Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long

hành tiền A B C D 1 2 3 4 Ống cống bê tông ly tâm F 80 một lưới thép Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 5% Cái 500 317.142,86 188.571.429 188.571.429 9.428.571 Cộng 198.000.000 Số tiền(bằng chữ): Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu KT trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Sau khi nhập kho ống cống, ông Lê Huy Độ lập Giấy đề nghị thanh toán gửi cho phòng Kế toán của Công ty. TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG Độc lập - Tự do – Hạnh phúc * * * ------------* * *------------- Hà Nội, ngày 12 tháng 07 năm 2004 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: Giám đốc Công ty xây dựng số 8 Thăng Long Phòng Tài chính - Kế toán Công ty XD số 8 Thăng Long Tên tôi là: Lê Huy Độ Bộ phận công tác: Đội xây dựng số 2 Đề nghị Công ty thanh toán cho tôi nội dung sau: Tiền mua vật liệu phục vụ thi công công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku. Thứ Chứng từ Nội dung thanh toán Số tiền tự Ngày tháng Số hiệu 1 10/7/04 36478 Thanh toán tiền mua ống cống ly tâm D80 một lưới thép phục vụ thi công 198.000.000 Tổng cộng 198.000.000 Bằng chữ: Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn. Kính đề nghị Công ty giải quyết cho thanh toán nhanh. Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị Kế toán kiểm tra đề nghị trên, lập giấy thanh toán tiền tạm ứng như sau: TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày 12 tháng 07 năm 2004 Số: 13 Họ tên người thanh toán: Nguyễn Thị Lộc Địa chỉ: …………………………………… Số tiền được tạm ứng thanh toán theo bảng sau: DIỄN GIẢi SỐ TIỀN A 1 I/ Số tiền tạm ứng Số tiền tạm ứng các đợt trước chưa chi hết Số tạm ứng kỳ này - Phiếu chi số 21 ngày 12/07/2004 200.000.000 II/ Số tiền đã chi 1. Chứng từ số 12 ngày 10/07/2004 198.000.000 III/ Chênh lệch Số tạm ứng chi không hết (I – II) Chi quá số tạm ứng (II – I) 2.000.000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chứng từ kế toán: Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho đối tượng sử dụng thông tin. Công ty thiết lập hệ thống chứng từ dựa trên hệ thống chứng từ ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính ban hành.Các chứng từ gốc là cơ sở nhập dữ liệu vào máy. Tức là từ các chứng từ gốc, kế toán nhập đầy đủ các thông tin vào máy. Trong phần mềm kế toán CADS Công ty đã xây dựng chi tiết danh mục cho chứng từ như sau: Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế Phiếu nhập vật tư, tiền NT, giá thực tế Phiếu nhập khác. Các chứng từ này được mã hoá trong phần mềm với cách cài đặt và thông báo thông qua menu thực hiện “Danh mục/Danh mục chứng từ”. Khi đó sẽ hiện ra màn hình để ta khai báo mã tên của chứng từ. VD: Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế có mã là NHFV Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào phương án tổ chức thi công, bản thiết kế thi công được duyệt, tiến độ thi công các đội làm giấy xin lĩnh vật tư. Đội trưởng ký vào giấy đề nghị, sau đó trưởng ban công trình ký xác nhận rồi gửi lên ban giám đốc duyệt. Sau khi được duyệt thì gửi lên phòng vật tư để mua sắm. Khi nhận được yêu cầu mua sắm vật tư, phòng vật tư sẽ cử cán bộ đi mua. Khi vật tư về đến công ty hay kho của đơn vị, lúc này thủ kho sẽ xem xét, kiểm tra tính hợp lý của hoá đơn. Nếu nội dung ghi trên hoá đơn phù hợp, đúng chủng loại, chất lượng… thì đồng ý cho nhập kho số vật liệu đó. Phiếu nhập kho do phòng vật tư lập gồm 3 liên: Liên 1: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán. Liên 2: Giao cho nhân viên tiếp liệu. Liên 3: Lưu tại phòng vật tư để làm chứng từ gốc. Thủ kho phải có trách nhiệm sắp xếp các loại vật tư trong kho một cách hợp lý, khoa học đúng yêu cầu bảo quản của từng thứ, loại để tiện cho việc theo dõi và tiện cho công tác nhập , xuất. Ví dụ: Đội xây dựng số 2 mua đá cấp phối của Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ theo hoá đơn số 027738 ngày 22 tháng 7 năm 2004: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) 02 - N Ngày 22 tháng 07 năm 2004 LB 027738 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ Địa chỉ: Xã Iader - Huyện Iagrai - Tỉnh Gia Lai MST: 5900252714 Người mua hàng: Lê Huy Độ Đơn vị: Công ty xây dựng số 8 Thăng Long Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm – Hà Nội Số TK: 7301- 0022F – Ngân hàng đầu tư & phát triển Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST: 0100105542-1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2 x 1 1 2 3 Đá cấp phối B (loại II) Đá cấp phối A (loại I) Vận chuyển đá cấp phối loại I + II từ xí nghiệp đến công trình đường QL 14 – TP Pleiku m3 m3 m3 1.431 1.113 2.544 90.476,19 95.238,09 20.000 129.471.428 106.000.000 50.880.000 Cộng tiền hàng 286.351.428 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 14.317.572 Tổng cộng tiền thanh toán: 300.669.000 Số tiền(bằng chữ): Ba trăm triệu, sáu trăm sáu mươi chín nghín đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi vật liệu về đến kho, căn cứ vào hoá đơn nếu phù hợp, hợp lệ thì tiến hành lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 - VT Ngày 22 tháng 07 năm 2003 QĐ số 1141 – TCCĐKT Quyển số: 01 Ngày1 tháng 11 năm 1995 của BTC Số : 15 Họ tên người giao hàng: Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ Theo hoá đơn GTGT số 027738 ngày 22 tháng 7 năm 2004 của Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ- Gia Lai Nhập tại kho: Công trường QL 14 - TP Pleiku – Gia Lai S TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số Theo C.từ lượng Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 2 3 Đá cấp phối B(loại I) Đá cấp phối A (loại II) Chi phí vận chuyển Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 5% m3 m3 m3 1.431 1.113 2.544 1.431 1.113 2.544 90.476,19 95.238,09 20.000 129.471.428 106.000.000 50.880.000 386.351.428 14.317.572 Cộng 300.669.000 Số tiền(bằng chữ): Ba trăm triệu sáu trăm sáu mươi chín nghìn đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu KT trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Tài khoản sử dụng: Với việc áp dụng phần mềm CADS vào công tác kế toán thì Công ty đã xây dựng và chi tiết hoá cho các TK theo đối tượng quản lý. Do đó, TK kế toán sử dụng từ cấp 1 được chi tiết hoá thành cấp 2, 3 và dựa vào