Luận văn Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng

Nhiều báo cáo nộp chậm thời gian yêu cầu, báo cáo quá dài nhưng lại thiếu thông tin tổng hợp, chắt lọc, nghèo nàn thông tin, chưa đáp ứng được yêu cầu cần thiết cho sự chỉ đạo. - Công tác xử lý thông tin phản hồi đôi khi vẫn chưa được chú ý thực hiện đồng bộ cùng với các hoạt động khác, có tình trạng “ đánh trống bỏ dùi”. Nhiều văn bản đã ban hành khá lâu nhưng việc đôn đốc triển khai còn chậm.( như việc thực hiện các quy định về an toàn lao động),... 2.2.2.2 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản a/ Vai trò của văn bản Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Đối với Công ty CPCTGT Hải Phòng nói riêng, với các doanh nghiệp nói chung thì văn bản được sử dụng là phương tiện phổ biến truyền đạt thông tin và các quyết định quản lý. Nếu làm tốt nghiệp vụ quản lý văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động phục vụ kịp thời cho sự lãnh đạo, điều hành công việc có hiệu quả : + Truyền đạt đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết. + Giúp cho việc giải quyết công việc cuả công ty được nhanh chóng, chính xác có chất lượng, đúng đường lối, chính sách, chế độ. + Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài. b/Qui trình soạn thảo văn bản b1. Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản +) Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương, biện pháp cần thiết để hướng dẫn, giải thích văn bản cấp trên hay giải quyết vấn đề bức xúc trong xã hội. - Thông tin cho đối tượng quản lý về tình hình và vấn đề nào đó. - Báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan, ngành, tổ chức trong đề xuất vấn đề mới, xin ý kiến cấp trên chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra. +) Yêu cầu văn bản đảm bảo vấn đề nhân lực, tài lực, vật lực để văn bản đảm bảo hiệu quả cao nhất. Văn bản được soạn thảo và ban hành phải được xác định rõ yêu cầu của văn bản, đối tượng nhận văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo đúng qui định của pháp luật hiện hành. b2. Thu thập thông tin và xử lý thông tin - Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để các nhà quản lý đưa ra được các chính sách, quyết định quản lý chuẩn xác. - Thông tin được thu thập phải kiểm tra nhằm đảm bảo tính khách quan chính xác, tránh hiện tượng chủ quan, định kiến sẵn nguồn thông tin.Cần có sự hệ thống hoá và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu của vấn đề đặt ra và cần giải quyết. b3. Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo: * Xây dựng dàn bài: Sắp xếp văn bản theo từng phần, từng chương mục cho khoa học, hợp lý, đảm bảo tính logic, có trọng tâm, trọng điểm. * Lập đề cương chi tiết : nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ được ý chủ động, sắp xếp được ý trước, ý sau có trình tự logic, khoa học và có sự cân đối giữa các phần của văn bản. Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều chỉnh cần thiết. * Viết bản thảo: Là làm cho ý chính trong đề cương được thể hiện thành câu văn, đoạn văn có tính liên kết với nhau chặt chẽ nên viết 1 mạch liên tục để khỏi đứt mạch ý, để cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối. b4. Bước duyệt và kí văn bản Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao về cả nội dung và hình thức. b5. Ban hành triển khai văn bản: đây là bước không thể thiếu được trong quy trình văn bản. Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành văn bản kịp thời, đúng nghiệp vụ, ghi số văn bản, ngày tháng vào sổ công văn đi kịp thời, chính xác và giúp thủ trưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản rồi sơ kết tổng kết báo cáo cho thủ trưởng. * Kết quả thực hiện: Nhìn chung, trong quá trình soạn thảo, ban hành VB nhân viên văn thư đã làm tròn trách nhiệm của mình nên các văn bản được soạn thảo tuân theo đúng qui định về thể thức, quyền hạn, trách nhiệm qui định nhưng vẫn mắc một số sai sót trong việc trình bày văn bản : như nội dung còn dài dòng, các bước ban hành theo thủ tục cứng nhắc nên xảy ra trường hợp VB được chuyển đi chậm. Nguyên nhân do qui định về Hướng dẫn thực hiện các thủ tục hành chính còn cứng nhắc, áp dụng chưa linh động, còn thủ tục. Nên hàng tháng phòng Tổ chức- Hành chính thường họp phòng tổng kết, đánh giá kết quả làm việc trong tháng, lấy ý kiến của nhân viên về các qui định của công ty, cách thức, quy trình làm việc như thế có phù hợp, cứng nhắc không, mọi người cùng đưa ra ý kiến để giảm bớt thủ tục rườm rà nhưng vẫn đảm bảo đúng qui định, đúng trách nhiệm. 2.2.2.3 Nghiệp vụ tiếp nhận, quản lý văn bản a/ Vai trò Tiếp nhận, lưu trữ văn bản là quá trình nhận các tài liệu nói chung là các VB từ bên ngoài hay nội bộ Công ty chuyển vào thông qua phòng Tổ chức - Hành chính. Nghiệp vụ tiếp nhận, quản lý văn bản được nhân viên văn thư tiến hành theo qui trình cụ thể mà công ty qui định.Tiến hành theo qui trình được đánh giá là quản lý Văn bản khoa học, hợp lý. Nếu làm tốt nghiệp vụ này sẽ mang lại lợi ích như sau: - Dễ dàng quản lý, tra cứu, kiểm tra VB. Hàng ngày có rất nhiều loại văn bản chuyển ra, vào công ty, nếu không được phân loại thì khó xử lý, thực hiện. Do vậy, các loại văn bản này đều được phân loại theo thể thức văn bản ban hành, nhân viên văn thư tiến hành phân loại theo cách: văn bản nội bộ và văn bản từ bên ngoài, trong đó các loại văn bản lại được phân chia theo thể thức văn bản như :thông báo, quyết định, công văn, VB mật, VB khẩn cấp xử lý ngay... - Kiểm tra chính xác thể thức VB, trách nhiệm ban hành VB có đúng với quy định chung của công ty nói riêng và pháp luật nói chung hay không. Giúp lãnh đạo nắm rõ được nguồn gốc, nội dung chính, ngày ban hành văn bản vì các văn bản đến công ty đều được vào sổ riêng có trích yếu nội dung( trừ VB mật,gửi đích danh). - Thuận lợi khi tra cứu, tìm kiếm văn bản. Những văn bản sau khi trình lãnh đạo phê duyệt được chuyển phát tới cá nhân, phòng ban có trách nhiệm giải quyết thì văn bản đó được lưu lại một bản quản lý tại Phòng Tổ chức - Hành chính để tiện lợi cho việc tra cứu, kiểm tra lại thông tin, theo dõi quá trình thực hiện VB, dễ dàng tìm kiếm khi cần. - Ngoài phương thức vào sổ văn bản bằng những tập hồ sơ riêng thì còn được tiến hành quản lý, lưu trữ trên máy tính.Công ty đã áp dụng tiến bộ của KH- KT trong quản lý giúp quản lý gọn nhẹ, chính xác, đảm bảo an toàn, tiện lợi khi tra cứu, kiểm tra VB. b/ Quy trình tổ chức, xử lý văn bản *. Quy trình xử lý văn bản đến. Bước 1: Kiểm tra sơ bộ Mục đích: xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình không? Số lượng bì văn bản có đủ không? Kiểm tra phong bì văn bản có nguyên vẹn không? Có dấu hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? Nếu có phải lập biên bản gửi cho người có trách nhiệm. Bước 2: Phân loại sơ bộ Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan, cán bộ văn thư phân loại văn bản nhận thành 2 loại: 1 loại phải đăng ký vào sổ, 1 loại không phải đăng ký. + Loại văn bản phải đăng ký tất cả các văn bản gửi cho cơ quan, thủ trưởng trong cơ quan, cho những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan. + Loại văn bản không phải đăng ký: sách, báo, tạp chí, thư riêng. Bước 3: Bóc bì văn bản ã Những phong bì có dấu hiệu khẩn thì phải được bóc ngay sau khi nhận. ã Khi bóc bì văn bản không được làm rách văn bản bên trong, không được làm mất phần số, kí hiệu của các văn bản đã ghi ở phần ngoài phong bì. ã Không được làm mất dấu bưu điện ở ngoài ã Đối với văn bản thường sau khi phân loại văn bản thì tiến hành bóc bì : lấy văn bản thật nhẹ nhàng và không làm rách văn bản. ã Nếu văn bản gửi không đúng phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó. ã Đối với các văn bản thuộc đơn từ khiếu nại, đề xuất, kiến nghị cần kiểm tra và giữ lại phong bì đính kèm theo văn bản làm chứng. Bước 4: Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến - Mục đích: xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan. - Mẫu đến: Tên cơ quan nhận văn bản Đến - Số đến ................... - Ngày đến .......................... - Chuyển ............................. - Lưu hồ sơ số ...................... - Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái (phần lề văn bản), dưới phần số và kí hiệu. Dưới đây là hình thức 1 loại sổ văn bản : Hình 8: Mẫu sổ “Giao nhận tài liệu từ bên ngoài” GIAO NHậN TàI LIệU Từ BÊN NGOàI : (không thuộc văn bản đến) BM- 05- 06 Ngày nhận Đơn vị gửi Nội dung tài liệu Số lượng Người nhận Ghi chú 25/04/2008 Cty TM Việt á Giấybáogiá máytính xách tay 02 tờ Lý Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính Bước 5: Trình thủ trưởng và người phụ trách xem xét, cho ý kiến phân phối văn bản đến Trưởng phòng xem và cho ý kiến vào lề, nhân viên văn thư lấy lại văn bản và chuyển giao cho các phòng ban , bộ phận trong công ty. Bước 6: Đăng ký, vào sổ văn bản đến - Nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nắm được nội dung văn bản và biết được đối tượng giải quyết văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu. - Mỗi văn bản chỉ được đăng ký 1 lần tránh trùng lặp.Văn bản đến phải được vào sổ ngay ngày nhận. Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến - Văn bản phải được chuyển giao đúng và trực tiếp cho đơn vị và cá nhân người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị hoặc người khác nhận hộ. - Văn bản đến ngày nào phải được phân phối và chuyển giao ngay trong ngày đó: + Trình xin ý kiến phân phối văn bản: sau khi bóc bì, đóng dấu lên văn bản, cán bộ văn thư đăng ký một phần văn bản vào sổ, rồi trình tất cả mọi văn bản giấy tờ đã nhận choTrưởng phòng, sau đó trình lên thủ trưởng cơ quan để ghi ý kiến phân phối lên văn bản. + Chuyển giao văn bản đến: Sau khi có ý kiến phân phối văn bản của thủ trưởng cơ quan thì phải chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm giải quyết. Trước khi chuyển giao văn bản đến người giải quyết, văn thư phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan. Bước8. Tổ chức giải quyết văn bản đến và theo dõi giải quyết văn bản đến trong cơ quan *) Tổ chức giải quyết văn bản đến: + Đối với văn bản thường: nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị cá nhân đó trực tiếp giải quyết. - Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh đặc biệt đối với những văn bản khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận được văn bản đó. - Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo khi có ý kiến lãnh đạo ghi ở lề thì không được đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. - Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành chuyên môn. + Đối với văn bản mật: - Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm. - Không sao chụp, ghi chép những bí mật của văn bản.Không được trao đổi những điều bí mật của văn bản trong điều kiện không đảm bảo an toàn. *)Theo dõi kiểm tra giải quyết văn bản đến - Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản theo quy định, chế độ chính sách của Đảng và nhà nước. - Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. Hình 9: Mẫu sổ: “Sổ đăng ký văn bản mật” Sổ đăng ký văn bản mật BM- 03- 05 Stt Ngày tháng Số, kí hiệu Trích yếu têngọi Mức độ mật Người ký văn bản Người nhận văn bản Văn bản lưu tại Số lượng văn bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 12/08/2007 102/KD Chiến lược kinh doanh Mật Thu Lý P.Tổ Chức Hành chính 01 Nguồn:Phòng Tổ chức-Hành chính *Kết quả thực hiện: Nhân viên văn thư đã tiến hành theo đúng qui trình mà công ty đã qui định dưới sự quản lý, kiểm tra thường xuyên của Trưởng phòng, phó phòng trong việc quản lý, ban hành, chuyển phát các loại VB được Giám đốc đánh giá cao tính chuyên môn nghiệp vụ của các nhân viên trong phòng Tổ chức - Hành chính. Lãnh đạo Công ty thường xuyên khuyến khích bộ phận văn phòng phát huy sáng tạo, đổi mới phương thức mang tính khoa học, hiện đại, thường xuyên học hỏi các phương thức quản lý VB có hiệu quả cao. Đầu năm 2009 vừa qua, lãnh đạo có cuộc trao đổi kinh nghiệm quản lý với Trưởng, phó phòng và trao đổi về tính chuyên nghiệp của các nghiệp vụ văn phòng dành cho nhân viên văn phòng. Tuy nhiên việc áp dụng theo qui trình một cách cứng nhắc đôi lúc cũng gây ra nhược điểm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung. Ví dụ cụ thể: Trong trường hợp văn thư đang bận giải quyết một số công việc với lãnh đạo mà có nhân viên bưu điện đến giao tài liệu, bắt buộc phải đợi nhân viên văn thư xuống ký nhận trong khi đó các nhân viên trong phòng Tổ chức-Hành chính có thể hỗ trợ nhau trong công việc. Vì vậy, nó ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả công việc quản lý, ban hành văn bản trong trường hợp có công văn, thông báo khẩn cần được giải quyết nhanh chóng. * Quy trình xử lý văn bản đi Bước1: Đăng ký văn bản đi - Ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi và những phương tiện đăng kí nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi. - Trước khi đăng kí văn bản vào sổ, văn thư sẽ phải hoàn thiện những thủ tục phát hành: +) Ghi số lên văn bản: là số đăng kí của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm. +) Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ đó. +) Tất cả văn bản đi đều đăng ký tập trung ở văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số ở cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản. - Ghi ngày tháng lên văn bản: ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện: sổ, máy tính. - Đăng kí văn bản đi bằng sổ: +) Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong một năm thì lập 2 sổ: sổ đăng kí văn bản mật đi, sổ đăng ký văn bản đi chung. +) Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản đi trong một năm thì lập 3 sổ: sổ văn bản đi mật, sổ văn bản đi thường, sổ văn bản quy phạm pháp luật. Bước 2: Chuyển giao văn bản đi - Các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi đã có chữ kí của người có thẩm quyền và dấu. Những văn bản có mức độ khẩn phải được chuyển đi trước. Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm phiếu gửi và phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. - Lựa chọn và trình bày phong bì tuỳ theo số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước to hay nhỏ để chọn phong bì cho phù hợp. - Gửi văn bản đi: Đối với văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan khi phát hành cũng phải đăng ký vào sổ và yêu cầu người nhận văn bản phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản đó. Chuyển văn bản đi theo đường bưu điện, yêu cầu nhân viên bưu điện kí xác nhận và đóng dấu vào các cột mục của sổ chuyển giao. - Kiểm tra việc gửi đi: Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc kiểm tra văn bản từ khi ban hành văn bản đến quá trình gửi đi. Trưởng phòng kiểm tra nội dung, thể thức, thủ tục, quy chế văn bản đi. Cá nhân người phụ trách đơn vị phải kiểm tra về mặt nội dung và xem xét sự hình thành và xử lý văn bản đi tại đơn vị mình phụ trách. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua đường bưu điện. Bước3. Sắp xếp và quản lý văn bản lưu: - Bất cứ cơ quan ban hành văn bản bao giờ cũng lưu ít nhất là 2 bản: 1 là lưu tại bộ phận văn thư của cơ quan, 1 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn. - Cách sắp xếp hồ sơ lưu tại văn thư đối với những văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp thì chỉ cần dựa vào số và thời gian ban hành văn bản để thực hiện việc sắp xếp: Văn bản nào có số nhỏ, ngày, tháng trước thì xếp lên trên. Văn bản nào có số lớn, ngày, tháng sau thì xếp xuống dưới. - Bảo quản và phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn bản. Văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo năm hoặc theo nhiệm kì, lên giá tủ của cơ quan, có trách nhiệm bảo quản văn bản lưu đến khi nộp vào lưu trữ. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm cho việc nghiên cứu sử dụng tra tìm các văn bản lưu tại chỗ. * Kết quả thực hiện : Đối với việc soạn thảo, chuyển phát các VB đi đã được các nhân viên trong văn phòng và lãnh đạo Công ty kiểm tra, xem xét một cách chi tiết, cụ thể trước khi chuyển đi. Bởi nó thể hiện ngôn luận,thái độ, quan điểm, cách thức quản lý, ... của Công ty nói chung. Vì thế nhân viên trong văn phòng luôn phải tuân thủ qui trình một cách chính xác và chịu trách nhiệm với công việc của mình, đề cao tinh thần tập thể trong công việc chung. Hình 10 : Mẫu sổ : “Sổ công văn đi” SÔ CÔNG VĂN ĐI BM- 03- 03 Số công văn Phòng ra công văn Ngày ra công văn Nội dung công văn Nơi nhận Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính Nghiệp vụ quản lý, sử dụng con dấu Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội.Trong các doanh nghiệp các văn bản được ban hành và đảm bảo giá trị pháp lý bằng yếu tố quan trọng là con dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của doanh nghiệp Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, bởi con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ pháp lý với nhà nước và tổ chức khác. Qui trình quản lý và sử dụng con dấu của công ty tuân theo những qui định như sau: - Con dấu được quản lý tại văn phòng công ty do bộ phận văn thư quản lý và đóng dấu. - Con dấu được bảo quản trong hộp và luôn được khoá trong tủ, không ai được tuỳ ý sử dụng và mang về nhà. - Nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản, không làm biến dạng con dấu. Nếu mất phải khai báo ngay cho lãnh đạo. - Không đóng dấu khống, đóng vào các văn bản không hợp lệ. - Dấu được sử dụng cùng một màu mực, đóng rõ nét. - Công ty quy định rõ nhân viên văn thư chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc quản lý và sử dụng con dấu trước công ty và pháp luật. *Kết quả thực hiện: Đối với qui định trên, nhân viên văn thư đã nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng nội quy và không xảy ra những sai sót. Nội quy này được viết thành văn bản hướng dẫn cho các phòng ban khác trong trường hợp tiếp nhận những văn bản không hợp lý, sai qui cách thì VB không được đóng dấu và nhân viên văn phòng yêu cầu phòng ban, cá nhân đó chỉnh sửa lại VB cho đúng thể thức, quyền hạn và trách nhiệm của phòng ban, cá nhân đó. 2.2.2.5 Lập chương trình, kế hoạch công tác * Vai trò của chương trình, kế hoạch công tác Chương trình, kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động của Công ty nhằm đảm bảo cho những hoạt động đó được thực hiện liên tục, thống nhất, là cơ sở để giúp Giám đốc và Công ty chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo chủ động toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được các công việc trọng tâm, bảo đảm công việc được thực hiện đúng tiến độ. Chương trình, kế hoạch công tác giúp cho hoạt động của từng cán bộ, công chức và toàn Công ty có mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng. Một chương trình, kế hoạch có tính khoa học sẽ là nhân tố quan trọng khẳng định thực hiện thắng lợi những mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra. * Yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác Để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác dựa vào tình hình thực tế Công ty. Văn phòng thường xuyên phối hợp với trưởng phòng của các phòng ban để xây dựng chương trình làm việc của toàn Công ty nói chung và Văn phòng nói riêng. Thường xuyên theo dõi, sắp xếp các cuộc hẹn gặp, chuyến đi công tác... để sắp xếp lịch công tác sao cho phù hợp. Trình tự xây dựng chương trình như sau: Chương trình công tác quý: Lịch làm việc của văn phòng chi tiết theo định hướng chung của toàn Công ty trong thời gian hoạt động. Phân công việc cụ thể cho từng cá nhân trong văn phòng. Chương trình công tác tháng: Lịch làm việc cho từng tuần làm việc. Xây dựng chương trình hội nghị của Công ty chu đáo hiệu quả và tiết kiệm. Cuối năm gửi báo cáo tổng kết năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên ban lãnh đạo và các đơn vị phòng ban trong công ty để các phòng ban căn cứ vào đó mà thực hiện công việc. Trong thời gian qua, việc thực hiện xây dựng chương trình làm việc Công ty đã đạt được những kết quả: - Phòng Tổ chức - Hành chính đã phối hợp với các phòng ban xây dựng, quản lý thực hiện chương trình làm việc tuần, tháng, quý, năm theo yêu cầu đề ra. - Các chương trình đã bám sát trọng tâm, bao quát được các mặt hoạt động của Công ty, giúp cho việc lãnh đạo điều hành công ty được dễ dàng, thuận lợi hơn. - Nhiều cuộc họp tổ chức rút ngắn được thời gian, nhiều công việc được giải quyết dứt điểm. - Khắc phục được tình trạng giải quyết công việc không đúng trình tự. - Các chương trình làm việc bám sát chủ trương, chính sách Nhà nước cũng như các mục tiêu của Công ty đề ra. Tuy nhiên còn tồn tại một số mặt yếu kém: Đôi khi vì chạy theo thành tích mà các đơn vị thực hiện chương trình công tác chỉ đảm bảo số lượng mà chưa đảm bảo chất lượng. Các đơn vị, phòng ban ít chủ động đề xuất cho Công ty những vấn đề chưa hợp lý cần điều chỉnh, những khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mới nảy sinh mà còn bị động đợi cấp trên giao nhiệm vụ mới triển khai đề xuất. Một số bộ phận không thực hiện theo đúng chương trình, kế hoạch công tác, thiếu sự kiểm tra, rà xoát, điều chỉnh chương trình làm cho chương trình thiếu tính khả thi. Nghiệp vụ tiếp đón khách * Khái niệm: Tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để công ty giao lưu, tiếp xúc với cá nhân, tổ chức ngoài, trong cơ quan nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ phía bên ngoài. Đối tượng khách của công ty chủ yếu là Ban quản lý các dự án, nhà mời thầu các công trình cầu đường... *Vai trò: Tiếp khách là hình thức giao lưu của công ty với các tổ chức cá nhân trong và ngoài công ty về những vấn đề liên quan đến sự hoạt động, tồn tại và phát triển công ty. Đây là nghiệp vụ rất quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào . Tiếp khách giúp công ty mở rộng mối quan hệ, giao lưu với bên ngoài, hợp tác làm ăn, trao đổi kinh nghiệm, duy trì bạn hàng, giao lưu văn hoá giữa các tổ chức...Tuỳ vào đối tượng khách mà văn phòng có hình thức, nghi lễ tiếp đón khách cho phù hợp. Công ty cũng qui định rõ với chức vụ nào thì được tiếp khách quan trọng và có nghi lễ đón tiếp khách trang trọng. Ví dụ cụ thể: Đối với vị khách là trưởng BQL dự án thì cần đón tiếp tại các nhà hàng lớn và mở tiệc chiêu đãi. Giám đốc công ty cùng các Trưởng phòng, phó phòng có trách nhiệm tiếp đón và chiêu đãi các vị khách.Việc tiếp khách với mục đích nhằm củng cố mối quan hệ làm ăn, tăng thêm tình đoàn kết hữu nghị...Nhưng đảm bảo “ tránh lãng phí”- đây là khẩu hiệu mà Công ty đưa ra áp dụng cho tất cả phòng ban. * Kết quả thực hiện: Văn phòng thực hiện nghiệp vụ tiếp khách theo nội quy của Công ty như sau: Luôn đảm bảo nguyên tắc hữu nghị, chu đáo, an toàn, hiếu khách. Đảm bảo việc đón tiếp diễn ra lịch sự, trang trọng theo đúng nghi thức giao tiếp và tập tục dân tộc. Công ty luôn đề cao “ chữ tín với khách hàng” và lãnh đạo cũng như Trưởng phòng luôn quan tâm nhắc nhở nhân viên phòng Tổ chức- Hành chính vì đây là phòng đầu tiên khách tiếp xúc luôn tỏ ra là những người hiếu khách, sẵn lòng giải đáp những thắc mắc của họ, cư xử chân thành, lịch sự. Tuy nhiên nghiệp vụ này vẫn còn thiếu sót: Khi tiếp khách đặc biệt là khách vãng lai thì chưa được chú trọng, quan tâm đúng mức. Việc tiếp khách nội bộ cơ quan còn xuề xoà, qua loa. Đánh giá chung về hoạt động của phòng Tổ chức - Hành chính 2.2.3.1 Thuận lợi Trong công tác văn phòng, Công ty đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ hành chính không còn bị phân tán như trước mà đã tập trung, các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành chính cũng được đổi mới hơn ... a/Về nhân sự - Kết cấu độ tuổi của lãnh đạo và nhân viên Văn phòng tương đối trẻ vì thế dễ học hỏi những tiến bộ của KH- KT trong các nghiệp vụ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao năng suất lao động. - Đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình trong công việc, có ý thức trong việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn. - Lãnh đạo là người có kinh nghiệm, năng lực quản lý, điều hành. Đội ngũ lãnh đạo văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhạy bén, tinh tế phân tích tương đối chính xác sự ảnh hưởng của thị trường đến hoạt động của công ty. Ví dụ cụ thể: Theo quy định trước đây thì muốn được giải đáp các thắc mắc, khách hàng nhất định phải có đơn thư gửi phòng Tổ chức - Hành chính xét duyệt của Trưởng phòng, sau đó hẹn gặp bộ phận chuyên môn giải đáp rồi mới báo lại cho khách hàng. Qui trình này đôi khi đã gây sự giải đáp chậm trễ cho khách hàng, cũng có lúc đơn thư còn bị thất lạc. Nhận thấy nhược điểm đó thì nhân viên văn phòng đưa ra ý kiến :Với những vấn đề cần được giải quyết ngay thì trưởng phòng hoặc phó phòng cùng với lãnh đạo hoặc nhân viên chuyên môn (trường hợp lãnh đạo đi công tác) nên cùng thảo luận giải quyết ngay cho khách hàng. Khi thắc mắc được giải đáp kịp thời đồng thời nâng cao uy tín, trách nhiệm của công ty đối với khách hàng, luôn quan tâm tới lợi ích khách hàng.Từ đó mà trưởng phòng, phó phòng và các bộ phận chuyên môn sẽ rút ra được kinh nghiệm, nhận thấy thiếu sót trong quá trình hoạt động của mình để kịp thời sửa chữa cho phù hợp. b/Về phương thức quản lý - Trong quá trình điều hành, tổ chức hoạt động của phòng Tổ chức- Hành chính đều được thực hiện theo qui chế, nội qui mà công ty đề ra. - Trưởng, phó phòng luôn tỏ ra là tấm gương trong công việc, thái độ làm việc nghiêm túc nhưng thân thiện, cởi mở trò chuyện với nhân viên trong những giờ giải lao. Trưởng phòng cũng quan tâm tới tâm lý, đời sống nhân viên :động viên, chia sẻ, tạo điều kiện, giúp đỡ về vật chất và tinh thần. - Trưởng phòng luôn đưa ra những nhận xét, đánh giá thái độ làm việc và hiệu quả của nhân viên một cách tế nhị, kín đáo, không phê phán nhân viên trước mặt nhân viên khác tránh làm tổn thương lòng tự trọng của nhân viên. - Văn phòng được sự quan tâm của Ban lãnh đạo Công ty nên đang dần củng cố vị trí, tầm quan trọng của mình trong sự vận động của công ty trong giai đoạn hiện nay như : thường xuyên nhắc nhở, động viên nhân viên hăng say làm việc, có trách nhiệm. - Công ty cũng có chính sách khuyến khích tinh thần, hiệu quả công việc cho nhân viên, tổ chức chuyến tham quan giúp nhân viên được nghỉ ngơi, thư giãn cũng nhằm tăng thêm mối đoàn kết giữa các nhân viên với nhau khiến cho bộ máy công ty trở nên bền vững. c/Trang thiết bị làm việc Nhìn chung, trang thiết bị làm việc của Phòng Tổ chức-Hành chính tương đối đầy đủ nhằm đảm bảo cho việc phục vụ công việc quản lý,điều hành công ty. Tuy nhiên vẫn còn có những thiết bị lạc hậu. Việc đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng và công tác quản lý điều hành trong thời gian tới sẽ được quan tâm, đầu tư đúng mức vì bộ phận văn phòng đang khẳng định vai trò của mình trong công ty và sự ảnh hưởng của trang thiết bị hiện đại đến hiệu quả hoạt động của văn phòng nói riêng và của công ty nói chung. d/Việc thực hiện các nghiệp vụ - Các nghiệp vụ luôn được thực hiện đúng theo qui chế, nội quy, quy định của công ty. Nhưng trong thực tế vẫn còn những tồn tại ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà lãnh đạo văn phòng cần cân nhắc, điều chỉnh cho phù hợp. - Việc thực hiện các văn bản bắt buộc đều có văn bản hướng dẫn cụ thể rất thuận tiện, chính xác, phù hợp với nội quy, quy định của công ty. e/ Về mối quan hệ công tác Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao, Văn phòng Phòng Tổ chức - Hành chính luôn duy trì các mối quan hệ trong nội bộ cơ quan và cả các tổ chức bên ngoài. Văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng có mối quan hệ với các phòng chức năng nghiệp vụ, các tổ chức đoàn thể khác để nắm vững tình hình sản xuất kinh doanh, tính chất công tác của từng bộ phận và từ đó giải quyết tốt phần việc của mình như sau: - Có mối quan hệ thường xuyên với các phòng ban xí nghiệp hàng tuần để nắm được tình hình sản xuất kinh doanh và mọi hoạt động của công ty, đơn vị báo cáo nhanh với lãnh đạo xử lý, giải quyết kịp thời. - Quan hệ thường xuyên với Phòng kế toán tài vụ để xin cấp phát kinh phí sủa chữa và mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, chi tiêu tiếp khách, hội họp trong cơ quan theo kế hoạch dự toán đã được duyệt. - Quan hệ với Phòng vật tư thiết bị để nghiên cứu thay đổi mua sắm thiết bị phương tiện ô tô đáp ứng phục vụ công tác tốt, cùng xem xét giải quyết sửa chữa lớn, thường xuyên, đột xuất của các xe ô tô con của Văn phòng, xây dựng các định mức cho ô tô con để có cơ sở thanh quyết toán nhiên liệu, phụ tùng, xăm lốp... - Quan hệ với Phòng dự án để cùng phối hợp xây dựng các kế hoạch chi phí cho đấu thầu, ký kết hợp đồng, bố trí sắp xếp phương tiện đi thị sát thực địa các tuyến đường. - Quan hệ với Trung tâm đào tạo nghiệp vụ để có kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong văn phòng (kể cả đào tạo lại). Cùng xây dựng các phương án đào tạo dài hạn và ngắn hạn từ đó nghiên cứu bố trí cho cán bộ công nhân viên đi học, đảm bảo đáp ứng công tác được giao. - Quan hệ với các cơ quan đoàn thể như Đảng uỷ công ty, công đoàn, đoàn thanh niên của Công ty để nắm được kế hoạch sắp xếp bố trí nơi làm việc, mua sắm phương tiện bàn ghế dụng cụ phục vụ cho làm việc. Như vậy, thực hiện tốt mối quan hệ với các phòng ban nghiệp vụ chức năng là giúp Văn phòng làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo Công ty, hoàn thành nhiệm vụ và giải quyết tốt nhiệm vụ được giao. 2.2.3.2 Tồn tại Hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình, là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt các công việc điều hành trong cơ quan cũng như công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển của Công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dưới sự lãnh đạo, điều hành của Trưởng phòng, phó phòng. Tuy nhiên, với nhịp độ phát triển kinh tế và sức cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường như hiện nay thì văn phòng của Công ty còn một số mặt cần khắc phục. a/ Về cơ cấu quản lý Cơ cấu tổ chức hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu và khối lượng công việc cần giải quyết, nguyên nhân chủ yếu là văn phòng nhận quá nhiều công việc mà số lượng nhân sự trong văn phòng lại quá ít, được định biên 13 người. Diện tíchVăn phòng nhỏ nên các phòng bị thu hẹp. Đôi khi có sự chồng chéo khi thực hiện chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban chức năng và văn phòng. Do bị động không lường hết được các công việc đột xuất như tình trạng giá cả nguyên vật liệu tăng cao. Đôi khi chương trình làm việc thiếu tính kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện do vậy mà khi thực hiện công việc theo kế họach lập sẵn đã không có tính khả thi, lãnh đạo không giải quyết hết việc. Đặc biệt trong công tác văn thư - lưu trữ, giấy tờ, công văn đến đều được chuyển đến cho Giám đốc xét duyệt mà lẽ ra phải qua Trưởng phòng xem xét trước rồi mới chuyển đến Giám đốc. Như vậy sẽ giúp cho Giám đốc đỡ phần giải quyết những công việc sự vụ, tránh lãng phí thời gian. Hơn nữa, nhiều khi Giám đốc đi vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ Giám đốc xét duyệt, điều này sẽ dẫn đến hậu quả: ách tắc trong quá trình giải quyết công vụ, đôi khi không đưa ra những quyết định được nhanh chóng, kịp thời. b/ Về nhân sự Lực lượng cán bộ công nhân viên trong Công ty hiện nay vẫn còn thiếu những cán bộ năng động trong chuyên môn và quản lý giỏi, thiếu đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ để đáp ứng với cơ chế mới. Đối với nhân viên Văn phòng: Số nhân viên còn quá ít so với khối lượng công việc, thường một nhân viên phải kiêm nhiệm các công việc khác không thuộc chức năng và nghiệp vụ chuyên môn của họ. Bên cạnh đó, trình độ chuyên môn còn hạn chế, các thao tác nghiệp vụ chưa linh hoạt, trong khi công việc ngày càng đòi hỏi sự sáng tạo và năng động. c/ Về trang thiết bị và môi trường làm việc Cơ chế mới đòi hỏi có sự cạnh tranh gay gắt trong xu thế chung, từ đó vai trò của Văn phòng ngày càng được khẳng định. Trong đó, yếu tố trang thiết bị có tính chất quyết định sự đứng vững của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế.Công ty mặc dù đã nắm bắt được nhu cầu mới, song vẫn chưa mạnh dạn đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh nên làm năng suất lao động còn bị hạn chế. Một số trang thiết bị văn phòng vẫn lạc hậu, không đảm bảo chất lượng bảo quản như :giá kê tài liệu lưu trữ còn bằng gỗ nên dễ bị mối mọt, bàn ghế chưa đồng bộ, màn hình máy tính cồng kềnh ... Đặc biệt chưa có phòng tiếp khách riêng biệt nên bất tiện khi phải tiếp khách ngay tại Văn phòng. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến không khí làm việc của các nhân viên và tâm lý không thoải mái cho khách đến công ty. d/ Các nghiệp vụ trong văn phòng Các nghiệp vụ được thực hiện đúng theo quy định, qui chế, nội quy của Công ty, nhưng trong một số trường hợp nó trở nên cứng nhắc, không linh hoạt như :Việc tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu mà bưu điện chuyển tới thì nhất thiết phải là nhân viên văn thư ký nhận. Điều này sẽ không thuận tiện trong trường hợp nhân viên văn thư đang bận giải quyết công việc cùng với lãnh đạo hoặc phòng ban khác. Đặc biệt, đối với công tác thông tin tổng hợp của văn phòng tuy đã có nhiều cố gắng song vẫn tồn tại một vài nhược điểm cần quan tâm: - Trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thông tin chưa được đầu tư đầy đủ nên việc khai thác và xử lý thông tin còn bị hạn chế. - Nguồn thông tin còn chưa đảm bảo chính xác và trung thực. - Đôi khi vì chạy theo thành tích còn tình trạng làm báo cáo không đúng làm lãnh đạo không nắm được tình hình thực tế. Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng công ty cpctgt hải phòng 3.1 Định hướng chung Hiện đại hoá công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cùng với việc nâng cao hiệu quả quản lý trong văn phòng nói riêng, cải tiến và nâng cấp cơ sở vật chất trong hoạt động của văn phòng chính là mục tiêu mà các doanh nghiệp trong và ngoài nước luôn đặt ra trong mọi thời kỳ phát triển. Điểm yếu nhất của văn phòng nước ta hiện nay là hoạt động văn phòng mang tính thụ động, bị động rất cao. Chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ, sự vụ lấn át, chức năng thụ động xử lý thông tin. Do vậy, yêu cầu xây dựng để đổi mới văn phòng theo hướng hiện đại là rất cấp bách. Việc tổ chức hoạt động bộ máy quản lý ở văn phòng của Công ty CPCTGT Hải Phòng hiện nay, bên cạnh các mặt mạnh còn tồn tại không ít những hạn chế. Qua tìm hiểu và nghiên cứu thực tế, em xin mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng tại Công ty. Trước hết, định hướng chung để đưa ra giải pháp cho phòng Tổ chức - Hành chính của Công ty như sau: 3.1.1 Đầu tư vào nâng cao chất lượng nhân sự Lao động là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý lao động trong sản xuất là sẽ đi đến thành công. Muốn vậy, chúng ta phải đầu tư nâng cao chất lượng nhân sự hiệu quả trong văn phòng. Nhân viên làm việc trong văn phòng phải đảm bảo ngày càng hoàn thiện các tiêu chí sau: + Nhiệt tình, tâm huyết với nghề nghiệp.Bình tĩnh, sáng suốt xử lý thông tin. + Sáng tạo, năng động trong cơ chế mới.Luôn phát huy được nếp sống văn hoá trong giao tiếp cộng đồng, có lối sống lành mạnh, tôn trọng quy chế cộng đồng. + Làm việc có khoa học.Tiết kiệm thời gian. + Muốn đổi mới, phát triển nghề nghiệp cần mở rộng, nâng cao kiến thức. Luôn được Công ty tạo điều kiện thuận lợi để mỗi nhân viên phát huy hết được năng lực của mình. 3.1.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, là khâu then chốt tạo ra sự năng động của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Do đó, văn phòng nhất thiết phải được đổi mới. Đổi mới phải khoa học, có hệ thống thống nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phải hiện đại hoá bộ máy điều hành, đưa tiến bộ kỹ thuật khoa học vào trong Văn phòng. Muốn đổi mới tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc. +Tính tối ưu: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải được tổ chức mối liên hệ hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý, mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác. +Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với mọi tình huống trong và ngoài hệ thống. +Tính kinh tế: Gọn nhẹ, sử dụng kinh phí ít nhất và mang lại hiệu quả cao nhất. 3.1.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty - Để công việc trong công ty được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả thì các công việc được chuyên môn hoá trong nhiệm vụ, quyền hạn của mình. - Xây dựng các chương trình làm việc một cách cụ thể hơn thì mới có thể được diễn ra một cách khoa học, logic, chính xác, kịp thời. Đây là vấn đề cốt lõi mà phòng Tổ chức-Hành chính phải nắm vững và bám sát trọng tâm, trọng điểm. - Để tránh Văn phòng hoạt động một cách bị động thì lãnh đạo văn phòng phối hợp cùng nhân viên chuyên môn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có quyết định kịp thời nhất. - Việc thực hiện các công việc trong văn phòng phải dựa trên qui chế hoạt động chung, qui trình tiêu chuẩn cho việc quản lý của các công ty. 3.1.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc Hiện nay Nhà nước đã không ngừng cải tiến, đổi mới công tác thủ tục hành chính trên mọi lĩnh vực nhằm đảm bảo lợi ích cho người dân, tránh bao liêu, cửa quyền. Chính vì thế mọi doanh nghiệp đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản hoá các thủ tục hành chính nhưng vẫn đảm bảo pháp luật chung của Nhà nước và nội quy, qui chế của công ty. 3.1.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý. Trang thiết bị là công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng. Hiện nay, doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì việc đầu tư mua sắm trang thiết bị là cần thiết. Trong khả năng của mình, các doanh nghiệp nên có sự đầu tư đúng đắn về trang thiết bị nhằm đáp ứng đủ nhu cầu của công việc, không bị lãng phí mà vẫn đạt mục tiêu đề ra. Nói chung, trang thiết bị tương đối hiện đại sẽ tạo ra môi trường làm việc khoa học, văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ công, tăng năng suất lao động mà còn nâng cao được sức khoẻ của cán bộ nhân viên để họ làm việc ổn định, lâu dài, yêu nghề, sáng tạo. Việc đưa CNTT vào trong lĩnh vực quản lý đang trở thành xu thế chung và các phần mềm quản lý đang được ứng dụng triệt để nhằm khai thác những lợi ích mà CNTT mang lại. Căn cứ vào những lý luận cơ bản về văn phòng. Căn cứ vào đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia. - Căn cứ vào mục tiêu, thực tiễn hoạt động của văn phòng . Căn cứ vào giới hạn đề tài mà luận văn xin đưa ra một vài giải pháp nhằm nâng cao hoạt động Văn phòng. 3.2 Giải pháp cụ thể 3.2.1 Đầu tư vào nhân sự (*) Đổi mới tổ chức nhân sự. Một số CBCNV của văn phòng vẫn còn bị ảnh hưởng của lề lối làm việc cũ. Họ thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị thực hiện công việc một cách thụ động. Khi chuyển sang cơ chế mới, họ không tránh khỏi lúng túng, làm việc kém hiệu quả trong khi khối lượng công việc ngày càng nhiều đòi hỏi có sự sáng tạo, năng động. Vì vậy, cần sắp xếp vị trí phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của từng người. Thường xuyên tạo điều kiện cho những nhân viên có năng lực phát huy sáng tạo của họ. Cần tuyển dụng thêm những nhân viên có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những người không đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc được giao. Tạo môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho cán bộ công nhân viên. Thường xuyên chăm lo đến đời sống, điều kiện vật chất và tinh thần cho họ. +Sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên trong văn phòng hợp lý: Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải: - Đánh giá lại lao động về các mặt lao động như :trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi đời... - Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lượng. - Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay chưa, nếu chưa phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầu hoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn. Cần biết chính xác về năng lực làm việc của từng người và giao công việc cho đúng người đúng việc phù hợp với năng lực của họ. Từ đó, tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn khởi làm việc. Chú ý giúp đỡ họ thường xuyên nâng cao về mặt chuyên môn, khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc.Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại.Việc bố trí nhân sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng trống trong quá trình làm việc, đảm bảo phát triển về quy mô cũng như trong điều kiện cần thiết bố trí quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí người. Giao việc rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc. Bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp. + Quản lý nhân sự trong văn phòng: Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thường xuyên các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng. Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách có nghiêm túc và đồng bộ. + Công tác đào tạo và tuyển dụng nhân sự trong văn phòng: Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian để còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp. Hiện nay, hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều được trang bị máy điện thoại, máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời cho nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng. Về công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lao động; để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần được quan tâm đúng mức. Cụ thể: - Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Nhà nước về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc... đối với lao động được tuyển dụng. - Phải có ý thức tốt trong việc chấp hành những quy định riêng của cơ quan, đơn vị. - Phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn: Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt cũng như phẩm chất chính trị. 3.2.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý Muốn xây dựng được bộ máy quản lý của văn phòng gọn nhẹ, có hiệu lực, khắc phục bệnh quan liêu, thiếu kỷ cương, thiếu khoa học, tham nhũng và để thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả kinh tế thì đó là một vấn đề phức tạp, chưa thể giải quyết được ngay trong thời gian ngắn. Tuy vậy, trong thời gian tới , văn phòng có thể từng bước cơ giới hoá các tác nghiệp như sau: +Tác nghiệp văn thư: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn. +Tác nghiệp sao in: Sử dụng các thiết bị văn phòng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật: máy đánh chữ tự động, máy photocopy, máy sao chụp điện. +Chuyển giao văn bản: Sử dụng băng chuyền tự động, Telex, fax... Có thể nói, công việc của người Trưởng phòng còn nhiều khó khăn và bộn bề, nên bố trí một thư ký giúp việc cho trưởng phòng thực hiện công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu và một số công việc khác khi cần thiết một cách nhanh chóng, kịp thời. 3.2.3 Đổi mới hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty Công ty nên tổ chức cho cán bộ quản lý học tập nâng cao trình độ, khả năng quản lý chuyên nghiệp. Đặc biệt là về ngoại ngữ và tin học về phần mềm quản lý ứng dụng trong văn phòng. Xây dựng mối quan hệ đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công ty vì mục tiêu chung của công ty . Người lãnh đạo cần tạo ra mối quan hệ tốt trong nội bộ văn phòng, động viên, giúp đỡ làm cho các nhân viên cảm thấy được quan tâm, chia sẻ vì nó sẽ là động lực giúp họ làm việc nhiệt tình, lao động hăng say. Đặc biệt, người lãnh đạo phải khéo léo trong việc phê bình nhân viên, tránh phê bình trước mặt nhân viên khác. 3.2.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc Mặc dù các nghiệp vụ được thực hiện theo đúng qui trình, nội quy hoạt động của văn phòng nhưng đôi lúc khiến cho việc thực hiện một cách cứng nhắc, làm gián đoạn công việc như : việc tiếp nhận các văn bản do bưu điện hoặc đơn vị khác chuyển đến yêu cầu phòng Tổ chức - Hành chính ký nhận, nhưng theo nội quy của phòng thì nhân viên văn thư có trách nhiệm ký nhận văn bản chuyển đến. Điều này sẽ khiến cho việc tiếp nhận văn bản trở nên thủ tục, mất thời gian chờ đợi nhất là trong trường hợp nhân viên văn thư đang giải quyết công việc với phòng ban khác hoặc với lãnh đạo. Do đó có thể điều chỉnh lại nội quy là trong trường hợp nhân viên văn thư vắng mặt tạm thời thì các nhân viên trong phòng Tổ chức –Hành chính có thể kiểm tra đầy đủ văn bản và ký nhận đồng thời nhân viên đó chịu trách nhiệm về các văn bản đã nhận và bàn giao lại cho nhân viên văn thư. 3.2.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý. - Thay thế một số trang thiết bị đã cũ, đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt hơn vì nhận thấy một số tài liệu bị mọt mối làm ảnh hưởng đến văn bản bảo lưu. Đầu tư mới về thiết bị lưu trữ hồ sơ bằng các giá, tủ Inox để tránh tình trạng tủ sắt ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản hồ sơ. - Hiện nay do không gian của văn phòng bị hạn chế đồng thời các trang thiết bị trong văn phòng lại quá cồng kềnh : máy tính, máy in làm ảnh hưởng đến không gian của bàn làm việc của nhân viên, thiếu đi sự gọn nhẹ trong văn phòng. - áp dụng công nghệ tin học trong việc chuyển giao văn bản, trình duyệt văn bản, đăng kí và quản lý văn bản đến, văn bản đi, trong việc xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, phục vụ sử dụng tài liệu và trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ. kết luận Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học quản lý ở mỗi quốc gia và trên thế giới, hoạt động văn phòng ngày càng được quan tâm. Nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng càng trở nên cấp thiết đối với các cơ quan, tổ chức trong thời gian gần đây nhằm đạt tới những mục tiêu mong đợi của tổ chức. Công ty CPCTGT Hải Phòng cũng đang cố gắng từng bước đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý nhằm đạt năng suất cao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Để thực hiện được điều đó, văn phòng Công ty giữ một vị trí hết sức quan trọng là bộ phận thường trực, có chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần giúp cho hoạt động của công ty được thông suốt, liên tục và hiệu quả. Luận văn này đã tập trung nghiên cứu ba vấn đề nội dung: Một là : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng, bao gồm các khái niệm về văn phòng, vai trò của hoạt động văn phòng, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng . Hai là :So sánh đối chiếu lý luận trên thực tế hoạt động văn phòng và công tác văn phòng ở Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. Nhận thấy được những kết quả đã đạt được và những tồn tại yếu kém cần được khắc phục, cải tiến hành chính để văn phòng thực sự phát huy vai trò quan trọng của mình trong toàn bộ hoạt động của Công ty. Ba là: Trên cơ sở lý luận và thực tế hoạt động văn phòng đã được trình bày đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Trong khoá luận này tuy không thể mở rộng, đi sâu và nêu đầy đủ, sâu sắc mọi hoạt động của công tác văn phòng song thông qua toàn bộ nội dung đã trình bày, tôi mong muốn có thể đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty CPCTGT Hải Phòng. Chúng ta có quyền tin rằng với trình độ và nhận thức của các nhà quản lý, điều hành hiện nay công tác văn phòng sẽ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hoạt động của doanh nghiệp và xã hội đồng thời đóng góp không nhỏ vào sự phát triển chung của kinh tế xã hội của đất nước. Tài liệu tham khảo 1.Thạc sĩ Trần Thị Ngà,(2006), Tổ chức Quản trị văn phòng, Bài giảng cho Lớp QT901P tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia. 2.Trường Đại học kinh tế quốc dân/ khoa Quản trị kinh doanh(2005), Giáo trình quản trị văn phòng. 3.Học viện Hành chính quốc gia/ khoa văn bản và công nghệ hành chính,(2004), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước. 4.Tiến sĩ Trần Thị Thanh Thuỷ,(2006),Văn hoá tổ chức và một số giải pháp phát triển văn hoá công sở,Tổ chức nhà nước số 9/2006. 5.Mike Harvey,(2001), Quản trị văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. 6.Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng,(2006), Sổ tay chất lượng Công ty. 7.Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng,(2006), Tài liệu Qui định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn của các phòng ban, xí nghiệp của Công ty. Mục lục Các kí hiệu viết tắt trong bài luận văn: CPCTGT : Cổ phần Công trình Giao thông VB : Văn bản CBCNV : Cán bộ công nhân viên KH-KT : Khoa học kỹ thuật CNTT : Công nghệ thông tin BQL : Bản quản lý TC- HC : Tổ chức - Hành chính Sơ đồ bảng biểu Hình Nội dung Trang Hình 1 Sơ đồ các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 12 Hình 2 Bảng chỉ tiêu phản ảnh tình hình tài chính Công ty từ 2006 đến 2008 20 Hình 3 Quy trình công nghệ của Công ty 22 Hình 4 Cơ cấu tổ chức Công ty CPCTGT 24 Hình 5 Bảng thống kê nhân sự của Công ty tháng 1/2009 28 Hình 6 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổ chức -Hành chính 30 Hình 7 Bảng thống kê số lượng công văn đi và công văn đến. 34 Hình 8 Mẫu sổ : “Giao nhận tài liệu từ bên ngoài” 50 Hình 9 Mẫu sổ: “Sổ đăng ký văn bản mật” 52 Hình10 Mẫu sổ : “Sổ công văn đi” 55