Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị tại công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam

g. Hồ sơ dự thầu và chào hàng cạnh tranh đều được chuẩn bị các nội dung: Hồ sơ chào kỹ thuật do phòng Thiết kế chuẩn bị, giới thiệu về các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm trong phạm vi cung cấp, bảng kê dữ liệu kỹ thuật chào thầu, bản vẽ thiết kế và các quy định của phần chào kỹ thuật theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; Các chứng chỉ kiểm định, type test và routine test như trong hồ sơ mời thầu do Phòng Quản lý chất lượng cung cấp; Phần chào thương mại, biểu giá và các điều kiện giao hàng, các điều kiện về thương mại, thực hiện thủ tục dự thầu do Phòng Kế hoạch-Thị trường xây dựng và các báo cáo tài chính, các bảng kê tài chính theo quy định trong hồ sơ mời thầu do Phòng Tài chính-Kế toán cung cấp. Các loại giấy tờ, tài liệu đều có sự xác nhận, kiểm tra của các phòng ban, các cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo tính trung thực, chính xác, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu do bên mời thầu đặt ra. Sự chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị cũng như tuân thủ đúng theo quy chế đấu thầu của Nhà nước tạo ra được sự tin tưởng, tín nhiệm đối với các chủ thầu và nâng cao được uy tín, khả năng cạnh tranh của công tytrên thị trường. * Hiệu quả hoạt động cao: trong những năm qua, công ty ngày càng có khả năng tham gia dự thầu nhiều gói thầu và xác suất trúng thầu cũng ngày càng tăng. Các hợp đồng cung cấp vật tư thiết bị có giá trị ngày càng lớn, thể hiện sự tiến bộ về năng lực, trình độ cũng như chất lượng công tác dự thầu. Doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị chiếm chủ yếu trong tổng doanh thu và lợi nhuận từ sản xuất kinh doanh của công ty. Thêm vào đó, trình độ nhân lực hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu cũng ngày càng được nâng cao. Nhờ thường xuyên tham gia các cuộc đấu thầu mà các cán bộ, công nhân viên của công ty ngày càng trưởng thành, có trình độ chuyên môn vững vàng, từng bước đáp ứng được các yêu cầu của công việc, tăng cường hiểu biết về luật kinh doanh, kinh nghiệm quản lý, các sai lầm mắc phải khi trượt thầu đều được phân tích, rút kinh nghiệm cho các gói thầu sau. * Hoạt động dự thầu giúp công ty mở rộng thị trường, vươn xa đến các khu vực thị trường mới mẻ. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì đấu thầu là một hình thức kinh doanh đảm bảo sự cạnh tranh công bằng và hiệu quả. Nhờ tham gia dự thầu mà công ty đã giành được nhiều hợp đồng cung cấp vật tư thiết bị cho các công ty điện lực lớn trong cả nước như: Công ty Điện lực 1, Công ty Điện lực 2, Công ty Điện lực 3, các công ty điện lực các địa phương như điện lực Hà Nội, Hải Phòng, Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Đà Nẵng, Hải Dương, Thanh Hoá, Xí nghiệp điện cao thế miền Bắc,… cũng như nhiều công ty xây dựng, lắp đặt điện và các doanh nghiệp thương mại…và nhờ uy tín cũng như kinh nghiệm 12 năm trong lĩnh vực đấu thầu, công ty còn trúng thầu các dự án Năng lượng nông thôn II do Ban quản lý dự án Sở Nông nghiệp các tỉnh mời thầu. Sản phẩm của công ty đã được cung cấp và sử dụng tại hầu hết các tỉnh, thành phố trong cả nước, chiếm tới hơn 80% thị phần trong nước. Thông qua hình thức thầu phụ, công ty còn mở rộng hoạt động đến nhiều nước như: Campuchia, Myanmar, Lào, Bangladesh, Philippin, Butan, .... Để đạt được những kết quả như vậy, công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam đã phải cố gắng rất nhiều. Thứ nhất, công ty luôn tôn trọng và có sự đầu tư thích đáng đối với tất cả các quy định về hoạt động kinh doanh, đầu tư, đấu thầu và tất cả các văn bản có liên quan của Nhà nước cũng như từ phía các nhà tài trợ. Trong quá trình thực hiện, công ty luôn bám sát và tuân thủ nghiêm chỉnh, đầy đủ các quy định trên. Thứ hai, đội ngũ nhân lực của công ty luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết, khách quan và minh bạch trong mọi hoạt động, thường xuyên nắm bắt nhu cầu của thị trường, tìm hiểu xu thế phát triển kinh doanh, không ngừng trau dồi kiến thức chuyên môn, rút ra những bài học kinh nghiệm từ những sai lầm, thất bại trước để có thể tham gia dự thầu cũng như thực hiện hợp đồng, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bên mời thầu trong những lần sau. Thứ ba, nhờ thực hiện tốt các hợp đồng được trao, công ty đã xây dựng được uy tín vững chắc trên thị tường, có những mối quan hệ đối ngoại tốt, tạo được sự phối hợp cũng như lòng tin của tất cả các bạn hàng, đối tác kinh doanh và các cơ quan chức năng có liên quan. 2.3.2. Các mặt yếu kém và nguyên nhân. Mặc dù công tác đấu thầu đã trở thành một trong những hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty, đem lại hiệu quả cao, nhưng thực tế vẫn còn một số hạn chế cả khách quan và chủ quan dẫn đến số lượng gói thầu trượt thầu tương đối cao, hay bên mời thầu huỷ bỏ, phát hành lại hồ sơ mời thầu,… làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung của công ty. Trong những năm gần đây, trong các gói thầu chính, chào hàng cạnh tranh mà công ty tham dự thì số lượng trượt thầu chiếm từ 7-10%, số gói thầu phụ không trúng thầu vào năm 2006 là 25 trên tổng số 34 gói thầu phụ tham dự (73,5%), năm 2007 trượt 3 trên 8 gói thầu phụ (37,5%). Trong số các sản phẩm chính của công ty là các loại công tơ điện 1 pha, 3 pha và các loại TI, TU trung, hạ thế thì các gói thầu trượt chủ yếu rơi vào các loại mặt hàng công tơ điện tử và TU vỏ khô. - Nguyên nhân khách quan dẫn đến việc trượt thầu của công ty là thuộc về phía bên chủ đầu tư khi họ đưa ra các yêu cầu quá cao so với khả năng của đa số các nhà thầu mà ngay cả các nhà thầu lớn, có uy tín và kinh nghiệm của nước ngoài cũng không thể đáp ứng được. Một lý do nữa là các bên mời thầu thường đặt ra mức giá trần cho các gói thầu thấp hơn thực tế, khi không tính đến sự trượt giá của thị trường, hoặc có tính nhưng mức dự đoán nhỏ hơn so với sự biến động thực tế của thị trường tiền tệ, nguyên vật liệu,… Do đó mà mức giá dự thầu của công ty và các nhà thầu khác thường cao hơn mức giá trần mà bên nhà thầu đặt ra trước đó khiến cho hợp đồng không thể thực hiện được. Còn trong số các lô thầu phụ không trúng thầu, nguyên nhân chính là do nhà thầu chính không trúng thầu. Đối với các lô này tỉ trọng hàng EMIC trong phạm vi cung cấp đều rất nhỏ, giá trị thấp, không quyết định đến tổng giá bỏ thầu của nhà thầu chính. - Nguyên nhân chủ quan thuộc về phía nhà