Luận văn Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng

văn thư lưu giữ lại bản gốc để lưu hồ sơ. Trong nhiều năm gần đây Công ty thường không có những văn bản mang tính chất mật, khẩnnhư trên gửi đến. Tổ chức giải quyết văn bản đến: Trong nhiều năm gần đây Công ty không có văn bản mật đến nên việc tổ chức giải quyết văn bản đến của Công ty được tiến hành theo cách giải quyết văn bản thường đó là nội dung công việc bên trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó trực tiếp giải quyết. Tổ chức kiểm tra giải quyết văn bản: Công việc này ít được Lãnh đạo Công ty cũng như cán bộ văn thư quan tâm đến. Tóm lại theo qui định của Công ty trong quá trình phân phối văn bản thì cán bộ văn thư đã chuyển ngay văn bản đến lãnh đạo các đơn vị, phòng ban có trách nhiệm giải quyết. Tuyệt đối không nhờ người không liên quan nhận hay gửi hộ. VĂN BẢN ĐẾN Văn bản phải vào sổ Văn bản không phải vào sổ Gồm sách báo, tạp chí, thư riêng, các hóa đơn điện, nước Chuyển cho các phòng ban, đơn vị Lấy chữ ký xác nhận Bóc bì, đóng dấu đến lên văn bản Vào sổ đăng kí văn bản đến Trình lãnh đạo phê duyệt Chuyển giao và lấy chữ ký xác nhận Sơ đồ số 3: Qui trình xử lý văn bản đến tại Công ty CP ĐT XLĐ HP Quản lý và giải quyết văn bản đi. Theo qui định của Công ty khi có văn bản của Công ty gửi đi (kể cả giấy giới thiệu, giấy công tác) đều phải tiến hành đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi đi tại phòng văn thư. Trong vài năm gần đây số lượng văn bản giấy tờ Công ty ban hành ngày càng tăng. Dưới đây là bảng thông kê số lượng văn bản đi của Công ty trong 3 năm gần đây và 3 tháng đầu năm 2009: Chỉ tiêu Năm Số văn bản 2006 700 2007 780 2008 830 3 tháng đầu năm 2009 70 Bảng số 21: Thống kê “văn bản đi” trong 3 năm gần đây và 3 tháng đầu năm Ngày/tháng/năm Số lượng 2/3/2009 3/3/2009 4/3/2009 5/3/2009 6/3/2009 7/3/2009 8/3/2009 9/3/2009 10/3/2009 11/3/2009 4 1 2 0 1 1 0 1 4 4 Trung bình 2 Bảng số 22: Thống kê lượng văn bản mà Công ty phát hành trong 10 ngày. (Nguồn: Phòng văn thư) µ Quy trình giải quyết văn bản đi Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì qui trình giải quyết văn bản được thực hiện như sau: Tất cả văn bản, giấy tờ do cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo, sau khi hoàn tất việc soạn thảo thì cán bộ văn thư có trách nhiệm trình lên lãnh đạo ký duyệt , xin ý kiến. Còn mọi văn bản, giấy tờ do các phòng ban chức năng soạn thảo thì nhân viên tại phòng ban đó tự mang những văn bản, giấy tờ đó tới Ban lãnh đạo Công ty để xin ký duyệt, rồi sau đó chuyển tới phòng văn thư hoàn tất mọi thủ tục để gửi đi, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đó. Tiếp theo cán bộ văn thư tiến hành vào sổ đăng ký “Văn bản đi” của Công ty. Sổ đăng ký văn bản đi được sử dụng để ghi tất cả các văn bản, giấy tờ mà Ban giám đốc Công ty cũng như các phòng ban chức năng đã gửi đi. Qua cuốn sổ này sẽ giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được số lượng văn bản, giấy tờ mà Công ty đã gửi hàng ngày, hàng tuần, tháng, năm và nội dung những văn bản đó đề cập đến những vấn đề gì? Nơi nhận là cơ quan, đơn vị nào. Từ đó giúp lãnh đạo Công ty có thể chủ động nắm bắt được mọi tình hình hoạt động của Công ty. Việc vào sổ đăng kí văn bản đi được cán bộ văn thư thực hiện như sau Số thứ tự văn bản đi được ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến số cuối cùng ngày 31/12 hàng năm. Tiến hành đóng dấu lên văn bản: Dấu tròn được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, còn dấu chức danh đóng dưới chữ ký về phía bên phải. Có bao nhiêu văn bản thì đóng bấy nhiêu dấu. Khi đóng dấu cán bộ văn thư đã hết sức thận trọng tránh bỏ sót văn bản, đóng ngược hoặc mờ Cũng như sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi cũng được ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác bằng bút mực hoặc bằng bút bi Dưới đây là mẫu bìa và nội dung sổ đăng kí văn bản đi của Công ty CP ĐT XLĐ HP Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm 2008 Bảng số 23: Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi Ngày tháng Số ký hiệu CV Nơi gửi Trích yếu Đơn vị phát hành Người ký Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 09/3/2009 82 Cty TNHH MTV điện lực Hải Phòng Xin mua máy biến áp mới HECICO Ô. Nhiếp 07/3/2009 83 BQL công trình xây dựng và phát triển đô thị Lắp đặt đèn chùm tại công trình trung tâm hội nghị Thành phố HECICO Ô. Nhiếp 10/3/2009 84 Giấy ủy quyền Ô Quyết ủy quyền cho Ô Hoàng TCHC Ô Quyết Bảng số 24: Nội dung sổ đăng ký văn bản đi (Nguồn: Phòng văn thư) Chuyển giao văn bản Chia văn bản theo nơi nhận: Chia văn bản theo nơi nhận có tác dụng giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thời gian khi chuyển văn bản, hạn chế phải đi lại nhiều khi đến cùng một nơi nhận. Từ đó sẽ tiết kiệm được công sức cũng như kinh phí đi lại. Cán bộ văn thư tiến hành chia văn bản như sau: Nếu nơi nhận là XN điện nông thôn thì văn thư sẽ sắp xếp tất cả văn bản giấy tờ gửi cho XN điện nông thôn thành một tập. Còn nếu nơi nhận là Công ty Cổ phần Bê tông và xây dựng thì cán bộ văn thư sẽ sắp xếp tất cả văn bản giấy tờ gửi tới Cty CP BT và XD thành một tập, như vậy sẽ tiết kiệm được công sức cũng như kinh phí đi lại. Việc chuyển giao văn bản được cán bộ văn thư trực tiếp chuyển giao nhưng phòng văn thư Công ty không tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản mà họ chỉ thực hiện việc chuyển giao một cách hết sức đơn giản là chuyển văn bản cho nhân viên của phòng ban, đơn vị đó mà không lấy chữ kí xác nhận. Đóng dấu, ghi số lên bì văn bản Cán bộ văn thư luôn chú ý đóng dấu, ghi số trên bì văn bản: bởi đóng dấu, ghi số lên bì văn bản là thủ tục hết sức cần thiết trước khi phát hành văn bản đi. Việc làm này xác định lại một lần nữa đây là văn bản thứ bao nhiêu mà Công ty phát hành trong ngày, tuần, tháng, năm vừa qua. Giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được mọi tình hình của Công ty từ đó có kế hoạch giải quyết cho phù hợp. Về bì đựng văn bản: Bì đựng văn bản được xem là một trong những yếu tố có ảnh hưởng không nhỏ đến danh tiếng cũng như uy tín của Công ty. Trong thực tế thì rất ít doanh nghiệp coi trọng vấn đề này, đôi