Luận văn Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam

gười có tên trên bì giải quyết. - Cán bộ văn thư Công ty được phép bóc tất cả các bì văn bản đến còn lại gửi đến Công ty và làm thủ tục đăng ký văn bản. Khi bóc bì đã thực hiện theo hướng dẫn sau: + Những bì có đóng các dấu độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời. + Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản; địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện được soát lại tránh để sót văn bản. + Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết. + Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh hoặc đối chiếu khi xử lý thì cán bộ văn thư đã giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm chứng. - Đóng dấu “ĐẾN” vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống dưới địa danh và ngày tháng văn bản kể cả bản Fax (trừ hoá đơn, chứng từ kế toán). CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM ĐẾN Số đến. Ngày đến. Chuyển Lưu hồ sơ số. - Các thông tin như số, ký hiệu, trích yếu nội dung, ngày nhận văn bản đến đều đã được cán bộ văn thư đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến (BM 34.01/1/XDHK). MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY * Bìa ngoài: TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM Năm 2009 Quyển số: 01 Từ số 01Đến số Từ ngày 01/01/2009..Đến ngày... SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN * Phần ghi trong sổ: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày, Tháng văn bản Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 05/01/09 01 Bộ Tài chính 408/TB.BTC 30/12/08 Thông báo quyết toán kinh phí bảo quản xăng dầu dự trữ quốc gia năm 2007 GĐ, P.XNK , P.TCK, P.KDĐT Nga 6/1/09 02 Tổng Công ty Hàng không Việt Nam 01/VPĐN 5/01/09 Mời dự tổng kết năm 2008 và giao kế hoạch năm 2009 GĐ, PGĐ(Thành) Nghĩa 05/01/09 03 Ban chỉ huy quân sự quận Long Biên 04/CV- BCh 02/01/09 Tổ chức chi trả phụ cấp trách nhiệm cho cán bộ chỉ huy các đơn vị tự vệ PGĐ(Hùng), P.TCCB, P.TCKT, P.KHĐT Tuấn Lưu ý: Những văn bản do lãnh đạo Công ty, các phòng nghiệp vụ thuộc cơ quan Công ty nhận trực tiếp đều được chuyển lại Văn thư Công ty để đăng ký văn bản đến theo quy định. Bước 2: Trình chuyển giao văn bản đến. - Sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng kí văn bản đến, cán bộ văn thư công ty đã thực hiện như sau: Trước tiên, cán bộ văn thư chuyển Chánh văn phòng xử lý, kí vào phiếu trình văn bản rồi thực hiện việc trình Lãnh đạo Công ty xin ý kiến giải quyết trong thời hạn không quá 01 ngày kể từ khi văn bản được đăng kí tại văn thư Công ty. (Đối với văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo công ty) . Trường hợp văn bản gửi đến vào cuối giờ chiều của ngày làm việc thì cán bộ văn thư trình vào đầu giờ sáng ngày làm việc hôm sau . Đối với những văn bản thông thường gửi đến Công ty thuộc chức năng nhiệm vụ của các phòng thì Chánh văn phòng phê chuyển ngay các văn bản đến các phòng đó để giải quyết. - Sau khi lãnh đạo Công ty đã có ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn bản được chuyển trở lại văn thư Công ty để đăng kí bổ sung vào sổ đăng kí văn bản đến. Sau đó văn thư Công ty lưu bản gốc, sao gửi các đầu mối theo bút phê của Lãnh đạo Công ty. Các văn bản do bộ phận văn thư Công ty chuyển đến các phòng ban thì đã được nhân viên của phòng đó kí nhận vào sổ giao nhận văn bản của văn thư Công ty . - Sau đó nhân viên đã ký nhận văn bản của phòng chuyển văn bản đến cho Trưởng phòng xin ý kiến phân phối, rồi chuyển văn bản tới các bộ phận theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo phòng theo BM 34.03/1/XDHK như sau: MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY Ngày tháng chuyển Số, ký hiệu hoặc nơi gửi văn bản Số lượng văn bản hoặc số bì Đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản hay bì Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 05/01/09 42/XDMN-TCCH 01 P.TCKT Thắng 05/01/09 XNXDHKMNam 02 Vân + Nga (KTTH) Nga 05/01/09 97/PJCO 2009 01 PGĐ .Thành Thành Trường hợp văn bản chuyển đến nếu nhầm địa chỉ thì nhân viên ký nhận văn bản phòng có trách nhiệm chuyển trả ngay cho văn thư Công ty để cán bộ văn thư chuyển đúng địa chỉ mà không chuyển trực tiếp cho đơn vị khác. - Khi nhận được bản chính của Fax đến, cán bộ văn thư Công ty đã làm thủ tục đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến( số và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đã đăng ký Fax) và thực hiện việc chuyển cho phòng ban cá nhân nhận bản Fax. - Đối với các văn bản “khẩn”, “hoả tốc”, “thượng khẩn” có hẹn giờ cán bộ văn thư đã trình Chánh Văn phòng ngay sau khi nhận được văn bản. Nếu các văn bản này được gửi đến công ty ngoài giờ hành chính thì nhân viên bảo vệ cơ quan báo ngay cho Chánh văn phòng để giải quyết kịp thời. Các loại văn bản khác, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận và giữ gìn cẩn thận để đầu giờ ngày làm việc hôm sau bàn giao lại cho cán bộ văn thư Công ty. Bước 3:Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến. - Giám đốc Công ty/ Thủ trưởng đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó Giám đốc/Cấp phó của Thủ Trưởng đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của Giám đốc/ Thủ trưởng đơn vị thành viên và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực đựơc phân công phụ trách. - Căn cứ nội dung của văn bản đến, lãnh đạo Công ty/ đơn vị thành viên giao cho một phòng (bộ phận) hoặc một cá nhân giải quyết. Phòng (bộ phận) hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết vản bản đến theo thời hạn được quy định trong văn bản hoặc thời hạn được giao. - Chánh văn phòng Đối ngoại/Trưởng phòng tổ chức Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các phòng nghiệp vụ theo thời hạn quy định tại văn bản hoặc thời hạn mà lãnh đạo Công ty/đơn vị thành viên yêu cầu xử lý (Sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến – theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). - Ban thư ký Đối ngoại – Văn phòng đối ngoại bộ phận được giao trách nhiệm tại các đơn vị thành viên có trách nhiệm hàng tuần tổng hợp, theo dõi các văn bản đã chuyển đến các phòng, đơn vị để giúp lãnh đạo Văn phòng Đối ngoại/ Phòng Tổ chức Hạnh chính kiểm tra, đôn đốc, triển khai xử lý văn bản và giải quyết công việc theo ý kiến đã chỉ đạo. 2.2.3.1.2 Công tác quản lý văn bản đi. BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐI CỦA CƠ QUAN TRONG 3 NĂM TRỞ LẠI ĐÂY (2006 – 2008). Năm Số lượng Ghi chú 2006 848 Văn bản 2007 1116 Văn bản 2008 1286 Văn bản 6 tháng đầu năm 2009 759 Văn bản (Nguồn : Phòng Văn thư – Lưu trữ Công ty) Tất cả văn bản do Công ty phát hành đều đã được quản lý theo trình tự sau: Thứ nhất: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bảo đảm đúng quy định của Nhà nước. Thứ hai: Ghi số, ngày, tháng của văn bản do Công ty ban hành theo quy định đăng ký văn bản đi. Số của văn bản được đánh số theo hệ thống số chung của Công ty do cán bộ văn thư của Công ty thống nhất quản lý. Thứ ba: Đăng ký văn bản đi: Cán bộ văn thư của Công ty đã thực hiện vào sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu sổ của Cục lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu BM 34.02/1/XDHK). MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY * Bìa ngoài: TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM Năm 2009 Quyển số: 01 Từ số 01.Đến số.. Từ ngày 01/01/2009 Đến Ngày. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI * Phần ghi trong sổ: Số ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 01/XDHK-XNK 05/01/09 Thông báo tra nạp nhiên liệu bay theo yêu cầu SO1130361&1152257WFS. M.Bình XNXDHKMBắc Hà 02 Hà 02/XDHK-VPĐN 05/01/09 Đề nghị xin cấp thẻ nhận dạng 2009 Hùng Tổng công ty Hàng không Việt Nam. Thương 07 Thương 03/XDHK-XNK 05/01/09 Mở tờ khai tái xuất cho hãng Hàng không Quốc tế tại sân bay TSN. M.Bình Xí nghiệp Thương mại Miền Nam. Nghĩa 02 Nghĩa Khi vào sổ đăng ký văn bản đi cán bộ văn thư đã đáp ứng theo yêu cầu ghi rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục trong sổ; không viết bằng bút chì, không gạch xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng dễ gây hiểu nhầm. Thứ tư: Làm thủ tục nhân bản tại văn thư theo đúng số lượng quy định tại mục “Nơi nhận” hoặc theo yêu cầu của người ký văn bản. Thứ 5: Đóng dấu Công ty vào văn bản và các dấu chỉ mức độ khẩn, độ mật do người ký văn bản yêu cầu và đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật. Thứ 6: Chuyển giao và theo dõi chuyển giao văn bản đi. + Tất cả các văn bản do Công ty làm ra được gửi tới các đối tượng liên quan đều được thực hiện theo nguyên tắc chung: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. + Cán bộ văn thư của Công ty có nhiệm vụ lựa chọn loại bì và kích thước bì và viết bì đúng tên cơ quan hoặc tên người nhận, địa chỉ nơi nhận, dán bì và đóng dấu độ “khẩn”, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì đều đảm bảo theo đúng yêu cầu của pháp luật hiện hành. + Cán bộ văn thư của Công ty thực hiện chuyển giao trực tiếp văn bản đi theo yêu cầu của Lãnh đạo, các phòng nghiệp vụ, cá nhân trong cơ quan theo yêu cầu tại mục: “Nơi nhận” hoặc yêu cầu của người ký. Việc chuyển giao văn bản phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi ( Biểu mẫu BM34.03/1/XDHK) và không cần phải đóng bì văn bản. MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY * Bìa: Giống bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi. * Phần ghi trong sổ: Ngày tháng chuyển Số, ký hiệu hoặc nơi gửi văn bản Số lượng văn bản hoặc số bì Đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản hay bì. Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 06/01/09 01/XDHK-BCH 01 BCH quân sự Long Biên Nam 06/01/09 02/XDHK-XNK 01 XN Thương mại Miền Nam Hà 08/01/09 03/XDHK-HKĐT 01 Tổng Công ty Hàng không Việt Nam Hạnh + Văn bản đi được chuyển qua đường bưu điện được đăng ký vào sổ chuyển giao tài liệu qua bưu điện (Biểu mẫu BM 34.04/1/XDHK) và phải có chữ ký của nhân viên bưu điện. Ngày tháng chuyển Phòng, cá nhân gửi Nơi nhận Nội dung Số lượng bì gửi Số hoá đơn, phiếu gửi Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 06/01/09 P.Đảng đoàn BCH quân sự Long Biên Cử CB tự vệ nhận phụ cấp trách nhiệm quý 3-2008 01 036 Quốc 06/01/09 P.Kdoanh XNK XN Thương mại Miền Nam Mở tờ khai tái xuất cho hãng HKQT tại SBTSN 01 038 Tuấn 08/01/09 P.Kế hoạch đầu tư Tổng Công ty Hàng không Việt Nam Xây dựng nhà điều hành xí nghiệp XDHKMNam 01 039 Hương + Trường hợp cần chuyển phát nhanh theo yêu cầu của công việc thì các phòng ban có thể chuyển phát bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng đăng ký vào sổ Fax. + Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo Nghị định số 33/200NĐ - CP ngày 28/3/2002 của chính phủ và thông tư hướng dẫn số 12/2002/TT- BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ công an. + Văn bản đi được hoàn thành thủ tục và chuyển phát ngay trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp văn bản khẩn hoặc theo yêu cầu cần chuyển gấp của người ký đã được chuyển ngay và đảm bảo đúng hạn như yêu cầu. + Cán bộ văn thư của Công ty có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Những văn bản bưu điện trả lại (do không có người nhận, thay đổi địa chỉ) được chuyển trả lại phòng, cá nhân soạn thảo văn bản và ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, cán bộ văn thư Công ty kịp thời báo cáo Chánh văn phòng xem xét giải quyết. cuối cùng: Sắp xếp, bảo đảm và phục vụ sử dụng văn bản lưu. + Mỗi văn bản đi đều được lưu ít nhất 02 bản (hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và đã được đóng dấu) 01 Bản chính lưu tại Văn thư Công ty có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và chữ ký nháy của Trưởng phòng soạn thảo văn bản. 01 bản khác lưu ở hồ sơ công việc của phòng hoặc người soạn thảo văn bản.. + Văn bản lưu tại Văn thư Công ty đã được sắp xếp theo thứ tự đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi. + Khi các phòng ban hoặc người ngoài cơ quan có nhu cầu tra cứu, đối chiếu bản gốc, bản lưu thì đều đã được sự đồng ý của Giám đốc hoặc lãnh đạo Văn phòng. Văn bản khi đưa ra tra cứu đều đã vào sổ sách của cơ quan ( Sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản). 2.2.3.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu tại Công ty. * Quản lý và sử dụng con dấu. Văn phòng đối ngoại hoặc Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm quản lý con dấu của Công ty hoặc đơn vị thành viên và các con dấu khác của Công ty hoặc đơn vị nếu có. Cán bộ văn thư của Công ty hoặc đơn vị thành viên được giao trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu theo quy định sau đây: + Con dấu để tại trụ sở cơ quan Công ty. Trong trường hợp cần thiết do yêu cầu giải quyết công việc ở ngoài cơ quan, Giám đốc là người quyết định cho phép mang dấu ra ngoài và được giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong thời gian mang ra khỏi Công ty. + Hết giờ làm việc con dấu được vệ sinh và cất vào nơi quy định. + Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đã đảm bảo các yêu cầu về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và có chữ ký của người có thẩm quyền. Trước khi đóng dấu, kiểm tra kỹ văn bản để đảm bảo đóng dấu đúng quy định, đúng tên người ký, đúng chức danh. + Cán bộ văn thư của Công ty tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ, không tuỳ tiện mang dấu ra khỏi phòng văn thư hoặc cho người khác tuỷ tiện sử dụng (kể cả người trong công ty). Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Chánh văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng tổ chức hành chính. * Đóng dấu. + Dấu được đóng vào văn bản rõ ràng, đúng mầu mực quy định (màu đỏ). . + Dấu được đóng chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía trái . Trong một số trường hợp cụ thể như: các bản đề án, kế hoạch, dự án, báo cáo trình hội nghịmuốn thể hiện tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu Công ty vào tiêu đề Công ty ở góc trái phía trên văn bản (Đóng dấu treo). + Trường hợp đối với một số loại văn bản có 02 tờ trở lên, ngoài việc đóng dấu lên chữ ký thì việc đóng dấu giáp lai giữa những tờ của văn bản do Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên quyết định. + Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, mờ được huỷ văn bản để làm văn bản khác. + Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ. 2.2.3.1.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. * Nội dung yêu cầu lập hồ sơ tài liệu. - Nội dung của việc lập hồ sơ. + Mở hồ sơ dựa vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan đã được duyệt, các cán bộ, chuyên viên tiến hành mở hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản bìa ,hồ sơ. + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. + Kết thúc và biên mục hồ sơ. Yêu cầu của việc lập hồ sơ + Hồ sơ được lập, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban nghiệp vụ trong cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên. + Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. + Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. + Hồ sơ được biên mục đầy đủ và chính xác. * Thời hạn và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trưc Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị. - Thời hạn giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên + Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ khi công việc kết thúc. + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01 năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức. + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfilm, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc. + Trường hợp phòng hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu, thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ công ty/Lưu trữ đơn vị thành viên, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm. - Thủ tục giao nộp tài liệu. Khi giao nộp tài liệu,đã lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ Công ty mỗi bên 01 bản. * Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ công ty/lưu trữ đơn vị. - Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên. - Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Thủ trưởng phòng Tổ chức Hành chính có nhiệm vụ: + Tham mưu cho Giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên. + Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các phòng thuộc cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên vào Lưu trữ Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên. - Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên về việc lập hồ sơ bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của phòng mình vào Lưu trữ Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên. - Tất cả các cán bộ, nhân viên trong cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên khi được giao giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình đã làm. + Các phòng hoặc cá nhân trong cơ quan giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn được quy định. + Mọi cán bộ công nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều đã bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm. 2.2.3.2 Công tác lưu trữ giấy tờ tài liệu tại Công ty. 2.2.3.2.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. * Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu: - Xác định giá trị tài liệu đảm bảo vĩnh viễn. - Xác định tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ. * Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Công ty hoặc đơn vị thành viên. - Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Công ty hoặc đơn vị thành viên đã thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên về việc quyết định: + Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ lại bảo quản. + Danh mục tài liệu hết giá trị. - Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Tại cơ quan Công ty gồm có: + Chánh văn phòng Đối ngoại Công ty: Chủ tịch hội đồng. + Đại diện lãnh đạo các phòng có tài liệu: Uỷ viên. + Đại diện của Lưu trữ Công ty: Uỷ viên thư ký. Tại các đơn vị thành viên gồm có: + Cấp phó của người đứng đầu đơn vị: Chủ tịch Hội đồng. + Đại diện lãnh đạo các phòng có tài liệu: Uỷ viên + Đại diện Lưu trữ đơn vị: Uỷ viên thư ký. - Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây: + Từng thành viên Hội đồng xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, đối với Danh mục tài liệu hết giá trị thì kiểm tra thực tế tài liệu trước khi có ý kiến tiêu hủy. + Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số. + Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định. * Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. - Thẩm tra tài liệu trước khi tiêu huỷ: + Tổng Công ty Hàng không Việt nam thẩm định tài liệu của cơ quan Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam trước khi tiêu huỷ. + Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thẩm định tài liệu của các đơn vị thành viên trước khi tiêu huỷ. - Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. + Giám đốc Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ Công ty sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam. + Thủ trưởng các đơn vị thành viên quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ đơn vị sau khi có văn bản thẩm định của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. - Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. + Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của Giám đốc công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên. + Khi tiêu huỷ tài liệu, huỷ hết thông tin tài liệu. - Việc tiêu huỷ tài liệu được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy của văn phòng hoặc của cá nhân có tài liệu. + Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: * Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. * Danh mục tài liệu hết giá trị. * Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu. * Văn bản thẩm định huỷ tài liệu hết giá trị của cấp có thẩm quyền. * Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị của người có thẩm quyền. * Biên bản huỷ tài liệu và các tài liệu có liên quan. Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được bảo quản tại cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên có tài liệu tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ. 2.2.3.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ. Hàng năm Lưu trữ Công ty hoặc đơn vị thành viên có trách nhiệm: + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. + Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên, phối hợp với các phòng, các cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu thu thập. + Phối hợp với các phòng, các cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. + Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu. + Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. 2.2.3.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Giám đốc công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo việc chỉnh lý tài liệu của cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên theo quy định của pháp luật. Yêu cầu của tài liệu sau khi chỉnh lý: + Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh. + Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu. + Hệ thống hoá và lập mục lục hồ sơ, tài liệu. + Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo quy định tại Công văn số 283/VTLTNN – VTTƯ ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. 2.2.3.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ của cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng các đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên theo những nội dung sau: + Xây dựng và bố trí kho lưu trữ theo dúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước. + Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ. + Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ. + Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ. + Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nẫm mốc, khử axít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu. + Tu bổ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. + Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm. 2.2.3.2.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. * Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. + Các phòng, hoặc cá nhân trong Công ty hoặc đơn vị thành viên cần khai thác để giải quyết công việc của Công ty, đơn vị thành viên. + Các Cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài cần khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học và những mục đích chính đáng khác. * Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu. + Các phòng hoặc cá nhân trong Công ty hoặc đơn vị thành viên cần khai thác tài liệu phải làm giấy đề nghị và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng tổ chức hành chính. + Các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài có nhu cầu khai thác tài liệu phải làm giấy đề nghị hoặc có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên. + Cán bộ làm công tác lưu trữ của Công ty hoặc đơn vị thành viên có trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục và cung cấp tài liệu lưu trữ theo chỉ đạo của lãnh đạo, thực hiện đúng các quy định của kho lưu trữ. + Tất cả độc giả khai thác, sử dụng tài liệu đều tuân thủ nội quy kho lưu trữ và các quy định về bảo vệ bí mật tài liệu của Công ty hoặc đơn vị. * Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuỳ theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc, người có thẩm quyền cho phép độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức sau: Nghiên cứu tại chỗ, cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ, cho mượn tài liệu ra khỏi Công ty hoặc đơn vị. Trường hợp cần mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ để sử dụng trong Công ty hoặc đơn vị thành viên phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng tổ chức hành chính. Trường hợp cần mang tài liệu ra khỏi Công ty hoặc đơn vị thành viên phải được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên. * Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ. - Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu loại mật bảo quản tại lưu trữ Công ty hoặc đơn vị thành viên. - Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng Tổ chức Hành chính quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường. - Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao, chụp tài liệu lưu trữ. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải do Lưu trữ Công ty/đơn vị thành viên thực hiện. 2.2.4 Đánh giá, nhận xét công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. 2.2.4.1 Thuận lợi trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty. - Công tác Văn thư lưu trữ của Công ty được thực hiện các quy trình nghiệp vụ dựa theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước, nên công tác này của Công ty được thực hiện một các khoa học và đảm được tính pháp lý của công tác Văn thư theo quy định của Nhà nước. - Được sự quan tâm, ủng hộ, giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty cũng như của cán bộ lãnh đạo khối văn phòng, bộ phận Văn thư trong Công ty được đáp ứng đầy đủ các điều kiện về trang thiết bị, máy móctạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên văn thư. Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với bên ngoài đã được cải thiện và hiện đại hóa bằng hệ thống máy điện thoại, máy Fax, mail qua mạng Thay vì việc trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài hoặc công văn, giấy tờ của Công ty cần gửi nhanh thì văn thư phải đi đến tận nơi gửi qua bưu điện thì hiện nay văn thư có thể liên lạc với các cơ quan bên ngoài qua hệ thống điện thoại, Fax hoặc mail rất nhanh và thuận tiện. - Phòng văn thư được bố trí bao gồm 04 nhân viên, họ đều là những người có trình độ, qua đào tạo và có thâm niên về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ do đó mà họ dày dặn kinh nghiệm trong việc xử lý, giải quyết văn bản, giấy tờ của Công ty. - Về nghiệp vụ Văn thư, với hệ thống máy móc, trang thiết bị cũng như đội ngũ CBCNV hiện nay thì Công tác văn thư được thực hiện khá tốt, có khả năng đáp ứng được nhu cầu công tác văn thư hàng ngày của cơ quan Công ty. - Phòng văn thư được bố trí ngay đối diện cửa chính của trụ sở làm việc cơ quan nên việc tiếp nhận và giải quyết văn bản được thực hiện một cách khá nhanh chóng, thuận tiện. 2.2.4.2 Những khó khăn, trở ngại trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty. Bên cạnh những thuận lợi thì công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty còn có không ít những khó khăn cần được sự quan tâm giúp đỡ giải quyết từ phía Ban lãnh đạo để từng bước hoàn thiện công tác này. - Còn chịu ảnh hưởng của thời bao cấp trong công tác quản lý cũng như tổ chức thực hiện công việc. CBCNV làm việc còn thụ động, ít sáng tạo, chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến, còn làm việc hoàn toàn mang tính chất thủ công. - Hoạt động đăng ký vào sổ các loại văn bản, giấy tờ của cơ quan mới chỉ đơn thuần được thực hiện trên sổ sách mà trong phòng làm việc lại được cung cấp đầy đủ máy tính, máy in vì thế vẫn chưa tận dụng đựơc máy móc đưa vào sử dụng đảm bảo tính khoa học, nhanh, hiện đại và thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng tài liệu. - Hiện tại có 4 CBCNV làm việc trong công tác Văn – Thư lưu trữ, tuy nhiên trên thực tế mới chỉ có 2 nhân viên trong số họ là đã được đào tạo chính quy về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ. Còn lại mới chỉ được cập nhật kiến thức này thông qua những lớp bồi dưỡng ngắn hạn, họ mới chỉ đơn thuần làm việc theo thói quen, theo kinh nghiệm, xử lý công việc mang tính thủ công, dập khuân, ít sáng tạo. - Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu của Công ty hiện vẫn chưa được chú trọng. Hiện nay do điều kiện về phòng ốc nên tại trụ sở của cơ quan vẫn chưa có phòng riêng phục vụ hoạt động lưu trữ của cơ quan, nên hoạt động lưu trữ giấy tờ tài liệu cơ quan chưa được đảm bảo. Việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại các phòng ban còn rắc rối và nhiều sơ hở làm cho việc tra cứu tài liệu tài liệu, bảo quản tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. Bởi cảng chưa có kho lưu trữ tập trung riêng mà phòng ban nào phát hành văn bản thì lưu tại phòng ban đó còn bản lưu thì được lưu ngay tại phòng Văn thư Công ty. - Công việc của các nhân viên trong phòng văn thư chưa được phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người mà vẫn còn ở dạng việc đến tay ai người ấy làm nên công việc chưa được tổ chức một cách khoa học và quy củ. - Cán bộ văn thư còn yếu về trình độ ngoại ngữ và vi tính nên gặp rất nhiều khó khăn trong việc áp dụng máy móc, công nghệ hiện đại vào thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. Tất cả mọi công văn, giấy tờ dù đến bằng bất cứ nguồn nào và hình thức nào đều là những thông tin quý giá đối với Doanh nghiệp. Theo quy định chung thì mọi công văn giấy tờ đến công ty hay từ công ty gửi đi nhất thiết phải qua bộ phận văn thư để đăng ký. Điều này chứng tỏ công tác văn thư cũng chính là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin. Làm tốt công tác văn thư cũng chính là giúp cho mọi công việc trong Công ty tiến hành thuận lợi hơn, hiệu quả hơn. Như thế, Văn thư – Lưu trữ là hai mặt luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình xử lý thông tin. Công tác văn thư càng chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng thuận lợi bấy nhiêu. Công tác văn thư lưu trữ giúp cho người quản lý xử lý thông tin một cách chính xác, khoa học và hiệu quả nhất. Điều này càng khẳng định sự cần thiết của công tác Văn thư – Lưu trữ trong hoạt động của Công ty. Để đáp ứng nhu cầu và nhiệm vụ được giao thì việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ là vô cùng cấp bách và cần thiết. Công việc này cần được triển khai trong thời gian sớm nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lý. 3.1 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một công ty lớn, được bạn hàng cũng như các đối tác quốc tế đánh giá cao về chất lượng hàng hóa dịch vụ, cũng như thái độ phục vụ của toàn thể CBCNV trong Công ty. Là một sinh viên thực tập em nhận thấy với quy mô, đặc điểm, lĩnh vực kinh doanh như Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì việc nâng cao chất lượng hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ là vấn đề hết sức cần thiết và cần được giúp đỡ của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam nói chung, Ban lãnh đạo Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Trong thời gian thực tập và tìm hiểu về hoạt động của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty em đã học được từ các cô, các chị tổ văn thư Công ty những kinh nghiệm thực tế quý báu đồng thời, căn cứ vào thực trạng còn tồn đọng trong công tác Văn thư – Lưu trữ, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty đó là: 3.1.1 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại tổ Văn thư – Lưu trữ một cách khoa học. Hiện tại Tổ văn thư Công ty có 04 nhân viên đảm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ, họ đều là những người đã trải qua nhiều năm công tác nên bản thân học đã đúc rút được không ít những kinh nghiệm quý báu. Tuy nhiện, do trước đây một nửa số họ chỉ được tham dự các khóa đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn nên về mặt trình độ chuyên môn họ còn có phần hạn chế. Mà thực tế cho thấy rằng công tác văn thư thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phần lớn phụ thuộc vào chính những năng lực và trình độ của CBCNV văn thư. Theo em, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì trước tiên cần phải bố trí, sắp xếp nhân sự theo hướng bổ sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ chuyên môn, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photo đặc biệt là có trình độ ngoại ngữ tốt. Sự kết hợp hài hòa giữa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với những người có kiến thức chuyên môn vững vàng chắc chắn sẽ đưa công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty hoạt động có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. 3.1.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên tổ Văn thư – Lưu trữ. Con người chính là nguồn tài liệu vô giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của Doanh nghiệp. Vì tất cả mọi hoạt động đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác Văn thư – Lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc còn cần tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư là điều tất yếu. Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà văn thư cần phải đảm nhiệm. Khác với một số Doanh nghiệp khác, nhân viên văn thư phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản nhưng do đặc điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản mà Công ty nhận ngày càng nhiều nên văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo còn nhân viên văn thư chủ yếu là thực hiện việc kiểm tra về thể thức văn bản. Nhưng việc kiểm tra văn bản về thể thức bố cục văn bản trước khi vào sổ là hết sức quan trọng làm giảm những sai sót trong việc soạn thảo từ các phòng ban bởi trên thực tế việc soạn thảo văn bản bởi các nhân viên trong các phòng ban còn mang tính thủ công, chưa được đào tạo về nghiệp vụ văn thư cũng như soạn thảo văn bản nên cần được hướng dẫn và sửa chữa một cách kỹ lưỡng. Vì vậy em nhận thấy việc thường xuyên cử nhân viên văn thư đi học để nâng cao kỹ năng soạn thảo và cập nhật những sửa đổi về cách thức bố trí văn bản là điều hết sức cần thiết. - Ngoài ra để thích ứng và theo kịp với tốc độ phát triển ngày càng cao của nền kinh tế thị trường hiện nay thì nhân viên văn thư cần phải trang bị cho mình kiến thức tin học và ngoại ngữ. Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt là máy tính trong công tác soạn thảo văn bản, hay quản lý, vào sổ các văn bản mang lại tiện ích rất lớn, góp phần nâng cao được hiệu quả và chất lượng công việc. Bên cạnh đó, ngày nay ngoại ngữ là một điều kiện thiết yếu với tất cả các cơ quan đặc biệt là đối với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam đối tượng khách hàng có số đông là khách quốc tế nên việc tiếp nhận các giấy tờ ra vào cũng như các văn bản bằng tiếng anh là rất nhiều mà thực tế hiện nay taị cơ quan cán bộ văn thư còn quá yếu về hai mảng này vì thế em xin đưa ra ý kiến kiến nghị với Ban lãnh đạo Công ty trong việc chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ tin học, ngoại ngữ của cán bộ văn thư để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Như đã trình bày tại phần thực trạng, hiện tại phòng văn thư của cơ quan đã được cung cấp đầy đủ hệ thống máy tính, máy in, máy photo tuy nhiên việc sử dụng máy tính vào công tác vào sổ văn bản vẫn chưa được áp dụng thực hiện. Mà theo em, việc lập các mẫu sổ theo quy định thông thường có thể tiến hành lập trên máy tính. Đây là một thiết bị có rất nhiều tính năng hữu ích phục vụ có hiệu quả trong công tác Văn thư – Lưu trữ. Với những phông có sẵn thì việc nhập các thông tin của văn bản sẽ rất thuận tiện và nhanh chóng. Bên cạnh kiến thức về tin học thì ngoại ngữ là phương tiện giao tiếp vô cùng quan trọng, giúp Doanh nghiệp tiến tới thành công. 3.1.3 Bố trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc. Chỗ làm việc chính là: “Thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung và nhân viên văn thư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc. Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải quyết công việc một cách nhanh gọn, chính xác. Thực tế tại Công ty Xăng dầu Hàng không như đã trình bày tại phần thực trạng, việc sắp xếp, bố trí vị trí ngồi cũng như việc phân công công việc phù hợp với từng cá nhân là chưa được quan tâm thực hiện. Việc thực hiện công việc chỉ đơn thuần mang tính chất “việc tới tay ai người ấy làm” nên hiệu quả công việc và tốc độ thực hiện công việc trong những giờ cao điểm chưa được phát huy cao nhất khả năng có thể thực hiện. Ban lãnh đạo khối văn phòng nên có ý kiến chỉ đạo tới phòng văn thư, cắt cử, bố trí từng nhân viên theo từng nghiệp vụ: tiếp nhận văn bản, photo, chuyển giao văn bản, kiểm tra vào sổ văn bản đi theo vị trí ngồi tại phòng làm việc cố định như: Nhân viên tiếp nhận văn bản nên bố trí ngồi đầu bàn, ngay cửa ra vào sau đó đến nhân viên kiểm tra và vào sổ văn bản đi, nhân viên photo và lưu văn thư, rồi đến nhân viên chuyển giao văn bản. Nhân viên văn thư cần chú ý: + Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết. + Những hồ sơ, tài liệu sau khi đã giải quyết xong cần chuyển ngay đi. + Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà cần sắp xếp vào các tủ, kệ, giá. + Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì cần xếp gọn gàng vào ngăn bàn. Thực hiện những yêu cầu trên sẽ tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm trạng cũng như hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư. Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh khỏi hội chứng căng thẳng thần kinh (streess) có thể bố trí đặt trên bàn uống nước của nhân viên văn thư một lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái, yêu đời. Con người không thể làm việc tốt mang lại hiệu quả cao nhất trong tư thế làm việc gượng ép, không thoải mái và cách bố trí công việc thiếu khoa học. Do đó để công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng nhân cần tạo tâm lý thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi và bố trí tổ chức công việc một cách khoa học là hết sức cần thiết. 3.1.4 Lưu trữ, tập trung giấy tờ theo hướng hiện đại hóa. Theo quy định của Cục Lưu trữ Quốc gia thì những giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan phải được lưu trữ tập trung tại một địa điểm trong cơ quan để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng cũng như đối chứng khi cần thiết. Tuy nhiên trong thực tế ít Doanh nghiệp đã thực hiện nghiêm túc theo quy định này mà hầu hết các Doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam cũng nằm trong số đó. Thực tế cho thấy lưu trữ theo cách này chưa thực sự hiệu quả, đôi khi còn làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do đó, các hồ sơ, tài liệu không tập trung ở một chỗ mà vẫn nằm rải rác ở khắp các phòng ban nên không thể có chế độ bảo quản thống nhất phù hợp được vì thế mà các hồ sơ, tài liệu không tránh khỏi bị rách, nát, mối, mọt, ẩm mốc Ngoài ra các hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các phòng ban thường để rất bừa bãi, không được sắp xếp khoa học theo quy định của lưu trữ nên ít nhiều gây cảm giác chật chội, khó chịu làm hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên, đồng thời gây khó khăn trong việc truy tìm tài liệu khi còn bị thất lạc hay mất tài liệu. Do đó, để khắc phục những tồn tại trên Công ty Xăng dầu Hàng không nên bố trí một kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu riêng cho cả văn phòng Công ty Đối với Công ty Xăng dầu Hàng không thì công việc này không phải là vấn đề quá khó khăn bởi trụ sở Công ty là một khu đất có diện tích làm việc tương đối rộng, hiện đang có khu văn phòng gồm 4 tầng và Công ty còn đang có kế hoạc xây dựng mở rộng thêm khu văn phòng ở khu để xe cơ quan. Do đó, nhân tiện thực hiện dự án này Ban lãnh đạo Công ty nên giành riêng một phòng lớn để phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Việc quản lý trông coi giao cho tổ văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách tổ chức phông lưu trữ hồ sơ như sau: + Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty mà văn thư có thể chia thành các tủ lưu trữ cho phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ cho hiệu quả và khoa học. + Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì bào cuối mối năm văn thư phải thống kê lựa chọn ra những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu hủy. Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã quy định. Bên cạnh đó, Công ty cần phải trang bị thêm một số các trang thiết bị chuyên dùng cho công tác văn thư như: Tủ, giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt và nếu có thể thì có máy tính nhằm phục vụ việc tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi. Tóm lại, đối với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một công ty có quy mô hoạt động rất lớn, thực hiện việc kinh doanh và trao đổi với rất nhiều cơ quan, ban ngành trong và ngoài nước nên hàng năm không ít các giấy tờ được tập hợp tại đây. Do đó, để đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ, tài liệu cũng như sự tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu thì việc tổ chức phông lưu trữ là điều tất yế cần phải triền khai ngay. 3.1.5 Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Văn thư – Lưu trữ. Tồn tại lớn nhất trong hoạt động của Doanh nghiệp Nhà nước hiện nay là tình trạng trông chờ, ỷ lại, trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu quả. Đặc biệt với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam hoạt động văn thư có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động của Công ty nên cần phải thường xuyên kiểm tra và giám sát, tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ việc, bỏ giờ ảnh hưởng tới lao động của Doanh nghiệp. Hiện nay Công ty đang có những hoạt động của công tác văn phòng đó là theo định kỳ, mỗi nhân viên sẽ phải lập bản kiểm điểm về tình hình thực hiện công việc của mình để nộp lên ban lãnh đạo. Đây là một trong những biện pháp mang ý nghĩa tích cực đối với nhân viên và đối với Công ty, bởi qua đây bằng tinh thần tự giác nhân viên sẽ tự giác đánh giá, nhânh xét về bản thân và thái độ, trách nhiệm công việc của mình, phát huy được tính tự giác trong CBCNV. Ngoài ra với những chính sách khen thưởng nhân viên còn được hưởng những lợi ích chính đáng với những cống hiến của họ nên họ càng có trách nhiệm hơn với công việc được giao. Bên cạnh đó, cũng có những hình thức xử phạt, kiểm điểm với những CBCNV không chấp hành đúng nội quy lao động của Công ty như: Đi làm muộn, về sớm; bỏ việc không lý do; tán gẫu trong giờ làm việc. Với biện pháp trên đã mang lại những thành công bước đầu như: Ý thức chấp hành kỷ luật lao động tốt hơn, nhân viên có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc được giao, phát huy hết khả năng sáng tạo, không còn tình trạng đánh đồng những người có năng lực với những người thiếu năng lực. 3.2 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP. Công tác Văn thư – Lưu trữ là một công tác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt trong hoạt động của mọi Doanh nghiệp nói chung và của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Thực hiện tốt công tác này không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá trước được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tiễn trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện tốt các giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự quan tâm giúp đỡ thường xuyên tích cực từ nhiều phía. 3.2.1 Sự nỗ lực, cố gắng của chính cán bộ công nhân viên tổ Văn thư – Lưu trữ. Mọi giải pháp dù hay và có tính khả thi tới đâu nhưng nếu không có sự nỗ lực quyết tâm và ý trí phấn đấu của nhân viên thì đều không thể mang lại hiệu quả như mong muốn được. Sự nỗ lực của nhân viên chính là chìa khóa của sự thành công. Với những khả năng và kiến thức sẵn có cùng với sự nỗ lực, quyết tâm, lòng yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm chắc chắn họ sẽ luôn tìm mọi cách, bằng mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây là điều kiện tiên quyết để việc thực hiện các giải pháp mang lại hiệu quả. Trong việc có ý thức học hỏi, nâng cao kỹ năng tin học để áp dụng cho công tác lưu trữ hiệu quả hơn) 3.2.2 Sự quan tâm chỉ đạo và giúp đỡ của Lãnh đạo Công ty. Sự động viên khích lệ của Ban lãnh đạo Công ty chính là nguồn động lực lớn lao, tiếp thêm sức mạnh cũng như khuyến khích khả năng sáng tạo trong công việc của nhân viên văn thư. Một trong những yếu tố đem lại thành công cho Doanh nghiệp là cách dùng người của nhà quản lý. Việc quan tâm còn thể hiện ở việc Lãnh đạo thường xuyên chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên và cung cấp đầy đủ máy móc, điều kiện cần thiết để đáp ứng kịp thời. Bên cạnh việc chăm lo đến đời sống vật chất cũng như tinh thần cho CBCNV, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát huy năng lực của mình, Ban lãnh đạo Công ty còn cần phải chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí thân mật giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề, sợ sệt trước Lãnh đạo. Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự bản thân nhân viên văn thư sẽ thấy mình cần phải làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của cấp trên, từ đó chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn, và hoàn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao dù có khó khăn đến đâu. 3.2.3 Điều kiện về cơ sở vật chất, thiết bị phụ trợ. Với yêu cầu hiện đại hoá ngày càng cao của thời đại, và để thực hiện tốt những giải pháp đề ra thì ngoài điều kiện về con người còn cần phải đảm bảo điều kiện về vật chất như: - Về văn thư: + Hệ thống máy tính, máy photo, máy in hiện đại, luôn được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và các thiết bị phụ trợ đảm bảo phục vụ công tác văn thư. - Về lưu trữ: + Hệ thống phòng ốc đảm bảo việc lưu trữ đảm bảo đủ lớn, thoáng mát, khô ráo. + Máy tính, máy photo, máy inhiện đại, thường xuyên được thay mới đảm bảo việc tra cứu tài liệu. + Hệ thống các tủ, kệ, giá chắc chắn, đủ lớn phục vụ cất giữ, lưu trữ tài liệu. + Chi phí phục vụ việc bảo quản tài liệu lưu trữ như các biện pháp chống ẩm mốc, dán, chuột, mối - Ngoài ra còn cần có chi phí đảm bảo nâng cao đời sống tinh thần cho cán bộ văn thư cũng như các phòng ban khác trong cơ quan thông qua các hoạt động tập thể, tham quan, hay thưởng trong những ngày lễ tết để tạo sự gắn bó, không khí làm việc cho nhân viên góp phần giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Trên đây là một số những nhận xét, kiến nghị của Em đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng về công tác Văn thư – Lưu trữ trong thời gian em thực tập. Em hy vọng những giải pháp trên sẽ được lãnh đạo Công ty quan tâm xem xét và sớm đưa vào thực tế. Nhất là Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam đang phấn đấu. vì thế việc không ngừng nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng đặc biệt là công tác Văn thư – Lưu trữ là một nhiệm vụ cấp bách và vô cùng quan trọng. Đó cũng là tiền đề cho công cuộc hội nhập, mở rộng kinh doanh hợp tác với tất cả các đối tác trên thế toàn giới. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam em nhận thấy công tác Văn thư – Lưu trữ có một vị trí không thể thiếu trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của ban lãnh đạo. Văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính giúp cho việc ra quyết định của ban Giám đốc Công ty, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì Ban Lãnh đạo công ty cần quan tâm chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng, áp dụng thành tựu khoa học, kỹ thuật vào công tác Văn thư – Lưu trữ một cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty. Đối với cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường,được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng, tập thể cán bộ công chức của khối Văn phòng Công ty Xăng Dầu Hàng Không Việt Nam đặc biệt là Th.s Nguyễn Thị Tình, P.Chánh Văn phòng Đối ngoại Nguyễn Hải Triều, cán bộ viên chức phòng Văn thư – Lưu trữ Công ty trong thời gian thực tập và cô giáo Th.s Trần Thị Ngà trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức là cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này. Tuy nhiên trong quá trình thực tập cũng như viết khóa luận em còn nhiều thiếu sót . Em mong được nhận xét, dạy dỗ, chỉ bảo thêm kinh nghiệm từ phía thầy cô và Công ty để giúp em hoàn thành tốt hơn trong công việc thực tiễn sau này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghiệp vụ công tác Văn thư – Nhà xuất bản Thông tin. Giáo trình Lưu trữ - Nhà xuất bản Thông tin. Công tác Văn thư – Nhà xuất bản Giao thông Vận tải. Công tác Văn thư – Lưu trữ - Nhà xuất bản Quốc gia. Lý luận và phương pháp công tác Văn thư. Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng – Vũ Ngọc Tuấn. Tổ chức văn phòng khoa học – ĐH Kinh tế Quốc dân. Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản Nhà nước – Tạ Hữu Anh. Nghiệp vụ thư ký văn phòng – TS Nguyễn Hữu Thời. Bài giảng môn Tổ chức Quản trị Văn phòng – Ths Trần Thị Ngà. Quy trình hướng dẫn công tác văn phòng Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Cẩm nang nghiệp vụ công tác văn phòng Công ty Xăng dầu Hàng Không Việt Nam. Báo cáo tài chính Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Năm 2007 và 2008.