháp kỹ thuật, thương maị một cách tối ưu mà bản thân bên mời thầu không nghĩ ra đem lại hiệu quả hơn cho dự án. Mặt khác, khi nhà thầu đã giành được hợp đồng thì họ sẽ phải thực hiện theo đúng yêu cầu về chất lượng và tiến độ nếu không sẽ ảnh hưởng đến uy tín của nhà thầu đó mà trong sự cạnh tranh quyết liệt như hiện nay việc mất uy tín trên thị trường đồng nghĩa với sư phá sản doanh nghiệp. Hơn nữa do sự ràng buộc trong hợp đồng khiến cho nhà thầu phải luôn bám sát theo hợp đồng. Từ đó chất lượng và tiến độ của gói thầu luôn được đảm bảo được những yêu cầu của Bên mời thầu. Công ty đã tạo ra môi trường cạnh tranh bình đẳng giữa các nhà thầu. Đấu thầu đã tạo ra một sân chơi tự do để cạnh tranh với nhau. Môi trường cạnh tranh bình đẳng này đã tạo ra cơ hội cho các nhà thầu thực sự phát huy sức mạnh của đơn vị, có điều kiện để thể hiện mình. Đồng thời sự tự do cạnh tranh này cũng buộc các nhà thầu có năng lực chưa thực sự mạnh phải tìm cách đổi mới để nâng cao khả năng cạnh tranh. Và như vậy công tác đấu thầu quốc tế của công ty đã góp phần không nhỏ trong việc tạo điều kiện cho quy luật này phát triển Cuối cùng, công ty đã giúp Nhà nước phần nào trong việc quản lý các hoạt động đầu tư theo quy chế đầu tư và xây dựng, quy chế đấu thầu và các văn bản pháp quy khác. Đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị vẫn còn khá mới mẻ không chỉ đối với công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA mà còn đối với cả nền kinh tế quốc dân đang trong thời kỳ chuyển dịch cơ cấu. Thời gian vừa qua, cán bộ công nhân viên của tổng công ty nói chung và cán bộ làm công tác nhập khẩu máy móc thiết bị thông qua đấu thầu quốc tế nói riêng đã nâng dần bản lĩnh chính trị và chuyên môn, nghiệp vụ đấu thầu. Có thể nói, đây sẽ là lực lượng chủ chốt tiếp tục hoàn thiện công tác đấu thầu của công ty trong những năm tiếp theo. 4.2. Những hạn chế a. Nhược điểm về thủ tục đấu thầu Theo thông lệ quốc tế, sau khi chủ đầu tư đã xét thầu và ký kết hợp đồng giao thầu thì người trúng thầu chỉ có nhiệm vụ thực hiện hợp đồng. Nhưng hiện nay ở Việt Nam, sau khi hội đồng xét thầu đã quyết định người trúng thầu thì bộ hồ sơ của người trúng thầu vẫn cần được thẩm định và yêu cầu bổ sung ở các cấp liên quan. Thực chất của việc làm này là đã tạo ra hai lần xét thầu. Nó tạo tâm lý không thoải mái cho cả người mua và người bán. Chúng tôi biết rằng thủ tục như vậy là để đảm bảo cho công tác thẩm định thầu cũng như nâng cao hiệu quả của việc sử dụng vốn đầu tư. Tuy nhiên, trong điều kiện Việt Nam, điều đó dễ đưa đến tình trạng chồng chéo, không thống nhất, gây phiền hà, mất thời gian và công sức và không khỏi đưa đến tình trạng tiêu cực. Với tiến trình cải cách thủ tục hành chính thì việc giảm bớt các cấp tham gia vào đấu là cần thiết, tạo nên sự thông thoáng và công khai trong việc vận dụng thủ tục đấu thầu. b. Nhược điểm về sử dụng các chỉ tiêu xét thầu. Việc thiết lập các chỉ tiêu: Các chỉ tiêu được thiết lập bao gồm các chỉ tiêu về kỹ thuật, tài chính và thời gian. Trong mỗi chỉ tiêu lại bao gồm hàng loạt các chỉ tiêu khác. Chẳng hạn như về kỹ thuật có các tiêu chí: mức độ thích hợp, bảo hành, khả năng thay thế thiết bị…Chỉ tiêu về tài chính bao gồm: giá cả, phương thức thanh toán,… Trên thực tế thực hiện, công tác tổng hợp các chỉ tiêu là khó vầ gây không ít lúng túng cho hội đồng xét thầu. Một thực tế nữa là khi đã định được các chỉ tiêu thì việc xét mức độ quan trọng để cho điểm cũng gây nhiều khó khăn. Hầu hết các chỉ tiêu đều rất khó định lượng. Tính đặc thù của các chỉ tiêu cần được đảm bảo. Cần có được các chỉ tiêu riêng của ngành cũng như chỉ tiêu cho từng trang thiết bị. Tính công khai vầ bí mật của các chỉ tiêu: Trên thế giới hiện nay cũng như ở Việt Nam,việc công khai các chỉ tiêu xét thầu không phải là vấn đề được ưu tiên xem xét. Về mặt lý thuyết, các ứng thầu phải được biết chủ đầu tư đang cần được cung cấp thiết bị, yêu cầu về kỹ thuật, thời gian và khả năng tài chính như thế nào. Các nhà đầu tư có trách nhiệm giải đáp toàn bộ hoặc toàn bộ hoặc từng phần những thắc mắc của các ứng thầu có liên quan đến các vấn đề trên. Tuy nhiên, các nhà đầu tư có thể giữ lại một phần hoặc công khai toàn bộ những thông tin có liên quan đến việc cho điểm và xét thầu của mình. Vấn đề công khai hay bí mật chưa được xét tới như một yếu tố của công tác đấu thầu ở Tổng Công ty lắp máyViệt Nam. Khi đưa ra yêu cầu của mình, việc hé mở những thông tin này sẽ góp phần quan trọng cho việc mua được đúng trang thiết bị cần thiết. Việc công khai các chỉ tiêu sẽ loại bỏ được những nhà cung cấp tồi nếu họ ý thức được là không có khả năng trúng thầu. Tuy nhiên, tính bí mật cũng đảm bảo một số vấn đề về việc đánh giá của công ty chẳng hạn việc cho thêm điểm với các bạn hàng lâu năm, với các nhà cung cấp có uy tín… c. Nhược điểm về việc bảo đảm tính thời gian. Trong các nội dung được đưa vào để thẩm định thì thời gian là một nội dung không phải quan trọng nhất song lại là yếu tố quyết định của một số dự án vì nó liên quan đến tiến độ thực hiện dự án cũng như tiến độ và khả năng thực hiện khối lượng công việc. Trong những năm qua, kể từ khi phương thức đấu thầu được vận dụng ở công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA thì yếu tố thời gian vẫn bị coi nhẹ, thể hiện ở một số khía cạnh sau: Với tư cách là chủ đầu tư, công ty đươc quyền quy định những yếu tố thời gian như: thời gian gửi hồ sơ dự thầu, thời gian xét thầu, thời gian mở thầu, xét thầu, thời gian nộp tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng.v….v..Nhìn chung những quy định này được các ứng thầu thực hiện nghiêm chỉnh. Tuy nhiên, với tư cách là một bên trong hợp đồng, công ty còn thể hiện nhược điểm về việc chưa thực hiện nghiêm túc yếu tố thời gian. Cụ thể là thời gian trả lời câu hỏi của các ứng thầu, thời gian lập hội đồng xét thầu, thời gian mở thầu, xét thầu, thời gian chuyển vốn thực hiện hợp đồng. Nói chung, khoảng thời gian thực hiện vẫn bị vi phạm theo hướng tiêu cực (dài hơn thời gian quy định). Điều này ảnh hưởng tới lòng tin cũng như làm nản chí các ứng thầu. Từ đó, hình ảnh và uy tín của công ty trên trường quốc tế bị xấu đi. d. Nhược điểm về bảo đảm thông tin với việc lựa chọn các ứng thầu và tổ chức đấu thầu lại. Như đã đề cập tới ở chương I, tuỳ thuộc vào hình thức đấu thầu là hạn chế hay mở rộng, chủ đầu tư sẽ tiến hành tổ chức thông báo công khai hay gửi thư mời thầu tới các ứng thầu. Cho tới nay, Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam chưa phát hiện một vụ thông đồng nào giữa các nhà cung cấp. Theo nghĩa tích cực thì thực sự chưa có một vụ thông đồng nào. Theo nghĩa tiêu cực thì có nhưng chưa bị phát hiện ra. Do đó, chúng ta không thể khẳng định là có hay không nhưng trong quá trình tổ chức đấu thầu Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam nên tính đến sự tồn tại của khả năng này chứ không như hiện nay là không đề cập, xem xét đến nó. Nếu phát hiện ra thì biện pháp xử lý là tổ chức đấu thầu lại. 4.3. Nguyên nhân Thứ nhất: Do đặc điểm của mặt hàng mua sắm của công ty là máy móc thiết bị, là loại hàng hoá đòi hỏi cả người mua và người bán phải am hiểu đầy đủ về những chỉ số kỹ thuật, chức năng, công nghệ của chúng. Việc định giá mặt hàng này cũng rất phức tạp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như : Chất lượng, năm sản xuất, chức năng, khả năng thay thế… Do đó việc xây dựng những chỉ tiêu xét thầu cho công tác mua sắm mặt hàng này cũng rất phức tạp, khiến cho những người làm việc trong lĩnh vực này không tránh khỏi những lúng túng. Thứ hai: Do tính phức tạp của mặt hàng đấu thầu đòi hỏi những chuyên gia làm việc trong lĩnh vực này cũng phải am hiểu về tất cả những lĩnh vực như vấn đề kỹ thuật, kinh doanh, thông tin, nghiệp vụ đấu thầu. Trong khi việc phân chia trách nhiệm còn chồng chéo, kiêm nghiệm nên cán bộ làm công tác đấu thầu chưa phát huy hết được khả năng của mình. Thứ ba: Việc lập ra kế hoạch đấu thầu chưa cụ thể chi tiết nên đến khi thực hiện sẽ mất thời gian và không chính xác. Thứ tư: Các thủ tục hành chính của nhà nước về tổ chức đấu thầu và xét thầu còn rườm rà. Thứ năm: Việc nắm bắt những thông tin về các nhà thầu trước khi tổ chức đấu thầu còn chưa tốt. Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA (LILAGIMEX) I- Định hướng phát triển của công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA. 1. Đối với hoạt động kinh doanh. Những định hướng chiến lược phát triển chủ yếu của công ty XNK tổng hợp LILAMA trong giai đoạn tới: Xây dựng cơ sở vật chất, tăng cường năng lực xuất nhập khẩu về mọi mặt, khẳng định ưu thế tuyệt đối của ngành lắp máy Việt nam trên thị trường trong nước và khu vực đưa Công ty vào thế ổn định và phát triển. Cơ cấu lại tổ chức, đào tạo và phát triển năng lực cán bộ lãnh đạo, phát huy cơ chế điều hành trong thị trường hiện nay để phát huy năng lực cạnh tranh về mọi mặt. Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc để thích ứng với công việc hiện tại. Chiến lược về đào tạo, củng cố kiến thức cho cán bộ nhằm thích ứng với nhiệm vụ được giao như nâng cao ngoại ngữ, nghiệp vụ chuyên môn… Nâng cao trình độ chuyên nghiệp của toàn ngành lắp máy thông qua các thiết bị dây chuyền hiện đại của nước ngoài và xuất khẩu những thành tựu khoa học của ngành lắp máy thu ngoại tệ đẩy mạnh sản xuất trong nước. Đây là chiến lược quan trọng nhất của Tổng công ty đề ra cho công ty XNK tổng hợp LILAMA trong thời gian tới Đẩy mạnh công tác tiếp thị ra thị trường nước ngoài, tham gia vào các công trình mang tính đấu thầu quốc tế để thông qua đó xuất khẩu dây chuyền và người lao động ra nước ngoài. Một nhiệm vụ quan trọng của công ty XNK tổng hợp LILAMA là mở rộng khả năng thương mại, xuất khẩu của mình trên thị