Luận văn Tăng cường công tác quản lý văn phòng của công ty FPT

thông tin. Bán buôn, bán lẻ các sản phẩm công nghệ thông tin. Cung cấp dịch vụ Internet. Đào tạo lập trình viên phần mềm. Trong quá trình hoạt động, Công ty có thể liên doanh với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước để phát triển khoa học công nghệ tạo dựng vốn, mở rộng thị trường. Công ty có chức năng tham gia vào việc đầu tư chiều sâu để phát triển các hoạt động công nghệ tiên tiến vào phục vụ kinh tế, xã hội, đầu tư vào phát triển nguồn nhân lực cho công nghệ phần mềm. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty. Công ty có nhiệm vụ xây dựng tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn và dài hạn về nghiên cứu thiết kế sản phẩm tin học, chuyển giao công nghệ tin học để đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong các ngành theo đúng chức năng đã đăng ký kinh doanh và mục đích hoạt động của Công ty. Tổ chức nghiên cứu thị trường, tìm hiểu và phát triển các nhu cầu tiềm năng. Xây dựng các phương án kinh doanh và dịch vụ để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu chiến lược Công ty đã đề ra. Bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước giao; liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước, tổ chức dịch vụ về phát triển và đầu tư công nghệ thông tin. Hoạt động theo đúng pháp luật và các chế độ, nguyên tắc quản lý Nhà nước. Thực hiện đầy đủ các chính sách kinh tế và nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước. 2.1.3. Tổ chức bộ máy. Công ty FPT tổ chức và làm việc theo chế độ một Thủ trưởng kết hợp với việc phân công và ủy quyền. Tổng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường về toàn bộ hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Tổng Giám đốc có 3 phó Tổng Giám đốc. Các phó Tổng Giám đốc giúp Tổng Giám đốc trong việc lãnh đạo chung công tác của Công ty, được Tổng Giám đốc Công ty phân công phụ trách một số mặt hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về công việc được giao, được quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ được giao. Các bộ phận chính của Công ty được phân loại như sau: Các bộ phận hỗ trợ: Thực hiện các công việc của quá trình hỗ trợ của Công ty. Các bộ phận hỗ trợ của Công ty được tổ chức theo mô hình phòng, ban, tổ chức năng. Các bộ phận sản xuất, kinh doanh: Thực hiện các công việc của quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, được tổ chức dưới hình thức hạch toán độc lập, hạch toán phụ thuộc, hạch toán báo số và một số hình thức khác. Các bộ phận R&D (nghiên cứu và phát triển): Thực hiện các công việc của quá trình R&D trong các lĩnh vực khoa học công nghệ của Công ty, được tổ chức theo mô hình các Viện, các Trường hoặc các Trung tâm. Ngoài ra, Công ty còn có các Văn phòng đại diện thực hiện các chức năng đại diện cho Công ty tại các địa phương trong và ngoài nước. Các chi nhánh của Công ty thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của Công ty tại các địa phương trong và ngoài nước. Công ty có các phòng ban sau: + Phòng Hành chính - quản trị. + Phòng Xuất Nhập khẩu. + Phòng Kế hoạch kinh doanh. + Trung tâm tích hợp hệ thống. + Trung tâm điện thoại di động. + Trung tâm đề án, chuyển giao. + Trung tâm công nghệ. + Trung tâm thiết bị điện. + Trung tâm dịch vụ, vận tải. + Tổ thư ký. + Tổ trợ lý. + Tổ xây dựng. 2.1.4. Quan hệ công tác. Chế độ quản lý và điều hành của Công ty thực hiện trên nguyên tắc phân công và ủy quyền. Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Công ty con là đại diện pháp nhân của Tổng Công ty hoặc Công ty con và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và điều hành hoạt động chung của Tổng Công ty, Công ty con. Các phó Tổng Giám đốc quản lý và điều hành các khu vực chuyên trách theo sự phân công và ủy quyền của Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về trách nhiệm được Tổng Giám đốc phân công và ủy quyền. Việc bổ nhiệm và miễn nhiệm các phó Tổng Giám đốc tuân Trung tâm theo quy định của pháp luật. Trưởng bộ phận được Tổng Giám đốc, Giám đốc chức năng ủy quyền tổ chức quản lý và điều hành hoạt động của bộ phận và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, Giám đốc chức năng về toàn bộ hoạt động của bộ phận. Trưởng Văn phòng đại diện được Tổng Giám đốc ủy quyền tổ chức quản lý và điều hành hoạt động của Văn phòng đại diện, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về toàn bộ các hoạt động của Văn phòng đại diện. Các cán bộ quản lý Văn phòng đại diện giúp việc cho Trưởng Văn phòng đại diện trong việc quản lý Văn phòng đại diện hoặc quản lý các đơn vị của Văn phòng đại diện. Khi cần thiết, Tổng Giám đốc có thể bổ nhiệm các cán bộ quản lý khác của Công ty để được đặc cách thực hiện những công việc cụ thể theo quy định riêng. 2.2. Tổ chức quản lý bộ máy văn phòng của Công ty FPT. 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty FPT. 2.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty FPT. Văn phòng Công ty FPT là đơn vị trực thuộc Công ty có chức năng giúp phó Tổng Giám đốc điều phối các hoạt động của Công ty để đảm bảo sự chỉ đạo điều hành của Tổng Công ty được toàn diện, kịp thời, nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Công ty ban hành, và các quy định nội bộ nhằm xây dựng nề nếp quản lý trong quá trình điều hành các hoạt động của Công ty. Tổ chức thực hiện các quyết định, các chỉ thị của phó Tổng Giám đốc liên quan đến trách nhiệm của Công ty. Phối hợp với các đơn vị liên quan hoặc tự mình nghiên cứu trình lên phó Tổng Giám đốc của Công ty. Sắp xếp chương trình làm việc, thực hiện; thư ký công vụ ban lãnh đạo, thực hiện kế hoạch công tác của Công ty. Quản lý thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Công ty theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Giúp lãnh đạo trong công tác tổ chức cán bộ phối hợp với ban kế hoạch và hợp tác quốc tế thực hiện, chức năng giúp ban lãnh đạo Công ty và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Quản lý kinh phí hoạt động hàng năm của khối văn phòng của Công ty, thực hiện chế độ tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ nhân viên của Công ty. Quản lý tài sản của Công ty bao gồm: tài sản cố định, trang thiết bị, phương tiện làm việc của văn phòng. Giúp lãnh đạo Công ty quản lý tổ chức thực hiện theo dõi kiểm tra công tác cán bộ, phòng tránh bão lụt, phòng cháy chữa cháy, lao động công Ých. Đảm bảo thông tin liên lạc, đánh máy, in Ên, sao chụp