thầu trong việc trượt các gói thầu chính thường là do công ty không đáp ứng được yêu cầu về năng lực nhà thầu (về tài chính, công nghệ, kỹ thuật, kinh nghiệm). Đặc biệt là về mặt hàng công tơ điện tử, do đây là mặt hàng công ty mới khai thác sản xuất nên thường chưa đáp ứng được yêu cầu rất nghiêm ngặt về chất lượng của thị trường. Các loại máy biến dòng, biến áp trung hạ thế của công ty được sản xuất theo điều kiện tiêu chuẩn khí hậu nhiệt đới nên thường không đáp ứng được các đòi hỏi về độ thích nghi với khí hậu, nhiệt độ của các nước khác. Một số lý do khác dẫn đến trượt thầu như hồ sơ dự thầu không đáp ứng đủ yêu cầu của bên mời thầu, ví dụ yêu cầu về biên bản thử nghiệm, khiến năm 2007 công ty đã trượt 1 gói thầu cung cấp TI trung hạ thế cho Công ty điện lực 1. Một yêu cầu nghiêm ngặt đối với sản phẩm dự thầu được quy định trong hồ sơ mời thầu là phải phù hợp tính pháp lý: phải được phê duyệt mẫu đúng chủng loại, ký mã hiệu vật tư thiết bị, phù hợp hoàn toàn về tiêu chuẩn quy định trong hồ sơ mời thầu dẫn đến một số lô thầu của công ty phải huỷ bỏ, ví dụ như trong năm 2006, công ty đã trượt 1 gói thầu cung cấp công tơ cho Công ty điện lực Hà Nội với nguyên nhân sản phẩm của công ty khác biệt với tiêu chuẩn bảo vệ IP54 cho vỏ hộp công tơ theo yêu cầu từ phía Điện lực Hà Nội. Ngoài ra, một nguyên nhân nữa là năm 2006, EVN không khuyến khích dùng hàng 35kV đúc epôxy của công ty trên lưới vì nguyên nhân chất lượng dẫn tới trượt thầu nhiều các lô thầu phụ cung cấp CT, PT cho các trạm biến áp 110kV, 220kV của các công ty truyền tải điện, ban quản lý dự án các công trình điện,… - Hạn chế về nguồn nhân lực: ngoài việc trượt thầu do hồ sơ dự thầu không đáp ứng đủ yêu cầu về năng lực nhà thầu (công nghệ, kỹ thuật, kinh nghiệm), thì còn một lý do nữa ảnh hưởng đến khả năng tham dự trúng thầu của công ty là do công ty chưa có đội ngũ cán bộ, chuyên gia chuyên về lĩnh vực đấu thầu. Tuy đã có sự phối hợp giữa các phòng ban nhưng cán bộ, nhân viên phụ trách đấu thầu đều chưa được đào tạo chính thức chuyên sâu. Những kiến thức và hiểu biết mà họ có được là do kinh nghiệm làm việc, tìm hiểu qua những gói thầu tương tự nên chưa phát huy được hết tối đa hiệu quả. Điều này đã dẫn đến các thất bại trong công tác đấu thầu của công ty như: nộp muộn hồ sơ làm rõ theo yêu cầu của bên mời thầu do chưa có đủ các chứng chỉ kiểm định, không chú ý kỹ dẫn đến hiệu lực của bảo lãnh dự thầu thiếu 1 ngày so với yêu cầu,… - Hoạt động xúc tiến thương mại chưa được quan tâm đúng mức. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, nhất là khi Việt Nam đã là thành viên của WTO, có rất nhiều nhà thầu cung ứng cùng loại vật tư thiết bị như EMIC thì hoạt động xúc tiến thương mại phải được đầu tư chú trọng trong quá trình dự thầu của công ty. Tuy nhiên, hoạt động xúc tiến thương mại, quảng cáo, tiếp thị ở công ty chưa được quan tâm. Công ty mới thành lập Phòng Marketing trực thuộc Phòng Kế hoạch-Thị trường là một bộ phận chuyên trách riêng nhưng cán bộ phụ trách công việc này là những người chưa qua một khoá đào tạo chính thức về marketing, nhân viên đều từ phòng Kế hoạch chuyển sang, do đó hoạt động chủ yếu dựa vào kinh nghiệm. Vì vậy, thông tin nhận được chưa thực sự hiệu quả do thông tin thu thập từ nhiều nguồn nhưng một số chưa được tổng hợp, phân tích chính xác, và hoạt động quảng bá, tiếp thị hình ảnh trên thị trường quốc tế chưa được đầu tư, chú trọng nên hiện nay công ty chưa mở rộng thêm được thị trường quốc tế mà còn mất đi một số khách hàng quen thuộc như Lào, Bangladesh. Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG DỰ THẦU CUNG CẤP VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY MẸ - TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM. 3.1. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. 3.1.1. Phương hướng tiêu thụ sản phẩm của công ty. Nhu cầu về sản phẩm thiết bị đo điện phụ thuộc chủ yếu vào nhu cầu sử dụng điện năng, mà nhu cầu sử dụng điện năng của người dân ngày càng tăng, do đó có thể khẳng định sản phẩm thiết bị đo điện sẽ vẫn có nhu cầu cao và ổn định. Các thành phố lớn, các khu vực trung tâm đã có lưới điện thì vẫn có nhu cầu bởi việc xây dựng lưới điện mới và cải tạo lưới điện cũ vẫn diễn ra. Bên cạnh đó, do Nhà nước đang tích cực triển khai dự án năng lượng điện nông thôn nên nhu cầu của các công ty điện lực về thiết bị đo lường điện là rất lớn. Tuy nhiên, trong hoàn cảnh nền kinh tế hội nhập và mở cửa, công ty gặp phải rất nhiều sự cạnh tranh từ các đối thủ trong nước cũng như nước ngoài. Trước tình hình đó, công ty đã đề ra một số phương hướng cụ thể cho hoạt động tiêu thụ sản phẩm như: - Trong thời gian tới, tiếp tục sản xuất kinh doanh những sản phẩm hiện tại nhưng không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng năng suất lao động. - Đẩy mạnh tiêu thụ ở thị trường trong nước, tiếp tục hoàn thiện các kênh bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, có những điều chỉnh về giá cả và sản xuất những sản phẩm thích hợp với nhu cầu thị trường trong nước, tạo lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh, phục vụ cho mục tiêu phát triển lâu dài. - Thực hiện tốt công tác quản lý và đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9001 để làm nền cho công tác tiêu thụ và mở rộng thị trường. - Đầu tư cho nghiên cứu, chế thử sản phẩm mới như các loại công tơ, đồng hồ điện tử để đón bắt nhu cầu trong nước, theo kịp xu hướng phát triển của sản phẩm thiết bị đo điện trên thế giới. - Đẩy mạnh công tác tiếp thị thông qua hình thức quảng cáo, chú trọng quan hệ với các đối tác và khách hàng, nâng cao trình độ bán hàng theo phương thức đấu thầu cạnh tranh nhằm giành ưu thế tuyệt đối trên thị trường trong nước và khu vực về các sản phẩm đo lường điện. - Tăng cường mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, mở rộng thị trường nước ngoài. 3.1.2. Phương hướng hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị của công ty. Hiện tại, công ty đã là nhà cung ứng thiết bị đo điện hàng đầu trong nước. Trong thời gian tới, công ty đang phấn đấu giữ vững thị phần, uy tín trên thị trường trong nước và cố gắng trở thành một trong những nhà cung ứng thiết bị đo lường điện hàng đầu trên thị trường khu vực, vươn xa hơn nữa trên thị trường quốc tế. Đây chính là mục tiêu phát triển lâu dài của công ty trong tương lai. Công ty không ngừng hoàn thiện, nâng cao năng lực dự thầu nhằm tăng số lượng hợp đồng ký kết cũng như giá trị của các hợp đồng, từ đó có điều kiện để mở rộng quy mô hoạt động, xây dựng cơ sở vật chất, nâng cao năng lực kỹ thuật và uy tín cũng như kinh nghiệm để có khả năng tham gia và trúng thầu các gói thầu có giá trị lớn hơn. Thông qua các cuộc đấu thầu đó, công ty sẽ tạo dựng được chỗ đứng vững chắc trên thị trường trong nước và quốc tế, thiết lập được mối quan hệ bền vững, tốt đẹp với các đối tác, tận dụng được mọi cơ hội kinh doanh trong hoạt động dự thầu, và được khách hàng tin tưởng và tín nhiệm, tự tìm đến trong những lần mua hàng sau. 