Luận văn Một số phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ quản lý Công ty Hoá Chất Mỏ

đốc công ty để kịp thời giải quyết các vấn đề nảy sinh cần giải quyết theo đúng quy định phân cấp quản lý của công ty. 3. Tình hình thực hiện các chức năng quản lý của công ty Hoá Chất Mỏ. Ban giám đốc công ty. *Giám đốc công ty: Chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước cấp trên, trước pháp luật và tập thể công nhân viên chức trong công ty về mọi mặt hoạt đông của công ty. Đảm bảo việc chỉ huy điều hành thống nhất, có hiệu quả trong toàn công ty. Trực tiếp phụ trách các mặt công tác: - Công tác thi đua khen thưởng. - Công tác sản xuất kinh doanh. - Công tác tổ chức nhân sự. - Công tác thương mại. - Công tác tài chính. - Chủ tịch hội đồng thi đua khen thưởng của công ty. - Chủ tịch hội đồng kỷ luật của công ty. Trực tiếp phụ trách và sinh hoạt tại phòng tổ chức nhân sự của công ty. * Phó giám đốc sản xuất : Giúp giám đốc công ty chỉ đạo công tác sản xuất bao gồm: - Công tác kế hoạch quý, tháng. - Chỉ đạo tác nghiệp sản xuất. - Chỉ đạo công tác thị trường. - Chỉ đạo kinh doanh đa ngành. Trực tiếp chỉ đạo phòng thương mại, phòng kế hoạch và chỉ huy sản xuất. * Phó giám đốc kinh tế : Giúp giám đôc công ty thực hiện các mặt công tác: - Công tác kế toán, thống kê và hạch toán. - Công tác lao động tiền lương. -Công tác kiểm toán. Trực tiếp phụ trách phòng thống kê kế toán tài chính và phòng kiểm toán. *Phó giám đốc đời sống: Giúp giám đốc chỉ đạo công tác đời sống: - Công tác ytế, hành chính, chăm sóc sức khoẻ, đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. - Công tác bảo vệ và tự vệ, thủ trưởng cơ quan công ty. Trực tiếp chỉ đạo phòng thanh tra và bảo vệ pháp chế và văn phòng công ty * Phó giám đốc kỹ thuật : Giúp giám đốc công ty chỉ đạo công tác kỹ thuật, an toàn và đầu tư. Trực tiếp chỉ đạo: - Công tác kỹ thuật- an toàn. - Công tác thử nghiệp vật liệu nổ. - Công tác đào tạo công nhân kỹ thuật. Trực tiếp chỉ đạo phòng kỹ thuật an toàn và thiết kế đầu tư. b. Các phòng ban chức năng của Công ty Hoá Chất Mỏ Văn phòng công ty. Văn phòng công ty là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy chung của công ty, có chức năng, nhiệm vụ tham mưu, giúp việc Giám đốc công ty về các mặt công tác: Công tác hành chính. Nhiệm vụ: - Thực hiện tốt công tác hành chính. - Thực hiện công tác soạn thảo, kiểm tra văn bản của Công ty theo đúng pháp chế hành chính. - Tổ chức thực hiện công tác văn thư đúng pháp chế hành chính: kịp thời chính xác an toàn. - Tổ chức và thực hiện tốt công tác thông tin, liện lạc từ Công ty đến các xí nghiệp trực thuộc Công ty và các cơ quan hữu quan trong và ngoài nước nhanh chóng kịp thời chính xác an toàn. - Tổ chức, quản lý, điều hành mạng vi tính trong toàn Công ty để việc lưu chuyển thông tin từ Công ty đến các cơ sở đảm bảo an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất. - Tổ chức thực hiện lưu trữ các văn bản, tài liệu, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các xí nghiệp trực thuộc triển khai thực hiện tốt nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế hành chính trong toàn Công ty. Công tác tổng hợp. - Tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh toàn Công ty, dự thảo chương trình, kế hoạch công tác của Công ty và cơ quan Công ty theo tháng, quý, năm. - Đôn đốc các phòng ban, đơn vị trong Công ty thực hiện tốt chương trình công tác đã được giám đốc Công ty phê duyệt. - Chuẩn bị chương trình làm việc của ban giám đốc hàng tuần. Ghi biên bản kết luận của giám đốc Công ty tại các hội nghị, cuộc họp quan trọng và thông báo, đôn đốc các phòng ban, đơn vị thực hiện kế luận của giám đốc Công ty tại cuộc họp quan trọng đó. Công tác đối ngoại. - Xây dựng chương trình, kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại toàn Công ty. - Hướng dẫn đôn đốc kiểm tra các đơn vị thực hiện tốt công tác này. Công tác thi đua - tuyên truyền - quảng cáo. - Dự thảo mục tiêu, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác thi đua trong toàn công tyvà cơ quan Công ty. - Xây dựng chương trình tuyên truyền sự hoạt động của Công ty và các đơn vị cơ sở với các cơ quan bên ngoài và cơ quan thông tin đại chúng. Tổ chức tuyên truyền, trao đổi và học hỏi kinh nghiệm giữa các đơ vị và cá nhân để đẩy mạnh phong trào thi đua nhằm góp phần hoàn thành toàn diện kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. - Xây dựng chương trình quảng cáo cho Công ty. Công tác văn hoá thể thao. - Cùng với công đoàn Công ty, công đoàn cơ quan Công ty xây dựng và tổ chức thực hiện tốt việc chăm lo đời sống văn hoá tinh thần cho cán bộ công nhân viên toàn công ty và cơ quan Công ty. - Xây dựng và tổ chức thực hiện các hoạt động văn hoá thẻ thao của Công ty và của cơ quan Công ty. Công tác quản trị đời sống. - Tổ chức tốt công tác quản trị cơ quan Công ty, tổ chức tiếp tân, phục vụ hội nghị, hội họp và các hoạt động giao tiếp khác. - Đảm bảo điều kiện và phương tiện làm việc của cán bộ công nhân viên chức cơ quan Công ty được đầy đủ theo đúng các quy định và phù hợp với tiêu chuẩn vệ sinh ngày càng khang trang hơn. - Cùng với phòng tổ chức nhân sự Công ty, công đoàn cơ quan Công ty quản lý và sử dụng hợp lý quỹ phúc lợi và tổ chức tốt việc chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên cơ quan Công ty. Mối quan hệ: Chịu sự chỉ huy ttrực tiếp từ phó giám đốc đời sống, quan hệ chức năng giữa các phòng ban với các bộ phận khác trong công ty để thực hiện nhiệm vụ của mình. Đặc biệt cùng với phòng tổ chức nhân sự công ty, công đoàn cơ quan, Công ty quản lý và sử dụng hợp lý quỹ phúc lợi và tổ chức chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên công ty. Cơ cấu tổ chức: Bao gồm một trưởng phòng quản lý chung các công việc của pòng và báo cáo lên trên( phó giám đốc đới sống) và công tác chính là đối ngoại và giao dịch. Hai phó phòng hỗ trợ trưởng phòng thực hiện các nhiệm vụ của phòng mình. 7 nhân viên hỗ trợ thực hiện công việc của phòng. Phòng tổ chức nhân sự Phòng tổ chức nhân sự là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty có chức năng nhiệm vụ tham mưu, giúp giám đốc công ty các mặt công tác: Công tác tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý. Công tác quản lý nhân sự. Công tác lao động tiền lương. Công tác đào tạo bồi dưỡng CBCNV. Mối quan hệ: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc công ty, phối hợp với các phòng ban khác