tài liệu, quản lý điều phối sử dụng ô tô phục vụ các yêu cầu của ban lãnh đạo và các phòng ban của Công ty. Giúp lãnh đạo Công ty giải quyết các khiếu nại, tố cáo. Thực hiện nhiệm vụ đầu mối của Công ty trong quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới và các cơ quan tổ chức bên ngoài theo sự phân công của lãnh đạo Công ty. Hỗ trợ hành chính: Thông tin đầu vào: thông tin từ môi trường xã hội như môi trường thế giới về kinh tế, khoa học công nghệ, thị trường giúp cho Công ty có tầm nhìn thế giới để lùa chọn, cân nhắc các quyết định, tránh mạo hiểm và vấp phải thất bại. Thông tin kinh tế trong nước kể cả cạnh tranh thị trường. Thông tin điều hành của Nhà nước thông qua chính sách khoa học, pháp luật và kiểm tra. Thông tin nhóm xã hội trực tiếp, khách hàng và thị hiếu của họ, các nhà cung ứng, các cơ sở dịch vụ liên quan và các lực lượng thông tin báo chí. Thông tin các lĩnh vực sản xuất tiếp thị, tài chính, nhân sự trong Công ty, thông tin này hỗ trợ tác nghiệp cho mọi hoạt động được tiến hành trôi chảy. Thông tin nội bộ Công ty gồm các báo cáo, các biên bản cuộc họp, các thông báo, các mẫu phí, các thư từ giao dịch, các thông tin nói qua điện thoại, ghi và các mẩu tin nhắn. Thông tin đầu ra: Thông tin đối ngoại của Công ty bao gồm những báo cáo lên cấp trên, những chủ trương chính sách của Công ty đối với khách hàng, nhà cung cấp. 2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng. Cơ cấu tổ chức của văn phòng là hình thức hoặc mô hình cụ thể và loại hình tổ chức quản lý của Công ty, liên kết các mặt công tác của Công ty, phối hợp các yếu tố tổ chức quản lý doanh nghiệp về thời gian, không gian theo một hình thức nhất định, xoay quanh mục tiêu chiến lược sản xuất và kinh doanh của Công ty. Nó hình thành theo sự phát triển không ngừng của sản xuất kinh doanh của Công ty thích ứng với trình độ phát triển lực lượng sản xuất và thể chế quản lý kinh tế, có ảnh hưởng trực tiếp đối với tình hình thực hiện kinh doanh của Công ty. Văn phòng Công ty FPT được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng thực hiện theo nguyên tắc phân công và ủy quyền. Chánh văn phòng của Công ty chịu trách nhiệm trước phó Tổng Giám đốc về toàn bộ hoạt động của văn phòng. Phó văn phòng là người giúp Chánh văn phòng chỉ đạo một mặt công tác theo sự phân công của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh văn phòng đi vắng, việc điều hành hoạt động của văn phòng sẽ do Phó văn phòng được ủy quyền thực hiện với sự đồng ý của phó Tổng Giám đốc. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty bao gồm: Chánh văn phòng. Phó văn phòng. Cán bộ phục vụ quá trình hành chính. Cán bé phụ trách tài sản . Văn thư - thư viện. Lễ tân tổng đài. Tạp vô. Lái xe. Bảo vệ. 2.2.2. Công tác quản lý tại văn phòng Công ty FPT. 2.2.2.1. Cơ sở vật chất. Trang thiết bị chỗ làm việc của văn phòng Công ty FPT được tổ chức và trang bị đúng đắn góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu suất công tác đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. Máy móc thiết bị chủ yếu của Công ty là số lượng máy tính cá nhân tương đối lớn, khoảng hơn 500 chiếc. Tình trạng thay mới và nâng cấp một phần tài sản cố định diễn ra khá tốt. Số máy tính mới được tăng lên rất nhiều, số máy cũ được thanh lý liên tục. Ngoài ra, Công ty có 2 máy Photocopy, mỗi phòng ban đều được trang bị máy in và điều hoà, máy fax. Các tài sản cố định như ô tô, xe máy, điều hoà, máy fax, máy photocopy... được bảo dưỡng và sửa chữa đảm bảo có thể hoạt động liên tục phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Thêm vào đó, để việc sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn và cũng là đặc thù của ngành sản xuất, Công ty có trang bị một hệ thống máy phát điện chạy bằng dầu tương đối lớn, có khả năng cung cấp điện liên tục trong trường hợp bị mất điện đột xuất. Việc ổn định các trang thiết bị như vậy là tương đối đầy đủ để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh trong Công ty. Văn phòng Công ty đã áp dụng phương tiện kỹ thuật trong công tác văn thư theo hướng hiện đại và cơ khí hoá như: trong công việc khởi thảo văn bản, ghi chép dùng máy chữ, máy chụp văn bản, soạn thảo trên máy vi tính. Nó cho phép nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn thư lên gấp nhiều lần, từ đó giảm được số người làm và giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. 2.2.2.2. Mô hình tổ chức công tác văn phòng, tổ chức làm việc và kiểm tra công việc của văn phòng công ty. Bộ máy văn phòng rất quan trọng cho mét doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy này một cách thích hợp và năng động giúp cho các bộ phận phòng, ban khác hoàn thành nhiệm vụ của họ. Văn phòng của Công ty FPT được bố trí theo kiểu mở, các bộ phận làm việc với nhau trong một văn phòng lớn bao gồm: Bộ phận làm việc của Chánh văn phòng. Bộ phận làm việc của Phó văn phòng. Bộ phận làm việc của văn thư. Bộ phận làm việc của quản trị hành chính. Bộ phận photocopy. Riêng bộ phận văn thư được ngăn bằng nhôm, vật liệu nhẹ cách âm, có mối lắp ghép, các vách ngăn làm bằng kính, có lối đi vào giữa các bộ phận. Cách bố trí này cũng có nhiều ưu điểm: bố trí văn phòng kiểu này có thể tận dụng được mặt bằng, dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện làm việc khi bổ sung người. Bố trí văn phòng như vậy tạo nên một không khí làm việc tập thể giữa các bộ phận với nhau, Chánh văn phòng thuận tiện trong việc kiểm tra nhân viên của mình. Nơi làm việc của văn thư gần với các bộ phận khác rất tiện để liên hệ công việc. Phòng làm việc được bố trí theo luồng công việc theo quy trình giải quyết công việc văn phòng hợp lý, do đó giảm được thời gian đi lại, nâng cao năng suất làm việc của cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Tuy nhiên, văn phòng được bố trí theo mặt bằng mở có hạn chế nhất định: mọi người làm việc không tập trung, chịu sự tác động khách quan từ yếu tố bên ngoài. Do hoạt động mang tính đặc thù mà Chánh văn phòng luôn có cuộc tiếp xúc quan trọng với lãnh đạo cơ quan, và với những người đến liên hệ công tác tại cơ quan được bí mật. Văn phòng công ty được tổ chức làm việc theo chế độ một thủ trưởng kết hợp với phân công và ủy quyền. Trong văn phòng, thừa lệnh Tổng Giám Đốc để tổ chức công việc cụ thể trong công tác như về đối nội và đối ngoại. Giúp việc cho chách văn phòng có một phó văn phòng. Phó văn phòng giúp Chánh văn phòng trong việc lãnh đạo chung công tác văn phòng. Phó văn phòng