hệ thống TK do Bộ Tài Chính ban hành. Với nghiệp vụ nhập kho thì TK được sử dụng bao gồm: Mã Nguyên liệu, vật liệu Nguyên liệu, vật liệu chính Nhiên liệu Phụ tùng thay thế sữa chữa Tiền mặt Tiền mặt VNĐ Tiền mặt ngoại tệ Tạm ứng Phải trả người bán …… Cài đặt các tài khoản này được thực hiện qua Menu “Danh mục/ Danh mục tài khoản”. Nếu muốn sửa TK ta sử dụng phím F3, F4 để thêm mới. Số dư đầu năm của tài khoản được cập nhật ở Menu “Danh mục/ Danh mục tài khoản” nhấn phím F2 để vào số dư đầu kỳ các tài khoản. Quy trình nhập liệu nguyên vật liệu mua ngoài: 1/ Chọn Menu thực hiện “Giao dịch/vật tư/nhập vật tư” Chương trình sẽ lọc ra phiếu nhập kho gần đây nhất, ấn F4 (mới) để bắt đầu nhập chứng từ. Kích chuột vào cuối ô mã để chọn chứng từ phù hợp, trong trường hợp này chọn “Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế” 2/ Lần lượt nhập các thông tin trên màn hình + Ngày chứng từ: Nhập ngày, tháng, năm của chứng từ + Số chứng từ: Nhập số của chứng từ + Ông, bà: Nhập tên của người nhập kho. + Mã đt: Là đơn vị thanh toán. Nếu đối tượng đã có trong danh mục khách hàng thì gõ mã của đối tượng, sau đó nhấn ENTER thì máy sẽ tự động nêu tên, địa chỉ… của người cung cấp hoặc dùng phím F5 để tra cứu. Lúc này máy sẽ xuất hiện danh mục khách hàng cho ta lựa chọn khách hàng phù hợp. Nếu chưa có trong danh mục thì ta ấn F4 để tạo thêm đối tượng sau đó thực hiện giống như trên. + Kho: Gõ mã kho rồi ấn ENTER thì máy tự động hiện tên kho. + Vật tư: Nhập mã vật tư. Chương trình sẽ kiểm tra mã vật tư trong danh mục. Nếu không đúng thì danh mục vật tư hiện lên để chọn và con trỏ sẽ dừng lại ở bản ghi có mã gần đúng nhất so với mã gõ vào. Dùng phím con trỏ để di chuyển và chọn. Có thể dùng phím F5 để tìm theo mã hoặc tên. + Diễn giải: Kế toán nhập nội dung nghiệp vụ. + Số lượng: Nhập số lượng vật tư mua vào trên chứng từ. + Đơn giá: Nhập đơn giá ghi trên phiếu nhập kho. Nhập xong ấn ENTER máy tự động tính tiền và điền vào ô tiền VNĐ + Định khoản: Máy tự động định khoản TK Nợ 152, kế toán định khoản TK Có. + Thuế: Ấn tổ hợp phím CTRL + A máy hiện lên bảng nhập thuế. Khi đó kế toán nhập các thông tin liên quan đến thuế. Ngày hoá đơn: Là ngày ghi trên hoá đơn của người cung cấp Số hoá đơn: Là số Serial (No) ghi trên hoá đơn. Thuế suất: Nhập thuế suất, máy sẽ tự động tính tiền thuế vá tự điền. TK ghi Nợ máy tự động hiện, TK ghi Có kế toán tự điền vào. Sau khi nhập xong nhấn LƯU Sau khi lưu xong chứng từ, con trỏ chuyển đến nút “mới” người sử dụng có thể thực hiện các công việc tiếp theo như “In chứng từ”, “Sửa”, “Xem”… Nếu mua mà chưa trả người bán thì kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 331 – Chi tiết theo người bán. Nếu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng: Khi Công ty tạm ứng tiền cho các đội mua vật tư thi công ở công trình: Nợ TK 141 – Chi tiết cho các đối tượng tạm ứng Có TK 111 Khi các đội thanh toán tạm ứng, căn cứ vào các chứng từ liên quan để kế toán nhập dữ liệu vào máy định khoản Nợ TK 152 Có TK 141 Ví dụ: Nhập nội dung nghiệp vụ nhập kho Ống cống bê tông ly tâm F 80 một lưới thép theo hoá đơn số 036478, phiếu nhập kho số 12, nhập tại kho ZK03 (trang 55, 56) Ta có quy trình nhập liệu cụ thể như sau: Menu thực hiện: “Giao dịch/Vật tư/Nhập vật tư” Kích chuột trái vào ô mã chứng từ xuất hiện danh mục chứng từ, chọn chứng từ “Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế” Ngày chứng từ: 10/07/2004 Số chứng từ: 12 Mã đối tượng: DNB007. Sau khi nhấn ENTER máy sẽ tự hiện lên tên Công ty QLCL và xây dựng Cầu đường Gia Lai. Kho: ZK03 Vật tư: Nhập mã CONG Số lượng: 500 Đơn giá: 377 412,86 sau đó ấn ENTER máy sẽ tự động tính tiền và điền vào ô tiền VNĐ 188 571 429 Diễn giải: Nhập ống cống bê tông ly tâm F 80 cho công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku. Định khoản: TK Có 331 TK Nợ máy tự định khoản Phần thuế: Ấn CTRL + A máy hiện lên bảng nhập các thông tin thuế. Ngày hoá đơn: 10/07/2004, Số HĐ: 036478 Thuế suất: 5% tiền thuế máy tự tính và điền vào số tiền 9 428 571 đồng thời hiện ra bảng định khoản: Nợ TK 1331 Có TK 331 Ấn lưu Nhập màn hình nhập liệu như sau: Phiếu nhập xuất (F2 lọc, F3 sửa, F4 mới, F5 chọn, F6 tiếp, F7 in, F8 xoá, F9 mt, F10 nhân, F12 xem) Mã chứng từ 1. HNFV - Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế Mã đt DNB007 Số chứng từ Ngày chứng từ Lưu Ông, bà: Lê Huy Độ 12 10/7/2004 Tiếp Kho: ZK03 Bộ phận: . Nợ Có Mới Nhóm: . Vật tư: CONG 1521 331 Sửa  Mã ct, sp có  Mã ct, sp nợ Xoá Tên vật tư: Ống cống bê tông D80 Lọc In Số lượng 500 Đơn giá tiền NT Đơn giá VNĐ 377 142,86 Thoát Tồn kho Vụ việc . Thuế VAT Tiền VNĐ 9 428 571 Tiền thanh toán VNĐ 198 000 000 Diễn giải: Nhập ống cống bê tông ly tâm D80 phục vụ thi công công trình QL14 - Pleiku TK Nợ 1331 TK Có 331 Ngày HĐ 10/07/2004 Số HĐ 36478 Tên KH Diễn giải: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Giá VNĐ Thành tiền NT Thành tiền VNĐ CONG Ống cống D80 500 377 142,86 198 000 000 Số lượng 500 Tiền thanh toán 198 000 000 2.2.7.2.Nhập phế liệu thu hồi: Khi đã có phế liệu thu hồi từ các công trình, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 1521 Có TK 621 – Chi tiết theo công trình Ví dụ: Nhập phế liệu là sắt vụn thu được từ công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku theo phiếu nhập kho như sau: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 - VT Ngày 31 tháng 07 năm 2004 QĐ số 1141 – TCCĐKT Quyển số: 01 Ngày1 tháng 11 năm 1995 của BTC Số : 26 Họ tên người giao hàng: Lê Huy Độ Nhập tại kho: Công trường QL 14 - TP Pleiku – Gia Lai S TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số Theo C.từ lượng Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sắt vụn Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT 0% Kg 512 3000 1 536 000 1 536 000 0 Cộng 1 536 000 Số tiền(bằng chữ): Một triệu năm trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu KT trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Quy trình nhập liệu: Menu thực hiện: “Giao dich/Vật tư/Nhập vật tư” Kích chuột trái vào cuối ô mã chứng từ xuất hiện danh mục chứng từ, chọn chứng từ “Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế” Ngày chứng từ: 31/07/2004 Số chứng từ: 26 Mã đối tượng: Kho: ZK03 Vật tư: PLS Số lượng: 512, đơn giá 3.000. Sau khi nhập xong, ấn ENTER máy tự động tính tiền và điền vào ô tiền VNĐ số tiền: 1.536.000 Diễn giải: Nhập phế liệu thu hồi từ công trình QL 14 – Pleiku Định khoản: TK ghi Có 621CTA03 TK ghi Nợ 1521 (Máy tự định khoản) Ấn lưu. Nhập xong ta có màn hình nhập liệu như sau: Phiếu nhập xuất (F2 lọc, F3 sửa, F4 mới, F5 chọn, F6 tiếp, F7 in, F8 xoá, F9 mt, F10 nhân, F12 xem) Mã chứng từ 1. HNFV - Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế Mã đt Số chứng từ Ngày chứng từ Lưu Ông, bà: Lê Huy Độ 26 31/7/2004 Tiếp Kho: ZK03 Bộ phận: . Nợ Có Mới Nhóm: . Vật tư: PLS 1521 621 Sửa Mã ct, sp có Mã ct, sp nợ Xoá Tên vật tư: Sắt vụn Lọc In Số lượng 512 Đơn giá tiền NT Đơn giá VNĐ 3.000 Thoát Tồn kho Vụ việc . Thuế VAT Tiền VNĐ 1 536 000 Tiền thanh toán VNĐ 1 536 000 Diễn giải: Nhập phế liệu thu hồi từ công trình QL 14 - Pleiku Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Giá VNĐ Thành tiền NT Thành tiền VNĐ PLS Sắt vụn 512 3.000 1 536 000 Số lượng 512 Tiền thanh toán 198 000 000 Sổ sách báo cáo: CADS là chươmg trình phần mềm kế toán được thiết kế dạng mở nên ngoài các sổ sách theo quy định của Nhà nước, chương trình còn cho phép mở các sổ theo yêu cầu quản trị của Công ty. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh chương trình tự động chạy cho phép kết xuất, in ra các sổ sách tương ứng từ chi tiết đến tổng hợp tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Các loại sổ sách, báo cáo nguyên vật liệu của Công ty bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái TK 152, TK 111, TK 331 … Sổ tổng hợp phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu của Công ty theo chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu thành tiền. Số liệu trên sổ tổng hợp làm căn cứ lập các Báo cáo tài chính. Sổ chi tiết: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết phải trả cho người bán… Sổ chi tiết dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết làm căn cứ lập báo cáo quản trị. Báo cáo kế toán: Báo cáo tồn kho Để xem, in các sổ sách, báo cáo kế toán thực hịên các thao tác sau: + Thực hiện menu “Báo cáo/ Báo cáo kế toán” + Lựa chọn các sổ sách, báo cáo tương ứng. + Vào điều kiện lọc để lọc ra các sổ sách, báo cáo tương ứng.. Sau khi thực hiện các thao tác đó thì chương trình sẽ hiện ra kết quả dưới dạng bảng, dùng phím mũi tên để xem thông tin chi tiết. VD : Để xem, in sổ chi tiết Phải trả người bán Menu thực hiện: “Báo cáo/ Báo cáo kế toán” chọn sổ chi tiết Phải trả cho người bán. Điều kiện lọc từ ngày 01/07/2004 đến ngày 31/07/2004. Kích chọn Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ trong danh mục khách hàng. Máy sẽ tự động đưa ra sổ chi tiết. Nếu in thì ấn nút “In”. Khi đó ta có các báo cáo sau: TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG ----------------***--------------- BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NHẬP VẬT TƯ, NHIÊN LIỆU, CCDC (Từ ngày 01/07/2004 đến ngày 31/07/2004) Bộ phận công tác: Đội xây dựng số 2 Công trình: Công trình QL 14 – TP Pleiku – Gia Lai Số PN Chứng Số HĐ từ Ngày Diễn giải Đơn vị Số lượng Tổng số tiền Trong Số tiền chưa VAT đó VAT 12 13 036478 0227738 0227778 10/7/04 12/7/04 12/7/04 Ống cốngbê tông ly tâm F80 loại 1 lưới thép Đá cấp phối loại I Đá cấp phối loạiII M m3 m3 500 1113 1286 198000000 111300000 122170000 188571429 106000000 116352381 9428571 5300000 5817619 Cộng 431470000 410923810 20546190 Ngày 31 tháng 07 năm 2004 Giám đốc P.TC – KT P.VT – TB Đội trưởng Thống kê Công ty xây dựng số 8 Thăng Long Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ/BTC Ngày 16 tháng 12 năm 1998 của BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Số CTGS: 185 Trích yếu TK đối ứng Số tiền TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có Phải trả cho người bán 3312 431.470.000 Nguyên liệu, vật liệu 1521 410.923.810 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 20.546.190 Tổng cộng 431.470.000 431.470.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Kế toán trưởng Công ty xây dựng số 8 Thăng Long SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ CHO NGƯỜi BÁN Tài khoản: 331 Tên đơn vị: Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ Từ ngày 01/07/2004 đến ngày 31/07/2004 Chứng từ Số tiền Hoá đơn Phiếu NK Diễn giải TKĐƯ Số Ngày Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 27738 22/07/04 15 22/07/04 Nhập đá cấp phối 152 286.351.428 1331 14.317.572 26 29/07/04 Thanh toán nợ kỳ trước và kỳ này 112 200.000.000  Cộng số PS 200.000.000 300.669.000 Dư cuối kỳ 100.699.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.8. Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu: 2.2.8.1. Đối tượng và phương pháp kế toán nguyên vật liệu: Việc xuất kho của công ty chủ yếu sử dụng cho thi công các công trình. Ngoài ra, còn xuất cho quản lý đội. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm (70-80%). Do đó tổ chức khâu hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản cho hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm, đảm bảo việc tập hợp chi phí được chính xác, kịp thời vào đúng đối tượng tập hợp chi phí. Sản phẩm của công ty là các đơn đặt hàng (công trình, hạng mục công trình). Vì vậy đối tượng tập hợp chi phí là các công trình, hạng mục công trình. Chi phí nguyên vật liệu xuất cho thi công công trình là khoản chi phí trực tiếp và nó được hạch toán trực tiếp vào đối tượng liên quan. Còn chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho nhiều đối tượng thì phải phân bổ khoản chi phí này. Để theo dõi, tập hợp chi phí và tính giá thành, công ty đã theo dõi các công trình qua việc mã hoá các công trình qua các ký hiệu số thứ tự như sau: Danh mục công trình sản phẩm Mã ct, sp Tên công trình, sản phẩm Bậc 01 02 03 04 041 05 06 Công trình cầu Bồng Sơn Đường dẫn cầu Tạ Khoa Đường Hồ Chí Minh Quốc lộ 15A- Nghệ An Sửa chữa nền mặt đường Công trình R5- Hải Phòng Công trình Quốc lộ 14- Pleiku 1 1 1 1 2 1 1 2.2.8.2. Các trường hợp xuất nguyên vật liệu ở Công ty + Xuất phục vụ thi công * Chứng từ sử dụng Công ty sử dụng các loại chứng từ sau để kế toán xuất nguyên vật liệu - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho theo hạn mức - Biên bản kiểm kê vật tư Các chứng từ này đã được công ty mã hoá như sau: XVFV - Phiếu xuất vật tư XVFK - Phiếu xuất khác Các cài đặt tương tự như phần kế toán nhập vật liệu. Thủ tục xuất kho Nguyên vật liệu của công ty xuất theo định mức khối lượng thi công. Căn cứ vào hạn mức xuất vật tư được duyệt trong tháng là số lượng sản phẩm sản xuất ra theo kế hoạch trong một tháng nhân (x) với định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm công việc. Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận sử dụng xuống kho xin lĩnh vật tư. Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số thực xuất từng lần. Phiếu này được lập thành hai liên và giao cả cho bộ phận sử dụng. Khi lĩnh lần đầu tiên, bộ phận sử dụng mang cả hai liên đến khi người nhận vật tư giữ một liên, giao cho thủ kho một liên. Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất, người nhận vật tư ký vào hai liên. Lĩnh lần tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho không phải qua ký duyệt. Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết thủ kho thu cả hai phiếu, cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho và ký vào phiếu. Khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ về phòng kế toán một liên, kế toán thống kê một liên. Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức duyệt đã hết (Do vượt mức kế hoạch, vượt mức kế hoạch, vượt mức sử dụng vật tư) đơn vị sử dụng muốn lĩnh thêm phải lập lĩnh phiếu xuất vật tư hoặc phiếu xuất theo hạn mức mới, có kế hoạch xác nhận hoặc kỹ thuật xác nhận, thủ trưởng đơn vị duyệt làm căn cứ xuất kho. Nếu phòng vật tư mua vật liệu về chuyển thẳng cho đội sản xuất thì phiếu xuất kho được lập cùng phiếu nhập kho. Phòng vật tư lập phiếu xuất kho căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên: Liên 1: Lưu tại phòng vật tư. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán. Liên 3: Đội nhận vật tư giữ VD: Khi công trình QL14 - Pleiku có nhu cầu sử dụng vật tư là ống cống ф80, phòng vật tư lập phiếu xuất kho theo hạn mức đã được lập trong tháng và người lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh: PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày 10 tháng 07 năm 2004 Số: 11 Nợ TK: …………………… Có TK: …………………… Bộ phận sử dụng: Công trình quốc lộ 14 – Pleiku Lý do xuất: Phục vụ thi công Xuất tại kho: ZK03 Số Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn Hạn mức được Số lượng xuất Đơn Thành TT quy cách vật tư số vị tính duyệt trong tháng Ngày Ngày Ngày Cộng giá tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 1 Ống cống bêtông CONG Cái 500 12/7 500 377142,86 188571.439 ly tâm D80 một lưới thép Người ký nhận 188571439 Ngày 10 tháng 07 năm 2004 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Tài khoản sử dụng: Khi xuất vật liệu để phục vụ cho thi công công trình thì TK được sử dụng là TK 152, TK 621 được chi tiết theo công trình. TK 621: CTA01 – Công trình Long Biên TK 621: CT71 – Công trình Nội Bài - Bắc Ninh TK 621: TRR5 – Công trình đường R5 – Hải Phòng TK 621: CTA03 – Công trình Quốc lộ 14 – Pleiku ………………….. Quy trình nhập vật liệu xuất kho phục vụ thi công: Khi xuất vật liệu cho thi công công trình kế toán nhập liệu theo định khoản: Nợ TK 621 – Chi tiết theo công trình Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Cụ thể như sau: Khi nhập liệu kế toán chỉ cần nhập số lượng (Số lượng xuất không lớn hơn số tồn), máy tự động ghi đơn giá. Thao tác: Chọn Menu thực hiện: “Giao dịch/ vật tư/xuất vật tư” Chương trình sẽ được hiện ra phiếu xuất kho được nhập gần đây nhất. Tại nút “Mới” ta nhấn ENTER để bắt đầu nhập, con trỏ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình nhập chứng từ. Lần lượt cập nhật các thông tin. Kích vào cuối tên trường mã chứng từ chọn “Phiếu xuất vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế” Mã đối tượng: Nhập mã đối tượng và ấn ENTER thì máy sẽ tự động hiện tên của khách hàng vì Công ty đã khai báo từ trước danh mục khách hàng. Kho: Nhập mã kho của vật liệu xuất. Số lượng: Nhập số thực xuất trên phiếu xuất. TK ghi Nợ kế toán ghi, còn TK ghi Có do máy tự định khoản. Cuối cùng ấn chuột vào nút Lưu để ghi thông tin vừa nhập. Sau khi lưu xong, kế toán có thể bắt đầu nhập phiếu khác hoặc xem, in, loc… Ví dụ: Nhập dữ liệu cho phiếu xuất kho số 13 như sau: Đơn vị: ……………. Mẫu số 02 – VT Địa chỉ: ……………. PHIẾU XUẤT KHO QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 20 tháng 07 năm 2004 Ngày 01/11/1995 của BTC Số: 13 Nợ TK: …………… Có TK: …………… Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Văn Chiến Bộ phận: Đội xây dựng số 2 Lý do xuất kho: Phục vụ thi công Xuất tại kho: Công trình Quốc lộ 14 – Pleiku Số Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn Số lượng Đơn Thành TT quy cách vật tư số vị tính Yêu cầu Thực xuất giá tiền A B C D 1 2 3 4 1 Đá dăm cấp phối loại II DA2 m3 1.286 90.476 116.352.381 Cộng 116.352.381 Số tiền (bằng chữ): Một trăm mười sáu triệu ba trăm năm mươi hai nghìn, ba trăm tám mưoi mốt đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Quy trình nhập liệu: Thực hiện các thao tác như trên: Mã chứng từ: XVFV Mã đối tượng: DNB007 Ông, bà: Nguyễn Văn Chiến Số lượng: 1286, đơn giá máy tự ghi Vật tư: DA2 Diễn giải: Xuất vật tư thi công công trình QL 14- Pleiku Số chứng từ: 13 Ngày chứng từ: 20/07/2004 TK Nợ: 621; TK Có: 152 máy tự định khoản Nhập xong ấn nút Lưu Sau khi nhập xong ta có bảng nhập liêu như sau: Phiếu nhập xuất (F2 lọc, F3 sửa, F4 mới, F5 chọn, F6 tiếp, F7 in, F8 xoá, F9 mt, F10 nhân, F12 xem) Mã chứng từ 1. XVFV - Phiếu xuất vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế Mã đt DNB007 Số chứng từ Ngày chứng từ Lưu Ông, bà: Nguyễn Văn Chiến 13 20/7/2004 Tiếp Kho: ZK03 Bộ phận: . Nợ Có Mới Nhóm: . Vật tư: DA2 621 1521 Sửa Mã ct, sp có Mã ct, sp nợ Xoá Tên vật tư: Đá dăm cấp phối loại II Lọc In Số lượng 1.286 Đơn giá tiền NT Đơn giá VNĐ 90.476 Thoát Tồn kho Vụ việc . Thuế VAT Tiền VNĐ 116.352.381 Tiền thanh toán VNĐ 116.352.381 Diễn giải: Xuất đá dăm phục vụ thi công công trình QL14 - Pleiku Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Giá VNĐ Thành tiền NT Thành tiền VNĐ DA2 Đá dăm cấp phối 2 1.286 90.476 116.352.381 Số lượng 1.286 Tiền thanh toán 116.352.381 + Xuất nguyên vật liệu cho quản lý đội: Chứng từ sử dụng: Tương tự như xuất nguyên vật liệu phục vụ thi công. Tài khoản sử dụng: Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, quản lý đội thì tài khoản sử dụng là: TK 627: CTA03 – Công trình Quốc lộ 14 - Pleiku TK 627: CTR5 – Công trình đường R5 - Hải Phòng TK 627: CT71 – Công trình Nội Bài - Bắc Ninh ……………………….. TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý Quy trình nhập liệu: Các thao tác tương tự như nhập của phiếu xuất phục vụ thi công nhưng khác nhau phần định khoản: Nếu xuất cho quản lý công trình: Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung Có TK 152 Nếu xuất cho quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 6422 Có TKL 152 – Nguyên liệu, vật liệu Ví dụ: Nhập liệu theo phiếu xuất kho số 21 Đơn vị: ……………. Mẫu số 02 – VT Địa chỉ: ……………. PHIẾU XUẤT KHO QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 26 tháng 07 năm 2004 Ngày 01/11/1995 của BTC Số: 21 Nợ TK: …………… Có TK: …………… Họ, tên người giao hàng: Anh Linh Bộ phận: Đội xây dựng số 2 Lý do xuất kho: Phục vụ quản lý đôi công trình Quốc lộ 14 - Pleiku Xuất tại kho: Công trình Quốc lộ 14 – Pleiku Số Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn Số lượng Đơn Thành TT quy cách vật tư số vị tính Yêu cầu Thực xuất giá tiền A B C D 1 2 3 4 1 Xăng A92 XANGA92 Lít 2.015 7.000 14.105.000 Cộng 14.105.000 Số tiền (bằng chữ): Mười bốn triệu, một trăm linh năm nghìn đồng chẵ. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Thực hiện các thao tác tương tự như trên ta có màn hình nhập liệu như sau: Phiếu nhập xuất (F2 lọc, F3 sửa, F4 mới, F5 chọn, F6 tiếp, F7 in, F8 xoá, F9 mt, F10 nhân, F12 xem) Mã chứng từ 1. XVFV - Phiếu xuất vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế Mã đt DNB003 Số chứng từ Ngày chứng từ Lưu Ông, bà: Anh Linh 21 26/7/2004 Tiếp Kho: ZK04 Bộ phận: . Nợ Có Mới Nhóm: . Vật tư: XÂNG92 627 1521 Sửa Mã ct, sp có Mã ct, sp nợ Xoá Tên vật tư: Xăng A92 Lọc In Số lượng 2.015 Đơn giá tiền NT Đơn giá VNĐ 7.000 Thoát Tồn kho Vụ việc . Thuế VAT Tiền VNĐ 14.105.000 Tiền thanh toán VNĐ 14.105.000 Diễn giải: Xuất vật tư phục vụ quản lý đội công trình QL14 - Pleiku Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Giá VNĐ Thành tiền NT Thành tiền VNĐ XÂNG92 Xăng A92 1.286 7.000 14.105.000 Số lượng 2.015 Tiền thanh toán 14.105.000 Sổ sách báo cáo kế toán: Sau khi nhập xong dữ liệu, nội dung nghiệp vụ sẽ được máy tự động đưa lên sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết phải trả cho người bán, bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ., sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ … Muốn xem các sổ sách ta sử dụng Menu tương tự phần nhập. Công ty xây dựng số 8 Thăng Long BẢNG KÊ CHỨNG TỪ XUẤT VẬT TƯ, NHIÊN LIỆU, CCDC Tháng 07 năm 2004 Bộ phận công tác: Đội xây dựng số 2 Công trình: Công trình Quốc lộ 14 – TP Pleiku – Gia Lai Số TT Chứng từ Diễn giải Đơn vị Số lượng Tổng số tiền Số PX Ngày 01 11 10/7 Xuất ống cống của công ty m 500 188.571.429 XD số 2 - Pleiku - GiaLai 02 12 12/7 Xuất đá cấp phối loại II m3 1286 116.352.381 03 13 18/7 Xuất đá cấp phối loại I m3 1113 106.000.000 04 14 20/7 Xuất đá cấp phối loại I m3 329 31.333.331 Cộng 442.257.151 Ngày 31 tháng 07 năm 2004 Giám đốc P. KT – TC P. VT – TB Đội trưởng Thống kê Công ty xây dựng số 8 Thăng Long Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC Ngày 16 tháng 12 năm 1998 của BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Số CTGS: 161 Trích yếu TK đối ứng Số tiền TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có Nguyên liệu, vật liệu 152 1.043.225.448 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621:CTA03 1.029.120.448 Chi phí quản lý công trình 642:CTA03 14.105.000 Cộng 1.043.225.448  1.043.225.448 Ngày 21 tháng 12 năm 2004 Kế toán trưởng SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NGUYÊN VÂT LIỆU TRỰC TIẾP TK: 621 Công trình Quốc lộ 14 – Pleiku Từ ngày 01/07/2004 đến 31/07/2004 Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư Số tiền Số Ngày FS Nợ FS Có Xuất ống cống của công ty xây 621:CTA03 188.571.429 dựng số 2 - Pleiku - Gia Lai Xuất đá cấp phối loại II 621:CTA03 116.352.381 Xuất đá cấp phối loại I 621:CTA03 106.000.000 Xuất đá cấp phối loại I 6213CTA03 31.333.331 Nhập sắt vụn thu hồi công trình QL14 - Pleiku 1521 1.536.000 Cộng FS 442.257.141 1.536.000 2.2.10. Kiểm kê nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long: Để xác định tồn kho nguyên vật liệu và xác định trách nhiệm trong công tác bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu của các cán bộ liên quan. Công ty xây dựng số 8 Thăng Long tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu vào ngày 31/12 hàng năm. Ban kiểm kê của Công ty bao gồm: - Chủ tịch hội đồng kiểm kê - Phó chủ tịch hội đồng kiểm kê: Kế toán trưởng - Uỷ viên: Thường là trưởng ban liên quan Ban kiểm kê có trách nhiệm đưa ra kết quả kiểm kê và quyết định xử lý. Sau đây là trích bảng kiểm kê nguyên vật liệu của kho Công trình Quốc lộ 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku: CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY XD SỐ 8 THĂNG LONG 3.1. Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán NVL ở Công ty XD số 8 Thăng Long. Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Hiện nay, Công ty đã xây dựng được một tập thể vững mạnh không ngừng vươn lên, cố gắng học hỏi, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao chất lượng công trình, một mặt vận dụng quy luật kinh tế khách quan, mặt khác thực hiện tốt quy định Nhà nước đặt ra. Kết quả đạt được ngày hôm nay là sự cố gắng, nỗ lực toàn Công ty, đặc biệt là vai trò tổ chức công tác kế toán ở công ty. Cùng với sự lớn mạnh của đơn vị hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Với đội ngũ cán bộ trẻ, phòng tài chính kế toán giàu kinh nghiệm, có năng lực tận tụy với nghề đã góp phần tích cực trong công tác phản ánh, giám đốc chặt chẽ, toàn diện tài sản của công ty, cung cấp thông tin kịp thời, hữu ích phục vụ cho công tác quản lý, phân tích của ban lãnh đạo. Qua thời gian thực tập tại công ty với đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xây dựng số 8 Thăng Long”, em có một số nhận xét sau: 3.1.1. Ưu điểm: 3.1.1.1. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa, trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại. Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kiểm tra, xử lí và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo ra quyết định đúng đắn. Hình thức kế toán trên máy là hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán áp dụng thích hợp với việc tổ chức kế toán trên vi tính vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. Mặt khác Công ty là doanh nghiệp có quy mô vừa, có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ nên việc áp dụng hình thức kế toán này là rất tiện ích cho việc theo dõi và quản lý tình hình sản xuất kinh doanh. 3.1.1.2. Ứng dụng phần mềm kế toán CADS trong công tác kế toán Bắt đầu từ năm 2000, Công ty đã thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán CADS mà Tổng công ty xây dựng Thăng Long đã quy định cho các thành viên. So với các thành viên khác trong Tổng công ty, Công ty là một trong những thành viên đã áp dụng thành công phần mềm này. Việc ứng dụng tin học trong công tác đã tạo điều kiện cho việc xử lý, thu nhận thông tin một cách kịp thời, hữu ích. Mặt khác, nó giúp cho công tác nó tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ công ty. 3.1.1.3. Vận dụng phương thức khoán trong công tác xây lắp phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường hiện nay Sau khi ký hợp đồng xây dựng, Công ty tiến hành giao khoán cho các đội theo từng công trình, hạng mục công trình. Việc vận dụng phương thức khoán sản phẩm làm cho các công trường, các đội thi công có trách nhiệm và quan tâm hơn đến kết quả lao động của mình, đảm bảo kinh doanh có lãi. Cơ chế khoán gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động, từng đội thi công, khuyến khích vật chất trong lao động. Mặt khác, nó mở rộng quyền tự chủ về mặt hạch toán kinh doanh, tạo vốn, lực chung, phương thức tổ chức lao động hợp lý. 3.1.1.4. Áp dụng tốt quyết định số 1864/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính ban hành cho các doanh nghiệp xây lắp Hiện nay, tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính của Công ty về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, tuân thủ quy định của chế độ kế toán và quy chế quản lý tài chính doanh nghiệp. 3.1.1.5. Về hệ thống kho Công ty đã tổ chức mỗi đội công trình một kho giúp cho việc thu mua, dự trữ, bảo quản được thuận lợi. Các kho thường nằm ngay công trình nên dễ dàng cho việc xuất vật liệu đưa vào sử dụng thi công. Từ đó giúp cho việc quản lý vật liệu được tốt hơn. 3.1.1.6. Về kế toán chi tiết Công ty tổ chức công tác hoạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm vật liệu và đặc điểm ngành xây dựng. 3.1.1.7. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế Trong các phương pháp đánh giá giá trị nguyên vật liệu xuất kho thì phương pháp giá thực tế đích danh là phương pháp đảm bảo sự chân thực của thông tin kế toán hàng tồn kho nói riêng cũng như thông tin về lãi lỗ, tình hình tài chính doanh nghiệp nói chung. Tuy nhiên, trên thực tế có ít doanh nghiệp áp dụng được phương pháp này vì nó đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ nguyên vật liệu theo từng lô hàng, mặc dù số lượng, chủng loại nguyên vật liệu lớn. Nhưng do Công ty có đặc điểm khi mua nguyên vật liệu về thường là xuất thẳng đến đội thi công, PXK được lập cùng PNK nên việc theo dõi lô hàng cả về số lượng và giá trị là hoàn toàn có thể thực hiện được. Vì thế, Công ty sử dụng đơn giá thực tế đích danh khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho là hợp lý. 3.1.2. Nhược điểm 3.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Để xây dựng, hoàn thiện một công trình Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu gồm nhiều chủng loại. Mỗi loại có tính chất, công dụng đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau do vậy muốn quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học và hợp lý. Hiện nay, các nguyên vật liệu mà cấu thành nên thực thể sản phẩm Công ty đều xếp vào một loại là nguyên liệu, vật liệu. Việc phân loại này làm ảnh hưởng đến công tác xác định chi phí của từng loại nguyên vật liệu trong tổng chi phí, chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị nguyên vật liệu. 3.1.2.2. Xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu Thực tế ở Công ty chưa xây dựng định mức, dự trữ nguyên vật liệu. Mặc dù, trong nền kinh tế thị trường việc cung cấp các loại nguyên vật liệu rất thuận tiện. Song nó cũng đầy biến động, mà mỗi sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, cũng như tiến độ thi công công trình. Nếu công ty không xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu thì công việc sẽ bị đình đốn khi nguyên vật liệu trở nên khan hiếm hay khi giá cả đột biến tăng, điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp. 3.1.2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Như đã trình bày ở chương 2, Công ty sử dụng 2 CTGS phản ánh việc nhập và một chứng từ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu như hiện nay là chưa phù hợp. Nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh chiếm tỷ trọng nhiều nhất nhưng bên cạnh đó còn xuất dùng cho nhiều mục đích khác như phục vụ công tác quản lý... Bởi vậy, Công ty nên tách chứng từ phản ánh việc xuất thành một chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất dùng trực tiếp cho thi công các công trình và một chứng từ ghi sổ theo dõi nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác. 3.1.2.4. Công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty Qua thời gian thực tập tại Công ty, em thấy Công ty chưa coi trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Việc phân tích này, sẽ giúp cho Công ty tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng tới việc thu mua nguyên vật liệu, đặc biệt là khoản chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Từ đó có biện pháp khắc phục và tìm hướng đi mới trong quản lý doanh nghiệp. 3.2. Nguyên tắc và yêu cầu của việc hoàn thiện: Nguyên tắc Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Thăng Long số 8 là dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, phát hiện những ưu, nhược điểm từ đó tìm ra phương pháp hoàn thiện. Yêu cầu: Tôn trọng nguyên tắc, chế độ kế toán. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp khả năng so sánh, đối chiếu và thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán. Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp: yêu cầu này thể hiện tính thích ứng, phù hợp cho mọi lĩnh vực, thành phần kinh tế hình thức sở hữu và có thể kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: Yêu cầu này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Tính kịp thời giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định thích hợp, sát đúng với thực tế và tương lai của đơn vị. Tính đầy đủ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định một cách toàn diện, thích hợp. Tính khả thi: Là yêu cầu bao trùm lên các yêu cầu trên, nó thể hiện tính có thể thực hiện được. Bởi vậy, để đạt được yêu cầu này cần phải thực hiện tốt các yêu cầu trên. 3.3. Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán NVL ở công ty XD số 8 Thăng Long Ý kiến 1. Phân loại nguyên vật liệu và xây dựng dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu Hiện nay, Công ty đang xếp hầu hết các loại nguyên vật liệu vào nhóm gọi là nguyên liệu, vật liệu. Điều này gây không ít khó khăn trong việc quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Việc phân loại như vậy thì đơn giản nhưng chưa khoa học, chưa thể hiện rõ đặc điểm công dụng của từng loại nguyên vật liệu. Đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học trong công tác kế toán, thì việc mở sổ danh điểm nguyên vật liệu là rất cần thiết. Lập danh điểm nguyên vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật tư một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Hệ thống các danh điểm vật tư có thể được xác định theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lắp. Do công ty thuộc ngành xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu có thể được chia thành nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều thứ. Vì vậy, Công ty có thể dùng ký hiệu, tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật tư kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu thứ vật tư. Toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty hiện nay có thể được phân chia thành 5 loại: Nguyên vật liệu chính: là toàn bộ những nguyên vật liệu chính, chủ yếu tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trong nguyên vật liệu chính có thể chia thành nhóm: Nhóm xi măng. Nhóm thép. Nhóm cát. Nhóm sỏi. ....... Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất như que hàn, vôi, ve ... Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công công trình: xăng, dầu Diezien… Phụ tùng sửa chữa thay thế: là nhưng chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa thay thế cho máy móc, thiết bị phương tiện vận tải: săm, lốp... Vật liệu khác: ngoài các vật liệu kể trên. Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu như trên thì tài khoản 152 được tổ chức như sau: TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522 Vật liệu phụ TK 1523 Nhiên liệu TK 1524 Phụ tùng thay thế sửa chữa TK 1528 Vật liệu khác Trong từng loại nguyên vật liệu gồm các nhóm nguyên vật liệu. Do vậy, TK cấp 2 có thể chi tiết thành tài khoản cấp 3 VD: TK 1521 – 01 : Xi măng TK 1521 – 02 : Thép TK 1521 – 03 : Cát SỔ danh điỂm vẬt liỆu Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu 1521 NL, VL chính 1521 – 01 152 – 01 Xi măng Kg 1521 – 01 HT Xi măng Hoàng Thạch Kg 1521 – 01 NS Xi măng Nghi Sơn Kg 1521 – 01 PT Xi măng Phú Thịnh Kg 1521– 02 Thép Kg 1521– 02 TT06 Thép tròn trơn F6 Kg 1521–02 TT08 Thép tròn trơn F8 Kg 1521 – 02 TG Thép tròn gai Kg ........... 1521– 03 Cát m3 1521 – 03 CĐ Cát đen m3 1521 – 03 CV Cát vàng m3 Ý kiến 2. Để phục vụ tốt hơn cho quá trình thi công, Công ty nên dự trữ nguyên vật liệu Thực tế, ở Công ty hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất thi công, phòng vật tư thiết bị lập kế hoạch thu mua. Kế hoạch thu mua được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất. Tuy nhiên, phòng vật tư - thiết bị chưa lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu mà khâu dự trữ nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình sản xuất. Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục thì Công ty phải có mức dự trữ hợp lý. Nếu mức dự trữ quá lớn gây ra ứ đọng vốn, tăng chi phí lưu kho, bảo quản và Công ty không tính đến chi phí cơ hội của việc sử dụng nguyên vật liệu thì chi phí để có được nguyên vật liệu rất lớn. Ngược lại, nếu mức dự trữ nguyên vật liệu quá thấp thì khi nguyên vật liệu trên thị trường trở nên khan hiếm hoặc giá cả tăng thì sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất trong kỳ. Vì vậy, Phòng vật tư - thiết bị cần nghiên cứu và dự đoán trước sự biến động về cung, cầu, giá cả trên thị trường để đưa ra những biện pháp thích hợp, cụ thể khi dự trữ nguyên vật liệu. Chẳng hạn khi lập dự toán chi phí nguyên vật liệu cho một công trình, kế toán thấy nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công có khả năng khan hiếm hoặc giá cả có xu hướng tăng. Lúc này, phòng vật tư - thiết bị sẽ lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu với khối lượng nhiều hơn mức bình thường vì giá cả tăng, nguồn cung cấp khan hiếm không ổn định. Thực hiện tốt phương hướng này, Công ty cần có cơ chế quản lý tài chính phù hợp. Đồng thời cơ quan chủ quản Nhà nước cần xây dựng được định mức dự trữ phù hợp. Ý kiến 3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Để phục vụ cho việc đối chiếu, xử lý và cung cấp thông tin kế toán Công ty nên tách một chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu thành 2 chứng từ ghi sổ. Như vậy, tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu của Công ty sẽ được kế toán nguyên vật liệu phản ánh trên 4 chứng từ ghi sổ. 2 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu. + 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu do mua ngoài. + 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu từ nguồn khác. 2 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu. + 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho quá trình thi công. + 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu phục vụ cho đối tượng khác. VD: Từ CTGS số 0161, ta có thể lập chứng từ ghi sổ số 0161 phản ánh việc xuất nguyên vật liệu phục vụ trực tiếp cho thi công, và chứng từ ghi ghi sổ số 0162 phản ánh việc xuất nguyên vật liệu cho các đối tượng khác. CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/07/2004 SốCTGS: 0161 Trích yếu TK đối ứng Số tiền TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có Nguyên liệu, vật liệu 1521 1.029.120.448 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621:CTA03 1.029.120.448 Cộng 1.029.120.448  1.029.120.448 NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG CHỨNG TỪ GHI SỔ SốCTGS: 0162 Trích yếu TK đối ứng Số tiền TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có Nguyên liệu, vật liệu 1521 14.105.000 Xuất xăng A92 phục vụ quản 621:CTA03 14.105.000 lý đội công trình Cộng 14.105.000   14.105.000 NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG Ý kiến 4. Thực hiện công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Trong giá thành sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn. Vì vậy, một sự thay đổi nhỏ của khoản chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Để đạt được mục tiêu lợi nhuận thì biện pháp không thể thiếu là giảm chi phí nguyên vật liệu trong khi vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Muốn vậy, Công ty phải quan tâm đến công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Công ty sẽ bắt đầu từ nguồn từ việc nghiên cứu tìm hiểu nguồn cung cấp nguyên vật liệu đến việc thu mua nguyên vật liêu, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu như thế nào nhằm xác định Công ty có năng động trong việc thu mua nguyên vật liệu hay không. Và thực tế nguồn cung cấp nguyên vật liệu có đảm bảo được đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại, quy cách không. Mặt khác công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu còn phải quan tâm đến việc dự trữ nguyên vật liệu, xem xét mức dự trũ hiện tại có đảm bảo cho quá trình sản xuất trong một thời gian nhất định hay không từ đó xác định mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý tránh tình trạng ứ đọng hay không cung cấp đủ cho công trình. Công việc của kế toán là cần phải xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, xem xét sự biến động của khoản này giữa kế hoạch với thực tế sản xuất từ đó tìm ra những nguyên nhân của sự biến động mức tiêu hao là do giá cả thay đổi hay do tính chất khan hiếm của nguyên vật liệu đó trên thị trường... Trên cơ sở những phân tích Công ty sẽ đánh giá được việc sử dụng nguyên vật liệu vào quá trình thi công là lãng phí hay tiết kiệm, đồng thời đưa ra biện pháp xử lý thích hợp. - Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu: Để phân tích tình hình cung cấp NVL có đảm bảo cho nhu cầu sử dụng hay không, Công ty có thể lập bản phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu theo bảng sau: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG ỨNG NVL STT Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Tỷ lệ % A B C 1 2 3 = 2 - 1 4 = (3/1) 1 Nhựa đường kg 35 000 37 850 2 850 8,14 2 Đá cấp phối loại 1 m3 200 166 - 34 - 17 ... Căn cứ vào tỷ lệ % và số chênh lệch tuyệt đối trong bảng Công ty sẽ thấy được những NVL nào đã cung cấp hoàn thành kế hoạch, chưa hoàn thành kế hoạch.... từ đó Công ty sẽ có kế hoạch thu mua cho kỳ sau tốt hơn, tránh tình trạng ứ động hay không đáp ứng nhu cầu sản xuất. Phân tích tình hình dự trữ. Xem xét tình hình dự trữ NVL có đảm bảo cho quá trình thi công hay không Công ty có thể dùng bảng phân tích dự trữ như sau: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ NVL STT Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tổng Xuất Hệ số (H) A B C 1 2 3=(2+1) 4 5=(3/4) 1 Cát vàng m3 0 159 159 159 1 2 Đá dăm cấp phối loại 1 m3 0 1 266 1 266 1 266 1 3 Xi măng kg 0 113 000 113 000 111 898 1,01 Thông qua hệ số Công ty sẽ biết được tình hình dự trữ NVL hiện tại như thế nào. Phân tích tình hình giá cả, sự biến động để có kế hoạch thu mua, dự trữ phù hợp. - Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu: Để phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ta có thể sử dụng bảng sau: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH SỬ DỤNG STT Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Tỷ lệ % A B C 1 2 3=(2-1) 4=(3/1) 1 Gỗ ván Tấn 5 6 1 20 2 Ống cống bêtông loại 2 Cái 500 500 0 0 3 Thép tròn Cây 7 000 7 263 263 3,76 Căn cứ vào tỷ lệ phần trăm và số chênh lệch, Công ty sẽ biết tình hình sử dụng NVL. Tuy nhiên, với trường hợp sử dụng vượt qua mức kế hoạch thì Công ty phải xem xét số vượt mức đó là do vượt kế hoạch sản xuất hay sử dụng lãng phí để từ đó có biện pháp xử lý. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty xây dựng số 8 Thăng Long em nhận thấy rõ được tầm quan trọng và sự ảnh hưởng to lớn của công tác kế toán nguyên vật liệu tới quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Hạch toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình và chỉ đạo sản xuất cũng như việc lập kế hoạch thu muc, sử dụng và chi tiêu nguyên vật liệu thích hợp từ đó có ý nghĩa quyết định đến việc hạ giá thành công trình, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Như vậy, có thể thấy tổ chức kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng là nhu cầu tất yếu của công tác quản lý. Công tác kế toán nguyên vật liệu cần phải được quan tâm đúng mức, luôn được hoàn thiện và đổi mới. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của các Cô chú, Anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán và giáo viên hướng dẫn em đã có được những kiến thức thực tế nhất định về quá trình kế toán trong doanh nghiệp sản xuất, đã nêu lên những ưu điểm, tồn tại trong công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty và mạnh dạn đề xuất những ý kiến với mong muốn công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của Công ty không ngừng hoàn thiện và ngày càng phát huy được những mặt mạnh, hạn chế được những khuyết điểm của mình. Tuy nhiên, do trình độ và thời gian thực tập còn nhiều hạn chế, công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu là một công tác phức tạp nên bản luận văn này mới chỉ đi vào tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu và chắc chắn cồn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em kính mong được sự đóng góp ý kiến cảu thầy cô giáo và các cô chú trong phòng Tài chính - Kế toán để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ chi dẫn tận tình của cán bộ phòng Kế toán Công ty xây dựng số 8 Thăng Long và đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Đình Đỗ đã trong thời gian qua đã tạo điều kiện cho em hoàn thành luận văn này. MỤC LỤC