trường trong và ngoài nước. Chỉ tiêu định hướng 2003 Biểu14: Chỉ tiêu định hướng xuất nhập khẩu của LILAGIMEX Đơn vị:USD Danh mục Tên nước Đơn vị tính K/h định hướng năm 2003 Số lượng Giá trị USD Tổng giá trị kim ngạch XNK Xuất khẩu lao động Nhập khẩu Dự án Dung Quất Dự án Uông Bí Dự án khác Xe cầu các loại Máy móc thi công Dụng cụ thi công Vật tư Xuất khẩu Thu phí hộ chiếu và lương của công nhân đi lao đông, Mỹ, Nhật Nhật , Đ/Loan,TQ Nhật , Đ/Loan, ý, Singapore Singapore, Nhật , Đ/Loanả rậpĐài loanethiopia  Chiếc Bộ/Chiếc Bộ /Chiếc Tấn 4 6 50 5500 505050150 29 000 000 500 000 28 500 000 10 000 000 5 500 000 6 500 000 2 000 000 1 000 000 2 000 000 50000125000180000355000 Nguồn: Phòng Nhập khẩu Chỉ tiêu kế hoạch 2003 của LILAGIMEX cho thấy công ty vẫn tiếp tục phấn đấu cho kế hoạch , và tiến độ của những công trình mà Tổng công ty đang thực hiện, đó là dự án nhiệt điện Uông Bí và nhà máy lọcdầu Dung Quất mà LILAMA là tổng thầu, đây là 2 dự án lớn.Dự kiến kim ngạch của công công ty là 29000000 USD, kim ngạch này lớn hơn rất nhiều so với những gì mà công ty đạt được trong năm 2002, một con số đòi hỏi cán bộ công ty phải có sự cố gắng rất nhiều. Đặc biệt năm 2003 LILAGIMEX sẽ nâng kim ngạch xuất khẩu công nhân và có kế hoạch mở rộng thị trường sang một số nước khác 2. Đối với hoạt động đấu thầu Năm 2003 Tổng công ty Lắp máy Việt Nam tiếp tục thực hiện 2 dự án lớn đó là dự án Dung Quất, và dự án Uông Bí Dự án Uông Bí: Công suất300 MW Vốn đầu tư: 300 triệu USD Thể thức thi công: EPC (tổng thầu) Dự án nhà máy lọc dầu Dung Quất vốn đầu tư 230 triệu USD. Đây là hai dự án lớn, đòi hỏi sự cố gắng nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty phát huy hết khả năng của mình để đạt được mục tiêu mà Tổng công ty đề ra xứng đáng với sự tín nhiệm và tin cậy mà nhà nước đã giao cho LILAMA. Để hoàn thiện công tác này, công ty đã có những định hướng riêng như sau: Hoàn thiện phương thức đấu thầu theo quan điểm toàn diện và phát triển. Hoàn thiện phương thức đấu thầu góp phần tích cực đối vơí các hoạt động kinh doanh của công ty. Trong điều kiện hội nhập quốc tế, việc nhập khẩu máy móc thiết bị cũng cần có sự học hỏi kinh nghiệm của các nước khác và vận dụng một cách phù hợp vào hoàn cảnh của Việt Nam. Đấu thầu quốc tế vừa phải được coi là một công cụ, vừa phải được coi là một mục tiêu phấn đấu. II- Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại công ty XNK tổng hợp lilama. 1. Đẩy mạnh hoạt động tìm hiểu thông tin của các nhà thầu Qui luật cạnh tranh của nền kinh tế thị trường vừa là động lực thúc đẩy nền kinh tế phát triển, vừa là con đường đưa đến dịêt vong của các doanh nghiệp yếu kém. Để tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải áp dụng thích hợp các biện pháp và phương pháp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Một trong những biện pháp đó là doanh nghiệp vận dụng một các thích hợp Marketing, để vận dụng Marketing một cách thích hợp thì phải có thông tin. Việc nắm bắt được đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp tiềm năng sẽ hạn chế được rất nhiều thời gian, công sức trong việc xét chọn thầu vì thế đấu thầu thu được hiệu quả cao hơn. Vấn đề đặt ra là: Lấy thông tin ở đâu? như thế nào? Thông tin nào là cần thiết ? Thông tin phải được xử lý như thế nào? Trong công tác đấu thầu quốc tế nhập khẩu máy móc thiết bị chúng ta cần tổ chức thông tin vì các lý do sau: Chọn được đúng thiết bị theo yêu cầu Chọn đúng ứng thầu tiềm năng Mua đúng giá và điều kiện vận dụng phù hợp. Việc có được thông tin đầy đủ về nhà cung cấp tiềm năng sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho công ty, từ đó nâng cao uy tín của mình: Thông tin có thể thu thập từ các kênh: Thông tin từ nội bộ ngành. Đây là kênh thông tin rất quan trọng và hữu hiệu. Khi ta thu thập thông tin từ nguồn này ta có thể nắm bắt được nhu cầu và bạn hàng quen thuộc của những công ty này đồng thời theo sát được những bước tiến trong khoa học công nghệ của ngành lắp máy, từ đó tìm được cho mình những nhà cung cấp tiềm năng và nắm bắt được những chỉ tiêu kỹ thuật hiện đại của máy móc cần mua trong nước và trên thế giới. Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng. Tạp chí chuyên ngành xây dựng, công nghiệp, tin tức do Bộ thương mại, Tổng cục thống kê, Ngân hàng ... cung cấp. Đây là kinh thông tin tuy không cung cấp chính xác các nhu cầu nhưng lại giúp cho Công ty có cái nhìn tổng quát về tình hình thị trường. Kinh phí xây dựng kênh thông tin này không tốn kém, nhưng chất lượng thông tin không cao do đó Công ty cần thận trọng và xem xét khi chọn tài liệu thu thập thông tin. Thông tin từ các “văn phòng đại diện ảo” Nếu như đặt một văn phòng đại diện ở nước ngoài thường rất tốn kém và khó khăn về thủ tục thì phương thức “văn phòng đại diện ảo” đã khắc phục được các khó khăn trong khi vẫn đảm bảo được các chức năng hoạt