được Chánh văn phòng phân công một số việc của văn phòng, được quyết định và phải chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về công tác được giao. Thông thường, các chương trình công tác của công ty được xây dựng một tuần, một tháng, ba tháng, sáu tháng, một năm. Tức là những công việc được giải quyết theo từng thời kỳ được xác định rõ ràng về mặt nội dung. Sau từng thời kỳ có nhiệm vụ tổng kết lại quá trình hoạt động của mình. Trên cơ sở đó văn phòng công ty có kế hoạch công hợp lý cho từng bộ phận. Kế hoạch công tác là cơ sở đánh giá sự tiến bộ năng lực thực hiện công việc được giao của nhân viên đồng thời là cơ sở để bố trí nhân lực, đầu tư kinh phí trang bị cho văn phòng. Bên cạnh đó, muốn công việc đạt hiệu quả cao, văn phòng thường tổ chức tốt công tác kiểm tra, giám sát. Kiểm tra công việc chặt chẽ và đúng đắn sẽ thúc đẩy tiến trình công việc đúng tiến độ và kế hoạch, việc kiểm tra giúp nhân viên và bộ phận cấp dưới ý thức rõ hơn trách nhiệm của mình, chủ động trong công việc tránh những thiếu sót không đáng có. Thông thường Chánh văn phòng Công ty có trách nhiệm kiểm tra báo cáo, tường trình của công chức và đơn vị chức năng... đồng thời qua các cuộc họp tổng kết đưa ra để đánh giá tình hình. Bố trí nhân sự: Bất cứ một doanh nghiệp, một tổ chức nào đi vào hoạt động muốn có hiệu quả thì ngoài các yếu tố tĩnh vẵn còn cần quan tâm đến các yếu tố động. Một trong những yếu tố động quan trọng nhất chính là con người, bởi sự tồn tại một tổ chức không bao giê thiếu bóng dáng con người, con người là then chốt của mọi hoạt động. Tuy nhiên, để hoạt động có hiệu quả góp phần củng cố và phát triển tổ chức thì người lãnh đạo phải biết tổ chức sắp xếp con người đó vào một cơ cấu nhất định và phù hợp; biết cách điều hành các hoạt động của họ sao cho công việc đạt kết quả cao nhất, chính vì những lẽ đó mà công tác tổ chức cán bộ đã trở thành một mặt không thể thiếu trong hoạt động quản trị hành chính của một cơ quan hay mét doanh ngiệp. Văn phòng Công ty FPT bao gồm 31 người. Trong đó có 11 nhân viên và 20 cộng tác viên. + Bé phận tài sản, văn thư thư viện gồm 4 nhân viên. + Bé phận phục vụ quá trình hành chính bao gồm: Lễ tân, tổng đài, đón đoàn, tạp vụ, có 5 nhân viên và 6 cộng tác viên. + Bé phận lái xe bảo vệ có 10 nhân viên và 6 cộng tác viên: trong đó có 1 nhân viên làm tại cơ sở Cầu Giấy và 4 nhân viên làm tại cơ sở Yết Kiêu. Văn phòng FPT có các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ, với những chức năng không giống nhau. Mỗi một bộ phận phụ trách một công việc riêng biệt để tránh tình trạng giải quyết công việc chồng chéo, mỗi nhân viên trong phòng được quy định và phân công công việc một cách cụ thể. Thực tế cho thấy văn phòng FPT không có tình trạng một người kiêm nhiều công việc khác nhau, vì nếu có như vậy sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công việc chung của toàn công ty.Quan hệ giữa các bộ phận là quan hệ ngang cấp trong cùng một hệ thống nên vừa có sự phân định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng vừa có sự phối hợp lẫn nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của văn phòng. Hầu hết các nhân viên văn phòng đều có trình độ Đại Học, hay Trung cấp và được bố trí công việc đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình. 2.3 Phân tích tình hoạt động chung của văn phòng công ty FPT. Phòng tổ chức hành chính Công ty FPT có nhiệm vụ đảm bảo mọi điều kiện tốt nhất cho các đơn vị sản xuất như mua mới, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị nhà xưởng, điện, nước, vật tư văn phòng cho đơn vị sản xuất. Giải quyết các thủ tục hành chính, quản lý văn thư, giấy giới thiệu phục vụ các đơn vị sản xuất. Quản lý con dấu và thực hiện đúng quy định về xác nhận tư cách pháp nhân của Công ty. Văn phòng công ty FPT được tổ chức và làm việc theo chế độ một thủ trưởng kết hợp với phân công và ủy quyền. trong văn phòng có một Chánh văn phòng có chức năng quản lý chung các mặt hoạt động của văn phòng, thừa lệnh Tổng giám đốc để tổ chức công việc cụ thể trong công ty: về đối nội, đối ngoại, giúp cho Chánh văn phòng có một phó văn phòng. Phó văn phòng giúp Chánh văn phòng trong việc lãnh đạo công tác chung của văn phòng, Phó văn phòng được Chánh văn phòng phân công chỉ đạo, được quyền quyết định một số công việc của văn phòng, và phải chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về công việc được giao. Văn phòng công ty được chia thành các bộ phận: về chuyên môn, nghiệp vụ có các chức năng không giống nhau. Mỗi một bộ phận phụ trách một công việc riêng biệt để tránh tình trạng giải quyết cùng một công việc chồng chéo hoặc trùng lặp. Hay nói cách khác là tránh trường hợp một người khiêm nhiều việc còn người khác lại không có việc làm. Vì vậy, mỗi nhân viên trong văn phòng được quy định và phân công công việc một cách cụ thể. Thực tế cho thấy văn phòng công ty không có tình trạng một người kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, vì nếu như vậy sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công việc chung của toàn Công ty. Quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty là quan hệ ngang cấp trong cùng một hệ thống nên vừa có sự phân định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng vừa có sự phối hợp, hoạt động, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của văn phòng. Hầu hết các cán bộ, công chức văn phòng đều có trình độ Đại học hoặc Trung cấp và đều được bố trí công việc đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình, không có tình trạng nhân viên dư thừa vì không có việc làm. Các bộ phận tại văn phòng luôn bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ hỗ trợ cho bộ phận chức năng. Văn phòng đã lập ra bảng miêu tả công việc cụ thể cho mỗi bộ phận khác nhau và mô tả quá trình hành chính quản trị chi tiết để kiểm soát và đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho hoạt động của Công ty. Công tác hành chính đã có những yêu cầu và quy định nghiêm túc để toàn bộ nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh các quy định, quy trình, quy phạm công tác trong khoa học, kinh tế và công nghệ để FPT trở thành một tổ chức mới giàu mạnh. Chế độ quản lý dân chủ, vai trò công đoàn được coi trọng việc phân phối thu nhập được công khai trong quy chế quản lý sản xuất kinh doanh đã làm toàn thể cán bộ công nhân viên gắn bó với Công ty. Tuy nhiên, văn phòng cần chú ý đến việc bố trí nhân lực cho hợp lý và trang bị thêm