Luận văn Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Thương mại Thuốc lá
LỜI MỞ ĐẦU Trong cơ chế mới, với sự hoạt động của nhiều thành phần kinh tế, tính độc lập, tự chủ trong các doanh nghiệp ngày một cao hơn, mỗi doanh nghiệp phải năng động sáng tạo trong kinh doanh, phải tự chịu trách nhiệm với kết quả kinh doanh của mình, bảo toàn được vốn kinh doanh và quan trọng hơn là phải kinh doanh có lãi. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải nhận thức được rõ về vị trí của khâu tiêu thụ sản phẩm, nó quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sỏ để doanh nghiệp có thu nhập bù đắp các chi phí đã bỏ ra. Bên cạnh đó, mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là lợi nhuận nên việc xác định đúng đắn và chính xác kết quả kinh doanh nói chung và kết quả bán hàng nói riêng cũng rất quan trọng. Do đó bên cạnh các biện pháp quản lý chung, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là rất cần thiết giúp doanh nghiệp có đầy đủ thong tin kịp thời và chính xác để đưa các quyết định kinh doanh đúng đắn. Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, vận dụng lý luận đã học tập và nghiên cứu tại trường, kết hợp với thực tế thu nhận được từ công tác kế toán tại công ty Thương mại Thuốc lá, tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng vµ xác định kết quả bán hàng ở công ty Thương mại Thuốc lá” để nghiên cứu và viết luận văn của mình. Nội dung luận văn gồm 3 phần: Chưong I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. Chương II: Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Thương mại Thuốc lá. Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự chỉ dẫn và giúp đỡ của các thầy, các cô trong bộ môn kế toán doanh nghiệp, trực tiếp là Thạc sỹ Nguyễn Thị Ngọc Thạch cùng với các cô chú cán bộ kế toán công ty Thương mại Thuốc lá. Tuy nhiên, phạm vi của đề tài rộng, thời gian thực tế chưa nhiều nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong được sự chỉ bảo giúp đõ của các thầy, cô giáo và các cô chú phòng kế toán công ty Thương mại Thuốc lá để bài luận văn này được hoàn thiện MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I 3 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 3 1.1 Sự cần thiết của việc nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 3 1.1.1 Đặc điểm, vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng 3 1.1.2 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 5 1.2 Kế toán bán hàng 6 1.2.1Các phương thức bán hàng 6 1.2.1.1 Phương thức bán hàng trực tiếp 6 1.2.1.2Phương thức gửi hàng 6 1.2.1.3 Bán hàng qua đại lý 7 1.2.1.4 Bán hàng trả góp 7 1.2.1.5 Phương thức hàng trao đổi hàng 7 1.2.1.6.Các trường hợp được coi là tiêu thụ khác. 7 1.2.2 Kế toán giá vốn hàng hóa 7 1.2.2.1.Các phương pháp xác định giá vốn hàng hóa 7 1.2.2.1.1.Phương pháp xác định giá vốn thực tế hàng xuất kho 8 1.2.2.1.2 Phương pháp tính trị giá vốn của hàng hóa đã bán 10 1.2.2.2.Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán. 10 1.2.3 Kế toán tổng hợp bán hàng 13 1.2.3.1 Chứng từ kế toán 13 1.2.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng 14 1.2.3.3 Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 15 Kế toán chí phí quản lý doanh nghiệp 19 1.4 Kế toán xác định kết quả b án hàng 20 1.4.1 Nội dung và tài khoản sử dụng 20 1.5 Hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 22 1.6.Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán. 23 CHƯƠNG II 25 THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ 25 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty thương mại thuốc lá 25 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 25 2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty. 26 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức kinh doanh. 26 2.1.2.2.Thuận lợi và khó khăn . 26 2.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán và khái quát các phần công việc kế toán. 27 2.2.1 Tổ chức bộ máy công ty Thương mại thuốc lá. 27 2.2.2 Đặc điểm bộ máy kế toán và các phần hành kế toán của công ty. 30 2.2.3 ứng dụng tin học vào kế toán tại công ty. 33 2.3 Tổ chức kế toán bán hàng tại công ty Thương mại Thuốc lá. 35 2.3.1 Đặc điểm về hàng hoá, chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng. 35 2.3.1.1 Đặc điểm về hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá. 35 2.3.1.2 Chứng từ kế toán. 36 2.3.2 Quy trình mua hàng hoá: 38 2.3.2.1 Lập kế hoạch mua hàng: 38 2.3.2.2 Kiểm tra hàng hoá khi nhập kho. 38 2.3.2.3 Nhập kho. 38 2.3.3.1 Lập kế hoạch bán hàng: 39 2.3.3.2 Thực hiện bán hàng: 39 2.3.5 Kế toán giá vốn hàng bán: 41 2.3.6 Kế toán doanh thu: 42 2.3.6.2 Kế toán doanh thu. 44 2.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh: 46 2.4.1 Kế toán chi phí bán hàng: 46 2.4.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: 46 2.4.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng: 47 CHƯƠNG III 48 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ 48 4.1.Nhận xét đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại công ty. 48 4.1.1.Nhận xét chung: 48 4.1.2. Một số tồn tại cần khắc phục: 50 4.2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty. 51 4.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện. 51 4.2.2. Một số ý kiến nhắm khắc phục những tồn tại trong tổ chúc công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 53
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận văn Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Thương mại Thuốc lá, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ty vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn c«ng ty.
- Sù céng t¸c vµ gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c«ng ty Thuèc l¸ Singapore (STC) trong lÜnh vùc Marketing, t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng ty tiÕp tôc chiÕm lÜnh, ph¸t triÓn thÞ trêng, tiªu thô s¶n phÈm Vinataba ë phÝa B¾c vµ ®ang më réng thÞ trêng phÝa Nam.
- Thuèc l¸ Vinataba lµ mét s¶n phÈm cã uy tÝn trªn thÞ trêng nhiÒu n¨m nay víi thÞ phÇn trªn 70% s¶n phÈm thuèc l¸ cao cÊp ë khu vùc thÞ trêng phÝa B¾c. Cã hÖ thèng ph©n phèi chÆt chÏ, l©u n¨m, nhiÒu kinh nghiÖm trªn toµn quèc ®ãi víi s¶n phÈm Vinataba.
- Nhµ níc cã mét sè chÝnh s¸ch míi vÒ qu¶n lý vµ ph©n phèi theo nghÞ ®Þnh 76/2001/Q§_CP ngµy 22/10/2001 cña ChÝnh phñ ®èi víi s¶n phÈm Thuèc l¸.
* Khã kh¨n:
- Thuèc l¸ lµ mÆt hµng Nhµ níc h¹n chÕ s¶n xuÊt vµ tiªu dïng,cÊm qu¶ng c¸o, do vËy c«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n trong kh©u giãi thiÖu, tiÕp thÞ, khuyÕn m¹i.
- Trªn thÞ trêng, Thuèc l¸ nhËp lËu ®a vµo trong níc ngµy cµng t¨ng lµm t¨ng lîng cung so víi cÇu. Cã thêi ®iÓm ®· xuÊt hiÖn Thuèc l¸ Vinataba Sµi Gßn gi¶, t©m lý nguêi tiªu dïng a chuéng Vinataba Sµi Gßn. §ã lµ nh÷ng nguyªn nh©n g©y khã kh¨n cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty.
-T×nh h×nh tiªu thô thuèc l¸ Vinataba bao cña c«ng ty phô thuéc c¬ b¶n vµo nhu cÇu cña thÞ trêng, trong khi ®ã c¸c nhµ m¸y l¹i s¶n xuÊt theo kÕ ho¹ch do Tæng c«ng ty giao, do vËy dÉn ®Õn cung cÇu mÊt c©n ®èi t¹i mét sè thêi ®iÓm lµm ¶nh hëng ®Õn kh©u diÒu hµnh ho¹t ®éng cña c«ng ty.
2.2 §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, bé m¸y kÕ to¸n vµ kh¸i qu¸t c¸c phÇn c«ng viÖc kÕ to¸n.
2.2.1 Tæ chøc bé m¸y c«ng ty Th¬ng m¹i thuèc l¸.
§øng ®Çu c«ng ty lµ Gi¸m ®èc, gióp viÖc cho Gi¸m ®èc cã mét phã Gi¸m ®èc. Phã Gi¸m ®èc kiªm Gi¸m ®èc chi nh¸nh, c¸c trëng phßng vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng.
Gi¸m ®èc c«ng ty: Cã quyÒn quyÕt ®Þnh cao nhÊt vÒ mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ chÞu trach nhiÖm tríc héi ®ång qu¶n trÞ, Tèng Gi¸m ®èc c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam, tríc ph¸p luËt vÒ c¸c quyÕt ®Þnh ®ã .
Phã Gi¸m ®èc: Gióp viÖc cho Gi¸m ®èc; qu¶n lý c¸c v¨n b¶n trong ph¹m vi chøc n¨ng, nhiÖm vô ®¬c giao theo sù uû quyÒn cña Gi¸m ®èc; cã quyÒn kiÓm tra tÊt c¶ c¸c kh©u vÒ ®¶m b¶o chÊt lîng vµ tho¶ m·n kh¸ch hµng.
§¹i diÖn l·nh ®¹o vÒ chÊt lîng: chÞu tr¸ch nhiÖm tríc Gi¸m ®èc vÒ mäi ho¹t ®éng cña hÖ thèng chÊt kîng theo tiªu chuÈn ISO 9001_2000.
Phã Gi¸m ®èc kiªm Gi¸m ®èc chi nh¸nh: cã quyÒn quyÕt ®Þnh cao nhÊt vÒ mäi ho¹t ®éng cña chi nh¸nh.
Phã Gi¸m ®èc chi nh¸nh:Gióp viÖc cho Gi¸m ®èc chi nh¸nh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tríc Gi¸m ®èc vÒ c¸c c«ng viÖc nhiÖm vô cña m×nh.
