Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng

u hướng dẫn ở mỗi cấp. Một mặt, người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới chỉ phụ thuộc cấp trên trực tiếp (công nhân, tổ trưởng, đốc công, quản đốc, giám đốc) về toàn bộ công việc phải làm để hoàn thành trách nhiệm. Mặt khác người phụ trách ở mỗi cấp lại nhận được sự hướng dẫn và kiểm tra về từng lĩnh vực của các bộ phận chức năng tương ứng của cấp trên. Các bộ phận chức năng ở mỗi cấp lại chính là cơ quan tham mưu cho người thủ trưởng của cấp mình, cung cấp thông tin để được xử lý tổng hợp và các kiến nghị giải pháp để thủ trưởng ra quyết định. Cơ cấu trực tuyến, chức năng tạo cho tổ chức một cái khung hành chính vững chắc để quản lý, điều hành có hiệu lực và hiệu quả, vừa giải phóng các việc cụ thể chuyên sâu cho thủ trưởng, vừa tạo điều kiện để thủ trưởng nắm chắc tình hình mọi mặt và chuẩn bị tốt các quyết định. 4- Cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý Doanh nghiệp: 4.1- Khái niệm cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý Doanh nghiệp: Là phương thức tác động có chủ đích của thủ thể điều khiển bao gồm một hệ thống các quy tắc và các ràng buộc về hành vi đối với mọi đối tượng ở mọi cấp trong hệ thống nhằm duy trì tính hợp lý của hệ thống và đưa hệ thống đến mục tiêu. Giữa mục tiêu, cơ cấu và cơ chế có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Đối với hệ thống là một Doanh nghiệp thì cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý gồm 2 nội dung cơ bản: - Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý. - Các mối liên hệ cơ bản để phối hợp hoạt động. 4.2- Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý: - Nguyên tắc là các quy tắc chỉ đạo, các tiêu chuẩn hành vi mà các cán bộ quản lý cần tuân thủ trong quá trình quản lý. - Đối với các Doanh nghiệp Nhà nước ta, cơ chế “Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ” đã được áp dụng trong quản lý và có các nguyên tắc: + Doanh nghiệp Nhà nước hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam, sự quản lý thống nhất của Nhà nước, thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định. + Doanh nghiệp Nhà nước được quản lý theo chế độ một thủ trưởng nên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể những người lao động. + Doanh nghiệp hoạt động theo phương thức hạch toán kinh doanh XHCN, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích toàn xã hội, lợi ích tập thể và lợi ích lao động, trong đó lợi ích của người lao động là động lực trực tiếp. 4.3- Các mối liên hệ để đảm bảo phối hợp hoạt động: Để các bộ phận của bộ máy hoạt động ăn khớp, đạt hiệu quả thì cần phải có các mối liên hệ. Vậy một đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức là tổng thể các mối quan hệ. - Theo tính chất mối quan hệ giữa con người với con người, mối quan hệ thông tin, mối quan hệ kinh tế. - Theo chiều mối quan hệ: + Mối quan hệ theo chiều dọc: Là mối quan hệ giữa các cấp quản lý trong Doanh nghiệp, ở đó cấp trên ra quyết định, cấp dưới thi hành quyết định đó và báo cáo. + Mối quan hệ theo chiều ngang: Giữa các khâu quản lý, các phòng ban cùng cấp trong Doanh nghiệp. Đây là mối quan hệ bình đẳng, mối quan hệ này xảy ra khi sử dụng những người mà tạo cho ta lời khuyên. Trong đổi mới cơ cấu, người ta thường phấn đấu mở rộng mối quan hệ chiều ngang. IV- hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp: 1. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp: - Doanh nghiệp dù là Doanh nghiệp sản xuất hay Doanh nghiệp kinh doanh thuần tuý đều hoạt động trong một môi trường kinh doanh nhất định. Môi trường kinh doanh này bao hàm các yếu tố như: luật pháp, chính trị, văn hoá, môi trường kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp. Các yếu tố thuộc môi trường này luôn luôn biến động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, thậm chí hàng giờ. Vì vậy các hoạt động ngắn hạn hoặc dài hạn của Doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo, các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp thay đổi. Mà bộ máy quản lý được tạo lập để thực hiện các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp. Vì vậy, nó phải biến đổi và hoàn thiện để phù hợp với tình hình mới. - Điều kiện kinh doanh thay đổi trong Doanh nghiệp cũng như thay đổi của môi trường thường tạo ra các cơ hội và đe doạ đối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp. Vì vậy, cần phải thay đổi hoàn thiện bộ máy quản lý để tận dụng thời cơ, tránh được các mối đe doạ, nhằm đưa Doanh nghiệp đạt được mục tiêu sớm hơn dự kiến. - Càng ngày trình độ khoa học kỹ thuật càng phát triển, tạo ra các máy móc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến… đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời. Do vậy cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý. - Khi quy mô Doanh nghiệp thay đổi, tất yếu dẫn đến bộ máy quản lý phải thay đổi cho phù hợp. Nhìn chung việc hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp là một tất yếu khách quan đối với mọi nền kinh tế ở mọi giai đoạn phát triển, đặc biệt là đối với các Doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. 2- Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý: Để hoàn thiện bộ máy quản lý thì phải nghiên cứu một cách kỹ lưỡng bộ máy hiện có và tiến hành đánh giá bộ máy đó theo những chỉ tiêu nhất định. Cần biểu diễn bộ máy dưới dạng sơ đồ, từ sơ đồ đó ta có thể chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành. Tiếp theo phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, phát hiện những khâu yếu kém. Phân tích bộ máy cần trả lời các câu hỏi sau: - Bộ máy hiện tại đã đáp ứng được các yêu cầu của chiến lược chưa ? - Điểm hợp lý của cơ cấu là gì ? Nguyên nhân ? - Cần phải hoàn thiện theo hướng nào ? Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp, phương án để hoàn thiện bộ máy. Việc hoàn thiện bộ máy cần được quản lý, tức là phải lập kế hoạch, tổ chức hoàn thiện, điều hành việc hoàn thiện và kiểm tra việc hoàn thiện. CHương II thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng I- khái quát về Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng: 1- Lịch sử hình thành và phát triển Công ty: Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng là Doanh nghiệp Nhà nước, thành viên của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có trụ sở chính tại: Km6 đường Giải Phóng - Quận Thanh Xuân – Thành phố Hà Nội. Công ty được thành lập theo quyết định số: 023/BXD-TVLĐ ngày 12/02/1993 của Bộ xây dựng, với nhiệm vụ chức năng ban đầu là cung cấp vật tư kỹ thuật cho Ngành xi măng, tham gia bán lẻ xi măng tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Ngày 30/9/1993 Bộ xây dựng có quyết định số 445/XD-TCLĐ bổ sung thêm nhiệm vụ chức năng cho Công ty được tham gia vào các liên doanh nghiên cứu và sản xuất xi măng. Ngày 10/7/1995, theo quyết định số 833/TCT-HĐQT của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Xi măng Việt Nam giao bổ sung nhiệm vụ từ ngày 01/8/1995 cho Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng trên cơ sở hợp nhất tổ chức của 3 đơn vị: Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng, Chi nhánh Công ty Xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội và Chi nhánh Công ty Xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội. Nhiệm vụ của Công ty được giao bổ sung lúc này là: Tổ chức lưu thông kinh doanh xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội theo phương thức Tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho các Công ty Xi măng Hoàng Thạch, Công ty Xi măng Bỉm Sơn, bình ổn giá xi măng thị trường. Từ ngày 01/6/1998, theo quyết định số 606/XMVN-HĐQT ký ngày 23/5/1998 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng tiếp nhận thêm Chi nhánh Công ty Xi măng Bỉm Sơn tại Hà Tây, Hoà Bình (hoạt động kinh doanh xi măng trên địa bàn các tỉnh Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu), đồng thời phương thức kinh doanh từ Tổng đại lý chuyển sang mua dứt bán đoạn xi măng với các Công ty sản xuất xi măng. Do yêu cầu của Công ty cải tiến hệ thống kinh doanh tiêu thụ xi măng, ngày 21/3/2000 Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng có quyết định số 97/XMVN-HĐQT chuyển giao nhiệm vụ từ Công ty Vận tải Xi măng sang Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Theo quyết định này, kể từ ngày 01/4/2000, toàn bộ các Chi nhánh của Công ty Vật tư Vận tải Xi măng tại Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Lào Cai, Thái Nguyên được bàn giao cho Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng quản lý. Do đó, từ ngày 01/4/2000 Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng làm nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ xi măng và bình ổn giá xi măng trên thị trường tại địa bàn 14 tỉnh, thành phố khu vực phía Bắc, đó là: Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hà Giang, Lào Cai, Thái Nguyên, Cao Bằng, Bắc Kạn và Yên Bái. Ngày 27/3/2002, theo quyết định số 85XMVN-HĐQT của Hội đồng quản trị Tổng Công ty xi măng Việt Nam về việc chuyển gia nhiệm vụ từ Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng sang Công ty xi mămg Bỉm Sơn. Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng chuyển giao tổ chức, chức năng nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân của 2 Chi nhánh tại Hoà Bình và Hà Tây cho Công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kề từ ngày 01/4/2002. Như vậy, kể từ ngày thành lập đến nay, Công ty luôn được bổ sung giao thêm nhiệm vụ với địa bàn kinh doanh ngày được mở rộng. 2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty: Là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh tiêu thụ xi măng, Công ty có các nhiệm vụ chính sau: - Tổ chức kinh doanh, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh được phân công. - Công ty thực hiện việc mua xi măng của các Công ty xi măng Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hải Phòng, Hoàng Mai, tổ chức vận chuyển xi măng từ các Công ty đó đến các địa bàn tiêu thụ sau: Hà Nội, Sơn La, Lai Châu, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng, Phú Thọ, Yên Bái, Hà Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc. - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch hàng năm phù hợp với nhiệm vụ được Tổng Công ty giao và nhu cầu của thị trường. - Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác mua và bán hàng hoá. - Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối bình ổn giá cả thị trường xi măng tại các địa bàn được giao và thực hiện dự trữ khi cần thiết. - Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ lao động. - Quản lý các hoạt động về đổi mới, hiện đại hoá công nghệ trong thiết bị và phương thức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty. - Thực hiệ các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường, quốc phòng và an ninh quốc gia. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, các báo cáo khác theo định kỳ, theo quy định của Nhà nước và Tổng Công ty xi măng Việt Nam, đồng thời chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản báo cáo. - Chịu sự kiểm tra của Tổng Công ty: Tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan tài chính và của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Thực hiện chung các chế độ và quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ về kế toán, hạch toán chế độ kiểm toán và các chế độ khác của Nhà nước và quy chế tài chính của Tổng Công ty. - Tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động của đơn vị để tổ chức các dịch vụ kinh doanh, cung cấp cho các nhà máy xi măng, đại lý tiêu thụ một số mặt hàng, vật tư, vật liệu xây dựng. 3- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty: Là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, mọi hoạt động của Công ty phải theo sự chỉ đạo và phải được phép của Tổng Công ty xi măng Việt Nam. Ngoài chức năng kinh doanh, Công ty vừa phải làm nhiệm vụ bình ổn giá trên thị trường và cung ứng hay dự trữ, thu mua xi măng khi có biến động bất thường xảy ra. Mặc dù phương thức kinh doanh của Công ty hiện nay là “Mua dứt, bán đoạn” nhưng không độc lập tự chủ hoàn toàn, giá bán xi măng là do Tổng Công ty xi măng Việt Nam quy định. 3.1- Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là xi măng, với chủng loại đa dạng và chất lượng cao như: xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng. Trong các loại xi măng Công ty đang kinh doanh, xi măng Hoàng Thạch chiếm tỷ trọng lớn nhất, gần 50% sản lượng tiêu thụ; sau đó là xi măng Bút Sơn chiếm 25%; xi măng Bỉm Sơn chiếm 20% và xi măng Hải Phòng 5%. Tuy nhiên, cơ cấu sản phẩm kinh doanh lại do yêu cầu của thị trường và nhiệm vụ của Công ty quyết định. Tóm lại: Công ty có một nguồn hàng phong phú, ổn định, chất lượng cao, đã có uy tín và chỗ đứng trên thị trường. Đây là lợi thế kinh doanh của Công ty. 3.2- Đặc điểm về thị trường: Thị trường của Công ty trải rộng hầu hết các tỉnh phía Bắc nước ta như: Hà Nội, Hà Tây, Hà Bắc, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Cao