động của một văn phòng đại diện thật. Trong thời gian tới, công ty XNK tổng hợp LILAMA nên nghiên cứu xem xét việc xây dựng kênh thông tin này vì thực sự công tác nghiên cứu thông tin nhập khẩu của Công ty còn kém. Ví dụ: Do thiếu kinh phí nên Công ty rất hạn chế cử người sang nghiên cứu thông tin ở nước ngoài, do đó phần lớn các quan hệ làm ăn với nước ngoài đều do Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam hoặc Bộ xây dựng giới thiệu. Thông tin từ khách hàng. Trong hoạt động kinh doanh, độ thoả mãn của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ Công ty cung cấp chính là thước đo chính xác phản ánh đầy đủ về kết quả kinh doanh, khả năng cạnh tranh của Công ty. Hay nói cách khác, khách hàng chính là người có đánh giá khách quan, chính xác về việc kinh doanh của Công ty. Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước. Việc nghiên cứu thị trường giúp công ty dự toán chính xác giá cả của máy móc thiết bị tránh tình trạng giá sai lệch quá lớn so với giá bỏ thầu đi ngược lại các lợi ích mà đấu thầu quốc tế đem lại. Thêm vào đó đấu thầu quốc tế nhằm mua sắm được những máy móc công nghệ hiện đại của thế giới. Vì vậy mà đa số nhà thầu là của nước ngoài. Do đó công ty cần rất coi trọng kênh thông tin này. Tổng công ty lắp máy Việt Nam không những có uy tín trong nước mà còn là một trong những đơn vị có xu hướng phát triển đầu tư ra nước ngoài bằng vốn và công nghệ Việt nam để hướng tới xuất khẩu thiết bị và nhân công ra nước ngoài thu ngoại tệ đẩy mạnh sản xuất trong nước. Tổng công ty đã tổ chức các Công ty lắp máy ở Nga, Bungari, Irắc, Angiêri. Hiện nay đã thành lập hai Công ty liên doanh: là Công ty Otis-Lilama, liên doanh giữa Lilama với hãng Otis Elevator của Mỹ để bán, lắp và bảo trì các sản phẩm cầu thang máy, thang cuốn; Công ty Poslilama là liên doanh sản xuất cấu thép công suất 15.000tấn/năm ở Long thành Đồng nai giữa Lilama các Công ty Posec & Postrade- hai thành viên của tập đoàn thép lớn Posco của hàn quốc, Công ty liên doanh xây lắp Việt - Nga với Liên bang Nga tại khu công nghiệp Dung quất. Tổng công ty đang có quan hệ với hàng trăm Công ty nước ngoài từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapre, Đài Loan, Mỹ, Pháp, Anh … để hợp tác kinh doanh theo các hình thức: liên doanh liên kết, đấu thầu, nhận thầu công trình hoặc thuê nhân công. Vì vậy, nhiệm vụ của công ty XNK tổng hợp LILAMA càng nặng nề hơn, vừa phải cung ứng khối thiết bị cho các công trình xây dựng ở nước ngoài, vừa phải cung cấp thiết bị cho các liên doanh của Việt nam với nước ngoài. Ngoài ra, Công ty còn phải trù liệu những máy móc, thiết bị thi công xây dựng trước mắt để nhập khẩu đáp ứng được nhu cầu phát triển của Tổng công ty. công ty XNK tổng hợp LILAMA đã trực tiếp mua sắm, cung cấp được nguồn vật tư từ nước ngoài về với giá thấp nhất để phục vụ nhu cầu chế tạo, sản xuất và thương mại của Tổng công ty. Đến nay, công ty XNK tổng hợp LILAMA đã thực hiện được các hợp đồng nhập khẩu các lô hàng với hàng trăm ngàn tấn thép và thiết bị quan trọng như tuốc-bin và nhiệt điện Uông Bí với trị giá hàng triệu USD. Hiện nay, về nhập khẩu Công ty đã đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu của các đơn vị thành viên của Tổng công ty.uy tín thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Uy tín trong kinh doanh rất quan trọng, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường. Công ty phải tạo được một hình ảnh tốt đối với các khách hàng của mình, cung cấp hàng hoá và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, thoả mãn tối đa các lợi ích của khách hàng, chẳng hạn như hình ảnh tốt của hãng HONDA đối với người tiêu dùng Việt Nam hiện nay là không ai có thể phủ nhận. Trong những năm gần đây uy tín của Tổng công ty lắp máy trong ngành lắp máy ở Việt nam đã được nâng lên rất nhiều qua thi công các công trình mang tầm cỡ quốc gia và quốc tế, cung cấp các loại máy móc thiết bị hiện đại thông qua hình thức đấu thầu. Uy tín là một trong những tiêu thức quan trọng để các nhà gọi thầu lựa chọn người trúng thầu. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của công ty XNK tổng hợp LILAMA trong những năm tới là phải nâng cao hơn nữa uy tín trong kinh doanh nói chung và kinh doanh máy móc thiết bị nói riêng. Một phương tiện tạo lập nâng cao uy tín một cách có hiệu quả đó là việc dùng các phương tiện thông tin đại chúng như : Báo, Đài, Truyền hình ... Công ty nên đầu tư một lượng tiền để duy trì mối quan hệ tốt với các cơ quan thông tin để thông qua đó họ quảng bá cho việc kinh doanh của mình và nâng cao được uy tín của Công ty. Tham gia các trung tâm thương mại, tổ chức trao đổi có chọn lọc với các tổ chức thông tin khác. Tổ chức tiếp nhận thông tin từ doanh nghiệp, đã và đang tham gia vào mua sắm quốc tế thông qua các hội nghị, hội thảo quốc tế Tuy vậy để có thông tin một cách đầy đủ và chính xác phục vụ cho hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị, cần có một số điều kiện: Công ty cần có kinh phí , xây dựng một đội ngũ cán bộ chuyên trách về thông tin, có đủ các phương tiện phục vụ cho công tác thu thập và xử lý thông tin. Nếu thực hiện tốt công việc này, công ty sẽ đạt được tiết kiệm và hiệu quả trong đấu thầu quốc tế phục vụ cho các dự án đồng thời có được các cơ hội phát triển trong tương lai nhờ việc phát triển hệ thống thông tin. 2. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị của công ty Trên cơ sở những dự án mà Tổng công ty trúng thầu xây lắp và giao cho công ty mua sắm những máy móc thiết bị. Tuy nhiên để mua sắm nhập khẩu đạt được kết quả đúng như yêu cầu của chủ dự án, công ty phải tiến hành lập kế hoạch mà nội dung của nó bao gồm: Danh mục thiết bị sẽ mua sắm.Do tính phức tạp của máy móc thiết bị mà việc thiết lập các danh mục thiết bị sẽ mua sắm phải rất chi tiết, cụ thể ghi rõ những chỉ tiêu kỹ thuật, số lượng, các thiết bị đi kèm… Dự kiến nhân sự tham gia vào công tác đâú thầu quốc tế ở mỗi dự án mà công ty sẽ tham gia.: Việc phân công trách nhiệm cho công tác đấu thầu phải thật rõ ràng cụ thể, tránh tình trạng một người kiêm nghiệm nhiều công việc, không phù hợp với chuyên môn. Lựa chọn những cán bộ có năng lực, hiểu biết sâu về các quy chế đấu thầu. Báo cáo về năng lực và uy tín của nhà sản xuất: Nghĩa là công ty phải thu thập được tất cả những thông tin về tình hình kinh doanh của công ty đó, doanh thu, lãi, uy tín của thương hiệu, chất lượng của những sản phẩm của nhà sản xuất, thậm trí cả đội ngũ cán bộ của công ty đó là những người trực tiếp cung cấp bảo hành cho thiết bị. Việc phân chia dự án thành các gói thầu cần tuân thủ như sau: Máy móc trong một gói thầu thường là cùng loại, đồng bộ, phù hợp với tính chất và công nghệ cũng như phù hợp với trình tự thực hiện dự án. Quy mô của gói thầu cũng phải phù hợp với hình thức và phương thức đấu thầu quốc tế, nếu gói thầu đó cần đảm bảo có sự tham gia của các doanh nghiệp trong nước thì quy mô không nên quá lớn. Thòi gian tổ chức đấu thầu cũng phải được dự kiến một cách chính xác, tính toán cả những sai lệch về mặt thời gian có thể có trong quá trình thưc hiện. Đưa ra một mức giá chính xác và phù hợp nhất cho từng gói thầu. ở Việt Nam hiện nay xuất hiện tình trạng các nhà thầu cố tình đưa ra một mức giá rất thấp, thấp hơn rất nhiều so với giá dự toán của bên mời thầu để nâng cao khả năng trúng thầu, tuy nhiên khi thực hiện hợp đồng thì nhà thầu đó lại cung cấp những thiết bị với chất lượng kém. Vì vậy mà việc có nên quy định một mức giá sàn hay không vẫn còn nhiều tranh cãi. Tuy nhiên tôi cho rằng khi đưa ra mức giá cho gói thầu công ty cần tính toán được mức giá thấp nhất có thể có của gói thầu từ những chỉ số kỹ thuật của gói thầu đó. Việc nhập khẩu máy móc thiết bị, dây truyền công nghệ bao gồm rất nhiều khâu: từ lắp đặt, thi công, vận hành đến cả những dịch vụ sau hợp đồng thường rất phức tạp và trải qua một thời gian tương đối dài. Do đó, việc hoàn thiện công việc lập kế hoạch sẽ đảm bảo cho dự án được thực hiện chuẩn xác tới từng chi tiết, tránh những sai sót có thể xảy ra. Điều này đồng nghĩa với việc uy tín của công ty được nâng dần và đảm bảo cho những cơ hội kinh doanh mới. 3. Chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu. Hồ sơ mời thầu là cơ sở, là căn cứ để các nhà thầu chuẩn bị và xác định các công việc phải làm nếu được chọn, đó là tất cả mọi yêu cầu của bên mời thầu. Vì thế khi chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu sẽ giúp cho các nhà thầu khái quát được các công việc, hình dung được về hàng hóa mình cần cung cấp, cung cấp như thế nào sao cho hiệu quả nhất. Hồ sơ mời thầu được chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho hồ sơ dự thầu được soạn thảo tốt, giúp cho các gói thầu được thực hiện thuận lợi với các giải pháp tối ưu nhất. Như thế việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu cũng là một trong những tiền đề quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu. Do vậy việc lập hồ sơ mời thầu đòi hỏi tính khoa học cao, mọi thông tin phải chính xác giúp nhà thầu dễ đọc và dễ hiểu yêu cầu của bên mời thầu, tránh hiện tượng lặp đi lặp lại một thông tin nào ở các phần khác nhau. Hai nội dung trong hồ sơ mời thầu là Chỉ dẫn cho các nhà thầu và Bản tiên lượng càng được soạn thảo kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì thông tin cho các nhà thầu các đầy đủ, rõ ràng bấy nhiêu. Vì thế hai bộ phận này đòi hỏi phải được tiến hành soạn thảo bởi các chuyên gia có kinh nghiệm, am hiểu về dự án, am hiểu về các quy phạm pháp luật đấu thầu, có trình độ chuyên ngành cao. Khác với các công tác khác, hợp đồng được ký kết trong đấu thầu có các nội dung được quy định trước trong hồ sơ mời thầu và đã được nhà thầu chấp nhận khi soạn thảo hồ sơ dự thầu