các trang thiết bị văn phòng để làm tăng thêm hiệu quả công việc. Ví dụ như: Bộ phận văn thư: khối lượng công việc khá nhiều, đòi hỏi thông tin luôn cập nhật và tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng nhưng biên chế chỉ có một người; mặc dù chưa xảy ra sù sai sót nhưng văn phòng Công ty không nên để tình trạng này tiếp tục kéo dài. Nhân viên văn thư thường phải làm việc quá giê cho nên theo tôi Công ty nên tuyển thêm người vào bộ phận văn thư, phân rõ, cụ thể mỗi người làm một việc riêng để tránh tình trạng một người làm quá nhiều việc. Các chương trình công tác của Công ty được xây dựng một tuần, một tháng, ba tháng, sáu tháng, một năm, tức là những công việc cần được giải quyết trong từng thời kỳ, được xác định rõ ràng về mặt nội dung. Sau từng thời kỳ, văn phòng tổng kết lại quá trình hoạt động đó của mình. Trên cơ sở đó văn phòng có kế hoạch công tác hợp lý cho từng bộ phận, từng công chức trong văn phòng. Đây là công việc không thể thiếu được trong văn phòng. Mỗi công việc đặt ra thì người lập kế hoạch phải xem xét về thời gian và nội dung thực hiện để phân công công việc một cách cụ thể, hợp lý và đầy đủ. Tuy nhiên không phải bao giê các công việc đều được diễn ra đúng kế hoạch dự định, có những trường hợp đột xuất xảy ra, vì vậy người lập kế hoạch cần phải đặt kế hoạch dự trù. Kế hoạch công tác là cơ sở đánh giá sự tiến bộ năng lực thực hiện nhiệm vụ được giao của công chức đồng thời là cơ sở để bố trí nhân lực, đầu tư kinh phí, trang bị cho văn phòng. Bên cạnh đó, muốn công việc đạt kết quả cao, văn phòng phải tổ chức tốt công tác kiểm tra, giám sát. Kiểm tra công việc chặt chẽ và đúng hướng sẽ thúc đẩy tiến triển công việc đúng tiến độ và kế hoạch. Việc kiểm tra sẽ giúp công chức và đơn vị cấp dưới ý thức rõ hơn trách nhiệm của mình, chủ động trong công việc và tránh được những thiếu sót không đáng có. Thông thường, Chánh văn phòng Công ty có trách nhiệm kiểm tra công việc qua các bản báo cáo, tường trình của công chức và các đơn vị chức năng. Tuy nhiên để tránh tình trạng quan liêu thì nhà quản lý cũng có lúc phải xuống các đơn vị cơ sở để kiểm tra tình hình thực tế. Đồng thời, qua các buổi họp, hội nghị, tổng kết nên đưa ra để phân tích đánh giá tình hình. Do văn phòng chưa có quy định cụ thể về nội quy, giê giấc làm việc nên có rất nhiều cán bộ, nhân viên đi làm muộn, hay bá ra ngoài trong giê làm việc cũng như sử dụng giê công vào việc tư. Bên cạnh đó, đa số nhân viên trong phòng ban khi đi ra ngoài, đi ăn trưa... đều không tắt các thiết bị như đèn, quạt,... nên gây ra một phí tổn không nhỏ. Để khắc phục tình trạng này một cách nhanh chóng và có hiệu quả thì không gì hơn ngoài việc đôn đốc, kiểm tra của cán bộ lãnh đạo đối với công việc của nhân viên cấp dưới một cách cụ thể và hợp lý. Văn phòng của Công ty FPT được bố trí theo mô hình mở nên rất tiện cho cán bộ lãnh đạo kiểm tra trong giê làm việc. Mặt bằng văn phòng làm việc của Công ty có diện tích nhỏ gây nên một số khó khăn trong hoạt động của văn phòng. Công việc của Chánh văn phòng là hoạt động mang tính đặc thù nên các cuộc họp, trao đổi của Chánh văn phòng với cán bộ lãnh đạo cấp trên và với các đối tác bên ngoài cần phải được bảo đảm bí mật, không lé thông tin ra ngoài. Do áp dụng xây dựng văn phòng theo mô hình mở nên Chánh văn phòng không có phòng riêng biệt, kín đáo ngay tại mặt bằng hoạt động của văn phòng, chính vì vậy yếu tố bảo mật chưa được bảo đảm một cách toàn vẹn. Ngoài việc bố trí các phòng ban theo luồng công việc, khi xây dựng sơ đồ bố trí văn phòng, cán bộ lãnh đạo cần quan tâm đến một số vấn đề về tải trọng, tiếng ồn, ánh sáng và môi trường. Theo nguyên tắc chung thì các thiết bị nặng nên đặt ở tầng trệt, các thiết bị ồn ào nên được tách rời càng xa càng tốt nơi tập trung nhiêu nhân viên và chú ý đến vấn đề cách âm cần thiết. Nên đặt phòng, ban có các công việc chi tiết nhất ở nơi chiếu sáng tốt nhất của toà nhà để có thể nhận được ánh sáng tự nhiên càng nhiều càng tốt trong giê làm việc. Môi trường của văn phòng cần sạch sẽ và trang trí tươi mát, đảm bảo an toàn, phòng chống hỏa hoạn, có cường độ ánh sáng thích hợp, thông gió, có nhiệt độ thích hợp, tránh tiếng ồn. Trên thực tế cho thấy, văn phòng của Công ty đã được đảm bảo đa số các yêu cầu trên nhưng máy phát điện lại đặt gần văn phòng cho nên mỗi khi mất điện, máy chạy tạo ra tiếng ồn lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên trong văn phòng, nhất là nhân viên văn thư (công việc rất cần sự yên tĩnh). CHƯƠNG III NHỮNG NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SÈ BIỆN PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÔNG TY FPT 3.1. Những nhận xét và đánh giá chung. 3.1.1. Những ưu điểm của văn phòng. FPT là Công ty tin học đầu tiên đạt chứng chỉ ISO 9001 và là Công ty hàng đầu về công nghệ thông tin tại Việt nam. Để đạt được kết quả trên, Công ty đã và đang từng bước nâng cao trình độ chuyên môn, chú tâm đến đào tạo cán bộ, nghiên cứu tin học. Do nhận rõ được tình hình hiện tại nên Công ty đã rất quan tâm đến công tác quản trị hành chính văn phòng nhằm hỗ trợ phòng ban khác hoàn thành tốt công việc của mình. Về cơ bản, khi xây dựng bộ máy văn phòng, Công ty đã nghiên cứu và tuân theo các nguyên tắc quan trọng và cần thiết, biết bố trí nhân lực khá hợp lý và phù hợp với chuyên môn, không có tình trạng nhân viên dư thừa vì không có việc làm. Nhân viên văn phòng có tác phong làm việc nhanh nhẹn, khoa học, các bộ phận tại văn phòng luôn đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ hỗ trợ cho các bộ phận chức năng. Văn phòng đã lập ra bảng miêu tả công việc cụ thể cho mỗi bộ phận khác nhau và mô tả quá trình hành chính quản trị chi tiết để kiểm soát và đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho hoạt động của Công ty. Công tác hành chính đã có những yêu cầu và quy định nghiêm túc để toàn bộ nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh các quy định, quy trình, quy phạm của Công ty. Công tác hành chính là nhân tố cơ bản, hàng đầu củ việc sáng tạo trong khoa học, kinh tế và công nghệ để FPT trở thành một tổ chức mới giàu mạnh. Chế độ quản lý dân chủ, vai trò công đoàn được coi trọng, việc phân phối thu nhập được công khai trong quy chế quản lý sản xuất kinh doanh đã làm toàn thể cán bộ công nhân viên gắn bó với Công ty. Văn phòng Công ty FPT được bố trí theo kiểu mô hình mở. Các bộ phận làm việc với nhau trong một phòng lớn, bao gồm: Bộ phận làm việc của Chánh văn