Luận văn Thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình

Giao hàng cho phương tiện vận tải Đối với hàng xuất khẩu bao gồm các phương thức giao hàng: * Giao hàng với tàu biển; Giao hàng khi chuyển chở bằng Container. * Giao hàng cho vận tải đường sắt ; Giao hàng cho vận tải đường bộ. * Giao hàng hàng không. 1.2.8. Làm thủ tục thanh toán * Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) Nếu Hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng thì bên xuất trước khi đến thời hạn thoả thuận trong hợp đồng phải nhắc nhở, đôn đốc người mua mở L/C theo đúng yêu cầu của hai bên thoả thuận trong hợp đồng. Sau khi nhận được thông báo về việc mở L/C cần kiểm tra kĩ lưỡng nội dung của L/C. Nội dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng. Nếu nội dung của hợp đồng không phù hợp với L/ C mà người xuất khẩu phải chấp nhận và tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì người xuất khẩu sẽ không được thanh toán tiền. Ngược lại, nếu thực hiện theo yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng. Do đó, khi phát hiện nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc không có khả năng thực hiện. Người XK phải yêu cầu người NK và ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C theo đúng nội dung trong hợp đồng mà hai bên đã thoả thuận. Chỉ khi người xuất khẩu được bản sửa đổi L/C theo đúng yêu cầu của mình từ ngân hàng mở L/C thì mới tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền. *Thanh toán bằng phương thức nhờ thu Thanh toán bằng phương thức nhờ thu gồm 2 loại: - Nhờ thu phiếu trơn là phương thức người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở người mua không kèm theo điều kiện gì. - Nhờ thu kèm chứng từ là phương thức người bán sau khi giao hàng xong sẽ lập bộ chứng từ thanh toán và nhờ ngân hàng thu hộ với điều kiện là người mua phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì mới giao chứng từ để họ nhận hàng. Có 2 loại là nhờ thu trả tiền ngay (D/P) và nhờ thu chấp nhận trả tiền (D/A). *Thanh toán bằng phương thức trả tiền mặt :Người mua thanh toán cho người bán bằng tiền mặt khi ký hợp đồng hoặc đặt hàng (CWD) hoặc trước khi giao hàng (CBD) hoặc khi người bán giao hàng (COD) hoặc khi người bán xuất trình chứng từ (CAD). Các chứng từ thường sử dụng trong thực hiện hợp đồng. - Hóa đơn thương mại: là chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán. - Bảng kê khai chi tiết và phiếu đóng gói bảng kê chi tiết hàng hóa. - Phiếu chứng nhận số lượng hoặc trọng lượng, phẩm chất hàng hóa. - Phiếu chứng nhận xuất xứ, chứng nhận kiểm dịch hàng hóa. - Chứng từ vận tải,chứng từ bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. 1.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) Khi khách hàng có sự vi phạm những thoả thuận đã được ký kết thì doanh nghiệp XK có thể khiếu nại với trọng tài hoặc trong các trường hợp cần thiết có thể kiện ra Toà án. Việc tiến hành khiếu nại phải được tiến hành kịp thời, thận trọng, tỉ mỉ dựa trên những căn cứ chứng từ kèm theo. Ngược lại, nếu doanh nghiệp XK bị khiếu nại thì cần nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết kịp thời. Doanh nghiệp có thể giải quyết khiếu nại bằng những cách sau: - Giao bù hàng thiếu ở những lô sau. - Đòi tiền, đổi lại hàng bị hỏng hoặc sửa chữa những hư hỏng. - Giảm giá hàng XK, khoản tiền giảm trừ được tính bằng hàng giao sau này. Doanh nghiệp chỉ có thể giải quyết khiếu nại trong thời hạn ghi trong hợp đồng, ngoài thời gian đó có thể từ chối việc giải quyết. 1.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Thực hiện tốt HĐXK là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp đan xen chặt chẽ với nhau, phải dựa trên cơ sở thực hiện tốt từng mắc xích công việc theo một trình tự logic kế tiếp nhau. Mỗi khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng đều có sự liên quan tới nhau, làm tốt khâu nào sẽ là tiền đề cho việc giải quyết công việc của khâu sau một cách nhanh chóng. Ví dụ nếu chuẩn bị hàng diễn ra nhanh chóng, hàng hoá được tập trung, bao bì ký mã hiệu đầy đủ thì việc tiến hành kiểm tra của các cơ quan, tổ chức giám định sẽ dễ dàng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả trong quá trình thực hiện HĐXK của công ty. Tuy nhiên trong trường hợp ngược lại sẽ có những ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty: - Trong khâu mở L/C, nếu bên bán không giục bên mua mở L/C đúng thời hạn, bên bán mở L/C sai sót so với quy định trong HĐ làm công tác thanh toán sẽ chậm trễ ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của công ty. - Một sự chuẩn bị hàng XK không tốt không những giao hàng không đúng thời hạn, không đúng chất lượng, số lượng mà còn ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện HĐ, quan hệ làm ăn với đối tác cũng từ đó mà trở nên xấu đi. - Đối với quá trình làm thủ tục hải quan, nếu không chú trọng đến việc khai tờ hải quan và lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hoá và bộ chứng từ về hàng hoá, sẽ xảy ra sự không thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ dẫn đến phải làm lại mất nhiều thời gian và chậm tiến độ giao hàng. Chương 2 thực trạng tổ chức thực hiện quy trình Hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Quảng Bình 2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình 2.1.1. Thông tin tóm tắt về Công ty - Tên Công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thuỷ sản Quảng Bình (CP XNK TS QB). - Tên giao dịch: QUANG BINH SEAPRODUCTS IMPORT - EXPORT JOINT STOCT COMPANY - Trụ sở đóng tại: Số 8A đường Hương Giang - TP Đồng Hới - Quảng Bình. Công ty CP XNK TS QB trước đây là Xí nghiệp Đông lạnh Đồng Hới, tiền thân là Xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu tổng hợp Đồng Hới được thành lập tháng 8 năm 1989 theo quyết định số 1777/QĐ-UB ngày 31/12/1986 của UBND Tỉnh Bình Trị Thiên. Thực hiện việc cổ phần hóa DNNN, UBND Tỉnh Quảng Bình có Quyết định số 06/2003/QĐ-UB ngày 01/03/2003 chuyển đổi Xí nghiệp Đông lạnh Đồng Hới thành Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình. * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty (xem Phụ lục 1) 2.1.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình a. Ngành nghề kinh doanh của Công ty - Tổ chức thực hiện nuôi trồng, khai thác, thu mua nguyên liệu, sản xuất chế biến và kinh doanh các mặt hàng thủy hải sản, nông sản, súc sản, lâm sản. - Kinh doanh XNK trực tiếp thủy hải sản, nông sản, súc sản, lâm sản và các loại nguyên liệu, thiết bị, hàng hóa phục vụ sản xuất và tiêu dùng trong, ngoài ngành. - Sản xuất và dịch vụ bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị cơ điện lạnh, cơ khí, máy móc và các sản phẩm dệt may. - Dịch vụ vận chuyển, gia công, bảo quản hàng đông lạnh. - Dịch vụ xuất khẩu lao động. - Kinh doanh nhà khách, khách sạn, dịch vụ du lịch. b. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình có mạng lưới thị trường tiêu thụ tương đối ổn định. - Thị trường trong nước chủ yếu là các Công ty: SEAPRODEX Đà Nẵng, SEAPRODEX Hà Nội, Công ty TNHH Hoàng Lai TP Hồ Chí Minh, Công ty TNHH thực phẩm Anh Đào - Nha Trang, Công ty XNK Quảng Trị, Xí nghiệp nuôi trồng Quảng Bình, Công ty Thủy sản Huế, Chi nhánh chất lượng ở Đà Nẵng... và các cá nhân trong và ngoài tỉnh thu mua với số lượng khá lớn. - Công ty còn có quan hệ làm ăn với những Công ty nước ngoài như: Công ty KINHONH, Công ty KYORITSU SHOJI, công ty KAHNAM (Nhật Bản), Công ty NIPONSUISAN, Công ty SUN WAH (Hồng Kông), LINCHINFAO (Đài Loan). c. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Kết quả hoạt động SXKD của Công ty CP XNK TS QB (xem phụ lục2) Bảng số liệu trên cho thấy Công ty đã có nhiều cố gắng trong sản xuất kinh doanh. Do có những điều kiện thuận lợi như Công ty có vị trí đóng ở phía nam Đồng Hới, bên cạnh bờ sông Nhật Lệ; là đơn vị có tổng số vốn kinh doanh vào loại lớn trên địa bàn Tỉnh; có nguồn vốn tự có tương đối lớn, vốn vay ít nên chi phí vay tính vào giá thành không lớn, chủ động xoay vòng vốn kinh doanh... cho nên so với năm 2005 một số chỉ tiêu thực hiện của năm 2006 đã có sự phát triển đáng kể. Tổng số vốn kinh doanh năm 2007 so với năm 2005 tăng từ 6.558 triệu đồng lên 8.617,8 triệu đồng, việc tăng nguồn vốn làm cho việc đầu tư vào tái sản xuất mở rộng, quy mô doanh nghiệp được mở rộng và nâng cao hơn trước. Năm 2006 doanh thu thuần là 26.629 triệu đồng tăng 66,1%, tương đương 10.600 triệu đồng so với năm 2005. Đây là tín hiệu rất khả quan chứng tỏ quy mô kinh doanh của doanh nghiệp tăng, nguyên nhân là do Công ty đã sử dụng nhiều hình thức tiêu thụ khác nhau, nâng cao chất lượng sản phẩm mở rộng và chiếm lĩnh thị phần, đáp ứng được thị hiếu người tiêu dùng. Ngoài ra, các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng của Công ty năm 2006 cũng tăng hơn so với năm 2005. Việc tăng chi phí lên cũng sẽ có những ảnh hưởng đến công việc kinh doanh . Công ty cần phải tìm hiểu nguyên nhân, đề ra biện pháp để tiết kiệm và giảm bớt các khoản chi phí này. Tổng hợp sự ảnh hưởng của tất cả các chỉ tiêu trên qua các năm: năm 2005, năm 2006 cho thấy lợi nhuận của Công ty tăng khá mạnh. Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đang trên đà phát triển không ngừng, quy mô sản xuất được mở rộng, sản lượng tiêu thụ tăng, thu nhập của người lao động trong Công ty đã được nâng cao. Tuy nhiên do sự cạnh tranh luôn diễn ra ngày càng quyết liệt, thêm vào đó là sự khắc nghiệt của thời tiết, việc đánh bắt hải sản tràn lan không theo quy hoạch nên trữ lượng đánh bắt của người dân trong vùng có chiều hướng giảm sút và sự khan hiếm của nguồn nguyên liệu đã làm cho sản lượng thu mua nguyên liệu bị giảm, làm cho đầu vào gia tăng vì vậy dẫn đến kết quả kinh doanh của Công ty đầu năm 2007 có xu hướng giảm sút. *Kết quả hoạt động XK của công ty CP XNK TS QB ( xem phụ lục 3) Đối chiếu bảng 2 với bảng 1 có thể thấy tổng doanh thu của Công ty đa phần là nhờ xuất khẩu. Trước đây hàng xuất khẩu chủ yếu là mực khô lột da cao cấp và mực khô nguyên da. Nhưng gần đây, sản lượng mực khô chế biến giảm xuống mạnh, Công ty tập trung sản xuất, xuất khẩu hàng đông nhiều hơn và coi mặt hàng mực đông là chủ đạo. Tổng kim ngạch xuất khẩu mực đông trong hai năm qua cũng có tăng lên, năm 2005 đạt 999,737 nghìn USD đến năm 2006 đạt 1.630.300 nghìn USD. Tuy nhiên, mặt hàng xuất khẩu của Công ty hạn hẹp, chủ yếu là mực đông. Mạng lưới thị trường tiêu thụ thì bó hẹp, chỉ tập trung ở một số nước như Nhật Bản, Hồng Kông, Đài Loan. Chính vì mặt hàng hạn hẹp, thị trường bó hẹp nên tốc độ tăng trưởng không cao. Vì vậy Công ty cần phải phát triển mặt hàng tiêu thụ cũng như thị trường tiêu thụ hàng xuất khẩu để mặt hàng xuất khẩu ngày càng nhiều và thị trường xuất khẩu rộng rãi và ổn định hơn. 2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện quy trình Hợp đồng xuất khẩu thủy sản tại Công ty Cp XNK thủy sản Quảng Bình *Quy trình tổ chức thực hiện HĐXK tại CT CP XNK TS QB(xem phụ lục4) 2.2.1. Giục mở L/C và kiểm tra L/C Trong việc thực hiện Hợp đồng, Công ty thường thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ nên sau khi hợp đồng được ký kết, Công ty sẽ nhắc nhở, giục bên nhập khẩu mở ngay L/C và tiến hành kiểm tra L/C có phù hợp với hợp đồng hay không. Nếu phù hợp Công ty sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng đã kí kết. Việc giục mở L/C và kiểm tra L/C là rất quan trọng, nó thể hiện rõ mục đích muốn nhận hàng và đảm bảo rằng Công ty sẽ được thanh toán của bên mua hàng. Từ đó, Công ty có cơ sở chắc chắn bỏ vốn ra thu mua hàng đáp ứng nhu cầu xuất khẩu. 2.2.2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu a. Thu mua hàng thủy sản Mặt hàng thủy sản xuất khẩu của Công ty chủ yếu được thu mua trên địa bàn Tỉnh Quảng Bình. Vì Tỉnh Quảng Bình có trữ lượng hải sản khoảng 99.000 tấn, khả năng khai thác cho phép trên 40.000 tấn/năm. Nguồn lợi hải sản biển đa dạng, phong phú và có nhiều giống loài có giá trị kinh tế cao. Đặc biệt là các loại mực ống, mực nang là sản phẩm xuất khẩu chủ yếu của Công ty có khả năng cho phép khai thác 8.000 đến 10.000 tấn/năm. Ngoài ra Công ty còn thu mua tại các cảng ngoại tỉnh, tổng sản lượng thu mua chiếm 18% gồm các địa bàn: Quảng Trị, Hà Tĩnh, Nghệ An, Thanh Hóa. * Về giá thu mua: Do giá hàng thuỷ sản tương đối ổn định nên việc thoả thuận giá cả với các đơn vị thu mua thường diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Nhưng cũng có trường hợp cần gấp hàng để thực hiện hợp đồng đã ký kết, Công ty cũng phải chịu mức giá cao hơn để đảm bảo uy tín cho Công ty với bên nước ngoài. * Về số lượng cung ứng: Tùy thuộc vào số lượng đã ký kết và khả năng cung ứng của từng chân hàng để Công ty nắm rõ và có kế hoạch thu mua cụ thể, đảm bảo đủ số lượng cần thiết. * Về chất lượng hàng cung ứng: Công ty nhận biết rằng đây là vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng tới việc thực hiện hợp đồng và quyết định đến hiệu quả kinh doanh của Công ty. Công ty đã thận trọng trong việc lựa chọn mặt hàng đảm bảo về chất lượng của từng chân hàng. * Về phương thức thanh toán được Công ty sử dụng chủ yếu là thanh toán ngay, ứng trước thanh toán sau, chuyển khoản. b. Bao bì đóng gói hàng hóa Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Công ty là mực đông, phải đảm bảo độ tươi sống nên khâu đóng gói cũng khá phức tạp. Sau khi sản phẩm được chế biến, sản phẩm đó được đóng bằng khay xốp, sau đó đưa khay xốp vào trong túi hút chân không PA (cấp đông), cuối cùng sản phẩm được đóng lại bằng thùng carton. c. Kẻ ký mã hiệu hàng hóa Việc kẻ ký hiệu mã hiệu cho hàng thuỷ sản xuất khẩu không quá cầu kỳ, tốn kém. Sau khi hàng hoá được đóng gói vào thùng, Công ty tiến hành ký mã hiệu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá. Thông thường trên bao bì sẽ ghi tên người nhận, người gửi, trọng lượng, địa điểm hàng đến… 2.2.3. Kiểm tra hàng xuất khẩu Trước khi giao hàng Công ty kiểm tra kỹ lưỡng hàng xuất khẩu. Thông thường nội dung chủ yếu mà Công ty kiểm tra là về chất lượng, số lượng, bao bì... nhằm đảm bảo phù hợp với hợp đồng. Việc kiểm tra chất lượng, số lượng hàng thủy sản được công ty cử người kiểm lần thứ nhất tại nơi thu mua. Tại đây các cán bộ của công ty xem xét và kiểm tra chất lượng có đảm bảo độ tươi sống và đủ về số lượng chưa. Khi chuẩn bị giao hàng cho phương tiện vận tải, cán bộ Công ty dựa vào điều khoản của hợp đồng để tiếp tục kiểm tra chất lượng, số lượng, bao bì, kí hiệu hàng hóa theo đúng hợp đồng. 2.2.4. Thuê phương tiện vận tải Khâu quan trọng đầu tiên trong công việc thuê phương tiện vận chuyển là tìm hiểu về phương tiện cần thuê. Nhận biết được điều đó nên khi thuê tàu, Công ty luôn nghiên cứu kỹ, tìm kiếm thông tin về các hãng tàu và cử các cán bộ nắm chắc nghiệp vụ thuê tàu và giàu kinh nghiệm đảm nhận. Công việc thuê phương tiện vận tải được tiến hành như sau: Công ty thuê container tại cảng Hải Phòng, ký hợp đồng thuê xe kéo container từ cảng Hải Phòng về xưởng chế biến sản phẩm của Công ty. Sau khi xếp hàng lên container, tiếp tục chở container ra cảng Hải Phòng. Điều kiện giao hàng chủ yếu của Công ty là FOB Hải Phòng và một số trường hợp áp dụng điều kiện CIF, khi đó Công ty sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu. Công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ là do công ty thường áp dụng phương pháp gửi hàng nguyên container, thời gian đàm phán thuê tàu và chuyên chở được rút ngắn vì nghiệp vụ thuê tàu đơn giản và tàu chạy theo lịch trình đã định, mặt khác công ty không phải lo việc xếp dỡ hàng hoá vì phí tổn xếp dỡ đã bao gồm trong cước phí. Tuy nhiên sử dụng phương thức thuê tàu chợ thì công ty phải chịu cước phí cao hơn so với tàu chuyến. Sau khi xác định số lượng hàng cần chuyên chở tuyến đường vận tải, nghiên cứu về hành trình vận chuyển Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu đã lựa chọn, sau đó lập bảng kê khai hàng và lưu thông khoang. 2.2.5. Làm thủ tục hải quan Trước khi làm thủ tục giao hàng lên tàu thì nhân viên của Công ty tiến hành làm thủ tục hải quan gồm: - Khai báo hải quan và nộp bộ chứng từ hàng hoá: Công ty nhận tờ khai hải quan và tiến hành khai báo chi tiết về lô hàng xuất khẩu với các nội dung như: chất lượng, số lượng, trị giá, tên phương tiện vận tải, xuất khẩu đến nước nào... Sau khi hoàn thành hồ sơ hải quan, Công ty sẽ nộp tờ khai cho cơ quan Hải quan cùng với các chứng từ cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của lô hàng. Bộ chứng từ hàng xuất của công ty bao gồm: + Tờ khai hải quan. + Hợp đồng mua bán. + Bảng kê khai hàng xuất bao gồm lượng và tiền. + Bộ chứng từ ngân hàng gồm: hóa đơn, bảng kê khai hàng bán, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, vận đơn của hãng tàu. - Xuất trình hàng hoá để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra, so sánh lô hàng xuất khẩu có phù hợp với hợp đồng hay không. Khi tiến hanh làm thủ tục này, công ty đã không tránh khỏi những thiếu sót, hàng hoá trong một số lô hàng không đủ số lượng như trong hợp đồng. Mặc dù đó chỉ là sự chênh lệch nhỏ không đang kể nhưng lại làm cho tiến độ giao hàng bị chậm lại. 2.2.6. Giao hàng cho phương tiện vận tải Điều kiện giao hàng mà công ty thường sử dụng khi XK hàng thủy sản ra nước ngoài là FOB. Do đó công ty phải tiến hành công việc như sau: - Giao hàng lên tàu do người mua chỉ định tại cảng quy định: cán bộ công ty làm thủ tục thông quan XK, tiến hành kiểm tra hàng và lấy giấy chứng nhận về chất lượng. Sau đó thông báo cho khách hàng về số lượng, chất lượng… của lô hàng để khách hàng lựa chọn phương tiện vận tải cho phù hợp. Cán bộ của công ty thường xuyên liên lạc với cơ quan điều hành cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng như: ngày, giờ tàu đến cảng và bốc hàng. - Công ty cung cấp cho khách hàng bộ chứng từ gồm: biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đường biển, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy tờ khác theo thỏa thuận giữa hai bên. Khi sử dụng điều kiện này công ty thường ở tình trạng bị động trong giao hàng. - Ngoài ra, việc giao hàng của công ty thường được thực hiện bằng container (giao hàng chiếm đủ container), công ty tiến hành đăng kí thuê container tương thích với số lượng hàng giao và vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng, tiếp đến làm thủ tục hải quan, mời hải quan đến kiểm hóa để xếp hàng vào container, sau đó thuê ô tô vận chuyển container ra cảng và thuê tàu biển vận chuyển đến cảng nhập khẩu. Tuy nhiên việc giao hàng của công ty đôi khi gặp khó khăn do hàng giao của công ty không đúng lịch trình của cơ quan điều hành cảng, điều này làm trễ thời gian vận chuyển và bốc xếp hàng lên tàu. 2.2.7. Làm thủ tục thanh toán Hiện nay phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) vẫn là phương thức thanh toán chủ yếu của công ty. Vì phương thức này có ưu điểm lớn là Công ty chắc chắn được thanh toán nếu L/C phù hợp với hợp đồng. Với phương thức này, Công ty giục bên mua mở L/C và kiểm tra L/C, nếu phù hợp với HĐXK đã ký kết thì Công ty tiến hành giao hàng. Sau khi giao hàng sẽ lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C, thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ nếu phù hợp với L/C thì trả tiền cho người xuất khẩu. Ngoài ra, một số Hợp đồng xuất khẩu của Công ty được thanh toán bằng phương thức chuyển tiền bằng điện (TTR) áp dụng đối với những khách hàng lâu năm. Sử dụng phương thức này tuy đơn giản nhưng công ty phải chịu hiệu quả thấp do khách hàng lợi dụng phương thức thanh toán TTR nên kéo dài thời gian thanh toán. 2.2.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Trong quá trình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu, Công ty không tránh khỏi những sai sót như: Giao hàng chậm, số lượng chưa đủ... Khi xảy ra trường hợp như vậy bạn hàng của công ty đã kiến nghị, phàn nàn. Tuy nhiên do Công ty kịp thời sửa chữa, điều chỉnh, kịp thời hoà giải, thương lượng, dàn xếp ổn thoả vì vậy không để xảy ra một vụ tranh chấp, khiếu nại nào. Ví dụ như khi công ty giao hàng không đủ số lượng, công ty đã thương lượng được với khách hàng giao bổ sung hàng thiếu hụt vào cùng giao với lô hàng tiếp sau. 2.3. Đánh giá việc thực hiện quy trình Hợp đồng xuất khẩu thủy sản tại Công ty Cp XNK Thủy sản Quảng Bình 2.3.1. Những kết quả đạt được Bảng 3. Tình hình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu năm 2005 - 2006 Năm 2005 Năm 2006 Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Hợp đồng ký kết 18 18 23 22 Hợp đồng thực hiện 18 18 23 22 Hợp đồng có sai sót 1 0 2 0 Nguồn: Báo cáo kinh doanh hàng năm của Công ty Với nhiều nỗ lực phấn đấu trong thời gian Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình đã đạt được một số kết quả khả quan: - Tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản của Công ty nhìn chung khá tốt. Đa phần Công ty luôn đảm bảo thực hiện đúng tiến độ hợp đồng và số lượng hợp đồng sai sót là không đáng kể. Do đó các chỉ tiêu đặt ra Công ty hoàn thành khá tốt. Tổng kim ngạch xuất khẩu tăng lên đáng kể, nếu như năm 2005 đạt 999.737 nghìn USD tăng 10,7% so với năm 2004. Sang năm 2006, giá trị xuất khẩu là 1.630 nghìn USD tăng 63,1% so với năm 2005. Điều này góp phần tăng doanh thu của Công ty. Đó là dấu hiệu đáng mừng khẳng định sự tiến bộ trong việc thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu của Công ty. - Trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản về cơ bản công ty thực hiện khá thành công góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Nhờ thực hiện tốt hợp đồng mà số hợp đồng được thực hiện so với kế hoạch là rất tốt, đặc biệt trong số các hợp đồng được kí kết thì không có hợp đồng nào sai sót nghiêm trọng đến mức khách hàng phải khiếu nại. Mặt khác, khách hàng nhập khẩu của Công ty là khách quen nên Công ty luôn nhận được sự hợp tác từ phía đối tác nước ngoài, ít có tình trạng lừa đảo. 2.3.2. Những khó khăn, hạn chế và nguyên nhân Trong những năm qua, mặc dù Công ty đã có nhiều cố gắng, nhưng hoạt động kinh doanh nói chung và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng vẫn chưa đạt hiệu quả cao do trong việc tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng công ty không tránh khỏi những thiếu sót và bộc lộ một số điểm hạn chế. * Trong khâu thu mua hàng thủy sản: Công tác thu mua hàng vất vả, gặp nhiều khó khăn và đôi khi còn bị động. Nguyên nhân là do hệ thống chân hàng của Công ty không nhiều và chưa có hệ thống chân hàng phân bố rộng rãi. Mặt khác còn tùy thuộc vào yếu tố thời tiết, tình hình thời tiết không thuận lợi, diễn biến phức tạp như nổi gió to, bão gây cản trở cho việc đánh bắt hải sản làm cho mặt hàng XK trở nên khan hiếm. * Trong khâu giao hàng cho phương tiện vận tải: Việc giao hàng của Công ty đôi khi gặp khó khăn do hàng giao không đúng lịch trình của cơ quan điều hành cảng, điều này làm trễ thời gian vận chuyển ảnh hưởng xấu tới kết quả thực hiện hợp đồng. Ngoài ra công ty thường XK theo điều kiện FOB đã làm giảm một phần lợi nhuận từ nghiệp vụ thuê tàu. * Trong khâu thanh toán: Phương thức thanh toán còn bó hẹp, áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C còn tồn tại khó khăn như làm mất nhiều thời gian và chi phí sử dụng vốn lớn, nguyên nhân là do khi mở L/C có nhiều tập quán nước nhập khẩu mà Công ty không thoả mãn, thời gian giao dịch bằng L/C qua nhiều công đoạn. Mặt khác tình trạng chậm thanh toán tiền hàng vẫn tồn tại do nhiều khách hàng quen lợi dụng phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR) nên kéo dài thời gian thanh toán. * Thị trường chính của CT CP XNK TS QB là thị trường Nhật Bản, nhưng việc xuất khẩu sang thị trường này đang gặp nhiều khó khăn do Chính phủ Nhật Bản tăng cường thực hiện luật vệ sinh thực phẩm, kiểm tra dư lượng kháng sinh trong sản phẩm dẫn đến nguy cơ sản phẩm bị trả lại, tăng thêm chi phí, chậm thời gian thông quan. * Mạng lưới thị trường tiêu thụ của Công ty quá ít, chủ yếu là Nhật Bản, một bạn hàng khó tính nên số hợp đồng được ký kết và thực hiện là không nhiều. Quá trình thực hiện hợp đồng, điển hình là khâu sơ chế, kiểm tra còn có những sai sót nguyên nhân là do mối quan hệ và giao dịch còn hạn hẹp, công ty chỉ thu mua hàng nhỏ lẻ, hôm nay thu mua chỗ nay, ngày mai lại chỗ khác, chưa có hệ thống thu mua lớn và ổn định do đó việc kiểm tra hàng hoá rất khó khăn. Đồng thời đội ngũ lao động với trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế, việc đánh giá chất lượng chưa thật kỹ lưỡng nên vẫn có những thiếu sót. * Nguồn lợi biển ngày một cạn kiệt, việc nuôi trồng, đánh bắt, khai thác thuỷ sản còn nhiều hạn chế nên nguồn nguyên liệu nói chung nhất là mặt hàng chủ lực bị cạnh tranh gay gắt, giá mua nguyên liệu ngày càng tăng nhưng giá xuất khẩu có xu thế giảm là nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế. Tóm lại, có thể nói trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt và tham gia vào nền kinh tế thế giới biến động đã đem lại cho Công ty nhiều cơ hội thuận lợi cũng như thách thức, khó khăn. Trong những năm qua, mặc dù phải đối mặt với môi trường kinh doanh phức tạp nhưng Công ty đã có nhiều cố gắng và hoàn thành khá tốt chỉ tiêu đề ra. Điều này tạo nền móng quan trọng bước đầu, từ đó chuẩn bị hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức thực hiện quy trình HĐXK trong tương lai. Chương 3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình 3.1. Định hướng xuất khẩu thủy sản của Công ty Cổ phần XNK thủy sản quảng bình - Tiếp tục giữ vững chữ tín, gắn bó chặt chẽ với địa phương, giải quyết hài hoà lợi ích giữa Công ty và bạn hàng, quan hệ sòng phẳng và cùng có lợi. Duy trì thị trường đã có đồng thời Công ty sẽ tiếp cận thị trường mới và thiết lập quan hệ với các bạn hàng mới nhằm nâng cao kim ngạch xuất khẩu. - Thực hiện đa dạng hóa mặt hàng xuất khẩu, phát triển sản xuất và chế biến nhằm đảm bảo một phần nguồn hàng cho hoạt động XK. - Đầu tư nâng cấp và đổi mới trang thiết bị nhà máy chế biến thuỷ sản xuất khẩu, sử dụng công nghệ và các dây chuyền sản xuất tiên tiến nhằm tăng năng suất lao động, tăng chất lượng sản phẩm nhằm vượt rào cản kỹ thuật. - Bổ sung đội ngũ cán bộ cốt cán, đào tạo và nâng cao trình độ đội ngũ lao động, đặc biệt là cán bộ nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ phòng nghiệp vụ. - Về việc tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng XK, Công ty chú trọng tất cả các khâu, từ việc lựa chọn bạn hàng, tổ chức ký kết hợp đồng rõ ràng, chính xác đến việc lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp và triển khai nhanh gọn và bài bản các khâu trong quy trình sao cho đạt hiệu qủa kinh tế cao và giữ dược chữ tín với bạn hàng * Một số chỉ tiêu cụ thể năm 2007: - Tổng kim ngạch XNK: 1.500.000 USD - Nộp các loại thuế: 100.000.000 VND. - Cổ tức 12% - 24%/năm. - Trích nộp bảo hiểm các loại đầy đủ cho người lao động. - Xúc tiến công tác khảo sát lập phương án khả thi vay nguồn vốn ưu đãi không lãi suất để khi có điều kiện thì xây mới hoặc nâng cấp phân xưởng. 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức thực hiện quy trình HĐXK thủy sản tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình 3.2.1. Hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu thị trường Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành SXKD cũng đều phải nghiên cứu, tìm hiểu thị trường. Bởi vì có nghiên cứu, tìm hiểu thị trường thì mới biết được nhu cầu và thị hiệu của khách hàng. Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là vấn đề rất quan trọng cho các đơn vị kinh doanh. Thông tin về thị trường giá cả, quy mô thị trường, những khu vực thị trường cho những cơ hội tiêu thụ hấp dẫn nhất, thông tin về khách hàng tiềm năng, luật lệ thương mại thị trường… không những giúp cho việc giải quyết những vấn đề kinh doanh mà còn tạo cơ sở giúp người quản lý đa ra những quyết định phù hợp, đúng đắn. Khi đàm phán hoặc chuẩn bị ký hợp đồng nếu có các thông tin một cách có hệ thống và cập nhật sẽ tránh được các sơ suất gây nên thiệt hại. Do đó Công ty nên tiến hành thiết lập phòng chuyên trách hoạt động nghiên cứu thị trường để làm công tác nghiên cứu thị trường một các kỹ lưỡng, vì đây chính là bước đầu để ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng. Đặc biệt là nghiên cứu thị trường ngoài nước. Đối tượng chủ yếu nghiên cứu thị trường nước ngoài là: - Nghiên cứu về dung lượng thị trường: Dung lượng thị trường là khối lượng hàng hoá có thể tiêu thụ hoặc nhập khẩu trong một thời gian nhất định. Dung lượng không cố định mà thay đổi tuỳ tình hình, nhất là thay đổi do quan hệ giữa cung và cầu. Nghiên cứu về dung lượng để xác định được nhu cầu thật của thị trường, từ đó rút ra nhận xét về khả năng xuất khẩu của Công ty vào thị trường đó. - Nghiên cứu các điều kiện vận tải: Cước phí vận tải và phương tiện vận tải góp phần quan trọng trong tiến trình Hợp đồng xuất khẩu vì vậy Công ty nên tiến hành nghiên cứu giá cước vận tải, các cảng, kho, mức bốc dỡ, qua đó tìm phương án tối ưu về cước phí và phương tiện cho Công ty. - Nghiên cứu các đối tác truyền thống và đối tác mới, đánh giá năng lực tài chính và chữ Tín của họ để có đối sách thích hợp: Công ty nên nghiên cứu để nắm bắt tình hình tài chính, thái độ chính trị và kinh tế, khả năng cấp tín dụng, các phương thức mua bán của các Công ty nước ngoài để lựa chọn các Công ty có khả năng ký kết hợp đồng. * Khi nghiên cứu thị trường nước ngoài nên sử dụng nhiều phương pháp: - Sử dụng các loại báo chí, các ấn phẩm và qua mạng internet đây là cách nghiên cứu tại bàn làm việc phổ biến và dễ làm nhất. - Nghiên cứu trực tiếp ở thị trường tiêu thụ: Công ty phải cử người đến thị trường để nghiên cứu tại chỗ. Phương pháp này tuy phức tạp và tốn kém nhưng cũng là phương pháp hiệu quả, thiết thực nhất. Qua việc nghiên cứu tiếp xúc ở thị trường có thể tạo được các quan hệ trực tiếp với người mua hàng. - Phương pháp bán thử để tìm hiểu tình hình thị trường hàng hoá. Qua đó, người xuất khẩu có điều kiện nghiên cứu toàn diện. Sau khi bán thử, thu nhập thông tin về hàng của Công ty mình, cải tiến để xuất khẩu lớn hơn, hiệu quả hơn 3.2.2. Tiến hành đàm phán với sự chuẩn bị kỹ lưỡng để có được các hợp đồng khả thi và không bị rơi vào thế bất lợi Có nhiều hình thức đàm phán giao dịch.Nên có sự lựa chọn sao cho phù hợp với đặc điểm của từng đối tác Người giao dịch, đàm phán của Công ty cần lựa chọn và nắm vững yêu cầu và kỹ năng của từng hình thức đàm phán để đạt kết quả mong muốn. * Đối với đàm phán qua thư từ, điện tín: Công ty CP XNK TS QB có mạng lưới thị trường tiêu thụ bó hẹp nên cần sử dụng hình thức này để bắt đầu quan hệ, tìm bạn hàng mới. Mặt khác, hợp đồng xuất khẩu hàng hoá của Công ty có một số hợp đồng trị giá nhỏ, vấn đề dễ diễn đạt nên sử dụng hình thức đàm phán này. * Đối với đàm phán giao dịch bằng gặp mặt trực tiếp: Số hợp đồng xuất khẩu mà Công ty đã ký kết và thực hiện không nhiều, mặt khác Công ty cũng có một số Hợp đồng xuất khẩu với giá trị lớn. Do đó nên chọn hình thức đàm phán này, tuy tốn kém nhưng hình thức giao dịch này rất quan trọng, dễ tạo được điều kiện kết thúc đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng. 3.2.3. Làm thật tốt và nghiêm túc công tác chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu phù hợp với yêu cầu của hợp đồng và tính chất của loại hàng xuất khẩu Thực tế cho thấy, thời gian vừa qua kết quả hoạt động xuất khẩu nói chung và quy trình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản nói riêng của Công ty chưa cao do công tác thu mua hàng thuỷ sản xuất khẩu còn nhiều hạn chế. Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do Công ty chưa chủ động trong khâu thu mua nguồn hàng xuất khẩu. Vì vậy giải pháp cấp bách và quan trọng hiện nay Công ty cần hướng tới là nhằm nâng cao hơn nữa công tác thu mua hàng xuất khẩu. + Tổ chức tốt mạng lưới thu mua hàng thuỷ sản xuất khẩu ổn định có chất lượng: Hoàn thiện và phát triển các chân hàng, thiết lập các kênh thu mua phù hợp. Vấn đề đặt ra cho Công ty đó là “xây dựng, củng cố và hợp tác, quan hệ chặt chẽ với các chân hàng” nhằm tạo điều kiện thuận lợi và hiệu quả nhất của Công ty trong khâu thu mua hàng hoá. Xét về lâu dài thì biện pháp quan trọng và tối ưu hơn cả là thiết lập hệ thống thu mua riêng cho hàng thủy sản xuất khẩu. + Đầu tư và xây dựng các nhà máy chế biến, cùng với việc phát triển hệ thống chế biến, tổ chức và quản lý chặt chẽ việc bảo quản hàng xuất khẩu. + Hoàn thiện và nâng cao kỹ thuật thu mua, phân loại, sơ chế, bảo quản thuỷ sản xuất khẩu để đảm bảo chất lượng hàng sau khi thu mua. 3.2.4. Tăng cường công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng với tính kịp thời và nghiêm túc - Phân công từng người nắm giữ các thông tin và tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đối với từng thị trường, đặc biệt là những thị trường lớn. Từ đó sẽ giúp Công ty kiểm soát chặt chẽ hơn việc thực hiện hợp đồng, công việc của từng phòng ban cũng như các nhân viên được theo dõi một cách tập trung, cẩn thận hơn. - Mỗi phòng kinh doanh sau khi ký hợp đồng xuất khẩu phải lên kế hoạch cụ thể cho công việc, từng khâu, từng giai đoạn trong quá trình thực hiện để có thể giải quyết nhanh chóng các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. - Công ty phải tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện hợp đồng như bộ phận thu mua hàng xuất khẩu, bộ phận vận chuyển, thanh toán tránh tình trạng ứ đọng hàng hay không đủ hàng. - Sau khi thực hiện xong 1 hợp đồng hoặc sau 1 giai đoạn kinh doanh nhất định, các phòng nên tổ chức đánh giá lại hiệu quả hoạt động, chỉ ra những sai sót cần sửa chữa, phát huy những mặt tích cực cũng như giải quyết những vấn đề còn tồn tại và rút ra bài học kinh nghiệm để các lần thực hiện Hợp đồng xuất khẩu tiếp theo được thuận lợi hơn và có hiệu quả hơn. 3.2.5. Nhạy bén và kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng thời nâng cao công tác thực hiện các khâu trong tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng. Khi thực hiện hợp đồng, những sai sót dù lớn hay nhỏ thì cũng không thể tránh khỏi. Vì vậy khi phát hiện những sai sót đó cần phải tìm các biện pháp phù hợp để sửa chữa, đồng thời rút kinh nghiệm cho những lần sau. * Trong khâu kiểm tra hàng trước khi xuất khẩu Kiểm tra hàng xuất khẩu là công việc hết sức phức tạp, tốn nhiều công sức, dễ sai sót và xảy ra tranh chấp. Giải pháp chung để khắc phục các khó khăn và tồn tại đó là phân cấp trách nhiệm, xử lý đúng người, đúng việc. Điều khoản về chất lượng trong hợp đồng phải được quy định thật chi tiết và cụ thể, đặc biệt phải thống nhất theo một tiêu chuẩn nhất định. Công ty phải có đội ngũ cán bộ nắm chắc nghiệp vụ, hiểu biết sâu sắc về quy trình xuất khẩu. Để chất lượng hàng hóa được kiểm tra nhanh chóng, chính xác, độ tin cậy cao, giảm thiểu những sai sót Công ty nên chọn những nhà cung ứng là đối tác quen thuộc, có uy tín... * Trong khâu thuê phương tiện vận tải Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu, việc giành quyền thuê tàu là một việc quan trọng, nghiệp vụ này giúp cho Công ty tiết kiệm được ngoại tệ và tăng lĩnh vực kinh doanh một cách vô hình. Do vậy việc sửa chữa những sai sót, đồng thời nâng cao nghiệp vụ thuê tàu là điều cấp thiết Công ty phải làm. Hiện nay Công ty đang đứng trước sự lựa chọn là trực tiếp thuê tàu hay môi giới, thuê tàu trong nước hay nước ngoài. Trước mắt với điều kiện cơ sở hạ tầng hiện có, ngành vận tải đường biển chưa phát triển. Nên đối với bạn hàng ở xa vận chuyển với khối lượng lớn, thời gian vận chuyển dài thì Công ty nên thuê tàu của nước ngoài. Còn bạn hàng gần, khối lượng xuất khẩu nhỏ thì có thể sử dụng đội tàu trong nước. Tuỳ theo khối lượng hàng xuất khẩu lớn hay nhỏ mà Công ty quyết định thuê tàu chợ hay tàu chuyến. Ngoài ra thị trường tàu không ổn định, các thông tin thường xuyên thay đổi do vậy công ty cần thiết lập 1 hệ thống thông tin cập nhật về thị trường tàu như về giá thuê tàu, độ tuổi của tàu, trọng tải của tàu để tránh mắc phải những sai sót và tránh xảy ra rủi ro. * Mua bảo hiểm cho hàng hoá Vì điều kiện và cơ sở giao hàng chủ yếu của công ty là điều kiện FOB, mọi rủi ro sau khi giao hàng đều thuộc về người mua nên công ty thường không mua bảo hiểm cho hàng hoá. Tuy nhiên, trong một số trường hợp công ty vẫn sử dụng điều kiện giao hàng hoá CIF, và rủi ro thuộc về người bán có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Vì vậy công ty cần phải dựa vào điều khoản giao hàng trong hợp đồng, tính chất hàng hoá, tàu đi qua những khu vực nào mà chọn điều kiện bảo hiểm để mua. Mua bảo hiểm cho hàng hoá là một kỹ thuật, một biện pháp để khi hàng hoá bị tổn thất thì được đền bù. Hiện nay các công ty bảo hiểm ở nước ta rất phát triển về nguồn lực, đặc biệt là công ty bảo hiểm Bảo Việt. Do đó khi mua bảo hiểm công ty cần lựa chọn điều kiện bảo hiểm nào để tiết kiệm chi phí nhưng khi hàng hoá gặp rủi ro thì được bồi thường đủ bù đắp cho hàng thất thoát. Đối với công ty, trong trường hợp sử dụng điều kiện giao hàng là CIF chỉ cần mua bảo hiểm theo điều kiện ICC (C) là được. * Khâu làm thủ tục hải quan Trong khâu này, quá trình làm thủ tục hải quan Công ty cần phải chú ý đến việc khai tờ hải quan và lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hoá và bộ chứng từ về hàng hoá. Vì nếu xảy ra sự không thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ dẫn đến phải làm lại, mất nhiều thời gian và chậm tiến độ giao hàng. * Nâng cao công tác giao hàng cho phương tiện vận tải Để có thể giao hàng một cách nhanh chóng thì hàng XK của công ty lúc nào cũng phải ở trong trạng thái sẵn sàng giao. Khi nhận được hướng dẫn giao hàng cho đối tác thì phải nhanh chóng đưa hàng đến điểm tập kết. Việc giao hàng cần phải chú ý đến việc tập kết hàng sao cho đúng thời điểm để tránh lãng phí do việc đến sớm hay đến muộn. Đồng thời trong quá trình bốc hàng công ty phải cử người theo dõi , giám sát để giao hàng đúng số lượng tránh tình trạng thiếu hay thừa . * Khâu làm thủ tục thanh toán Trong khâu thanh toán hay xảy ra sai sót và rủi ro nhất, điều này ảnh hưởng lớn đến doanh số của Công ty. Do đó khi lựa chọn phương thức thanh toán Công ty cần phải chú ý đến đối tác của mình, về khả năng thanh toán của họ, thông qua thông tin của các cơ quan chức năng như Ngân hàng trong và ngoài nước; Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cũng như các đối tác lâu năm. Điều này có thể giúp giảm thiểu rủi ro trong thanh toán. Hiện nay Công ty thường áp dụng hình thức thanh toán chủ yếu là L/C, hình thức thanh toán này tuy đảm bảo nhưng cũng không tránh khỏi những rủi ro. Vì vậy Công ty cần phải am hiểu thật kỹ các tập quán của các nước nhập khẩu, nếu không am hiểu thật kỹ các tập quán của các nước nhập khẩu thì không nên giao dịch bằng phương thức này. Cần phải nâng cao công tác kiểm tra L/C: - Công ty phải cử cán bộ bộ kinh doanh XK nắm vững hợp đồng mà mình đang thực hiện, có thái độ làm việc cẩn thận, tỉ mỉ và thận trọng trong công việc để tiến hành kiểm tra L/C. - Phải kiểm tra và đảm bảo nội dung của L/C là rõ ràng, không mơ hồ, cụ thể chi tiết, không mâu thuẫn nhau và đặc biệt là L/C phải hoàn toàn phù hợp với hợp đồng đã kí kết cả về nội dung lẫn hình thức. - Nếu phát hiện sai sót, cán bộ kiểm tra L/C cần thông báo ngay cho bên NK và đề nghị sữa chữa ngay L/C, không giao hàng khi L/C chưa phù hợp vói quy định trong hợp đồng để tránh thiệt hại không đáng có về sau. - Việc kiểm tra L/C phải được tiến hành nhanh chóng, chính xác và cán bộ kiểm tra phải là nguời có kinh nghiệm, có trình độ ngoại ngữ và trình độ chuyên môn cao về nghiệp vụ kinh doanh XNK. * Nắm vững nguyên tắc khiếu nại đồng thời đề ra biện pháp giải quyết khiếu nại phù hợp. Trong thời gian qua, tuy công ty chưa xảy ra sai sót lớn nên chưa xảy ra vụ tranh chấp khiếu nại nào. Tuy nhiên đối với mặt hàng mực đông lạnh XK dễ hỏng do tác động của thời gian, môi trường nên không thể không tránh khỏi các sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi bên. Do vậy, để hạn chế các vấn đề phát sinh, nâng cao hiệu quả giải quyết khiếu nại, đảm bảo tính hiệu quả kinh tế và xã hội trong trường hợp xảy ra khiếu nại công ty cần: - Nắm vững nguyên tắc xử lý trong khiếu nại: + Khi người mua khiếu nại người bán về lô hàng nào thì người mua vẫn phải nhận lô hàng tiếp theo. Khiếu nại một lô hàng không thể là cơ sở, là cớ để từ chối nhận hàng tiếp theo lại càng không là cớ để từ chối tiếp tục thi hành hợp đồng. + Người bán có quyền kiểm tra tại chỗ những chứng minh của người mua về khiếu nại. Sau một số ngày từ khi nhận được khiếu nại, người bán phải cử đại diện đến kiểm tra lại hoặc uỷ thác cơ quan có thẩm quyền ở nước NK làm việc đó. Người bán phải xem xét khiếu nại trong thời hạn quy định và báo ngay quyết định của mình cho người mua biết (đồng ý hoặc từ chối với khiếu nại). + Quy định rõ cơ quan giải quyết tranh chấp, đảm bảo thời gian khởi kiện và đủ bộ hồ sơ. Điều khoản khiếu nại, giải quyết khiếu nại phải tuân thủ quy định của các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên như: hiệp định thương mại, cơ chế giải quyết tranh chấp vào WTO. - Tìm ra các biện pháp giải quyết khiếu nại phù hợp: có thể dùng một hay vài biện pháp sau đây do hai bên thoả thuận: + Giao bổ sung cho đủ số hàng thiếu hụt vào một lần hoặc cùng giao với lô hàng tiếp sau; + Giảm giá số hàng khiếu nại hoặc hạ giá cả lô hàng tỷ lệ thuận với hàng có khuyết tật. + Khấu trừ một số tiền quy định về hàng khiếu nại khi người bán thanh toán lô hàng tiếp của HĐ hoặc khi thanh toán. Nhìn chung, giải pháp hữu hiệu nhất đối với điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại chính là hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình HĐXK. 3.2.6. Tiếp tục củng cố và mở rộng thị trường xuất khẩu Bên cạnh những thị trường truyền thống, công ty nên tích cực tiềm kiếm các thị trường mới có mức tiêu thụ lớn và phù hợp với mặt hàng của công ty như EU, Mỹ... Tùy theo tưng mặt hàng XK mà đặt ra trọng tâm thị trường phát triển cho phù hợp. Để công ty mở rộng đựợc thị trường tiêu thụ hàng XK nên: - Làm công tác thông tin thương mại phục vụ cho hoạt động XK: xác định hướng phát triển của công ty mình, qua đó đề ra chủ trương về kinh tế đối ngoại. Cần biết trước hết là những thông tin cập nhật về giá cả, về thị trường để xác định được công ty cần bán hàng ở đâu và theo phương thức nào cho hiệu quả nhất. - Quảng cáo hàng XK: tùy theo mục đích quảng cáo để tìm được loại quảng cáo phù hợp với công ty. Đối với công ty, cần tìm kiếm thị trường mới nên sử dụng hình thức quảng cáo ban đầu nhằm giới thiệu với thị trường tiêu dùng hàng hóa của công ty bằng cách đưa các thông tin về chất lượng, giá cả, tác dụng của hàng hóa, giới thiệu nơi bán và điều kiện mua hàng. Ngoài ra, công ty nên sử dụng hình thức quảng cáo bảo vệ nhằm mục đích giữ vững nhu cầu về hàng đang bán ở thị trường. Quảng cáo này mang tính cân nhắc, lưu ý người tiêu dùng, giữ khách, gắn họ với hàng hóa của công ty. Khi quảng cáo ngoại thương, muốn đạt kết quả tốt người XK không những phải biết đặc thù của từng thị trường ngoài nước mà còn phải biết thị trường cần gì, đòi hỏi thế nào, biết tổ chức cách tiêu thụ thích hợp, biết thị hiếu của khách hàng cũng như phong tục tập quán, khả năng mua hàng của khách hàng. Phải nhằm vào đối tượng thị trường cụ thể mà đáp ứng yêu cầu của họ. Nên sử dụng các phương tiện quảng cáo như: báo chí, mạng internet, các bảng hướng dẫn giới thiệu thường xuyên, ấn phẩm…Tổ chức tốt quảng cáo, các chi phí sẽ được bù đắp. 3.2.7. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên, đảm bảo các điều kiện cần thiết về thông tin cũng như các phương tiện vật chất - kỹ thuật cho quá trình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu Chất lượng đội ngũ lao động là yếu tố tiên quyết ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động xuất khẩu của Công ty. Tuy nhiên, vấn đề vướng mắc của Công ty trong quá trình đẩy mạnh kinh doanh xuất nhập khẩu là thiếu đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, đặc biệt là trong quá trình tổ chức thực hiện Hợp đồng xuất khẩu. Do đó, Công ty cần áp dụng các biện pháp: - Tiếp tục tuyển dụng và bổ sung cán bộ nghiệp vụ xuất khẩu trẻ có năng lực, có chính sách trọng dụng, khuyến khích, chế độ lương thưởng thích hợp đối với cán bộ có chuyên môn giỏi, làm việc có hiệu quả cao và có thành tích công tác tốt. - Bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ kinh doanh XNK cho cán bộ nhân viên bằng cách thường xuyên cử cán bộ theo học các lớp chuyên sâu về hoạt động kinh doanh XNK tại các trường chuyên ngành, tạo điều kiện cho cán bộ của Công ty tham dự các khoá học nước ngoài nhằm nâng cao trình độ chuyên môn. - Cung cấp thông tin cập nhật của các văn bản quy định mới cho cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu, mời các chuyên gia nước ngoài có uy tín về hỗ trợ kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Có thể nói, quy trình XK có nhiều công đoạn khác nhau mỗi công đoạn có công việc riêng nhưng lại liên quan mật thiết với nhau, kết quả của công đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của công đoạn kia. Để tránh lạng phí thời gian khi thực hiện một HĐXK, công ty nên tập trung nhân lực để giải quyết và kết hợp các nghiệp vụ trong cùng một thời gian. Đề xuất này đưa ra với mục đích rút ngắn thời gian thực hiện HĐ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tận dụng thời cơ kinh doanh. Ngoài ra có rất nhiều cách kết hợp khác mà công ty có thể nghiên cứu để áp dụng cho phù hợp với đơn vị của mình để nâng cao hiệu quả bằng cách xây dựng phương án thực hiện HĐ có hệ thống, tránh khỏi sự chồng chéo và giảm thiếu được những sai phạm có thể mắc phải; qua đó cũng giúp cho nhân viên xử lý một cách dễ dàng hơn các sai phạm có thể xảy ra.  Kết luận Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình từ khi thành lập đến nay trải qua hơn 20 năm, đã có nhiều tiến bộ trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động xuất khẩu Thủy sản nói riêng. Đối với Công ty thì mặt hàng xuất khẩu mực là chủ đạo chiếm hơn 90% tổng doanh thu của Công ty, hàng năm đóng góp một phần không nhỏ vào kim ngạch xuất khẩu của Tỉnh Quảng Bình. Hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty được ghi nhận là nhờ phần lớn vào việc tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu. Tuy nhiên, trong công tác tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu Thủy sản của Công ty vẫn còn một số hạn chế cần giải quyết triệt để. Vì vậy việc phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động của Công ty để tìm ra những giải pháp hiệu quả nhằm hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp dồng xuất khẩu Thuỷ sản cho Công ty là điều quan trọng và có ý nghĩa cấp bách. Luận văn đã thực hiện được mục đích nghiên cứu đề ra trên cơ sở đánh giá kết quả đạt được, những khó khăn và hạn chế từ đó đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu Thuỷ sản tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thuỷ sản Quảng Bình. Đề xuất của Luận văn mới chỉ là những ý kiến bước đầu cần được bổ sung và kiểm nghiệm trong thực tiễn Do thời gian và trình độ có hạn nên Luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy cô và các bạn sinh viên để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của Thầy giáo GS.TS Tô Xuân Dân cùng toàn thể các cô, chú cán bộ trong Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài Luận văn tốt nghiệp này. Phụ lục Phụ lục 1. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty CP XNK TS QB Hội đồng quản trị Ban giám đốc Công Ty Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính Phòng kỹ thuật-KCS Phòng kế hoạch kinh doanh Các trạm thu mua, dịch vụ Phân xưởng hàng khô Phân xưởng cơ điện Phân xưởng hàng đông Phụ lục 2. Kết quả hoạt động SXKD của Công ty CP XNK Thủy sản Quảng Bình TT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 Quý I/2007 1 Tổng số vốn kinh doanh Tr.VND 6.558.031.264 7.520.681.279 8.617.816.681 2 Tổng doanh thu Tr.VND 16.029.038.269 26.629.885.074 3.930.608.842 3 Tổng kim ngạch XNK 1000USD 999.738 1.630.229 4 Doanh thu thuần Tr.VND 16.029.038.269 26.629.885.074 3.930.608.842 5 Giá vốn hàng bán Tr.VND 14.003.237.518 22.354.616.955 3.398.132.707 6 Lợi nhuận gộp Tr.VND 2.025.800.751 4.274.268.119 541.476.135 7 Nộp ngân sách Tr.VND 132.668.000 219.930.000 Nguồn: báo cáo kinh doanh hàng năm của công ty Phụ lục 3. Kết quả hoạt động XK của Công ty CP XNK TS Quảng Bình ĐVT Thị trường tiêu thụ Năm 2005 Năm 2006 Lượng Trị giá Lượng Trị giá I. Xuất khẩu trực tiếp (1000USD) - Mực đông kg Nhật Bản, Hồng Kông 149.968,3 965.428,86 240.516 1.621.900,96 II. Xuất khẩu uỷ thác (1000USD) - Mực đông kg Nhật Bản, Đài Loan 18.293,2 34.308,8 589,2 18.329,00 Nguồn: Báo cáo kinh doanh hàng năm của Công ty Phụ lục 4. Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện Hợp đồng xuất khẩu tại Cty CP XNK TS QB 1. Giục mở L/c và kiểm tra L/C 2. Chuẩn bị hàng XK 3. Kiểm tra hàng XK 4. Thuê phương tiện vận tải 5. Làm thủ tục hải quan 6. Giao hàng 7. Làm thủ tục thanh toán 8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (Nguồn: Phòng Kế hoạch - kinh doanh của Công ty) Phụ lục 5. Tình hình phát triển kinh tế Tỉnh Quảng Bình trong những năm gần đây Bảng 1. Cơ cấu tổng sản phẩm trên địa bàn phân theo khu vực kinh tế Đơn vị tính: % Năm Tổng số Nông, Lâm, Ngư nghiệp Công nghiệp và Xây dựng Dịch vụ 2002 100 34,6 27,4 38 2003 100 33,7 28,9 37,4 2004 100 32,5 29,9 37,6 2005 100 29,7 32,1 38,26 2006 100 30,9 37,6 40,5 Bảng 2. Xuất khẩu hàng hóa trên địa bàn Đơn vị tính:1000 USD Năm 2002 2003 2004 2005 2006 Tổng trị giá XK 13.070 18.247 24.432 28.925 35.900 Hàng công nghiệp nặng và khoáng sản 1.657 5.092 4.510 4.910 6.059 Hàng công nghiệp nhẹ và thủ công nghiệp 180 340 228 300 357 Hàng nông sản 2.869 8.238 15.946 18.735 23.926 Hàng lâm sản 524 571 535 625 655 Hàng thủy sản 5.957 3.738 3.213 4.355 4.903 Bảng 3. Nhập khẩu hàng hóa trên địa bàn. Đơn vị tính: 1000 USD Năm 2002 2003 2004 2005 2006 Trị giá nhập khẩu 29.923 17.479 16.450 18.150 19.100 tài liệu tham khảo Giáo trình Quản lý và Nghiệp vụ Kinh doanh thương mại quốc tế – PGS. TS Trần Văn Chu – Trường ĐH Kinh doanh và Công nghệ HN. Giáo trình Nghiệp vụ kỹ thuật Thương mại quốc tế – Trường ĐH Thương Mại Nghị định số 12/ 2006 / NĐ - CP của Thủ Tướng Chính phủ (2006) quy định chi tiết thi hành luật Thương mại về hợp đồng mua, bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài, Hà Nội. Chỉ thị số 22 /2000 / CT – TT của Thủ Tướng Chính phủ về chiến lược phát triển XNK thời kỳ 2001 – 2010, Hà Nội. Các tài liệu phòng kế toán và phòng kế hoạch kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình. Sách niên giám thống kê tỉnh Quảng Bình 2005. Một số thông tin cập nhật từ trang web: www.fistenet.gov.vn. www.quangbinh.gov.vn Nhận xét của giáo viên hướng dẫn mục lục