Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây lắp vật tư kỹ thuật

hiệm về mọi công việc và có toàn bộ quyền hạn trong bộ phận đó, ở cấp quản lý của mình theo chế độ thủ trưởng. - Ưu điểm: Giải phóng cho các nhà quản trị cấp cao và người điều hành khỏi các công việc sự vụ hàng ngày, tạo điều kiện cho các chuyên gia phát huy được sáng kiến để xây dựng và phát triển Công ty. - Nhược điểm: Tập trung quyền lực và nhà quản lý cấp cao thông qua việc tham mưu của các cán bộ chức năng và nếu không phân rõ quyền hạn trách nhiệm thì sẽ gây ra tình trạng hỗn loạn trong Công ty. Tổ chức quá nhiều bộ phận chức năng khiến cho bộ máy tổ chức cồng kềnh, xa rời sản xuất, bận quá nhiều vào công việc giấy tờ, hội họp. - ứng dụng: Thích hợp với các đơn vị, xí nghiệp sản xuất có khối lượng lớn, mặt bằng ít thay đổi, sản xuất tương đối ổn định. Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách sản xuất Phó Giám đốc phụ trách tiêu thụ CH2 CH1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 1 Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu trực tuyến - chức năng 4.2. Lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý. Tính chất đa dạng của các khu vực thị trường về địa lý và sản phẩm, cũng như sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi các tổ chức kinh doanh phải sáng tạo trong việc lựa chọn và áp dụng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý. Mỗi kiểu cấu trúc thể hiện một kiểu công cụ để các nhà quản lý có thể thực hiện tổ chức thành một công cụ hữu hiệu trong từng hoàn cảnh nhất định. Do điều kiện bên ngoài và bên trong luôn biến đổi, năng lực tổ chức cũng thay đổi theo thời gian. Tổ chức sẽ trở thành gánh nặng khi năng lực không còn phù hợp với yêu cầu của người quản lý trong việc đáp ứng những đòi hỏi và biến động của môi trường kinh doanh. Vì vậy, người quản lý do có kinh nghiệm luôn phải đánh giá lại và xác định những điều chỉnh hay thay đổi cần thiết. Bảng dưới đây xác định loại hình cơ cấu tổ chức phù hợp với doanh nghiệp. Bảng lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp với doanh nghiệp Đặc điểm doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức - Quy mô vừa và nhỏ - Cơ cấu chức năng - Phạm vi hoạt động rộng - Cơ cấu theo khu vực địa lý - Hoạt động trong môi trường cạnh tranh cao và công nghệ thay đổi nhanh - Cơ cấu ma trận - áp lực đòi hỏi sử dụng hợp lý các nguồn lực khan hiếm - Cơ cấu ma trận - Khách hàng có đặc điểm: + Thay đổi - Cơ cấu ma trận + Đa dạng - Cơ cấu theo sản phẩm + ổn định - Cơ cấu chức năng - áp dụng những thiết bị đặc biệt - Cơ cấu theo sản phẩm - Đòi hỏi chuyên môn hoá kỹ năng - Cơ cấu chức năng - Các chi phí vận chuyển nguyên liệu - vật tư tiêu hao lớn - Cơ cấu theo khu vực địa lý II. Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp: 1. Thực trạng tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nhà nước hiện nay: Các doanh nghiệp nhà nước hiện nay phần lớn làm ăn kém hiệu quả. Theo số liệu thống kê, tính đến đầu năm 2000 cả nước có khoảng 5.800 doanh nghiệp nhà nước đóng góp 40% GDP hàng năm của cả nước; trong đó có 17% số doanh nghiệp này làm ăn thua lỗ, 47% doanh nghiệp có lãi ở mức thấp. Có sự yếu kém đó hầu hết là do trình độ quản lý kém cộng thêm trình độ quản trị viên trong doanh nghiệp tương đối thấp, hầu như không được xếp đúng chuyên môn, bộ máy quản lý cồng kềnh chồng chéo, sự phân chia chức năng giữa các phòng ban chưa rõ ràng cụ thể. Một tồn tại tiêu cực nữa trong các doanh nghiệp nhà nước là số lao động trực tiếp đông. Tỷ lệ lao động trực tiếp và gián tiếp nhiều hay ít còn phụ thuộc vào trình độ công nghệ và tự động hoá trong sản xuất. Đối với các nước tiên tiến có công nghệ máy móc thiết bị sản xuất hiện đại thì số lao động trực tiếp ít đi và số lao động quản lý tăng. Nước ta có thể nói là một nước có trình độ công nghệ lạc hậu đi sau các nước phát triển rất nhiều năm, chính vì vậy đòi hỏi lượng lao động trực tiếp đông. Nhược điểm phổ biến nhất trong các doanh nghiệp nhà nước hiện nay là công việc ít mà người làm thì nhiều. Đó là hậu quả của nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường hầu hết các doanh nghiệp phải giữ lại toàn bộ số lượng cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp vốn đã quen với cơ chế làm ăn trước đó, khiến cho các doanh nghiệp gặp khó khăn và thua lỗ, thiếu việc làm dẫn đến thu nhập thấp và đời sống cán bộ công nhân viên khó khăn. Để tạo hướng đi đúng đắn và thổi một luồng sinh khí mới vào hoạt động sản xuất - kinh doanh của các doanh nghiệp, trước hết các cấp lãnh đạo doanh nghiệp phải xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp từ trên xuống dưới ngày một năng động và có hiệu quả. 2- Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp: Các doanh nghiệp dù là kinh doanh sản xuất hay kinh doanh thương mại dịch vụ thuần tuý đều hoạt động trong môi trường kinh doanh nhất định. Môi trường kinh doanh này bao hàm các yếu tố như luật pháp, chính trị, văn hoá, môi trường kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp. Các yếu tố môi trường này luôn luôn biến động hàng năm, hàng tháng, hàng ngày thậm chí hàng giờ. Vì vậy các hoạt động ngắn hạn hoặc dài hạn của doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp thay đổi. Mà bộ máy quản lý được tạo lập để thực hiện các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp, vì vậy nó phải luôn biến đổi và hoàn thiện để phù hợp với tình hình mới. Điều kiện kinh doanh thay đổi trong doanh nghiệp cũng như thay đổi của môi trường thường tạo ra các cơ hội và được đi đôi với các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy cần phải hoàn thiện bộ máy, quản lý để tận dụng thời cơ, tránh được các mối đe doạ nhằm đưa doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. - Càng ngày trình độ khoa học ngày càng tiến triển, tạo ra các máy móc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời do vậy cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý. - Khi quy mô doanh nghiệp thay đổi tất yếu dẫn đến bộ máy quản lý phải thay đổi cho phù hợp. Nhìn chung việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một tất yếu khách quan ở mọi nền kinh tế, ở mọi giai đoạn phát triển đặc bịêt là đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. 3- Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý: Để hoàn thiện bộ máy quản lý, trước hết phải nghiên cứu một cách kỹ lưỡng bộ máy hiện có và tiến hành đánh giá bộ máy đó theo những tiêu chí nhất định. Cần biểu diễn bộ máy dưới dạng sơ đồ, từ sơ đồ đó ta có thể chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành. Tiếp theo phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, phát hiện những khâu yếu kém. Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp, phương án để hoàn thiện bộ máy. Việc hoàn thiện bộ máy cần được quản lý tức là phải lập được kế hoạch, tổ chức hoàn thiện, điều hành việc hoàn thiện và kiểm tra việc hoàn thiện. Chương II Phân tích và đánh giá tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật. I. Tổng quan về Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật: 1- Quá trình hình thành và phát triển Công ty: Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật là doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo quyết định số 198/NN-TCCB ngày 24/3/1993 của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm (nay là Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn), trực thuộc Tổng Công ty Chè Việt Nam. Công ty thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng nhà nước Việt Nam và được sử dụng con dấu theo mẫu của Nhà nước quy định. - Tên giao dịch quốc tế là: Technology Materials and Construction company. - Tên viết tắt: TEMATCO - Giấy phép kinh doanh số: 105924 - Vốn pháp định: 5.386.081.897 đồng - Trụ sở chính: 534 Minh Khai - phường Vĩnh Tuy - quận Hai Bà Trưng - thành phố Hà Nội. - Điện thoại: 04.6330745 - 04.6330741 - Fax: 04.6330737 Công ty đã trải qua nhiều năm xây dựng phát triển và trưởng thành đã trải qua nhiều gian nan thử thách, dần dần đã trở thành một Công ty có sản lượng cao, góp phần trong sản lượng của Tổng Công ty với Nhà nước. Liên tục từ năm 1993 đến nay Chi bộ Công ty được công nhận là chi bộ trong sạch vững mạnh. Bên cạnh đó Công ty đã được tặng nhiều bằng khen và cờ thi đua của Chính phủ. Đặc biệt năm 2001 Công ty đã được Chủ tịch nước tặng Huân chương lao động hạng ba. 2- Đặc điểm kinh doanh của Công ty: - Thi công xây lắp các công trình xây dựng, công trình công nghiệp, công trình công cộng nhà ở dân dụng, giao thông thủy lợi. - Chế tạo và lắp đặt thiết bị chế biến chè. - Kinh doanh cung ứng các loại vật tư kỹ thuật phục vụ cho thi công các công trình dân dụng công nghiệp thuỷ lợi. - Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo pháp luật hiện hành của Nhà nước để thực hiện đúng mục đích và nội dung hoạt động. - Quản lý, sử dụng vốn theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn của Nhà nước giao cũng như các nguồn vốn khác. - Chấp hành đầy đủ chính sách của Nhà nước. - Thực hiện đầy đủ cam kết trong hoạt động mua bán, hoạt động xây dựng, các hoạt động liên doanh, liên kết sản xuất, đầu tư, kinh tế dịch vụ với các thành phần kinh tế. Trong quá trình hoạt động Công ty đã trải qua rất nhiều khó khăn, phải đối mặt với nền kinh tế thị trường, phải cạnh tranh với nhiều đơn vị khác, để tồn tại, thực hiện được các mục tiêu nhiệm vụ mà Tổng Công ty giao và phát triển hoà nhập với xu thế mới của đất nước, Công ty đã từng bước bố trí và sắp xếp lại cơ cấu tổ chức và kinh doanh phù hợp với quy mô và khả năng sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao trình độ quản lý của người lãnh đạo, bồi dưỡng tăng cường nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, áp dụng những thành tựu khoa học vào sản xuất, tạo dựng uy tín ngay từ những công trình dù là nhỏ với yêu cầu chất lượng là lẽ sống của mình. Mặt khác Công ty lựa chọn hướng đi với mục tiêu đa dạng hoá sản phẩm cũng như đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh. Cho đến nay chính bằng nỗ lực của mình cộng với sự giúp đỡ to lớn của các cấp ngành, Công ty ngày càng củng cố và phát triển. 3- Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty năm 1999 - 2001: Nhìn lại chặng đường phát triển và trưởng thành cho tới nay, Công ty đã trải qua nhiều gian nan thử thách. Cho đến nay hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã thu được một số thành tựu đáng khích lệ. bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Đơn vị: 1.000.000đ STT Chỉ tiêu 1999 2000 % so năm 1999 Năm 2001 % so với năm 2000 1 GTTSL 60.611 83.841 138% 133.970 160% 2 Doanh thu 56.327 81.710 145% 132.073 162% 3 Lợi nhuận trước thuế 506 743 147% 1.460 197% 4 Lợi nhuận sau thuế 379 549 145% 1.090 199% 5 Nộp ngân sách 1.301 2.500 192% 4.845 194% - Chỉ tiêu giá trị tổng sản lượng là chỉ tiêu biểu hiện bằng tiền phản ánh toàn bộ kết quả trực tiếp hữu ích của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. - Qua bản kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm qua cho thấy: Giá trị tổng sản lượng tăng đều qua các năm (tăng 38% so với năm 1999 và 60% so với năm 2000). Và doanh thu của các năm sau tăng cao hơn năm trước. Năm 2000 tăng 45% so với năm 1999, năm 2001 tăng 62% so với năm 2000. Điều này được giải thích là do sau quá trình thành lập Công ty đã dần đi vào ổn định, thế và lực được củng cố hơn, Công ty đang mở rộng dần qui mô sản xuất kinh doanh vào thị trường tiêu thụ để tăng doanh thu vào các năm tới theo kế hoạch đề ra. Đây là lực vượt bậc của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Lợi nhuận hàng năm cũng tăng cao lên đặc biệt năm 2001 tăng xấp xỉ 2 lần so với năm trước. Điều đó chứng tỏ Công ty đã quản lý tốt quá trình sản xuất kinh doanh, giảm bớt tối thiểu các chi phí trong quá trình hoạt động, quản lý tốt sự lưu chuyển nguồn vốn trong Công ty để tăng lợi nhuận. - Hàng năm Công ty đều hoàn thành vượt mức tổng các khoản nộp ngân sách Nhà nước. Có được kết quả này là do giá trị tổng sản lượng và doanh thu tăng tức là Công ty có sự mở rộng thị trường phát triển sản xuất nên phần nộp ngân sách Nhà nước cũng tăng lên. Để đạt được kết quả như trên là do Công ty đã chọn được hướng đi đúng đắn phù hợp với nhiệm vụ thực tại và chiến lược phát triển trong tương lai. Công ty có bộ máy lãnh đạo có trình độ, nhạy bén với thị trường và có năng lực trong quản lý. Ngoài ra Công ty còn rất trú trọng đến chất lượng sản phẩm có biện pháp thi công tiên tiến, đội ngũ công nhân lành nghề và có trách nhiệm cao với công việc… Tất cả những điều đó đã giúp cho Công ty đạt được kết quả kinh doanh cao. Công ty cần cố gắng hơn nữa để phát huy kết quả đã đạt được này. Một số công trình xây dựng trong những năm qua