phòng. Bộ phận làm việc của Phó văn phòng. Bộ phận làm việc của văn thư. Bộ phận làm việc của quản trị hành chính. Bộ phận Photocopy. Riêng bộ phận văn thư được ngăn bằng vách nhôm kính cách âm, có lối đi vào giữa các bộ phận. Cách bố trí này có nhiều ưu điểm cho công việc chung của toàn Công ty. Bố trí văn phòng kiểu này có thể tận dụng được mặt bằng, dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện làm việc khi bổ sung người. Bố trí văn phòng mở tạo nên một không khí làm việc tập thể giữa các bộ phận với nhau, Chánh văn phòng thuận tiện trong việc kiểm tra nhân viên của mình. Nơi làm việc của văn thư gần bộ phận khác rất tiện để liên hệ công việc. Phòng làm việc được bố trí theo luồng công việc, theo quy trình giải quyết công việc văn phòng, sự hợp lý đó giảm được thòi gian đi lại, nâng cao năng suất làm việc của cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Nhìn chung, văn phòng Công ty FPT đã thực hiện khá tốt vai trò hỗ trợ cho hoạt động chung của các bộ phận và các đơn vị chức năng trong toàn Công ty, đặc biệt là chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ. Tuy nhiên, việc thực hiện chức năng các dịch vụ hỗ trợ vẫn còn một số bất cập cần lưu ý. 3.1.2. Những tồn tại cơ bản. Tồn tại đầu tiên cần nhắc đến chính là cách bố trí văn phòng mở, việc áp dụng mô hình văn phòng này khiến cho: Mọi người làm việc không tập trung, phải chịu sự tác động khách quan từ yếu tố bên ngoài. Do hoạt động mang tính đặc thù nên các cuộc họp trao đổi của Chánh văn phòng Công ty với cán bộ lãnh đạo cấp trên và với các đối tác bên ngoài cần phải được đảm bảo bí mật, không lé thông tin ra ngoài. Do áp dụng xây dựng văn phòng theo mô hình mở nên Chánh văn phòng không có phòng làm việc riêng biệt, kín đáo ngay tại mặt bằng hoạt động của văn phòng, chính vì vậy yếu tố bảo mật chưa được bảo đảm một cách toàn vẹn. Mặt bằng văn phòng làm việc của Công ty có diện tích hơi nhỏ gây nên một số khó khăn trong hoạt động của văn phòng. Tồn tại thứ hai phải nhắc đến chính là khối lượng của công việc quá nhiều mà người làm việc thì Ýt nên dẫn đến tình trạng hiệu quả công việc chưa cao, nhân viên làm việc quá tải. Ví dụ như: Bộ phận văn thư - lưu trữ: Cán bộ văn thư làm các nhiệm vụ soạn thảo văn bản, sao chụp tài liệu, tiếp nhận và phân phối các loại công văn và thư từ, quản lý và lưu trữ, cấp phát văn phòng phẩm, cung cấp các tài liệu công chứng cho Công ty, tham gia hội thảo, hội nghị... Khối lượng công việc rất nhiều đòi hỏi thông tin luôn cập nhật và công việc phải được giải quyết nhanh chóng, nhưng biên chế chỉ có 1 người nên cán bộ văn thư phải làm việc rất vất vả và thường phải làm quá giê. Theo tôi, bộ phận văn thư nên bổ xung thêm 1 người làm nhiệm vụ lưu trữ, phân loại tài liệu, giảm bớt việc cho cán bộ văn thư. Phòng bảo vệ: mặc dù công tác an ninh trong cơ quan là tốt nhưng với tương lai phát triển của Công ty đòi hỏi phải đảm bảo an toàn tuyệt đối; sắp tới Công ty sẽ xây dựng và phát triển thêm trụ sở nữa đòi hỏi tăng cường công tác bảo vệ. Mặt khác, cũng cần tính đến tình huống sự đột nhập của những phân tử xấu vào gây rối trật tự và phá hoại. Tất cả những yếu tố trên yêu cầu công tác bảo vệ và phòng cháy chữa cháy phải tăng cường hơn nữa. Đặc điểm của công tác bảo vệ là làm việc theo ca, đảm bảo thường trực 24h/ngày. Do đó, phải có số lượng nhân viên để bổ trí hợp lý. Hiện nay, Công ty FPT có 4 nhân viên bảo vệ, mỗi ca trực có 2 người, mỗi ngày chia làm 2 ca. Do đó, bộ phận bảo vệ cần có thêm nhân viên thực hiện nhiệm vụ thường trực. Đồng thời phải có chế độ bồi dưỡng cho nhân viên làm ca đêm, đảm bảo sức khoẻ cho nhân vien hoàn thành nhiệm vụ. Hiện nay, lực lượng phòng cháy chữa cháy còn mỏng. Do vậy văn phòng cần bổ sung người cho bộ phận này. Trước mắt, cần có một cán bộ chuyên trách về công tác phòng cháy chữa cháy. Đội xe: Tương lai phát triển của Công ty là rất lớn, mọi nhu cầu phục vụ tăng lên. Trong đó có nhu cầu về phương tiện đi lại. Số lượng cán bộ phụ thuộc vào số lượng xe hiện có. Mặt khác, theo đặc điểm công việc đã nêu ở trên thì cần có biện pháp quản lý lao động hợp lý để thuận tiện khi điều động. Tồn tại thứ ba chính là môi trường làm việc của văn phòng Công ty FPT, cách bố trí văn phòng này không tuân thủ theo các yêu cầu về ánh sáng, không khí và diện tích hơi nhỏ. Những tồn tại này đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến các dịch vụ hỗ trợ của văn phòng Công ty khiến công việc của bộ phận này chưa thật sự đạt được hiệu quả cao. 3.1.3. Nguyên nhân của những thực trạng trên. Nguyên nhân khách quan: Trụ sở hiện nay của Công ty FPT nằm trên vị trí giao thông thuận lợi nhưng do diện tích còn nhỏ nên Công ty khó mở rộng thêm diện tích văn phòng và Chánh văn phòng không có được phòng riêng. Nguyên nhân chủ quan: Trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng chưa cao do đó khả năng giải quyết nhiều công việc một lúc còn hạn chế. ... 3.2. Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý văn phòng Công ty FPT. 3.2.1. Đẩy mạnh kiểm tra và quản lý các hoạt động của văn phòng. Kiểm tra là một tiến trình xem xét các hoạt động của văn phòng có đúng với các tiêu chuẩn thủ tục và mục tiêu mong đợi hay không giúp hco văn phòng ổn định và phát triển. Kiểm tra sẽ khuyến khích các hành vi phù hợp và ngăn cản các hành vi không phù hợp, bởi vì hầu hết các hoạt động đều tuỳ thuộc vào các hành vi ứng xử của con người. Kiểm tra công việc văn phòng có nhiều khía cạnh như kiểm tra về chất lượng công việc, kiểm tra tài chính, kiểm tra thời gian trong một chõng mực, tính hiệu quả của những phần tương ứng này sẽ tuỳ thuộc vào mức độ hữu hiệu trong công việc giám sát xử lý của người quản lý. Hơn nữa, kiểm tra giúp người quản lý: Đối phó với những bất trắc. Khám phá ra những cái bất thường. Xác định các cơ hội. Xử lý những tình huống phức tạp. Phân quyền có hiệu quả hơn. Trong thời gian qua, việc kiểm tra các hoạt động văn phòng của Công ty diễn ra thường xuyên, đều đặn, các nhân viên thuộc cấp có thể báo cáo trực tiếp cho Chánh văn phòng. Nửa tháng, phòng hành chính họp một lần để đánh giá kiểm tra lại việc thực hiện các kế hoạch vừa qua, tuy nhiên hiệu quả chưa cao. Vì vậy, cán bộ quản lý văn phòng cần thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ hơn, thông qua việc kiểm tra, đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác. áp dụng nghiêm túc, thường xuyên các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của văn phòng. Đồng