như: Phương thức thực hiện hợp đồng, thủ tục thành toán, nghiệm thu, xử lý tình huống khi có các trường hợp bất thường xảy ra, thưởng phạt xử lý các tranh chấp hợp đồng, thời gian, giá cả. Những quy định này được đưa ra bởi chủ đầu tư trong hồ sơ mời thầu và đây là những quy định phải tuân theo của cả hai bên kể từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tượng được đấu thầu. Chính vì thế nếu bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài quá dẫn đến việc khi có phát sinh không biết phải xử lý như thế nào và nhà thầu sẽ từ chối những nghĩa vụ thuộc phạm vi phải thực hiện của mình chỉ vì trong hồ sơ mời thầu không nêu cụ thể, nhưng bản này cũng không nên được lập một cách cứng nhắc quá, đẩy trách nhiệm cho các nhà thầu hết… bởi vì thế sẽ hạn chế các nhà thầu tham gia. Cho nên đối với mỗi gói thầu, chủ đầu tư cần phải đưa ra những điều kiện hợp lý, phù hợp với tình hình cụ thể cuả việc thực hiện gói thầu sao cho những điều khoản đưa ra là khả thi nhất Thường thì trong một hợp đồng có ba lĩnh vực được nêu ra: lĩnh vực kỹ thuật, lĩnh vực pháp lý, và lĩnh vực thương mại thì trong biên bản điều kiện hợp đồng cũng có những quy định như thế. Thời gian cung cấp hàng hoá phải được chính xác và bảo đảm, bởi vì việc cung cấp thiết bị luôn gắn liền với tiến độ của dự án. Điều này có một ý nghĩa hết sức quan trọng mà nếu bị vi phạm nó sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng cả về vật chất và uy tín.Tiến độ cung cấp hàng hoá chậm thì phải tìm ra được nguyên nhân do lỗi của ai và ai là người chịu phạt, chịu mọi chi phí phát sinh. Trường hợp bị phạt: theo phạm vi, mức độ phạt như thế nào cần được nêu rõ. Hồ sơ mời thầu phải nêu rõ, chi tiết về nội dung kỹ thuật của thiết bị, các tiêu chí sẽ được chủ đầu tư xét chọn, các năng lực tài chính cần thiết của nhà thầu, điều kiện trao hợp đồng, quy trình thông báo trúng thầu, các quy định về thương thảo ký kết hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên 4. Xây dựng các chỉ tiêu xét thầu một cách chi tiết, rõ ràng Việc xây dựng các chỉ tiêu xét thầu là việc làm cần thiết có ý nghĩa quan trọng trong công tác đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị. Căn cứ để xác định chỉ tiêu xét thầu gồm: Yêu cầu lựa chọn đúng thiết bị cần mua. Đảm bảo công bằng trong việc lựa chọn. Theo căn cứ này, việc lựa chọn đúng máy móc thiết bị cần mua được thể hiện trên các mặt: Đúng kiểu cách ( đúng kích thước, trọng lượng, hình dáng) Đúng chất lượng, đúng năm sản xuất. Đạt tiêu chuẩn (môi trường, an toàn ) Đúng giá. Việc đảm bảo công bằng trong lựa chọn liên quan đến 3 nội dung là: Thẩm định tài chính, thẩm định kỹ thuật và xem xét yếu tố thời gian có liên quan. Trong đó việc thẩm định tài chính và thẩm định kỹ thuật là hai vẫn đề cốt lõi. Kinh nghiệm trên thế giới khi xét thầu thường áp dụng một hệ thống cho điểm và từ đó lựa chọn nhà thầu có điểm cao nhất. Khi xây dựng tiêu chuẩn xét thầu cần lưu ý một số điểm sau: Các chỉ tiêu xét thầu xây dựng cho từng dự án là khác nhau, vì vậy thang điểm phải được xây dựng cho từng dự án riêng biệt và từng thời kỳ là khác nhau. Muốn tiến hành lập một hệ thống chỉ tiêu xét thầu công ty cần tuân thủ các điều kiện sau: Thứ nhất: Cần có văn bản hướng dẫn việc lập các chỉ tiêu xét thầu chung cho toàn công ty. Thứ hai: Tập huấn cho các cán bộ làm công tác xét thầu. Thứ ba: Cần lên kế hoạch nhập khẩu, từ đó có thể lựa chọn các chỉ tiêu và cho điểm trước khi mở gói thầu. Trong thời gian tới, công ty cần ưu tiên thực hiện một số công việc, đó là: Xây dựng và đề ra quy chế hướng dẫn lập các chỉ tiêu xét thầu chung cho công ty tới mức độ càng chi tiết càng tốt. Thiết lập quy chế hướng dẫn và đào tạo cán bộ, cần lưu ý đến một số vấn đề liên quan đến tính công khai và bí mật cũng như tính thống nhất và đặc thù trong xây dựng các chỉ tiêu. Cần nghiên cứu để quyết định mức giá xét thầu cho phù hợp với từng dự án mà công ty ký kết hợp đồng. Tuy nhiên tổ xét thầu cũng cần lưu ý trong việc chọn lựa ai là người trúng thầu trong trường hợp hai nhà thầu có điểm kỹ thuật chênh lệch nhau rất nhiều nhưng chênh lệch về giá lại không đáng kể. Đây cũng là tình huống gặp không ít trong thực tế. Theo như quy định của quy chế đấu thầu thì việc lựa chọn nhà thầu có giá thấp nhất là trúng thầu nhưng ở đây nên quan tâm đến lợi ích của Công ty . Xét một cách tổng thể thì việc lựa chọn nhà thầu có điểm kỹ thuật cao hơn rất nhiều và giá cao hơn một phần nhỏ sẽ có lợi cho chủ đầu tư hơn vì chỉ phải bỏ một chút vốn mà lại thu được những thiết bị với chất lượng cao phù hợp. Trong trường hợp này tổ chuyên gia nên xem xét ý kiến của cơ quan hoặc người có thẩm quyền quyết định đầu tư và cơ quan thẩm định đầu tư chứ không nên máy móc theo quy định trong quy chế đấu thầu (vì hiện nay quy chế này cũng đang trên con đường bổ sung và hoàn thiện). Để có thể khắc phục