STT Tên công trình và địa điểm Đặc điểm nhận thầu (chính, phụ) Giá trị hợp đồng 1.000đ Tiến độ Cơ quan ký hợp đồng Chất lượng công trình khi bàn giao (HC vàng) Khởi công Hoàn thành 1 Trụ sở UBND huyện Diễn Châu Thầu chính 4.470.000 7/1996 7/1998 UBND huyện Diễn Châu HC vàng 2 Đền tưởng niệm liệt sỹ Hải Hữu “ 3.850.000 7/1996 4/1998 UBND huyện Hải Hậu HC vàng 3 Chợ Rồng Nam Định “ 2.000.000 4/1996 12/1996 BQL chợ Rồng Nam Định 4 Trụ sở Cục thống kê Bắc Ninh “ 2.200.000 8/1998 7/1999 Cục thống kê Bắc Ninh HC vàng 5 Cải tạo TT phục hồi chức năng Đồ Sơn “ 2.149.770 10/1999 5/2000 TT Phục hồi CN Đồ Sơn 6 Nâng cấp bệnh viện chè Tuyên Quang “ 2.264.500 6/1997 5/1998 Công ty chè Tuyên Quang 7 Trụ sở UBND - HĐND huyện Hạ Hoà “ 3.078965 10/2000 9/2001 UBND huyện Hạ Hoà 8 Nhà điều hành khu liên cơ - CT Điện lực I “ 3.242.221 4/2001 10/2001 Công ty điện lực I 9 Nhà máy chè Phú Bền “ 5.140.366 3/1996 12/1996 Công ty liên doanh chè Phú Bền 10 Nhà máy đường 26/3 Tuyên Quang “ 7.500.000 5/1996 4/1998 Nông trường 26/3 Tuyên Quang 11 Cải tạo nhà máy chè Mộc Châu “ 2.200.000 4/1997 8/1997 Công ty chè Mộc Châu 12 Nhà máy chè Âu Lâu Yên Bái “ 3.050.000 9/1997 2/1999 Công ty chè Yên Bái HC vàng 13 Xưởng đấu trộn chè Kim Anh - TCT Chè Việt Nam “ 3.624.762 8/1998 12/1999 Tổng Công ty chè Việt Nam Bằng CL cao 14 Cải tạo nhà máy chè Hạ Hoà “ 5.050.000 9/1998 4/1999 Công ty chè Phú Bến 15 Nhà máy chè Phú Lương - Thái Nguyên “ 2.908.484 10/1997 12/1998 Công ty chèThái Nguyên 16 Xây dựng nhà máy chè Hà “ 2.287.000 12/1999 3/2001 Công ty chè Hà Nội 4- Các nguồn lực của Công ty: 4.1.Nguồn lực công nghệ kỹ thuật: Công ty có số lượng máy móc thiết bị lớn, đáp ứng mọi nhu cầu thi công xây lắp các công trình vì xây dựng là một ngành sản xuất vật chất đặc thù chu kỳ sản xuất thường kéo dài, khối lượng công vịêc lớn, đòi hỏi phải sử dụng nhiều loại công nghệ khác nhau, với nhiệm vụ chính là thi công xây lắp các công trình. Vì vậy Công ty đã bỏ ra một số tiền quá lớn để đầu tư mua trang thiết bị máy móc hiện đại. Do năng lực về thiết bị xe, máy thi công tương đối nhiều và hiện đại nên khi thi công Công ty sử dụng số thiết bị sẵn có của mình, do đó tạo được nhiều lợi thế khi tranh thầu cũng như khi thi công các công trình. Thống kê thiết bị hiện có của Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật STT Tên thiết bị Nước sản xuất Công suất động cơ Thiết bị công tác tấn,m3 Số lượng 1 Máy ủi DT75 Liên xô 130CV 14T 03 2 Máy ủi Nhật 155CV 17,1T 02 3 Máy xúc bánh lốp Nga 75CV 0,4 02 4 Máy xúc bánh lốp Hàn Quốc 0,4 - 0,6m2 03 5 Máy xúc bánh xích Nhật 155CV 12,6T 01 6 Máy xúc bánh xích Nhật 123CV 14T 01 7 Máy san DZ31 - 1T Nga 100CV 2,6m3 02 8 Máy san Mỹ 150CV 1,0m3 01 9 Máy lu rung Đức 18T 01 10 Máy lu Nhật 110CV 10T 02 11 Máy lu bánh thép Nga 110CV 10 03 12 Máy lu Nhật 130CV 12T 02 13 Máy trải nhựa Atsphan Nhật 02 14 Máy nhấn bấc Nhật 02 15 Máy khoan cọc nhồi Nhật 150CV D = 2m D = 60m 02 STT Tên thiết bị Nước sản xuất Công suất động cơ Thiết bị công tác tấn,m3 Số lượng 16 Máy khoan cọc nhồi Singgapo 145CV D = 2m D = 60m 01 17 Máy khoan cọc nhồi Nhật D = 600mm H50 02 18 Máy xoay ống vách CN Đức 02 19 Búa đóng cọc Diedel Trung Quốc 5T 03 20 Búa đóng cọc Diedel Nhật 4,5T 0,2 21 Xe bơm bê tông Đức 160CV Q = 90m3/h P = 71kg/cm2 03 22 Ô tô vận chuyển bê tông Nhật 180CV 6m3 03 23 Máy trộn bê tông Nga 2,8Kw 250 lít 05 24 Máy trộn bê tông Nhật 4,5Kw 300 lít 08 25 Máy trộn bê tông Nhật 4,5Kw 500 lít 03 26 Máy trộn bê tông Trung Quốc 200 lít 12 27 Cần cẩu bánh lốp Nhật 240 CV 10T 01 28 Cần cẩu bánh lốp Nga 150 CV 6,5T 03 29 Cần cẩu thiếu nhi Nhật 250kg 05 30 Cần cẩu thiếu nhi Việt Nam 200kg 10 31 Máy vận thăng Việt Nam 500kg 08 32 Thiết bị thả rồng Việt Nam 20 con/ca 02 33 Phao thép làm kê Việt Nam 20T 30 34 Máy trải vải lọc Nhật 02 35 Ô tô vận tải MAZ Nga 180 CV 9T 02 36 Ô tô vận tải thùng Hàn Quốc 180 CV 8T 02 37 Ô tô vận tải thùng Hàn Quốc 115 CV 4,5T 04 38 Ô tô vận tải IFA Đức 115 CV 5T 06 39 Các loại máy khác 40 Máy phát điện Nhật 133 CV 100KVA 01 41 Máy phát điện Nga 60 - 75KVA 04 STT Tên thiết bị Nước sản xuất Công suất động cơ Thiết bị công tác tấn,m3 Số lượng 42 Máy hàn Nga 15 - 24kw 280 - 500A 25 43 Máy hàn Nga 45 CV A/c 300A 03 44 Máy gia công gỗ Nga - Đức 08 45 Máy bơm nước ngầm TQ - Nhật 05 46 Thiết bị trượt ống khói 02 47 Máy phun sơn Nga 06 48 Máy cắt uốn thép Nga Nhật D đến 32mm 06 49 Bơm cao áp 10 50 Cốt pha thép m2 5.000 51 Giáo thép m2 6.000 52 Máy đầm cầm tay 40 Tuy nhiên khi tìm hiểu thực tế, mặc dù trang thiết bị máy móc của Công ty là tương đối nhiều, nhưng hiệu suất sử dụng lại chưa cao, chưa phát huy được hết năng lực vốn có. Cụ thể năm 2001, hiệu suất sử dụng chỉ đạt 70% trong tổng số trang thiết bị máy móc. Nguyên nhân trên là do có những công trình thi công rất xa trụ sở của Công ty, quá trình vận chuyển trang thiết bị gặp nhiều khó khăn, hoặc giá thành vận chuyển cao hơn mức thuê tại đó. Bên cạnh đó, một số máy móc thiết bị đã lạc hậu không đảm bảo về mặt chất lượng công trình nên đã không được sử dụng khi thi công các công trình lớn, đòi hỏi chất lượng cao, đó là nguyên nhân dẫn đến hiệu quả sử dụng trang thiết bị máy móc chưa cao. Để khắc phục điều này, Ban lãnh đạo Công ty đã có kế hoạch sau: + Cho thuê trang thiết bị máy móc khi Công ty không sử dụng. + Bán thanh lý số máy móc không đạt yêu cầu để đầu tư cho trang thiết bị mới, phù hợp với thực tế hiện nay. 4.2. Nguồn nhân lực: Số lượng lao động không thay đổi nhiều nhưng chất lượng ngày càng tăng do nhu cầu công việc đòi hỏi trình độ ngày càng cao. Do vậy Công ty cũng có kế hoạch thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng tay nghề cho công nhân, trẻ hoá đội ngũ cán bộ công nhân viên, cụ thể là số lượng cán bộ kỹ sư lành nghề ngày càng tăng, đảm bảo có đủ năng lực đảm trách các công trình lớn, thi công có chất lượng, giữ uy tín với khách hàng. Điều này giúp Công ty liên tục thắng thầu và thi công các công trình trên toàn quốc, đảm bảo có đủ công ăn việc làm hàng năm cho cán bộ công nhân viên, đồng thời luôn có sẵn công việc gối đầu chuẩn bị cho thời gian tới. Bảng cơ cấu công nhân viên của Công ty Trình độ chuyên môn Số lượng Trình độ chuyên môn Số lượng 1. Trình độ Đại học 149 3. Tốt nghiệp PTTH 17 - Kỹ sư xây dựng 46 4. Lái xe 12 - Kiến trúc sư 6 5. Công nhân 195 - Kỹ sư thuỷ lợi 26 - Công nhân cơ khí 87 - Kỹ sư cơ khí 12 + Bậc 1 