Luận văn Phần mềm Excel

I.Më ®Çu Tin häc ngµy nay lµ mét ngµnh häc kh«ng thÓ thiÕu trong mäi lÜnh vùc c¸c b¹n cã thÓ tù nghiªn cøu ®Ó cã ®­îc nh÷ng kü n¨ng sö dông thµnh th¹o m¸y tÝnh mét c¸ch nhanh chãng vµ chÝnh x¸c nhÊt. N­íc ta ®ang b­íc vµo thêi k× c«ng nghiÖp ho¸ hiÖn ®¹i ho¸ nh»m ®­a VN thµnh n­íc c«ng nghiÖp v¨n minh, hiÖn ®¹i.Trong sù nghiÖp c¸ch m¹ng to lín ®ã, c«ng t¸c ®µo t¹o nh©n lùc lu«n gi÷ vai trß quan träng .ChÝnh v× vËy ®èi víi em lÇn ®Çu khi tiÕp xóc víi m¸y tÝnh ,em còng gièng nh­ c¸c b¹n kh¸c ®Òu cã mét c¶m gi¸c kh¸c l¹. Nh­ng sau khi ®­îc häc qua c¸c bµi gi¶ng trªn líp vµ thùc hµnh trªn chiÕc m¸y tÝnh cña m×nh , giê ®©y m¸y tÝnh lµ mét c«ng cô kh«ng thÓ thiÕu , ®èi víi em nãi riªng vµ nh÷ng ai ®ang sö dông m¸y tÝnh nãi chung. Giê ®©y c«ng nghÖ th«ng tin ch¾c ch¼ng cßn xa l¹ ®èi víi mäi ng­êi v× n­íc ta ®ang b­íc vµo thêi kú c«ng nghiÖp ho¸ hiÖn ®¹i ho¸ víi môc ®Ých ®­a ®Êt n­íc ta trë thµnh n­íc c«ng nghiÖp ho¸ v¨n minh hiÖn ®¹i…. Ch¾c h¼n bé phÇn mÒm Excel ®· trë lªn quªn thuéc kh«ng chØ nh÷ng nh©n viªn v¨n phßng mµ víi bÊt k× ai biÕt sö dông m¸y tÝnh hiÖn nay. Excel gióp chóng ta tÝnh to¸n s¾p xÕp c¸c d÷ liÖu tèt vµ dÔ hiÓu ,dÔ t×m…Còng chÝnh v× vËy mµ em chän ®Ò tµi Excel cho bµi luËn v¨n ®Çu tiªn cña em. §©y cã lÏ lµ lÇn ®Çu tiªn em lµm mét bµi luËn v¨n chuyªn nghµnh tin, nªn ch¾c kh«ng thÓ kh«ng cã thiÕu xãt hoÆc m¾c sai lÇm.Nªn em mong c¸c thÇy c« ®ãng gãp ý kiÕn ®Ó lÇn sau em cã thÓ lµm bµi tèt h¬n.. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n. II.Th©n bµi A.C¬ quan tiÕp nhËn thùc tËp -Tr­êng THPT Hoµng V¨n Thô -§Þa chØ : §­êng LÜnh Lam - ph­êng VÜnh H­ng-QuËn Hoµng Mai - Hµ Néi. -HiÖu Tr­ëng :NguyÔn §×nh Hoµn -HiÖu Phã :NguyÔn thÞ Giang -Sè l­îng nh©n viªn :45 gi¸o viªn vµ 5 b¶o vÖ -C¸c ho¹t ®éng chÝnh cña c¬ quan lµ: ho¹t ®éng vÒ mÆt d¹y häc c¸c ho¹t ®éng vÒ thÓ dôc thÓ thao c¸c ho¹t ®éng ngo¹i kho¸ vui ch¬I va häc tËp Ngoµi ho¹t ®éng trªn tr­êng cßn cã nh÷ng ho¹t ®éng d¹y tin häc cho hoc sinh më líp tin d¹y vµ khuyÕn khÝch häc sinh tham gia -§¬n vÞ ®­îc bè trÝ thùc tËp lµ : a/ tæ d¹y tin cña tr­êng phßng m¸y cña tr­êng b/ chøc n¨ng cña phßng lµ lµm nh÷ng c«ng viÖc vÒ hå s¬ häc sinh ph« t« c¸c chøng tõ tµi liÖu …vv phßng cã ho¹t ®éng d¹y vµ híng dÉn c¸c häc sinh nh÷ng kiÕn thøc c¬ b¶n vÒ tin häc -S¬ ®å tr­êng häc Phßng héi ®ång Phßng tin D·y nhµ 3 tÇng dµnh cho häc sinh líp 11A vµ kho¸ 12 D·y nhµ 3 tÇng dµnh cho häc sinh líp 10 A vµ líp 11B p.HiÖu tr­ëng Th­ viÖn C¨ng tin Cæng tr­êng S©n tr­êng Nhµ thÓ chÊt -S¬ ®å tæ chøc : ThÇy gi¸o hiÖu tr­ëng Phã hiÖu tr­ëng phô tr¸ch häc tËp Phã hiÖu tr­ëng phô tr¸ch kØ luËt Tr­ëng c¸c khoa häc Tin häc ngµy nay lµ mét ngµnh häc kh«ng thÓ thiÕu trong mäi lÜnh vùc c¸c b¹n cã thÓ tù nghiªn cøu ®Ó cã ®­îc nh÷ng kü n¨ng sö dông thµnh th¹o m¸y tÝnh mét c¸ch nhanh chãng vµ chÝnh x¸c nhÊt. N­íc ta ®ang b­íc vµo thêi k× c«ng nghiÖp ho¸ hiÖn ®¹i ho¸ nh»m ®­a VN thµnh n­íc c«ng nghiÖp v¨n minh, hiÖn ®¹i.Trong sù nghiÖp c¸ch m¹ng to lín ®ã, c«ng t¸c ®µo t¹o nh©n lùc lu«n gi÷ vai trß quan träng .ChÝnh v× vËy ®èi víi em lÇn ®Çu khi tiÕp xóc víi m¸y tÝnh ,em còng gièng nh­ c¸c b¹n kh¸c ®Òu cã mét c¶m gi¸c kh¸c l¹. Nh­ng sau khi ®­îc häc qua c¸c bµi gi¶ng trªn líp vµ thùc hµnh trªn chiÕc m¸y tÝnh cña m×nh , giê ®©y m¸y tÝnh lµ mét c«ng cô kh«ng thÓ thiÕu , ®èi víi em nãi riªng vµ nh÷ng ai ®ang sö dông m¸y tÝnh nãi chung. Giê ®©y c«ng nghÖ th«ng tin ch¾c ch¼ng cßn xa l¹ ®èi víi mäi ng­êi v× n­íc ta ®ang b­íc vµo thêi kú c«ng nghiÖp ho¸ hiÖn ®¹i ho¸ víi môc ®Ých ®­a ®Êt n­íc ta trë thµnh n­íc c«ng nghiÖp ho¸ v¨n minh hiÖn ®¹i…. Ch¾c h¼n bé phÇn mÒm Excel ®· trë lªn quªn thuéc kh«ng chØ nh÷ng nh©n viªn v¨n phßng mµ víi bÊt k× ai biÕt sö dông m¸y tÝnh hiÖn nay. Excel gióp chóng ta tÝnh to¸n s¾p xÕp c¸c d÷ liÖu tèt vµ dÔ hiÓu ,dÔ t×m…Còng chÝnh v× vËy mµ em chän ®Ò tµi Excel cho bµi luËn v¨n ®Çu tiªn cña em. §©y cã lÏ lµ lÇn ®Çu tiªn em lµm mét bµi luËn v¨n chuyªn nghµnh tin, nªn ch¾c kh«ng thÓ kh«ng cã thiÕu xãt hoÆc m¾c sai lÇm.Nªn em mong c¸c thÇy c« ®ãng gãp ý kiÕn ®Ó lÇn sau em cã thÓ lµm bµi tèt h¬n.. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n. C¸c thÇy c« phô tr¸ch gi¸m s¸t kØ luËt Khoa tù nhiªn Khoa x· héi Toµn thÓ häc sinh ba kho¸ 10,11,12 -NhËn xÐt chung :C¸c thÇy c« gi¸o lu«n lu«n nhiÖt t×nh gióp ®ì ,cë më ,tËn t×nh chØ b¶o nghiªm kh¾c khi ph¹m lçi… -C¬ së vËt chÊt : NhiÒu thiÕt bÞ hiÖn ®¹i dÔ sö dông a/ C¸c m¸y tÝnh (20 chiÕc xÕp theo hai d·y ) + CÊu h×nh :Pentum IV ,æ 40 G, Ram 512 ,Mµn h×nh ph¼ng Sam Sung,Cã hai chiÕc m¸y in Larse…. +Cã nèi m¹ng b»ng m¹ng ®iÖn tho¹i……..ChØ nh÷ng giê häc internet míi më cæng m¹ng. b/C¸c m¸y v¨n phßng: gåm 01 m¸y pax ; 01 m¸y ph«t«copy ; M¸y quÐt ¶nh…. B. Néi dung thùc tËp vÒ nghiÖp vô: -Néi dung c«ng viÖc ®­îc giao: L¾p r¸p m¸y tÝnh ; cµi ®Æt mét sè ch­¬ng tr×nh ; nhËn thøc ;®¸nh v¨n b¶n……… -Tù ®¸nh gi¸ vÒ hiÖu qu¶ chÊt l­îng c«ng t¸c cña b¶n th©n : Kh¸ -KhuyÕt ®iÓm cña b¶n th©n :KiÕn thøc häc hái cßn n«ng c¹n ,kÜ n¨ng giao tiÕp kh¸ ,øng sö t×nh huèng khi lµm viÖc ®¹t hiÓu qu¶, sinh ho¹t ®Çy ®ñ khi ®­îc giao nhiÖm vô… C.§Ò ¸n thùc tËp: PhÇn mÒm Excel PhÇn I : C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n trong EXCEL Mµn h×nh giao tiÕp Mµn h×nh giao tiÕp cña Excel gåm c¸c phÇn sau : Toolbar Menu Bar Title Bar Formula Bar Scool Bar Word sheet Status Bar Sheet Tab Title Bar : Thanh chøa tªn cña mét tËp tin trong Excel. Mé tËp tin trong Excl gäi lµ mét word book, trong mét word book cã thÓ chøa mét hay nhiÒu b¶ng tÝnh( Word sheet), biÓu ®å(Chart).. Menu Bar : Thanh chøa c¸c lÖnh cña Excel. Tool Bar : thanh chøa mét sè lÖn th«ng dông cña Excel . C¸c lÖnh nµy cã thÓ truy xuÊt trùc tiÕp b»ng chuét. Ngoµi Standard Tool Bar vµ Formatting Toolbar cßn cã c¸c thanh Toolbar kh¸c cã thÓ cho hiÓn thÞ hay dÊu trªn mµn h×nh b»ng lÖnh View/Toolbars. C¸c thanh c«ng cô cã thÓ cho hiÓn thÞ trªn cïng mét dßng hay nhiÒu dßng. Th«ng th­êng ta nªn cho hiÓn thÞ hai Toolbar th­êng xuyªn dung lµ Standar Toolbar vµ Formatting