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị tại công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam. Mặc dù công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam hiện đã là nhà cung cấp hàng đầu về sản phẩm thiết bị đo lường điện tại Việt Nam, chiếm thị phần tới 80% trong nước, tuy nhiên, số gói thầu trượt thầu của công ty vẫn khá nhiều. Nguyên nhân chủ yếu của những lần trượt thầu này là do công ty bị đánh giá không đáp ứng được yêu cầu về năng lực nhà thầu (về công nghệ, kỹ thuật, kinh nghiệm). Ngoài ra, công ty còn chưa vươn xa được tới thị trường quốc tế. Do đó, tôi xin đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị, nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu tại công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam. 3.2.1. Giải pháp từ phía công ty. 3.2.1.1. Nâng cao tiềm lực tài chính. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vốn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kinh doanh của công ty. Trong hoạt động đấu thầu, bên mời thầu bao giờ cũng có yêu cầu về báo cáo tài chính của các nhà thầu trong hồ sơ mời thầu. Đây là một cơ sở ban đầu quan trọng để đánh giá, so sánh các nhà thầu với nhau. Vì vậy, tiềm lực tài chính có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng cạnh tranh của công ty trong quá trình xét thầu. Với những hợp đồng không sử dụng vốn của chủ đầu tư, tiềm lực tài chính của nhà thầu là điều kiện để các nhà thầu thực hiện hợp đồng sau khi trúng thầu. Nhà thầu nào không đủ khả năng về tài chính cũng sẽ bị loại ra khỏi quá trình xét thầu. Bên cạnh đó, khi tham gia bất kỳ một gói thầu nào, thông thường nhà thầu phải nộp một khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng nên nếu công ty có tiềm lực tài chính mạnh thì mới có thể tham gia cùng lúc nhiều gói thầu. Nếu có tiềm lực tài chính mạnh, công ty có thể chủ động đưa ra những điều kiện tài chính như giá cả, thời hạn thanh toán, ưu đãi, tín dụng cho nhà đầu tư,… nhằm nâng cao vị thế cạnh tranh so với các nhà thầu khác. Công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam là một công ty lớn, có nguồn vốn kinh doanh lớn, doanh thu hàng năm từ các hoạt động sản xuất thiết bị, kinh doanh vật tư, dịch vụ khách sạn và đầu tư tài chính lên tới hàng trăm tỷ đồng. Tuy nhiên nguồn vốn lưu động dùng cho hoạt động sản xuất không nhiều lắm. Do đó, ngoài những gói thầu sử dụng vốn của chủ đầu tư thì trong một số gói thầu cung ứng hàng hoá có giá trị lớn mà yêu cầu sử dụng vốn của nhà thầu, công ty không giành được hợp đồng. Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với công ty là phải có các biện pháp nhằm nâng cao tiềm lực tài chính, nhất là về vốn lưu động, không ngừng thực hiện các hoạt động huy động vốn lưu động, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh, đáp ứng tốt các yêu cầu của bên mời thầu, giành được nhiều hợp đồng có giá trị lớn. Tăng cường huy động vốn là một biện pháp quan trọng nhằm nâng cao tiềm lực tài chính cho công ty. Công ty có thể sử dụng các biện pháp như: - Thực hiện tiết kiệm các khoản chi phí không cần thiết làm tăng giá cả, giảm khả năng cạnh tranh của công ty; tăng phần tích luỹ từ lợi nhuận hàng năm. - Huy động nguồn vốn nhàn rỗi, tạm thời trong nội bộ công ty với lãi suất thích hợp, vừa đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh vừa khuyến khích được người cho vay. - Xây dựng và mở rộng mối quan hệ với các tổ chức tài chính tín dụng để có thể huy động tối đa nguồn vốn khi cần. Các ngân hàng có thể đứng ra bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng trong quá trình tham gia dự thầu và thực hiện hợp đồng khi trúng thầu. Các khoản vay ngắn hạn từ ngân hàng cũng là một nguồn vốn vô cùng quan trọng của công ty, bổ sung thêm vốn lưu động, giúp công ty nhanh chóng nắm bắt được cơ hội kinh doanh khi có thời cơ. Bên cạnh đó, công ty còn cần có các biện pháp tăng cường thu hồi vốn, giảm thiểu ứ đọng, tăng nhanh vòng quay của vốn, giảm bớt thời gian chết của vốn. Công ty phải thường xuyên hạch toán các khoản nợ của khách hàng, tìm cách thu hồi nhanh, thực hiện tốt công tác sổ sách kế toán tài chính, kiểm tra báo cáo tài chính hàng tháng nhằm kiểm soát được các khoản thu chi, tránh thất thoát vốn và có các biện pháp kịp thời thu hồi vốn còn tồn đọng. Nguồn vốn của công ty cần phải được quản lý, sử dụng hiệu quả. Trước khi tham gia dự thầu bất cứ một gói thầu nào, công ty cũng cần phải đánh giá, xem xét đến khả năng dự thầu, các điều kiện về tài chính, kỹ thuật của mình, tính toán khả năng thắng thầu để đưa ra quyết định chính xác có nên tham gia hay không, tránh tốn kém tiền của một cách lãng phí. Trước khi ký hợp đồng cần nghiên cứu kỹ khách hàng nhằm giảm tối đa việc bị khách hàng chiếm dụng vốn. 3.2.1.2. Hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu và nâng cao chất lượng của Hồ sơ dự thầu. Công tác lập Hồ sơ dự thầu là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tham gia dự thầu của công ty. Nó ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh cũng như khả năng trúng thầu của công ty. Hồ sơ dự thầu là căn cứ quan trọng nhất giúp cho bên mời thầu và chủ đầu tư đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng thiết bị tốt nhất cho mình. Việc đánh giá khách quan Hồ sơ dự thầu của các nhà thầu là một nguyên tắc cơ bản trong hoạt động đấu thầu nói chung và đấu thầu thiết bị nói riêng. Thông qua Hồ sơ dự thầu, mỗi nhà thầu tự thể hiện một cách rõ ràng nhất, nêu bật những ưu điểm, khả năng của mình để tạo dựng niềm tin, chứng tỏ năng lực với bên mời thầu để có thể được chọn ký kết hợp đồng. Tuy công ty đã tham gia vào hoạt động đấu thầu được 12 năm, nhưng công tác lập Hồ sơ dự thầu vẫn cần liên tục được hoàn thiện để không ngừng nâng cao chất lượng. Việc lập Hồ sơ dự thầu phải được thực hiện tốt ngay từ khâu chuẩn bị. - Trước hết, công ty cần đẩy mạnh hơn nữa công tác nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin, dữ liệu phục vụ cho công tác lập Hồ sơ dự thầu. Công ty có thể lập nên một