Luận văn QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI DABACO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DABACO Việt Nam

: 1. Nguyễn thị Thanh Huyền Phó phòng kỹ thuật chất lượng 2.Ngô Huy Tuệ Phòng Vật tư 3. Nguyễn Văn Nha Nhân viên P.Kỹ thuật chất lượng Trong quá trình giám sát nhập hàng Sắn xe BKS 99K-5117 thấy hiện tượng như sau: Sắn có độ ẩm quá cao so với tiêu chuẩn - Hướng xử lý: * Trừ toàn bộ lô hàng 1% độ ẩm Phần còn lại sản xuất trước * Phòng vật tư trừ ẩm và củ: 17.035 kg x 1.5% = 256 kg Thực nhập: 17.035 – 256 = 16.779 kg Ng. kiểm tra P.vật tư Khách hàng P.kiểm tra-chất lượng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Đối với NVL đã kiểm tra và quyết định nhập kho, phòng kế hoạch-vật tư trình Ban Giám đốc ký duyệt (Giấy đề xuất nhập kho) và viết phiếu nhập kho, đồng thời yêu cầu bên bán xuất hoá đơn bán hàng. Phiếu nhập kho viết thành 2 liên, liên 1 lưu tại phòng kế hoạch-vật tư, liên 2 được chuyển cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho. Mẫu số 01 GTKT-3LL BQ/2008N 0030975 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 06 tháng 02 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Thảo Anh Địa chỉ: Số tài khoản Điện thoại: MST: 1800671270 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị : CTY CP DABACO Việt Nam Địa chỉ: Đường Lý Thái Tổ, TP Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 2 3 0 0 1 0 5 7 9 0 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiển A B C 1 2 3=2x1 Cám gạo sấy Cám gạo sấy Kg Kg 168.183 49.778 2.992,80828 2.951,172962 503.339.476 146.931.197 Cộng tiền hàng 650.270.673 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT 32.573.534 Tổng cộng tiền thanh toán 682.784.207 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm tám hai triệu, bảy trăm tám tư nghìn, hai trăm linh bảy đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) CTY CP DABACO VIET NAM CÔNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ XUẤT NHẬP KHO Ngày 09 tháng 02 năm 2008 Kính gửi: LÃNH ĐẠO CTY CP DABACO VIỆT NAM - Căn cứ vào nhu cầu nguyên liệu phục vụ sản xuất của Công ty - Căn cứ vào hợp đồng số: … ngày … tháng … năm 2008 giữa Công ty CP DABACO ViệtNam và Công ty TNHH Một TV Thảo Anh, TP Cần Thơ. - Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng nguyên liệu phòng KCS ngày …/…/2008 Phòng kinh doanh Vật tư sau khi kiểm tra các thủ tục quy định chất lượng, tiêu chuẩn đề nghị lãnh đạo Công ty cho nhập nguyên liệu sau: Tên nguyên liệu: Cám gạo 168.183 kg x 2992,8 đ/kg chưa có VAT Số lượng: Cám gạo 49778 kg x 2951,72 đ/kg chưa có VAT Người đề nghị Trưởng phòng vật tư Lãnh đạo duyệt (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Tại kho: Sau khi nhận được phiếu đề xuất nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng nhập giữa biên bản kiểm nghiệm với phiếu nhập kho và tiến giám sát quá trình nhập kho. Bên cạnh việc đảm bảo đủ về số lượng, thủ kho có trách nhiệm hướng dẫn việc nhập kho, phản ánh vào thẻ kho số lượng thực nhập và chuyển phiếu nhập kho (liên 2) và các giấy tờ liên quan lên phòng kế toán để phản ánh vào sổ sách liên quan. Việc ghi thẻ kho là công cụ đắc lực trong công tác quản lý kho, là phương tiện để kiểm soát nột bộ hữu hiệu đối với hàng tồn kho khi so sánh với số liệu ghi chép của kế toán và tình hình nhập xuất tồn. CONG TY CP DABACO VIET NAM Số PNNL 01/2 PHIẾU NHẬP KHO NGUYÊN LIỆU Ngày 09 tháng 02 năm 2008 (Liên 3 - Kế toán kho) Mã và tên khách hàng: 000999.Công ty TNHH Một TV Thảo Anh Địa chỉ: TP Cần Thơ Nội dung: Nhập kho nguyên liệu cho sản xuất Nhập về kho: Nguyên liệu chính – NM TACN DABACO STT Mã và tên Nguyên liệu/Thành phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá (đồng/kg) Thành tiền (đồng) 1 2 DL-029 Cám gạo DL – 029 Cám gạo Kg Kg 114.719 49.778 2.992 2.951 343.328.429 146.931.197 Thuế suất: 5% Cộng tiền hàng 490.259.626 Tiền thuế GTGT 24.512.981 Tổng cộng 514.772.607 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm mười bốn triệu, bảy trăm bảy hai nghìn, sau trăm linh bảy đồng. Người giao hàng (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) Phụ trách vật tư (Ký tên) Kế toán (Ký tên) Giám đốc (Ký tên) 2.5.3.3. Tổ chức quản lý kho Kho là nơi cất giữ, bảo quản NVL của Nhà máy. Hệ thống kho của Nhà máy được đầu tư xây dựng đạt yêu cầu chung về bảo quản như thoáng mát, không bị ẩm thấp, đảm bảo cho NVL không bị ẩm mốc, hư hỏng. Đối với NVL chính vi lượng bao gồm các chất phụ gia, vitamin, khoáng chất… thì điều kiện bảo quản được Nhà máy lưu ý hơn, có lắp đặt hệ thống làm lạnh trong kho do yêu cầu về tính chất hoá học, chỉ cần một lượng không được bảo quản đúng kỹ thuật dẫn đến không sử dụng được sẽ ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất bị gián đoạn và chi phí mất rất lớn do giá trị của loại nguyên liệu này lớn. Mỗi kho được bố trí 2 nhân viên quản lý. Thủ kho có trách nhiệm trông giữ an toàn nguyên liệu, quản lý chặt chẽ khối lượng nhập, xuất thông qua việc ghi chép thẻ kho. Với công suất 5tấn/giờ, lượng nguyên liệu dự trữ trong kho là rất lớn, việc xuất, nhập nguyên liệu trong một ngày diễn ra nhiều lần với khối lượng và giá trị cao, vì vậy đòi hỏi thủ kho phải rất cẩn thận trong ghi chép, quy trình nhập xuất NVL rất được lưu ý và tuân thủ theo quy định. Do sản xuất diễn ra liên tục nên hiện tượng NVL bị ứ đọng trong kho và bị xuống cấp không thể đưa vào sản xuất rất ít xảy ra. Nhằm tăng cường công tác quản lý kho, cuối mỗi tháng thủ kho phải thực hiện việc kiểm kê NVL đối với kho mình chịu trách nhiệm và báo cáo cấp trên dưới sự có mặt của phòng kế hoạch - vật tư và phòng kế toán. Vào cuối mỗi năm, Công ty tổ chức một đợt tổng kiểm kê với sự giám sát của Tổng giám đốc, kế toán trưởng, phòng kế hoạch-vật tư, thủ kho. 3.5.3.4. Tổ chức quá trình xuất dùng - sử dụng Bộ phận sản xuất Lập giấy lĩnh vật tư Phòng KH-VT + Giám đốc Duyệt + Lập phiếu xuất kho Thủ kho Xuất kho NVL Kế toán hàng kho Nhập phiếu XK vào máy tính Sơ đồ 3.4: Chu trình quản lý quá trình xuất kho NVL dùng cho Nhà máy Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên liệu, các bộ phận sản xuất dưới Nhà máy viết phiếu lĩnh vât tư, sau đó gửi lên phòng kinh doanh vật tư. Phòng kinh doanh vật tư kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi viết phiếu xuất kho thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của 5 bộ phận theo yêu cầu của Công ty (như trong bản mẫu Giấy lĩnh vât tư). Do áp dụng phương pháp tính giá xuất bình quân cả kỳ dự trữ nên không thể tình giá xuất ngay lúc xuất kho, nên trên phiếu xuất kho chỉ ghi duyệt số lượng xuất. Sau khi lập xong phiếu, phụ trách vật tư ký tên vào phiếu và chuyển cho bộ phận kho để xuất nguyên vât liệu. Tại kho: Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất NVL theo đúng số lượng, quy cách, chủng loại NVL như ghi trên phiếu xuất kho, đồng thời thủ kho phản ánh vào thẻ kho để theo dõi và làm căn cứ đối chiếu với phòng kế toán, sau đó chuyển phiếu xuất kho đó lên cho phòng kế toán lưu giữ. Tại phòng kế toán, khi nhận được phiếu xuất kho, kế toán nguyên vât liệu tiến hành nhập thông tin trên phiếu xuất vào máy tính để tính giá xuất kho, đồng thời làm cơ sở dữ liệu để cuối tháng tổng hợp lập báo cáo nhập xuất tồn cho từng loại nguyên liệu (Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán để bổ trợ cho công việc kế toán từ năm 2002). Tại phân xưởng sản xuất: Khi nhận được NVL, tổ trưởng mỗi bộ phận tổ chức hướng dẫn, giám sát cho nhân viên đảm trách công việc sản xuất theo định mức tiêu hao nguyên liệu đã định ra nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và sử dụng nguyên liệu một cách hiệu quả, hạn chế tối đa sản phẩm hư hỏng và phế liệu thu hồi. CTY CP DABACO VIET NAM Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------***-------- PHIẾU LĨNH VẬT TƯ Kính gửi: - Ban lãnh đạo Công ty - Các phòng ban Căn cứ vào KHSX ngày 08/02/2008 của Nhà máy chế biến thức ăn gia súc DABACO, Nhà máy xin đề nghị lãnh đạo, các phòng ban cho Nhà máy được lĩnh các vật tư sau để phục vụ sản xuất STT Tên vật tư ĐVT Số lượng 1 Ngô Kg 30.288 2 Khô đỗ tương Kg 19.583 3 Bột cá Kg 3.133 4 Bôt xương Kg 2.750 5 Gluten Kg 2.000 6 Sắn khô Kg 570 7 Cám gạo Kg 10.750 (Bắc Ninh, ngày 08 tháng 02, năm 2008) Người lập (Ký tên) Nhà máy (Ký tên) Kỹ thuật (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) Lãnh đạo Công ty (Ký tên, đóng dấu) CTY CP DABACO VIET NAM PXNL 62/8 Phiếu xuất kho nguyên liệu Ngày 08 tháng 02 năm 2008 Liên 2: Kế toán kho Nội dung: Xuất sản xuất thức ăn gia súc DABACO Xuất từ kho: 0001-nguyên liệu chính Đơn vị sử dụng: 0201 – Dây chuyền 2 STT Tên vật tư, mã ĐVT Số lượng 1 DL – 028 Ngô Kg 30.288 2 DL - 021 Khô đỗ tương Kg 19.583 3 DL -003 Bột cá Kg 3.133 4 DL - 006 Bột đỗ tương Kg 2.750 5 DL -008 Bột xương Kg 2.000 6 DL - 018 Gluten Kg 570 7 DL - 030 Sắn khô Kg 10.750 8 DL - 002 Đỗ tương Kg 23.659 9 DL - 001 Cám đá Kg 15.500 10 DL - 010 Cám gạo Kg 19.200 Người nhận (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) P.Vật tư (Ký tên) Giám đốc (Ký tên) 3.5.4. Tổ chức ghi chép quá trình thu mua-nhập xuất tồn kho nguyên vật Để theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL trên sổ kế toán, Công ty đã đăng ký sử dụng phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên. Hệ thống tài khoản được sử dụng theo quy định của BTC. Cụ thể, để theo dõi tình hình biến động NVL, Công ty sử dụng tài khoản 152 “NVL”. Trong tài khoản 152 lại được chia thành 3 tài khoản cấp 2 để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm giá vốn thực tế của từng loại, từng nhóm NVL. + TK 1521 “ NVL chính” • TK 1521-DL “NVL chính đa lượng” • TK 1522-Mix “NVL chính vi lượng” + TK 1522 “ NVL phụ” + TK 1524 “Phụ tùng thay thế” Công ty không sử dụng tài khoản 151- Hàng đang đi đường do NVL mua về được giao tận kho, sau khi giao nhận mới xuất hoá đơn Ngoài ra trong quá trình nhập kho, xuất kho còn sử dụng các tài khoản khác liên quan như: + TK 111: Tiền Mặt + TK 621:: Chi phí NGL trực tiếp + TK 112: Tiền Gửi Ngân Hàng +TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ +TK 641: Chi phí bán hàng + TK 331: Phải trả người bán +TK 642: Chi phí quản lý + TK 141: Tạm ứng ……….. Sau khi xác định các tài khoản có liên quan đến sự phát sinh các nghiệp vụ nhập-xuất kho NVL, kế toán tiến hành định khoản kế toán thông qua việc ghi sổ kép một cách tuân thủ quy định của BTC. * Các chứng từ được sử dụng để theo dõi NVL của Nhà máy: - Bảng định mức tiêu hao nguyên liệu - Kế hoạch NVL - Hợp đồng mua hàng - Biên bản kiểm nghiệm - Phiếu nhập kho - Thẻ kho - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - Các chứng từ liên quan khác. Các chứng từ được lập trong quá trình tổ chức thực hiện thu mua, nhập, xuất, tồn NVL dùng cho sản xuất theo quy định của BTC với đầy đủ chữ ký của cá nhân chịu trách nhiệm và được kế toán phân loại, sắp xếp để thuận tiện cho việc lưu trữ, theo dõi và quản lý. Cụ thể, kế toán phân loại chứng từ phát sinh trong mỗi tháng theo từng nội dung phản ánh (hoá đơn GTGT, thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…), sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian phát sinh và lưu trữ-bảo quản theo đúng yêu cầu của BTC. Việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song ở Công ty diễn ra như sau: + Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh và ghi chép nội dung từng lần nhập, xuất, tồn kho theo từng loại NVL riêng và chỉ theo dõi về số lượng. Mỗi thẻ kho được mở trong 1 năm, chi tiết cho từng tháng, được mở trên nhiều tờ, theo dõi cho từng loại nguyên vật liệu và được thủ kho sắp xếp khá khoa học. Cuối mỗi tháng sau khi thực hiện kiểm kê kho, thủ kho lập báo cáo kho cho từng loại NVL, làm căn cứ đối chiếu với số liệu tại phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập xuất NVL do thủ kho mang lên, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ theo từng loại vật tư và ghi đơn giá nhập, xuất và phản ánh vào máy tính. Công ty CP DABACO Việt Nam Tên kho: Nguyên vật liệu chính Mẫu số: 06-VT Ban hành theo mẫu QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Thẻ Kho Ngày lập thẻ: ………….. Tờ số:……………. Tên, nhãn hiêu, quy cách vật tư: Ngô Đơn vị tính: Kg Mã số: DL-028 TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 4 8.526.028 1 39 1/4 Xuất nguyên vật liệu 37.500 64.887 2 45 5/4 Xuất nguyên vật liệu 40.000 24.887 … … … … 8 50 15/4 Nhập nguyên vật liệu 46.700 71.587 9 70 17/4 Xuất nguyên vật liệu 21.600 49.987 … Cộng phát sinh trong tháng 2.601.398 2.167.714 Tồn kho cuối tháng 8.959.712 Người lập Công ty Cổ phần DABACO Việt Nam Báo cáo kho 0001- Kho nguyên vật liệu chính Tháng 4/2006 TT Mã vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 DL-001 Bột đá kg 133.275 625.948 453.435 305.788 2 DL-002 Đỗ tương kg 215.886 69.993 69.989 215.890 … … … … … … 21 DL-021 Tấm kg 4.460.820 - 1.103.093 2.957.727 … … … … … … 28 DL-028 Sắn khô kg 8.526.028 2.601.398 2.167.714 8.959.712 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc * Sổ sách theo dõi NVL tại Nhà máy: - Sổ Nhật Ký Chung - Sổ cái TK 152 - Sổ chi tiết TK 152 - Sổ tổng hợp chi tiết TK 152 - Sổ chi tiết nhập - xuất - tồn Công ty đã nghiên cứu và lựa chọn hình thức tổ chức sổ sách kế toán là hình thức kế toán Nhật Ký Chung-được ban hành theo Quyết định 114TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC. Ngoài ra Công ty còn kết hợp với phần mềm kế toán được đưa vào sử dụng từ đầu năm 2000 để trợ giúp cho công việc kế toán được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng. Theo hình thức này, hàng kỳ, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, số liệu được nhập vào máy tính, sau đó máy tính sẽ tự động định khoản và vào sổ Nhật ký Chung, sổ chi tiết và sổ cái tài khoản. Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán do máy hạch toán xem có chính xác và đúng trình tự hay không, trên cơ sở đối chiếu sự khớp đúng với chứng từ gốc. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu sự khớp đúng trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được thành lập từ các sổ kế toán chi tiết) do máy tính đưa ra và tiến hành các bút toán điều chỉnh, kết chuyển vào bảng cân đối tài khoản để lập BCTC. Đồng thời, trong chương trình phần mềm kế toán, chỉ khi nào kế toán nhập đầy đủ thông tin như kế toán bằng tay (ngày tháng, đối tượng, nội dung nghiệp vụ…) theo đúng yêu cầu của Bộ tài chính thì máy tính mới thôi báo lỗi, vì vậy tính đầy đủ trong cung cấp thông tin của hệ thống chứng từ sổ sách phục vụ cho công tác quản lý hoàn toàn được đảm bảo. Cuối mỗi tháng, quý, kế toán tiến hành in số liệu sau khi đã được máy tính tổng hợp dưới dạng các loại sổ, có chữ ký và dấu xác nhận của Tổng giám đốc, giám đốc, kế toán trưởng và người lập biểu… và được phân loại theo từng loại sổ sách cho từng loại NVL, sắp xếp theo từng tháng, quý và lưu trữ bảo quản tại nơi quy định, làm cơ sở để kiểm kê, đối chiếu với thực tế. Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối kỳ Chứng từ gốc (phiếu nhập, xuất, bảng kê vật tư, bảng tổng hợp…) Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh BCTC Máy tính Sơ đồ 3.5: Trình tự ghi sổ NVL tại Nhà máy Với hình thức kế toán này, việc cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình NVL có thể được đáp ứng bất kỳ khi nào theo yêu cầu quản lý do máy tính tự tổng hợp mà không mất nhiều thời gian của kế toán. 3.5.5. Đánh giá chung tình hình công tác quản lý NVL tại Nhà máy Nhìn chung, Nhà máy đã có những biện pháp cụ thể để quản lý NVL trong các khâu của quá trình sản xuất và đạt được hiệu quả nhất định cho Nhà máy trong thời gian qua. Cụ thể: Bên cạnh việc quản lý về mặt số lượng, Nhà máy đã tổ chức đánh giá từng loại NVL trên cơ sở đã được phân loại từ trước để theo dõi cả về mặt giá trị, tuy nhiên phương pháp áp dụng để đánh giá NVL xuất kho sẽ không thể đáp ứng yêu cầu quản lú về trị giá NVL xuất kho hàng ngày. Tuy nhiên, với gần một ngàn loại nguyên vật liệu mà Công ty không có sổ danh điểm để theo dõi nên cũng khó khăn trong việc theo dõi, quản lý NVL. Công tác xây dựng định mức đã được Nhà máy thực hiện và có sự đầu tư nghiên cứu, tuy nhiên thực tế áp dụng định mức tiêu hao NVL có sự chênh lệch với bảng kế hoạch được lập. Vì vậy, có thể nói công tác nghiên cứu định mức tiêu hoa NVL chưa thực sự hiệu quả. Việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện quá trình thu mua, nhập-xuất-tồn NVL được thực hiện thường xuyên, Công ty đã tạo được các mối quan hệ tốt và lâu dài với bạn hàng, nguồn hàng thu mua ổn định với đội ngũ cán bộ thu mua có kinh nghiệm, đàm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất, thông qua quản lý hoá đơn, chứng từ thu mua. Hệ thống kho được bố trí đầy đủ và sắp xếp hợp lý, phù hợp với phương pháp phân loại NVL mà Công ty áp dụng, được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, gần nơi sử dụng, vì vậy tránh được chi phí vận chuyển không cần thiết từ kho đến phân xưởng sản xuất. Tuy nhiên, phần lớn không hoàn thành kế hoạch do sự thay đổi định mức tiêu hao trong quá trình sản xuất và khối lượng, cơ cấu sản phẩm sản xuất trong kỳ thay đổi. Sự thay đổi này không hẳn là làm cho kết quả kinh doanh của Công ty xấu hơn mà có thể là tốt lên, tuy nhiên bất kỳ sự thay đổi như thế nào thì cũng làm cho công tác quản lý phức tạp, khó khăn hơn. Trong quá trình sử dụng, mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được thông qua phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý, cần thiết của nhu cầu qua định mức sử dụng, kế hoạch sản xuất và tình hình vật liệu hiện có trong kho để đảm bảo rằng NVL được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả. Bộ máy kế toán được tổ chức tương đối hợp lý, có hiệu quả, phù hợp với quy mô sản xuất, đáp ứng nhu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc được tình hình chung về NVL. Từ việc lập các chứng từ ban đầu (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) đến sổ sách kế toán tổng hợp đều được Công ty quy định rõ ràng theo đúng chế độ ban hành. Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung để hạch toán, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp và ghi thẻ song song cho kế toán chi tiết, cùng với sự trợ giúp của phần mềm kế toán trên máy tính, góp phần nâng cao hiệu quả công tác ghi chép phục vụ cho công tác quản trị NVL trong Công ty. 3.5.6. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL tại Nhà máy 3.5.6.1. Phân tích tình hình cung ứng NVL Để thấy mức độ cung ứng nguyên vât liệu của Nhà máy, ta phân tích hệ số đảm bảo của từng loại NVL. Hế số đảm bảo với khối lượng NVL thực tế nhập trong kỳ cộng với lượng tồn đầu kỳ có thể đáp ứng dược bao nhiêu phần trăm kế hoạch sản xuất đã đề ra. Qua phân tích một số nguyên liệu trên ta thấy, chỉ có ngô, bột cá, tấm có khối lượng thực nhập không đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất từ 2-32%, điều này có nghĩa nếu nhu cầu sử dụng thực tế các nguyên liệu này không thay đổi so với kế hoạch sẽ đẩy Nhà máy vào tình trạng thiếu nguyên liệu cung ứng cho sản xuất. Các nguyên liệu còn lại của Nhà máy ở trong vòng an toàn về cung ứng nguyên liệu cho sản xuất theo kế hoạch trong đo cám gạo chiết ly có hệ số đảm bảo cao nhất, tuy nhiên cũng sẽ rất dễ gây ra tình trạng tồn ứ kho nguyên liệu nếu nhu cầu sử dụng thực tế của những nguyên liệu này không tăng so với kế hoạch. Bảng 3.10: Tình hình một số NVL tháng 12 năm 2008 Tên ĐVT Tồn đầu kỳ thực tế Nhu cầu sử dụng Lượng NVL thực nhập Hệ số đảm bảo NVL Ngô Kg 5.030 6.145.614 5,485,623 0.89 Khô đỗ I Kg 3.268 3.357.866 3,671,531 1.09 Bột thịt xương Kg 0 588.810 766,303 1.30 Bột cá Kg 217 637.406 434.086 0.68 Cám gạo L1 Kg 1.425 1.037.810 1,172,698 1.13 Cám gạo chiết ly Kg 843 934.100 1,719,608 1.84 Ngô chua Kg 1.106 868.700 1,103,135 1.27 Cám mỳ Kg 6.936 3.309.884 6,052,148 1.83 Sắn khô Kg 2.969 776.300 828,885 1.07 Tấm Kg 0 1.356.556 1,330,874 0.98 ….. ….. ….. ….. Nguồn: Phòng Kế hoạch - vật tư 3.5.6.2. Phân tích tình hình sử dụng NVL. * Tình hình sử dụng khối lượng NVL Chất lượng và đảm bảo uy tín luôn là vấn đề Công ty chú trọng quan tâm và thực hiện. Việc đặt ra một định mức tiêu hao NVL và lập riêng 1 phòng phụ trách công việc giám sát, kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất của chính Nhà máy trước khi đem ra thị trường, bên cạnh phục vụ cho công tác quản lý, nó còn giúp duy trì và đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng đều. Vì vậy, qua quá trình tìm hiểu chiến lược kinh doanh của Công ty cho thấy, Công ty luôn cố gắng duy trì đảm bảo cung cấp đủ thành phần dinh dưỡng theo yêu cầu trên một đơn vị thành phẩm. Tuy nhiên, trong quá trình sản xuất, do thị trường nguyên liệu biến động làm giá cả của một số nguyên liệu tăng, nó sẽ làm tăng giá thành sản phẩm nếu vẫn tiếp tục dùng nguyên liệu đó như bảng kế hoạch xây dựng về định mức nguyên liệu., từ đó làm thay đổi giá bán thành phẩm. Chính vì vậy, để đảm bảo giá bán không quá thay đổi trên thị trường, Nhà máy đã quyết định sử dụng nguyên liệu khác để thay thế. Vậy nên, nguyên nhân của sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện về tình hình cung ứng NVL ngoài sự thay đổi tổng khối lượng và cơ cấu sản phẩm trong quá trình sản xuất của Nhà máy còn do sự thay đổi trong quá trình thực hiện định mức tiêu hao nguyên liệu cho một đơn vị sản phẩm. • Tình hình thực hiện định mức tiêu hao nguyên liệu Để thấy rõ tác động của việc thay đổi định mức đến tình hình sử dụng NVL của Nhà máy, ta xét một số nguyên liệu dùng để sản xuất thức ăn hỗn hợp và thức ăn đậm đặc cho lợn. Với thực tế biến động giá cả trên thị trường, giá cám gạo chiết ly tăng 190đ/kg, ngô chua tăng 448 đ/kg, cám mỳ tăng 170 đ/kg, lisine tăng 12.425 đ/kg, điều này sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, Nhà máy đã quyết định giảm lượng của những NVL này trong định mức và thay thế bằng ngyên vật liệu khác có tính chất và khả năng cung cấp dinh dưỡng tương đương. Cụ thể, Nhà máy quyết định giảm 30 kg ngô chua, 156 kg cám mỳ, 1 kg Lisine trong 1 tấn thức ăn hỗn hợp cho lợn, thay vào đó là sự tăng lên 17 kg ngô, 111 kg cám gạo L1, 3 kg Premix, riêng cám gạo chiết ly do mức giá trên một kg cám là tương đối thấp (3.690đ/kg) so với các loại nguyên liệu khác, đồng thời mức tăng không đáng kể so với dự kiến nên Nhà máy không những không giảm mà còn quyết định tăng định mức lên 13 kg dùng để thay thế cho cám mỳ, đồng thời mặc dù trong định mức không có thành phần nguyên liệu là sắn nhưng thực tế Nhà máy đã dùng 140 kg sắn làm nguyên liệu thay thế.và giảm 23 kg khô đỗ, 3 kg Lisine trong 1 tấn thức ăn đậm đặc cho lợn thay vào đó là sự tăng lên 22 kg ngô chua, 14 kg Premix. [Bảng 3.11…]. Bảng 3.11: Tình hình thực hiện định mức tiêu hao một số loại NVL tháng 10/2008 của Nhà máy Danh mục vật tư ĐG kế hoạch (đ/kg) ĐG thực hiện (đ/kg) Định mức tiêu hao NVL cho 1 tấn thànhphẩm ĐVT TAHH cho lợn TAĐĐ cho lợn KH (ĐM0) TH (ĐM1) Chênh lệch KH (ĐM0) TH (ĐM1) Chênh lệch Ngô 3.900 3.870 Kg 423 430 17 - - - Khô đỗ I 6.700 6.785 Kg 76 76 0 677 654 -23 Cám gạo L1 4.000 3.786 Kg 34 145 111 - - - Cám gạo chiết ly 3.500 3.690 Kg 60 73 13 - - - Ngô chua 5.800 6.248 Kg 60 30 -30 0 22 22 Cám mỳ 4.500 4.570 Kg 266 110 -156 - - - Sắn 2.500 2.950 Kg 0 140 140 - - - PREMIX 2220 12.500 10.126 Kg 10 13 3 0 14 14 LYSINE 30.000 42.425 Kg 2 1 -1 8 5 -3 Rỉ đường 1.700 1.920 Kg 40 40 0 10 10 0 CHOLIN 18.100 20.350 Kg - - - 3 3 0 METHIONINE 37.700 36.400 Kg - - - 1 1 0 … … … … … … … … … … Nguồn: Phòng vật tư Với việc thay đổi một số nguyên liệu theo định mức ta xét ở trên thì có thể tiết kiệm được là 4.101đồng chi phí 1 tấn TAHH cho lợn và 4110 đồng chi phí trong 1 tấn TAĐĐ cho lợn, vậy với kế hoạch sản xuất 84.840 tấn trong năm 2008 thì chi phí đã tiết kiệm được là 347.928.840 đồng và thức ăn đậm đặc cho lợn có thể tiết kiệm được là 56.718.000 đồng trong năm 2008. [Bảng 3.12…] Mặt khác, với hơn 500 danh điểm NVL dùng cho sản xuất, nếu Nhà máy biết sử dụng sản phẩm thay thế đúng cách trong hợp giá trên thị trường của loại nguyên liệu nào đó tăng cao sẽ giúp Nhà máy tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, tuy nhiên điều này sẽ rất dễ dẫn đến ảnh hưởng đến thành phần dinh dưỡng cung cấp cho gia súc, gia cầm nếu Nhà máy không có sự nghiên cứu trước khi quyết định thay thế một loại nguyên liệu nào đó. Bảng 3.12: Chi phí một số loại nguyên liệu trước và sau khi thay đổi định mức Danh mục vật tư Đơn gíá thực hiện (đ/kg) P1 Chi phí của 1 tấn hành phẩm theo định mức tiêu hao TAHH cho lợn TAĐĐ cho lợn KH (=ĐM0*P1) TH (=ĐM1*P1) Chênh lệch KH TH Chênh lệch Ngô 3.870 1.637.010 1.664.100 27.090  - -  - Khô đỗ I 6.785 515.660 515.660 0 4.593.445 4.437.390 -156.055 Cám gạo L1 3.786 128.724 548.970 420.246  - -  - Cám gạo c.hiết ly 3.690 221.400 269.370 47.970  - -  - Ngô chua 6.248 374.880 187.440 -187.440  0 137.456 137.456 Cám mỳ 4.570 1.215.620 502.700 -712.920  - -  - Sắn 2.950 413.000 413.000  -  - - PREMIX 2220 10.126 101.260 131.638 30.378 141.764 141.764 LYSINE 42.425 84.850 42.425 -42.425 339.400 212.125 -127.275 Rỉ đường 1.920 76.800 76.800 0 19.200 19.200 0 CHOLIN 20.350 