Toolbar. Formula Bar : dßng chøa d÷ liÖu nhËp vµo cho mét « hiÖn hµnh trªn b¶ng tÝnh. Wordsheet : B¶ng tÝnh ®Ó ng­êi sö dông cã thÓ nhËp d÷ liÖu vµ xö ký. Mçi mét tËp tin trong Excel cã chóa nhiÒu wordsheet gäi lµ Sheet 1, Sheet 2 ,.. Scroll Bar : Gåm Scroll Bar ngang vµ Scroll Bar däc ®Ó di chuyÓn wordsheet b»ng chuét. Status bar : dßng chøa chÕ ®é lµm viÖc hiÖn hµnh hay ý nghÜa lªnh hiÖn hµnh cña Excel vµ c¸c t×nh tr¹ng hiÖn hµnh cña hÖ thèng nh­ Numlock, Capslock,.. Sheet Tab : Chøa c¸c ký hiÖu ®Ó chän b¶ng tÝnh hay biÓu ®å trong mét workbook. Trong mµn h×nh trªn ®ang chän b¶ng tÝnh Sheet 1 cña tËp tin Book1 Ready : ®ang s·n sµng chê nh¹p d÷ liÖu hay c«ng thøc. Enter : ®ang nhËp d÷ liªu hay c«ng thøc vµo mét «. Point : ®ang ghi mét c«ng thøc thamc hiªud ®Õn m«t ®Þa chØ. Edit : ®ang ®iÒu chØnh d÷ liªuh hay c«ng thøc trong « hiÖn hµnh. Chän mét chÕ ®é nµy b»ng c¸ch di chuyÓn ®Õn « muèn ®iÒu chØnh vµ nhÊn phÝm F2. II. CÊu tróc worksheet II.1 Giíi thiÖu Worksheet Mét worksheet ( hay b¶ng tÝnh ) cã thÓ h×nh dung nh­ mé tÊm b¶ng lín h×nh ch÷ nhËt mµ mµn h×nh cña m¸y vi tÝnh tr­ît trªn ®ã. T¹i mét thêi ®iÓm cã thÓ xem mét phµn b¶n tÝnh th«ng qua mµn h×nh. B¶ng tÝnh gåm nhiÒu dßng vµ nhiÒu cét. Dßng ( Row) : B¶ng tÝnh cã 65536 dßng ®­îc d¸nh b»ng sè 1,2,3…, 655536. Cét ( Column) : B¶ng tÝnh cã 256 cét ®­îc ®¸nh b»ng ký tù : A,B.C....AA,AB,..,IV. ¤ (Cell) : Lµ giao cña mét dßng víi mét cét. §Þa chØ cña mét « x¸c ®Þnh b»ng mét cét tr­íc dßng sau , vÝ dô « B5 Vïng (Range) : Lµ mét tËp hîp « d¹ng h×nh ch÷ nhËt. §Þa chØ cña mét vïng ®­îc x¸c ®Þnh bëi « gãc trªn bªn tr¸I vµ « gãc d­íi bªn ph¶I, gi÷a 2 « ng¨n c¸c nhau bëi dÊu hai chem. (:). VÝ dô vïng A2:B6. Cã thÓ xem mét « còng lµ mét vïng. Di chuyÓn trong worksheet T¹i mét thêi ®iÓm lu«n lu«n tån t¹i mét con trá « trong b¶ng tÝnh. KKhi nhËp d­ liÖu , vµo c«ng thøc hay thao t¸c lÖnh sÏ t¸c ®éng ®Õn ®Þa chØ t¹i vÞ trÝ cña con trá «. C¸c phÝm di chuyÓn con trá « th«ng dông gåm : Lªn mét dßng Xuèng mét dßng Sang ph¶i mét cét Sang tr¸i mét cét PgUp Lªn mét trang PgDn Xuèng mét trang Alt+PgUp Sang tr¸i mét trang Alt + PgDn Sang ph¶i mét trang Home VÒ ®Çu dßng Ctrl+Home VÒ « A1 Ngoµi ra cã thÓ nhÊp chuét t¹i mét « ®Ó di chuyÓn con trá ®Õn « ®ã. II.2 Thao t¸c trªn worksheet §æi tªn worksheet hiÖn hµnh. Tªn chuÈn cña mçi worksheet lµ Sheet1, Sheet 2,... Muèn ®æi tªn worksheet, ta thùc hiÖn lÖnh Format/Sheet/Rename vµ nhËp tªn míi trong SheetTab . ChÌn thªm mét worksheet. Trong mçi tËp tin b¶ng tÝnh th­êng ta cã ba b¶ng tÝnh. Mu«na chin thªm mét workshªt míi, ta thùc hiÖn lÖnh Insert/worksheet. Huû mét worksheet hiÖn hµnh : Thùc hiÖn lÖnh Edit/DeleteSheet. Chän Ok ®Ó ®ång ý huû worksheet hiÖn hµnh. Di chuyÓn hay chÐp mét worksheet trong Sheet Tab: thùc hiÖn lªnh Edit/Move á Copy sheet Chän before sheet ®Ó di chuyÓn worksheet, chän Create a copy ®Ó chÐp worksheet. III. C¸c kiÓu d÷ liÖu Trong mét « chØ cã thÓ chøa mét kiÒu d÷ liÖu. KiÓu d÷ liÖu cña « phô thuéc vµo ký tù ®Çu tiªn gâ vµo. C¸c kiÓu d÷ liÖu trong moat « ®­îc ph©n ra nh­ sau : III.1. KiÓu sè Ký tù ®Çu tiªn gâ vµo lµ sè. Mét sè ®­îc nhËp vµo mÆc ®Þnh la General, sau ®ã cã thÓ ®Þnh d¹ng tr×nh bµy sè l¹i theo ý muèn b»ng lÖnh Format/Cells. III.2. KiÓu chuçi Ký tù ®Çu tiªn gâ vµo lµ ch÷. Riªng tr­êng hîp ®èi víi « kiÓu chuçi d¹ng sè, ký tù ®Çu tiªn lµ dÊu nh¸y ®¬n (‘), sau ®ã lµ chuçi sè. III.3. KiÓu c«ng thøc Ký tù ®Çu tiªn lµ dÊu = . KÕt qu¶ tr×nh bµy trong « kh«ng ph¶i lµ c¸c ký tù gâ vµo mµ chÝnh lµ gi¸ trÞ cña c«ng thøc ®ã. VÝ dô =2*5+3. KÕt qu¶ tr×nh bµy trong « lµ 13 C¸c to¸n tö c¬ b¶n trong mét c«ng thøc To¸n tö sè : gåm c¸c to¸n tö + céng - trõ * nh©n / chia To¸n tö chuçi: & Nèi chuçi To¸n tö so s¸nh : Gåm c¸c to¸n tö > Lín h¬n < Nhá h¬n >= Lín h¬n hoÆc b»ng <= Nhë h¬n hoÆc b»ng = B»ng Thao t¸c trªn vïng IV.1. Chän vïng, cét , dßng Chän vïng Cã hai c¸ch chän vïng: Dïng chuét hay dïng bµn phÝm. Dïng chuét : di chuét tõ « gãc trªn bªn tr¸i ®Õn « gãc d­ãi bªn ph¶i hay ng­îc l¹i, vïng chän sÏ bÞ b«i ®en. Dïng bµn phÝm : Gi÷ phÝm Shift vµ gâ c¸c phÝm di chuyªn con trá « ®Ó chän vïng. ( Mét c¸ch kh¸c. Gâ phÝm F8 sau ®ã gâ c¸c phÝm di chuyÓn con trá «). Cã thÓ chän nhiÓu vïng trong mét lÇn b»ng c¸ch gâtæ hîp phÝm Shift_F8 vµ di chuét trªn nh÷ng vïng kh¸c nhau. Chän dßng NhÊp / di chuét t¹i ®­êng biªn tr¸i cña worksheet Chän cét NhÊp/di chuét t¹i ®­êng biªn trªn cña worksheet Chän toµn b¶ng tÝnh NhÊp t¹i giao ®iÓm cña ®­êng biªn trªn vµ ®­êng biªn tr¸i cña worksheet. Thao t¸c chän nµy th­êng ®­îc sö dông ®Ó xo¸ toµn bé d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh hoÆc ®Þnh d¹ng Font ch÷ mét lÇn cho toµn bé b¶ng tÝnh. IV.2. Xo¸ d÷ liÖu vïng Chän vïng muèn xo¸ Gâ phÝm Delete IV.3. ChÐp d÷ liÖu vïng a) Chän vïng nguån ( Source area). b) Thùc hiÖn lÖnh edit / Copy ( cã thÓ gâ tæ hîp phÝm Ctrl + C). c) Chän vïng dich cã cïng d¹ng víi vïng nguån hay di chuyÓn con trá « ®Õn vÞ trÝ cña « gãc trªn bªn tr¸i cña vïng dÞch . Thùc hiÖn lÖnh Edit / Paste ( cã thÓ gâ tæ hîp phÝm Ctrl + V) Ghi chó : Khi chÐp d÷ liÖu NÕu vïng nguån chøa d÷ liÖu sè hay chuçi, kÕt qu¶ tr×nh bµy trong vïng ®Ých se gièng vïng nguån. NÕu vïng nguån chøa d÷ liÖu kiÓu c«ng thøc, kÕt qu¶ tr×nh bµy trong vïng ®Ých sÏ thay ®æi hay kh«ng tuú thuéc vµo c«ng thøc trong vïng nguån tham chiÕu ®Þa chØ t­¬ng ®èi hay ®Þa chØ tuyÖt ®èi. IV.4. Sù kh¸c nhau cña viÖc chÐp mét vïng cã c«ng thøc tham chiÕu ®Þa chØ t­¬ng ®èi vµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi. C«ng thøc tham chiÕu ®Þa chØ t­¬ng ®èi §Þa chØ tham chiÕu cã d¹ng CétDßng. Khi chÐp ®Õn vïng ®Ých, ®Þa chØ tham chiÕu cña vïng ®Ých sÏ thay ®æi theo nghÜa ph­¬ng, chiÕu vµ kho¶ng c¸ch. C«ng thøc tham chiÕu ®Þa chØ tuyÖt ®èi: §Þa chØ tham chiÕu cã d¹ng $Cét$Dßng. Khi chÐp ®Õn vïng ®Ých, ®Þa chØ tham chiÕu vña vïng ®Ých sÏ gi÷ nguyªn gièng nh­ vïng nguån. VÝ dô: D÷ liÖu trong c¸c « A1, A2, A3. A4 t­¬ng øng lµ 4,3,1,7. Trong « B1 gâ c«ng thøc ®Þa chØ t­¬ng ®èi =A1+2. KÕt qu¶ lµ 6 Trong « C1 gâ c«ng thøc ®Þa chØ tuyÖt ®èi $A$1+2. KÕt qu¶ lµ 6 =$A$1+2 = A1+2 ChÐp d÷ liÖu tõ « B1 ®Õn vïng B2:B4 C«ng thøc « B2 sÏ lµ =A2+2. KÕt qu¶ lµ 5 C«ng thøc « B3 se lµ =A3+2. KÕt qu¶ lµ 3 C«ng thøc « B4 sÏ lµ =A4+2. KÕt qu¶ lµ 9 ChÐp d÷ liÖu tõ « C1 ®Õn vïng C2:C4 C«ng thøc « C2 sÏ lµ =$A$1+2. KÕt qu¶ lµ 6 C«ng thøc « C3 sÏ lµ =$A$1+2. KÕt qu¶ lµ 6 C«ng thøc « C4 sÏ lµ =$A$1+2. KÕt qu¶ lµ 6 =$A$1+2 =A1+2 =$A$1+2 =A2+2 =A3+2 =A4+2 Trong qu¸ tr×nh nhËp mét c«ng thøc, cã sö dông ®Þa chØ t­¬ng ®èi vµ tuyÖt ®èi, cã thÓ chuyÓn ®æi nhanh gi÷a d¹ng t­¬ng ®èi vµ tuyÖt ®èi b»n c¸ch gâ phÝm F4. IV.5. ChuyÓn dò liÖu vïng Chän vïng nguån (Source area) Thùc hiÖn lÖn Edit / Cut Chän vïng ®Ých (Destination area) cã cïng d¹ng víi vïng nguån hay di chuyÓn con trá « ®Õn vÞ trÝ cña « gãc trªn bªn tr¸i cña vïng ®Ých Thùc hiÖn lÖnh Edit/Paste Thao t¸c trªn File Mét file l­u tr÷ c¸c b¶ng tÝnh trong Excel cã phÇn më réng lµ XLS. L­u ý r»ng mét file trong Excel cã thÓ nhiÒu b¶ng tÝnh vµ nhiÒu biÓu ®å. V.1. L­u File vµo ®Üa NÕu l­u vµo ®Üa víi tªn míi Thùc hiÖn lÖnh File/Save as. Chän th­ môc trong Save in nhËp teen míi trong File name vµ chän Save ®Ó l­u . Trong Save ¸ type chän d¹ng cña t¹p tin ®Ó l­u : Microsoft Office Excel Workbook,… NÕu l­u vµo ®Üa víi tªn cò Thùc hiÖn lÖnh File/Save hay nhÊp chuét vµo biÓu t­îng cña Toolbar ( cã thÓ gâ tæ hîp phÝm Ctrl + S). V.2 Më mét File Thùc hiÖn lªnh File/Open hay nhÊp chuét trªn biÓu t­îng cña Standbar Toolbar Nót Look in ®Ó chän th­ môc tªn cña c¸c tËp tin trong th­ môc ®­îc chän sÏ tr×nh bµy, ta sÏ nhÊp chuét vµo tªn cña tËp tin muèn më. NhÊp hoÆc gâ Enter. V.3 §ãng mét File Thùc hiÖn File/Close. V.4 T¹o mét File míi Thùc hiªn lÖnh File/New hay nhÊp chuét trªn ký hiÖu cña Standard Toolbar. Thao t¸c Undo Thao t¸c nµy th­êng ®­îc sö dông ®Ó phôc håi l¹i t×nh tr¹ng cña b¶ng tÝnh tr­íc khi thùc hiÖn mét hay nhiÒu thao t¸c võa bÞ sai. Thao t¸c nay thùc hiªn th«ng qua lÖnh Edit/Undo hay nhÊp trªn biÓu t­îng cña Standard Toolbar. C¸c biÓu t­îng trªn Standar Toolbar. New Open Save Permission Cut Copy Paste Format_Painter Sum Sort Chart Print Preview Spelling ý nghÜa c¸c biÓu t­îng: New : t¹o mét tËp tin míi Open : më mét tËp tin ®· cã Save : l­u tËp tin vµo ®Üa Print : in ra m¸y in Priview : in trªn mµn h×nh Cut : c¾t néi dung mét vïng Paste : d¸n néi dung Format_Painter : chÐp ®Þnh d¹ng Undo : trë vÒ thao t¸c tr­íc Sum : TÝnh tæng Sort : s¾p xÕp Chart : lËp biÓu ®å PhÇn II : Thao t¸c ®Þnh d¹ng Thay ®æi khæ réng cét, chiÒu cao dßng §æi mét cét, mét dßng ( dïng chuét ) Cét : di chuét trªn ®­êng g¹ch ®øng gi÷a hai cét ( t¹i ®­êng biªn trªn cña b¶ng tÝnh ) ®Ó thay ®æi khæ réng cét bªn tr¸i Dßng : di chuét trªn ®­êng g¹ch ngang gi÷a hai dßng ( t¹i ®­êng biªn tr¸i cña b¶ng tÝnh) ®Ó thay ®æi chiÒu cao dßng bªn trªn . §æi nhiÒu cét, nhiÒu dßng Cét Chän mét s« « cña nh÷ng cét cÇn thay ®æi khæ réng Thùc hiÖn lÖnh Format/Column/Width Gâ khæ réng cét míi ( d¹ng sè ) t¹i Column Width. Click OK or Enter Dßng Chän mét sè « cña nh÷ng dßng cÇn thay ®æi chiÒu cao Thùc hiÖn lÖnh Format/Row/Height. Gâ chiÒu cao dßng míi ( d¹ng sè) t¹i Row Height Click OK or Enter §Þnh d¹ng hiÖn sè C¸ch hiÓn thÞ mét sè trong « phô thuéc vµo ®Þnh d¹ng cña « ®ã thuéc líp d÷ liÖu (Category) nµo : Number, Date,Time,Percent,… Trong mét líp cã thÓ gåm nhiÒu d¹ng. VÝ dô líp Date cã c¸c d¹ng MM/DD/YYYY, DD/MM/YYYY,… Ng­êi sö dông cã thÓ ®Þnh nghÜa d÷ liÖu tr×nh bµy theo líp vµ d¹ng nµo. Thùc hiÖn ®Þnh d¹ng hiÖn sè theo quy tr×nh sau : Chän vïng chøa d÷ liÖu ®Ó ®Þnh d¹ng hiÖn sè . Thùc hiÖn lÖnh Format/Cells vµ chän Number Chän lo¹i líp trong Category , øng ví mét líp sÏ cã mét hay nhiÒu d¹ng (Type) ®i kÌm. Chän d¹ng Nh¸y OK ®Ó hoµn tÊt thao t¸c ®Þnh d¹ng hiÖn sè. Ghi chó : NÕu kh«ng t×m ®­îc d¹ng trong mét líp ®Ó ®Þnh d¹ng hiÖn sè, ng]if ta cã thÓ chän líp Custom. Khi chän líp Custom, ta cã thÓ gâ d¹ng trùc tiÕp vµo Type. §Þnh vÞ trÝ d÷ liÖu trong « D÷ liÖu nhËp vµo mét « xã thÓ ph©n bè dùa vµo ba thµnh ph©n : Ph©n bè ngang trong «, ph©n bè däc trong « vµ d÷ liÖu tr×nh bµy theo mét h­íng nµo trong « Thùc hiªn ®Þnh vÞ trÝ d÷ liÖu trong « theo quy tr×nh sau : Chän vïng chóa d÷ liÖu ®Ó ®Þnh vÞ trÝ Thùc hiÖn lÖnh Format/Cells vµ chän Aliganment. Chän ph©n bè ngang trong « t¹i Horizontal : Canh tr¸i(Left), canh ph¶i(Right), canh gi÷a (Center) vµ chän ph©n bè däc trong « t¹i Vertical: canh trªn (Top), canh d­íi ( Bottom), canh gi÷a ( Center). Chän h­íng tr×nh bµy d÷ liÖu trong Orientation Trong Text Control. Th«ng th­êng, d÷ liÖu nhËp trong mét « nÕu dµi qóa sÏ lÊn sang c¶ « bªn ph¶i. * NÕu chän Wrap Text. D÷ liÖu sÏ ®­îc tr×nh bµy nhiÒu hµng trong mét « nÕu trong « ®ã mét hµng kh«ng ®ñ * NÕu chän Shrink to fit : D÷ liÖu thu nhá kÝch th­íc nÕu trong « ®ã mét hµng kh«ng ®ñ. * NÕu chän Merge Cell : trén c¸c « thµnh mét « f) Click Ok ®Ó hoµn tÊt thao t¸c ®Þnh vÞ trÝ d÷ liÖu trong «. §Þnh d¹ng ký tù D÷ liÖu trong « cã thÓ ®Þnh d¹ng ký tù theo ba thµnh phµn. Font ( kiÓu ch÷), Style ( nghiªng, ®Ëm,..) vµ Size ( kÝch th­íc ch÷) Thùc hiÖn theo c¸c b­íc sau : Chän vïng chøa d÷ liÖu ®Ó ®Þnh d¹ng ký tù Thùc hiÖn lÖnh Format/Cells vµ chon Font. Chän Font ch÷ trong Font Chän Style trong Font Style, Underline vµ Effects Chän kÝch th­íc ch÷ trong Size Click OK ®Ó hoµn tÊt thao t¸c ®Þnh d¹ng ký tù. KÎ khung Chän vïng ®Ó kÎ khung Thùc hiÖn lÖn Format/Cells vµ chän Border. Chän d¹ng ®­êng kÎ trong Line Chän c¹nh kÎ khung trong Presets vµ Border Chän OK ®Ó hoµn thµnh thao t¸c kÎ khung §Þnh d¹ng nÒn d÷ liÖu Chän vïng ®Ó ®Þnh d¹ng nÒn d÷ liÖu Thùc hiÖn lÖnh Format/Cells vµ chän Patterns Chän d¹ng nÒn dùa vµo nh÷ng mÉu ®­a ra trong Color vµ Pattarn Chän OK ®Ó hoµn tÊt thao t¸c ®Þnh d¹ng nÒn d÷ liÖu VÏ h×nh trong b¶ng tÝnh §Ó vÏ h×nh, cÇn ph¶i më thanh c«ng cô Drawing b»ng c¸ch dïng lÖnh View/Toolbar vµ chän Drawing ( hay click vµo biÓu t­îng trªn Standard Toolbar). Sau ®ã cã thÓ click vµo biÓu t­îng t­¬ng øng trong Drawing Toolbar ®Ó vÏ h×nh trªn b¶ng tÝnh. Ghi chó: Trong Formatting Toolbar cã s½n mét sè ký hiÖu ®Þnh d¹ng. Font Size Bold Italic Underline Currency Percent Border Left Center Right Merge Comma Decimal Indent Color D­íi ®©y em xin giíi thiÖu mét sè thñ thuËt khi sö dông Excel HiÓn thÞ ®èi sè cña c¸c hµm ®Ó xem ®èi sè trong mét c«ng thøc, h·y nhÊn Ctrl + Shift + A. VÝ dô , nÕu ta gâ =RATE vµ nhÊn Ctrl + Shift + A, ta cã thÓ nh×n thÊy tÊt c¶ ®èi sè cho hµm nµy ( VÝ dô =RATE(nper, pmt, pv, fv, type, guess)). NÕu muèn biÕt thªm chi tiÕt h¬n, gâ theo : =RATE Vµ nhÊn Ctrl + A ®Ó hiÓn thÞ theo Function Wizard. Tham chiÕu c¸c hµm §Ó tham chiÕu c¸c hµm øng dông trong Excel, gi÷ phÝm Shift + F3 sÏ ®­a ra hép tho¹i chøa tÊt c¶ c¸c hµm øng dông vµ h­íng dÉn c¸c có ph¸p cô thÓ cho tõng hµm khi di chuyÓn con trá ®iÓm s¸ng ®Ðn hµm muèn tham chiÕu. §©y còng lµ c¸ch nhËp c«ng thøc nhanh mµ kh«ng cÇn gâ toµn bé có ph¸p. Dïng F9 ®Ó tÝnh t¹m thêi NÕu t¹o mét b¶ng tÝnh cã chøa c«ng thøc qu¸ dµi nªn kh«ng thÓ biÕt ngay kÕt qu¶, ta cã thÓ kÐo con trá ®Ó chän mét phÇn cña c«ng thøc trong thanh c«ng thøc , vµ Ên phÝm F9. LËp tøc, kÕt qu¶ cña mét c«ng thøc con trong d·y c«ng thøc cña ta sÏ hiÖn trªn mµn h×nh. Quan träng h¬n. lµ kh«ng ®­îc Ên Enter, mét phÇn cña c«ng thøc ®ã sÏ bÞ mÊt, nªn ®Ó ch¾c ch¾n ph¶i Ên phÝm ESC. Tuy nhiªn nÕu nhì Ên Enter, th× h·y thö Ên tæ hîp phÝm Ctrl + Z ®Ó kh«i phôc lai c¸c thay ®æi Liªn kÕt text bâ tíi d÷ liÖu trong « Ta cã thÓ liªn kÕt mét text box tíi d÷ liÖu trong mét « cña b¶ng tÝnh b»ng c¸ch t¹o ra mét text bâ vµ liªn kÕt c«ng thøc tr¶ l¹i kÕt qu¶ cña « ®ã tíi text box. Nh¸y vµo biÓu t­îng t¹o mét text box trªn thanh c«ng cô Drawing. NhÊp vµo b¶ng tÝnh vµ kÐo con trá ®Ó t¹o mét text box. ®­a con trá tíi thanh c«ng thøc, gâ c«ng thøc ®· cho kÕt qu¶ tíi « cÇn liªn kÕt vµo text box. ( VÝ dô : trong « A1 ta cã sè liÖu lµ 2. Trªn thanh c«ng thøc, ta gâ =A1). Vµ Ên Enter. Text hay sè liÖu ta gâ trong « liªn kÕt ( A1) sÏ xuÊt hiªn trong text box. Trong vÝ dô trªn text box se cã gi¸ trÞ ë trong dã lµ 2. Ta cã thÓ di chuyÓn text box tíi mét vµi b¶ng tÝnh kh¸c nhau trong tËp b¶ng tÝnh (nÕu muèn). Liªn kÕt mét h×nh ¶nh tíi mét d·y «. Ta cã thÓ copy mét d·y « vµ d¸n nhanh chóng nh­ mét h×nh ¶nh trong mét b¶ng tÝnh. §©y còng lµ mét c¸ch tinh x¶o ®Ó dÔ dµng nh×n they « nµo ®ã t¹i mét vµi n¬I trong b¶ng tÝnh . Ta cã thÓ sö dông ph­¬ng ph¸p nµy ®Ó in c¸c « trong mét trang. Khi c¸c « liªn kÕt thay ®æi th× c¸c ®Þnh d¹ng nµy còng ®­îc ¸p dông cho c¸c « ®­îc liªn kÕt. §Î t¹o mét h×nh ¶nh ®­îc liªn kÕt ta cã thÓ lµm theo c¸c b­íc sau ®©y. Chän c¸c « cã chøa d÷ liÖu gèc. Nh¸y chute vµo Copy trªn menu. Chän « mµ ta muèn d¸n h×nh ¶nh võa chän xuÊt hiÖn. Trong khi gi÷ phÝm Shift, nh¸y vµo Paste Picture trªn Menu. KÕt qu¶ sÏ cho nhanh chãng. Sö dông Avanced Filter NÕu muèn t¹o mét danh s¸ch Shift trong Microsoft Excel vµ muèn chän d÷ liÖu ®ã vµ copy chóng tíi b¶ng tÝnh kh¸c, h·y sö dông lÖnh Advanced Filter. §Ó b¾t ®Çu sö dông lÖnh nµy, nh¾p chute vµo Filter trong Menu Dat, nh¾p chute vµo Advanced Filter vµ lµm theo c¸c chØ dÉn. Sö dông hµm Sum + If ®Ó tÝnh tæng d÷ liÖu Advanced Filter. Gi¶ sö ta t¹o mét danh s¸ch d÷ liÖu trong « tõ A1 ®Õn A10 vµ muèn tÝnh t«ng tÊt c¶ c¸c gi¸ trÞ lín h¬n 50 vµ nhá h¬n 200. §Ó lµm ®­îc viÖc nµy, sö dông dßng c«ng thøc d­íi ®©y: = SUM( IF( A1 :A10>=50,IF(A1:A10 <=200,A1:A10,0),0)) §Ó ch¾c ch¾n ta nhËp c«ng thøc nh­ mét d·y, hay nhÊn Ctrl – Shift– Enter. Sau ®ã ta sÏ nh×n thÊy dÊu ngä¨c {} trong c«ng thøc. Nh­ng kh«ng ®­îc Ên Enter khi ®ang gâ c«ng thøc. Sö dông hµm Sum + If ®Ó ®Õm d÷ liÖu Nh­ thÕ lµ ®· cã mét danh s¸ch d÷ liÖu trong c¸c « A1:A10, vµ muèn c¸c gi¸ trÞ lín h¬n 50 vµ nhá h¬n 200. Ta sö dông c«ng thøc sau : = SUM(IF (A1:A10 >= 50, IF(A1:A10 <=200,1,0),0)) §iÒn nhanh d÷ liÖu b»ng c¸c « gièng nhau B»ng c¸ch nh¸y ®óp chute vµo gãc ph¶I døíi cña mét « ®Ó lµm xuÊt hiÖn con trá h×nh dÊu céng (+) sÏ t¹o ra mét chuçi d÷ liÖu gièng hÖt « gèc trong c¸c « tiÕp theo cña cét. VÝ dô, nÕu gâ d÷ liÖu trong c¸c « A1:A20, gâ mét c«ng thøc hay text vµo « B1. Nh¸y 2 lÇn chute vµo gãc d­íi cña « B1. Microsoft Excel sÏ ®iÒn d÷ liÖu xuèng phÝa d­íi cét « B1 :B20. S¾p xÕp c¸c danh s¸ch ®· ®­îc läc §Ó s¾p xÕp mét danh s¸ch ®· ®­îc läc, chän Data/Sort, vµ chän cét thÝch hîp tõ hép ®iÒu khiÓn Sort by. §Æc biÖt cÇn l­u ý lµ s¾p xÕp theo thø tù t¨ng dÇn vµ gi¶m dÇn vµ OK. LÊy c¸c bé läc khi ®· hoµn thµnh NÕu sö dông AutoFilter ®Ó läc c¸c b¶n ghi, ta sÏ kÕt thóc viÖc hiÓn thÞ c¸c record ®ã, nh­ng sau ®ã l¹i muèn xem l¹i tÊt c¶ c¸c b¶n ghi mét lÇn n÷a. §Ó nhËn d­îc c¸c b¶n ghi ®ã, ®¬n gi¶n ta chän All tõ danh s¸ch th¶ xuèng cña bé läc hiÖn t¹i. NÕu muèn t¾t chøc n¨ng AutoFilter, chän Data/Filter vµ xo¸ chän trong AutoFilter. T×m nhanh c¸c « cã chøa c«ng thøc §Ó t×m ra n¬I c¸c « chøa c«ng thøc mét c¸ch nhanh nhÊt trong b¶ng tÝnh, chän Go To tõ Menu. Trong hép tho¹i xuÊt hiÖn, chän Special/Formula, vµ chän OK. Khi ®ã, mçi « cã chøa mét c«ng thøc sÏ ®­îc chän lùa. §¸nh dÊu vµo Formulas trong hép tho¹i Go To ®Ó chän « cã c«ng thøc. S¾p xÕp c¸c ký tù in hoa vµ in th­êng Excel kh«ng quan tam ®Õn tr­êng hîp c¸c ký tù ch÷ c¸I khi s¾p xÕp, trõ khi ta th«ng b¸o tíi nã. NÕu ta muèn ph©n biÖt gi÷a ch÷ in hoa vµ in th­êng trong qu¸ tr×nh s¾p xÕp, chän d÷ liÖu muèn s¾p xÕp, chän Data/Sort. Nh¸y vµo Optiãn trong hép tho¹i Sort vµ chän lùa Case Sensitive. Nh¸y vµo OK hai lÇn. D­íi ®©y em xin giíi thiÖu phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n Microsoft Word C¸ch khëi ®éng Cã rÊt nhiÒu c¸ch khëi ®éng ®­îc phÇn mÒm Word. Tuú vµo môc ®Ých lµm viÖc, së thÝch hoÆc sù tiÖn dông mµ ta cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó khëi ®éng C¸ch 1 : Chän lÖn Start cña Windows : Start\Programs\Microsoft Word C¸ch 2 : Nh¸y ®óp chuét lªn biÓu t­¬ng cña phÇn mÒm word nÕu nh­ nh×n thÊy nã bÊt kú chç nµo : Trªn thanh Taskbar hoÆc trªn Destop,… C¸ch 3 : NÕu muèn më nhanh mét tÖp v¨n b¶n võa so¹n th¶o gÇn ®©y nhÊt trªn m¸y tÝnh ®ang lµm viÖc, cã thÓ chän Start\Ducuments, chän tªn tÖp v¨n b¶n (Word) cÇn më. Khi ®ã Word sÏ khëi ®éng vµ më ngay tÖp v¨n b¶n võa chØ ®Þnh. Mµn h×nh lµm viÖc HÖ thèng b¶ng chän HÖ thèng thanh c«ng cô Th­íc kÎ Thanh tr¹ng th¸i Th­êng th× m«i tr­êng lµm viÖc trªn Word gåm 4 phÇn chÝnh : Cöa sæ so¹n th¶o tµi liÖu: Lµ n¬i ®Ó chÕ b¶n tµi liÖu. Ta cã thÓ gâ v¨n b¶n, ®Þnh d¹ng, chÌn c¸c h×nh ¶nh lªn ®Êy. Néi dung trªn cöa sæ nµy sÏ ®­îc in ra m¸y in khi sö dông lÖnh in. HÖ thèng b¶ng chän (Menu): Chøa c¸c lÖnh ®Ó géi tíi c¸c chøc n¨ng cña Word trong khi lµm viÖc. Ta ph¶i ding chuét ®Ó më c¸c môc chän nµy, ®«i khi còng cã thÓ sö dông tæ hîp phÝm t¾t ®Ó gäi nhanh tíi c¸c môc chän. HÖ thèng thanh c«ng cô: Gåm rÊt nhiÒu thanh c«ng cô, mçi thanh c«ng cô bao gåm c¸c nót lÖnh ®Ó phôc vô mét nhãm c«ng viÖc nµo ®ã. VÝ dô: khi so¹n th¶o v¨n b ¶n, ta ph¶i sö dông ®Õn mét thanh c«ng cô chuÈn Standard vµ thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng Formating, hoÆc khi vÏ h×nh cÇn ®Õn thanh c«ng cô Drawing ®Ó lµm viÖc. Th­íc kÎ: gåm 2 th­íc (ruler) bao viÒn trang v¨n b¶n. Sö dông th­íc nµy ta cã thÓ ®iÒu chØnh ®­îc lÒ v¨n b¶n, còng nh­ thiÕt lËp c¸c ®iÓm dich ( tab) mét c¸ch ®¬n gi¶n vµ trùc quan. Thanh tr¹ng th¸i: gióp ta biÕt ®­îc mét vµi tr¹ng th¸i cÇn thiÕt khi lµm viÖc. VÝ dô : ta ®ang lµm viÖc ë trang mÊy, dßng bao nhiªu,.v.v. 4. T¹o mét tµi liÖu míi Lµm viÖc víi word lµ lµm viÖc trªn c¸c tµi liÖu(Documents). Mçi tµi liÖu ph¶i ®­îc cÊt lªn ®Üa víi mét tÖp tin cã phÇn më réng .DOC. Th­êng th× c¸c tÖp tµi liÖu cña ta sÏ ®­îc cÊt vµo th­ môc c:\My Documents trªn ®Üa cøng. Tuy nhiªn, ta cã thÓ thay ®æi l¹i th«ng sè nµy khi lµm viÖc víi Word. Th«ng th­êng sau khi khëi ®éng Word, mét mµn h×nh tr¾ng xuÊt hiÖn. §ã còng lµ tµi liÖu míi mµ Word tù ®éng t¹o ra. Tuy nhiªn ®Ó t¹o mét tµi liÖu míi, ta cã thÓ sö dông mét trong c¸c c¸ch sau : Më môc chän File\New… HoÆc NhÊn New trªn thanh c«ng cô Standard; HoÆc NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + N 5. Ghi tµi liÖu lªn ®Üa §Ó ghi tµi liÖu ®ang lµm viÖc lªn ®Üa, ta cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau: --- Më môc chän File\Save… HoÆc nhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + S NÕu ®©y lµ mét tµi liÖu míi, hép tho¹i Save As xuÊt hiÖn, cho phÐp ghi tµi liÖu nµy bëi mét tÖp tin míi : H·y x¸c ®Þnh th­ môc (Forder) – n¬i sÏ chøa tÖp tin nµy råi gâ tªn tÖp tin vµo môc File name: ( Vi dô Vanban1 råi nhÊn nót Save ®Ó kÕt thóc viÖc ghi néi dung tµi liÖu. NÕu tµi liÖu ®· ®­îc ghi vµo mét tÖp, khi ra lÖn cÊt t¸t c¶ nh÷ng sù thay ®æi trªn tµi liÖu sÏ ®­îc ghi l¹i lªn ®Üa Ta nÖn sö dông thao t¸c v­a råi th­êng xuyªn trong khi so¹n tµi liÖu, ®Ó tr¸nh mÊt d÷ liÖu khi gÆp c¸c sù cè mÊt ®iÖn hay nh÷ng trôc trÆc cña m¸y tÝnh. 6. Më mét tµi liÖu ®· ®­îc ghi trªn ®Üa Tµi liÖu sau khi ®· so¹n th¶o trªn Word ®­îc l­u trªn ®Üa d­íi d¹ng tÖp tin cã phÇn më réng lµ .DOC. §Ó më mét tµi liÖu trªn Word ®· cã trªn ®Üa, ta cã thÓ chän m«th trong c¸c c¸ch sau ®©y: Më mét môc chän File\Open HoÆc NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + O Hép tho¹i Open xuÊt hiÖn: H·y t×m ®Õn th­ môc n¬i chøa tÖp tµi liÖu cÇn më trªn ®Üa, chän tÖp tµi liÖu, cuèi cïng nhÊn nót lÖnh Open ®Ó tiÕp tôc. TÖp tµi liÖu sÏ ®­îc më ra trªn mµn h×nh Word. MÆt kh¸c, ta còng cã thÓ thùc hiÖn më rÊt nhanh nh÷ng tÖpt µi liÖu ®· lµm viÖc gÇn ®©y nhÊt b»ng c¸ch më môc chän File nh­ sau : NhÊn chuét chän tªn tÖp cÇn më TiÕp theo nhÊn chuét lªn tªn tÖp tµi liÖu cÇn më 7. Tho¸t khái m«i tr­êng lµm viÖc Khi kh«ng lµm viÖc víi Word, ta cã thÓ thùc hiªn theo mét trong c¸c c¸ch sau : Më môc chän File\Exit HoÆc NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Alt + F4. PhÇn I : So¹n th¶o c¬ b¶n 1.1 Mét sè thao t¸c so¹n th¶o c¬ b¶n 1.1.1 NhËp v¨n b¶n NhËp v¨n b¶n lµ kh ©u ®Çu tien trong qui tr×nh so¹n th¶o tµi liÖu. Th«ng th­êng l­îng v¨n b¶n trªn mét tµi liÖu lµ rÊt nhiÒu, ta tiÕp cËn ®­îc cµng nhiÒu nh÷ng tÝnh n¨ng nhËp v¨n b¶n th× cµng tèt, bëi lÏ nã sÏ lµm t¨ng tèc ®é chÕ b¶n tµi liÖu. a. Sö dông bé gâ tiÕng ViÖt PhÇn mÒm tiÕng ViÖt em muèn giíi thiÖu trong ®Ò tµi nµy lµ ABC hoÆc Vietkey víi kiÓu gâ Telex. M¸y tÝnh ph¶i ®­îc cµi ®Æt phÇn mÒm nµy ®Ó cã ®­îc bé gâ vµ bé ph«ng ch÷ ®i kÌm. Khi nµo trªn mµn h×nh xuÊt hiªn biÓu t­îng hoÆc lµ khi ta chän cã thÓ gâ ®­îc tiÕng ViÖt. NÕu biÓu t­îng xuÊt hiÖn ch÷ E ( kiÓu gâ tiÕng Anh), ta ph¶i nhÊn chuét lªn biÓu t­îng lÇn n÷a hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm nãng Alt + Z ®Ó chuyÓn vÒ chÕ ®é gâ tiÕng ViÖt. Qui t¾c gâ tiÕng ViÖt nh­ sau : aa © aw ¨ oo « ow ¬ w ­ f HuyÒn r Hái s S¾c j NÆng x Ng· VÝ dô : Muèn gâ tõ : “ Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam” Ta f¶i gâ nh­ sau : “ Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” b. sö dông bµn phÝm BËt tiÕng viÖt vµ sö dông nh÷ng thao t¸c so¹n th¶o th«ng th­êng ®Ó so¹nt h¶o tµi liÖu nh­ lµ : c¸c phÝm ch÷ a,b,c,..z; C¸c phÝm sæ tõ 0 ®Õn 9; C¸c phÝm dÊu : ‘,><?[]{},… Sö dông phÝm Shift ®Ó gâ ch÷ in hoa vµ mét sè dÊu; Sö dông phÝm Caps Lock ®Ó thay ®æi kiÓu gâ ch÷ in hoa vµ ch÷ th­êng; Sö dông phÝm Enter ®Ó xuèng dßng Sö dông phÝm Tab ®Ó dich ®iÓm Tab; Sö dông phÝm Space Bar ®Ó chÌn dÊu c¸ch; Sö dông phÝm mòi tªn ®Ó dÞch chuyÓn con trá trªn tµi liÖu; Sö dông phÝm Page Up vµ Page Down ®Ó dÞch chuyÓn con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi tong trang mµn h×nh; phÝm Home, End ®Ó ®­a con trá vÓ ®Çu hoÆc cuèi dßng v¨n b¶n; phÝm Delete ®Ó xo¸ ký tù v¨n b¶n ®øng kÒ sau ®iÓm trá; PhÝm Backspace ®Ó xo¸ ký tù ®øng kÒ tr­íc ®iÓm trá; 1.1.2 Thao t¸c trªn khèi v¨n b¶n Môc nµy cung cÊp nh÷ng kü n¨ng n©ng cao thao t¸c trªn mét khèi v¨n b¶n bao gåmg: sao chÐp, c¾t d¸n, di chuyÓn khèi v¨n b¶n. Gióp lµm t¨ng tèc ®é so¹n th¶o v¨n b¶n a. Sao chÐp sao chÐp khèi v¨n b¶n lµ qu¸ tr×nh t¹o mét khèi v¨n b¶n míi tï mét khèi v¨n b¶n ®· cã s½n. Ph­¬ng ph¸p nµy ®ùcp ¸p dông khi ta cÇn phØa gâ l¹i mét ®o¹n v¨n b¶n gièng hÖt hoÆc gÇn gièng víi mét ®o¹n v¨n b¶n ®· cã s½n trªn tµi liÖu vÒ mÆt néi dông cunngx nh­ ®Þnh d¹ng. C¸ch lµm nh­ sau : B­íc 1 : Lùa chän (b«i ®en) khèi v¨n b¶n cÇn sao chÐp. §Ó lùa chän khèi v¨n b¶n ta lµm nh­ sau : Di chuét vµ khoanh vïng v¨n b¶n cÇn chän; HoÆc dïng c¸c phÝm mòi tªn kÕt hîp gi÷ phÝm Shift ®Ó chän vïng v¨n b¶n. Chän ®Õn ®©u ta sÏ thÊy v¨n b¶n ®­îc b«i ®en ®Õn ®ã. B­íc 2 : Ra lÖnh sao chÐp d÷ liÖu b¨ng métt rong c¸c c¸ch: M¬r môc chän Edit\Copy; HoÆc NhÊn nót Copy trªn thanh c«ng cô Standard; HoÆc NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + C; B­íc 3 : D¸n vµo v¨n b¶n ®· chän lªn vÞ trÝ cÇn thiÕt. Ta lµm nh­ sau : ®Æt con trá vµ vÞ trÝ cÇn d¸n v¨n b¶n, ra lÖn d¸n b»ng mét trong c¸c c¸ch sau : Më môc chän Edit \ Paste; HoÆc NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + V Ta sÏ thÊy mét ®o¹n v¨n b¶n míi ®­îc d¸n vµo vÞ trÝ cÇn thiÕt. Ta cã thÓ thùc hiÖn nhiÒu lÖn d¸n liªn tiÕp, d÷ liÖu ®­îc d¸n ra sÏ lµ d÷ liÖu cña lÇn hiÖn ra Copy gÇn nhÊt. b. Di chuyÓn khèi v¨n b¶n Víi ph­¬ng ph¸p sao chÐp v¨n b¶n, sau khi sao chÐp ®­îc ®o¹n v¨n b¶n míi th× ®o¹n v¨n b¶n cò vÉn tån t¹i ®óng vÞ trÝ cña nã. NÕu muèn khi sao chÐp ®o¹n v¨n b¶n ra mét n¬i kh¸c vµ ®o¹n v¨n b¶n cò sÏ ®­îc xo¸ ®i, ph­ong ph¸p nµy sÏ gióp lµm ®iÒu ®ã. Cã thÓ thùc hiªn hai c¸ch sau : C¸ch 1 : B­íc 1 : Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn; B­íc 2: Ra lÖnh c¸ch v¨nn b¶n cã thÓ b»ng mét trong nh÷ng c¸ch sau : Më môc chän Edit\Cut; HoÆc NhÊn nót Cut trªn thanh c«ng cô Standard HoÆc NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + X V¨n b¶n ®· chän sÏ bÞ c¾t ®i, chóng sÏ ®­îc l­u trong bé nhí ®Öm cña m¸y tÝnh B­íc 3 : Thùc hiªn lÖnh d¸n v¨n b¶n ( Paste) nh­ ®· giíi thiÖu ë trªn vµo vÞ trÝ ®Þnh tr­íc. Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn. Dïng chuét kÐo rª vïng v¨n b¶n ®ang chän vµ th¶ lªn vÞ trÝ cÇn di chuyÓn. 1.2. C¸c kü n¨ng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n NhËp v¨n b¶n bao gåm c¸c thao t¸c ®Ó gâ ®­îc v¨n b¶n lªn tµi liÖu. Cßn ®Þnh d¹ng v¨n b¶n bao gåm c¸c taho t¸c gióp ta lµm ®Ñp v¨n b¶n theo ý muèn 1.2.1. §Þnh d¹ng ®¬n gi¶n Gióp ta cã ®­îc nh÷ng kü n¨ng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n ®Çu tiªn, ®¬n gi¶n nhÊt nh­ lµ ph«ng ch÷, mµu s¾c, cì ch÷, lÒ,… a. Chän ph«ng ch÷ B­íc 1 : Chän ®o¹n v¨n b¶n. B­íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font trªn thanh c«ng cô Standard. Mét danh s¸ch c¸c kiÓu ph«ng ch÷ xuÊt hiÖn Ta cã thÓ chän mét kiÓu phï hîp víi ®o¹n v¨n b¶n ®ang so¹n. b. Chän cì ch÷ ®Ó chän cì ch÷ h·y lµm nh­ sau : B­íc 1 : Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n : B­íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Size trªn thanh c«ng cô Standard. Mét danh s¸ch c¸c cì ch÷ xuÊt hiªn cho phÐp chän lùa. HoÆc còng cã thÓ gâ trùc tiÕp cì ch÷ vµo môc Size nµy. c. Chän kiÓu ch÷ §Ó chän kiÓu ch÷ ( kiÓu ch÷ bÐo, kiÓu ch÷ nghiªng, kiÓu ch÷ cã g¹ch ch©n) cho ®o¹n v¨n b¶n, h·y lµm nh­ sau : B­íc 1 : Chän ®o¹n v¨n b¶n. B­íc 2: Dïng chuét bÊm lªn nót kiÓu ch÷ trªn thanh c«ng cô Standard: : KiÓu ch÷ bÐo ( Ctrl + B) : KiÓu ch÷ nghiªng (Ctrl + I) : KiÓu ch÷ g¹ch ch©n ( Ctrl + U) d. Chän mµu ch÷ ®Ó chän mµu s¾c ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n, ta lµm nh­ sau : B­íc 1 : Chän ®o¹n v¨n b¶n B­íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font Color trªn thanh c«ng cô Standard. Mét b¶ng mµu xuÊt hiÖn cho phÐp ta chän lùa mµu nh­ ý. Ta cã thÓ chän lo¹i mµu phï hîp bµn c¸ch nh©n chuét lªn « mµu cÇn chän. Ngoµi ra, ta cã thÓ chän nh÷ng mµu ®éc ®¸o khi nhÊn nót ThÎ Standard cho phÐp chän mµu cã s¨n cã thÓ chän : MÆt kh¸c, thÎ Custom cho phÐp ®Þnh nghÜa mµu riªng cho m×nh Ta cã thÓ chän mµu ë b¶ng cac ®iÓm mµu, ®ång thêi còng cã thÓ ®iÒu chØnh ®­îc tû lÖ c¸c mµu ®¬n trong tõng gam mµu ( Red – tû lÖ mµu ®á, Green – tû lÖ mµu xanh l¸ c©y, blue - tû lÖ mµu xanh da trêi). e. Hép tho¹i Font Ngoµi nh÷ng tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng c¨n b¶n ë trªn, hép tho¹i Font cung cÊp nh÷ng tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®Æc biÖt h¬n. §Ó më hép tho¹i Font, kich ho¹t môc chän Format\Font… ThÎ Font cho phÐp thiÕt lËp ®Þnh d¹ng c¨n b¶n vÒ ph«ng ch÷ nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn. Hép Font – cho phÐp chän ph«ng ch÷ Hép Font Style – chän kiÓu ch÷ Regular – kiÓu ch÷ b×nh th­êng, Italic – kiÓu ch÷ in nghiªng, Bold – kiÓu ch÷ bÐo, Bold Italic – kiÓu võa bÐo võa nghiªng Hép Size – chän cì ch÷. Font color – chän mµu cho ch÷ Hép Underline style : ®Ó chän kiÓu ®­êng g¹ch ch©n( nÕu kiÓu ch÷ ®ang chän lµ underline). Ngoµi ra, môc Effect cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng ch÷ ®¬n gi¶n, ta cã thÓ chän chóng vµ xem thÓ hiÖn ë môc Preview. NÕu nhÊn nót Default – kiÓu ®Þnh d¹ng nµy sÏ ®­îc thiÕt lËp lµ ngÇm ®Þnh cho v¨n b¶n míi sau nµy. Chọn kiểu ứng dụng Kết quả thu được ThÎ Text Effect : Cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng tr×nh diÔn s«i ®éng cho ®o¹n v¨n b¶n. H·y chän kiÓu tr×nh diÔn ë danh s¸ch Animations, vµ xem kÕt qu¶ sÏ thu ®­îc ë hép Preview. 1.2.2 §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n ë môc 1.2.1 chóng ta ®· lµm quen víi c¸c thao t¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n cho vïng v¨n b¶n ®· ®­îc chän. Trong phÇn nµy, chóng ta t×m hiÓu c¸ch ®Þnh d¹ng v¨n b¶n trªn cïng ®o¹n v¨n b¶n. Mçi dÊu xuèng dßng ( Enter) sÏ t¹o thµnh mét ®o¹n v¨n b¶n. KHi ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n ®ã, kh«ng cÇn ph¶i lùa chän toµn bé v¨n b¶n trong ®o¹n ®ã, mµ chØ cÇn ®Æt ®iÓm trá trong ®o¹n cÇn ®Þnh d¹ng. ®Ó më tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n, më môc chän Format\ Paragraph, hép tho¹i Paragraph xuÊt hiÖn: Môc Aligment : Chän kiÓu c¨n lÒ cho ®o¹n: Justifled – c¨n ®Òu lÒ tr¸i vµ lÒ ph¶i Left – c¨n ®Òu lÒ tr¸i Right – c¨n ®Òu lÒ ph¶i Center – c¨n gi÷a 2 lÒ tr¸i vµ ph¶i Môc Indentation : ThiÕt lËp kho¶ng cachs tõ mÐp lÓ ®o¹n so víi lÒ trang: Left – kho¶ng c¸ch tõ lÒ tr¸i ®o¹n ®Õn lÒ tr¸i cña trang v¨n b¶n. Right – kho¶ng c¸ch tõ lÒ ph¶i cña ®o¹n ®Õn lÒ ph¶i cña trang v¨n b¶n. Trong môc Spicial nÕu chän First line : Khi ®ã cã thÓ thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n vµo môc By: Hanging : ®Ó thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng thø 2 trë ®i trong ®o¹n so víi dßng ®Çu tiªn mét kho¶ng c¸ch ®­îc gâ vµo môc By : None : ®Ó huû bá chÕ ®é thôt ®Çu dßng trªn ®o¹n. nÕu lµ môc Special lµ First line, khi ®ã cã thÓ thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n vµo môc By: Môc Spacing : Cho phÐp thiÕt lËp c¸c kho¶ng c¸ch dßng. Before – kho¶ng c¸ch dßng gi÷a dßng ®Çu tien cña ®o¹n tíi dßng cuèi cïng cña ®o¹n v¨n b¶n trªn nã After - ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch dßng gi÷a dßng cuèi cïng cña ®o¹n víi dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n sau nã. Line Spacing – ®Ó chän ®é d·n dßng. NgÇm ®Þnh ®é d·n dßng lµ 1 ( Singe); Mµn h×nh Preview c ho phÐp xem tr­íc nh÷ng kÕt qu¶ ®Þnh d¹ng ®o¹n võa thiÕt lËp. NhÊn OK ®Ó chÊp nh©n nh÷ng thuéc tÝnh võa thiÕt lËp cho ®o¹n v¨n b¶n ®ang chän, tr¸i l¹i nhÊn Cancel ®Ó huû bá c«ng viÖc võa lµm. 1.3 ThiÕt lËp bullets vµ numbering PhÇn nµy sÏ h­íng ®an c¸ch thiÕt lËp c¸c lo¹i ®¸nh dÊu ®Çu ®o¹n (Bullets) vµ c¸ch ®¸nh sè chØ môc (Numbering) cho c¸c tiªu ®Ò trªn tµi liÖu word. 1.3.1 ThiÕt lËp Bullets §Ó ®¸nh dÊu ®Çu dßng mét ®o¹n v¨n b¶n, ta lµm theo c¸c b­íc sau : B­íc 1 : §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn ®¸nh dÊu ®Çu dßng vµ kÝch ho¹t tÝnh n¨ng ®¸nh dÊu ®Çu dßng b»ng c¸ch më môc chän : Format\Bullets and Numbering… hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn: B­íc 2 : ThiÕt lËp th«ng tin vÒ ®Çu dßng ë thÎ Bulleted nh­ sau : Dïng chuét nhÊn lªn kiÓu Bullet muèn thiÕt lËp( ®o¹n v¨n b¶n nµy ®ang sö dông kiÓu bullet chän ë h×nh trªn). NhÊn nót Picture… ®Ó chän mét kiÓu bullet lµ c¸c h×nh ¶nh kh¸c, khi ®ã hép tho¹i sau xuÊt hiÖn: Chän mét lo¹i bullet råi nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt. Cã thÓ nhÊn nót Customize… ®Ó thùc hiÖn mét vµi thao t¸c ®Þnh d¹ng cÇn thiÕt cho bullet ®ang chän : cã thÓ chän l¹i kiÓu bellet ë danh s¸ch Bullet charater. NhÊn nót Font… ®Ó chän lo¹i ph«ng ch÷ cho bullet NhÊn nó Bullet… ®Ó cã thÓ chän bullet lµ mét ký tù ®Æc biÖt ( Symbol) Môc Bullet position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch dÊu bullet so víi mÐp trong lÒ bªn tr¸i tµi liÖu Môc Text position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch tõ v¨n b¶n (text) tíi mÐp trong lÒ tr¸i cña tµi liÖu. 1.4 Chia v¨n b¶n thµnh nhiÒu phÇn Microsoft Word cung cÊp tÝnh n¨ng Columns gióp ng­êi dïng dÔ dµng chia v¨n b¶n cña m×nh thµnh nhiÒu cét (gièng nh­ ®Þnh d¹ng trªn c¸c trang b¸o vµ t¹p chÝ). Mçi ®o¹n v¨n b¶n cã thÓ ®­îc chia thµnh c¸c cét cã ®é réng kh¸c nhau. Trªn mçi cét, cã thÓ thùc hiÖn chÌn c¸c th«ng tin nh­: b¶ng biÓu, h×nh vÏ,.. nh­ thao t¸c trªn c¸c trang tµi liÖu b×nh th­êng. 1.4.1. Chia cét v¨n b¶n B­íc1 : B«i ®en vïng v¨n b¶n cÇn chia lµm nhiÒu cét B­íc 2: KÝch ho¹t môc chän Format | Columns.. Hép tho¹i Columns xuÊt hiÖn: ThiÕt lËp c¸c th«ng sè cho hép tho¹i Columns víi c¸c ý nghÜa nh­ sau: - ý nghÜa c¸c hép chän ë môc Presets nh­ sau : One - 1 cét; Two - 2 cét; Three - 3 cét; Left - chia v¨n b¶n thµnh 2 cét, cét bªn tr¸i cã chiÒu réng b»ng mét nöa cét bªn ph¶i; Right - chia v¨n b¶n thµnh 2 cét, cét bªn ph¶i cã chiÒu réng b»ng mét nöa cét bªn tr¸i; - Ta cã thÓ thiÕt lËp sè cét cÇn t¹o ra nhiÒu h¬n b»ng c¸ch gâ sè cét vµo môc Number of Columns; - Môc Width and Spacing: cho phÐp thiÕt lËp c¸c th«ng sè vÒ chiÒu réng vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét. Ta cã thÓ dïng chuét (hoÆc gâ) thay ®æi gi¸ trÞ môc Width, ®é réng cña cét t­¬ng øng sÏ ®­îc thay ®æi (h·y nh×n h×nh ë môc Preview ®Ó xem tr­íc kÕt qu¶). HoÆc thay ®æi gi¸ trÞ môc Spacing. - Kho¶ng c¸ch gi÷a hai cét kÒ nhau còng ®­îc thay ®æi khi môc Equal columns width ®­îc chän (checked)- th× ®é réng cña c¸c cét vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét ®Òu b»ng nhau. Muèn thay ®æi ®é réng mçi cét hoÆc kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét kh¸c nhau, h·y bá chän môc nµy. Khi ®ã, cã thÓ ®iÒu chØnh ®é réng hoÆc kho¶ng c¸ch gi÷a hai cét nµo ®ã mét c¸ch trùc tiÕp. - H·y quan s¸t môc Col #: ®Ó biÕt ®­îc cét sÏ cÇn ®iÒu chØnh vµ kh«ng quªn xem hép Preview ®Ó nh×n thÊy tr­íc ®­îc kÕt qu¶ sÏ ®¹t ®­îc. - Môc Apply to: cho biÕt ph¹m vi v¨n b¶n sÏ chia thµnh c¸c cét. + NÕu chän Seleted Text th× chØ chia cét cho v¨n b¶n ®· ®­îc chän (b«i ®en) + NÕu chän Whole Document, toµn bé c¸c trang v¨n b¶n sÏ ®­îc chia cét theo thiÕt lËp nh­ trªn. 1.4.2 Söa l¹i ®Þnh d¹ng §Ó söa l¹i ®Þnh d¹ng cét ®· chia, h·y lµm theo 2 b­íc B­íc 1: §Æt ®iÓm trá vµo mét vÞ trÝ bÊt kú trªn vïng v¨n b¶n ®· chia cét. B­íc 2: KÝch ho¹t menu Format | Columns.. , Hép tho¹i Columns xuÊt hiÖn cho phÐp chØnh söa c¸c th«ng sè vÒ c¸c cét ®· chia. 1.5. T¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n TÝnh n¨ng DropCap cña word gióp t¹o c¸c kiÓu ch÷ c¸i lín ®Çu tiªn cho mét ®o¹n v¨n b¶n. 1.6.1 C¸ch t¹o §Ó t¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n, h·y lµm theo c¸c b­íc sau: B­íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn t¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n; khëi ®éng tÝnh n¨ng Drop Cap b»ng c¸ch: më môc chän Format | Drop Cap.. Hép tho¹i Drop cap xuÊt hiÖn: B­íc 2: thiÕt lËp c¸c th«ng sè cho ch÷ lín nµy: - Môc Position- ®Ó chän kiÓu ch÷ cÇn ®Æt. Cã 3 kiÓu ch÷ lµ: None – kh«ng thiÕt lËp; Dropped vµ In Margin. H·y xem mÉu trªn h×nh; - Hép Font:- chän ph«ng ch÷ cho ch÷ c¸i nµy; - Môc Line to drop:- thiÕt lËp sè dßng v¨n b¶n lµm chiÒu cao cho ch÷; - Môc Distance from text:- gâ vµo kho¶ng c¸ch tõ ch÷ c¸i lín nµy ®Õn ký tù tiÕp theo nã. - Cuèi cïng, nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt § o¹n v¨n b¶n nµy ®Ó m« t¶ c¸c lo¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n. Khi chän Position lµ kiÓu Dropped, víi chiÒu cao cña ch÷ lµ 2 dßng (Lines to drop=2) § o¹n v¨n b¶n nµy ®Ó m« t¶ c¸c lo¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n. Khi chän Position lµ kiÓu In margin, víi chiÒu cao cña ch÷ lµ 2 dßng (Lines to drop=2). 