thời, sử dụng hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng nhằm đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng. 3.2.2. Xây dựng công cụ hoạch định thời gian. Thực tế cho thấy có một số nhân viên trong văn phòng phải làm việc trên tám tiếng mỗi ngày. Tình trạng này diễn ra khá nhiều , có thể mang lại hiệu quả không cao trong công việc. Mặc dù để tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao chất lượng của công việc cũng như của việc kiểm tra, Công ty FPT đã lập ra các bản quy trình công việc về việc tiêu chuẩn hoá một số chức năng văn phòng. Trong bản quy trình công đó đã nêu rõ công việc cho mối chức danh, phạm vi công việc, trách nhiệm, quyền hạn, công việc phải làm, yêu cầu và tiêu chuẩn hoá hoàn thành công việc. Tuy nhiên, để thực hiện các công việc này, Công ty nên đề ra các bảng kế hoạch và lịch công tác hàng ngày. Ví dụ như: Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay, kèm theo các cuộc hẹn và ô kiểm tra xem đã thực hiện như thế nào vào ngày hôm sau. Bảng danh sách công việc làm trong tuần, xếp theo thứ tự tầm quan trọng và các ô phải làm ngay, có cột ghi mục ưu tiên và cột ghi ngày đến hạn. Ngoài ra, mỗi nhân viên trong văn phòng sẽ nhận được các tường trình các công việc của mình để tiện cho Chánh văn phòng kiểm soát và là thông tin hữu Ých. Vd: 1) Loại tường trình kiểm tra hệ thống văn thư và lưu trữ hồ sơ. 2) Bản tường trình về việc cung cấp văn phòng phẩm và thiết bị về việc tiêu chuẩn đo lường, đánh giá công tác quản trị lương bổng... 3) Bản tường trình phân tích chi phí những công việc hành chính như thư từ, điện tín, điện thoại... 4) Bản tường trình hàng năm của mỗi bộ phận. Cuối mỗi tuần, các bản tường trình này được nép lên Chánh văn phòng, từ đó Chánh văn phòng sẽ có những xem xét, điều chỉnh, nhắc nhở để toàn bộ cán bộ, nhân viên trong văn phòng hoàn thành tốt hơn công việc của mình. Điều này sẽ làm tăng chất lượng, hiệu quả công việc và nâng cao ý thức tự giác của cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Mỗi cán bộ nhân viên trong văn phòng sẽ là một kiểm soát viên, Chánh văn phòng sẽ tiết kiệm được thời gian để tập trung vào các công việc khác. Tuy nhiên, những lần kiểm soát đột xuất vẫn là không thể thiếu được. Ví dô: BẢNG DANH SÁCH CÁC CÔNG VIỆC PHẢI LÀM HÔM NAY Ngày: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 1` s¾p xÕp c¸c cuéc hÑn : : : : : : Ghi chó: 3.2.3. Lập ra cẩm nang cho công việc. Cẩm nang là một tập sách nhỏ và mỏng dưới dạng tờ rơi được đóng lại bằng cách đục lỗ, để khi cập nhật hoá, ta có thể thay lại vài trang dễ dàng. Cẩm nang giúp cho Công ty, khách hàng và gia đình của nhân viên hiểu rõ về Công ty. Cẩm nang có thuận lợi là giúp thống nhất các hoạt động, giúp hoạt động được thường xuyên, ai cũng có thể hiểu được công việc mình đảm nhận và phân định rõ quyền hạn. Cẩm nang hành chính gồm các phần sau: 1/ Giới thiệu về lịch sử của Công ty. 2/ Sơ đồ toàn bộ tổ chức của Công ty. 3/ Sơ đồ cơ cấu tổ chức hành chính cho thấy rõ trách nhiệm và các tuyến quyền hạn. 4/ Liệt kê mục tiêu của mỗi bộ phận hành chính. 5/ Thông tin về mỗi bộ phận hành chính có riêng sơ đồ tổ chức. 6/ Các chính sách của Công ty một cách tổng quát và các quỹ phóc lợi. 7/ Lề lối làm việc và thái độ mà nhân viên cần có. Cẩm nang nên được phân phối cho từng nhân viên mang về nhà tham khảo để các thành viên trong gia đình họ có dịp hiểu rõ về Công ty và vì thế sẽ hỗ trợ nhân viên trong tình huống cần thiết. 3.2.4. Sắp xếp và bố trí nhân sự hợp lý. Sự đổi mới là cần thiết nhưng phải có tính kế thừa. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý văn phòng không phải là công việc dễ dàng. Do vậy, những biện pháp để sử dụng tốt nhân sự đặc biệt tạo điều kiện để gọ tích cực đóng góp sức lao động cho văn phòng là giải pháp trước mắt. Hiện tại, phòng hành chính gồm 11 nhân viên và 20 cộng tác viên. Trong đó bộ phận tài sản văn thư, thư viện gồm 4 nhân viên mà chỉ có 01 nhân viên văn thư, do đó cần bổ sung thêm 01 người chuyên trách về công tác này. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của văn phòng và công việc hiện tại thì Chánh văn phòng cần bổ sung thêm 01 thư ký để gíup đỡ Chánh văn phòng sắp xếp các công việc một cách hợp lý. Với số lượng cán bộ khá lớn đang làm việc trong công ty, việc chăm sóc sức khỏe cho cán bộ công nhân viên rất quan trọng đối với đời sống sức khỏe của mọi người. Do đó văn phòng nên lập ra phòng y tế , có các y tá, bác sỹ có trình độ chuyên môn cao để có thể xử lý các tình huống xảy ra trong lúc làm việc. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, nên dùa vào đặc điểm và tình hình chung của công ty. Hiện nay, lực lượng phòng cháy, chữa cháy còn mỏng, vì vậy văn phòng cần xem xét và bổ sung thêm người. Vậy theo em cần có một cán bộ chuyên trách về công tác phòng cháy, chữa cháy tại công ty. Do tính chất của công việc được bố trí theo luồng và theo quy trình , Văn phòng cần bổ sung thêm 01 cán bộ phụ trách tổ chức lao động thực hiện nhiệm vụ tổ chức và quản lý lao động của văn phòng Để tiến hành công việc này có hiệu quả, Chánh văn phòng nên: Đánh giá lại nhân sự về các mặt như: trình độ chuyên môn, năng lực, sở trường, tuổi đời, giới tính,... Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lượng. Qua đó xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân bộ phận đang đảm nhiệm đã phù hợp hay chưa. Nếu đã phù hợp thì giữ nguyên, nếu chưa thì: + Tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầu. + Hoặc là bố trí vào công việc khác phù hợp hơn. Cũng từ việc khảo sát, xác định được số nhân sự cần thiết để thực hiện công việc đó. Ch¸nh V¨n phßng C¸n bé phôc vô qu¸ tr×nh HCQT Phã phßng C¸n bé tæ chøc lao ®éng Y tÕ B¶o vÖ L¸i xe T¹p vô §oµn ra §oµn vµo LÔ t©n Tæng ®µi ISO V¨n th­ Th­ viÖn Tµi s¶n 3.2.5. Tăng cường công tác đào tạo, bối dưỡng cho cán bộ nhân viên văn phòng Công ty. Muốn thực hiện tốt vai trò hỗ trợ cho các hoạt động trong toàn Công ty, đảm bảo chức năng tham mưu tổng hợp – xử lý thông tin hành chính hỗ trợ và dịch vụ hỗ trợ. Ngoài các điều kiện về vật chất thì con người là nhân tố quan trọng quyết định. Nhân viên văn phòng ngày nay cần được đào tạo và bối dưỡng, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn. - Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn: trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời, đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp. Hình thức đào tạo: + Đối với cán bộ công nhân viên