khi họ chỉ làm cho được việc mà không quan tâm đến bì đựng có đúng qui định hay không. Đặc biệt đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện lực có uy tín trong cả nước nên mọi văn bản giấy tờ lấy danh nghĩa của Công ty khi gửi đi nên cán bộ văn thư đã hết sức cẩn trọng để không làm ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp, vì qua bì đựng văn bản người ta có thể đánh giá phần nào về cách thức làm việc của người lãnh đạo Công ty nói chung và cán bộ văn thư nói riêng. Bì đựng văn bản của Công ty là loại giấy dầy, không mủn, không nhìn thấu qua được và khó bóc. Khi cho văn bản vào phong bì cán bộ văn thư thực hiện rất nhẹ nhàng, khéo léo không làm dày quá, chật qúa, khi tem không làm dây hồ vào văn bản. Ngoài bì đựng văn bản cán bộ văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ chính xác tên, địa chỉ cơ quan nhận và tên người nhận khớp với nơi nhận ghi trong văn bản. Theo qui định khi số lượng văn bản nhiều thì cán bộ văn thư phải sử dụng phong bì to và lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì đó. Tuy nhiên thực tế em quan sát được, Công ty rất ít khi gửi văn bản đi với số lượng nhiều, nếu có thì phòng văn thư cũng không lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì. Gửi văn bản đi Gửi văn bản đi có thể dưới nhiều hình thức chuyển khác nhau nhưng thông thường văn thư Công ty gửi văn bản đi thông qua các hình thức sau: Gửi qua bưu điện HP: Cán bộ văn thư mang phòng bì đựng văn bản đến bưu điện và làm thủ tục gửi đi, sau đó lấy hóa đơn xác nhận của bưu điện. Cán bộ văn thư trực tiếp chuyển tới cá nhân, đơn vị: Đối với các văn bản chuyển trong nội bộ Công ty: Phòng văn thư không tiến hành lập sổ giao chuyển giao văn bản nội bộ mà việc chuyển giao chỉ được cán bộ văn thư thực hiện một cách rất đơn giản như sau: cán bộ văn thư trực tiếp chuyển văn bản tới từng phòng ban, đơn vị nào thì cán bộ phòng ban đơn vị đó nhận văn bản, cán bộ văn thư lấy chữ kí xác nhận để xác nhận là phòng ban, đơn vị đó đã nhận được văn bản. Phòng văn thư chỉ có 01 cán bộ văn thư (là phó phòng tổ chức hành chính kiêm công tác văn phòng) và 01 nhân viên văn phòng, công viêc trong văn phòng chủ yếu do cán bộ văn thư này đảm nhiệm. Nhiều thời điểm cán bộ văn thư quá bận nên đã giao cho nhân viên văn phòng trực tiếp chuyển tới người nhận nhưng văn bản vì lý do nào đó đã không được gửi tới người nhận. Thông qua lãnh đạo đi công tác Tóm lại dù ở bất cứ hình thức chuyển gửi nào cán bộ văn thư cũng đã cố gắng đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đúng địa chỉ. Dưới đây là qui trình xử lý văn bản đi tại Công ty CP ĐT XLĐ HP Lấy chữ kí xác nhận hoặc hóa đơn Cán bộ văn thư tiếp nhận VB từ các cá nhân, đơn vị, phòng ban Ghi số, ngày tháng, đóng dấu CQ và dấu chức danh vào VB Văn bản gửi nội bộ Vào sổ đăng ký văn bản đi. Văn bản gửi cơ quan ngoài Gửi qua bưu điện Lấy chữ kí xác nhận Sơ đồ số 4: Qui trình xử lý văn bản đi tại Công ty. (Nguồn: tự nghiên cứu) Ngoài ra tại Công ty CP ĐT XLĐ Hải Phòng thì phòng văn thư còn là nơi giữ các văn bản có mẫu sẵn như: giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy công tácKhi các CBCNV trong Công ty có nhu cầu sẽ đến xin giấy, điền đủ thông tin trình Ban giám đốc xin chữ ký rồi đem xuống phòng văn thư đóng dấu. Tuy nhiên do đặc điểm công việc các công nhân của Công ty thường xuyên xuống công trường làm việc nên Công ty không tiến hành cấp giấy công tác cho họ mà giấy giới thiệu và giấy công tác chủ yếu cấp cho khối phòng ban và ban giám đốc. Dưới đây là mẫu giấy giới thiệu và giấy công tác của Công ty: STT Ngày tháng Họ tên Cơ quan liên hệ Nội dung Hết hạn Người ký . .. Bảng số 25: Mẫu nội dung giấy giới thiệu STT Ngày tháng Họ và tên Nơi công tác Hết hạn Người ký . . . . Bảng số 26: Mẫu nội dung giấy công tác 2.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản Các văn bản mà Công ty ban hành chủ yếu là văn bản hành chính gồm: Các quyết định của Ban giám đốc Công ty về hoạt động của Công ty, tờ trình, báo cáo cuối năm về việc thực hiện kế hoạch, các loại hợp đồng, thông báo về việc thực hiện kế hoạch, giấy giới thiệu, giây đi đường, giấy mời Nơi nhận văn bản thường là: Công ty TNHH MTV điện lực Hải Phòng, các xí nghiệp thành viên, Công ty chi nhánh, công ty con, công ty liên kết, UBND thành phố, các bạn hàng trong nước và quốc tế Ở Công ty CP ĐT XL điện HP thì các văn bản của Giám đốc và phòng TCHC do văn thư trực tiếp soạn thảo, còn các văn bản khác thuộc phạm vi quản lý của phòng ban nào thì phòng đó soạn thảo. Đây có thể là phương pháp làm giảm bớt nhiệm vụ của cán bộ văn thư nhưng vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu cho Công ty lại gặp rất nhiều khó khăn. Tại phòng văn thư thì toàn bộ việc soạn thảo đều do một nhân viên chuyên đảm nhiệm Các văn bản cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo là các văn bản của Giám đốc và phòng TCHC nên cán bộ văn thư luôn ý thức được tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản. Khi soạn thảo văn bản cán bộ văn thư đã thực hiện được các yêu cầu sau: Về thể thức đã có đầy đủ các yếu tố như: tiêu đề văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản, số, ký hiệu văn bản, địa danh, thời gian ban hành văn bản, tên văn bản, trích yếu nội dung văn bản. Trình bày rõ ràng, khoa học, không viết tắt những từ không thông dụng, hay sử dụng từ địa phương. Về nội dung: do những văn bản cán bộ văn thư thường soạn thảo chủ yếu là các văn bản của Ban lãnh đạo Công ty nên khi soạn thảo cán bộ văn thư rất chú ý một số những yêu cầu về nội dung văn bản, tuân thủ những yêu cầu, tiêu chuẩn do Nhà nước qui định. Theo em quan sát thấy trong quá trình soạn thảo văn bản cán bộ văn thư đã thực hiện khá tốt các qui định của Nhà nước, tuy nhiên vẫn còn hiện tượng trình bày, trang trí văn bản theo ý thích cá nhân. 2.1.4. Việc sử dụng con dấu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Dấu Công ty là thành phần bảo đảm tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Mọi văn bản đều không hợp lệ cho dù có đầy đủ nội dung và đúng về thể thức nếu thiếu con dấu là yếu tố quyết định giá trị của mọi văn bản. Một văn bản nếu thiếu con dấu thì văn bản đó bị coi là không có hiệu lực về mặt pháp lý và chắc chắn sẽ không được thực thi. Do đó mà vấn đề quản lý và sử dụng con dấu cũng vô cùng phức tạp. Theo điều 3 nghị định chính phủ ban hành ngày 22/9/1993 qui định về việc quản lý và sử dụng con dấu thì Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng chỉ được phép quản lý và sử dụng một dấu tròn và các dấu chức danh. Hiện tại phòng văn thư đang quản lý và sử dụng các con dấu sau: Dấu tròn của Công ty: trên dấu tròn của Công ty có khắc tên Công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Vòng ngoài con dấu khắc địa chỉ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở: Quận Kiến An, TP.Hải Phòng,, số đăng ký kinh doanh: 0200171429 và loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần. Dấu của các vị lãnh đạo trong Ban giám đốc Công ty gồm 01 Tổng giám đốc,03 phó tổng giám đốc, trên dấu có khắc rõ họ tên, chức danh của từng người. VD: Dấu của ông Tổng giám đốc Công ty có khắc: Tổng giám đốc Công ty – Vũ Kiên Quyết. Dấu nghiệp vụ của cán bộ văn thư: dấu đến. Theo quy định con dấu của Công ty đã giao cho Trưởng phòng TCHC và phó phòng TCHC giữ và đóng dấu, chỉ người giữ con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản.Tất cả cán bộ nhân viên trong Công ty không ai được mượn con dấu để đóng vào văn bản. Tuy nhiên theo như em quan sát tại Công ty thì phòng văn thư có một phó phòng TCHC kiêm nhân viên văn phòng và nhân viên văn thư chính là người được giao quản lý con dấu. Khi phòng có nhiều công việc, người này phải ra ngoài giải quyết công việc thì một cán bộ ở phòng nhân sự (thuộc phòng TCHC) vẫn có thể đóng dấu thay cho cán bộ văn thư, hoặc nhân viên từ phòng khác xuống xin dấu thì cán bộ văn thư chỉ cần xem qua rồi có thể để nhân viên từ phòng đó đóng dấu. Việc làm này là trái nguyên tắc và trái qui định của của Công ty và nhà nước. Có thể do các mối quan hệ trong Công ty là thân thiết, tin tưởng nhaunhưng việc làm này rất dễ gây ra sai phạm và hậu quả không lường trước được. Con dấu của Công ty được đựng trong hòm sắt có khóa, cán bộ văn thư không mang theo người, mang về hay nhờ người khác giữ hộ. Mực dấu của Công ty là màu đỏ tươi theo qui định. Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu lên những văn bản sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo Công ty Con dấu được giữ gìn bảo quản tốt, không làm biến dạng con dấu cũng như thường xuyên lau chùi sạch sẽ. Theo qui định nếu con dấu bị mất thì cán bộ văn thư báo ngay cho Ban lãnh đạo Công ty hoặc cấp có thẩm quyền. 2.2. Thực trạng công tác lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Công tác lưu trữ giấy tờ tài liệu của Công ty là một trong những công tác không thể thiếu đối với họat động của khối văn phòng. Công tác này có nhiệm vụ quan trọng là phục vụ đắc lực cho công việc quản lý cũng như điều hành hoạt động SXKD của lãnh đạo Công ty. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì việc lưu trữ cũng tương tự như việc soạn thảo văn bản, phòng văn thư không lưu trữ bất cứ giấy tờ tài liệu gì của Công ty kể cả giấy tờ tài liệu của Ban giám đốc. Phòng TCHC được chia làm 2 phòng nhỏ là phòng văn thư và phòng nhân sự; như vậy giấy tờ, tài liệu của phòng nhân sự cũng được lưu tại phòng nhân sựMọi giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi của phòng ban chức năng nào thì do phòng đó lưu giữ. VD như: các báo cáo tài chính thì do phòng Tài chính kế toán lưu giữ, hợp đồng kinh doanh lưu tại phòng kinh doanhCòn những văn bản mật ở Công ty CP ĐT XLĐ HP tương đối ít thì do lãnh đạo quản lý và lưu giữ tại phòng Tổng giám đốc. Tại các phòng ban họ lưu giữ giấy tờ, tài liệu của phòng mình bằng cách xếp tất cả tài liệu vào tủ sắt có ngăn nhưng việc sắp xếp chưa được khoa học và theo một trật tự nhật định 2.2.1: Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty có lịch sử hoạt động lâu dài và đang trên đà phát triển nên khối lượng công việc tại phòng văn thư là tương đối nhiều. Hiện tại phòng văn thư có 2 nhân viên, một người là phó phòng tổ chức đồng thời là cán bộ văn thư kiêm công tác lưu trữ, nhân viên văn phòng và các công việc sự vụ khác, một người còn lại là nhân viên văn phòng. Tuy nhiên hầu hết các công việc tại phòng văn thư đều do phó phòng tổ chức đảm nhiệm, do cán bộ này phải đảm nhiệm qúa nhiều công việc nên đã ảnh hưởng rất nhiều đến công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ, khiến cho cán bộ văn thư không có thời gian tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Công ty không tiến hành lưu trữ tài liệu tập trung mà tài liệu của phòng ban nào do phòng ban đó quản lý, việc này gây khó khăn rất lớn đến việc thu thập bổ sung tài liệu cho công tác lưu trữ. Công ty cũng có một phòng truyền thống để lưu trữ các tranh ảnh, sách báo tài liệu về Công ty nhưng phòng được đặt tách rời với phòng văn thư. Cán bộ văn thư chưa quan tâm nhiều tới việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, cụ thể là phòng văn thư không có kế hoạch để thu thập, bổ sung tài liệu làm phong phú tài liệu lưu trữ của Công ty. Tài liệu lưu trữ hết sức đơn giản, phòng văn thư chỉ lưu trữ những tài liệu giấy là các văn bản đi đã qua xử lý, hoàn toàn không có các phim ảnh, băng từHàng năm, cán bộ văn thư không dựa vào sổ đăng ký công văn đi, đến hoặc dựa vào danh mục hồ sơ để lập bản kê hay mục lục hồ sơ. Thực tế có rất nhiều các doanh nghiệp bằng phương pháp đã dễ dàng phát hiện được những tài liệu còn thiếu để có kế hoạch bổ sung kịp thời. 2.2.2: Bảo quản tài liệu Tại phòng hành chính của Công ty không trang bị tủ đựng dành riêng cho lưu trữ tài liệu, nhân viên văn thư tiến hành ghim những tài liệu đã được giải quyết vào một quyển sổ và để chung vào ngăn kéo với các văn bản, giấy tờ khác, phòng hành chính cũng không có sử dụng kỹ thuật hay biện pháp nào để kéo dài tuổi thọ hay chống hư hại cho tài liệu lưu trữ Đối với sổ đăng kí văn bản đến: do số lượng văn bản đến Công ty trong 1 năm rất ít nên phòng hành chính dùng một quyển sổ để đăng kí văn bản đến cho nhiều năm. Khi kết thúc 1 năm, cán bộ văn thư ghim phần đã vào sổ của năm kết thúc và tiếp tục vào sổ cho năm kế tiếp. Tại phòng văn thư hồ sơ lưu trữ được bảo quản tạm thời theo