bằng, Bắc Cạn, Yên Bái, Hà Giang, Lào Cai, Phú Thọ… trong đó địa bàn hoạt động chính là Hà Nội. 3.2- Cơ cấu tổ chức của Công ty: Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các điều kiện hoạt động, qua một số lần sát nhập, điều chỉnh, cơ cấu tổ chức của Công ty hiện nay đang vận hành theo sơ đồ sau: Cơ cấu tổ chức của Công ty Giám đốc phó giám đốc ĐTXDCB phó giám đốc kinh doanh Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng tiêu thụ Văn phòng Công ty Phòng điều độ QL kho Xí nghiệp vận tải Phòng QLTT Phòng QLDA và KTĐT - Các phòng ban, Xí nghiệp, Chi nhánh hoạt động theo chức năng được Giám đốc phân công. Đây là bộ máy tham mưu giúp Ban giám đốc thực hiện mục tiêu kế hoạch đề ra. - Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng Phòng kế toán do Tổng Công ty xi măng Việt Nam bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty về sự hoạt động của Công ty mình. * Ban giám đốc: - Giám đốc Công ty, là người đứng đầu Công ty, có quyền điều hành cao nhất, do Hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty bà trước pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm trực tiếp việc kinh doanh, tiêu thụ của các Chi nhánh, Xí nghiệp vận tải và Phòng tiêu thụ xi măng. - Công tác điều độ, hợp đồng vận chuyển, định mức kinh tế kỹ thuật trong khâu vận tải, công tác quản lý kho. - Phó Giám đốc phụ trách đầu tư xây dựng cơ bản: chỉ đạo công tác đầu tư xây dựng cơ bản và quản lý kỹ thuật dự án. * Phòng kinh tế kinh doanh: - Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch hàng tháng, hàng quý, hàng năm của Công ty. Đôn đốc kiểm tra việc thực hành kế hoạch của các đơn vị. Ngoài ra, Phòng kinh tế kế hoạch còn nắm bắt diễn biến của thị trường để xây dựng, điều chỉnh các cơ chế tiêu thụ xi măng, xây dựng các mức cước phí… - Thực hiện các hợp đồng mua xi măng từ các Công ty sản xuất và giao kế hoạch cho các Chi nhánh. - Ký các hợp đồng cho thuê các kho chứa hàng của Công ty hiện chưa sử dụng. * Phòng Tổ chức lao động: - Tổ chức lao động hợp lý. - Lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi thực hiện kế hoạch về lao động và thời gian. - Thực hiện các chính sách đối với cán bộ công nhân viên (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, ốm đau, thai sản). - Tổ chức thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn xã hội, phòng cháy, chữa cháy, dân quân tự vệ. * Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chi phí lưu thông, kế hoạch tài chính chỉ đạo lập chứng từ, lập sổ sách kế toán, quản lý vốn, tiền hàng, sử dụng vốn có hiệu quả, giám sát chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, quyết toán tài chính, lập chế độ báo cáo tài chính. * Phòng tiêu thụ: Phụ trách việc tổ chức và quản lý mọi hoạt động của các cửa hàng đại lý của Công ty, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ, mở rộng mạng lưới bán hàng. * Phồng điều độ quản lý kho: Phụ trách mạng lưới kho, đảm bảo xuất nhập xi măng thực hiện liên tục điều phối hàng hoá, đảm bảo dự trữ theo quy định. * Xí nghiệp vận tải: Thực hiện vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản xuất và tại các ga, cảng về các kho, các cửa hàng hoặc các đại lý, hoặc về chân công trình khi có yêu cầu. Có thể nhận vận chuyển các hàng hoá khác khi không vận chuyển xi măng. * Văn phòng Công ty: Phụ trách các hoạt động như văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý con dấu công tác quản trị, mua sắm văn phòng phẩm, công tác giao dịch đối ngoại và công tác tạp vụ. * Phòng quản lý dự án và kỹ thuật đầu tư: Phụ trách công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác quản lý chất lượng sản phẩm, thúc đẩy quá trình luân chuyển hàng hoá trong kho, xử lý các khiếu kiện vầ chất lượng sản phẩm, phụ trách về việc mua sắm, sửa chữa thiết bị. * Phòng quản lý thị trường: Điều tra giám sát tình hình thị trường trên các địa bàn. Kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy chế quản lý của Công ty tại các đơn vị trực thuộc. II- Tình hình và hiệu quả kinh doanh của Công ty: 1- Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty: Công ty ra đời trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh mạnh mẽ, việc tiêu thụ xi măng gặp nhiều khó khăn, tổ chức thì có sự thay đổi. Thấy được tình hình đó Công ty đã nhanh chóng ổn định lại tổ chức, chủ động bám sát thị trường để kịp thời đề ra các biện pháp thích hợp về cơ chế kinh doanh. Do vậy cho cán bộ công nhân viên, cạnh tranh giữ vững và tăng thêm thị phần , bình ổn giá cả xi măng trên thị trường, kinh doanh có hiệu quả. 2- Công tác mua – bán của Công ty: 2.1- Mua hàng. 2.1.1- Nguồn hàng: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là đơn vị thành viên của Tổng Công ty xi măng, trực thuộc Tổng Công ty quản lý nên vấn đề lựa chọn nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh là không có. Nguồn hàng của Công ty đang kinh doanh chịu sự chỉ đạo của Tổng Công ty. 2.1.2 Hình thức mua xi măng: Công ty mua xi măng theo hình thức hợp đồng kinh tế ký với các Công ty sản xuất hàng năm, sau khi được Tổng Công ty giao chỉ tiêu và Công ty dự đoán nhu cầu xi măng trên các địa bàn được phân công. 2.13.- Hình thức thanh toán: Sau khi chuyển sang hình thức mua đứt, bán đoạn với Công ty sản xuất thì Công ty phải thanh toán ngay số tiền ứng với số hàng mà mình đã mua, điều kiện rất thuận lợi để Công ty tăng khả năng quay vòng vốn trong hoạt động kinh doanh của mình. 2.1.4- Hình thức vận chuyển: Căn cứ vào kế hoạch hợp đồng đã ký với các Công ty sản xuất, Công ty cử người cùng với phương tiện vận tải xuống tận nơi nhận hàng. Với các Công ty sản xuất khác nhau, Công ty có thể sử dụng các phương tiện vận tải khác nhau, như đến với nguồn xi măng Hoàng Thạch, Công ty có thể tiếp nhận được cả ba tuyến đường: Đường bộ, đường sắt, đường thuỷ, đối với loại xi măng Bỉm Sơn Công ty vận chuyển theo hai hình thức là đường bộ và đường sắt, còn đối với loại xi măng Bút Sơn thì Công ty vận chuyển bằng ba hình thức là đường bộ, đường thuỷ, đường sắt. Công ty phải thuê phương tiện của Nhà nước và tư nhân, việc sử dụng hai loại phương tiện này vận chuyển với khối lượng lớn và chi phí vận chuyển thấp nên Công ty phải bố trí kế hoạch từ khi mua về đến khi nhập phải chặt chẽ. Về đường bộ Công ty sử dụng một phần phương tiện hiện có và sử dụng cả phương tiện bên ngoài để tham gia vận chuyển. Xi măng nhập từ đầu nguồn có thể nhập vào các kho của các đầu mối hoặc các cửa hàng, hoặc chuyển nhượng thẳng đến chân công trình hay giao cho khách hàng tại các