Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng I Thanh Hoá

m tra, gi¸m s¸t kü thuËt, an toµn thùc hiÖn c¸c c«ng tr×nh c«ng nghÖ kü thuËt trong s¶n xuÊt, kiÓm tra gi¸m s¸t chÊt l­îng c«ng tr×nh. - Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: Cã chøc n¨ng h¹ch to¸n, tËp hîp c¸c sè liÖu, th«ng tin kinh tÕ, qu¶n lý toµn bé c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n, qu¶n lý thu håi vèn, huy ®éng vèn tap¹ hîp c¸c kho¶n chi phÝ s¶n xuÊt, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, theo dâi t¨ng gi¶m tµi s¶n, thanh quyÕt to¸n c¸c hîp ®ång kinh tÕ, thùc hiÖn nghÜa vô ®Çy ®ñ víi nhµ n­íc vÒ c¸c kho¶n ph¶i nép. - Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: Cã chøc n¨ng tæ chøc n¨ng lao ®éng trong biªn chÕ, ®iÒu ®éng c¸n bä c«ng nh©n viªn trong C«ng ty, gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch, tæ chøc c«ng viÖc hµnh chÝnh, chuyÓn giao c«ng v¨n giÊy tê. Ban gi¸m ®èc cïng víi c¸c phßng chøc n¨ng ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt thi c«ng ë C«ng ty mét c¸ch thèng nhÊt víi c¸c xÝ nghiÖp, c¸c ®éi x©y dùng. Trªn c¬ së c¸c hîp ®ång cña C«ng ty víi bªn A, bé phËn kinh doanh tiÕp thÞ vµ kinh tÕ kü thuËt. Hai phßng nµy chÞu tr¸ch nhiÖm h­íng dÉn, ®«n ®èc vµ th«ng qua hîp ®ång tr­íc khi tr×nh gi¸m ®èc ký. C¸c ®éi vµ c¸c xÝ nghiÖp x©y dùng chØ ®­îc lÖnh khëi c«ng khi lËp tiÕn ®é vµ biÖn ph¸p thi c«ng ®­îc gi¸m ®ãc phª duyÖt. - VÒ viÖc lËp dù to¸n vµ quyÕt to¸n: C¸c ®éi, c¸c xÝ nghiÖp x©y dùng tù lµm d­íi sù hç trî cña phßng kinh tÕ kü thuËt. - VÒ vËt t­: Mét phÇn vËt t­ do bé phËn s¶n xuÊt phô vµ bªn A cung cÊp nh­ng sè nµy rÊt Ýt, chñ yÕu vËt tõ do c¸c ®éi, c¸c xÝ nghiÖp mua cña C«ng ty vµ mua ngoµi theo ®Þnh møc. - VÒ m¸y thi c«ng: Chñng lo¹i m¸y cña C«ng ty kh¸ phong phó vµ hiÖn ®¹i, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu thi cong. - VÒ chÊt l­îng c«ng tr×nh: Gi¸m ®èc c¸c xÝ nghiÖp hay ®éi tr­ëng c¸c ®éi lµ ng­êi thay mÆt cho c¸c xÝ nghiÖp, c¸c ®éi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc C«ng ty vÒ chÊt l­îng c«ng tr×nh. NÕu cã sai ph¹m kû luËt dÉn ®Õn ph¶i ph¸ ®i lµm l¹i hoÆc ph¶i söa ch÷a th× chi phÝ do c¸c ®éi, c¸c xÝ nghiÖp chÞu hoµn toµn. Phßng kü thuËt phÝa gi¸m s¸t gi¶i quyÕt c¸c v­íng m¾c vÒ chuyªn m«n cho c¸c ®éi, c¸c xÝ nghiÖp trong qu¸ thi c«ng. - VÒ an toµn vµ b¶o hiÓm lao ®éng: C¸c xÝ nghiÖp vµ c¸c ®éi cãd tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh vÒ an toµn vµ b¶o hiÓm lao ®éng theo chÕ ®é Nhµ n­íc ban hµnh. 4. T×nh h×nh chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty. Tæ chøc c¬ cÊu bé m¸y kÕ to¸n sao cho hîp lý, gän nhÑ vµ ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ lµ ®iÒu kiÖn quan träng ®Ó cung cÊp th«ng tin mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp thêi chÝnh x¸c cho c¸c ®èi t­îng sö dông th«ng tin, ®ång thêi ph¸t huy vµ n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n. Muèn vËy viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm tæ chøc vµ quy m« s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty vµo khèi l­îng vµ møc ®é phøc t¹p cña c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n còng nh­ tr×nh ®é nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n. HiÖn t¹i viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë C«ng ty tiÕn hµnh theo h×nh thøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung. T¹i C«ng ty cã phßng kÕ to¸n cña C«ng ty. §èi víi c¸c ®¬n vÞ xÝ nghiÖp, c¸c ®éi trùc thuéc kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi chÐp c¸c chøng tõ ®Çu, lËp sæ s¸ch kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo ®óng sù h­íng dÉn cña kÕ to¸n tr­ëng C«ng ty, råi ®Þnh kú göi sè liÖu, tµi liÖu lªn phßng kÕ to¸n C«ng ty. Phßng kÕ to¸n C«ng ty thùc hiÖn viÖc tæng hîp c¸c sè liÖu do c¸c ®¬n vÞ b¸o c¸o tiÕn hµnh tÝnh gi¸ thµnh c¸c s¶n phÈm cuèi cïng, x¸c ®Þnh l·i, lç toµn C«ng ty. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng tybao gåm 8 ng­êi vµ bé phËn kÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ®­îc tæ chøc nh­ sau: S¬ ®å 04: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty x©y dùng sè 1 KÕ to¸n tr­ëng Bé phËn kÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Thñ quü KT vËt t­ TSC§ KT thanh to¸n KT Ng©n hµng KT tiÒn l­¬ng KT thuÕ GTGT KT theo dâi XN KÕ to¸n C«ng ty - KÕ to¸n tr­ëng: Gióp gi¸m ®ãc C«ng ty tæ chøc chØ ®o¹ thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n theo c¬ chyÕ qu¶n lý míi vµ theo ®óng ph¸p lÖnh kÕ to¸n tr­ëng hiÖn hµnh. - KÕ to¸n vËt t­ TSC§: Cã nhiÖm vô theo dâi TSC§, nguyªn vËt liÖu, c«ng cô, dông cô. Khi cã biÕn ®éng vÒ t¨ng gi¶m TSC§, kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸ chøng tõ, ho¸ ®¬n ®Ó ph¶n ¸nh kÞp thêi. - KÕ to¸n thanh to¸n: Thùc hiÖn kÕ to¸n b»ng tiÒn tÊt cd¶ c¸c kho¶n thanh to¸n víi kh¸ch hµng, thanh to¸n néi bé C«ng ty víi c¸c ®¬n vÞ thùc thuéc. - KÕ to¸n ng©n hµng: LËp kÕ ho¹ch ®i vay Ng©n hµng, thu nhËn chøng tõ cña c¸c xÝ nghiÖp ®Ó tiÕn hµnh ®i vay, theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m tµi kho¶n tiÒn göi Ng©n hµng. - KÕ to¸n tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi: NhËn b¶ng l­¬ng vµ thanh to¸n tiÒn l­¬ng do phßng tæ chøc chuyÓn ®Õn tæng hîp sè liÖu. Hµng th¸ng c¨n cø vµo b¶ng tæng hîp thanh to¸n b¶o hiÓm x· héi ®Ó trÝch BHXH theo chÕ ®é hiÖn hµnh. - KÕ to¸n thuÕ GTGT: TiÕn hµnh h¹ch to¸n thuÕ GTGT ®Çu vµo, ®Çu ra cña C«ng ty ®ång thêi tæng hîp thuÕ cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ®Ó hµng th¸ng thùc hiÖn nghÜa vô ®èi víi nhµ n­íc. - KÕ to¸n theo dâi c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc: Cã nhiÖm vô dâi t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh còng nh­ t×nh h×nh h¹ch to¸n d­íi c¸c xÝ nghiÖp trùc thuéc. - KÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc: TËp hîp chi phÝ ph©n bæ vËt liÖu, tiÒn l­¬ng ®Þnh kú göi vÒ phßng kÕ to¸n C«ng ty. ë phßng kÕ to¸n khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ ban ®Çu do kÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc göi vÒ tiÕn hµnh kiÓm tra, ph©n lo¹i ®­a vµo m¸y vi tÝnh ®Ó vµo sæ nhËt ký chøng tõ chung vµ c¸c sæ c¸i tµi kho¶n chi tiÕt vµ tæng hîp phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý vµ cung cÊp th«ng tin. §Ó phï hîp víi hÖ thèng kÕ to¸n cña c¸c n­íc ®ang ph¸t triÓn, thuËn lîi cho viÖc sö dông m¸y vi tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n, C«ng ty ¸p dông h×nh thøc sæ " Chøng tõ ghi sæ " C«ng ty ®· ¸p dông hÖ thèng tµi kho¶n míi tõ ngµy 1/1/1995 vµ sö dông gÇn hÕt 74 tµi kho¶n do Bé tµi chÝnh ban hµnh. Niªn ®é kÕ to¸n cña C«ng ty tõ 1/1 ®Õn 31/12 hµng n¨m, kú kÕ to¸n lµ 1 n¨m 4 quý. II. Thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty x©y dùng sè 1. 1. §Æc ®iÓm nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty. Mçi doanh nghiÖp cã mét ®Æc thï riªng vÒ nguyªn vËt liÖu. T¹i c¸c doanh nghiÖp x©y l¾p, vËt liÖu th­êng cã ®Æc ®iÓm lµ cång kÒnh, khèi l­îng lín, vËt liÖu cã nhiÒu lo¹i kh¸c nhau, rÊt phong phó, ®a d¹ng. VÝ dô xi m¨ng gåm xi m¨ng tr¾ng, xi m¨ng ®en; thÐp gåm f 12, f 10, f 8...; g¹ch cã g¹ch l¸t, g¹ch ®Æc, g¹ch lç...nhùa ®­êng… chóng ®­îc sö dông víi khèi l­îng lín nhá kh¸c nhau vµ ®­îc mua víi nhiÒu h×nh thøc kh¸c nhau, cã lo¹i mua ë ®¹i lý, cöa hµng nh­ xi m¨ng, s¾t, thÐp, g¹ch, cã lo¹i mua ë nh­ v«i, sái, c¸t... cho nªn viÖc b¶o qu¶n gÆp khã kh¨n, dÔ hao hôt mÊt m¸t ¶nh h­ëng ®Õn viÖc tÝnh gi¸. Do ®Æc ®iÓm trªn, nguyªn vËt liÖu thuéc tµi s¶n l­u ®éng, gi¸ trÞ cña nã thuéc vèn l­u ®éng dù tr÷ cña doanh nghiÖp, chiÕm mét tû träng rÊt lín trong chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm. V× vËy, viÖc qu¶n lý quy tr×nh thu mau, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n, dù tr÷, sö dông còng nh­ viÖc h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp t¸c ®éng ®Õn nh÷ng chØ tiªu cña C«ng ty nh­ chØ tiªu sè l­îng, chÊt l­îng s¶n phÈm, chØ tiªu gi¸ thµnh, chØ tiªu lîi nhuËn... 2. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty VËt liÖu cña C«ng ty bao gåm rÊt nhiÒu lo¹i, nhiÒu thø cã néi dung vµ c«ng dông kh¸c nhau. §Ó cã thÓ qu¶n lý mét c¸ch chÆt chÏ vµ tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp còng nh­ h¹ch to¸n chi tiÕt tíi tõng lo¹i, tõng thø nguyªn vËt liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt nªn kÕ to¸n cÇn ph¶i ph©n lo¹i. C«ng ty tiÕn hµnh ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu dùa trªn néi dung kinh tÕ vai trß cña tõng lo¹i, tõng thø nguyªn vËt liÖu cô thÓ lµ: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh: Lµ ®èi t­îng lao ®éng chñ yÕu cña C«ng ty vµ lµ c¬ së vËt chÊt chñ yÕu h×nh thµnh nªn s¶n phÈm nh­: nhùa ®­êng, ®¸ c¸c lo¹i, xi m¨ng, c¸t vµng, c¸t ®en… - Nguyªn vËt liÖu phô: Còng lµ ®èi t­îng lao ®éng nã kh«ng cÊu thµnh nªn thùc thÓ cña c«ng tr×nh nh­ng nã cã t¸c dông t¨ng chÊt l­îng cña c«ng tr×nh vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc tiÕn hµnh b×nh th­êng bao gåm c¸c lo¹i: phô gia, bª t«ng, gç, s¬n, ®Êt ®Ìn… - Nhiªn liÖu: Bao gåm x¨ng, DÇu Diezen, dÇu phô… dïng ®Ó cung cÊp cho ®éi xe c¬ giíi vËn chuyÓn chuyªn chë nguyªn vËt liÖu hoÆc chë c¸n bé l·nh ®¹o cña C«ng ty hay c¸c phßng ban ®i liªn hÖ c«ng t¸c. - Phô tïng thay thÕ: Lµ c¸c chi tiÕt phô tïng cña c¸c lo¹i m¸y mãc thiÕt bÞ nh­ c¸c lo¹i vßng bi, b¸nh r¨ng… §Ó phôc vô cho nhu cÇu qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu C«ng ty ®· ph©n lo¹i mét c¸ch khoa häc, tuy nhiªn C«ng ty ch­a lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu nªn viÖc ph©n lo¹i chØ ®­îc thÓ hiÖn trªn sæ chi tiÕt vËt liÖu. 3. Tæ chøc chøng tõ 3.1. Khi thu mua vµ nhËp kho nguyªn vËt liÖu Do ®Æc ®iÓm cña c«ng t¸c XDCB nªn vËt liÖu ph¶i ®­îc cung cÊp ®Õn ch©n c«ng tr×nh vµ ®­îc cung cÊp tõ nguån mua ngoµi lµ chñ yÕu, sè l­îng vµ ®¬n gi¸ nguyªn vËt liÖu ®Ó thi c«ng c«ng tr×nh ®­îc quy ®Þnh trong thiÕt kÕ dù to¸n. Gi¸ nµy ®­îc C«ng ty kh¶o s¸t tr­íc t¹i c¸c ®¬n vÞ cung cÊp gÇn víi c«ng tr×nh vµ ®· ®­îc tho¶ thuËn tr­íc, tuy nhiªn trªn thùc tÕ bao giê gi¸ ghi trong thiÕt kÕ còng cao h¬n chót Ýt so víi gi¸ thùc tÕ ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng cã biÕn ®éng vÒ gi¸ vËt liÖu C«ng ty cã thÓ bÞ thua lç. Khi nhËn thÇu c«ng tr×nh, C«ng ty thu mua vËt liÖu trong giíi h¹n sao cho kh«ng qu¸ nhiÒu g©y ø ®äng vèn nh­ng còng kh«ng qu¸ Ýt g©y ngõng s¶n xuÊt. §èi víi hÇu hÕt c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu th× th­êng do c¸c ®éi tù mua trõ nhùa ®­êng lµ do C«ng ty ký hîp ®ång vµ trùc tiÕp ®i mua cÊp cho tõng c«ng tr×nh. Nh÷ng hîp ®ång mua b¸n vËt liÖu do ®éi ký trùc tiÕp víi ng­êi cung cÊp th× ph¶i cã giÊy x¸c nhËn cña Gi¸m ®èc C«ng ty th× míi cã hiÖu lùc vÒ viÖc mua b¸n. Gi¸ cña vËt liÖu nhËp kho ®­îc tÝnh b»ng gi¸ thùc tÕ trªn ho¸ ®¬n hoÆc trªn hîp ®ång (th«ng th­êng bao gåm c¶ chi phÝ vËn chuyÓn v× trong hîp ®ång mua b¸n th­êng tho¶ thuËn lµ vËt liÖu ph¶i ®­îc cung cÊp t¹i ch©n c«ng tr×nh). Trong tr­êng hîp cã c¸c chi phÝ kh¸c ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thu mua ®­îc C«ng ty cho phÐp h¹ch to¸n vµo chi phÝ cña chÝnh c«ng tr×nh ®ã chø kh«ng céng vµo gi¸ cña vËt liÖu. Khi thu mua vËt liÖu nhËp kho thñ tôc ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau: - Khi vËt liÖu vÒ ®Õn ch©n c«ng tr×nh trªn c¬ së ho¸ ®¬n, giÊy b¸o nhËn hµng kÕ to¸n thèng kª ®éi tiÕn hµnh kiÓm tra khèi l­îng vµ chÊt l­îng vËt liÖu ghi sè l­îng thùc nhËp vµ "B¶n kª nhËn hµng" (BiÓu 1) cã x¸c nhËn cña hai bªn. §Þnh kú theo tho¶ thuËn cña bªn cung cÊp lµ mét th¸ng, thèng kª ®éi cïng víi ng­êi cung cÊp lËp "Biªn b¶n nghiÖm thu khèi l­îng (BiÓu 2) cã x¸c nhËn cña bªn giao vµ bªn nhËn nÕu ph¸t hiÖn thõa, thiÕu, kh«ng ®óng phÈm chÊt ghi trªn chøng tõ thèng kª ®éi sÏ b¸o cho phßng KÕ ho¹ch ®ång thêi cïng ng­êi giao hµng lËp biªn b¶n kiÓm kª ®Ó lµm c¨n cø gi¶i quyÕt víi bªn cung cÊp. Thñ kho kh«ng ®­îc tù ý nhËp vËt liÖu nh­ trªn nÕu ch­a cã ý kiÕn cña phßng kÕ ho¹ch. Phßng KÕ ho¹ch c¨n cø vµo "B¶n kª nhËn hµng" "Biªn b¶n ®èi chiÕu khèi l­îng vËt t­ thùc hiÖn" ®· cã ch÷ ký cña hai bªn vµ c¨n cø vµo "Ho¸ ®¬n GTGT" ®Ó lµm thñ tôc nhËp vËt t­ "PhiÕu nhËp kho" (BiÓu 3), phiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh 03 liªn. - Liªn 1: L­u ë phßng KÕ ho¹ch - Liªn 2: ChuyÓn cho phßng KÕ to¸n ®Ó ghi sæ. - Liªn 3: C¸n bé cung tiªu gi÷ (ng­êi ®i mua vËt t­) kÌm theo ho¸ ®¬n thanh to¸n. 3.2. Khi xuÊt kho vËt t­ C«ng ty x©y dùng sè 1 lµ mét ®¬n vÞ XDCB nªn vËt liÖu cña C«ng ty xuÊt kho chñ yÕu sö dông cho môc ®Ých x©y dùng c¸c c«ng tr×nh. Gi¸ cña vËt liÖu xuÊt kho ®­îc x¸c ®Þnh theo "Gi¸ thùc tÕ ®Ých danh" nhËn mÆt hµng thi c«ng c«ng tr×nh nµo míi mua vËt liÖu dù tr÷ cho c«ng tr×nh ®ã ngay t¹i ch©n c«ng tr×nh nªn viÖc x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p nµy t­¬ng ®èi hîp lý vµ dÔ lµm. ViÖc xuÊt kho vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh nh­ (BiÓu 04). C¨n cø vµo nhu cÇu vËt t­ cña tõng ®éi, tõng c«ng tr×nh phßng kÕ ho¹ch cã tr¸ch nhiÖm cung cÊp cho c¸c ®éi theo yªu cÇu tiÕn ®é thi c«ng. Phßng KÕ ho¹ch sÏ viÕt phiÕu xuÊt kho cho c«ng tr×nh theo yªu cÇu. VËt liÖu ®­îc ®Þnh s½n cho tõng c«ng tr×nh cho nªn C«ng ty kh«ng sö dông phiÕu xuÊt kho vËt liÖu theo h¹n møc mµ vÉn sö dông phiÕu xuÊt vËt t­ th«ng th­êng. Phßng KÕ ho¹ch c¨n cø vµo tõng b¶n kho¸n cña tõng c«ng tr×nh ®Ó theo dâi viÖc cung cÊp vµ sö dông vËt liÖu cña c¸c ®éi c«ng tr×nh. C¸c tr­êng hîp xuÊt vËt liÖu ®iÒu ®éng néi bé còng ®­îc sö dông phiÕu xuÊt vËt t­, phiÕu xuÊt vËt t­ cã thÓ lËp riªng cho tõng thø vËt liÖu hoÆc chung cho nhiÒu thø vËt liÖu cïng lo¹i, cïng kho vµ sö dông cho mét c«ng tr×nh. NÕu vËt liÖu lÜnh ngoµi kÕ ho¹ch th× ph¶i ®­îc gi¸m ®èc ký duyÖt. PhiÕu xuÊt kho vËt liÖu ®­îc lËp thµnh 3 liªn. - Liªn 1: L­u ë phßng KÕ ho¹ch - Liªn 2: ChuyÓn cho kÕ to¸n ®Ó ghi sæ - Liªn 3: Ng­êi nhËn gi÷ ®Ó ghi sæ theo dâi tõng bé phËn sö dông. BiÓu 04: PhiÕu xuÊt kho Ngµy 14/09/2001 MÉu sè: 02- VT Q§ sè 1141 TC/C§KT Sè 431 Hä vµ tªn ng­êi nhËn hµng: §éi XD 2 Lý do xuÊt kho:B¶n kho¸n 304-r¶i bª t«ng Asphal mÆt ®­êng c«ng tr×nh SÇm s¬n XuÊt t¹i kho: §éi XD2 NhËp t¹i kho: §éi XD2 Nî TK621 Cã TK 152 STT Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch phÈm chÊt vËt liÖu MS §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo CT Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 §¸ 20x37,5 m3 1.971,0 70.909 139.761.639 2 §¸ 10x20 m3 292,0 70.909 20.705.428 3 §¸ 05x10 m3 598,0 70.909 42.403.582 4 §¸ 0-05 m3 7,5 54.545 409.087 5 §¸ th¶i tÊn 187,2 34.545 6.466.824 6 Bét ®¸ tÊn 32,0 209.090 6.590.880 Céng 216.437.440 ViÕt b»ng ch÷: (Hai tr¨m m­êi s¸u triÖu, bèn tr¨m ba m­¬i b¶y ngµn, bèn tr¨m bèn m­¬i ®ång) Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ 3.3. KÕ to¸n chi phÝ qu¸ tr×nh nhËp - xuÊt vËt liÖu t¹i C«ng ty x©y dùng sè I C«ng ty x©y dùng sè I viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt ®­îc tiÕn hµnh theo ph­¬ng ph¸p "B¸o sæ" cã nghÜa lµ mäi c«ng viÖc kÕ to¸n ®Òu ®­îc tiÕn hµnh trªn phßng kÕ to¸n cña c«ng ty. T¹i phßng KÕ to¸n khi nhËn ®­îc "PhiÕu nhËp kho", "PhiÕu xuÊt kho" do phßng kÕ ho¹ch chuyÓn lªn kÕ to¸n cho tõng lo¹i vËt liÖu, sæ chi tiÕt nµy theo dâi c¶ vÒ mÆt gi¸ trÞ vµ hiÖn vËt. Cã thÓ kh¸i qu¸t s¬ ®å chi tiÕt vËt liÖu n¨m 2001 cñaC«ng ty (BiÓu 5) Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng viÖc mua b¸n hµng ho¸ ®­îc diÔn ra nhanh gän trªn c¬ së thuËn mua võa b¸n. VËt t­ cña C«ng ty th«ng th­êng ®­îc mua chÞu víi thêi h¹n tr¶ mét hoÆc hai th¸ng. Khi giao hµng bªn cung cÊp ®ång thêi lËp ho¸ ®¬n do vËy kh«ng cã tr­êng hîp hµng vÒ mµ ho¸ ®¬n ch­a vÒ hoÆc ng­îc l¹i. KÕ to¸n ghi sæ mét tr­êng hîp duy nhÊt lµ hµng vÒ vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ ®Ó theo dâi quan hÖ thanh to¸n víi ng­êi b¸n c«ng ty sö dông sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Trong th¸ng dùa vµo c¸c phiÕu nhËp kho vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n nh­: giÊy b¸o nî cña ng©n hµng, phiÕu chi kÕ to¸n lËp sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Sæ nµy ®­îc më c¶ n¨m cho ng­êi b¸n hay ®¬n vÞ b¸n, ®­îc më riªng cho tõng ®éi c«ng tr×nh vµ chi tiÕt ®èi víi tõng ng­êi b¸n. Mçi ng­êi cung cÊp ®­îc më mét hoÆc mét vµi trang sæ tuú theo møc ®é ph¸t sinh nhiÒu hay Ýt, viÖc theo dâi ghi chÐp chi tiÕt trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n (TK331) ®­îc thùc hiÖn theo dâi chi tiÕt cho tõng ho¸ ®¬n tõ khi ph¸t sinh ®Õn khi thanh to¸n xong. (BiÓu 6) C¬ së sè liÖu vµ ph­¬ng ph¸p ghi sæ: - Sè d­ ®Çu n¨m: C¨n cø vµo sè d­ ®Çu n¨m trªn sæ nµy n¨m tr­íc ®Ó ghi sè d­ nî hoÆc cã. - Cét tµi kho¶n ®èi øng: §­îc ghi c¸c tµi kho¶n cã liªn quan ®Õn TK 331. - Cét sè ph¸t sinh: + Bªn nî: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n (phiÕu chi tiÒn mÆt, giÊy UNC tiÒn vay, tiÒn göi ng©n hµng…) kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt TK 331 (sè hiÖu, ngµy th¸ng cña chøng tõ) sè tiÒn thanh to¸n ®­îc ghi vµo cét ph¸t sinh nî theo tõng chøng tõ. + Bªn cã: C¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n ghi sæ chi tiÕt c¸c néi dung: Sè ho¸ ®¬n, ngµy th¸ng trªn ho¸ ®¬n vµ ghi gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp vµ phÇn thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ vµ cét ph¸t sinh cã theo chøng tõ. Cuèi mçi quý kÕ to¸n c¨n cø vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n tæng hîp sè liÖu ®Ó lªn b¶ng tæng hîp TK 331. B¶ng nµy dïng ®Ó theo dâi tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cña C«ng ty v× va¹y kh«ng chØ theo dâi c«ng nî cña c¸c nhµ cung cÊp mµ cßn theo dâi c¶ c¸c kho¶n ph¶i thanh to¸n víi bªn B phô cña C«ng ty. Sè liÖu trªn dßng tæng céng cña b¶ng nµy ®­îc dïng ®èi chiÕu víi sæ c¸i TK 331 (biÓu 07). 4. KÕ to¸n tæng hîp nhËp - xuÊt vËt liÖu. 4.1. KÕ to¸n tæng hîp qu¸ tr×nh nhËp vËt liÖu. VËt liÖu nhËp kho cña c¸c ®éi chñ yÕu tõ nguån mua ngoµi trõ nhùa ®­êng. §èi víi c¸c lo¹i vËt t­ mau ngoµi th× c¸c ®éi tù t×m nguån vµ ký hîp ®ång mua cã ý kiÕn cña gi¸m ®èc, c¸c ®éi sau khi mua nhËp kho vËt liÖu cã ®Çy ®ñ ho¸ ®¬n chøng tõ hîp lÖ lµm giÊy vay göi lªn phßng kÕ to¸n, c¨n cø vµo hîp ®ång kinh tÕ ®· ký vÒ thêi h¹n nî vµ ph­¬ng thøc thanh to¸n kÕ to¸n sÏ chuyÓn tr¶ theo giÊy vay. §èi víi vËt liÖu nhËp kho c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho vµ ho¸ ®¬n GTGT, ho¸ ®¬n b¸n hµng mµ phßng kÕ ho¹ch vµ ®¬n vÞ chuyÓn ®Õn, kÕ to¸n lËp phiÕu ®Þnh kho¶n kÕ to¸n. PhiÕu ®Þnh kho¶n kÕ to¸n nhËn vËt t­ ®Ó ghi cã TK 331 vµ ghi nî TK cã liªn quan (TK 152 phÇn vËt t­ nhËp, TK 133 thuÕ ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ) v× vËt t­ cña C«ng ty th­êng mua chÞu. Khi mua vËt t­ bªn b¸n th­êng viÕt ho¸ ®¬n ngay v× vËy ë C«ng ty kh«ng cã tr­êng hîp ho¸ ®¬n vÒ tr­íc hµng vÒ s¨u hoÆc ng­îc l¹i, v× vËy kÕ to¸n chØ ph¶i theo dâi mét tr­êng hîp duy nhÊt lµ ho¸ ®¬n vµ hµng cïng vÒ (xem biÓu 8,9,10,11). Khi mua chÞu nguyªn vËt liÖu nhËp kho kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 216.437.440 Nî TK 133 21.643.744 Cã TK 331 238.081.184 Khi thanh to¸n tiÒn mua hµng víi ng­êi cung cÊp kÕ to¸n ghi. Nî TK 331 328.081.184 Cã TK 331 328.081.184 Tõ phiÕu ph©n tÝch tµi kho¶n kÕ to¸n, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp chøng tõ ghi sæ. Chøng tõ ghi sæ ®­îc lËp ®Þnh kú mçi th¸ng mét lÇn, c¸c sè liÖu trªn b¶ng tæng hîp ®­îc tæng hîp theo tõng tµi kho¶n, mçi tµi kho¶n ®­îc ghi trªn mét dßng trong chøng tõ ghi sæ, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n lªn chøng tõ ghi sæ nh­ sau (xem biÓu 12), (biÓu 13). 4.2. KÕ to¸n tæng hîp qu¸ tr×nh xuÊt vËt liÖu VËt liÖu cña c«ng ty ®­îc xuÊt dïng cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ khi xuÊt vËt liÖu kÕ to¸n theo dâi chi tiÕt TK621 "chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp" cho tõng c«ng tr×nh, nÕu xuÊt vËt liÖu cho bé phËn qu¶n lý ®¬n vÞ th× h¹ch to¸n vµo TK627 "chi phÝ s¶n xuÊt chung", nÕu xuÊt cho bé phËn QLDN th× ®­îc h¹ch to¸n vµo TK642 "Chi phÝ QLDN", khi xuÊt dïng vËt liÖu kÕ to¸n ghi: Nî TK 621 chi tiÕt cho tõng c«ng tr×nh Nî TK 627 chi tiÕt cho tõng c«ng tr×nh Nî TK 642 chi phÝ vËt liÖu phôc vô cho v¨n phßng c«ng ty Cã TK 152 nguyªn vËt liÖu NÕu vËt t­ do C«ng ty cÊp cho c¸c xÝ nghiÖp h¹ch to¸n phô thuéc th× khi xuÊt dïng ghi. Nî TK 136 chi tiÕt cho tõng ®¬n vÞ Cã TK 152 Nguyªn vËt liÖu. C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho do phßng KÕ ho¹ch chuyÓn tíi song song víi viÖc ghi sæ chi tiÕt vËt liªô vµ sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, c¸c chøng tõ nµy ®­îc lËp "PhiÕu ®Þnh kho¶n xuÊt vËt liÖu" vµo cuèi th¸ng (Xem c¸c BiÓu sè 14,15,16,17). PhiÕu nµy chÝnh lµ b¶ng kª chøng tõ gèc ®­îc lËp cho tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt t­ ®· xuÊt trong th¸ng dïng ®Ó theo dâi chi tiÕt bªn Cã TK152. Tõ phiÕu ®Þnh kho¶n xuÊt vËt liÖu cuèi th¸ng kÕ to¸n vËt t­ lËp "B¶ng kª tæng hîp xuÊt vËt liÖu" (BiÓu 18). §©y lµ b¶ng tæng hîp xuÊt vËt liÖu dïng ®Ó theo dâi chi tiÕt tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt t­ ®· xuÊt trong th¸ng cho tõng ®èi t­îng sö dông, ®­îc theo dâi chi tiÕt cho c¸c môc ®Ých sö dông vµo riªng cho tõng c«ng tr×nh. (Xem BiÓu 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20) Tõ "B¶ng kª tæng hîp vËt liÖu" kÕ to¸n vËt liÖu lÊy sè liÖu tæng céng cña c¸c tµi kho¶n ®Ó lËp "B¶ng ph©n bæ NVL" (BiÓu sè 19) ghi Cã TK 152 vµ ghi Nî TK liªn quan. Vµ tõ B¶ng ph©n bæ NVL kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp Chøng tõ ghi sæ, t­¬ng tù nh­ phÇn nhËp. Chøng tõ ghi sæ ®­îc lËp ®Þnh kú mçi th¸ng mét lÇn, c¸c sè liÖu trªn B¶ng tæng hîp ®­îc tæng hîp theo tõng tµi kho¶n, mçi tµi kho¶n ®­îc ghi trªn mét dßng trong chøng tõ ghi sæ (BiÓu sè 20). 5. Tæ chøc ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp Cuèi mçi th¸ng sau khi lªn Chøng tõ ghi sæ ë c¸c phÇn hµnh, chøng tõ ghi sæ ®­îc chuyÓn ®Õn cho kÕ to¸n tæng hîp ®Ó ®¸nh sè Chøng tõ ghi sæ vµ vµo Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ (BiÓu 21). Sè liÖu cña Chøng tõ ghi sæ ®­îc theo dâi liªn tôc vµ ®¸nh sè thø tù tõ nhá ®Õn lín. Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ ®­îc më cho c¶ n¨m vµ mçi th¸ng ®­îc bè trÝ trªn mét trang sæ. Cuèi mçi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp céng dån tæng ®Ó lÊy sè liÖu ®èi chiÕu víi "Sæ c¸i" vµ "B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh" cña th¸ng ®ã. C¸c sè liÖu trªn Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ ®­îc lÊy tõ c¸c Chøng tõ ghi sæ. (Xem biÓu 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30) 6. KiÓm kª vËt liÖu tån kho ë C«ng ty X©y dùng I c«ng t¸c kiÓm kª tiÕn hµnh 6 th¸ng mét lÇn. C¸c nh©n viªn kÕ to¸n cña C«ng ty cïng víi c¸c nh©n viªn ë phßng KÕ ho¹ch, phßng TiÒn l­¬ng xuèng h­íng dÉn c¸c ®éi, c¸c kho kiÓm kª vËt t­ vµ ghi kÕt qu¶ vµo biªn b¶n kiÓm kª. Do ®Æc ®iÓm lµ kh«ng cã kho dù tr÷ vËt t­ mµ chØ cã c¸c b·i c«ng tr×nh nªn khi kiÓm kª chØ cã thÓ ¸p dông ®èi víi c¸c c«ng tr×nh ®ang thi c«ng dë dang. C«ng tr×nh ®ang thi c«ng dë dang ®Õn kú kiÓm kª 0h00 ngµy 01/01 hµng n¨m hoÆc ban kiÓm tra cña c«ng ty kiÓm tra ®ét xuÊt viÖc sö dông vËt t­ vµo c«ng tr×nh. NÕu trong thêi ®iÓm kiÓm kª, vËt liÖu ®· viÕt phiÕu xuÊt kho trªn phßng KÕ ho¹ch nh­ng ch­a dïng hÕt mµ c«ng tr×nh cßn ®ang thi c«ng tiÕp ban kiÓm kª chØ x¸c ®Þnh sè vËt t­ ch­a dïng hÕt cho c«ng r×nh ®ã cã ®óng h¹n møc kh«ng. NÕu kh«ng qu¸ h¹n møc th× th«ng b¸o cho ®éi tiÕp tôc sö dông sè vËt t­ ®· xuÊt vµo c«ng tr×nh mµ kh«ng lµm thñ tôc nhËp l¹i kho theo d¹ng vËt t­ ph¸t hiÖn thõa khi kiÓm kª. Biªn b¶n kiÓm kª cña C«ng ty ®­îc lËp theo biÓu sau (BiÓu 31). PhÇn III Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty x©y dùng sè 1 I. NhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ chung 1. NhËn xÐt chung vÒ bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty §iÒu dÔ dµng nhËn thÊy ë c«ng ty lµ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý c¸c phßng ban chøc n¨ng gän nhÑ phï hîp víi ®Æc ®iÓm quy m« ho¹t ®éng cña c«ng ty, phôc vô tèt qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. C¸c phßng ban chøc n¨ng ®­îc quy ®Þnh nh÷ng nhiÖm vô râ rµng, phôc vô kÞp thêi vµ ®¸p øng ®­îc nh÷ng yªu cÇu cña qu¶n lý nh»m kh«ng ngõng n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. M« h×nh kinh doanh cña C«ng ty rÊt phï hîp víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. C«ng ty ¸p dông c¬ chÕ kho¸n xuèng tõng tæ, ®éi thi c«ng nh»m môc ®Ých víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. C«ng ty ¸p dông c¬ chÕ kho¸n xuèng tõng tæ, ®éi thi c«ng cã tr¸ch nhiÖm vµ quan t©m ®Õn kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh, c¬ chÕ kho¶n g¾n ®­îc víi lao ®éng bá ra nh÷ng h­ëng thô nhËn ®­îc t¹o cho ng­êi c«ng nh©n trong C«ng ty cã tr¸ch nhiÖm t×m tßi suy nghÜ ®Ó lµm sao ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ s¶n xuÊt cao nhÊt. 2. NhËn xÐt chung vÒ bé m¸y kÕ to¸n Cïng víi sù lín m¹nh cña c«ng ty, bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc tæ chøc phï hîp víi yªu cÇu cña c«ng viÖc, kh¶ n¨ng tr×nh ®é chuyªn m«n cña tõng kÕ to¸n phï hîp víi ®Æc ®iÓm, tÝnh chÊt, quy m« s¶n xuÊt kinh doanh, sö dông vèn, kinh phÝ vµ sù ph©n cÊp qu¶n lý tµi chÝnh ë c«ng ty nh»m ®¸p øng nhu cÇu vÒ th«ng tin cho l·nh ®¹o C«ng ty. Víi h×nh thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung nh­ hiÖn nay ®· ®¶m b¶o thèng nhÊt tËp trung ®èi víi c«ng t¸c kÕ to¸n trong C«ng ty, ®¶m b¶o cho kÕ to¸n ph¸t huy ®­îc vai trß vµ chøc n¨ng cña m×nh, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ph©n c«ng lao ®éng, chuyªn m«n ho¸ cña c¸c c¸n bé kÕ to¸n. C«ng ty cã ®éi ngò kÕ to¸n giµu kinh nghiÖm vµ tr×nh ®é kÕ to¸n cña tõng ng­êi v÷ng vµng ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n theo ®óng chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc. ViÖc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n còng nh­ thay ®æi sæ s¸ch chøng tõ theo chÕ ®é kÕ to¸n ®­îc tiÕn hµnh kÞp thêi vµ thÝch øng rÊt nhanh. 3. NhËn xÐt cô thÓ vÒ tæ chøc h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty 3.1. §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu lµ viÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vËt liÖu theo nh÷ng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh trªn c¬ së ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu ch©n thùc, thèng nhÊt víi c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n lµ vËt liÖu ph¶i ®­îc ®¸nh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ. Do t×nh h×nh thùc tÕ vËt liÖu cña C«ng ty th­êng ®­îc sö dông víi khèi l­îng lín vµ ®­îc dù tr÷ cho tõng c«ng tr×nh ngay t¹i b·i c«ng tr×nh. Do vËy viÖc tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo "Gi¸ thùc tÕ ®Ých danh" trë nªn ®¬n gi¶n vµ hîp lý. 3.2. Qu¶n lý vËt liÖu - VÒ kh©u thu mua: VÒ ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng cã nhiÒu thuËn lîi trong viÖc cung øng vËt t­ nªn C«ng ty ®· ®Ó cho c¸c ®éi tù ®i t×m nguån hµng, tù ký kÕt hîp ®ång mua b¸n, ®iÒu nµy ®· t¹o ra sù chñ ®äng cña c¸c nh©n viªn t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc thu mua vËt liÖu ®­îc nhanh chãng, ®Çy ®ñ vÒ sè l­îng, chñng lo¹i vµ chÊt l­îng. Bªn c¹nh ®ã cßn t×m ra nh÷ng nguån vËt t­ cã gi¸ mua thÊp h¬n, ®Þa ®iÓm thu mua thuËn tiÖn tõ ®ã gi¶m ®­îc chi phÝ vËt liÖu gãp phÇn gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt vµ h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. - VÒ kh©u dù tr÷, b¶o qu¶n: C«ng ty lu«n gi÷ vËt liÖu ë møc hîp lý ®ñ ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt vµ kh«ng g©y ra ø ®äng vèn. HÖ thèng kho b·i "di ®éng" theo c¸c c«ng tr×nh ®· t¹o thuËn lîi cho viÖc sö dông vËt liÖu. - VÒ kh©u sö dông: Mäi nhu cÇu sö dông vËt liÖu ®Òu ®­a qua phßng KÕ ho¹ch xem xÐt tÝnh hîp lÖ cña c¸c nhu cÇu ®ã nh»m sö dông tiÕt kiÖm vµ qu¶n lý tèt vËt liÖu. - ViÖc lu©n chuyÓn chøng tõ: C«ng ty ®· thùc hiÖn ®Çy ®ñ thñ tôc nhËp - xuÊt kho vËt liÖu. - Ph©n lo¹i vËt liÖu: C«ng ty ®· ®­a vµo vai trß c«ng dông cña vËt liÖu ®Ó ®­a ra nguyªn vËt liÖu chÝnh, nguyªn vËt liÖu phô, nhiªn liÖu, phô tïng thay thÕ… ViÖc ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty dùa trªn c¬ së nh­ vËy lµ hîp lý vµ t­¬ng ®èi chÝnh x¸c. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm trªn, c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty nãi chung còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng cßn cã nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh cÇn ®­îc cñng cè vµ hoµn thiÖn. II. KiÕn nghÞ ®Ò xuÊt Qua qu¸ tr×nh t×m hiÓu thùc tÕ vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng, víi nh÷ng kiÕn thøc ®· tiÕp thu ®­îc ë tr­êng vÒ kÕ to¸n doanh nghiÖp s¶n xuÊt, em xin m¹nh d¹n ®­a ra mét vµi kiÕn nghÞ ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liªô t¹i C«ng ty x©y dùng sè 1 nh­ sau: KiÕn nghÞ thø nhÊt: VÒ viÖc ph©n lo¹i vµ lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu Sæ danh ®iÓm vËt liÖu lµ b¶ng kª ký hiÖu, m· sè vËt liÖu cña C«ng ty dùa trªn tiªu thøc nhÊt ®Þnh vµ theo mét trËt tù thèng nhÊt ®Ó ph©n biÖt gi÷a vËt liÖu nµy vµ vËt liÖu kh¸c thèng nhÊt trong toµn c«ng ty. Sö dông sæ danh ®iÓm vËt liÖu sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu ë C«ng ty ®­îc thèng nhÊt, dÔ dµng, thuËn tiÖn khi cÇn t×m th«ng tin vÒ mét thø hay mét nhãm nµo ®ã. §ã còng lµ c¬ së ®Ó t¹o lËp bé m· vËt liÖu thèng nhÊt cho viÖc qu¶n lý vµ kÕ to¸n b»ng m¸y vi tÝnh. §Ó lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu ph¶i x©y dùng ®­îc bé m· ho¸ vËt liÖu chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ kh«ng trïng lÆp, cã dù tr÷ ®Ó bæ sung m· vËt liÖu míi mét c¸ch thuËn tiÖn vµ hîp lý. ë C«ng ty x©y dùng sè 1 cã thÓ x©y dùng bé m· ho¸ vËt liÖu nh­ sau: 152.1 : Nguyªn vËt liÖu chÝnh 152.2: VËt liÖu phô 152.3: Nhiªn liÖu 152.4: Phô tïng thay thÕ. ……. ViÖc m· ho¸ sÏ c¨n cø vµo sè liÖu tµi kho¶n nµy vµ ®¸nh lÇn l­ît theo tõng thø vËt liÖu trong nhãm ®ã. Sè danh ®iÓm vËt liÖu ®­îc sö dông thèng nhÊt trªn ph¹m vi doanh nghiÖp nh»m ®¶m b¶o cho c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp phèi hîp chÆt chÏ trong c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn cho c«ng t¸c kÕ to¸n. C¨n cø vµo c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty cã thÓ lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu nh­ sau: BiÓu 32: Sæ danh ®iÓm vËt liÖu Ký hiÖu Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt NVL §¬n vÞ tÝnh §¬n gÝa Ghi chó Nhãm vËt liÖu Sæ danh ®iÓm 1521 Nguyªn vËt liÖu chÝnh 1521-01 §¸ c¸c lo¹i 1521-01-01 §¸ 20 x 37,5 m3 1521-01-02 §¸ 10 x 20 m3 1521-01-03 §¸ 5 x 10 m3 1521-02 Nhùa ®­êng 1521-02-01 Nhùa ®­êng ESSO 60/70 kg 1521-02-02 Nhùa ®­êng láng kg 1521-03 C¸t 1521-03-01 C¸t vµng m3 1521-03-02 C¸t ®en m3 … … … 1522 Nguyªn vËt liÖu phô 1522-01 Phô gia bª t«ng kg 1522-02 §Êt ®Ìn kg … … … 1523 Nhiªn liÖu 1523-01 X¨ng 1523-03-01 X¨ng Mogas 83 lÝt 1523-03-02 X¨ng Mogas 92 lÝt 1523-02 DÇu 1523-02-01 DÇu Diezel lÝt 1523-03-02 DÇu Mazut lÝt … … ….. KiÕn nghÞ thø hai: VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu HiÖn nay t¹i C«ng ty viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu chØ dõng l¹i ë sæ chi tiÕt vËt liÖu mµ kh«ng lËp B¶ng tæng hîp TK152 cuèi th¸ng (quý) do vËy míi chØ theo dâi ®­îc l­îng vËt liÖu xuÊt ra trong th¸ng th«ng qua B¶ng kª tæng hîp xuÊt vËt liÖu ®èi víi vËt liÖu nhËp kho th× kh«ng theo dâi ®­îc mét c¸ch tæng hîp do ch­a lËp B¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu, v× sau mçi quý kÕ to¸n míi lËp B¶ng tæng hîp TK331 ®Ó theo dâi nh÷ng kho¶n ph¶i thanh to¸n víi ng­êi b¸n, chñ yÕu lµ nhµ cung cÊp vËt liÖu. Ngoµi ra TK 331 cßn theo dâi c¸c kho¶n c«ng nî kh¸c víi bªn cã liªn quan nh­ bªn B phô v× vËy kh«ng thÓ theo dâi vËt liÖu nhËp trong th¸ng vµ sè vËt liÖu tån cuèi th¸ng mét c¸ch khoa häc. §Ó theo dâi mét c¸ch khoa häc h¬n thiÕt nghÜ C«ng ty nªn lËp B¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu cho tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu nhËp kho trong th¸ng vµ lªn mçi th¸ng mét lÇn theo mÉu sau: BiÓu 33: B¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu Th¸ng ….. n¨m ……. Sè TT Tªn lo¹i quy c¸ch vËt liÖu Tªn ®¬n vÞ (ng­êi cung cÊp) §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh phÈm 1 2 3 ….. Tæng céng Sau mçi kú kÕ to¸n, kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nªn lËp B¶ng tæng hîp nhËp- xuÊt- tån vËt liÖu ®Ó n¾m ®­îc th«ng tin vÒ l­îng tån kho cña tõng lo¹i vËt liÖu ®Ó cã thÎ cung cÊp th«ng tin kÞp thêi cho ban l·nh ®¹o. Trªn c¬ së Sæ chi tiÕt vËt liÖu vµ c¸c B¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt vËt liÖu trong th¸ng kÕ to¸n lËp B¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån vËt liÖu. B¶ng nµy dïng ®Ó theo dâi c¸c lo¹i vËt liÖu nhËp - xuÊt - tån trong th¸ng vµ ®­îc më ®Ó theo dâi c¶ vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ. C¸c gi¸ trÞ trªn B¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån nµy cã thÓ sö dông ®Ó ®èi chiÕu víi TK152. B¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån kho vËt liÖu nh­ sau: BiÓu 34: B¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån kho vËt liÖu Th¸ng ….. n¨m …….. Sæ danh ®iÓm Tªn vËt liÖu Tån ®Çu th¸ng NhËp trong th¸ng XuÊt trong th¸ng Tån cuèi th¸ng L­îng TiÒn L­îng TiÒn L­îng TiÒn L­îng TiÒn Céng KiÕn nghÞ thø ba: VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho HiÖn nay C«ng ty ®ang ¸p dông h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn nh­ng em thiÕt nghÜ C«ng ty nªn ¸p dông ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú cã thÓ sÏ ®¬n gi¶n vµ nhanh gän h¬n. Bëi v× nguyªn vËt liÖu ë ®©y mua vÒ kh«ng ph¶i qua kho mµ mua ®Õn ®©u xuÊt dïng ngay ®Õn ®ã. L­îng mua còng võa ®ñ cho c«ng tr×nh nªn mäi chøng tõ nhËp - xuÊt nh­ hiÖn nay ë trªn phßng KÕ to¸n chØ lµ thñ tôc chø kh«ng cã ý nghÜa g× tíi viÖc qu¶n lý nguyªn vËt liÖu ë kho. V× vËy ë phßng KÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh mét tµi kho¶n riªng, TK 611 "mua hµng". H¬n n÷a gi¸ trÞ hµng tån kho kh«ng c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª. TiÕp ®ã lµ trÞ gi¸ hµng xuÊt kho còng kh«ng c¨n cø trùc tiÕp vµo chøng tõ xuÊt kho ®Ó tæng hîp ph©n lo¹i c¸c ®èi t­îng sö dông råi ghi sæ mµ l¹i c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª vµ gi¸ trÞ vËt t­ mua vµo trong kú. C¸ch ghi sæ kÕ to¸n trªn C«ng ty sÏ tiÕn hµnh nh­ sau: - KÕ to¸n tæng hîp më TK611 "mua hµng" (chi tiÕt cho tõng ®éi, xÝ nghiÖp hoÆc tõng c«ng tr×nh) - C¨n cø ghi Nî: C¸c ho¸ ®¬n mua ë d­íi ®éi göi lªn: - C¨n cø ghi Cã: Biªn b¶n kiÓm kª vËt liÖu cuèi kú. Tr×nh tù kÕ to¸n nh­ sau: KÕt chuyÓn gi¸ trÞ vËt liÖu ®Çu kú ë c¸c ®éi TK 331 TK 611 TK 152 Mua NVL ch­a tr¶ ng­êi b¸n (Ho¸ ®¬n c¸c ®éi göi lªn) KiÓm kª NVL cuèi kú ë c¸c ®éi TK 111,112,141 TK621,627,642,335 Gi¸ trÞ cña vËt liÖu ®· dïng cho SXKD ë c¸c ®éi theo c¸c c«ng tr×nh Mua NVL tr¶ tiÒn ngay hay mua b»ng tiÒn t¹m øng VD: - Ngµy 14/9/2001cã phiÕu nhËp kho sè 41 (biÓu 3) kÕ to¸n c«ng ty ghi: Nî TK 152: 216.437.440 Cã TK 331: 216.437.440 - Ngµy 14/9/2001 cã PhiÕu xuÊt kho sè 431 (biÓu 4) kÕ to¸n c«ng ty ghi: Nî TK 621 : 216.437.441 Cã TK 152: 216.437.441 Theo kiÕn nghÞ th× kÕ to¸n c«ng ty ghi nh­ sau: - C¨n cø ho¸ ®¬n sè 034.009 ngµy 3/9/2001 Nî TK661: 216.437.441 (chi tiÕt ®éi x©y dùng sè 2) Cã TK331: 216.437.441 (chi tiÕt tæ hîp s¶n xuÊt ®¸ Thi S¬n) - Cuèi kú theo kiÓm kª ë c«ng tr­êng lµm ®­êng SÇm S¬n nÕu thõa vËt liÖu th× gi¸ trÞ vËt liÖu thõa lµ vËt liÖu tån kho cuèi kú. NÕu kh«ng thõa chøng tá ®· dïng hÕt cho c«ng tr×nh. - C¨n cø biªn b¶n kiÓm kª vËt liÖu ë c¸c ®éi kÕ to¸n lËp chøng tõ ghi sæ nh­ sau: Nî TK 621 216.437.440 (chi tiÕt c«ng tr×nh ®­êng SÇm S¬n) Cã TK611 216.437.440 (chi tiÕt ®éi XD sè 2) TK331 TK611 TK621 216.437.440 Cuèi kú 216.437.440 (1) Ho¸ ®¬n §iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn kiÕn nghÞ nµy lµ: KÕ to¸n chi tiÕt vÉn më sæ chi tiÕt nh­ hiÖn nay, vµ cuèi kú nÕu sè liÖu vËt liÖu ®· dïng vµo s¶n xuÊt kinh doanh cã chªnh lÖch víi sè liÖu sæ chi tiÕt th× ph¶i quy tr¸ch nhiÖm cho ng­êi qu¶n lý vËt liÖu ë c¸c c«ng tr×nh. KiÕn nghÞ nµy cã ­u ®iÓm: - Gi¶m nhÑ khèi l­îng kÕ to¸n vËt liÖu ë trªn C«ng ty. - G¾n kÕ to¸n víi thùc tÕ qu¶n lý nguyªn vËt liÖu nh­ ë C«ng ty hiÖn nay. - T¨ng c­êng ®­îc tr¸ch nhiÖm cña ng­êi qu¶n lý nguyªn vËt liÖu ë c¸c ®éi c«ng tr×nh. KÕt luËn Mét lÇn n÷a cÇn kh¼ng ®Þnh r»ng kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu lµ c«ng t¸c kÕ to¸n kh«ng thÓ thiÕu trong s¶n xuÊt kinh doanh ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nãi chung vµ ë C«ng ty x©y dùng sè 1 nãi riªng. Th«ng qua c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu sÏ gióp cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu mét c¸ch hiÖu qu¶, ng¨n chÆn ®­¬c hiÖn t­îng tiªu cùc lµm thiÖt h¹i chung ®Õn tµi s¶n cña doanh nghiÖp, ®ång thêi gãp phÇn vµo viÖc phÊn ®Êu tiÕt kiÖm chi phÝ, gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng tÝch luü, t¨ng tèc ®é chu chuyÓn cña vèn kinh doanh. Qua thêi gian thùc tËp t×m hiÓu thùc tÕ t¹i C«ng ty x©y dùng sè 1 em thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cã vai trß rÊt quan träng trong s¶n xuÊt kinh doanh, nã lµ mét c«ng cô qu¶n lý ®¾c lùc gióp l·nh ®¹o C«ng ty n¾m b¾t ®­îc t×nh h×nh vµ cã ®­îc nh÷ng biÖn ph¸p chØ ®¹o s¶n xuÊt kinh doanh kÞp thêi. V× vËy viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng vµ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung ph¶i kh«ng ngõng n©ng cao vµ hoµn thiÖn h¬n n÷a. Nh÷ng bµi häc thùc tÕ tÝch luü ®­îc trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty ®· gióp em cñng cè vµ v÷ng thªm nh÷ng kiÕn thøc mµ em häc ®­îc ë nhµ tr­êng. V× thêi gian thùc tËp cã ng¾n, tr×nh ®é hiÓu biÕt cßn h¹n chÕ nªn b¶n luËn v¨n nµy kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt, kÝnh mong ®­îc sù gãp ý cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ c¸c b¹n ®Ó b¶n luËn v¨n nµy ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o TS. Ph¹m TiÕn B×nh cïng Ban l·nh ®¹o c«ng ty x©y dùng sè 1 vµ c¸c c¸n bé nh©n viªn phßng kÕ to¸n c«ng ty ®· tËn t×nh gióp ®ì em hoµn thiÖn b¶n luËn v¨n nµy. Hµ Néi, th¸ng 03 n¨m 2003 Sinh viªn Lª ThÞ Thuý Tµi liÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nh KÕ to¸n tµi chÝnh - Tr­êng ®¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ Néi. Bµi gi¶ng m«n Tæ chøc h¹ch to¸n - Tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ Néi. HÖ thèng kÕ doanh nghiÖp - NXB Tµi chÝnh - H­íng dÉn vÒ chøng tõ kÕ to¸n - H­íng dÉn vÒ sæ kÕ to¸n C¸c chøng tõ vµ sæ s¸ch kÕ to¸n liªn quan ®Õn vËt liÖu ë C«ng ty x©y dùng sè 1. môc lôc Lêi nãi ®Çu PhÇn I. Nh÷ng lý luËn chung vÒ qu¶n l ý h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt 1 I. Sù cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt 1 1. VÞ trÝ cña nguyªn vËt liÖu ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt 1 2. Yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu 1 3. Vai trß c«ng t¸c kÕ to¸n ®èi víi viÖc qu¶n lý nguyªn vËt liÖu 3 II. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu 4 1. Ph©n lo¹i vËt liÖu 4 2. §¸nh gi¸ vËt liÖu 5 2.1. §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ 5 2.2. §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n 7 III. Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu 7 1. Chøng tõ sö dông 7 2. C¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu 8 2.1. Ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song 8 2.2. Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn 9 2.3. Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ 10 3. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu 12 3.1. KÕ to¸n vËt liÖu tæng hîp theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn 12 3.2. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú 13 4. HÖ thèng sæ kÕ to¸n sö dông trong kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu 15 PhÇn II. T×nh h×nh thùc tÕ vÒ tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty x©y dùng I Thanh Ho¸ 16 I. Kh¸i qu¸t chung vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ t×nh h×nh qu¶n lý cña C«ng ty x©y dùng I 16 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty 16 2. §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty 18 3. HÖ thèng tæ chøc qu¶n lý vµ t×nh h×nh SXKD hiÖn nay cña C«ng ty 19 4. T×nh h×nh chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty 23 II. Thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n NVL t¹i C«ng ty x©y dùng sè 1 26 1. §Æc ®iÓm nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty 26 2. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty 26 3. Tæ chøc chøng tõ 27 3.1. Khi thu mua vµ nhËp kho nguyªn vËt liÖu 27 3.2. Khi xuÊt kho vËt t­ 29 3.3. KÕ to¸n chi phÝ qu¸ tr×nh nhËp - xuÊt vËt liÖu t¹i C«ng ty x©y dùng 1 30 4. KÕ to¸n tæng hîp nhËp - xuÊt vËt liÖu 32 4.1. KÕ to¸n tæng hîp qu¸ tr×nh nhËp vËt liÖu 32 4.2. KÕ to¸n tæng hîp qu¸ tr×nh xuÊt vËt liÖu 33 5. Tæ chøc ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp 34 6. KiÓm kª vËt liÖu tån kho 34 PhÇn III. Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty x©y dùng I I. NhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ chung 35 1. NhËn xÐt chung vÒ bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty 35 2. NhËn xÐt chung vÒ bé m¸y kÕ to¸n 35 3. NhËn xÐt cô thÓ vÒ tæ chøc h¹ch to¸n NVL ë C«ng ty 36 3.1. §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu 36 3.2. Qu¶n lý vËt liÖu 36 II. KiÕn nghÞ ®Ò xuÊt 37 1. KiÕn nghÞ thø nhÊt: VÒ viÖc ph©n lo¹i vµ lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu 37 2. KiÕn nghÞ thø hai: VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt NVL 39 3. KiÕn nghÞ thø ba: VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho 40 KÕt luËn. S¬ ®å 1: Tr×nh tù kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn TK 111, 112, 141, 331, 311 TK 152 TK 621 (9)XuÊt vËt liÖu dïng trùc tiÕp cho s¶n xuÊt chÕ t¹o s¶n phÈm (1a) NhËp kho vËt liÖu mua ngoµi ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ TK 133 (10) XuÊt vËt liÖu phôc vô QLSX, QLDN hoÆc dïng vµo XDCB TK 151 TK 627, 641,642,241 (1b) ThuÕ NK tÝnh vµo gi¸ trÞ VLNK TK 133 (11) XuÊt vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng tù chÕ biÕn (2) NhËp kho VL ®ang ®i ®­êng kú tr­íc (hµng ®i ®­êng kú tr­íc nhËp vÒ) TK 154 (3) NhËp kho vËt liÖu do tù chÕ biÕn hoÆc thuª ngoµi gia c«ng (12) XuÊt vËt liÖu TK 154 TK 632 (8a) KiÓm kª ®¸nh gi¸ t¨ng (8b) KiÓm kª ®¸nh gi¸ chªnh lÖch gi¶m TK 412 (4) NhËn gãp vèn liªn doanh, cæ phÇn b»ng vËt liÖu TK 411 TK 128,222 TK 128,222 (13) XuÊt vËt liÖu gãp vèn liªn doanh (5) NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh b»ng vËt liÖu (14) VËt liÖu di chuyÓn néi bé ë ®¬n vÞ giao (6) VËt liÖu di chuyÓn néi bé ë ®¬n vÞ nhËn TK 336 TK 136 (15) VËt liÖu thiÕu trong kiÓm kª (7) VËt liÖu thõa trong kiÓm kª TK 338(3381) TK 138 (1381) S¬ ®å 2: Tr×nh tù kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú §Çu kú Cuèi kú TK 151, 152 TK 611 TK 151,152 KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån (®ang ®i ®­êng) ®Çu kú) KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån (®ang ®i ®­êng) cuèi kú Mua vËt liÖu tr¶ tiÒn ngay ChiÕt khÊu hµng mua ®­îc h­ëng gi¶m gi¸ TK 111,112,141 TK 151,152 TK 133 TK621,627,642 XuÊt vËt liÖu dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh, VLXD Sè tiÒn ®· thanh to¸n Mua VL ch­a tr¶ tiÒn hoÆc mua b»ng tiÒn vay TK 331,311 XuÊt vËt liÖu b¸n TK 632 ThuÕ NK tÝnh vµo gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp khÈu TK 333 TK 154 VËt liÖu xuÊt kho thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn NhËn gãp vèn liªn doanh, cæ phÇn cÊp ph¸t b»ng vËt liÖu TK 411 TK 154 TK 138,111 VËt liÖu thiÕu hôt mÊt m¸t VËt liÖu tù s¶n xuÊt, thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn nhËp kho Chªnh lÖch gi¶m gi¸ vÒ ®¸nh gi¸ l¹i nguyªn vËt liÖu Chªnh lÖch t¨ng vÒ ®¸nh gi¸ l¹i nguyªn vËt liÖu TK 412 TK 412 S¬ ®å 5: H×nh thøc ghi sæ cña C«ng ty "Chøng tõ ghi sæ" Hµng ngµy §Þnh kú Chøng tõ gèc §C, kiÓm tra Cuèi th¸ng Cuèi th¸ng Cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra §Þnh kú B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Sæ C¸i B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh tµi kho¶n kÕ to¸n B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ quü Sæ kÕ to¸n chi tiÕt §Þnh kú §Þnh kú §Þnh kú Chøng tõ ghi sæ B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc BiÓu 01 B¶n kª nhËn hµng §¬n vÞ b¸n: Tæ hîp s¶n xuÊt ®¸ Thi S¬n Tõ ngµy 20/07/2001®Õn ngµy 31/08/2001 STT Ngµy nhËn Lo¹i hµng nhËn §¸ 20x37,5 §¸ 10x20 §¸ 5x10 Bét ®¸ §¸ th¶i §¸ 0-5 1 20/07/2001 200,0 124,7 230,5 6 98,2 4,5 2 31/07/2001 260,4 130,0 225,0 5 89,0 3,0 3 08/2001 261,4 37,0 - - - - 4 20/08/2001 502,1 - 142,5 10 - - 5 31/08/2001 747,1 - - 11 - - Tæng 1.971,0 292,0 598,0 32,0 187,2 7,5 Bªn giao hµng (Ký, ghi râ hä tªn) Bªn nhËn hµng (Ký, ghi râ hä tªn) BiÓu 02: Biªn b¶n ®èi chiÕu khèi l­îng vËt t­ Thùc hiÖn tõ ngµy 20/07/2001®Õn 31/08/2001 I. Bªn b¸n hµng: Tæ hîp s¶n xuÊt ®¸ Thi S¬n §¹i diÖn lµ: - ¤ng Do·n H÷u Sö - Tæ tr­ëng - ¤ng Hoµng H¶i Thanh - kÕ to¸n II. Bªn mua hµng: C«ng ty x©y dùng sè I §¹i diÖn lµ: - ¤ng NguyÔn §øc Thµnh - §éi tr­ëng ®éi XD 2 - Bµ NguyÔn ThÞ HiÒn - Thñ kho Cïng nhau kiÓm tra chøng tõ ®èi chiÕu khèi l­îng vËt liÖu thùc tÕ nhËp trong kú cô thÓ nh­ sau: 1. §¸ 20 - 37,5 mm 1.971,0m3 2. §¸ 10 - 20 mm 292,0m3 3. §¸ 5 -10 mm 598,0m3 4. §¸ 0 - 5 mm 7,5m3 5. §¸ th¶i 187,2 tÊn 1. Bét ®¸ 7,5 tÊn Biªn b¶n ®­îc lËp thµnh 02 b¶n, mçi bªn gi÷ 01 b¶n. §¹i diÖn bªn giao (Hai ®¹i diÖn) Bªn nhËn (Hai ®¹i diÖn) BiÓu 3: PhiÕu nhËp kho Ngµy 14/09/2001 MÉu sè: 01- VT Q§ sè 1141 TC/C§KT Sè 41 Hä vµ tªn ng­êi giao hµng: §éi x©y dùng2 Theo ho¸ ®¬n sè 034009 ngµy 3/9/2001 NhËp t¹i kho ®«Þ 2 Nî TK152 Cã TK331 STT Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch phÈm chÊt vËt liÖu MS §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo CT Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1 §¸ 20x37,5 m3 1.971,0 70.909 139.761.639 2 §¸ 10x20 m3 292,0 70.909 20.705.428 3 §¸ 05x10 m3 598,0 70.909 42.403.582 4 §¸ 0-05 m3 7,5 54.545 409.087 5 §¸ th¶i tÊn 187,2 34.545 6.466.824 6 Bét ®¸ tÊn 32,0 209.090 6.590.880 Céng 216.437.440 ViÕt b»ng ch÷: (Hai tr¨m m­êi s¸u triÖu, bèn tr¨m ba m­¬i b¶y ngµn, bèn tr¨m bèn m­¬i ®ång) Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu 12: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 30/09/2001 Sè 164 Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã PhiÕu ph©n tÝch 09/2001 Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n trong c¸c kho¶n sau: 331 2.174.306.529 - ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ 133 175.467.065 - VËt liÖu nhËp trong th¸ng 152 1.969.814.064 Söa ch÷a lín m¸y lu lèp OANTANABE 335 29.025.400 Céng 2.174.306.529 KÌm theo 52 chøng tõ gèc. Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 13: MÉu sè 03/GTGT B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸ mua vµo (Dïng cho c¬ së kª khai khÊu trõ thuÕ hµng th¸ng) Th¸ng 09 n¨m 2001 (TK 331) Tªn c¬ së: C«ng ty x©y dùng 1 Thanh Ho¸ §Þa chØ: sè 5 Phan Chu Trinh M· sè thuÕ: 2800221474 - 1 §¬n vÞ tÝnh: VN§ Chøng tõ mua hµng ho¸ dÞch vô Tªn ®¬n vÞ ThuÕ GTGT ®Çu vµo Ghi chó Sè Ngµy 037203 31/08/01 XÝ nghiÖp c¬ khÝ söa ch÷a 2.902.600 10% 006978 29/08/01 C«ng ty h÷u h¹n Shell bitumen VN 2.407.312 10% 008130 30/08/01 Cty x¨ng dÇu khu vùc I 1.013.430 10% 008189 03/09/01 Cty x¨ng dÇu khu vùc I 1.069.040 10% 014994 01/09/01 Cty cung øng nhùa ®­êng 3.370.082 10% 013463 28/08/01 XÝ nghiÖp x¨ng dÇu K133 1.082.400 10% 008241 07/09/01 Cty x¨ng dÇu khu vùc I 1.011.770 10% 008315 06/09/01 §inh ThÞ Thþ- 55 LT, T- Mãng C¸i 6.736.176 10% 034009 03/09/01 Tæ hîp s¶n xuÊt ®¸ Thi S¬n 21.643.744 10% 000060 31/08/01 Cty TNHH nhùa ®­êng Calltex 14.247.379 10% Céng 175.467.065 Thanh ho¸, ngµy 05 th¸ng 10 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 19: B¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu Th¸ng 09/2001 STT Ghi Cã TK §èi t­îng sö dông (Nî TK) TK 152 I TK 335 - Chi phÝ söa ch÷a lín TSC§ 13.396.000 II TK 621 - Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp 1.741.819.572 1 Thi c«ng nót giao th«ng Nam Hµm Rång - Thanh Ho¸ 130.475.150 2 §­êng trung t©m thö nghiÖm xe an toµn HONDA 113.848.524 3 Quèc lé 217 - 220 Nga s¬n 103.826.380 4 Quèc lé 217 - 220 Nga s¬n 14.711.330 5 Kh«i phôc quèc lé 1A 230.143.354 6 Quèc lé 21 km 76 - km 78 Hoµ B×nh 70.845.300 7 R¶i bª t«ng Asphalt mÆt ®­êng SÇm s¬n 1.055.265.534 8 L¸t hÌ quèc lé 5 ®o¹n 1 Gia Thuþ 22.704.000 III TK 627 - Chi phÝ s¶n xuÊt chung 7.714.212 1 R¶i bª t«ng Asphalt mÆt ®­êng SÇm s¬n 3.914.262 2 Quèc lé 217 - 220 Nga s¬n 3.799.950 Tæng céng 1.762.929.784 BiÓu 20: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 30 th¸ng 09 n¨m 2001 Sè 165 Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã B¶ng ph©n bæ vËt liÖu 30/9 XuÊt vËt liÖu trong th¸ng cho ®èi t­îng sö dông 152 1.762.929.784 - Chi phÝ söa ch÷a lín tr¹m trén D508-2A 335 13.396.000 - Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp 621 1.741.819.572 - Chi phÝ s¶n xuÊt chung 627 7.714.212 Céng 1.762.929.784 KÌm theo: 01 b¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu vµ 42 chøng tõ gèc. Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 21 Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Th¸ng 09 n¨m 2001 Chøng tõ Sè tiÒn Chøng tõ Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy th¸ng Sè hiÖu Ngµy th¸ng 161 30/09/01 5.7.428.314 162 30/09/01 2.938.402.122 163 03/09/01 2.492.787.868 164 03/09/01 2.174.306.529 165 03/09/01 1.762.929.784 166 03/09/01 18.355.590 167 03/09/01 1.741.819.572 … … … … … … Céng 38.993.365.100 BiÓu 22: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 30 th¸ng 09 n¨m 2001 Sè 161 Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã 30/9/01 XuÊt göi tiÒn mÆt chi cho c¸c ®èi t­îng sö dông 111 507.428.314 - ThuÕ GTGT cña hµng ho¸ dÞch vô mua vµo 133 1.205.076 - Thanh to¸n víi ng­êi b¸n 331 126.239.500 - Thanh to¸n l­¬ng cho CBCNV toµn C«ng ty 334 295.742.068 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 642 84.241.670 Céng 507.428.314 KÌm theo: 01 phiÕu ph©n tÝch vµ 254 chøng tõ gèc. Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 23: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 30 th¸ng 09 n¨m 2001 Sè 162 Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã 30/9/01 ChuyÓn TGNH chi cho c¸c ®èi t­îng sö dông nh­ sau: 112 2.938.402.122 - ThuÕ GTGT cña hµng ho¸ dÞch vô mua vµo 133 3.470.938 - Tr¶ nî vay ng¾n h¹n ng©n hµng 331 2.730.524.868 - Thanh to¸n víi ng­êi b¸n 334 25.241.500 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 642 179.134.816 Céng 2.938.402.122 KÌm theo: 01 phiÕu ph©n tÝch vµ 102 chøng tõ gèc Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 24: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 30 th¸ng 09 n¨m 2001 Sè 163 Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã 30/9/01 Vay NHNH thanh to¸n cho c¸c ®èi t­îng sö dông 311 2.492.787.868 - Vay tiÒn mÆt vÒ nép quü 111 1.140.000.000 - ThuÕ GTGT cña hµng ho¸ dÞch vô mua vµo 133 2.299.911 - Thanh to¸n víi ng­êi b¸n 331 1.344.046.532 - Chi phÝ s¶n xuÊt chung 672 2.700.375 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 642 3.741.050 Céng 2.492.787.868 KÌm theo: 01 phiÕu ph©n tÝch vµ 215 chøng tõ gèc Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 25: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 30 th¸ng 09 n¨m 2001 Sè 166 Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã 30/9/01 KÕt chuyÓn thuÕ GTGT ®Çu vµo cña c«ng tr×nh hoµn thµnh bµn giao 333 133 18.355.910 Céng 18.355.910 KÌm theo: 01 chøng tõ gèc Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 26: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 30 th¸ng 09 n¨m 2001 Sè 167 Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã 30/9/01 KÕt chuyÓn chi phÝ NVL trùc tiÕp sang chi phÝ SXKD dë dang 154 621 1.741.819.572 Céng 1.741.819.572 KÌm theo: 01 chøng tõ gèc Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Chóng tõ ghi sæ sau khi ®· ®¨ng ký sè hiÖu ë Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ ®­îc sö dông ®Ó ghi vµo Sæ C¸i TK152, 331, 133, 621… BiÓu 27 Sæ C¸i N¨m 2001 Tªn TK: NVL Sè hiÖu: 152 Ngµy ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 9/2000 542.365.281 9/2001 164 30/09/01 NhËp vËt liÖu trong th¸ng 331 1.969.814.064 165 30/09/01 XuÊt vËt liÖu trong th¸ng - Chi phÝ SCL tr¹m trén 08-2A 335 13.396.000 - Dïng cho s¶n xuÊt trùc tiÕp 621 1.741.819.572 - Dïng cho s¶n xuÊt chung 627 7.714.212 Céng ph¸t sinh cuèi th¸ng 1.969.814.064 1.762.929.784 Sè d­ cuèi th¸ng 9/2000 749.249.561 BiÓu 28 Sæ C¸i N¨m 2001 Tªn TK: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Sè hiÖu: 152 Ngµy ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 9/2001 11.062.694.822 9/2001 161 30/09/01 Thanh to¸n tiÒn víi ng­êi b¸n 111 126.239.500 162 30/09/01 Thanh to¸n tiÒn víi ng­êi b¸n 112 612.185.362 163 30/09/01 Thanh to¸n tiÒn víi ng­êi b¸n 331 1.767.439.080 164 30/09/01 Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n c¸c kho¶n sau: - ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ 133 175.467.065 - VËt liÖu trong th¸ng 152 1.969.814.064 - SCL m¸y lu lèp OANTANABE 335 29.025.400 Céng ph¸t sinh th¸ng 09/2001 2.505.863.942 2.174.306.529 Sè d­ cuèi th¸ng 9/2001 10.731.137.409 BiÓu 29 Sæ C¸i N¨m 2001 Tªn TK: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Sè hiÖu: 133 Ngµy ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 9/2001 1.353.254.760 9/2001 161 30/09/01 ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ cña HH, DV mua vµo 111 1.205.076 162 30/09/01 ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ cña HH, DV mua vµo 112 3.702.006 163 30/09/01 ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ cña HH, DV mua vµo 331 840.650 164 30/09/01 ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ cña HH, DV mua vµo 331 175.467.065 166 K/c thuÕ GTGT ®Çu vµo cña CT hoµn thµnh bµn giao 333 18.355.910 Céng ph¸t sinh cuèi th¸ng 181.750.024 18.355.910 Sè d­ cuèi th¸ng 9/2001 15.166.488.744 BiÓu 30: Sæ C¸i N¨m 2001 Tªn TK: Chi phÝ NVL trùc tiÕp Sè hiÖu: 621 Ngµy ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã 9/2001 165 30/09/01 XuÊt vËt liÖu cho c¸c c«ng tr×nh ®ang thi c«ng 152 1.741.819.572 167 30/09/01 K/c chi phÝ NVLTT sang chi phÝ NVLDD 154 1.741.819.572 Céng ph¸t sinh 09/2001 1.741.819.572 1.741.819.572 BiÓu 31: Biªn b¶n kiÓm kª s¶n phÈm, hµng ho¸ thêi ®iÓm kiÓm kª 0h ngµy 01/01/2001 Thµnh phÇn kiÓm kª gåm cã: 1. ¤ng: NguyÔn Xu©n C­êng - Phßng KÕ ho¹ch - Tr­ëng ban 2. Bµ: L­¬ng ThÞ BÝch H­¬ng - Phßng Tµi chÝnh KÕ to¸n - Uû viªn 3. ¤ng: NguyÔn §øc Thµnh - §éi tr­ëng - Uû viªn 4. Bµ: NguyÔn ThÞ HiÒn - Thñ kho - Uû viªn §· tiÕn hµnh kiÓm kª l­îng vËt t­ tån kho t¹i §éi X©y dùng 2 c«ng tr×nh quèc lé 18 lý tr×nh km 35-km40. Cô thÓ ®­îc ghi ë biÓu sau d©y: Tªn vËt t­ §¬n vÞ tÝnh SL tån kho theo sæ s¸ch Sè l­îng tån kho thùc tÕ §¬n gi¸ Thµnh tiÒn ChÊt l­îng tèt KÐm phÈm chÊt §¸ Sibbase m3 180 180 79.000 14.220.000 Nhùa ®­êng kg 2.000 2.000 2.630 5.260.000 C¸t vµng m3 36 36 45.000 1.620.000 Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2001. Thµnh phÇn kiÓm kª Thñ kho §éi tr­ëng Phßng kÕ to¸n Phßng kÕ ho¹ch