13 - Kỹ sư địa chất 7 + Bậc 2 10 - Kỹ sư giao thông 3 + Bậc 3 7 - Cử nhân kinh tế 42 + Bậc 4 10 - Cử nhân luật 3 + Bậc 5 10 - Cử nhân ngoại ngữ 2 + Bậc 6 11 - Cử nhân tin học 2 + Bậc 7 26 2.Trình độ trung cấp 51 - Công nhân xây dựng 108 - Trung cấp kinh tế 19 + Bậc 1 22 - Trung cấp cơ khí 7 + Bậc 2 15 - Trung cấp nông nghiệp 5 + Bậc 3 22 - Trung cấp xây dựng 18 + Bậc 4 24 - Trung cấp tin học 2 + Bậc 5 25 Tổng số CBCNV trong Công ty đến 31/12/2001 là 424 người Qua bảng trên cho thấy số lượng nhân viên có bằng Đại học là tương đối cao, chiếm 46% trong tổng số nhân viên của Công ty. Có được kết quả này là do việc tuyển dụng vào biên chế của Công ty là tương đối chặt chẽ, đòi hỏi mỗi thành viên khi vào làm tại Công ty phải có kiến thức chuyên môn tương đối vững chắc. Chính vì có đội ngũ cán bộ công nhân có trình độ như trên đã đưa Công ty ngày càng phát triển, có vị thế vững chắc trong thương trường. Độ tuổi trung bình hiện nay là 28 tuổi, cho thấy rằng đội ngũ cán bộ công nhân viên còn rất trẻ, đây là một bước tiến mang tính chiến lược của Công ty trong quá trình phát triển lâu dài. II. Đánh giá mô hình tổ chức hoạt động của Công ty hiện nay: 1- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý điều hành Công ty. + Giám đốc + Các Phó Giám đốc - Các phòng chức năng: + Phòng Kinh tế - Kế hoạch - Kỹ thuật + Phòng Kế toán - Tài vụ + Phòng quản lý sản xuất + Phòng tổng hợp + Phòng kinh doanh - Các đơn vị sản xuất: + Các xí nghiệp xây lắp (Xí nghiệp xây lắp I, Xí nghiệp xây lắp II, Xí nghiệp xây lắp III). + Các chi nhánh (Chi nhánh Gia Lai, Chi nhánh Kon Tum, Chi nhánh chè Tân Bình). + Các Phòng thi công và Đội thi công. 1.1. Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật 1.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban. a) Giám đốc Công ty: Giám đốc Công ty là người điều hành cao nhất trong Công ty, có nhiệm vụ tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty, quản lý chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, phương hướng phát triển và các vấn đề khác của Công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước cấp trên, trước cơ quan Nhà nước và toàn thể cán bộ công nghiệp viên về xây dựng Công ty và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. b) Phó Giám đốc: Phó Giám đốc Công ty là người giúp việc trực tiếp cho Giám đốc Công ty theo từng lĩnh vực được phân công, uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về kết quả công việc được giao. c) Phòng kinh tế - kế hoạch - kỹ thuật: - Chức năng: Hoạch định kế hoạch chiến lược đầu tư sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của Công ty trình Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc về những vấn đề thuộc lĩnh vực phụ trách. - Nhiệm vụ: Kiểm tra theo dõi, cập nhật các tài liệu, thông tin số liệu về kinh tế kế hoạch, khoa học công nghệ, nhu cầu thị trường.... liên quan đến các hợp đồng, hồ sơ phương án.... và các văn bản khác của Công ty. Đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời khách quan. Soạn thảo, quản lý, lưu giữ các hồ sơ dự án, phương án, luận chứng kinh tế kỹ kỹ thuật, hợp đồng kinh tế và các văn bản thuộc lĩnh vực công tác khác được giao theo yêu cầu của Giám đốc. Chủ động điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi nhiệm vụ được giao. Thẩm định phương án kinh doanh thương vụ. d) Phòng Kế toán - tài vụ: - Chức năng: Quản lý tài chính của Công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê các quy định hiện hành của Nhà nước và quy chế Công ty. - Nhiệm vụ: Phối hợp với các phòng ban chuyên môn tổ chức nghiệm thu, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, làm các báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc. Quản lý, cung cấp, xác nhận các số liệu, chứng từ liên quan đến tài chính Công ty phục vụ việc kiểm kê, kiểm tra, giám sát trình duyệt theo vụ việc, theo định kỳ hoặc yêu cầu đột xuất. e) Phòng quản lý sản xuất: - Chức năng: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng quý, hàng năm của các đơn vị sản xuất kinh doanh do phòng phụ trách, trên cơ sở đó dự trù kế hoạch vốn để Công ty chủ động về tài chính. - Nhiệm vụ: Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị sản xuất theo lĩnh vực được giao. Đề xuất các phương án, giải pháp quản lý sản xuất kinh doanh trình Giám đốc phê duyệt. g) Phòng kinh doanh: - Chức năng: Thực hiện và chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh của Phòng do Công ty giao, tham mưu cho Giám đốc đường hướng chiến lược trong lĩnh vực kinh doanh thương mại đạt hiệu quả cao nhất nhằm phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh. - Nhiệm vụ: Đề xuất và lập các phương án kinh doanh thương mại, tính toán trên cơ sở có lãi và bảo toàn được vốn cấp của Công ty. Thực hiện kinh doanh tìm kiếm và mở rộng thị trường khi đàm phán ký kết các hợp đồng phải nghiên cứu chặt chẽ các câu chữ và các điều khoản ràng buộc trong hoạt động. Trưởng phòng phải ký ngay trước khi trình Giám đốc, kể cả các hợp đồng bằng ngôn ngữ nước ngoài. Các phương án kinh doanh trình Giám đốc phê duyệt phải đảm bảo tính khả thi cao nhất. h) Phòng tổng hợp: - Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo điều hành về nhân lực hoạt động hành chính của Công ty. - Nhiệm vụ: Lập kế hoạch phân bổ lao động cho các đơn vị sản xuất, lập kế hoạch nhân lực cho việc tuyển dụng, thực hiện đúng chế độ chính sách của Nhà nước. 2- Cơ chế hoạt động của bộ máy: Các nguyên tắc hoạt động và các mối quan hệ của bộ máy quản lý của Công ty được cụ thể hoá trong quy chế hoạt động kinh doanh của Công ty như sau: a) Về tổ chức lao động: - Ban Giám đốc hàng tháng hội ý 2 lần với nội dung kiểm điểm việc thực hiện chủ trương chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước, quản lý của Công ty, thực hiện các chế độ đối với người lao động, phổ biến các chính sách, chế độ mới, kiểm điểm việc thực hiện kế hoạch và chỉ tiêu lợi nhuận trong tháng, kế toán trưởng cung cấp số liệu cần thiết. - Bổ sung, sửa đổi một số vấn đề trong chương trình công tác năm, quy chế quy định uỷ quyền của Giám đốc trong quá trình thực hiện có vướng mắc hoặc chưa chặt chẽ trong công tác quản lý kinh doanh sản xuất. - Hàng tuần giao ban, bao gồm các thành phần tham dự là Giám đốc, Bí thư đảng uỷ, Phó Giám đốc, Chủ tịch công đoàn Công ty, Kế toán trưởng Công ty, Trưởng phòng các đơn vị trực thuộc, Bí thư chi bộ, Thư ký công đoàn. - Hàng qúy Ban Giám đốc triệu tập trưởng phó phòng các đơn vị, có mời Bí thư đảng uỷ, Chủ tịch công đoàn cùng dự để báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sản xuất và triển khai nhiệm vụ quý tiếp theo. - 6 tháng Công ty tổ chức sơ kết gồm: Ban Giám đốc, Ban chấp hành đảng uỷ, Ban chấp hành công đoàn, Trưởng và phó phòng các đơn vị trực thuộc Công ty, Bí thư chi bộ, Ban chấp hành công đoàn bộ phận. - Hàng năm Công ty tổng kết báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các mặt khác trong công tác của Công ty, đồng thời thông qua nhiệm vụ kế hoạch năm sau đối với toàn thể cán bộ công nhân viên chức trong toàn Công ty. b) Chế độ quản lý vốn, tài sản: - Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, khi có nhu cầu sử dụng vốn, đơn vị phải có giấy tờ sau: giấy xin tạm ứng tiền, hợp đồng, báo giá phương án kinh doanh, sản xuất (được Phó Giám đốc đơn vị ký duyệt) hoá đơn nhập kho. - Các đơn vị kinh doanh sản xuất khi sử dụng vốn phải bù đắp được chi phí và có lợi nhuận. - Mọi chi phí của đơn vị phải đảm bao tính hợp lý và phải thể hiện bằng chứng từ hợp pháp. Tổng chi phí của đơn vị đều nằm trong lãi gộp của đơn vị, lãi gộp không đủ không được chi vượt. c) Chế độ hạch toán kế toán: - Các đơn vị trực thuộc Công ty đều thực hiện chế độ hạch toán báo sổ, có kế toán phụ trách giúp đơn vị thực hiện tốt chế độ kế toán theo quyết định của Nhà nước và của Công ty. - Mọi vi phạm về nguyên tắc tài chính, kế toán thống kê, kế toán trưởng và kế toán đơn vị phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước cơ quan tài chính và cơ quan pháp luật. d) Chế độ tiền lương, tiền thưởng phụ cấp: Công ty thực hiện chế độ tiền lương, thưởng, phụ cấp theo kết quả kinh doanh của từng đơn vị trong toàn Công ty theo cơ chế khoán đã được thông qua toàn thể công nhân viên chức và chế độ phụ cấp, BHXH, BHYT theo đúng quy định của luật lao động và các văn bản chỉ đạo của các cơ quan có thẩm quyền. * Nhận xét: - Công ty đã đề ra những quy định cụ thể vận dụng nguyên tắc tập trung dân chủ, thể hiện ở những quy định về chế độ, nội dung làm việc của Ban Giám đốc, lịch và nội dung làm việc của Công ty, các quy định họp giao ban, đại hội công nhân viên chức. - Tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc tiết kiệm thể hiện ở những quy định chặt chẽ về công tác quản lý vốn, tài sản. - Tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc bảo đảm hài hoà các lợi ích, thể hiện ở quy chế về tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp. - Đảm bảo mối quan hệ theo chiều dọc đó là giữa Giám đốc với các Phó Giám đốc và các đơn vị. Tuy nhiên các mối quan hệ theo chiều ngang (giữa các đơn vị với nhau) có phần còn lỏng lẻo và có ít quy định chính thức tác dụng của mô hình quản lý ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 3- Tác động của môhình quản lý tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Qua phân tích tình hình từng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh và kết quả đạt được của Công ty tư năm 1998 - 2001. Thực tế chứng minh rằng mặc dù còn những tồn tại, thế và lực còn hạn chế nhưng Công ty đã có cố gắng tạo dựng được khả năng tiếp cận cơ chế mới, phát huy được tính tích cực trong việc nâng cao năng lực quản lý và Công ty cụ thể tiến hành một số lĩnh vực sau: 3.1. Về sản xuất công nghiệp, vật liệu xây dựng và tiêu thụ sản phẩm: Trong những năm qua Công ty đã tiếp cận thị trường để đầu tư mở rộng nâng cao các năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm với một số sản phẩm truyền thống, thị trường sẵn có: Mặt khác tích cực tiếp cận thị trường, nắm bắt tiến bộ khoa học và các công nghệ mới, tiến tới để đầu tư sản xuất những sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của thị trường xây dựng hiện nay cũng như những năm thập niên đầu thế kỷ 21, cụ thể: - Năm 2000 Công ty đã chế tạo được 15 máy quạt phun ẩm, 10 máy cắt, 5 máy tách râu sơ, 1 máy sấy, 6 máy sàng tơi và dệt được 600m lưới chun Inốc. 3.2. Về trang thiết bị công nghệ: Công tác đầu tư đã báo cáo từ năm 1998 - 2001 Công ty đã chú trọng đến đầu tư về phương diện thiết bị thi công, một số dây chuyền công nghệ sản xuất công nghiệp và vật liệu xây dựng trang thiết bị văn phòng, thực tế đó đã làm thay đổi diện mạo của Công ty. - Đầu tư dây chuyền đúc cột điện và ống cống bê tông bằng công nghệ quay ly tâm. - Trang bị dây chuyền nghiền đá thay cho nghiền nhai trước kia. Chủ động bám sát thực tế thị trường và có những chuyển hướng tháo gỡ kịp thời, do vậy các sản phẩm công nghiệp và vật liệu xây dựng của Công ty trong những năm qua có bước phát triển vững chắc, kết quả trong sản xuất công nghiệp và vật liệu xây dựng cũng đã góp phần đáng kể cho sự tăng trưởng chung của Công ty. Tuy nhiên nguồn kinh phí đầu tư còn hạn hẹp, phần nào làm hạn chế đến đầu tư đổi mới công nghệ chưa triệt để và cũng chưa toàn diện quy mô còn ở mức vừa và nhỏ. Hiện đầu tư công nghệ còn chưa có khả năng đầu tư lớn với dây chuyền hiện đại nên lãnh đạo Công ty cần quan tâm tập trung đón đầu. 3.3. Về công tác đầu tư phát triển: Đầu tư trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp và vật liệu xây dựng là cần thiết, giá trị đầu tư 4 năm từ 1998 - 2001 với tổng giá trị 12 tỷ đồng và dự kiến năm 2002 đầu tư tiếp 6 tỷ đồng cho việc đổi mới công nghệ đúc cột ống bê tông dự ứng lực. Đầu tư thiết bị thi công năm 1998 - 2001 với giá trị 67 triệu đồng. Dự kiến năm 2002 đầu tư tiếp 20 triệu đồng nhằm đồng bộ thiết bị thi công các công trình giao thông và thủy lợi. 3.4. Về đội ngũ cán bộ quản lý và công nhân: Quá trình xây dựng và phát triển qua thời gian dài quản lý theo cơ chế kế hoạch tập trung cao, khi chuyển sang cơ chế thị trường một số cán bộ do nhiều lý do khác nhau không còn phù hợp đã được giải quyết nghỉ theo chế độ, số còn lại được Công ty tổ chức đào tạo lại, nâng dần trình độ, đủ điều kiện hội nhập, đáp ứng yêu cầu về kiến thức cũng như năng lực chuyên môn, có ngoại ngữ, hiểu biết công nghệ tin học. Song xu hướng phát triển ngày một cao hơn, tốc độ cao hơn, phạm vi mở rộng ra nhiều hơn so với hiện nay nên ngay từ bây giờ cần phải chuẩn bị cho đội ngũ cán bộ quản lý, có sự kết hợp hỗ trợ giữa con người với con người qua các thế hệ để giúp cho sự ổn định, phát triển của Công ty trong những năm qua ngày một tốt đẹp hơn, đẩy mạnh tính năng động nhanh nhạy, mạnh dạn tìm tòi sáng tạo đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian tới. III. Nhận xét chung về thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: 1- Những thành tựu đã đạt được trong công tác tổ chức bộ máy quản lý: Trải qua bao thăng trầm không ngừng phát triển vươn lên, Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên thương trường hiện nay và không ngừng phát triển vươn lên đó là nhờ công tác tổ chức quản lý của Công ty khá tốt. - Công ty đã gắn quyền hạn trách nhiệm và quyền lợi đến từng người lao động, tạo động lực thúc đẩy toàn bộ công nhân viên trong Công ty hết mình tham gia vào quá trình kinh doanh của Công ty. - Thông qua các nội quy, quy chế và các quy định về chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, các mối quan hệ trong Công ty được thể hiện một cách rõ ràng, hợp lý với từng nhiệm vụ và đặc trưng riêng biệt. Nội quy, quy chế luôn được hoàn thiện, bổ sung theo quy định của Nhà nước và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. - Điều kiện làm việc và các trang thiết bị phục vụ cho cán bộ công nhân viên được chú ý bước đầu. - Nhìn chung cơ cấu bộ máy của Công ty đã được đáp ứng những yêu cầu cơ bản của kinh doanh, tuy nhiên khi phân tích các phòng ban chức năng và nhiệm vụ của nó, cho thấy cơ cấu chưa thực sự tối ưu mà phải cần hoàn thiện. 2- Tồn tại và khó khăn trong công tác tổ chức quản lý của Công ty: Bên cạnh những thành tựu đã đạt được trong công tác tổ chức quản lý cả Công ty vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục, cụ thể là: - Hiện nay Công ty chưa thành lập được phòng dự án mà đối với Công ty thì việc trúng thầu các công trình xây dựng là vô cùng quan trọng, vì ngoài việc đảm bảo công ăn việc làm cho công nhân, trong quá trình thực hiện các công trình đó còn có quan hệ với các bạn hàng tiêu thụ sản phẩm của Công ty và cũng là nơi để Công ty cho thuê thiết bị thi công. - Việc phân công công tác trong các phòng ban chưa thực sự hợp lý, nhiều lao động quản lý có ngành nghề chuyên môn không phù hợp với chức năng mới của Công ty, năng lực không đáp ứng được yêu cầu của công việc. - Về công tác tuyển dụng nhân viên vẫn còn xảy ra hiện tượng “con ông cháu cha”, công tác tuyển chọn không đầy đủ các quy trình kiểm tra về trình độ, tay nghề. - Công tác đãi ngộ của Công ty hiện nay, mặc dù đã có một số chính sách ưu đãi đối với công nhân viên nhưng vẫn còn là những quy định chung. Chưa có những quy định cụ thể cho từng công nhân viên có sáng kiến cải tiến vượt năng suất và đạt được những kết quả cao. Trên đây là toàn bộ thực trạng của bộ máy quản lý Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật. Bên cạnh những mặt hợp lý còn có những mặt chưa hợp lý. Tuy nhiên mục đích cuối cùng là làm cho bộ máy quản lý của Công ty hoạt động có hiệu quả nhằm đáp ứng được tình hình kinh tế hiện nay của đất nước và sự mong mỏi của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Chương III một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh tại Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật. I. Nhiệm vụ, yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp: Nền kinh tế nước ta đang chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Sự nghiệp đổi mới kinh tế đòi hỏi phải nhanh chóng tiếp cận những lý luận và thực tiễn quản lý kinh tế của nhiều nước trên thế giới. Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp trong thời đại sản xuất hiện nay đã trở thành một biện pháp rất quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Cùng với sự đổi mới của các doanh nghiệp nước ta nói chung và Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thụât nói riêng, vượt qua bao nhiêu khó khăn, thử thách. Có những lúc tưởng chừng như Công ty đã đứng trên bờ vực phá sản nhưng với nỗ lực và sự năng động của đội ngũ lãnh đạo và sự tâm huyết với nghề của công nhân viên, trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đã khẳng định sự vững vàng trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt. Với những thành công đã đạt được, Công ty đã dần dần thích nghi và đi vào sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tạo công ăn việc làm cho toàn thể cán bộ công nhân viên, đồng thời góp phần không nhỏ vào sự nghiệp phát triển nền kinh tế nước nhà. Với việc đánh giá mặt mạnh, mặt yếu để tìm ra những nguyên nhân đang tồn tại làm ảnh hưởng tới sự phát triển đi lên của Công ty trong giai đoạn mới, dưới đây xin nêu một số biện pháp với Công ty như sau: - Duy trì tốt nền nếp quản lý, đặc biệt là nội quy kỷ luật lao động. Xây dựng phong cách lao động mới, tác phong công nghiệp trong đội ngũ CBCNV, nêu cao tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Phấn đấu hoàn thành mọi hợp đồng đã ký kết với khách hàng cả về số lượng, chất lượng cũng như thời gian giao hàng. - Đầu tư thêm một số thiết bị công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả sản xuất. Có kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng thiết bị cũ. - Thực hiện chính sách ưu đãi, nâng bậc lương đối với những cá nhân thực hiện các công việc đòi hỏi phải có trình độ kỹ thuật chuyên môn cao, tay nghề giỏi, đóng góp nhiều vào hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. - Tiếp tục gửi một số cán bộ quản lý, chuyên môn kỹ thuật đi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức để có thể phát huy tối đa tiềm lực của họ phục vụ cho Công ty. - Khuyến khích thưởng cho các cá nhân, có những sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm. - Nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức các phòng ban sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất trong việc thực hiện mục tiêu và phương hướng kinh doanh cho giai đoạn tới. II. Biện pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật: Bất kỳ một tổ chức nào cũng được hình thành nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định, với doanh nghiệp đó có thể là một hệ thống các mục tiêu nhưng tổng quan nhất là mục tiêu về lợi nhuận. Để thực hiện được những mục tiêu đó, mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều cần có sự lãnh đạo thống nhất, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, đó chính là nhiệm vụ tổng quát của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Một bộ máy quản lý doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Có mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh được xác định một cách rõ ràng, hợp lý và được phổ biến cho tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. - Bảo đảm thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo phát huy quyền chủ động sáng tạo của mỗi thành viên trong doanh nghiệp. - Phải xác định một cách đúng đắn về các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các mối quan hệ bên trong.... - Phải xây dựng được bộ máy quản lý vừa chuyên tinh, vừa gọn nhẹ, vừa có hiệu quả cao. Các quyết định đưa phải được chuẩn bị trên cơ sở khoa học, sát với thực tiễn và có tính khả thi cao. Sự phân công và quyền hạn của mỗi bộ phận, cá nhân rõ ràng, phù hợp với năng lực. Do vậy để duy trì và đẩy mạnh sản xuất kinh doanh Công ty cần tập trung thực hiện một số giải pháp sau: 1- Hoạch định chiến lược phát triển dài hạn làm cơ sở cho việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Vào thời điểm hiện tại Công ty vẫn chưa xây dựng một chiến lược kinh doanh tổng thể. Chính điều này dẫn đến các hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn mang tính thụ động, chắp vá, hoạt động không ổn định. Với một chiến lược phát triển dài hạn tổng thể, sẽ chỉ ra được những công việc cụ thể tại từng giai đoạn trong quá trình kinh doanh, hướng hoạt động kinh doanh của Công ty đi vào một qũy đạo thống nhất nhằm đạt được những mục tiêu đề ra. Ngoài ra, chiến lược kinh doanh còn giúp cho Công ty khai thác tối đa lợi thế cạnh tranh với các đối thủ khác. Hiện nay Công ty chưa có bộ phận đảm trách công tác hoạch định theo đúng nghĩa của nó. Phòng KT - KH - KT mới chỉ dừng lại ở chức năng tham mưu cho Giám đốc về mặt kế hoạch và chiến lược dài hạn, ngắn hạn. Trong khi đó công tác hoạch định đòi hỏi phải có những chuyên gia giỏi về kinh tế nghiên cứu tổng hợp và xây dựng chiến lược. Do đó, Công ty nên thành lập một Uỷ ban hoạch định riêng biệt gồm có: Giám đốc, Phó Giám đốc và Trưởng các phòng ban đảm nhiệm công tác xây dựng kế hoạch và chiến lược dài hạn cho Công ty, cùng với phòng KT - KH - KT thực hiện việc giám sát thực hiện kế hoạch của các đơn vị và trên cơ sở đó lựa chọn phương án tối ưu về sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác hoạch định lâu dài đòi hỏi các thành viên phải có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cùng với tư duy phán đoán tốt. Vì vậy Công ty nên trích một khoản trong qũy đầu tư để cho các thành viên tham gia các khoá nâng cao nghiệp vụ hoặc mời các chuyên gia cố vấn. 2- Tổ chức bộ máy quản lý phù hợp: Uy tín của Công ty trong kinh doanh là tài sản vô hình, đó không chỉ là những ấn tượng tốt đẹp với các ban hàng mà còn là sự tin tưởng của các cơ quan như: Ngân hàng, các đơn vị kinh tế khác trong và ngoài nước. Mọi hoạt động kinh doanh đều do những cá nhân trong Công ty thực hiện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo Công ty. Trong những năm qua mặc dù Công ty đã vượt qua những thử thách gay go của thời kỳ chuyển đổi nền kinh tế và những biến đổi trong nội bộ, trong kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty đạt được chưa cao và đời sống CBCNV mới chỉ cải thiện được một phần, quy mô phát triển kinh doanh chưa đựơc mở rộng. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh tạo lập và củng cố uy tín của mình trên thị trường nội địa và quốc tế, trước hết, bộ máy lãnh đạo Công ty phải thực sự có trình độ năng động và linh hoạt trong việc ra quyết định, nghiêm khắc xử lý với những hành vi tiêu cực trong đội ngũ cán bộ của Công ty. Mặt khác, phải có sự sắp xếp một cách hợp lý và khoa học cơ cấu và chức năng của các phòng ban. 3- Đầu tư bổ sung thiết bị, phương tiện cho công tác quản lý: Trong quá trình ra quyết định quản lý, thông tin đóng vai trò rất quan trọng. Công tác quản lý chỉ có hiệu quả tối ưu khi có được những thông tin cần thiết và khả năng xử lý thông tin đó một cách kịp thời. Việc quản lý ngày càng trở nên phức tạp, đòi hỏi phải xử lý cùng một lúc khối lượng lớn thông tin và công việc. Để giải quyết các vấn đề đó không thể không cần tới sự giúp đỡ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Xu thế đưa công nghệ hiện đại vào hỗ trợ hoạt động quản lý dần trở thành một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp. Hiện nay trang thiết bị máy móc phục vụ công tác thông tin liên lạc trong bộ máy quản lý của Công ty còn nhiều hạn chế, lạc hậu. Công ty nên trích quỹ đầu tư một số máy vi tính mới, hiện đại trang bị cho các phòng ban chức năng, nâng cấp bảo dưỡng số máy cũ. Hệ thống máy vi tính mới sẽ được sử dụng cho các công việc sau: - Quản lý các thông tin về tài chính, thu chi, vào sổ tài khoản, bảng báo cáo tình hình kinh doanh của Công ty. - Theo dõi số lượng lao động, mức lương của CBCNV. - Lập kế hoạch xây dựng các dự án đầu tư, các chiến lược kinh doanh dài hạn, ngắn hạn. - Nối mạng Internét và xây dựng mạng nội bộ trong Công ty. 4- Về công tác đào tạo phát triển cán bộ: - Đối với cán bộ chủ chốt như Ban Giám đốc, các Trưởng phó phòng đã có bằng đại học thì Công ty nên tổ chức cho một số cán bộ học thêm nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và cơ sở lý luận. Các trưởng phòng kinh doanh và phòng dự án Công ty cần cấp kinh phí cho đi học thêm về Marketing, tiếng Anh và Tin học. Ngoài ra Công ty chú trọng đến một số vấn đề là: - Tăng cường vai trò của các nhà quản trị cấp thấp, nâng cao khả năng linh hoạt, sáng tạo của họ, đáp ứng được những đòi hỏi của công nghệ, các nhà quản trị cấp thấp là người trực tiếp tiếp xúc với người lao động nên dễ dàng phát hiện những vấn đề phát sinh trong quá trình lao động. Hiện nay ở Công ty vai trò của các nhà quản trị cấp thấp còn rất mờ nhạt, chưa phát huy được năng lực của mình, nên Công ty cần có những giải pháp nhằm tạo điều kiện cho các nhà quản trị cấp thấp phát huy tính chủ động của mình. - Các nhà quản trị cấp cao nên theo dõi sát sao quá trình tuyển dụng nhân sự và trực tiếp can thiệp vào những thời điểm cần thiết. - Công ty cần có chế độ đãi ngộ nhân sự thoả đáng, tiền lương và chức vụ là những động cơ thúc đẩy quan trọng nhưng nếu trông cậy vào chúng là sai lầm. Mỗi người đều có những giá trị khác nhau để mơ ước và phấn đấu. Các nhà quản trị trong Công ty cần xác định những động cơ thúc đẩy của từng nhóm, thậm chí từng cá nhân để xác định điều chỉnh phù hợp đem lại kết quả mong muốn. * Nói tóm lại: đổi mới và hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý của Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật nhằm tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật cho Công ty, tạo khả năng cạnh tranh rộng hơn, toàn diện hơn, đa dạng hoá trong sản xuất kinh doanh có đủ sức cạnh tranh đấu thầu với các tập đoàn xây dựng khác và đủ năng lực để khai thác thực hiện khi trúng thầu với dự án đã lập dù là vốn đầu tư trong hay ngoài nước. Phát triển toàn diện da dạng hoá sản phẩm là tạo thế chủ động trong sản xuất kinh doanh, tạo thế đi lên ổn định, tăng cường công tác quản lý các mặt, tích cực đầu tư tăng trưởng khả năng cạnh tranh, dễ khai thác việc làm, mở rộng mặt hàng, mở rộng thị trường và phạm vi hoạt động, tăng cường liên doanh, liên kết nhằm tạo ra vị thế phát triển. Trong quá trình đổi mới và hoàn thiện mô hình Công ty cần tăng cường các mặt quản lý như đã báo cáo trên góp phần hoàn thành sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Kết luận Đổi mới và hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật là một nhiệm vụ chiến lược của Công ty, góp phần thiết thực vào sự phát triển và đổi mới kinh tế xã hội hiện nay của cả nước. Khi nghiên cứu đề tài, tôi đã cố gắng đi sâu phân tích, khảo sát, đánh giá một cách trung thực những vấn đề cần phải đặt ra để giải quyết trong thời gian tới của các nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp. Để có thể thực hiện tốt công tác này, đòi hỏi phải có kiến thức đầy đủ về kinh tế thị trường, am hiểu môi trường hoạt động kinh doanh của Công ty. Do vậy trong đề tài này, tôi tập trung giải quyết một số vấn đề sau: 1- Làm rõ cơ sở lý luận về mô hình tổ chức quản lý của Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật trong điều kiện nước ta hiện nay. 2- Đánh giá tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật. 3- Vận dụng các kiến thức đã trình bày để đánh giá và đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện tổ chức bộ máy để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian tới. Tuy nhiên đây là vấn đề có nội dung phong phú và là đòi hỏi cao mà trình độ của người viết còn nhiều hạn chế nên trong luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót, nhược điểm. Tôi cũng chỉ mới đề cập một vài vấn đề cơ bản bước đầu. Luận văn tốt nghiệp này được hoàn thành dưới sự giúp đỡ, hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi của Ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên của Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật, đặc biệt với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo GS.TSKH Vũ Huy Từ. Mặc dù đã cố gắng trong sưu tầm, tìm hiểu tài liệu tham khảo, khảo sát tình hình thực tế tại Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật để viết luận văn tốt nghiệp. Nhưng do khả năng và kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên luận văn còn một số khiếm khuyết. Tôi rất mong được sự đánh giá góp ý của lãnh đạo Công ty và các thầy cô giáo để đề tài này được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!. Mục lục Nội dung Trang Lời mở đầu 1 Chương I: Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 2 I. Những nội dung cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 2 1. Khái niệm chung về tổ chức 2 2. Đặc điểm chung của tổ chức 2 3. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức 3 4. Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 4 4.1. Các mô hình tổ chức cơ bản 4 4.2. Lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý 7 II. Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp 8 1. Thực trạng tổ chức bộ máy của doanh nghiệp Nhà nước hiện nay 8 2. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp 9 3. Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý 10 Chương II: Phân tích và đánh giá tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật 11 I. Tổng quan về Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật 11 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty 11 2. Đặc điểm kinh doanh của Công ty 11 3. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty năm 1999 - 2001 12 4. Các yếu tố nguồn lực của Công ty 15 4.1. Nguồn lực công nghệ kỹ thuật 15 4.2 Nguồn lực lao động 18 II. Đánh giá mô hình tổ chức hoạt động của Công ty hiện nay 19 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý điều hành Công ty 19 1.1. Cơ cấu tổ chức 19 1.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban 21 2. Cơ chế hoạt động của bộ máy 23 3. Tác động của mô hình quản lý tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 25 3.1. Về sản xuất công nghiệp và vật liệu xây dựng tiêu thụ sản phẩm 25 3.2. Về trang thiết bị công nghệ 26 3.3. Về công tác đầu tư phát triển 26 3.4. Về đội ngũ cán bộ quản lý và công nhân 26 III. Nhận xét chung về thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 27 1. Những thành tựu đã đạt được trong công tác tổ chức bộ máy quản lý 27 2. Tồn tại và khó khăn trong công tác tổ chức quản lý của Công ty 27 Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật 29 I. Nhiệm vụ, yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp 29 II. Biện pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật 30 1. Hoạch định chiến lược phát triển dài hạn làm cơ sở cho việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 31 2. Tổ chức bộ máy quản lý phù hợp 31 3. Đầu tư bổ sung thiết bị, phương tiện cho công tác quản lý 32 4. Về công tác đào tạo phát triển cán bộ 33 Kết luận 34 Tài liệu tham khảo 35 Danh mục tài liệu tham khảo 1- Tổ chức doanh nghiệp - Th.s Nguyễn Mạnh Quân -ĐHQLKDHN. 2- Tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp công nghiệp quốc doanh - Nhà xuất bản sự thật - Hà Nội 1978. 3- Giáo trình: Tổ chức quản lý - Ts. Phạm Quang Lê - Khu đào tạo ngắn hạn - Trường ĐHQLKD - Hà Nội. 4- Quản lý kinh doanh tổng hợp trong các doanh nghiệp - Nhà xuất bản khoa học - kỹ thuật - Hà Nội 1997. 5- Nội dung và phương pháp quản lý của Giám đốc doanh nghiệp - KS. Trịnh Bá Minh. 6. Sổ tay người quản lý (kinh nghiệm quản lý Nhật Bản) NXB lao động 1998. 7. Khoa học và tổ chức quản lý - Nguyễn Văn Bình - NXB thống kê 1999. 8. Quản trị kinh doanh tinh giản - ELiza G.C.Collins Nhà xuất bản khoa học kỹ thuật - 1994 Các tài liệu báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty xây lắp - vật tư - kỹ thuật. Nhận xét của Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật