Luận văn Một số vấn đề về hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục tại Hà Nội

dõi thực hiện các loại quỹ đó ở NXBGD và các đơn vị trực thuộc. - Tổng hợp, đề xuất tổ chức thực hiện các chế độ chính sách về cán bộ, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, các hình thức thi đua, khen thưởng, kỷ luật; xây dựng quỹ khen thưởng trong NXBGD, theo các quy định của Nhà nước và theo dõi thực hiện ở các đơn vị - Giúp Tổng Giám đốc theo dõi, giám sát về thực hiện quy chế phân cấp uỷ quyền đối với các đơn vị trực thuộc về tổ chức, cán bộ, biên chế, đề bạt, nâng lương, kỷ luật lao động, thưởng phạt... * Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy cán bộ công nhân viên trong phòng đều có trình độ Đại học trở lên, nhưng hiện nay thì trình độ tin học, ngoại ngữ, lý luận chính trị là cần thiết. Do đó NXBGD cần phải có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng. Đặc biệt là cán bộ lãnh đạo trong phòng đều ở độ tuổi khá cao, do đó việc xây dựng đội ngũ cán bộ kế cận là một yêu cầu khách quan của NXBGD. Trong thời gian qua Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương còn có một số hạn chế: Việc tham mưu đề xuất cán bộ quản lý của NXBGD và các đơn vị thành viên nhiều lúc còn lúng túng do chưa xây dựng được đội ngũ cán bộ kế cận. Chưa xây dựng được chiến lược tuyển dụng và đào tạo cán bộ kế cận, đặc biệt là cán bộ quản lý. Do sự chuyển đổi quá nhanh của mô hình hoạt động nên trong công tác tổ chức cán bộ chưa theo kịp. 2.6.5. Phòng Quản lý sản xuất Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý in, vật tư phục vụ hoặc xuất bản, phát hành cho toàn NXBGD và ở khu vực được phân công. * Qua nghiên cứu tìm hiểu cho thấy: Do việc sản xuất và cung ứng giấy của Công ty giấy Bãi Bằng chậm chễ so với kế hoạch dự kiến, một số tên sách phải chờ giấy gần một tháng, vì vậy việc in và hoàn thiện sách gặp khó khăn, thời gian thực hiện phải rút ngắn. 2.6.6. Phòng Quản lý xuất bản -Thông tin tuyên truyền Bảng 13: Cơ cấu lao động của phòng Quản lý xuất bản - Thông tin tuyên truyền năm 2004 (Đơn vị: người) STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1951 2 Phó phòng 1 ĐH 1952 3 Chuyên viên chính 1 ĐH 1954 4 Chuyên viên 6 ĐH 68,74,69,55,79 Tổng 9 (Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) * Nhiệm vụ: Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý xuất bản, phát hành cho toàn NXBGD và ở khu vực được phân công. *Nhận xét: Trong năm qua tiến độ làm sách tham khảo, nhất là sách tham khảo mới còn chậm nên cũng ảnh hưởng đến tiến độ phát hành. Sự phối hợp giữa các khâu, các bộ phận tuy đã có nhiều cố gắng, những vẫn có lúc còn trục trặc, nên phần nào ảnh hưởng đến tính đồng bộ và kịp thời trong việc phát hành sách giáo khoa. 2.6.7. Phòng Công nghệ thông tin Bảng 14: Cơ cấu lao động Phòng công nghệ thông tin năm 2004 (Đơn vị: Người) STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1961 2 Phó phòng 1 ĐH 1968 3 Chuyên viên 7 ĐH 77,75,73,80,81 Tổng 9 (Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) * Nhiệm vụ: Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về việc tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin cho toàn NXBGD và khu vực được phân công. Bên cạnh những mặt đã đạt được như luôn đổi mới trang thiết bị máy móc: máy vi tính, máy in, máy photo.... và khi hư hỏng có sự sữa chữa kịp thời, bảo đảm thông tin liên lạc giữa các bộ phận các đơn vị..... * Nhận xét: Còn có một số mặt hạn chế như: nội dung tuyên truyền quảng cáo về các mặt hoạt động của NXBGD trên các phương trên đại chúng và trên mạng còn thiếu chủ động, nhiều nội dung quảng cáo còn nghèo nàn, chưa có sức thuyết phục cao. Thông tin về NXBGD trên Website vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu, thông tin không được tải lên mạng thường xuyên cập nhật để theo dõi, nội dung truyền tải còn ít. 2.6.8. Phòng Kho vận Bảng 15: Cơ cấu lao động phòng Kho vận năm 2004 (Đơn vị: Người) TT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1951 2 Phó phòng 1 ĐH 1966 3 Chuyên viên 6 ĐH 49,44,62,50,75 4 Cán sự 10 Trung cấp 62,58,57,56,70,75,72,52,83 5 Công nhân 1 Trung cấp 1962 Tổng 19 (Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động Tiền lương) *Nhiệm vụ: - Lập kế hoạch mua sắm vật tư giấy, dụng cụ phụ tùng của NXBGD hàng tháng, hàng quý. - Ký kết, thực hiện các hợp đồng mua nguyên vật liệu, thiết bị dụng cụ, phụ tùng. - Quản lý sắp xếp kho bãi nguyên vật liệu - Bảo quản kho và tổ chức vận chuyển sách, vật tư giấy theo tiến độ và kế hoạch được giao. * Nhận xét: Việc tổ chức sắp xếp mặt bằng các kho một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà in sách thuận lợi, kiểm tra khâu chất lượng sách khẩn trương, nhiều sai sót được phát hiện kịp thời và cùng nhà in có biện pháp sử lý nhanh. Nhưng phòng kho vận chưa lập kế hoạch dự trữ, vì trong năm qua do việc sản xuất và cung ứng giấy của Công ty giấy Bãi Bằng chậm chễ so với kế hoạch, vì vậy việc in và hoàn thiện sách gặp khó khăn, thời gian thực hiện phải rút ngắn. 2.6.9. Phòng Chế bản - Xây dựng, chỉ đạo nhiệm vụ chế bản theo phương hướng, kế hoạch xuất bản, đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu được duyệt hàng năm. - Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý kỹ thuật. - Nghiên cứu và đề xuất phương án cải tiến quy trình công nghệ. - Chịu trách nhiệm trong việc lưu giữ các chế bản của NXBGD ở dạng đĩa, tạo điều kiện cần thiết cho việc chế bản. 2.6.10. Phòng Sửa bản in Bảng 16: Cơ cấu lao động của Phòng Sửa bản in năm 2004 (Đơn vị: người) TT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1950 2 Phó phòng 1 ĐH 1964 3 BTV chính 2 ĐH 61,49 4 BTV 10 CĐ, ĐH, Thạc sỹ 48,72,54,78,60,52,80,60 5 Chuyên viên 1 CĐ 1960 6 Cán sự 2 Trung cấp 1954 7 Cán sự hành chính 1 Phổ thông 1954 Tổng 18 (Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) *Nhiệm vụ: - Thực hiện việc sửa bông bài và đọc đính chính bảo đảm chất lượng, độ chính xác của bông bài và bài in thử so với bản gốc (nội dung, trình bày, minh họa, hình...), phối hợp với các Phòng, Ban có liên quan theo quy trình của NXBGD. - Góp phần phát hiện những sai sót về nội dung bản thảo, về mỹ thuật và kỹ thuật trình bày. Phối hợp với các Phòng, Ban có liên quan để xử lý kịp thời nhằm nâng cao chất lượng sách của NXBGD. - Phát hiện và phân biệt rõ những sai sót thuộc về bản thảo, nhà in, Phòng chế bản, người sửa bông bài.. đề xuất với lãnh đạo NXBGD biện pháp xử lý. 2.6.11. Phòng Phát hành Sách giáo khoa Bảng 17: Cơ cấu lao động của Phòng Phát hành Sách giáo khoa năm 2004 (Đơn vị: người) STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1956 2 Phó phòng 2 ĐH 1961 3 Chuyên viên 6 ĐH 54,63,50,64,78,79 Tổng 9 (Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) *Nhiệm vụ: - Tổ chức thực hiện kế hoạch tiêu thụ sách giáo khoa và tổ chức thực hiện kế hoạch này. - Tổ chức điều phối, cung ứng sách giáo khoa cả ba miền và với Công ty Sách - Thiết bị trường học ở khu vực phía Bắc. - Phối hợp chỉ đạo tổ chức việc đưa sách vào thư viện trường học phổ thông. - Chịu trách nhiệm chỉ đạo việc soạn thảo các hợp đồng mua, bán sách giáo khoa; thực hiện thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế. - Tham gia chỉ đạo việc tuyên truyền, giới thiệu sách trong dịp khai giảng, trong các ngày lễ lớn, các hội chợ, triển lãm. - Tổng hợp đề xuất các vấn đề về chiết khấu, về chế độ chính sách trong việc cung ứng sách giáo khoa. - Điều hành toàn bộ công việc trong phòng, phối hợp với các đơn vị có liên quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng. * Nhận xét: Trong thời gian qua phòng Phát hành Sách giáo khoa chưa nắm sát được thực tế nhu cầu cung ứng sách giáo khoa của một số địa phương, do đó một số trường hợp chưa có tác động kịp thời tới việc đặt sách của các công ty, nhất là sách giáo khoa mới. 2.6.12. Ban Tổng Biên tập Bảng 18: Cơ cấu lao động của Ban Tổng Biên tập năm 2004 (Đơn vị: người) STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Tổng Biên tập 1 PGS.TS 1945 2 Phó TBT 3 ĐH. Thạc sỹ 45,52 Tổng 4 (Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) *nhiệm vụ: - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đề tài, làm sách thuộc lĩnh vực chuyên môn được phân công phụ trách. * Ban thư ký biên tập: Nghiên cứu tham mưu cho Tổng Giám đốc xây dựng và tổ chức triển khai, theo dõi thực hiện kế hoạc đề tài, kế hoạch xuất bản sách liên kết trong toàn NXBGD, nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc các vấn đề điều hoà công việc, bố trí nhân lực thực hiện kế hoạch bản thảo, thực hiện các chế độ đối với cán bộ khối biên tập, đối với tác giả và cộng tác viên. * Phó Tổng Biên tập: - Chủ trì xây dựng phương hướng, kế hoạch xuất bản. - Tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch xuất bản. - Chủ trì tổ chức công tác biên tập - Chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức toàn bộ xuất bản phẩm của NXBGD. - Chủ trì xây dựng mục tiêu, chương trình, nội dung tài liệu bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, đối với đội ngũ biên tập, nắm chắc đội ngũ biên tập viên. - Chủ trì tổng kết về chuyên môn nghiệp vụ xuất bản, biên tập và đề ra các phương hướng, biện pháp nâng cao chất lượng xuất bản phẩm của NXBGD. - Chỉ đạo triển khai các đề tài nghiêm cứu khoa học phục vụ trực tiếp cho từng mặt hoạt động của NXBGD. * Trong đó có các ban, trung tâm, tạp chí: - Ban Văn - Ban Tiếng Việt - Ban Sử - Địa - Ban Giáo dục - Ban Ngoại ngữ - Ban Mầm non - Ban Toán - Ban Vật lý - Ban Hoá học - Ban Sinh học - Ban Kỹ thuật - Đại học - Hướng nghiệp dạy nghề - Ban Tiểu học - Ban Biên tập - Thiết kế mỹ thuật - Trung tâm Khoa học công nghệ - Sách giáo khoa - Tạp chí toán học và tuổi trẻ - Đặc san Văn học và tuổi trẻ - Đặc san Toán tuổi thơ - Trung tâm sách dân tộc 3. Lao động quản lý Mặc dù trong những năm qua số cán bộ công nhân viên tăng lên một mặt là do mở rộng quy mô hoạt động, nên nhu cầu công việc đòi hỏi, mặt khác là do một số cán bộ công nhân viên đã cao tuổi hoặc có trình độ hạn chế, NXBGD muốn đưa người vào để chuẩn bị làm thế hệ kế cận và tuyển mộ được những người lao động có trình độ và năng lực trong công việc. - Trình độ của lao động quản lý, hầu hết tốt nghiệp Đại học trở lên. Nhưng bên cạnh đó thì vấn đề làm không đúng chuyên môn và chưa đáp ứng được tiêu chuẩn cán bộ do NXBGD đề ra còn là một điều mà NXBGD cần phải xem xét thêm. - Về độ tuổi: Tuổi đời bình quân từ 43 tuổi (1998 - 2000) lên 45 tuổi (2000 - 2002) cần được trẻ hoá đội ngũ cán bộ, vì lực lượng lao động trẻ sẽ có nhiều năng lực để kế cận đội ngũ cán bộ hiện nay hơn, đáp ứng được đòi hỏi của yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh. * Điều kiện làm việc của lao động quản lý: Trụ sở NXBGD tại Hà Nội được đặt tại 81Trần Hưng Đạo - Hà Nội, do cơ sở hạ tầng ở đó đã xuống cấp nhiều, không đáp ứng được yêu cầu và quy mô mới của NXBGD. Do đó NXBGD Hà Nội đã triển khai xây dựng lại trụ sở đó. Và trong thời gian vừa qua thì toàn bộ NXBGD đã chuyển sang 72 Trần Hưng Đạo - Hà Nội - đó là nơi mà NXBGD thuê văn phòng làm việc trong thời gian xây dựng lại trụ sở. Đối với Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc đều có phòng làm việc riêng, có phương tiện sinh hoạt: bàn ghế tiếp khách, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy tính, máy fax... và các phương tiện khác đồng thời phục vụ nước uống và vệ sinh phòng. ở các phòng ban chức năng, mỗi người được bố trí một bàn làm việc, diện tích trung bình mỗi người khoảng 4m2/ người và được trang trí các phương tiện khác. Tuy nhiên, do mới chuyển địa điểm làm việc mà có những thay đổi dẫn đến cán bộ công nhân viên chưa quen với môi trường làm việc mới này. Nói chung số lượng cán bộ công nhân viên được bố trí trong một phòng làm việc tương đối nhỏ, vì thể thiếu cả chỗ để đựng tủ tài liệu. Các phòng được bố trí sát nhau tiện qua lại trao đổi hỗ trợ cho nhau khi cần thiết, nhưng các phòng chỉ được ngăn cách nhau bằng kính trắng, do đó các phòng có thể nhìn thấy nhau trong lúc làm việc, điều đó có thể dẫn tới sự mất tập trung trong khi làm việc. Một số phòng ban được bố trí ngay sát cửa đi lại cũng rất bất tiện, có phòng không còn chỗ đành làm việc ngoài góc nhỏ hành lang: như phòng photo chẳng hạn. Các phòng tương đối bí, không được thông thoáng cho lắm Vấn đề ăn trưa của cán bộ công nhân viên cũng là điều đáng quan tâm. Do lịch làm việc của NXBGD là sáng từ 7h30 - 11h45, chiều từ 13h-16h45, do đó những cán bộ công nhân viên làm việc xa nhà, mà họ thường ăn trưa ở nhà ăn của NXBGD, và nghỉ trưa tạm thời tại phòng làm việc của mình, mà chỗ nghỉ trưa là do mỗi người tự túc lấy thế nào thì tuỳ mỗi người. Trên đây là những vấn đề mà NXBGD cần xem xét trong quá trình làm việc tại nơi văn phòng thuê. Do lao động quản lý là lao động trí óc nên trong quá trình làm việc hao phí chủ yếu của họ là hao phí trí lực và những căng thẳng về thần kinh, tâm lý, vì vậy họ có những yêu cầu riêng về điều kiện lao động. NXBGD sẽ tạm thời làm việc tại 72 Trần Hưng Đạo - Hà Nội cho đến khi trụ sở chính được xây dựng xong là thời gian tương đối dài. Do đó sự ổn định về điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên là điều mà NXBGD phải lưu tâm hơn nữa. * Bầu không khí tâm lý: Bầu không khí là một yếu tố rất lớn ảnh hưởng đến khả năng lao động trí óc vì thế nó ảnh hưởng đến hiệu quả lao động. Nhìn chung mối quan hệ trong NXBGD giữa các nhân viên, giữa Tổng Giám đốc và các nhân viên khác thân mật, cởi mở, không căng thẳng. Mọi người giúp đỡ nhau hoàn thành công việc khi có người quá bận hoặc khi ốm đau. Người lao động được an ủi, quan tâm động viên khi gia đình có chuyện buồn. Đặc biệt NXBGD luôn tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tận tình đối với sinh viên thực tập, học tập tại NXB. * Công tác đào tạo - bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý: Công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ được tiến hành đồng thời ở cả cán bộ công nhân viên cũ và mới. Trong vòng 2 năm qua đã có 7 cán bộ theo học lớp cao cấp chính trị, 29 đồng chí cán bộ đã tốt nghiệp Trung cấp chính trị, 28 cán bộ đã hoàn thành chương trình Quản lý hành chình Nhà nước; 59 cán bộ được thi ngạch bậc lên chuyên viên chính và biên tập viên chính; đã có 6 đồng chí bảo vệ thành công luận án tiến sỹ... Tóm lại việc đào tạo cán bộ quản lý ở Công ty đang được quan tâm đúng mức. B. Đánh giá cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD tại Hà Nội 1. Ưu điểm Với việc áp dụng cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng như hiện nay của NXBGD, đã giúp NXBGD có những lợi thế nhất định. Các cấp quản lý của NXBGD phù hợp với cơ cấu hoạt động sản xuất kinh doanh của NXBGD. Đa số các bộ phận chức năng thực hiện tốt công việc của mình. Hiệu lực chỉ huy điều hành của cán bộ quản lý khá lớn, rất linh hoạt. Điều này thể hiện ở việc NXB áp dụng cơ chế quản lý trong NXBGD khá hiệu quả, được thực hiện với các phòng ban chức năng trong NXB như: Cơ chế hạch toán độc lập, cơ chế khoán, cơ chế tuyển dụng nhân viên, cơ chế khen thưởng, cơ chế quản lý sử dụng thông tin. Do đó kích thích được tinh thần làm việc của nhân viên, tính tự giác của nhân viên trong NXB được nâng cao, họ làm việc với tinh thần trách nhiệm cao trước công việc được giao. Sự phân chia nhiệm vụ quản lý trong NXB rõ ràng, giúp cho hiệu lực quản lý được nâng cao. NXBGD do Hội đồng quản trị quản lý trên cơ sở các nghị quyết, quyết định của NXBGD và được tổ chức triển khai thông qua hoạt động của Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc và các phòng ban chức năng, do đó tạo ra sự quản lý thống nhất từ trên xuống Việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc cho cán bộ quản lý đã được chú ý nhiều tạo sự thuận lợi cho cán bộ quản lý. Điều kiện làm việc của lao động quản lý được quan tâm về khía cạnh trang thiết bị, tạo được bầu không khí thoải mái. 2. Nhược điểm Bên cạnh những lợi thế của việc áp dụng cơ cấu tổ chức quản lý NXB, mô hình hiện tại cũng không tránh khỏi những hạn chế lớn trong hoạt động tổ chức quản lý của NXBGD. Vì mô hình mà NXBGD hiện tại đang vận hành là Công ty mẹ trong mô hình Công ty mẹ - Công ty con, mà NXBGD là doanh nghiệp đầu tiên thí điểm mô hình này trong lĩnh vực giáo dục. Bộ máy giúp việc của Công ty mẹ đang hoàn chỉnh vì vậy chưa thể hiện rõ khả năng tham mưu giúp việc mang tầm vóc của tổ chức này. Do sự chuyển đổi quá nhanh, vượt qua những suy nghĩ ban đầu, nên có cá nhân, đơn vị chuyển đổi không kịp, xử lý công việc còn lúng túng. Nghị quyết của Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc chưa thấm sâu đến mỗi cán bộ công nhân viên nên việc thực hiện chưa triệt để và có lúc hiệu quả chưa cao. Chuyên môn hoá công việc chưa sâu: sự phân công bố trí, sắp xếp lao động trong từng phòng ban vẫn chưa phù hợp, chưa đáp ứng yêu cầu. Việc sắp xếp chưa đúng người, đúng việc, chưa rõ ràng cụ thể cho từng người và phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ. Chất lượng cán bộ quản lý nói chung chưa cao. Chưa xây dựng được chiến lược tuyển dụng và đào tạo cán bộ kế cận, đặc biệt là cán bộ quản lý. Bộ máy mới đang vận hành nhiều lúc tỏ ra chưa linh hoạt. Trong tuyển dụng cán bộ công nhân viên, cũng như đa số các doanh nghiệp Nhà nước khác, NXBGD tại Hà Nội không tuyển các nhà quản lý từ bên ngoài mà tuyển dụng từ bên trong NXB, tức là thông qua thuyên chuyển công tác từ bộ phận này sang bộ phận khác. Cách tuyển dụng này gây ra một số bất cập lớn, Nhà quản lý quen với nếp làm việc cũ nên thiếu khả năng sáng tạo, chủ động trong công việc do đó hiệu quả quản lý không cao. Trong thời gian qua tình trạng vi phạm bản quyền (tài sản chất xám) vẫn diễn ra phổ biến, bảo đảm quyền phổ biến tác phẩm và bảo vệ quyền tác giả, việc mua bản thảo đối với những tác phẩm có giá trị, hỗ trợ mua bản quyền đối với tác phẩm trong nước và ngoài nước có giá trị phục vụ phát triển kinh tế, văn hoá xã hội... đó là điểm mà NXBGD vẫn chưa giải quyết được Để ổn định giá sách trên thị trường, các trang thiết bị phục vụ việc giảng dạy trong nhà trường.... trong điều kiện giá giấy, mực in, giá công đều tăng cao là một bài toán khó đối với NXBGD, một mặt phải bảo toàn vốn do Nhà nước giao và mặt khác phải kinh doanh có lãi. Việc tìm kiếm thị trường tiêu thụ sách, các sản phẩm khác: băng hình, băng tiếng, đĩa CD - ROM, việc nhập sách từ nước ngoài về và xuất các tác phẩm ra nước ngoài... là phần mà NXB đang còn chưa có sự quan tâm nhiều. Bảng19: Số liệu hoàn thành kế hoạch 2002 - 2004 (Đơn vị tính: Triệu đồng) Năm Giá trị doanh thu Lợi nhuận Thu nhập bình quân Nộp ngân sách 2002 446.278 46.555 1.115 28.734 2003 455.020 43.560 1.275 26.172 2004 456.121 44.557 1.500 25.635 (Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) Qua số liệu ta thấy, doanh thu của NXBGD vẫn tăng qua các năm. Lợi nhuận của NXB năm 2003 giảm so năm 2002 là 2995 (triệu đồng) tương ứng 6,4%. Năm 2004 so với năm 203 lợi nhuận tăng 997 (triệu đồng) tương ứng 2,3%. Phần nộp ngân sách của NXBGD lại giảm dần qua các năm. Trong 3 năm 2002 -2004 thì năm 2004 NXBGD làm ăn có hiệu quả nhất và tiền lương của cán bộ công nhân viên ngày một tăng chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của NXB có hiệu quả. Điều đó có sự góp phần không nhỏ của việc thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý sang mô hình Công ty mẹ mà trong đó là của đội ngũ là động quản lý trong NXBGD. Tổng doanh thu của NXB tăng lên đều theo các năm nhưng nộp ngân sách lại giảm chứng tỏ tích luỹ của NXBGD tăng để bù vào phần đổi mới trang thiết bị, và xây dựng cơ sở vật chất, mở rộng sản xuất kinh doanh. Trên đây là hạn chế của mô hình tổ chức quản lý hiện tại của NXB. Từ hạn chế này, cần phải tiến hành hoàn thiện dần mô hình tổ chức quản lý sao cho thực sự hiệu quả, phù hợp với sự phát triển của NXB, với nền kinh tế đất nước là một vấn đề lớn cần được giải quyết một cách thoả đáng. 3. ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức quản lý tới hoạt động sản xuất kinh doanh của NXBGD tại Hà Nội Bảng 20: Một số chỉ tiêu về sản xuất kinh doanh qua các năm Năm Số lượng bản sách phát hành (1000 bản) Doanh thu thực hiện (Triệu đồng) Chỉ tiêu lợi nhuận (Triệu đồng) 2000 140.372 440.31 40.566 2001 144.783 442.278 41.792 2002 151.688 446.278 46.555 2003 145.497 455.020 43.560 2004 169.456 456.121 44.557 (Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) *Nhận xét: Trước năm 2003, NXBGD thực hiện cơ chế quản lý một cấp, các đơn vị cấp dưới là những pháp nhân không đầy đủ, không chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Qua bảng trên ta thấy: Các chỉ tiêu đều tăng nhưng với con số chậm chạp. Sau năm 2003 NXBGD thực hiện chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, do ban đầu các đơn vị, phòng ban còn gặp lúng túng do chưa tiếp cận và theo sát với cơ chế quản lý mới nên còn gặp nhiều khó khăn. Sang năm 2004, mô hình này tỏ ra hoạt động có hiệu quả. Nhưng bên cạnh đó còn phải tiếp tục đổi mới và hoàn thiện thêm dần để NXBGD có thể tiếp tục hoạt động có hiệu quả hơn. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD tại Hà Nội I. Chiến lược phát triển của NXBGD tại Hà Nội 1. Những thuận lợi và khó khăn trong thời gian tới của NXBGD tại Hà Nội 1.1. Những thuận lợi đối với NXBGD tại Hà Nội NXBGD có sự hỗ trợ, ưu tiên cho phát triển rất lớn của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Đảng, Nhà nước, Quốc hội. Bộ Giáo dục và Đào tạo tiếp tục triển khai Nghị quyết 40 của Quốc hội khoá X về đổi mới chương trình phổ thông, do vậy ngân sách đầu tư cho ngành giáo dục - đào tạo tăng lên nhiều, tạo điều kiện thuận lợi cho NXBGD. Đồng thời được sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, sự hợp tác của các Vụ, Viện trong Bộ Giáo dục và Đào tạo, của các Sở Giáo dục và Đào tạo, của các Bộ, ban ngành trung ương và địa phương, của các nhà in, các cơ quan thông tấn báo chí.... đối với NXBGD và toàn hệ thống phục vụ của ngành ngày càng tốt hơn. Đó cũng là những nhân tố tích cực, có vai trò to lớn đối với sự phát triển sự nghiệp giáo dục - đào tạo, tác động mạnh mẽ và tạo thuận lợi cho công tác xuất bản – phát hành sách giáo dục và chỉ đạo thư viện trường học. Đây là nguồn ngoại lực quan trọng giúp cho NXBGD hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. NXBGD đã được Chính phủ quyết định chọn thí điểm hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con bắt đầu từ ngày 1- 1- 2004. Đó là bước thử nghiệm nhưng cũng thu được những thành tựu quan trọng, phát huy tác dụng, kinh doanh có hiệu quả. Sự đổi mới về mô hình hoạt động và tổ chức kinh doanh của NXBGD và các Công ty Sách – Thiết bị trường học đã tạo ra những bước chuyển biến mới về mọi mặt trong toàn hệ thống, bên cạnh việc phát huy các mối quan hệ truyền thống, còn góp phần tăng cường tính cộng đồng trách nhiệm giữa NXBGD và các công ty, làm tăng thêm sức mạnh của các hệ thống nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn cho sự nghiệp giáo dục lâu dài và đều khắp trên mọi miền đất nước. Đây là nguồn gốc tạo nên sức mạnh nội lực cho NXBGD và các công ty vượt qua mọi khó khăn thử thách, hoàn thành thắng lợi kế hoạch công tác năm. 1.2. Những khó khăn thách thức đối với NXBGD tại Hà Nội Kế hoạch triển khai đại trà bộ SGK mới lớp 3 và lớp 8 mặc dù được chuẩn bị rất kỹ vì nhiều lý do khách quan từ bên ngoài, NXBGD vẫn bị động về kế hoạch bản thảo, làm cho tiến độ in và phát hành cũng bị ảnh hưởng theo. Việc xây dựng kế hoạch xuất bản và phát hành, sao cho vừa đảm bảo không thiếu sách giáo khoa nhất là sách giáo khoa lớp 3 và lớp 8 vừa không để tồn đọng nhiều, đặc biệt là sách giáo khoa lớp 4, lớp 9 vẫn là khó khăn lớn nhất trong khâu dự báo và xây dựng kế hoạch đặt sách của NXBGD và công ty. Tình trạng vi phạm bản quyền, xuất bản tràn lan sách tham khảo có nội dung gắn với sách giáo khoa của các NXBGD khác vẫn tiếp tục gia tăng và dẫn đến tình trạng lộn xộn trên thị trường sách giáo dục, gây dư luận xấu trong xã hội và làm thiệt hại về kinh tế cho NXBGD và các công ty. Một số Công ty Sách – Thiết bị trường học sau khi cổ phần hoá, bên cạnh những biến động về mặt tổ chức và nhân lực, lại gặp nhiều khó khăn trong việc vay vốn ngân hàng, nên hoạt động sản xuất kinh doanh cũng bị ảnh hưởng khá nhiều. Thêm vào đó, một số công ty quen với cơ chế bao cấp, còn lúng túng và thiến năng động trong cơ chế thị trường, thiếu sức đột phá cạnh tranh. Một số nơi, các Sở Giáo dục và Đào tạo trực tiếp nắm công tác chỉ đạo thư viện trường học mà không giao cho công ty là đơn vị có bán bộ chuyên trách và nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này đảm nhiệm, nên hoạt động thư viện cũng gặp nhiều khó khăn. Đời sống của nhân dân tuy được cải thiện những sự phân cực giàu nghèo nhanh chóng hơn. Đa số nhân dân ở các vùng sâu, vùng xa còn nghèo, thu nhập thấp, đời sống gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa, thiên tai liên tục xảy ra, hạn hán kéo dài ở nhiều nơi trong cả nước gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống nhân dân, do đó sức mua sách giáo khoa của học sinh bị giảm sút, việc đầu tư cho cơ sở vật chất của trường học, trong đó có thư viện trường học và tủ sách giáo khoa dùng chung, cũng bị hạn chế. Đầu vào như giá giấy in, mực in, công in... cũng tăng lên, làm cho việc ổn định giá sách giáo khoa là một khó khăn thách thức. 2. Định hướng phát triển của NXBGD tại Hà Nội Kiên trì thực hiện các chức năng cơ bản: Tổ chức biên soạn, xuất bản, in và phát hành các xuất bản phẩm phục vụ việc giảng dậy và học tập cho các ngành học, bậc học thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng phát triển, bảo toàn và phát triển vốn sản xuất kinh doanh. Chứng minh vị trí, vai trò quan trọng của NXBGD và các đơn vị thành viên trong ngành Giáo dục và Đào tạo nói riêng và trong xã hội nói chung. Nâng cao chất lượng các xuất bản phẩm để phục vụ ngành học, cấp học góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân tài cho đất nước. Xây dựng kế hoạch khai thác các nguồn chất xám trong xã hội, tiếp tục có chọn lọc những thành tựu trí tuệ và tri thức của thế giới. Tranh thủ sự chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, sự quan tâm hỗ trợ của các Vụ, Viện, các Bộ hữu quan, các Ban, ngành chức năng, các cơ quan ngôn luận, biến sức mạnh khách quan thành chủ quan. Đẩy mạnh nghiên cứu khoa học tiếp thu thành tựu khoa học kỹ thuật, công nghệ của thế giới, phát huy sáng kiến, kinh nghiệm để áp dụng vào công tác quản lý, quy trình làm sách, phát hành và chỉ đạo thư viện trường học. Triển khai thành công việc thay sách lớp 4, lớp 8 và sách giáo khoa thí điểm trung học phổ thông, đặc biệt quan tâm nội dung sách giáo khoa thí điểm lớp 10, tiến độ bản thảo sách giáo khoa thí điểm lớp 12. Triển khai mua bản quyền sách có giá trị. Củng cố thị trường, mở rộng thị phần sản phẩm của NXBGD tại các địa phương. Xây dựng khối đại đoàn kết nội bộ. Đối với công tác tổ chức cán bộ, ổn định tổ chức, phát huy sức mạnh nội lực. Tích cực áp dụng thành tựu khoa học công nghệ kỹ thuật trong quản lý điều hành công việc, tăng cường đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ trẻ. Tiếp tục củng cố bộ máy tổ chức, cán bộ thông qua việc hoàn thiện quy định chức năng, nhiệm vụ của các Phòng, Ban và tiêu chuẩn Chức danh viên chức NXBGD. Bảng 21: Mục tiêu phát triển của NXBGD đến năm 2008 Các chỉ tiêu Đơn vị Kế hoạch năm 2005 Kế hoạch năm 2006 Kế hoạch năm 2007 Kế hoạch năm 2008 Tổng nguồn vốn kinh doanh Triệu đ 312.799 320.783 332.178 338.899 Tổng doanh thu thực hiện Triệu đ 447.786 449.965 553.115 559.978 Lợi nhuận trước thuế Triệu đ 32.472 33.641 33.872 34.721 Nộp ngân sách Triệu đ 28.345 28.971 29.516 29.876 (Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức – Lao động – Tiền lương) Một số mục tiêu phát triển cụ thể từ nay đến năm 2008 được minh hoạ cụ thể ở bảng trên. Với những chiến lược và mục tiêu đã đề ra của NXBGD, đòi hỏi NXBGD phải cố gắng, nỗ lực rất lớn mới đạt được thành tựu trên. Do đó việc khắc phục những hạn chế tồn đọng của NXB hiện nay để phát triển của NXB là nhiệm vụ cấp bách đối với NXBGD. II. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD tại Hà Nội Cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại của NXBGD hiện tại còn tồn đọng một số vấn đề như: các phòng ban chức năng còn lúng túng thiếu năng động với sự thay đổi của môi trường, còn xuất hiện sự chồng chéo, tập quyền cao, quản lý thiếu toàn diện.... 1. Yêu cầu và kiến nghị về cơ cấu tổ chức quản lý mới Mô hình phải khắc phục được tình trạng lúng túng về cơ cấu tổ chức quản lý. Xây dựng được các phòng, ban phù hợp với chức năng chuyên môn nghiệp vụ và hoạt động có hiệu quả. Giảm bớt chi phí quản lý, có điều kiện nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên, có điều kiện đầu tư xây dựng, cải tiến và nâng cấp trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý cũng như sản xuất. Tìm kiếm được nhiều thị trường tiêu thụ sản phẩm nhiều hơn, tránh tình trạng sản phẩm tồn kho quá nhiều gây lãng phí. Mô hình này phải là một mô hình linh hoạt, giúp NXBGD có thể nhanh chóng nắm bắt được nhu cầu và phản ứng nhanh với những thay đổi của thị trường. 2. Hoàn thiện bố trí sắp xếp mô hình tổ chức quản lý mới Qua thời gian thực tập tại NXBGD tại Hà Nội em thấy nhìn chung cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của NXBGD như hiện nay là tương đối hợp lý, tuy nhiên để đạt hiệu quả cao hơn nữa theo em việc sắp xếp, điều chỉnh, bổ sung một số bộ phận trong bộ máy là cần thiết. Đồng thời thành lập thêm Phòng Bản quyền, Phòng Xuất – Nhập khẩu, Phòng Quảng cáo – Tiếp thị; các Ban Biên tập sẽ được tập hợp lại với nhau để có thể kết hợp được sức mạnh tổng hợp chung của tập thể. Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sau khi hoàn thiện: ( Cho sơ đồ vào đây) Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức mới này ta thấy không có gì khác so với mô hình cơ cấu tổ chức cũ. Chỉ có thêm Phòng Bản quyền, Phòng Xuất - Nhập khẩu, Phòng Quảng cáo - Tiếp thị. 2.1. Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị hiện nay là ông Ngô Trần ái kiêm Tổng Giám đốc NXBGD tại Hà Nội do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo bổ nhiệm, điều này cũng mang một tính tập quyền rất cao: hai vị trí quan trọng nhất đều do một người nắm giữ. NXBGD mới chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con được hơn một năm, bước đầu đã chứng tỏ đó là một thành công của sự thí điểm. Do Chủ tịch Hội đồng quản trị lại kiêm Tổng Giám đốc đó là một trọng trách rất lớn, do đó yêu cầu về trình độ: - Có trình độ cao cấp lý luận chính trị - Tốt nghiệp Đại học trở lên. - Đã qua khoá bồi dưỡng đối với Giám đốc doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước. - Có thâm niên từ 6 năm là chuyên viên chính trở lên. - Biết một ngoại ngữ thông dụng từ trình độ C trở lên. Trong điều kiện hiện nay để quan hệ hợp tác với các đối tác, các Nhà xuất bản nước ngoài thì trình độ ngoại ngữ là một đòi hỏi cần phải có. So với yêu cầu này thì điều này Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc chưa hội tụ đủ. Do đó Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng cần phải có sự xem xét, cân nhắc. 2.2. Phó Tổng Giám đốc - Hiện nay các Phó Tổng Giám đốc mỗi người phụ trách một lĩnh vực: biên tập, in, phát hành, tài chính. Tất cả các Phó Tổng Giám đốc đều có mối quan hệ với nhau rất chặt chẽ. Nhưng trên thực tế thì còn gặp khó khăn, kế hoạch biên tập bản thảo chậm tiến độ làm cho in và phát hành cũng ảnh hưởng theo rất nhiều, nên chưa có sự đồng bộ. Do đó để có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu đòi hỏi các Phó Tổng Giám đốc phải năng động hơn, nhanh nhậy kịp thời nắm bắt khâu nào yếu cần phải bổ sung ngay, hay có phương án giải quyết kịp thời. 2.3. Phòng Kế toán - Tài vụ Ngoài các nhiệm vụ như đã phân tích, NXB nên tổ chức các nghiệp vụ kế toán đảm bảo chính xác, kịp thời, hợp pháp, hợp lý đúng chế độ chính sách Nhà nước, quy định của NXBGD. - Phối hợp với các bộ phận liên quan hoàn thành các số liệu tiến hành công tác thành quyết toán. - Quan hệ tốt với các ngân hàng và các tổ chức tín dụng trong và ngoài nước để có thể huy động vốn phục vụ sản xuất kinh doanh. - Có phương pháp chi trả nhuận bút cho tác giả nhanh chóng kịp thời không để tác giả phàn nàn kêu ca. 2.4. Phòng Tổng hợp - Thư viện trường học - Cần đẩy mạnh hơn nữa công tác đối ngoại trong và ngoài nước. Sự hợp tác với đối tác đòi hỏi các cán bộ phải năng động linh hoạt hơn nữa. - Phải cử cán bộ đi xuống các cơ sở địa phương để nắm bắt được thực trạng của các thư viện trường học để có biện pháp điều chỉnh, giúp đỡ. 2.5. Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương - Chức năng nhiệm vụ của phòng là tương đối hợp lý, đầy đủ, do vậy NXBGD chỉ cần sắp xếp, bố trí cán bộ công nhân viên đúng chuyên môn, đúng công việc bảo đảm cho gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, giảm chi phí quản lý. - Về công tác tổ chức lao động tiền lương cần bổ sung: + Căn cứ nhu cầu công tác sản xuất từng thời kỳ, xây dựng kế hoạch cơ cấu, số lượng, chất lượng lao động để công tác định mức tiền lương chính xác, hợp lý. + Tổ chức thực hiện bảo đảm đúng, đủ kịp thời các chế độ chính sách hiện hành với người lao động. + Phối hợp với các phòng, ban, bộ phận có liên quan, tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về chế độ lao động. 2.6. Phòng Quản lý sản xuất - Cần phải lập kế hoạch sản xuất cụ thể, chính xác tránh tình trạng bị động. - Có biện pháp xử lý các tình huống cụ thể tránh tình trạng việc sản xuất quá nhiều hay quá ít so với nhu cầu và yêu cầu. 2.7. Phòng Bản quyền - Phòng Bản quyền thực hiện các nhiệm vụ: + Chịu trách nhiệm về bản quyền tác giả (tài sản chất xám), tránh tình trạng sao chép, in lậu sách giáo khoa, sách tham khảo, các tài liệu của tác giả. + Lập kế hoạch mua bản quyền sách dịch nước ngoài có giá trị phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của nhân dân, phục vụ phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội. + Nghiên cứu tham mưu cho Tổng Giám đốc và tổ chức, triển khai, theo dõi thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quyền tác giả. + Quản lý và giám sát các hoạt động bản quyền. Trên đây là một số nhiệm vụ chính mà Phòng Bản quyền phải thực hiện. Với nhiệm vụ đó đòi hỏi phải có sự trợ giúp từ phía NXB về các trang thiết bị, điều kiện làm việc và cơ chế rõ ràng để khuyến khích họ làm việc hiệu quả. - Về nhân lực của Phòng Bản quyền này, cần phải tuyển chọn kỹ lưỡng từ các Ban Biên tập. Tổng Giám đốc thấy cần thiết phải thuê mướn hay tuyển dụng một trưởng phòng có trình độ, kinh nghiệm làm việc lâu năm để lãnh đạo phòng có hiệu quả. Số lượng nhân viên trong phòng này tạm thời lấy khoảng 7 người. Những người này sau khi được tuyển chọn vào cần phải cử đi đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn để có trình độ nhanh chóng nắm bắt được công việc được giao. - Phòng Bản quyền được thành lập sẽ giúp NXB tránh tình trạng vi phạm bản quyền làm thiệt hại về kinh tế, lộn xộn trên thị trường gây dư luận xấu trong xã hội. 2.8. Phòng Xuất - Nhập khẩu - Nhiệm vụ của Phòng Xuất - Nhập khẩu: + Tổ chức thực hiện kế hoạch xuất, nhập khẩu các tác phẩm trong nước và ngoài nước. + Chịu trách nhiệm chỉ đạo việc soạn thảo hợp đồng mua, bán các tác phẩm, công nghệ kỹ thuật, thiết bị, vật tư khác trong và ngoài nước. + Điều hành toàn bộ công việc trong phòng, phối hợp với các đơn vị có liên quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng. Trên đây là một số nhiệm vụ chính của Phòng Xuất - Nhập khẩu phải thực hiện. Với nhiệm vụ đó đòi hỏi NXB phải trợ giúp cho Phòng Xuất - Nhập khẩu về trang thiết bị, điều kiện làm việc và có các chế độ khuyến khích họ làm việc. - Về nhân lực, cần phải tuyển chọn kỹ lưỡng từ Phòng Quản lý sản xuất, Phòng Công nghệ thông tin. Số lượng nhân viên trong phòng này tạm thời lấy khoảng 8 người. Sau khi tuyển chọn vào cần phải được cử đi đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn để có trình độ nhanh chóng nắm bắt được công việc được giao. - Phòng Xuất - Nhập khẩu được thành lập giúp cho NXB kịp thời chủ động hơn trong việc mua bán các xuất bản phẩm, công trình khoa học, tiếp nhận các công nghệ chế bản, tách màu hiện đại. Tránh tình trạng không cập nhật thông tin, các tài liệu. 2.9. Phòng Quảng cáo - Tiếp thị - Nhiệm vụ của Phòng Quảng cáo - Tiếp thị: + Xây dựng tuyên truyền quảng cáo chung toàn NXBGD giới thiệu sản phẩm, nâng tầm vị trí của NXB. + Chuẩn bị nội dung để cung cấp kịp thời cho báo chí, thông tấn. + Phối hợp đa tuyến, đa chiều. + Nghiên cứu thị trường, dự đoán thay đổi của thị trường để giúp NXB có chính sách cho phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn. + Tìm kiếm, giữ tốt mối quan hệ của NXBGD. + Làm các tập quảng cáo sách, tờ rơi sản phẩm đặc trưng để tuyên truyền giới thiệu. + Xây dựng quảng cáo trên trang Web: trình bày đẹp, thông tin ngắn gọn, đầy đủ, hấp dẫn. + Tham gia Hội chợ sách trong và ngoài nước. + Các Biên tập viên đi tới các Cửa hàng sách, Siêu thị sách để nắm bắt được tình hình thị trường và nhu cầu thị trường để khai thác đề tài, đi thực tế xuống các trường học. + Xây dựng được chiến lược Marketing trong công ty. Trên đây là một số nhiệm vụ chính mà Phòng Quảng cáo - Tiếp thị cần phải thực hiện. Việc thành lập Phòng này cần sự trợ giúp từ phía NXB về trang thiết bị, điều kiện làm việc và các chế độ khác. - Về nhân sự, cần tuyển chọn kỹ lưỡng từ các Ban Biên tập. Số lượng của phòng này ban đầu lấy tạm khoảng 10 người. Sau khi được tuyển chọn phải được cử đi bồi dưỡng ngắn hạn để có trình độ nhanh chóng nắm bắt được công việc được giao. - Phòng Quảng cáo - Tiếp thị được thành lập sẽ giúp NXB nâng cao năng lực cạnh tranh của mình nhờ những mặt tích cực của nó: + Việc quản lý khách hành sẽ tập trung hơn. Tìm kiếm bạn hàng được nhiều hơn. + Nhanh chóng nắm bắt được nhu cầu của thị trường, và những thay đổi của thị trường. * Ưu điểm của cơ cấu tổ chức quản lý sau khi hoàn thiện: Hoàn thiện nhằm giúp bộ máy hợp lý hoá lao động, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý. Giảm bớt chi phí cho lao động quản lý, có điều kiện đầu tư trang thiết bị máy móc phục vụ cho công việc, tăng kinh phí cho việc đào tạo và phát triển lực lượng lao động làm công tác quản lý. Mở ra khả năng phát triển của NXB nhờ tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, giải quyết tốt công ăn việc làm cho lao động sản xuất, tăng uy tín của NXB trên thị trường, tạo sức mạnh trong cạnh tranh nhờ có thế và lực mới. * Nhược điểm của cơ cấu tổ chức quản lý mới: Tạo ra chi phí ban đầu nhất định để tổ chức được hoàn thiện đi vào hoạt động, giải quyết các vấn đề xung quanh công tác hoàn thiện: đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, mua sắm trang thiết bị mới, điều kiện làm việc, các chế độ khuyến khích họ làm việc. Gây sức ép đối với lãnh đạo NXBGD phải giải quyết việc điều chuyển lao động từ bộ phận này sang bộ phận khác, giải quyết lao động dôi dư sau quá trình hoàn thiện tổ chức quản lý trong khi số lao động sản xuất chưa có việc làm đang còn là một gánh nặng khó giải quyết. Mỗi một sự thay đổi trong chức năng nhiệm vụ của các bộ phận cũng như từng nhân viên và các phòng ban đều dẫn tới sự ảnh hưởng nhất định tới quá trình lao động của các các bộ nhân viên quản lý. Đòi hỏi Ban Tổng Giám đốc phải xử lý tốt mới có thể tiến hành tổ chức lại cơ cấu tổ chức quản lý một cách có hiệu quả, nếu không sẽ gây nên sự xáo trộn trong NXB tạo ra sự bất thuận lợi cho sự hoạt động sản xuất kinh doanh. 3. Hoàn thiện một số giải pháp chính sách nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý mới 3.1. Hoàn thiện chính sách tuyển dụng đối với NXBGD tại Hà Nội Hiện nay, trong NXBGD có một số cán bộ công nhân viên có năng lực yếu, kém không đáp ứng được yêu cầu chuyên môn. Đội ngũ này chủ yếu là do những tồn tại của NXB thời gian trước (thuyên chuyển từ công ty khác, bộ phận khác sang NXB), và nhân viên được tuyển dụng chủ yếu là do quen biết, thiếu năng lực làm việc. Do vậy đối với nhóm cán bộ công nhân viên này, NXB nên có hướng giải quyết sau: - Xem xét nguyện vọng của đội ngũ cán bộ công nhân viên này cụ thể, nếu có mong muốn chuyển sang vị trí làm việc khác, tổ chức phải xem xét và cân nhắc. - Nếu nguyên nhân chưa được đào tạo thì cần có kế hoạch cử đi đào tạo, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn nhằm sớm đáp ứng được yêu cầu của công việc. - Nếu tuổi cao, hạn chế về trình độ, năng lực có thể xem xét giải quyết chế độ. - Tuyển dụng những nhân viên có trình độ, năng lực phù hợp khác thay vào những vị trí của nhân viên có năng lực kém đã được NXB thuyên chuyển hoặc giải quyết chế độ hưu trí. * Muốn công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao thì phải xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng vì nó có tác dụng: - Giúp trẻ hoá đội ngũ cán bộ quản lý. - Các tiêu chuẩn giúp chọn được người có năng lực, đáp ứng được yêu cầu công việc. - Nâng cao chất lượng đội ngũ lao động quản lý của NXB. - Tạo cơ hội cho cán bộ trẻ có năng lực đảm nhiệm nhiệm vụ của cán bộ chức năng của NXB. - Nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD. 3.2. Hoàn thiện chính sách đào tạo và bồi dưỡng cho cán bộ quản lý Ngoài việc nâng cao trình độ chuyên môn, NXB cần khuyến khích cán bộ công nhân viên đặc biệt là cán bộ trong phòng ban đi học ngoại ngữ và tin học để theo kịp xu thế của thời đại. - NXB có thể mở các lớp nghiệp vụ về chuyên môn để tận dụng khả năng lao động quản lý. - Tổ chức các lớp, các khoá đào tạo ngắn hạn cán bộ theo học tại các cơ sở nhằm nâng cao hơn nữa kiến thức quản lý, lý luận chính trị... bổ sung những kiến thức mới liên quan đến công việc. Tuy nhiên, một thực tế là cán bộ quản lý ít quan tâm tới việc tự bồi dưỡng nâng cao trình độ là do tuổi cao ngại đi học hoặc là lo bị mất vị trí khi đi học. Do đó cần phải đề ra các biện pháp thiết thực nhằm đảm bảo hiệu quả của công tác này: + Khuyến khích bằng cách hỗ trợ kinh phí học tập, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ khi đi học. + Phải coi đây là điều kiện bắt buộc đối với cán bộ lãnh đạo trong NXBGD. Làm tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng lao động, sẽ giúp NXB tiết kiệm chi phí quản lý, cũng như bố trí lao động hợp lý. Từ đó, giúp NXB có điều kiện hơn nữa nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, làm cho họ gắn bó với NXB hơn. 3.3. Hoàn thiện chính sách khuyến khích vật chất, tinh thần đối với cán bộ quản lý Sự quan tâm của NXB đối với cán bộ công nhân viên là hết sức quan trọng. Nó có thể làm cho người lao động gắn bó hoặc không gắn bó với công việc, hoặc làm việc với một tinh thần trách nhiệm không cao. Trách nhiệm và quyền lợi, nghĩa vụ luôn đi kèm với nhau tác động lẫn nhau. Thực hiện công tác này thông qua các công cụ: Tiền lương, thưởng, phụ cấp... đối với khuyến khích vật chất. Khen thưởng, tham quan du lịch, nghỉ phép.. đối với khuyến khích tinh thần. * Để làm tốt vấn đề này cần phải thực hiện các biện pháp sau: - Thưởng bằng vật chất đối với các đơn vị, cá nhân hoàn thành và vượt chỉ tiêu được giao. - Thưởng bằng vật chất đối với thành viên có đóng góp tích cực, sáng kiến có ý nghĩa giúp NXB nâng cao hiệu quả hoạt động. - Chăm lo đến đời sống cán bộ công nhân viên bằng các hoạt động thiết thực. - Tuyên dương trước tập thể những cá nhân, đơn vị có thành tích đặc biệt xuất sắc và có những hình thức khen thưởng kịp thời. - Xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật áp dụng một cách khách quan công bằng đối với mọi cán bộ công nhân viên trong NXB. Công tác khuyến khích vật chất, tinh thần làm tốt sẽ tạo ra động lực khiến họ hăng say làm việc, tăng năng xuất lao động... nhờ đó thực hiện tốt các kế hoạch mà NXB đề ra. 4. Một số kiến nghị khác - Thành lập một cơ cấu không chính thức của NXBGD tại Hà Nội: Vì hiện nay khối lượng công việc trong NXBGD quá lớn, tất cả các giáo trình được duyệt thông qua Tổng Giám đốc là chủ yếu. Thành lập một cơ cấu không chính thức giúp NXB hoạt động có hiệu quả hơn, chia công việc đó cho bộ phận này, để bộ phận này có những con người được tuyển chọn đúng chuyên môn nghiệp vụ hoạt động có hiệu quả. - Tăng cường công tác thanh tra: Vấn đề in chui, in lậu, trốn thuế, bán sách ra ngoài giá rất rẻ... là những vấn đề nhức nhối cần phải có một bộ phận thanh tra làm tốt công tác này. Nếu không sẽ gây thiệt hại kinh tế cho NXB, cho đất nước, gây dư luận xấu trong xã hội. Công việc này đòi hỏi những con người phải có năng lực, đạo đức nghề nghiệp mà NXB phải xem xét tuyển chọn kỹ lưỡng. - Cần phải đầu tư cho bộ phận kỹ thuật in ấn tốt hơn nữa: Trang bị những máy móc hiện đại để nâng cao chất lượng các xuất bản phẩm tạo uy tín trên thị trường