bộ phận chuyên trách có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản để thực hiện công việc này và phối hợp với các phòng ban khác như phòng Kế toán-Tài chính, Phòng Kiểm tra chất lượng, Phòng Nghiên cứu phát triển,… để lập Hồ sơ dự thầu một cách đầy đủ và chính xác nhất. Các cán bộ sẽ thu thập thông tin về các dự án, các gói thầu dựa trên các thông tin quảng cáo trên các phương tiện truyền thông hoặc từ các nguồn khác, tìm hiểu thông tin về đối thủ cạnh tranh, về bên mời thầu cùng các quy định cụ thể khác có liên quan,… Các phòng ban cần phải có sự liên kết chặt chẽ, tạo thành một êkíp trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu. Sự thống nhất, phối hợp ăn ý giữa các thành viên trong êkíp sẽ góp phần nâng cao chất lượng Hồ sơ dự thầu. Phải phân công công việc một cách rõ ràng, cụ thể giữa các thành viên và họ phải tự chịu trách nhiệm về phần công việc của mình. Trong êkíp đó, công ty có thể cử một cán bộ có năng lực điều phối, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tiến độ hoàn thành và chất lượng của Hồ sơ dự thầu. - Ngoài ra, công ty còn cần xây dựng chiến lược cạnh tranh trong dự thầu, điều này giúp công ty tập trung được nguồn lực một cách có hiệu quả vào các mục tiêu đã đề ra. Trước khi tiến hành lập Hồ sơ dự thầu, công ty cần có sự thống nhất về mục tiêu và chiến lược phải phù hợp với tất cả các bên tham gia trong qúa trình dự thầu. Tuy nhiên, dù đưa ra chiến lược nào thì công ty cũng cần phải tính toán, so sánh giữa lợi ích đem lại với những chi phí đã bỏ ra. Chiến lược nào có hiệu quả nhất, đem lại lợi ích lớn nhất, phù hợp nhất với tình hình của công ty thì sẽ được lựa chọn. - Việc xác định giá bỏ thầu hợp lý là công việc vô cùng quan trọng trong công tác lập Hồ sơ dự thầu. Công ty cần xem xét, tính toán kỹ, phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban để có thể xác định chính xác được chi phí phải bỏ ra và dự đoán các chi phí có thể phát sinh, từ đó đưa ra giá bỏ thầu hợp lý, có khả năng cạnh tranh với các nhà thầu khác. Giá dự thầu cần phải được xác định một cách linh hoạt và có tính đến sự biến động thất thường của thị trường, không thể đưa ra một mức giá quá cao so với mức giá của chủ đầu tư và đối thủ cạnh tranh, cũng như không thể đưa ra mức giá quá thấp vì sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của công ty. Hồ sơ dự thầu còn cần phải thể hiện rõ năng lực của nhà thầu, nêu bật lên những ưu điểm của công ty so với các nhà thầu khác. Năng lực của nhà thầu thể hiện thông qua khả năng về tài chính, kỹ thuật, công nghệ và kinh nghiệm. Để nâng cao năng lực nhà thầu cần phải phối hợp với các biện pháp được đề xuất trong phần tiếp theo. Tóm lại, việc có các biện pháp để hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu và nâng cao chất lượng Hồ sơ dự thầu sẽ là một trong các giải pháp làm tăng tính cạnh tranh, nâng cao khả năng trúng thầu của công ty. Từ đó công ty sẽ tạo được niềm tin, chố đứng vững chắc trên thị trường, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết được các hợp đồng lần sau. Lập Hồ sơ dự thầu tốt sẽ là yếu tố đảm bảo cho sự thành công và phát triển của công ty, nó là cơ sở để tạo ra việc làm cho người lao động và đem lại lợi nhuận, nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Để thực hiện tốt các biện pháp này cần phải có một khoảng thời gian tương đối dài và cần có sự nỗ lực của mọi thành viên trong công ty. 3.2.1.3. Nâng cao hiệu quả hoạt động Marketing nhằm mở rộng thị trường, tăng uy tín cho công ty. Ngày nay marketing và xúc tiến thương mại là một công cụ hữu hiệu và hiệu quả nhất trong hoạt động quảng bá hình ảnh, làm tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Thông qua hoạt động marketing, công ty không chỉ xây dựng và nâng cao uy tín của mình trên thị trường cung ứng thiết bị, tạo được lòng tin với khách hàng, mà qua đó, công ty còn nắm được những thông tin quý giá về khách hàng với các nhu cầu của họ, về thị trường, về đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi của luật pháp, giá cả,… Những thông tin này hết sức cần thiết trong quá trình công ty tham gia dự thầu, giúp công ty xây dựng được chiến lược kinh doanh đúng đắn, lựa chọn phương án kinh doanh hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng thắng thầu của công ty. Hiện tại công ty đã có Phòng Marketing trực thuộc Phòng Kế hoạch-Thị trường. Tuy nhiên, do số lượng nhân viên marketing còn quá ít (mới chỉ có 3 nhân viên), lại phải kiêm nhiệm nhiều chức năng như nghiên cứu thị trường, xây dựng các chiến lược sản phẩm, giá cả, phân phối, quảng cáo, đồng thời còn tham gia vào hoạt động dự thầu nên hiệu quả công việc chưa cao. Tình hình thực tế cho thấy cần phải bổ sung thêm nhân viên cho bộ phận marketing và tiến hành phân công lại công việc cho từng người để tránh tình trạng quá tải như hiện nay. * Hoạt động marketing trước hết cần tập trung tăng cường công tác nghiên cứu thị trường và tìm kiếm thông tin. - Để phục vụ tốt cho công tác dự thầu, bước đầu tiên là phải nghiên cứu kĩ quy chế đấu thầu và các thông tư, nghị định, các văn bản mới, sửa đổi, bổ sung liên quan đến đấu thầu, bởi hoạt động đấu thầu đều được thực hiện theo quy chế chặt chẽ do bên mời thầu cũng như các tổ chức tài trợ vốn đưa ra, gọi là quy chế đấu thầu. Mỗi chủ đầu tư, nhà tài trợ vốn cho dự án, bên cạnh những quy định đấu thầu nói chung, thường đưa ra quy chế đấu thầu nói riêng. Ví dụ: hợp đồng cung cấp hàng hoá sử dụng vốn của Nhà nước phải tuân thủ theo quy chế đấu thầu quốc gia, còn hợp đồng cung cấp hàng hoá sử dụng vốn vay từ các tổ chức tài chính quốc tế như WB, ADB,… thì phải tuân theo quy chế đấu thầu của các tổ chức này. Do đó, công ty cần tìm hiểu kỹ về thông tin để tránh mắc phải những sai lầm đáng tiếc, ảnh hưởng đến kết quả dự thầu. Bên cạnh đó, cần quan tâm đến môi trường kinh tế vĩ mô, tìm hiểu chiến lược phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước định hướng cho sự phát triển của các ngành, các thành phần kinh tế. - Nghiên cứu thị trường còn liên quan đến việc tìm hiểu thông tin về khách hàng, nắm bắt, thu thập thông tin từ các chủ đầu tư, các thông báo mời thầu, các dự án, gói thầu sắp tiến hành đảm bảo không bỏ lỡ bất cứ cơ hội kinh doanh nào; nghiên cứu tâm lý, sở thích, thói quen mua sắm của chủ đầu tư, các điều kiện về kỹ thuật cũng như chất lượng của các loại thiết bị mà bên mời thầu yêu cầu để có thể đưa ra các điều kiện phù hợp, đáp ứng tốt nhất yêu cầu nhằm tăng xác suất trúng thầu. - Nghiên cứu thị trường cũng bao gồm việc nghiên cứu về các đối thủ cạnh tranh, phân tích những điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ, thu thập các thông tin về năng lực tài chính, công nghệ, kỹ thuật, giá bỏ thầu,… của đối thủ, từ đó xây dựng được chiến lược cạnh tranh hợp lý, đối phó kịp thời với mọi tình huống, góp phần nâng cao hiệu quả dự thầu. - Ngoài ra còn phải tìm hiểu xu thế biến động giá cả của thị trường, tìm hiểu các thông tin liên quan đến ngân hàng, sự thay đổi lãi suất, các hình thức vay vốn để lựa chọn phương án vay hiệu quả với lãi suất thấp, thời gian trả nợ phù hợp với chu kỳ kinh doanh và nhu cầu về vốn của công ty. Trên cơ sở thu thập những thông tin này, công ty có thể xây dựng và phát triển các chính sách, chiến lược tranh thầu một cách phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả công tác dự thầu, tăng khả năng thắng thầu khi tham gia. * Các chính sách trong chiến lược Marketing của công ty. - Chính sách giới thiệu, tăng cường quảng bá hình ảnh công ty: So với các doanh nghiệp kinh doanh cùng loại mặt hàng trong nước, công ty có nhiều ưu thế hơn về thị trường và khách hàng, do đó công ty chưa thật chú trọng đến các hoạt động như tiếp thị và quảng cáo. Tuy sản phẩm của công ty không phải là mặt hàng thích hợp với việc quảng cáo thường xuyên, đối tượng khách hàng chủ yếu là khách hàng công nghiệp nhưng cũng không thể xem nhẹ vai trò của quảng cáo, bởi quảng cáo là công cụ tuyên truyền hữu ích cho doanh nghiệp trên phạm vi rộng và giúp cho doanh nghiệp có nhiều cơ hội hơn trong việc tìm kiếm bạn hàng và tăng sản lượng tiêu thụ. Hiện công ty đã có website chuyên giới thiệu về sản phẩm cà công ty nhưng còn sơ sài, không được cập nhật thường xuyên, mật độ quảng cáo trên các tạp chí chuyên ngành chưa nhiều. Ngoài việc in catalogue gửi đến khách hàng, tham gia các hội chợ, triển lãm hàng công nghiệp như hiện nay, công ty có thể tổ chức các buổi giao lưu, hội nghị khách hàng để quảng cáo, củng cố uy tín, đồng thời nhân cơ hội này cũng có thể thu thập thêm được những thông tin phản hồi từ phía khách hàng một cách chính xác, qua đó thiết lập và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp với các chủ đầu tư, với các đối tác và chính quyền Nhà nước. Công ty cần đầu tư kinh phí nhiều hơn vào quảng cáo, nhất là tại các thị trường nước ngoài. Hàng năm, công ty nên trích một tỷ lệ nhất định từ doanh thu để đầu tư cho hoạt động quảng cáo, tuyên truyền, quảng bá hình ảnh. Số tiền này có thể rất lớn nhưng lợi nhuận do quảng cáo mang lại thì không phải nhỏ. - Chính sách giá: Công ty cần phải phân tích và xem xét một cách kỹ lưỡng các gói thầu trước đây cũng như hiện nay và những biến đổi của giá chào thầu trên thị trường để có thể đưa ra chính sách giá phù hợp trước khi tranh thầu; tìm hiểu quy mô gói thầu, thời hạn thực hiện hợp đồng, đặc điểm kỹ thuật, điều kiện về vốn và nguồn vốn để có thể đưa ra giá chào thầu chính xác. Giá tranh thầu phải đủ lớn để vừa đủ bù đắp chi phí vừa đảm bảo lợi nhuận mục tiêu, nhưng cũng phải hợp lý để đảm bảo khả năng cạnh tranh về giá so với các nhà thầu khác. - Chính sách thiết lập và củng cố mối quan hệ với các chủ đầu tư, các nhà cung ứng nguyên vật liệu đầu vào và các tổ chức tài chính, tín dụng: Trong hoạt động kinh doanh, các mối quan hệ đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Đặc biệt trong hoạt động đấu thầu, việc lựa chọn đối tác phù hợp, củng cố, mở rộng được các mối quan hệ đồng nghĩa với việc tăng cơ hội dự thầu và khả năng thắng thầu cho công ty. Công ty cần đẩy mạnh hơn nữa quan hệ giao tiếp với các chủ đầu tư. Khi nắm bắt thông tin về các gói thầu, công ty cần cử cán bộ có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ sâu đến gặp và giao tiếp với các chủ đầu tư. Thông qua giao tiếp, công ty có thể giới thiệu hình ảnh, uy tín và kinh nghiệm của mình. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng, tạo lợi thế cho công ty khi tham gia dự thầu. Bên cạnh đó, luôn giữ mối quan hệ bền vững với các nhà đầu tư, bạn hàng truyền thống, quen thuộc làm cỏ sở, nền tảng cho những lần giao dịch sau. Muốn thực hiện tốt hợp đồng trúng thầu thì công ty cũng phải đảm bảo có nguồn cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, đúng chất lượng. Vì vậy, công ty cũng phải tạo dựng mối quan hệ ổn định làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, phụ liệu cho công ty, đảm bảo quá trình sản xuất và thực hiện hợp đồng diễn ra thông suốt, theo đúng tiến độ. Công ty cũng nên tìm kiếm các nguồn cung cấp nguyên vật liệu chất lượng trong nước để thay thế cho các nguyên liệu nhập khẩu nhằm giảm chi phí sản xuất. Bên cạnh đó, để có thể huy động đủ vốn khi cần thiết cho bất kì gói thầu tham dự nào hay để tạo ra năng lực tài chính mạnh hơn, công ty phải có mối liên hệ chặt chẽ, sâu hơn với các tổ chức tài chính, tín dụng như ngân hàng, bảo hiểm và các trung gian tài chính khác, tạo thuận lợi cho việc tham gia dự thầu cũng như thực hiện hợp đồng. Tóm lại, việc thực hiên tốt các giải pháp về marketing sẽ giúp công ty nâng cao được vị thế và uy tín của mình, mở rộng được các mối quan hệ với các chủ đầu tư, nhà cung cấp, tìm kiếm được nhiều hợp đồng cung cấp hàng hoá hơn. Việc xây dựng chiến lược marketing phù hợp sẽ giúp công ty có những định hướng, kế hoạch sử dụng và phân phối nguồn lực một cách hợp lý nhất, đem lại hiệu quả cao không chỉ trong hoạt động dự thầu nói riêng mà còn trong cả hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung. 3.2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực và trình độ cán bộ nhân viên, đặc biệt là cán bộ trực tiếp tham gia hoạt động đấu thầu. Trong bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì con người luôn là yếu tố không thể thiếu, là nhân tố quan trọng nhất trong sự thành công và phát triển của công ty. Có thể nói, năng lực của cácn bộ tham gia vào công tác dự thầu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng lập hồ sơ dự thầu, từ đó ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty. Ngày nay, yêu cầu của các gói thầu ngày càng cao cùng với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các nhà thầu buộc công ty phải có các chiến lược thích hợp để phát triển chất lượng nhân tố con người, xây dựng được một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ và nhạy bén với thị trường giữ các vị trí quan trọng trong công tác dự thầu vì đầu tư vào con người luôn mang lại hiệu quả nhất định và có tính chiến lược lâu dài. Để tăng cường khả năng cạnh tranh trong dự thầu, đảm bảo chất lượng hợp đồng, đòi hỏi công ty cần tăng cường công tác quản lý, bồi dưỡng, đào tạo và đào tạo lại một cách có hiệu quả, sử dụng cán bộ một cách hợp lý, phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn. Muốn làm được điều đó cần có sự đầu tư thích đáng vào đội ngũ nhân lực nói chung và đội ngũ chuyên về hoạt động dự thầu nói riêng về cả mặt vật chất lẫn tinh thần, có các chính sách khuyến khích, động viên, khen thưởng đối với những người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, ngược lại sẽ có chế độ kỷ luật. * Chính sách tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Tuyển dụng những cán bộ được đào tạo chính quy và đào tạo lại một số cán bộ, nhân viên kinh doanh đang hoạt động trong công tác đấu thầu cho phù hợp với thực tiễn. Đối với các cán bộ, nhân viên trẻ mới được tuyển dụng, mặc dù có kiến thức bài bản nhưng vẫn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tế, đòi hỏi công ty cho họ tiếp xúc thường xuyên với các hợp đồng dự thầu để tìm hiểu, trau dồi kiến thức thực tế, nâng cao kinh nghiệm. Đối với những cán bộ khác thì không ngừng bồi dưỡng, đào tạo lại, nâng cao trình độ hiểu biết, kiến thức mới về hoạt động đấu thầu nhằm bắt kịp với xu thế của thị trường. Công ty có thể cử một số cán bộ đi tham gia các lớp học bồi dưỡng về kinh tế, tài chính, luật pháp, các lớp học tại chức, các khoá học về nghiệp vụ chuyên môn trong và ngoài nước và phải tạo điều kiện cho họ về thời gian và học phí. Cán bộ phải coi đó là nghĩa vụ và cũng là quyền lợi của họ khi tham gia vào các lớp huấn luyện. Công ty cũng có thể tự tổ chức các chương trình đào tạo lại cho các cán bộ tham gia công tác đấu thầu về kỹ năng, nghiệp vụ đấu thầu, giúp họ hiểu thêm về luật và quy chế đấu thầu của Việt Nam và quốc tế, về luật thương mại, luật đầu tư,…Ngoài ra, công ty có thể mời các chuyên gia, những người có nhiều kinh nghiệm, đã đạt được những thành công nhất định đến tham gia vào các buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm, hoặc thuê các chuyên gia nước ngoài tư vấn, giảng dạy về các lĩnh vực đấu thầu như lập giá dự thầu, quản lý, phân tích, nhận định, phán đoán tình hình tốt để có thể thực hiện các hợp đồng một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất. Trình độ ngoại ngữ và vi tính là hai kỹ năng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt trong hoạt động dự thầu lại càng cần thiết và quan trọng. Công ty nên cử cán bộ đi học hoặc tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng vi tính, ngoại ngữ cũng như kỹ năng giao tiếp vì họ phải làm việc với các đối tác đến từ nhiều nước khác nhau. Điều này sẽ góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh trong dự thầu của công ty, đặc biệt khi công ty muốn mở rộng thị trường. Bên cạnh đó, sau mỗi lần dự thầu, các cán bộ trong công ty cần có những buổi họp tổng kết rút kinh nghiệm. Đối với những gói thầu mà công ty trượt thầu thì cần phải phân tích kỹ nguyên nhân dẫn đến trượt thầu để có biện pháp khắc phục kịp thời cho những lần sau. Học hỏi kinh nghiệm thông qua các buổi giao lưu giữa các cán bộ làm công tác đấu thầu tại các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty hoặc các đối tác khác trong và ngoài nước cũng là một hình thức để công ty nâng cao năng lực, trình độ. Tuy nhiên, để việc đào tạo, phát triển nguồn nhân lực diễn ra hiệu quả thì công ty cũng cần phải xác định rõ mục tiêu của từng khoá đào tạo là đào tạo về kỹ năng, nghiệp vụ dự thầu, đào tạo ngoại ngữ, vi tính, đào tạo trình độ quản lý hay là đào tạo nhằm nâng cao sự hiểu biết về quy chế đấu thầu, luật thương mại, thanh toán quốc tế,….để phân công, sắp xếp cán bộ một cách hợp lý. Đào tạo phải được diễn ra thường xuyên và liên tục, phải thực hiện công tác kiểm tra định kỳ sau mỗi khoá đào tạo để đánh giá chất lượng, hiệu quả và có khen thưởng đối với những cá nhân có sự cố gắng, có nghiệp vụ giỏi,…Các hình thức đào tạo, phát triển nguồn nhân lực không nên cứng nhắc, phải được vận dụng đan xen phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh nhất định mới có khả năng đem lại kết quả tốt nhất, đào tạo chất lượng, hiệu quả với chi phí hợp lý. * Chính sách quản lý nguồn nhân lực. Để có nguồn nhân lực dồi dào và chất lượng, bên cạnh chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thì công ty cần phải có chính sách quản lý hữu hiệu. Với chính sách quản lý phù hợp, công ty có thể thu hút lao động có trình độ, phát huy tối đa năng lực của các bộ nhân viên nói chung và cán bộ làm công tác dự thầu nói riêng. Từ đó góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trong hoạt động dự thầu, tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nguyên tắc quản lý người lao động là phải tạo ra động lực để kích thích người lao dộng thông qua dồn bẩy về kinh tế và đòn bẩy phi kinh tế vì hai loại kích thích này gắn liền với lợi ích về vật chất và lợi ích về tinh thần của người lao động. Đòn bẩy kinh tế: không chỉ bố trí, sắp xếp người lao động vào các vị trí phù hợp năng lực của họ, các cán bộ quản lý còn cần xây dựng chế độ lương bổng, trợ cấp, thưởng phạt phân minh. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập và cuộc sống của người lao động. Người lao động có thu nhập ổn định, có động lực phấn đấu sẽ yên tâm làm việc, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, nâng cao tinh thần trách nhiệm, năng động, sáng tạo, gắn bó, cống hiến hết mình cho công ty. Đòn bẩy phi kinh tế: song song với việc sử dụng các đòn bẩy kinh tế, công ty còn nên áp dụng các đòn bẩy phi kinh tế. Đó là những khuyến khích, lợi ích về mặt tinh thần. Công ty phải luôn luôn tạo được bầu không khí làm việc vui vẻ, thân thiện, đầy đủ trang thiết bị vật chất, giúp cho người lao động thấy phấn khởi khi làm việc; tổ chức các cuộc thi đua khen thưởng để người lao động tham gia và cố gắng, tạo các cơ hội cho các cán bộ nâng cao trình độ, có cơ hội thăng tiến trong công việc nhằm thoả mãn nhu cầu vươn lên và tự khẳng định bản thân, phát huy tính năng động sáng tạo trong mỗi cá nhân, đóng góp vào thành công chung của công ty. Việc thực hiện đan xen, đồng bộ hai chính sách trên sẽ giúp cho công ty có được đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu chuyên môn, có chất lượng, có kỹ năng nghiệp vụ giỏi. Đây sẽ là nguồn tài sản vô giá của công ty. Với đội ngũ lao động như vậy công ty chắc chắn sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Đặc biệt, năng lực, trình độ của cán bộ làm công tác dự thầu được nâng cao sẽ giúp cho công