tình trạng bỏ giá thầu quá thấp do không có mức giá sàn làm chuẩn ta có thể xác định giá xét thầu như sau: Nhà thầu trúng thầu là người chào giá gần nhất so với giá trung bình của tất cả các hồ sơ dự thầu mà chủ đầu tư nhận được. Nhà thầu trúng thầu là người chào giá có thể thấp hơn giá trung bình nói trên, nhưng là giá gần nhất với giá này và vẫn thấp hơn giá dự toán của chủ đầu tư. Nhà thầu trúng thầu là người chào giá gần nhất với mức giá trung bình, sau khi đã loại giá thầu thấp nhất và cao nhất trong số các hồ sơ dự thầu nhận được. 5. Tăng cường đào tạo chuyên môn nghiệp vụ đấu thầu cho cán bộ làm việc trong các phòng ban liên quan. Trong thực hiện dự án đấu thầu quốc tế luôn có sự hiện diện của ba chủ thể: chủ đầu tư, nhà thầu và kỹ sư tư vấn. Trong đó đội ngũ kỹ sư tư vấn hiện diện như một nhân tố đảm bảo cho hợp đồng luôn được thực hiện một cách nghiêm túc tới từng chi tiết, tiến độ, phát hiện kịp thời những sai sót để điều chỉnh cho phù hợp. Đồng thời kỹ sư tư vấn cũng là nhân tố hạn chế tối đa những mưu toan thông đồng hoặc thoả hiệp gây thiệt hại cho những chủ đầu tư dự án. Bởi vậy các chuyên gia chịu trách nhiệm kỹ thuật, công nghệ phải được bồi dưỡng có hệ thống cập nhật theo định kỳ có kiến thức chuyên ngành cần thiết. Trong thời gian qua ở Tổng công ty LILAMA, công tác tư vấn thường được giao cho Công ty Tư Vấn là công ty thành viên của LILAMA. Tuy nhiên một số công trình của dự án còn thiếu sót. Nguyên nhân là do đội ngũ chuyên gia tư vấn thiếu đồng bộ, chưa tiếp cận được trình độ công nghệ hiện đại trên thế giới và khu vực. Nhiều chuyên gia giỏi không được sử dụng cho công tác tư vấn. Hệ thống dữ liệu thông tin còn thiếu và yếu. Hệ thống trang bị kỹ thuât chậm đổi mới do hạn chế về kinh phí đầu tư. Tình trạng hụt hẫng cán bộ chuyên môn đầu ngành đang là một thực tế. Tuy nhiên số cán bộ chuyên môn giỏi đến tuổi nghỉ hưu vẫn có thể tham gia công tác tư vấn. Đây là lực lượng rất quý, vì họ đã có nhiều kinh nghiệm tích luỹ từ thực tế trong nước và quốc tế, bên cạnh lực lượng chuyên gia này cần có kế hoạch đào tạo chính quy hệ đại học và sau đại học cho cán bộ tham gia công tác tư vấn.. Về các chuyên ngành Quản Trị kinh doanh, quản trị dự án, quản lý kinh tế… Ngoài ra cũng cần tổ chức thi kiểm tra sát hạch cấp chứng chỉ để sắp xếp các chuyên gia theo cấp bậc. Và tuỳ theo quy mô và mưc độ của gói thầu mà bên mời thầu lựa chọn chuyên gia tư vấn có đủ trình độ tham gia tổ chức xét thầu. Phát triển công nghệ phần mềm cho công tác thiết kế. Đội ngũ cán bộ tham gia vào công tác đấu thầu cần được tập huấn bằng các hình thức như mời các chuyên gia về đấu thầu của nước ngoài để tổ chức các lớp tập huấn ngắn ngày, hay có thể thành lập một số đoàn đi tham khảo và học tập về đấu thầu, mô hình quản lý đấu thầu ở một số nước trên thế giới mà đấu thầu đã rất quen thuộc trong đời sống kinh tế. Đồng thời lựa chọn từ cán bộ đấu thầu một số người có đủ năng lực, phẩm chất, để cử đi đào tạo ở các lớp học chính quy ở nước ngoài để sau này về làm cán bộ nòng cốt của công ty trong lĩnh vực đấu thầu. Đồng thời cũng chú ý đến việc đào tạo về ngoại ngữ chuyên ngành đấu thầu cho đội ngũ đấu thầu này đặc biệt là đối với cán bộ làm việc trực tiếp với phía nước ngoài, tránh tình trạng chỉ vì trình độ ngoại ngữ kém mà dẫn đến việc đánh giá không chính xác hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. Ngoài ra cũng cần đặc biệt chú ý đến việc đào tạo các chuyên gia tài chính cho các gói thầu vì đây chính là những người trực tiếp bóc tách công việc từ hồ sơ kỹ thuật được duyệt và cũng chính họ là người xây dựng nên Bảng tiên lượng trong hồ sơ mời thầu, quản lý những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện. Đây cũng là một công việc quan trọng trong việc dự tính giá gói thầu hợp lý, giảm bớt phức tạp trong quá trình đánh giá dự thầu. Đồng thời Công ty cũng cần có biện pháp bố trí cán bộ một cách hợp lý. Do hiện nay đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu ở công ty còn ỏ tình trạng thiếu người nên các cán bộ đôi khi phải kiêm nghiệm nhiều công việc. Điều này khiến cho các cán bộ không thể chuyên môn hóa vào một lĩnh vực, một công việc cụ thể được. Chính vì thế nên trong các công đoạn của quá trình đấu thầu sẽ không phát huy hết được hiệu quả của đội ngũ cán bộ hiện có. Bởi vì, bố trí đúng người đúng việc sẽ tiết kiệm được lao động sống, nâng cao năng suất lao động, giảm được chi phí nhân công, nâng cao được hiệu quả đấu thầu từ đó góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu ở Công ty. Và công ty cũng nên đưa ra một số chính sách mang tính động lực ( thưởng, phạt vật chất) để khuyến khích, động viên cán bộ làm việc với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao, vì sự phát triển bền vững lâu dài của Công ty. 6. Thực hiện tốt các nguyên tắc đấu thầu quốc tế Đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị là một hình thức mua hàng có nhiều lợi ích và hiệu quả. Tuy nhiên nó chỉ có thể phát huy hết ưu điểm khi mà các bên tham gia vào phương thức này tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc đấu thầu, những quy định của pháp luật và những điều khoản có trong hợp đồng mà hai bên đã thương thảo. Nguyên tắc cạnh tranh với các điều kiện ngang nhau: Nguyên tắc này thể hiện ở chỗ bên mời thầu phải cung cấp đầy đủ những thông tin trong hồ sơ mơì cho các nhà thầu là như nhau, đặc biệt là những thông tin về các tiêu chí mà công ty sẽ tiến hành xét thầu đối với gói thầu đó. Đảm bảo được điều này, công ty sẽ nhận được những hồ sơ dự thầu chi tiết, được chuẩn bị một cách kỹ càng, trung thực, giúp thuận tiện cho công tác xét thầu của công ty. Nguyên tắc đầy đủ dữ kiện đòi hỏi bên ứng thầu phải cung cấp đầy đủ những thông tin càng chi tiết càng tốt về hàng hoá đó như chất lượng, quy cách, năm sản xuất, các thông số kỹ thuật. Nguyên tắc đánh giá công bằng: Các hồ sơ phải được niêm phong cẩn thận trước khi mở thầu Tất cả các hồ sơ phải được đánh giá trên cùng một mặt bằng so sánh. Mặt bằng so sánh phải được tất cả những thành viên của tổ chuyên gia thống nhất và được ghi một cách cụ thể rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xét thầu và đảm bảo quyền lợi công bằng cho các nhà thầu. Việc đánh giá phải được thực hiện bởi một hội đồng xét thầu có đủ năng lực, có phẩm chất đạo đức tốt. Nguyên tắc bảo hiểm bảo hành dự án: Trách nhiệm của nhà cung cấp chỉ có thể chấm dứt khi máy móc đã đi vào vận hành thử và đã hết hạn bảo hành. Nguyên tắc này được thực hiện tốt sẽ tạo sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên, tạo lòng tin và uy tín giữa các bên với nhau. Để thực hiện tốt nguyên tắc này thì nhà thầu phải thực hiện tốt những điều khoản của hợp đồng đã được thương thảo, bên mời thầu phải có sự kiểm tra quá trình thực hiện hợp đồng và theo dõi sự vận hành của máy móc cho đến khi hết hạn bảo hành. Chỉ có thực hiện tốt nguyên tắc này thì mục tiêu mà chủ đầu tư dùng phương thức đấu thầu mới được đảm bảo và mọi lợi ích của đấu thầu mới có thể phát huy. Kết luận Qua thời gian thực tập tại Công ty XNK tổng hợp LILAMA, được tiếp xúc với các bước công việc của một số gói thầu được tổ chức đã giúp tôi hiểu rõ vai trò của đấu thầu quốc tế và tại sao đấu thầu lại nhanh chóng trở thành một phương thức phổ biến trong viêc thực hiện các dự án đầu tư. Viêc tiến hành công tác đấu thầu quốc tế đã thu lại rất nhiều cái “lợi” không chỉ đối với chủ đầu tư mà còn có tác động tích cực đến các nhà thầu cũng như đến toàn bộ xã hội. Tuy nhiên vẫn còn nhiều bất cập trong công tác đấu thầu quốc tế tại công ty XNK tổng hợp LILAMA và nhiều vấn đề còn gây nhiều tranh cãi trong Quy chế đấu thầu mà thời gian qua đã được đề cập rất nhiều trên các phương tiện thông tin đại chúng. Do đó Nhà nước và công ty XNK tổng hợp LILAMA cần quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời để công tác vốn còn rất mới mẻ này đi đúng hướng ban đầu, vốn có của nó. Trong những năm tới Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam cũng cần tiếp tục đẩy mạnh đi sâu tìm hiểu nâng cao, hoàn thiện dần từng bước công tác đấu thầu nói chung và đấu thầu quốc tế nói riêng để đấu thầu thực sự trở thành một phương thức hữu hiệu góp phần quan trọng trong việc phát triển ngành công nghiệp lắp máy nói chung và Tổng công ty Lắp MáyViệt Nam nói riêng. Sau gần bốn tháng thực tập tuy không chỉ dùng lý lẽ để làm thay đổi một số bước quy trình tại Tổng Công Ty nhưng tôi đã mạnh dạn xin được nêu ra một vài biện pháp mang tính chất đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại Công ty. Hi vọng đó sẽ là những gợi ý có ý nghĩa giúp cho Công ty XNK tổng hợp LILAMA tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho công tác hoạt động của mình. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn Thầy giáo-Th.s Nguyễn Quang Huy, cảm ơn các cô chú, các anh chị trong công ty XNK tổng hợp LILAMA đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành bài viết này. Tài liệu tham khảo Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định số 88/1999/ NĐ- CP ngày1/9 /1999 của Chính Phủ Quy chế quản lý Đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ- CP ngày 8/7/1999 của Chính Phủ Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày5/5/2000 của Chính Phủ Giáo trình Quản Trị Kinh Doanh Thương mại quốc tế. Bài giảng về đấu thầu quốc tế. Tạp chí công nghiệp, tạp chí thương mại các số năm 2002 Sách Hướng dẫn về đấu thầu theo Quy chế của Hiệp hội quốc tế các kỹ sư tư vấn (FIDIC), Ngân hàng thế giới(WB), Ngân hàng phát triển liên Mỹ (IDB) Tài liệu tham khảo của Công Ty như Mẫu Hồ sơ đấu thầu mua sắm hàng hoá thiết bị, số liệu về tài chính, đấu thầu của Công ty qua các năm. Luận văn của các khoá 39 – 40 Trường ĐHKTQD. Mục lục Trang