Luận văn Thông tin cho các doanh nghiệp ở Trung tâm Thông tin Thương mại thuộc Bộ Thương mại - Hiện trạng và phương hướng phát triển

Đây là hướng đi mới của Trung tâm bắt nhịp với thời đại mà thế giới đang “internet hóa” và ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi mặt của đời sống. Tuy trong những lĩnh vực này, Trung tâm còn nhiều bỡ ngỡ nhưng cũng đã cố gắng hoàn thành nhiệm vụ và luôn tự hoàn thiện, nâng cao kỹ năng và trình độ của cán bộ công nhân viên để đáp ứng kịp thời các hoạt động trong lĩnh vực này. Chính vì vậy, trong năm vừa qua, bên cạnh 2 trang web “truyền thống” của Trung tâm là VINANET và ASEMCONNECT, Trung tâm đã đưa 2 trang web mới đi vào hoạt động là trang Thông tin thương mại Việt nam và trang Rau hoa quả Việt nam. b) Quá trình tổ chức hệ thống thu thập và xử lý thông tin và cung cấp thông tin: - Là một tổ chức chuyên tin, Trung tâm Thông tin Thương mại - Bộ Thương mại cũng có hệ thống thu thập thông tin rất phong phú. Trung tâm có thể thu thập tài liệu từ rất nhiều nguồn như: qua internet, qua thực hiện điều tra khảo sát thực tế, qua các tài liệu sẵn có hay tài liệu từ việc liên kết hợp tác với các tổ chức thông tin khác. Nguồn thông tin chủ yếu và thường xuyên của Trung tâm là từ internet và các tài liêu sẵn có. Đây là nguồn tài liệu vô cùng phong phú xong để có thể thu thập được những thông tin chính xác và tin cậy trung tâm phải sử dụng những nhân viên có trình độ chuyên môn cao cũng như có cá kỹ năng cần thiết về mạng internet và tra cứu thông tin. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng thường xuyên tổ chức những cuộc điều tra khảo sát thực tế trên thị trường môt cách định kỳ và khi cần thiết để thu thập thêm các tin tức thật sự nóng hổi, sát thực với thị trường. Và để nguồn tài liệu thu thập được phong phú, Trung tâm đã tạo mối quan hệ hợp tác và liên kết với nhiều tổ chức khác như Trung tâm Thông tin Kinh tế Quảng Tây của Trung Quốc, Cục Quản lý Thị trường, Cục Công nghệ thông tin và thống kê Hải quan,… Về vấn đề xử lý thông tin, Trung tâm dựa trên 2 nguồn lực chính là cán bộ công nhân viên của Trung tâm và hệ thống công nghệ, máy tính, mạng nội bộ của Trung tâm. Để nâng cao trình độ và năng lực của nhân viên trong việc xử lý các tài liệu để tạo thành những sản phẩm thông tin hữu ích, Trung tâm luôn tạo mọi điều kiện để nhân viên phấn đấu học tập, nâng cao trình độ. Thêm vào đó, Trung tâm thưòng xuyên tổ chức các lớp đào tạo về Thương mại điện tử, về WTO, về Kinh tế quốc tế, cử cán bộ tham gia các hội thảo tại nước ngoài như ở Trung Quốc, ở Nam Phi, ở Sinhgapore, trao đổi các đoàn công tác để giao lưu và học tập kinh nghiệm lẫn nhau với các tổ chức chuyên tin mà Trung tâm hợp tác ở cả thị trường trong nước và quốc tế. Ngoài ra, Trung tâm luôn có phong trào nghiên cứu khoa học để nâng cao trình độ của nhân viên một cách chuyên sâu hơn. Để sản phẩm thông tin thêm phong phú với nhiều khía cạnh phân tích đa dạng, Trung tâm cũng có đội ngũ các cộng tác viên đông đảo khắp mọi miền trên đất nước đặc biệt là ở các chi nhánh và ở các văn phòng đại diện nơi mà đội ngũ cán bộ của Trung tâm chưa thật sự đáp ứng được nhu cầu thu thập và phân tích thông tin. Nhờ thế, các bản tin của Trung tâm nói riêng và các sản phẩm thông tin của Trung tâm nói chung luôn thể hiện những cái nhìn từ nhiều góc độ trên thị trường và xã hội, xác thực hơn và hữu ích hơn đối với nhiều đối tượng doanh nghiệp khác nhau. Khi đã thu thập và xử lý được những thông tin thu thập được để cho ra những sản phẩm phù hợp, Trung tâm cũng cố gắng để các bản tin đến tay các doanh nghiệp ở nhiều hình thức đa dạng. Với những bản tin chuyên ngành, nếu các doanh nghiệp có yêu cầu, Trung tâm cũng có thể cung cấp thông tin bằng các hình thức khác như đĩa CD Rom, văn bản, hình ảnh hay thậm chí gửi trực tiếp qua mạng internet. c) Quá trình ký và thực hiện hợp đồng cung cấp thông tin: Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng thông tin của Trung tâm đều có mong muốn sử dụng lâu dài. Chính vì vậy, Trung tâm thực hiện đầy đủ các bản hợp đồng cam kết cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp và thực hiện nghiêm túc những điều khoản đã quy định trong hợp đồng đối với các đối tác doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng bản tin của Trung tâm. Với 6 bản tin trực thuộc, Trung tâm Thông tin Thương mại-Bộ Thương mại luôn chú trọng việc ký kết hợp đồng trong việc cung cấp các bản tin của mình. Điều này không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp trong hoạt động cung cấp thông tin mà còn là lời cam kết về chất lượng sản phẩm và khả năng cung cấp sản phẩm có chất lượng cho các doanh nghiệp của Trung tâm. Hàng năm, Trung tâm Thông tin Thương mại luôn có số hợp đồng cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp lớn. Nhìn chung, các hợp đồng này có xu hướng ngày càng tăng. Tuy nhiên, thời gian vừa qua là khoảng thời gian mà có một số bản tin hoạt động không hiệu quả nên số lượng hợp đồng ký kết cũng không ổn định. Nhưng số lượng hợp đồng chung của Trung tâm vẫn khá ổn định nhờ một số đơn vị hoạt động với hiệu quả ổn định như Bản tin Thông tin Thương mại và Bản tin Ngoại thương. Bảng 11 sẽ cung cấp khái quát về tình hình các hợp đồng cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp của Trung tâm. Bảng 11: Số lượng hợp đồng đặt hàng của các doanh nghiệp Năm Số lượng (bản) Biến động Tuyệt đối (bản) % tăng 2004 10209 --- --- 2005 10498 289 2.8% 2006 11508 1010 9.62% Ngoài việc ký kết các bản hợp đồng cung cấp các bản tin, Trung tâm còn nhận các hợp đồng thực hiện điều tra, khảo sát thị trường trực tiếp từ các doanh nghiệp. Điều này thể hiện Trung tâm rất năng động trong việc cung cấp và ký kết các hợp đồng thông tin. d) Quá trình tổ chức xuất bản và cung cấp thông tin: Trung tâm có thể tự chủ về việc xuất bản và cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp. Bởi Trung tâm có bộ phận sản xuất và dịch vụ riêng trực thuộc Trung tâm. Phòng xuất bản hoạt động đều đặn và xưởng in luôn được quan tâm gia cố máy móc thường xuyên nên đảm bảo được việc xuất bản và cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp được đúng kỳ hạn và đều đặn. e) Quá trình quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động cung cấp thông tin: Trong thời đại bùng nổ thông tin như ngày nay, để tạo được niềm tin cho các doanh nghiệp, Trung tâm luôn phải tiến hành quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động