trong việc quản lý nhân sự, sắp xếp, bố trí các công nhân viên trong công ty tại các phòng ban. Cơ cấu tổ chức: Bao gồm một trưởng phòng có trách nhiệm quản lý chung các vấn đề của phòng, 2 phó phòng giúp việc và 9 nhân viên, trợ lý thực hiện các chức năng của mình. * Phòng thiết kế đầu tư. Phòng thiết kế đầu tư là bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty có chức năng và nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty về các mặt công tác: Quản lý và tổ chức chỉ đạo công tác đầu tư xây dựng. - Hoạch định chiến lược đầu tư phát triển của Công ty. - Hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch đầu tư chiến lược và hàng năm . - Tổ chức thẩm định, xét duyệt kế hoạch đầu tư xây dựng cho các đơn vị trong Công ty. - Chủ trì thẩm tra các dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật thi công và tổng dự toán các công trình, báo cáo giám đốc Công ty- trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành. Nhận thiết kế công trình khai thác mỏ của các chủ đầu tư ngoài công ty. - Hướng dẫn các đơn vị nhận thiết kế công trình khai thác Mỏ theo đúng quy định hiện hành. - Tổ chức kiểm tra thiết kế công trình khai thác mỏ của các đơn vị. Mối quan hệ: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc kỹ thuật, quan hệ chức năng với các phòng ban trong công ty và các xí nghiệp chi nhánh để giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực của mình. Cơ cấu tổ chức: Gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 15 nhân viên, trợ lý thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng. * Phòng kỹ thuật an toàn. Phòng kỹ thuật an toàn là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc về các mặt công tác: Kỹ thuật vật liệu nổ. Hướng dẫn, kiểm tra các xí nghiệp trực thuộc thực hiện công tác sắp xếp, bảo quản, vệ sinh công nghiệp và phòng chống chữa cháy vật liệu nổ công nghiệp theo đúng quy phạm. Theo dõi chất lượng vật liệu nổ công nghiệp, đề xuất biện pháp xử lý vật liệu nổ công nghiệp kém phẩm chất, ứ đọng. Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt công tác này. Nghiên cứu đề xuất phương án sản xuất, chế thử sản phẩm mới. Kỹ thuật khoan nổ mìn. Theo dõi tổng hợp công tác dịch vụ khoan nổ mìn toàn Công ty; Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của dịch vụ nổ mìn đảm bảo an toàn và mang lại hiệu quả kinh tế cho Công ty. Tham gia huấn luyện biên soạn giáo trình, kiểm tra sát hạch cho công nhân kỹ thuật khoạn nổ mìn. Kỹ thuật cơ điện vận tải Xây dựng và ban hành các nội quy, chế độ vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị cơ điện vận tải của Công ty. Hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng các phương tiện thuỷ bộ, phương tiện bốc xếp đảm bảo đúng kỹ thuật và an toàn. Khảo sát duyệt thiết kế, nghiệm thu các đề án công trình liên quan đến lĩnh vực cơ điện - vận tải. Công tác an toàn- bảo hộ lao động- môi trường Chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật an toàn trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức huấn luyện, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ về công tác an toàn cho các đơn vị. Xây dựng kế hoạch, các quy định về quản lý kỹ thuật an toàn – bảo hộ lao động, đồng thời hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định đã ban hành. Xây dựng các phương án về bảo vệ môi trường trình giám đốc Công ty hoặc cấp trên phê duyệt. Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các phương án đã được phê duyệt. Công tác nghiên cứu khoa học và sáng kiến cải tiến công tác tiến bộ kỹ thuật. Theo dõi, tổng hợp công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật toàn Công ty. Thu thập và quản lý các sáng kiến, sáng chế, phát minh, các đề tài nghiên cứu khoa học của toàn Công ty. Thường trực giúp giám đốc Công ty tổ chức xét duyệt và công nhận sáng kiến, sáng chế, phát minh của tập thể cá nhân trong phạm vi quyển hạn của Công ty. Làm thủ tục trình cấp trên xét duyệt những sáng kiến, phát minh có giá trị lớn trên cấp Công ty. Kỹ thuật xây dựng. Phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng chính sách, điều lệ, quy trình, quy phạm kỹ thuật trong xây dựng cơ bản Tham gia về kỹ thuật trong giai đoạn lập luận chứng kinh kế kỹ thuật và thiết kế kỹ thuật đối với các công trình đầu tư xây dựng. Mỗi quan hệ: Chịu sự chỉ huy trực tiếp từ phó giám đốc kỹ thuật, phối hợp với phòng thiết kế đầu tưvà phòng kế hoạch & chỉ huy sản xuất trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng. Cơ cấu tổ chức: một trưởng phòng phụ trách quản lý chung các vấn đề nảy sinh tại phòng.Có công tác chính là đối ngoại và giao dịch, báo cáo lên cấp trên. Hai phó phònghỗ trợ và giúp việc trưởng phòng quản lý các công việc của phòng. 12 nhân viên và trợ lý làm các công việc của phòng. * Phòng thương mại. Phòng thương mại là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc về các mặt công tác: Thực hiện công tác kinh doanh xuất nhập khẩu vật liệu nổ công nghiệp và nguyên liệu cho sản xuất vật liệu nổ công nghiệp. Giới thiệu sản phẩm với khách hàng trong và ngoài nước; xác định thị trường, mặt hàng giá cả, phương thức mua bán, hợp đồng với nước ngoài. Làm thủ tục xin phép, điện mời khách nước ngoài, đàm phám tham gia các buổi gặp gỡ với khách nước ngoài. Bối trí phiên dịch, ghi biên bản và làm thủ tục trình giám đốc Công ty ký kết các văn bản đó. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ ngoại thương trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc có liên quan đến công tác xuất nhập khẩu tiếp nhận, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu thực hiện đúng các quy định của nhà nước về xuất nhập khẩu. Công tác nhập khẩu vật tư thiết bị cho nhu cầu sử dụng nội bộ và kinh doanh của toàn công ty. Công tác kinh doanh đa ngành. Xây dựng mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ, biện pháp kinh doanh đa ngành của Công ty và hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt công tác kinh doanh đa ngành. Mối quan hệ: chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc kinh tế, có mối quan hệ trực tuyến với các phòng ban có liên quan trong quá trình thực hiện chức năng của mình. Cỏ cấu tổ chức: 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 25 nhân viên thục hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng về các mặt công tác xuất nhập khẩu , công tác kinh doanh đa nghành. * Phòng thanh tra bảo vệ pháp chế. Phòng thanh tra bảo vệ pháp chế là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc về các mặt công tác: Công tác thanh tra việc thực hiện các thể lệ, chỉ thị nghị quyết các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà Nước, của cấp trên tại các đơn vị trực thuộc công ty. Giải quyết đơn thư khiếu nại , thực hiện dân chủ trong công ty. Tổ chức kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong các đơn vị; xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình phổ biến giáo dục pháp luật trong Công ty; kiểm tra, giám sát việc thực hiện pháp luật các đơn vị, việc chấp hành những quy định cảu các cơ quan quản lý nhà nước ban hành, các chỉ thị của Tổng công ty và quy định của Công ty. Công tác bảo vệ an ninh nội bộ, an toàn vật tư tài sản và hướng dẫn chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch biện pháp về công tác nói trên trong toàn công ty. Xây dựng kế hoạch bảo mật đảm bảo việc bảo vệ an ninh nội bộ toàn Công ty, nghiên cứu đề xuất các phương án về công tác bảo vệ an ninh của Nhà nước trong phạm vi nội bộ Công ty và hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện. Công tác huấn luyện quân sự, phòng cháy, chữa cháy. Tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật cho CBCNV trong công ty. Mối quan hệ: Chịu sự chỉ đạo từ phó giám đốc đời sống, có quan hệ với văn phòng công ty,cơ quan đảng, đoàn, hội trong công ty để thực hiện các chủ trương, chính sách của đảng, nhà nước và của công ty. Thực hiện công tác bảo vệ an ninh nội bộ và an toàn vật tư cho công ty. Cơ cấu tổ chức: 01 trưởng phòng có trách nhiệm quản lý các hoạt động chung của phòng, 02 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và các nhân viên , trợ lý thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình. * Phòng thống kê kế toán tài chính. Phòng thống kê kế toán tài chính là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc về các mặt công tác: Công tác thống kê - kế toán - tài chính. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ thống kê kế toán tài chính của Công ty theo các quy định hiện hành của Nhà nước. Chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt nghiệp vụ công tác thống kê kế toán tài chính. Công tác quản lý các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị lập kế hoạch về tu chi chi tài chính từng tháng, quý, năm. Công tác quản lý hệ thống giá trong công ty. Tổng hợp xây dựng cụ thể hoá các văn bản của Nhà nước về công tác giá. Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện theo đúng quy định Mối quan hệ: chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc kinh tế và chịu sự kiểm tra từ phòng kiểm toánhiệm vụề nghiệp vụ và tính chính chính xác của số liệu trong sổ sách. Giúp công ty trong công tác hoạch toán chi phí, lỗ lãi, kết quả sản xuất kinh doanh . Cơ cấu tổ chức: Gồm 01 kế toán trưởng(trưởng phòng) phụ trách quản lý chung hoạt động của phòng, thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao. 01 kế toán tổng hợp(phó phòng) thay mặt kế toán trưởng khi vắng mặt. 05 kế toán viên và 01 thủ quỹ. * Phòng kiểm toán nội bộ. Phòng kiểm toán nội là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty thực hiện việc kiểm tra xác nhận tính đúng đắn, hợp lý hợp lệ của các tài liệu số liệu kế toán, các báo cáo quyết toán hàng năm của các đơn vị trong công ty. Có nhiệm vụ: Xây dựng chương trình kế hoạch kiểm toán hàng năm, báo cáo giám đốc công ty về kết quả kiểm toán, cung cấp kết quả kiểm toán cho phòng thống kê- kế toán tài chính, kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động của quản lý kinh doanh, kiểm tra và nhận xét về chất lượng của các số liệu kế toán, các thông tin kinh tế tài chính trên báo cáo kết toán của công ty, thực hiện chế độ bảo mật về số, tài liệu kế toán theo đúng pháp lệnh kếư toán thống kê. Mối quan hệ: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc kinh tế có mối quan hệ với phòng thống kê- kế toán tài chính trong việc đánh giá tính hợp lý của các số liệu. Cơ cấu tổ chức: 01 kiểm toán trưởng và các kiểm toán viên. * Phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch sản xuất là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc về các mặt công tác: - Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Kế hoạch tuyển dụng lao động. Mối quan hệ: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc sản xuất, quan hệ chức năng với các phòng ban. Cơ cấu tổ chức: 01 trưởng phòng, 02phó phòng và các nhân viên trợ lý giúp việc. Các đơn vị thành viên của công ty. Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh. Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Bạch Thái Bưởi. Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Ninh Bình. Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Đà Nẵng. Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Bà Rịa- Vũng Tàu. Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Bắc Thái. Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Sơn La Chi nhánh Hoá Chất Mỏ Khánh Hoà. Chi nhánh Hoá Chất Mỏ Gia Lai. Xí nghiệp vận tải Bắc Ninh. Các xĩ nghiệp, chi nhánh trên có nhiệm vụ sản xuất, cung ứng vật liệu nổ công nghiệp cho những nơi có nhu cầu tại các vùng mình phụ trách. Quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp mình,đồng thời chịu trách nhiệm với giám đốc công ty. Tuy sản xuất kinh doanh một cách độc lập nhưng từng tháng, quý, năm đều phải báo cáo về công ty. Đánh giá tình hình quản trị và tổ chức bộ máy quản trị của công ty Hoá Chất Mỏ . Những thành tựu đạt được. Sự chuyển đổi sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước đã làm thay đổi cung cách sản xuất kinh doanh và cách quản lý cũ của các doanh nghiệp Việt Nam. Nó đã làm thay đổi bộ mặt của nền kinh tế Việt Nam, nó kính thính sự năng động của các doanh nghiệp. Công ty Hoá Chất Mỏ cũng vậy. Trong những năm đầu của cơ chế thị trường Công ty Hoá Chất Mỏ đã gặp không ít những khó khăn trở ngại. Tuy nhiên, trong vài năm thích ứng, Công ty đã từng bước khẳng định mình. Trong cách thức quản lý đã gặt hái được nhiều thành công thị trường ngày càng mở rộng, chất lượng sản phẩm được đảm bảo. Được như vậy thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hoá Chất Mỏ đã góp phần rất lớn vì nó tạo ra một hành lang, môi trường làm việc hiệu quả. Nó biểu hiện như sau: - Bộ máy quản lý doanh nghiệp đảm bảo thực hiện triệt để chế độ một thủ trưởng trong lãnh đạo quản lý, từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi người làm với tinh thần cao góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý - Sự phân chia chức năng nhiệm vụ công tác giữa các phòng ban, xí nghiệp sản xuất là khá rõ ràng chặt chẽ tạo điều kiện thuận lợi cho viêc phân công tác trong từng phòng ban. Góp phần giảm bớt những lao động không cần thiết và nâng cao hiệu quả lao động sản xuất. Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng ăn khớp giữa các bộ phận trong Công ty từ đó đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao. Điều kiện làm việc và các trang thiêt bị phục vụ cho lao động quản lý ở các phòng ban, xí nghiệp ngày được cải thiện với việc trang bị thêm máy vi tính ở hầu hết các phòng ban, máy điện thoại di động và các thiết bị chuyên dùng khác đã có tác dụng nâng cao hiệu quả của công tác quản lý, nhờ đó mọi công việc được hoàn thành nhanh chóng, việc tiếp nhận và xử lý các thông tin giữa các phòng ban, xí nghiệp được nhanh chóng không bị ùn tắc. Về tầm quản lý thì với sự giúp đỡ của phó giám đốc, thì số công việc của giám đốc giảm xuống: Mỗi phó giám đốc phụ trách hai phònh thì tầm quản lý cũng vừa phải. Họ giúp cho công ty Hoá Chất Mỏ thực hiện tốt hơn trong sản xuất kinh doanh , trong giải quyết các công việc. Về cấp quản lý của công ty gồm ba cấp: cấp công ty, cấp các phòng ban và cấp xí nghiệp. Đó cũmg là cách phân cấp ở hầu hết các doanh nghiệp lớn.Nó giúp cho việc điều hành từ trên xuống một cách có hiệu quả và nhanh chóng. Các thông tin từ dưới lên cũng trở nên nhanh chóng, giúp cho các phó giám đốc và giám đốc giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng, có hiệu quả. Mối quan hệ chức năng giữa các phòng ban phát huy hết được năng lực chuyên môn của mình, vừa đảm bảo quyền chỉ huy trực tuyến của ban giám. Nó được cụ thể như sau: các phòng ban giúp đỡ nhau trong quá trình thục hiện nhiệm vụ của mình, nó làm cho công việc thực hiện chuyên môn của mình được hoàn thành một tốt hơn, không mất thời gian, chi phí. Tuy nhiên nó cũng mâu thuẫn với quan hệ mệnh lệnh từ trên xuống (quan hệ trực tuyến). Nhưng công ty đã biết phối hợp trong cách phân quyền, phân cấp cac mối quan hệ rõ ràng nên đã thực hiện tốt chức năng của mình. - Đội ngũ cán bộ chức danh của toàn Công ty có trình độ khá cao, có nhiều kinh nghiệm (từ các phó trưởng phòng trở lên đều có bằng đại học và trải qua nhiều năm công tác). như vậy chất lượng đội ngũ lãnh đạo, quản lý của Công ty rất được quan tâm. nó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. - Việc Công ty mạnh dạn thay thế những người đã lớn tuổi đã đến tuổi về hưu bằng những tri thức trẻ có năng lực có trình độ, năng nổ và có ý trí tự khẳng định mình vào những vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của Công ty. Tuy họ còn thiếu những kinh nghiệm nhưng việc kết hợp giữa hai lứa tuổi già và trẻ, giữa kinh nghiệm và sự năng nổ đã góp phần làm cho bộ máy quản lý của Công ty hoạt động có hiệu quả. - Ngoài ra công ty còn thường xuyên mở các lớp ngắn hạn, trung hạn hoặc đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ lãnh đạo ở nước ngoài nhằm đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ quản lý. Như vậy, việc liên tục đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý của Công ty để cho bộ máy quản lý luôn được nâng cao hiệu quả thích ứng với sự phát triển của nền kinh tế, của xã hội. b. Một số tồn tại Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, trong quá trình hoạt động bộ máy quản trị của Công ty vẫn còn một số tồn tại sau: - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty còn nhiều cồng kềnh, mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng chưa có mối quan hệ chặt chẽ hơn. Là một Công ty lớn, việc tổ chức ra các phòng ban chức năng như vậy là hợp lý. Nhưng đội ngũ quản trị có sự mất cân đối. Đội ngũ cán bộ có trình độ tay nghề cao nhưng quản lý trong nền kinh tế thị trường còn nhiều hạn chế, thiếu kinh nghiệm nó làm hạn chế sự linh hoạt của hoạt động bộ máy quản lý.Tuy công ty có phân cấp các mối quan hệ so với những mối quan hệ trực tuyến và chức năng có mâu thuẫn với nhau. Nên trong quá trình thực hiện quyền hạn trong ban giám đốc có những mâu thuẫn xảy ra làm ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh của công ty. Đó cũng là tình trạng chung của các Công ty Nhà nước trong việc chuyển nền kinh tế tập trung quan liêu sang nền kinh tế thị trường. - Việc phân công nhiệm vụ trong ban giám đốc Công ty còn chưa được hợp lý. Giám đốc Công ty quản lý các nguồn lực của Công ty về lao động, tiền lương, vốn, thiết bị... trong khi đó phó giám đốc Công ty chỉ đóng vai trò giúp việc cho giám đốc điều hành một số công việc dựa trên quyền quyết định của giám đốc. Bốn phó giám đốc giúp giám đóc quản lý 8 phòng ban như vậy là quá nhiều trong khi đó phòng kiểm toán phải là phòng riêng biệt, phải chịu sự quản lý từ giám đốc. Sự phân công nhiệm vụ như vậy sẽ dẫn đến không hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành sản xuất vì giám đốc phụ trách nhiều mảng công việc, trong khi đó phó giám đốc lại phụ trách ít công việc, dẫn đến tình trạng quan liêu, chuyên quyền trong quản lý và nhiều lúc khối lượng công việc quá nhiều để giám đốc giải quyết dẫn đén ách tắc thông tin, công việc, làm cho bộ máy quản lý hoạt động kém hiệu quả. Ngoài ra các phòng ban có tầm quản lý khác nhau, khối lương công việc giải quyết cũng khác nhau. Việc mỗi phó giám đốc phụ trách hai phòng ban là không hợp lý, cần giảm bớt để cho cơ cấu bộ máy khỏi cồng kềnh. Cần phân chia sao cho nó phù hợp với trình độ của từng người và khối lượng công việc của từng phòng ban.Ngoài ra ta thấy các phó giám đốc thực hiện chức năng của mình một cách độc lập, ít quan hệ với nhau, nó làm giảm đi sức mạnh tổng hợp của công ty. - Một số linh vực hoạt động kém hiệu quả như lĩnh vực nghiên cứu thị trường, tìm kiếm bạn hàng ... - Cơ cấu cán bộ công nhân viên chức tại các phòng ban còn nhiều bất cập. Nhiều phòng ban cán bộ thừa, lại có những phòng thiếu cán bộ vì vậy việc giải quyết công việc sẽ gặp những khó khăn như thiếu người có chuyên môn sâu,... - Tác phong làm việc còn nhiều ách tắc, còn mang tính quan liêu, công việc giấy tờ còn nhiều rườm ra và gây khó khăn cho khách hàng. - Mặc dù Công ty đã mạnh dạn cho cán bộ trẻ có năng lực thể hiện phẩm chất của mình nhưng hiện nay vẫn chưa có một văn bản chính thức nào quy định cụ thể về tiêu chuẩn của cán bộ các cấp việc đề bạt cans bộ chủ yếu dựa trên thời gian công tác và kinh nghiệm công tác. do vậy cũng cần phải có biện pháp xây dựng một văn bản chính thứ đối với cán bộ quản lý các cấp của Công ty để việc tuyển cán bộ quản lý có hiệu quả hơn, giúp bộ máy quản lý của Công ty thực hiện tốt chức năng của mình. Những nguyên nhân : - Tính chất độc quyền của mặt hàng vật liệu nổ công nghiệp đã ảnh hưởng đến tính năng động, nhạy bén của Công ty. - Công ty Hoá Chất Mỏ là một đơn vị hoạch toán kinh doanh độc lập nhưng lại hoạt động trong lĩnh vực được nhà nưóc độc quyền sản xuất và cung ứng vì thế một phần nào đó vẫn được nhà nước bao cấp nên có thái độ ỷ laị. - Do nhà nứoc bao cấp một phần nào đó cho nên tư duy làm ăn theo cơ chế thị trường chưa thực sự thấm sâu vào trong cách nghĩ, cách làm của ban lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Bộ máy quản trị thừa hưởng từ thời bao cấp tuy đã có sự cải tiến nhiều nhưng nhìn chung còn rất cồng kềnh và thiếu linh hoạt. Hơn nữa việc thành lập phòng ban còn rất tuỳ tiện, nhiều khi các phòng ban được lập ra hoạt động trong một số dự án, công trình sau khi kết thúc thì các phòng ban này cũng ngừng hoạt động. - Công tác tuyển dụng nhân sự chủ yếu ưu tiên con em trong ngành vì thế chất lượng nhân sự không đảm bảo, gây mất cân đối ngành nghề, nhiều khi gây kiện cáo mất đoàn kết trong công ty chương III Một số phương hướng và biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý công ty hoá chất mỏ I. Những quan điểm và phương hướng chủ yếu Những quan điểm chủ yếu nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của công ty Hoá Chất Mỏ. Quan điểm con người. Vấn đề con người trong quản lý doanh nghiệp đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó quyết định đến sự thành bại trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Từ thời xa xưa, các bậc vĩ nhân đã quan tâm tới vấn đề sử dụng con người sao cho phù hợp với công việc để tạo ra hiệu quả cao trong công việc. Cho đến ngày nay, xuất phát từ lợi ích của các doanh nghiệp mà các nhà kinh doanh luôn chú tâm tới việc không ngừng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho chính bản thân mình và các nhân viên dưới quyền. Họ luôn quan tâm tới năng lực, trình độ các nhân viên quản lý để từ đó bố chí, sử dụng từng con người vào các vị trí phù hợp để mọi công việc được tiến hành một cách có hiệu qủa. Quan điểm về con người là quan điểm đầu tiên và không thể thiếu trong công cuộc đổi mới của tất cả các doanh nghiệp. ở công ty Hoá chất Mỏ củng vậy, để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của mình trước hết công ty cần phải bố trí hợp lý về con người. Với năng lực sẵn có phải bố trí sao cho phát huy được hết tất cả các khả năng tiềm tàng vốn có trong đội ngũ cán bộ, đồng thời khắc phục được những được những điểm còn yếu trong đội ngũ cán bộ quản lý này. Quan điểm toàn diện. Tất cả các sự vật hiện tượng đều được tạo nên bởi nhiều nhân tố. Các nhân tố này đều là các mắt xích không thể thiếu để tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Một mắt xích bị yếu sẽ làm cho cả tổng thể không thể hoàn hảo được. Chính vì vậy, khi muốn hoàn thiện bất kỳ một chỉnh thể nào đó không thể bỏ qua quan điểm toàn diện. Đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của một công ty cũng vậy noa được tạo nên bởi nhiều nhân tố như con người , thể chế, cơ cấu....Muốn hoàn thiện được cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ta không thể chỉ xem xét một vấn đề nào đó, nó chỉ có thể được coi là hoàn thiện khi mà mọi bộ phận cấu thành nên nó đều hợp lý. Quan điểm hệ thống. Như đã phân tích ở trên một chỉnh thể hoàn thiện phải có các nhân tố cấu thành hoàn chỉnh song đây là điều kiện cần nhưng chưa đủ. Mọi nhân tố cấu thành đều tốt nhưng nó không kết hợp hài hoà với nhau trong một hệ thống cũng không thể tạo nên một chỉnh thể thống nhất được. Chính vì lẽ đó khi nghiên cứu bất kỳ vấn đề gì ta không thể bỏ qua quan điểm hệ thống. Một bộ máy quản lý có con người quản lý tốt, dồi dào năng lực, có các phòng ban chức năng đầy đủ... nhưng nếu các bộ phận đó không thể kết hợp với nhau một cách hợp lý, hài hoà thì không thể có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoàn chỉnh. Quan điểm trọng tâm. Để hoàn thiện được cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý như đã đề cập ở trên cần chú trọng đầy đủ các vấn đề, tuy nhiên trong một bối cảnh cụ thể không thể tiến hành đồng thời tất cả các việc trong cùng một lúc. Chính vì vậy cần phải chọn ra một vấn đề nào đó để tập trung trọng tâm vào đó, từ đó tạo ra đòn bẩy để giải quyết các vấn đề khác. Quan điểm hiệu quả. Mục đích chính của mọi sự đổi mới hoàn thiện là nhằm tạo ra một kết quả tốt hơn. Đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở một doanh nghiệp là để tạo ra một hiệu quả cao trong quản lý để từ đó tạo ra hiệu quả cao hơn trong sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy cho dù có thay đổi thế nào đi chăng nữa cũng không thể bỏ qua quản điểm hiệu quả. Những phương hướng chủ yếu nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý công ty Hoá Chất Mỏ. Việc hoàn thiện cơ cấu quản lý trong doanh nghiệp là một vấn đề cấp bách hiện nay. Một cơ cấu tổ chức quản lý một cách tốt nhất thì nó phải linh hoạt trước những biến động phức tạp của môi trường bên ngoài, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt. Từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để được như vậy thì mô hình - cơ cấu tổ chức quản lý phải phù hợp với hoàn cảnh của doanh nghiệp cũng như đặc thù về lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo xây dựng một tập thể đoàn kết nhất trí cao. Xác định được rõ ràng một cách cụ thể các chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp. Thực hiện tốt chế độ phân công phân cấp trong doanh nghiệp nhằm phát huy tối đa năng lực của từng người, từng bộ phận của doanh nghiệp, nâng cao năng lực và hiệu lực của quản lý, từ đó nâng cao sức mạnh tổng hợp của cả doanh nghiệp. Muốn như vậy, thì cần tập trung vào những vấn đề chủ yếu sau: * Thống kê và phân loại các chức năng thành các nhóm không bỏ sót và không trùng lặp các chức năng cần thiết của quản lý. * Tổ chức lại cán bộ trong hệ thống bộ máy quản lý và phân công các chức năng cho phù hợp. * Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ và bố trí các lao động quản lý vào đúng bộ phận đúng người, đúng theo hướng tinh giảm và nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý. Một số biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý ở Công ty Hoá Chất Mỏ. Xuất phát từ ba phương hướng cơ bản nêu ở trên. Căn cứ vào thực trạng bộ máy quản lý hiện nay, trên cơ sở vận dụng các kiến thức lý luận. Tôi xin kiến nghị một số biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ở công ty hoá chất mỏ như sau: Biện pháp 1. Xác định đầy đủ các chức năng quản lý và phân loại các chức năng đó 1. Chức năng quản lý kỹ thuật Gồm các nội dung cơ bản sau: + Bảo quản và sử dụng vật liệu nổ + Công tác khoan nổ mìn + Công tác kỹ thuật cơ điện - vận tải + Công tác kỹ thuật an toàn- môi trường + Công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật trong đó phải tổng hợp các công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật của toàn công ty, khuyến khích đôn đốc và thực hiện tốt các thể lệ về các phát minh, sáng chế, từ đó tổng hợp thành các tiến bộ khoa học ở công ty. + Công tác kỹ thuật xây dựng : Phải phổ biến hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng chính sách điều lệ, quy trình quy phạm kỹ thuật trong xây dựng cơ bản, tham gia duyệt thiết kế, tổ chức thi công các công trình, theo dõi tiến độ thi công các công trình, kịp thời đề xuất các biện pháp chỉ đạo kỹ thuật nhằm đẩy nhanh và nâng cao chất lượng công trình. + Công tác kỹ thuật khác: Hướng dẫn đôn đốc kiểm tra các xí nghiệp ban hành và thực hiện đúng các chế độ thể lệ, quy trình kỹ thuật.... sắp xếp, bảo quản vật tư hàng hoá, theo dõi tham gia góp ý về quy cách, tính năng kỹ thuật đối với các mặt hàng do các đơn vị sản xuất kinh doanh . + Công tác quản lý, hỗ trợ tài liệu kỹ thuật. Chức năng quản lý thương mại + Giới hiệu sản phẩm với khách hàng trong và ngoài nước. + Xác định thị trường, mặt hàng giá cả, phương thức mua hoàn, hợp đồng với nước ngoài. + Theo dõi giao dịch, soạn thảo, hiệu đính văn bản, hợp đồng. + Theo dõi, đôn đốc việc triển khai các hợp đồng đã ký để hàng về đúng tiến độ. + Làm các thủ tục xin phép, điện mời khách nước ngoài; đàm phán và tham gia các buổi gặp gỡ với khách nước ngoài. + Thủ tục nhập khẩu các lô hàng theo từng chuyến tại cửa khẩu. + Lập chứng từ các lô hàng làm cơ sở cho việc trả tiền cho người bán hàng. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ ngoại thương trong quá trình thực hiện hợp đồng. + Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc có liên quan đến công tác xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về xuất nhập khẩu. + Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo về nhập khẩu hàng hoá theo quy định. + Công tác kinh doanh đa ngành, bao gồm việc hướng dẫn xây dựng mục tiêu, phương hướng biện pháp kinh doanh đa nhành của công ty và kiểm tra các đơn vị trực thuộc có thực tốt công tác kinh doanh đa ngành. + Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm ổn định và mở rộng thị trường đa ngành. + Thực hiện thống kê, báo cáo về khối lượng và gia trị sản xuất kinh doanh đa ngành của toàn công ty Chức năng quản lý kế hoạch +Xác định nhiệm vụ sản xuất kinh doanh + Xây dựng kế hoạch trung hạn, ngắn hạn, dài hạn, trên cơ sở kế hoạch dài hạn của tống công ty than Việt Nam + Lập kế hoạch tiến độ sản xuất và cung ứng vật liệu nổ công nghiệp cho từng xí nghiệp trong từng thời kỳ + Giao chỉ tiêu kế hoạch sản xuất và cung ứng vật liệu nổ công nghiệp cho từng xí nghiệp + Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và điều chỉnh cho kịp thời kỳ. + Tổ chức thu thập và sử lý thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch + Lập kế hoạch phát triển cho toàn công ty theo tờng giai đoạn phát triển + Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch đối với toàn công ty để từ đó đề xuất các giải pháp phục vụ cho quá trình ra quyết định quản lý Chức năng quản lý nhân sự + Đề xuất việc thực hiện tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp với yêu cầu sản xuất từng thời kỳ + Điều tra phân tích nhu cầu về nhân sự + Lâp kế hoạch về nhân sự + Tổ chức tuyển dụng nhân sự + Bố trí nhân sự, đánh giá nhân sự + Nâng cao trình độ nhân viên thông qua đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và đề bạt + Quản lý công tác tiền lương, tiền thưởng, thực hiện chính sách phúc lợi đối với cán bộ công nhân viên công ty. + Quản lý hồ sơ nhân sự, thực hiện công tác khen thưởng kỷ luật + Xây dựng định mức cho từng ngành nghề, bậc thợ + Theo dõi các hoạt động của các xí nghiệp + Tổ chức thi cấp bậc thợ cho công nhân Chức năng quản lý tài chính- kế toán- thống kê + Tạo vốn và quản lý nguồn vốn của công ty + Phân tích tình hình tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty + Quản lý sự lưu chuyển vốn và tiền tệ trong từng thời kì kinh doanh + Xây dựng các bảng cân đối, báo cáo tài chính, xác định giá thành, thu nhập + Quản lý công tác thanh toán trong nội bộ công ty và giữa công ty với nước ngoài, quản lý các khoản nợ với khách hàng, hạch toán lỗ lãi, hạch toán kế toán nội bộ + Thống kê số liệu phục vụ cho việc phân tích kết quả hoạt động kinh doanh + Xây dựng các giải pháp, biện pháp liên quan đến lĩnh vực tài chính, tiền tệ để phục vụ cho quá trình ra quyết định của giám đốc. + Tổ chức lưu trữ, quản lý các loại chứng từ sổ sách. Chức năng quản lý vật tư Chức năng quản lý hành chính, pháp chế và bảo vệ công ty + Nghiệp vụ văn phòng(văn thư, bảo mật, lễ tân) + Chuẩn bị, lưu trữ, phổ biến các văn bản mang tính pháp chế, quy định quy định pháp chế của nhà nước, cấp trên và của công ty + Tổ chức các hoạt động đoàn thể, văn hoá, chính trị, phúc lợi + Tổ chức việc bảo vệ, an ninh trật tự phục vụ cho sản xuất và công tác tự vệ, quân sự địa phương *. Phân loại chức năng quản lý của công ty Hoá chất mỏ Căn cứ vào đặc điểm của công ty, căn cứ vào các yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản trị nhằm xây dựng bộ máy quản lý theo hướng tinh giảm, nhưng vẫn thực hiện hoàn thành tới các chức năng quản lý, ta có thể phân chia chức năng quản lý thành những nhóm sau: - Chức năng quản lý về kỹ thuật, bảo hộ lao động - Thực hiện chức năng quản lý kế hoạch hoá và đầu tư - Chức năng quản lý thương mại - Chức năng quản lý tài chính, chức năng quản lý hạch toán kế toán và phân tích kinh doanh - Chức năng quản lý nhân sự và tổ chức tiền lương - Chức năng quản lý thanh tra và kiểm toàn nội bộ - Chức năng quản lý hành chính, pháp chế bảo vệ công ty Như vậy việc phân nhóm này vẫn giống như việc phân nhóm hiện nay của công ty, vẫn bao gồm 9 