1.6.2 §iÒu chØnh ch÷ c¸i lín ë ®Çu ®o¹n §Ó thay ®æi l¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n ®· t¹o ®­îc, h·y lµm nh­ sau: B­íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn söa ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n; khëi ®éng tÝnh n¨ng Drop Cap B­íc 2: Thùc hiÖn thiÕp lËp l¹i c¸c th«ng sè trªn hép tho¹i nµy. Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó chÊp nhËn sù thay ®æi. 1.6. T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n TÝnh n¨ng Find & Replace trong Word gióp t×m kiÕm v¨n b¶n, ®ång thêi gióp thay thÕ mét côm tõ bëi mét côm tõ míi. §iÒu nµy gióp Ých rÊt nhiÒu khi ta ph¶i lµm viÖc trªn mét sè l­îng trang v¨n b¶n rÊt lín (mét gi¸o tr×nh, mét b¸o c¸o dµi ch¼ng h¹n). 1.6.1 T×m kiÕm v¨n b¶n §Ó t×m kiÕm mét côm tõ trong tµi liÖu cña m×nh, lµm nh­ sau: B­íc 1: Chän vïng v¨n b¶n muèn t×m kiÕm; NÕu kh«ng lùa chän mét vïng v¨n b¶n, Word sÏ thùc hiÖn t×m kiÕm trªn toµn bé tµi liÖu. B­íc 2: Khëi ®éng tÝnh n¨ng t×m kiÕm v¨n b¶n b»ng c¸ch: kÝch ho¹t môc chän Edit | Find.. hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + F, hép tho¹i Find and Replace xuÊt hiÖn: Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào đây Nhấn vào đây để tiếp tục B­íc 2: §iÒn tõ cÇn t×m vµo Find what: VÝ dô nh­ : v¨n b¶n B­íc 3: NhÊn nót Find next, m¸y sÏ chØ ®Õn vÞ trÝ v¨n b¶n chøa côm tõ cÇn t×m. 1.6.2 T×m vµ thay thÕ v¨n b¶n TÝnh n¨ng nµy gióp t×m ra nh÷ng côm tõ trªn v¨n b¶n, ®ång thêi cã thÓ thay thÕ côm tõ t×m ®­­­îc bëi mét côm tõ míi. §Ó thùc hiÖn tÝnh n¨ng nµy, lµm nh­­­ sau: B­íc 1: Chän vïng v¨n b¶n muèn t×m kiÕm; khëi ®éng tÝnh n¨ng t×m kiÕm v¨n b¶n; B­íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ côm tõ cÇn t×m vµ côm tõ sÏ thay thÕ ë thÎ Replace cña hép tho¹i: Cụm từ cần sẽ thay thế Cụm từ cần tìm - Gâ côm tõ cÇn t×m kiÕm vµo môc Find what: - Gâ côm tõ sÏ thay thÕ ë môc Replace with: Hép tho¹i trªn thiÕt lËp th«ng tin t×m kiÕm côm tõ “van ban” nÕu t×m thÊy cã thÓ thay thÕ côm tõ ®ã bëi “v¨n b¶n” B­íc 3: NhÊn nót Find next ®Ó t×m ®Õn vÞ trÝ v¨n b¶n chøa côm tõ cÇn t×m. Khi t×m thÊy, cã thÓ bÊm nót Replace ®Ó thay thÕ côm tõ t×m ®­îc bëi côm tõ ®· chØ ®Þnh ë môc Replace with: hoÆc nhÊn nót Replace All, Word sÏ tù ®éng thay thÕ toµn bé c¸c côm tõ sÏ t×m ®­îc nh­ chØ ®Þnh. 1.7 TÝnh n¨ng AutoCorrect §©y lµ tÝnh n¨ng tù ®éng söa lçi chÝnh t¶ rÊt m¹nh trªn Word. Nã gióp tèc ®é so¹n th¶o v¨n b¶n cña ta nhanh h¬n nhê nh÷ng tõ viÕt t¾t vµ tr¸nh ®­îc c¸c lçi chÝnh t¶ kh«ng cÇn thiÕt bëi kh¶ n¨ng tù ®éng söa lçi chÝnh t¶ cña nã. 1.9.1 Thªm mét tõ viÕt t¾t §Ó thªm mét tõ viÕt t¾t, thùc hiÖn theo c¸c b­íc sau: B­íc 1: Khëi ®éng tÝnh n¨ng AutoCorrect b»ng c¸ch më môc chän lÖnh: Tools | AutoCorrect.., Hép tho¹i AutoCorrect xuÊt hiÖn: Cụm từ sẽ thay thế cụm từ viết tắt - Gâ côm tõ viÕt t¾t vµo môc Replace: - Gâ côm tõ sÏ thay thÕ vµo môc With: VÝ dô: muèn viÕt t¾t tõ v¨n b¶n bëi vb th×: Replace gâ vb With gâ v¨n b¶n B­íc 2: NhÊn nót Add ®Ó ghi thªm tõ nµy vµo danh s¸ch viÕt t¾t cña Word. 1.7.2 Xo¸ ®i mét tõ viÕt t¾t §Ó xo¸ ®i mét tõ viÕt t¾t, thùc hiÖn theo c¸c b­íc sau: B­íc 1: Khëi ®éng tÝnh n¨ng AutoCorrect; B­íc 2: T×m ®Õn tõ viÕt t¾t cÇn xo¸ b»ng c¸ch gâ tõ viÕt t¾t vµo môc Replace. VÝ dô muèn xo¸ tõ vb vµ v¨n b¶n võa thiÕt lËp ë trªn, h·y gâ vb vµo môc Replace B­íc 3: NhÊn nót Delete ®Ó xo¸ côm tõ viÕt t¾t nµy. 2.1 T¹o ch÷ nghÖ thuËt 2.1 .1 ChÌn ch÷ nghÖ thuËt §Ó chÌn mét dßng ch÷ nghÖ thuËt (Word Art) lªn tµi liÖu, ta lµm nh­ sau: B­íc 1: NhÊp nót Insert WordArt trªn thanh céng cô Drawing, hép tho¹i WordArt Gallery xuÊt hiÖn: B­íc 2: Dïng chuét chän kiÓu ch÷ nghÖ thuËt cÇn t¹o, b»ng c¸ch nhÊn vµo « chøa kiÓu ch÷ mµ ta muèn; B­íc 3: Gâ vµo dßng ch÷ ta muèn t¹o ë môc Text trªn hép tho¹i Edit WordArt Text: Ta cã thÓ chän ph«ng ch÷, kiÓu ch÷, cì ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n nµy. B­íc 4: NhÊn Ok ®Ó kÕt thóc. Dßng ch÷ nghÖ thuËt sÏ ®­îc hiÖn lªn tµi liÖu: 3.2.2 HiÖu chØnh Ta cã thÓ thùc hiÖn c¸c phÐp hiÖu chØnh cho dßng ch÷ nghÖ thuËt ®· t¹o ®­îc bëi thanh c«ng cô WordArt: ý nghÜa c¸c nót lÖnh trªn thanh c«ng cô nµy nh­ sau: : §Ó chÌn thªm dßng ch÷ nghÖ thuËt kh¸c : §Ó söa so¹n néi dung v¨n b¶n cña dßng ch÷ : §Ó chän l¹i kiÓu ch÷ nghÖ thuËt : §Ó ®Þnh d¹ng mµu cho khèi ch÷ : §Ó chän mét sè kiÓu ch÷ nghÖ thuËt kh¸c : §Ó ®Þnh d¹ng khèi h×nh trong v¨n b¶n : §Ó ®­a c¶ dßng ch÷ nghÖ thuËt b»ng nhau : §Ó xoay h­íng v¨n b¶n : §Ó ®Þnh d¹ng lÒ v¨n b¶n trong khèi h×nh : §Ó ®iÒu chØnh kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c ký tù 3.3 ChÌn ¶nh lªn tµi liÖu B¹n cã thÓ chÌn ®­îc h×nh ¶nh tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau trªn m¸y tÝnh lªn tµi liÖu Word nh­: ¶nh tõ mét tÖp tin; ¶nh tõ th­ viÖn ¶nh Clip Gallery hoÆc ¶nh tõ mµn h×nh m¸y tÝnh. 3.5.1 ChÌn ¶nh tõ mét tÖp tin §Ó chÌn ¶nh tõ mét tÖp tin lªn tµi liÖu, b¹n lµm nh­ sau: Më môc chän Insert | Picture | From file, hép tho¹i Insert Picture xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n t×m tÖp ¶nh cÇn chÌn lªn tµi liÖu: H·y chän tÖp ¶nh, råi nhÊn nót Insert ®Ó hoµn tÊt. ¶nh tõ tÖp ®· chän ®­îc chÌn lªn tµi liÖu cïng thanh c«ng cô Picture gióp b¹n thùc hiÖn c¸c phÐp ®Þnh d¹ng, hiÖu chØnh ¶nh. ý nghÜa c¸c nót lÖnh trªn thanh c«ng cô Picture nh­ sau: §Ó chÌn thªm ¶nh tõ tÖp tin kh¸c; §Þnh d¹ng mµu cho ¶nh; §iÒu chØnh ®é t­¬ng ph¶n cho ¶nh; §iÒu chØnh ®é s¸ng, tèi cña ¶nh; Dïng ®Ó c¾t ¶nh; Chän kiÓu ®­êng viÒn cho ¶nh; Phãng to thu nhá ¶nh §Þnh d¹ng ¶nh trong v¨n b¶n BËt c¸c tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®èi t­îng ¶nh; ThiÕt lËp thuéc tÝnh xuyªn thÊu (Transparent) ¶nh; Huû bá c¸c ®Þnh d¹ng ¶nh. HÕt ----Môc Lôc---- Tiªu ®Ò chÝnh vµ phô Trang Trang b×a I Trang lãt II Trang ®Çu ®Ò III Lêi c¶m ¬n IV Môc lôc V PhÇn néi dung chÝnh Më bµi 1 Th©n bµi 2 A.C¬ quan tiÕp nhËn 2 B.Néi dung thùc tËp 3 C.§Ò ¸n thùc hiÖn trong ®ît thùc tËp 3