cung cấp thông tin của mình một cách thường xuyên để có thể kịp thời khắc phục những khiếm khuyết và phát huy những lợi thế để xuất bản ngày càng chất lượng hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của các doanh nghiệp. Mỗi bản tin đều có nhóm biên tập riêng để tiện quản lý và thống kê ý kiến phản hồi của khách hàng. Trung tâm thực hiện thống kê ý kiến phản hồi theo từng năm thậm chí nếu cần thiết là theo từng quý để kịp thời cơ cấu lại các bản tin cho phù hợp và hiệu quả hơn. Chính vì vậy, Trung tâm luôn nhận được những lời khen từ các khách hàng của mình vì họ tìm thấy ở các sản phẩm của Trung tâm những thông tin mà họ cần, những phân tích sâu sắc phục vụ đắc lực cho quá trình ra các quyết định kinh doanh của các doanh nghiệp. … “Các thông tin về hoạt động kinh doanh tiền tệ cũng như thương mại của Bản tin Thông tin thương mại rất có ích cho hoạt động của hệ thống Ngân hàng nói chung và hệ thống Ngân hàng chính sách xã hội nói riêng…” LÝ THỊ HUY PHƯỢNG – Giám đốc Ngân hàng chính sách xã hội chi nhánh An Giang … “Việc cung cấp thông tin thương mại thường xuyên của quý Trung tâm Thông tin Thương mại giúp cho chúng tôi rất nhiều trong phương hướng kinh doanh của mình…” ĐỖ CÔN THÀNH – Giám đốc Công ty khai thác và dịch vụ Thủy sản Cà Mau … “Bản tin chuyên ngành GTVT & XD là những thông tin rất cần thiết cho các doanh nghiệp để tham khảo tình hình thực tế thị trường trong xây dựng và vật liệu xây dựng của ngành GTVT trong cả nước, phục vụ cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp…” LÊ TỰ THUYẾT – GĐ Xí nghiệp xây dựng và KDTB GTVT 516 2.3. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN - BỘ THƯƠNG MẠI: Qua quá trình hoạt động và hiệu quả hoạt động trong những năm vừa qua của Trung tâm Thông tin Thương mại thuộc Bộ Thương mại, có thể thấy những ưu điểm và những hạn chế sau: 2.3.1. Những ưu điểm: Trước hết, về tình hình lao động của Trung tâm không ngừng được nâng cao cả về mặt số lượng và chất lượng. Số lượng của Trung tâm tăng lên nhằm đáp ứng quá trình hoạt động ngày càng đa dạng và hiệu quả của Trung tâm trong những năm vừa qua. Con số cán bộ công nhân viên nhanh chóng tăng lên theo từng năm: năm 2004 tăng 32 người, năm 2005 tăng 67 người, năm 2006 tăng 20 người. Song song với việc số lượng nhân viên tăng lên nhanh chóng, trình độ và kỹ năng của nhân viên cũng thường xuyên được quan tâm và có xu hướng được nâng cao. Tính đến năm 2006, Trung tâm đã có 2 tiến sĩ, 4 thạc sĩ và 350 người tốt nghiệp đại học chiếm tới 88.34% số lượng cán bộ công nhân viên và con số này có xu hướng đang ngày được nâng cao hơn nữa. Về trình độ công nghệ thông tin, Trung tâm đã phần nào tiếp cận được với công nghệ hiện đại, tiên tiến. Trung tâm không chỉ chú trọng phát triển hạ tầng cơ sở mạng nội bộ, mạng internet,các phần mềm chuyên dụng mà còn quan tâm phát triển về Thương mại điện tử. Hầu hết hoạt động của các đơn vị trực thuộc đều được vi tính hóa, nối mạng nội bộ, trang bị công nghệ phần mềm cho các hoạt động thu thập, xử lý và quản lý thông tin. Cơ cấu tổ chức hoạt động của Trung tâm cũng tương đối chặt chẽ và ổn định mặc dù trong những năm qua Trung tâm có sự biến động mạnh mẽ về quy mô hoạt động. Để quá trình quản lý được đều đặn và ổn định trong quá trình đa dạng hóa các sản phẩm thông tin, Trung tâm tỏ ra quan tâm đến việc gia tăng cán bộ quản lý cấp cơ sở nên đến năm 2006 Trung tâm có 41 cán bộ cấp trưởng phó phòng và dự định sẽ tăng lên khoảng 5 đến 6 người nữa trong năm 2007 nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động cung cấp thông tin của Trung tâm. Về lĩnh vực thu thập thông tin, Trung tâm đã thiết lập được những mối quan hệ hợp tác lâu dài với một số tổ chức chuyên tin khác để đảm bảo cho nguồn tin của Trung tâm luôn phong phú và sát thực. Các tổ chức mà Trung tâm hợp tác cũng không chỉ bó hẹp ở thị trường trong nước mà đã vươn ra thị trường thế giới đảm bảo cung cấp nguồn thông tin và kinh nghiệm quốc tế trong việc cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp. 2.3.2. Những hạn chế: Tuy nhiên, nói đến những ưu điểm của Trung tâm thì không thể không nói đến những tồn tại còn chưa thể khắc phục do một số nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan. Đó là: Mặc dù, trong những năm vừa qua, hệ thống cơ sở vật chất của Trung tâm đã được cải thiện nhiều nhưng điều kiện làm việc của một số đơn vị trực thuộc Trung tâm vẫn vô cùng khó khăn chẳng hạn: Bản tin Thông tin Thương mại, Bản tin Thị trường, … Trung tâm cũng rất quan tâm đến điều này và luôn đặt trong kế hoạch việc cải thiện diện tích làm việc và cơ sở vật chất làm việc cho các đơn vị trong thời gian tới. Bên cạnh đó, sự mở rộng hoạt động của các đơn vị trực thuộc Trung tâm cũng mang tính đa dạng hóa nội bộ. Chính vì vậy, sản phẩm ra đời của các đơn vị đôi khi còn mang tính trùng lặp, có thể bổ trợ cho nhau. Tuy nhiên, giữa các đơn vị trực thuộc trung tâm nói chung và giữa các bản tin nói riêng còn thiếu sự hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau để tạo ra những sản phẩm chất lượng hon và đáp ứng đa dạng nhu cầu hơn. Vì vậy, nếu có sự hợp tác chặt chẽ hơn chính giữa các đơn vị trong nội bộ Trung tâm thì các sản phẩm thông tin của Trung tâm sẽ còn hứa hẹn có chất lượng cao hơn và phong phú hơn. Sự phát triển của các bản tin cung cấp cho các doanh nghiệp cũng tỏ ra không đồng đều, khối bản tin luôn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng doanh thu của Trung tâm đặc biệt là Bản tin Thông tin Thương mại. Trong khi đó, những lĩnh vực khác như hoạt động mạng, khối sản xuất dịch vụ lại chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu. Nguyên nhân của sự yếu kém của các đơn vị này là do mới thành lập, còn ít kinh nghiệm và nguồn nhân lực thật sự chưa đủ đáp ứng được những yêu cầu cao trong lĩnh vực mới mẻ này. Chính vì vậy, Trung tâm cần chú ý bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ cho các đơn vị mà đặc thù là dựa trên hệ thống công nghệ thông tin và máy móc hiện đại này. Tuy nhiên, đây là một trong những khó khăn thực sự khó giải quyết của Trung tâm bởi để phát triển mảng mạng và dịch vụ sản xuất cần một số vốn rất lớn mà năm 2006 vừa qua với sự bùng nổ của thông tin và kinh tế đã thực sự là một quãng thời gian khó khăn đối với Trung tâm. Chính vì vậy, biện pháp khắc phục nền tảng và phù hợp nhất đối với Trung tâm trong yếu kém này là phát triển nguồn nhân lực trình độ thông tin và kỹ thuật