phòng ban của công ty: + Phòng tổ chức nhân sự. + Phòng kế hoạch và chỉ huy sản xuất. + Phòng thương mại + Phòng thống kê kế toán tài chính. + Phòng kiểm toán + Văn phòng công ty + Phòng thanh tra bảo vệ pháp chế. + Phòng kỹ thuật an toàn. + Phòng thiết kế đầu tư. Biện pháp 2 . Tổ chức lại bộ máy tham mưu theo hướng tinh giảm hiện thực và hiệu quả Như phần đánh gia cơ cấu bộ máy quản lý công ty Hoá Chất Mỏ ta thấy tầm quản lý ở các phó giám đốc là không đồng đều. Công ty Hoá Chất Mỏ là công ty sản xuất vật liệu nổ công nghiệp, do tính chất của sản phẩm mang nặng về tính kỹ thuật, sản xuất khó khăn, cho nên các phòng ban về sản xuất có khối lượng công việc nhiều hơn. Cụ thể là: phòng sản xuất và phòng kỹ thuật an toàn có phạm vi hoạt động nhiều hơn, trong khi đó các phòng khác như phòng thống kê, kế toán tài chính, thương mại thì phạm vi hoạt động ít hơn. Do vậy, có thể sắp xếp phó giám đốc sản xuất chỉ huy trực tiếp 2 phòng: Phòng sản xuất và phòng kỹ thuật an toàn. Còn phó giám đốc kinh tế quản lý các phòng: Phòng thương mại, phòng thanh tra và bảo vệ pháp chế, văn phòng công ty. Và phòng thống kê, kế toán tài chính có thể tách riêng độc lập dưới sự quản lý của kế toán trưởng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc. Phòng kiểm toán là một phòng độc lập để kiểm tra, giám sát phòng thống kê, kế toán tài chính. Do vậy, nên đặt phòng kiểm toán dưới sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc. Như vậy, cơ cấu bộ máy quản lý công ty Hoá Chất Mỏ có phần gọn nhẹ, tinh giảm hơn các mối quan hệ chức năng được cải tiến hơn vì chỉ thông qua 2 phó giám đốc. Nó cũng tăng cường vai trò lãnh đạo cao của giám đốc công ty và phó giám đốc. Biện pháp 3. Xây dựng và thực hiện công tác tiêu chuẩn hoá đội ngũ lao động quản lý ở công ty để tạo điều kiện cho sự phát triển nguồn nhân lực. Mục đích tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ. - Tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý nhằm bố trí đội ngũ cán bộ, nhân viên quản lý đúng người, đúng việc, phát huy hết năng lực cá nhân của mỗi người trong bộ máy quản lý, hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn được giao, trên cơ sở đó hoàn thành các chức năng đã đề ra. Một trong những nguyên nhân làm cho các doanh nghiệp nhà nước khi chuyển sang cơ chế thị trường là đội ngũ cán bộ quản lý không đáp ứng được theo yêu cầu nhiệm vụ mới mà đó là hậu quả của nhều nhân tố trong đó khâu yếu tố quan trọng nhất trong khâu quản lý là: “nhìn người để phân việc”. Rõ ràng cách bố trí là căn cứ vào việc để tìm người. Một vấn đề khác làm bộ máy quản lý không phát huy hết sức mạnh là từng cá nhân trong bộ máy chưa thực hiện hết chức năng của mình, đó là do họ chưa hiểu hết tầm quan trọng của từng nhiệm vụ hoặc chưa nắm hết nhiệm vụ của mình đang làm và do cán bộ phụ trách không đôn đốc kiểm tra công việc của nhân viên đó. Để thực hiện tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý cần tiến hành các bước sau: Những yêu cầu: b1. Công tác đầu tiên cần tiến hành là xây dựng chức danh và quy định chức trách của từng vị trí quản lý, đó là chức danh của từng phòng, từng tổ sản xuất kế hoạch Trên cơ sở các chức danh đã xây dựng, căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ của việc hoàn thành các chức năng quản lý của công ty để đề ra yêu cầu về số lượng người cho từng chức danh (ví dụ: nhân viên kỹ thuật- điều độ 2 người, nhân viên thống kê: 1 người); trình độ chuyên môn nghiệp vụ (đại học,trung học, sơ cấp) và các yêu cầu khác cần có (tuổi đời, phẩm chất, chính trị, giới tính...) Chức danh, chức trách là cơ sở để xây dựng quy chế làm việc của từng cán bộ quản lý từ giám đốc tới nhân viên thuộc các phòng ban chuyên môn, các mối quan hệ công tác, công tác lãnh đạo, kiểm tra, đôn đốc hàng ngày. b2. Sau khi đã hoàn chỉnh việc hoàn thiện chức danh, chức trách. Tiến hành kiểm tra rà soát lại toàn bộ vị trí trong bộ máy quản lý. Đối với những vị trị đã đủ tiêu chuẩn, thì kiểm tra năng lực; mặt nào còn hạn chế thì cần có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo lại trong thời gian ngắn. Những vị trí chưa đủ tiêu chuẩn, không đảm đương được nhiệm vụ thì cần có kế hoạch đào tạo lại, bồi dưỡng nếu không được thì thay thế. b3. Xã hội loài người phát triển không ngừng, những kiến thức ngày nay có thể ngày mai đã lạc hậu. Do vậy việc quan tâm tới đào tạo con người là một chiến lược trung tâm nên các cán bộ quản lý, lãnh đạo quản lý công ty không ngừng nâng cao trình độ để tiếp cận với những kiến thức mới đáp ứng được yêu cầu quản lý. b4. Lề lối, tác phong làm việc có ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng làm việc của người quản lý. Thực hiện tốt việc tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý. Để làm tốt cần xây dựng một lề lối, tác phong làm việc công nghiệp, xem xét việc hoàn thành nhiệm vụ thông qua các nhiệm vụ được giao. Đó là thước đo để đánh gía năng lực phẩm chất của cán bộ. Ngoài ra công ty cần phải chú trọng tới các trang thiết bị, dụng cụ làm việc, bàn ghế, các loại sổ sách giấy tờ... để tăng chất lượng làm việc của nhân viên quản lý. Nhờ đó, chúng ta sẽ có một đội ngũ cán bộ quản lý mạnh, có năng lực. Công việc luôn được giải quyết một cách khẩn trương nhanh chóng, không có công việc bị tồn đọng, hay việc bị chồng chéo nên nhau. Biện pháp 4. Cần có sự phân công phân cấp quản lý rõ. Để cho cơ cấu bộ máy quản lý hoạt động tốt hơn thì công tác đầu tiên của doanh nghiệp phải có sự phân quyền đạt hiệu quả cao. Như vậy thì việc giao phó quyền hạn và nhiệm vụ phaỉ cụ thể và tổng quát có thể thực hiện bằng văn bản. Việc phân quyền này nó thể hiện, đi liền với quyền lực và trách nhiệm, quyền lực càng cao thì trách nhiệm càng lớn. Khối lượng công việc trí óc tăng lên, có những vấn đề cần giải quyết. Để giải quyết được thì phải có nhiều người làm, muốn vậy phải có quyền lực để ra lệnh cho người khác. Nếu sự giao phó quyền lực không rõ ràng thì trước hết người quản lý không biết trách nhiệm và quyền hạn của mình. Sự tranh giành quyền lực sẽ dẫn đến mâu thuẫn trong nội bộ công ty, dẫn đến các công việc khó được giải quyết. Người phân quyền phải nhận rõ những mâu thuẫn chồng chéo với các cương vị công tác khác nhau, để từ đó ra những văn bản cụ thể để phân quyền trong công ty. Khi giao quyền thì các thành viên phải tuân theo những nguyên tắc chung của công ty về trách nhiệm và quyền hạn, phạm vi hoạt động. Người được giao quyền