tác chuẩn bị dự thầu, lập hồ sơ dự thầu có chất lượng tốt hơn, góp phần nâng cao hiệu quả trong đấu thầu, nâng cao năng lực cạnh tranh, đem lại nhiều lợi nhuận to lớn cho công ty. 3.2.1.5. Nâng cao năng lực về công nghệ, kỹ thuật, chất lượng sản phẩm. Thực tế cho thấy, đa phần các gói thầu trượt thầu của công ty đều là do công ty không đủ đáp ứng năng lực nhà thầu về công nghệ, kỹ thuật và kinh nghiệm. Do đó, chiến lược phát triển lâu dài của công ty là phải tập trung đầu tư vào dây chuyền sản xuất, các máy móc thiết bị nhằm hiện đại hoá, tăng năng suất, cải tiến mẫu mã và chất lượng sản phẩm cho phù hợp nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế. Việc đầu tư phát triển công nghệ, dây chuyền sản xuất không thể thực hiện trong một sớm một chiều mà nó phụ thuộc vào nguồn vốn lớn cũng như dựa trên sự phân tích, đánh giá kỹ lưỡng và dự đoán chính xác nhu cầu. Tuy nhiên, trước hết công ty vẫn luôn cần duy trì và phát triển chất lượng của sản phẩm. Do đặc trưng sản phẩm của công ty là thiết bị đo lường đòi hỏi sự chính xác cao nên chất lượng sản phẩm là yếu tố vô cùng quan trọng. Hiện nay các sản phẩm của công ty đều đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, được khách hàng trong nước tin dùng, nhưng cùng với sự phát triển nhanh của công nghệ và sự cạnh tranh của các đối thủ nước ngoài, công ty phải không ngừng củng cố và nâng cao chất lượng, áp dụng các kỹ thuật mới nhất, thường xuyên kiểm tra quy trình sản xuất, áp dụng quản lý theo ISO, nâng cao tay nghề công nhân… Có thể nói vai trò của Phòng Quản lý chất lượng là rất quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm - điều tạo nên uy tín hơn 20 năm nay của công ty và cũng là thế mạnh tạo nên ưu thế cạnh tranh của công ty so với các nhà thầu khác trong quá trình xét thầu. Bên cạnh việc nâng cao chất lượng các sản phẩm hiện tại, công ty cần chú trọng cả chiến lược đa dạng hoá sản phẩm. Nhu cầu thị trường rất đa dạng và phong phú, đa dạng hoá sản phẩm là một biện pháp để khai thác tối đa nhu cầu thị trường, tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Công ty cần đa dạng hoá sản phẩm trên cả chiều rộng và chiều sâu: nghiên cứu chế tạo các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu đặt ra ngày càng cao của thị trường và nghiên cứu, sửa chữa, hoàn thiện những sản phẩm hiện có nhằm nâng cao chất lượng. Có như vậy, công ty mới có thể tham dự được nhiều gói thầu cung cấp thiết bị hơn, đáp ứng được cả yêu cầu của các thị trường quốc tế khó tính luôn yêu cầu độ hiện đại và chất lượng rất cao, phục vụ cho mục tiêu mở rộng thị trường kinh doanh của Tổng công ty. 3.2.1.6. Nâng cao chất lượng các dịch vụ sau bán. Khi kinh tế ngày càng phát triển thì nhu cầu của xã hội ngày càng được nâng cao. Việc mua bán không chỉ đơn thuần là mua bán sản phẩm mà nó còn được gắn với dịch vụ nhằm thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Khi cạnh tranh ngày càng khốc liệt, sự phát triển về công nghệ làm cho hàng hoá có chất lượng tương đương nhau thì dịch vụ được coi là thế mạnh, là ưu thế cạnh tranh của nhiều doanh nghiệp. Trong lĩnh vực đấu thầu cung cấp thiết bị thì các dịch vụ sau bán cũng là yếu tố quan trọng giúp các chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu. Các điều khoản về dịch vụ tuy là các điều khoản nhỏ, bổ sung, không có ý nghĩa quyết định như các yếu tố về giá cả, kỹ thuật hay chất lượng, nhưng trên cùng một mặt bằng so sánh, các điều kiện giá cả, kỹ thuật, chất lượng như nhau mà điều kiện về dịch vụ sau bán hàng nhỉnh hơn chút ít cũng ảnh hưởng quyết định đến khả năng thắng thầu của công ty. Do đó, để nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng khả năng thắng thầu, ngoài các giải pháp về nghiệp vụ kỹ thuật như ở trên thì công ty cũng cần hoàn thiện các biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng để tạo ra sự thoả mãn tốt nhất yêu cầu của chủ đầu tư. Công ty cần cung cấp một hệ thống các dịch vụ với chất lượng ngày càng hoàn chỉnh như: - Dịch vụ trợ cấp tín dụng cho khách hàng: Công ty nên áp dụng dịch vụ này vào thanh toán vì không phải khách hàng nào cũng thanh toán được ngay cho công ty. Việc trợ cấp tín dụng sẽ tạo điều kiện thuận lợi, linh động hơn cho khách hàng. Yếu tố này sẽ góp phần quan trọng trong quyết định lựa chọn nhà thầu của chủ đầu tư. - Công ty hiện đã có dịch vụ vận chuyển hàng hoá, thiết bị tới tận trụ sở của khách hàng khi thực hiện hợp đồng nhưng cần tiếp tục hoàn thiện chất lượng, giảm bớt thời gian giao hàng, kết hợp các hợp đồng để giảm quãng đường vận chuyển, tiết kiệm chi phí. - Tiếp tục phát triển và nâng cao chất lượng các dịch vụ hỗ trợ, bổ sung như: thay thế phụ tùng khi hỏng hóc, kiểm tra, bảo hành, lắp đặt, cung cấp các dịch vụ kiểm định thiết bị. Các nhân viên cần hướng dẫn lắp đặt, vận hành, sử dụng thiết bị cho khách hàng một cách nhiệt tình, tỉ mỉ cho khách hàng trong và sau khi thực hiện hợp đồng. Các bộ phận, phòng ban cần phối hợp chặt chẽ, trách nhiệm hơn trong việc giải đáp các thắc mắc và khiếu nại của khách hàng. Công ty có thể cử cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ để tư vấn cho khách hàng việc lựa chọn, sử dụng các thiết bị tốt nhất theo nhu cầu và mục đích sử dụng của khách hàng. - Ngoài ra, công ty nên thường xuyên tổ chức và mời khách hàng tham gia các hội thảo về thiết bị mà công ty cung ứng để tạo niềm tin nơi khách hàng. Công ty nên tích cực tìm hiểu và nắm bắt tâm lý, nhu cầu của khách hàng trên từng khu vực thị trường để ngày càng đưa ra các dịch vụ tốt hơn, hoàn chỉnh hơn. Đây là những hoạt động dịch vụ nhằm thoả mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng, tạo ra sự tin cậy về sản phẩm thiết bị điện, từ đó nâng cao uy tín của công ty, giúp khách hàng ngày càng gắn bó và tin tưởng lựa chọn công ty là nhà thầu chuyên cung cấp thiết bị đo lường điện cho họ. Đôi khi đây được coi là yếu tố quyết định đến sự thành bại của công ty khi tham gia dự thầu. Dịch vụ sau bán sẽ cung cấp giá trị thặng dư cho khách hàng, khiến họ yên tâm khi sử dụng sản phẩm, tạo cho các chủ đầu tư cảm giác được tôn trọng, được phục vụ tốt nhất. Nếu công ty thực hiên tốt các dịch vụ này sẽ góp phần nâng cao khả năng thắng thầu và vị thế của công ty trên thị trường. 