tuổi đã cao nên bố trí vào hình thức đào tạo ngắn hạn, cuốn chiếu tổ chức tại cơ quan. + Đối với cán bộ công nhân viên trẻ, cần bố trí theo học chương trình dài hạn ở các trường Đại học, Cao đẳng. Đặc biệt, khuyến khích loại lao động này tự chủ động học tập nghiên cứu để nâng cao trình độ. Kinh phí cho đào tạo: có thể đơn vị bao cấp toàn bộ, hoặc chỉ trợ giúp một phần. Ngoài ra, hiện nay hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều được trang bị máy vi tính, cùng với yêu cầu của công việc đòi hỏi cán bộ công nhân viên phải biết sử dụng. Các cán bộ lãnh đạo cũng nên theo học các líp bối dưỡng nâng cao để ngày càng hoàn thiện hơn trình độ nghề nghiệp của mình với yêu cầu của công việc và với quá trình đối mới văn phòng theo hướng hiện đại hơn. - Công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lao động. Để có một độ ngò cán bộ công nhân viên đủ năng lực, trình độ, thì việc tuyển chọn lao động ở văn phòng cần phải được quan tâm đúng mức. Cụ thể: + Thứ nhất, phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn: trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn, trình độ tin học, ngoại ngữ, tuổi đời, sức khoẻ, thậm chí cả giới tính. Việc xây dựng các tiêu chuẩn trên phải căn cứ vào yêu cầu của công việc cần tuyển người, căn cứ vào quy định của Công ty FPT và các quy định riêng của văn phòng. Tuỳ theo những công việc khác nhau mà có các tiêu chuẩn khác nhau. + Thứ hai, đảm bảo thực hiện đúng những quy định của Nhà nước về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc... đối với lao động được tuyển dụng. Với mét số biện pháp trên, văn phòng Công ty FPT sẽ có thể hoàn thiện thêm một bước về công tác tổ chức quản lý văn phòng, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc, hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ hỗ trợ cho các bộ phận chức năng khác trong toàn Công ty. 3.2.6. Cải thiện điều kiện làm việc của các phòng ban trong văn phòng Công ty. Điều kiện làm việc là một trong những yếu tố quan trọng giúp cán bộ, công nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình. Trong những nguyên tắc về xây dựng sơ đồ bố trí văn phòng làm việc thì nguyên tắc về điều kiện môi trương làm việc rất được chú trọng đến. Những phòng ban nào có các công việc chi tiết nên được nhận nhiều ánh sáng tự nhiên nhất, vấn đề cách âm cần được bảo đảm... Theo em, nơi làm việc của bộ phận văn thư nên được mở rộng diện tích và đặt ở gần cửa sổ để nhận thêm đựoc nhiều ánh sáng tự nhiên hơn vì yêu cầu của công việc này không cho phép được xảy ra bất kỳ một sai sót nhỏ nào. Hiện nay văn phòng Công ty FPT được tổ chức theo mô hình mở. Tuy nhiên, do yêu cầu của công việc mang tính bảo mật và nhằm nâng cao năng suất làm việc của nhân viên trong văn phòng, lãnh đạo công ty có thể bố trí lại phòng cho hợp lý hơn. Chỗ làm việc của Chánh văn phòng nên được bố trí trong một phòng riêng biệt và gần với các bộ phận trong phòng hành chính nhằm đảm bảo được bí mật, không lé thông tin ra ngoài. Mở rộng diện tích phòng hành chính, tạo lối đi giữa các bộ phận rộng hơn, nên có vách ngăn ở mỗi bộ phận. Ngoài ra, cần bố trí thêm phòng y tế riêng biệt với cán bộ y tế có đủ chuyên môn để chăm sóc sức khỏe cho nhân viên trong công ty. Sơ đồ đề xuất bố trí các phòng làm việc tại Công ty FPT Cöa vµo V¨n th­ Phã phßng Phßng y tÕ CÇu thang Phßng cña Ch¸nh v¨n phßng C¸n bé phô tr¸ch nh©n sù C¸n bé phôc vô HCQT Trong sơ đồ đề xuất trên, em đã mạnh dạn xin sắp xếp lại phòng ban cho phù hợp hơn với yêu cầu công việc, nhằm tăng hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng Công ty. 3.2.7. Ban hành bản nội quy làm việc. Mỗi bộ phận, chức danh trong văn phòng có nhiệm vụ, trách nhiệm riêng, được phân công theo quy chế của cơ quan văn phòng quy định của văn phòng. Điều đó nhằm tạo ra sự độc lập phối hợp cao nhất, thực hiện tốt chức năng của văn phòng, giúp nhà lãnh đạo điều hành quản lý tốt mọi hoạt động của Công ty. Xuất phát từ điều này, việc ban hành những quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ làm việc của toàn cơ quan và của mỗi chức danh trong văn phòng là điều cần thiết để hoàn thiện hơn nữa tổ chức quản lý bộ máy. Bản nội quy bao gồm từ giê giấc làm việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng cho đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi chức danh, sẽ nhắc nhở mọi người nâng cao ý thức tự giác, làm tăng hiệu quả và chất lượng công việc lên một phần đáng kể. Xin được đưa ra một ví dụ: QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CHỨC DANH BẢO VỆ CƠ QUAN 1- CHỨC NĂNG CHUNG - Thường xuyên xem xét, nghiên cứu, đề xuất những biện pháp nhằm bảo vệ an toàn chung cho toàn cơ quan về các mặt: chính trị, kinh tế, hoả hoạn,... - Sau khi có chủ trương, kế hoạch, biện pháp của Giám đốc ban hành, bộ phận bảo vệ tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình mà tổ chức thực hiện. 2- NHIỆM VỤ BẢO VỆ CƠ QUAN. - Nắm bắt tình hình, đề xuất biện pháp, kế hoạch nhằm phát hiện ngăn chặn kịp thời hiện tượng tiêu cực có thể xảy ra, báo cáo lãnh đạo xem xét giải quyết. - Đôn đốc mọi người trong cơ quan thực hiện các nội quy, chế độ, biện pháp an toàn do cơ quan đề ra được nghiêm chỉnh. - Thống kê, báo cáo, đề xuất hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với những người có công hoặc có thiếu sót trong công tác bảo vệ an toàn cơ quan nhằm phát huy ưu điểm và khắc phục khuyết điểm của cán bộ công nhân viên. - Giữ bí mật cơ quan, không được tiết lé với bất kỳ ai trong bất kỳ điều kiện và hoàn cảnh nào. 3- QUYỀN HẠN - Kiểm tra, theo dõi, hướng dẫn cán bộ, công nhân viên trong cơ quan chấp hành đầy đủ nghiêm chỉnh chế độ nội quy của cơ quan đã ban hanh. - Mỗi nhân viên phải chấp hành nghiêm chỉnh mọi chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nước, chế độ nội quy của cơ quan ban hành như cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Không có trường hợp ngoại lệ. 4- QUYỀN LỢI - Cơ quan thực hiện đầy đủ mọi chế độ, chính sách mọi quyền lợi của cán bộ, nhân viên trong cơ quan và những quyền lợi của nhân viên bảo vệ được quy định trong các văn bản Nhà nước. - Nhân viên bảo vệ có thành tích xuất xắc trong công tác bảo vệ được cơ quan xem xét, khen thưởng thích đáng. Thiếu trách nhiệm hoặc vi phạm nội quy của cơ quan, quy định bảo vệ cũng sẽ bị xử lý theo mức độ vi phạm. 5- ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH. - Bản quy định này được áp dụng trong toàn cơ quan. - Lãnh đạo các phòng ban