xã hội cho NXBGD. Kết luận Đã hết 4 năm học trôi qua, được sống và học tập dưới mái trường Đại học Kinh tế quốc dân đó là niềm vui và hạnh phúc rất lớn đối với em. Bằng những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường cùng với kiến thức thực tế trong thời gian thực tập em thấy rằng cơ cấu tổ chức quản lý là một yếu tố vô cùng quan trọng để doanh nghiệp thực hiện mục tiêu của mình. Trước xu hướng hội nhập và toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới cùng với những đổi mới, cải tiến trong chính sách vĩ mô của Đảng và Nhà nước ta hiện nay, đã và đang tạo ra những cơ hội kinh doanh mới đầy tiềm năng. Nhưng bên cạnh đó, quá trình hội nhập cũng có những thách thức khó khăn buộc các doanh nghiệp phải vượt qua... Trước những thách thức và cơ hội này thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý là một đòi hỏi khách quan. Nhìn nhận, đánh giá một cách khách quan về cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD tại Hà Nội hiện nay, trên cơ sở đó đề ra một số giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của NXBGD, đó là điều mà luận văn này muốn đề cập tới. Do thời gian tìm hiểu thực tế và trình độ bản thân có hạn nên trong bài viết này đã không phân tích mọi khía cạnh một cách đầy đủ. Với những giải pháp đưa ra em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy, cô giáo cùng các bác, chú, cô, anh, chị trong NXBGD tại Hà Nội để luận văn của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS. TS Đoàn Thị Thu Hà đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập để hoàn thành luận văn này. Cháu xin chân thành cảm ơn chú Lê Đức Duy – Phó trưởng Phòng Tổ chức – Lao động – Tiền lương, cùng các bác, chú, cô, anh, chị trong NXBGD tại Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ cháu trong thời gian thực tập để cháu thực hiện luận văn này. Luận văn này đến nay đã hoàn thành, song chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót, bởi vậy em hi vọng rằng sẽ nhận được những đóng góp và chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo, bác, chú, anh, chị cùng các bạn. Hà Nội, ngày 30/5/2005 Sinh viên thực hiện Dương Thị Cúc Danh mục tài liệu tham khảo 1. Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Giáo trình khoa học quản lý tập II - NXB Khoa học kỹ thuật 2002. 2. Dương Thị Liễu - Tạp chí kinh tế và phát triển - số 74 - T8/2003- Văn hóa kinh doanh ở các doanh nghiệp Việt Nam. 3. Đỗ Hoàng Toàn - Giáo trình khoa học quản lý tập I - NXB Khoa học kỹ thuật - năm 2002. 4. Bùi Anh Tuấn - Giáo trình hành vi tổ chức - NXB Thống kê 2003. 5. Hồ Văn Vĩnh - Giáo trình khoa học quản lý - NXB Chính trị Quốc gia 2002 6. Điều lệ tổ chức và hoạt động của NXBGD - Tháng 10/2004 7. Báo cáo tổng kết công tác năm 2004 và kế hoạch năm 2005 của toàn NXBGD. 8. NXBGD 45 năm xây dựng và phát triển (1957 - 2002). 9. Hội thảo về mô hình Công ty mẹ - Công ty con của NXBGD. 10. Website: www.nxbgd.com.vn 11. Các tài liệu khác của NXB Giáo dục Bảng kê các từ viết tắt BKS : Ban kiểm soát BTV : Biên tập viên CĐ : Cao đẳng CBCNV : Cán bộ công nhân viên CT : Công ty CTCP : Công ty cổ phần CTHĐQT :Chủ tịch Hội đồng quản trị CTLD : Công ty liên doanh KD : Kinh doanh ĐH : Đại học KTT : Kế toán trưởng NXBGD : Nhà Xuất bản Giáo dục PTGĐ : Phó Tổng Giám đốc S - TBTH : Sách -Thiết bị trường học SGD : Sách giáo dục SGK : Sách giáo khoa STK : Sách tham khảo TBT : Tổng Biên tập TBTH : Thiết bị trường học PGĐ : Phó Giám đốc TGĐ : Tổng Giám đốc THTP : Trung học phổ thông Tp : Thành phố TTTT : Thông tin tuyên truyền TVTH : Thư viện trường học TT : Trung tâm TC : Tạp chí TTKH- CNSGK : Trung tâm khoa học công nghệ sách giáo khoa DN : Dạy nghề UV : ủy viên Mục lục Trang Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức quản l ý của Nhà xuất bản Giáo dục tại Hà Nội Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Ban kiểm soát Phó tgđ phụ trách phát hành Phó tgđ kiêm tổng biên tập Phó tgđ phụ trách in Phó tgđ phụ trách tài chính Phòng Phát hành SGK Phòng Sửa bản in Phòng Chế bản Phòng Kho vận Phòng Công nghệ thông tin Phòng Quản lý xuất bản TTTT Phòng Quản lý sản xuất Phòng Tổ chức LĐ Tiền lương Phòng Hành chính quản trị Phòng Tổng hợp - TVTH Phòng Kế toán - Tài vụ Ban Biên tập tổng hợp Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục sau khi hoàn thiện Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Ban kiểm soát Phó tgđ phụ trách phát hành Phó tgđ kiêm tổng biên tập Phó tgđ phụ trách in Phó tgđ phụ trách tài chính Phòng Quảng cáo- Tiếp thị Phòng Phát hành SGK Phòng Sửa bản in Phòng Xuất - Nhập khẩu Phòng Bản quyền Phòng Kế toán - Tài vụ Phòng Tổng hợp - TVTH Phòng Hành chính quản trị Phòng Tổ chức LĐ Tiền lương Phòng Quản lý sản xuất Phòng Quản lý xuất bản TTTT Phòng Công nghệ thông tin Phòng Kho vận Phòng Chế bản Ban Biên tập tổng hợp Mô hình tổ chức công ty mẹ nhà nước Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Các phó TGĐ - GĐ tài chính Các phòng chức năng Ban tổng biên tập Văn phòng CT Chánh VP, PVP Phòng KH tổng hợp đối ngoại Phòng hành chính Ban thư ký biên tập Ban văn Ban Tiếng Việt Ban Sử - địa Ban Giáo dục Ban Ngoại ngữ Ban mầm non Ban Toán Ban Vật lý Ban Hoá Ban Sinh Ban Kỹ thuật - ĐH - HNDN Ban tiểu học Ban BT - TK mĩ thuật Phòng chế bản Phòng sửa bnr in Trung tâm KHCN SGK Tạp chí toán học & TT Đặc sản Văn học & TT Đặc san Toán tuổi thơ TT. Sách dân tộc Phòng Nhân sự (GĐ Nhân sự) Phòng kế toán - Tài vụ (Kế toán trưởng Phòng Quản lý xuất bản - TTTT Phòng Quản lý sản xuất Phòng Công nghệ thông tin Phòng phát hành SGK Phòng kho vận Phòng thư viện trường học 7 CTLD CTCP S - TBTH Tiền Giang CTCP học liệu GD(COGI) CTCP S-TBTH Bình Dương CTCP S-TBTH TP.HCM CTCP S-TBTH Bình Thuận CTCP -TBTH Nam Định CTCP sách Đại học - DN CTCP Học liệu CTCP SGK TP HCM CTCP SGD TP.Đà Nẵng CTCP SGD TPHN Khối phát hành CTCP in SGK tại TPHCM CTCP in SGK Hoà Phát CTCP in SGK tại TPHN CTCP in Diên Hồng Khối in TT sách dân tộc TT KH - CN SGK TC toán học & tuổi thơ TC Vănhọc & TT TC toán học & TT Các tạp chí, TT CN NXBGD tại Cần Thơ NXBGD tại TP. HCM NXBGD tại TP. Đà Nẵng Cty Bản đồ - Tranh ảnh GK NXBGD tại T.P Hà Nội Các phòng, ban chức năng HĐ Quản trị - Ban TGĐ Chủ tịch HĐQT kiêm TGĐ các phó TGĐ, Kế toán trưởng Ban Kiểm soát Nhà xuất bản giáo dục Bộ giáo dục và đào tạo Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức quản lý của toàn nhà xuất bản giáo dục