địa điểm đó, tuỳ theo yêu cầu của Công ty và khách hàng. 2.2- Bán hàng: Các hình thức bán hàng được Công ty áp dụng là: - Bán tại Cảng. - Bán tại đầu mối (những điểm giao nhận. - Bán tại các kho. - Bán tại cửa hàng. - Bán tại chân công trình. Do các hình thức bán hàng của Công ty là khác nhau, do vậy giá bán của các hình thức đó cũng khác nhau, thương giá bán tại các đầu mối (Các ga, các cảng) là giá bán thấp nhất, sau đó là giá bán tại các kho, cửa hàng, chân công trình. Công việc bán xi măng là công việc cuối cùng quan trọng nhất đối với sự khâu tiếp nhận xi măng đến khi giao xi măng và thanh toán. Cách thức quản lý có thể hình dùng theo sơ đồ sau: Phòng tiêu thụ xi măng Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Các trung tâm Các cửa hàng của Công ty Các cửa hàng của Công ty người tiêu dùng Việc hình thành các trung tâm nhằm giúp cho các cửa hàng, khách hàng có điều kiện thuận lợi hơn trong việc thanh toán, tạ điều kiện cho việc kinh doanh được trôi chảy hơn. 3- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. 3.1- Tình hình tiêu thụ xi măng qua một số năm: Đơn vị tính Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Bán ra (tiêu thụ) Tấn 1.007.172 1.065.419 1.662.083 Doanh thu Triệu đồng 695.114 734.739 1.147.732 Nộp ngân sách Triệu đồng 9.393 11.200 14.255 Lợi nhuận Triệu đồng 7.595 3.200 11.259 Nguồn: Phòng kinh tế kế hoạch 3.2- Sản lượng xi măng mua vào bán ra. Đơn vị tính: Tấn Đơn vị Kế hoạch Thực hiện % với KH % so với năm 2001 Mua vào: 1.380.000 1.661.995 120,4 154,2 XM Hoàng Thạch 720.000 938.754 130,3 129,0 XM Bỉm Sơn 80.000 64.572 80,7 77,5 XM Hải Phòng 80.000 95.339 119,1 105,5 XM Bút Sơn 480.000 537.097 111,9 404,3 XM Hoàng Mai 20.000 26.233 131,1 Bán ra: 720.000 934.630 129,8 129,5 XM Hoàng Thạch 720.000 934.630 129,8 129,5 XM Bỉm Sơn 80.000 63.615 79,5 77,5 XM Hải Phòng 80.000 100.163 79,5 77,5 XM Bút Sơn 480.000 538.503 112,1 305,8 XM Hoàng Mai 20.000 25.172 125,8 3.3- Sản lượng bán ra của ca đơn vị. Đơn vị Kế hoạch Thực hiện % với KH % so với năm 2001 Tổng số 1.380.000 1.662.083 120,4 156,0 1- Phòng TT xi măng 848.000 1.238.485 146,0 180,8 2- XNVT + P.KTKH 40.956 3- CN Hà tây (*) 160.000 39.853 24,9 31,0 4- CN Hoà Bình (*) 57.000 12.130 20,2 33,2 5- CN Thái Nguyên 108.000 117.993 109,2 179,6 6- CN Phú Thọ 90.000 95.207 105,7 131,9 7- CN Vĩnh Phúc 87.000 79.751 91,6 140,7 8- CN Lào Cai 30.000 37.708 125,5 176,0 Nguồn: Phòng kinh tế kế hoạch Như vậy sản lượng tiêu thụ xi măng ở hai chi nhánh Hà Tây và Hoà Bình rất thấp, không đạt mức kế hoạch đề ra, trong khi đó các chi nhánh còn lại Thái Nguyên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc và Lào Cai sản lượng tiêu thụ đều vượt mức kế hoạch đề ra. Căn cứ vào bảng trên, sản lượng tiêu thụ xi măng của Công ty đã vượt mức kế hoạch đề ra. Tuy vậy sản lượng xi măng Bỉm Sơn trong năm nay lại khá thấp, không đạt chỉ tiêu đề ra. Bên cạnh đó, sản lượng xi măng Hoàng Mai mới đưa vào kinh doanh nên số lượng tiêu thụ vẫn ít, chỉ đạt chỉ tiêu của Công ty. 3.4- Công tác vận tải: * Khối lượng và kết cấu vận tải: Loại xi măng Tổng số Đường thuỷ Đường sắt Đường bộ Tổng cộng 1.661.995 543.232 32,7 230.399 13,9 888,364 53,4 XM Hoàng Thạch 938.754 443.966 47,3 60.065 6,4 434.723 46,3 XM Bỉm Sơn 64.572 20.618 31,9 43.954 68,1 XM Hải Phòng 537.097 83.460 15,5 121.155 22,6 332.482 61,9 XM Bút Sơn 95.339 15.806 16,6 28.161 29,5 51.372 53,9 XM Hoàng Mai 26.233 400.000 1,5 25.833 98,5 Như vậy việc điều chỉnh kết cấu vận tải chưa thực hiện được tốt mục tiêu, định hướng kế hoạch đề ra (Đường sắt, đường thuỷ mới đạt 46,6%) * Vận tải đường bộ: Khối lượng vận chuyển của Xí nghiệp vận tải đạt 73.805 tấn so với mục tiêu đề ra bằng 87,8% (bình quân đạt 6.150 tấn/tháng) trong đó trung chuyển đạt 21.108 tấn, đường dài đạt 52.697 tấn. III- Đánh giá thực trạng của bộ máy quản lý của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng: Qua phân tích ở hai phần trên, chung ta đã thấy rằng hoạt động của bộ máy quản lý ở Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng đã đá ứng và hoàn thành tương đối tốt nhiệm vụ đề ra, cạnh tranh giữ vững và tăng thêm thị phần, ổn định giá xi măng thị trường, đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động, kinh doanh có hiệu quả. 1- Những mặt tích mực. Cơ cấu nhân sự của bộ máy và các tổ chức Đảng, đoàn thể trong Công ty được thể hiện như sau: Biểu báo cáo lao động đến ngày 31/12/2002 Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng đã trải qua nhiều lần sát nhập bàn giao tổ chức. Đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý cán bộ Đảng, đoàn thể có được như hiện nay là một quá trình vận động, điều chỉnh, chọn lọc và đào tạo liên tục trong những năm qua, là kết quả của một quá trình chuyển đổi liên tục từ nhận thức đến hành động hết sức đúng đắn, nghiêm túc và kiên quyết của tập thể lãnh đạo Công ty, tập trung cao nhất ở người đứng đầu (Giám đốc và là Bí thư Đảng uỷ của Công ty). Hoạt động trong cơ chế mới, đặc biệt từ tháng 8/1995 sau thời kỳ "sốt giá" xi măng, uy tín của ngành xi măng giảm sút, ngành xi măng mất dần vị thế độc quyền. Đặc biệt là ở thị trường Hà Nội - thị trường xi măng chính hết sức nhạy cảm. Dù rằng khi kinh doanh theo phương thức tổng đại lý tiêu thụ cho các Công ty sản xuất xi măng của Tổng Công ty, Công ty kiên quyết đề nghị với Tổng Công ty chuyển sang hình thức kinh doanh "Mua dứt, bán đoạn" lời ăn lỗ chịu, mặc dù có nhiều rủi ro. Song chỉ có kiên quyết chuyển đổi như thế Công ty mới có hy vọng trưởng thành, đứng vững trong thị trường xi măng đang ngày càng trở nên cạnh tranh quyết liệt. Để có thể hoàn thành được nhiệm vụ theo hướng chuyển đổi nêu trên, ban giám đốc - Đảng uỷ Công ty hết sức trú trọng tới việc giáo dục chính trị, lập trường quan điểm, tư tưởng, bồi dưỡng cho cán bộ công nhân viên Công ty, đồng thời khuyến khích cán bộ trong Công ty tự học, tự rèn luyện đạo đức , lối sống. Do vậy đội ngũ cán bộ trong Công ty có bản lĩnh chính trị vững vàng, trung thành và tin tưởng vào đường lối của Đảng, có ý thức tổ chức kỷ luật, đoàn kết nhất trí cao xung quanh Đảng uỷ và ban giám đốc Công ty để thực hiện tốt, hoàn thành nhiệm vụ. Thích ứng với thời kỳ mới, Công ty đã xây dựng được một hệ thống nội quy, quy chế trong Công ty, thoả ước lao động tập thể, quy chế khen thưởng, đào tạo, phân phối tiền lương, quy chế phối hợp hoạt động giữa bộ máy quản lý với tổ chức Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên... những quy chế, quy định của Công ty đề ra đều nhằm tập trung cho mỗi bộ phận, mỗi người thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ và quyền hạn, trách nhiệm của mình. Đồng thời đảm bảo thống nhất trong toàn bộ hệ thống để cùng hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ của Công ty. Để tạo điều kiện cho người bán hàng, lực lượng lao động chính của Công ty phát huy khả năng của mình tự chịu trách nhiệm vươn lên trong thị trường, cạnh tranh khốc liệt; Công ty đã ban hành phương thức khoán chi phí bán hàng cho nhân viên bán hàng. Nhờ vậy người lao động chủ động so sánh chi phí giám bán, tính toán hiệu quả khi tiếp thị bán hàng. Ngoài ra Công ty phát động các phong trào thi đua bán hàng, sáng kiến cải tiến quản lý, thưởng, phạt kịp thời. Nhờ vậy đã tạo nên tâm trạng ổn định, khuyến khích mọi người làm việc sáng tạo, gắn trách nhiệm của mình với công việc được giao. Chính vì tạo ra một động lực như vậy nên công ty từng bước chiếm lĩnh thị trường xi măng, phát triển đi lên, được Tổng Công ty tin tưởng và bổ sung giao nhiệm vụ. Từ 1/4/2000 ngoài các Công ty sản xuất xi măng, trên địa bàn các tỉnh phía Bắc toàn bộ mạng lưới tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng được tập trung giao cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đảm nhận. Trong việc đảm bảo sự phát triển liên tục và bền vững của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng trong những năm qua tuy có sự chỉ đạo sát sao của Tổng Công ty xi măng Việt Nam, sự giúp đỡ hỗ trợ của các Công ty sản xuất xi măng, sự ủng hộ nhân tố quyết định cho sự thành công của Công ty là do Công ty đã thiết lập được một cơ cấu bộ máy hợp lý, đội ngũ cán bộ quản lý đáp ứng được yêu cầu đặt ra, tài năng và phẩm chất của tập thể lãnh đạo đã vận dụng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, quy định của ngành vào tình hình cụ thể của Công ty một cách sáng tạo, phù hợp thực hiện một loạt các hoạt động quản trị có hiệu quả, đã động viên và phát huy được mọi nguồn lực vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 2- Những tồn tại của bộ máy quản lý và nguyên nhân của những tồn tại đó: 2.1- Những tồn tại của bộ máy quản lý. Trong quá trình vận động thực hiện các chức năng quản lý, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh bộ máy quản lý của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã bộc lộ những hạn chế tồn tại cần tiếp tục khắc phục. Đó là. - Vai trò nhận thức của một số cán bộ từ trung tâm, chi nhánh đến các phòng ban trong Công ty còn hạn chế, chưa đồng đều, thiếu tính năng động sáng tạo và năng lực tổ chức điều hành còn yếu, dẫn đến chưa ngang tầm với nhiệm vụ của công tác quản lý kinh doanh. Một số nhân viên chưa chấp hành đúng nhiệm vụ của mình, cố tìm khe hở để móc nối với các đơn vị cung ứng kinh doanh các loại xi măng khác, có thái độ trông chờ ỉ lại, muốn thoát ly sự chỉ đạo của Công ty. - Trình độ ngoại ngữ và tin học của cán bộ quản lý còn yếu, thậm chí một số người còn không biết song không có kế hoạch học bổ túc. - Có một số cán bộ trẻ được đào tạo chính quy nhưng còn biểu hiệu nóng vội, chủ quan, kiến thức phiến diện, việc học hỏi không vươn lên liên tục, tính tự giác thấp. 2.2- Nguyên nhân của những tồn tại: Sự tồn tại yếu kém trên đây của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng có những nguyên nhân khách quan và chủ quan. Có thể xác định một số nguyên nhân của yếu sau. - Sự xáo trộn liên tục của tổ chức kinh doanh xi măng: Việc tìm tòi cải tiến một hệ thống kinh doanh, tiêu thụ xi măng cho phù hợp với tình hình thực tế dẫn tới sự sát nhập, bàn giao luôn xảy ra với hệ thống này. Từ năm 1992 đến nay hầu như năm nào cũng có sự thay đổi tổ chức mạng lưới kinh doanh cung ứng. Có những đơn vị như chi nhánh phú Thọ, Vĩnh Phúc, Lào Cai từ năm 1992 đến 1/4/2000 có tới 7 lần sát nhập bàn giao với các Công ty khác nhau của Tổng Công ty xi măng Việt Nam. Sự thay đổi này dẫn tới sự xáo trộn nguồn nhân lực, làm cho công tác đào tạo bố trí cán bộ bị ảnh hưởng, khó thực hiện, tạo nên một tâm lý không yên tâm, thiêu tin tưởng vào công việc ở một số cán bộ. Hơn nữa việc thay đổi tổ chức cũng làm cho việc bố trí mới, bố trí lại cán bộ không phù hợp với nhiệm vụ thực tế, gây ra việc đứt đoạn trong việc kế thừa đào tạo và ảnh hưởng tới sự học tập, sự vươn lên của cán bộ. - Việc xáo trộn trên ảnh dẫn tới hệ quả là: "Tồn tại lịch sử" có đặt mục tiêu cao nhưng khi giải quyết "Tồn tại lịch sử" nay rất khó tránh khỏi được những thiếu sót và những vướng mắc, thêm nữa, do chưa đồng bộ kiên quyết đến cùng, tâm lý vì nể nên việc sắp xếp bố trí cán bộ cũng khó đảm bảo theo như dự định ban đầu. - Một số cán bộ năng lực yếu nhưng không chịu rèn luyện, học tập vươn lên, dựa dẫn vào người khác. - Một số cán bộ không đáp ứng kịp yêu cầu đòi hỏi của thị trường xi măng cạnh tranh ngày càng quyết liệt, năng lực phẩm chất không ngang tầm với nhiệm vụ được giao. chương III một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty vật tư kỹ thuật xi măng I- Nhiệm vụ, yêu cầu đổi mới tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp: Nền kinh tế nước ta đang chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Sự nghiệp đổi mới kinh tế đòi hỏi phải nhanh chóng tiếp cận những lý luận và thực tiễn quản lý kinh tế của nhiều nước trên thế giới. Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp trong thời đại sản xuất hiện nay đã trở thành một biện pháp rất quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Cùng với sự đổi mới của các doanh nghiệp nước ta nói chung và Công ty vật tư kỹ thuật xi măng nói riêng; đang chịu sự cạnh tranh về tiêu thụ sản phẩm hết sức phức tạp và quyết liệt. Sức ép thị trường, sự hội nhập quốc tế, sự Việt Nam phản đối mới trong quản lý và sản xuất tiêu thụ xi măng. Muốn giữ vững và nâng cao được thì phần xi măng và hoàn thành tốt vai trò chỉ đạo bình ổn thị trường mà Nhà nước giao phó, không còn con đường nào khác là Tổng Công ty xi măng Việt Nam phải chọn được phương án tốt kinh doanh xi măng, đề ra phương thức chính sách kinh doanh hợp lý nhằm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm giữ vững thị phần. Thực hiện phương hướng trên, Tổng Công ty xi măng Việt Nam đã tiến hành đề án sắp xếp tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng. Bước một của đề án này đã tiến hành bằng cách hai chi nhánh của Công ty xi măng Bỉn Sơn tại Hà Tây Hoà Bình sát nhập vào Công ty vật tư kỹ thuật xi măng bằng hình thức từ 01/4/2000 chuyển toàn bộ tổ chức lực lượng kinh doanh cung ứng xi măng trên địa bàn các tỉnh trước đây do Công ty