0 61.050 61.050 0 METHIONINE 36.400 0 36.400 36.400 0 Tổng 4.356.204 4.352.103 -4.101 5.049.495 5.045.385 -4.110 KHSX (tấn) 84.840 13.800 Tổng Mức tiết kiệm Chi phí (đồng) =84.840 x 4.101 =347.928.840 =13.800 x 4.110 =56.718.000 • Tình hình thực hiện tổng khối lượng và cơ cấu thành phẩm Nhà máy DABACO có tổng cộng 51 loại sản phẩm khác nhau mang thương hiệu DABACO để đáp ứng nhu cầu thị trường trong từng giai đoạn sinh trưởng và phát triển của vật nuôi, với 27 loại thức ăn cho lợn, 17 loại thức ăn cho gà, 7 loại thức ăn cho ngan, vịt và chim cút: - TACN cho dòng tăng trưởng: + TACN cho lợn lai, lợn ngoại siêu nạc + TACN gà lông màu, gà siêu thịt + TACN ngan, vịt lai, ngan, vịt siêu nạc - TACN cho dòng sinh sản: + TACN gà, ngan, vịt siêu đẻ, gà, ngan, vịt siêu trứng + TACN cho lợn nái sinh sản, lợn ngoại sinh sản + TACN cho lợn đực giống. Được tồn tại ở 2 dạng chính: Thức ăn hỗn hợp và thức ăn đậm đặc. Bảng 3.13: Tổng hợp sản phẩm sản xuất của Nhà máy năm 2008 Sản phẩm Năm 2008 So sánh (TH/KH) Kế hoạch Thực hiện KL (tấn) CC(%) KL (tấn) CC(%) ± % Tổng sản phẩm 255.600 100 273.615 100 18.015 107.05 1. Thức ăn cho lợn 98.640 39 109.446 40 10.086 110.95 - Thức ăn hỗn hợp 84.840 86 87.557 80 2.717 103.20 - Thức ăn đậm đặc 13.800 14 21.889 20 8.089 158.62 2. Thức ăn cho gà 86.310 24 95.765 35 9.455 110.95 - Thức ăn hôn hợp 74.235 86 83.316 87 9.081 112.23 - Thức ăn đậm đặc 12.075 14 12.449 13 374 103.10 3. Thức ăn cho gia cầm khác 70.650 28 68.404 25 -2.246 96.82 -Thức ăn hỗn hợp 53.025 75 53.355 78 330 100.62 - Thức ăn đậm đặc 17.625 25 15.049 22 -2.576 85.38 Nguồn: Phòng Kế hoạch - vật tư Trong năm 2008, Nhà máy đã sản xuất, hoàn thành và vượt mức kế hoạch 10.95% đối với thức ăn cho lợn và thức ăn cho gà, riêng thức ăn cho ngan, vịt…không hoàn thành chỉ tiêu, chỉ đáp ứng được 96.82% kế hoạch, nguyên nhân chính là do sự thay đổi cơ cấu và số lương thức ăn phù hợp với nhu cầu hiện tại của thị trường, Nhà máy đã quyết định chỉ thực hiện 85.38% về khối lượng thứa ăn cho gia cầm khác (ngan, vịt..) tương đương giảm 2.576 tấn so với kế hoạch. Nhưng nhìn chung về tổng khối lượng sản phẩm, Nhà máy đã thực hiện vượt kế hoạch 7.05% tức 18.015 tấn thức ăn các loại. Do mỗi loại sản phẩm cần định mức NVL với chủng loại và khối lượng khác nhau nên khi thay đổi khối lượng và cơ cấu sản phẩm sản xuất sẽ làm số lượng và chi phí NVL dùng cho sản xuất thay đổi so với kế hoạch. Cụ thể ta xét một số loại NVL sau : Bảng 3.14: Tình hình sử dụng khối lượng một số NVL năm 2008 Tên Đơn giá kế hoạch (đ/kg) Khối lượng sử dụng So sánh Kế hoạch (Kg) Thực hiện (Kg) ± % Ngô 3.900 73.747.365 65.845.166 -7.902.199 89.28 Khô đỗ I 6.700 40.294.395 44.064.683 3.770.288 109.36 Bột thịt xương 7.500 7.065.720 9.107.340 2.041.620 128.89 Bột cá 13.500 7.648.875 5.765.162 -1.883.713 75.37 Cám gạo L1 4.000 12.453.720 20.266.390 7.812.670 162.73 Cám gạo chiết ly 3.500 11.209.200 15.383.834 4.174.634 137.24 Ngô chua 5.800 10.424.400 9.725.551 -698.849 93.30 Cám mỳ 4.500 39.718.605 57.992.662 18.274.057 146.01 Sắn khô 2.500 9.315.600 9.722.050 406.450 104.36 Tấm 5.000 16.278.675 16.877.936 599.261 103.68 ….. ….. ….. Tổng 255.600.000 273.615.000 18.015.000 107.05 Nguồn: Phòng Kế hoạch - vật tư Tổng khối lượng NVL các loại cần dùng năm 2008 là 255.600.000 kg để sản xuất 255.600 tấn thức ăn gia súc theo kế hoạch, nhưng do tổng khối lượng thức ăn sản xuất thực tế vượt kế hoạch 7.05% tương đương 18.015.000 kg nên khối lượng NVL các loại đã dùng lên tới 273.615.000 kg. Tuy nhiên không vì thế mà khối lượng NVL nào cũng phải tăng so với kế hoạch vì cơ cấu sản phẩm thay đổi, NVL dùng cho từng loại sản phẩm ít đi hoặc nhiều lên. Với một số loại NVL tiêu biểu trên ta thấy: Mức độ tiêu dùng các loại nguyên liệu: Khô đỗ, bột xương, cám, săn khô, tấm là cao hơn so với kế hoạch từ 3.68-62.73%. Ngô, bột cá, ngô chua được sử dụng ít hơn so với kế hoạch từ 6,7-24.63%, điều này có thể được giải thích do khối lượng và cơ cấu sản phẩm thực tế sản xuất cần dùng những loại nguyên liệu này ít hơn kế hoạch. * Tình hình sử dụng chi phí NVL Tổng chi phí NVL của Nhà Máy năm 2008 tăng 8.1% tương đương 60.813.277.380 đồng so với kế hoạch, nguyên nhân chủ quan là do sự thay đổi khối lượng từng sản phẩm sản xuất đã làm khối lượng từng loại NVL sử dụng thay đổi từ đó làm tăng tổng chi phí NVL của Nhà máy lên 60.118.530.800 đồng và nguyên nhân khách quan là do giá nguyên liệu trên thị trường có sự khác lệch so với dự kiến, chủ yếu là sự tăng lên của giá so với kế hoạch do trong năm 2008, tỷ lệ lạm phát cao, giá cả phần lớn các loại nguyên liệu đều tăng và nằm ngoài khả năng dự báo của Nhà máy cũng đã có tác động làm tổng chi phí nguyên liệu tăng 694.746.580 đồng so với kế hoạch. Cụ thể đối với từng loại nguyên liệu như đã phân tích trong bảng 16, 17. Ví dụ như: - Ngô: Do khối lượng ngô thực tế sử dụng bằng 89.28% kế hoạch tức giảm 7.902.199 kg đã làm giảm tổng chi phí ngô 30.818.537.100 đồng. Do giá ngô hạ 130 đ/kg đã làm chi phí ngô sử dụng sản xuất giảm 1.975.354.980 đồng. Tổng hợp ảnh hưởng của cả sự thay đổi khối lượng ngô sử dụng và sự thay đổi giá ngô xuất dùng đã tiết kiệm cho Nhà máy 32.793.929.130 đồng điều này cho thấy Nhà máy đã quản lý tốt đối với loại NVL chính-Ngô. - Bột cá: Tổng chi phí bột cá sử dụng ít hơn so với kế hoạch 2.110.6254.000 đồng, do khối lượng bột cá sử dụng giảm 1.883.713 kg đã giảm chi phí NVL của Nhà máy xuống 25.430.125.500 đồng, nhưng giá bột cá trong năm tăng 750 đ/kg đã làm tăng chi phí sử dụng bột cá lên 4.323.871.500 đồng. - Ngô chua: Mặc dù khối lượng ngô chua thực tế sử dụng ít hơn kế hoạch 698.849 kg góp phần làm giảm bớt chi phí nguyên liệu 4.053.324.200 đồng nhưng về tổng thể, chi phí ngô chua vẫn tăng 303.722.648 đồng do sự giảm của khối lượng ngô chua sử dụng không đủ bù đắp sự tăng lên của giá 448 đ/kg đã làm tăng chi phí nguyên liệu 4.357.046.848 đồng. Bảng 3.15: Phân tích tình hình sử dụng chi phí một số loại NVL năm 2008 Tên Đơn giá kế hoạch (đ/kg) Đơn giá thực hiện (đ/kg) Chi phí NVL (đ) So sánh Kế hoạch (=KLKH*ĐGKH) Thực hiện (=KLTH*ĐGTH) ± % Ngô 3.900 3.870 287.614.721.550 254.820.792.420 -32.793.929.130 88.60 Khô đỗ I 6.700 6.785 269.972.446.500 298.978.874.155 29.006.427.655 110.74 Bột thịt xương 7.500 7.265 52.992.900.000 66.164.825.100 13.171.925.100 124.86 Bột cá 13.500 14.250 52.992.900.000 82.153.558.500 -21.106.254.000 79.56 Cám gạo L1 4.000 3.786 49.814.880.000 76.728.552.540 26.913.672.540 154.03 Cám gạo chiết ly 3.500 3.690 39.232.200.000 56.766.347.460 17.534.147.460 144.69 Ngô chua 5.800 6.248 60.461.520.000 60.765.242.648 303.722.648 100.50 Cám mỳ 4.500 4.570 178.733.722.500 265.026.465.340 86.292.742.840 148.28 Sắn khô 2.500 2.950 23.289.000.000 28.680.047.500 5.391.047.500 123.15 Tấm 5.000 5.215 81.393.375.000 88.018.436.240 6.625.061.240 108.14 ….. ….. … … … … Tổng 750.781.202.000 811.594.479.600 60.813.277.380 108.10 Tên Q0P0 Q1P0 Q1P1 Ảnh hưởng Q (=Q1P0 – Q0P0) P(=Q1P1-Q1P0) Tổng Ngô 287.614.723.500 256.796.147.400 254.820.792.420 -30.818.576.100 -1.975.354.980 -32.793.931.080 Khô đỗ I 269.972.446.500 295.233.376.100 298.978.874.155 25.260.929.600 3.745.498.055 29.006.427.655 Bột thịt xương 52.992.900.000 68.305.050.000 66.164.825.100 15.312.150.000 -2.140.224.900 13.171.925.100 Bột cá 103.259.812.500 77.829.687.000 82.153.558.500 -25.430.125.500 4.323.871.500 -21.106.254.000 Cám gạo L1 49.814.880.000 81.065.560.000 76.728.552.540 31.250.680.000 -4.337.007.460 26.913.672.540 Cám gạo chiết ly 39.232.200.000 53.843.419.000 56.766.347.460 14.611.219.000 2.922.928.460 17.534.147.460 Ngô chua 60.461.520.000 56.408.195.800 60.765.242.648 -4.053.324.200 4.357.046.848 303.722.648 Cám mỳ 178.733.722.500 260.966.979.000 265.026.465.340 82.233.256.500 4.059.486.340 86.292.742.840 Sắn khô 23.289.000.000 24.305.125.000 28.680.047.500 1.016.125.000 4.374.922.500 5.391.047.500 Tấm 81.393.375.000 84.389.680.000 88.018.436.240 2.996.305.000 3.628.756.240 6.625.061.240 …..  … ... …  …  …  …  Tổng 750.781.202.000 810.899.733.020 811.594.479.600 60.118.530.800 694.746.580 60.813.277.380 Bảng 3.16: Phân tích mức độ ảnh hưởng các nhân tố đến chi phí NVL Trong đó: P0, P1: Đơn giá kế hoạch và Đơn giá thực hiện của NVL (đ/kg)) Q0, Q1: Khối lượng kế hoạch và khối lượng thực hiện sử dụng nguyên vât liệu (kg) 3.5.6.3. Phân tích hiệu suất sử dụng nguyên liệu NVL chiếm trong chi phí sản xuất là khá lớn, giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay nhanh hơn và là biện pháp quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Để đánh giá chung tình hình sử dụng NVL sử dụng chỉ tiêu hiệu suất sử dụng NVL. Hiệu suất sử dụng NVL = Doanh thu Chi phí vật liệu (lần) Hiệu suất sử dụng NVL biểu hiện một đồng vật liệu tham gia trong kỳ sản xuất đem lại bao nhiêu đồng giá trị sản lượng (doanh thu). Hiệu suất sử dụng càng cao chứng tỏ chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật liệu càng tốt và khoa học. Để phân tích hiệu suất sử dụng NVL tại Nhà máy của Công ty ta xét bảng số liệu sau: Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh ± % Tổng giá trị sản lượng (trđ) 564236.08 854202.98 289966.90 1.51 Tổng chi phí NVL (trđ) 261760.49 383651.22 121890.73 1.47 Hiệu suất sử dụng NVL (lần) 2.16 2.23 0.07 1.03 Năm 2008 có giá trị sản lượng cao hơn so năm 2007, đồng thời chi phí vật liệu năm 2008 cũng tăng lên so năm 2007, điều này giải thích sự tăng lên về chi phí là hợp lý, đồng thời tốc độ tăng tổng giá trị sản lượng cao hơn tốc độ tăng chi phí NVL, điều này cho thấy năm 2008 Công ty đã có những biện pháp nâng cao công tác quản lý NVL. Hệ số hiệu suất sử dụng nguyên liệu năm 2008 chỉ đạt 2.23 lần cao hơn năm 2007 là 1.03 lần, tức là với một đồng chi phí nguyên liệu năm 2007 chỉ tạo ra 2.16 đồng doanh thu, năm 2008 tạo ra 2.23 đồng doanh thu. Vì vậy để giải thích cho sự tăng lên 289966.90 trđ về doanh thu năm 2008, đạt 151% so với năm 2007, ta phải xét đến cả hai yếu tố: sự tăng chi phí và sự tăng hiệu quả sử dụng NVL. - Do sự đầu tư thêm 121.890.73 trđ chi phí NVL so với năm 2007 đã góp phần làm giá trị sản lượng năm 2008 tăng: ( 383651.22 - 261760.49 ) * 2.16 = 262740.75 trđ - Do hiệu suất sử dụng tăng, mỗi đồng chi phí NVL tạo thêm được 0.07 đồng doanh thu đã làm tổng giá trị sản lương năm 2008 tăng: ( 2.23 – 2.16 ) * 383651.22 = 27226.15 trđ 3.5.6.4. Phân tích chi phí NVL trong tổng chi phí sản xuất Bảng 3.17: Tập hợp chi phí sản xuất qua 2 năm (2007-2008) STT Loại chi phí Năm 2007 Năm 2008 Giá trị (trđ) Cơ cấu (%) Giá trị (trđ) Cơ cấu (%) 1 NVL trực tiếp 261760.49 50.07 383651.22 47.82 2 Lao động TT 108635.57 20.78 154359.04 19.24 3 Chi phí SXC 152393.02 29.15 264271.67 32.94 4 Tổng chi phí SX 522789.08 100 802281.93 100 Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán Trên thực tế các nhà nghiên cứu chưa ai đưa ra được một cơ cấu chi phí như thế nào gọi là hợp lý và hiệu quả. Vì vậy ta không thể đánh giá cơ cấu chi phí của Công ty có hiệu quả hay không, ta chỉ có thể xem xét sự thay đổi của nó như thế nào. Xét về giá trị thì cả 3 loại chi phí đều tăng, tuy nhiên về cơ cấu, năm 2007 chi phí NVL chiếm tỷ lệ cao nhất 50.07% và có xu hướng giảm vào năm 2008, thay vào đó là sự tăng lên về cơ cấu của chi phí sản xuất chung do sự đầu tư thêm và cải tiến về máy móc, công nghệ sản xuất vào năm 2008 đã làm chi phí khấu hao tăng lên. Từ những điều này cho thấy, Công ty đã có sự quan tâm cả về chiều rộng và chiều sâu trong quá trình sản xuất. 3.7. Đánh giá tình hình quản lý, sử dụng NVL * Ưu điểm: Qua quá trình tìm hiểu thực tế công tác quản lý NVL tại Nhà máy sản xuất TACN của Công ty Cổ phần DABACO Việt Nam cho thấy công tác quản lý NVL khá được quan tâm chú trọng từ bước xây dựng định mức, lập kế hoạch cung ứng đến tổ chức thực hiện thu mua, sử dụng, kiểm tra phân tích cũng như trong quá trình ghi chép chứng từ, sổ sách kế toán được thực hiện tương đối chặt chẽ, cung cấp đủ thông tin cần thiết và chính xác cho yêu cầu quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng NVL thông qua việc ngày càng nâng cao giá trị do chi phí NVL tạo ra. Hệ thống quản lý nguyên vât liệu được tổ chức từ Công ty xuống Nhà máy đến tổ đội sản xuất khá chặt chẽ, khoa học, có sự kết hợp và truyền đạt thông tin giữa các bộ phận đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục, hiệu quả. Nhìn chung Công ty đã đảm bảo phần lớn các yêu cầu về công tác quản lý NVL, cụ thể như: - Về công tác lập kế hoạch NVL: Công ty đã xây dựng tiêu chuẩn định mức tiêu hao NVL và dự trữ NVL nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Bên cạnh đó, Công ty đã xây dựng một bộ phận chuyên khảo sát giá cả NVL trên thị trường để đưa bảng thông báo giá NVL cho phòng kế hoạch, và khi phòng kế hoạch lập kế hoạch mua NVL được duyệt thì sẽ cho người của bộ phận này thông báo giá và báo giá tại các đại lý, các đơn vị. Điều này đã giúp công ty thuận lợi rất nhiều trong việc mua NVL cũng như có kế hoạch lập giá cả, số lượng NVL và chi phí NVL hợp lý. - Trong khâu thu mua: Việc lựa chọn nhà cung cấp, quyết định mua với số lượng và giá cả bao nhiêu, hình thức thanh toán, vận chuyển như thế nào đều được Ban giám đốc quan tâm, trực tiếp chỉ đạo và đã có những thay đổi so với kế hoạch kịp thời cho phù hợp với thực tế. Quá trình tiếp nhận hàng diễn ra khá chặt chẽ, bên cạnh quản lý về mặt số lượng, Công ty còn làm tốt công tác kiểm tra chất lượng đối với từng loại nguyên liệu trước khi nhập kho. Tất cả quá trình đó đều được ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời qua hệ thống chứng từ sổ sách và định kỳ có sự đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho NVL đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Nhân viên quản lý NVL thực hiện tốt nhiệm vụ theo dõi ghi chép, phản ánh tình hình hiện có và có sự vận động của NVL trong công ty đảm bảo hệ thống trong phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế. - Trong khâu bảo quản, dự trữ: Công ty đã tổ chức tương đối tốt hệ thống kho đảm bảo tốt cho yêu cầu quản lý cả về số lượng và chất lượng NVL, hạn chế tối đa tình trạng hư hỏng NVL trong kho. - Trong quá trình sử dụng: Việc xuất dùng được theo dõi chặt chẽ trên cơ sở định mức tiêu hao NVL đã xây dựng để đảm bảo chất lượng cho sản phẩm sản xuất, dưới sự giám sát, theo dõi đồng thời của nhiều bộ phận thủ kho, kế toán, phòng vật tư, bộ phận tiếp nhận nhằm đảm bảo tính khách quan, chính xác. * Hạn chế: Thông qua việc phân tích so sánh các chỉ tiêu về NVL giữa kế hoạch và thực hiện cho thấy một số NVL tại Nhà máy của Công ty có sự chệnh lệch khá lớn, không sát với thực tế, đã làm giảm sự chủ động trong công tác quản lý NVL, điều này cho thấy công tác lập kế hoạch không thực sự hiệu quả. Đồng thời trong khâu lập kế hoạch dự trữ NVL hay kế hoạch về giá quá cứng nhắc khi phụ thuộc quá nhiều vào giá của năm trước. Công ty không thực hiện công tác lập kế hoạch và thực hiện thu hồi phế liệu, phế phẩm, cũng không có hoạt động quản lý nào đối với phế liệu, phế phẩm trong quá trình quản lý NVL. Được biết hệ thống kho của Công ty khá tốt cho công tác bảo quản, dự trữ NVL, vấn đề nguyên liệu trong kho bị ẩm, mốc phải loại bỏ tuy rất ít, phế phẩm chủ yếu là cám dưới đáy của mỗi dây chuyền bị cháy, không đủ tiêu chuẩn để đưa vào thành phẩm (còn gọi là cám vét) tuy không đáng kể nhưng nếu không được phản ánh cũng làm tăng chi phí nguyên liệu, tăng giá thành của sản phẩm. Đồng thời, có nguy cơ dẫn đến tình trạng trục lợi cá nhân lấy thành phẩm đưa vào phế phẩm của nhân viên bộ phận phân xưởng. Trong quá trình thực hiện thu mua NVL, vẫn có tình trạng hàng không đủ tiêu chuẩn vẫn nhập và thực hiện khấu trừ vào giá hoặc lượng, điều này có thể làm ảnh hưởng đến uy tín chất lượng sản phẩm của Công ty. Việc quản lý và ra quyết định trong kinh doanh của Công ty đối với Nhà máy sản xuất TACN gia súc DABACO chủ yếu dựa vào kinh nghiệm nghề nghiệp và sự phản ứng trước thay đổi của thị trường mà không tổ chức bộ phận chuyên trách phân tích tình hình thông qua các chỉ tiêu kinh tế. Đối với nghiệp vụ kế toán, trong quá trình ghi chép, để tránh phải xuất nhiều hoá đơn, xe hàng hôm trước đã viết phiếu nhập kho, đã xuất dùng và có phiếu xuất kho nhưng chưa xuất có hoá đơn GTGT, để chờ xe hàng hôm sau về và viết gộp chung vào một hoá đơn. Điều này có thể giúp phòng kế toán không phải lưu trữ nhiều chứng từ nhưng lại không đảm bảo nguyên tắc phản ánh kịp thời nghiệp vụ kế toán. Công tác định kỳ phân tích NVL chưa được Công ty quan tâm. 3.8. Một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường công tác quản lý, sử dụng NVL tại công ty Qua việc phân tích tình hình thực tế công tác quản lý NVL tại Nhà máy sản xuất TACN DABACO của Công ty Cổ phần DABACO Việt Nam, chúng tôi thấy Công ty đã xây dựng hệ thống quản lý NVL tương đối tốt và đạt được hiệu quả nhất định góp phần đưa Công ty lên một vị trí vững chắc trên thị trường như hiện nay, song cũng chưa thực sự hoàn chỉnh và còn gặp khó khăn trong quá tình quản lý. Để phát huy một các tốt nhất hiệu quả công tác quản lý, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quản trị doanh nghiệp, công tác quản lý nói chung và công tác quản lý NVL nói riêng phải từng bước được hoàn thiện hơn nữa. Xuất phát từ thực tế của Công ty, bằng những hiểu biết của bản thân, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau với hy vọng trong giới hạn nào đó sẽ góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý NVL của Công ty. 1- Lập kế hoạch và thực hiện thu hồi phế liệu của Công ty Hiện nay, bên cạnh việc cạnh tranh về chất lượng thì cạnh tranh về giá cũng trở nên khá gay gắt. Làm sao để vừa đảm bảo chất lượng lại có mức giá có sức cạnh tranh trên thị trường là điều mà nhiều doanh nghiệp đang phấn đấu. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách giảm thiểu tối đa chi phí sản xuất trong đó có chi phí NVL. Công tác lập kế hoạch và thực hiện thu hồi phế liệu, phế phẩm cũng ngày càng trở nên quan trọng trong công tác quản lý NVL. Công ty cũng nên áp dụng khâu này trong công tác quản lý của mình đối với NVL, vừa có thể hạ chi phí sản xuất, vừa có thể kiểm soát được về con người. Sau khi thu hồi được phế liệu, phế phẩm để đánh giá tình hình thực hiện có hiệu quả hay không, công ty nên áp dụng tỷ suất thu hồi phế liệu để xác định hiệu quả thu hồi: Tỷ suất thu hồi phế liệu = Giá trị phế liệu thu hồi Giá trị phế liệu không tham gia Vào giá thành sản phẩm x 100 Tỷ lệ này càng lớn gần 100% thì công tác thu hồi tốt. 2- Tăng cường công tác điều tra nghiên cứu và dự báo thị trường để lập kế hoạch sát với tình hình thực hiện cả về giá cả và số lượng NVL. 3- Thường xuyên rà soát lại và nghiên cứu định mức tiêu hao đối với từng loại NVL để xây dựng được định mức tiêu hao hiệu quả nhất là vừa đảm bảo chất lượng, vừa tiết kiệm được chi phí NVL bằng cách xem lại giá thành đạt được ở những kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã phù hợp hay chưa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại. Điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp. 4- Do sự chênh lệch lớn giữa kế hoạch và thực hiện, trong khi tình hình cung ứng vật tư không ổn định, Công ty nên xây dựng dự trữ bảo hiểm bên cạnh việc xây dựng dự trữ thường xuyên về NVL. 5- Thực hiện nghiêm túc công tác thu mua, kiểm tra kỹ chất lượng NVL đầu vào nhằm đảm bảo cho chất lượng thành phẩm. 6- Tiến hành phân tích định kỳ đối với NVL tại Nhà máy Phân tích là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý. Từ việc phân tích nhà quản lý có thể đánh giá được tình hình biến động nguyên vât liệu về giá cả, về số lượng, về chi phí cũng như về tình hình thực hiện trong sản xuất, từ đó rút kinh nghiệm và định hướng cho kỳ sau tốt hơn. IV. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1. Kết luận Sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế hội nhập, thu hút đầu tư của các doanh nghiệp nước ngoài đã tạo nên một thị trường Việt Nam với sự cạnh tranh mạnh mẽ. Các doanh nghiệp Việt Nam muốn tồn tại và phát triển, cạnh tranh và đứng vững trên thị trường trong và ngoài nước đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tự xây dựng cho mình chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh cả về lâu dài và cho từng thời kỳ trên tất cả các phương diện. Lợi ích kinh tế luôn là mối quan tâm hàng đầu và trở thành mục đích cuối cùng của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, do đó công tác quản lý kinh tế luôn giữ một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp SXKD, đặc biệt là quản lý về chi phí, trong đó có chi phí NVL. Trong những năm gần đây, song song với sự phát triển nhanh chóng của ngành chăn nuôi, nhu cầu về thức ăn chăn nuôi cũng ngày một tăng. Là một đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô sản xuất thức ăn chăn nuôi lớn nhất miền Bắc và phục vụ nhu cầu trên toàn quốc, vấn đề NVL đầu vào phục vụ cho nhu cầu sản xuất là rất quan trọng đối với Công ty Cổ phần DABACO Việt Nam nói chung, Nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi DABACO nói riêng. Đứng trước thực trạng ngày càng khan hiếm nguồn lực dùng làm nguyên liệu đầu vào - một trong những nguyên nhân làm tăng giá NVL và sự cạnh tranh giá cả đối với hàng nhập khẩu từ các nước trên thế giới, công tác quản lý NVL làm sao để cung cấp đủ cả về số lượng, chất lượng cũng như giảm thiểu tối đa chi phí NVL đang là vấn đề đặt ra đối với các nhà quản lý. Thông qua việc tìm hiểu lý luận về công tác quản lý NVL và tiếp cận thực tế tại Nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi DABACO-Công ty Cổ phần DABACO Việt Nam, một lần nữa khẳng định rằng để thực hiện tốt công tác quản lý chi phí NVL cần thực hiện tốt công tác quản lý NVL ở tất cả các khâu trong quá trinh sản xuất kinh doanh (từ khâu xây dựng định mức, lập kế hoạch cung ứng, tổ chức thực hiện thu mua-nhập kho, bảo quản, dự trữ, xuất dùng và sử dụng đến việc ghi chép, phản ánh, lưu giữ trong sổ sách chứng từ và tổ chức phân tích đánh giá để rút kinh nghiệm), đồng thời đòi hỏi phải có sự cố gắng, kết hợp giữa các bộ phận trong Công ty để tạo nên một hệ thống quản lý chặt chẽ và hiệu quả. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu và nghiên cứu quy trình quản lý NVL tại Nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi DABACO của Công ty Cổ phần DABACO Việt nam, tôi có một số kết luận sau: Nhìn chung, Công ty đã thực hiện những biện pháp quản lý cơ bản đối với NVL và đã đem lại hiệu quả nhất định cho Công ty. Hệ thống quản lý được tổ chức chặt chẽ từ Công ty xuống Nhà máy và đến từng tổ đội sản xuất. Công tác lập kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ… diễn ra đều đặn đảm bảo cho quá trình sản xuất từng kỳ. Đã có sự nghiên cứu và kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với sự biến động của thị trường trong quá trình thực hiện kế hoạch về NVL 4.2. Kiến nghị Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé công sức của mình vào việc hoàn thiện công tác quản lý NVL tại Công ty, làm cho công tác quản lý thực sự hiệu quả, góp phần thúc đẩy sự phát triển của Công ty, tôi xin đưa ra một số kiến nghị sau: 1- Thường xuyên rà soát và nghiên cứu về bảng định mức tiêu hao nguyên liệu để xây dựng hệ thống định mức tiêu hao chính xác hơn, tiết kiệm được chi phí, hiệu quả hơn. 2- Công ty nên xây dựng một hệ thống quản lý chi tiết hơn cho từng khâu, từng công đoạn trong quá trình quản lý, không nên bỏ qua bất kỳ khâu nào cho dù là nhỏ nhất. 3-Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty để nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. 4- Định ra những nguyên tắc cụ thể cho yêu cầu đối với NVL dùng trong sản xuất và quá trình nhập-xuất-tồn, kiểm tra việc thực hiện một cách thường xuyên để biết được rằng các nguyên tắc đó được thực hiện và có thực sự hiệu quả. 5- Đầu tư hiệu quả hơn nữa cho công tác nghiên cứu thị trường để có kế hoạch và những phản ứng kịp thời, phù hợp với thị trường. 6- Thường xuyên đôn đốc công nhân sử dụng NVL đứng theo định mức để đảm bảo việc tiết kiệm NVL, đồng thời có chế độ khen thưởng, kỷ luật để nâng cao ý thức trách nhiệm của từng công nhân viên. TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách PHẠM THỊ MỸ DUNG, BÙI BẰNG ĐOÀN, Phân tích kinh doanh, NXB Nông Nghiệp Hà Nội, 2001 NGUYỄN THÀNH ĐÔ, NGUYỄN NGỌC HUYỂN, Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân, 2007 PHẠM THỊ MỸ DUNG, NGUYỄN VĂN SONG, Kế toán quản trị, NXB Nông Nghiệp Hà Nội, 2000 PHẠM VĂN DƯỢC, ĐẶNG KIM CƯƠNG, Kế toán và quản trị kinh doanh, NXB Thống Kê, 1995 NGUYỄN THỊ HỒNG NHÂN, Thức ăn gia súc, NXB Nông Nhgiệp Hà nội, 2002 Luận văn HOÀNG THỊ THÙY, Biện pháp nâng cao hiệu quả và kết quả sản xuất kinh doanh TACN DABACO của Công ty Cổ phần DABACO Việt Nam, Luận văn Tốt nghiệp Đại học, Khoa Kế toán & QTKD, Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội VŨ THỊ NGỌC, Tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xi măng Trung Hải, Luận văn Tốt nghiệp Đại học, Khoa Kế toán & QTKD, Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Bài báo, bài viết trên Internet Trang web của Công ty Cổ phần DABACO Việt Nam