thời hạn qui định là một nhiệm kỳ (5 năm). Những tài liệu có giá trị được tiếp tục bảo quản, còn những tài liệu khác được đưa ra tiêu huỷ. Do tài liệu lưu trữ của phòng văn thư chỉ có một loại tài liệu giấy là các văn bản đi đã qua xử lý nên phòng văn thư cũng không có chế độ duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ 2.2.3: Tổ chức sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ của Công ty được sử dụng để phục vụ nhu cầu công việc của các phòng ban đơn vị trong Công ty và các nhu cầu riêng chính đáng. Cán bộ, nhân viên trong Công ty có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công việc đều tiến hành xin ý kiến của Lãnh đạo Công ty. Người ngoài Công ty có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của Công ty thì đều xin giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại Công ty bao gồm: Nghiên cứu ngay tại phòng văn thư Với những trường hợp đặc biệt do nhu cầu công việc cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng văn thư thì Trưởng phòng hoặc phó phòng TCHC là người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu bằng văn bản, sau đó tiến hành sao lục tài liệu. 2.2.4: Sao lục, tiêu hủy tài liệu tại Công ty Sao lục giấy tờ, tài liệu: Sao lục là nhiệm vụ không thể thiếu trong công tác văn thư mà nhân viên văn thư phải thực hiện. Do phòng văn thư không có máy photo (máy photo được đặt trên tầng 3 gần phòng thiết kế vì phòng này có nhu cầu in ấn nhiều) việc phục vụ sao lục tài liệu diễn ra như sau: phòng ban, đơn vị nào có yêu cầu sao lục tài liệu thì nhân viên tại phòng đó điền đầy đủ vào phiếu đề nghị sao lục tại phòng văn thư và có ý kiến đồng ý của lãnh đạo Công ty, sau đó cán bộ văn thư tiến hành photo văn bản, tài liệu theo yêu cầu. Tiêu hủy giấy tờ tài liệu: Để giải phóng chỗ để, giảm bớt số lượng giấy tờ tài liệu phải lưu trữ bảo quản thì Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng đã tiến hành tiêu hủy các tài liệu đã hết giá trị không còn hiệu lực về mặt pháp lý. Do việc lưu giữ không tập trung nên khi tiến hành tiêu hủy cũng không thể tiêu hủy tất cả những tài liệu đã hết giá trị. Mà việc tiêu được thực hiện nhiều lần tại các phòng ban, do cán bộ nhân viên các phòng ban tự tiêu hủy nhưng phải được sự đồng ý của cấp trên xác định rõ là giấy tờ, tài liệu đó đã hết giá trị sử dụng và không còn phục vụ cho cơ quan thì mới được phép tiêu hủy. Khi tiêu hủy tài liệu phòng văn thư đã thực hiện nghiêm túc theo quy định của Công ty đó là có sự chứng kiến của trưởng phòng và các nhân viên trong phòng, không một nhân viên nào được tự ý mình hủy các giấy tờ tài liệu khi chưa có sự đồng ý của lãnh đạo Công ty nói chung, trưởng phòng nói riêng. Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng 3.1. Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một doanh nghiệp chiếm ưu thế hơn các doanh nghiệp khác là có quá trình hình thành và phát triển lâu dài. Trải qua hơn 30 năm hoạt động nên đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu. Công tác quản lý văn bản giấy tờ ở cơ quan thường ổn định, có quy trình nhất định. Cán bộ văn thư có số năm công tác dài do đó họ dày dạn kinh nghiệm trong việc xử lý và giải quyết văn bản, giấy tờ của Công ty. Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với môi trường bên ngoài cũng được cải thiện và hiện đại hóa bằng hệ thống điện thoại, máy tính nối mạng. Ngoài ra phòng nhân sự còn được trang bị 2 máy fax, thay vì trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài, hoặc có văn bản, giấy tờ của cơ quan cần phải gửi nhanh thì cán bộ văn thư phải đến tận nơi hoặc gửi qua bưu điện thì bây giờ cán bộ văn thư chỉ cần ngồi tại văn phòng và liên lạc với cơ quan ngoài qua điện thoại, nếu có văn bản phải gửi nhanh thì cán bộ văn thư tiến hành fax cho bên nhận, như vậy chỉ cần vài phút là bên kia sẽ nhận được văn bản Với những thuận lợi trên mà chất lượng của công tác văn thư đã được nâng cao. Số lượng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, sai thể thức, chậm tiến độ đã giảm đi đáng kể. Việc quản lý các văn bản đến và đi, quản lý con dấu phần lớn đã đi vào nề nếp. 3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Bên cạnh những thuận lợi thì công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng gặp không ít những khó khăn cần được sự quan tâm giúp đỡ của Ban lãnh đạo để từng bước hoàn thiện công tác này. Công tác văn thư – lưu trữ còn chịu ảnh hưởng từ phong cách làm việc của doanh nghiệp Nhà nước trong quản lý cũng như thực hiện công việc Cán bộ công nhân viên còn làm việc thụ động, ít sáng tạo, chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến, còn làm việc theo cách thủ công. Mặc dù Công ty đã trang bị cho phòng văn thư một bộ máy tính hiện đại có nối mạng internet và mạng nội bộ thay thế cho hệ thống máy chữ trước đây nhưng họ chưa biết khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cho công việc của mình. Cán bộ văn thư mặc dù đã làm việc lâu năm nhưng họ chưa được đào tạo bài bản, chuyên sâu về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Họ làm việc do kinh nghiệm tích lũy lâu năm, không được đào tạo chính qui nên đôi khi giải quyết công việc theo cảm tính. Ban lãnh đạo Công ty chưa thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng mức. Các trang thiết bị phục vụ cho công việc còn thiếu như: tại phòng văn thư thiếu các tủ chuyên dùng để lưu trữ tài liệu, tủ đựng sách báo,tạp chí, văn phòng phẩmphòng văn thư cũng thiếu máy photo Tuy công tác văn thư – lưu trư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng đã đạt được những kết quả nhất định, nhưng công tác này cũng còn một số tồn tại, thiếu sót như: Công tác quản lý văn bản đến của Công ty chưa theo quy trình chuẩn, chưa cập nhật những kiến thức mới, phương thức làm việc mới như chưa khai thác hết tính năng của máy tính để phục vụ cho công việc nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – văn lưu trữ Việc cập nhật văn bản chưa được thường xuyên, còn hiện tượng thất lạc trong quá trình chuyển giao, ký nhận. Tình trạng theo dõi, giải quyết văn bản đến còn chưa đầy đủ, không lập phiếu xử lý văn bản. Về thể thức văn bản đi còn chưa tuân thủ đúng theo quy định, khi soạn thảo văn bản còn chỉnh sửa nhiều gây mất thời gian, cách dùng từ chưa chuẩn xác...Việc lập các mẫu sổ còn chưa chuẩn với qui định của Nhà nước. Cán bộ văn thư nhiều khi không có mặt tại văn phòng để giải quyết công việc, làm ngưng trệ công việc của toàn Công ty, vẫn còn hiện tượng nhân viên phòng ban khác đóng dấu hay soạn thảo văn bản giúp cán bộ văn thư. Khi có văn bản đi thì cán bộ văn thư thường không vào sổ ngay mà chờ khi có khoảng 4 đến 6 văn bản rồi tiến hành vào sổ, khoảng thời gian này thường là 2 đến 3 ngày. Tài liệu lưu trữ không tập trung gây khó khăn cho công tác quản lý, bảo quản tài liệu cũng như phục vụ tra cứu, truy tìm tài liệu 3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ của Công ty còn nhiều tồn tại, nhiều điểm chưa hợp lý làm giảm chất lượng của công tác này. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những tồn tại đó là do: Công tác tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư chưa khoa học, chưa sử dụng đúng người đúng việc Ban lãnh đạo Công ty chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng mới tới công tác này, cơ sở vật chất còn thiếu thốn như: thiếu phòng lưu trữ tập trung cho toàn Công ty, tủ chuyên dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ, máy photo Cán bộ văn thư - lưu trữ chưa được đào tạo bài bản, chuyên sâu về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; họ làm việc ít sáng tạo, trình độ tin học còn hạn chế; chưa có ý thức hoàn thiện, nâng cao nghiệp vụ; kỹ năng giao tiếp còn kém, khi gặp áp lực công việc thì họ có thái độ phục vụ chưa phù hợp với khách đến liên hệ công tác hoặc nhân viên từ các phòng khác đến xin dấu Việc lưu trữ chưa tập trung, tài liệu nằm rải rác ở khắp các phòng ban nên không có chế độ quản lý, bảo quản thống nhất. Gây khó khăn cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Tóm lại trước thực trạng trên đòi hỏi Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện phải có các biện pháp hợp lý nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ giúp cho hoạt động của toàn Công ty được trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất. Chương 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG. I. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG. Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty được khách hàng đánh giá cao bởi chất lượng các sản phẩm, dịch vụ cũng như thái độ phục vụ của tập thể CBCNV trong toàn Công ty. Để tiếp tục củng cố, phát huy và tạo dựng niềm tin đối với khách hàng về hình ảnh của doanh nghiệp, Ban lãnh đạo Công ty một mặt không ngừng đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị về các dịch vụ dưới nhiều hình thức. Mặt khác tích cực công tác sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị nhằm hiện đại hóa công tác xây lắp các công trình điệnthường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, tích cực chăm lo cho công tác văn phòng. Nhờ vậy mà công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan trong thời gian qua đã không ngừng được cải thiện đảm bảo cho quá trình xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý sử dụng văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu và quản lý sử dụng con dấu cơ quan một cách nhanh chóng, chuẩn xác, kịp thời, an toàn và bảo mật. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được đó, mặc dù đã có sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong phòng văn thư, xong do nhiều yếu tố mà công tác này vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục, bổ sung để từng bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng được yêu cầu quản lý và theo kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin. Là một sinh viên thực tập em nhận thấy mình cần phải có trách nhiệm đối với việc hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Bên cạnh đó đây cũng là lần thử sức đầu tiên sau 4 năm học tập và nghiên cứu tại trường đại học của mình, cho nên em muốn làm thật tốt, thể hiện những gì mình đã lĩnh hội được từ kiến thức sách vở cùng những kinh nghiệm thực tế mà em học được từ các cô chú làm việc tại phòng văn thư Công ty, đồng thời căn cứ vào những thực trạng còn tồn tại trong công tác văn thư mà em nhận thấy qua thời gian đi thực tế của mình, em xin mạnh dạn đề xuất “Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng” Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học Công tác văn thư là một trong những khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng trong toàn bộ hoạt động của khối văn phòng. Làm tốt công tác này cũng có nghĩa là tạo điều kiện giúp cho công việc của Công ty tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Nhưng thực tế cho thấy rằng công tác văn thư có được thực hiện nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phụ thuộc phần lớn vào cán bộ văn thư, năng lực và trình độ của họ sẽ tác động trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả công việc. Hiện tại phòng văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng có 2 nhân viên, người thứ nhất là phó phòng TCHC đồng thời là cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhân viên văn phòng và các công việc sự vụ khác, người còn lại là nhân viên văn phòng, nhưng người này không được giao việc mà chỉ có nhiệm vụ thu tiền điện vào tuần thứ tư của tháng. Vào thời điểm Công ty tổ chức nhiều cuộc họp, hội nghị, ngày lễ như họp hội đồng quản trị, họp cán bộ công nhân viên hoặc tổ chức ngày 8 – 3 cho các nhân viên nữ trong Công tykhối lượng công việc của phòng văn thư tăng lên rất nhiều. Phó phòng TCHC phải đảm nhiệm nhiều công việc và thường xuyên không có mặt tại phòng văn thư để giải quyết công việc, làm cho công việc tại phòng bị ngưng trệ, điều này làm ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của toàn Công ty. Trước thực trạng trên em cho rằng Công ty phải tổ chức sắp xếp lại nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học để phòng văn thư hoạt động có hiệu quả hơn, đồng thời thúc đẩy hoạt động của toàn Công ty ngày càng đi lên. Hướng sắp xếp lại nhân sự tại phòng văn thư như sau: Đối với phó phòng tổ chức hành chính: Cán bộ này tuy đã có kinh nghiệm nhiều năm công tác, nhưng chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, đôi khi giải quyết công việc còn theo cảm tính, hơn nữa người này phải đảm nhiệm quá nhiều công việc nên các văn bản giấy tờ tại phòng văn thư thường không được xử lý kịp thời. Vì vậy Công ty nên giảm bớt công việc của cán bộ này, chủ yếu là các công việc sự vụ để cán bộ này tập trung phụ trách công tác văn thư – lưu trữ và công tác quản lý. Mặt khác phó phòng TCHC năm nay 52 tuổi nhưng người này vẫn còn khỏe mạnh và minh mẫn nên Công ty có thể tạo điều kiện cho cán bộ này theo học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nâng cao nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, nhằm nâng cao chất lượng của công tác này. Đối với nhân viên văn phòng còn lại: Công ty nên giao thêm việc cho nhân viên này. Trước kia nhân viên này đã từng là nhân viên kế toán nên Công ty có thể giao cho người này đảm nhận các công việc văn phòng và các công việc sự vụ phù hợp với khả năng của họ. Ngoài ra, Công ty cũng nên có kế hoạch tuyển thêm một cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ được đào tạo chính qui về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong các trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy in, máy fax...cùng tham gia công việc và làm đội ngũ kế cận cho công tác sau này. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ. Con người chính là nguồn tài nguyên quí giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của các doanh nghiệp. Con người là tài sản lớn của doanh nghiệp, chỉ những doanh nghiệp nào biết khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cả thể lực và trí lực của con người thì doanh nghiệp đó sẽ thành công trong mọi lĩnh vực. Tất cả mọi hoạt động của Công ty đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác văn thư lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của Ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc thường xuyên, tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư là tất yếu. Để góp phần hoàn thành và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao thì bản thân người cán bộ văn thư phải được trang bị một số kiến thức, kỹ năng cơ bản sau Đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng các phương tiện tin học cho nhân viên văn thư Qua thời gian thực tế tại phòng văn thư Công ty em nhận thấy vấn đề tồn tại lớn nhất ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng và tiến độ công việc đó là trình độ vi tính của cán bộ văn thư còn yếu. Mặc dù Ban lãnh đạo Công ty đã trang bị cho phòng văn thư bộ máy vi tính cùng các thiết bị phụ trợ tương đối hiện đại để phục vụ đắc lực cho công việc. Xong những nhân viên đó đã chưa tận dụng được khả năng vốn có của máy vi tính để phục vụ cho công việc của mình mà họ vẫn giải quyết công việc theo phương pháp thủ công, rất tốn thời gian mà không hiệu quả. Do đó mà việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ vi tính cho cán bộ văn thư là việc làm cấp bách cần phải thực hiện ngay, Ban lãnh đạo Công ty nên có kế hoạch chỉ đạo sát sao công tác này, cụ thể trực tiếp mở các khóa đào tạo tin học ngắn hạn (từ 3 đến 6 tháng) ngay tại Công ty, sau đó lần lượt cử nhân viên trong phòng văn thư luân phiên đi học. Trường hợp nếu không tự tổ chức được thì ban lãnh đạo nên tạo điều kiện về mặt thời gian, kinh phí để cán bộ văn thư có thể đi học tại các trung tâm tin học. Hơn nữa hiện nay Công ty đã nối mạng internet cho toàn Công ty như vậy phòng văn thư cũng có điều kiện hiểu biết thêm về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn cầu. Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà cán bộ văn thư phải đảm nhiệm. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cán bộ văn thư không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng văn bản mà họ soạn thảo đều là những văn bản quan trọng đòi hỏi cao về kỹ thuật trang trí cũng như nội dung văn bản. Tuy nhiên qua tìm hiểu em được biết hiện cán bộ văn thư của phòng văn thư chưa được đào tạo một cách cơ bản nên nhiều khi soạn thảo một văn bản họ phải sửa lại rất nhiều lần, cách hành văn còn chưa đạt yêu cầu, hơn nữa đối với những văn bản quan trọng của Ban giám đốc thì chủ yếu là do một nhân viên của phòng nhân sự giúp cùng soạn thảo. Chính vì thế theo em để bổ trợ nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư là vấn đề cần thiết, góp phần đáng kể vào việc nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Công ty. Trước mắt việc tự học tự nghiên cứu là rất cần thiết, cán bộ văn thư tổng hợp có thể nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của mình qua các sách tham khảo về công tác văn thư – lưu trữ và thư ký tổng hợp, tự đúc kết kinh nghiệm qua các lần soạn thảo, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp hoặc những người có chuyên môn về lĩnh vực này tại các bộ phận trong Công ty. Tóm lại phương pháp tự đào tạo là cơ sở tốt cho việc nâng cao kỹ năng soạn thảo. Nâng cao kỹ năng giao tiếp tại văn phòng và giao tiếp qua điện thoại Giao tiếp tại văn phòng và qua điện thoại là công việc hàng ngày của cán bộ văn thư. Qua giao tiếp (có thể là giao tiếp tại văn phòng hay qua điện thoại) người ta có thể trao đổi trực tiếp về mọi vấn đề một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng như kinh phí đi lạiNhưng giao tiếp như thế nào để có hiệu quả và thể hiện bạn là người hiểu biết, văn minh, lịch sự, điều đó dựa vào khả năng và nghệ thuật giao tiếp của mỗi người. Trên thực tế cán bộ văn thư – lưu trữ tại phòng văn thư chưa làm được điều này, khi gặp áp lực công việc thì họ có thái độ phục vụ chưa phù hợp với khách đến liên hệ công tác hoặc nhân viên từ các phòng khác đến xin dấuTrước thực trạng trên Công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ văn thư – lưu trữ học thêm các lớp bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp như: kỹ năng nói, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, kỹ năng viếtđể nâng cao hiệu quả của công tác này. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc Nơi làm việc chính là “thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung và cán bộ văn thư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học. Chính vì vậy việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc. Do đó trong quá trình tiến hành sắp xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo các yếu tố sau: Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp là một trong những nhân tố gây tâm lý chán trường, giảm hứng thú làm việc của nhân viên. Trong thực tế bàn làm việc ở nhiều nơi người ta luôn để giấy tờ chất đống lên bàn nhằm chứng tỏ mình là người quan trọng, luôn là người bận rộn. Nhưng kết quả thì ngược lại khi đống giấy tờ càng cao thì văn thư sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định văn bản nào cần giải quyết trước và văn bản nào đã giải quyết xong. Do vậy để khắc phục tình trạng này tạo điều kiện giải quyết công việc nhanh gọn và chính xác hơn, nhân viên văn thư cần chú ý đến những vấn đề sau: Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan,cần thiết. Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong hãy chuyển ngay đi. Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà hãy sắp xếp vào các tủ, kệ, giá. Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì xếp gọn vào ngăn bàn. Tóm lại việc bố trí, sắp xếp gọn gàng bàn làm việc chính là yếu tố kích thích tâm trạng cũng như sự hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư. Tạo tâm lý thoải mái và tư thế làm việc cho nhân viên. Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh được hội chứng căng thẳng thần kinh có thể trên bàn làm việc của nhân viên văn thư nên đặt một lọ hoa,bày một tấm hình nhỏ, những điều đó phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, đừng bao giờ biến nơi làm việc như nhà riêng hoặc phòng riêng của mình. Một nguyên tắc chung khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa. Cụ thể: Đối với bàn của nhân viên thực hiện công tác xử lý và quản lý văn bản thì nên sắp xếp các vật dụng sau: Đầu bàn bên trái là điện thoại, dưới là cuốn danh bạ điện thoại. Bên phải là các sổ văn bản đi, đến...Trước mặt là khoảng trống để viết, nên dùng loại bút cắm cố định xuống mặt bàn để khỏi rơi hay nhiều lúc theo thói quen hay cầm đi chỗ khác. Hộp ghim, kéo, tem...nên để ở dưới ngăn kéo. Tất cả các con dấu (dấu cơ quan, dấu chức tư, dấu nghiệp vụ...) đều đặt ở phía bên phải vừa tầm tay với của nhân viên. Đối với bàn làm việc của nhân viên sử dụng máy vi tính nên sử dụng bàn làm việc chữ L và ghế xoay có bánh xe để thuận tiện cho việc di chuyển. Nên xếp máy tính đầu tiên ở đầu bên phải, tiếp đó là máy in, máy Fax. Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức kinh tếthì cục lưu trữ quốc gia có qui định là tất cả mọi giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan về nguyên tắc đều phải lưu trữ tập trung, quản lý thống nhất ở một địa điểm trong cơ quan. Tuy nhiên trong thực tế có rất ít doanh nghiệp thực hiện và thực hiện một cách nghiêm chỉnh qui định này mà hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cũng nằm trong số đó. Do đó để khắc phục những tồn tại trên, thì những tài liệu chung của Công ty nên tiến hành thêm kênh lưu trữ tập trung để thuận tiện cho việc bảo quản cũng như khi cần tra tìm thì được nhanh chóng. Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì công việc này gặp một chút khó khăn vì diện tích các phòng ban ở Công ty tương đối nhỏ, phòng TCHC lại được tách thành 2 phòng là phòng văn thư và phòng nhân sự, nhưng trên thực tế Công ty vẫn còn một phòng làm trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin khá rộng và phòng này thường ít sử dụng, hơn nữa nó có vị trí gần với phòng văn thư lưu trữ. Do đó Ban lãnh đạo Công ty có thể dùng phòng ứng dụng công nghệ thông tin làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan và chuyển phòng ƯDCNTT ra phía sau của dãy phòng ban, cùng dãy với văn phòng của các xí nghiệp thành viên. Việc trông coi quản lý giao cho phòng văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách bố trí phòng lưu trữ tập trung như sau: Bộ phận lưu trữ Văn bản kế hoạch kỹ thuật Văn bản kế toán tài vụ Văn bản tổ chức hành chính Bản vẽ Hồ sơ công trình Kế hoạch Dự án Các văn bản Hợp đồng mua bán Sổ quỹ tiền mặt Bản thanh toán quyết toán Sổ thu chi Sổ kho Các văn bản Hồ sơ lý lịch Hợp đồng lao động Qui chế, qui định của Cty Các quyết định Các văn bản nhà nước Sơ đồ số 5: Cách bố trí phòng lưu trữ tập trung. Cán bộ văn thư – lưu trữ có thể lập danh mục hồ sơ để có thể quản lý theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ hoặc trong ngăn. CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HP CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆ NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG Năm 2008 STT Tên hồ sơ Vị trí Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú Năm bảo quản Thời hạn TRƯỞNG PHÒNG TCHC Bảng số 27: Mẫu danh mục hồ sơ. Cuối mỗi năm, cán bộ lưu trữ phải kiểm tra lại các tài liệu hồ sơ mình đang giữ. Xem tài liệu nào đến hạn phải hủy bỏ, những tài liệu nào bị hủy, không cần thiết thì tiến hành các thủ tục để tiêu hủy tài liệu. Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo qui trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Trước khi tiêu hủy tài liệu phải lập hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ. Hội đồng tiêu hủy tài liệu gồm 03 người: 01 người đại diện cho phòng có tài liệu lưu trữ, văn thư trông coi phòng lưu trữ và trưởng phòng TCHC. Nếu những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết thời hạn bảo quản sẽ được tiêu hủy. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã qui định. Tóm lại, với mọi doanh nghiệp nói chung và với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nói riêng thì việc tổ chức phòng lưu trữ tập trung là điều tất yếu cần phải triển khai ngay nhằm đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ cũng như tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu. Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước Công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng tồn tại nhiều bất hợp lý. Do trong quá trình xử lý công việc cán bộ văn thư còn theo thói quen, theo ý kiến chủ quan của mình đặc biệt trong việc lập các loại sổ sách. Như đã trình bày ở phần thực trạng các mẫu sổ mà cán bộ văn thư đã lập để quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa theo mẫu sổ chung của Nhà nước qui định. Việc lập các mẫu sổ theo qui định của Nhà nước sẽ rất thuận tiện cho việc kiểm tra của các ban ngành cũng như tại sự thống nhất trong công việc quản lý văn bản, giấy tờ của công tác văn thư – lưu trữ. II. CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP Công tác văn thư lưu trữ là công tác có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nói riêng. Thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn phục vụ cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quí giá được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tế trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng cho công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện và thực hiện tốt các giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự trợ giúp thường xuyên tích cực từ nhiều phía. 1. Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty. Sự động viên, khích lệ tinh thần của Ban lãnh đạo Công ty là nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như khả năng tư duy trong công việc đối với cán bộ văn thư. Người lãnh đạo chỉ có thể thành công trong lĩnh vực quản lý con người, tài sản quí giá của mỗi doanh nghiệp khi họ biết vận dụng sáng tạo, kết hợp một cách linh hoạt, khéo léo các phương pháp quản lý con người, cụ thể người lãnh đạo một mặt tích cực chăm lo đến đời sống vật chất cũng như đời sống tinh thần cho CBCNV, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên thể hiện năng lực của mình. Mặt khác chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu, mọi ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí vui vẻ, giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề. Bên cạnh sự động viên, khích lệ về tinh thần thì công tác văn thư – lưu trữ cũng rất cần sự quan tâm, khích lệ về vật chất của Ban lãnh đạo Công ty như: trang bị thêm máy photo, tủ lưu trữ tài liệu, xây mới kho lưu trữ cho toàn Công ty Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự bản thân cán bộ văn thư phải suy nghĩ là làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của Ban lãnh đạo, chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn với tính thần trách nhiệm cao hơn, sẵn sàng hoàn thành mọi công việc mà Ban lãnh đạo giao phó cho dù khó khăn đến mấy. 2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ. Công tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt, có năng suất, chất lượng hay không điều đó phụ thuộc phần lớn vào những người làm công tác văn thư – lưu trữ. Bởi chính họ là những người trực tiếp tham gia giải quyết công việc. Nếu bản thân họ tự cảm thấy yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm, chắc chắn họ sẽ luôn luôn tìm mọi cách, mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây chính là điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt các giải pháp. 3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước. Sự giúp đỡ của các ban nghành và nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho từng người làm công tác văn thư – lưu trữ là động lực thúc đẩy sự cố gắng phấn đấu của CBCNV trong quá trình tiến hành công việc. Cụ thể nhà nước cần có các văn bản, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ, tuyên truyền các chính sách điều lệ mới cho việc thực hiện công tác này một cách rộng rãi. Mặt khác Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước thường xuyên cử người xuống hướng dẫn việc thực hiện công việc bảo vệ bí mật, tổ chức quản lý khoa học an toàn văn bản giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo công chức về quản lý hành chính nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cả nước. Việc làm này sẽ có tác dụng rất lớn tới việc tự nâng cao trình độ và xây dựng hệ thống chế độ làm việc khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. 4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công việc. Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ. Mặt khác việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. Hiện tại phòng văn thư đang thiếu một máy photo, 1 máy fax, 1 tủ chuyên lưu trữ tài liệu, nếu như phòng được trang bị thêm các trang thiết bị mới, hiện đại thì hiệu quả công việc sẽ nâng cao rất nhiều. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy rằng văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý và điều hành của Ban lãnh đạo. Đồng thời thông qua các văn bản, giấy tờ mọi nội qui, qui chế của Công ty sẽ được CBCNV chấp hành một cách nghiêm chỉnh. Chính vì vậy mà công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng không thể thiếu trong công tác điều hành quản lý mọi hoạt động của Công ty. Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp cho việc ra quyết định của Ban giám đốc Công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư – lưu trữ một cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty. Đối với cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ cần phải tự học hỏi trau dồi kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Từ những kiên thức thực tế rút ra trong thời gian thực tập vừa qua tại phòng văn thư Công ty giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở thực tiễn và lý luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Trần Thị Ngà em xin mạnh dạn đề xuất “ một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng”. Mặc dù đã có nhiều cố gắng xong bài khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em mong được sự đồng tình và chỉ dẫn của các thầy cô, các cô chú làm việc tại khối văn phòng Công ty để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn Cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà cùng tập thể CBCNV Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng đã giúp em hoàn thành bài khóa luận này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng – Tác giả Vũ Ngọc Tuấn. Tổ chức văn phòng khoa học – Trường đại học Kinh tế Quốc dân. Soạn thảo ban hành và quản lý văn bản Nhà nước – Tác giả Tạ Hữu Ánh. Nghiệp vụ thư ký văn phòng – Thạc sĩ Nguyễn Hữu Thời. Bài giảng môn tổ chức và quản trị văn phòng – Thạc sĩ Trần Thị Ngà. Các báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.