vật tư vận tải xi măng quản lý nay chuyển giao cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đảm nhận. Các bước tiếp theo của đề án này là chuyển giao tất cả tổ chức lực lượng cán bộ công nhân viên hiện đang làm việc ở các chi nhánh tiêu thụ của các Công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam thuộc địa bàn ở các tỉnh phía Bắc giao cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quản lý và Công ty vật tư kỹ thuật xi măng sẽ đổi tên thành Công ty kinh doanh xi măng phía Bắc. Như vậy theo đề án cải tiến toàn bộ địa bàn các tỉnh phía Bắc, việc kinh doanh xi măng lưu thông tiêu thụ xi măng sẽ do Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đảm nhận, các Công ty sản xuất xi măng của Tổng Công ty xi măng Việt Nam chỉ làm nhiệm vụ sản xuất xi măng và theo đề án dự kiến sản lượng tiêu thụ xi măng trên địa bàn phái Bắc của Công ty khoảng hơn 2,3 triệu tấn xi măng / năm gấp hơn 3 lần sản lượng tiêu thụ hiện nay của Công ty. Đây là một sự tin tưởng tín nhiệm cao của Tổng Công ty dẫn đến các Công ty làm cơ hội đồng thời là thách thức đối với bộ máy quản lý của Công ty. Nhiệm vụ và trách nhiệm đặt ra rất năng nề. Song được sự chỉ đạo của Tổng Công ty, sự hỗ trợ giúp đỡ của các Công ty sản xuất xi măng, sự ủng hộ của các ngành, các cấp các địa phương nhất định Công ty vật tư kỹ thuật xi măng sẽ hoàn thành nhiệm vụ. Để có thể thực hiện hoàn thành nhiệm vụ được giao, toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty phải cố gắng vươn lên và bộ máy quản lý của Công ty phải hướng tới đảm bảo những mục tiêu sau: - Duy trì tốt nề nếp quản lý, đặc biệt là nội quy kỷ luật lao động. Xây dựng phong cách lao động mới, tác phong công nghiệp trong đội ngũ cán bộ công nhân viên, nêu cao tinh thần trách nhiệm sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Phấn đấu hoàn thành mọi hợp đồng đã ký kết với khách hàng cả về số lượng và chất lượng cũng như thời gian giao hàng. - Xác định và thiết lập một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, khoa học, không có đầu mối thừa, phù hợp với thực tế và địa bàn khu vực. - Bố trí nhân sự thích ứng với vị trí và yêu cầu đòi hỏi của nhiệm vụ, vững vàng về chính trị, có phẩm chất đạo đức tốt, đủ sức ngang tầm với nhiệm vụ được giao, kiên quyết loại trừ những cán bộ có năng lực yếu kém, thoát hoá biến chất ra khỏi bộ máy. - Tổ chức chỉ huy điều hành nhanh nhạy thông suốt từ Công ty tới các phòng ban chi nhánh, xí nghiệp, tổ, đội trực thuộc phối hợp nhịp nhàng đồng bộ không chồng chéo giữa các bộ phận. - Bồi dường, quy hoạch đội ngũ cán bộ một cách liên tục thường xuyên theo hướng phát triển. II- Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty vật tư kỹ thuật xi măng: Bất kỳ một tổ chức cũng được hình thành nhằm thực hiện được những mục tiêu nhất định, với doanh nghiệp đó có thể là một hệ thống các mục tiêu chung, tổng quan nhất định là mục tiêu về lợi nhuận. Để thực hiện được những mục tiêu đó, mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều cần có sự lãnh đạo thống nhất, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, đó chính là nhiệm vụ tổng quát của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Do vậy để duy trì và đẩy mạnh công tác tiêu thụ, Công ty cần tập trung thực hiện một số giải pháp sau. 1- Giải pháp về cải tiến cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty. Duy trì loại hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng như hiện nay, đồng thời quy định rõ chức năng quyền hạn từng phòng ban, bộ phận, chi nhanh tổ, đội trong Công ty; xác định rõ biên chế từng đơn vị trên nguyên tắc đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao phó. Ban giám đốc của Công ty hiện nay có 3 người; 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. Chuyển sang sơ đồ tổ chức mới Công ty vẫn giữ nguyên vị trí của ban giám đốc. + Giám đốc Công ty trực tiếp quản lý 3 phòng ban chủ chốt của Công ty, đó là: Phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức lao động và văn phòng Công ty. + Phó giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lý: Phòng kinh tế kế hoạch, phòng tiêu thụ, phòng điều độ quản lý kho, phòng quản lý thị trường và xí nghiệp vận tải. + Phó giám đốc đầu tư xây dựng cơ bản trực tiếp quản lý: Phòng quản lý dự án và phòng KTĐT. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty sau khi hoàn thiện Giám đốc Phó giám đốc ĐTXDCB Phòng QLDA và KTĐT Xí nghiệp vận tải Phòng QLTT Phòng điều độ QL kho Phòng tiêu thụ Phòng KT-KH Phòng Tài chính kế toán Văn phòng Công ty Phòng tổ chức lao động Phó giám đốc kinh doanh Cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty là một quá trình của công tác tổ chức phải có kế hoạch cụ thể, không được nóng vội, mà giám đốc Công ty, Bí thư Đảng uỷ Công ty và cán bộ tổ chức của Công ty phải nghiên cứu tỷ mỉ khoa học và thận trọng từng bước làm cho bộ máy ấy vừa phù hợp với tình hình nhiệm vụ nhưng phải đảm bảo đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt có độ tin cậy và tính hiệu quả cao. 2- Giải pháp về cơ cấu vận hành: Mục đích của giải pháp này là nhằm xác lập cơ chế vận hành của bộ máy quản lý một cách khoa học và chặt chẽ phù hợp với nhiệm vụ được giao. Có như thế bộ máy quản lý hoạt động mới nhịp nhàng, phát huy trách nhiệm từng cá nhân và tài năng của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ và đảm bảo sự phối hợp với các cá nhân khác trong bộ phận và giữa các bộ phận trong toàn bộ hệ thống Công ty. Việc xác lập một cơ chế vận hành bao gồm các nội dung quy định rõ chức năng quyền hạn nhiệm vụ từng cương vị chức danh trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, quy định trình tự có tính nguyên tắc trong việc giải quyết các loại hình công việc có tình thường xuyên diễn ra ở Công ty, với kết quả thực hiện của từng cá nhân, bộ phận, nguyên tắc xử lý những trường hợp vi phạm cơ chế vận hành đã đề ra. Khi xây dựng xác lập cơ chế vận hành bộ máy quản lý, Công ty phải chú trọng tới tính thống nhất, liên hoàn và linh hoạt trong toàn bộ hệ thống. Điều này đòi hỏi người lãnh đạo Công ty phải thực sự có tầm nhìn bao quát toàn bộ hoạt động của Công ty, nhận định được xu hướng phát sinh, phát triển cách giải quyết vấn đề. Muốn vậy người lãnh đạo Công ty phải thực sự là một nhà tổ chức, nhà kinh doanh giỏi đồng thời là nhà tâm lý giáo dục có năng lực. Mặt khác bộ máy quản lý muốn hoạt động có hiệu quả cao, phải có sự lãnh đạo của Đảng (trực tiếp là Đảng uỷ Công ty) hưởng ứng tích cực và hiệu quả của các tổ chức công đoàn và