cao để làm nền tảng phát triển trong những năm tiếp theo. Nhận xét chung: Bất cứ một tổ chức nào trong quá trình hoạt động của mình cũng đều có những ưu điểm riêng và những hạn chế vẫn còn tồn tại. Điều đặc biệt cần thiết là tổ chức đó cần phải biết phát huy tối đa những lợi thế và ưu điểm hiện có để phát triển và hạn chế và tháo gỡ những khó khăn. Đối với Trung tâm Thông tin Thương mại cũng vậy, Trung tâm cần tận dụng những thuận lợi như nguồn lao động trẻ, năng động, trình độ văn hóa cao; cơ cấu hoạt động chặt chẽ; các mối quan hệ tốt,… để phát triển và khắc phục những hạn chế còn tồn tại như cơ sở vật chất chật chội, sự chồng chéo thông tin đặc biệt trong các lĩnh vực hoạt động mới mẻ cần nhân viên có trình độ cũng như hệ thống công nghệ thông tin cao cấp. Có như vậy, Trung tâm mới có thể vượt qua được giai đoạn khó khăn hiện nay và trở lại nhịp độ phát triển vốn có bắt nhịp cùng sự phát triển như vũ bão của thị trường thông tin trong thời đại thông tin. CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG CUNG CẤP THÔNG TIN CHO CÁC DOANH NGHIỆP Ở TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI - BỘ THƯƠNG MẠI 3.1. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI - BỘ THƯƠNG MẠI (VTIC): Trung tâm Thông tin Thương mại (VTIC) là một đơn vị trực thuộc Bộ Thương mại vì vậy hoạt động của Trung tâm vẫn phải đảm bảo các nhiệm vụ của Bộ và Nhà nước giao. Tuy nhiên, hoạt động cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp của Trung tâm lại là hoạt động mang lại nguồn thu chủ yếu cho Trung tâm để duy trì hoạt động tuân theo nguyên tắc tự chủ tài chính. Chính vì vậy, song song với việc hoàn thành nhiệm vụ cấp trên giao phó, Trung tâm cũng phải luôn phấn đấu đẩy mạnh hoạt động cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp cũng như các hoạt động mạng và dịch vụ sản xuất kinh doanh khác. Vì vậy, phương hướng phát triển của Trung tâm trong thời gian tới là: VỀ CÁC YẾU TỐ NGUỒN LỰC: Tiếp tục củng cố và hoàn thiện đội ngũ cán bộ công nhân viên đặc biệt là các biên tập viên của các bản tin theo hướng tăng cả chất lượng và số lượng. Tăng cường công tác giáo dục nhận thức chính trị, tư tưởng, năng lực chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên đảm bảo giữ vững danh hiệu tổ chức Đảng trong sạch,vững mạnh. Nâng cao chất lượng tin, dự báo thị trường và hàng hóa, mở thêm các chuyên mục trên các bản tin, cải tiến tăng cường hợp tác với các địa phương và doanh nghiệp để quảng bá và tạo nguồn. Tranh thủ sự giúp đỡ của văn phòng Bộ để tạo thêm diện tích sử dụng, cải thiện điều kiện làm việc của một số đơn vị như Bản tin Thông tin Thương mại, Vật tư, Doanh nghiệp Thương mại, Văn phòng phát triển Thương mại (BTD),… giảm bớt các chi phí thuê văn phòng. VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG CỤ THỂ: Thực hiện các nhiệm vụ chính trị thường xuyên và đột xuất do lãnh đạo Bộ cũng như Nhà nước giao phó. Ưu tiên triển khai và xây dựng khu nhà của dự án Thương mại điện tử tại Hà nội. Nâng cao chất lượng thông tin và tăng cường khả năng kết nối, truy cập mạng Vinanet/Asemconnect và các Website chuyên ngành để phục vụ doanh nghiệp thời kỳ hậu WTO. Tăng cường quảng bá hình ảnh và “thương hiệu” của Trung tâm qua việc tham gia và tổ chức các hội nghị, hội thảo, hợp tác và liên kết với các cơ quan, doanh nghiệp của các địa phương và ban ngành khác. Hợp tác với hãng WAND (Mỹ) trong việc đưa lên mạng danh mục tra cứu sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất và xuất nhập khẩu toàn cầu. Tăng cường làm sách và hợp tác để làm sách chuyên đề phục vụ doanh nghiệp hội nhập WTO và tăng nguồn thu ổn định, tạo việc làm và cải thiện thu nhập cho cán bộ, viên chức. Hoàn tất việc thanh tra thuế 2004 - 2005 - 2006; chuẩn bị sổ sách và chứng từ kế toán sẵn sàng phục vụ thanh tra thường kỳ và đột xuất; dự toán kinh phí ngân sách cho hoạt động thưòng xuyên và bổ sung khi có thay đổi mức lương tối thiểu mới chung cho năm 2007 và tiếp theo. Phấn đấu nâng đạt doanh thu năm 2007 tăng trên 10% 3.2. BIỆN PHÁP CHỦ YẾU NHẰM PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG CUNG CẤP THÔNG TIN CHO DOANH NGHIỆP Ở TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI - BỘ THƯƠNG MẠI: 3.2.1. Biện pháp tăng cường nghiên cứu nhu cầu của khách hàng về thông tin: Với bất cứ một tổ chức nào khi tổ chức một hoạt động kinh doanh và đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, khách hàng vừa là mục tiêu vừa là đối tượng phục vụ trong quá trình kinh doanh. Tất cả các hoạt động đều hướng vào khách hàng từ tổ chức bộ máy, đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, các hoạt động marketing,… đều nhằm mục đích đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp chỉ tồn tại và phát triển khi sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp được khách hàng thừa nhận và hài lòng, khi đó khách hàng sẽ giúp tổ chức thu hồi vốn, bù đắp chi phí và tái mở rộng kinh doanh. Hoạt động trong lĩnh vực thông tin thương mại - một dịch vụ trong lĩnh vực thương mại thuần túy, Trung tâm Thông tin Thương mại cũng không thể đứng ngoài quy luật đó. Chính vì vậy, biện pháp trước tiên và quan trọng nhất đối với Trung tâm để phát triển hệ thống thông tin chính là tăng cường nghiên cứu nhu cầu khách hàng về thông tin. Trong thời đại ngày nay, khi mà cạnh tranh là bộ mặt của xã hội, Trung tâm muốn tăng sức cạnh tranh của mình cần xúc tiến việc nghiên cứu nhu cầu khách hàng về thông tin mà cụ thể và chủ yếu ở đây là các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp tìm kiếm đến những sản phẩm thông tin thường là rất đa dạng chẳng hạn những thông tin nghiên cứu thị trường, những thông tin về tình hình cạnh tranh trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đó hoạt động, những thông tin có tính chất định hướng để đưa ra những quyết định kinh doanh,… Chính vì vậy, Trung tâm cần phải biết những doanh nghiệp cần thông tin trong lĩnh vực nào, cần thông tin về vấn đề gì và đặc biệt là những ngành hàng nào trong lĩnh vực thương mại đang cần và thiếu thông tin để kịp thời cung cấp. Sản phẩm của Trung tâm sẽ chỉ thực sự gia tăng giá trị và đứng vững trên thị trường thông tin khi nó có chỗ đứng trong lòng khách hàng và được khách hàng công nhận là nó có giá trị. Và khách hàng chỉ công nhận sản phẩm của Trung tâm có giá trị khi họ thấy nó đáp ứng tốt cho nhu cầu của họ. Hiểu nhu cầu khách hàng và đáp ứng nó chính là tấm vé cho sự phát triển của Trung tâm trong thời đại bùng nổ thông tin như ngày nay. Các biện pháp mà Trung tâm có thể sử dụng để nghiên cứu nhu cầu của khách hàng về thông tin có thể là: Phương pháp phỏng vấn: trực tiếp phỏng vấn doanh nghiệp hoạt động trên thị trường về những lĩnh vực mà trung tâm có thể cung cấp sản phẩm để tìm hiểu xem họ cần gì, họ thiếu gì và sản phẩm cung cấp cho họ cần những nội dung gì. Phương pháp điều tra bằng cách chuẩn bị một hệ thống các câu hỏi: phương pháp này cũng có thể áp dụng với các khách hàng hiện tại của Trung tâm. Bảng hỏi phải đáp ứng được yêu cầu là có thể rút ra được một kết luận cụ thể về yêu cầu nội dung các bản tin, hình thức cung cấp thông tin hay kỳ phát hành cần thiết của mỗi bản tin,… của các khách hàng hiện thời cũng như các khách hàng tiềm năng của Trung tâm. Phương pháp quan sát trực tiếp các tập quán thông tin: mỗi một thị trường có một tập quán hoạt động riêng. Chính vì vậy, nhiệm vụ của các đơn vị chuyên tin chính là phải hiểu và thông thuộc các tập quán thông tin này để có hình thức cung cấp thông tin tốt nhất và nội dung thông tin phù hợp nhất. Phương pháp phân tích các biểu ghi, các mẫu thống kê về tình hình phục vụ của các tổ chức chuyên tin và yêu cầu của người dùng tin: bất cứ một thị trường nào cũng tiềm ẩn yếu tố cạnh tranh và thị trường thông tin cũng không thể nằm ngoài guồng quay đó. Chính vì vậy, là một tổ chức chuyên tin hoạt động trên thị trường thông tin, Trung tâm phải phân tích các thống kê về tình hình cung cấp thông tin thị trường, về các đối thủ cạnh tranh để tìm ra thị hiếu cũng như nhu cầu thật sự của các doanh nghiệp hiện nay là gì, tại sao các đối thủ lại hoạt động hiệu quả, sản phẩm của Trung tâm còn thiếu sót gì so với các sản phẩm thông tin được ưa chuộng khác,… Phương pháp tổ chức các buổi họp mặt gặp gỡ với người dùng tin: đây là phương pháp có hiệu quả cao nhất. Bởi chỉ những khách hàng đã sử dụng sản phẩm của Trung tâm mới hiểu sản phẩm của Trung tâm có ưu điểm nào và khuyết điểm nào và còn nhu cầu thông tin nào của họ mà sản phẩm của Trung tâm chưa thể đáp ứng hay không. Biện pháp này cũng là biện pháp có thể áp dụng cho quá trình quản lý và đánh giá hiệu quả cung cấp thông tin của đơn vị. Dựa trên những kết quả hu được từ phỏng vấn trực tiếp, từ phiếu điều tra, quan sát thực tế, phân tích biểu ghi và các mẫu thống kê cũng như từ các buổi họp mặt với các doanh nghiệp, Trung tâm sẽ biết được doanh nghiệp ưa thích hình thức thông tin nào?, họ cần những thông tin trên những lĩnh vực và chuyên môn nào?, hướng phân tích trên những sản phẩm thông tin được ưa thích nhất là gì?,… Trên cơ sở đó, Trung tâm sẽ có những điều chỉnh cần thiết trong kết cấu của các đơn vị trực thuộc nói chung và kết cấu của từng bản tin cung cấp cho doanh nghiệp nói riêng. 3.2.2. Phát triển hệ thống thu thập và xử lý thông tin: Nhưng chỉ hiểu nhu cầu thông tin của khách hàng không thôi mà nếu không có khả năng thu thập và xử lý thông tin để cho ra sản phẩm phù hợp nhu cầu khách hàng thì coi như quá trình tìm hiểu nhu cầu thông tin của khách hàng cũng trở nên vô nghĩa. Chính vì vậy, bên cạnh việc tăng cường nghiên cứu nhu cầu khách hàng, Trung tâm cũng cần phải phát triển hệ thống thu thập và xử lý thông tin. - Phát triển hệ thống thu thập thông tin gồm có: Phát triển nguồn nhân lực: người cán bộ thông tin phải biết xử lý các yêu cầu tin và đưa ra một chiến lược tìm tin thích hợp. Vì vậy, người làm thông tin phải sử dụng thành thạo các phương tiện tra cứu truyền thống cũng như các phương tiện tra cứu hiện đại, ngoài ra còn phải có khả năng tổng hợp, bao gói kết quả tìm tin và chuyển chúng thành các sản phẩm phù hợp đồng thời đánh giá mức độ phù hợp và giá trị sử dụng của các thông tin tùy theo yêu cầu của người dùng tin. Do đó, trình độ của những cán bộ làm trong lĩnh vực thông tin phải đáp ứng ở một mức độ nhất định và thường xuyên phải bồi dưỡng những kiến thức và kỹ năng tìm tin để ngày càng có khả năng tìm được những nguồn tin có giá trị. Cụ thể, đối với Trung tâm Thông tin Thương mại-Bộ Thương mại, mặc dù số lượng nhân viên có trình độ học vấn từ đại học trở lên là 88.34% nhưng số lượng người đạt trình độ thạc sỹ và tiến sỹ vẫn còn thấp. Chính vì vậy, trong thời gian tới, ngoài việc bồi dưỡng kiến thức cho những người có trình độ từ trung cấp trở xuống, trung tâm nên tạo điều kiện để những người có khả năng khác có điều kiện để trau dồi trình độ và mở những lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên cho các nhân viên trong trung tâm. Bên cạnh đó, thời đại ngày nay là thời đại của công nghệ thông tin. Đặc biệt, lĩnh vực thông tin là lĩnh vực tỏ ra nhạy cảm nhất với sự phát triển của công nghệ thông tin. Chính vì vậy, bên cạnh việc tuyển chọn những nhân viên có kỹ năng, nghiệp vụ về kinh tế, thương mại, Trung tâm nên chú trọng đến việc bổ xung đội ngũ kỹ thuật viên tin học và chuyên viên công nghệ thông tin. Bởi có chú trọng phát triển đội ngũ này thì hoạt động của Trung tâm mới có thể cạnh tranh được với những tổ chức chuyên tin khác đang ngày càng “công nghệ hóa”, “vi tính hóa, “internet hóa”,…Có đội ngũ những nhân viên giỏi về lĩnh vực chuyên môn kinh tế chỉ là điều kiện “cần” để hoạt động trong lĩnh vực thông tin, còn đội ngũ những nhân viên ngành công nghệ thông tin chính là điều kiện “đủ” để sản phẩm và hoạt động cung cấp thông tin của Trung tâm có chỗ đứng trên thị trường thông tin hiện nay. Phát triển cơ sở hạ tầng thông tin: Ngày nay, trang thiết bị sử dụng trong hoạt động thông tin ngày càng hiện đại hơn. Để hoạt động và các sản phẩm thông tin của Trung tâm không bị tụt hậu so với những sản phẩm thông tin khác trên thị trường thông tin, Trung tâm cần chú ý đổi mới, hiện đại hóa công nghệ thông tin, trang thiết bị, sắp xếp cải thiện môi trường làm việc, lựa chọn và sử dụng có hiệu quả các thiết bị xử lý thông tin hiện đại như: máy tính, máy quét, các thiết bị đọc, thiết bị mạng, các phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng,… Mặc dù hiện nay, điều kiện trang thiết bị sử dụng trong hoạt động thông tin của Trung tâm trong thời gian qua đã có bước chuyển biến đáng kể nhưng vẫn còn những đơn vị chưa thực sự được hiện đại hóa thiết bị, cơ sở vật chất đã cũ không đáp ứng được nhu cầu hoạt động trong thời đại ngày nay. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thu thập và xử lý cũng như tìm đối tác ký kết hợp đồng nhanh chóng nhất. Chính vì vậy, việc hiện đại hóa thiết bị làm việc và cải thiện môi trường làm việc hiện nay là vấn đề sống còn, quyết định tới khả năng hoạt động cho Trung tâm và có thể là động lực vững chắc giúp vượt qua quãng thời gian khó khăn hiện nay của Trung tâm Môi trường làm việc hiện nay của một số đơn vị như Bản tin Thông tin Thương mại, Bản tin Thị trường vẫn chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu chung. Đây là vấn đề mà Trung tâm cũng đã đặt ra giải quyết trong năm 2007, bởi môi trường làm việc có thoải mái, phù hợp thì nhân viên mới phát huy và cống hiến hết được năng lực vốn có. Về cơ sở vật chất thì hiện nay hầu như các đơn vị của Trung tâm đều đã được “vi tính hóa” và “internet hóa”. Tuy nhiên, đối với yêu cầu hoạt động của một tổ chức chuyên tin thì như vậy là chưa đủ mà cần nhiều yếu tố công nghệ khác như: máy quét, các thiết bị đọc, thiết bị phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng,… Ngoài ra, Trung tâm cũng rất chú trọng áp dụng các dự án Thương mại điện tử với việc ưu tiên triển khai và xây dựng khu nhà của dự án Thương mại điện tử. Đây là tín hiệu tốt thể hiện nỗ lực trong việc cải thiện cơ sở vật chất của Trung tâm. Phát triển và mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức chuyên tin trong và ngoài nước khác: để có những nguồn tin độc đáo, triệt để và toàn diện. Ngoài những mối quan hệ đã xây dựng được với các tổ chức hợp tác trước đây (Trung tâm Thông tin Kinh tế Quảng Tây của Trung Quốc, Cục Quản lý Thị trường, Cục Công nghệ thông tin và thống kê Hải quan,…), Trung tâm cần có sự hợp tác với các tổ chức chuyên tin cả ở trong nước và quốc tế chẳng hạn như: Tổng cục Thống kê, ban Vật giá chính phủ, các tổ chức chuyên tin quốc tế như BBC,… Biện pháp này tương ứng với nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở các doanh nghiệp Thương mại. Đối với Trung tâm Thông tin Thương mại - Bộ Thương mại thì sản phẩm là thông tin, và tạo nguồn và mua hàng chính là thiết lập các mối quan hệ lâu dài với các tổ chức chuyên tin khác để làm phong phú và bảo đảm nguồn tin. Để việc tạo mối quan hệ với các tổ chức chuyên tin khác được hiệu quả, Trung tâm cần chú ý: Phải nắm được khả năng của các bạn hàng cung cấp tin; số lượng và chất lượng của nguồn tin; cần kiểm tra tính xác thực, uy tín, chất lượng của nguồn tin và chủ thông tin,…Lựa chọn bạn hàng là khâu quyết định đối với sự chắc chắn và ổn định đối với nguồn thông tin cho Trung tâm. Thiết lập mối quan hệ truyền thống, trực tiếp và lâu dài tạo được sự ổn định trong nguồn cung ứng thông tin cho các doanh nghiệp của Trung tâm. Việc xác lập các mối quan hệ này thì ngoài hình thức thiết lập mối quan hệ kinh tế - thương mại bằng hợp đồng kinh tế còn có thể sử dụng liên doanh, liên kết với các tổ chức chuyên tin trong nước cũng như đối với các tổ chức chuyên tin quốc tế. - Phát triển hệ thống xử lý thông tin gồm: Phát triển năng lực, kỹ năng xử lý thông tin của cán bộ công nhân viên: đó là các kỹ năng về tin học, truyền thông, khả năng về ngoại ngữ, khả năng chuyên môn nghiệp vụ, khả năng phân tích và trình bày thông tin,… Những năng lực và kỹ năng này có thể được tạo thành do trình độ của chính cán bộ công nhân viên công với quá trình rèn luyện và đào tạo. Vì vậy, Trung tâm cần chú ý đến vấn đề đào tạo, đào tạo lại và nâng cao năng lực, trình độ của các nhân viên thông tin một cách thường xuyên và định kỳ. Phát triển cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý thông tin: Cũng giống như yêu cầu cho phát triển hệ thống thu thập thông tin, hệ thống xử lý thông tin cũng rất cần đến những thiết bị hiện đại và trang thiết bị phù hợp cho quá trình xử lý thông tin. Đây là yêu cầu không thể thiếu cho các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thông tin trong thời đại công nghệ thông tin và bùng nổ thông tin. 3.2.3. Đảm bảo cung cấp những thông tin có chất lượng cao: Sau quá trình thu thập và xử lý thông tin, sản phẩm thông tin sẽ ra đời. Muốn sản phẩm thông tin thật sự tạo ấn tượng tốt cho người sử dụng thông tin đó phải là thông tin chất lượng cao phù hợp với đối tượng sử dụng tin. Để có thể cung cấp những sản phẩm thông tin chất lượng cao, Trung tâm cần chú ý để sản phẩm thông tin của mình đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu sau: + Tính chính xác: nghĩa là thông tin không bị sai lệch mà phải chính xác các quá trình, các hoạt động, các hiện tượng kinh tế. Đây là yếu tố không thể thiếu đối với những sản phẩm thông tin của một tổ chức chuyên tin. + Tính kịp thời: thông tin phải được thu thập vào các thời điểm có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình, hoạt động, hiện tượng kinh tế. Đối với lĩnh vực thông tin và đặc biệt là thông tin kinh tế thì tính kịp thời đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bởi nền kinh tế luôn biến động không ngừng, nếu một thông tin dù quan trọng đến đâu đi chăng nữa mà bị bưng bít hay “ém” quá lâu thì cũng sẽ trở nên vô giá trị khi không đến tay người sử dụng đúng thời điểm. + Tính triệt để: thông tin không được bỏ xót các dữ liệu quan trọng mà người sử dụng thông tin dự kiến phải có trong các thông tin. + Tính hữu ích: thông tin phải bổ sung hiểu biết cho người sử dụng nó như: Giảm bớt độ bất định, tăng khả năng dự đoán, hoặc khẳng định, sửa chữa những dự đoán hoặc khẳng định trước đó,… Đối với các sản phẩm thông tin cung cấp cho doanh nghiệp, yếu tố này càng trở nên quan trọng. Bởi các doanh nghiệp tìm đến những sản phẩm của Trung tâm là tìm đến những dự đoán, những dự báo, những phân tích chuyên sâu về chuyên môn để có thể đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn. Chính vì vậy, để tính hữu ích của sản phẩm thông tin ngày càng gia tăng, Trung tâm phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho đội ngũ cán bộ để họ thật sự có được những hiểu biết chuyên sâu về chuyên ngành mình phụ trách và có thể đưa ra được những phân tích đúng, đầy đủ và hữu ích đối với các doanh nghiệp. + Tính dễ hiểu: thông tin được diễn đạt dưới hình thức hữu dụng và dễ hiểu. Việc trình bày các thông tin không phải phụ thuộc và người làm tin mà phụ thuộc vào đối tượng nhận tin bao gồm các yếu tố: trình độ, kiến thức, quy mô, mục tiêu kinh doanh,… của những đối tượng nhận tin. + Tính kiểm tra được: thông tin về cùng một sự kiện do hai người thu thập và xử lý độc lập với các phương pháp khác nhau phải có kết quả hoàn toàn giống nhau. Xuất phát từ việc đảm bảo được các yếu tố này trong sản phẩm thông tin cung cấp cho doanh nghiệp của Trung tâm, mỗi bản tin của Trung tâm phải có cách thể hiện độc đáo riêng, phản ánh được chuyên môn mà Bản tin đó phụ trách. Ở Trung tâm Thông tin Thương mại - Bộ Thương mại hiện nay có 6 bản tin trực thuộc thì yêu cầu của từng bản tin phải là: Đối với Bản tin Thông tin Thương mại: bản tin gồm có 10 bản tin chuyên ngành trực thuộc chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ở từng ngành và đặc biệt là phục vụ thúc đẩy cho hoạt động kinh doanh xuất - nhập khẩu của các doanh nghiệp. Vì vậy, các sản phẩm của Bản tin không chỉ phải cung cấp các thông tin kiến thức về các sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh chuyên ngành mà còn phải cung cấp được các mối kinh doanh xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp mà Bản tin phục vụ. Theo đó, cơ cấu của các bản tin chuyên ngành của Bản tin có thể bao gồm các nội dung: + Bản tin Ngân hàng-tài chính-tiền tệ gồm: Diễn biến thị trường Ngân hàng-tài chính-tiền tệ trong kỳ (trong nước và quốc tế); các kiến thức về nghiệp vụ kinh doanh Ngân hàng-tài chính-tiền tệ; các dự báo; danh sách các doanh nghiệp tiêu biểu hoạt động có hiệu quả cao; các thông tin về các dự án đầu tư trong lĩnh vực Ngân hàng-tài chính-tiền tệ; dự báo trước các xu hướng vận động của thị trường; các kiến thức pháp luật; hướng dẫn thi hành và giải quyết các vấn đề rắc rối mà các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Ngân hàng-tài chính-tiền tệ hay gặp phải; các thông tin hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước,… +Bản tin Tổng hợp: Những thông tin đáng chú ý trong tuần trong lĩnh vực kinh doanh Thương mại (đặc biệt là Thông tin thị trường xuất nhập khẩu); những biến động lớn trên thị trường trong nước và thế giới; các phân tích đánh giá về hoạt động của các doanh nghiệp Thương mại; thông tin về khối lượng xuất nhập khẩu trong kỳ; các dự báo về xu hướng hoạt động của thị trường,… +Bản tin dệt may: các thông tin đáng chú ý ngành dệt may; số lượng và hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu ngành dệt may; kiến thức pháp luật trong nước và quốc tế trong việc kinh doanh xuất nhập khẩu lĩnh vực dệt may; danh sách và giới thiệu các doanh nghiệp có uy tín trong lĩnh vực dệt may; những phân tích và dự báo xu hướng hoạt động của thị trường dệt may; các hạn ngạch và các điều kiện mới của các nước và lãnh thổ trong việc nhập khẩu các mặt hàng dệt may Việt nam; các thông tin về các đối tác tìm bạn hàng xuất nhập khẩu trong nước và quốc tế,… + Bản tin Dược phẩm và trang thiết bị y tế: Thông tin đáng chú ý trong tuần; diễn biến của thị trường dược phẩm và trang thiết bị ý tế trong kỳ; các kiên thức cần thiết trong lĩnh vực dược phẩm và trang thiết bị y tế; giá cả thị trường về nguyên vật liệu và sản phẩm trong lĩnh vực dược phẩm và trang thiết bị y tế; tham khảo và giới thiệu các đơn vị tiêu biểu; các chính sách quy định và các điều ước, luật lệ quốc tế về dược phẩm và trang thiết bị y tế, danh sách các đối tác kinh doanh cần tìm bạn hàng,… + Bản tin Thủy sản: các thông tin đáng chú ý ngành Thủy sản; tình hình xuất nhập khẩu; các thị trường xuất nhập khẩu tiềm năng; thông tin về thị trường thủy sản quốc tế; giá cả các nguyên liệu và sản phẩm ngành thủy sản trong nước và quốc tế; giới thiệu các đối tác,… + Bản tin Giao thông vận tải và Vật liệu xây dựng: các thông tin đáng chú ý về Giao thông vận tải và vật liệu xây dựng đáng chú ý trong kỳ; tin về thị trường trong nước và quốc tế; giá cả các nguyên vật liệu và sản phẩm trong lĩnh vực Giao thông vận tải và vật liệu xây dựng; các doanh nghiệp tiêu biểu; các phân tích đánh giá về những mặt ưu điểm và mặt khuyết điểm còn tồn tại của ngành; giới thiệu các kiến thức chuyên môn về ngành; tham khảo tình hình thị trường các nước; các đối tác;… +Bản tin Đồ gỗ và Thủ công mỹ nghệ: một số thông tin đáng chú ý trong tuần; tình hình xuất nhập khẩu của thị trường trong và ngoài nước; giá cả các nguyên vật liệu và các sản phẩm đồ gỗ và thủ công mỹ nghệ trong và ngoài nước; những kiến thức cần thiết trong kinh doanh Đồ gỗ và Thủ công mỹ nghệ; các nguyên liệu mới trong ngành; các đối tác doanh nghiệp;… + Bản tin Linh kiện điện tử và máy tính: thông tin thương mại ngành Linh kiện điện tử và máy tính; thông tin về thị trường xuất nhập khẩu; giới thiệu các doanh nghiệp trong lĩnh vực Linh kiện điện tử và máy tính; các ứng dụng mới trong lĩnh vực Linh kiện điện tử và máy tính; các văn bản, chính sách cần biết; phân tích và đánh giá xu hướng biến động của thị trường Linh kiện điện tử và máy tính trong kỳ; giới thiệu các đối tác đang tìm bạn hàng;… + Bản tin Giày dép và đồ da xuất khẩu: một số thông tin thương mại ngành Giày dép và đồ da xuất khẩu đáng chú ý; thông tin về thị trường xuất nhập khẩu (phân tích và đưa ra các giải pháp nhằm phát triển thị trường); giá cả các nguyên vật liệu và các sản phẩm trong lĩnh vực Giày dép và đồ da xuất khẩu; các diễn biến của các thị trường liên quan; các văn bản pháp quy cần biết giới thiệu các doanh nghiệp có uy tín; các đối tác doanh nghiệp;… + Bản tin Nhựa - Hóa chất: thông tin đáng chú ý ngành Nhựa-Hóa chất trong kỳ; tình hình thi trường xuất nhập khẩu ngành nhựa hóa chất (phân tích và đưa ra các biện pháp thúc đẩy phát triển); tình hình sản xuất kinh doanh ngành Nhựa - Hóa chất; giá cả nguyên vật liệu và sản phẩm ngành Nhựa - Hoá chất trong nước và quốc tế; chính sách và quy định cần biết; giới thiệu các doanh nghiệp tiêu biểu; tham khảo các thị trường liên quan; tin tức về các đối tác đang tìm bạn hàng;… Tuy nhiên, yêu cầu chung đối với nội dung của các bản tin chuyên ngành vẫn là phải chính xác, hữu ích, dễ hiều và đáng tin cậy và kịp thời đối với các doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và đúng thời điểm. Đối với bản tin Ngoại thương: phải cung cấp được cho các doanh nghiệp thị trường hàng hóa quốc tế hiện tại và các thị trường triển vọng; các thị trường xuất nhập khẩu trọng điểm của Việt nam (phân tích và đưa ra được các dự báo, phương hướng phù hợp); các chính sách kinh tế xuất nhập khẩu của Việt nam và của các nước trên thế giới; nhận định kinh tế thế giới và dự báo;… Đối với Bản tin Thị trường: ra được các chuyên đề kinh tế về từng thị trường cụ thể; các bài đánh giá về tiềm năng và dự báo về từng thị trường; phản thị trường xuất nhập khẩu của Việt nam hiện tại và thị trường, lĩnh vực tiềm năng trong tương lai; thông tin về các doanh nghiệp tiêu biểu trên thị trường;… Đối với Bản tin Thị trường - Giá cả - Vật tư: Thông báo kịp thời các tin tức kinh doanh của từng ngành hàng trên thị trường; cập nhập các tin tức giá cả các nguyên liệu - Vật tư của các ngành hàng một cách thường xuyên và toàn diện; phân tích mối tương quan tương quan giữa các thị trường để đưa ra các khuyến cáo và biện pháp phòng tránh rủi ro cũng như lời khuyên cho các doanh nghiệp trên thị trường; … Đối với Bản tin Doanh nghiệp Thương mại: thông tin về các tin tức nổi cộm trong lĩnh vực thương mại; các thông tin về các doanh nghiệp hoạt động trong nước và quốc tế; giới thiệu về kinh nghiệm các doanh nghiệp có uy tín trong lĩnh vực thương mại; các chính sách cần biết trong lĩnh vực thương mại; các hiểu biết khi kinh doanh thương mại trên thị trường thế giới như châu Âu, châu Mỹ, Nhật Bản,…; các đối tác uy tín trong lĩnh vực thương mại quốc tế,… Đối với Bản tin Thương nghiệp thị trường: cung cấp thông tin về các ngành hàng trong nước và quốc tế; thông tin về chất lượng thị trường; thông tin về các dự án đầu tư; các thông tin về hợp tác phát triển; thông tin về các đối tác tìm bạn hàng trong và ngoài nước,… Tóm lại, yêu cầu chung đối với các bản tin vẫn là các thông tin phải kịp thời và sát với thực tế. Các thông tin đưa ra phải qua quá trình kiểm định tính chính xác và tin cậy để đảm bảo các sản phẩm thông tin của Trung tâm thật sự là sản phẩm hữu ích đối với các doanh nghiệp. 3.2.4. Phát triển các loại hình cung cấp thông tin: Đất nước chúng ta là đất nước có nền kinh tế thị trường, chính vì vậy cạnh tranh là một yếu tố tất yếu. Thêm vào đó, chúng ta đang bước vào kỷ nguyên công nghệ thông tin nên việc đa dạng hóa các sản phẩm thông tin là rất cần thiết để Trung tâm duy trì và phát triển hoạt động cung cấp thông tin của mình trên thị trường thông tin. Đa dạng hóa ở đây nghĩa là đa dạng hóa hình thức biểu đạt thông tin, hình thức trình bày thông tin và hình thức cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp. Với hình thức biểu đạt thông tin, Trung tâm có thể đa dạng hóa bằng cách cho ra các sản phẩm ở nhiều hình thức như: thông tin bằng các ấn phẩm tạp chí, thông tin bằng đĩa quang CD-ROM, thông tin bằng các cơ sở dữ liệu trực tuyến, thông tin bằng bản tin điện tử qua mạng Intranet hoặc Internet, thông tin qua các website, phát hành các sách chuyên ngành… Cách thể hiện thông tin cũng cần được đa dạng hóa như được mô hình hóa, các thông tin bằng âm thanh, thông tin bằng hình ảnh tĩnh và động, thông tin bằng đa phương tiện. Còn về hình thức cung cấp thông tin, Trung tâm có thể thực hiện việc cung cấp qua các hợp đồng ngắn hạn hay dài hạn bằng nhiều hình thức biểu hiện được pháp luật công nhận như: hợp đồng bằng tay được ký kết, hợp đồng qua thư điện tử, hợp đồng bằng các thỏa thuận hay cam kết từ trước đó, hợp đồng bằng thỏa thuận miệng,… Ngoài ra, bên cạnh phương thức phát hành bản tin truyền thống, Trung tâm cũng nên phát triển loại hình cung cấp theo đơn đặt hàng riêng cụ thể của các doanh nghiệp. Bởi trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay, bảo mật thông tin, sở hữu những thông tin “độc” và phù hợp với doanh nghiệp là vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các doanh nghiệp. Không có hai con người nào hoàn toàn giống nhau và cũng không có hai doanh nghiệp hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, việc Trung tâm phát triển loại hình này là Trung tâm mới thực sự đáp ứng đúng nhu cầu của từng doanh nghiệp, biết được cụ thể đối tượng nhận tin là ai, thông tin cần thiết là gì, cách thu thập và xử lý thông tin như thế nào. 3.2.5. Tăng cường hiệu quả của bộ phận Marketing Tuy nhiên, dù sản phẩm của Trung tâm có tốt đến đâu đi chăng nữa mà doanh nghiệp không hề biết đến thì cũng không thể những sản phẩm đó được. Chính vì vậy, bên cạnh nâng cao chất lượng sản phẩm thông tin của Trung tâm bằng nhiều biện pháp thì Trung tâm cũng cần tăng cường hiệu quả hoạt động của bộ phận Marketing của Trung tâm. Bộ phận này có hoàn thành tốt nhiệm vụ thì các doanh nghiệp mới biết đến các sản phẩm của Trung tâm và sử dụng các sản phẩm đó. Chiến lược marketing ở đây không chỉ đơn thuần là quảng cáo hình ảnh Trung tâm mà là có sự nghiên cứu tổng hợp các yếu tố như: nghiên cứu khách hàng và nhu cầu khách hàng, định hướng phát triển các sản phẩm của Trung tâm, giá cả và chiến lược giá cả cho các sản phẩm, hình thức nhận đơn đặt hàng và phân phối hàng hóa, môi trường của thị trường thông tin ở thời điểm hiện tại và chỗ đứng của Trung tâm trên thị trường thông tin hiện nay. Trên cơ sở của những nghiên cứu thu thập được từ các tham số này, bộ phận marketing mới có thể đưa ra được những biện pháp hiệu quả để hình ảnh của Trung tâm được quảng bá rộng rãi và có ấn tượng tốt đối với các doanh nghiệp có nhu cầu dùng tin. Ngoài ra, Trung tâm có thể tăng cường tham gia các hội thảo, hội nghị, tăng cường liên kết với các cơ quan, hội nghị, tổ chức và thực hiện các chương trình nhằm quảng bá hình ảnh của Trung tâm tới các doanh nghiệp. Hoạt động này giúp Trung tâm có cơ hội giới thiệu với nhiều đối tượng doanh nghiệp khác nhau về sản phẩm của mình, về các hình thức sản phẩm để thúc đẩy phát triển số lượng các hợp đồng cung cấp thông tin cũng như khả năng cung cấp thông tin của từng bản tin, từng đơn vị dịch vụ sản xuất và toàn bộ trung tâm. KẾT LUẬN Trong xu thế chung của thời đại, thông tin khoa học và công nghệ ngày càng giữ vai trò quan trọng trong các nguồn lực phát triển kinh tế. Việc phát triển hệ thống thông tin trong đó có hệ thống thông tin kinh tế không những huy động được sức mạnh tiềm lực thông tin, khoa học và công nghệ vốn có trong nước mà còn tranh thủ được các cơ hội, sự hỗ trợ của các nước và tổ chức khác trên thế giới để phát triển kinh tế đất nước. Không phải ngẫu nhiên mà ở xã hội văn minh ngày nay, trong thời đại kinh tế thị trường, thông tin được coi là thứ hàng hóa đắt giá nhất, thậm chí còn quý hơn cả vốn liếng. Thời đại ngày nay là thời đại “Ai nắm được thông tin, coi như nắm được thành công trong tay”. Chính vì vậy, với các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường ở Việt nam hiện nay, nguồn thông tin vô cùng quan trọng và cần thiết. Điều quan trọng đối với các tổ chức phục vụ trong lĩnh vực cung cấp thông tin là làm sao thu thập, xử lý và cung cấp được những sản phẩm phù hợp nhu cầu và thật sự giá trị đối với đối tượng dùng tin, tạo nên sức mạnh mới cho những đối tượng mà tổ chức cung cấp thông tin. Với nhiệm vụ đó, Trung tâm