Luận văn Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái

+ Với cách bố trí vị trí làm việc như vậy cũng tồn tại một số nhược điểm sau: - Phòng làm việc của trưởng phòng không được tách riêng nên ảnh hưởng đến sự tập trung của mỗi cá nhân, hơn nữa việc tiếp khách của trưởng phòng ngay tại phòng làm việc cũng ảnh hưởng đến tính tập trung và chất lương công việc của nhân viên, tạo cho khách cảm thấy không thoải mái trong khi trao đổi nhất là những vấn đề mang tính bí mật. - Bố trí vị trí của thư ký như thế không thuận tiện cho việc đón tiếp khách của thủ trưởng cơ quan, kém linh động hơn. - Các bàn lám việc của nhân viên chưa có vách ngăn sẽ tạo ra không gian thông thoáng cho văn phòng nhưng lại làm thiếu sự tập trung, tính chuyên môn hóa thấp trong công việc. - Bàn ghế đón khách được bố trí ngay tai phong làm việc của nhân viên như thế ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc của các nhân viên khác và khiến cho khách cảm thấy phiền toái, nhất là những vị khách quan trọng. 3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng. Hiện đại hóa văn phòng là mục tiêu không chỉ của riêng văn phòng công ty mà nó còn là xu thế của mọi công ty hiện nay khi văn phòng đang trở thành phòng ban không thể thiếu của công ty, nó là bộ mặt của công ty. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, tin học máy tính, công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi hầu hết. Các công việc giấy tờ đều được hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Do đó cách mua sắm các trang thiết bị và bố trí văn phòng đã và đang có nhiều thay đổi theo xu hướng đó. Nắm bắt được tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý thì ban lãnh đạo công ty đã kịp thời ứng dụng những thành tựu đó trong công tác quản lý văn phòng như: Mạng máy tính kết nối nội bộ: Giúp cho việc truyển tải thông tin chính xác,đầy đủ, nhanh tróng cho việc tiếp nhận và xử lý kịp thời những sai sót. - Cập nhật những thông tin mới nhất, trao đổi thông tin giữa các phòng ban - Giúp cho việc quản lý thông tin của lãnh đạo được thường xuyên,chặt chẽ, luôn theo sát tình hình. - Tiết kiệm chi phí thời gian, tiền bạc của công ty... - Không chỉ có mạng nội bộ thì hệ thống thư điện tử cũng được áp dụng khá phổ biến trong hệ thống công ty bởi nó thuận lợi cho những thông tin quan trọng, thông tin khẩn, thông tin gửi đích danh... - Không những thế các phần mềm quản lý còn là trợ thủ cho các nhà lãnh đạo, giúp cho khối lượng công việc được giảm bớt, theo dõi tình hình thường xuyên, chặt chẽ, tăng cường công tác quản lý của lãnh đạo. - Kết nối công nghệ Internet cho hệ thống mạng công ty giúp nhân viên, lãnh đạo có thể cập nhật thông tin nhanh nhất, kịp thới nắm bắt được cơ hội, quảng cáo, mang đến những thông tin của công ty đến với mọi người... Có thể nói sau một thời gian hoạt động công ty đã có những lúc gặp phải nhiều khó khăn cả về vật chất, kỹ thuật, con người nhưng nhờ sự lỗ lực của ban lãnh đạo và nhân viên công ty thì giờ đây công ty đang ra sức củng cố công ty một cách hoàn thiện về cả vật chất và con người. Hệ thống nhà kho cất trữ tài liệu hồ sơ công ty được đảm bảo an toàn, vệ sinh và phòng chống mối mọt. Nhà kho lưu trữ được bố trí các giá xếp tài liệu bằng kim loại và tránh ẩm mốc và được nhân viên lau dọn sạch sẽ. Dưới sự quản lý chặt chẽ, theo dõi, giám sát kịp thời đã nâng cấp các trang thiết bị văn phòng theo hướng hiện đại hóa văn phòng. Không chỉ đối với văn phòng mà các phòng ban khác cũng dần được hiện đại hóa nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc. Điều này có tác động tích cực đến chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty và trình độ quản lý của công ty được đánh giá cao. Quy định của công ty cũng quy định rõ trách nhiệm của phòng hành chính là theo dõi, quản lý việc khai thác các thông tin trên mạng có mục đích rõ ràng, có hiệu quả cho công việc và giúp thư giãn trong quà trình làm việc của nhân viên nói chung để tránh tình trạng khai thác thông tin thừa, không mang lại kết quả. 4. Phân công phối hợp trong công việc giữa nhân viên trong bộ phận văn phòng và giữa các phòng ban Sự phân chia công việc cho mọi nhân viên trong một phòng cũng như trong toàn công ty một cách hợp lý, khoa học là điều kiện tiên quyết quyết định đến chất lượng công việc của mỗi nhân viên. Nguyên tắc bố trí công việc là đúng người đúng, phân công công việc dựa trên năng lực, trình độ chuyên môn, sở trường cá nhân và tâm lý của nhân viên. Điều này rất quan trọng vì nhân viên chỉ cảm thấy hứng thú với công việc khi công việc ma họ được phân công đúng ngành nghề mà họ đã từng học, từng nghiên cứu và yêu cầu công việc phải tương xứng với trình độ chuyên môn của họ, không thể có sự hoàn thành tốt công việc nếu một nhân viên bình thường lại được giao một công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao khi đó sẽ dẫn đến tâm lý chán chường. Và đối với một nhân viên văn phòng cũng vậy để hoàn thành tốt công việc đòi hỏi nhân viên văn phòng phải có trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng. Rất nhiều người từ trước đến nay vẫn có quan niệm rằng công việc văn phòng ai cũng làm được không cần học. Nhưng phải làm ở mức độ nào, một người không hiểu biết gì về quy định hành chính văn phòng, không năm được cách soạn thảo văn bản thế nào cho đúng với quy định của nhà nước thì làm sao có thể hoàn thành tốt công việc, làm sao có thể tham mưu cho lãnh đạo về cách soạn thảo văn bản hành chính. Chính vì vậy mà bộ phận văn phòng vẫn bị xem nhẹ ở nhiều công ty, nhiều người không học hành chính văn phòng nhưng vẫn được bố trí làm cán bộ văn phòng như vậy khó có thể làm tốt công việc của mình. Kết quả đạt được: Việc phân công công việc một cách hợp lý tạo ra một không khí làm việc thoải mái, mọi người làm tốt công việc của mình theo đúng năng lực và chuyên môn nghiệp vụ. Công việc được giải quyết một cách thận lợi và nhanh tróng qua đây cho thấy nghệ thuật quản lý của nhà quản trị đã biết phân công công việc một cách hợp lý tạo ra năng suất lao động cao, mỗi cá nhân đã làm tốt công việc được giao, đảo bảo chất lượng công việc. Công tác văn phòng được thực hiện đều đặn hỗ trợ tích cực cho các phòng ban khác. 5. Quản lý chi phí của công tác văn phòng Bất cứ một cơ quan nào, một tổ chức, một doanh nghiệp muốn hoạt động được đều phải bỏ ra chi phí. Nhưng việc sử dụng chi phí như thế nào cho hiệu quả chi phí bỏ ra tiết kiệm nhất thì ở mỗi doanh nghiệp lại không giống nhau. Hiệu quả của công tác này quyết định bởi tài quản lý của người chịu trách nhiệm quản lý tài chính và ý thức trách nhiệm của nhân viên toàn công ty trong việc tiết kiệm chi phí để có lợi nhuận cao nhất. Bộ phận văn phòng tuy là bộ phận không trực tiếp tham gia sản xuất, không trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho công ty nhưng chi phí mà văn phòng bỏ ra phục vụ cho hoạt động của phòng mình và các phòng khác không phải là nhỏ. Đó là chi phí điện nước, tiền ăn trưa, chi phí văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô tô,sửa chữa lớn nhỏ khu văn phòng. Nếu các khoản chi phí này được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu chi phí rất lớn trong tổng chi phí toàn công ty. Tiết kiệm không có nghĩa là trang bị thiếu, tiết kiệm nhưng phải đảm bảo yêu cầu. Vì vậy bộ phận văn phòng có nhiệm vụ phải trang bị đầy đủ các dụng cụ cũng như trang thiết bị cho các phòng ban. Bởi trang thiết bị mà đầy đủ thì cán bộ công nhân viên mới hăng say làm việc, làm việc có hiệu quả, đồng thời bộ phận văn phòng phải quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng văn phòng phẩm để có kế hoạch mua sắm kịp thời và phân phối cho các bộ phận. Thực tế ở công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái chi phí điện, điện thoại bộ phận văn phòng quản lý chưa tốt. Mạng máy tính cá nhân khi ra ngoài trong thời gian dài vẫn cứ để ở chế độ hoạt động nhiều máy tính như vậy sẽ gây lãng phí điện. Chi phí tiền điện thoại cũng là một khoản khá lớn mà trong đó có nhiều cuộc không vì mục đích công việc mà vì mục đích cá nhân. Trong giờ làm việc mọi người hay nói chuyện riêng hoặc lên mạng chát, đọc báo làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Tinh hình sử dụng văn phòng phẩm của các phòng ban trong công ty cũng xảy ra tình trạng lãng phí mà văn phòng không thể kiểm soát được sự lãng phí đó vì văn phòng chưa đưa ra định mức sử dụng các định mức văn phòng phẩm. Kết quả đạt được: Bộ phận văn phòng đã trang bị đầy đủ cho các nhân viên trong công ty các trang thiết bị dụng cụ cá nhân phục vụ cho công việc của họ. Công ty tạo điều kiện cho nhân viên ăn trưa tại công ty cán bộ văn phòng đã tìm được hàng cơm hộp với giá 15000 đồng/ suất, được cán bộ công nhân viên trong công ty đánh giá cao về chất lượng. Để tránh tình trạng thừa cơm gây lãng phí bộ phận văn phòng yêu cầu các phòng ban phải báo số lượng người ăn trưa trong ngày trước 11 giờ trưa để cán bộ văn phòng tổng hợp số lượng và báo cho nhà hàng, đây là một phương thức sử dụng hợp lý trong việc tiết kiệm chi phí Đối với việc sửa chữa nhỏ khu văn phòng bộ phận văn phòng cũng đưa ra phương thức tiết kiệm chi phí là nếu những hóc có thể tự sửa chữa được thì các bộ phận tự sửa chữa để không mất thêm chi phí thuê ngoài. Để quản lý chi phí của máy fax cán bộ văn phòng yêu cầu bộ phận sử dung máy fax phải vào sổ theo dõi ghi rõ nội dung, ngày tháng, số lượng bản fax. 6. Quản trị cơ sở vật chất Điều kiện cơ sở vật chất là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng khi cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ và hiện đại là điều kiện thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình đạt hiệu quả công việc cao. Đồng thời cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ hiện đại là một trong những yếu tố đánh giá khả năng tổ chức và điều kiện làm việc của mỗi cơ quan. Đối với công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái các điều kiện cơ sở vật chất được trang bị tương đối đầy đủ, mỗi phòng ban ngoài các thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại, bàn, ghế, tủ, giá đựng tài liệucòn được trang bị cây cảnh, điều hòa nhiệt độ, cây nước nóng lạnh. Để quản lý tôt cơ sở vật chất hiện có tránh tình trạng mất mát hư hỏng cán bộ văn phòng đã tiến hành phân loại và lập hồ sơ danh mục quản lý tất cả cơ sở vật chất của từng phòng và của toàn công ty. Bên cạnh đó cán bộ văn phòng phối hợp với trưởng các bộ phận tiến hành kiểm kê cơ sở vật chất định kỳ mỗi tháng một lần, kiểm kê năm hoặc kiểm kê bất thường khi có sự thay đổi. Kết thúc buổi kiểm kê cán bộ văn phòng và trưởng các bộ phận cùng nhau ký tên vào biên bản kiểm kê, mục đích của công tác kiểm kê nhằm nắm chắc số lượng, chất lượng của cơ sở vật chất để có kế hoạch mua sắm sửa chữa, ngoài việc phân loại và lập hồ sơ quản lý cán bộ văn phòng đã xây dựng quy chế bảo vệ các điều kiện cơ sở vật chất. Ví dụ: Để đảm bảo không khí thoáng mát công ty trang bị cây xanh cho các phòng làm việc, bộ phận văn phòng có nhiệm vụ mua cây xanh, các phòng được trang bị cây có trách nhiệm chăm sóc cây hàng ngày. Ô tô của công ty hiện tại đã giao cho ông Đàn Hải Long quản lý, ông long có trách nhiệm bảo quản giữ gìn không được sử dụng vào mục đích cá nhân. Trong quá trình làm việc nhân viên nào có nhu cầu dùng xe phải làm phiếu yêu cầu sử dụng xe trong đó ghi rõ: người yêu cầu, thời gian sử dụng, mục đích sử dụng và báo cho cán bộ văn phòng để có kế hoạch bố trí lịch tránh tình trạng chồng chéo ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Đối với điều kiện cơ sở vật chất khác khi bàn giao cho từng phòng đã có biên bản bàn giao tức là cơ sở vật chất đó đã thuộc quyền sở hữu, thuộc quyền quản lý của phòng. Khi đó các phòng phải cử người quản lý và chịu trách nhiệm nếu xẩy ra mất mát, hư hỏng không có lý do chính đáng thì phòng đó phải chịu trách nhiệm đền bù. Vì vậy khi cơ sở vật chất trong phòng hỏng hóc phải báo ngay cho cán bộ văn phòng để có kế hoạch thay thế sửa chữa. Nhờ có công tác quản lý chặt chẽ, hiệu quả kết hợp với ý thức tự giác bảo vệ tài sản công ty của toàn thể nhân viên từ khi thành lập cho đến nay công ty chưa xẩy ra tình trạng mất mát. 7. Công tác quản lý nhân sự Nhân sự là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu đối với sự tồn tại và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Nhân sự của một tổ chức là những người mà tổ chức thuê để làm việc cho tổ chức. Hay nói các khác nhân sự lá những người đang làm việc trong tổ chức, gắn với mỗi con người cụ thể. Vì vậy công tác quản lý nguồn nhân sự sao cho tốt, sao cho hiệu quả là vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp rất quan tâm. Duy trì đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao và thâm niên công tác lâu năm là vấn đề hết sức quan trọng vì khi đó doanh nghiệp sẽ không phải chi trả khoản chi cho tuyển dụng và đào tạo người mới. Nhưng hiên nay rất nhiều doanh nghiệp đang đứng trước trước thực trạng đó là nguồn nhân sự luôn luôn biến động vì sự ra đi của nhân viên cũ và sự ra nhập của nhân viên mới do đó doanh nghiệp không có đội ngũ nhân sự làm việc chuyên nghiệp. Hiên trạng nay có thể giả thích như sau: Về phía doanh nghiệp các nhà quản trị đã không quan tâm tới các chính sách đãi ngộ nhân sự không quan tâm đến đời sống cũng như điều kiện làm việc, cơ hội thăng tiến trong công việc của nhân viên khiến nhân viên phải đi tìm công việc mới mà ở đó họ được hưởng đầy đủ các chính sách đãi ngộ, điều kiện làm việc tốt, có nhiều cơ hội thăng tiến cũng như phát triển bản thân Về phía nhân viên do họ không tâm huyết với nghề, không chịu được áp lực công việc hoặc nghành nghề không phù hợp với trình độ chuyên môn của họ Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái trong nền kinh tế thị trường và cạnh tranh gay gắt như hiện nay cũng đang đứng trước thực trạng trên. Trải qua 4 năm hoạt động cũng là thời gian công ty trải qua nhiều biến động về nhân sự trừ các vị trí chủ chốt thuộc ban lãnh đạo công ty chưa có nhân viên nào gắn bó với công ty trên 2 năm, không khí làm việc của công ty rất vui vẻ, toàn thể nhân viên sống với nhau như một gia đình, điều kiện làm việc tốt vì vậy sự biến dộng về nhân sự là do quy mô công ty nhỏ, các vị trí quản lý chủ chốt đã có người đảm nhiệm cho nên nhân viên không có cơ hội thăng tiến cũng như phát triển bản thân. Việc quản lý nguồn nhân sự hiện tại là một vấn đề hết sức quan trọng, quản lý để đánh giá khả năng làm việc của nhân viên, ý thức làm việc của nhân viên. Cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu trực tuyến chức năng vì thế các trưởng phòng là người trực tiếp quản lý nhân viên của phòng mình về giờ giấc làm việc cũng như khả năng hoàn thành công việc của nhân viên trong các buổi tổng kết quý, tổng kết năm. Trưởng phòng các bộ phận phải cam kết về số lượng nhân viên phòng mình trong thời gian tới trên cơ sở kế hoạch phát triển của phòng. Tuy nhiên công tác hoạch định nhân sự của công ty chưa tốt đẫn đến tình trạng việc nhiều nhưng chưa có người làm và nhân sự nghỉ việc không có kế hoạch trước nên công ty khó tìm được người thay thế. Hiên nay trưởng phòng kinh doanh vừa xin nghỉ việc và để tìm được người có kinh nghiệm và trình độ thay thế công việc này đòi hỏi phải có thời gian vì vậy hiện tại chức trưởng phòng kinh doanh dang khuyết. Kết quả thực hiện: Vơi nguồn nhân sự hiện nay trưởng phòng quản lý nhân viên tương đối tốt cả về giờ giấc làm việc cũng như chất lượng công việc. Định kỳ 2 tuần hoặc 1 tháng các phòng tổ chức cuộc họp để tổng kết đánh giá các công việc đã hoàn thành, phân công công việc cho những công việc tiếp theo. Nội bộ công ty ổn định, toàn thể nhân viên sống đoàn kết quan tâm lẫn nhau, cuối mỗi tháng công ty thường tổ chức đi picnic để giảm stress sau một tháng làm việc căng thẳng, lấy lại tinh thần cho một tháng làm việc tiếp theo. 8. Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan + Khái niệm: Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong các doanh nghiệp các văn bản được ban hành và đảm bảo giá trị pháp lý bằng yếu tố quan trọng lá con dấu. + Vai trò: Con dấu thể hiện quyền lực của doanh nghiệp. - Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu là một trong các nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, bởi con dấu thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ pháp lý với nhà nước và tổ chức khác. Quy định quản lý và sử dụng con dấu của công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái tuân theo các quy định sau: - Con dấu được quản lý tại văn phòng công ty do bộ phận văn thư quản lý và đóng dấu. - Con dấu được bảo quản trong hộp và luôn khóa trong tủ không ai được tùy ý sử dụng và đem về nhà. - Nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản, không làm biến dạng con dấu, nếu mất phải báo cáo ngay cho lãnh đạo. - Không đóng dấu khống, đóng vào các văn bản không hợp lệ. - Dấu được sử dụng cùng một mầu mực, đường nét rõ ràng - Đối với văn bản có phụ lục hoặc văn bản dự thảo thì đóng dấu treo. - Dấu đóng rõ nét nên các văn bản và chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái... Đối với các quy định trên các nhân viên văn thư đã nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng nội quy và không để xẩy ra những sai sót và nội quy này được viết thành văn bản hưỡng dấn cho các phòng ban khác trong trường hợp tiếp nhận những văn bản không hợp lệ, sai quy cách thì văn bản không được đóng dấu và nhân viên văn phòng yêu cầu phòng ban, cá nhân đó chỉnh sửa lại văn bản cho đúng thể thức, quyề hạn và trách nhiệm của phòng ban, cá nhân đó. Công ty cũng quy định rõ nhân viên văn thư chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc quản lý và sử dụng con dấu trước công ty và pháp luật. Với quy định này đã nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên đối với tài sản pháp lý của công ty. 9. Quy trình quản l ý văn bản đến, văn bản đi a. Quy trình quản l ý văn bản đến Bước 1: kiểm tra sơ bộ Mục đích : xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình không, số lượng bì văn bản có đủ không, kiểm tra phong bì văn bản có nguyên vẹn không, có dấu hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không . Nếu có phải lập biên bản gửi đến người có trách nhiệm. B­íc 2 : Ph©n lo¹i s¬ bé Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan, cán bộ văn thư phân loại văn bản nhận thành 2 loại : một loại đang ký vào sổ, một loại không đăng ký vào sổ Loại văn bản phải đăng ký tất cả các văn bản gửi cho cơ quan, thủ trưởng trong cơ quan, cho những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan. Loại văn bản không phải đăng ký : sách, báo, tạp chí, thư riêng Bước 3 : Bóc bì văn bản + Nguyên tắc Những phong bì có dấu hiệu khẩn thì phải được bóc ngay sau khi nhận Khi bóc bì văn bản không được làm rách văn bản bên trong, không được làm mất phần số, ký hiệu của các văn bản đã ghi ở phần ngoài phong bì. Không được làm mất đấu bưu điên ghi ở ngoài Đối với văn bản thường sau khi phân loại văn bản thì tiến hành bóc bì, lấy văn bản thật nhẹ nhàng và không làm rách văn bản Đối chiếu số, ký hiệu văn bản ghi ở ngoài phong bì với phần số và ký hiệu ghi trong văn bản xem có khớp nhau không. Nếu văn bản gửi không đúng thì phải gửi lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó Nếu có phiếu gửi sau khi nhân văn bản thì phải ký xác nhân và dóng dấu lên phiếu gửi rồi trả lại phiếu cho cơ quan gửi văn bản. Đối với những văn bản có ngày tháng ghi văn bản nhận quá xa nên giữ lại phong bì Đối với những văn bản mật sau khi bóc bì ngoài thấy đấu hiệu là văn bản mật có hai trường hợp : + Nếu trực tiếp người văn thư được thủ trưởng phân công bóc và đăng ký văn bản mật thì bóc như văn bản bình thường + Nếu thủ trưởng cơ quán không phân công bóc bì và đăng ký văn bản mật thì phải chuyển bì cho người có trách nhiệm bóc bì và đăng ký vào sổ Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Mục đích: xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan. Dấu đến được đóng vào trên góc phải (phần lề văn bản ), dưới phần số và ký hiệu. Công văn : dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản. Trình thủ trưởng và người phụ trách xem xét Thủ trưởng và người phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối văn bản đến Những văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn, khẩn phải được sắp xếp ở vị trí đầu trong tập văn bản đến. Đăng ký, vào sổ văn bản đến Mục đích: Nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nắm được nội dung văn bản và biết được đối tượng giải quyết văn bản, từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu. Nguyên tắc: mỗi văn bản chỉ được đăng ký một lần tránh trùng lặp Văn bản đến phải được vào sổ ngay ngày nhận Hình thức đăng ký : bằng sổ, máy tính, đăng ký văn bản đến bằng số là ghi chép những thông tin cần thiết của văn bản vào các cột, mục của sổ đăng ký Hình 7 : Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến Ngày đến Số đến Cơ quan gửi vb đến Số ký hiệu vb Ngày tháng vb trích yếu Lưu hồ sơ Nơi nhận kí nhận Ghi chú 25/01 5 Cty Van Xuân 02vn 20/01 Phòng Hành chính Nguồn : Phòng hành chính tổng hợp công ty Phân phối chuyển giao văn bản đến + Yêu cầu : văn bản phải được chuyển giao đúng và trực tiếp cho đơn vị và cá nhân người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị hoặc người khác nhận hộ. Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao phân phối ngay trong ngày đó Trình xin ý kiến phân phối văn bản : sau khi bóc bì đóng dấu lên văn bản, cán bộ văn thư đăng ký một phần văn bản vào sổ rồi trình tất cả mọi văn bản giấy tờ đã nhận được cho chánh văn phòng rồi trình lên thủ trưởng cơ quan đề nghị xin ý kiến phân phối văn bản. + Chuyển giao văn bản đến : Sau khi có ý kiến phân phối văn bản của thủ trưởng cơ quan phải chuyên ngay đến tận tay người có trách nhiệm giải quyết. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm, chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính Trước khi chuyển giao văn bản đến người giải quyêt, văn thư phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan Tổ chức giải quyết văn bản đến và theo dõi giải quyết văn bản đến trong cơ quan + Đối với văn bản thường : nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị cá nhân đó trực tiếp giải quyết Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh đặc biệt đối với những văn bản khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận được văn bản đó . Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo khi có ý kiến lãnh đạo ghi ở lề thì không được đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành chuyên môn. Chỉ lãnh đạo mới có quyền ghi ý kiến trên lề văn bản còn ý kiến đề xuất của cán bộ điều hành thì ghi ra tờ khác. Các đơn vị trong cơ quan không được tự ý ghi ý kiến riêng của mình lên văn bản , không được gạch chân những dòng trong văn bản đến ,những văn. Những văn bản đến đề cập tới những vấn đề quan trọng : chương trình kế hoạch phải do thủ trưởng hoặc thủ phó cơ quan giải quyết. Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một vấn đề gì thì cán bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan tới văn bản mới nhận được. + Đối với văn bản mật: Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm. Không được mang văn bản mật, lài liệu mật về nhà riêng hoặc đi công tác nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến đi công tác. Khi cần thiết phải đem văn bản mật về nhà hoặc đi công tác thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan và đi công tác không được nhờ người khác giữ hộ và không được để bất cứ nơi nào không an toàn. Không sao chụp ghi chép những bí mật của văn bản. Không được trao đổi những điều bí mật của văn bản trong điêu kiện không đảm bảo an toàn. + Theo dõi kiểm tra giải quyết văn bản đến : Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so sánh với các quy định, chế độ chính sách của Đảng và nhà nước. Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. b.Quy trình quản lý văn bản đi Đăng ký văn bản đi Ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi những phương tiên đăng ký nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi. Trước khi đăng ký văn bản vào sổ, văn thư sẽ phải hoàn thiện những thủ tục phát hành : + Ghi số lên văn bản : là số đăng ký của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm + Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ đó +Tất cả văn bản đi đều đăng ký tập chung ở văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số ở cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản. Ghi ngày tháng lên văn bản : ngày tháng ghi trong văn bản là ngày văn bản được đăng ký vào các phương tiện:sổ, máy tính, ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trên các phương tiên đăng ký phải giống nhau, rõ ràng, chính xác. Đăng ký văn bản đi bằng sổ: + Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong một năm thì lập 2 sổ : sổ đăng ký văn bản mật đi, sổ đăng ký văn bản đi chung. + Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản đi trong một năm thì lập 3 sổ : sổ văn bản đi mật, sổ văn bản đi thường, sổ văn bản quy phạm pháp luật. Hình 8: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi + Mẫu sổ : ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Ngày tháng vb Số/ký hiệu vb trích yếu vb Nơi nhận vb Nơi giữ vb lưu Ghi chú 5/02 12 Cty Hà Nội Văn phòng cty Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp công ty Với văn bản mật : giống mấu, chỉ thêm cột mức độ mật sau cột trích yếu. Chuyển giao văn bản đi + Nguyên tắc: các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu. Những văn bản có mức độ khẩn phải được chuyển đi trước. Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm phiếu gửi và gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. + Những công việc cụ thể : lựa chọn và trình bầy phong bì tuỳ theo số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước to hay nhỏ để chọn phong bì cho phù hợp. Gửi văn bản đi : đối với văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan khi phát hành cũng phải đăng ký vào sổ và yêu cầu người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đó. Chuyển văn bản đi theo đường bưu điện, yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận và đóng dấu vào các cột mục của sổ chuyển giao. + kiểm tra việc gửi đi Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc kiểm tra văn bản từ khi ban hành văn bản đến quá trình gửi đi. Chánh văn phòng kiểm tra nội dung, thể thức thủ tục, quy chế văn bản đi. Cá nhân người phụ trách đơn vị phải kiểm tra về mặt nội dung và xem xét sự hình thành và xử lý văn bản đi tại đơn vị mình phụ trách. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua đường bưu điện. c.Sắp xếp và quản lý văn bản lưu Bất cư cơ quan ban hành văn bản bao giờ cũng lưu ít nhất hai bản : một là lưu tại bộ phân văn thư của cơ quan, một bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn. Cách sắp xếp hồ sơ lưu tại văn thư: đối với những văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp thì chỉ cần dựa vào sổ thời gian ban hành văn bản để thực hiện việc sắp xếp. Bảo quản và phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn bản. Văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo năm hoặc theo nhiệm kỳ nên giá tủ của cơ quan, có trách nhiệm bảo quản văn bản lưu đến khi nộp và lưu trữ. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm cho việc nghiên cứu sử dụng tra tìm các văn bản lưu tại chỗ. 2.2.5. Đánh giá chung trong quá trình hoạt động của phòng hành chính 2.2.5.1. Những mặt thuận lợi a. Về nhân sự của phòng hành chính. - Kết cấu độ tuổi của lãnh đạo và nhân viên phòng hành chính tương đói trẻ vì vậy dễ học hỏi những tiến bộ của khoa học kỹ thật trong các nghiệp vụ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao năng suất lao động. - Lãnh đạo là người có kinh nghiệm, chuyên môn cao, có năng lực quản lý điều hành. - Đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình trong công việc, nhanh nhẹn được đào tạo chính quy, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao giúp lãnh đạo giải quyết nhanh chóng chính xác các vấn đề liên quan. - Luôn có ý thức tự quản lý, chịu khó học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị bạn thông qua các buổi giao lưu, hội thảo chuyên ngành mà công ty tổ chức hàng năm. - Có ý thức sáng tạo, đưa ra ý kiến khả thi trong việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn. - Đội ngũ lãnh đạo văn phòng có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, nhậy bén, phân tích tương đối chính xác sự ảnh hưởng của thị trường đến hoạt động của công ty. b. Về phương thức quản lý - Trong quá trình điều hành, tổ chức hoạt động của phòng hành hính đều được thực hiện theo quy chế, nội quy mà công ty đã đề ra. - Được sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty nên đang dần củng cố vị trí, tầm quan trong của mình trong sự vận động của công ty trong giai đoạn hiện nay như: thường xuyên nhắc nhở, động viên nhân viên hăng say làm việc, có tinh thần trách nhiệm, mở các lớp nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, tổ chức cho nhân viên tha, gia các buổi giao lưu, học hỏi tại các buổi hội thảo trao đổi kinh nghiệm giữa các doanh nghiệp. - Mặt khác trưởng phòng cũng quan tâm đến tâm lý, đời sống của nhân viên, thường xuyên động viên chia sẻ, tạo điều kiện, giúp đỡ về vật chất cũng như tinh thần. - Trưởng, phó phòng luôn tỏ ra là những tấm gươn trong công việc, có thái độ nghiêm túc khi làm việc nhưng lại thân thiết cởi mở trò chuyện vơi nhân viên trong giờ giải lao. Chính quan hệ đó làm cho khối văn phòng trong công ty trở lên vứng chắc, đoàn kết, giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao. c. Trang thiết bị làm việc. Nhìn chung trang thiết bị làm việc của phòng hành chính tương đối đầy đủ, hiện đại đảm bảo phục vụ công việc chuyên môn, công tác quản lý, điều hành của công ty. Tuy nhiên vấn còn những thiết bị lạc hậu: - Việc đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng và công tác quản lý điều hành trong thời gian tới cần được quan tâm, đầu tư đúng mức - Kết nối mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền phát dữ liệu, nâng cấp các thiết bị tin học và kết nối mạng ADSL phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin, học hỏi kiến thức trên mạng phục vụ công việc. 2.2.5.2. Những mặt còn tồn tại a. Trang thiết bị văn phòng và bố trí sơ đồ làm việc trong phòng hành chính. Những tồn tại của trang thiết bị và sơ đồ bố trí nơi làm việc đã được nêu ra trong quá trình phân tích các yếu tố trong văn phòng đánh giá khái quát lại như sau: - Một số trang thiết bị còn lạc hậu, không đảm bảo chất lượng như: máy photo tài liệu, giá kê tài liệu bằng gỗ dễ bị mỗi mọt, bàn ghế chưa đồng bộ. - Cách bố trí sơ đồ làm việc chưa hợp lý, các bàn làm việc của nhân viên được bố trí không có vách ngăn ảnh hưởng tới sự tập trung công việc, nhất lá khi có khách dễ nẩy sinh việc nói chuyên riêng trong giờ làm việc. b. Các nghiệp vụ trong văn phòng Các nghiệp vụ được thực hiện theo đúng quy định, quy chế, nội quy của công ty, nhưng trong một số trường hợp nó trở lên cứng nhắc, không linh hoạt như: việc tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu mà bưu điện chuyển tới thì nhất thiết phải là nhân viên văn thư ký nhận. Điều này sẽ không thuận tiện trong trong trường hợp nhân viên văn thư bận giải quyết công việc cùng lãnh đạo hoặc phòng ban khác. CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 3.1. Nâng cao chất lượng nhân sự Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu của mọi doanh nghiệp nói chung. Vì thế hoàn thiện bộ máy quản lý cũng đồng thời vời việc hoàn thiện người quản lý, lãnh đạo và các cán bộ nhân viên văn phòng nói chung và bộ phận văn phòng nói riêng. - Vai trò của người quản lý đang được chú trong quan tâm, bởi các thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng nếu không được quản lý, theo dõi chặt chẽ thì không tận dụng hết tối đa năng lượng mà nó đem lại. - Đào tạo đội ngũ nhân viên văn phòng lịch sự, chuyên môn nghiệp vụ cao, có tay nghề, có kinh nghiệm. Để đáp ứng được những yêu câu về quản lý trong thời đại mới đáp ứng tốt những nhiệm vụ được giao thì đòi hỏi phải có những yêu cầu cụ thể đối với đội ngũ nhân viên và lãnh đạo trong văn phòng như sau: 3.1.1. Đối với người lãnh đạo Nhìn chung trong quá trình điều hành bộ phận văn phòng trong công ty thì trưởng phó phòng luôn tỏ ra là người lãnh đạo gương mẫu trong mọi việc, có năng lực quản lý, điều hành, vì vậy luôn được giám đốc và các phòng ban tin tưởng và trở thành cánh tay phải đắc lực cho giám đốc. Tuy nhiên để bắt kịp với sự tiến bộ của khoa học, kỹ thuật và việc áp dụng những tiến bộ đó trong việc quản lý, điều hành bộ phận văn phòng thì lãnh đạo cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp giám đốc giải quyết những vấn đề chuyên môn trong các buổi đấu thầu và có thể theo dõi, giám sát việc thực hiện công việc trong công ty. Cần bổ sung kiến thức tâm lý thông qua các buổi thảo luận về tâm lý trong lãnh đạo, điều hành giúp nâng cao kỹ năng, nghệ thuật quản lý cho trưởng phó phòng để họ nhận thấy yếu tố tâm lý có ảnh hưởng như thế nào tới hiệu quả của việc điều hành và kết quả công việc. Phòng hành chính nên tổ chức các buổi giao lưu, tổng kết cuối quý để cán bộ và nhân viên trong văn phòng thêm tình đoàn kết, giao lưu học hỏi, nhận thấy những thiếu sót trong việc điều hành, thực hiện công việc được giao, giúp trưởng phòng hiểu thêm nhân viên của mình để có phương thức quản lý, điếu hành cho phù hợp. Những yều cầu cần có đối với một nhà quản trị Hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng. Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Ngoài ra, họ cần có những kỹ năng sau để làm việc hiệu quả: Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng: Không còn như thời xưa, các tài liệu giấy tờ cứ xếp đống như núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Giờ đây, sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà quản trị văn phòng rất nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho mình những kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm; mạng; các thiết bị văn phòng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax.. .Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phòng không phải là một giám đốc nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm người giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng như năng lực của nhân viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ để có thể biết được đội làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính nhà quản trị văn phòng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính xác đầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi người. Và trong cuộc họp, nhà quản trị văn phòng có thể đóng vai trò chủ tọa. Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn phòng đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên tổ chức các hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tất nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán bộ công đoàn. 3.1.2. Đối với nhân viên văn phòng Tổ chức khoa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn. Tổ chức hội thảo, giao lưu cho các nhân viên văn phòng công ty với các khóa học hoặc với các đơn vị khác để cùng nhau học hỏi về giao tiếp, ứng xử, văn hóa trong công sở để hoàn thiện văn phòng cả về vật chất lẫn con người. Tổ chức một chương trình phổ biến kiến thức nâng cao khả năng tin học như: cuộc hội thảo về tiện ích tin học trong văn phòng bởi các chuyên viên máy tính có trình độ giỏi. Khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ vì mục tiêu của công ty là mở rộng quan hệ với các đối tác nước ngoài. Công ty nên tổ chức các chuyến đi thăm quan ,du lịch cho các nhân viên trong công ty nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng để các nhân viên có thể giảm áp lực trong công việc, tăng thêm tình đoàn kết, giúp hiểu thêm về đồng nghiệp, học hỏi kinh nghiệm của nhau. Có thể nói đội ngũ nhân viên văn phòng có vai trò quan trọng quyết định việc thành công trong quá trình điều hành của lãnh đạo và hiệu quả công việc của toàn công ty. Vì vậy trong quá trinh hoạt động các nhân viên văn phòng phải có trách nhiệm cao, thái độ làm việc nghiêm túc, có chuyên môn nghiệp vụ cao đáp ứng được yêu cầu công việc. 3.1.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật Một công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc kỹ thuật hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nhân sự. Chính phương thức quản trị nhân sự sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám trong công ty. Bầu không khí sinh hoạt trong công ty sẽ quyết định sự thành đạt của bạn. Chúng ta không phủ nhận vai trò của các lĩnh vực khác như quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế toán nhưng rõ ràng quản trị nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải biết quản trị nhân viên của mình. Quản trị nhân sự là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn. Nó bao gồm nhiều vấn đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức Nó là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệ thuật - nghệ thuật quản trị con người. Công việc quản trị không hề dễ dàng khiến cho vai trò của nhà quản trị trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân sự. Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình công tác, nhà quản trị phải có những bí quyết riêng. Nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba bí quyết đơn giản nhưng rất hiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc của nhân viên, tăng lợi nhuận và sự thỏa mãn của khách hàng. Nhân viên làm việc năng suất hơn nếu như họ biết bạn muốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và bị khiển trách rõ ràng nếu làm việc không tốt, nhưng nhân cách của họ cũng phải được tôn trọng. Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng thẳng và dễ đạt được thành công. Bí quyết một: xác định mục tiêu Bí quyết đầu tiên này là nền tảng cho mọi thứ khác. Nếu mục tiêu không rõ ràng, thì không thể đánh giá được thành quả công việc của nhân viên. Trong hầu hết các công ty, nhân viên và ban giám đốc có hai mục tiêu khác biệt nhau. Nếu như ban lãnh đạo và nhân viên không thông tin cho nhau để tìm ra một số mục tiêu chung mà hai bên đều nhất trí, thì sẽ chẳng có bên nào thỏa mãn, thậm chí lại gây phiền toái cho nhau. Nếu như bạn hỏi các nhân viên là họ có làm việc tốt hay không, thì câu trả lời thông thường nhất sẽ là: “Gần đây, tôi chưa hề bị sếp khiến trách” hoặc “không ai nói động gì tới tôi là tốt rồi”. Để tránh cho nhân viên có thái độ tiêu cực này, bạn phải xác định được mục tiêu rõ ràng. Các nhà quản trị nhân sự khôn khéo nên cho nhân viên biết ngay từ đầu là họ phải làm cái gì. Để hoàn tất quá trình này, hãy viết các mục tiêu trên một mảnh giấy nhỏ, không quá 250 từ. Tại sao phải viết ra giấy? Để nhân viên và ban lãnh đạo có thể đọc được hàng ngày, xem hành vi của mình có phù hợp với mục tiêu hay không. Bí quyết hai: khen ngợi Nhà quản trị nhân sự khôn khéo áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm ba phần cơ bản: 1. Khen ngay lập tức - luôn luôn khen nhân viên đúng lúc họ làm tốt. Đừng để dành lời khen đó. 2. Khen cụ thể - ai cũng muốn được đối xử tốt nhưng người ta cảm thấy thích nhất khi được nói chính xác là đã làm tốt cái gì. 3. Chia sẻ tình cảm - hãy phát biểu cảm nhận của mình - không phải là những gì bạn nghĩ mà là những gì bạn cảm thấy. Tình cảm là yếu tố thân mật hơn những ý nghĩ trong mối quan hệ con người. Quan trọng là hãy nhớ khen ngợi nhân viên ngay lúc đầu, khi mà họ bắt đầu hiểu và thực hiện được gần đúng công việc. Đừng chờ đến khi nhân viên làm thật đúng rồi mới khen. Những việc làm gần đúng sẽ tạo nên một việc làm thật đúng. Ngoài ra, đừng bao giờ khiển trách hoặc phạt nhân viên khi họ đang tìm tòi, học hỏi cách làm tốt công việc. Khiển trách họ vào lúc đó sẽ làm cho họ chán nản muốn trả đũa và thậm chí làm họ muốn thoát lui. Bí quyết ba: Khiển trách Bí quyết thứ ba của nhà quản trị nhân sự giỏi là sửa chữa những điều sai trái của nhân viên để tạo nên những kết quả tích cực. Có bốn quy tắc để khiển trách hiệu quả: 1. Khiển trách ngay: khiển trách ngay khi nhân viên làm sai. Đừng gom các lời khiển trách đó lại rồi “làm một lượt”. Nếu không thì khi khiển trách nhân viên chính bạn có thể sẽ nổi khùng. 2. Khiển trách cụ thể: đừng nói chung chung “Anh làm tôi muốn khùng lên” và khi người bị khiển trách hỏi tại sao thì nhà quản trị nhân sự giỏi luôn nói rõ nguyên nhân để họ có thể sửa đổi. 3. Chia sẻ tình cảm: một khi bạn đã giải thích người ta làm sai cái gì thì hãy giải thích bạn cảm thấy thế nào về điều đó - giận, khó chịu, thất vọng hay một cảm giác khác. 4. Nói cho người ta biết họ tốt thế nào: giai đoạn cuối có lẽ quan trọng nhất. Hãy chấm dứt lời khiển trách bằng cách nói với nhân viên rằng thái độ mà bạn đang phê phán không phải là thái độ mà bạn thường thấy ở họ và lại càng không phải thái độ mà bạn mong muốn trong tương lai. Hành vi sai trái đó chỉ là hiện tượng nhất thời. Về bản chất, họ là những nhân viên tốt. Có như thế, bạn mới có thể hướng sự chú ý của người bị khiển trách vào những điều họ đã làm sai, chứ không chú ý vào cách bạn đã đối xử với người đó như thế nào. Trong quá trình công tác, chắc hẳn không có một cấp quản trị nào lại thuận buồm xuôi gió chèo lái nhân viên của mình trong sóng biển yên lặng. Mâu thuẫn giữa các nhân viên với nhau, mâu thuẫn giữa các nhân viên với cấp quản trị, mâu thuẫn giữa nhân viên với chính sách của công ty... có thể thường xuyên xuất hiện. Nhà quản trị phải khôn ngoan, khéo léo giải quyết các vấn đề một cách khoa học nhưng nên uyển chuyển, tránh để xảy ra các cuộc xô xát, đình công hay bãi công. Và tốt nhất vẫn là nhà quản trị biết giao tế nhân sự giỏi, biết thu phục và biết động viên nhân viên để họ làm việc một cách hăng hái, đưa công ty đến đỉnh thành công 3.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Theo hướng chung của chương trình cải cách nhà nước về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng nhiệm vụ rõ rang cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các nghiệp vụ Các mô hình về bộ phận văn phòng trong doanh nghiệp được xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sắn có trong doanh nghiệp mình. Hoàn thiện văn phòng đồng thời xây dựng một nết văn hóa nơi công sở trang trọng, lịch sự, có chuyên môn, xây dựng tinh thần tập thể đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để đạt được mục tiêu chung của công ty. Thực tế hiện nay việc bố trí phòng làm việc của phòng hành chính còn rất nhiều bất cập và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Vì vậy việc bố trí phòng tiếp khách tách riêng phòng làm việc của nhân viên văn phòng là vấn đề cần được thực hiện. Cần mở rộng thêm không gian làm việc cho trưởng phòng tách riêng với nhân viên, nên bố trí vách ngăn giữa các bàn làm việc của nhân viên trong văn phong để hạn chế sự ảnh hưởng về tâm lý trong công việc, tạo ra tính tập chung cao, hạn chế nói chuyên riêng trong giờ làm việc. Mầu sắc và ánh sang văn phong cũng ảnh hưởn đến tâm lý làm việc của nhân viên. Nhận thấy văn phòng thường chưa chú ý đến vấn đề này, ánh sáng trong văn phòng còn tối, sơn mầu vàng làm ấm căn phòng nhưng dễ gây ra sự mệt mỏi trong khi làm việc vì vậy cần có sự kết hợp giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để tạo ra môi trường làm việc mới năng động hơn. 3.3. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty Để công việc trong công ty được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả thì công việc phải được chuyên môn hóa trong nhiệm vụ quyền hạn của mình. Xây dựng các chương trình làm việc một cách cụ thể hơn thì mơi diễn ra một cách kho học, logic, chính xác, kịp thời. Đây là vấn đề cốt lõi mà phòng hành chính cần nắm rõ và bám chắc trọng tâm trọng điểm. Để tránh văn phòng hoạt động một cách bị động thì lãnh đạo văn phòng phối hợp cùng các nhân viên chuyên môn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có sự phân tích, quyết định kịp thời nhất. Việc thực hiện công việc trong văn phòng phải dựa trên quy chế hoạt đông chung , quy trình tiêu chuẩn cho hoạt động của công ty. Để theo kịp xu hướng phát triển mô hình tổ chức quản lý văn phòng và xây dựng mấu hình người quản lý chuyên nghiệp thì công ty nên tổ chức cho cán bộ quả lý học tập nâng cao trình độ, khả năng quản lý chuyên nghiệp. Đặc biệt là về ngoại ngữ và tin học về phần mềm quản lý ứng dụng trong văn phòng. Xây dựng mỗi quan hệ đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc vì mục tiêu chung của công ty thông qua các chuyên du lịch, thăm quan công ty bạn nhằm giao lưu học hỏi kinh nghiệm và nâng cao tinh thần làm việc tập thể. Đặc biệt là người lãnh đạo tạo ra mỗi quan hệ tốt trong nội bộ văn phòng, sự thân thiện động viên, giúp đỡ sẽ khiến họ cảm thấy được quan tâm chia sẻ như thế họ sẽ làm việc nhiệt tình hơn, hăng say trong công việc, nhiệt tình và trung thành với công ty. Người lãnh đạo phải khéo léo trong việc phê bình nhân viên tránh phê bình trước mặt nhân viên khác. 3.4. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Trang thiết bị tương đối hiên đại sẽ tạo ra môi trường làm việc khoa học, văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ công, tăng năng suất lao động mà còn nâng cao được sức khỏe của cán bộ nhân viên để họ làm việc ổn định, yêu nghề, sáng tạo. Việc đưa công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý đang trở thành xu thế chung, các phần mềm quản lý đang được ứng dụng triệt để nhằm khai thác lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại Hiện nay trong công ty cần thay thế một số thiết bị cũ đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt hơn vì nhận thấy một số tài liệu đã có dấu hiệu hư hại làm ảnh hưởng đến quá trình lưu trữ và sử dụng văn bản. Hiện nay do không gian của văn phòng bị han chế đồng thời các trang thiết bị trong văn phòng lại quá cồng kềnh làm ảnh hưởng đến không gian bàn làm việc của nhân viên, thiếu sự gon gàng thoáng mát. Hiện tại phòng hành chính cũng đã áp dụng một số phần mềm kế toán trong văn phòng và sử dụng hệ thống kết nối mạng nội bộ nhưng tốc độ đường chuyền vẫn chưa được cao làm ảnh hưởn đến quá trình quản lý của lãnh đạo. KẾT LUẬN Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến. Để tăng cường nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu được chuyên môn hoá thành một bộ phận chức năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Trước yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu Quản trị văn phòng cần phải đạt được sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc. Sau thời gian nghiên cứu về văn phòng và vấn đề quản trị văn phòng luận văn đã đối chiếu giữa lý luận với thực tế và nhận thấy văn phòng và công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái không khác so với lý luận về cả chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên và quản lý, điều hành của trưởng phòng. Tuy nhiên công ty không vận dụng một cách dập khuôn theo lý luân mà có sự cải tiến, vận dụng linh hoạt đẻ phù hợp vơi tình hình thực tế và đặc trưng của công ty mình. Luận văn đã trình bầy lý luận chung về quản trị văn phòng như: lý luận về văn phong, lý luận quả trị văn phòng; chức năng, nhiệm vụ; các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị văn phòng. Về mặt thực tiễn luận văn đã nghiên cứu về quản trị văn phòng thông qua các nghiệp vụ của phòng hành chinh tổng hợp của công ty để rút ra được những thuận lợi, khó khăn, những vấn đề tồn tại để từ đó đưa ra những đề xuất, biện pháp nhằm giúp công ty tìm ra những biện pháp về nhân sự và trang thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng để nâng cao công tác quản lý, điều hành và hoàn thiện bộ máy văn phòng trong công ty. TÀI LIỆU THAM KHẢO Thạc sỹ Trần Thị Ngà – Giảng viên Học Viện Hành Chính Quốc Gia. Bài giảng cho lớp QT901P năm 2008 về Tổ chức quản trị văn phòng. Giáo trình: Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức- Học Viện Hành Chính Quốc Gia. Giáo trình quản trị văn phòng – trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân/khoa Quản Trị Kinh Doanh. Tiến sỹ Trần Thị Thanh Thủy – Văn hóa tổ chức và một số giải pháp phát triển văn hóa công sở. Mike Hervey (2001)- Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản thống kê Hà Nội. Giáo trình Tổ chức và hoạt động văn phòng-Tác giả Thạc sỹ Trần Thị Ngà Tổ chức hoạt động của công sở nhà nước (luân văn thạc sỹ quản lý nhà nước của tác giả Khuất Văn Sách) Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái- Quy chế hoạt động của văn phòng công ty Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái-Báo cáo tài chính của công ty năm 2007, 2008 Các tài liệu tham khảo khác. LỜI CẢM ƠN Nhân dịp hoàn thành khóa luận này em xin gủi lời cảm ơn đến toàn thể các thày cô giáo trong bộ môn Quản trị kinh doanh trường ĐH Dân Lập Hải Phòng đã giúp đỡ em trong suốt 4 năm học vừa qua. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến anh Nguyễn Huy Công giám đốc công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái, anh Đàn Hải Long Phó giám đốc công ty đã giúp đỡ em rất nhiêu trong thời gian thực tập tại công ty và đã cung cấp rất nhiều tài liệu để em có thể hoàn thành khóa luận này. Đặc biệt em xin được gửi lời cảm ơn tới cô giáo Tiến Sỹ Trần Thị Thanh Thủy là người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Lương Thị Kim Ngân