Luận văn Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1

ài liệu có giá trị lịch sử và thực tiễn + Tài liệu lưu trữ là bản chính hoặc bản gốc và có một bản trong một đơn vị quản lý ( Phòng lưu trữ ). + Tài liệu lưu trữ có xuất xứ. Nhiệm vụ chủ yếu của công tác lưu trữ là : + Tổ chức bảo quản, hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ . + Tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ cho mục đích của đơn vị, tổ chức và các nhu cầu chính đáng của cá nhân sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất. Công tác lưu trữ có các nghiệp vụ chính như sau : Thu thập, phân loại và sắp xếp tài liệu Đánh giá tài liệu Bảo quản tài liệu Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu Tiêu huỷ tài liệu Hoạt động hậu cần : Công việc của bộ phận hành chính – quản trị thực chất là cung cấp dịch vụ, bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động văn phòng và cơ quan, có vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả công việc. Nhiệm vụ của bộ phận này không thể liệt kê hết vì có rất nhiều việc đột xuất phát sinh, tuy nhiên có thể nêu ra một số nghiệp vụ chính như sau : Phục vụ các buổi họp của cơ quan, đơn vị. Giao tiếp : lịch thiệp, văn minh, nhã nhặn, tôn trọng người giao tiếp. Lễ nghi : trang trọng, đúng quy định nhưng hợp lý, không rườm rà, hình thức. Dự trù và chuẩn bị các điều kiện, phương tiện vật chất đảm bảo các nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị. Quản lý vật tư, tài sản, điều hành nhân lực phục vụ công việc hàng ngày, công việc đột xuất của cơ quan. Chuẩn bị các khoản kinh phí và tổ chức chi tiêu sử dụng kinh phí hợp lý, tiết kiệm, đúng mục đích. III – Các yếu tố khác tác động tới hiệu quả hoạt động văn phòng : Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của văn phòng chính là môi trường hoạt động của văn phòng. Môi trường bao gồm các điều kiện khác nhau như không gian, địa điểm, tiếng động, ánh sáng ... Cần nghiên cứu cách thức tổ chức môi trường hoạt động của văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến các hoạt động văn phòng để khai thác những ảnh hưởng tốt và hạn chế những ảnh hưởng xấu của môi trường đến hoạt động của văn phòng cơ quan. Quan trọng hơn và trực tiếp hơn là sự tác động của các yếu tố bên trong quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng. Các yếu tố bên trong cũng đa dạng, phong phú, cần phải quan tâm toàn diện, nhưng quan trọng có 4 yếu tố cơ bản sau đây : Thứ nhất : Quy mô và cách thức tổ chức văn phòng Doanh nghiệp càng lớn, càng có nhiều đơn vị, bộ phận hoạt động trên địa bàn càng rộng bao nhiêu thì công việc của văn phòng càng phức tạp bấy nhiêu. Tuy nhiên, nhiều khi công việc của văn phòng bị chi phối ngay cả ở trường hợp cơ quan không có nhiều đơn vị, tổ chức. Thông thường có 3 hình thức tổ chức văn phòng chính là : mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình hỗn hợp ( nửa tập trung nửa phân tán ). Thứ hai : Con người trong tổ chức. Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. ở đây đòi hỏi con người phải có những năng lực và phẩm chất cần thiết, sự hiểu biết và phối hợp hành động, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Nếu mỗi cán bộ trong cơ quan, đơn vị hiểu rõ và hỗ trợ cho hoạt động văn phòng thì mọi công việc sẽ được triển khai thuận lợi. Ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận khác nhau không nắm vững nghiệp vụ văn phòng hoặc không có thái độ đúng mức với công việc văn phòng thì hoạt động văn phòng sẽ gặp khó khăn. Hiện nay, trong các cơ quan hành chính NN cũng như các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực khác nhau cũng đang thay đổi dần phương cách làm việc đối với hoạt động văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển của xã hội nhằm hỗ trợ mọi công việc có liên quan được giải quyết nhanh gọn, hiệu quả. Vì lý do này, việc huấn luyện nghiệp vụ, nâng cao năng lực, đào tạo mới, đào tạo lại đội ngũ quản trị viên văn phòng trong các cơ quan là nhiệm vụ tất yếu trong tiến trình đổi mới phương thức quản lý hành chính nói chung và nâng cao hiệu quả hỗ trợ quản lý của các hoạt động văn phòng nói riêng. Thứ ba : Xây dựng quy chế, quy định. Trong mỗi cơ quan, quy chế hoạt động và những quy định về lề lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng. Những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau và giữa từng con người với con người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cu thể, từng con người làm việc đơn lẻ không có sự hợp tác hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt được mục tiêu hoạt động của cơ quan. Thứ tư : Đầu tư trang thiết bị phù hợp. Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phòng không có hiệu quả chính là thiếu các điều kiện, phương tiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Tình trạng trang bị cơ sở vật chất cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà nó còn tạo được tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích trong công việc của mỗi con người cụ thể. Đồng thời, các thiết bị văn phòng hiện đại và đầy đủ sẽ góp phần không nhỏ vào việc bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ văn phòng làm việc lâu dài. Như vậy, để văn phòng hoạt động được thuận lợi, ngoài sự nỗ lực, cố gắng bên trong của bản thân nó, các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng lớn đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Thứ năm : ứng dụng công nghệ thông tin. Hiện nay, máy vi tính được khai thác sử dụng với nhiều mức độ và cấp độ khác nhau trong tất cả các lĩnh vực. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng thường phục vụ các chức năng như : Soạn thảo văn bản Thống kê công văn đi Xử lý công văn đến Lưu trữ và tìm kiếm văn bản Quản lý tài chính, tài sản, nhân sự, tiền lương Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại, hoạt động văn phòng từng bước được hoàn thiện với những thao tác nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả. Thứ sáu : Kiểm tra, giám sát và đánh giá. Tiến hành kiểm tra, giám sát côngviệc một cách thường xuyên và có hệ thống nhằm bảo đảm mọi công việc đều được thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời. Sau khi đã thực hiện xong, tiến hành đánh giá công việc và báo cáo kết quả với lãnh đạo. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn. Cụ thể như : Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị. Nâng cao năng suất lao động của đơn vị. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. Tóm lại : Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng làm việc của văn phòng trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận và toàn thể cơ quan. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Phần 2 Thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45-1 I – Tổng quan tình hình Công ty Lắp máy và xây dựng 45-1 1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 được thành lập từ năm 1980 có tiền thân từ Liên hợp các Xí nghiệp Lắp máy 45. Khi nước nhà thống nhất, hơn 2000 cán bộ, công nhân của đơn vị này được điều động vào miền Đông Nam Bộ để xây – lắp Nhà máy Thủy điện Trị An – nhà máy điện lớn nhất phía Nam lúc đó. Mấy năm sau, khi hoàn thành Thủy điện Trị An, lực lượng này bỗng trở nên hẫng hụt do thiếu việc làm giữa thời điểm còn là chế độ bao cấp. Khi đất nước bước vào công cuộc đổi mới, doanh nghiệp phải tự hạch toán, Liên hợp 45 được chia tách thành 3 đơn vị độc lập đều trực thuộc Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam ( LILAMA ). Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 tách ra ở riêng với ngót 1000 công nhân và một số tài sản, máy móc, xe cộ được phân giao kéo về địa phận huyện Long Thành ( Đồng Nai ) làm trụ sở đóng quân. Cố gắng tìm kiếm việc làm, họ đã phải gồng mình để giành giật, cạnh tranh với thương trường nghiệt ngã từng công trình lớn nhỏ để tồn tạ và giữ vững đội ngũ ( bởi toàn bộ CBCNV của Công ty lúc đó toàn là dân xứ Bắc ) . Từ năm 1993 trở lại đây, Công ty 45-1 đã đầu tư mua sắm mới hàng loạt các máy móc, công cụ đặc chủng. Cùng với sự sáng tạo và năng lực của đội ngũ kỹ sư và công nhân, Công ty đã trúng thầu và thắng thầu rất nhiều công trình có dự án lớn. Thành công trong việc chế tạo các bồn bể và đường ống áp lực chứa xăng, dầu và khí gas đã được các hãng gas trên cả nước ký hợp đồng chế tạo và lắp đặt, Công ty 45-1 là đơn vị đột phá trong việc nhận thầu trọn gói các công trình, cũng là doanh nghiệp đầu tiên của ngành Lắp máy VN làm tổng thầu EPC ( tức là nhận làm trọn gói công trình từ thiết kế đến xây dựng và lắp đặt ). Ngay từ thập kỷ 90, Công ty đã đầu tư xây dựng một nhà máy cơ khí trên diện tích 17 ha tại khu Công nghiệp Nhơn Trạch, sản xuất từ 20 – 30.000 tấn sản phẩm cơ khí đạt chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9002, cung cấp cho xây dựng các Nhà máy Xi măng Sao Mai, cho các thủy điện Hàm Thuận - Đa My - Cần Đơn, cho các nhà máy Điện Phú Mỹ I, Phú Mỹ II, III và nhiệt điên Ttrà Nóc (Cần Thơ). Với phương tiện máy móc thi công hiện đại và trình độ kỹ thuật cao, lại có tới gần 400 thợ hàn giỏi đạt chứng chỉ Quốc tế, Công ty còn là đơn vị duy nhất đạt chứng chỉ ASME của Tổ chức Quốc tế ( American Society of Mechanical Engineers ). Năm 1997, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 được Nhà nước tuyên dương là đơn vị Anh hùng Lao động trong thời kỳ đất nước đổi mới. Từ một công ty mới được thành lập chỉ có vài phòng nhỏ, tới nay, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã thiết lập một hệ thống các phòng ban có quy mô lớn hơn cả về số lượng và chất lượng với 10 phòng ban chuyên môn và 13 đội công trình, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc. Do vậy, công tác văn phòng ngày càng được chú trọng. Căn cứ vào đặc thù, tính chất và điều kiện cụ thể của các đơn vị trong hệ thống quản lý, Công ty xây dựng cơ chế phân rõ trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ về quản lý kinh tế và sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc. Tính đến đầu năm 2003, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã có đội ngũ CBCNV và năng lực chuyên ngành tương đối đông đảo với số lượng khoảng 2800 người bao gồm : 1. Kỹ sư và chuyên viên kỹ thuật 200 người 2. Thợ lắp 600 người 3. Thợ cơ khí chế tạo 500 người 4. Thợ lắp ống 200 người 5. Thợ hàn có Chứng chỉ Quốc tế 350 người 6. Thợ điện và hiệu chỉnh 300 người 7. Tài xế và nhân viên vận hành cẩu 150 người 8. Thợ xây dựng 300 người 9. Lao động khác 200 người Cơ cấu tổ chức của công ty ( Sơ đồ tổ chức trang 16 ) Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ khí xây dựng, Công ty 45-1 xây dựng cho mình một tổ chức tương đối gọn nhẹ và dễ thích ứng với sự thay đổi của cơ chế thị trường, trong đó : Giám đốc Công ty : Là người đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty, trước Bộ Xây Dựng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, là lãnh đạo cao nhất trong toàn Công ty quyết định chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của Công ty. Cùng với Giám đốc là 2 Phó Giám đốc chịu trách nhiệm từng nhiệm vụ cụ thể ( Phó Giám đốc phụ trách kinh tế và Phó Giám đốc phụ trách sản xuất), giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về pháp luật, về nhiệm vụ được giao. Trong bộ máy quản lý còn có rất nhiều phòng ban khác hoạt động theo chức năng chuyên môn riêng của mình, tham gia và giúp việc cho Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc toàn Công ty, bao gồm : Phòng quản lý máy - Ban an toàn lao động Phòng quản lý chất lượng - Phòng kinh tế kỹ thuật Phòng hành chính quản trị - Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức - Ban xuất - nhập khẩu Phòng cung ứng vật tư - Phòng pháp chế Ngoài các phòng ban trên, Công ty cũng thiết lập các đội, đơn vị do Giám đốc trực tiếp điều hành quán trình sản xuất. Các đơn vị đó phụ trách những lĩnh vực chuyên môn khác nhau nhưng tất cả đều phục vụ cho công tác quản lý và giám sát công việc xây lắp và thi công tại các công trình như : Nhà máy Cơ khí 45-1; Chi nhánh Hải Phòng; Đội Lắp máy I, II, III; Đội sửa chữa điện hiệu chỉnh; Liên đội lắp điện; Đội sửa chữa cơ giới và cơ điện; Liên đội hàn; Liên đội chống ăn mòn kim loại; Liên đội xây dựng; XN Lắp máy Phú Mỹ; XN Lắp máy Sao Mai cùng các ban quản lý và kỹ thuật khác. Với một hệ thống cơ cấu tổ chức tương đối năng động và khoa học, tránh được tình trạng chồng chéo, cồng kềnh của bộ máy quản lý, Ban lãnh đạo Lắp máy 45-1 đã trực tiếp chỉ đạo xuống các đội, chi nhánh, các đơn vị tham gia sản xuất, tạo hiệu quả cao trong công tác lãnh đạo của mình. Đồng thời, bộ máy quản lý của Công ty cũng được tinh lọc thường xuyên, khuyến khích sự tham gia và phát triển của mọi thành viên cùng với việc xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn cho các cấp quản lý của Công ty, đảm bảo công tác quản lý hành chính kịp thời, chính xác, đạt hiệu quả kinh tế tối ưu. Tuy nhiên, bên cạnh đó Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 vẫn phải tiếp tục kiện toàn tổ chức sản xuất nhằm nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý để phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới đặt ra. Sơ lược tình hình hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Mục tiêu của Công ty là phấn đấu để trở thành nhà cung cấp chủ yếu của thị trường xây lắp với những sản phẩm và những công trình đạt chất lượng cao. Để đạt được mục tiêu này, Công ty đã đặt mua nguyên vật liệu và phụ kiện chính từ các nhà sản xuất có chứng chỉ đạt chất lượng, ưu tiên những nhà sản xuất đã được chứng nhận ISO 9000, nâng cao năng lực sản xuất của Công ty và duy trì hệ thống Quản lý chất lượng theo ISO 9002 Mục tiêu chất lượng của Công ty được xác định theo từng giai đoạn và từng đề án cụ thể. Đó cũng là nội dung của các chương trình cải tiến, nâng cao chất lượng của Công ty. Những năm gần đây, các nhà máy và công xưởng trực thuộc Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đều đã được trang bị các thiết bị và hệ thống dây chuyền máy móc tân tiến như máy ép thủy lực (kích cầu bằng áp lực); máy vê chỏm cầu (máy dập các khối thép hình cầu); máy cuốn lốc thép tấm dày 100mm; dây chuyền máy dập xà gồ tấm lợp; máy hàn cắt tự động chuyên dùng chế tạo bồn và các dầm thép lớn, nâng khả năng của Công ty thành một trong những nhà chế tạo cơ khí lớn nhất Việt Nam. Thực tế hàng năm, Công ty đã cho xuất xưởng từ 20-30 ngàn tấn thiết bị phục vụ cho các công trình của đất nước như : xi măng, dầu khí, nhiệt điện, thủy điện, thực phẩm, hoá chất, các nhà máy đường, giấy, các cột phát sóng truyền thanh, truyền hình, cầu cảng, giao thông vận tải, chân đế giàn khoan trên biển... Từ năm 1992 – 2000, Công ty đã chế tạo và lắp đặt thành công nhiều dây chuyền công nghệ của các nhà máy như : Các nhà máy xi măng có công suất từ 1 triệu – 3 triệu tấn/năm (XM Hoàng Thạch, XM Bỉm Sơn, XM Sao Mai, XM ChinFon, XM Nghi Sơn) Các nhà máy Nhiệt điện và Thủy điện có công suất từ 500MW cho đến 2000MW (Nhiệt điện Uông Bí, NĐ Ninh Bình, NĐ Phả Lại, Thủy điện Trị An, TĐ Hoà Bình, Tua bin khí Phú Mỹ, NĐ Bà Rịa, NĐ Cần Thơ) Các nhà máy đường có công suất từ 1000 - 8000 tấn mía/ngày (Đường Vĩnh Trụ, Đường Lam Sơn, Đường Long An, Đường Bourbon Tây Ninh) Các nhà máy giấy có công suất từ 35000 – 45000 tấn giấy/năm (Giấy Z72, giấy Bãi Bằng, Giấy Tân Mai) Các nhà máy chế biến thực phẩm cho những công ty trong nước và tập đoàn nước ngoài như : Tập đoàn VEDAN, Tập đoàn VEWONG, Bia Heineken, Bia Sài Gòn, Chế biến thức ăn gia súc CHINFON, sữa VINAMILK ... Các nhà máy hoá chất như : N/M Phân đạm Hà Bắc có công suất 10 vạn tấn/năm, N/M Thuốc sát trùng KOSVIDA, N/M Thuốc vi sinh nông dược VIGUATO, N/M Hạt nhựa PVC có công suất 80.000 tấn/năm, N/M Dầu nhờn BP PETCO, N/M Dầu nhờn MOBIL UNIQUE ... Qua nhiều năm hoạt động, Công ty đã không ngừng phát triển toàn diện và lớn mạnh, trở thành đơn vị có năng lực hàng đầu của ngành Lắp máy VN. Hiện nay, Công ty là đơn vị độc quyền tại VN về chế tạo bồn bể áp lực, nhận thầu trọn gói các công trình phục vụ cho ngành cơ khí và xây dựng. II – Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Để thực hiện tốt các chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần, Phòng Hành chính Quản trị Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 phải hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ khó mà liệt kê hết được, vì trên thực tế phải đảm đương rất nhiều công việc phát sinh, việc đột xuất, sự vụ. Tuy nhiên, nhờ có sự tổ chức, phân công và phối hợp tương đối khoa học và hợp lý trong nội bộ phòng cũng như đối với các phòng ban khác, Phòng HCQT đã hoàn thành khá tốt những nhiệm vụ, yêu cầu mà Công ty giao phó, trong đó bao gồm các chức năng chính là chức năng hành chính và chức năng quản trị. Chức năng hành chính gồm những nhiệm vụ cụ thể sau : Tổ chức công tác in ấn, đánh máy, thông tin liên lạc phục vụ hoạt động quản lý của Công ty. Tổng hợp, trình Giám đốc duyệt các chương trình, kế hoạch công tác của Công ty. Tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các kế hoạch đó. Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo. Ghi biên bản và quản lý hồ sơ các cuộc họp, hội nghị, đồng thời sắp xếp chương trình, lên lịch công tác cho lãnh đạo và các cán bộ của Công ty. Chuẩn bị báo cáo định kỳ hay đột xuất về hoạt động của Công ty, giúp Giám đốc theo dõi tiến trình, tiến độ hoạt động thi công của các xí nghiệp, các đội để có những điều chỉnh hợp lý. Xây dựng, bảo quản, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu do Công ty quản lý. Chỉ đạo thống nhất công tác hành chính văn thư của Công ty. Quản lý con dấu, tài liệu theo đúng quy định. Tổ chức giao tiếp, đối nội đối ngoại, giữ mối quan hệ tốt với cấp trên, các bộ phận, đơn vị có liên quan, khách hàng hay cấp dưới. Chức năng quản trị bao gồm những nhiệm vụ cụ thể sau : Quản lý tài sản, trang thiết bị, vật tư của các phòng, ban theo chế độ quản lý tài sản của Công ty cũng như của Nhà nước. Quản lý việc sử dụng và quyết toán thu – chi kinh phí, tổ chức kiểm kê, thanh lý, mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng hoặc sửa chữa tài sản cho khối văn phòng. Quản lý về nhà cửa đất đai, Tiếp nhận, bàn giao, xử lý, phân phối và làm các thủ tục về nhà đất. Xây dựng trạm y tế, nhà trẻ cho con em công nhân; chăm sóc sức khỏe và đời sống cho CBCNV trong toàn Công ty. Bảo vệ an ninh trật tư và tài sản cho đơn vị và các khách hàng đến liên hệ công tác tại Công ty. Xây dựng các quy định, nội quy bảo vệ trật tư, an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường trong từng xí nghiệp, công trình của Công ty. Các chức năng và nhiệm vụ nêu trên chủ yếu được thực hiện tại Phòng HCQT của Công ty và được phân chia thành nhiều dạng hoạt động. Mỗi hoạt động có những yêu cầu riêng về chuyên môn nghiệp vụ, đòi hỏi năng lực chuyên môn nhất định. Rất nhiều các hoạt động được xác lập như : hoạt động thông tin, hoạt động giao tiếp, hoạt động xây dựng, soạn thảo và ban hành văn bản, hoạt động xây dựng các kế hoạch, chương trình hoạt động chung, hoạt động văn thư-lưu trữ, hoạt động tham mưu tổng hợp, hoạt động kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động văn phòng, hoạt động hậu cần ... Tùy theo mỗi đặc điểm của mỗi hoạt động với mức độ đáp ứng yêu cầu khác nhau cho hoạt động quản lý, mà nhà quản lý có những quan tâm hoặc ưu tiên tương ứng. Một số hoạt động chủ yếu được trình bày trong đề tài là những hoạt động ít nhiều đang còn những tồn tại cần có những giải pháp nhất định để nâng cao chất lượng hoạt động của chúng. Hoạt động thông tin : Hoạt động thông tin tại Công ty được tổ chức theo 2 quy trình chính : Thu thập - xử lý thông tin và truyền đạt thông tin. Thông thường quá trình thông tin được tổ chức thành 3 quy trình : thu thập, xử lý và truyền đạt. hình thức tổ chức này thường được áp dụng tại những doanh nghiệp có quy mô lớn, lượng thông tin và mức độ thông tin chu chuyển nhanh. Thông tin sẽ mất giá trị nếu không được xử lý kịp thời và chính xác. Cho nên thường phải có hẹe thống xử ký tương ứng. Tại Công ty một mặt chưa xác định được mức độ quan trọng của việc xử lý thông tin kịp thời, mặt khác thông tin được tổ chức theo mô hình phân tán, thông tin thuộc chức năng, chuyên môn của bộ phận nào thì bộ phận ấy giải quyết. Chính vì vậy, hoạt động tại phòng HCQT được giảm thiểu. Hai chức năng được nhập thành một và dưới sự quản lý trực tiếp của một bộ phận. Trên thực tế đây cũng chính là một nhược điểm đang bộc lộ. Thông tin đã có hiện tượng ùn tắc hoặc không xử lý kịp thời. Từ hạn chế về mặt tổ chức, kết hợp với nhận thức về nhiều đặc thù riêng chưa được quan tâm tháo gỡ nên đang có những tồn tại nhất định trong hoạt động này. Thu thập và xử lý thông tin : Công ty Lắp máy 45-1 có rất nhiều các xí nghiệp, các đội sản xuất nằm rải rác trên những công trình ở các tỉnh, thành khác nhau, do vậy việc thu thập thông tin chủ yếu là qua điện thoại, fax. Do hoạt động trên một địa bàn rộng, hoạt động lại chưa được tổ chức hợp lý nên thông tin nhiều khi chưa được kịp thời, lực lượng, phương tiện xử lý chư tương xứng nên nhiều thong tin quan trọng đã bị bỏ sót, không được xử lý hoặc không xử lý thấu đáo. Bộ phận đảm trách hoạt động thông tin của Công ty nhiều khi rất lúng túng trước việc thông tin quá tải. Thông thường, phòng HCQT của Công ty phải thu thập và xử lý 2 loại nguồn tin chính : Thông tin từ bên ngoài Công ty và các thông tin nội bộ. Thông tin bên ngoài Công ty : là những thông tin liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như thông tin về thị trường, thông tin về thiết bị công nghệ; chủ chương, chỉ đạo, công văn của Chính phủ, Tổng Công ty; thông tin từ các doanh nghiệp, bạn hàng khác như thư chào hàng, đơn đặt hàng, chuyển phát nhanh, báo chí, fax ... Do tính chất phong phú và đa dạng của nguồn tin, phương thức tổ chức lại đơn giản, nhiều khi không được quan tâm đúng mức nên tiến độ xử lý thông tin không được kịp thời. Mặc dù loại tin có tính chất chuyên môn thuộc các lĩnh vực khác nhau đã được chuyển xuống các phòng chức năng, nhưng việc phân loại và xử lý đơn thuần nhiều khi vẫn lúng túng hoặc tuỳ tiện. Các thông tin bên trong Công ty ( thông tin nội bộ ) : bao gồm những thông tin về tổ chức bộ máy, thông tin về nhân sự, về cơ sở vật chất kỹ thuật và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, thông tin bên trong doanh nghiệp còn là sự trao đổi thông tin giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các phòng ban, bộ phận ngang cấp. Loại thông tin này chủ yếu được thu thập bằng hình thức báo cáo, thư, quyết định, tờ trình, lệnh điều động, sơ kết - tổng kết, biên bản, đơn, giấy phép ... Công ty có thế mạnh hơn trong việc xử lý loại thông tin này. Nhưng nhất thiết phải có sự coi trọng và quan tâm đến cả hai loại nguồn vì giữa chúng có mối quan hệ tương tác, nhiều khi ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của nhau. Không thể xem nhẹ bên này hoặc coi trọng bên kia. Quá trình thu thập và xử lý thông tin trong Công ty được thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau : Thông tin dạng văn bản : là loại thông tin chủ yếu và coi trọng nhất được thống nhất quản lý thông qua hoạt động văn thư - lưu trữ ( sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau ) Truyền đạt thông tin : Hoạt động truyền tin được thực hiện dưới nhiều hình thức, thông qua hội họp, giao ban là chủ yếu. Thông tin được ghi dưới dạng các nghị quyết, biên bản hoặc truyền miệng trực tiếp ... Đây cũng là một dạng truyền tin phổ biến của Công ty. Tuy nhiên, hiệu quả quản lý và triển khai trong hoạt động thực tiễn chưa cao. Nội dung thông tin được truyền nhanh, trực tiếp tới đối tượng quản lý. Nhưng năng lực chuyển tải, diễn giải đang là một hạn chế lớn. Mặc khác, việc triển khai các loại thông tin được lưu giữ, ghi nhớ dưới dạng văn bản, nghị quyết nếu không được theo dõi, triển khai kịp thời sẽ gây lãng phí lứn và giảm hiệu lực quản lý của bộ máy. Đây cũng chính là một nhược điểm lớn của Công ty trong việc thực thi quản lý thông tin dưới dạng này. Ngoài ra còn có nhiều hình thức thu thập và xử lý khác trong hoạt động thông tin như : thông tin quan dư luận, đối tác, khách hàng, qua thùng thư góp ý kiến, từ nguồn thôn tin đại chúng.... Nhưng do chưa có quy chế thông tin cụ thể nên các hình thức vẫn chỉ là hình thức, hoạt động chưa có bài bản nên hiệu quả chưa cao. Hoạt động văn thư lưu trữ : a. Hoạt động văn thư : Hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy 45-1 được thực hiện dựa trên Hệ thống Quản lý chất lượng, do vậy các loại văn bản, công văn đi - công văn đến đều phải được lập danh mục theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và được giải quyết theo đúng những trình tự, thủ tục đã quy định. Công ty 45-1 cũng ban hành những quy định về việc soạn thảo, kiểm tra và phê duyệt tài liệu trong đó chủ yếu bao gồm một số yêu cầu nhất định sau : Người soạn thảo tài liệu : phải là người am hiểu công việc và có liên quan đến nội dung tài liệu. Đồng thời người soạn thảo tài liệu mới phải tham khảo các tài liệu có liên quan đang còn hiệu lực và được sử dụng trong Công ty, để tránh tình trạng chồng chéo và không thống nhất trong cùng một mục đích. Người kiểm tra tài liệu : là các Trưởng phòng, Trưởng ban, Giám đốc Nhà máy - Xí nghiệp, Đội trưởng đội công trình, nơi có yêu cầu ban hành tài liệu. Đối với các bản hợp đồng kinh tế thì Trưởng phòng Kinh tế-Kỹ thuật kiểm tra và ký tắt trên từng trang. Đối với các biên bản, báo cáo, bộ phận nào ban hành thì Trưởng bộ phận đó kiểm tra và ký. Đối với các văn bản cần gửi đến các cơ quan Nhà nước, sau khi kiểm tra xong, người kiểm tra không được ký tắt vào văn bản mà trực tiếp trình tài liệu đó lên Giám đốc Công ty phê duyệt. Việc kiểm soát tài liệu cũng được nhân viên văn thư thực hiện và tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt sau : Dấu nhận công văn được đóng ngay trên trang thứ nhất của công văn. Các tài liệu được ban hành và sử dụng trong nội bộ Công ty là tài liệu được kiểm soát được giao cho người sử dụng quản lý. Các tài liệu được kiểm soát phải đóng dấu “ Tài liệu được kiểm soát ” theo mẫu số 01, phụ lục 01. Các tài liệu không được kiểm soát do Giám đốc Công ty quy định và được đóng dấu “ Tài liệu không kiểm soát ” theo mẫu số 03 - phụ lục 01, đóng trên trang bìa và trang thứ hai của tài liệu. Các tài liệu đã lỗi thời, không còn sử dụng được đóng dấu “ Tài liệu không còn sử dụng ” hoặc “ Đã được thay thế ”theo mẫu số 04 - phụ lục 01, được đóng trên trang bìa và trang thứ hai của tài liệu. Các tài liệu tham khảo được đóng dấu “ Tài liệu tham khảo ” theo mẫu số 05 - phụ lục 01, đóng trên trang bìa của tài liệu. Các tài liệu mật của Công ty được đóng dấu “ Mật ” hoặc “ Tuyệt mật ” theo mẫu số 06 hoặc 07-phụ lục 01 và được kiểm soát theo quy định của Giám đốc. Dấu này đóng trên từng trang của tài liệu. Các bản vẽ được phép thi công được đóng dấu “ Cho phép thi công ” theo mẫu số 08-phụ lục 01. Dấu này được đóng tại vị trí gần khung tên trên bản vẽ. Các loại sổ công văn, sổ lưu trữ của Phòng HCQT tại Công ty bao gồm những nội dung dưới đây : Danh mục công văn đến : TT Số Công văn Nội dung chính Nơi gửi Ngày nhận Danh mục công văn đi : TT Số Công văn Nội dung chính Nơi gửi Nơi nhận Ngày ban hành Người duyệt Danh mục tài liệu nội bộ : TT Tài liệu số Tên tài liệu Ngày ban hành Lần ban hành Lần sửa đổi Ngôn ngữ Nơi lưu giữ Danh mục tài liệu điện tử : TT Tên tài liệu Ký hiệu Nơi lưu giữ Ngày cập nhật sửa đổi Lần 1 Lần 2 Lần 3 Lần 4 Lần 5 Danh mục tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài : TT Tài liệu số Tên tài liệu Ngày ban hành Lần ban hành Lần sửa đổi Ngôn ngữ Nơi lưu giữ Trong quá trình tiếp nhận và xử lý văn bản tại văn phòng tại Công ty 45-1 hiện nay chưa được thực hiện đầy đủ theo những quy chế, quy định của Công ty cũng như của Nhà nước. Cụ thể là các loại sổ công văn đi, công văn đến đều có kết cấu sơ sài, thiếu những nội dung chủ yếu như tên loại, trích yếu và nội dung CV, ký nhận và ghi chú, số lượng bản ... gây khó khăn cho việc quản lý và điều hành của lãnh đạo, ảnh hưởng tới việc sắp xếp lịch công tác, làm việc, liên hệ với các đối tác, khách hàng cũng như việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi công việc của các phòng ban, cá nhân. Ngoài ra, việc trình duyệt văn bản sau khi soạn thảo còn chưa được coi trọng, nhiều khi nhân viên văn thư muốn tiết kiệm thời gian nên soạn thảo văn bản xong là đưa lên cho lãnh đạo ký ngay mà không thông qua Trưởng phòng. Việc giảm bớt những quy trình đó lâu dần sẽ trở thành thói quen không tốt khi có sai phạm xảy ra thì không xác định được người phải chịu trách nhiệm, gây thiệt hại về kinh tế và ảnh hưởng tới các hoạt động khác. Điều này đòi hỏi người nhân viên văn thư phải có đầy đủ năng lực chuyên môn và ý thức trách nhiệm với công việc để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ mà cấp trên giao cho. Các công văn gửi đi được thống nhất sử dụng trong toàn Công ty theo các mẫu sau : Nếu văn bản mang tính pháp quy hoặc công văn gửi tới các cơ quan Nhà nước, dùng mẫu HCQT – 01. Nếu gửi tới bên đối tác là DN trong nước, dùng mẫu HCQT – 02. Nếu gửi tới bên đối tác là DN nước ngoài, dùng mẫu HCQT – 03. Sử dụng 2 số điện thoại, 2 số fax, trong đó có 1 số điện thoại của Phòng HCQT, 1 số của phòng hoặc bộ phận ban hành công văn và số E-mail. Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan : Con dấu được nhân viên phòng HCQT sử dụng và bảo quản dưới sự quản lý của Trưởng phòng HCQT và Giám đốc Công ty. Văn bản, tài liệu sau khi trình duyệt được đóng dấu của Công ty và dấu chức danh, ghi rõ họ – tên – chức vụ của người ký. Một số chức danh được sử dụng dấu của Công ty do Giám đốc Công ty phê duyệt. Quy định của Công ty cũng nêu rõ phạm vi của người được phê duyệt các loại tài liệu. Cụ thể là : Giám đốc Công ty phê duyệt : Các hợp đồng kinh tế với tất cả các bên đối tác; Sổ tay chất lượng, quy trình, quá trình chất lượng; Các quyết định về tổ chức và nhân sự; Các tài liệu, chứng từ có liên quan đến tài chính; Các kế hoạch của Công ty ( mua sắm vật tư, kế hoạch đầu tư ...); và tất cả các tài liệu, văn bản khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phó Giám đốc Sản xuất phê duyệt : Các quy trình công nghệ; Các hướng dẫn sử dụng, vận hành thiết bị, xe máy, an toàn lao động ...; Các văn bản điều động xe, thiết bị, dụng cụ để phục vụ sản xuất và công tác; Các biên bản, báo cáo chất lượng sản phẩm; và các tài liệu khác khi được Giám đốc Công ty ủy quyền bằng văn bản. Phó Giám đốc Kinh tế phê duyệt : các hóa đơn bán hàng và các tài liệu liên quan đến việc thu hồi vốn đã được Giám đốc Công ty phân công phụ trách; và các văn bản, tài liệu đã được Giám đốc Công ty ủy quyền bằng văn bản. Trong trường hợp cần thiết, Giám đốc Công ty có thể ủy quyền bằng cách trao đổi qua điện thoại trực tiếp với người ủy quyền. Giám đốc các nhà máy, xí nghiệp, chi nhánh hoặc đội trưởng đội công trình phê duyệt các tài liệu được ban hành trong phạm vi nhà máy, xí nghiệp hoặc đội công trình. b. Hoạt động lưu trữ : Các loại công văn đi, công văn đến do nhân viên phòng HCQT lưu giữ và bảo quản. Đối với những văn bản, hồ sơ, tài liệu có giá trị liên quan đến quá trình sản xuất, kỹ thuật của Công ty đều do Phòng Pháp chế lưu giữ và quản lý. Nếu các phòng ban, cá nhân nào muốn sử dụng loại tài liệu này thì phải báo cáo với Giám đốc và Trưởng phòng Pháp chế. Các loại tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc biệt như thông tin về truyền thống, quá trình hình thành và phát triển của Công ty hoặc hồ sơ nhân sự do phòng Tổ chức đào tạo có trách nhiệm lưu giữ. Trong Hệ thống Quản lý chất lượng của Công ty có quy định về việc bảo quản tài liệu như sau : Tài liệu phải được bảo quản trên các giá đỡ hoặc tủ kính, tránh ẩm mốc, chuột, gián làm hư hại. Đối với tài liệu điện tử : phải có nhãn tiêu đề tiện cho việc tra cứu. Tên các thư mục, tập tin và nơi lưu giữ phải được ghi trong danh mục kiểm soát tài liệu. Tài liệu phải để tránh xa nơi có từ trường hoặc nam châm. Mỗi phòng ban, bộ phận phải có trách nhiệm quản lý tài liệu trong phạm vi trách nhiệm của mình khi đang sử dụng. Mỗi bộ phận phải lập danh mục các tài liệu được kiểm soát của bộ phận mình theo biểu mẫu KSTL-01. Nhìn chung, bộ phận văn thư lưu trữ Công ty 45-1 đã thực hiện khá tốt công tác bảo quản lưu giữ những hồ sơ, tài liệu có giá trị, phục vụ tích cực cho công tác điều hành, quản lý của các cấp lãnh đạo và hoạt động của các đơn vị, phòng ban trong công ty; đáp ứng tốt các yêu cầu về tra cứu, tham khảo tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả các hoạt động chung và làm lợi về mặt kinh tế cho Công ty. Hoạt động hậu cần : Lĩnh vực hoạt động của Công ty 45-1 chuyên về xây dựng và lắp ráp thiết bị máy móc, do vậy Phòng HCQT chủ yếu tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu về trang thiết bị văn phòng, xe cộ, điện, điện nước phục vụ cho việc thi công xây lắp. Về trang thiết bị VP : Căn cứ vào những yêu cầu cần thiết cho hoạt động công tác của từng phòng ban hoặc các xí nghiệp, công trình, cá nhân đang công tác tại Công ty để trang bị các loại máy văn phòng ( máy fax, máy photo, điện thoại, máy điều hòa ... ) phục vụ cho hoạt động chung của Công ty. Đối với điện thoại, các máy trang bị tại bàn làm việc của lãnh đạo Công ty thì do Văn phòng quản lý, bảo quản. Văn phòng Công ty quản lý các xe ô tô con, bảo đảm xe hoạt động phục vụ tốt, có biện pháp kiểm tra chặt chẽ thực hiện tốt quy chế. Tổ xe ô tô con trực thuộc phòng HCQT, tổ trưởng tổ xe con chịu sự quản lý điều hành chung của Trưởng phòng hành chính. Hàng tuần các phòng, ban của Công ty đăng ký nhu cầu sử dụng xe ô tô đi công tác gửi cho Văn phòng để lên kế hoạch sử dụng xe và phải có giấy xin xe ghi rõ : Địa điểm công tác, thời gian đi và về, trưởng phòng ký giấy xin xe, Giám đốc Công ty duyệt, đăng ký xin xe tại Văn phòng trước 1-2 ngày. Mỗi xe phải có sổ nhật trình do Văn phòng xác nhận và theo dõi. Văn phòng quản lý việc sử dụng và quyết toán thu – chi kinh phí, tổ chức kiểm kê, thanh lý, mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng hoặc sửa chữa tài sản cho khối văn phòng. Bảo vệ an ninh trật tự và tài sản cho đơn vị và các khách hàng đến liên hệ công tác tại Công ty. Thực hiện các công việc phục vụ lễ tân, giao tiếp và chăm sóc đời sống cho CBCNV trong toàn Công ty. Quản lý về nhà cửa, đất đai ( tiếp nhận, bàn giao, xử lý, phân phối và làm các thủ tục về đất ). Xây dựng quy định, nội quy bảo vệ trật tự an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường trong các đơn vị của Công ty. Hoạt động tiếp khách : Lịch tiếp khách của Ban Giám đốc nằm trong lịch công tác. Trong trường hợp khách xin gặp ngay, nhân viên thường trực văn phòng báo cáo bằng điện thoại hoặc trực tiếp, nếu được chấp thuận thì dẫn khách lên. Lịch tiếp khách của các phòng ban : do nhân viên lễ tân văn phòng đảm trách. Lịch được lập vào thời điểm thích hợp nhất trong ngày hôm trước để chủ động cho cả chủ và khách khi có thay đổi ( 17h30 hàng ngày ). Nếu khách đăng ký cuộc gặp qua văn phòng thì nội dung đăng ký thể hiện đầy đủ ngày giờ, tên công ty, địa chỉ, điện thoại liên hệ khi cần thiết, mục đích của cuộc gặp, văn phòng trình duyệt xác nhận và thông báo lại cho khách. Trên lịch tiếp thể hiện tên người và địa điểm tiếp. Sau khi đã có lịch văn phòng tổ chức phục vụ đầy đủ chu đáo. Văn phòng lập sổ theo dõi danh sách nhất là các đối tác liên quan đến sản xuất – kinh doanh. Trên thực tế, nhân viên Phòng HCQT Công ty 45-1 còn phải đảm đương rất nhiều loại công việc khác nữa. Tuy nhiên, với trình độ chuyên môn cao cộng với sự ý thức trách nhiệm của từng cá nhân, luôn hết lòng vì công việc, các cán bộ nhân viên văn phòng đã hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ lãnh đạo giao phó. III. Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 : Các hoạt động văn phòng trong Công ty 45-1 cũng giống như hầu hết văn phòng trong các cơ quan, doanh nghiệp khác chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. ở đây, môi trường là một trong những yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng nhiều nhất đến hoạt động của văn phòng Công ty. Trụ sở Công ty 45-1 nằm ở trung tâm thành phố, là giao điểm của 2 phố lớn là Điện Biên Phủ và Võ Thị Sáu, do đó có sự thuận lợi cho việc đi lại, giao thông của các đối tác, khách hàng đến công tác. Tuy nhiên, việc văn phòng được đặt ở sát mặt đường, phải chịu nhiều tiếng ồn và bụi bặm đã gây ảnh hưởng xấu tới các hoạt động và sức khỏe của nhân viên trong văn phòng. Quan trọng hơn và trực tiếp hơn là sự tác động của các yếu tố bên trong tác động tới hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty, trong đó bao gồm có các yếu tố sau : Thứ nhất : Về hình thức tổ chức văn phòng Mặc dù có rất nhiều các đội, công trình, xí nghiệp đóng chốt thi công ở nhiều nơi nhưng Công ty 45-1 vẫn áp dụng mô hình văn phòng tập trung, mọi công việc đều được thu thập về một văn phòng đầu não tại Công ty để giải quyết. Tuy hình thức này gây nhiều khó khăn cho các nhân viên văn phòng khi một người phải giải quyết đồng thời nhiều công việc nhưng nó cũng giúp cho lãnh đạo nắm rõ tình hình của tất cả các đầu mối để có thể giải quyết, điều động, phân phối nhân lực, vật lực một cách hiệu quả và hợp lý nhất. Thứ hai : Con người trong tổ chức Do nhân lực của phòng HCQT không nhiều nên một người phải đảm đương nhiều nhiệm vụ. Tuy nhiên, mọi công việc thuộc trách nhiệm Phòng HCQT đều được các nhân viên hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả, thể hiện năng lực và phẩm chất tốt. Đồng thời, mỗi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, không coi nhẹ công việc văn phòng, tự nâng cao nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Thứ ba : Xây dựng quy chế, quy định Ngoài những quy chế, quy định trong Công ty Lắp máy 45-1 được Giám đốc đề ra thông qua Hội nghị Công nhân viên chức về công việc, lao động, ý thức trách nhiệm, nghĩa vụ, lương, khen thưởng, kỷ luật ..., Phòng HCQT Công ty cũng tự đề ra những quy định riêng đối với nhân viên và với công việc trong văn phòng nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân, bộ phận. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong Công ty đều phải có nghĩa vụ thực hiện đúng theo những quy định đã đặt ra nhằm góp phần tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau và giữa con người với con người. Thứ tư : Đầu tư trang thiết bị phù hợp Hiện nay, Công ty vẫn chưa có sự đầu tư đúng mức đối với việc mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng. Cả Công ty chỉ có 01 máy photocopy, riêng đối với phòng HCQT thì có 01 máy vi tính, 01 máy fax, tuy nhiên các trang thiết bị này đều đã lạc hậu, ảnh hưởng đáng kể đến việc cập nhật và xử lý thông tin hàng ngày. Thứ năm : ứng dụng công nghệ thông tin Hiện nay, Phòng HCQT chỉ có 2 người đảm nhiệm các hoạt động văn thư lưu trữ, do vậy các tác nghiệp này chưa được thực hiện có hiệu quả. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, cụ thể ở đây là mỗi phòng - ban đều được trang bị 01 máy vi tính, công việc văn phòng đã từng bước hiện đại hóa, chuyên môn hơn trong việc soạn thảo văn bản, thống kê, xử lý và lưu trữ công văn, giấy tờ, quản lý tài chính, nhân sự, tiền lương ... hạn chế tối đa những sai sót và nhầm lẫn. Thứ sáu : Kiểm tra, giám sát và đánh giá Phòng HCQT với tư cách là bộ mặt, là tai mắt của doanh nghiệp có nhiệm vụ ban hành các quyết định của lãnh đạo và triển khai kiểm tra, giám sát mọi công việc một cách thường xuyên và có hệ thống nhằm đảm bảo chúng được thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời. Sau khi kiểm tra xong, nhân viên văn phòng đánh giá công việc và báo cáo kết quả với lãnh đạo. Phần 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45-1 Một số nhận xét về công tác văn phòng của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 : Mặc dù quy mô phòng HCQT của Công ty còn nhỏ, biên chế chính thức có ít người nên một người phải đảm đương nhiều nhiệm vụ, nhưng nói chung bộ máy của Phòng đã được sắp xếp khá hợp lý và đều hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ được giao. Cụ thể là : Về hoạt động thông tin : Việc thu thập thông tin trong Công ty thường chỉ do một nhân viên văn thư Phòng HCQT đảm nhiệm, tuy nhiên, hoạt động này đã được thực hiện khá tốt, đáp ứng tối đa các yêu cầu như : Thu thập thông tin một cách chính xác, khách quan theo phương pháp khoa học Phản ánh được đầy đủ các khía cạnh cần thiết của sự việc, đối tượng, từ đó giúp cho lãnh đạo có cái nhìn tổng quan, toàn diện của vấn đề để đưa ra những phương hướng giải quyết đúng đắn và hợp lý. Nhờ có sự giúp đỡ của trang thiết bị hiện đại ( máy vi tính, máy photocopy, máy fax ... ), việc thu thập thông tin được thực hiện kịp thời. Nhân viên văn thư thể hiện là người có năng lực chuyên môn cao trong việc biét lựa chọn những thông tin có giá trị, chất lượng phục vụ tích cực cho công việc của lãnh đạo; giúp cho mọi hoạt động của Công ty được tiến hành thông suốt, hiệu quả. Các thông tin quản lý từ các cấp lãnh đạo đều được truyền đạt đến đúng đối tượng với những yêu cầu cụ thể một cách chính xác và nhanh chóng. Về hoạt động văn thư : Nhìn chung, hoạt động văn thư đều đáp ứng tốt các yêu cầu, đúng quy trình, thủ tục cần thiết. Các loại công văn, giấy tờ đi - đến đều được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời Về hoạt động lưu trữ : Hàng tháng, quý, Phòng HCQT tổ chức thực hiện vệ sinh, sắp xếp lại kho lưu trữ của Công ty; kiểm tra thường xuyên để phát hiện mức độ hư hại của tài liệu từ đó có phương pháp xử lý kịp thời các tài liệu lưu trữ. Đầu tư mua sắm các trang thiết bị chuyên dùng cho việc lưu trữ hồ sơ như : thiết bị phòng chống cháy nổ, quạt thông gió, thuốc chống ẩm, điều hoà nhiệt độ... Thực hiện các quy định về việc bảo quản, lưu giữ hồ sơ một cách đầy đủ và cẩn thận, đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng hồ sơ. Không gây mất mát, thất lạc hồ sơ lưu trữ. Các tài liệu, văn bản được đánh dấu thứ tự; tài liệu lưu trữ sau khi hết giá trị được tiêu hủy theo đúng nguyên tắc. áp dụng công nghệ hiện đại và những ứng dụng tin học trong việc lưu trữ văn bản, hồ sơ nhằm kéo dài tuổi thọ của những tài liệu có giá trị. Về hoạt động hậu cần : Quản lý trang thiết bị dụng cụ hành chính văn phòng chặt chẽ hơn, cập nhật kịp thời cả trên sổ sách và thực tế, giúp cho việc điều phối giữa các công trường hợp lý và hiệu quả hơn . Duy trì được sự tiết giảm hợp lý về các chi phí hành chính VP trong công ty (điện, điện thoại, điện nước, VP phẩm ...) do tăng cường công tác quản lý như khoán vào lương của CBCNV. Công tác an ninh được đảm bảo : không để xảy ra việc mất mát tài sản, hiện vật của cán bộ nhân viên Công ty cũng như của khách hàng Trạm y tế ở các công trường hoàn thành tốt việc sơ cấp cứu khi xảy ra tai nạn nhỏ và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho người lao động ( tiến hành khám sức khỏe định kỳ, chích ngừa các bệnh lây nhiễm ...) Hoàn thành hồ sơ, dự án xin cấp đất; giúp cho Lãnh đạo Công ty xin tỉnh Đồng Nai cấp 7 ha đất làm nhà ở cho CBCNV tại khu CN Nhơn Trạch. Chế độ chính sách và đời sống của công nhân được nâng cao từng bước : 100% tổng số CBCNV đến hạn đều được đề nghị xét nâng lương. Tổ chức tốt các hoạt động đời sống xã hội cho CBCNV trong Công ty : phong trào văn nghệ, giao lưu chào mừng những dịp lễ, Tết, phối hợp với Công đoàn Công ty tổ chức các chuyến tham quan du lịch, nghỉ mát hàng năm một cách chu đáo và an toàn. Có thể nói, hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 về cơ bản đã đáp ứng tốt các yêu cầu mà Công ty đề ra. Tuy nhiên, để phát huy hết hiệu quả làm việc, tiến tới những mục tiêu của Công ty trong thời kỳ đổi mới và hội nhập thì ngoài việc phát huy những mặt mạnh, văn phòng Công ty vẫn phải cố gắng rất nhiều trong việc tự hoàn thiện mình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Những hạn chế và nguyên nhân tồn tại : Về cơ bản, Phòng HCQT Công ty 45-1 đã có nhiều cố gắng trong các hoạt động tác nghiệp nhưng do số nhân viên văn phòng còn hạn chế mà khối lượng công việc lại quá lớn ( vì Công ty có nhiều đơn vị phân chia ở nhiều nơi khác nhau, mỗi đơn vị lại tập trung các yêu cầu về mọi hoạt động văn phòng cho Phòng HCQT của Công ty giải quyết nên công việc bị dàn trải), do vậy văn phòng cũng mắc phải một số khuyết điểm tập trung chủ yếu vào đặc điểm này như sau : Hoạt động thông tin : Các nghiệp vụ về thu thập và xử lý thông tin còn chưa được coi trọng, chủ yếu là làm tắt hoặc đại khái nên nhiều khi đã bỏ sót nhiều thông tin có giá trị cho việc quản lý điều hành của lãnh đạo. Ngoài ra, lượng nhân viên thực hiện tác nghiệp này còn quá mỏng, không thể kiêm hết khối lượng công việc do đó ảnh hưởng đến các hoạt động trong toàn Công ty. Hoạt động văn thư : Khi có nhiều công trình được thi công cùng thời gian thì số lượng các công văn, giấy tờ đi - đến nhiều song số lượng người lại quá mỏng, không thể giải quyết hết trong ngày, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Nhân viên văn thư không thực hiện đúng những yêu cầu về quy trình soạn thảo và trình duyệt văn bản. Danh mục sổ công văn thiếu chi tiết, ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc. Hoạt động hậu cần : Trang thiết bị văn phòng đã cũ kỹ, lạc hậu, ảnh hưởng đến tiến độ và phương pháp làm việc. Văn thư khu vực văn phòng chưa có đồng phục công sở, ảnh hưởng tới việc giao tiếp đối nội - đối ngoại và hình tượng của Công ty đối với khách hàng. Nhân viên bảo vệ chưa có ý thức cao trong việc cắt ca bảo vệ ban đêm, không kiểm tra khu vực văn phòng ( điện, nước, các thiết bị phòng chống cháy nổ ) sau khi hết giờ. Các yếu tố khác ảnh hưởng tới hoạt động văn phòng : Về quy mô tổ chức : Công ty Lắp máy 45-1 có quy mô vừa, song lại có quá nhiều đơn vị, xí nghiệp đóng chốt rải rác ở nhiều nơi gây rất nhiều khó khăn trong việc điều hành, quản lý của văn phòng. Về con người : Nhân viên văn thư chưa được đào tạo một cách bài bản hoặc chuyên sâu về nghiệp vụ thu thập xử lý và truyền đạt thông tin, do đó là giảm hiệu lực của quá trình điều hành quản lý. Về trang thiết bị và ứng dụng CNTT : Công ty chưa có sự đầu tư đúng mức về các trang thiết bị văn phòng, các loại máy móc đã bắt đầu hỏng hóc, đến giai đoạn lạc hậu. Có thể nói đây chính là nguyên nhân làm cho hoạt động văn phòng thiếu tính linh hoạt và hiệu quả, làm giảm năng suất hoạt động, gây thiệt hại về kinh tế. Giải pháp khắc phục và một số kiến nghị : Đối với hoạt động thông tin : Cần có sự đầu tư hợp lý về các trang thiết bị trong việc thu thập và xử lý thông tin, đồng thời tuyển mới và đào tạo chuyên sâu hơn cho nhân viên văn thư về các nghiệp vụ trên nhằm hoàn thành tốt các nhiệm vụ về công tác thông tin. Đối với hoạt động văn thư : Việc tiếp nhận, xử lý các văn bản, công văn đến và đi trong thời gian mùa vụ ( thời điểm các công trình, đội sản xuất đồng loạt thi công ) có nhiều công việc cần phải giải quyết nhanh chóng, đề nghị chuyển một số nhân viên văn phòng ở những bộ phận khác sang hỗ trợ cho phòng HCQT hoặc tuyển thêm nhân viên văn phòng làm việc mùa vụ giúp cho công việc được thông suốt, hiệu quả. Yêu cầu nâng cao ý thức trách nhiệm đối với những công việc được lãnh đạo giao phó, không để xảy ra tình trạng công văn giấy tờ trì trệ, không kịp thời. Đề nghị lãnh đạo Công ty xem xét tạo điều kiện cho cán bộ ( Trưởng – Phó phòng và nhân viên văn thư ) Phòng HCQT được đào tạo, bồi dưỡng liên tục dưới mọi hình thức thích hợp để bổ sung và nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên môn nhằm thực hiện tốt hơn những yêu cầu của công việc. Đối với hoạt động hậu cần : Trang bị đồng phục công sở cho các nhân viên làm công tác lễ tân, nhân viên văn phòng. Đầu tư mua sắm mới các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động của văn phòng như : máy vi tính, máy fax, máy photocopy ... và một số văn phòng phẩm chuyên dùng khác. Chấn chỉnh lại lực lượng bảo vệ văn phòng. Bảo vệ phải cắt ca trực, kiểm tra phòng ốc, điện nước các phòng làm việc sau khi hết giờ. Phải có chế độ trực gác 24/24. Người nào vi phạm quy định sẽ bị phạt hành chính hoặc kỷ luật tuỳ theo mức độ. Yêu cầu trưởng các đơn vị, bộ phận dưới công trường quản lý chặt chẽ vật tư, thiết bị và dụng cụ hành chính văn phòng. Nếu để mất mát thì phải tự chịu trách nhiệm. Đề nghị các phòng ban nghiệp vụ, Xí nghiệp, Chi nhánh, Nhà máy, đội công trình tạo mọi điều kiện giúp đỡ để phòng HCQT nhận được sự hợp tác tích cực cần thiết trong thủ tục hành chính, quản lý, sử dụng, bảo quản, thu hồi, thuyên chuyển, điều phối vật tư, thiết bị, dụng cụ hành chính văn phòng, góp phần vào việc hoàn thành tiến độ chất lượng công trình và tiết kiệm, tiết giảm chi phí tránh thất thoát hư hỏng. Kết luận Qua ba phần chính, đề tài đã nêu lên nhiều vấn đề về những lý luận chung của hoạt động văn phòng, tình hình sản xuất kinh doanh và thực trạng hoạt động văn phòng của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1. Qua đó cho thấy trách nhiệm của văn phòng rất nặng nề bởi công việc văn phòng tưởng như đơn giản song trong thực tế lại không kém phần phức tạp. Với một khối lượng công việc lớn, nhiều đầu mối bộ phận dàn trải khắp nơi như Lắp máy 45-1 thì yêu cầu nâng cao chất lượng hoạt động và hoàn thiện công tác văn phòng là một điều vô cùng cần thiết. Quá trình tổ chức và thực hiện các hoạt động văn phòng là những vấn đề luôn được Ban lãnh đạo Công ty hết sức quan tâm. Phương hướng và mục tiêu của Công ty trong những năm sắp tới là phát triển quy mô sản xuất kinh doanh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, đi đôi với công tác hoàn thiện các hoạt động quản trị hành chính nhằm hướng tới sự phát triển bền vững của Công ty. Trên đây là một số ý kiến nhận xét và những kiến nghị của bản thân em thông qua quá trình nghiên cứu về Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty, qua đó phần nào giúp cho lãnh đạo và Ban Giám đốc Công ty hoạch định phương hướng tổ chức và tận dụng những nguồn lực sẵn có để từng bước khắc phục những hạn chế, đưa chất lượng của hoạt động văn phòng lên một tầm cao mới, đáp ứng được tối đa mục tiêu trước mắt cũng như lâu dài góp phần quan trọng vào sự phát triển và thành công của mình./.