Thông tin Thương mại - Bộ Thương mại cần phát triển hơn nữa hệ thống cung cấp thông tin cho doanh nghiệp nói riêng và cho thị trường thông tin nói chung để có thể tồn tại và phát triển trong thời đại bùng nổ thông tin và vượt qua quãng thời gian khó khăn hiện tại của Trung tâm. Qua phân kết quả hoạt động của Trung tâm nói chung, của khối bản tin và của Bản tin thông tin thương mại cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp nói riêng trong những năm gần đây, có thể nhận thấy Trung tâm luôn chủ động vươn lên tự hoàn thiện và khẳng định vị trí và uy tín của mình trên thị trường thông tin và đã đạt được những kết quả nhất định. Năm vừa qua, với sự bùng nổ xuất hiện các bản tin, các website và sách chuyên ngành của nhiều bộ và ban ngành và cạnh tranh tương đối gay gắt, giành giật thị phần của Trung tâm nên phần nào hạn chế hoạt động tạo nguồn thu của Trung tâm. Tuy nhiên, bằng kinh nghiệm vốn có và sự nỗ lực cố gắng Trung tâm vẫn đảm bảo được doanh thu đạt tới 88.7% so với kế hoạch. Tuy rằng năm 2006, doanh thu của Trung tâm không đạt được sự tăng trưởng cao như năm 2004 và 2005 nhưng Trung tâm vẫn đảm bảo được xu hướng tăng dần của doanh thu trong quá trình hoạt động. Đồng thời, Trung tâm luôn nỗ lực cố gắng tìm hướng đi mới tạo công ăn việc làm cho người lao động và cải thiện thu nhập cũng như điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên. Đây là những thành quả không thể phủ nhận mà Trung tâm thực sự đã thu được trong quá trình cung cấp thông tin nói chung và cung cấp cho các doanh nghiệp nói riêng. Qua quá trình phân tích hoạt động cung cấp thông tin, có thể nhận thấy Trung tâm cũng vẫn còn có rất nhiều ưu điểm và bên cạnh đó là những hạn chế vẫn còn tồn tại. Trên cơ sở nghiên cứu nhận định về những thuận lợi và những hạn chế trước mắt, phương hướng phát triển trong thời gian sắp tới của Trung tâm, luận văn đã đưa ra một số biện pháp nhằm đóng góp một phần nhỏ bé vào việc phát triển hệ thống thông tin cho doanh nghiệp cũng như vào sự phát triển chung của toàn Trung tâm. Với sự nỗ lực không ngừng và luôn tìm tòi hướng đi mới, nhất định Trung tâm sẽ vượt qua mọi khó khăn và sẽ tiến xa hơn trong việc phát triển thị trường cung cấp thông tin cho doanh nghiệp nói riêng và toàn bộ thị trường thông tin nói chung, đưa Trung tâm Thông tin Thương mại - Bộ Thương mại thành một trong những tổ chức chuyên tin hàng đầu của Việt nam. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (năm 2003, 2004, 2005, 2006) của Trung tâm Thông tin Thương mại - Bộ Thương mại 2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (năm 2004, 2005, 2006) của Bản tin Thông tin Thương mại thuộc Trung tâm Thông tin Thương mại . 3. Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin Thương mại - Bộ Thương mại. 4. Điều lệ tổ chức và hoạt động của Bản tin Thông tin Thương mại thuộc Trung tâm Thông tin Thương mại. 5. Một số kỳ phát hành của 10 bản tin chuyên ngành của Bản tin Thông tin Thương mại. 6. Hoàng Minh Châu. Tại sao các doanh nghiệp cần quan tâm đến Internet. Tạp chí Thế giới vi tính, tháng 5/1998. 7. GS.TS Đặng Đình Đào, GS.TS Hoàng Đức Thân. Giáo trình Kinh tế Thương mại, Nhà xuất bản Thống kê, 2003. 8. PGS.TS Hoàng Minh Đường, PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc. Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp Thương mại, Nhà xuất bản Lao động - xã hội, 2005 8. Lê Xuân Hoa. Điều tra và xử lý thông tin trong quản lý, NXB Thống kê, 1999. 9. Nguyễn Mạnh Hùng. Vai trò của Thông tin kinh tế đối với các xí nghiệp ngành dệt may xuất khẩu, Tạp chí Thông tin kinh tế kế hoạch, số 8/1998, tr.28. 10. PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc, TS Trần Văn Bão. Giáo trình Chiến lược Kinh doanh của Doanh nghiệp Thương mại, Nhà xuất bản Lao động-xã hội, 2005. 11. Thế Hùng, Trà My biên dịch. Sức mạnh của tin tức truyền thông – Michael Schudson, NXB Chính trị Quốc Gia, 2003. 12. Trần Thanh Phương. Tác động của cuộc cách mạng khoa học công nghệ, thông tin đối với thế giới, khu vực và Việt nam, Chuyên san Sự đột phá của khoa học thông tin trước thế kỷ XXI, NXB Thông tin khoa học xã hội, 1998. 13. Trần Thanh Phương. Tri thức Thông tin và phát triển, Việc Thông tin khoa học xã hội, 2000. 14. PGS.TS Nguyễn Xuân Quang. Giáo trình Marketing Thương mại, Nhà xuất bản Lao động - xã hội, 2006. 15. Đường Vinh Sường. Thông tin kinh tế với việc quản lý nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay, NXB Thống kê, 2004. 16. Đào Duy Tân. Mấy suy nghĩ về hiệu quả kinh tế của thông tin, Tạp chí Thông tin khoa học xã hội, số 3/1994. 17. Đoàn Phan Tân. Các hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học văn hóa Hà Nội, 2004 18. Đoàn Phan Tân. Thông tin học. ĐHQGHN,2006 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG SỐ LIỆU, CÁC SƠ ĐỒ VÀ BIỂU ĐỒ STT Tên bảng (hoặc sơ đồ, biểu đồ) Nội dung Trang 1 Bảng 1 Số lượng lao động của Trung tâm qua các năm 41 2 Bảng 2 Trình độ nhân viên Trung tâm 43 3 Bảng 3 Doanh thu của Trung tâm qua các năm 46 4 Bảng 4 Doanh thu Bản tin Doanh nghiệp Thương mại qua các năm 50 5 Bảng 5 Doanh thu các Bản tin 53 6 Bảng 6 Tỷ lệ doanh thu khối bản tin trên tổng doanh thu Trung tâm Thông tin Thương mại - Bộ Thương mại 54 7 Bảng 7 Doanh thu của Bản tin Thông tin Thương mại qua các năm 56 8 Bảng 8 Doanh thu của Bản tin Thông tin Thương mại so với doanh thu khối Bản tin và toàn Trung tâm 57 9 Bảng 9 Số lượng phát hành mỗi kỳ của các Bản tin chuyên ngành 60 10 Bảng 10 Số lượng các hợp đồng của các bản tin chuyên ngành qua các năm 62 11 Bảng 11 Số lượng hợp đồng đặt hàng của các doanh nghiệp 70 12 Sơ đồ 1 Quá trình thông tin 7 13 Sơ đồ 2 Hệ thống thông tin trực tuyến của thị trường thông tin 26 14 Sơ đồ 3 Bộ máy tổ chức của Trung tâm Thông tin Thương mại - Bộ Thương mại 38 15 Biểu đồ 1 Trình độ nhân viên Trung tâm Thông tin Thương mại - Bộ Thương mại 43 16 Biểu đồ 2 Doanh thu của Trung tâm qua các năm 46 17 Biểu đồ 3 Doanh thu của Bản tin Thông tin Thương mại qua các năm 56 18 Biểu đồ 4 Số lượng hợp đồng của các bản tin chuyên ngành qua các năm 64 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan những kết quả nghiên cứu được trong luận văn này hoàn toàn là sản phẩm lao động của bản thân từ những số liệu thực tế của đơn vị thực tập. Những tài liệu và số liệu cũng như kết luận và giải pháp không sao chép từ bất cứ công trình nào khác. BẢNG KÝ HIỆU CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Diễn giải