3.2.2. Một số kiến nghị với Nhà nước. Luật Đấu thầu của nước ta được thông qua ngày 29/11/2005 và có hiệu lực thi hành từ ngày 1/4/2006 được xem là văn bản có giá trị pháp lý cao hơn và hoàn chỉnh hơn so với Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ban hành quy chế đấu thầu và Nghị định số 14/2000/NĐ-CP, Nghị định số 66/2003/NĐ-CP về đấu thầu trước đây. Tuy nhiên, theo đánh giá và tình hình thực tiễn, nhận thấy vẫn có một số điểm hạn chế gây khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, công ty xin nêu một số kiến nghị với Nhà nước nhằm hoàn thiện hơn nữa hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động đấu thầu, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công ty nói riêng và các công ty kinh doanh trong lĩnh vực cung ứng thiết bị nói chung có thể tham gia đấu thầu hiệu quả hơn, cạnh tranh lành mạnh hơn, tạo đà thúc đẩy sự phát triển của các công ty trong nước. Thứ nhất, nâng cao yêu cầu về mặt chất lượng hàng hoá: Theo quy định hiện nay, đối với hoạt động đấu thầu cung cấp, mua sắm hàng hoá, nếu chỉ đánh giá đạt hay không đạt (từ 70% điểm trở lên là đạt, dưới 70% điểm là không đạt, trường hợp yêu cầu kỹ thuật cao thì mức yêu cầu tối thiểu không được quy định thấp hơn 80%), thì đương nhiên chất lượng của một số loại hàng hoá không được đồng đều, đảm bảo theo đúng quy định. Điều này rất nguy hiểm, nhất là với những loại hàng hoá yêu cầu chất lượng và độ chính xác cao như thiết bị đo điện. Vì vậy nhà nước nên nâng mức sàn yêu cầu đạt lên mức trên 80% hoặc cao hơn, tuỳ theo yêu cầu về chất lượng từng gói thầu, điều này không chỉ nâng cao chất lượng hàng hoá được lựa chọn thông qua đấu thầu mà còn góp phần vào việc làm giảm những tiêu cực trong hoạt động đấu thầu. Thứ hai, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu trong nước trong quá trình tham gia dự thầu quốc tế: Nhằm khuyến khích tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu trong nước khi tham dự các cuộc đấu thầu quốc tế, Nhà nước nên có các chính sách ưu đãi đối với những nhà thầu này. Một số chính sách cụ thể nên áp dụng như: - Chính sách ưu đãi về thuế: đối với các gói thầu quốc tế, nhà thầu trong nước nếu phải nhập khẩu sẽ được áp dụng mức thuế ưu đãi hơn, thủ tục dễ dàng hơn. - Chính sách ưu đãi về tín dụng: các doanh nghiệp sẽ được cấp các loại bảo lãnh mà không mất phí ngân hàng, sẽ được xét cho vay vốn với lãi suất ưu đãi, thủ tục nhanh gọn,… - Chính sách hỗ trợ các doanh nghiệp về mặt pháp lý, thủ tục hành chính. Ngoài ra, Nhà nước cần tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu trong nước bằng cách thường xuyên tổ chức các hội chợ thương mại, triển lãm quốc tế nhằm tăng cường quảng bá hình ảnh về các doanh nghiệp Việt Nam; thành lập và khuyến khích các doanh nghiệp tham gia vào các hiệp hội ngành nghề để nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp Việt Nam. Thứ ba, kiểm tra, thanh tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm trong đấu thầu. Đây là một trong các chức năng quan trọng của Nhà nước trong nền kinh tế thị trường. Đặc biệt trong các nghiệp vụ chi tiêu công cộng, việc kiểm tra, thanh tra để kịp thời uốn nắn những sai phạm, ngăn chặn những biểu hiện tiêu cực, tham nhũng trong đấu thầu mua sắm công là việc làm không thể thiếu của tất cả các nước. Nhà nước cần tổ chức cơ quan chuyên trách, có đủ năng lực để đảm đương công việc thanh tra, kiểm tra xử lý các vi phạm trong đấu thầu, đồng thời giải quyết các tranh chấp, khiếu nại phát sinh trong hoạt động đấu thầu. Thứ tư, cải cách bộ máy hành chính Nhà nước tham gia quản lý công tác đấu thầu. Theo Nghị định số 61/2003/NĐ-CP và số 66/2003/NĐ-CP, Chính phủ thống nhất quản lý công tác đấu thầu trên phạm vi cả nước, Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan đầu mối giúp Chính phủ thực hiện việc quản lý công tác đấu thầu. Với những dự án sử dụng vốn Nhà nước thì nhiều cấp, nhiều cá nhân tham gia vào quá trình lựa chọn nhà thầu, cũng như việc điều chỉnh bổ sung giá trị hợp đồng nên trách nhiệm không được xác định rành mạch và tốn nhiều thời gian cho các thủ tục có tính chất hành chính. Các cơ quan quản lý nhà nước về đấu thầu vừa ban hành chính sách, các quy định về đấu thầu, vừa tham gia trực tiếp vào quá trình lựa chọn nhà thầu, vừa là người kiểm tra, giám sát quá trình lựa chọn đó, đồng thời cũng là người thanh tra, xử lý khiếu nại, tố cáo, vì vậy dẫn đến việc quản lý khó có hiệu quả, xuất hiện nhiều hành vi tiêu cực, tham nhũng. Vì vậy vấn đề đặt ra là cần cải cách một cách cơ bản bộ máy quản lý hành chính nhà nước về đấu thầu, đồng thời tiếp thu một cách có chọn lọc khoa học quản lý kinh tế trong cơ chế thị trường ở các nước và các tổ chức tiên tiến trên thế giới, nhằm hoàn thiên, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý kinh tế nói chung, trong hoạt động đầu tư, xây dựng và đấu thầu nói riêng. Ngoài ra, với tư cách một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Công thương, Tổng công ty Thiết bị điện còn có các kiến nghị với Bộ Công thương để được giúp đỡ, phát triển hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh như: thường xuyên mở các cuộc triển lãm, trưng bày giới thiệu sản phẩm hàng công nghiệp, tổ chức các buổi giao lưu giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước; ban hành các văn băn pháp quy, các quy định, quyết định liên quan đến hoạt động sản xuất và hoạt động thương mại một cách rõ ràng, thông thoáng, chính xác, xây dựng cơ chế quản lý hợp lý, giảm bớt các khâu trung gian chồng chéo không cần thiết làm cản trở sự phát triển, tạo điều kiện cao nhất cho Tổng công ty và các công ty, doanh nghiệp khác có thể kinh doanh một cách hiệu quả nhất; thường xuyên giúp đỡ công ty tìm kiếm đối tác, hợp tác liên doanh liên kết với các nước, các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế nước ngoài nhằm tạo môi trường kinh doanh đa dạng, làm tăng thị phần, tăng uy tín và tăng lợi nhuận. KẾT LUẬN Đấu thầu ngày nay đã trở thành hoạt động phổ biến, được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực kinh doanh như xây lắp, tư vấn và mua sắm hàng hoá. Nó đem lại hiệu quả cho tất cả các bên có liên quan. Vì vậy, đối với các nhà thầu thường xuyên tham gia dự thầu cung cấp vật tư thiết bị như công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam thì việc xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác dự thầu là vô cùng cần thiết. Tôi tin rằng trong tương lai, nếu tiếp tục phát huy những điểm mạnh và khắc phục được những điểm còn hạn chế, tìm kiếm và tận dụng các cơ hội từ thị trường, công ty sẽ ngày càng vững mạnh, giữ vững thị phần trong nước và mở rộng được thị phần cũng như danh tiếng trên thị trường quốc tế, nhất là trong giai đoạn Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của WTO.