phải tương xứng, đảm bảo có khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Có nghĩa là họ phải có trình độ, kinh nghiệm, có năng lực, có tư cách đạo đức.. Biện pháp 5. Cần định rõ ràng các mối quan hệ trực tuyến, chức năng a) Các mối quan hệ trực tuyến. Quan hệ trực tuyến là mối quan hệ giữa thủ trưởng và cán bộ nhân viên trong bộ phận. Giữa cán bộ có cương vị chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dưới. Trong tổ chức này thì giám đốc là người điều hành và kiểm soát trực tiếp các hoạt động của các phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ chuẩn bị các hướng dẫn, điều kiện kinh tế đưa ra những thông tin phản hồi để giúp đỡ giám đốc trong việc đưa ra những quyết định. Các phòng ban chức năng là những bộ phận đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp tiến hành tốt và các nhân viên trong phòng luôn có sự phối hợp và hỗ trợ chặt chẽ với nhau, thu thập những thông tin để giúp giám đốc có quyết định cần thiết b) Quan hệ chức năng. Trong cơ cấu bộ máy quản lý các phòng ban có mối quan hệ phụ thuộc với nhau, mối quan hệ đó là mối quan hệ chức năng. Các phòng chuẩn bị các điều kiện sản xuất phục vụ cho các phân xưởng, chi nhánh tổ chức, các hoạt động sản xuất của mình, đồng thời việc kiểm tra các hoạt động đó theo lĩnh vực của mình. Kết quả là thông tin cần thiết giúp cho giám đốc trong việc điều hành toàn bộ công việc của doanh nghiệp. Tóm lại bộ máy quản lý mới với cơ cấu tổ chức như vậy các mối quan hệ trong cơ cấu đó sẽ tạo ra đưọc sự quản lý chặt chẽ. Với bộ máy quản lý như vậy sẽ giúp cho sự thu thập và xử lý thông tin nhanh hơn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Biện pháp 6. Làm tốt công tác khen thưởng và kỷ luật,đặc biệt là luôn quan tâm đến lợi ích vật chất và tinh thần của công nhân viên chức. Công tác khen thưởng và kỷ luật không những là một phương pháp quản lý trong kinh tế mà còn là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty hoá chất mỏ. Khen thưởng những cá nhân , đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Nó sẽ khuyến khính mọi người năng nổ làm việc hơn nữa,không những vì lợi ích của công ty mà cồn là lợi ích của chính họ. Kỷ luật là đánh vào những lợi ích của họ nếu họ sai phạm nhũng quy định của công ty hoặc không hoàn thành công việc, từ đó sẽ hạn chế những sai lầm của họ. Nhu cầu của con người ngày càng cao(vật chất và tinh thần) .Do vậy , mọi người làm việc phần lớn là để đáp ứng nhữnh nhu cầu đó. Tiền lương, tiền thưởng chính là nhủnh thu nhạp của họ. Nếu lương cao sẽ làm cho họ hoạt động hăng say hơn. Tất cả nhũng điều trên đều giúp cho bộ máy quản trị hoat đông hoàn thiên hơn, linh động hơn, hiệu quả hơn. Biện pháp 7. Việc tuyển dụng nhân viên của công ty Hoá chất Mỏ Hàng năm công ty đều có tuyển dụng thêm nhân viên mới và các lý do: Bổ sung cho cán bộ công nhân viên chức của công ty đã nghỉ hưu Thành lập các đơn vị mới Một số cán bộ công nhân viên chức chuyển công việc, xin nghỉ Để tuyển dụng được những người giỏi, cá năng lực có trình độ có lòng yêu nghề là việc làm rất khó. Tuy nhiên, chúng ta chỉ xét trong phạm vi tương đối. Để giúp cho bộ máy quản lý hoàn thiện hơn thì khâu tuyển chọn người để thay thế chức vụ phải thực hiện một cách công bằng, gắt gao bằng cách xem xét hồ sơ của họ, tổ chức phỏng vấn, bằng các cán bộ có chuyên môn lâu năm hoặc hợp đồng với chuyên gia nước ngoài điều này sẽ giúp ta tuyển chọn đúng người. Biện pháp 8. Qua các biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện bộ máy quản trị ở công ty Hoá chất Mỏ. Tôi xin đưa ra mô hình tổ chức bộ máy quản trị: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị mới có sự khác biệt với bộ máy cơ cấu cũ là có mối quan hệ giúp việc giảm cụ thể là từ 4 phó giám đốc xuống còn 2 phó giám đốc giúp việc cho giám đốc. Giám đốc trực tiếp chỉ huy 2 phòng quan trọng phòng tổ chức nhân sự và phòng kiểm toán, bộ máy quản lý đơn giản hơn và tăng cường vai trò quản lý tối cao của giám đốc. Kết luận Cùng với sự phát triển của khoa học quản lý, nghệ thuâth quản lý thì các mô hình quản lý cũng đã được ra đời và ứng dụng vào thực tế. Tuy nhiên, việc vận dụng vào các mô hình tổ chức bộ máy quản trị vào mỗi doanh nghiệp sao cho phù hợp, có hiệu quả là điều không phải đơn giản Mỗi mô hình quản lý đều có nhẵng nhược điểm khác nhau, thuận lợi về mặt này nhưng lại khó khăn về mặt khác; điều quan trọng nhất là khi áp dụng vào thực tế, người lãnh đạo, người quản lý doanh nghiệp phải là người có năng lực, có trình độ, có đạo đức để hướng mọi người vào mục tiêu. Dù sao thì nhân tố con người vẫn là vấn đề quan trọng nhất. Để làm được điều đó phải có sự phân công phân cấp một cách rõ ràng, linh hoạt để có thể phát huy những thuận lợi có được và khắc phục những mặt hạn chế để từ đó nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp. Trong thực tế có rất nhiều tài liệu, viết nghiên cứu về vấn đề này nhăng đó cũng chỉ là lý thuyết, còn việc vận dụng vào thực tế của mỗi doanh nghiệp mới là quan trọng, nó không đơn thuần chỉ là áp dụng một cách máy móc theo lý thuyết mà là có sự giao thoa, kết hợp các loại lý thuyết và trình độ nghệ thuật quản lý. Qua quá trình thực tập tại công ty Hoá chất mỏ cùng với việc nghiên cứu tìm tòi, tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan, tôi đã chọn đề tài: “ Một số biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty Hoá chất mỏ” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Do trình độ còn hạn hẹp, thời gian ngắn nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, tôi mong được sự chỉ bảo, đóng góp của thầy cô, bạn đọc đặc biệt là giáo viên hướng dẫn: Tiến sĩ Mai Văn Bưu. Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo hướng dẫn, tiến sĩ Mai Văn Bưu cùng thoàn thể cán bộ công nhân viên của công ty Hoá chất mỏ đã giúp tôi hoàn thành đề tài này. Tài liệu tham khảo PHILIPPE LASSERRE, JOSEP HUTT chiến lược quản lý và kinh doanh nhà xuất bản chính trị quốc gia 1996 Ngô Đình Giao : QTKD tổng hợp trong các doanh nghiệp nhà xuất bản khoa học kỹ thuật 1997 PGS. PTS Lê Văn Tâm, giáo trình QTDN Đỗ Hoàng Toàn. Mai Văn Bưu , lý thuyết QTKD nhà xuất bản thống kê 1994 TURRING TON tiếp xúc đối mặt trong quản lý nhà xuất bản kỹ thuật 1994 Quản trị xí nghiệp hiện đại , Lê Đình Viện nhà xuất bản TPHCM 1994 Những vấn đề cốt yếu trong quản lý Haiold Koont 2 nhà xuất bản khoa học kỹ thuật 1992 Giáo trình khoa học quản lý , GS.TS Đỗ Hoàng Toàn