Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát

kho NVL do mua ngoµi TK: 133 TK: 151, 152 KÕt chuyÓn NVL tån cuèi kú TK: 111, 112, 331 ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i, gi¶m gi¸ hµng mua, hµng mua tr¶ l¹i TK: 133 TK: 621, 627, 641, 642 TrÞ gi¸ NVL xuÊt dïng cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong kú Gi¶m thuÕ GTGT hµng mua TK: 111, 112, 331 TK: 3333, 33312 NhËp kho NVL do nhËp khÈu TK 331 TK133 ThuÕ nhËp khÈu ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu TK 411 NhËp kho NVL do nhËn vèn gãp liªn doanh TK 631 NhËp kho NVL ®­îc tÆng thuª ngoµi gia c«ng TK 711 NhËp kho NVL do tù chÕ, Gãp vèn liªn doanh vµo s¬ së kinh doanh ®ång kiÓm so¸t, Cty liªn kÕt TK711 Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ t¨ng Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ gi¶m 1.3.3. Sæ kÕ to¸n sö dông trong kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ViÖc sö dông c¸c sæ kÕ to¸n, quy tr×nh ghi chÐp sæ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cßn tïy thuéc vµo doanh nghiÖp ¸p dông H×nh thøc kÕ to¸n nµo. HiÖn nay cã bèn h×nh thøc kÕ to¸n: H×nh thøc NhËt ký- sæ c¸i; H×nh thøc NhËt ký chung; H×nh thøc Chøng tõ ghi sæ; H×nh thøc NhËt ký chøng tõ. D­íi ®©y xin tr×nh bÇy vÒ H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung (®©y lµ h×nh thøc kÕ to¸n ®­îc sö dông t¹i ®¬n vÞ thùc tËp). S¬ ®å tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu theo h×nh thøc nhËt ký chung PhiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho Sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu Sæ nhËt ký chung NhËt ký mua hµng Sæ c¸i TK 152 B¶ng kª nhËp- xuÊt- tån NVL B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy: Ghi cuèi th¸ng: §èi chiÕu cuèi th¸ng: Ch­¬ng II T×nh h×nh thùc tÕ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty TNHH s¶n xuÊt th­¬ng m¹i vµ dÞch vô qu¶ng ph¸t 2.1. §Æc ®iÓm t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty TNHH S¶n xuÊt Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô Qu¶ng Ph¸t 2.1.1. LÞch sö ra ®êi, qu¸ tr×nh ph¸t triÓn C«ng ty - Tªn C«ng ty: C«ng ty TNHH S¶n xuÊt Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô Qu¶ng Ph¸t - Tªn giao dÞch quèc tÕ: Quang Phat Menufacturing trading and Service Company Limited. - Tªn viÕt t¾t: Qang Phat MTS Co., LTD - Trô së: Sè 77 NguyÔn V¨n Cõ- Long Biªn- Hµ Néi. - Ngµy thµnh lËp: Thµnh lËp ngµy 30/09/2002 theo Sè ®¨ng ký kinh doanh sè 0102006562 do Së KÕ ho¹ch & §Çu tõ Hµ Néi cÊp. - LÜnh vùc ho¹t ®éng: Buèn b¸n t­ liÖu s¶n xuÊt, t­ liÖu tiªu dïng, s¶n xuÊt hµng tiªu dïng, hµng c¬ khÝ ®iÖn m¸y. - M· sè thuÕ: 0101295293 - Vèn ®iÒu lÖ ®¨ng ký häat ®éng: 600.000.000 ® HiÖn nay mÆt hµng s¶n xuÊt cña C«ng ty lµ VØ n­íng thùc phÈm. §©y lµ s¶n phÈm ®­îc lµm tõ T«n l¸ tr¸ng thiÕc vµ D©y thÐp m¹ kÏm. ThÞ tr­êng chÝnh tiªu thô s¶n phÈm cña C«ng ty lµ NhËt B¶n. §©y lµ mét thÞ tr­êng “khã tÝnh”, dã ®ã s¶n phÈm xuÊt khÈu sang NhËt ph¶i ®¸p øng ®­îc nh÷ng yªu cÇu kh¾t khe vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm, mÉu m·, gi¸ c¶, … Song s¶n phÈm VØ n­íng thùc phÈm cña C«ng ty vÉn chiÕm lÜnh ®­îc thÞ tr­êng NhËt B¶n. Trong nh÷ng n¨m qua, doanh thu xuÊt khÈu b×nh qu©n n¨m ­íc tÝnh trªn mét triÖu USD. Râ rµng, tÝnh ®Õn thêi ®iÓm nµy, C«ng ty míi chØ tr¶i qua hai n¨m x©y dùng vµ ph¸t triÓn, nh­ng víi thµnh tÝch ®ã ®· cho thÊy C«ng ty ®ang trªn ®µ ph¸t triÓn m¹nh. 2.1.2. §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty - MÆt hµng VØ n­íng thùc phÈm ®­îc s¶n xuÊt tõ hai lo¹i nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ T«n l¸ tr¸ng thiÕc vµ D©y thÐp m· kÏm. Sau khi tr¶i qua nhiÒu c«ng ®o¹n chÕ t¹o kh¸c míi cho ra thµnh phÈm. Cô thÓ gåm c¸c c«ng ®o¹n: C¸n sãng, ®an, chÆt, dËp, c¾t t«n, quay lèc, lång, Ðp, bÊm. Cã mét sè c«ng ®o¹n th× thùc hiÖn kÕ tiÕp nhau, nh­ng còng cã mét sè c«ng ®o¹n th× th­c hiÖn song song nhau. - Toµn bé quy trÝnh s¶n xuÊt do c¸c tæ cña mét Ph©n x­ëng ®¶m nhËn. Cã tæ chØ thùc hiÖn mét c«ng ®o¹n, cã tæ thùc hiÖn nhiÒu c«ng ®o¹n, cô thÓ: + Tæ c¸n sãng: Thùc hiÖn c«ng viÖc c¸n c¸c d©y thÐp thµnh h×nh “sãng”, sau ®ã chuyÓn cho tæ ®an; + Tæ ®an: Thùc hiÖn c«ng viÖc ®an c¸c d©y thÐp ®· ®ù¬c c¸n sãng thµnh c¸c tÊm l­íi thÐp sau ®ã chuyÓn cho tæ hoµn thiÖn. + Tæ c¾t: Thùc hiÖn c«ng ®o¹n c¾t t«n, quay lèc, dËp gãc, sau ®ã chuyÓn cho tæ hoµn thiÖn; + Tæ hoµn thiÖn: Thùc hiÖn c¸c c«ng ®o¹n chÆt (chÆt c¸c tÊm l­íi thÐp ®· ®­îc ®an), dËp, lång, Ðp vµ bÊm. - Quy tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm cña C«ng ty lµ quy tr×nh liªn tôc, kiÓu khÐp kÝn. Cã thÓ ph¸c häa toµn bé quy tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm VØ n­íng thùc phÈm cña C«ng ty b»ng s¬ ®å sau ®©y (biÓu II.1): BiÓu II.1 S¬ ®å quy tr×nh s¶n xuÊt VØ n­íng thùc phÈm D©y thÐp C¸n sãng §an ChÆt DËp T«n l¸ C¾t t«n Quay lèc DËp gãc Lång Ðp BÊm KCS §ãng gãi, nhËp kho 2.1.3. Tæ chøc qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh ë C«ng ty C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý C«ng ty ®­îc tãm t¾t b»ng s¬ ®å sau ®©y: BiÓu II.2. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý c«ng ty Héi ®ång thµnh viªn Gi¸m ®èc Phßng Hµnh chÝnh Phßng Kinh doanh Phßng KÕ to¸n Ph©n x­ëng s¶n xuÊt Ghi chó: Quan hÖ chØ ®¹o: - Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c phßng ban, bé phËn: + Héi ®ång thµnh viªn: Bao gåm c¸c thµnh viªn lµ ®ång chñ së h÷u C«ng ty. §©y lµ c¬ quan ®iÒu hµnh cao nhÊt ë C«ng ty, cã quyÒn quyÕt ®Þnh ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng cña C«ng ty, môc tiªu ho¹t ®éng vµ quyÕt ®Þnh tíi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý C«ng ty, ®iÒu lÖ ho¹t ®éng C«ng ty. + Gi¸m ®èc: Lµ ng­êi ®¹i diÖn ph¸p luËt cña C«ng ty, qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, tæ chøc triÓn khai thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh cña Héi ®ång thµnh viªn, tham m­u cho Héi ®ång thµnh viªn vÒ chiÕn l­îc, kÕ ho¹ch, ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh,… + Phßng Hµnh chÝnh: NhiÖm vô chÝnh lµ gióp Gi¸m ®èc ®èc trong viÖc qu¶n lý nh©n sù, tæ chøc thùc hiÖn vµ gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn nh÷ng néi quy, quy chÕ do C«ng ty ®Ò ra, … + Phßng Kinh doanh: Gióp Gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng, tæ chøc thùc hiÖn vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c kÕ hoach s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. VÝ dô, tham m­u cho l·nh ®¹o trong viÖc lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kÕ ho¹ch tiªu thô, më réng thÞ tr­êng, t×m kiÕm c¸c nhµ cung cÊp, tæ chøc thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch tiªu thô s¶n phÈm, … + Phßng KÕ to¸n: Chøc n¨ng chÝnh cña Phßng KÕ to¸n lµ thu nhËn, xö lý, cung cÊp th«ng tin mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp thêi vÒ t×nh h×nh hiÖn cã cña tµi s¶n, sù biÕn ®éng cña tµi s¶n trong C«ng ty cho c¸c nhµ qu¶n lý C«ng ty ®Ó phôc vô cho viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh vµ cung cÊp cho c¸c c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc, c¸c nhµ ®Çu t­,… Ngoµi ra, còng gióp Gi¸m ®èc trong viÖc gi¸m s¸t t×nh h×nh sö dông tµi s¶n, nguån vèn cã ®óng môc ®Ých, cã hiÖu qu¶ hay kh«ng vµ trªn c¬ s¬ ®ã t­ vÉn cho l·nh ®¹o C«ng ty trong viÖc huy ®éng, sö dông vèn sao cho cã hiÖu qu¶ nhÊt. + Ph©n x­ëng s¶n xuÊt: Lµ bé phËn chuyªn tr¸ch trùc tiÕp s¶n xuÊt s¶n phÈm, ng­êi ®øng ®Çu lµ Qu¶n ®èc ph©n x­ëng, trùc tiÕp qu¶n lý vµ chØ ®¹o thñ kho, c¸c tæ s¶n xuÊt, tæ c¬ khÝ söa ch÷a. Bé phËn nµy cã nhiÖm vô triÓn khai c«ng viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm, ®¶m b¶o tiªu chuÈn kü thuËt, thêi h¹n hoµn thµnh,… 2.1.4. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty - C«ng ty ¸p dông ChÕ ®é KÕ to¸n theo QuyÕt ®Þnh 1141 cña Bé Tµi chÝnh ban hµnh ngµy 01/11/1995. - H×nh thøc kÕ to¸n: XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh, tr×nh ®é cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n,… C«ng ty ®· ¸p dông h×nh thøc NhËt ký chung. - VÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n, ®­îc minh häa b»ng s¬ ®å sau ®©y: BiÓu II.3 C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty KÕ to¸n tæng hîp vµ tÝnh gi¸ thµnh KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n b¸n hµng vµ thanh to¸n KÕ to¸n vËt t­, TSC§ vµ tiÒn l­¬ng Thñ quü Chøc n¨ng, nhiÖm vô chÝnh cña c¸c bé phËn trong Phßng KÕ to¸n: - KÕ to¸n tr­ëng: Lµ ng­êi ®øng ®Çu, tæ chøc qu¶n lý toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ. ë C«ng ty, kÕ to¸n tr­ëng cßn trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kÕ to¸n tæng hîp vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. KÕ to¸n tr­ëng chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n ë C«ng ty. - KÕ to¸n b¸n hµng vµ thanh to¸n: + Ghi chÐp ®Çy ®ñ, kÞp thêi khèi l­îng thµnh phÈm tiªu thô, tÝnh to¸n ®óng trÞ gi¸ vèn cña hµng ®· b¸n, chi phÝ b¸n hµng vµ c¸c kho¶n chi phÝ kh¸c nh»m x¸c ®Þnh ®óng ®¾n kÕt qu¶ b¸n hµng. KiÓm tra, gi¸m s¸t tiÕn ®é thùc hiÖn kÕ ho¹ch ban hµng, kû luËt thanh to¸n vµ lµm nghÜa vô víi Nhµ n­íc. + Ghi chÐp, theo dâi chÆt chÏ, ph¶n ¸nh t×nh h×nh c¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng, c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n, ph¶i nép NSNN, … - §èi víi kÕ to¸n tæng hîp vµ tÝnh gi¸ thµnh: C¸c c«ng viÖc nµy do kÕ to¸n tr­ëng ë C«ng ty trùc tiÕp ®¶m nhiÖm. NhiÖm vô, chøc n¨ng chÝnh lµ: + X¸c ®Þnh ®èi t­îng kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt, ®èi t­îng tÝnh gi¸ thµnh, tæ chøc vËn dông c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n chi phÝ s¶n xuÊt, tÝnh gi¸ thµnh sao cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm, yªu cÇu qu¶n lý, víi ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho ë C«ng ty (ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn). + TËp hîp, ph©n bæ (kÕt chuyÓn) chi phÝ s¶n xuÊt ®Ó tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. + Ghi chÐp, ph¶n ¸nh vµ cung cÊp th«ng tin liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng, c¸c nghiÖp vô kh¸c cña doanh nghiÖp nh­ ®Çu t­, vèn b»ng tiÒn, … + Ghi chÐp, tæng hîp sè liÖu ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong kú, lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh, b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ, … - KÕ to¸n vËt t­, tµi s¶n cè ®Þnh, tiÒn l­¬ng: + Ghi chÐp, ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, thêi sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh lu©n chuyÓn cña vËt t­ c¶ vÒ gi¸ trÞ vµ hiÖn vËt, tÝnh to¸n ®óng trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt t­ (nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô) xuÊt kho. KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch vÒ mua vËt t­, mua TSC§, kÕ ho¹ch sö dông vËt t­ cho s¶n xuÊt, cho b¸n hµng, cho qu¶n lý doanh nghiÖp,… + Ghi chÐp, ph¶n ¸nh, tæng hîp sè liÖu mét c¸ch chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ, kÞp thêi vÒ sè l­îng, hiÖn tr¹ng, gi¸ trÞ cña TSC§ hiÖn cã, t×nh h×nh biÕn ®éng cña TSC§. Ph¶n ¸nh kÞp thêi gi¸ trÞ hao mßn TSC§, tÝnh to¸n vµ ph©n bæ chÝnh x¸c sè khÊu hao TSC§ vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong kú. + Tæ chøc h¹ch to¸n ®óng thêi gian, sè l­îng, chÊt l­îng vµ kÕt qu¶ cña ng­êi lao ®éng, tÝnh ®óng, kÞp thêi tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n liªn quan kh¸c cho ng­êi lao ®éng. TÝnh to¸n, ph©n bæ hîp lý, chÝnh x¸c chi phÝ tiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng vµ c¸c kho¶n trÝch BHXH, BHYT, KPC§ cho c¸c ®èi t­îng sö dông liªn quan… 2.2.Thùc tr¹ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty TNHH S¶n xuÊt Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô Qu¶ng Ph¸t 2.2.1. Mét sè ®Æc ®iÓm chi phèi tíi c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty - §Æc ®iÓm vÒ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm: PhÇn lín viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm lµ xuÊt ph¸t tõ c¸c ®¬n ®Æt hµng víi kh¸ch hµng. C¸c yªu cÇu vÒ nguyªn vËt liÖu s¶n xuÊt; kÝch cì, mÉu m· s¶n phÈm, …do phÝa kh¸ch hµng ®­a ra. Trong mét kú cã thÓ C«ng ty ph¶i thùc hiÖn s¶n xuÊt cïng lóc cho nhiÒu ®¬n ®Æt hµng, mµ mçi ®¬n ®Æt hµng l¹i cã nh÷ng yªu cÇu kh¸c nhau vÒ chÊt l­îng, quy c¸ch, chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu sö dông; vÒ kÝch cì vµ chÊt l­îng s¶n phÈm; vÒ thêi h¹n giao hµng, … chÝnh v× vËy ®ßi hái kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ph¶i theo dâi chi tiÕt tíi tõng thø nguyªn vËt liÖu lµm c¬ së ®Ó tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm mét c¸ch ®óng ®¾n, ®Çy ®ñ. - §Æc ®iÓm vÒ s¶n phÈm: S¶n phÈm VØ n­íng thùc phÈm cña C«ng ty cã cÊu t¹o kh¸ ®¬n gi¶n: ChØ gåm hai lo¹i nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ d©y thÐp vµ t«n l¸, kh«ng cã vËt liÖu phô. MÆt kh¸c, quy c¸ch, kÝch cì cña s¶n phÈm còng kh«ng nhiÒu (cì nhá, trung b×nh vµ lín). Víi ®Æc ®iÓm vÒ s¶n phÈm nh­ trªn, c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty còng kh«ng qu¸ phøc t¹p. - §Æc ®iÓm vÒ sö dông nguyªn vËt liÖu: Nguyªn vËt liÖu sö dông ë C«ng ty dÔ b¶o qu¶n, rÊt Ýt bÞ thay ®æi phÈm chÊt, chÊt l­îng (chØ cÇn tr¸nh n­íc m­a). Mçi lo¹i nguyªn vËt liÖu cã nh÷ng nhãm kh¸c nhau. VÝ dô, nguyªn liÖu d©y thÐp th× bao gåm cã d©y thÐp cì F 1, d©y thÐp cì F 1.5, … Mçi thø nguyªn vËt liÖu ph¶i ®­îc sö dông ®óng víi kÝch cì cña s¶n phÈm. §Æc ®iÓm nµy ®Æt ra yªu cÇu ph¶i qu¶n lý chi tiÕt tíi tõng thø nguyªn vËt liÖu. MÆt kh¸c, c¸c nghiÖp vô vÒ nhËp kho, xuÊt kho nguyªn vËt liÖu trong kú còng kh«ng nhiÒu (th­êng vµo nh÷ng ngµy ®Çu vµ cuèi cña th¸ng). §Æc ®iÓm nµy cho phÐp C«ng ty cã thÓ lùa chän ph­¬ng ph¸p ®¬n gi¶n ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. 2.2.2. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty *Ph©n lo¹i: + C¨n cø vµo néi dung kinh tÕ vµ vai trß cña nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, chia nguyªn vËt liÖu thµnh: -Nguyªn vËt liÖu chÝnh: Bao gåm 2 lo¹i lµ T«n l¸ vµ D©y thÐp. -VËt liÖu phô: Bao gåm c¸c thïng giÊy, tói nilon, b¨ng dÝnh ®Ó bao gãi vµ ®ùng s¶n phÈm. -VËt liÖu kh¸c: Bao gåm phÕ liÖu do qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm lo¹i ra ( t«n vµ d©y thÐp vôn) + C¨n cø vµo nguån gèc cña nguyªn vËt liÖu, toµn bé nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty lµ mua ngoµi. * §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu: C¸c nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty ®Òu do mua ngoµi. Do ®ã, ®Ó ®¸nh gi¸ trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n sö dông gi¸ vèn thùc tÕ ®Ó ®¸nh gi¸. - Gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu nhËp kho: TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu nhËp kho tõ mua ngoµi bao gåm: TrÞ gi¸ mua, chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ bèc dì, thuÕ kh«ng ®­îc hoµn l¹i ( nÕu cã). NÕu chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì do bªn b¸n chÞu th× trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu nhËp kho chØ bao gåm trÞ gi¸ mua – lµ gi¸ b¸n ghi trªn hãa ®¬n ( gi¸ ch­a cã thuÕ GTGT) céng (+) thuÕ kh«ng ®­îc hoµn l¹i (nÕu cã). VÝ dô: Ngµy 03/11/2004, C«ng ty nhËp kho vËt liÖu T«n l¸ m¹ thiÕc lo¹i MR, phiÕu nhËp kho sè PN 24, ngµy 03/11/2004, sè l­îng: 30.000 kg. Sè vËt liÖu nµy mua cña C«ng ty TNHH Perstima (KCN ViÖt Nam-Singapore, ThuËn An- B×nh D­¬ng), hãa ®¬n GTGT sè 001028 ngµy 02/11/2004: Gi¸ b¸n ch­a cã thuÕ: 457.986.730 ®; ThuÕ GTGT(thuÕ suÊt 5%): 22.899.336 ®; Tæng gi¸ thanh to¸n: 480.886.066 ®. Theo tho¶ thuËn (ghi trong ®iÒu 5 cña Hîp ®ång mua b¸n sè PVC05030066S, ngµy 20/10/2004), toµn bé c¸c chi phÝ vËn chuyÓn, bèc xÕp sÏ do bªn b¸n chÞu. Víi tµi liÖu trªn, C«ng ty tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ nhËp kho cña vËt liÖu T«n l¸ m¹ thiÕc lo¹i MR nh­ sau: TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ nhËp kho b»ng (=): 457.986.730 ®, tøc b»ng gi¸ mua ch­a cã thuÕ GTGT. Trong tr­êng hîp ®Æc biÖt, ph¶i nhËp l¹i nguyªn vËt liÖu tr­íc ®ã (cã thÓ do thay ®æi ®¬n ®Æt hµng, hoÆc do thõa) th× trÞ gi¸ vèn cña nguyªn vËt liÖu nhËp l¹i kho sÏ b»ng trÞ gi¸ vèn xuÊt kho tr­íc ®ã. - Gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu xuÊt kho: §Ó x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn xuÊt kho cña nguyªn vËt liÖu, C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p “ NhËp tr­íc xuÊt tr­íc”. §©y lµ ph­¬ng ph¸p dùa trªn gi¶ thiÕt sè hµng nµo nhËp kho tr­íc ®ã th× xuÊt kho tr­íc vµ lÊy ®¬n gi¸ nhËp thùc tÕ cña sè hµng ®ã lµ ®¬n gi¸ xuÊt. VÝ dô: Trong th¸ng 11/2004, C«ng ty cã cã tµi liÖu sau vÒ vËt liÖu T«n l¸ m¹ thiÕc lo¹i MR: - Tån ngµy 01/11 : SL: 5.500 kg; §G: 14.334,8; ST: 78.841.400; - XuÊt ngµy 01/11 : SL: 5.500 kg; - NhËp ngµy 03/11 : SL: 30.000 kg; §G: 15.266,2243; ST: 457.986.730; - XuÊt ngµy 04/11 : SL: 25.000 kg; - NhËp ngµy 25/11 : SL: 15.000 kg; §G: 14.600,0 ; ST: 219.000.000. Víi tµi liÖu trªn, C«ng ty tÝnh trÞ vèn thùc tÕ xuÊt kho cña nguyªn liÖu T«n l¸- MR trong th¸ng cho tõng phiÕu xuÊt nh­ sau: PhiÕu xuÊt sè PX28, ngµy 01/11 : 5.500x14.334,8 = 78.841.400 PhiÕu xuÊt sè PX30, ngµy 04/11/2002 : 25.000x15.266,2243 =381.655.608 Céng c¶ th¸ng: 460.497.008 2.2.3. KÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu §¸p øng yªu cÇu qu¶n lý chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty cã nhiÖm vô ghi chÐp, ph¶n ¸nh, cung cÊp th«ng tin vÒ t×nh h×nh t¨ng, gi¶m, tån kho cña nguyªn vËt liÖu mét c¸ch chi tiÕt tíi thø nguyªn vËt liÖu trªn c¶ hai chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt s¶n phÈm cña C«ng ty: ChØ s¶n xuÊt mét lo¹i s¶n phÈm ( VØ n­íng thùc phÈm), nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp s¶n xuÊt kh«ng nhiÒu… nªn C«ng ty ®· sö dông ph­¬ng ph¸p Ghi thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. Néi dung cña ph­¬ng ph¸p nµy nh­ sau: * T¹i kho: Thñ kho dïng ThÎ kho ( biÓu II.4) ®Ó theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng thø nguyªn vËt liÖu vÒ mÆt hiÖn vËt, nh»m x¸c ®Þnh c¨n cø cho viÖc tån kho dù tr÷ nguyªn vËt liÖu, ®ång thêi còng x¸c ®Þnh ®­îc tr¸ch nhiÖm vËt chÊt cña thñ kho. Mçi thÎ kho dïng ®Ó ghi chÐp cho mét thø nguyªn vËt liÖu. ThÎ kho do phßng kÕ to¸n lËp ra vµ ghi c¸c chØ tiªu: Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, ®¬n vÞ tÝnh, m· sè nguyªn vËt liÖu sau ®ã giao cho thñ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy. Hµng ngµy khi cã nghiÖp vô nhËp (xuÊt) nguyªn vËt liÖu ph¸t sinh sau khi thùc hiÖn c«ng viÖc nhËp kho (xuÊt kho) thñ kho sÏ ghi sè l­îng thùc nhËp (thùc xuÊt) vµo phiÕu nhËp kho (phiÕu xuÊt kho). C¨n cø vµo c¸c phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho (liªn 2) thñ kho ghi sè l­îng thùc nhËp (thùc xuÊt) vµo thÎ kho, cuèi ngµy thñ kho tÝnh ra sè l­îng tån kho nguyªn vËt liÖu ®Ó ghi chÐp vµo cét “Tån” cña thÎ kho. C¸c phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho sau khi ®­îc sö dông ®Ó ghi vµo thÎ kho sÏ ®­îc thñ kho b¶o qu¶n ®Ó giao cho kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sæ kÕ to¸n. * T¹i phßng kÕ to¸n: Hµng tuÇn, nh©n viªn kÕ to¸n xuèng kho ®Ó kiÓm tra viÖc ghi chÐp cña thñ kho, ®ång thêi ký x¸c nhËn vµo thÎ kho vµ nhËn c¸c phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho vÒ phßng kÕ to¸n. ë phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n vËt t­ kiÓm tra chøng tõ vµ hoµn chØnh nèt chØ tiªu gi¸ trÞ trªn c¸c phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho. §èi víi phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n c¨n cø vµo hãa ®¬n GTGT (cña ng­êi b¸n), c¸c chøng tõ kh¸c liªn quan (vÝ dô: Chøng tõ vÒ vËn chuyÓn….) ®Ó tÝnh ra “§¬n gi¸” vµ “Thµnh tiÒn”. Cßn ®èi víi phiÕu xuÊt kho, ®Ó gióp cho viÖc tÝnh “§¬n gi¸” cho tõng phiÕu xuÊt ®­îc ®¬n gi¶n, kÕ to¸n sö dông chØ tiªu sè l­îng trªn phiÕu xuÊt kho ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu vµ tõ sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu tÝnh ra ®¬n gi¸ xuÊt, tæng gi¸ trÞ xuÊt cña mçi lo¹i nguyªn vËt liÖu xuÊt kho. C¨n cø vµo ®¬n gi¸ xuÊt trªn sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n tÝnh ra “§¬n gi¸” vµ “Thµnh tiÒn” trªn phiÕu xuÊt kho. §Ó cã thÓ qu¶n lý chi tiÕt nguyªn vËt liÖu c¶ vÒ hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ, phßng kÕ to¸n cña C«ng ty ®· sö dông sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu(biÓu II.8). C¸c sæ chi tiÕt nµy ®­îc më chi tiÕt cho tõng thø nguyªn vËt liÖu. C¬ së ®Ó ghi sæ lµ c¸c phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho vµ sæ chi tiÕt cña kú tr­íc. 2.2.4. KÕ to¸n tæng hîp nhËp nguyªn vËt liÖu Toµn bé nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty lµ mua ngoµi. Tr­íc ®©y th­êng ph¶i nhËp khÈu, nh­ng hiÖn nay trong n­íc ®· s¶n xuÊt ®­îc, do ®ã C«ng ty ®· mua ë trong n­íc ®Ó tiÕt kiÖm chi phÝ. C¸c nghiÖp vô nhËp nguyªn vËt liÖu trong kú th­êng kh«ng nhiÒu, do ®ã c«ng viÖc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty còng kh«ng qu¸ phøc t¹p. Tuy nhiªn qu¸ tr×nh nhËp nguyªn vËt liÖu kh¸ chÆt chÏ: Tõ kh©u t×m nhµ cung øng, ký kÕt hîp ®ång, giao nhËn hµng, lËp chøng tõ, xö lý chøng tõ, … Cã thÓ tãm t¾t toµn bé quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ, ghi sæ kÕ to¸n quy tr×nh nhËp nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty b»ng s¬ ®å sau ®©y: S¬ ®å lu©n chuyÓn chøng tõ, ghi sæ kÕ to¸n quy tr×nh nh©p nguyªn vËt liÖu Nhµ cung cÊp Phßng Kinh doanh Thñ kho Phßng KÕ to¸n Gi¸m ®èc XuÊt hiÖn nhu cÇu mua Hîp ®ång mua NVL (lËp, ký) Ký vµo Hîp ®ång Ký vµo Hîp ®ång XuÊt hµng theo H§ Hµng vÒ Hãa ®¬n GTGT (Liªn 2) PhiÕu nhËp kho (lËp, ký) Hãa ®¬n GTGT (Liªn 2) PhiÕu nhËp kho (ghi, ký) Ng­êi giao hµng ký PhiÕu nhËp kho (Liªn1-l­u) PhiÕu nhËp kho (liªn 2) PhiÕu nhËp kho (hoµn chØnh) ThÎ kho Sæ chi tiÕt NVL NhËt ký chung B¶ng tæng hîp chi tiªt NVL Sæ c¸i TK152 BC. Tµi chÝnh (1) (2a) (2b) (4) (3) (5) (6a) (6b) (8) (7) (9) (10) (11) Ho¸ ®¬n GTGT (lËp) Ghi chó: Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng : §èi chiÕu cuèi th¸ng : §¬n ®Æt hµng sau khi ®­îc ký kÕt, bé phËn s¶n xuÊt cã nhiÖm vô lªn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, tÝnh to¸n sè nguyªn vËt liÖu ®Çu vµo cÇn thiÕt, quy c¸ch, chñng lo¹i, …®Ó tr×nh Gi¸m ®èc. C¨n cø kÕ ho¹ch ®ã, Gi¸m ®èc xem xÐt, chØ ®¹o phßng kinh doanh cã nhiÖm vô t×m nhµ cung øng thÝch hîp th«ng qua viÖc ký kÕt hîp ®ång mua b¸n. D­íi ®©y lµ mét vÝ dô minh häa vÒ hîp ®ång mua nguyªn vËt liÖu gi÷a C«ng ty víi nhµ cung cÊp (biÓu II.5): BiÓu II.5 C«ng hßa x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp- Tù do- H¹nh phóc -----o0o----- Hîp ®ång mua b¸n hµng hãa Sè: PVC0503006S Ngµy : 20/10/2004 Bªn b¸n : C«ng ty TNHH perstima (viÖt nam) §Þa chØ: Sè 15 §­êng sè 6 KCN ViÖt Nam – Singapore, HuyÖn ThuËn An, TØnh B×nh D­¬ng. §iÖn tho¹i : 0650.784 090 Fax : 0650.782 798 MST : 3700444535 §¹i diÖn bëi : ¤ng Hiroshi Sumino - Tæng Gi¸m §èc bªn mua : C«ng ty TNHH SX- TM vµ dÞch vô qu¶ng ph¸t §Þa chØ : Sè 77, NguyÔn V¨n Cõ – Long Biªn- Hµ Néi §iÖn tho¹i : 04.6500 890 Fax : 04.8735 975 MST : 0101295293 §¹i diÖn bëi : ¤ng NguyÔn V¨n Hîp – Gi¸m §èc XÐt thÊy bªn mua cã nhu cÇu mua hµng hãa cña bªn b¸n, ®­îc ®Ò cËp trong môc 2 vµ bªn b¸n s½n sµng cung cÊp cho bªn bªn mua theo nh÷ng ®iÒu kho¶n vµ ®iÒu kiÖn ®­îc quy ®Þnh trong Hîp ®ång sau ®©y. Dã ®ã, trªn c¬ së nh÷ng tháa thuËn vµ cam kÕt sau, hai bªn ®ång ý ký kÕt Hîp ®ång mua b¸n hµng hãa sau: §¬n ®Æt hµng cña bªn mua sè: PVC0503006S 2. Hµng hãa: T«n l¸ m¹ thiÕc theo tiªu chuÈn chÊt l­îng NhËt B¶n JIS G3303, SPTE, lo¹i MR. Stt Dµy (mm) Réng (mm) Dµi (mm) §é cøng BÒ mÆt §é m¹ Sè l­îng (tÊn) Gi¸ ®¬n vÞ (USD) Thµnh tiÒn (USD) 1 0.20 910 1036 4 R2 2.8/2.8 30 969.00 29,070.00 Céng 30 US $ 29,070.00 GTGT 5% US $ 1,453.50 Tæng céng: 30 US $ 30,523.50 Tæng gi¸ trÞ Hîp ®ång b»ng ch÷ lµ: Ba M­¬i Ngµn N¨m Tr¨m Hai M­¬i Ba §« La N¨m M­¬i Xu. 3. Thêi gian giao hµng: Cuèi th¸ng 10/ th¸ng 11, n¨m 2004. Trong tr­êng hîp cã thÓ ph¶i giao hµng chËm trÔ, bªn b¸n sÏ th«ng b¸o cho bªn mua cô thÓ b»ng v¨n b¶n trong thêi gian sím nhÊt 4. Môc ®Ých sö dông : VØ n­íng. 5. Giao hµng: Giao hµng t¹i kho cña bªn b¸n: C«ng ty TNHH Perstima (ViÖt Nam)- TØnh B×nh D­¬ng. ViÖc giao hµng chØ ®­îc tiÕn hµnh sau khi ng©n hµng bªn b¸n th«ng b¸o ®· nhËn ®­îc tiÒn thanh to¸n cña bªn mua . bªn b¸n sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm vËn chuyÓn sè hµng tíi kho cña cña B£N MUA sau khi ®· thanh to¸n 100% gi¸ trÞ hîp ®ång sÏ ®­îc ®Ò cËp d­íi ®©y. 6. Thanh to¸n: bªn mua chuyÓn kho¶n 10% tiÒn ®Æt cäc vµo tµi kho¶n ng©n hµng cña bªn b¸n trong vßng 07 ngµy sau khi ký Hîp ®ång. 90% gi¸ trÞ cßn l¹i sÏ ®­îc chuyÓn vµo tµi kho¶n ng©n hµng cña bªn b¸n tr­íc khi giao hµng; gi¸ trÞ nµy ®­îc tÝnh dùa trªn khèi l­îng hµng thùc giao (theo nh­ ®iÒu kho¶n ghi d­íi ®©y) sÏ ®­îc bªn b¸n th«ng b¸o khi hµng hãa ®· hoµn tÊt. §èi víi giao hµng tõng phÇn, 10% sè tiÒn giao hµng sÏ ®­îc trõ vµo ®ît giao hµng cuèi cïng cña Hîp ®ång. Ngo¹i tÖ thanh to¸n USD sÏ ®­îc quy ®æi thµnh VND theo tû gi¸ cña Ng©n Hµng Ngo¹i Th­¬ng ViÖt Nam vµo thêi ®iÓm thanh to¸n. 7. PhÝ l­u kho: bªn mua ph¶i lÊy toµn bé sè l­îng hµng trong vßng 30 ngµy sau khi nhËn ®­îc th«ng b¸o giao hµng cña bªn b¸n. Trong tr­êng hîp bªn mua kh«ng lÊy hÕt sè hµng trong thêi gian quy ®Þnh ®ã, bªn mua sÏ ph¶i thanh to¸n phÝ l­u kho cho sè hµng cßn l¹i cho bªn b¸n. PhÝ l­u kho ®­îc tÝnh lµ 0.25 US $ / tÊn/ ngµy tÝnh tõ ngµy thø 31 cña th«ng b¸o giao hµng cho ®Õn ngµy hµng ®­îc gi¶i phãng hÕt vµ phÝ l­u kho nµy ph¶i ®­îc thanh to¸n cho bªn b¸n mçi hai tuÇn kh«ng ®­îc chËm trÔ. 8. Sè tµi kho¶n: bªn b¸n: C«ng ty TNHH Perstima (ViÖt Nam) Ng©n hµng HSBC, Chi nh¸nh Tp. Hå ChÝ Minh Sè tµi kho¶n: USD 001 - 073469-101 VND 001- 073469-001 bªn mua : C«ng ty TNHH SX–TM vµ DÞch vô Qu¶ng Ph¸t Ng©n hµng Ngo¹i Th­¬ng ViÖt Nam Sè tµi kho¶n: VND 001.1.00.0438047 9. Khèi l­îng hµng: Khèi l­îng lý thuyÕt cña hµng hãa tÝnh theo HÖ Thèng Tiªu ChuÈn ChÊt L­îng JIS ®­îc ¸p dông ®Ó tÝnh khèi l­îng hµng thùc giao. 10. Dung sai: Sai lÖch cho phÐp vÒ khèi l­îng hµng thùc giao lµ +/- 10%. 11. §ãng gãi: Theo tiªu chuÈn hµng trong n­íc cña bªn b¸n. 12. KiÓm ®Þnh: KiÓm tra hµng hãa cña bªn b¸n tr­íc khi giao hµng cho bªn mua cã gi¸ trÞ quyÕt ®Þnh. 13. Nh·n hµng hãa: C¸c ghi chó trªn nh·n d·n vµo hµng hãa bao gåm: KÝch th­íc/ §é cøng/ §é m¹/ Khèi l­îng tÞnh/ Sè tÊm/ Tªn kh¸ch hµng/ BÒ mÆt. 14. B¶o hiÓm: bªn b¸n chÞu tr¸ch nhiÖm trong suèt qu¸ tr×nh vËn chuyÓn hµng hãa. 15. Träng tµi: Mäi tranh chÊp, bÊt ®ång ph¸t sinh tõ c¸c vÊn ®Ò cã hoÆc kh«ng ®­îc ®Ò cËp nh­ng cã liªn quan tíi Hîp ®ång nµy còng nh­ viÖc vi ph¹m Hîp ®ång gi÷a bªn b¸n vµ bªn mua sÏ ®­îc hai bªn bµn b¹c vµ gi¶ quyÕt mét c¸ch th©n thiÖn. Trong tr­êng hîp hai bªn kh«ng tù gi¶i quyÕt ®­îc, c¸c tranh chÊp ph¸t sinh ®ã sÏ ®­îc ®­a ra gi¶i quyÕt t¹i Tßa ¸n Kinh tÕ Tp. Hå ChÝ Minh. QuyÕt ®Þnh cña Tßa lµ ph¸n quyÕt cã gi¸ trÞ cuèi cïng vµ buéc hai bªn ph¶i thùc hiÖn . 16. Tr­êng hîp bÊt kh¶ kh¸ng: C¸c bªn ®­îc miÔn tr¸ch nhiÖm trong tr­êng hîp kh«ng thùc hiÖn ®­îc nghÜa vô quy ®Þnh trong Hîp ®ång do nh÷ng nguyªn nh©n bÊt kh¶ kh¸ng nh­: Thiªn tai, chiÕn tranh, hµnh ®éng thï ®Þch, d©n biÕn, b¹o ®éng, ®×nh c«ng, nh÷ng luËt lÖ h¹n chÕ cña quèc gia, nh÷ng hµnh ®éng ph¸ ho¹i, nh÷ng khã kh¨n vÒ lao ®éng hoÆc nh÷ng nguyªn nh©n kh¸c v­ît qu¸ sù kiÓm so¸t cña hai bªn. Bªn nµo gÆp khã kh¨n ph¶i th«ng b¸o b»ng v¨n b¶n ngay cho bªn kia biÕt chi tiÕt vÒ nguyªn nh©n còng nh­ kh¶ n¨ng tiÕp diÔn cña nguyªn nh©n ®ã vµ ph¶i nç lùc hÕt søc nh»m tr¸nh hoÆc ®Èy lïi nã. 17. Ng«n ng÷: TiÕng Anh sÏ lµ ng«n ng÷ chÝnh hai bªn dïng ®Ó giao tiÕp trong suèt qu¸ tr×nh thùc hiÖn Hîp ®ång nµy. 18. Sù nhÊt trÝ hoµn toµn vµ viÖc ®iÒu chØnh: Hîp ®ång nµy lµ sù nhÊt trÝ hoµn toµn gi÷a hai bªn tham gia Hîp ®ång xÐt vÒ tõng ®iÒu kho¶n vµ ®iÒu kiÖn. Hîp ®ång nµy sÏ thay thÕ cho nh÷ng th­¬ng l­îng, tháa thuËn, ®¹i diÖn, cam kÕt, c«ng cô vµ c¸c v¨n b¶n kh¸c tr­íc ®©y cã liªn quan vµ Hîp ®ång nµy kh«ng ®­îc söa ®æi, bæ sung d­íi bÊt kú h×nh thøc nµo trõ khi cã sù ®ång ý b»ng v¨n b¶n ®­îc ký kÕt bëi ®¹i diÖn cã thÈm quyÒn cña hai bªn tham gia Hîp ®ång. 19. Ngµy hiÖu lùc cña Hîp ®ång: Hîp ®ång cã hiÖu lùc ngay khi hai bªn tham gia Hîp ®ång ký kÕt. Hîp ®ång nµy ®­îc lËp thµnh 04 b¶n (02 b¶n tiÕng Anh vµ 02 b¶n tiÕng ViÖt) cã gi¸ trÞ ph¸p lý nh­ nhau. Mçi bªn gi÷ 02 b¶n (mét b¶n tiÕng Anh) §Ó lµm c¬ së ph¸p lý, c¨n cø vµo nh÷ng ®iÒu kho¶n vµ ®iÒu kiÖn nªu trªn, ®¹i diÖn hai bªn tham gia ®ång ý ký kÕt Hîp ®ång nµy. CTY TNHH SX-TM & DÞch vô Qu¶ng ph¸t (Bªn mua) CTY TNHH perstima (viÖt nam) (Bªn b¸n) NguyÔn V¨n Hîp Gi¸m §èc Hiroshi Sumino Tæng Gi¸m §èc Trong qu¸ tr×nh mua nguyªn vËt liÖu, chøng tõ rÊt quan träng lµ hãa ®¬n GTGT. Hãa ®¬n GTGT cïng víi Hîp ®ång sÏ ®­îc göi vÒ phßng kÕ to¸n. Khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nµy, kÕ to¸n kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a chóng, sau ®ã dïng lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo phiÕu nhËp kho, sæ NhËt ký chung,… BiÓu II.6 lµ mét vÝ dô vÒ hãa ®¬n GTGT trong qu¸ tr×nh mua nguyªn vËt liÖu. Trong qu¸ tr×nh mua, khi hµng mua chuÈn bÞ vÒ tíi doanh nghiÖp, ng­êi ®i nhËn hµng sÏ th«ng b¸o vÒ cho C«ng ty. NhËn ®­îc th«ng b¸o, Phßng Kinh doanh tiÕn hµnh lËp phiÕu nhËp kho (02 liªn) giao cho thñ kho. NÕu cÇn kiÓm tra hµng tr­íc khi nhËp kho th× c¸n bé phô tr¸ch kü thuËt s¶n xuÊt, thñ kho vµ ng­êi cña Phßng Kinh doanh sÏ ®­îc bè trÝ ®Ó kiÓm tra. Sau khi nhËp kho, thñ kho cïng víi ng­êi giao hµng ký vµo phiÕu nhËp kho. Liªn 1, thñ kho göi l¹i cho Phßng Kinh doanh (n¬i lËp phiÕu), liªn 2 thñ kho dïng ®Ó ghi sè thùc nhËp vµo ThÎ kho sau ®ã sÏ giao l¹i cho Phßng KÕ to¸n. PhiÕu nhËp kho sau khi ®­îc ®­a vÒ Phßng KÕ to¸n, kÕ to¸n kiÓm tra l¹i vµ c¨n cø vµo hãa ®¬n GTGT, c¸c chøng tõ liªn quan kh¸c ®Ó hoµn chØnh nèt chØ tiªu “§¬n gi¸” vµ “Thµnh tiÒn” trªn phiÕu nhËp kho (biÓu II.7). C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, hãa ®¬n GTGT, hîp ®ång mua b¸n, kÕ to¸n ghi sæ NhËt ký chung(biÓu II. 10) theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 152- Nuyªn liÖu, vËt liÖu: 457.986.730 Nî TK 133- ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ: 22.899.336 Cã TK 112- TiÒn göi ng©n hµng: 480.886.066 MÆt kh¸c, phiÕu nhËp kho sau khi hoµn chØnh ®­îc dïng lµm c¨n cø ®Ó ghi sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu (biÓu II.9). Tãm l¹i, toµn bé quy tr×nh nhËp nguyªn vËt liÖu ®­îc b¾t ®Çu tõ viÖc lùa chän t×m nhµ cung øng, ký kÕt hîp ®ång mua b¸n, vËn chuyÓn hµng, giao hµng, nhËn hµng vµ nhËp kho, lu©n chuyÓn chøng tõ, ghi sæ kÕ to¸n. C¸c chøng tõ nh­ hîp ®ång mua b¸n, hãa ®¬n GTGT, phiÕu nhËp kho, … ®­îc lu©n chuyÓn vµ xö lý mét c¸ch khoa häc. Toµn bé trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu nhËp kho do mua ngoµi ®ù¬c kÕ to¸n ghi nhËn theo gi¸ vèn thùc tÕ. Trong kú, toµn bé sè l­îng, trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu nhËp kho thÓ hiÖn trªn c¸c phiÕu nhËp kho ®­îc kÕ to¸n ghi nhËn trªn c¸c sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, sæ NhËt ký chung vµ Sæ c¸i TK 152- Nguyªn liÖu, vËt liÖu. Cuèi kú, toµn bé sè l­îng, trÞ gi¸ cña tõng thø nguyªn vËt liÖu ®· nhËp kho trong kú ®­îc kÕ to¸n ph¶n ¸nh trªn “B¶ng tæng hîp chi tiÕt vËt liÖu, s¶n phÈm, hµng hãa” (biÓu II.12). B¶ng nµy sÏ cung cÊp th«ng tin vÒ tæng sè l­îng, tæng gi¸ trÞ cña tõng thø nguyªn vËt liÖu (s¶n phÈm, hµng hãa) ë thêi ®iÓm ®Çu kú, trong c¶ kú vµ thêi ®iÓm cuèi kú. 2.2.5. KÕ to¸n tæng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty, xuÊt kho nguyªn vËt liÖu chñ yÕu lµ cho s¶n xuÊt s¶n phÈm. N¬i lËp ra phiÕu xuÊt kho lµ bé pËn s¶n xuÊt (Ph©n x­ëng s¶n xuÊt). Khi c¸c tæ s¶n xuÊt cÇn nguyªn vËt liÖu ®Ó s¶n xuÊt sÏ b¸o cho Qu¶n ®èc ph©n x­ëng s¶n xuÊt biÕt. C¨n cø kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, t×nh h×nh s¶n xuÊt thùc tÕ cña ph©n x­ëng, Qu¶n ®èc sÏ lËp phiÕu xuÊt kho (02 liªn): Ghi ngµy th¸ng lËp; tªn, quy c¸ch vËt liÖu xin xuÊt, sè l­îng xin xuÊt,… sau ®ã giao cho ng­êi ë ph©n x­ëng ®i lÜnh nguyªn vËt liÖu ë kho. C¨n cø sè l­îng nguyªn vËt liÖu tån kho, phiÕu xuÊt kho, thñ kho tiÕn hµnh cho xuÊt kho. Sau khi xuÊt kho, thñ kho ghi sè thùc xuÊt vµo phiÕu xuÊt vµ cïng víi ng­êi lÜnh ký vµo phiÕu. Liªn 1, thñ kho göi l¹i cho Ph©n x­ëng (n¬i lËp phiÕu); liªn 2, thñ kho dïng ®Ó ghi vµo ThÎ kho (biÓu II.4) vµ sau ®ã sÏ giao l¹i cho Phßng KÕ to¸n. PhiÕu xuÊt kho sau khi ®­a vÒ Phßng KÕ to¸n, kÕ to¸n kiÓm tra l¹i vµ hoµn chØnh nèt chØ tiªu “§¬n gi¸”, “Thµnh tiÒn”. §Ó tÝnh ®­îc ®¬n gi¸ xuÊt kho cho tõng phiÕu xuÊt, kÕ to¸n sö dông ph­¬ng ph¸p “NhËp tr­íc xuÊt tr­íc”, nh­ng tr­íc tiªn c¨n cø vµo sè l­îng thùc xuÊt trªn phiÕu xuÊt kho ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, sau ®ã c¨n cø vµo ®¬n gi¸ xuÊt tÝnh ®­îc trªn sæ chi tiÕt ®Ó ghi vµo phiÕu xuÊt kho. BiÓu II.9 lµ c¸c sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty trong th¸ng 11/2004. Cã thÓ tãm t¾t toµn bé quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ, ghi sæ kÕ to¸n quy tr×nh xuÊt vËt liÖu ë C«ng ty b»ng s¬ ®å sau ®©y: S¬ ®å lu©n chuyÓn chøng tõ, ghi sæ kÕ to¸n quy tr×nh xuÊt kho nguyªn vËt liÖu Ph©n x­ëng Thñ kho Phßng KÕ to¸n Nhu cÇu xuÊt PhiÕu xuÊt kho (LËp, ký) PhiÕu xuÊt kho (Ghi, ký) PhiÕu xuÊt kho (Liªn 1- l­u) PhiÕu xuÊt kho (Liªn 2) PhiÕu xuÊt kho (Hoµn chØnh) Sæ chi tiÕt NVL ThÎ kho Sæ NhËt ký chung B¶ng tæng hîp chi tiÕt NVL Sæ c¸i TK 152 B¸o c¸o tµi chÝnh (1) (2) (2a) (2b) (3) (4) (5a) (5b) (6) (7) (8) (9) (10) (12) (11) Ghi chó: Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng : §èi chiÕu cuèi th¸ng : C¸c phiÕu xuÊt kho nguyªn vËt liÖu sau khi hoµn chØnh, kÕ to¸n c¨n cø vµo ®ã ®Ó ghi vµo sæ NhËt ký chung (biÓu II.10) theo ®Þnh kho¶n d­íi ®©y: Nî TK 621- Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp: 78.841.400 Cã TK 152- Nguyªn liÖu, vËt liÖu: 78.841.400 C¸c nghiÖp vô vÒ nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu trong kú thÓ hiÖn trªn sæ NhËt ký chung, ®Þnh kú kho¶ng 5 ngµy, c¨n cø vµo ®ã kÕ to¸n ghi vµo Sæ c¸i tµi kho¶n 152- Nguyªn liÖu, vËt liÖu (biÓu II.11). Cuèi kú, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®èi chiÕu sè liÖu trªn sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu víi sè liÖu trªn ThÎ kho, nÕu khíp nhau (vÒ sè l­îng) th× c¸c sè liÖu ë trªn sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ®ù¬c dïng ®Ó lËp lËp “B¶ng tæng hîp chi tiÕt vËt liÖu, s¶n phÈm, hµng hãa” (biÓu II.12). Môc ®Ých lËp b¶ng nµy lµ ®Ó ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a B¶ng víi sè liÖu trªn Sæ c¸i TK 152 nh»m kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña viÖc ghi chÐp. Tãm l¹i, ®èi víi qu¸ tr×nh xuÊt nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt s¶n phÈm, toµn bé khèi l­îng, gi¸ trÞ cña nguyªn vËt liÖu xuÊt kho trong kú ®­îc kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµo c¸c sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, Sæ NhËt ký chung, Sæ c¸i TK 152- Nguyªn liÖu, vËt liÖu. Sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu cung cÊp th«ng tin vÒ t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho cña tõng thø nguyªn vËt liÖu. Sæ c¸i TK 152 cung cÊp th«ng tin vÒ tæng gi¸ trÞ tån ®Çu kú vµ cuèi kú; tæng gi¸ trÞ nhËp trong kú vµ xuÊt trong kú cña toµn bé nguyªn vËt liÖu. Cuèi kú, ®Ó cã th«ng tin tæng hîp (c¶ sè l­îng vµ gi¸ trÞ) cña tõng thø nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n lËp “B¶ng tæng hîp chi tiÕt vËt liÖu, s¶n phÈm, hµng hãa”. Bªn c¹nh t¸c dông ®ã, B¶ng nµy cßn cho phÐp kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña viÖc ghi chÐp trong kú ®èi víi kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu. Ch­¬ng III Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty TNHH s¶n xuÊt th­¬ng m¹i vµ dÞch vô qu¶ng ph¸t 3.1. NhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty C«ng ty TNHH S¶n xuÊt Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô Q¶ng Ph¸t lµ mét doanh nghiÖp nhá. Trong thêi gian míi thµnh lËp vµ ®i vµo ho¹t ®éng, C«ng ty ®· gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n trong viÖc s¶n xuÊt vµ tiªu thô s¶n phÈm. Song víi sù nç lùc cña chÝnh m×nh, C«ng ty ®· t×m ®­îc h­íng ®i thÝch hîp cho m×nh, ®ã lµ s¶n xuÊt VØ n­íng thøc phÈm ®Ó xuÊt khÈu. §©y lµ s¶n phÈm cßn ch­a th«ng dông l¾m ë trong n­íc, nh­ng ®· ®­îc kh¸ch hµng n­íc ngoµi biÕt ®Õn vµ chÊp nhËn. ThÞ tr­êng xuÊt khÈu chÝnh cña C«ng ty lµ NhËt B¶n. ChÊt l­îng, mÉu m·, gi¸ b¸n, … lµ nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n gióp cho s¶n phÈm cña C«ng ty t×m ®­îc chç ®øng trªn thÞ tr­êng NhËt- mét thÞ tr­êng “khã tÝnh” víi doanh thu xuÊt khÈu b×nh qu©n n¨m trªn mét triÖu USD. Cã ®­îc nh÷ng thµnh tÝch nµy lµ nhê vµo bé m¸y ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý C«ng ty nãi chung vµ bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty nãi riªng, ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty. Qua thêi gian thùc tËp, t×m hiÓu thùc tÕ vÒ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh, c«ng t¸c kÕ to¸n ë C«ng ty vµ trªn c¬ së nh÷ng kiÕn thøc ®· lÜnh héi ®­îc, sù vËn dông lý luËn vµo thùc tiÔn, t«i thÊy c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng ë C«ng ty ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ tÝch cùc vµ còng cßn mèt sè mÆt h¹n chÕ sau ®©y: 3.1.1. Nh÷ng mÆt tÝch cùc - VÒ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n nãi chung: + C«ng ty ®· vËn dông hÖ thèng chøng tõ, tµi kho¶n kÕ to¸n, h×nh thøc sæ kÕ to¸n (h×nh thøc NhËt ký chung) theo ®óng chÕ ®é quy ®Þnh vµ phï hîp ví ®iÒu kiÖn, ®Æc ®iÓm t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. + C¸c quy ®Þnh míi vÒ kÕ to¸n do Nhµ n­íc ban hµnh ®Òu ®­îc C«ng ty cËp nhËt vµ vËn dông mét c¸ch phï hîp víi ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. + C«ng t¸c ph©n c«ng, ph©n nhiÖm c«ng viÖc trong Phßng KÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch phï hîp, ®óng víi n¨ng lùc cña tõng nh©n viªn kÕ to¸n. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong bé phËn kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch th­êng xuyªn, liªn tôc, cã hiÖu qu¶. ChÝnh v× vËy, ®éi ngò c¸n bé, nh©n viªn Phßng KÕ to¸n cña C«ng ty kh«ng nh÷ng giái vÒ nghiÖp vô mµ cßn lu«n ph¸t huy ý thøc tr¸ch nhiÖm cña ng­êi c¸n bé Tµi chÝnh- KÕ to¸n. - VÒ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu: KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty cã vai trß rÊt quan träng, v× vËy c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty ®­îc tæ chøc kh¸ chÆt chÏ. Nh×n chung, c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty cã mét sè ­u ®iÓm sau ®©y: + Nh×n chung C«ng ty ®· vËn dông hÖ thèng chøng tõ, tµi kho¶n kÕ to¸n, sæ kÕ to¸n trong kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®óng víi chÕ ®é quy ®Þnh vµ phï hîp víi thùc tÕ ho¹t ®éng cña m×nh. VÝ dô, C«ng ty ®· quy ®Þnh râ rµng nh÷ng bé phËn nµo lËp ra phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho nguyªn vËt liÖu; quy ®Þnh viÖc lËp vµ ghi chÐp c¸c chøng tõ ®ã ph¶i ®¶m b¶o tÝnh hîp ph¸p, hîp lý, hîp lÖ; quy ®Þnh chÆt chÏ ®­êng ®i, tr×nh tù lu©n chuyÓn cña c¸c chøng tõ ®ã, … + VÒ quy tr×nh lu©n chuyÓn, xö lý chøng tõ nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu: C«ng ty ®· bè trÝ Phßng Kinh doanh lµ bé phËn lËp ra phiÕu nhËp kho nguyªn vËt liÖu, Ph©n x­ëng s¶n xuÊt lµ bé phËn lËp ra phiÕu xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. Theo t«i c¸ch bè trÝ nµy rÊt hîp lý, phï hîp víi C«ng ty, v×: Thø nhÊt: Phßng Kinh doanh víi chøc n¨ng, nhiÖm vô chÝnh lµ lªn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh, t×m kiÕm ®èi t¸c, më réng thÞ tr­êng tiªu thô s¶n phÈm, lùa chän nhµ cung cÊp phï hîp, …chÝnh v× vËy bé phËn nµy ph¶i thµnh th¹o nh÷ng th«ng tin vÒ thÞ tr­êng “®Çu vµo” nh­: Gi¸ c¶, chÊt l­îng, ph­¬ng thøc b¸n, … th× míi lùa chän ®­îc nhµ cung cÊp phï hîp. Trong qu¸ tr×nh mua nguyªn vËt liÖu, nh÷ng th«ng tin vÒ thêi h¹n giao hµng, vËn chuyÓn hµng, sè l­îng nhiÒu hµy Ýt, … lµ do c¸n bé phô tr¸ch cña Phßng n¾m b¾t… Cho nªn, bè trÝ bé phËn nµy lËp phiÕu nhËp kho sÏ gióp cho viÖc lËp ®­îc kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ. Thø hai: Ph©n x­ëng s¶n xuÊt lµ bé phËn chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kh©u s¶n xuÊt s¶n phÈm cña C«ng ty (x©y dùng ®Þnh møc sö dông nguyªn vËt liÖu, tæ chøc s¶n xuÊt, …), do ®ã kÕ ho¹ch sö dông nguyªn vËt liÖu vµ t×nh h×nh thùc tÕ sö dông nguyªn vËt liÖu sÏ ®­îc bé phËn nµy qu¶n lý. Khi cã nhu cÇu sö dông lo¹i nguyªn vËt liÖu nµo, kÝch cì vµ quy c¸ch ra sao, sö dông cho s¶n xuÊt ®¬n ®Æt hµng nµo, …còng ®Òu ®­îc bé ph©n nµy n¾m b¾t chÆt chÏ, h¬n n÷a C«ng ty chØ cã mét ph©n x­ëng. Do ®ã, bè trÝ Ph©n x­ëng lµ bé phËn lËp phiÕu xuÊt kho nguyªn vËt liÖu sÏ gióp cho viÖc lËp ®­îc kÞp thêi, chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng t¸c h¹ch to¸n ban ®Çu ®­îc thuËn lîi. + C«ng ty h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p Ghi thÎ song song lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm häat ®éng cña ®¬n vÞ m×nh- cã Ýt chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu, c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt trong kú Ýt, … §©y lµ ph­¬ng ph¸p cã nhiÒu ­u ®iÓm, nh­ ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra, ®èi chiÕu. + Trong c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, gi÷a Phßng KÕ to¸n vµ Thñ kho cã sù phèi hîp chÆt chÏ: Thñ kho theo dâi, qu¶n lý chi tiÕt nguyªn vËt liÖu trªn c¸c thÎ kho, kÕ to¸n theo dâi chi tiÕt trªn c¸c sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu; hµng tuÇn nh©n viªn kÕ to¸n xuèng kho ®Òu ®Æn ®Ó kiÓm tra viÖc ghi chÐp cña Thñ kho vµ nhËn c¸c phiÕu xuÊt kho, phiÕu nhËp kho. + VÊn ®Ò kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña viÖc ghi chÐp kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn tèt: Cuèi mçi th¸ng, kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®Òu ®èi chiÕu sè liÖu g÷a sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu víi sè liÖu trªn ThÎ kho, gi÷a sæ c¸i tµi kho¶n 152 víi b¶ng tæng hîp chi tiÕt nguyªn vËt liÖu(B¶ng tæng hîp vËt t­, s¶n phÈm, hµng hãa). + V× c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt kho nguyªn vËt liÖu trong kú kh«ng nhiÒu, phÇn lín nh÷ng l« hµng nµo nhËp tr­íc th× sÏ ®­îc xuÊt tr­íc døt ®iÓm cho nªn C«ng ty ®· ¸p dông ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc ®Ó tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu xuÊt kho lµ hîp lý. Nhê ®ã, nh÷ng th«ng tin vÒ t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu sÏ ®­îc cung cÊp mét c¸ch th­êng xuyªn, kÞp thêi trong kú v× C«ng ty cã thÓ tÝnh ®­îc trÞ gi¸ xuÊt kho nguyªn vËt liÖu cho tõng phiÕu xuÊt ngay sau khi xuÊt. + Vai trß kiÓm tra, gi¸m s¸t cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®­îc ph¸t huy trong qu¸ tr×nh thu mua, sö dông nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt kinh doanh. 3.1.2. Nh÷ng mÆt h¹n chÕ Bªn c¹nh nh÷ng mÆt tÝch cùc trong c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, C«ng ty vÉn cßn mét sè ®iÓm h¹n chÕ, nh­: + C«ng ty vÉn ch­a x©y dùng ®­îc hÖ thèng danh ®iÓm vËt t­, do ®ã g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý, h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. + Trong qu¸ tr×nh nhËp kho nguyªn vËt liÖu, tr­íc khi nhËp C«ng ty kh«ng thùc hiÖn viÖc kiÓm nhËn, lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm cho nªn rÊt cã thÓ ®«i khi sÏ nhËp kho ph¶i hµng kh«ng ®óng víi nh÷ng ®iÒu kiÖn ghi trong hîp ®ång, hay nhËp kh«ng ®Çy ®ñ do sù gian lËn cña ng­êi vËn chuyÓn, … + Sù phèi hîp gi÷a kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu víi Ph©n x­ëng s¶n xuÊt trong viÖc theo dâi, gi¸m s¸t sö dông nguyªn vËt liÖu cßn cã ®iÓm ch­a chÆt chÏ. Bëi v×, C«ng ty ch­a cã quy ®Þnh râ rµng bé phËn s¶n xuÊt(Ph©n x­ëng s¶n xuÊt) ph¶i b¸o c¸o sè nguyªn vËt liÖu thõa cuèi kú lªn Phßng kÕ to¸n; trõ tr­êng hîp vËt liÖu thõa qu¸ nhiÒu nh­ng l¹i kh«ng cã quy ®Þnh møc thõa bao nhiªu th× ®­îc coi lµ “qu¸ nhiÒu”. ChÝnh ®iÒu nµy ®· phÇn nµo lµm h¹n chÕ t¸c dông kiÓm tra, gi¸m s¸t t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty, ®ång thêi cã thÓ dÉn ®Õn viÖc h¹ch to¸n chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm trong kú thiÕu chÝnh x¸c. + Sù trang bÞ, øng dông c«ng nghÖ tin häc vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n cßn rÊt h¹n chÕ (c¶ Phßng KÕ to¸n chØ cã mét m¸y tÝnh dïng ®Ó so¹n th¶o v¨n b¶n), … 3.2. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty §Ó ph¸t huy h¬n n÷a vai trß cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong qu¶n lý, t«i xin ®Ò xuÊt mét sè gi¶i ph¸p nh»m tiÕp tôc hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu. Mét lµ, thµnh lËp ban kiÓm nghiÖm vËt t­. VËt t­, hµng hãa nãi chung vµ nguyªn vËt liÖu nãi riªng cÇn ph¶i ®­îc kiÓm tra kü l­ìng tr­íc khi nhËp kho ®Ó xem xÐt lo¹i hµng nhËp kho cã ®óng, ®ñ víi nh÷ng ®iÒu kho¶n ghi trong hîp ®ång mua hµng hay kh«ng, tr¸nh t×nh tr¹ng nhËp kho ph¶i nh÷ng hµng kÐm chÊt l­îng, sai quy c¸ch hoÆc lµ nhËp kh«ng ®ñ sè l­îng so víi thùc mua. Do ®ã, tiÕn tíi C«ng ty cÇn thµnh lËp ban kiÓm nghiÖm vËt t­, hµng hãa. Ban kiÓm nghiÖm nªn Ýt nhÊt cÇn ph¶i cã: Mét ®¹i diÖn phô tr¸ch bé phËn mua hµng, thñ kho, mét ®¹i diÖn phô tr¸ch kü thuËt s¶n xuÊt. Nh÷ng ng­êi trong ban kiÓm nghiÖm ph¶i thµnh th¹o vÒ mÉu m·, phÈm chÊt vµ quy c¸ch cña hµng mua, …Sau khi kiÓm nhËn hµng mua vÒ, ban kiÓm nhËn cÇn lËp “Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­, hµng hãa” theo mÉu d­íi ®©y: §¬n vÞ:……………… §Þa chØ:……………… MÉu 08- VT Q§ 1141 ngµy 01/11/1995 cña Bé Tµi chÝnh Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­, s¶n phÈm, hµng hãa) Ngµy……th¸ng …… n¨m…… Sè: - C¨n cø ……… sè……..ngµy……..th¸ng……..n¨m……cña…………..…………..………….. - Ban kiÓm nghiÖm gåm: ¤ng, bµ:…………..…………..…………..…………..………….. Tr­ëng ban ¤ng, bµ: …………..…………..…………..…………..………….. ñy viªn ¤ng, bµ: …………..…………..…………..…………..………….. ñy viªn §· kiÓm nghiÖm c¸c lo¹i: STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt t­ (s¶n phÈm, hµng hãa) M· sè Ph­¬ng thøc kiÓm nghiÖm §VT Sè l­îng theo chøng tõ KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm Ghi chó Sè luîng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt Sè l­îng kh«ng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt A B C D E 1 2 3 4 ýkiÕn cña ban kiÓm nghiÖm: ..…………..………… ..…………..………… ………… ..…………..………… ..…………..……… ………………………………………………………………… §¹i diÖn kü thuËt (Ký, hä tªn) Thñ kho (Ký, hä tªn) Tr­ëng ban (Ký, hä tªn) §èi víi nh÷ng chuyÕn hµng mua vÒ cã gi¸ trÞ lín, nhiÒu chñng lo¹i, …th× nhÊt thiÕt ph¶i kiÓm nghiÖm tr­íc khi nhËp kho vµ lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm. C¸ch ghi chÐp biªn b¶n kiÓm nghiÖm nh­ sau: - Cét D “Ph­¬ng thøc kiÓm nghiÖm” ghi ph­¬ng ph¸p kiÓm nghiÖm toµn diÖn hay x¸c xuÊt; - Cét 1: Ghi sè l­îng theo hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, hay phiÕu giao hµng, …; - Cét 2 vµ 3 ghi kÕt qu¶ thùc tÕ kiÓm nghiÖm. - ý kiÕn cña Ban kiÓm nghiÖm: Ghi râ ý kiÕn vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, nguyªn nh©n ®èi víi nguyªn vËt liÖu kh«ng ®óng sè l­îng, quy c¸ch, phÈm chÊt vµ c¸ch xö lý; - Biªn b¶n kiÓm nghiÖm ®­îc lËp thµnh 2 b¶n: 1 b¶n giao cho bé phËn phô tr¸ch cung tiªu, 1 b¶n giao cho phßng kÕ to¸n. Trong tr­êng hîp nguyªn vËt liÖu kh«ng ®óng víi sè l­îng, quy c¸ch, phÈm chÊt so víi chøng tõ hãa ®¬n, th× lËp thªm mét liªn n÷a vµ kÌm theo c¸c chøng tõ liªn quan ®Ó göi cho ®¬n vÞ b¸n nh»m gi¶i quyÕt. Hai lµ, kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cÇn ph¶i theo dâi chÆt chÏ h¬n n÷a t×nh h×nh thùc tÕ sö dông nguyªn vËt liÖu trong kú cña c¸c tæ s¶n xuÊt ë ph©n x­ëng. HiÖn nµy viÖc sö dông nguyªn vËt liÖu kh«ng hÕt, cuèi kú cßn thõa vÉn ch­a ®­îc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu theo dâi chÆt chÏ. §iÒu ®ã thÓ hiÖn ë chç, cuèi kú kÕ to¸n bé phËn s¶n xuÊt (Ph©n x­ëng s¶n xuÊt) kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i b¸o c¸o sè nguyªn vËt liÖu thõa l¹i cuèi kú, trõ tr­êng hîp thõa qu¸ nhiÒu, nh­ng C«ng ty l¹i kh«ng quy ®Þnh râ rµng møc thõa bao nhiªu th× ®­îc coi lµ “thõa qu¸ nhiÒu”. Trong thùc tÕ viÖc xuÊt kho nguyªn vËt liÖu sö dông cho s¶n xuÊt kh«ng hÕt, thõa l¹i cuèi kú lµ chuyÖn th­êng x¶y ra. Nguyªn nh©n cã thÓ lµ do xuÊt kho trong kú qu¸ nhiÒu, do tiÕn ®é s¶n xuÊt chËm (cã thÓ do mÊt ®iÖn th­êng xuyªn trong kú, m¸y mãc háng, lao ®éng thiÕu, n¨ng xuÊt lao ®éng gi¶m, …). Sè vËt liÖu thõa cuèi kú cã thÓ nhËp l¹i kho hoÆc ®Ó l¹i kú sau ®Ó tiÕp tôc s¶n xuÊt. ë C«ng ty, vËt liÖu thõa th­êng kh«ng nhËp l¹i kho mµ ®Ó kú sau tiÕp tôc s¶n xuÊt. Dã ®ã kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cÇn ph¶i n¾m ®­îc trÞ gi¸ cña sè nguyªn vËt liÖu thõa cuèi kú lµm c¬ së tÝnh ®óng, tÝnh ®ñ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Bëi v×: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp trong kú = TrÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu thùc tÕ xuÊt kho trong kú - TrÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu thõa cuèi kú (*) MÆt kh¸c, th«ng qua trÞ gi¸ sè vËt liÖu thõa cuèi kú gióp kÕ nguyªn vËt liÖu phÇn nµo ®¸nh gi¸ ®­îc tiÕn thùc hiÖn kÕ ho¹ch sö dông nguyªn vËt liÖu, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt nhê ®ã ph¸t huy h¬n n÷a vai trß kiÓm tra, gi¸m s¸t cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, ng¨n ngõa ®­îc c¸c hµnh vi chém c¾p nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty. §Ó kh¾c phôc h¹n chÕ trªn, kÕ to¸n cÇn ph¶i yªu cÇu, cuèi kú ph©n x­ëng s¶n xuÊt ph¶i b¸o c¸o sè nguyªn vËt liÖu thõa b»ng “PhiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú” theo mÉu sau ®©y: §¬n vÞ:……………… §Þa chØ:……………… MÉu 08- VT Q§ 1141 ngµy 01/11/1995 cña Bé Tµi chÝnh PhiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú Ngµy……th¸ng …… n¨m…… Sè: STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt t­ M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Lý do sö dông A B C D 1 E Phô tr¸ch bé phËn sö dông (Ký, hä tªn) “PhiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú” do qu¶n ®èc ph©n x­ëng lËp ra trªn c¬ së ®· kiÓm tra kü sè l­îng nguyªn vËt liÖu thõa cuèi kú ë ph©n x­ëng. NÕu sè nguyªn vËt liÖu thõa kh«ng cÇn sö dông n÷a th× sÏ nhËp l¹i kho vµ lËp phiÕu nhËp kho. Trong tr­êng hîp sè nguyªn vËt liÖu thõa ®­îc ®Ó l¹i kú sau ®Ó tiÕp tôc s¶n xuÊt th× qu¶n ®èc lËp ra PhiÕu nµy (lËp 2 liªn). Liªn 1 l­u l¹i, liªn 2 göi lªn cho phßng kÕ to¸n. C¨n cø vµo PhiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú, kÕ to¸n x¸c ®Þnh chi phi nguyªn vËt liÖu trong kú theo c«ng thøc (*) th«ng qua bót to¸n ®iÒu chØnh (ghi ©m): Nî TK 621- Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp (trÞ gi¸ vËt liÖu thõa cuèi kú) Cã TK 152- Nguyªn liÖu, vËt liÖu (trÞ gi¸ vËt liÖu thõa cuèi kú). §ång thêi më sæ chi tiÕt chi phÝ cho kú sau vµ ghi bót to¸n (mùc th­êng): Nî TK 621- Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp (trÞ gi¸ vËt liÖu thõa cuèi kú) Cã TK 152- Nguyªn liÖu, vËt liÖu (trÞ gi¸ vËt liÖu thõa cuèi kú) Ba lµ, cÇn ph¶i x©y dùng mét hÖ thèng danh ®iÓm vËt t­. X©y dùng danh ®iÓm vËt t­ lµ viÖc quy ®Þnh nh÷ng ký hiÖu cho tõng thø vËt t­ mét c¸ch khoa häc, phï hîp víi tõng thø vËt t­; ®¶m b¶o ®­îc tÝnh dÔ nhí, dÔ nhËn diÖn, dÔ kiÓm tra. Tuy hiÖn nay chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty ch­a ph¶i lµ nhiÒu, nh­ng trong chiÕn l­îc ph¸t triÓn s¶n xuÊt, më réng quy m« ho¹t ®éng th× ch¾c ch¾n chñng lo¹i vËt t­ sÏ t¨ng lªn nhiÒu. NÕu kh«ng x©y dùng ®­îc mét hÖ thèng danh ®iÓm vËt t­ phï hîp th× sÏ g©y khã kh¨n rÊt nhiÒu cho c«ng t¸c qu¶n lý, kiÓm tra, h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. MÆt kh¸c, C«ng ty th­êng xuyªn s¶n xuÊt theo c¸c ®¬n ®Æt hµng, mçi ®¬n ®Æt hµng cã nh÷ng yªu cÇu kh¸c nhau vÒ kÝch cì, chñng lo¹i, chÊt l­îng cña tõng thø nguyªn vËt liÖu sö dông. VÝ dô ®¬n ®Æt hµng sè 01 yªu cÇu sö dông lo¹i d©y thÐp F 1vµ t«n l¸ lo¹i MR nh­ng ®¬n ®Æt hµng sè 02 l¹i sö dông d©y thÐp F 1.5 vµ t«n l¸ m¹ thiÕc lo¹i Prime, … Cho nªn, nÕu kh«ng x©y dùng ®­îc hÖ thèng danh ®iÓm vËt t­ sÏ rÊt hay nhÇm lÉn gi÷a nguyªn vËt liÖu sö dông cho ®¬n ®Æt hµng nµy thµnh nguyªn vËt liÖu sö dông cho ®¬n ®Æt hµng kia,… dÉn ®Õn sù kh«ng chÝnh x¸c trong h¹ch to¸n chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. VÒ c¸ch x©y dùng danh ®iÓm ®èi víi nguyªn vËt liÖu, cã thÓ thùc hiÖn b»ng viÖc më c¸c tµi kho¶n chi tiÕt theo néi dung kinh tÕ cña nguyªn vËt liÖu. Ch¼ng h¹n, Tµi kho¶n 152- Nguyªn liÖu, vËt liÖu; c¸c tµi kho¶n chi tiÕt cho tµi kho¶n nµy nh­: TK 152.1- VËt liÖu chÝnh; TK 152.2- VËt liÖu phô; … §èi víi vËt liÖu chÝnh ë C«ng ty cã thÓ quy ®Þnh c¸c danh ®iÓm vËt liÖu nh­ sau. Tµi kho¶n cÊp 1 Tµi kho¶n chi tiÕt Tªn nguyªn vËt liÖu Tµi kho¶n cÊp 2 Tµi kho¶n cÊp 3 Tµi kho¶n cÊp 4 152 Nguyªn liÖu, vËt liÖu 152.1 VËt liÖu chÝnh 152.2 VËt liÖu phô … … 152.1.1 D©y thÐp 152.1.2 T«n l¸ … … 152.1.1-1,0 D©y thÐp cì f 1,0 152.1.1-1,5 D©y thÐp cì f 1,5 … … 152.1.2-MR T«n l¸ lo¹i MR 152.1.2-PR T«n l¸ lo¹i Prime … … Mét khi hÖ thèng danh ®iÓm vËt t­ ®­îc x©y dùng vµ C«ng ty ¸p dông tin häc vµo c«ng t¸c kÕ to¸n thÝ sÏ ph¸t huy ®­îc hiÖu qu¶ qu¶n lý, h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. Bèn lµ, tiÕn tíi ®Çu t­ trang bÞ c«ng nghÖ tin häc vµo c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng. HiÖn nay, c«ng nghÖ tin häc ph¸t triÓn kh«ng ngõng, t¹o ra nh÷ng ­u viÖt trong c«ng t¸c qu¶n lý, kÕ to¸n. NhiÒu doanh nghiÖp hiÖn nay còng ®· m¹nh d¹n ®Çu t­ nh»m tin häc hãa c«ng t¸c qu¶n lý, kÕ to¸n, cho phÐp n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý ®ång thêi tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh, qua ®ã t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña doanh nghiÖp. C«ng ty TNHH S¶n xuÊt Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô Qu¶ng Ph¸t lµ mét doanh nghiÖp nhá, cho nªn c«ng t¸c qu¶n lý vµ kÕ to¸n ë C«ng ty còng kh«ng qu¸ phøc t¹p nh­ c¸c doanh nghiÖp cã quy m« lín. Nh­ng ®iÒu ®ã kh«ng cã nghÜa lµ kh«ng cÇn ph¶i ®­a c«ng nghÖ tin häc vµo phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý vµ kÕ to¸n. VÊn ®Ò lµ ë chç l·nh ®¹o C«ng ty cÇn tÝnh to¸n kü l­ìng gi÷a chi phÝ ®Çu t­ bá ra víi kÕt qu¶ thu l¹i ®Ó cã ph­¬ng ¸n thÝch hîp. Dï sím hay muén, víi quy m« s¶n xuÊt kinh doanh ngµy cµng më réng th× vÊn ®Ò ®­a tin häc vµo qu¶n lý, kÕ to¸n còng sÏ lµ mét tÊt yÕu. KÕt luËn Nguyªn vËt liÖu lµ mét bé phËn cña tµi s¶n l­u ®éng trong c¸c doanh nghiÖp, do ®ã cã vai trß rÊt quan träng. §èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu cung cÊp ®Çy ®ñ, kÞp thêi, ®óng sè l­îng, quy c¸ch, chÊt l­îng c¸c nguyªn vËt liÖu cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. MÆt kh¸c, chi phÝ nguyªn vËt liÖu th­êng chiÕm mét tû träng lín trong tæng chi phÝ s¶n xuÊt s¶n phÈm. V× lÏ trªn, t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu cã ý nghÜa rÊt lín trong viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ vµ h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. §Ò tµi “Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty TNHH S¶n xuÊt Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô Qu¶ng Ph¸t” ®­îc nghiªn cøu víi môc ®Ých chñ yÕu lµ gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty TNHH S¶n xuÊt Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô Qu¶ng Ph¸t. §Ò tµi lµ kÕt qu¶ cña sù vËn dông lý luËn vµo thùc tiÔn, b¸m s¸t thùc tÕ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i ®¬n vÞ. Ba vÊn ®Ò lín, cã ý nghÜa hÕt søc quan träng trong ph¹m vi nghiªn cøu ®· ®­îc §Ò tµi lµm s¸ng tá, ®ã lµ: - Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt; - Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®iÓn h×nh- C«ng ty TNHH S¶n xuÊt Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô Qu¶ng Ph¸t; - Nh÷ng gi¶i ph¸p ®Ó hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®­îc x©y dùng trªn c¬ së thùc tÕ tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n Bé m«n KÕ to¸n doanh nghiÖp- Häc viÖn Tµi chÝnh; thÇy NguyÔn ®µo tïng- gi¶ng viªn Khoa KÕ to¸n, Häc viÖn Tµi chÝnh vµ C«ng ty TNHH S¶n xuÊt Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô Qu¶ng Ph¸t ®· gióp ®ì tËn t×nh trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu, t×m hiÓu thùc tÕ vµ hoµn thµnh §Ò tµi. Hµ Néi, th¸ng 04/2005 Hµ V¨n Hïng