thanh niên Công ty. 3- Kiện toàn đội ngũ cán bộ. Mục tiêu của việc kiện toàn đội ngũ cán bộ là quy hoạch đào tạo, xây dựng được một đội ngũ cán bộ và đội ngũ kế cận theo từng chức danh, vị trí đảm bảo đội ngũ này tinh thông về mặt nghiệp vụ, vững vàng về quan điểm có phẩm chất đạo đức tốt ngang tầm với nhiệm vụ được giao, sẵn sàng hoàn thành tốt công việc được giao. 3.1- Thực hiện việc điều chỉnh công tác chuyển hoá cán bộ theo từng chức danh quản lý để đề ra tiêu chuẩn hoá cán bộ cho phù hợp. Việc xác định tiêu chuẩn hoá này phải dựa vào những tiêu chuẩn cán bộ của thời kỳ mới do Đảng đề ra, do Tổng Công ty xi măng Việt Nam quy định và phải phù hợp với tình hình nhiệm vụ cụ thể của Công ty trong thời kỳ mới. Thực hiện việc tiêu chuẩn cụ thể cho từng chức danh về các mặt như: Phẩm chất chính trị, kiến thức chuyên môn, năng lực quản lý điều hành, phong cách, lối sống , sức khoẻ và đội tuổi. cần xác lập hai mặt của tiêu chuẩn cán bộ là đức và tài, phẩm chất và năng lực song coi "đức" là gốc "tài" là quan trọng. Có thể xây dựng và từng bước hoàn thiện tiêu chuẩn các chức danh theo hướng cơ bản sau: - Đối với giám đốc Công ty, Bí thư Đảng uỷ Công ty phải tốt nghiệp đại học , trình độ lý luận chính trị phải quan chương trình cao cấp chính trị hoặc cử nhân chính trị, bộ nhiệm lần đầu với tuổi đời không nên quá 45 - Đối với phó giám đốc Công ty, kế toán trưởng Công ty phải tốt nghiệp đại học, trình độ lỹ luận chính trị phải qua chương trình từ trung cấp trở lên, bổ nhiệm với tuổi đời không quá 45. - Đối với các trưởng, phó phòng Công ty, giám đốc, phó giám đốc ở các chi nhánh phải có trình độ đại, có lập trường chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, việc bổ nhiệm mới tuổi đời không quá 45. - Đối với các chức danh còn lại và các chuyên viên nghiệp vụ: Phải có trình độ tối thiểu từ trung cấp trở lên, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp tốt. 3.2- Đổi mới công tác cán bộ, bao gồm việc đánh giá quy hoạch đào tạo và đào tạo lại , tuyển chọn và sắp xếp bố trí cán bộ chính sách, chế độ đãi ngộ. - Xác định cơ cấu và làm tốt quy hoạch cán bộ, nhất là cán bộ chủ chốt, đảm bảo tính kế thừa liên tục và phát triển trong đội ngũ cán bộ. Đây là quá trình phát triển tạo nguồn để bồi dưỡng xây dựng đồng bộ đội ngũ cán bộ, là sự vận động liên tục thường xuyên, có điều chỉnh để đáp ứng tình hình nhiệm vụ, không nên dập khuôn theo mẫu cố định cứng nhắc. - Đối mới quan điểm và phương pháp đánh giá cán bộ. Cần có sự kết hợp của ban giám đốc, Đảng uỷ, công đoàn, các đơn vị bộ phận và bản thân người cán bộ. Việc đánh giá phải đảm bảo quy trình nhất định, đảm bảo tính khoa học, tính dân chủ toàn diện, cụ thể, tính tập thể. Đánh giá cán bộ thực hiện hàng năm và kết quả đánh giá phải do tập thể có thẩm quyền quyết định. - Việc học tập đối với cán bộ trong Công ty phải được quy định nghiêm ngặt thành chế độ bắt buộc. Tuỳ thuộc vào từng yêu cầu của từng vị trí chức danh mà còn có các yêu cầu học tập khác nhau về: Học tập chuyên môn nghiệp vụ, học tập lý luận chính trị... đào tạo lại những cán bộ trẻ có hướng phát triển tốt những bậc đào tạo cũ trái nghề. Thực hiện phổ cập ngoại ngữ, tin học cho các cán bộ lãnh đạo. Có chính sách khuyến khích và tạo điều kiện cho mọi người tham gia học tập. Việc đào tạo bồi dưỡng phải gắn liền với việc bố trí sử dụng cán bộ vào các chức danh trong bộ máy quản lý và việc bố trí phải đúng người, đúng việc, theo đúng tiêu chuẩn chức danh đã xây dựng. Tuy nhiên, trong việc thực hiện đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ đúng lúc cần thiết, không nên để cán bộ chững lại mới đề bạt, bổ nhiệm, hoặc việc đã qua từ lâu mới khen thưởng; kỷ luật phải có tác dụng giáo dục kịp thời, tranh tư tưởng cục bộ, địa phương, bè cánh, coi nặng ê kíp mà bỏ qua các tiêu chuẩn cần thiết khi bố trí sử dụng cán bộ. Để thực hiện tốt việc kiện toàn đội ngũ cán bộ, Công ty phải đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu sau. - Phải thấu suốt quán triệt quan điểm của Đảng và công tác cán bộ, đổi mới cán bộ. - Tăng cường sự lãnh đạo của các cấp uỷ, phát huy vai trò của các tổ chức, đoàn thể và sự phối hợp chặt chẽ với các cấp uỷ Đảng, chính quyền địa phương trong công tác cán bộ. Ngoài trụ sở chính đóng tại Hà Nội Công ty còn có các chi nhánh đóng trên địa bàn các tỉnh phía Bắc, có lực lượng cán bộ công nhân viên sinh sống trực tiếp tại các địa bàn này, vì thế Công ty vật tư kỹ thuật xi măng cần phối hợp chặt chẽ với các cấp uỷ Đảng, chính quyền địa phương, các Công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam để được tạo điều kiện ủng hộ giúp đỡ quá trình phát triển hoạt động linh hoạt, trong công tác quản lý tạo nguồn phát triển cán bộ. III- Kiến nghị: Với việc đánh giá mặt mạnh, mặt yếu để tìm ra những nguyên nhân đang tồn tại làm ảnh hưởng tới sự phát triển đi lên của Công ty trong giai đoạn mới đồng thời để các giải pháp chủ yếu nói trên trở thành hiện thực, có tác dụng tốt đến việc cải tiến bộ máy quản lý Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Tôi xin kiến nghị một số vấn đề sau: 1- Đối với Nhà nước: Trong cơ chế thị trường, các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều bình đẳng trong kinh doanh và trước pháp luật. Vì vậy ngoài việc nhanh chóng ban hành đồng bộ các chính sách, Nhà nước cần phải sử dụng các công cụ điều tiết vĩ mô một cách có hiệu quả, thiết thực. Đối với các ngành hàng như xi măng hiện nay không chỉ do Tổng Công ty xi măng Việt Nam sản xuất kinh doanh (Tổng Công ty xi măng Việt Nam mới chỉ chiếm 53% thị phần) song việc bình ổn giá xi măng thị trường là trách nhiệm của Nhà nước giao cho Tổng Công ty xi măng Việt Nam và trên từng địa bàn Tổng Công ty lại giao cho các đơn vị thành viên của Tổng Công ty đảm nhận. Hơn nữa Nhà nước vẫn còn thực hiện chính sách xã hội, đối với các tỉnh miền núi thông qua một số ngành hàng quan trọng. Vì vậy Nhà nước cần phải ban hành một số cơ chế kiểm soát, chính sách hỗ trợ về vốn, thuế, trợ giá, chính sách cán bộ phù hợp tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện được nhiệm vụ của mình. 2.- Đối với Tổng Công ty xi măng Việt Nam: Trong việc rà soát, sắp xếp cải tiến hệ thống kinh doanh, tiêu thụ xi măng phải tiến hành từng bước, thận trọng, có kết quả, theo đúng chương trình kế hoạch đã đặt ra, tránh việc cải tiến dở dang giữa chừng. Tiến hành giao thêm các chi nhánh tiêu thụ của các Công ty sản xuất xi măng trong Tổng Công ty ở khu vực phía Bắc cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng, chuyển đổi Công ty vật tư kỹ thuật xi măng thanh Công ty xi măng phía Bắc; đồng thời phải có biện pháp hạn chế, ngăn chặn việc cạnh tranh nội bộ ngành và có chính sách hợp lý về giá bán nội bộ của các Công ty sản xuất bám cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng để đảm bảo khả năng cạnh tranh. 3- Đối với Công ty vật tư kỹ thuật xi măng: Cần có chiến lược mục tiêu trong việc kiện toàn lại đội ngũ cán bộ, mạnh dạn đổi mới việc kiện toàn đội ngũ cán bộ, từ việc tiêu chuẩn hoá, đánh giá, quy hoạch đào tạo, tuyển chọn, sắp xếp bố trí, đãi ngộ cán bộ, đặc biệt là đối với những cán bộ chủ chốt. kết luận Là một doanh nghiệp được thành lập trên cơ sở sát nhập của nhiều tổ chức kinh doanh xi măng khác nhau, là thành viên của Tổng Công ty xi măng Việt Nam - trong những năm do, Công ty vật tư kỹ thuật xi măng liên tục hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, từng bước khẳng định mình đứng vững và phát triển đi lên. Thực tiễn cho thấy rằng, trong những năm qua, tổ chức bộ máy quản lý Công ty không ngừng đổi mới, điều chỉnh cho phù hợp với nhiệm vụ; đã nêu cao tinh thần trách nhiệm, phát huy khả năng sáng tạo, có vai trò vô cùng quan trọng và có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Bước vào thời kỳ mới, trong bố cảnh thị trường xi măng diễn biến cạnh tranh quyết liệt được Tổng Công ty xi măng Việt Nam tin tưởng giao bổ sung nhiệm vụ, củng cố hệ thống kinh doanh tiêu thụ xi măng Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đang đứng trước những cơ hội mới, song cũng không ít những thách thức. Tuy đã đạt được những thành tựu kết quả nhất định. Song để tồn tại đứng vững và phát triển vững chắc đòi hỏi Công ty phải có chiến lược vì con người. Chăm lo xây dựng đổi mới đội ngũ cán bộ, không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy quản lý, sẵn sàng đáp ứng và thực hiện hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Muốn vậy ngoài việc phát huy những nhân tốt tích cực, năng lực phẩm chất sẵn có của đội ngũ cán bộ công nhân viên nói chung, cán bộ quản lý nói riêng, Công ty phải thực hiện đồng bộ một loạt các giải pháp, trong đó có các giải pháp chủ yêu trên đây. Khi nghiên cứu đề tài, tôi đã cố gắng đi sâu phân tích khảo sát đánh giá một cách trung thực những vấn đề cần phải đặt ra để giải quyết trong thời gian tới của các nhà lãnh đạo và quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên trong bản luận văn này tôi mới chỉ trình bày những nét cơ bản nhất, những việc làm được, những tồn tại tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Một số giải pháp chủ yếu được đưa ra nhằm khắc phục những tồn tại, phát huy những ưu điểm và hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý ở Công ty. Là một sinh viên thực tập, do trình độ nhận thức, kinh nghiệm thực tế và thời gian hạn chế, nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, nhược điểm. Vì vậy, xin kính mong nhận được sự đánh giá góp ý của các thầy, cô giáo và các cô chú tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng đã giúp tôi hoàn thành tốt bản luận văn này. tài liệu tham khảo 1- Giáo trình tổ chức quản lý: Phạm Quang Lê - Đại học quản lý và kinh doanh Hà Nội 2000. 2- Khoa học tổ chức và quản lý: Nguyễn Văn Bình - NXB thống kê, 1999 3- Quản trị kinh doanh tinh giản: Eliza G.C.Collins, NXB khoa học và kỹ thuật, 1994. 4- Lý thuyết quản trị kinh doanh: - Tiến sỹ Mai Văn Biêu, thạc sỹ Phan Kim Chiến (2001), Khoa học quản lý - ĐHKTQD - NXB khoa học và kỹ thuật. 5- Tổ chức doanh nghiệp: Thạc sỹ Nguyễn Mạnh Quân - ĐHQL và KD Hà Nội, 2000. 6- Một số vấn đề quản trị kinh doanh: NXB chính trị Quốc gia, Hà Nội 1996. 7- Bàn về cải cách toàn diện doanh nghiệp Nhà nước: NXB chính trị Quốc gia , Hà Nội 1996. 8- Các tài liệu về tình hình hoạt động kinh doanh, nhân sự của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng (liên quan đến nội dung đề tài). MụC LụC Trang Lời mở đầu 2 Chương I: Một số vấn đề chung về tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp 3 I- Khái niệm và những nguyên tắc cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý 3 1- Khái niệm chung 3 2- Những nguyên tắc 3 II- những yêu cầu khi xây dựng, hoàn thiện một bộ máy tổ chức Doanh nghiệp 4 III- Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy chủ yếu 5 1- Cơ cấu chức năng 5 2- Cơ cấu trực tuyến 6 3- Cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng 7 4- Cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý Doanh nghiệp 8 4.1- Khái niệm cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý Doanh nghiệp 8 4.2- Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý 8 4.3- Các mối liên hệ đảm bảo phối hợp hoạt động 9 IV- Hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp 9 1- Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp 9 2- Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý 10 Chương II: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng 11 I- Khái niệm về Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng 11 1- Lịch sử hình thành và phát triển Công ty 11 2- Chức năng nhiệm vụ của Công ty 12 3- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty 13 3.1- Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh 13 3.2- Đặc điểm về thị trường 14 3.3- Cơ cấu tổ chức của Công ty 14 II- tình hình và hiệu quả kinh doanh của Công ty 17 1- Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty 17 2- Công tác mua – bán của Công ty: 17 2.1- Mua hàng 17 .2.2- Bán hàng 18 3- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua 19 3.1- Tình hình tiêu thụ xi măng qua một số năm 19 3-2- Sản lượng xi măng mua vào, bán ra 19 3.3- Sản lượng bán ra của các đơn vị 19 3.4- Công tác vận tải 20 III- đánh giá thực trạng của bộ máy quản lý của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng 20 1- Những mặt tích cực 20 2- Những mặt tồn tại của bộ máy quản lý và nguyên nhân của những tồn tại đó 23 2.1- Những tồn tại của bộ máy quản lý 23 2.2- Nguyên nhân của những tồn tại 24 Chương III: một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng 25 I- nhiệm vụ, yêu cầu đổi mới bộ máy quản trị doanh nghiệp 25 II- một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng 26 1- Giải pháp về cải tiến cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty 27 2- Giải pháp về cơ cấu vận hành 28 3- Kiện toàn đội ngũ cán bộ 28 III- kiến nghị 31 1- Đối với Nhà nước 31 2- Đối với Tổng Công ty xi măng Việt Nam 31 3- Đối với Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng 31 Kết luận 32 Tài liệu tham khảo 33