Phßng/ban tæ chøc hµnh chÝnh: Tham mu cho Gi¸m ®èc thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý c¸c lÜnh vùc: c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, ®µo t¹o, lao ®éng tiÒn l¬ng, x©y dùng c¬ b¶n, b¶o hé lao ®éng, thi ®ua khen thëng, kû luËt; chÕ ®é hu trÝ, BHXH, BHYT.... C«ng t¸c hµnh chÝnh, ph¸p chÕ qu¶n trÞ phôc vô cho cho qu¶n lý vµ ®iÒu hµnhho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty/chi nh¸nh theo quy ®Þnh cña c«ng ty, tæng c«ng ty vµ Nhµ níc .
Phßng ban kinh doanh: tham mu cho gi¸m ®èc thùc hiÖn qu¶n lý ®iÒu hµnh ho¹t déng kinh doanh vÒ c¸c lÜnh vùc, kÕ ho¹ch, vËn chuyÓn, tiªu thô, kiÓm tra chÊt lîng s¶n phÈm.
Phßng ban thÞ trêng: Tham mu cho Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c thÞ trêng
Phßng ban kÕ to¸n tµi chÝnh: Gióp Gi¸m ®èc c«ng ty/chi nh¸nh chØ ®¹o vµ tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh, thèng kª vÒ gi¸ c¶ cña c«ng ty/chi nh¸nh theo ®óng c¸c quy ®Þnh cña luËt ph¸p Nhµ nícvµ Tæng c«ng ty.
Ngoµi ra ë phÝa B¾c c«ng ty co 4 cöa hµng gíi thiÖu s¶n phÈm ë Gia L©m, Qu¸n Th¸nh, Thanh Xu©n, YÕt Kiªu vµ mét kho hµng chÝnh ë Thanh Xu©n. ë phÝa Nam c«ng ty cã 20 cöa hµng giíi thiÖu s¶n phÈm. C«ng ty cã quan hÖ giao dÞch víi ng©n hµng c«ng th¬ng Thanh Xu©n_Hµ Néi, Ng©n hµng N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ViÖt Nam_chi nh¸nh QuËn Hai Bµ Trng_Hµ Néi, Ng©n hµng N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ViÖt Nam_chi nh¸nh Kim M·.
Gi¸m ®èc
P.Gi¸m ®èc
P.Gi¸m ®èc kiªm G§ chi nh¸nh
Phßng
kinh doanh
Phßng
TC
KT
Phßng
ThÞ
trêng
Phßng
ThÞ
trêng
Phßng
TC
HC
Chi nh¸nh
P.GD
Chi nh¸nh
Ban thÞ trêng
Ban TC
KT
Ban KD
Ban TC
HC
Qu¸ tr×nh KD
+Xem xÐt y/c kh¸ch hµng kh¶ n¨ng thùc hiÖn
+ Mua hµng
+ B¶o qu¶n
+ VËn chuyÓn
+ Giao hµng
Gi¸m ®èc
ChÝnh s¸ch môc tiªu
HÖ thèng v¨n b¶n
C¸c phßng ban
Theo dâi, ®o lêng qu¸ tr×nh, kiÓm so¸t s¶n phÈm phï hîp hµnh ®éng KPPN
Kh¸ch hµng
Trao ®æi th«ng tin
§¸nh gi¸ hµi lßng kh¸ch hµng
Nguån lùc
§¸nh gi¸ néi bé
Xem xÐt l·nh ®¹o
2.2.2 §Æc ®iÓm bé m¸y kÕ to¸n vµ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n cña c«ng ty.
LÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh cña c«ng ty lµ kinh doanh mua b¸n thuèc l¸ bao c¸c lo¹i, ngoµi ra cßn kinh doanh vËn chuyÓn. C«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i ®¸p øng ®îc yªu cÇu cña c¸c ho¹t ®éng kinh doanh nh»m cung cÊp th«ng tin thêng xuyªn, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. NhiÖm vô chñ yÕu cña kÕ to¸n trong c«ng ty:
Ghi chÐp, ph¶n ¸nh tÝnh to¸n sè liÖu vµ t×nh h×nh lu©n chuyÓn, sö dông tµi s¶n, vËt t, tiÒn vèn còng nh c¸c qu¸ tr×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty.
KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch kinh doanh thuèc l¸ bao, vËn chuyÓn, kÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh, kû luËt thu nép, thanh to¸n, kiÓm tra b¶o vÖ an toµn cho tµi s¶n vµ ph¸t hiÖn ng¨n ngõa nh÷ng hiÖn tîng tiªu cùc trong kinh doanh.
Cung cÊp th«ng tin vÒ mäi mÆt ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh, phôc vô cho viÖc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh cña ®¬n vÞ, cung cÊp sè liÖu, tµi liÖu vµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp, cung cÊp th«ng tin phôc vô cho viÖc kiÓm tra kiÓm so¸t cña Nhµ níc ®èi víi ho¹t ®éng kinh doanh cña ®¬n vÞ.
T¬ng øng víi m« h×nh qu¶n lý vµ ®Æc ®iÓm kinh doanh, m« hinh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty lµ m« h×nh tËp trung. ViÖc tæ chøc h¹ch to¸n ®îc tËp chung t¹i phßng kÕ to¸n tµi chÝnh. Cßn chi nh¸nh t¹i thµnh phè Hå Chi Minh cã ban kÕ to¸n riªng nhng chØ ho¹ch to¸n kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh (l·i hoÆc lç) råi chuyÓn sè liÖu ra trô së chÝnh t¹i Hµ Néi ®Ó tiÕn hµnh trÝch lËp c¸c quü.
C¸c thµnh phÇn c«ng viÖc kÕ to¸n ®îc ph©n chia râ rµng cho c¸c kÕ to¸n viªn trong phßng. ChÝnh v× vËy c«ng t¸c kÕ to¸n dÇn ®îc chuyªn m«n ho¸, phï hîp víi khèi lîng c«ng viÖc vµ ®¸p øng ®îc yªu cÇu cña qu¶n lý. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ®îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å (trang 26).
Trong ®ã:
* kÕ to¸n trëng: + Phô tr¸ch toµn bé c¸c c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n, ®èi néi, ®èi ngo¹i cña phßng, c«ng t¸c tæ chøc, ®µo t¹o cña phßng, c«ng t¸c thi ®ua khen thëng.
Kế toán trưởng
Phó phòng kế toán
Kế toán ngân hàng
Kế toán HH, vật tư KM
Kế toán mua hàng
Kế toán bán hàng
Kế toán tổng hợp BC TC
Thủ quỹ
Kế toán tiền mặt
+ Ký c¸c chøng tõ thu chi, ho¸ ®¬n b¸n hµng, ho¸ ®¬n khuyÕn m¹i, c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh
* Phã phßng kÕ to¸n kiªm kÕ to¸n l¬ng, BHXH, KPC§.
+ Ký thu chi, c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng, khuyÕn m¹i, c¸ b¸o c¸o tµi chÝnh ...khi tráng phßng ®i v¾ng, tham gia kiÓm kª quü tiÒn mÆt
+ TrÝch l¬ng, BHXH, BHYT, KPC§ hµng th¸ng vµo gi¸ thµnh, hµng quý lËp b¸o c¸o quü l¬ng cã tæng hîp sè liÖu cña chi nh¸nh theo mÉu quy ®Þnh cña Tæng c«ng ty vµ phßng
+ §Çu th¸ng lµm b¸o c¸o nhanh tiÒn l¬ng, ®Ò xuÊt møc chi l¬ng Kú II cho c«ng ty.
+ Phèi hîp víi phßng TCHC ®èi chiÕu c¸c b¸o c¸o BHXH, BHYT hµng quý
+ Thèng kª t×nh h×nh chi thëng tõ quü l¬ng, thëng hµng quý, n¨m b¸o c¸o l·nh ®¹o phßng vµ c«ng ty ®Ó cã ph¬ng ¸n chi thëng quý, 6 th¸ng, c¸c ngµy lÔ.
+ LËp b¸o c¸o thuÕ thu nhËp c¸ nh©n hµng th¸ng, quý, n¨m.
+ Lµm thñ tuc thÕ chÊp cho kh¸ch hµng khu vùc Hµ Néi, Hµ T©y. In b¸o c¸o thÕ chÊp hµng th¸ng b¸o c¸o Trëng phßng vµ lu quyÕt to¸n cña c«ng ty.
* KÕ to¸n tiÒn mÆt:
+ LËp phiÕu thu chi, rót sè d trong cuèi ngµy b¸o c¸o cho trëng phßng, cuèi th¸ng kiÓm kª quü, lËp b¸o c¸o quü tiÒn mÆt.
+ Lµm b¸o c¸o thu chi tiÒn mÆt theo quy ®Þnh .
* KÕ to¸n ng©n hµng.
+ Theo dâi, lËp chøng tõ thu chi Ng©n hµng hµng ngµy, theo dâi c«ng nî víi ng©n hµng, thanh to¸n c¸c kho¶n thuÕ, c¸c kho¶n ph¶i nép kh¸c...
+ Cuèi th¸ng, quý lËp b¸o c¸o tiÒn göi ng©n hµng.
* KÕ to¸n TSC§ vµ cöa hµng GTSP.
+ KÕ to¸n c¸c cöa hµng, theo dâi c¸c cöa hµng vÒ b¸n hµng, thu nhËp tiÒn l¬ng, th«ng b¸o gi¸ b¸n lÎ, kiÓm kª hµng ho¸ vµ vËt phÈm khuyÕn mËitÞ c¸c cöa hµng.
+ KÕ to¸n TSC§, lËp b¸o c¸o t¨ng gi¶m tµi s¶n, nguån vèn theo mÉu. TrÝch khÊu hao vµo gi¸ thµnh vµ ph©n bæ khÊu hao, tham gia lµm thñ tôc thanh lý TSC§.
+ Theo dâi vµ qu¶n lý ho¸ ®¬n b¸n hµng, lËp b¸o c¸o sö dông ho¸ ®¬n theo quy ®Þnh, c«ng t¸c v¨n th cña phßng.
* kÕ to¸n hµng ho¸ vËt t khuyÕn m¹i.
+Theo dâi t×nh h×nh xuÊt nhËp vËt t hµng ho¸ khuyÕn m¹i, kiÓm kª hµng ho¸ khuyÕn m¹i tån kho hµng th¸ng, t¹m øng khuyÕn m¹i.
+ Tæng hîp t×nh h×nh khuyÕn m¹i chi nh¸nh vµ b¸o c¸o theo quy ®Þnh.
* KÕ to¸n mua hµng
+Hµng ngµy theo dâi ho¸ ®¬n nhËp hµng, c«ng nî ®Õn h¹n víi c¸c nhµ m¸y, theo dâi t×nh h×nh c«ng nî víi nhµ m¸y.
+Kª khai VAT ®Çu vµo, tÝnh to¸n chi phÝ hµng nhËp kho, gi¸ vèn hµng ho¸ tiªu thô, trÝch chi phÝ vËn chuyÓn hµng th¸ng vµo gi¸ thµnh. LËp b¸o c¸o c«ng nî víi ngêi b¸n.
*KÕ to¸n b¸n hµng.
+X¸c nhËn chøng tõ thanh to¸n trªn ho¸ ®¬n b¸n hµng, tham gia lµm thñ tôc ký hîp ®ßng tiªu thô vµ thanh lý.
+Rót sè d c«ng nî ph¶i thu hµng ngµy, kiÓm tra chi phÝ tiªu thô trong kú kiªn quan ®Õn tiªu thô hµng ho¸, kª khai LAT ®Çu ra hµng th¸ng vµ göi côc thuÕ Hµ Néi.
* KÕ to¸n tæng hîp lËp b¸o c¸o tµi chÝnh.
+ Tæng hîp chi phÝ kinh doanh, lËp b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh th¸ng, quý, n¨m, b¸o c¸o thuÕ theo nthu nhËp doanh nghiÖp göi c¬ quan thuÕ.
+ Göi b¸o c¸o tµi chÝnh c¸c c¬ quan liªn quan (côc TCDN 6 th¸ng mét lÇn, thuÕ 1 n¨m mét lÇn, tæng c«ng ty göi hµng quý) lµm thÕ chÊp cho kh¸ch hµng ë c¸c khu vùc ngoµi Hµ Néi, Hµ T©y.
+B¸o c¸o ®Þnh kú theo quy ®Þnh, lËp kÕ hoach tµi chÝnh quý, n¨m, c«ng t¸c ISO cña phßng, c«ng t¸c tin häc vµ th«ng tin kÕ to¸n tµi chÝnh.
* Thñ quü.
+Gi÷ tiÒn mÆt vµ c¸c chøng tõ cã gi¸, tµi kiÖu hå s¬ thÕ chÊp, vµng b¹c ngo¹i tÖ.
+Rót sè d hµng ngµy ®«Ý chiÕu víi kÕ to¸n tiÒn mÆt, chñ ®éng nép tiÒn mÆt vµo ng©n hµng, chÊm c«ng lao ®éng.
Gi÷a c¸c phÇn kÕ to¸n cã sù phèi hîp chÆt chÏ vµ ®ång bé, ®¶m b¶o tÝnh th«ng nhÊt vÒ ph¹m vi, ph¬ng ph¸p tÝnh to¸n vµ ghi chÐp. Tõ ®ã t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu ®îc dÔ dµng vµ ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt ®Ó söa ch÷a kÞp thêi. C«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p tÝnh VAT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ, viÖc qu¶n lý chøng tõ vµ ho¸ ®¬n gi¸ trÞ ra t¨ng ®Çu ra, ®Çu vµo ®îc c«ng ty t¸ch riªng biÖt cho hai nh©n viªn kÕ to¸n cña hai phÇn hµnh chÞu tr¸ch nhiÖm vµ ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp. §éi ngò kÕ to¸n cña c«ng ty cã tr×nh ®é nghiÖp vô, cã tr¸ch nhiÖm vµ nhiÖt t×nh trong c«ng viÖc; thµnh th¹o trong øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n. §iÒu nµy gióp kÐ to¸n viªn kh«ng nh÷ng gi¶m bít ®îc khèi lîng c«ng viÖc mµ cßn ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi , ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c, ®¶m b¶o cung cÊp trung thùc nh÷ng th«ng tin gióp cho l·nh ®¹o, c¸c ngµnh cã chøc n¨ng ®¸nh gi¸ ®îc hiÖu qu¶ kinh doanh trong kú, qua ®ã x©y dùng ®îc kÕ ho¹ch kinh doanh phï hîp víi yªu cÇu cña thÞ trêng.
2.2.3 øng dông tin häc vµo kÕ to¸n t¹i c«ng ty.
HiÖn nay, c«ng ty ®ang sö dông phÇn mÒn kÕ to¸n AFSYS cña c«ng ty cæ phÇn Th¬ng m¹i vµ phÇn mÒm tin häc AFSYS lµ phÇn mÒn ch¹y trªn hÖ ®iÌu hµnh MS Windows (95, NT) v× thÕ nã kÕ thõa ®Çy ®ñ nh÷ng g× mµ m«i trêng Windows hç trî, gi¶i quyÕt c¸c sù cè Y2K. Nã ®îc thiªt kÕ cho hÖ thèng ®a ngêi dïng vµ cã tÝnh b¶o mËt cao. Cho phÐp ph©n quyÒn sö dông chi tiÕt ®Õn c¸c khèi chøc n¨ng c«ng viÖc cña tõng nh©n viªn. AFSYS ®îc thiÕt kÕ theo hÖ thèng më cho phÐp ngêi dïng lùa chän, khai b¸o tham sè phï hîp ®iÒu kiÖn ®Æc thï cña tng doanh nghiÖp, hÖ thèng sæ s¸ch b¸o c¸o kÕ to¸n phong phó, ®a d¹ng (trªn 80 biÓu). §èi víi ®¬n vÞ cã nhiÒu ®¬n vÞ thµnh viªn trùc thuéc AFSYS cã thÓ gióp b¹n c«ng viÖc tæng hîp sè liÖu b¸o c¸o cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn thµnh b¸o c¸o chung cña toµn doanh nghiÖp.
Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chóng tõ gèc nh: phiÕu thu, phiÕu chi, giÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã, phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, biªn lai thu thuÕ ...kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra, ph©n lo¹i, Chøng tõ thuéc phÇn hµnh nµo th× ®îc ph¶n ¸nh t¹i phÇn hµnh ®ã vµ ®îc b¶o qu¶n, lu tr÷. M¸y tÝnh sÏ xö lý th«ng tin vµ lªn c¸c lo¹i sæ s¸ch nh c¸c sæ thñ kÕ chi tiÕt, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. Cuèi kú , m¸y tÝnh sÏ lËp c¸c b¶ng biÓu kÕ to¸n vµ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. Tr×nh tù ghi sæ trªn m¸y vi tÝnh ®îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau.
các chứng từ
gốc
xử lý chứng từ
Nhập dữ liệu:
+ Ctừ đã được xử lý.
+ Bút toán k/c, điều chỉnh
+ Các tiêu thức phân bổ
Máy thực hiện
+ Lên sổ sách
+ Lập :bảng biẻu, BCTC
In các thông tin theo yêu cấu
ViÖc trang bÞ vi tÝnh t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c kÕ to¸n, gi¶m nhÑ bít ®îc nh÷ng phÇn viÖc ®¬n gi¶n. Tuy nhiªn viÖc nµy còng cã mét sè h¹n chÕ nhÊt ®Þnh v× nã phô thuéc vµo kü thuËt cña ngêi lËp tr×nh phÇn mÒm. C«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ, ®iÓm næi bËt cña ph¬ng ph¸p nµy lµ dÔ lµm, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu, c«ng viÖc kÕ to¸n ®îc ph©n c«ng ®Òu trong th¸ng vµ dÔ ph©n c«ng chia nhá. Tuy nhiªn nÕu viÖc ghi chÐp ®îc thùc hiÖn b»ng ph¬ng ph¸p thñ c«ng th× viÖc ghi chÐp trïng lÆp nhiÒu nªn sè liÖu kÕ to¸n ph¶i lµm ®ång ®Òu, ph¶i thêng xuyªn kiÓm tra, ®èi chiÕu, nÕu cã sai sãt ph¶i söa ch÷a trªn nhiÒu sæ. Nhng c«ng ty sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n nªn kh«ng nh÷ng kh¾c phôc ®îc nh÷ng nhîc ®iÓm mµ tiÕn ®é xö lý th«ng tin, lËp c¸c b¸o c¸o vµ tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu qu¶n lý nhanh chãng vµ thuËn tiÖn h¬n so víi kÕ to¸n thñ c«ng, cã sö dông ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ.
C«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn ®Ó thanh to¸n hµng tån kho, ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin thêng xuyªn, chÝnh x¸c vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng cña hµng ho¸ nhËp kho. Trong ho¹ch to¸n chi tiÕt hµng tån kho kÕ to¸n ¸p dông ph¬ng ph¸p ghi thÓ song song.
C«ng ty Th¬ng m¹i Thuèc l¸ ¸p dông hÖ thèng b¸o c¸o tæng hîp do Bé tµi chÝnh ban hµnh, bao gåm:
B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh
B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n
B¸o c¸o lu chuyÓn tiÒn tÖ
ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh
Ngoµi c¸c b¸o c¸o quyÕt to¸n n¨m, ®Þnh kú c«ng ty lËp c¸c b¸o c¸o bæ trî cho qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý, bao gåm:
B¸o c¸o t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån hµng ho¸
B¸o c¸o chi tiÕt c¸c kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶
B¸o c¸o t×nh h×nh t¨ng, gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh
Víi ho¹t ®éng kinh doanh hiÖn nay, kÕ to¸n c«ng ty sö dông hÇu hÕt c¸c tµi kho¶n trong hÖ thèng tµi kho¶n, tu©n thñ theo nguyªn t¾c ®· ®îc quy ®Þnh cña vô chÕ ®é kÕ to¸n vµ Bé tµi chÝnh.
2.3 Tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng t¹i c«ng ty Th¬ng m¹i Thuèc l¸.
2.3.1 §Æc ®iÓm vÒ hµng ho¸, chøng tõ vµ tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông.
2.3.1.1 §Æc ®iÓm vÒ hµng ho¸ vµ tiªu thô hµng ho¸.
* C«ng ty Th¬ng m¹i Thuèc l¸ lµ doanh nghiÖp kinh doanh trªn c¸c lÜnh vùc sau:
- Mua b¸n thuèc l¸ bao c¸c lo¹i.
-Tæ chøc vËn chuyÓn c¸c lo¹i nguyªn liÖu, vËt t, phô liÖu vµ thuèc l¸ bao phôc vô cho s¶n xuÊt thuèc l¸ ®iÕu cña c«ng ty.
- TiÕn hµnh ho¹t ®éng kh¸c trong ph¹m vi cho phÐp cña tæng c«ng ty.
Trong kinh doanh mua b¸n thuèc l¸ bao c¸c lo¹i, hiÖn nay c«ng ty chØ b¸n trong níc. Hµng ho¸ cña c«ng ty ®îc nhËp tõ c¸c nhµ m¸y s¶n xuÊt thuèc l¸: Th¨ng Long, Sµi Gßn, Thanh Ho¸, B¾c S¬n. C¸c mÆt hµng chñ yÕu cña c«ng ty lµ: Vinataba Tcty, Vinataba Sµi Gßn, Vina Premium, Marlboro. Ngoµi ra c«ng ty cßn kinh doanh vËn chuyÓn nhng doanh thu vËn chuyÓn chiÕm tû träng nhá trong tæng doanh thu.
T×nh h×nh tiªu thô hµng ho¸ ë c«ng ty lu«n ®îc chó träng vÒ c¸c mÆt:
Quy c¸ch phÈm chÊt: Hµng ho¸ tríc khi nhËp xuÊt kho ph¶i ®îc kiÓm tra kü lìng vÒ chÊt lîng còng nh quy cÊch. ChÝnh v× vËy trêng hîp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i rÊt Ýt khi x¶y ra do hµng bÞ kÐm phÈm chÊt.
Gi¸ c¶: Hµng ho¸ cña c«ng ty lµ gi¸ kÕ ho¹ch do Tæng c«ng ty phª duyÖt. C«ng ty kh«ng ®îc quyÒn chñ ®éng quyÕt ®Þnh gi¸ b¸n ra cña hµng ho¸. Tuy nhiªn, gi¸ b¸n ra cña hµng ho¸ c«ng ty trªn thÞ trêng trong nh÷ng n¨m qua lµ kh¸ æn ®Þnh, ®¶m b¶o cho kh¸ch hµng cã lîi nhuËn, gi¸ b¸n cña kh¸ch hµng nh×n chung ®¶m b¶o cã lîi nhuËn tèi thiÓu tõ 50 ®Õn 70 ®/bao.
C«ng t¸c thÞ trêng vµ ch¨m sãc kh¸ch hµng: T¨ng cêng, triÓn khai c«ng t¸c b¸n lÎ vµ tËp trung, ®Èy m¹nh c«ng t¸c khuyÕn m¹i cho ngêi tiªu dïng ë c¸c thÞ trêng c¹nh tranh.
ChÝnh s¸ch ph©n phèi s¶n phÈm: Ký hîp ®«ng theo quý vµ bµn hµng theo kÕ ho¹ch th¸ng, tuÇn cho c¸c kh¸ch hµng, kÕt hîp vãi kiÓm tra, gi¸m s¸t chÆt chÏ tõng khu vùc thÞ trêng, giao hµng s¸t víi nhu cÇu thÞ trêng.
Riªng n¨m 2004 t×nh h×nh tiªu thô vµ gi¸ c¶ hµng ho¸ b¸n ra nh sau:
S¶n lîng tiªu thô n¨m 2004 so viíi n¨m 2003 t¨ng xÊp xØ 24 triÖu bao, b»ng 110,37% so víi cïng kú n¨m tríc (nÕu tÝnh thªm phÇn b¸n sang n¨m 2005, thùc chÊt n¨m 2004 ®¹t xÊp xØ 260 triÖu bao, t¨ng so víi 2003 trªn 28 triÖu bao, xÊp xØ ®¹t 112%).
S¶n lîng tiªu thô n¨m 2004 ®· t¨ng æn ®Þnh vµ t¨ng v÷ng ch¾c ë tÊt c¶ c¸c khu vùc thÞ trêng truyÒn thèng.
C¸c thi trêng c¹nh tranh víi s¶n phÈm Virnia Gold: H¶i Phßng, Qu¶ng Ninh, H¶i D¬ng,Th¸i B×nh ...s¶n lîng ®¹t 42 triÖu bao/n¨m chiÕm 16% s¶n lîng toµn c«ng ty t¨ng h¬n 10 triÖu bao so víi cïng kú n¨m tríc.
Gi¸ c¶: Tõ ngµy 01/01/2004, tæng c«ng ty ®iÒu chØnh t¨ng gi¸ b¸n Vinataba Sµi Gßn tõ 7390 ®/bao lªn 7535 ®/bao, Vinataba Tæng c«ng ty t¨ng tõ 6800®/bao lªn 7040®/bao. Sau khi t¨ng gi¸ th¸ng 11 vµ 12 n¨m 2004 gi¸ b¸n trªn thÞ trêng tiÕp tôc ®îc gi÷ æn ®Þnh tõ 7650 ®Õn 7700®/bao kÝch thÝch tiªu dïng t¨ng.
2.3.1.2 Chøng tõ kÕ to¸n.
MÆc dï c«ng ty ¸p dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ nhng trªn phÇn mÒm kÕ to¸n, c«ng viÖc kÕ to¸n thùc tÕ cã rÊt nhiÒu kh¸c biÖt so víi ph¬ng ph¸p nµy. Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸nb¸n hµng nh sau:
Ho¸ ®¬n GTGT
B¸o c¸o sè ph¸t sinh TK
Sæ c¸i tµi kho¶n
Khi kh¸ch hµng nhËn ®îc "kÕ ho¹ch b¸n hµng" cña c«ng ty, nÕu kh¸ch hµng chÊp nhËn thanh to¸n th× hä cã thÓ nép tiÒn mÆt t¹i phßng kÕ to¸n hoÆc thanh to¸n qua ng©n hµng (uû nhiÖm chi), ng©n hµng göi fax ®Õn c«ng ty, kÕ to¸n tiÒn mÆt viÕt phiÕu thu. Khi giai ®o¹n trªn ®îc hoµn tÊt, c¨n cø vµo c¸c ®iÒu kho¶n ®· ®îc ký kÕt trong hîp ®ång kinh doanh, phßng kinh doanh viÕt giÊy ®Ò nghÞ xuÊt hµng. KÕ to¸n tiªu thô lËp ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng, lu l¹i mét liªn, sau ®ã kh¸ch hµng cÇm ho¸ ®¬n xuèng kho ®Ó lµm thñ tôc nhËp hµng. Lóc nµy sau khi kiÓm tra ho¸ ®¬n, thñ kho xuÊt hµng cho kh¸ch hµng, gi÷ l¹i mét liªn ®Ó ghi sæ kho. §ång thêi thñ kho lËp phiÕu xuÊt kho, lËp biªn b¶n giao nhËn hµng ho¸. Sau ®ã ®¬n vÞ vËn chuyÓn ®a hµng ®Õn cho kh¸ch hµng, kh¸ch hµng gi÷ mét liªn (liªn ®á). Kh¸ch hµng ký nhËn vµo liªn cßn l¹i vµ göi liªn 3 cïng sæ kª khai thuÕ GTGT ®îc khÊu trõ l¹i cho thñ kho, thñ kho sÏ chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ®Ó ghi sæ kÕ to¸n.
2.3.1.3 C¸c tµi kho¶n sö dông.
ViÖc h¹ch to¸n tiªu thô-kÕ to¸n sö dông tµi kho¶n ph¶n ¸nh ®óng chÕ ®é quy ®Þnh. Mét sè tµi kho¶n chñ yÕu ®îc kÕ to¸n sö dông trong ho¹ch to¸n nghiÖp vô b¸n hµng:
TK 156: Hµng ho¸.TK nµy ®îc chi tiÕt thµnh
TK 1561: TrÞ gi¸ mua hµng tríc.
TK 1562: Chi phÝ thu mua hµng ho¸.
TK 131: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng. TK nµy ®îc më chi tiÕt thµnh hai TK.
TK13111:Ph¶i thu kh¸ch hµng trong níc.
TK13121: Ph¶i thu kh¸ch hµng níc ngoµi.
TK 511: Doanh thu b¸n hµng, ®îc chi tiÕt thµnh 7 TK
TK51113: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i chi nh¸nh.
TK51113CT: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i c«ng ty
TK51113GL: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i cöa hµng Gia L©m
TK51113QT: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i cöa hµng Qu¸n Th¸nh
TK51113TX: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i cöa hµng Thanh Xu©n
TK51113YK: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i cöa hµng YÕt Kiªu
TK511132: Doanh thu dÞch vô vËn chuyÓn.
TK531: Hµng bÞ tr¶ l¹i
TK 532: gi¶m gi¸ b¸n hµng
TK632: Gi¸ vèn hµng b¸n. TK nµy ®îc chi tiÕt thµnh 7 TK
TK63213: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao,hµng ho¸ kh¸c.
TK63213GL: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng Gia L©m
TK63213QT: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng Qu¸n Th¸nh
TK63213TX: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng Thanh Xu©n
TK63213YK: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng YÕt Kiªu
TK63232: Gi¸ vèn dÞch vô vËn chuyÓn
TK63288: Gi¸ vèn hµng ho¸ kh¸c
2.3.2 Quy tr×nh mua hµng ho¸:
2.3.2.1 LËp kÕ ho¹ch mua hµng:
* S¶n phÈm thuèc l¸ bao Vinataba:
Hµng n¨m c«ng ty/chi nh¸nh ký hîp ®ång víi c¸c nhµ m¸y
Hµng th¸ng trªn c¬ së hîp ®ång víi c¸c nhµ m¸yvµ theo kÕ ho¹ch giao hµng cña Tæng c«ng ty thuèc l¸ ViÖt Nam, phßng ban kinh doanh lËp kÕ ho¹ch giao nhËn víi c¸c nhµ m¸y, gñi cho c¸c nhµ m¸y, chi nh¸nh vµ kho cña c«ng ty.
* S¶n phÈm thuèc l¸ bao Marlboro:
Hµng n¨m chi nh¸nh ký biªn b¶n tho¶ thuËn víi c«ng ty Philip Morris vÒ kÕ ho¹ch tiªu thô s¶n phÈm Marlboro cho c¶ n¨m.
Hµng th¸ng c«ng ty Philip Morris tho¶ thuËn (®iÖn tho¹i) víi chi nh¸nh th«ng b¸o kÕ ho¹ch nhËn hµng trong th¸ng.
Ban kinh doanh lËp ®¬n ®Æt hµng göi c«ng ty Philip Morris.
Phßng ban kinh doanh lËp c¸c thñ tôc ®Ó mau hµng.
2.3.2.2 KiÓm tra hµng ho¸ khi nhËp kho.
C¸n bé kü thuËt cña phßng/ ban kinh doanh chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm tra t×nh h×nh bao b×, nÕu ph¸t hiÖn s¶n phÈm kh«ng phï hîp (thïng mÐo, ít hoÆc cã mïi l¹) th× tiÕn hµnh kiÓm tra tót, bao bªn trong vµ lËp biªn b¶n xö lý s¶n phÈm kh«ng phï hîp.
2.3.2.3 NhËp kho.
Khi hµng vÒ tíi kho, ®¬n vÞ vËn chuyÓn giao Ho¸ ®¬n GTGT cña nhµ m¸y giao hµng, biªn b¶n giao nhËn hµng ho¸ gi÷a ®¬n vÞ vËn chuyÓn vµ nhµ m¸y giao hµng vµ c¸n bé giao nhËn chi nh¸nh.
Thñ kho nhËp hµng, ®èi chiÕu vÒ sè lîng, chñng lo¹i hµng nhËp, hµng nhËp ph¶i ®¶m b¶o quy c¸ch theo quy ®Þnh.
NÕu ph¸t hiÖn s¶n phÈm kh«ng phï hîp, ph¶i lËp biªn b¶n theo mÉu vµ lËp biÓu b¶n s¶n phÈm kh«ng phï hîp víi ngêi giao hµng.
LËp biªn b¶n giao nhËn hµng ho¸.
Thñ kho chuyÓn toµn bé hå s¬ nhËp kho gåm ho¸ ®¬n cho phßng/ban kinh doanh ®Ó lËp phiÕu nhËp kho
2.3.3 Qu¸ tr×nh b¸n hµng ho¸
2.3.3.1 LËp kÕ ho¹ch b¸n hµng:
+ C¨n cø vµo kÕ ho¹ch tiªu thô th¸ng ®· ®îc G§ phª duþÖt, phßng/ban kinh doanh x©y dùng kÕ ho¹ch b¸n hµng theo th¸ng, tuÇn cho c¸c kh¸ch hµng phï hîp víi hîp ®ång ®¨ng ký.
+ Dùa vµo kÕ ho¹ch b¸n hµng, c¸n bé phßng/ban kinh doanh th«ng b¸o cho kh¸ch hµng ®Ó kh¸ch hµng cã kÕ ho¹ch thùc hiÖn (th«ng b¸o b»ng ®iÖn tho¹i).
2.3.3.2 Thùc hiÖn b¸n hµng:
_C¨n cø yªu cÇu mÆt hµng cña kh¸ch hµng b»ng fax, giÊy giíi thiÖu phï hîp víi kÕ ho¹ch b¸n hµng vµ ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång ®· quyÕt ®Þnh, phßng kinh doanh lËp ho¸ ®¬n GTGT chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n. NÕu ®ñ ®iÒu kiÖn vÒ thanh to¸n tiÒn hµng, l·nh ®¹o phßng kÕ to¸n ký, ho¸ ®¬n sau ®ã chuyÓn vÒ phßng/ban kinh doanh ký ho¸ ®¬n theo uû quyÒn cña Gi¸m §èc.
_§èi víi kh¸ch hµng c«ng ty:
+C¸n bé phô tr¸ch cïng viÕt giÊy ®Ò nghÞ vËn chuyÓn theo biÓu mÉu QT- 140 H§TL- F04 göi cho ®¬n vÞ vËn chuyÓn do c«ng ty thuª, yªu cÇu vËn chuyÓn cho tõng kh¸c hµng vµ chuyÓn ho¸ ®¬n b¸n hµng cho thñ kho.
+Thñ kho c¨n cø vµo sè lîng ghi trªn ho¸ ®¬n tiÕn hµnh xuÊt hµng, lu biªn lai giao nhËn hµng ho¸.
_§èi víi kh¸ch hµng cña chi nh¸nh:
+Kh¸ch hµng ph¸i Nam: C¸n bé phßng thÞ trêng phèi hîp cïng bé phËn vËn chuyÓn (ban kinh doanh) sÏ nhËp hµng t¹i kho nhµ m¸y, giao cho ®¬n vÞ vËn chuyÓn vµ chuyÓn hµng hãa tíi kh¸ch hµng.
+Kh¸ch hµng phÝa B¾c: Ban kinh doanh lËp lÖnh vËn chuyÓn vµ phiÕu vËn chuyÓn néi bé, bé phËn vËn chuyÓn nhËn hµng t¹i kho nhµ m¸y chuyÓn hµng ra kho L¹c Trung, thñ kho L¹c Trung nhËp hµng vµ sau ®ã xuÊt hµng cho kh¸ch hµng phÝa B¾c theo ho¸ ®¬n b¸n hµng cña chi nh¸nh.
_ViÖc bèc xÕp vµ vËn chuyÓn theo quyÕt ®Þnh vËn chuyÓn thuèc l¸ bao QT19.02.VC
HiÖn nay, t¹i c«ng ty trÞ gi¸ cña hµng ho¸ xuÊt kho ®îc tÝnh theo ph¬ng ph¸p NhËp tríc_XuÊt tríc, tøc lµ hµng ho¸ nµo nhËp kho tríc sÏ ®îc ®em xuÊt tríc. Víi c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt diÔn ra liªn tôc th× ph¬ng ph¸p nµy ph¶n ¨nh kh¸ chÝnh x¸c trÞ gi¸ hµng xuÊt kho, phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh doanh cña c«ng ty.
2.3.4 KÕ to¸n hµng ho¸.
C«ng ty qu¶n lý hµng ho¸ theo ph¬ng ph¸p ghi thÎ song song. Cã thÓ kh¸i qu¸t néi dung, tr×nh tù kÕ to¸n hµng ho¸ theo ph¬ng ph¸p ghi thÎ song song b»ng s¬ ®å sau:
ThÎ kho
Chøng tõ nhËp
Sæ kÕ to¸n chi tiÕt
Chøng tõ xuÊt
B¶ng kª nhËp-xuÊt-tån
Sæ kÕ to¸n tæng hîp
Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt hµng ho¸, thñ kho vµo sæ kho theo dâi vÒ sè lîng råi chuyÓn chøng tõ lªn phßng kÕ to¸n. T¹i phßng kÕ to¸n, khi nhËn ®îc ho¸ ®¬n b¸n hµng do thñ kho chuyÓn ®Õn, kÕ to¸n mua hµng vµo phiÕu nhËp hµng ho¸, cßn kÕ to¸n b¸n hµng vµo ho¸ ®¬n xuÊt hµng ho¸ trªn m¸y vµ tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n, m¸y sÏ tù ®éng vµo sæ liªn quan nh: sæ chi tiÕt tµi kho¶n, b¶ng kª thuÕ GTGT....
Hµng ho¸ cña c«ng ty mua vÒ nhËp kho hay xuÊt b¸n th¼ng ®Òu ®îc ph¶n ¸nh, ghi chÐp trªn c¶ hai chØ tiªu sè lîng vµ gi¸ trÞ. KÕ to¸n chi tiÕt vµ kÕ to¸n tæng hîp ®Òu h¹ch to¸n theo gi¸ h¹ch to¸n. §èi víi hµng ho¸ nhËp kho, xuÊt kho gi¸ h¹ch to¸n ®îc Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖ Nam quy ®Þnh.
ViÖc qu¶n lý hµng ho¸ ë c«ng ty ®îc ¸p dông theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn. §Ó ®¶m b¶o yªu cÇu qu¶n lý, ®Þnh kú hµng th¸ng hoÆc tèi ®a lµ 2 th¸ng. Phßng/ban kinh doanh ph¶i kiÓm tra hµng ho¸ trong kho. Thñ kho hoÆc mét nh©n viªn ®îc ph©n c«ng theo dâi nhiÖt ®é, ®é Èm kh«ng khÝ trong kho, Khi thÊy ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n cã nh÷ng hiÖn tîng bÊt thêng x¶y ra kh«ng ®¸p øng tiªu chuÈn vÒ mÆt kü thuËt theo quy ®Þnh b¶o qu¶n, thñ kho kÞp thêi b¸o víi phßng /ban kinh doanh ®Ó t×m biÖn ph¸p xö lý. Hµng th¸ng c«ng ty tiÕn hµnh lËp b¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån hµng ho¸. §Ó theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng lo¹i hµng ho¸, kÕ to¸n sö dông sæ chi tiÕt TK 1561. Cuèi quý, c¨n cø vµo sè liÖu trªn sæ chi tiÕt TK 1561 kÕ to¸n tæng hîp sÏ tiÕn hµnh lªn B¸o c¸o b¸n hµng vµ lËp sæ C¸i TK 1561 (xem phÇn phô lôc)
2.3.5 KÕ to¸n gi¸ vèn hµng b¸n:
C«ng ty h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn. Do vËy viÖc nhËp xuÊt ph¶i ®îc ghi hµng ngµy khi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh.
C«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n ®Ó tÝnh trÞ gi¸ cña hµng xuÊt b¸n. Hµng ngµy sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ghi sæ chi tiªt hµng ho¸ nhËp, xuÊt. Cuèi kú kÕ to¸n tÝnh ra trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho theo hÖ sè gi¸:
TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng ho¸ tån ®Çu kú
TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng ho¸ nhËp trong kú
+
HÖ sè gi¸ (H)
=
TrÞ gi¸ h¹ch to¸n cña hµng ho¸ nhËp trong kú
TrÞ gi¸ h¹ch to¸n cña hµng ho¸ tån ®Çu kú
+
Sè lîng hµng ho¸ xuÊt kho
TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho
HÖ sè gi¸ (H)
x
=
Chi phÝ thu mua ph©n bæ cho hµng ho¸ xuÊt kho
TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho
TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho
TrÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho
x
=
Chi phÝ thu mua ph©n bæ cho hµng ho¸ xuÊt kho cña c«ng ty chñ yÕu lµ chi phÝ vËn chuyÓn. Chi phÝ nµy hµng th¸ng ®îc trÝnh tríc dùa vµo kÕ ho¹ch b¸n hµng hµng th¸ng do Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam giao, hîp ®ång vËn chuyÓn víi kh¸ch hµng. Chi phÝ trÝch tríc phô thuéc vµo lîng hµng kÕ ho¹ch b¸n ra trong th¸ng vµ ®¬n gi¸ vËn chuyÓn ®· cã trong hîp ®ång víi kh¸ch hµng.
TK 335 TK 632
TrÝch tríc
Hoµn nhËp
Khi xuÊt kho m¸y sÏ tù tÝnh ra gi¸ vèn cña sè hµng xuÊt b¸n. KÕ to¸n theo dâi gi¸ vèn cña hµng b¸n trªn sæ chi tiÕt tµi kho¶n 632 vµ lªn sæ c¸i TK 632 (Xem phô lôc). MÉu sæ chi tiÕt TK 632 nh sau
2.3.6 KÕ to¸n doanh thu:
"Tiªu thô lµ ®iÒu kiÖn tån t¹i vµ ph¸t triÓn" ®ã chÝnh lµ t©m niÖm cña ban l·nh ®¹o c«ng ty, v× vËy mäi quýet ®Þnh ®a ra ®Òu nh»m môc ®Ých thóc ®Èy qu¸ tr×nh tiªu thô hµng ho¸ cña c«ng ty.
C«ng t¸c tiªu thô lu«n ®îc ®¶m b¶o ®ã lµ nhê sù phèi hîp nhÞp nhµng, linh ho¹t gi÷a c¸c bé phËn phßng ban trong c«ng ty, c«ng ty ®· gi÷ dîc uy tÝn vµ ®· t¹o mèi quan hÖ víi kh¸ch hµng trong nh÷ng n¨m qua. ChÝnh v× vËy, trong cuéc c¹nh tranh víi c¸c s¶n phÈm cïng lo¹i trªn thÞ trêng, s¶n phÈm cña c«ng ty lu«n gi÷ vÞ trÝ quan träng, ®iÒu ®ã t¹o cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®¹t nhiÒu thµnh tÝch.
HiÖn nay ph¬ng thøc b¸n hµng chñ yÕu lµ: _ B¸n bu«n
_B¸n lÎ
Víi hai h×nh thøc thanh to¸n: _B¸n hµng thu tiÒn ngay
_B¸n hµng thu tiÒn chËm
*§èi víi h×nh thøc b¸n bu«n: DiÔn ra chñ yÕu ®èi víi kh¸ch hµng ®îc lùa chän:
Kh¸ch hµng lµ ph¸p nh©n kinh tÕ: Doanh nghiÖp Nhµ níc, C«ng ty tr¸ch nhiÖm h÷u h¹n, C«ng ty cæ phÇn vµ doanh nghiÖp t nh©n.
§iÒu kiÖn ®Ó trë thµnh kh¸ch hµng theo th«ng t sè30/1999/TT_BTM ngµy 09/09/1999 cña Bé Th¬ng M¹i. §©y lµ ho¹t ®éng b¸n hµng chÝnh, hµng n¨m ®em lai doanh thu lín nªn rÊt ®îc chó träng.
_Ho¹t ®éng b¸n bu«n khi thùc hiÖn cÇn ph¶i cã hîp ®ång kinh tÕ gi÷a kh¸ch hµng vµ c«ng ty. Trong hîp ®ång cã c¸c néi dung chÝnh sau:
_Chñng lo¹i vµ sè lîng hµng th¸ng
_Gi¸ b¸n s¶n phÈm
_Ph¬ng thøc vËn chuyÓn hµng, ®Þa ®iÓm giao nhËn hµng
_Thêi gian thanh to¸n tiÒn hµng
_NÕu mua hµng theo ph¬ng thøc thanh to¸n chËm ph¶i cã thÕ chÊp tµi s¶n cÇm cè, b¶o hµnh... theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt
_Tr¸ch nhiÖm cña mçi bªn...
§©y lµ nh÷ng c¨n cø chñ yÕu nhÊt ®Ó bªn b¸n giao hµng hoÆc khi cã ph¸t sinh c¸c tranh chÊp vÒ kinh tÕ dÔ dµng gi¶i quyÕt. Mét hîp ®ång mua b¸n ph¶i cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a phßng kinh doanh vµ phßng TC_KT, thñ tôc ban ®Çu liªn quan ®Õn c¸c ®iÒu kho¶n tho¶ thuËn gi÷a hai bªn do phßng kinh doanh ®¶m nhËn, phßng TC_KT sÏ thùc hiÖn c¸c bíc tiÕp theo nh giao hµng, thu tiÒn b¸n hµng, h¹ch to¸n vµo sæ s¸ch kÕ to¸n. Hîp ®ång mua b¸n ®îc lËp thµnh 3 b¶n:
+ Mét b¶n phßng kinh doanh gi÷ l¹i
+Mét b¶n göi tíi phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø viÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ phiÕu xuÊt
+ Mét b¶n kh¸ch hµng gi÷
B¸n hµng theo ®¬n ®Æt hµng hoÆc th«ng qua ký kÕt hîp ®ång kinh tÕ t¹o c¬ së v÷ng ch¾c vÒ ph¸p luËt trong ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. MÆt kh¸c, c«ng ty cã thÓ chu ®éng lËp kÕ ho¹ch mua b¸n hµng ho¸, rÊt thuËn lîi cho c«ng t¸c tiªu thô nãi riªng vµ c«ng t¸c kinh doanh nãi chung.
*§èi víi h×nh thøc b¸n lÎ: ViÖc mua b¸n diÔn ra ®¬n gi¶n h¬n, ®îc tiÕn hµnh trùc tiÕp gi÷a kh¸ch hµng víi bé phËn b¸n hµng cña c«ng ty. Trong h×nh thøc nµy kh¸ch hµng ph¶i thanh to¸n toµn bé tiÒn khi nhËn hµng.
*§èi víi thanh to¸n nhËn:
- C¨n cø quy ®Þnh trªn hîp ®ång thuèc l¸ bao vµ vµ kh¶ n¨ng thanh to¸n cña kh¸ch hµng, lËp v¨n b¶n ®Ò nghÞ møc thÕ chÊp cña kh¸ch hµng tr×nh Gi¸m ®èc phª duyÖt. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång, møc nî cã thÓ ®îc ®iÒu chØnh.
- LËp hå s¬ xin thÕ chÊp: Cã ®Çy ®ñ quy ®Þnh vÒ thÕ chÊp ®· ®îc l·nh ®¹o c«ng ty duyÖt nh: Hîp ®ång mua b¸n thuèc l¸ bao, giÊy tê hîp ph¸p cã gi¸ trÞ b¨ng tiÒn (thÎ tµi s¶n, kú phiÕu, tr¸i phiÕu). §¬n xin cÇm cè tµi s¶n, thÕ chÊp tµi s¶n...
- Phßng ban TC_KT tæ chøc tiÕn hµnh x¸c minh, ®Þnh gi¸ tµi s¶n thÕ chÊp, b¶o l·nh vµ lËp thµnh biªn b¶n tr×nh Gi¸m ®èc duyÖt. Sau khi hîp ®ång thÕ chÊp tµi s¶n, hîp ®ång b¶o l·nh tµi s¶n ®îc ký kÕt ph¶i cã chøng nhËn cña phßng c«ng chøng c¸c tØnh hoÆc chøng thùc cña Uû ban nh©n d©n tØnh, thµnh phè, quËn, huyÖn.
-X¸c ®Þnh møc nî:
Tµi s¶n ký quü, cÇm cè: Møc nî tèi ®a b»ng 100% trªn tæng gi¸ trÞ tµi s¶n
Tµi s¶n dïng thÕ chÊp lµ bÊt ®éng s¶n: Møc ®é nî tèi ®a b»ng 70% tæng gi¸ trÞ tµi s¶n
B¶o l·nh ng©n hµng: Møc ®é nî tèi da b»ng 100% tæng gi¸ trÞ b¶o l·nh, thêi gian ®îc ghi nhËn nî tríc 15 ngµy tÝnh tõ thêi gian ghi trªn v¨n b¶n b¶o hµnh ng©n hµng hÕt hiÖu lùc.
Ngoµi ra c«ng ty cßn nhËn tiÒn øng tríc cña kh¸ch hµng, sau ®ã thùc hiÖn hîp ®ång giao hµng cho kh¸ch hµng theo yªu cÇu.
2.3.6.2 KÕ to¸n doanh thu.
C«ng ty Th¬ng m¹i thuèc l¸ trong mäi trêng hîp xuÊt b¸n hµng ho¸ ®Òu ®îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô vµ ghi nhËn doanh thu b¸n hµng, cã nghÜa lµ kh¸ch hµng ®Òu thanh to¸n hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n.
C«ng ty lµ ®¬n vÞ kinh doanh nép thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ, toµn bé hµng ho¸, dich vô kinh doanh vËn chuyÓn cña c«ng ty ®Òu thuéc ®èi tîng chÞu thuÕ GTGT. V× vËy, doanh thu b¸n hµng cña c«ng ty chÝnh lµ toµn bé sè tiÒn b¸n hµng kh«ng bao gåm thuÕ GTGT.
- Chøng tõ sö dông chñ yÕu trong b¸n hµng vµ kinh doanh vËn chuyÓn lµ phiÕu thu, ho¸ ®¬n GTGT. Ho¸ ®¬n GTGT x¸c nhËn sè lîng, ®¬n gi¸, sè tiÒn b¸n vµ tæng gi¸ thanh to¸n cña hµng xuÊt kho, ho¸ ®¬n do kÕ to¸n tiªu thô lËp thµnh3 liªn.
Liªn 1: Lu ë phßng kinh doanh (sau nµy göi c¬ quan thuÕ)
Liªn 2: Kh¸ch hµng gi÷ lµm c¨n cø ®i ®êng vµ h¹ch to¸n ë ®¬n vÞ kh¸ch hµng
Liªn 3: Lu t¹i phßng TC_KT lµm c¨n cø ®Ó ghi sæ kÕ to¸n.
- Sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông gåm: C¸c b¶ng kª TM, b¶ng kª TGNH, chøng tõ hµng ho¸ b¸n ra, b¶ng kª nhËp_xuÊt_tån hµng ho¸, ....
C¨n cø vµo ho¸ ®¬n b¸n hµng do thñ kho chuyÓn ®Õn, kÕ to¸n vµo sæ chi tiÕt tµi kho¶n 511 theo tõng ho¸ ®¬n, mÆt kh¸c doanh thu cã thÓ dîc lÊy chi tiÕt cho tõng lo¹i hµng ho¸, tõng cöa hµng tõ b¸o c¸o b¸n hµng (xem phÇn phô lôc). MÉu sæ chi tiÕt TK 511 nh sau:
Tõ sè liÖu cña sæ chi tiÕt TK 511, kÕ to¸n tæng hîp sÏ tiÕn hµnh kÕt chuyÓn sang TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶,tiÕn hµnh lªn sæ C¸i TK 511 ( xem phÇn phô lôc )
2.3.6.3 KÕ to¸n thanh to¸n víi ngêi mua:
Khi b¸n hµng thu tiÒn ngay, trªn c¬ së c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng, b¶ng kª b¸n lÎ, sè tiÒn kh¸ch hµng tr¶, kÕ to¸n tiÒn mÆt lËp phiÕu thu. PhiÕu thu ®îc lËp lµm 3 liªn, chuyÓn cho kÕ to¸n trëng ký. Sau ®ã ®îc chuyÓn cho cho thñ quü ®Ó lµm thñ tôc nhËp quü tiÒn mÆt. Khi ®· nhËn ®ñ tiÒn, thñ quü ký tªn vµo phiÕu thu. Mét liªn lu l¹i n¬i lËp phiÕu, mét liªn giao l¹i cho ngêi nép tiÒn, thñ quü gi÷ mét liªn ®Ó ghi vµo sæ quü, sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n tiÒn mÆt ®Ó ghi sæ.
Cô thÓ, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè 0073549 b¸n hµng ngµy 29/12/2004 vµ sè tiÒn ghi trªn ho¸ ®¬n, kÕ to¸n lËp phiÕu thu nh sau
Tõ c¸c phiÕu thu tiÒn mÆt, hµng ngµy kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt sè ph¸t sinh TK 511 vµ sæ quü tiÒn mÆt.
ViÖc theo dâi c«ng nî chi tiÕt cho tõng kh¸ch hµng ®îc tiÕn hµnh ë sæ chi tiÕt c«ng nî, theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n cña kh¸ch hµng ë sæ chi tiÕt tµi kho¶n 131, mÉu sæ nh sau:
Cuèi kú, c¨n cø vµo sè liÖu trªn sæ chi tiÕt, kÕ to¸n t«ng hîp sÏ lªn b¶ng tæng hîp c«ng nî vµ sæ c¸i ( xem phÇn phô lôc ).
2.4 KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh:
2.4.1 KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng:
Thuéc vÒ chi phÝ b¸n hµng cua c«ng ty gåm cã c¸c kho¶n: chi phÝ nh©n viªn b¸n hµng, chi phÝ khÊu hao TSC§ ë kh©u b¸n hµng, chi phÝ ®iÖn tho¹i, ®iÖn níc thuéc cöa hµng, chi phia gi¸m ®Þnh chÊt lîng vµ c¸c kho¶n chi phia kh¸c,...PhÇn chi phÝ l¬n nhÊt trong chi phÝ b¸n hµng lµ chi phÝ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh thu mua hµng ho¸, chi phÝ nµy l¹i ®îc ph¶n ¸nh vµo TK 641 chø kh«ng ph¶i tµi kho¶n 1562, H¹ch to¸n nh vËy lµm gi¸ vèn hµng b¸n ra bÞ gi¶m ®i, kh«ng x¸c ®Þnh ®îc chÝnh x¸c doanh thu thuÇn cña hµng ho¸ tiªu thô.
Hµng ngµy c¨n cø vµo giÊy b¸o nî, phiÕu chi, giÊy t¹m øng. ho¸ ®¬n, biªn lai,... kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra, ph©n lo¹i vµ tiÕn hµnh nhËp th«ng tin vµo m¸y,chi tiÕt cho tõng ®èi tîng theo ®Þnh kho¶n:
Nî TK641
Cã TK liªn quan (111, 112, 141,...)
M¸y sÏ xö lý th«ng tin, vµo sæ chi tiÕt TK 641, mÉu sæ nh sau:
C¨n cø vµo sæ chi tiÕt sè ph¸t sinh, cuèi kú kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµo B¸o c¸o chi phÝ b¸n hµng. Cuèi kú b¸o c¸o, kÕ to¸n tæng hîp chØ cÇn ®a ra yªu cÇu còng nh c¸c bót to¸n ®iÒu chØnh vµ kÕt chuyÓn, m¸y sÏ tù ®éng kÕt chuyÓn sang bªn nî TK 911. Tõ b¶ng b¸o c¸o chi phÝ b¸n hµng kÕ to¸n sÏ lªn sæ C¸i TK 641 ( xem phÇn phô lôc ).
2.4.2 KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp:
Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty Th¬ng m¹i Thuèc l¸ bao gåm c¸c kho¶n chi phÝ sau: chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý, chi phÝ c«ng cô ®å dïng, v¨n phßng phÈm, chi phÝ khÊu hao TSC§, chi phÝ ®iÖn tho¹i, fax, ®iÖ níc dung cho qu¶n lý, c¸c kho¶n pjhÝ b»ng tiÒn kh¸c,...
Còng gièng nh h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng, kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c chõng tõ liªn quan ®Õn chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp tiÕn hµnh nhËp sã liÖu vµo m¸y chi tiÕt cho tõng ®èi tîng theo ®Þnh kho¶n:
Nî TK 642
Cã Tk liªn quan ( 111, 112, 331,...)
Sau ®ã m¸y sÏ tù ®éng tÝnh to¸n vµ vµo c¸c sæ kÕ to¸n nh sæ chi tiÕt tµi kho¶n 642. MÉu sæ nh sau:
vµ cuèi kú kÕ to¸n tæng hîp t¬ng tù nh TK641, tøc lµ ®a ra yªu cÇu, c¸c bót to¸n ®iÒu chØnh, kÕt chuyÓn, m¸y sÏ tù ®éng kÕt chuyÓn sang bªn nî TK 911. Cuèi cïng lªn sæ c¸i TK 641.
2.4.3 KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng:
Bªn c¹nh viÖc ph¶n ¸nh mét c¸ch chÝnh x¸c kho¶n doanht hu b¸n hµng vµ c¸c kho¶n cÝi phÝ liªn liªn quan b¸n hµng, phßng kÕ to¸n c«ng ty rÊt chó träng ®Õn viÖc x¸c ®Þnh vµ ph¶n ¸nh ®óng kÕt qu¶ b¸n hµng. §iÒu nµy gióp cho viÖc lËp chØ tiªu trªn b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh ®îc thuËn tiÖn, ®ång thêi ®a l¹i cho nhµ qu¶n lý mét c¸i nh×n tæng qu¸t, s©u s¾c vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng ty m×nh trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh.
Cuèi kú b¸o c¸o, khi muèn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng, kÕ to¸n b¸n hµng chØ cÇn ®a ra yªu cÇu (b¸o c¸o chi tiÕt hay b¸o c¸o tæng hîp) vµ nh©p kho¶ng thêi gian lÊy b¸o c¸o, m¸y sÏ tù ®éng kÕt chuyÓn thu nhËp vµ chi phÝ vµo TK 911 tõ c¸c sæ c¸i, sæ tæng hîp sè ph¸t sinh.
X¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng: phÇn nµy chØ thùc hiÖn ®îc trªn m¸y khi ®· hoµn thµnh:
+ TËp hîp doanh thu vµ chi phÝ chi tiÕt cho tõng ®èi tîng.
+ Ph©n bæ chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý theo tõng ®èi tîng tÝnh l·i lç.
VÝ dô: §Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng quý 4 n¨m 2004, kÕ to¸n nhËp kho¶ng thêi gian tõ ngµy 01/10/2004 ®Õn ngµy 31/12/2004.
MÉu sæ c¸i TK 911 ( xem phô lôc)
CHƯƠNG III
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ
4.1.Nhận xét đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại công ty.
4.1.1.Nhận xét chung:
Trong những năm gần đây công ty Thương mại Thuốc lá đã trưởng thành và đạt dược những thành tựu đáng khâm phục. Là một doanh nghiệp nhà nước dưới sự quản lý của cơ quan cấp trên là: Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, song không vì thế mà công ty mất tự chủ trong kinh doanh, ngược lai công ty luôn thích ứng linh hoạt với những thay đổi của nền kinh tế thị trường và luôn tìm cho mình một chỗ đứng quan trọng trên thị trường . Điều đó đã giúp công ty đạt được những thành quả như ngày hôm nay, có thể khẳng định rằng sự phát triển đó là do công ty luôn quan tâm chú trọng đến đầu ra của sản phẩm. Nhận thức được tiêu thụ là điều kiện sống còn của công ty nên ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ trong công ty luôn tích cực với công việc được giao, sản phẩm công ty bán khá chạy trên thị trường. Mặt khác sản phẩmVinataba có uy tín cao trên thị trường nhiều năm, chiếm phần lớn thị trường các tỉnh phía Bắc. Nhu cầu tiêu dùng sản phẩm thuốc lá cao cấp ngày càng cao.Hệ thống mạng lưới phân phối mạnh về khả năng bán hàng và tài chính ngày càng được củng cố vững mạnh. Đây là những thuận lợi, ưu thế lớn để công ty tiếp tục mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu,tăng lợi nhuận trong những năm tới.
Là một doanh nghiệp chủ yếu hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh thương mại dịch vụ, đặc biệt trung tâm và chi nhánh của công ty đều hoạt động trên địa bàn Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, với chức năng giới thiệu sản phẩm, giao dịch tìm kiếm thị trường tiêu thụ cho công ty, với đặc điểm như vậy công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp với, cùng với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng với tinh thần trách nhiệm cao, năng động. Công ty hiện nay đã vận dụng phần mệm kế toán nên công việc kế toán giảm đi rất nhiều.
Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Công ty đang sử dụng chứng từ ban đầu đúng như mẫu biểu do Bộ tài chính quy định như: phiếu thu, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, chứng từ đều được ghi đầy đủ chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo đúng thời gian, có chữ ký đầy đủ của các bộ phận có liên quan và đúng với chế độ tài chính kế toán quy đinh, điều này rất quan trọng trong việc kiểm tra đối chiếu giữa số liệu thưc tế với số liệu trên sổ kế toán. Giữa các phòng ban, các bộ phận có sự kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn chỉnh chứng từ, nhờ đó tạo điều kiện cho việc theo dõi từng bộ phận liên quan được thuận lợi.
Bên cạnh việc kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán không ngừng hợp lý hoá các thủ tục và xử lý chứng từ như:giảm các thủ tục xét duyệt và chứng từ tới mức tối đa, đồng thời thực hiện chương trình luân chuyển chứng từ theo quy định và phù hợp với yêu cầucủa nghiệp vụ kinh doanh. Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác quản lý chứng từ thuế GTGT đầu ra va thuế GTGT đầu vàođược chia thành hai mảng rõ ràng thuận tiện cho việc kê khai thuế GTGT và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Về tài khoản sử dụng:
Các tài khoản công ty sử dụng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống tài khoản kế toán công ty áp dụng là hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành ngày 01/11/1995 theo Quy định số 1141/TC/QĐ/CĐKT. Cho đến nay việc áp dụng vẫn dược triển khai tốt và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, phần nào đáp ứng được yêu cầu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Tài khoản 511, TK 641, TK 642 hạch toán chi tiết cho từng cửa hàng, cho công ty, cho chi nhánh, cho vận chuyển. Có thể nói việc tổ chức hệ thống tài khoản ở công ty là tốt và phù hợp với đặc điểm tình hình của công ty hiện nay, song yêu cầu mở tài khoản chi tiết cho từng loại hàng hoá để phản ánh chính xác doanh thu, chi phí, kết quả của từng loại là rất quan trọng toạ điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị của công ty.
Về việc tổ chức hệ thông sổ sách và báo cáo kế toán:
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hình thức này khá đơn giản về quy trình hạch toánvà công việc kế toán được phân đều trong tháng thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra. Công ty sử dụng máy vi tính trong ghi chép, xử lý số liệu nên đã khắc phục được nhược điểm của hình thức ghi sổ này là giảm được khối lượng ghi chép chung, giảm mức độ nhầm lẫn về con số, đồng thời tiến độ lập báo cáovà cung cấp các chỉ tiêu nhanh, đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên chính xác về tình hình biến động của hàng hoá trên các mặt: tiêu thụ, dự trữ và cung ứng tạo ra sự quản lý va bảo quản tốt hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song là phù hợp.
Nói chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty được tổ chức một cách linh hoạt, đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Sự phối hợp giữa phòng kế toán, phòng kinh doanh và kho hàng hoá được thực hiện một cách ăn khớp, nhịp nhàng đảm bảo công tác tiêu thụ thông suốt.
Ngoài những điểm mạnh trên công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của dông ty vẫn còn những điểm cần được cải tiến, hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý tại công ty.
4.1.2. Một số tồn tại cần khắc phục:
-Thứ nhất, theo chế độ kế toán thì những khoản chi phí liên quan đến việc thu mua hàng hoá, trừ tiền hàng và thuế nhập khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ trực tiếp thì phải hạch toán vào TK 1562-Chi phí thu mua hàng hoá. Đến cuối kỳ phân bổ cho hàng hoá bán ra. Những khoản chi phí lưu thông, chi phí tiếp thị và các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ thì phải hạch toán vào TK 641-Chi phí bán hàng. Những chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp thì được hạch toán vào TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trên thực tế, ở công ty Thương mại Thuốc lá những khoản chi phí không thuộc chi phí bán hàng vẫn được phản ánh vào TK 641 như: Chi phí vệ sinh, tạp vụ; chi phí cơm ca cán bộ công nhân viên, chi phí mua tài liệu;..Mặt khác chí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chưa được phân bổ cho từng loại hàng, vì thế dẫn đến việc phản ánh không đúng kết quả của từng loại hàng, việc đưa ra quyết định các phương án kinh doanh sẽ kém chính xác.
-Thứ hai, khi theo dõi doanh thu bán hàng thì doanh thu bán buôn và doanh thu bán lẻ chưa được theo dõi trên hai tài khoản riêng biệt. Măc dù doanh thu bán lẻ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng số doanh thu hàng bán trong kỳ nhưng nếu được theo dõi trên hai tài khoản riêng biệt thì thuận lợi cho công tác quản trị.
-Thứ ba, trong năm 2004 công ty không thực hiện trích trước dự phòng phải thu khó đòi. Quán triệt nguyên tắc thận trọng đòi hỏi phải lập dự phòng khi đã có những bằng chứng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi (mất khả năng thanh toán hoặc phá sản...).
4.2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty.
4.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện.
Ngày nay kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản, mà nó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thông thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu. Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác nhà quản trị mới có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất. Như vậy về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, nó cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý kinh doanh có hiệu quả, giúp nhà quản lý đánh giá được các hoạt động của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp thương mại, yếu tố thị trường và co chế quản lý có ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, do vậy cần phải thấy được những đặc trưng của nên kinh tế thị trường và sự tác động của các nhân tố khác tới việc tố chức công tác kế toán để tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đáp ứng được các yêu cầu của quản lý doanh nghiệp mà thực tiễn đặt ra. Muốn vậy, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần phải tuân theo các yêu cầu sau:
-Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành.
Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành và kiểm soát của Nhà nước bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, các công cụ quản lý kinh tế. Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý tái chính và chế độ kế toán hiện hành, có như vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Việc tuân thủ chế độ kế toán hiên hành thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo.
-Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Song nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý riêng. Nhà nước ban hành các chính sách, các quy định chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp chỉ mang tính chất định hướng, hướng dẫn cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với điều kiện, đặc điểm của doanh nghiệp mình. Việc vận dụng phù hợp cũng cần phải đảm bảo sự thống nhất vế phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo.
-Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Đây là yêu cầu không thể thiếu được trong tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Như chúng ta đã biết, kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán phai đáp ung được yêu cầu đối với thông tin là phải kịp thời, chính xác, phù hợp giúp việc ra quyết định đạt kết quả tối ưu.
-Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.
Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt đựoc mục tiêu này, cùng với việc không ngừng tăng doanh thu các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp hữu hiệu hạ thấp chi phí có thể được, đây là một yêu cầu tất yếu đặt ra với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
4.2.2. Một số ý kiến nhắm khắc phục những tồn tại trong tổ chúc công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Trong điều kiện tình hình phát triển kinh tế của nước ta hư hiện nay, quan hệ buôn bán thương mại diễn ra ngày càng mạnh mẽ, có thể nói kết quả bán hàng có ảnh hưởng to lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một yêu cầu cấp thiêt đối với mỗi doanh nghiệp. Tại công ty Thương mại Thuốc lá, mặc dù khá hoàn thiện song tổ chúc công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn còn những tồn tại cần sửa đổi. Dựa vào quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty thời gian qua, với mong muốn để tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả bán hàng, tôi xin có một vài ý kiến đề xuất sau:
Thứ nhất, kế toán công ty nên hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ ràng. Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng mới hạch toán vào TK 641, các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp mới hạch toán vào TK 642. Riêng chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, nhập hàng phải phản ánh vào TK 1562, cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng tồn còn lại.
Thứ hai, công ty nên mở tài khoản chi tiết dể theo dõi doanh thu bán buôn và doanh thu bán lẻ.
Thứ ba, cần kiểm tra theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng để có biện pháp tốt trong việc thu hối nợ đúng kỳ hạn và thu đủ. Mặc dù trong thanh toán chậm khách hàng phải có thế chấp và cầm cố tài sản nhưng trích lập nợ phải thu khó đòi là cần thiết và việc trích lập theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán.
KẾT LUẬN
Trong cơ chế mới hiện nay, vấn đề tiêu thụ có vị trí quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một công cụ quan trọng cho các nhà quản lý nghiên cứu, vận dụng và việc hoàn thiện vấn đề này cũng hoàn toàn cầp thiết đối với các doanh nghiệp.
Qua quá trình học tập, nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Thương mại Thuốc lá, tôi đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty.
Do hạn chế về hiểu biết và kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những sai sót khi hoàn thành luân văn này. Tôi mong muôn có sự đóng góp ý kiến của giáo viên hướng dẫn, các nhà quản lý công ty, các nhà nghiên cứu để nội dung đề tài ngày càng hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo: Thạc sỹ-Nguyễn Thị Ngọc Thạch đã hướng dẫn, dìu dắt em trong thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ phòng TC-KT công ty Thương mại Thuốc lá.
MỤC LỤC
Các file đính kèm theo tài liệu này:
a15.doc