có trách nhiệm phối hợp với nhân viên bảo vệ triển khai hướng dẫn cán bộ, công nhân viên bộ phận mình thực hiện nghiêm chỉnh, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên bảo vệ hoàn thành nhiệm vụ, thực hiện đúng bản quy định đã đề ra. - Ai chấp hành tốt sẽ được khen thưởng thoả đáng, ngược lại ai vi phạm sẽ bị xử lý tuỳ theo mức độ sai phạm. - Các bản quy định trước đây về công tác bảo vệ cơ quan trái với bản quy định này đều bãi bỏ. Bản quy định có hiệu lực kể từ ngày ký. 3.3. Một số kiến nghị để tiến hành tăng cường công tác quản lý về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý văn phòng. Phần trên là một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý văn phòng Công ty FPT. Sau đây, em xin được nêu ra một số kiến nghị để đảm bảo thực hiện công tác hoàn thiện, đó là: Lãnh đạo văn phòng phải là người đề ra và chỉ đạo tiến hành công tác này. Phòng Hành chính, cụ thể là bộ phận tổ chức nhân sự thực hiện công tác tổ chức, đôn đốc, kiểm tra ở các bộ phận. Cán bộ quản lý phải có trách nhiệm cao trong quá trình thực hiện. Phải làm cho cán bộ công nhân viên trong văn phòng hiểu rõ ý nghĩa của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đơn vị, tạo được sự đồng tình và ủng hộ của từng cá nhân và tập thể lao động, thu hót họ tham gia vào công tác quản lý. Đây là yếu tố rất quan trọng quyết định sự thành công. Bởi lẽ, công tác hoàn thiện không chỉ là trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo đơn vị, mà còn là trách nhiệm của cả tập thể. Phải xây dựng được kế hoạch, mục tiêu cụ thể cho công tác này. Trong quá trình thực hiện, phải bám sát kế hoạch mục tiêu đã đề ra, điều chỉnh kịp thời những vấn đề không phù hợp. Phối hợp với Ban tổ chức cán bé - Đào tạo, các đơn vị liên quan để đưa ra các phương thức tiến hành thích hợp để có hiệu quả cao. Cuối cùng, việc tiến hành công tác hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải thận trọng, không ồ ạt, đảm bảo thống nhất và hiệu quả. Kết quả đạt được phải khớp với yêu cầu đề ra, hợp tình hợp lý, là một bộ máy năng động và linh hoạt, không cồng kềnh. LỜI KẾT Xã hội ngày càng phát triển dẫn đến sự biến đổi mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực. Sự phát triển gắn liền với quá trình tập trung và chuyên môn hóa cao, đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quá trình hoạt động của một tổ chức. Một cơ cấu tổ chức tốt phải thể hiện sự phân công quyền hạn và trách nhiệm, sự phối hợp, sự ủy quyền và tầm hạn quản trị. Do đó tổ chức quản lý văn phòng là một công việc hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp, cơ quan. Đặc biệt trong nền kinh tế mở hiện nay thì sự thành công hay thất bại ở mọi doanh nghiệp, cơ quan phần nào là do việc tổ chức, quản lý văn phòng quyết định. Nhờ có văn phòng đảm bảo tốt công việc phục vụ mà hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp luôn được thông suốt, đạt được hiệu quả cao. Trong thời gian tìm hiểu thực tế hoạt động của văn phòng tại công ty FPT, kết hợp với kiến thức đã được học ở nhà trường, bên cạnh sự giúp đỡ chỉ bảo của thầy giáo hướng dẫn – Giáo sư Tiến sĩ Đinh Văn Tiến, Thạc sĩ Trịnh Thanh Hà, các thầy cô giáo trong khoa Hành Chính Doanh nghiệp, cùng với việc tạo điều kiện thuận lợi của các anh/chị trong Công ty FPT, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến về công tác tổ chức bộ máy văn phòng. Tuy nhiên, đây là một vấn đề phức tạp, do thời gian thực tập cũng như trình độ trình độ lý luận thực tế còn hạn chế, nên chắc chắn những đánh giá và ý kiến đưa không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy, cô giáo và các anh/chị trong Công ty để hoàn thiện hơn nữa kỹ năng đánh giá, phân tích và nâng cao khả năng áp dụng những kiến thức đã học của mình, từ đó có thể đưa ra các giải pháp thiết thực hơn nữa cho việc hoàn thiện tổ chức Văn phòng Công ty FPT. Một lần nữa em xin cám ơn sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn- GS,TS Đinh Văn Tiến, Thạc sỹ Trịnh Thanh Hà, các thầy , cô giáo trong khoa hành Chính Doanh nghiệp, các anh/chị trong Văn phòng Công ty FPT đã tạo điều kiện giúp đỡ em hòan thành luận án tốt nghiệp này. Hà Nội, tháng 01/2001 Sinh viên Nguyễn Thanh Huyền TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình tổ chức quản lý văn phòng doanh nghiệp- Trường ĐH Quản lý và kinh doanh Hà Nội Giáo trình tổ chức quản lý – Biên soạn KS- ThS Phạm Quang Lê- Trường ĐH Quản lý và kinh doanh Hà Nội Giáo trình hành chính doanh nghiệp- Trường ĐH Quản lý và kinh doanh Hà Nội Giáo trình hành chính doanh nghiệp( Những vấn đề cơ bản)- Trường ĐH Quản lý và kinh doanh Hà Nội Giáo trình quản trị văn phòng doanh nghiệp- Phạm Hưng- Nguyễn Văn Đáng- Lê Văn In Giáo trình quản trị hành chính văn phòng- Mike Harvey Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty FPT Sổ tay Kiểm tra chất lượng Công ty FPT. MỤC LỤC Trang Lời nói đầu 1 Chương I: Lý luận chung về tổ chức quản lý bộ máy văn phòng3 3 1.1. Sù cần thiết của văn phòng3 3 1.2. Nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng6 6 1.3.Quản lý văn phòng14 14 Chương II: Tổng quan về công ty FPT 2.1.Khái quát về tổ chức và hoạt động của công ty, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn192.2.Tổ chức quản lý bộ máy văn phòng công ty FPT242.3.Phân tích tình hình hoạt động chung của văn phòng 19 2.2.Tæ chøc qu¶n lý bé m¸y v¨n phßng c«ng ty FPT 24 2.3.Ph©n tÝch t×nh h×nh ho¹t ®éng chung cña v¨n phßng công ty FPT.31 31 Chương III: Những nhận xét đánh giá và một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý bộ máy văn phòng công ty FPT 3.1. Những nhận xét và đánh giá chung38 38 3.2.Mét số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý văn phòng công ty FPT42 42 3.3. Một số kiến nghị để tiến hành tăng cường công tác quản lý bộ máy văn phòng54 54 Lời kết 56 Tài liệu tham khảo 58 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Tên sinh viên : NGUYỄN THANH HUYỀN Líp : 214 – HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Giáo viên hướng dẫn : Giáo sư, Tiến sỹ ĐINH VĂN TIẾN Thạc sỹ TRỊNH THANH HÀ Tên đề tài: “Tăng cường công tác quản lý văn phòng của công ty FPT” ĐIỂM: - BẰNG SỐ: - BẰNG CHỮ: NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI PHẢN BIỆN Tên sinh viên : NGUYỄN THANH HUYỀN Líp : 214 – HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Họ tên người phản biện: : Chức vô: Tên đề tài: “Tăng cường công tác quản lý văn phòng của công ty FPT” ĐIỂM: - BẰNG SỐ: - BẰNG CHỮ: